Руководство административно хозяйственной деятельностью

Административно-хозяйственная деятельность (АХД) — это любые виды деятельности, которые направлены на обеспечение регулярной и безопасной работы людей на предприятии. АХД относится к вспомогательной деятельности предприятия, то есть обеспечивает условия для его нормальной работы, но не создает прибавочной стоимости.

Цели административно-хозяйственной деятельности

Формально административно-хозяйственные отделы (АХО) как бы играют в организации роль второго плана, однако их реальные функции и значимость очень сильно отличаются от отрасли к отрасли Дело в том, что административно-хозяйственные отделы обеспечивают сохранность зданий, инженерной инфраструктуры, дорог, хозяйственного инвентаря — то есть основных средств производства. Например, нефтегазовые компании, заводы по производству техники имеют сотни дорогостоящих сооружений. Это и складские помещения, и сборочные цеха, и элементы производственной логистики, которые нужно обслуживать и ремонтировать. Качественная работа АХО помогает уменьшить капитальные затраты предприятия, а следовательно и величину амортизационных отчислений, которые входят в структуру себестоимость продукции.

Само понятие административно-хозяйственной деятельности чаще всего звучит в контексте работы учебных учреждений, хотя другие организации также имеют похожие бизнес-функции, но под другим названием. В любом случае роль АХД не стоит недооценивать, это важная составляющая работы организации. 

Задачи административно-хозяйственной деятельности

Главная задача АХД — поддерживать здания и внутренние помещения в рабочем состоянии. Не допускать беспорядка, вовремя ремонтировать проводку и неисправные краны, устранять дефекты в конструкции здания, закупать мебель. Хозяйственные отделы также могут заведовать охраной помещений.

Основные задачи АХД

• техническое обслуживание зданий, оборудования и инженерной инфраструктуры;

• планирования, проведение и контроль капитальных и текущих ремонтов;

• организация материально-технического снабжения для удовлетворения хозяйственных нужд предприятия;

• подготовка и обслуживание рабочих мест;

• обеспечение безопасных условий труда, соблюдение санитарного режима и правил противопожарной безопасности;

• управление транспортным парком;

• организация питания работников на предприятии;

• благоустройство территорий;

• организация и обеспечение пропускного режима.

В силу специфики своих функций административно-хозяйственные отделы представляют собой достаточно компактные и изолированные подразделения, которые находятся как бы на периферии организационной структуры.

Организационные особенности административно-хозяйственной деятельности

Уместно вспомнить классика теории менеджмента Генри Минцберга, который подробно разработал теорию организационных структур. Он выделил в особую структуру вспомогательный персонал, обеспечивающий поддержку организации за рамками текущего рабочего процесса. Эта замкнутая на себе структура чаще всего представляет как бы организацию в организации.

«Многие вспомогательные единицы являются замкнутыми. Это мини-организации, часто со своим эквивалентом операционному ядру, как в случае с типографией университета. Подразделения пользуются ресурсами «большой» организации и, в свою очередь, предоставляют ей специфические услуги. Но они работают независимо от главного операционного ядра».

Генри Минцберг

Хозяйственные отделы в компаниях являются типичным примером такой вспомогательной единицы. Достаточно взглянуть на штатный состав отдела, чтобы в этом убедиться.

Пример штатного состава административно хозяйственной части:

• заместитель директора по АХО;

• начальник отдела эксплуатации зданий и сооружений;

• комендант здания;

• оператор газовой котельной;

• слесарь по ремонту оборудования и КИПиА;

• уборщик территорий;

• инженер энергетик;

• заведующий столовой;

• водитель автомобиля;

• курьер.

Пример показывает, что заместитель директора по АХО (или АХЧ, или АХД) является по сути главой целой организации со своей внутренней иерархией и подразделениями. Вообще классическая организация хозяйственного отдела предполагает некоторую структурную (однако не функциональную) автономию, когда начальник АХО получает прямые указания только от генерального директора. Сам же отдел в рамках своей деятельности обязан регулярно взаимодействует со всеми подразделениями организации — от производства до бухгалтерии.

Добиться результативности в рамках административно-хозяйственной деятельности невозможно без регламентов, которые регулируют отношения с другими структурными единицами компании без необходимости подавать запросы по линии «генеральный директор — заместитель начальника по АХЧ».

Регламенты устанавливают правила для получения услуг от хозяйственного отдела и правила подачи отчетности, которая и является основным инструментом контроля за работой отдела.

Бизнес-процессы административно-хозяйственного отдела

Залогом качественной работы АХО являются продуманные бизнес-процессы, которые закреплены регламентами. Наличие четких процессов — это не простая формальность, а способ оценить работу отдела, используя измеримые, контролируемые и объективные критерии.

Специфика работы АХО предполагает некоторый элемент проектной деятельности, поэтому процессы всегда нужно корректировать с учетом годовых и квартальных планов. Непосредственно директор организации совместно с заместителем по АХЧ составляют годовой план работ. Эффективность процессов будет оценивается по плановым показателям.

В качестве критериев можно использовать следующие показатели:

• доля аттестованных рабочих мест;

• процент выполнения плана ремонтно-строительных работ;

• экономия средств на оплате электроэнергии;

• экономия средств на оплате водоснабжения;

• количество санкций со стороны регулятора.

Показатели отслеживают в рамках структурированных процессов, используя строгие формы отчетности. Это помогает избежать административного хаоса. Среди ключевых процессов можно выделить:

• закупки материально-технических средств для хозяйственных нужд;

• проведение планово-предупредительных ремонтов;

• обеспечение безопасных для жизни условий труда;

• подача квартальных отчетов в государственные организации.

Еще одним важным элементом управления АХО являются заявки, поскольку отдел должен быстро реагировать на аварийные ситуации. В помещении прорвало трубу, тренсул фундамент, осыпалась штукатурка, перегорели пробки — о таких инцидентах первыми всегда сообщают сами сотрудники организации. Подача заявки в АХО — стандартный способ взаимодействия с данным подразделением.

Цифровая трансформация АХД: проблемы, методы, решения

АХО являются до некоторый степени автономными организационными единицами, но при этом используют общие ресурсы компании. Отсюда несколько проблем:

• потребность в данных из общей системы учета;

• наличие данных, которые не входят в общие системы учета;

• наличие процессов, которые выходит за рамки привычной деятельности организации.

Например, АХО в университете. Операционные процессы университета построены вокруг образовательных услуг, а работа сотрудников хозяйственного отдела носит исключительно инженерно-технический характер.

Когда организация пытается автоматизировать управление АХО, то быстро приходит к выводу, что этой службе нужны отдельные ИТ-решения, которые нужно интегрировать с другими учетными системами. Автоматизация АХО в таком случае представляется неоправданно дорогостоящей, так как это подразделение не приносит прибыли напрямую.

Тем не менее существуют эффективные способы автоматизации АХО с помощью Low-code BPMS платформ, которые помогают быстро создавать решения под конкретные бизнес-процессы.

В качестве таких решений для цифровой трансформации АХО можно привести «Моё здание» и Comindware Управление закупками.

• «Моё здание» покрывает практически все задачи в части обслуживания инженерной инфраструктуры предприятия.

• Comindware Управление закупками можно рассматривать в качестве стартовой точки вхождения в цифровую трансформацию для небольших отделов снабжения в крупных компаниях.