Руководство архива организации

Опубликовано: 22.08.2018, последнее изменение: 22.08.2018

Каким должен быть архив документов в организации

Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если
организация небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может
нанять отдельного архивариуса для ведения этого направления деятельности. Организовать самостоятельный отдел или
подразделение в составе службы делопроизводства для ведения архива – путь крупных компаний. При этом есть ряд правил,
которые нужно соблюдать при хранении бумаг в архиве.

Во-первых, нужно определить функциональность архива

Архив предприятия может функционировать на правах:

• самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается
  на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного
  подразделения;
• структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на
  руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от
должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;
• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или
  заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный
архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними.
Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Обычно архивариус выполняет следующие функции:

• ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
• прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
• учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении
  содержания архивных документов;
• организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение
  учета и анализа использования таковых;
• участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических
  мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
• работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
• оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с
  документами;
• участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению
  управления внутри организации;
• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об
архиве организации

Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива,
права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и
ответственность должностных лиц.

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р
7.0.8-2013. Именно здесь можно узнать, что такое:

Именно здесь можно узнать, что такое:

• документационное обеспечение (ДОУ);
• архивное дело (АД);
• документ (официальный, электронный, архивный);
• подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
• сроки хранения документов;
• многое другое.

Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и
об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов. Использование электронного архива в «1С», созданного с
помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться
одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы.
Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.

Функции Архива организации

Давайте разберемся в том, какие функции существуют у архива документов в организации. Непосредственно хранение
документов и ведение учета – лишь верхушка. Рассмотрим функции архива в организации подробнее.

Первая основная функция архива документов в организации – это организация приема этих документов. Такой прием может
быть по документам временного или постоянного хранения. В архив поступают все документы, отражающие процессы в
организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. Второй основной функцией архива
является ведение учета документов, уже поступивших на хранение.

Когда документы поступили в архив, их, в первую очередь, необходимо систематизировать в соответствии с правилами
ведения архивного учета в данной организации. После чего документы могут храниться, либо передаваться.

Кому архив может предоставить документы?

Документы их архива по правилам могут быть переданы на различные комиссионные рассмотрения или иные, например, когда
необходима информация о составе работников организации, или о конкретном работнике, например, личное дело. Еще могут
изыматься документы, которые более не подлежат хранению, учет по ним больше не ведется, а сами документы уничтожаются,
согласно правилам.

В видении архива организация столкнется с экспертно-проверочной комиссией. Этот учреждение занимается периодической
описью дел, подлежащих ведению и хранению в архиве организации. Им также по правилам можно передавать документы из
архива.

Согласно правилам ведения архива в организации, снять с хранения документ можно в случае передачи его руководителю
организации. Есть ряд документов, которые руководитель, согласно правилам ведения архива, может получить. К таким
документам относятся: документы постоянного и временного хранения, личные дела сотрудников организации, документы,
срок хранения которых подошел к концу, а также акты об утраченных в ходе хранения документах.

Какие еще функции осуществляют в ходе ведения архива организации

• Организация обмена документами между архивом и иными структурами компании и контрагентами.
• Экспертиза документов, которые находятся на временном хранении в архиве.
• Обеспечение сохранности документов, с которыми работает архив организации.
• Поддержание надлежащего информационного обеспечения по вопросам ведения архива, хранения документов.
• Обеспечение навигации в поиске документов, хранящихся в архиве.
• При необходимости, организация работы с документами внутри архива, просмотр документов, ведения учета по
  взаимодействию с документами в архиве.
• Ведение учета по различным обращениям и запросам, которые поступают в архив.
• Полное ведение учета по всем операциям, совершаемым с документами, хранящимися в архиве.
• Разработка и внедрение поисковых регистров и инструментов для работы в архиве организации.
• Сотрудники архива, как правило, участвуют в создании документов, входящих в уставные положения организации, по
  всем вопросам, относящимся к архиву организации.

В ряде случаев работники архива могут выступить помощниками в методической работе других подразделений
организации:

• Помощь сотрудникам службы делопроизводства, с организацией номенклатуры документов, их группированием и
  оформлением.
• Различным сотрудникам организации работники архива могут помочь подготовить документы к отправке в архив.

Права архива организации

Одним из основных прав, которыми наделен архив организации, в лице его сотрудников, это вносить рекомендации в
правила ведения и работы с документами архива. Также, сотрудники архива могут производить запросы любых документов,
необходимых им для работы. Специалисты могут напоминать сотрудникам иных структур организации о необходимости сдать
тот или иной документ в архив.

Обратите внимание: сами сотрудники имеют право принимать участие в работе Центральных экспертно-проверочных
комиссий. Это специальные контролирующие органы при Федеральном архивном агентстве.

Почему современные компании выбирают электронный архив документов

Преимущества электронного архива документов очевидны являются очевидными. Во-первых, хранение документов, в
электронном архив занимает значительно меньше места. Во-вторых, само ведение учета в организации занимает меньше
времени, как на поиск информации, так и на распределение документов, ведь система «Скан-Архив» делает это
автоматически. Эти два фактора существенным образом снимают нагрузку с работников, занимающихся ведением архива, что
повышает их эффективность и снижает вероятность ошибок, при работе с документами. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит
бесплатные консультации по внедрению электронного архива документов «Скан-Архив» совершенно бесплатно.

В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов.

Кому нужен архив документов организации

Госорганы, в том числе муниципальные и городские районы и округа обязаны создавать архивы (ст. 13 Закона от 22.10 2004 №125-ФЗ). При этом для всех организаций и предпринимателей, которые ведут бизнес без оформления юрлица, создание архива — право, а не обязанность. То есть для таких компаний и граждан наличие хранилища для документов необязательно. 

Вместе с тем любые компании и ИП обязаны беречь важную документацию во время обозначенного срока их хранения (ст. 17 Закона №125-ФЗ). Организация работы архива организации, таким образом, имеет прямую связь с обеспечением сохранности документов и нужна всем, кто занимается бухгалтерией и имеет сотрудников. 

Важно! Для ИП, должностных лиц и компаний неправильное обращение с архивными бумагами является административным правонарушением (ст. 27 Закона №125-ФЗ). Штраф составляет от 1 000 руб. для граждан, от 3 000 руб. для должностных лиц и от 5 000 рублей для организаций (ст. 13.20 КоАП РФ).

Основные правила архивов организаций

Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ). 

Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой. 

• Основной документ — Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ.
• Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019  № 236 (далее — Перечень).
• Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019  №237 (далее — Инструкция №237).
• Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015  №526 (далее — Правила №526).
• Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.

Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 2.3 Правил №526). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга. 

В приложениях к Правилам №526 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
2. Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
3. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
4. Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
5. Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
6. Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
7. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
8. Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

1. Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
2. Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. 
3. Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
4. Работник составляет внутреннюю опись.
5. В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. 
6. В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил №526).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их.

Как создать электронный архив документов

Электронный документооборот давно успешно применяют для внутренней и внешней деловой переписки. Тем не менее, оцифровка архивных фондов пока мало распространена. 

Подробные разъяснения по созданию цифровых хранилищ дается в материале «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», Росархив, ВНИИДАД. — М., 2013 г.

Электронный архив организации формируется по тем же правилам, что и бумажный. Но есть некоторые нюансы, связанные с особенностями цифровых носителей:

• Электронные дела, так же как и бумажные, передают по описи. Но вместо количества листов ответственный исполнитель указывает объем файла в Мб.
• Вся информация записывается в двух экземплярах: на основной и рабочий накопители. Желательно хранить экземпляры отдельно и на разных типах носителей.
• Архивариус заводит отдельную книгу учета для контроля поступления и перемещения электронных дел. В этой книге кроме основных отметок, заполняется графа «формат / тип носителя».
• Организация должна будет закупить отдельную технику, чтобы просматривать и копировать документы, а также выбрать подходящую программу. Такой продукт, среди прочих, есть у фирмы «1С» — «1с: Архив».

Обратите внимание! Минцифры собирается выпустить в конце 2022 года единую платформу для хранения электронных архивов (ЦХЭД). Это позволит упорядочить и автоматизировать процесс учета и передачи дел на хранение из ведомств в Государственный архив. Практика единой площадки по ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса СЭД «ДЕЛО».

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

1. Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
2. Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
3. Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
4. Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
5. Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
6. Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
7. Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
8. Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов. 

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Поэтому Правила (пп 2.30–2.35) требуют завести не меньше двух накопителей и хранить такие документы отдельно от бумажных дел. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.

В
прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами
— начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой
дел для передачи их в архив.

Переданные
на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого
помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а
также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ
АРХИВА

Итак,
где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его
размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования
к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от
06.02.2002).

В
первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих
строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными,
чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные
для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны
быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается
размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами
общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими
пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и
химические технологии.

Архив
организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном
для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно
быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К
таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости
от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих
воздух.

При выборе
здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть,
что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1)
архивохранилище;

2) помещение для
приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для
использования документов;

4) рабочие
комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение
архивохранилища

Само
архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных,
производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними
вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными
стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В
помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и
канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании
места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее
помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное
значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия
стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны
собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении
архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция.
Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны
соответствовать следующим характеристикам:

• обеспечивать
  рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

• поддерживать
  стабильный температурно-влажностный режим;

• производить
  очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

• отвечать
  современным требованиям компактности и экономичности.

Высота
архивохранилища (пункт 2.11.1.2
Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007
№ 19, в ред. от 16.02.2009))зависит
от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных
документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не
выше 4 м.

В
архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов,
размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в
нем архива

Окончательное
решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации
принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и
санэпидемстанции.

Только после
проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях
организации осуществляется размещение архива.

Данная
экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений
архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с
учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и
вентиляционных систем.

Она проводится
силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива),
пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных
служб.

По итогам
проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА
ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы
не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в
государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего
договора между сторонами.

Согласно
п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив
по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения
описям дел.

Передача
дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме
документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в
государственный архив организация должна передать историческую справку на
архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается
дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях,
структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если
таковые имели место быть).

В
случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и
фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая
запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел.
Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов
на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации
указываются причины их отсутствия.

Архив
организации также несет ответственность за розыск документов.

В
случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов,
составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные
подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно
перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в
государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится
проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и
санитарно-гигиенического состояния документов.

При
обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт.
Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10
Основных правил).

С
архивными документами организация передает в государственный архив три
экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все
вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают
наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и
образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ АРХИВА

Структурная
организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив
организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы
делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных
правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять
положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель
архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность
и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу
деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;

• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы
  из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325
  Уголовного кодекса РФ)), за
  выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу
необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например,
введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных
архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж
архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо
лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках
обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении,
оказывающем данный вид услуг.

Должность
архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив
предприятия может функционировать на правах:

1)
самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью
архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление
повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного
структурного подразделения;

2)
структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В
этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и
руководителя структурного подразделения.

Основными
задачами архивариуса организации являются:

1)
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об
архиве;

2)
учет и обеспечение сохранности документов;

3)
создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4)
использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и
передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на
постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными
Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом
субъектов Российской Федерации.

В целях
выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение
списков структурных подразделений организации, являющихся источниками
комплектования архива;

2) прием
сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных
подразделений организации;

3) учет и
обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и
поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам
архива;

5) организация
информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений
организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация
использования документов по запросам структурных подразделений организации и
частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в
проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса
организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное
хранение;

проверка
правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях
организаций;

9) работа по
составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание
методической и практической помощи структурным подразделениям организации по
вопросам работы с документами;

11) участие в
разработке нормативных и методических документов по архивному делу и
документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в
проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ.
Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ,
возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и
функциями.

ПЕРЕДАЧА
ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача
дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется
архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих
документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных
правил).

Прием-передача
каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя
структурного подразделения.

Так
как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но
и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи
документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам
сотрудников организации.

Например,
правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна
регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно
выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о
выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок
выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца
для использования работниками организации и трех месяцев — для
временного пользования другими организациями.

Отметим,
что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в
силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить
соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ
РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль
за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации
осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально
уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти,
органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе
уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в
области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной
законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской
Федерации (ст. 16
Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким
образом, архив организации могут проверять:

1)
Налоговая инспекция РФ;

2)
Пенсионный фонд РФ.

В
итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные
в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в
соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном
деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и
уголовную ответственность, установленную законодательством Российской
Федерации.

В
заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в
большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности
документов, в частности создания материально-технических условий для их
физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу,
утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы
профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению
внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам
хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной
безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному
размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

 

Особенности ведения архива в организации

30 сентября 2021

Не смотря на то, что мы живем в цифровую эпоху, актуальность бумажных документов не спешит сдавать свои позиции. Тем более, что огромный массив документации имеет силу только в своем бумажном выражении.

Рано или поздно, в каждой средней, или крупной организации накапливается критический объем исполненных документов, которые занимают много места в помещении, но не используются в повседневной работе. Дальнейшая судьба всей документации жестко регулируется российским законодательством. Часть документов подлежит уничтожению, часть хранению в архиве организации, часть передается в государственный архив.

Целью данной статьи является упорядочение всей имеющейся информации и представление понятного алгоритма по правильному ведению и формированию архива организации.

Не забывайте, что нарушения в области архивного дела, в Российской Федерации караются полновесными штрафами.

Согласно статьи 13.20 КоАП РФ, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере до 3 000 рублей, на должностных лиц до 5 000 рублей, на юридических лиц, до 10 000 рублей.

В России, руководящих документов, регламентирующих архивное дело достаточно много, и разобраться в хитросплетениях законодательных актов бывает непросто.

Основные руководящие документы, регулирующие архивное дело РФ:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ»
• Письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А (Письмо, которое заменило «вечный» приказ госархива СССР № 263 от 05.09.1985 г.)
• Решение Коллегии Росархива 06 февраля 2002 года, который определяет порядок ведения архива.
• Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 г. Утвердил перечень сроков хранения документов.
• Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 год.
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 год.

Предлагаем разобраться, как на практике происходит работа с архивом в организации.

По сути, работу с архивом требуется настроить только один раз, назначить ответственных лиц и в дальнейшем, отлаженная система будет работать сама.

Важные организационные моменты.

Архив документов формируется на основании приказа руководителя организации, который утверждает Положение о архиве, с назначением ответственного работника.

За те организации, в штате которых предусмотрена должность начальника архива, тихо порадуемся. К сожалению, в современных реалиях, руководитель, не всегда имеет возможность выделить штатную единицу на архивное направление и назначает на эту почетную должность начальника отдела кадров, или наименее загруженного работника.

Главное, о чем нельзя забывать, разрабатывая «Положении об архиве», это в обязательном порядке отразить все значимые для организации вопросы, в том числе:

• Задачи архива
• Функции архива
• Основные термины и понятия
• Права архива
• Порядок и график работы
• Ответственные лица
• Персональная ответственность должностных лиц
• Условия хранения документов в архиве

Следующим шагом, является выбор подходящего места для хранения документов архива. Как правило, архив организации располагается в основном административном здании.

Рассчитать площадь для помещения архива достаточно просто. В среднем, кадровые и бухгалтерские документы хранятся 5 лет. При этом ряд дел, книг и журналов, согласно законодательству хранятся от одного года до 75 лет, а некоторые дела хранятся постоянно, вплоть до ликвидации организации с последующей передачей в государственный архив.

Например:

• Штатные расписания хранятся постоянно;
• Журнал учета проверок юридических лиц хранится 10 лет;
• Документы о соблюдении дисциплины труда хранятся 3 года;
• Все документы, касающиеся оплаты труда хранятся 75 лет.

И т.д.

Работник, ответственный за ведение архива, анализирует фактическое количество дел сформированных в организации. Остается произвести подсчет количества папок и место, которое они занимают на стеллажах. После этого, общий объем применяют к выбранному помещению.

Оборудование помещения архива.

После того, как помещение архива готово к работе, организация приобретает все необходимое оборудование и расходные материалы. Для работника архива выделяется удобное рабочее место, которое комплектуется расходными материалами.

Крайне нежелательно продолжать хранить документы в папках-регистраторах (сегрегаторах) и папках на зажимах. В течение года, подобное можно допустить, но в конце года, все документы следует подшить в специальные архивные папки и поместить в архивные короба.

Важный момент.

Приобретать архивные папки и архивные короба лучше всего в специализированных организациях. Дело в том, что дела, находящиеся на временном хранении в организации, достаточно часто передаются в государственные архивы, которые предъявляют жесткие требования к сформированным делам. Нельзя тратить драгоценное время и делать двойную работу по расформированию и перешивке дел.

Кроме того, все папки и короба обязательно должны соответствовать ГОСТУ.

Не забываем и про здравый смысл. На территории архива запрещается присутствие посторонних лиц, разведение огня, использование нештатных нагревательных приборов.

Не помешает обеспечить в помещении архива качественную вентиляцию и исключить попадание солнечных лучей на стеллажи с делами. Кром того, в помещении архива устанавливается весь комплекс охранной и противопожарной сигнализации.

После того, как помещение готово, следует тщательно продумать алгоритм действий для всех структурных подразделений организации.

Для правильного формирования архива, достаточно придерживаться простых правил, который сэкономят вам массу нервов и сил.

График передачи дел в архив.

Правильное построение графика передачи документов в архив, один из надежных способов избежать аврала.

Каждая организация имеет свои особенности, и строить график следует, учитывая множество факторов.

Например, сезонность работы. Не нужно требовать у работников туристической отрасли передавать архив летом и осенью. Кроме того, есть моменты, единые для всех организаций. Самый очевидный пример – бухгалтерия, до конца апреля сдает годовую отчетность и главному бухгалтеру, совершенно точно не будет дела до сдачи архива.

Учитывая все особенности, должностное лицо, ответственное за ведение архива, представляет на утверждение генеральному директору график передачи дел в архив.

Как правило, для каждого структурного подразделения в графике отводится несколько дней. Не забываем, что работники заняты своими прямыми обязанностями и у них должен быть достаточный запас времени.

Разработанный график, утверждается приказом руководителя организации и доводится под роспись до всех руководителей подразделений.

Общие правила для архива.

• Подготовка любых дел для передачи в архив, необходимо производить в соответствии с приятой в организации Номенклатурой дел, книг и журналов.
• Все дела формируются по смыслу. Самый очевидный пример – кадровые документы и бухгалтерские документы подшиваются отдельно.
• Следующий момент – это сроки хранения

Нет смысла подшивать в одно дело документы со сроком хранения в пять лет и приказы на увольнения, которые хранятся 75 лет.

• Естественно, все документы, входящие в состав дела подшиваются в хронологическом порядке.
• Не забываем о том, что документы в архиве компонуются по типу хранимой информации
• Необходимо сразу исключить перенос в архив дел, со сроком хранения менее года. Например, графики отпусков, могут спокойно пылиться в помещении кадров. В основном архиве, им делать нечего. (Уточнение – в настоящее время, готовится изменение в законодательстве по увеличению срока хранения графиков отпусков до 3-х лет).
• Очень важно, не допустить наличия любых пробелов в составе документов. При возможности утерянный документ восстанавливается, при безвозвратной утере, составляется соответствующий акт. Действия руководителя по розыску утерянных документов, мы обязательно рассмотрим в отдельной статье.
• Все должностные лица организации, принимающие участие в документообороте, обязаны придерживаться строгих правил при передаче дел в архив.

Организационные моменты при передаче документов в архив.

• Все документы, поступающие в архив, принимаются по описи, или реестру.

В том случае, если в архив поступает готовое дело, оформление последнего должно соответствовать правилам, принятым в организации. Как правило, в организации, в соответствии с номенклатурой.

Каждому делу присваивается условный уникальный номер, проставляется заголовок, указывается срок хранения и наименование дела.

• Должностные лица, нарушившие сроки передачи дел в архив несут персональную ответственность. При невозможности своевременно сдать дело в архив, должностное лицо, обязано письменно проинформировать руководителя организации.
• Лицо ответственное за ведение архива, проверяет представленные дела и осуществляет приемку, или возврат на доработку. Важно при этом, не допустить самодурства. Начальник архива, при желании, может докопаться до каждой запятой. Для исключения подобных случаев, в организации разрабатывается единый порядок оформления архивного дела.

Тонкости оформления дела для передачи в архив, способы сшивания, применения архивных коробов, будут досконально рассмотрены в отдельной статье.

Экспертиза ценности документов.

Для упорядочения дел перед передачей в архив организации, нужно провести экспертизу ценности документов. Несмотря на грозное название, проведение подобной экспертизы дело сравнительно простое.

Приказом руководителя назначается постоянно действующая комиссия по проведению экспертизы ценности документов.

Пример Приказа о назначении комиссии по проведению экспертизы ценности документов можно скачать по следующей ссылке.

В состав комиссии, желательно включать сотрудников, которые владеют знаниями о сроках хранения документов по своему направлению. Каждый бухгалтер, или работник кадров, по роду своей работы, обязан знать сроки хранения своих документов. В том случае, если работники запутались в сроках хранения, распечатайте им памятку.

После формирования состава комиссии, организация разрабатывается «Положение о проведении экспертизы ценности документов»

Как правило, Комиссия проводит заседание один раз в год. Назначенные эксперты, составляют акт, в котором прописывается перечень дел с указанием сроков хранения.

Комиссия, при проведении экспертизы, внимательным образом анализирует практическую ценность документа. Существует масса примеров, когда документ, с истекшим сроком хранения, нужен для постоянной работы, или будет являться доказательством для контролирующих органов.

В обязательном порядке, неприкосновенными должны остаться документы, которые имеют отношение к текущему судебному разбирательству, проверке, следствию.

Естественно, комиссия удаляет из дел ненужных хлам (черновики, лишние ксерокопии, дублирующие документы).

Определение сроков хранения.

Правильно определить срок хранения очень просто.

Например, бухгалтерские первичные оправдательные документы хранятся 5 лет.

Следовательно, заседание комиссии, проведенное в январе 2021 года, определит уничтожить дела до 2015 года включительно.

Не забываем, что дела, во всех случаях формируются в полных годах и соответствуют календарному году. При этом дело открывается 1 января и закрывается 31 декабря соответствующего года.

Получается, что в 2021 году, в архив сдаются дела 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 года.

На свое усмотрение, комиссия может продлить срок хранения документа, если посчитает, что практическая ценность конкретного дела важна для организации. В этом случае, секретарь комиссии делает запись в протоколе, указывая причину продления срока хранения документа.

Схема

1. Создается комиссия по проведению экспертизы ценности документов.
2. Разрабатывается Положение об экспертной комиссии
3. Отбираются документы с истекшим сроком хранения.
4. Комиссия проводит экспертизу ценности документов.
5. Документы всех структурных подразделений сводятся к единому документу.
6. Составляется акт о выделении документов к уничтожению.
7. Акт утверждает руководитель организации.
8. Комиссия уничтожает документы с истекшим сроком хранения установленным в организации порядком.

Дела, которые не подлежат передаче в архив организации, или государственный архив хранятся положенный срок, по истечении которого уничтожаются установленным порядком.

Хранение дел без создания архива

Организации с малым документооборотом не всегда имеют возможность выделить штатную единицу и отдельное помещение под архив. В этом случае, руководитель, волевым решением определяет жертву работника, ответственного за ведение архива. Как правило, это секретарь, или кадровый работник. Бухгалтерия, в большинстве случаев, имеет достаточно квалификации и знаний, для организации хранения бухгалтерских документов.

Прочие работники, могут самостоятельно изучать перечисленные выше руководящие документы, или прочитать данную статью.

В каких случаях привлекаются сторонние специалисты

Как правило, даже при значительном объеме документооборота, организация может самостоятельно организовать и вести архив. Тем не менее, привлекать сторонних специалистов для формирования архива бывает жизненно необходимо.

Самый очевидный случай, это передача дел в государственный архив. Для неподготовленного человека, попытка сдать, на первый взгляд, идеально сформированное дело, может показаться непосильной задачей. У работников государственного архива, существуют жесткие правила к оформлению дел, которые не все организации могут обеспечить.

Другой случай, это большой поток документов и сохранение баланса между бесперебойной работой организации, отвлечением работников от производственного процесса и нецелесообразности выделения достаточно числа работников для ведения архива.

Лучше всего с поставленными задачами справятся работники государственных архивов. На официальных сайтах каждого регионального архива, в разделе «платные услуги» можно легко найти соответствующие прейскуранты.