Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:
• руководителям было проще управлять компанией;
• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;
• коллектив работал без конфликтов.
ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.
Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.
Задачи системы внутреннего информирования:
1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.
2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.
3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.
4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).
5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.
6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.
7. Укреплять трудовую дисциплину.
8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.
Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.
Виды и свойства информации
♦ Виды информации
Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:
1. По форме представления:
• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;
• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;
• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;
• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.
2. По назначению:
• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;
• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);
• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.
♦ Свойства информации
Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.
Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.
Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.
Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.
Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:
• инструкция по делопроизводству;
• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;
• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;
• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.
В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:
• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;
• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;
• установить периодичность и сроки передачи информации;
• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;
• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;
• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.
У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.
Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.
О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ
Цели, стратегия, перспективы организации
Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.
Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.
Имидж и корпоративная культура
Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.
Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.
Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.
Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:
• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);
• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);
• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);
• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);
• способах разрешения конфликтных ситуаций.
Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.
Достижения
Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.
Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.
Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).
Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.
Мероприятия внутри организации
Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.
Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.
Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.
Кадровые решения
Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.
Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:
• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;
• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;
• иные назначения и увольнения сотрудников.
Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.
Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.
Обучение
Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.
Документационное обеспечение управления
Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.
Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.
Профессиональная информация
В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.
Непрофессиональная информация
К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.
КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА
Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.
Справочник для нового сотрудника
Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).
Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.
Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.
В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).
Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.
Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:
• краткая история предприятия;
• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);
• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);
• внутренний телефонный справочник (ссылка);
• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.
Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;
• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);
• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);
• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);
• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);
• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);
• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);
• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);
• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;
• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;
• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);
• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.
Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.
Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:
• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);
• шаблоны писем и договоров (ссылка);
• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);
• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;
• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);
• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;
• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;
• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;
• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.
Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:
• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);
• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;
• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• условия перевозок транспортом предприятия;
• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;
• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;
• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);
• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;
• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).
Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.
Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.
Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.
Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).
Курс вводных лекций
Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.
Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.
Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.
КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ
Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.
Интранет
Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.
Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.
Информация, которая может быть размещена на портале:
• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;
• телефонный справочник подразделений;
• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;
• подписанные приказы и распоряжения;
• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;
• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;
• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;
• результаты работы предприятия за определенный период;
• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;
• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;
• объявления служебного характера;
• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;
• корпоративные форум, чат, конференции.
Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.
Информационный корпоративный портал.
Корпоративная электронная почта
Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.
Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.
Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.
Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:
• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;
• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;
• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;
• только для женщин – для поздравления с 8 марта.
При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.
Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:
• повышается эффективность работы отдела;
• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;
• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.
Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.
В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.
Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.
В таких случаях следует:
• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;
• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;
• не удалять историю переписки и рассылки.
Рассылки должны отвечать требованиям:
• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;
• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:
– тема;
– дата;
– время;
– место;
– персона;
– подпись.
Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.
Корпоративное медиа
Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.
В печатном издании чаще всего содержится:
• информация о перспективах развития;
• интервью;
• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;
• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.
Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».
Доска объявлений
Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»
Однако не нужно забывать о том, что:
• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;
• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.
Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.
Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:
• объявления, важные события;
• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;
• поздравления с днем рождения;
• расписание работы, приемные часы руководителей;
• публикации в СМИ об организации.
Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:
• виды бланков и образцы их заполнения;
• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;
• графики приема граждан;
• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;
• название и контактный телефон вышестоящей организации.
Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.
Громкая связь
Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.
Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.
Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.
КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ
Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.
Докладные и пояснительные записки
Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).
Отчеты сотрудников о проделанной работе
Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.
Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации
Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.
При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).
Альтернативные способы обратной связи
Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.
Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.
♦ Телефон доверия
Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.
Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.
Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.
♦ Ящик для жалоб и предложений
Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.
♦ Личный прием сотрудников руководителями
В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).
Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.
Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.
Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.
Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2018.
Перспективы и риски споров в суде общей юрисдикции. Ситуации, связанные со ст. 21 ТК РФ
Работник имеет право на:
заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;
полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте, включая реализацию прав, предоставленных законодательством о специальной оценке условий труда;
(в ред. Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
подготовку и дополнительное профессиональное образование в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;
участие в управлении организацией в предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;
защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;
разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Работник обязан:
добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
соблюдать трудовую дисциплину;
выполнять установленные нормы труда;
соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
- Для чего и кого служит МЧД
- Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
- Когда применение МЧД станет обязательным
- Как начать работать с МЧД
- На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность
- Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации
- Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица
- Как работник организации использует МЧД
- Какую информацию содержит МЧД
- Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента
- Передоверие: как это работает
- Отзыв машиночитаемой доверенности
- Где хранится машиночитаемая доверенность
- Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД
- Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России
- Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России
- Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами
- Ответы на вопросы
1. Для чего и кого служит МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) служит для представления сотрудниками интересов организации-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.
Единые требования к МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Согласно нему, МЧД — это документ, на основании которого физлицо может действовать со своей электронной подписью (ЭП) от имени юрлица, индивидуального предпринимателя или другого физлица.
В приказе говорится: чтобы подтвердить, что сотрудник может действовать от имени первого лица организации, МЧД должна быть подписана электронной подписью (ЭП) доверителя. С помощью МЧД, которую первое лицо организации заверяет своей ЭП и передаёт физлицу (сотруднику организации), работник может заверять своей ЭП электронные документы при взаимодействии с партнёрами или госорганами в системах электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия сотруднику.
Доверенность составляется в виде файла с расширением .xml.
2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
Надёжно. Исключаются использование рукописной подписи первого лица организации и её возможная подделка кем-то из коллектива. МЧД безопасно хранится одновременно в нескольких информационных блокчейн-системах следующих организаций: операторов электронного документооборота, аккредитованных удостоверяющих центров, ФНС России и Минцифры.
Удобно. Лёгкое, скорое и безбумажное администрирование и управление доверенностями: оформление, заверение, отправка доверителем представителю, изменение прав сотрудников, отзыв МЧД.
Экономично. Оформление, хранение и использование доверенности в цифровом виде сокращает траты на бумагу и расходники для принтеров. Не требуется оплачивать доставку доверенности, если она предназначена для работника организации из другого региона.
Не нужно тратиться на нотариуса — МЧД оформляется без его участия. Первому лицу фирмы необходимо лишь заверить документ своей электронной подписью и отправить доверенность сотруднику.
3. Когда применение МЧД станет обязательным
1 сентября 2023 года — эта дата начала обязательного использования машиночитаемых доверенностей определена Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ.
4. Как начать работать с МЧД
Первое лицо организации оформляет электронную подпись (ЭП) в ФНС России, если таковой ещё нет или срок действия имеющейся ЭП завершается.
Сотрудники организации оформляют электронные подписи физических лиц (без реквизитов организации-работодателя!) в коммерческом удостоверяющем центре.
Организация должна убедиться, что используемый софт для ЭДО:
- поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями;
- работает с ЭП физлиц.
5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность
Вариант 1
На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru
На портале «Госуслуги»: https://partners.gosuslugi.ru/catalog/attorney
Вариант 2
В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере»
6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации
Вариант 1. Первое лицо организации создаёт для выбранных сотрудников машиночитаемые доверенности и заверяет их своей ЭП.
Вариант 2. Сотрудник организации или назначенный ответственный администратор создаёт машиночитаемую доверенность на себя или другого сотрудника и отправляет первому лицу для проверки, утверждения и заверения электронной подписью.
7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица
При создании МЧД для B2G-взаимодействия
Используйте размещённый на «Госуслугах» классификатор — в нём указаны специальные коды полномочий.
При создании МЧД для B2B-взаимодействия
На усмотрение первого лица организации точно указываются доверяемые сотруднику действия, например, подписание счетов-фактур и УПД с конкретным контрагентом.
Отметим, что в электронной машиночитаемой доверенности могут указываться один или несколько видов полномочий сотрудника на разные действия. МЧД разрешается оформлять как индивидуально на каждого работника, так и на нескольких сотрудников.
8. Как работник организации использует МЧД
При взаимодействии с контрагентами через сервисы ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП первого лица организации-работодателя.
Таким же образом сотрудник действует, представляя отчётность в госорганы через сервисы онлайн-отчётности.
9. Какую информацию содержит МЧД
Содержащиеся в машиночитаемой доверенности данные утверждены Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Среди них:
- название, номер и срок действия доверенности;
- сведение о доверителе;
- электронная подпись первого лица организации, которой заверена доверенность;
- сведения о представителе/поверенном;
- полномочия представителя;
- возможность передоверия.
10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента
Вариант 1
На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru
Вариант 2
В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере».
11. Передоверие: как это работает
14 июля 2022 года вступили в силу очередные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», объясняющие и регулирующие передоверие представления сотрудниками интересов организации-работодателя.
Первое лицо фирмы оформляет МЧД с правом передоверия, к примеру, руководителю отдела продаж. Эту машиночитаемую доверенность первое лицо организации подписывает собственной электронной подписью.
Руководитель отдела продаж наделяет полномочиями заверять договора менеджера по продажам — оформляет и выдаёт сотруднику машиночитаемую доверенность, заверяя её своей электронной подписью.
Менеджер по продажам заключает сделку с контрагентом в системе электронного документооборота следующим образом: подписывает договор своей электронной подписью и вместе с ним направляет партнёру две МЧД — от первого лица и от руководителя отдела продаж.
Аналогичные действия совершает и бухгалтер, к примеру, представляя отчётность в контролирующие госорганы с помощью программ для онлайн-отчётности.
12. Отзыв машиночитаемой доверенности
Первое лицо организации или сотрудник с правом передоверия заполняет форму заявления на отзыв МЧД в используемой системе электронного документооборота.
Оператор электронного документооборота получает заявление об отзыве машиночитаемой доверенности и в течение четырёх часов:
- подтверждает поступление заявления;
- подписывает подтверждение электронной подписью и отправить на e-mail доверителя.
В течение 12 часов оператор электронного документооборота размещает в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана/недействительна.
13. Где хранится машиночитаемая доверенность
Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223
МЧД хранится в информационных системах следующих организаций:
- аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
- операторов электронного документооборота (ЭДО);
- Головного удостоверяющего центра Минцифры;
- государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
- аккредитованной доверенной третьей стороны;
- ФОИВ или внебюджетных фондов.
14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД
На сайте ФНС России и в программном обеспечении ряда операторов ЭДО, включая «Такском», реализованы два формата МЧД — B2B и B2G.
Касаемо B2G: пока госорганы, например, ФНС России, Социальный фонд России и Центробанк, требуют по-разному оформленные электронные доверенности. Но ФНС и Минцифры планируют ввести универсальный формат МЧД — единый как для взаимодействия с контрагентами, так и бизнеса с госучреждениями. Дата введения универсального формата МЧД называлась, но не раз переносилась и на дату публикации этого материала неизвестна.
15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России
Напоминаем, функция представления электронной доверенности в налоговую службу реализована во всех программах «Такском» для онлайн-отчётности в госорганы.
- Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Онлайн-Спринтере»
- Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Доклайнере»
- Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Референте»
16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России
Развёрнутый детальный материал на эту тему читайте здесь.
17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами
Этот актуальный вопрос мы в подробностях разобрали здесь.
18. Ответы на вопросы
Должен ли сотрудник быть официально трудоустроен, чтобы выдать на него МЧД?
Нет, при регистрации МЧД данная информация никак не проверяется.
Может ли сотрудник при использовании МЧД заверять документы электронной подписью, оформленной на него с указанием реквизитов организации-работодателя?
До 1 сентября 2023 года, когда применение МЧД станет обязательным, сотрудник перед отправкой контрагенту электронных документов и МЧД может заверять документы двумя видами электронных подписей:
- содержащей сведения об организации-работодателе;
- электронной подписью физлица — без сведений об организации-работодателе.
С 1 сентября 2023 года в описанной выше ситуации сотрудники будут использовать только электронные подписи физлица.
Может ли ИП выдать МЧД на сотрудника?
Да. Процесс регистрации МЧД одинаковый для организаций любой правовой формы.
Что предъявлять в суде в случае возникновения споров по подписанным электронным документам с использованием МЧД?
Выгружается архив с документом и электронной подписью, который также включает информацию с реквизитами доверенности. К данному архиву документов прикрепляется электронная доверенность (ссылка на неё) и передаётся в суд.
Какие ошибки могут быть при регистрации МЧД?
При формировании МЧД в ней необходимо указать паспортные данные и СНИЛС представителя. Если сведения введены некорректно или заполнены не все данные, то доверенность не зарегистрируется.
Можно ли корректировать МЧД после её регистрации?
Нет. Необходимо отозвать некорректную доверенность, а затем оформить новую с корректными данными.
Как выглядит регистрационный номер доверенности? Как он присваивается?
Пример: 9F052067-6054-4708-AB60-EAFC10166753. Присваивается автоматически при создании МЧД.