Протокол заседания совета руководства - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

названия документа;
даты, места, времени проведения мероприятия;
информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

ПРОТОКОЛ № 12

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург

«01» февраля 2021 г.

Присутствовали:

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Повестка дня:

Выплата премий за январь 2021 г.

Слушали:

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

Решили:

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
список присутствующих лиц;
данные председателя и секретаря;
повестку собрания;
голосование, если оно проводилось;
общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Образцы

Собрания

Совещания

Заседания

Самоловских Наталья

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

45
Публикаций

1065
Дней на портале

0
Комментариев

Автор месяца
Алешина Ольга

Как сдать отчетность в ПФР онлайн:

в личном кабинете на сайте ведомства;
с помощью оператора электронного документооборота Пенсионного фонда;
через сервисы удаленных бухгалтерий.

Заявление об оскорблении личности — это документ, оформленный в виде жалобы на оппонента, который непристойно себя вел и нелицеприятно выражался в адрес пострадавшего.

Министерство труда и социальной защиты РФ предлагает изменить формы СТД-Р и СТД-ПФР. По мнению инициаторов поправок, это необходимо, чтобы привести формы отчетов о трудовой деятельности работников к единообразию.

Источник

На заседаниях руководящего состава часто принимаются важные решения, влияющие на работу всей организации. Протокол заседания совета директоров является официальным документом, отражающим ход заседания руководства организации и принятые по его итогам решения.

Файлы в .DOC:Бланк протокола заседания совета директоровОбразец протокола заседания совета директоров

Общие принципы протоколирования

Протокол — достаточно часто встречающийся документ. С помощью протокола оформляются различные допросы, совещания, официальные мероприятия, заседания, происшествия и т.п.

Протокол может быть как подробным, предполагающим дословную запись происходящего в процессе (стенографирование), так и сокращенным, в который вносятся только важные события и решения.

Любой протокол выполняет две функции:

во-первых, отражает сам ход собрания или совещания (заседания);
во-вторых, протокол является документом, удостоверяющим факт принятия определенных решений (например, учреждение общества с ограниченной ответственностью, сокращение штата, ввод новой штатной единицы и т.п.).

Дата и повестка заседания определяются заранее. С этой целью по организации может быть издан распорядительный документ.

Ход заседания может фиксироваться как письменно, так и с помощью видео- или аудиозаписи. В этом случае, как правило, составляется сокращенный протокол, в который вносятся только вопросы повестки и решение, принятое по итогам обсуждения. В протоколе в этом случае указываются реквизиты аудио- или видеофайла, с которого была сделана расшифровка.

Кто составляет протокол

Для составления протокола заседания совета директоров, как правило, назначается отдельное лицо — секретарь заседания, на которого возлагается обязанность точно и однозначно отразить в протоколе ключевые точки заседания и смысл вынесенных решений.

В качестве секретаря обычно выступает работник канцелярии или юрисконсульт, но также может быть назначено иное лицо.

Подписываться протокол может как только секретарем и председателем заседания (председателем совета директоров), так и всеми участниками заседания. Как правило, этот вопрос оговаривается заранее.

Как составляется протокол

Любой протокол имеет несколько обязательных разделов, однако для нужд конкретного заседания в него могут быть добавлены и дополнительные пункты. Установленной законом формы протокола заседания совета директоров не существует. Организация может разработать свой собственный шаблон протокола и использовать его.

На нашем сайте вы можете скачать типовой бланк протокола, который можно индивидуализировать под каши нужды.

Для того чтобы протокол заседания совета директоров мог иметь юридическую силу, в нем должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

«Шапка». В «шапке» протокола указываются место и дата его составления (иногда время начала заседания).
Ниже под шапкой пишется название документа: «Протокол заседания совета директоров (название организации) №…».
Под названием перечисляется состав участников заседания, начиная с председателя и заканчивая секретарем. Если на заседании присутствуют приглашенные лица организации и гости со стороны, их также вносят в протокол. Если кто-то из обязательного состава участников отсутствовал, об этом также делается отметка: «Иванов В.В. отсутствовал по причине…».
Следующим разделом протокола является повестка. Как правило, повестка заседания включает в себя несколько вопросов и оговаривается до заседания, поэтому ее вносят в протокол до начала заседания.
В зависимости от того, полный протокол или сокращенный, расшифровка обсуждения каждого пункта повестки может включать в себя дословную передачу всего высказанного участниками заседания по данному вопросу или только итоги. Под каждым пунктом повестки после обсуждения в протоколе могут быть сделаны промежуточные выводы. Если обсуждение сопровождалось голосованием, то в протоколе отражается общее количество участвовавших в голосовании, количество высказавшихся «за», «против» и количество воздержавшихся.
Если на заседании были подняты дополнительные вопросы, они также фиксируются в протоколе с указанием принятых по этим вопросам решений.
Итоги заседания. Этот раздел содержит описание принятых на заседании решений и обычно оформляется в виде списка. Например, «по пункту 1 повестки решили», «по пункту 2 повестки решили» и так далее.
Подписи. Как правило, протокол подписывают председатель и секретарь совета директоров, однако достаточно одной подписи.

Как оформляется выписка из протокола

В некоторых случаях, особенно если на заседании обсуждается большое количество вопросов, может потребоваться выписка из протокола заседания совета директоров, например, для приобщения к распорядительному документу.

В этом случае из протокола выписываются необходимые данные, а в «шапке» указывается, например: «Выписка из протокола заседания совета директоров Общества с ограниченной ответственностью «Мир» от 11.12.2022 года №34», после чего выписка подписывается секретарем и (если необходимо) председателем совета директоров.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Источник

ПРОТОКОЛ
заседания совета директоров открытого акционерного общества
«_________________», сокращенное наименование – ОАО «_________»

г. Москва «__»________ 20__ г. «__» часов «__» минут

Присутствовали:
Председатель совета директоров ОАО «_________» – _________________.
Член совета директоров ОАО «________» – _________________________.
Член совета директоров ОАО «________» – _________________________.
Секретарь совета директоров ОАО «________» – _____________________.
Кворум для принятия решения имеется.

Приглашены:
Генеральный директор ОАО «________» – _______________________.
Руководитель юридического отдела ОАО «____________» – ________________.
Главный бухгалтер ОАО «_______________» – _________________________.
Начальник отдела эксплуатации и охраны зданий ОАО «_________» – __________________.

Повестка дня:

1. Об утверждении бизнес-плана ОАО «____________» на 20__ год.

2. Об утверждении положения о закупочной деятельности ОАО «________».

3. О порядке заключения договоров аренды нежилых помещений, находящихся в собственности ОАО «__________».

4. О необходимости внедрения института корпоративного секретаря.

По первому вопросу повестки дня: «Об утверждении бизнес-плана ОАО «__________» на 20__ год» слушали ______________, который доложил бизнес-план ОАО «_________» на 20__ год и предложил его утвердить.
Результаты голосования: ____________________.
Решили: утвердить/не утвердить бизнес-план ОАО «__________» на 20__ год.

По второму вопросу повестки дня: «Об утверждении положения о закупочной деятельности ОАО «________» слушали ____________, который доложил положение о закупочной деятельности ОАО «_________» и предложил его утвердить.
Результаты голосования: ____________________.
Решили: утвердить/не утвердить положение о закупочной деятельности ОАО «_________».

По третьему вопросу повестки дня: «О порядке заключения договоров аренды ненежилого помещения, находящегося в собственности ОАО «_________» слушали __________, который доложил, что ставки арендной платы устанавливаются на основе независимой оценки рыночной стоимости права пользования на условиях аренды нежилыми помещениями, принадлежащими ОАО «__________». После чего слушали ___________, который предложил провести новую независимую оценку рыночной стоимости права пользования на условиях аренды нежилыми помещениями, принадлежащими ОАО «_________», и в дальнейшем руководствоваться ей при определении ставок арендных платежей.
Результаты голосования: ________________________.
Решили: поручить Обществу провести новую независимую оценку рыночной стоимости права пользования на условиях аренды нежилыми помещениями, принадлежащими ОАО «____________», и в дальнейшем руководствоваться ей при определении ставок арендных платежей.

По четвертому вопросу повестки дня: «О необходимости внедрения института корпоративного секретаря» слушали ____________, который предложил введение должности корпоративного секретаря в ОАО «__________» признать нецелесообразным.
Результаты голосования: _________________________.
Решили: не вводить в Обществе должность корпоративного секретаря в связи с нецелесообразностью.
Председатель совета директоров _______________
Секретарь совета директоров _______________

Читать документ далее

Источник