Руководство новому сотруднику

РУКОВОДСТВО ПО АДАПТАЦИИ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ

Эффективная программа адаптации гарантирует скорейшее введение новых сотрудников в курс дела, оказание им содействия в том, чтобы они почувствовали себя частью команды и начали вносить свой вклад в решение производственных задач. Товарищи играют важнейшую роль в достижении этих целей. Как показывают исследования, удержание персонала и повышение эффективности его работы зависит скорее от решения социальных вопросов, чем от уровня заработной платы вознаграждений.

В случае, если Товарищи делают все, чтобы новые сотрудники чувствовали поддержку и ощущали себя частью команды, Новые сотрудники скорее всего добьются успеха и закрепятся в компании надолго.

Как Товарищ, вы должны сыграть важную роль в оказании помощи новым членам команды во вхождении в роль; вы должны оказывать поддержку и по-дружески объяснять  правила игры в компании.

Для того, чтобы быть уверенными, что всем новым сотрудникам организации оказывается радушный прием, мы разработали обязательную Программу адаптации для всех новых сотрудников.

Контрольный листок товарищеской взаимопомощи

Обязательно обеспечьте выполнение следующих действий в отношении Новых сотрудников. Согласуйте с вашим местным Советником по кадровым вопросам (HR Adviser) любые дополнительные действия, которые могут потребоваться на вашем конкретном участке.

Роль и сфера ответственности Товарища – обеспечить Новому сотруднику поддержку и

Получите у Линейного менеджера (Line Manager) подтверждение, что вы назначены

Официальным запуском процесса адаптации следует считать момент, когда Координатор  подтверждает, что все предшествующие найму проверки завершены и Новый сотрудник может приступить к работе. После этого Координатор уведомляет Нового сотрудника, Линейного менеджера, Кадровую службу и других заинтересованных лиц о запуске процесса  адаптации.

Задача: Предупредить Линейного менеджера и всех заинтересованных лиц о скором появлении Нового сотрудника с тем, чтобы они могли начать готовиться к его приему.

Сроки: Предпочтительно завершить как можно быстрее после согласия Нового сотрудника на предложение о работе, но не позднее, чем за 10 дней до даты прихода Нового сотрудника.

·         Получить письмо/электронное сообщение о начале процесса адаптации от Советника по кадровым вопросам.

·         Подготовиться к выполнению вашей роли, ознакомившись с Руководством для Товарищей

·         Изучить Рекомендуемый План действий для первого дня

Линейный менеджер направляет два приветственных сообщения Новому сотруднику.  Линейный менеджер делает телефонный звонок когда кандидат принимает предложение о найме. Второе сообщение представляет собой персонифицированное приветственное электронное сообщение или звонок, направляемые накануне первого дня работы Нового сотрудника.

Задача: Очень важно, чтобы Новый сотрудник почувствовал, что ему рады. Этот шаг гарантирует, что Новый сотрудник получает радушный прием и начальную информацию.

Сроки: Этот этап должен быть завершен накануне даты начала работы Нового сотрудника, если это не противоречит местному законодательству.

·         Оказать содействие Линейному менеджеру в организации первого рабочего дня Нового сотрудника.

·         Подготовиться к выполнению роли Товарища

·         Подтвердить вашу роль и ожидания у Линейного менеджера

·         Обсудить с Линейными менеджерами вопросы, которые они хотели бы видеть подготовленными и выполненными вами в первую неделю.

Первый день Нового сотрудника.

·         Убедитесь, что имеется необходимая информация об организации (например, блок-схема организации)

В случае поручения от Линейного менеджера, оказать содействие и принять участие в обеспечении следующего:

·         Мобильного телефона, именной таблички, канцелярских принадлежностей

·         Включения в систему IT

·         Справочного номера

·         Корпоративной кредитной карточки

·         Доступа к операционным приложениям

·         Уведомление экспедиции

·         Установки телефона/системы голосовых сообщений

·         Включения имени Нового сотрудника в рассылочный списки

·         Доступа к открытой базе данных департамента

·         Доступа к факультативному программному обеспечению

·         Актуализировать информацию о департаменте (например, организационную схему, графики отпусков и смен).

Первый день начинается с сердечного приветствия и Базовой адаптационной сессии, выполняемыми Уполномоченным по организации первого дня, заранее назначенным Кадровой службой.

Задача: гарантировать, что все, необходимое для начала работы Нового сотрудника, подготовлено вовремя и он может приступать к выполнению своих обязанностей.

Сроки: Следует завершить этап в Первый день.

После завершения Базовой адаптационной сессии Новый сотрудник сообщает в департамент о совместных действиях с Линейным менеджером, который помогает Новому сотруднику в изучении информации о предприятии, департаменте, его/её роли в оказании содействия Новому  сотруднику. Также Линейный менеджер поможет Новому сотруднику изучить  Контрольный листок Нового сотрудника, Индивидуальную программу адаптации Нового сотрудника, и приступит к реализации плана выполнения программы..

Сроки: Следует завершить этап в Первый день.

·         Встретить Нового сотрудника и помочь Линейному менеджеру в адаптации Нового сотрудника в департаменте.

·         Ознакомить Нового сотрудника с производственными условиями, включая рабочее место или стол

·                         Сообщить номера телефона/факса –  коды короткого набора, голосовой почты

·         Объяснить расположение объектов инфраструктуры

·         Ознакомить с компьютерным оборудованием

·         Ознакомить с системами электронного выставления/подтверждения счетов

·         Оказать помощь в ознакомлении с другими видами деятельности по просьбе Линейного менеджера

·         Оказать Линейному менеджеру содействие в разъяснении адаптационного процесса Новому сотруднику. При получении указаний Линейного менеджера, помочь в организации следующего:

·         Выдача ключей от офиса и т. п.

·         Ознакомление Нового сотрудника с финансовыми системами

·         Адаптация к работе с компьютерными системами , включая подключение, доступ к электронной почте

·         Объяснить схему пользования номерами службы технической поддержки

·         Объяснить правила пользования системой «Кадровая служба»

·         Инструкции по кадровым процессам

·         Дать советы по применению платежных ведомостей в режиме онлайн, рабочих графиков и соблюдению норм и правил

·         Проконсультировать по применению схем Индивидуальной самопомощи

·         Объяснить правила информирования в случаях невыхода на работу: больничный, отпуск, командировка и т. п.

·         Объяснить Новому сотруднику правила возмещения расходов

·         Объяснить правила командирования и заказа билетов , как планировать командировки, подача заявлений на командировку

Задача: Очень важно, чтобы Новый сотрудник знал тех лиц в организации, с кем ему необходимо контактировать в первую очередь. В рамках этого шага гарантируется, что Новый сотрудник получит возможность встретиться с основными заинтересованными лицами и узнать о их работе. Как минимум, в число членов сети таких лиц должны войти Линейный менеджер, коллегии.  В идеальном случае создание такой сети должно начаться в Первый день или вскоре после него. Ключевой контактной фигурой для Нового сотрудника должен быть представитель Кадровой службы.  HR менеджер обязан в обязательном порядке установить контакт с Новым сотрудником в первую неделю.

Сроки: В идеальном случае следует начать выполнение этапа в Первый день. Следует завершить этап в течение месяца с даты начала.

·         Помочь Новому сотруднику встретиться с основными заинтересованными лицами

·         Организовать мероприятие в рамках которого Новый сотрудник мог бы встретиться со всеми членами команды

·         Помочь включиться в местную жизнь, принять участие в адаптационных мероприятиях, вступить в социальные сети сотрудников

·         Способствовать вступлению в  клуб начинающих карьеру профессионалов

·         Представить Нового сотрудника другим новым сотрудникам

·         Пригласить Нового сотрудника на обед

Задача: Обязательная подготовка отражает основные стандарты деятельности компании. На этом этапе необходимо гарантировать, что базовая подготовка четко структурирована и может быть завершена без особых сложностей.

Сроки: Следует завершить этап в течение месяца с даты начала.

·         Узнать у Нового сотрудника, не нуждается ли он в помощи для завершения обязательной подготовки.

·         Ознакомить Нового сотрудника с Пакетом льготных предложений для персонала  и политиками компании

Задача: Для того, чтобы добиться успеха, Новый сотрудник должен четко понимать производственные цели и потребность в профессиональном развитии, способном обеспечить их достижение. В рамках данного шага Новый сотрудник и Линейный менеджер обязаны обсудить и согласовать эти вопросы.

Сроки: Следует завершить этап в течение двух-трех месяцев с даты начала работы Нового сотрудника.

Оказать содействие Новому сотруднику в постановке задач, проведении Оценки индивидуальных показателей деятельности  и составлении Индивидуального плана профессионального развития .

Задача: Через семь месяцев после начала работы Новому сотруднику направляется конфиденциальный Опросный лист по адаптации . Для организации весьма важно получить информацию о том, как проходит адаптация. Такая информация получается в ходе непрерывного диалога между Новым сотрудником и Линейным менеджером. В рамках данного шага организация получает информацию о том, как идут дела в целом.

Сроки: Следует завершить этап в седьмой месяц с даты его начала.

Настоятельно рекомендуйте Новому сотруднику заполнить опросный лист по адаптации.

Задача: Важно анализировать достижения на фоне поставленных задач и планов профессионального развития, чтобы получать непрерывный поток информации по каналам обратной связи. На этом этапе гарантируется реализация именно такого подхода.

Сроки: Следует завершить этап в период между шестым и девятым месяцем с даты начала.

·         Анализировать прогресс процесса адаптации – оценить эффективность товарищеской помощи.

·         Консультировать и оказывать поддержку по всем вопросам и помогать решать проблемы.

Задача: Наставничество/менторство рассматривается как важный элемент оказания поддержки Новым сотрудникамM в период их адаптации, поскольку оно открывает для них возможность лучше понять принципы функционирования организации и её культуру. На данном этапе гарантируется предоставление наставнической/менторской помощи.

Сроки: Следует завершить этап в период между шестым и девятым месяцем с даты начала процесса.

Задача: Компаня обеспечивает программы обучения с тем, чтобы помочь Новым сотрудникам интегрироваться в организацию и устроить встречи с другими недавно пришедшими в организацию. Данный этап гарантирует, что Новые сотрудники понимают, что они должны сделать, чтобы участвовать в программах обучения.

Сроки: Сотрудники с высшим образованием  включаются в программу ХХХ (после получения приглашения, рассылаемого в автоматическом режиме по электронной почте) в период между 6 и 24 месяцем с даты начала этапа. Получившие опыт сотрудники должны пройти Семинар по адаптации для получивших опыт сотрудников в период между 6 и 9 месяцем с даты начала процесса .

·         Оказать содействие Новому сотруднику по мере необходимости/по запросу, с прохождением курса и семинара

Курсы для вновь нанятых сотрудников

Задача: Выполнение оценки профессиональных и лидерских компетенций является весьма важным шагом, помогающим подтвердить индивидуальные навыки и потребности в повышении квалификации. На данном этапе необходимо гарантировать, что задача повышения квалификации решена и Новый сотрудник готов к выполнению предназначенной ему роли.

Сроки: Программа должна быть завершена в период между 6 и 24 месяцем с даты начала процесса. Семинар должен быть проведен в период между 9 и 12 месяцем с даты начала процесса.

В период между девятым и двенадцатым месяцем после начла процесса Линейный менеджер и Новый сотрудник проводят детальный анализ имеющихся компетенций, выявляют пробелы  и составляют планы по их устранению.

Задача: Выполнение оценки профессиональных и лидерских компетенций является весьма важным шагом, помогающим подтвердить индивидуальные навыки и определить потребности в повышении квалификации. На данном этапе необходимо гарантировать, что задача повышения квалификации решена и Новый сотрудник готов к выполнению предназначенной ему роли. Кроме того, данный этап знаменует окончание обязательного периода адаптации и предоставляет возможность оценить общую эффективность процесса в ходе диалога между Линейным менеджером и Новым сотрудником.

Сроки: Следует завершить этап в период между девятым и двенадцатым месяцем с даты начала процесса.

ПРИМЕР ПРОГРАММЫ ПЕРВОГО ДНЯ СОТРУДНИКА

Ведущий: Линейный менеджер

Цель: Адаптация к деятельности департамента, выполнению своей роли и бизнес-функциям

* Использовать исключительно в качестве образца. Может изменяться от отдела к отделу.

Программа День 1, 11:00 – 17:00 Приветствия и представление

·         Линейный менеджер встречается с Новым сотрудником. В отсутствие Линейного менеджера Нового сотрудника встречает Уполномоченный или Товарищ

·         Пригласить Нового сотрудника на обед с членами команды

·         Введение в деятельность организации и департамента, объяснение роли

·         Показать Новому сотруднику офис и вручить ключи

Линейный менеджер встречается с Новым сотрудником, чтобы обсудить:

·         Роль Нового сотрудника и её значение для  компании

·         Должностные инструкции Нового сотрудника

·         Ожидаемые результаты работы и цели Нового сотрудника

·         Структуру организации, производственную деятельность и место Нового сотрудника в структуре организации

·         Вопросов ОТиБ

Инструкции по адаптации

·         Проанализировать Индивидуальную программу адаптации

·         Проанализировать потребности в обучении

·         Поставить цели для успешного завершения программы

·         Определить сроки проведения оценок успехов с Новым сотрудником

·         Обсудить программы для первой и второй недели адаптации

Встреча с командой

·         Провести встречу для знакомства с коллегами

·         Провести встречи для знакомства с членами команды на протяжении дня.

Согласно исследованию TalentTech, Нетологии и FL.ru, только у 30% россиян был план адаптации при выходе на новую работу, а от 15% до 29% увольнялись по собственному желанию в первые месяцы после трудоустройства. Если бюджет на наём ограничен, такие показатели могут существенно повлиять на финансовое благополучие компаний.

О том, как эффективно организовать онбординг сотрудников и уменьшить расходы на подбор и адаптацию персонала, рассказывает Оксана Белан, эксперт исследовательской компании 4Service Group.


В классических HR-подходах главная цель адаптации нового сотрудника ― знакомство с культурой, ценностями, укладом, бизнес-процессами компании, а также освоение корпоративных приложений и сервисов. Всё это позволяет быстро и эффективно ввести новичка в работу, минимизировать риск ошибок с его стороны и добиться максимального вовлечения нового члена команды в будущем.

При этом требования персонала к работодателю растут несмотря ни на что. Так, в мае 2020 года компания 4Service Group провела онлайн-опрос, чтобы исследовать влияние пандемии на рынок труда России и понять, как изменились факторы выбора работодателя.

По итогам опроса выяснилось, что требования к работодателю не снизились: 73% респондентов, которые находились в поиске работы, согласились бы только на лучшие условия, чем были раньше, а 58% ожидали прежний или более высокий уровень заработной платы.

Процесс адаптации можно назвать фильтром, который помогает понять, насколько человек вписывается в общий пазл компании и насколько работодатель соответствует ожиданиям новичка.

Если посмотреть на американский рынок, то, согласно исследованию компании по подбору и найму персонала Jobvite, 43% новых сотрудников увольняются после приёма на работу по причине несоответствия ожиданий.

В России в первые месяца после трудоустройства по собственному желанию увольнялись от 15% до 29% сотрудников в зависимости от возраста — по данным TalentTech, Нетологии и FL.ru.

Процесс адаптации сотрудников влияет на качество найма. А это обходится бизнесу в круглые суммы. По мнению Ксении Сухановой, руководителя модуля TalentTech.Адаптация, при увольнении сотрудника во время испытательного срока повторный наём может стоить компании до 20% от годовой зарплаты сотрудников.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала

Эксперт Тинькофф-журнала подробно расписала, сколько компания может потратить на нового программиста — получилось порядка 5 млн рублей в год, из которых 62 тысячи рублей приходится на поиск, наём и обучение сотрудника

Если исключить ошибки на этапе адаптации, то можно оптимизировать расходы. Для этого нужно выстроить действенную стратегию онбординга и освоить инструменты для погружения персонала в рабочую среду.

Далее рассмотрим каждый этап онбординга и способы адаптации сотрудника.


Для разработки эффективной стратегию онбординга нужно понимать, из каких этапов состоит адаптация. Для этого потребуется встать на место сотрудника и представить, какие вопросы, страхи и сомнения появляются в его голове в первые рабочие дни.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала

Нового сотрудника в процессе адаптации больше всего беспокоит, как его примет коллектив, насколько похожи их взгляды с руководителем, справится ли он со своими обязанностями (рисунок автора)

Также стоит помнить, что акклиматизация в новой компании — это достаточно стрессовый период и от того, насколько компания проявит заботу, зависит успех дальнейшего взаимодействия компании и сотрудника.

За основу моделирования процесса адаптации возьмём этапность онбординга персонала в средних и крупных организациях — эти процессы можно сокращать или расширять под задачи бизнеса:

  • знакомство с компанией: предаптационный период и корпоративная адаптация;
  • забота: организационная, техническая и социальная адаптация;
  • обучение: профессиональная адаптация;
  • интеграция: взаимодействие с наставником и внедрение в рабочие процессы;
  • реагирование: сбор обратной связи от сотрудника, HR, наставника и руководителя.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала

Наглядный план адаптации сотрудника (рисунок автора)

Рассмотрим детально каждый этап.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала Обнаружение вакансии и изучение отзывов о работодателе

На этом этапе кандидат ещё не является сотрудником компании, но от упаковки вакансии и репутации компании в открытых источниках зависит решение кандидата об отклике на предложение о работе.

Согласно исследованию Хабр Карьеры и агентства Hays, 59% респондентов в первую очередь изучают отзывы бывших сотрудников — такое же количество специалистов ищет информацию о компании до отклика на вакансию. 34% вряд ли будут откликаться на вакансию компании с плохими отзывами, а 11% точно не откликнутся.

Глобальное исследование, в котором приняли участие 200 000 человек из 32 стран, включая Россию, показало, что 96% сотрудников, сменивших место работы, проверяли репутацию потенциальных работодателей. 91% изучали хотя бы один ресурс для оценки бренда перед тем, как откликнуться на вакансию. И 55%, если находили негативные высказывания о компании, не отправляли своё резюме.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала Общение с рекрутером и выполнение тестового задания

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала Собеседование с руководителем, взаимная оценка возможностей сотрудника и компании

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала Согласование предложения о работе

На этом этапе компания должна предоставить чёткий список требований к кандидату и объективную информацию о работодателе.

Развёрнутые ответы на собеседовании помогут сформировать доверие сотрудника к организации, а достоверные данные исключат риск несоответствия ожиданиям.

Так, согласно тому же исследованию Хабр Карьеры и Hays, 20% опрошенных отказались от предложения о работе из-за несоответствия реального функционала и описания вакансии, 14% — из-за нечёткого функционала.

Среди других ключевых факторов, которые повлияли на решение отказаться от офера, соискатели отметили некорректное поведение представителей компании (29%), манеру проведения интервью (25%), личность руководителя (20%).

Корпоративная адаптация: сотрудник сопоставляет свои ценности и видение работы с мировоззрением и корпоративной культурой компании

Сюда входит изучение такой информации о компании, как:

  • история, позиция на рынке, конкуренты, клиенты и партнёры;
  • направления деятельности, стратегические цели и приоритетные задачи;
  • миссия, ценности, особенности корпоративной культуры;
  • организационная структура, политика вознаграждений, критерии оценки эффективности;
  • правила коммуникации с сотрудниками и руководством, чтобы эффективно общаться и решать рабочие задачи;
  • истории успеха и карьерного роста действующих работников для понимания возможностей карьерного развития.

Познакомиться с корпоративной культурой новому сотруднику поможет приветственный тренинг, который обычно проводится в формате встречи, вебинара или предзаписанного видео. При использовании последнего формата не стоит забывать своевременно актуализировать информацию.

Стоит отдельно отметить значение сильной корпоративной культуры для процветания компании, в частности благодаря привлечению ценных сотрудников, для которых важно находиться в комфортной корпоративной среде с близкими по духу коллегами.

По данным кадрового агентства «Визави Консалт», 45% сотрудников покидают компанию из-за несовпадения личных ценностей с корпоративными.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала

Ключевые причины развития корпоративной культуры в России — по данным исследования международной консалтинговой фирмы Oliver Wyman, в котором участвовали 15 опытных руководителей таких компаний, как Сбербанк, Тинькофф-банк, Ростелеком, Норильский никель, Lamoda Group
  • Правила внутреннего трудового распорядка, график работы, пиковые нагрузки, сверхурочные, командировки;
  • Расположение отделов в офисе, места отдыха, приёма пищи и т.п.;
  • Доступ к устройствам (ПК, телефон, оргтехника) и ресурсам компании (канцелярия, вода-чай-кофе и другие), правила работы с техникой;
  • Организационно-бытовые вопросы: получение пропуска в офис и ключа от кабинета, место для личных вещей;
  • Правила оформления рабочего места и уход за ним — например, в банках предъявляют жёсткие требования к внешнему виду рабочих мест, так как они представляют собой также и зону взаимодействия с клиентом.

Акклиматизация к условиям труда проходит в первый месяц работы, но график рабочего дня, нагрузок и командировок должен быть оговорен ещё на этапе собеседования — эти факторы часто становятся причиной отказа от дальнейшего сотрудничества.

По результатам глобального исследования компании Jabra, 59% опрошенных работников умственного труда отметили гибкий график как основной фактор при трудоустройстве. 65% респондентов предпочитают работать по собственному графику.

Согласно исследованию Работа.ру, график работы важен для 66% опрошенных россиян. Этот фактор по значимости идёт сразу после зарплатного вопроса.

Проявление заботы со стороны компании на этапе организационной адаптации убережет сотрудника от стресса, ощущения беспомощности и необходимости задавать коллегам большое количество вопросов.

Новому члену команды потребуется:

  • открытие доступов к корпоративным ресурсам (почте, системам учёта рабочего времени, планирования) и к ПО деятельности работника (CRM, кассовые программы и другие приложения для решения задач);
  • инструктирование и обучение по работе с ПО;
  • получение контактов технических специалистов и IT-поддержки.

Этап технической адаптации можно объединить с организационными процессами.

Сюда относится:

  • атмосфера в коллективе, группы «по интересам»;
  • стиль общения и нормы взаимодействия с руководителями, коллегами и подчинёнными;
  • корпоративная конфиденциальность и этикет тем для обсуждения — например, что не нужно обсуждать с коллегами суммы сделок клиента или разглашать конфиденциальные данные компании или клиента, которые стали известны в процессе работы;
  • значимые для компании торжества, правила празднования личных событий (день рождения, повышение и другое).

Задача компании — помочь новичку влиться в коллектив, предоставить общие вводные, информацию о смежных интересах и точках симпатии с другими членами коллектива. Также полезны рассылки с представлением нового сотрудника и проведение регулярных тимбилдингов.

Работа в дружелюбном коллективе и с коллегами по душе способствует максимально продуктивной работе. Согласно опросу 4Service Group, атмосфера в коллективе важна для 36% опрошенных россиян.

Этот этап ошибочно считается малозначительным. И зачастую специалист проходит социальную адаптацию в одиночку, что может стать причиной его ухода после испытательного срока. При отсутствии поддержки руководителя и команды сотрудник не будет чувствовать свою ценность для компании.

Это самый значимый этап адаптации новичок соприкасается с выполнением прямых обязанностей и осознаёт свою значимость в организационной структуре компании. Сотрудник изучает:

  • должностные инструкции и стандарты работы: правила взаимодействия с клиентами, правила коммуникаций, предоставления услуг и другое;
  • специфику выполнения рабочих задач: например, кассовую дисциплину, технологию приготовления кофе или алгоритм заправки автомобиля;
  • информацию о продуктах, товарах, услугах компании;
  • алгоритмы работы с жалобами, возражениями и сложными вопросами, поведение в чрезвычайных ситуациях;
  • контакты ключевых лиц для внутреннего взаимодействия.

Задача этапа ― устранение пробелов в знаниях сотрудника и знакомство с правилами, по которым живёт компания.

Профессиональная адаптация сопровождается практическими заданиями с обратной связью — это поможет закрепить новые знания и внести необходимые коррективы в будущее поведение сотрудника.

31% участников опроса TalentTech, Нетологии и FL.ru рассказали, что им помогли бы адаптироваться объяснения, кто из коллег за что отвечает. Некоторые отметили, что пригодилась бы шпаргалка с информацией о коллегах, компании и принятом профессиональном сленге. А 18% опрошенных указали, что руководитель не мог найти время обсудить с ними цели и особенности рабочего процесса.

Состоит из следующих этапов:

  • передача наставнику — с инструкцией для наставника, в которой описаны его обязанности, реперные точки контроля, сроки предоставления обратной связи;
  • выдача наставником практических заданий, исходя из плана задач для новичка;
  • предоставление обратной связи по итогам выполнения задач;
  • контроль действий нового сотрудника для их корректировки и исключения риска ошибок.

Это ключевой этап на пути к полноценному погружению новичка в работу и интеграцию в компанию, так как нацелен на формирование практического опыта жизни в команде.

Помогает сопоставить результаты онбординга с впечатлениями всех участников процесса:

  • оценить настроение сотрудника, качество адаптации ― проводится HR-специалистом в формате анкетирования и интервью;
  • составить чеклист от руководителя и наставника для оценки полученных знаний и навыков, индикаторов конструктивного и нежелательного поведения, вовлечённости новичка;
  • проанализировать успешность обучения и заключение HR-специалиста на основании обратной связи от сотрудника, руководителя и наставника.

Этот этап важен для оценки настроений сотрудника и своевременной обработки возражений.

Обратная связь коллег помогает понять, справился ли новичок со своими обязанностями и стоит ли продолжать сотрудничество.

А конструктивная обратная связь сотрудника помогает HR-специалисту выявить зоны роста в процессе адаптации — например, несвоевременное предоставление заданий, отсутствие обратной связи руководителя по итогам выполнения задач, длительный процесс открытия доступов к техническим ресурсам компании.


Итак, мы увидели, что адаптация ― это объёмный разноуровневый процесс, на каждом этапе которого сотрудника должен сопровождать коллега, который поможет акклиматизироваться к новой среде и должности.

Для получения максимальной результативности онбординга следует закрепить ответственных. Это поможет оптимизировать время HR-специалиста или руководителя на работу с новым членом команды, что позволит не снижать показатели производительности компании в целом.

  • Научитесь опираться на точные данные, а не на предположения
  • Сократите расходы за счёт эффективной настройки
    HR-процессов
  • Узнаете, как увеличить эффективность и производительность сотрудников

Для определения коллег, ответственных за онбординг, поможет визуализация: с кем сотрудник взаимодействует при первом контакте, кто сопровождает его дальше.

По опыту 4Service Group, в компаниях со штатом до 50 человек без ущерба для бизнеса подбор и внедрение может провести непосредственный руководитель, так как объём информации невелик. В этом случае ввод нового сотрудника в должность и коллектив не затратит много временных и эмоциональных ресурсов.

Если в организации несколько кросс-функциональных команд и иерархия уровней управления, адаптация будет многоуровневой и это потребует большего количества вовлечённых персон. Сотрудник будет поэтапно перемещаться от рекрутера к специалисту по адаптации, а от него к руководителю, наставнику — и обратно.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала

Действующие лица адаптации (рисунок автора)

Рекрутер после первых контактов исключается из общего процесса коммуникаций. Остальные участники вовлечены в процесс каждый по своему сценарию:

  • HR-специалист отвечает за отлаженность организационных процессов, назначает обучение (см. выше разделы корпоративной и профессиональной адаптации), отслеживает, на каком этапе адаптации находится сотрудник, контролирует выполнение плана онбординга и вовлечённость участников;
  • руководитель проводит собеседования, контролирует освоение знаний, оценивает результаты сотрудника, принимает решение о продолжении или прекращении сотрудничества;
  • наставник сопровождает новичка при выполнении практических задач, предоставляет ответы на вопросы, контролирует действия нового сотрудника, отвечает за его готовность к самостоятельному исполнению служебных обязанностей.

Чтобы чётко разграничить зоны ответственности, лучше составить инструкцию и ряд чеклистов для всех ролей. Подходящие методы помогут эффективно вовлечь представителей компании для равномерного касания с сотрудником на каждом этапе.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала

Технические решения как связующее звено для всех участников адаптации (рисунок автора)

Это трудоёмкий процесс, облегчить который помогут технические решения и инструменты автоматизации. С их помощью процесс внедряется единожды и циклично повторяется с минимальными затратами усилий.


Автоматизированные сервисы для сбора и аналитики отзывов сотрудников позволяют оценить репутацию работодателя. При наличии негативных комментариев привлечение специалистов по работе с отзывами поможет минимизировать их влияние.

Воронки подбора помогают упростить работу рекрутера. На них можно переложить оценку кандидата на входе, чеклисты оценки компетенций, автообзвон кандидатов для назначения интервью или предоставления обратной связи по итогам собеседования.

Чатбот берёт на себя роль персонального куратора участников процесса:

  • отправляет приветственные рассылки, чеклисты для выполнения задач наставника, руководителя и сотрудника;
  • собирает данные о сотруднике, например, дату рождения, интересы;
  • отвечает на популярные вопросы;
  • напоминает о сроках и встречах;
  • интересуется настроением, отправляет опросы;
  • информирует о результатах получения обратной связи.

Платформы для обучения и оценки персонала:

  • автоматизируют и консолидируют тренинговые материалы по адаптации в едином канале;
  • минимизируют затраты времени и усилий на обучение;
  • предоставляют расписание обучающих мероприятий;
  • отправляют напоминания о назначенных курсах и оценках;
  • проводят тестирование знаний;
  • назначают практические задания и напоминают наставнику о предоставлении обратной связи;
  • отображают аналитику результативности обучения, успешности адаптации и активности нового сотрудника.

Онбординг новых сотрудников ― важная составляющая в процессе управления персоналом. Эффективный менеджмент адаптации помогает новичкам быстро интегрироваться в организационную культуру, ценности и работу.

Успешная адаптация:

  • позволяет избежать значительных затрат на поиск и обучение новых сотрудников;
  • положительно влияет на внешний и внутренний имидж компании — в случае успешного онбординга сотрудник не только останется удовлетворен и не будет оставлять негативных отзывов, а будет готов рекомендовать компанию;
  • помогает определить, принесёт ли новый сотрудник прибыль компании и как скоро.

Понимание задач адаптации поможет разработать чёткую стратегию привлечения кандидатов, удержать и повысить эффективность новичков с первых дней работы. А автоматизация сократит затраты времени, усилий и избавит от рутинных процессов.


Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Телеграм Нетологии

Руководство, написанное представителями компании Web Industries, поможет вам обучить сотрудников корпоративным правилам менее чем за 4 недели.

Программа обучения? Присутствовавшие на встрече сотрудники непонимающе посмотрели друг на друга и расхохотались.

Да, все верно. Программа обучения. Компания Web Industries Inc. занимается нарезкой материалов для других фирм-изготовителей. Уровень корпоративного обучения в ней всегда был невероятно низким. Вновь принятые сотрудники сразу же приступали к своей работе и были вынуждены решать возникавшие проблемы самостоятельно. Руководители показывали им, как работает офисное оборудование, а коллеги предоставляли информацию о предоставляемых бонусах. Все остальное им приходилось осваивать самостоятельно, включая вопросы технического и этического характера. Разумеется, у всех это получалось по-разному.

Логика вполне объяснима: быстро развивающиеся компании часто не могут найти время, ресурсы или потребность в программах обучения, которые охватывают все аспекты работы в организации. Но в Web Industries Inc. такой подход начал меняться около двух лет назад. «В офисе Атланты у нас появился новый генеральный директор», —  говорит Чарльз Эдмансон, вице-президент по производству, работающий в корпоративном офисе Web Industries Inc. в Вестбороу, штат Массачусетс. – «Он пришел к нам из другой компании, в отличие от тех, кто начинал свою карьеру с низших ступеней, и был вынужден принять руководство, не обладая знаниями о нашей корпоративной культуре».

Как многие до него, новый генеральный директор потратил несколько месяцев на изучение особенностей работы в компании, однако впоследствии именно он предложил методичную систему обучения новых сотрудников. Руководство признало, что оно было слишком занято для того, чтобы тратить время на обучение, однако впоследствии им приходилось затрачивать массу усилий на решение возникавших проблем.

Эдмансон созвал общее собрание и опросил сотрудников, а затем занялся разработкой плана. Вот что получилось в конечном итоге:

* 20 часовых занятий, проводимых ежедневно в течение четырех недель;

* инструкторы из числа штатных сотрудников, включая генеральных директоров, руководителей предприятия, представителей отдела по обслуживанию клиентов, операторов производственных станков, обслуживающего персонала и офисных клерков;

* подробные письменные рекомендации для инструкторов и новых сотрудников компании.

«Мы можем назначить инструктором любого штатного сотрудника, временно освободив его от должностных обязанностей», — поясняет Эдмансон.

Используя примерное содержание руководства для сотрудников, Эдмансон рассказывает подробности о программе, которая была запущена в конце 90-х гг. и принесла его компании существенную пользу.

  • Первая неделя
  • Вторая неделя
  • Третья неделя
  • Четвертая неделя

1.1. Добро пожаловать!

  • Назначение руководства
  • Цели компании
  • Обязанности компании перед сотрудниками
  • Обязанности сотрудников перед компанией
  • Процедура приема
  • Описание производственных объектов

2.1. О компании

  • Описание первой недели обучения
  • Видеоматериал
  • Чем занимается компания
  • Как мы обслуживаем клиентов

3.1. Развитие компании

  • Описание второй недели обучения
  • Основы корпоративной культуры
  • Организационная структура

4.1. Ваше будущее в компании

  • История компании
  • Владельцы компании
  • Акционеры
  • Полномочия сторон

1.2. Работа в компании

  • Цели и задачи
  • Должностные обязанности
  • Профессиональная компетентность
  • Явка на рабочее место
  • Правила поведения в офисе

2.2. Командная работа

  • Общие принципы командной работы
  • Учимся работать в команде
  • Взаимоотношения между членами команды
  • Культура работы в команде

3.2. Безопасность

  • Безопасность
  • Административно-хозяйственные вопросы
  • Техника безопасности при работе с оборудованием

4.2. Усовершенствования

  • Качество
  • Производительность
  • Реализация творческих идей
  • Административно-хозяйственные вопросы

1.3. Техническое задание

  • О важности выполнения требований
  • Как работать с техническим заданием
  • Описание складских помещений
  • Установленная форма одежды

2.3. Проведение расчетов

  • Снятие мерок
  • Использование вычислительных приборов
  • Математические термины
  • Нарезка втулок

3.3. Обзор технического задания

  • Словарь терминов
  • Нанесение меток
  • Проверка материала

4.3. Обзор расчетной части

  • Словарь математических терминов
  • Измерительные инструменты
  • Вычислительные приборы
  • Нарезка втулок

1.4. Ведение документации

  • Словарь терминов
  • Как заполнить бланк на упаковку
  • Таблицы масштабов

2.4. Стандарты упаковки

  • Типы упаковки
  • Хранение упаковочных материалов
  • Использование поддонов

3.4. Ведение учетной документации

  • Отметка об упаковке
  • Использование обрезков и сработанных рулонов
  • Документооборот отчетности

4.4. Упаковка

  • Как правильно упаковать товар
  • Растягивающаяся пленка
  • Цены на упаковку

1.5. Привилегии

  • Политика оплаты труда
  • Привилегии
  • Страховка
  • Разделение прибыли
  • Обзор руководства

2.5. Технические работы

  • Ежедневная проверка
  • Проверка исправности рабочих инструментов
  • Уборка
  • Стоимость деталей оборудования

3.5. Как завоевать доверие клиентов

  • Цены и производительность
  • Ответственность
  • Качество

***

Детальное описание

Чтобы систематизировать процесс обучения на каждой из пяти фабрик Web Industries Inc., Эдмансон составил подробные планы занятий и раздал их участникам программы. Инструкторы могли приводить свои наглядные примеры, однако им было запрещено менять структуру и тематику занятий.  По мнению Эдмансона, программа не должна нести на себе отпечаток личности инструктора, поскольку она изменяется со временем, а все изменения должны быть тщательно задокументированы.

Текст программы был написан простым языком без использования профессионального жаргона. Многие инструкторы начинали свою работу с чтения заготовленного текста, постепенно заучивали его или излагали материал своими словами.

Приоритеты

«Откровенно говоря, если бы мне предложили выбрать, кого обучать в первую очередь, я бы сделал ставку на офисных сотрудников. Рабочим на производстве все более-менее понятно, а если они чего-то не знают, то всегда смогут спросить. Персонал, который работает с клиентами, должен быть осведомлен о задачах и ценностях компании, в противном случае успех будет недостижим», — говорит Эдмансон.

В ходе реализации программы обучения на двух фабриках  Web Industries Inc. некоторые сотрудники заметили различия между информацией, излагаемой инструктором, и тем, что рассказывали им коллеги. «Такие недостатки должны быть немедленно устранены», — говорит Эдмансон. – «Необходимо обеспечить единообразие материалов, предоставляемых вновь прибывшим сотрудникам».

Оплата

«Когда человек обучает кого-то еще, он прежде всего обучается сам. Если в процессе обучения участвует большая часть коллектива, все они поневоле становятся самыми преданными последователями программы. Мы считаем, что это особенно полезно в отношении раздела 2.2 (Командная работа). Поскольку в Web Industries Inc. около 20% акций принадлежит сотрудникам, они лично заинтересованы в успехе предприятия. Когда в коллектив приходит новый сотрудник, ему следует узнать об этом как можно быстрее. Эта задача является одной из первостепенных, и программа нацелена на то, чтобы весь коллектив способствовал успеху новых сотрудников».

О важности основ

Большая часть работы в Web Industries Inc. работы заключается в нарезке  материалов на очень тонкие полосы с точностью до 0005 дюймов. По словам Эдмансона, очень многим сотрудникам требуются разъяснения, которые касаются деления на части и десятичных чисел, у них отсутствуют навыки пользования калькуляторами и измерительными лентами (раздел 2.3). «Никогда нельзя быть уверенным в том, что знают и чего не знают люди», — считает Эдмансон.

«Мы также попытались включить в руководство описание работы с техническими заданиями (раздел 1.3). Поскольку эта часть руководства уникальна для каждой компании; мы позаботились о том, чтобы в этом вопросе недосказанностей не оставалось».

Очевидное? Нет!

«У нас есть распорные детали для станков в одну восьмую дюйма шириной, отшлифованные на точный размер, их стоимость составляет 25-30 долларов. Они выглядят как прокладки для шлангов. Новый сотрудник, не знающий об истинной ценности детали, может попросту выбросить ее в мусорное ведро (см. раздел 2.5). То же самое касается лишних коробок, стоимость которых может доходить до 1,5 долларов (см. раздел 4.4). Все это может стоить вам значительной части прибыли».

Акцент на обслуживании клиентов

«При обучении сотрудников мы всячески подчеркиваем всю важность конкуренции. Мы способны превзойти своих соперников за счет качества обслуживания (раздел 3.5). Пытаясь удовлетворить запросы потребителей, мы обязаны предоставлять им в точности то, что им нужно. Мы поставляем готовую к использованию продукцию и несем за нее ответственность».

Обновление информации

В конце каждой четырехнедельной сессии обучающихся спрашивают о том, каким образом можно улучшить программу. Программа уже была однажды обновлена. «Изменения касались прежде всего расчетных разделов, которые нуждались в дополнении, а также разделов, затрагивающих вопросы обработки заказов и документации. Не все могут сразу усвоить эту информацию».

«В конечном счете, в конце первого года работы каждого сотрудника я планировал провести повторное занятие длиной в один час. Это необходимо для повторения изученного материала, однако в настоящее время у нас нет возможности это осуществить».

Подготовка к обсуждению

Эдмансон говорит, что количество занятий было определено произвольно, однако проведение обсуждений именно на заключительной неделе считается обязательным. «Мы думаем, что к концу обучения сотрудники чувствуют себя более расслабленно и могут изложить свою точку зрения на некоторые вопросы – к примеру, внести предложения, касающиеся производительности труда и творческого подхода к решению производственных задач (см. раздел 4.2). Только тогда обучение имеет практическую ценность».

Сложности

Одной из возможных проблем в реализации программы является отсутствие у большинства штатных сотрудников каких бы то ни было педагогических навыков. «Тем не менее, суть обучения заключается в общении и обмене опытом, а это эффективно только в том случае, если люди разбираются в том, о чем они говорят», — утверждает Эдмансон.

Другой проблемой может стать законодательная регламентация процесса обучения. Для тестирования программа была запущена на трех из пяти фабрик Web Industries Inc. Обучение было успешно организовано на двух предприятиях, а на третьей проект провалился, поскольку менеджер, ответственный за его запуск, находился на больничном. «Для успешной реализации программы необходимо, чтобы все мероприятия проводились четко по плану», — считает Эдмансон. — «Кроме того, 1991г. на фабрике в Атланте выдался ударным, рекрутеры нанимали больше сотрудников, чем мы успевали обучать. Нам пришлось адаптироваться, однако система работает до сих пор, и наш персонал чувствует, что о нем заботятся».

Результаты

«На большинстве фабрик теперь ежемесячно проводятся общие собрания, на которых рассматриваются отчеты о прибылях и убытках. Каждый сотрудник может узнать подробности о финансовой стороне дела, осведомлен о стоимости имущества и считает себя совладельцем компании, что поддерживает в нем сознательное отношение к работе».

Первая публикация: 2013-10-27

Как правильно познакомиться с подчиненными в первый день на новом рабочем месте: советы от опытных руководителей

Содержимое

  • 1 Как правильно познакомиться с подчиненными в первый день на новом рабочем месте: советы от опытных руководителей
    • 1.1 Изучите компанию
    • 1.2 Знакомство с командой
    • 1.3 Запомните имена и должности
    • 1.4 Откройте диалог
    • 1.5 Не забывайте про неписьменное общение
    • 1.6 Установите правильный тон
    • 1.7 Не стесняйтесь задавать вопросы
    • 1.8 Расскажите о себе
    • 1.9 Уважайте разные представления
    • 1.10 Видео по теме:
    • 1.11 Вопрос-ответ:
        • 1.11.0.1 Какие советы можно дать новому руководителю для эффективного знакомства с подчиненными в первый рабочий день?
    • 1.12 Планируйте дальнейшую работу
    • 1.13 Старайтесь не забывать о новых знакомствах

Как правильно познакомиться с новыми подчиненными в первый день работы. Советы и рекомендации для эффективного начала рабочих отношений.

Назначение на пост руководителя – это ответственный и сложный шаг в карьере каждого сотрудника. Одним из ключевых моментов в первые дни на новом рабочем месте является знакомство с подчиненными. Как правильно наладить контакт с ними и установить доверительные отношения?

Помимо формального приветствия и знакомства с должностными обязанностями, новому руководителю необходимо понимать психологию своих подчиненных. Каждый работник имеет свои индивидуальные потребности, характер и мотивацию. Ключ к успеху – это нахождение общих интересов и точек соприкосновения, которые помогут сформировать связь между коллективом и руководителем.

В данной статье мы рассмотрим несколько советов, которые помогут эффективно познакомиться с подчиненными в первый рабочий день и наладить доверительные отношения в коллективе.

Изучите компанию

Изучите компанию

В первый рабочий день новому руководителю необходимо изучить компанию, в которой он будет работать. Следует ознакомиться с ценностями, миссией, историей компании, а также с наиболее важными проектами, которые реализуются в настоящее время.

Проделав эту работу, вы получите:

  • Понимание основных принципов работы компании и ее целей;
  • Знания о проектах, которые компания в данный момент реализует, а также о том, как они вписываются в общую стратегию;
  • Представление о том, какие задачи и проблемы сотрудникам приходится решать каждый день;
  • Инсайты от коллег, которые помогут вам лучше понять организационную культуру и особенности работы в компании.

Важно не только изучить официальные источники информации о компании, но и поговорить с коллегами из различных отделов, чтобы получить полную картину. Помните, что хорошее понимание компании поможет вам эффективно управлять своей командой и достигать поставленных целей.

Знакомство с командой

При первом знакомстве с командой необходимо проявить инициативу и проявить интерес к каждому члену коллектива. Следует попросить каждого рассказать о себе и своей работе в команде. При этом не стоит показывать невнимание и скучать, даже если какая-то информация кажется не очень важной. Слушайте внимательно, задавайте вопросы, выясняйте детали и особенности работы каждого сотрудника.

Важно пройти по каждому рабочему месту, поприветствовать сотрудников и поинтересоваться, чем они занимаются. Это поможет начать строить отношения на доверии и уважении к каждому сотруднику.

Если в коллективе есть новичок, вам необходимо быть готовым к его встрече. Важно вовремя сообщить о новом руководителе и представить его всем сотрудникам. Поведение руководителя в первый день также очень важно: он должен показать свою уважительность к каждому члену команды и оставить хорошие впечатления о себе.

Старайтесь запоминать имена всех сотрудников и обращаться к каждому по имени. Такой жест подчеркнет ваше уважение к каждому члену коллектива и улучшит общую атмосферу на рабочем месте.

Запомните имена и должности

Помнить имена и должности своих новых подчиненных — это одна из главных задач, которую стоит выполнить в первый же рабочий день. Если вы с трудом запоминаете имена, то попросите своих новых коллег их повторить. Они оценят вашу заботу и понимание важности командной работы.

Вы также должны знать их должности, чтобы знать их предназначение в компании и уметь эффективнее распределять задачи и обязанности. Это поможет сохранять связь и удалять препятствия на пути к достижению целей.

  1. Не забывайте находить оправдания для людей, если вы не можете запомнить все их имена или должности.
  2. Используйте помощь своих новых коллег, чтобы узнать об их ролях и обязанностях в компании.
  3. Для лучшего запоминания можно делать заметки или записи, чтобы потом на них ориентироваться.

Откройте диалог

Когда вы попадаете на новое место работы как руководитель, важно сразу начать устанавливать контакт с подчиненными. Стоит помнить о том, что первое впечатление играет значительную роль в дальнейшем общении.

Одним из способов установить доверительные отношения является открытие диалога. Необходимо проявлять интерес к сотрудникам, спрашивать о них, об их работе, их мнение о компании и ее процессах. Слушайте внимательно, проявляйте понимание и уважение.

Не стоит забывать о том, что диалог должен быть двусторонним. Проявляйте терпение и дайте возможность сотрудникам высказать свои мысли и предложения. Старайтесь задавать вопросы открытым образом, чтобы получить максимально полные ответы.

Открывая диалог, вы демонстрируете свою заинтересованность в работе своей команды и готовность к сотрудничеству. Благодаря этому подчиненные смогут лучше понять вас и установить с вами доверительные отношения.

Не забывайте про неписьменное общение

Не забывайте про неписьменное общение

Кроме того, что вы общаетесь с подчиненными на рабочем месте, не забывайте о неписьменном общении. То есть о том, как вы выглядите в глазах своих подчиненных: что вы говорите, как вы выглядите, как вы ведете себя.

Старайтесь проявлять дружелюбие и эмоциональную открытость, чтобы создать дружественную и уважительную атмосферу на рабочей площадке. Будьте готовы выслушать их мнение и принимать решения в интересах всей команды.

  • Здоровайтесь со всеми в команде и улыбайтесь
  • Обращайте внимание на то, как вы выглядите в глазах своих подчиненных
  • Ставьте цели, связанные с улучшением рабочей атмосферы
  • Создавайте дружественную и уважительную атмосферу

Установите правильный тон

Установите правильный тон

Первое впечатление, которое вы производите на подчиненных, может оказаться решающим. Поэтому необходимо установить правильный тон общения и показать, что вы являетесь лидером, но не диктатором.

При встрече с подчиненными старайтесь показать интерес к их работе и жизненным ситуациям. Спросите, как прошел их день, есть ли у них какие-либо проблемы или вопросы. Поприветствуйте каждого сотрудника по имени и попросите представиться, если вы не знакомы лично.

Не забудьте профессионально представиться и рассказать о своем опыте и квалификации. Убедитесь, что вы демонстрируете уверенность, но не высокомерие. При этом не стоит преувеличивать свои достижения, это может создать впечатление неприятного типа личности.

Помните, что вашим главным заданием в первый день является установление доверительных отношений с подчиненными. При этом не стоит рассеивать сомнения в своей компетентности. Будьте дружелюбным и приветливым, но убедительным и профессиональным.

  • Показывайте интерес к работе сотрудников и их жизненным ситуациям
  • Приветствуйте каждого сотрудника по имени и попросите представиться, если вы не знакомы лично
  • Демонстрируйте уверенность, но не высокомерие
  • Убедительный и профессиональный
  • Установление доверительных отношений с подчиненными

Помните, что ваше поведение в первый день может оказать сильное влияние на то, какой будет ваша команда в будущем. Используйте эту возможность, чтобы установить тон для успешной работы вместе.

Не стесняйтесь задавать вопросы

Когда вы только начинаете работать в новой компании и у вас есть подчиненные, очень важно начать с хорошего взаимодействия с коллегами. Многие люди склонны к тому, чтобы чувствовать себя неуверенно в новой среде, но помните, что вы — назначенный руководитель и вам нужно знать все о ваших подчиненных, чтобы лучше их понимать.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Ваша цель — получить максимум информации от всех ваших коллег и подчиненных. Задавайте вопросы, чтобы понять их роль в организации и процессы, в которых они участвуют. Спросите, чего они достигли в компании, и чего они хотели бы достичь в будущем. Имейте в виду, что задавая вопросы, вы проявляете свою заинтересованность в работе своих подчиненных и показываете, что что-то значимо для вас.

Уважайте личные границы. Вы можете считать необходимым задавать своим подчиненным многочисленные вопросы, но помните: вы все-таки начальник. Уважайте личные границы и не настаивайте на деталях, которые не имеют отношения к работе. Ваши подчиненные должны чувствовать себя комфортно, работая с вами.

  • Помните, что вопросы нужны не только для вас, но и для ваших подчиненных.
  • Задавайте вопросы, чтобы лучше понимать работу своих подчиненных.
  • Уважайте личные границы и не задавайте вопросов, которые могут вызвать дискомфорт.
  • Не стесняйтесь задавать вопросы, ваша цель — получить максимальную информацию о своих подчиненных.

Расскажите о себе

Расскажите о себе

Привет! Меня зовут [ваше имя], и я рад(а) присоединиться к нашей команде. Я выполняю роль [ваша должность] и намерен(а) внести свой вклад в нашу компанию.

Я имею большой опыт в [ваша область экспертизы], что я надеюсь поможет мне улучшить производительность нашего отдела и достичь наших целей.

Я люблю [ваш интерес/хобби] и считаю, что баланс между работой и личной жизнью крайне важен. Я убежден(а), что работая в приятной атмосфере, мы можем достичь великих вещей вместе.

Я готов(а) учиться и расти вместе с вами. Надеюсь наша работа будет плодотворной и взаимовыгодной. С нетерпением жду сотрудничества с каждым из вас!

Уважайте разные представления

Как новый руководитель, вам нужно понимать, что каждый человек в вашей команде имеет свои собственные представления и способы работы. Убедитесь, что вы уважаете эти представления и не настаиваете на своем. Это может быть особенно важным на первом рабочем дне, когда вы пытаетесь познакомиться с подчиненными.

Почему это так важно? Когда ваша команда чувствует, что их представления уважаются, они больше склонны принимать ваши решения. Это также может привести к более конструктивному обсуждению возможных проблем и разрешению конфликтов в будущем.

Помните, что не всегда нужно соглашаться с чужими представлениями, но их уважение и принятие могут способствовать созданию более эффективной команды и достижению общих целей.

  • Избегайте критики.
  • Послушайте, что говорит каждый.
  • Попросите объяснить, если не понимаете точку зрения.
  • Покажите, что вы цените мнения всех.

Видео по теме:

Вопрос-ответ:

Какие советы можно дать новому руководителю для эффективного знакомства с подчиненными в первый рабочий день?

Новому руководителю стоит начать с установления контакта с каждым из подчиненных. Постарайтесь встретиться лично с каждым из них и познакомиться. Выясните, что они делают и какую работу выполняют. Обращайте внимание на их успехи и помощь, которую они могут вам оказать в будущем.

Планируйте дальнейшую работу

Отлично, вы познакомились с вашей командой! Но не забывайте, что вам нужно продолжать работу с ними. Не зацикливайтесь только на первом дне, планируйте дальнейшую работу.

Не забудьте узнать, как их работа соотносится с общими целями компании, какие у них есть проекты и задачи на ближайшее время. Это поможет вам лучше понимать их рабочие потребности и на какие ресурсы им может потребоваться распределение.

Создайте план по вашим приоритетам и распределите их по вашей команде. Подумайте о сроках выполнения, отслеживайте прогресс и делегируйте задачи подчиненным.

Не забывайте о сотрудничестве — сотрудничество помогает снизить конфликты и недопонимание, что повышает эффективность работы. Поддерживайте постоянное общение со своими подчиненными и помогайте им при необходимости. В этом случае вы наладите более доверительное отношение и сотрудничество между вами и вашей командой.

  • Создайте план по приоритетам.
  • Распределите задачи.
  • Отслеживайте прогресс.
  • Поддерживайте сотрудничество.

Старайтесь не забывать о новых знакомствах

Старайтесь не забывать о новых знакомствах

Когда вы приходите на новое место работы, у вас может возникнуть желание заняться своими делами и не обращать внимание на новых людей. Однако, не забывайте, что новые знакомства могут быть ключом к успешному началу вашей работы.

Не стоит стесняться подойти к новым коллегам и представиться. Помните, что они также могут оказаться важными связями в будущем. Будьте дружелюбны и искренни в общении, узнавайте интересы своих сотрудников и старайтесь найти общие точки.

Кроме того, не забывайте, что знакомство с подчиненными – это также важный шаг. Попытайтесь узнать больше о профессиональном опыте и задачах ваших сотрудников, задавайте вопросы и показывайте интерес. Это поможет не только понимать, какие задачи находятся перед командой, но и поможет установить общую цель и направление работы.

И в заключение, не забывайте, что эффективное знакомство с подчиненными поможет не только начать работу на новом месте более продуктивно, но и создаст командный дух, который позволит лучше достигать поставленных целей.

Первый день на новой работе: рекомендации сотруднику и руководителю

Фото Бориса Мальцева, Кублог

Первый рабочий день является самым важным и сложным. От того, как вы поведете себя в первый день, будет зависеть то, как будут складываться ваши отношения с коллегами в дальнейшем. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег.

1. Сотруднику

Первый рабочий день является самым важным и самым сложным с психологической точки зрения. От того, как вы себя поведете в первый день, будет зависеть то, как будут складываться ваши отношения с коллегами в дальнейшем. Уместно вспомнить народную пословицу: «Мягко стелет — да жестко спать». В данном случае она хорошо отражает, каким должно быть ваше поведение в новой организации в первое время, а оно должно быть в высшей степени дипломатичным.

В первый рабочий день руководитель обязан представить коллективу его нового сотрудника. Далее опытные работники должны ввести нового коллегу в курс дела. Нельзя отрицать тот факт, что есть люди, испытывающие удовольствие при виде мучений нового сотрудника. Ваша задача — доставить им как можно меньше удовольствия.

Однако и новый сотрудник не должен при любом затруднении отвлекать коллег от их собственных дел. У каждого есть свои обязанности, поэтому не стоит постоянно дергать кого-то, мешая ему работать. Старайтесь быть наблюдательным и берите на заметку, как остальные решают те или иные проблемы.

Каким бы высоким профессионалом вы ни были, хорошие отношения с людьми в коллективе играют не последнюю роль. К новичку в коллективе сначала будут присматриваться и могут относиться пристрастно. Сразу же покажите, что вы пунктуальны — не опаздывайте на работу и не покидайте рабочее место до окончания рабочего дня. Не слоняйтесь без надобности по кабинетам.

Стать экспертом кадрового учета — легко! 

Мы создали
курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть программу и записаться.

В первые дни от вас требуются дружелюбное приветствие и короткие вежливые и доброжелательные контакты. Такое начало рабочего дня помогает забыть домашние проблемы, преодолеть тягостные впечатления от транспортных неудобств, легче войти в нормальное рабочее состояние.

Не следует вводить нового сотрудника в хитросплетения личных отношений между некоторыми членами коллектива. Форма обращения всех сотрудников организации зависит от традиций и от личных симпатий каждого, однако не принято обращаться к кому-либо по фамилии.

Воспитанные люди всегда интересуются делами своих коллег. Их успехи должны искренне радовать, а неудачи огорчать. Личные обиды, симпатии и антипатии не должны сказываться на деловых отношениях с коллегами. Не следует надоедать сослуживцам рассказами о своих заботах и личных неприятностях.

Рабочее место сотрудника также может многое рассказать о нем. Воспитанный человек никогда не заставит окружающих любоваться беспорядком на своем столе. Женщинам не следует заниматься макияжем на рабочем месте, тем более если в кабинете находится несколько человек. Не рассматривайте бумаги на чужом столе, ничего не ищите там. Не ведите долгих личных разговоров по служебному телефону, недопустимо прислушиваться к чужим телефонным разговорам.

Если кто-то подходит к вам, немедленно уделите этому человеку внимание. Постарайтесь вспомнить его имя, тихо повторив его про себя. Если вы не уверены в имени, попросите человеку сразу же назвать его. Слушайте все, что вам говорят, выделяя особо интересное, чтобы продолжить разговор.

Если в разговоре нет ничего интересного, попытайтесь уцепиться хоть за что-то. Если кто-то представляет вас, посмотрите сначала на того, кому вас представляют, а потом на того, кто представляет. Единственным допустимым физическим контактом в мире бизнеса является рукопожатие. Мало внимания уделяется рукопожатию, хотя практически оно является универсальным и к тому же весьма важным для восприятия.

Доброжелательное рукопожатие крепкое, но безболезненное; сопровождается взглядом в глаза и улыбкой; осуществляется правой рукой; длится не более двух-трех секунд. Не нужно пожимать руку все время, пока вас представляют, и использовать рукопожатие, чтобы притянуть человека к себе.

Рукопожатие необходимо выполнять в следующих ситуациях:

  • если другой человек протягивает вам руку;

  • если вы встречаете кого-либо;

  • если вы приветствуете гостей или хозяйку дома;

  • если вы возобновляете знакомство;

  • если вы прощаетесь.

Во время беседы необходимо не только внимательно слушать, но и выглядеть внимательно слушающим. Это достигается при помощи языка тела. Смотрите на говорящего, слегка наклонившись вперед.

В ходе беседы:

  • не сутультесь, но и не стойте по стойке смирно;

  • не складывайте руки на груди;

  • не рассказывайте длинные скучные анекдоты;

  • не смотрите, как другие люди перемещаются по комнате, в то время как кто-то говорит с вами;

  • не переполняйте свой разговор непонятными и загадочными словами.

В полном конкуренции мире бизнеса недостаточно быть вежливым. Нужно быть готовым к управлению кризисными ситуациями, личными конфликтами, критикой и другими проблемами, когда люди собираются в одном месте для выполнения какой-либо работы.

Если вы являетесь руководителем и согласно своей должности должны координировать работу подчиненных, может случиться так, что кто-то выполнит свою работу ненадлежащим образом. В таком случае не избежать критики. Однако и здесь следует обратить внимание на несколько правил:

  • критикуйте только наедине и ни в коем случае не при свидетелях;

  • критикуйте проблему, а не человека;

  • говорите конкретно;

  • цель критики — улучшить работу, а не уничтожить доверие.

Воспринимая критику, не изворачивайтесь и не прячьтесь. Если критика необоснованная, вы имеете право сказать об этом, но только спокойно. Если критика переходит в нанесение личной обиды, не отвечайте тем же.

Воспитанный человек всегда отметит, что коллега сегодня хорошо выглядит. И снова, прежде чем сделать комплимент, вспомните о правилах:

  • будьте искренними;

  • будьте конкретными;

  • комплименты нужно говорить вовремя;

  • не делайте сравнений.

Принимая комплименты:

  • просто скажите «спасибо»;

  • не скромничайте и не говорите что-то вроде: «Какая ерунда!»;

  • не говорите, что вы могли бы сделать еще лучше при большем количестве времени;

  • не модернизируйте комплимент со своей стороны.

Будьте внимательны к коллегам. Если кто-то долго болеет, позвоните ему или навестите. Постарайтесь влиться в коллектив. Если на работе принято пить чай или кофе, поздравлять с днем рождения, участвуйте во всех мероприятиях, помогайте в их организации. Тем, кто собирает деньги на подарок имениннику, не следует настаивать, если кто-то из коллег отказывается сдавать деньги.

В ответ на поздравления обычно предлагается угощение, однако нежелательно устраивать слишком пышных торжеств на рабочем месте. Не старайтесь поразить окружающих своей щедростью и кулинарными талантами.

2. Руководителю

Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег.

Специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большого количества проблем, возникающих в начале работы, что в итоге даст положительные результаты в виде повышения производительности труда нового сотрудника, улучшения психоэмоционального состояния коллектива в целом. Поскольку, как показывают исследования, до 90% уволившихся с работы в течение года приняли это решение в первый день своей работы.

Процесс адаптации — это двухсторонний процесс. С одной стороны, за тем фактом, что человек начал работу в компании, стоит его сознательный выбор, основанный на определенной мотивации принятого решения, и ответственность за это решение. С другой стороны, организация принимает на себя определенные обязательства, нанимая работника для выполнения конкретной работы.

В процессе адаптации сотрудника в коллективе можно выделить четыре этапа.

Первый этап — оценка уровня подготовленности новичка. Она необходима для разработки программы адаптации. Если сотрудник имеет опыт работы в соответствующих структурных подразделениях, период его адаптации будет минимальным. Однако, поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, новичок неизбежно попадает в незнакомую для него ситуацию. Адаптация должна включать знакомство с персоналом, особенностями коммуникации, правилами поведения.

Второй этап — ориентация. Этап предполагает практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Как правило, программа ориентации включает ряд небольших лекций и экскурсий, в ходе проведения которых должны затрагиваться вопросы о политике организации, оплате труда, дополнительных льготах, технике безопасности, экономических факторах, процедуры, правила, предписания, формы отчетности, рабочие обязанности и ответственность.

Третий этап — действенная адаптация. Состоит в приспособлении новичка к своему статусу и в значительной степени обуславливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках этого этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе полученные знания об организации.

Четвертый этап — функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. При спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Если процесс регулировать, то этап может наступить через несколько месяцев.

Сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.

Традиционно в программе адаптации выделяют три основных направления.

1. Введение в организацию

Это довольно длительный процесс, занимающий 1-2 первых месяца работы.

Организация — это идентифицируемая социальная общность, члены которой преследуют разделяемые всеми множественные долгосрочные цели, полагаясь на осознанные и координируемые действия и межличностные отношения. Решая вступить в организацию, человек определяет, что он может внести — умения, действия, способности, потенциал. При наличии альтернативы выбирается организация, которая имеет ценности и убеждения, близкие человеку. Работодатель привлекает сотрудника для выполнения определенных задач и одновременно подкупает его как личность. Ожидания сотрудника и работодателя со дня вступления в организацию будут представлять собою компромисс. Любая организация основывается на компромиссах.

Еще до решения принять предложенную работу человек пытается представить себе, какой она будет. Снизить болезненную неопределенность в первые дни работы можно только быстрым усвоением всей относящейся к делу информации. Если вы представлены сами себе, на сбор и анализ уходят месяцы. Поэтому выход может быть только один — адаптироваться, адаптироваться и еще раз адаптироваться.

Процесс вхождения сотрудника в организацию исследователи разделяют на четыре стадии.

  • Стадия 1. Ожидание. Фаза предшествует реальному вступлению в организацию. Чем меньше удается узнать на этой стадии, тем выше вероятность того, что не придется надолго задерживаться в организации. Работодатель заинтересован говорить правду во время собеседования при отборе на должность.

  • Стадия 2. Формальное вступление. Чем важнее для индивидуума социальная защищенность, система структурированных отношений и прочное положение, тем с большей готовностью усваиваются формальные сигналы об ожидаемом от него поведении. За несколько часов принятый на работу сотрудник в явной или неявной форме принимает общие цели организации, соглашается с задачами, которые должен будет решать, и т.д.

  • Стадия 3. Усвоение ожиданий коллег. Неформальные ценности, нормы и ожидания столь же важны, как и формальные. Через вербальные и невербальные сигналы неформальных или дружественных взаимоотношений приобретается социальная поддержка и опора своей индивидуальности. Вскоре групповые нормы, касающиеся трудовой деятельности, темпа работы, одежды и т. д., добавляются к пониманию роли, которую надлежит играть в организации.

  • Стадия 4. Завершение процесса вступления в организацию. К этому времени сотрудник должен ощущать себя достаточно комфортно. Прошел стресс, вызванный вступлением; известны формальные и неформальные ожидания; мы вносим вклад в общее дело. В свою очередь, мы получаем, как и было согласовано при приеме на работу, регулярную заработную плату. Мы можем использовать вербальные и невербальные сигналы, чтобы убедить других привести формальные требования в большее соответствие с нашими ожиданиями. Успешное вживание в социальную роль должно заключаться в удовлетворенности работой. Роль включает в себя одновременно формальные, технические, неформальные и личные ожидания в отношении работы. Некоторые считают, что организация — это коллектив актеров, играющих роли ради достижения определенной цели. Одним сотрудникам вхождение в роль дается легко, другим с трудом. По этой причине исполнение ролей никогда не может приносить полного удовлетворения. Здесь следует учесть вероятность проявления некоторых ситуаций, связанных с ролевой адаптацией.

Процедура введения в организацию должна способствовать усвоению принятых норм и правил и обеспечивать работников той информацией, которая им нужна и которую они стремятся иметь. От процесса введения в организацию в значительной степени зависит, будут ли работники усваивать одобряемые организацией ценности, установки, будут ли они испытывать чувство приверженности к ней или же у них сложится негативное представление о компании.

Спланированная работа по введению работника в организацию предполагает обеспечение его полной информацией. Работнику сообщают сведения об истории организации, ее перспективах, политике и правилах, структуре организации, организации работы подразделений и их взаимодействии, порядке работы, количестве и расположении подразделений.

В процессе введения в организацию обеспечивается не только положительное отношение работников к новому месту работы, но и понимание принципов функционирования организации, прояснение требования и ожиданий со стороны компании.

2. Введение в подразделение

Первый разговор с новичком лучше построить в форме диалога, а не в виде директив со стороны руководителя. Руководителю следует избежать искушения перепоручить кому-то другому процедуру ознакомления новых работников с подразделением. В ходе разговора с новичком важно создать такие условия, чтобы новичок чувствовал себя свободно и задавал возникающие у него вопросы. Его знакомят с работой подразделения и с сотрудниками.

Обычно руководитель просит одного из сотрудников оказывать помощь новому работнику на первых порах. Для быстрого решения проблем и преодоления трудностей, которые могут встретиться новичку в первый день работы, руководитель подразделения может предложить зайти к нему в кабинет в конце рабочего дня и поделиться впечатлениями о том, как прошел его первый день на новом рабочем месте.

3. Введение в должность

Введение в должность представляет собой процесс, посредством которого новичок трансформируется в полноправного члена организации. С помощью эффективных процедур оно должно пройти как можно более гладко и безболезненно. Новый сотрудник организации трансформируется в двух отношениях — изменяется его поведение, чувства лояльности и преданности переключаются на новый объект (организацию работодателя). Индивидуум начинает походить на остальных сотрудников и вести себя подобно им.

Информация, которую необходимо сообщить новичку:

  • кто является непосредственным начальником и вышестоящим руководителем;

  • каковы требования к продолжительности рабочего дня, что считается поздним и ранним уходом с работы;

  • кто входит в команду, куда зачислен новичок, и каковы обязанности каждого из них;

  • как следует общаться с ними новому члену организации;

  • в чем состоит вклад команды в работу фирмы в целом;

  • какие карьерные возможности открываются в фирме;

  • как планируется повышение квалификации и профессиональный рост;

  • как функционирует система вознаграждений, включая заработную плату, премиальные, оплату отпусков, пенсионную программу.

Вторая задача процедуры введения в должность состоит в том, чтобы добиться от нового сотрудника лояльности и приверженности фирме. Этот аспект программы, определяющий в известной степени продолжительность его пребывания в компании. Тактика менеджера должна увлечь и заинтересовать новичка.

Непосредственный руководитель нового работника начинает свое общение с новичками после того, как с ним побеседовал руководитель подразделения. Он отвечает за его ознакомление с работой и основными функциональными обязанностями. Непосредственный руководитель раскрывает основное содержание профессиональной деятельности и то, какой вклад работа нового сотрудника вносит в общий успех организации. Руководитель должен продумать, какие меры могли бы помочь новичку обрести необходимую уверенность.

При введении в должность важно уделить внимание следующим вопросам:

  • Коллеги нового работника и их задачи. Все ли сделано для эффективного сотрудничества?

  • Общий тип заданий, которые он будет выполнять в течение первых нескольких дней. Готов ли новый работник к успешному их выполнению?

  • Требования, предъявляемые к его работе, степень его ответственности за результаты работы. Достаточно ли хорошее представление о них имеет новый работник?

  • Кто отвечает за его обучение в подразделении. Достаточно ли четко новый работник видит эту связь?

  • Время начала и окончания работы, время обеденного перерыва. Насколько хорошо осведомлен новый работник об основных требованиях внутреннего распорядка?

  • Где должны храниться его личные вещи?

Теплый прием, правильно спланированная и хорошо организованная программа адаптации нового работника позволяют ему быстро выйти на необходимый уровень профессиональных показателей, направляют его работу с полной отдачей сил на благо организации.

На практике чаще всего используются две модели адаптации.

Первая модель — адаптация при приеме на работу. Сразу после приема на работу необходимо сформировать у новых сотрудников устойчивое положительное отношение к корпоративным стандартам и процессам, а также активизировать и поддержать персональные навыки применения стандартов в рабочих стандартных и нестандартных ситуациях.

Достижение поставленной цели обеспечивается решением следующих задач:

  • ознакомить сотрудников с корпоративными стандартами компании;

  • сформировать устойчивое активно-положительное отношение к корпоративным стандартам компании;

  • сформировать персональные навыки применения корпоративных стандартов в рабочих ситуациях.

Вторая модель — адаптация в изменяющихся условиях профессиональной деятельности. 

Сотруднику часто приходится адаптироваться, работая в одной и той же компании, в ситуации изменяющихся условий профессиональной деятельности. Компания должна постоянно отслеживать уровень и динамику удовлетворенности у сотрудников, для того чтобы иметь возможность воздействовать на мотивацию путем применения специальных технологий.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Бинакар форте капли для кошек инструкция по применению
  • Катеджель гель цена инструкция по применению при геморрое отзывы взрослым
  • Биомицин порошок цена инструкция по применению для людей отзывы
  • Дозиметр дкг рм1203м руководство по эксплуатации
  • Клей гипсовый монтажный инструкция по применению