Руководство бюджетом проекта

Кадр: фильм «Похищение Фредди Хайнекена»

Обозреватель Skillbox Media по маркетингу и IT. С 2015 года работает с SEO, таргетированной и контекстной рекламой. Писала для Skypro, Yagla и Admitad.

Соблюсти план проекта, завершить его в срок и уложиться в бюджет — ключевые задачи проектного менеджмента. Но по данным исследования консалтинговой компании Wellingtone, только 34% организаций всегда соблюдают бюджет.

Мы перевели пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта от Monday.com — разработчика сервиса для совместной работы над проектами.

Если вы с трудом удерживаете расходы по проекту в рамках бюджета, то это руководство для вас. В нём мы пошагово разберём, как составить эффективный бюджет проекта, и дадим практические советы.

• Что такое бюджет проекта
• Что включает в себя бюджет проекта
• Почему бюджет важен
• 7 шагов по созданию бюджета проекта и управлению им
• Коротко об управлении бюджетом проекта
• Как узнать больше о проектном менеджменте

---

Бюджет проекта — это общая стоимость задач, мероприятий и расходных материалов, нужных для выполнения проекта. Заинтересованные стороны и участники проекта договариваются ориентироваться при работе на это значение.

Также бюджет проекта — документ, в котором указано, на какие задачи пойдут выделенные деньги. Благодаря этому плану менеджеры и заинтересованные стороны могут отслеживать и контролировать расходы на проект.

Бюджет должен быть составлен до начала работы над проектом. После запуска бюджет увеличить не получится, если не изменятся требования к проекту.

В бюджете проекта отражены группы необходимых расходов. Чтобы получить их, сначала все расходы делят на крупные категории (как на диаграмме ниже). Но этого уровня детализации недостаточно, поэтому дальше каждую из них разбивают на подкатегории.

В проектах обычно есть следующие статьи расходов:

• расходы на оплату труда — зарплаты, пособия и налоги;
• расходы на оборудование, программное обеспечение и другие материалы для проекта;
• расходы на транспорт и логистику;
• расходы на исследования и консультации экспертов, аналитиков, юристов;
• расходы на обучение — курсы, конференции, тренинги по навыкам или инструментам.

В разных проектах расходы распределяются по категориям неодинаково. Расходы на материалы в бюджете строительного проекта будут выше, чем в проекте слияния или поглощения компаний. В проекте по внедрению технологии на обучение сотрудников выделят больше денег, чем на зарплаты инженеров.

Бюджет проекта может быть объёмным документом со сложной структурой. Но благодаря высокому уровню детализации можно создать точный бюджет, которому удобно следовать.

Бюджет проекта обеспечивает прозрачность коммуникации между командой проекта и заинтересованными в нём сторонами.

При реализации проекта бюджет позволит отслеживать, как фактические затраты соотносятся с планом, и доносить эту информацию до заинтересованных сторон. А если требования к проекту меняются, в бюджете отражают соответствующие затраты.

Также бюджет проекта важно вести, потому что:

• Бюджет показывает прогресс проекта. По мере работы над проектом в бюджете отражают, какие задачи уже выполнены и сколько на них потрачено.
• Бюджет помогает получить финансирование. Все заинтересованные в проекте люди могут увидеть в бюджете, как будут использованы вложенные деньги.
• Бюджет помогает команде сосредоточиться на работе над проектом, так как расходы уже спланированы.
• В бюджете есть данные о том, сколько реально стоили уже завершённые части проекта. Это позволяет точнее спланировать будущие расходы.

24% руководителей проектов считают, что нереалистично составленный бюджет приводит к проблемам — например, к повышению расходов. Чтобы успешно управлять финансами проекта, лучше не торопиться и составить точный бюджет.

Существует несколько методов создания бюджета. В статье используются рекомендации по составлению бюджета проекта из PMBok.

Шаг 1. Обдумайте этапы, задачи и объём необходимых для проекта ресурсов. Прежде чем планировать затраты, нужно точно знать, что именно потребуется сделать в рамках проекта.

Посмотрите на план проекта и определите, какие в нём будут этапы и задачи, какие действия нужно выполнить. Можно пообщаться с командой проекта и с заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что у всех одинаковые планы.

Собирайте всю информацию в сервисах для совместной работы — например, в Notion или Monday Workdocs. В них можно систематизировать мнения участников и сформировать представление о целях проекта.

На первом этапе планирования бюджета не нужно оценивать реальные затраты. Просто составьте список всего, что потребует расходов.

Когда вы сформируете список, вы поймёте, на какие ещё вопросы вам нужно ответить. Может потребоваться, например, информация, какие ресурсы вам доступны и определён ли окончательный объём работ по проекту.

Чтобы составить точный бюджет, можно обращаться и к другим проектным документам — например, к реестру рисков и календарю ресурсов.

Шаг 2. Оцените бюджет проекта. Когда у вас будет список потенциальных затрат, приступайте к оценке стоимости всего проекта. Бюджет можно оценить двумя способами: «сверху вниз» или «снизу вверх».

При оценке «сверху вниз» устанавливают общий бюджет, а потом эту сумму распределяют на отдельные задачи и операции. При оценке «снизу вверх» сначала оценивают затраты на каждую задачу проекта, а потом складывают их.

Определите методику оценки. Можно рассчитывать стоимость всех составляющих проекта одним способом, а можно выбирать методы, отталкиваясь от типа задач.

Вот три распространённые методики оценки:

• Оценка по аналогии. В этом методе стоимость задачи определяют, опираясь на данные похожего проекта. Можно взять бюджет предыдущего проекта и скорректировать его под новые данные. Этот метод лучше всего подходит, если вы регулярно выполняете типовые проекты — например, устанавливаете или покупаете оборудование.
• Параметрическая оценка. В этом методе тоже используют данные предыдущих или аналогичных проектов. Но вместо сопоставления затрат на задачи одного типа здесь используют статистические методы и алгоритмы для расчёта значений переменных. Смета в этом случае основана на данных и более точна.
• Взвешенная трёхточечная оценка. По этому методу сначала определяется стоимость задачи в самом оптимистичном, самом пессимистичном и наиболее вероятном варианте, а потом рассчитывается средневзвешенное значение.

Какой бы метод вы ни выбрали, используйте самые новые данные из доступных. Учитывайте и другие факторы — например, ситуацию на рынке или потенциальные изменения в бизнесе.

Шаг 3. Утвердите бюджет проекта. Когда вы составите бюджет, вам нужно согласовать его с ключевыми участниками проекта.

Возможно, потребуется получить официальное одобрение от вашего руководства, но не менее важно согласовать бюджет с заинтересованными в проекте сторонами и финансовым отделом.

От них вы получите обратную связь по разным составляющим бюджета и сможете усовершенствовать его.

Шаг 4. Создайте трекер для отслеживания бюджета. В трекере этапы работы над проектом разбивают на задачи — и наблюдают, какие затраты на задачу были запланированы и сколько она стоила фактически. Это позволяет оценивать бюджет в режиме реального времени.

примечание

Для отслеживания бюджета проекта можно использовать «1C», «Битрикс24», Excel.

Если над проектом работает большая команда, для точности можно ограничить доступ к просмотру и изменению данных трекера: дать его только утверждённым участникам.

Шаг 5. Контролируйте бюджет проекта. Следите, как реальные затраты соотносятся с запланированными. Так вы сможете предвидеть, например, что объём работ придётся увеличить или что на проект может потребоваться больше денег. Если следить за бюджетом регулярно, у вас будет достаточно времени, чтобы скорректировать детали проекта и уложиться в план.

Шаг 6. Разработайте порядок изменения бюджета. Когда бюджет проекта утверждён, ваша цель как менеджера проекта — как можно точнее ему следовать. В большинстве случаев внести изменения в бюджет можно будет, только если объём или график проекта изменится по требованию бизнеса.

Но если изменения в объёме или сроках всё же возникнут, при перерасчёте бюджета нужно будет учесть все составляющие проекта, которых эти изменения коснутся.

Нужно также установить для команды порядок внесения изменений в бюджет. Например, создать форму запроса на изменения и настроить уведомления о новых сообщениях в ней для всех заинтересованных.

Шаг 7. После завершения проекта проанализируйте отчёт по бюджету проекта и сохраните его в архиве. При анализе оцените, что было сделано хорошо, а что не очень. Убедитесь, что фактические расходы точно отражены в отчёте, — это пригодится при составлении бюджета для будущих проектов.

Проведите анализ, даже если вы постоянно следили за изменениями бюджета в ходе работы. Только в 48% организаций анализируют бюджет после завершения проекта, а значит, в большинстве из них упускают важную для будущих проектов информацию.

• Бюджет проекта — это общая стоимость всех задач, покупок и мероприятий, связанных с проектом. Также это документ, который определяет, как общая сумма распределяется между отдельными задачами.
• В бюджете проекта расходы детализируются. Есть категории расходов на зарплаты, расходов на обучение, материалы, транспорт, исследования и консультации. В разных проектах деньги в бюджете распределяются между категориями по-разному.
• Бюджет нужен, чтобы получить финансирование: этого легче добиться, если все заинтересованные в проекте лица видят, на что будут потрачены деньги. Также бюджет отражает прогресс проекта и то, насколько эффективно расходуются деньги.
• Чтобы оценить бюджет проекта и управлять им, сначала нужно понять, на какие задачи и расходные материалы вы будете тратить деньги.
• Когда вы определитесь с задачами, посчитайте, сколько денег уйдёт на выполнение каждой. Для этого можно использовать разные методы: оценку по аналогии, параметрическую оценку, средневзвешенную трёхточечную оценку.
• На протяжении всего проекта нужно отслеживать, как тратятся деньги. Если реальные расходы начнут превышать плановые, у вас будет время заметить и исправить это.
• После завершения проекта нужно проанализировать отчёт по бюджету. Полученные данные пригодятся при расчётах для будущих проектов.

• Перед запуском проекта важно не только составить бюджет. Нужно понимать, какие в проекте есть риски, чтобы заранее продумать, как справиться с возможными проблемами. Почитайте об управлении рисками в переводе лекции от Google.
• Также рекомендуем изучить гайд по управлению коммуникациями в проекте. Он поможет уложиться в бюджет и сдать проект вовремя.
• Не знаете, как организовать работу над проектом? Изучите методологии Kanban и Scrum.
• Если вы только собираетесь стать менеджером проектом и не уверены в своих знаниях, приходите на короткий курс Skillbox по управлению проектами. Вы научитесь планировать экономику проекта, формировать команду, запускать пилотные проекты и составлять стратегию развития проекта.
• Если вы планируете стать менеджером проектов, вам может пригодиться курс по менеджменту проектов. На курсе вы с нуля научитесь управлять проектом и его бюджетом, общаться с заказчиками, руководить командой и презентовать проекты.

Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше

Привет, Хабр! Меня зовут Светлана Захарова, и это мой первый пост. Я работаю в команде внедрения ВИСТ, ГК «Цифра», а именно обеспечиваю жизненный цикл бюджетирования проектов нашей компании. Хочу поделиться своим опытом и сконцентрировать внимание заинтересованных читателей на некоторых деталях этого процесса. В этой статье речь пойдет о начальных этапах управления проектом – его бюджете, и, возможно, тема будет не столько интересна сообществу разработчиков, сколько руководителям проектов внедрения, которые, как ни удивительно, слишком часто проявляют некоторое легкомыслие при планировании. В дальнейших статьях я постараюсь рассмотреть более технические вопросы, связанные с интеграцией наших систем в единую систему управления проектами внедрения.

Цена вопроса…

Первый вопрос, на который необходимо ответить руководителю IT-проекта – «А сколько это стоит и стоит ли вообще?». Только ответив на него, мы можем принять решение о запуске проекта. Небольшой спойлер: окончательный ответ будет получен только после завершения проекта. Все остальное время мы можем лишь прогнозировать.

Прогноз затрат и необходимых средств составляется в виде структурированного документа, который отвечает на вопросы о том, сколько, когда и на что будут потрачены средства в процессе реализации проекта. Да уж, без правильного распределения денежных ресурсов далеко не уедешь. Но, к сожалению, руководители проектов часто совершают серьезную ошибку, когда решают начать проект без составления бюджета или составив его, как говорится, «на глазок».

Когда же необходимо приступить к составлению бюджета проекта?

Ответ: как можно раньше. Оценка рентабельности проекта необходима с момента подготовки ТКП. Конечно, такие бюджеты имеют большую долю погрешности, так как составляются довольно укрупненно и передают только смысл и суть предстоящих работ.

И, увы, опыт показывает, что часто к расчётам ТКП подходят достаточно халатно. Это безусловно может привести к тому, что ожидания от проекта после заключения контракта и составления уже более подробного бюджета проекта, мягко говоря, не оправдываются. В моей практике был такой случай: проект с маржинальностью в ТКП в 30%  в итоге оказался с маржинальностью -300%. Но и это был не предел понижения, т. к. проект просто приостановили. Конечно, там было много факторов, сыгравших такую злую шутку с бюджетом этого проекта, дело не только в ТКП. Но этот отрицательный опыт теперь является нашей «настольной книгой» при запуске новых проектов, чтобы больше никогда не повторять подобных ошибок.

Продолжим. Окончательное бюджетное обеспечение составляется после заключения договора с клиентом, определения всего необходимого для выполнения проекта и формирования всех расходов с учетом времени, отведенного на реализацию проекта. Такой бюджет, согласованный и утвержденный, дает старт проекта.

Все этапы бюджетного процесса при реализации проекта можно свести в таблицу.

Создание бюджета проекта является частью этапа планирования.

Я хочу рассказать вам об базовых шагах для успешного бюджетирования.

С чего начнем?

Во-первых, определите объём проекта.

Прежде чем вы сможете узнать затраты, связанные с вашим проектом, вы должны сначала четко определить объем проекта, сроки и результаты. Например, если большой проект должен быть завершен в короткие сроки, вам, вероятно, понадобится помощь большего количества персонала. Следовательно, четко определенный план проекта является необходимым условием для составления бюджета в управлении проектами.

Идеальным подходом является создание структуры разбивки работ для проекта. Структура разбивки работ позволяет охватить всю работу, связанную с реализацией проекта, на детальном уровне. Становится намного проще оценить потребности в ресурсах для составления бюджета.

А что затем?

Определите необходимые ресурсы.

После того, как вы поймете, что влечет за собой проект, вы можете начать склеивать кусочки бюджета.

• Персонал: самый главные и дорогой кусочек. Сколько требуется сотрудников для реализации вашего проекта и на какой срок? В нашей компании принят расчёт нагрузки на персонал в часах.

• Инструменты: это могут быть станки, оборудование и машины или даже программное обеспечение для управления проектами. Какие инструменты требуются для вашего проекта? Обязательно зафиксируйте это в своем бюджете.

• Другие элементы: различного рода дополнения, влияющие на стоимость проекта в зависимости от его конкретных потребностей. Если вам надо поехать куда-нибудь в рамках проекта, не забудьте включить командировки в бюджет. Либо вы планируете привлечь стороннего исполнителя для работы на своем проекте, обязательно заложите в бюджет оплату его труда.

В итоге у вас должен получиться список всех людей и предметов, которые понадобятся для успешного завершения проекта в установленные сроки. Соотнесите ресурсы, необходимые для проекта, с тем, что у вас уже есть сегодня. Любой пробел может стать дополнительной статьей расходов. Здесь нужно быть внимательным, т. к. мне встречались руководители проектов, которые просто «перезакладывали» ресурсы в рамках вверенных им проектов, ожидая, что, сэкономив по факту, получат вознаграждение, при этом искусственно понижая плановую маржинальность. Вымышленная нагрузка на специалистов и увеличение затрат, конечно, неприемлемы. Так как у грамотного руководителя проекта в конечном результате план-факт должны быть с минимальным «отрывом».

Ну вот, теперь мы можем приступить к подсчетам.

Теперь, когда вы знаете потребности проекта в ресурсах, пришло время определить необходимые объемы средств. Пробегитесь по списку ресурсов сверху вниз и начните оценивать затраты для каждого пункта.

Да, посчитать деньги чаще всего очень трудно. Для этого необходимо изучить бюджеты аналогичных проектов в прошлом; провести онлайн-исследование или опрос членов команды, которые имеют представление об отдельных элементах и связанных с ними расходах на проект.

Наконец мы можем создать наш бюджет.

Список ресурсов и соответствующих им сумм и будет вашей оценкой проекта. Да, и не забудьте включить резервный фонд на случай непредвиденных расходов.

Затем зафиксируйте свою оценку в ПО для управления проектами или в любом инструменте, который ваша компания использует для этой цели.

Мы для этого пользуемся продуктом фирмы 1С, а именно решением «1С:РМ Управление проектами». Если вы используете электронную таблицу или другой инструмент свободной формы, полезно было бы сгруппировать связанные элементы вместе.

Отдельное внимание при построении бюджета необходимо уделить различным спорным предположениям. Какие-то из таких предположений уже после начала проекта могут оказаться верными, а другие — нет, что приведет к отклонению фактических расходов от запланированного бюджета.

Выделив такие предположения, вы поймете, в каких местах бюджет не совпал с реальностью.

Обязательно учтите временную шкалу, если бюджет охватывает значительный период времени. Все расходы должны быть четко привязаны ко времени и срокам.

Наконец, обсудите бюджет с партнерами по проекту и соберите обратную связь. Иной взгляд на бюджет поможет выделить недостающие элементы и подтвердить точность сумм. Это также поможет вам избежать ошибок при защите и утверждении бюджета.

Осталось получить одобрение и внедрить.

Когда вы представляете бюджет проекта заинтересованным сторонам или руководителям, которые должны его утвердить, будьте готовы обосновать статьи и суммы. Именно здесь вы должны указать на все спорные моменты и ключевые предположения.

После утверждения бюджета контроль над ним входит в обязанности руководителя проекта. Рекомендуется использовать программное обеспечение для управления проектами для отслеживания затрат. Как диктует треугольник управления проектами, если партнеры по команде начнут отставать или в проекте возникнут неожиданные задержки, это повлияет на затраты.

И напоследок несколько советов по бюджетированию проекта:

1. Самый трудный бюджет проекта — первый. Дальше будет легче, ведь у вас уже будет свой бесценный опыт. Поэтому для составления первого бюджета обратитесь к более опытному коллеге или наставнику.

2. Учитесь на других проектах. Найдите похожий (аналогичный) проект и используйте его как шаблон.

3. Контролируйте основные расходы, начните с планирования затрат, необходимых для запуска, а затем сравните основные расходы с общим бюджетом.

4. Не удивляйтесь тому, что бюджет меняется. Большинство первоначальных оценок являются всего лишь предположениями. Из-за изменения объемов и других колебаний бюджет может измениться в любой момент времени. Этот факт только подчеркивает необходимость постоянного управления бюджетом. Бдительный руководитель проекта сравнивает текущие фактические данные с первоначальными, а затем с плановыми затратами.

5. Отслеживайте активы. Заработная плата — важная часть вашего бюджета, поэтому еженедельно проверяйте использование ресурсов, чтобы убедиться, что все работают и посвящают работе все отведенное время.

6. Делитесь информацией. Держите свою команду в курсе изменений прогнозов бюджета. Сообщите, что ожидается от них в рамках бюджета. Люди сами начнут отслеживать, как они распределяют часы и другие расходы по проекту.

7. Контролируйте масштаб. Бюджеты увеличиваются в объеме. Чтобы избежать незапланированной работы, которая приводит к перерасходу средств, формируйте дополнительные соглашения и договоры на работы, выходящие за рамки первоначальных требований проекта, с точным прогнозом дополнительных затрат.

Некоторые проекты сложно определить по размеру и бюджету. Например, при внедрении нового ПО для крупной компании не знаешь, какие проблемы возникнут и когда. В любом случае, даже опытному руководителю проекта иногда приходится сталкиваться с трудностями.

Хотелось бы ещё добавить, что бюджетирование не должно осуществляться ради бюджетирования. Бюджетирование может и должно обеспечивать мотивацию персонала компании. Успешность каждого этапа или бизнес-процесса, на который заложен бюджет, должен быть оценен с принятием управленческих решений. Иначе это будет всего лишь нерезультативный процесс.

Бюджет проекта — это план затрат на реализацию проекта, необходимых для его исполнения. Бюджет может включать в себя стоимость задач, мероприятий, закупку материалов, выплату зарплат команде проекта, услуг работы сторонних организаций. В конечном итоге основные стейкхолдеры и участники проекта договариваются ориентироваться при работе на план бюджета.

Бюджетирование

Бюджетирование проекта — это определение стоимости выполняемых в рамках проекта задач и процесс формирования бюджета проекта.

Глобально управление бюджетом проекта стоить разделить на три процесса:

1) Оценка стоимости работ;

2) Разработка бюджета проекта;

3) Контроль бюджета проекта.

Предлагаю дальше рассмотреть каждый процесс отдельно.

Оценка стоимости работ

Оценка стоимости — процесс получения примерных данных о стоимости работ или ресурсов. Оценки могут уточняться по ходу проекта. Любая оценка стоимости в проекте приблизительная, но по ходу реализации проекта она должна корректироваться и становиться более реалистичной.

Если провести оценку затрат на покупку материалов или услуг, которые предоставляют внешние подрядчики не сложно, т.к. скорее всего уже существует готовый прайс-лист, то для оценки работы сотрудников смежных команд история намного сложнее.

Типы оценок стоимости:

1) Грубый порядок величины. Стоимостные ожидания проекта, находящегося на фазе замысла или идеи ещё до этапа инициации;

2) Порядок величины. Предположительная стоимость проекта, рассчитанные в бизнес-плане или аналогичном документа. Зачастую на этапе инициации можно провести данные расчёты;

3) Бюджетная оценка. Оценка стоимости работ, полученная на основе данных, предоставленных поставщиком и исполнителями работ на этапе планнирования;

4) Точная оценка. Оценка стоимости, включаемая в бюджет при определении окончательной плановой стоимости проекта перед переходом к фазе реализации.

Ниже представлен прекрасный рисунок из книги: «Управление проектами. Полный курс MBA». На картинке можно увидеть уровень погрешности для каждого типа оценки стоимости проекта.

Для точной оценки бюджета проекта PM обычно используется один из нескольких методов:

1) Оценка «Снизу вверх» — оценка больших объёмов работ суммированием оценок, полученных для более мелких составляющих данной работы. Чем более подробно и точно разработана иерархическая структура проекта, тем точнее и корректнее могут быть получены оценки по проекту. (Пример: Чтобы оценить стоимость реализации доработки, которая состоит из нескольких задач для отдела разработки, нужно декомпозировать основную доработку на несколько мелких задач, после чего оценить их, по результату сложить стоимости работ, на выходе сумма и будет общая стоимость изначальной доработки);

2) Оценка «Сверху вниз» — применяется в условиях отсутствия детальной иерархической структуры проекта. Сначала делается укрупненная оценка всего пакета работ, а затем она детализируется и декомпозируется на отдельные элементы. Метод используется на ранних этапах жизни проекта, когда выполнение более точных оценок невозможно.

3) Оценка по аналогии — метод применяется, если проект типовой и компания уже имела опыт реализации схожих работ. Зачастую применяется ко всему пакету работ целиком или используется в комплексе с параметрической оценкой.

4) Параметрическая оценка — метод, при котором для стоимостной оценки используется статистическая зависимость между стоимостью операции и другими параметрами, полученная на основе анализа исторических данных. Зачастую используется в строительных проектах.

Разработка бюджета проекта

Бюджет проекта — основной документ, определяющий плановые стоимости работ. Основные вопросы, на который должен отвечать документ: «Сколько?» , «Что?» и «Когда?».

Важно при подготовки бюджета проекта указывать:

1) Какие работы будут выполняться;

2) В какой срок будут выполнены работы;

3) Какова стоимость работ.

Ниже приведён наглядный пример визуализации бюджета проекта в формате план-графика.

Также зачастую используются более точные модели расчётов бюджета, к примеру, P&L. Такая модель позволяет также показать руководству компании в какие сроки окупится проект вводя в отчёт также показатели прибыли, если проект внутренний и направлен на оптимизацию процессов или если клиент будет платить не сразу, а подпишет сервисный договор.

Контроль бюджета проекта

Даже после разработки и утверждения бюджета проекта менеджеру необходимо следить за расходованием бюджета. PM-у нужно выстроить прозрачную и эффективную систему контроля стоимости проекта и обеспечить своевременное выполнение корректирующих действий для минимизации отклонения от бюджета.

Зачастую на этапе подготовки бюджета, менеджер подготавливает процесс корректировки бюджета в случае необходимости изменения основных параметров проекта (Скоуп работ, стоимость работ, время реализации).

Для этого устанавливается для команды и стейкхолдеров порядок внесения изменений в бюджет. Например, создать форму запроса на изменения и настроить уведомления о новых сообщениях в ней для всех заинтересованных лиц.

Заключение

Разработка и контроль соблюдения бюджета проекта — важная задача PM-а, исполнение которой определяет уровень компетенции менеджера. Компании всегда хотят получить специалиста, который сможет не только провести корректные расчёты, но и сможет качественно контролировать расходы на реализацию.

О чем речь? Бюджет проекта – совокупная стоимость работ, необходимых для выполнения поставленной задачи. В него входят накладные, операционные и управленческие расходы, а также резерв на случай непредвиденных обстоятельств.

На что обратить внимание? Составление бюджета происходит после анализа рынка, оценки сроков, выявления рисков и определения задач. Нужно учитывать ряд принципов: полноту, реалистичность и обоснованность трат.

Понятие бюджета проекта

Бюджет проекта — это общая стоимость задач, мероприятий и расходных материалов, нужных для выполнения проекта. На эту стоимость ориентируются участники и заинтересованные стороны при работе над проектом. Этот бюджетный документ также необходим для того, чтобы убедиться, что выделенные деньги используются по назначению.

Перед началом работы над проектом необходимо сформировать бюджет. После его начала увеличение бюджета будет нецелесообразным, если критерии проекта останутся прежними. Бюджет может представлять собой объемный документ с многогранной структурой. Тем не менее, благодаря детализации, можно составить точный бюджет, который легко отслеживать. Бюджет проекта обеспечивает открытую коммуникацию между командой проекта и заинтересованными сторонами.

Реализация проекта предполагает отслеживание реальных затрат в сравнении с планом и информирование заинтересованных сторон. Если требования проекта изменяются, то соответствующие затраты включаются в бюджет. Кроме того, бюджет необходим для оценки хода реализации проекта: по мере выполнения задач в бюджете отражается, сколько средств было израсходовано.

Бюджет служит для обеспечения финансирования и обеспечивает прозрачность для всех, кто участвует в проекте. Он помогает команде двигаться вперед и концентрировать внимание на поставленных задачах. Кроме того, в нем содержатся факты и цифры о том, сколько стоят предыдущие компоненты проекта; таким образом, можно более точно прогнозировать будущие расходы.

Структура бюджета проекта

В основе бюджета лежат контракты с заказчиком и ожидаемые расходы. Он состоит из двух компонентов — доходов и расходов, которые планируются с учетом сроков, установленных в договорах. Доходы и расходы должны быть разделены на разные статьи для обоих компонентов.

Для точного прогнозирования доходов проекта его расходная часть, как правило, имеет большее количество статей, поскольку включает в себя как прямые расходы (оплату труда, материалы, услуги), так и разнообразные косвенные затраты. Под оценкой стоимости проекта понимается оценка затрат, распределенных по временным интервалам, которая включает:

Операционные расходы проекта

Затраты на эксплуатацию проекта состоят из расходов на ресурсы, обеспечивающие выполнение задачи:

• Расходы на приобретение материалов, инструментов.
• Расходы на оплату услуг субподрядчиков.
• Прямые затраты на оплату труда.

Управленческие расходы

Кроме того, существуют расходы на управление проектом, поддержку его функционирования, но которые не могут быть связаны с конкретными работами и задачами. Эти расходы относятся ко всему проекту:

• Контроль и структурирование проектов.
• Обучение и аккредитация персонала.
• Организация деловых поездок
• Обслуживание и использование имеющегося оборудования.

Накладные расходы

Это расходы, которые не могут быть точно определены в рамках конкретного проекта, но являются частью производственного процесса. Такие расходы необходимо распределять между проектами, и для этого существует несколько наиболее распространенных способов:

• Деление накладных расходов и их вычитание из общего финансового результата.
• Применение коэффициентов деления накладных расходов.
• Определение ставки оплаты труда основного персонала, включая накладные расходы. Эта ставка позволяет пропорционально разделить накладные расходы между проектами в зависимости от количества затраченного на них времени. Ставка также может различаться для разных категорий сотрудников.

Резерв на непредвиденные расходы

Кроме того, необходим резерв на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы учесть незначительные отклонения в стоимости проекта. Этот резерв должен быть точно рассчитан для каждой вероятности риска, а не рассчитываться как единый процент от стоимости или выручки. Это необходимо для того, чтобы резерв реально отражал возможные риски в ходе реализации проекта.

Принципы формирования бюджета проекта

Необходимо помнить о наиболее важных элементах бюджетирования:

• Обоснованность: бюджет должен гарантировать выполнение всех мероприятий, предусмотренных планом. Необходима привязка расходов к мероприятиям, то есть каждый расход должен быть связан с конкретным событием.
• Реалистичность: расходы должны соответствовать рыночным ценам. Если план проекта предполагает приобретение технической поддержки или оплату услуг, то необходимо включить в заявку текущую рыночную стоимость этих позиций, найденную в Интернете, а также предложения от фирм-подрядчиков.

• Полнота. Бюджет проекта никогда не будет соответствовать запрашиваемым инвестициям. В любом случае необходимо внести свой вклад в начинание: это может быть собственное оборудование, труд волонтеров, средства уже существующей организации, привлечение ресурсов партнеров и т. д. Обязательно укажите в бюджете все расходы, включая софинансирование, которое представляет собой вклад компании в проект наряду с вкладом партнеров.
• При реализации проекта учитываются затраты на его осуществление. Фонд не может компенсировать затраты, которые были произведены до начала проекта. Фонд не предоставляет средства на покрытие расходов, понесенных после завершения проекта. Если аренда, услуги связи или другие услуги, которые будут использоваться для реализации проекта, были оплачены заранее, за целый год, то можно включить часть этих расходов в качестве софинансирования, что соответствует периоду реализации проекта.

Скачать
файл

Этапы разработки бюджета проекта

В начале проекта бюджет формируется в два этапа: планирование затрат верхнего уровня и, если проект инициирован, то более детальное планирование. Например, заказчик обращается в фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Менеджер проекта выясняет первичные требования к проекту, оценивает бюджет и обговаривает условия. Если они устраивают заказчика, менеджер создает комплексный план проекта.

Для тщательного составления бюджета необходимо сначала оценить работу и собрать дополнительную информацию. Для этого необходимо:

• Определить, кто является заинтересованными сторонами

Это те сотрудники, которые получат выгоду от проекта или будут иметь к нему отношение. Например, если требуется автоматизировать систему документооборота компании, то в проект будут вовлечены ответственные за отделы и сотрудники офиса. Для того чтобы руководитель проекта смог получить информацию обо всех заинтересованных сторонах, ему необходимо провести интервью с представителями заказчика.

• Собрать требования к проекту

Руководитель проекта собирает требования от всех участвующих сторон. Эти требования — то, что должно быть выполнено. Например, при создании сайта — это функции, доступные пользователям и администратору сайта.

• Оценить ресурсы

В зависимости от требований менеджер оценивает, какие ресурсы необходимы для реализации проекта. Это могут быть разработчики, программисты, серверные мощности, лицензии на программное обеспечение, аппаратные средства.

• Исследовать рынок

Чтобы найти ресурсы для выполнения проекта, компания должна изучить рынок, сравнив различные предложения и определив средние цены. Кроме того, необходимо выбрать подрядчика для выполнения работ, учитывая не только стоимость, но и надежность компании. Для определения уровня заработной платы нужных специалистов руководитель проекта должен привлечь отдел кадров. Важно учитывать эти факторы.

• Оценить сроки работы

Руководитель проекта беседует с членами команды: разработчиками, кодерами, исследователями, дизайнерами и другими людьми, которые будут задействованы в проекте. Каждый из них даст оценку, сколько времени займет его работа. Например, программисту потребуется 5 часов на подключение и настройку CRM-системы и 10 часов на сопряжение с API. Все эти расчеты будут суммированы для вычисления продолжительности проекта.

Менеджер проекта переводит часы работы в дни. Желательно использовать 6-часовой день, так как человек не может работать 8 часов без перерыва. Допустим, для создания интернет-магазина требуется 48 часов или 8 дней. Так определяется срок выполнения заказа. В первоначальных расчетах могут быть допущены ошибки, поэтому лучше проконсультироваться с менеджером, чтобы минимизировать риск.

• Определить и оценить риски

Анализ возможных рисков необходим для того, чтобы предусмотреть в бюджете резерв на непредвиденные расходы. Например, во время выполнения проекта был принят новый закон, требующий проведения аттестации рабочих мест.

Буфер может быть использован для покрытия расходов на аттестацию. Затем руководитель проекта, используя полученную информацию, составляет бюджет и общую стоимость проекта. Эта цифра не должна увеличиваться в процессе работы. В случае необходимости изменения бюджета заказчик может не согласиться или согласиться, но это приведет к негативной оценке управления проектом.

Проблемы при составлении бюджета проекта

• Пренебрежение финансовой классификацией: бюджет должен охватывать все предстоящие расходы или, как минимум, те расходы, которые учитываются инвестором при создании предприятия.
• Отсутствие уровня прибыльности: если проект является коммерческим, его результат будет передаваться заказчику, то необходимо обязательно указать ожидаемый уровень прибыльности проекта.
• Средства могут быть распределены заранее: во многих компаниях, в зависимости от особенностей их финансового цикла и сложности управления проектами, деньги выделяются до завершения работ (планирования). В этих условиях бюджет является основным ограничителем проекта, в конечном итоге ограничивая возможности привлечения активов и количество выполняемых работ.
• Подготовка предварительных счетов может не соответствовать требованиям проекта. Это может привести к ограничению возможности регулирования расходов.

Часто задаваемые вопросы о бюджете проекта

Как оптимизировать бюджет проекта?

Чтобы оптимизировать бюджет проекта, используйте принцип Парето. Он предполагает, что 20 % задач приносят 80 % желаемого результата, а остальные 80 % задач вносят вклад только в 20 % результата. Это означает, что можно сократить расходы на задачи, которые оказывают наименьшее влияние на успех.

Как контролировать бюджет проекта?

Для управления бюджетом проекта создается система внесения изменений в бюджет для команды и заинтересованных сторон. Например, может быть создана форма запроса на изменение, при заполнении которой всем заинтересованным сторонам рассылаются уведомления.

Какие используются методы оценки бюджета проекта?

Для точной оценки бюджета проекта обычно используются два метода:

Оценка «снизу вверх» предполагает оценку больших объемов работ путем агрегирования оценок составляющих их элементов. Чем полнее и точнее иерархическая структура проекта, тем точнее будут оценки. С другой стороны, оценка «сверху вниз» используется в случае отсутствия детальной иерархической структуры. Вначале производится всеобъемлющая оценка всего комплекса работ, а затем разбивка на отдельные компоненты.

Бюджетирование проекта — это искусство разработки и управления бюджетом, который покрывает все понесенные расходы и сохраняет устойчивость проекта в долгосрочной перспективе. Подготовка бюджета — это один из процессов управления проектами, который призван обеспечить разработку, обоснование и готовность к использованию экономически эффективным образом.

Есть две основные причины того, почему важно составление проектов бюджетов. Во-первых, утвержденный бюджет способствует финансированию проекта. Вторая причина заключается в том, что, сопоставляя проект и фактическую стоимость утвержденного бюджета, можно определить, идет ли проект в соответствии с планом.

Сведения необходимые для составления проектов бюджетов:

• оценка стоимости работ;
• базис оценки;
• ограничения проекта;
• график проекта;
• календарь ресурсов;
• договоры.

Оценка стоимости работ — это индивидуальная смета расходов для каждого вида деятельности или совокупности работ, которые будут выполнены в рамках проекта. Для каждого вида деятельности в смету расходов включаются прямые трудовые ресурсы, материалы, оборудование, услуги и информационные технологии.

Базис оценки – это обоснование оценочных документов, подтверждающих детали оценки стоимости работ. Например, как были сделаны оценки, допущения и ограничения, уровень достоверности каждой оценки.

Ограничения проекта — важно определить, имеются ли какие-либо ограничения финансирования, которые могут быть у организации, ограничения по договорам или контрагентам, например, у государственных учреждений.

График проекта будет использоваться для определения продолжительности бюджета во времени.

Календарь ресурсов позволят узнать, какие ресурсы назначены для проекта и когда они назначены. При этом для каждого ресурса используются свои нормативы и осуществляется взаимосвязь с графиком проекта.

Информация по договорам на товары или услуги будет использоваться для определения затрат.

Необходимо придерживаться принципа последовательной разработки при бюджетировании проекта. Основы составления проектов бюджетов состоят из трех основных шагов:

• оценка ожидаемых затрат;
• согласование бюджета;
• обеспечение экономической эффективности.

Шаг 1. Оценка ожидаемых затрат

Первым шагом в подготовке бюджета является проведение оценки затрат по проекту для определения денежного выражения проектной деятельности. Основная цель первого шага состоит в том, чтобы гарантировать, что ожидаемые затраты оцениваются и выражаются в денежной сумме, которая является разумной и привязанной к целям и плану работы.

При планировании и оценке стоимости проекта можно использовать следующий контрольный список:

Категория «Персонал»: затраты на сотрудников, необходимые для выполнения проекта.

В данной категории необходимо определить:

• сотрудников, в т.ч. полного и неполного рабочего времени, участвующих в проекте;
• количество рабочих часов, которое они затратят на проект;
• почасовую ставку;
• расчет обязательных налогов на заработную плату.

Категория «Оборудование»: стоимость оборудования и инструментов, необходимых для выполнения объема работ.

В данной категории необходимо определить:

• все объекты оборудования, которые будут арендованы или приобретены для целей проекта;
• цену покупки / аренды на каждый объект;
• рассчитать общую стоимость.

Категория «Поставщики»: подрядчики и поставщики, которые будут задействованы в проекте.

В данной категории необходимо определить:

• поставщиков и подрядчиков, участвующих в поставках;
• установить наличие договорных отношений с поставщиками и подрядчиками;
• позиции закупок и цены;
• общую стоимость закупок.

Категория «Транспортные расходы»: транспортные расходы, которые будут понесены в рамках проекта.

Категория «Дополнительно»: дополнительные расходы, которые будут понесены для выполнения всех задач и мероприятий проекта. Например:

• профессиональные услуги;
• связь;
• копирование и печать;
• любые другие элементы, которые еще не указаны.

Обратите внимание, что все перечисленные категории относятся к прямой стоимости проекта. Кроме того, необходимо определить и оценить косвенную стоимость проекта.

Косвенные затраты (накладные расходы) — это затраты, которые относятся к общим целям проекта, но не могут быть отнесены к конкретным видам деятельности и задачам. Общая сумма косвенных затрат должна быть добавлена к бюджетным расчетам.

Таким образом, в бюджете проекта отражаются совокупные затраты на работы по проекту: прямые и косвенные.

Шаг 2. Согласование бюджета

В результате первого шага будет получен предварительный бюджет с подробными сведениями о расходах по статьям затрат. Согласование предварительного бюджета является вторым шагом в подготовке бюджета проекта.

Согласование бюджета — это процесс утверждения сметы проекта путем предоставления необходимой информации финансовому департаменту для подтверждения необходимости и обоснованности каждой из указанных статей расходов. Он призван объяснить, являются ли затраты обоснованными и достаточными для проекта.

Обоснование бюджета происходит в три этапа:

• Пересмотр каждой статьи затрат для точности. Ответственное лицо должно быть уверено, что каждая предложенная цена является правильной и разумной.
• Проверка накладных расходов. Ответственный связывается с финансовым отделом, чтобы запросить необходимую финансовую информацию и начать анализ сметы расходов и подтвердить их соответствие проекту.
• Подведение итогов. Согласовывающее лицо оценивает точность и уместность как прямых, так и косвенных затрат, запланированных для проекта, и отчетов об обосновании и утверждении бюджета (или отклонении, если затраты не согласованы и не подтверждены).

На втором этапе разрабатывается обоснованный и утвержденный бюджет проекта.

Шаг 3: Обеспечение экономической эффективности

Заключительным этапом подготовки бюджета проекта является оценка его рентабельности. Это означает, что бюджет будет эффективным, если он полностью покрывает все расходы, которые требуются для выполнения целей и задач проекта.

Анализ экономической эффективности помогает завершить последний этап. С помощью этого анализа необходимо изучить предлагаемые сметы расходов и определить запланированные результаты проекта. Затем определяется, обеспечивает ли бюджет максимальную эффективность проекта с точки зрения затрат, которые будут понесены для целей и задач проекта. Анализ экономической эффективности поможет получить представление о денежных затратах и желаемых результатах проекта.

Наряду с оценкой бюджета и затрат, разумно проводить анализ чувствительности, который помогает смоделировать влияние на конечный результат некоторых исходных предположений и ограничений, связанных с затратами.

Таким образом, бюджетирование проекта — сложный процесс, который включает в себя серию шагов, призванных обеспечить согласованность прогнозов затрат и бюджетных ресурсов с целями и задачами проекта.

Все три шага бюджетирования бизнес проекта удобно автоматизировать в нашем программном продукте «WA:Финансист. Бюджетирование». На первом шаге, удобно воспользоваться документом «Бюджет» в котором менеджер проекта может сделать предварительную оценку затрат.

На втором шаге удобно использовать автоматическое согласование, при котором документ «Бюджет» пройдет процесс согласования в системе и, при необходимости, будет скорректирован. Кроме того, система при необходимости автоматически определяет, соответствует ли бюджет проекта бюджету верхнего уровня.

Рисунок 1. Пример процесса согласования бюджета в системе «WA: Финансист. Бюджетирование».

Расчет экономической эффективности бюджета проекта можно осуществлять при помощи инструмента «Произвольный отчет», в котором пользователь, предварительно настроив отчет, может рассчитать любые показатели эффективности.

Рисунок 2. Пример произвольного отчета в программе «WA: Финансист. Бюджетирование».