Руководство для руководителя отдела кадров

Руководители отдела кадров занимают уникальную позицию в организации. С одной стороны, они являются руководителями их собственных команд и подразделений, а с другой стороны, они представляют собой мост между организацией (бизнесом) и остальными сотрудниками и руководителями.

Таким образом, помимо заботы о собственных подчинённых, включающей мотивацию сотрудников, вовлечённость, развитие, HR-менеджеры должны проектировать, разрабатывать и внедрять системы, которые будут помогать остальным руководителям в области мотивации сотрудников и их развития. Руководители отдела кадров должны беспокоиться об интересах компании, её планах и стратегии. В конечном итоге, работа HR-менеджеров состоит в наборе, мотивации и развитии подходящих людей для эффективного и успешного исполнения стратегии организации.

Такое особое положение требует определённого набора компетенций, навыков и знаний, которые позволят HR-менеджеру быть успешным на своей работе. Некоторые из этих навыков общие для всех руководящих должностей, в то время как другие являются уникальными для этой конкретной позиции.

1. Организационные навыки

Как и любому другому руководителю, HR-менеджеру следует обладать организационными навыками, поскольку он должен организовывать работу своего департамента, используя делегирование и координацию. Требование иметь отличные организаторские способности даже более критично для руководителей отдела кадров, так как они имеют дело со всеми сотрудниками в организации.

Такая деятельность как организация личных дел сотрудников, контрактов, приказов, регистрация присутствия на рабочем месте, обработка отпусков и больничных, организация управления эффективностью, разработка различных мотивационных программ входит в список их повседневных задач.

То, насколько эффективно и успешно будут выполнены все эти задачи, зависит от уровня организационных навыков руководителя отдела кадров. И в связи с тем, что выполнение таких задач напрямую оказывает влияние на людей, очень важным становится успешное их завершение.

В связи с этим критично, чтобы HR-менеджер обладал отличными организационными навыками, такими как тайм-менеджмент, координация, делегирование, мониторинг, планирование и составление расписаний.

Почитать: «Обладаете ли вы задатками руководителя».

2. Коммуникационные навыки

Если и существует руководитель, который должен обладать великолепными навыками коммуникации, то это руководитель отдела кадров. Необходимость иметь дело со всеми сотрудниками организации означает работу с людьми, имеющими различные типы характера, профессии, базовое образование, культурные принадлежности, интересы, предубеждения. Для того, чтобы справляться с подобной задачей, HR-менеджер должен быть отличным оратором и при этом уметь слушать. Это означает, что он должен знать, как донести сообщение и убедиться, что оно правильно интерпретировано.

С другой стороны он должен уметь слушать и при этом понимать, что другие хотят ему сказать. Он должен уметь вести беседу (не важно, при этом выступает он в роли оратора или слушателя) таким образом, чтобы обе стороны могли вынести максимум пользы из неё. Таким образом, руководитель отдела кадров должен быть активным слушателем, который понимает смысл сообщения, прислушиваясь к словам, чувствуя эмоции и читая язык тела собеседника.

3. Авторитетный пример для подражания.

Быть авторитетом — означает надёжность и доверие со стороны сотрудников. Авторитетные люди с большей лёгкостью управляют и ведут свои команды, а у остальных появляется желание с ними сотрудничать. Тем не менее, авторитет зарабатывается с трудом!

Первое, что нужно сделать, это заработать доверие, при котором люди могут верить вам и вашим действиям. Для того, чтобы заработать доверие, необходимо обладать такими качествами как честность, прямота и этичность. Недостаток любого из них может значительно подорвать авторитет.

Затем, HR-менеджер должен научиться эффективно управлять межличностными отношениями и разрешать конфликты, находить решения проблем, выступать посредником или напрямую налагать дисциплинарные взыскания. Ключевыми качествами будут чувство справедливости, объективность и беспристрастность.

И в завершение руководитель отдела кадров должен быть доступен. Это не означает, что любой может войти в его кабинет в любое время, но он должен находить время для встреч с сотрудниками и обсуждения имеющихся у них важных вопросов.

4. Умение решать проблемы

HR-менеджер должен хорошо уметь решать проблемы и находить выход из сложных ситуаций, таких как обучение и развитие сотрудников для предстоящих проектов и внедрения новых технологий в условиях ограниченного бюджета; мотивация сотрудников с учётом имеющихся ресурсов; нахождение креативных подходов к управлению эффективностью для улучшения производительности и вовлечения сотрудников. Все эти ситуации имеют колоссальное влияние на общий успех организации и требуют умения решать проблемы, креативности и инновационных навыков.

5. Умение разрешать конфликты и работать с трудными людьми

Существует два типа конфликтов, с которыми сталкивается руководитель отдела кадров. Первый относится к межличностным конфликтам между двумя или более сотрудниками. Второй тип охватывает более широкий спектр конфликтов, таких как конфликт между профсоюзом и руководством. Сложность в разрешении конфликтов, особенно между сотрудниками, состоит в том, что в этом вопросе много «серых» областей. Зачастую не существует правых и неправых, белого и чёрного. Во многих случаях обе стороны по-своему правы. Таким образом, необходимо подходить креативно к таким вопросам для такого выхода из ситуации, при котором обе стороны останутся в выигрыше.

6. Навыки ведения переговоров, умение убеждать и оказывать влияние

Ведение переговоров с сотрудниками на тему их личных проблем, с профсоюзами на тему прав работников, с руководством на тему увеличения бюджета, с другими функциональными руководителями на тему различных активностей для их сотрудников и требований отдела кадров к ним – всё это является лишь частью ситуаций, в которых очень важны навыки переговоров. Похоже, что ведение переговоров является одним из постоянных дел HR-менеджера.

Именно поэтому руководитель отдела кадров должен быть великолепным переговорщиком и уметь убеждать и влиять на людей.

Как было сказано вначале статьи, руководитель отдела кадров является мостом, который объединяет и связывает сотрудников и организацию, и должен уметь сотрудничать с множеством заинтересованных сторон, таких как руководители, сотрудники, профсоюзы, комитеты, совет директоров, высшее руководство, акционеры. Поэтому вышеуказанные навыки необходимы для успешного выполнения задач и обязанностей, возложенных на руководителя отдела кадров.

Почитать «Статистические факты о мотивационных программах».

7. Управление изменениями, постоянное совершенствование и инновации

Вы наверняка слышали высказывание: «единственная постоянная вещь в мире – это перемены». Существуя в постоянно меняющейся, динамичной и глобализованной среде, организации должны постоянно меняться для того, чтобы адаптироваться, выживать и побеждать. Все изменения в организации так или иначе влияют на людей.

Отдел кадров может проводить изменения внутри отдела, но так же он является основной движущей силой и лидером некоторых очень важных перемен в организации в целом, таких как реорганизации, развёртывание новых систем, реструктуризация, сокращения.

В обоих случаях отдел кадров должен принять меры для того, чтобы помочь сотрудникам и руководителям справиться с переменами и получить максимальную выгоду в каждой ситуации. Одно плохо спланированное изменение может иметь разрушительное влияние на моральный дух сотрудников, их вовлечённость и мотивацию.

Быть успешным в управлении изменениями означает не только знать, как справляться с переменами, но в основном уметь начать, спланировать и управлять процессом перемен для постоянного совершенствования систем, процессов и моделей. Для того, чтобы преуспеть в этом, руководитель отдела кадров должен знать как продвигать, развивать и поддерживать инновации.

Почитать: «Секреты успешного внедрения облачных решений для управления кадрами».

8. Навыки развития талантов

Мудрый руководитель знает, что наилучший способ управления командой — найти хороших сотрудников и развить их в самостоятельных квалифицированных профессионалов, которые возьмут на себя ответственность за свою работу.

HR-менеджер должен знать, как развивать своих собственных людей и также как развивать всех остальных сотрудников и руководителей в организации.

Почитать: «8 золотых правил ускорения развития сотрудников».

9. Выдающиеся знания в области управления кадрами

Управление кадрами является разносторонней областью и требует много энергии и времени на то, чтобы овладеть всеми её компонентами. Руководитель отдела кадров занимается всевозможными задачами, начиная с администрирования персонала, зарплатных выплат, процедур найма персонала и увольнения, больничных, и заканчивая системами грейдов, развитием сотрудников, организационным развитием, корпоративной культурой, управлением эффективностью, планированием преемственности, управлением талантами, компенсациями и бонусами.

Почитать: «10 Трендов в области управления кадрами».

10. Знание бизнеса и стратегическая ориентация

Являясь связующим звеном между сотрудниками и организацией, руководитель отдела кадров должен обладать достаточными знаниями в области общего бизнеса компании, экономики, индустрии, глобальных трендов. В сегодняшней динамической среде очень важно для каждого HR-менеджера быть ориентированным на бизнес и знать как настроить системы отдела кадров для поддержки производительности организации.

По тем же причинам руководитель отдела кадров должен иметь хорошо развитые навыки стратегического, критического и аналитического мышления.

Материал подготовлен на основе перевода оригинальной статьи, сделанного ABC Consulting.

• Начальник отдела кадров: кто это и какова его роль в компании

• Какие задачи решает начальник ОК

• Что входит в обязанности руководителя кадрового отдела

• Каковы требования к начальнику отдела кадров

Компания может обойтись без суперкомпьютеров и самого свежего программного обеспечения, без инновационных технологий и эксклюзивных материалов – все это не гарантирует успешности, лидерства на рынке и реализации всех поставленных целей. Главной движущей силой любой организации являются люди – инициативные, компетентные, талантливые, любящие свое дело и готовые на подвиги. 

Подобрать сильных игроков и создать сплоченную команду, которая сможет покорить самые труднодоступные вершины, непросто. Но такая задача вполне по силам кадровой службе компании, особенно если ее возглавляет грамотный специалист.

Начальник отдела кадров: кто это и какова его роль в компании

Одна из важных позиций в компании – начальник отдела кадров. Значимость этой должности, и в особенности специалиста, который ее занимает, нельзя недооценивать. Ведь в ведении этого человека находится главный ресурс любой организации – независимо от ее формы, масштаба и сферы деятельности – люди. 

Руководитель кадровой службы отвечает за подбор персонала и за грамотное оформление трудовых отношений с соблюдением законодательства, за последующий инструктаж или обучение новичков, за их адаптацию на новом месте, в новом коллективе. Эффективность работы людей во многом зависит от психологического микроклимата в компании – эмоционального настроя, стиля общения между сотрудниками и отношения к выполняемым обязанностям, от системы мотивации. А значит, начальнику отдела кадров необходимо быть в курсе ситуации на рынке труда, чтобы создать в компании условия, которые привлекут высококлассных специалистов и помогут удержать собственных экспертов. 

Работой с людьми деятельность руководителя ОК не ограничивается. В его ведении – кадровое делопроизводство и документооборот, контроль за соблюдением норм трудового кодекса, внутренних инструкций и локальных нормативных актов, которые приняты в организации. Кроме того, начальник отдела кадров знает все о последних изменениях в ТК РФ, участвует в разработке кадровой политики и может оценить, какие специалисты нужны, чтобы все цели компании были достигнуты.

Какие задачи решает начальник ОК

Главные цели кадровой службы и ее руководителя – наполнить компанию квалифицированными сотрудниками и обеспечить качественное использование этого ценного ресурса. Для этого начальнику ОК предстоит решить следующие задачи: 

• проанализировать потребности компании в сотрудниках определенной специальности;

• определить принципы подбора персонала, ротации кадров;

• найти кандидатов на замещение вакантных должностей, провести собеседование и оценить их соответствие предполагаемой позиции;

• оформить трудовые отношения с соблюдением всех норм ТК;

• сформировать качественную структуру штата, укомплектовать его;

• оптимизировать поиск сотрудников, подключив возможности современных технологий;

• содействовать скорейшей адаптации новобранцев в коллективе, при необходимости – организовать их дополнительное обучение;

• разработать систему оценки эффективности персонала, уровня компетентности и мотивации;

• создать в организации комфортные условия, которые позволят получать максимум отдачи без дополнительных финансовых затрат;

• организовать кадровое делопроизводство (сформировать штатное расписание, подготовить график отпусков, разработать унифицированные формы договоров, должностных инструкций, табели учета рабочего времени и т. д.) и др.

Что входит в обязанности руководителя кадрового отдела

Все, что касается функций и обязанностей начальника отдела кадров, регламентировано профессиональными стандартами и должно быть отражено в должностной инструкции и зафиксировано в трудовом договоре. В зависимости от типа организации, ее масштаба и направления деятельности перечень целей и задач, а соответственно – и функциональных обязанностей может меняться. Обозначим стандартные должностные обязанности начальника ОК:

• руководство кадровой службой;

• организация и контроль работы по комплектованию штата компании необходимыми специалистами;

• определение критериев, по которым происходит поиск, подбор и оценка сотрудников;

• организация и контроль за ведением работы по приему, переводу, увольнению сотрудников;

• организация и контроль за ведением кадрового делопроизводства и документооборота (оформление личных дел и их ведение; правильность и своевременность внесения необходимых корректив, формирование графиков отпусков и т. д.);

• разработка методик и программ обучения, переобучения, повышения квалификации и развития персонала, планирование обучения;

• контроль за тем, как проходит адаптация новых сотрудников;

• анализ рынка труда, подготовка прогнозов потребностей компании в конкретных специалистах, поиск источников, позволяющих эти потребности закрыть (например, установление связей с учебными заведениями, со службой занятости и т. д.);

• анализ текучести кадров (выявление причин и разработка методик, позволяющих предупредить или снизить утечку ценных человеческих ресурсов);

• контроль трудовой дисциплины и трудового распорядка;

• контроль за соблюдением трудового законодательства и предоставления всех социальных гарантий (в том числе – льгот и компенсаций);

• организация подготовки документов, касающихся пенсионного страхования, назначения пенсий сотрудникам компании, и своевременное предоставление такой документации в ПФР;

• систематический анализ работы кадровой службы, разработка предложений по повышению ее качества и эффективности;

• организация и контроль за разработкой и внедрением локальных нормативных актов на предприятии.

Каковы требования к начальнику отдела кадров

От профессиональной компетентности и личных качеств начальника ОК во многом будет зависеть стабильная работа персонала, а значит, и компании в целом, психологический микроклимат в коллективе и мотивация сотрудников, а также количество претензий со стороны проверяющих органов. Поэтому требования к кандидатам на должность руководителя кадровой службы довольно высоки:

1. высшее профессиональное образование (в идеале – в сфере юриспруденции, управления персоналом или психологии);

2. опыт работы инспектором или руководителем отдела кадров не менее 1-5 лет (зависит от конкретной компании), плюсом будет опыт организации отдела кадров и кадрового делопроизводства с нуля;

3. профессиональные компетенции:

• отличное знание трудового законодательства, гражданского права, нормативных документов;

• знание основ кадрового делопроизводства;

• знание порядка и навыки ведения отчетности;

• знание норм этики делового общения;

• навыки подбора персонала, его адаптации и мотивации;

• владение специализированными программами (например, «1С: Зарплата и управление персоналом»);

• умение выстраивать коммуникации;

• навыки работы с большими объемами информации;

• грамотная устная и письменная речь;

• знание основ конфликтологии и умение разрешать спорные ситуации;

• навыки ведения банка данных о персонале компании и др.;

4. личные качества: 

• уверенность в себе;

• инициативность;

• лидерские качества;

• тактичность;

• гибкость;

• дипломатичность;

• организаторские способности;

• ответственность;

• умение работать в режиме многозадачности;

• нестандартное мышление;

• знание психологии;

• стрессоустойчивость;

• аналитические способности;

• умение принимать решения и отвечать за них;

• внимательность и аккуратность. 

Начальник отдела кадров должен быть в курсе всех изменений в законодательстве, владеть современными эффективными методиками и инструментами управления персоналом. А для этого специалисту предстоит постоянно совершенствоваться, актуализировать свои знания и умения, повышать квалификацию. Сделать это можно на одном из курсов нашей Академии.