Должностная инструкция
Секретаря
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом директора школы. 1.3. Секретарь подчиняется директору.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по школе.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: законодательными актами РФ; Уставом, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; приказами и распоряжениями руководства; настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора.
2.5. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Обеспечивает ведение и сохранность приказов по школе (по учащимся, по основной деятельности, по личному составу и по кадрам);
2.7.Готовит справки работающим и обучающимся в школе, а также ранее обучающимся.
2.8.Ведет алфавитные книги движения учащихся, входящей и исходящей документации, движение трудовых книжек, книги приказов.
2.9. Подготавливает необходимые основания для заполнения табеля рабочего времени работников.
2.10. Оформляет документы при приеме на работу и увольнении с нее.
2.11. Ведет работу по пенсионному обслуживанию работников.
2.12.Проводит работу по возврату и выдаче медицинских полисов работников.
2.13.Оформляет личные дела.
2.14. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.15. Осуществляет контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
2.16. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора
2.17. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.18. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.19. Организует командировки директора: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.20. Выполняет отдельные служебные поручения директора.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять директору предложения по совершенствованию своей работы и работы школы.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников школы и учащихся информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности школы.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Знакомится с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения;
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Ознакомлена, на руки получено
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ Наименование должности
ИНСТРУКЦИЯ руководителя организации
_________ N ___________ Подпись Расшифровка
подписи
Место составления Дата
СЕКРЕТАРЮ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя учреждения образования.
2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее специальное образование либо общее среднее образование, специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. В своей деятельности секретарь учебной части руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
— методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
— уставом учреждения;
— приказами руководителя учреждения (непосредственного руководителя);
— правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
4. Секретарь учебной части должен знать:
— методические документы и материалы по вопросам делопроизводства в учреждении образования, правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов, приемно-переговорных устройств;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила внутреннего распорядка;
— правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
5. Во время отсутствия секретаря учебной части его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь учебной части обязан:
6.1. Оформлять личные дела обучающихся, протоколы приемной комиссии учреждения образования, вести документы в установленном порядке по учету обучающихся.
6.2. Разрабатывать приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
6.3. Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив.
6.4. Оформлять книжки успеваемости, билеты учащихся, студенческие билеты, журналы учебных занятий.
6.5. Вести учет выдачи документов об образовании, документов об обучении в установленном порядке, учет часов учебной работы преподавателей, учет посещаемости учебных занятий обучающимися.
6.6. Работать в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой учреждения образования.
6.7. Принимать участие в разработке учебного расписания.
6.8. Оформлять заявки на учетно-отчетную документацию.
3. ПРАВА
7. Секретарь учебной части имеет право:
7.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
7.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
7.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
7.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
7.5. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).
4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
8. Секретарь учебной части подчиняется _____________________________
__________________________________________________________________________.
9. Секретарь учебной части взаимодействует по вопросам, входящим в его
компетенцию, с работниками следующих структурных подразделений учреждения:
- с _________________________________________________________________:
получает:
__________________________________________________________________________;
представляет:
__________________________________________________________________________;
- с _________________________________________________________________:
получает:
__________________________________________________________________________;
представляет:
__________________________________________________________________________.
5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
10. Работу секретаря учебной части оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).
11. Секретарь учебной части несет ответственность:
11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения _________ _______________________
Подпись Расшифровка подписи
Визы
С инструкцией ознакомлен _________ _______________________
Подпись Расшифровка подписи
_______________________
Дата
КОММЕНТАРИЙ
Должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих, занятых в образовании, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 28 апреля 2001 г. N 53 (с изменением, внесенным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21.10.2011 N 105).
Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.
Секретарь учебной части
Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования квалификации. Среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.