Руководство кадровой службы новой организации

Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

Функции кадровой службы

Первая, наиважнейшая функция отдела — ведение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства по труду. Если в организации не налажено делопроизводство — она всегда под дамокловым мечом проверки инспекции по труду. Игнорировать эту деятельность ни в коем случае нельзя. Кроме того, есть еще охрана труда — это еще более жестко регулируемая законом функция, которую часто вменяют в обязанности отдела кадров.

Остальные же задачи бывают опциональными. Кадровая служба организации занимается следующими направлениями:

• учет и нормирование труда;
• подбор персонала;
• оценка;
• развитие, обучение;
• мотивация персонала;
• формирование корпоративной культуры организации.

Какие функции выполняет HR-отдел, решает руководитель организации, исходя из стратегических задач и планов развития компании.

Структура кадровой службы

Структура отдела зависит, во-первых, от размера компании (численности штата), а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам. В маленьких компаниях кадровое делопроизводство поручают бухгалтеру или даже секретарю. Если же компания большая, активно развивающаяся, заинтересованная в быстром и эффективном закрытии вакансий, удержании персонала, его развитии, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

• отдел кадров (делопроизводство);
• служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);
• отдел рекрутинга;
• отдел адаптации;
• ассесмент-центр;
• учебный центр;
• департамент компенсаций и льгот.

Возглавляет службу директор по персоналу.

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Как формировать кадровую политику

Функционал работников кадровых служб включает в себя не только ведение кадрового делопроизводства. Им приходится быть то секретарями, то юристами, а иногда и формировать кадровую политику.

История

Нынешняя работа надоела; стало скучно пару раз в год отправлять людей в отпуска и ежеквартально сдавать отчеты, а в голове постоянно всплывал один и тот же эпизод из фильма «Три мушкетера». Точнее, не эпизод, а фраза: «Господа, мы тупеем на этой войне». Вот и Алина, отупев от вечной рутины, решила сменить работу. Да, в той же кадровой сфере (не возвращаться же обратно в секретари), но отличающейся по содержанию.

Интересную вакансию она увидела практически сразу: небольшая компания, зато от кандидата ждут организацию корпоративных мероприятий (уже что-то живое и творческое), участие в наполнении корпоративного сайта и… разработку кадровой политики. Последнее немного смутило: о таком Алина раньше не слышала.

«Гугл всемогущий» немедленно выдал ей нужную статью: с таблицей, включающей в себя этапы развития организации, типы политики в зависимости от взаимодействия с внешней средой, организации кадровых процессов, реакции руководства. Мозги начали закипать от обилия терминологии, за которой не удавалось разглядеть сути описываемого предмета. И Алина решила посоветоваться с приятельницей — та работала директором по персоналу и могла рассказать, что представляет из себя кадровая политика на практике.

— Во-первых, запомни: кадровая политика — это не написанный документ, а действия руководства в отношении персонала. Если руководство считает, что ты разработаешь политику, при которой все станут радостно и хорошо трудиться, но сами начальники нечего не поменяют в своей работе, не соглашайся, потому что твоя миссия окажется невыполнимой и тебя же объявят виноватой.

Во-вторых, человек устроен так, что радикально поменять поведение не в состоянии даже при наличии собственного желания. Так что тебе все равно придется сначала зафиксировать текущую кадровую политику, а потом постепенно ее менять, ориентируясь на экономическую ситуацию и планы развития бизнеса.

Кадровая политика организации – это продуманная система взаимодействия руководства и работников. Отвечают за ее реализацию все руководители компании – от линейных до генерального директора. Направления кадровой политики организации бывают пассивными, реактивными, превентивными и активными.

В первом случае руководство практически бездействует, устраняя последствия негативных поступков (часто выливающееся в наказание «стрелочника»), не пытаясь выяснить их причины. Например, поиск нового сотрудника начинается сразу после увольнения прежнего, без формулирования и указания четких критериев поиска и с обвинениями рекрутера в плохой работе.

При реактивной политике негатив не только активно и своевременно устраняют, но и пытаются проанализировать причины его возникновения..

Превентивная политика позволяет не только заранее просчитать возможность конфликтов, некачественного выполнения работы, но и минимизировать их проявление. Работников заранее обучают работе на новом оборудовании, находят продуктивное применение неформальным лидерам, заранее планируют увеличение штата при расширении бизнеса.

Активная политика подразумевает прогнозирование среднесрочного и долгосрочного развития бизнеса, персонала и активное осознанное и целенаправленное управление данными процессами.

Управление кадровой политикой организации может развиваться только поэтапно, невозможно перепрыгнуть из пассивной сразу в активную. Разработка кадровой политики состоит из нескольких этапов.

1. Анализ существующей политики.
2. Разработка конкретных действий по переходу на следующий уровень.
3. Обучение руководства работе в новых условиях.
4. Знакомство персонала с новыми правилами.
5. Контроль соблюдения принципов кадровой политики.

Кадровые технологии на государственной гражданской службе

Все кадровые процедуры, касающиеся служащих государственных органов: от найма до увольнения, регламентируются законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Основная специфика состоит в том, что поступить на госслужбу можно только по конкурсу (за редким исключением); требования к квалификации и образованию четко прописаны. Для этой категории работников существует ряд ограничений и запретов (например, утрата доверия или гражданство другого государства). Госслужащему нельзя заниматься предпринимательством, приобретать ценные бумаги и открывать счета в иностранных банках.

Положение о кадровой службе

Такой документ не является обязательным — но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, правила коммуникации с другими подразделениями предприятия.

После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом — своего рода должностной инструкцией для всего отдела. Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: в дальнейшем эффективность работы отдела оценивается, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе.

Все сотрудники отдела должны ознакомиться с содержанием Положения и поставить подпись.

Интересно сравнить два документа: Положение об отделе кадров и Положение об отделе персонала. Различия в функциях очевидны.

Положение об отделе кадров

Скачать образец Положения об отделе кадров

Положение об отделе персонала

Скачать образец Положения об отделе персонала

Действия кадровика на новом рабочем месте определяют, насколько эффективно он будет выполнять свои задачи в дальнейшем, насколько быстро освоится в новой системе документооборота.

ДЕЛАЙТЕ ОПИСЬ СУЩЕСТВУЮЩИХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы (см. пример).

Последняя колонка этой таблицы особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы и т. п.

Подобная опись не помешает при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связана с ведением определенного массива документов.

Обойтись без описи, конечно, можно. Но тогда все ошибки в работе предыдущего кадровика не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я», не будут восприниматься.

Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в организации и станет отправной точкой вашей работы.

ОПРЕДЕЛИТЕ, КАКИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ХВАТАЕТ

В таблице приведен основной массив кадровых документов.

Этот перечень не исчерпывающий. Есть еще обязательные приказы по основной деятельности (например, о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек), другие обязательные документы.

Окончательный перечень документов, в том числе кадровых, составляется для каждой компании индивидуально. Например, если микропредприятие перешло на упрощенный документооборот, то локальные акты могут отсутствовать (позиции 2–5 в таблице), как и штатное расписание и график отпусков (позиции 1 и 10 в таблице).

Итак, определите по таблице, какие документы (дела) должны быть в вашей новой организации, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Если не повезло и вы обнаружили, что каких-то документов нет (локального акта, журнала регистрации, графиков и т. д.), то придется их оформлять и вводить в действие.

ИСПРАВЬТЕ ОШИБКИ ПРЕДШЕСТВЕННИКА

Недочеты, допущенные прежним работником кадровой службы, конечно, нужно исправлять, ведь они могут стать причиной административного взыскания. Но исправлять можно по-разному.

Нельзя задним числом оформлять документы, которые должен был сделать, но не сделал ваш предшественник — это фальсификация. В большинстве случаев можно оформить нужные бумаги с обратной силой действия во времени.

Кадровая служба
является структурным подразделением
открытого акционерного общества ЗАО
«Птицесовхоз «Родина».
Кадровая служба в своей деятельности
руководствуется действующим
законодательством РФ, Уставом предприятия,
коллективным договором, приказами и
распоряжениями руководителя общества.
Кадровая служба подчиняется руководителю
общества. Структура и штат кадровой
службы утверждается руководителем
общества с учетом задач, стоящих перед
предприятием, его специфика и численности
работников. Распределение обязанностей
между работниками кадровой службы
осуществляет руководитель общества в
соответствии с должностными инструкциями
и данным положением. Кадровая служба
имеет круглую печать с обозначением
своего наименования.

Основные задачи
кадровой службы:

— участие в разработке
и реализации стратегии управления
персоналом;

— обеспечение
предприятия необходимым количеством
кадров руководителей, специалистов,
рабочих требуемых профессий, специальностей
и квалификации;

— осуществление
эффективного подбора, расстановки и
реализации трудового потенциала кадров
в соответствии с их профессиональными,
деловыми и нравственными качествами;

— участие в
формировании и развитии стабильного
трудового коллектива, создании
благоприятного социально-психологического
климата;

— постоянное
совершенствование управления кадрами
не основе реализации целевых программ,
современных персонал-технологий и
оказании систематической методической
помощи руководителям подразделений по
проблемам управления персоналом.

Функции кадровой
службы.

В соответствии с
основными задачами кадровая служба
выполняет следующие основные функции:

— участвует в
разработке единой кадровой политики и
осуществляет ее через повседневную
кадровую работу;

— прогнозирует
перспективную и определяет текущую
потребность в кадрах, источники ее
удовлетворения;

Таблица 3.3.1-Текущая
потребность в кадрах с высшим, специальным
образованием и в кадрах рабочих профессий

Потребность в специалистах с высшим образованием
Наименование специальности	Количество
	2011 г.	2012 г. 2013 г.
Всего:
Потребность в специалистах со средним специальным образованием
Наименование специальности	Количество

Продолжение таблицы
3.3.1

	2011 г.	2012 г. 2013 г.
Техник — механик	1	— —
Ветфельдшер	1	— —
Всего:	2	— —
Потребность в кадрах рабочих профессий
Наименование профессии	2011 г.	2012 г. 2013 г.
Трактористы-машинисты	3	5 5
Электромонтеры	2	2 2
Слесаря- сантехники	2	1 2
Водители автомобиля	—	2 2
Всего:	7	10 11

— содействует
успешной адаптации новых работников в
коллективе;

— анализирует
имеющийся кадровый состав, планирует
профессионально-должностное продвижение
работников;

— организует
изучение профессиональных, деловых и
моральных качеств работников на основе
объективной оценки при широком
использовании различных методов, а
также проведение аттестации руководителей
и специалистов;

— формирует кадровый
резерв для выдвижения на руководящие
должности, составляет планы работы с
ним, разрабатывает схемы замещения ;

— осуществляет
непрерывное образование руководителей
и специалистов, организует подготовку,
переподготовку, повышение квалификации
рабочих;

— участвует в
разработке мотивационной системы
эффективного стимулирования работников
в соответствии с их трудовым вкладом;

— принимает меры
по укреплению трудовой дисциплины,
обеспечению социального равновесия,
предупреждению трудовых конфликтов;

— содействует
проведению мероприятий воспитательного
характера, поддержке лучших традиций
коллектива;

— разрабатывает и
реализует смету финансовых расходов,
связанных с развитием кадров, оформление
приема на работу, приобретение бланков
трудовых книжек;

— организует учебу,
различные исследования, оказывает
методическую помощь руководителям
подразделений по проблемам управления
кадрами;

— визирует проекты
документов, касающиеся персонала;

— осуществляет
оформление кадровых документов в
установленные сроки и обеспечивает их
сохранность;

— готовит приказы,
распоряжения, материалы, отчеты, справки,
доклады, предложения по кадровым
вопросам;

— представляет
необходимые документы для назначения
пенсий, пособий работникам их семьям в
органы социальной защиты;

На примере
предоставленных данных в управление
по труду, занятости и соцзащите по
району.

Таблица 3.3.2-
Информация по ЗАО
«Птицесовхоз «Родина» на
2013 г.

Наименование предприятия	Ожидаемая численность работников на 01.01.2011	Ожидаемое сокращение	Ожидаемая текучесть кадров /увольнение по с/ж и за нарушение дисциплины/	Ожидаемое выбытие с производства	Выбытие с производства работавших лиц пенсионного возраста в связи с переходом только на пенсионное содержание	Прирост новых рабочих мест в 2013 г. за счет Строительства и ввода новых и расширения действующих мощностей
ВСЕГО:	Поступление на учебу с отрывом от производства	Выбытие на пенсию
ЗАО« птицесохоз»Родина»»	624	—	110	15	—	15	20	—

Прогнозные цифры
приема на работу граждан, требующих
дополнительных гарантий занятости в
счет брони на 2014 год в разрезе следующих
категорий:

-впервые ищущие в
возрасте до 21 года- 2

-молодежь до 18 лет
-1

-демобилизованные
из ВС-2

Обязанности между
работниками кадровой службы распределяются
руководителем кадровой службы на основе
занимаемых должностей и их должностных
инструкций.

Должностные
инструкции работников кадровой службы
утверждает руководитель организации.

Кадровыми вопросами
в ЗАО
«Птицесовхоз «Родина»занимается инспектор по кадрам. На
инспектора по кадрам возлагаются
следующие функции:

— оформление
соответствующей документации по кадрам;

— обеспечение
соблюдения графиков очередных отпусков;

— ведение и
предоставление пенсионных документов;

— ведение личных
дел служащих;

— введение и
представление установленной отчетности.

Инспектора по
кадрам имеет следующие права:

— знакомиться с
проектами решений руководства организации,
связанных с его деятельностью;

— запрашивать и
получать от руководителей и специалистов
других структурных подразделений
информацию и документы, необходимые
для выполнения своих должностных
обязанностей;

— требовать от
руководства организации оказания
содействия в исполнении своих должностных
обязанностей.

Выводы и
рекомендации

В заключении можно
сказать, что весь период прохождения
практики был насыщен аналитической
работой по различным пунктам деятельности
системы управления персоналом.

В ходе написания
данного отчета о прохождении практики,
мной были проанализированы и исследованы
основные вопросы, связанные с системой
управления персоналом. В результате
анализа выяснилось, что ЗАО « Птицесовхоз
«Родина»– это успешно работающая
организация, которая обладает высокими
конкурентными преимуществами. В
организации уделяется достаточно
внимания вопросам, связанных с кадрами
(присутствует система мотивации;
карьерный и профессиональный рост).

Производственная
практика на ЗАО «Птицесовхоз «Родина»
позволила получить практический опыт
в области менеджмента.

Основными целями
производственной практики являются:
приобретение практических навыков
работы по специальности в реальных
условиях профессиональной деятельности,
формирование основ практического
использования навыков, полученных в
ходе теоретических занятий для решения
конкретных проблем управления
человеческими ресурсами.

Практика помогла
научиться самостоятельно решать
определенный круг задач, возникающий
в ходе работы специалиста по работе с
персоналом в организации, сформировала
практические умения и навыки в работе.
Помогла в приобретении первоначального
профессионального опыта в качестве
специалиста по кадрам; научила работать
с кадровой документацией, оформлять
документы по личному составу.

Практические
навыки играют определяющую роль в
профессиональной деятельности любого
специалиста. Чем больший опыт накоплен
человеком по практическому использованию
своих теоретических знаний, тем более
эффективна работа такого сотрудника.

С целью улучшения
системы управления персоналом можно
рекомендовать следующее:

• Создание оптимальной
  окружающей среды внутри предприятия,
  способствующей самореализации человека
  и максимальное использование его
  потенциала;

• Своевременное
  восполнение потребности предприятия
  в персонале необходимого качества;

• Повышение
  производительности труда за счет
  быстрой и безболезненной интеграции
  сотрудника в коллектив.

• Формирование
  коллектива высококвалифицированных
  сотрудников, способных достичь цели
  предприятия;

• Формирование
  высокопрофессионального кадрового
  резерва;

• Побуждение
  персонала к эффективному труду,
  формирование корпоративного духа,
  сплочение коллектива для достижения
  стратегических целей предприятия,
  усиление личной инициативы сотрудников;

• Развитие
  IT-инфраструктуры для последующей
  автоматизации бизнес-процессов
  предприятия;

• Обеспечение
  бесперебойной работы всей информационной
  системы;

• Вести ежедневную
  систему медицинского профилактического
  осмотра для водительского состава;

• Ни одного случая
  нарушения не оставлять без внимания.
  Проводить профилактическую работу и
  принимать меры дисциплинарного
  воздействия.

Главное на
предприятии — формирование единой
команды профессионалов, способных
достичь стратегические цели предприятия
и способные выполнить следующие задачи:

• Создание комплексной
  системы управления персоналом для
  достижения стратегических целей
  предприятия.

• Формирование и
  развитие коллектива профессионалов,
  единомышленников, стремящихся к
  самореализации для достижения
  стратегических целей предприятия.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Структура кадровой службы

* организация кадровой работы
структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

---

СТРАНИЦА ОФОРМЛЯЕТСЯ
 Можно выделить три основные организационные формы осуществления кадровой работы на предприятиях разной направленности, численности и структуры.
— самостоятельное структурное подразделение с непосредственными подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
— выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам предприятия;
— выполнение функций кадровой службы сотрудникам, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе;

Факторы, влияющие на структуру кадровой службы

— Сфера деятельности организации
— Численность персонала организации
————————————————————
   В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала,
   в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов,
   в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.
   Порядок организации и функционирования кадрового органа невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и численного состава. Последние определяются исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия, и регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое утверждает директор предприятия.
Но прежде всего следует уяснить содержание понятий «организационная структура» и «численный состав».
   Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности.
Численный состав отдела кадров характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий — руководителей, специалистов и исполнителей (как в составе отдела кадров в целом, так и в составе его внутренних структурных единиц). Воз- Под внутренней структурной единицей (в ряде источников — «базовой структурной единицей») следует понимать мини-подразделение в составе основного структурного подразделения (группа, сектор и т. п.). Численность таких мини-подразделений обычно не превышает 2—5 работников-специалистов, один из которых по совместительству выполняет также административные функции, являясь для остальных работников непосредственным начальником. Наличие мини-подразделений в структуре кадрового органа наиболее характерно для предприятий с численностью персонала от 500 до 1000 человек.

   Возглавляет кадровый орган предприятия и руководит его работой начальник — как правило, начальник отдела кадров (НОК).
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу).
Если отдел кадров насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником (кроме мини-подразделений). В необходимых случаях в штат отдела кадров могут вводиться должности заместителей начальника (по общим вопросам, по важнейшим направлениям кадровой работы), а также должности помощников начальника.    Выигрышным управленческим ходом является совмещение должностей начальников подразделений отдела кадров с должностями заместителей начальника отдела кадров — благодаря этому экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих совмещенные должности
Как правило, чаще всего отдел кадров представляет собой структурное подразделение в составе службы персонала.
   Организационная структура отдела кадров определяется прежде всего численностью работников предприятия, а также характером (объемом и сложностью) задач кадровой работы.
   Основные факторы, влияющие на выбор организационной структуры кадрового органа предприятия, представлены в таблице. С учетом изложенного организационная структура отдела кадров предприятия может быть построена в соответствии с одним из трех типовых вариантов.