Программа егаис как работать инструкция по применению

Как работать в ЕГАИС — одна из главных тем среди всего бизнеса, так или иначе связанного с оборотом алкоголя в стране. Несмотря на то, что система ЕГАИС была введена еще в 2017 году, остается много вопросов у предпринимателей, импортеров и оптовиков, каким образом в ней работать и для чего были введены новые требования. Мы собрали самый актуальный материал тому, как работать в системе, что необходимо приобрести, чтобы стать ее участником, и как правильно торговать алкоголем рознице.

Что такое ЕГАИС?

ЕГАИС — это единая система учета товарооборота алкогольной продукции на внутреннем рынке России. По факту, она контролирует движение продукции от производственных мощностей до конечного потребителя. Учитывается и крепкий алкоголь, и слабоалкогольная продукция.

Система прослеживаемости алкоголя введена для борьбы с контрафактным и недоброкачественным алкоголем, который по статистическим данным занимает около 30% всего оборота. Степень контроля зависит от крепости алкоголя. Так, для крепких напитков введен помарочный учет, а для пива условия гораздо более мягкие. Благодаря системе можно проследить историю каждой бутылки.

Выигрывают все: государство получает свою долю налогов для развития экономики, производитель становится конкурентоспособным, ритейлер заслуживает лояльность покупателей, предоставляя всю информацию о товаре, а покупатели употребляют качественную продукцию.

Функции программы учета алкогольной продукции

В том случае, когда сфера деятельности компании связана с торговлей спиртосодержащими напитками, появляется необходимость работать в ЕГАИС. На онлайн-кассу устанавливается специальный модуль (УТМ), основная задача которого отправлять данные в информационную систему.

ЕГАИС выполняет следующие задачи:

• мониторинг и аналитика развития товарооборота в этой области;
• учет оборота спиртных напитков, начиная от производителя и до розницы, в разрезе разного содержания спирта в напитках;
• учет ввезенного алкоголя и его доли на отечественном рынке;
• контроль количества акцизных марок и сравнение с реальными продажами;
• контроль документооборота, выявление контрфактного товара.

Именно последний пункт считается наиболее важной миссией системы для устранения «теневого» бизнеса и легализации всех площадок.

Кому необходимо обязательно работать с ЕГАИС

Необходимость работать в программе ЕГАИС зависит от многих факторов: местоположения, численности населения в конкретном населенном пункте и виде деятельности компании. Законодательством были установлены следующие сроки:

• организации, действующие в городах и селах — подтверждение закупки с 01.01.2016, отчет о продажах с 01.07 того же года;
• компании по производству слабоалкогольных напитков, с оборотом менее 300 тысяч декалитров в год — оборот с января 2016;
• те, кто выпускает больше этого показателя — фиксируют производство и оборот с октября 2015;
• дилеры, оптовики — отчитываются об обороте с первого месяца 2016 года;
• ИП, закупающие напитки с легким содержанием спирта с последующей перепродажей — отчет о закупке с 01.01.2016.
• Некоторые предприниматели получали отсрочку, однако она уже давно прошла и теперь остались только некоторые категории, которым не обязательно регистрироваться и работать с ЕГАИС, а именно:
• изготовители пива и подобных напитков, которые производят меньше трехсот тыс. декалитров в год;
• владельцы виноградных плантаций, выпускающих шампанские и вина;
• розница, осуществляющая торговлю исключительно слабоалкогольными напитками.

Пошаговая инструкция по подключению к ЕГАИС

Оборудование для работы с ЕГАИС

Работать с ЕГАИС можно только после того, как торговая точка установила все необходимое оборудование и программное обеспечение. К таковым относятся:

• Компьютер — требуются минимальные системные требования, они указаны на сайте системы.
• Стабильный интернет — необходим для отправки информации о приеме или продаже товара.
• УТМ — транспортный модуль, через который производится отправка данных в ЕГАИС, его могут предоставить бесплатно в ФСРАР. Для этого предприниматель должен получить КЭП, зарегистрироваться на официальном сайте ЕГАИС и после скачать модуль на компьютер.
• Криптоключ с электронной подписью на JaCarta, подключаемый по USB к вычислительной технике.
• Сканер с функцией считывания двухмерных меток PDF-417.
• Онлайн-касса с возможностью работы с ЕГАИС.
• Программа для работы с ЕГАИС. Сама по себе ЕГАИС, как и УТМ не имеют интерфейса для пользователя. Чтобы работать в системе, нужно обязательно установить программное обеспечение.

Если предусматривается торговля пивными напитками и другим некрепким алкоголем, сканер не потребуется.

Новая версия программы ЕГАИС 3.0

На сегодня разработана новая версия ЕГАИС 3.0, которая позволяет осуществлять контроль не только за выпуском и конечной реализацией, но и проводить мониторинг по всей цепочке движения спиртной продукции. Новая модель работает эффективнее, при этом для участников бизнеса мало что усложнилось. Остаются такие же требования и отчетность, как и ранее. Изменения коснулись, прежде всего, промежуточной цепочки, оптовиков, транспортных служб и т.д. Ниже вы найдете инструкцию о том, как работать в ЕГАИС по алкоголю.

Как рознице работать с алкоголем в ЕГАИС

Рассмотрим ключевые моменты, как работать с системой розничным магазинам.

Закупка и приемка продукции

Спиртосодержащий продукт, как и любой другой, начинает свой путь к рознице от производителя или поставщика. При этом не важно, каким образом оформлена торговая точка — ООО или ИП, схема для всех одинакова. Отчетность по закупке товара обязательна как для крепкого алкоголя, так и для пивных напитков.

• партия алкоголя отправляется в торговую точку, сопровождается двумя типами накладных: электронной для ЕГАИС и бумажной для экспедитора;
• владелец магазина сверяет коды, указанные в обеих накладных. При совпадении фактического товара с электронным и бумажным носителем, подтверждает прием цифровой и обычной подписями;
• если выявлено несоответствие — отказ или оформление акта расхождения, которые также фиксируются в ЕГАИС по алкоголю.

Продажа крепкого алкоголя

Приняв товар на баланс, торговля происходит таким образом:

• Кассир сканирует обычный линейный штрих-код, а затем акцизную марку (метка PDF-417), фиксируя факт продажи в ЕГАИС.
• Покупателю выдается чек с QR-кодом, который потребитель может отсканировать смартфоном и получить полную информацию о купленном алкоголе.
• Данные о проданном товаре переходят в УТМ, затем при использовании подсоединенного ключа электронной подписи, данные уходят в Росалкогольрегулирование.

Продажа слабоалкогольных напитков

Такой алгоритм как у крепкого алкоголя никак не касается напитков с легким содержанием спирта — пива, медовухи, сидра и т.п. Для них существует два способа для легальной торговли:

• ручным способом с ведением журнала в бумажном или электронном виде — в него вносится каждая продажа не позднее одного дня после реализации;
• добровольным подключением к ЕГАИС, работать с которым такой предприниматель не обязан, а может только по собственному усмотрению. Этот метод может показаться более затратным, однако, избавляет предпринимателя от ручного ведения учета, что многим бизнесменам кажется более приемлемым вариантом.

Если точка общепита торгует слабым алкоголем в розлив, алгоритм действий такой же, как и предыдущий с одним уточнением — в ЕГАИС фиксируется только факт вскрытия тары без последующего внесения данных о каждом литре.

Ответственность и штрафы

Рассмотрим, какие предусмотрены штрафные санкции за нарушения при работе с системой ЕГАИС.

Нарушение правил розничной продажи:

• Штраф для сотрудников от 20 до 40 тыс. руб.
• Штраф для организации от 100 до 300 тыс. руб.

Товар может быть конфискован.

Производство алкогольной продукции без лицензии:

• Для сотрудников штраф от 500 тыс. до 1 млн. руб. или дисквалификация до 3 лет
• Для юрлица штраф в размере одной пятой части дохода за прошлый год, но не меньше 3 млн. руб. Возможна приостановка деятельности до 90 дней

Возможны конфискации оборудования, товара и др.

Продажа алкоголя физическими лицами незаконно:

• Штраф для физлиц от 30 до 50 тыс. руб. с конфискацией товара
• Предпринимателя или производителя вина оштрафуют от 100 до 200 тыс. руб. с конфискацией товара

Нарушения в порядке учета алкоголя, если не работать с ЕГАИС:

• Штраф для сотрудника от 10 до 15 тыс. руб.
• Для юрлиц от 150 до 200 тыс. руб.

За не выданный чек по алкоголю:

• Штраф для сотрудника составят 2 тыс. руб.
• Для юрлиц порядка 10 тыс. руб.

За нарушения в крупном размере положена уголовная ответственность. За производство и оборот в крупном размере выпишут штраф, исправительные работы или лишение свободы до трех лет. За особо крупные нарушения штраф увеличится до 4 млн. руб. и может быть назначено лишение свободы на срок до 5 лет.

Без программного обеспечения не обойтись

В минимальный пакет для подключения входит:

• подключенный к интернету компьютер с минимальной скоростью сети от 256 кбит/с;

• крипто-ключ, записанный на рутокен;

• усиленная КЭП директора (квалифицированная электронная подпись);

• установленный УТМ (универсальный транспортный модуль);

• товароучетная программа для ЕГАИС, которая поддерживает обмен данными с УТМ.

Разберем все компоненты по отдельности.

Рутокен

По аналогии с КЭП для работы в ЕГАИС пользователи должны иметь защищенный крипто-ключ. Этот носитель можно приобрести только в специализированных организациях, имеющих лицензию от ФСБ.

Электронная подпись

Чтобы все ваши действия в системе были легальными, вам необходима КЭП для ЕГАИС. Этой квалифицированной электронной подписью вы будете подтверждать все свои действия в системе. Для получения подписи нужно обратиться в региональное отделение ФГУП «ЦентрИнформ» или к его партнерам. Для записи КЭП потребуется стандартный пакет документов:

• выписка из ЕГРЮЛ;

• СНИЛС и паспорт директора или предпринимателя;

• свидетельства ИНН/ОГРН/ОГРНИП;

• носитель для крипто-ключа.

За свои услуги «ЦентрИнформ» берет плату. Обращаться за записью свежего ключа придется ежегодно. Кроме этого, для каждого магазина или юрлица понадобится собственный крипто-ключ с электронной подписью.

УТМ

Приложение УТМ нужно скачать из личного кабинета ЕГАИС, где оно периодически обновляется. Для отправки и получения документов через УТМ к компьютеру подключается Рутокен с вашей подписью. При совершении каждой операции система обращается к вашему ключу, поэтому выделите для него отдельный надежный USB-порт.

Таким образом, процесс обмена документами с ЕГАИС будет налажен, но только использовать полученные документы вы не сможете. Для этого как раз и нужна товароучетная система, которая передает и получает документы через УТМ в ЕГАИС.

Учетная система

Не все товароучетные системы имеют встроенную поддержку ЕГАИС. Обращайте внимание на это при выборе, чтобы не пришлось платить дважды. Продавцы пива обязаны только подтверждать закупки в системе, поэтому им достаточно бесплатных утилит и программ из интернета для работы с УТМ.

Первоначальная подготовка пройдена, настроен минимальный функционал, позволяющий фиксировать закупки алкоголя в ЕГАИС. Для последующей реализации и списания нужно приобрести и настроить оборудование.

Торговое оборудование для ЕГАИС

Для торговли крепким алкоголем нужно позаботиться о следующих моментах:

1. На кассе использовать совместимую с ЕГАИС кассовую программу, поддерживающую обмен данными с УТМ.

Онлайн-касса должна отправлять информацию о розничной продаже алкоголя в УТМ. Рабочее место кассира снабжают специальной программой. Условия и требования для подключения ККМ к УТМ находятся в личном кабинете на сайте egais.ru.

С технической стороны компьютер для кассы должен иметь следующие параметры:

• процессор x86 с тактовой частотой 2 ГГц либо выше;

• 2 Гб оперативной памяти;

• сетевой контроллер Ethernet 100/1000 Mbps с разъемом RJ45;

• Windows 7 или выше;

• Java 8 или выше.

2. Для считывания штрихкодов и акцизных марок нужен 2D-сканер PDF417.

Обычный сканер штрихкодов с этикеток не справится с кодировкой, которую использует ЕГАИС, с ним справится 2D-сканер для QR-кодов. Целесообразно им снабдить не только кассира, но и кладовщика, принимающего алкогольную продукцию на склад.

Современные терминалы сбора данных (ТСД) имеют встроенные 2D-сканеры, которые позволяют проверить поступающую продукцию на случай подделки и выявить незарегистрированные бутылки в ЕГАИС.

3. Принтер для печати чеков (фискальный регистратор) должен уметь отображать QR-коды в чеке покупателя.

На чеках с алкогольной продукцией наличие QR-кода обязательно. С помощью сканера мобильного телефона покупатель может проверить легальность покупки.

Алгоритм подключения к ЕГАИС

Когда все компоненты собраны, начинаем действовать по инструкции.

1. Покупка крипто-ключа с КЭП.

На рекомендуемом Росалкогольрегулированием сайте АО «ЦентрИнформ» нужно выполнить стандартную процедуру регистрации. Для этого указываете тип организации, ИНН, ОГРН, создаете логин и пароль.

При успешно пройденной процедуре и по итогу покупки ключа у продавца на руках остаются 2 пин-кода для регистрации непосредственно в ЕГАИС.

Федеральный закон об электронной подписи № 63-ФЗ позволяет предпринимателям для продажи пивной продукции на разных торговых точках использовать один крипто-ключ. На организации данное послабление не распространяется.

При наличии действующей КЭП можно приобрести только ключ для ЕГАИС, но сначала проверьте свою ЭЦП на выполнение требований алкогольной системы.

Для установки рутокена скачайте драйвер на сайте на сайте rutoken.ru.

2. Регистрация в ЕГАИС.

После перехода по ссылке «Войти в личный кабинет» на сайте ЕГАИС необходимо «Ознакомиться с условиями и проверить их выполнение». Система самостоятельно протестирует рабочее место и установленный крипто-ключ на соблюдение правил ЕГАИС. Также потребуется программный компонент «Фсрар-Крипто 3», который нужно предварительно скачать по предложенной ссылке и установить.

Проходить регистрацию нужно только в браузере Internet Explorer или Microsoft Edge с эмуляцией Internet Explorer.

3. Сертификат RSA.

Для передачи данных в безопасном режиме разработчики требуют использовать RSA. Это продуктовый сертификат, который вы получите на сайте ЕГАИС.

1. На следующем шаге запишите RSA на свой рутокен, для этого нужно выполнить действия в следующем порядке:

• Заполните поле «Введите ПИН код (ГОСТ)» полученным пин-кодом от крипто-ключа. Если его не выдали при покупке крипто-ключа, введите стандартный.

• Система запросит сертификат электронной подписи, если на компьютере их установлено несколько, помогите ей сделать правильный выбор, кликните по нему.

• Выберите пункт «Получить ключи доступа», торговую точку, для которой формируете ключ, и нажмите «Сформировать ключ».

• Введите пин-код от RSA. Если пароль не выдали при покупке крипто-ключа, введите стандартный для Рутокена: 12345678.

2. Установка УТМ.

УТМ занимает промежуточное звено между товароучетной системой, кассой и системой ЕГАИС.

Для его установки скачайте приложение в личном кабинете ЕГАИС во вкладке «Транспортный модуль». Нажмите «Скачать установщик для транспортного модуля» и затем для запуска установщика — «Выполнить». В правом нижнем углу монитора появится значок УТМ. Он запускается по левому клику мыши.

На этом регистрация в ЕГАИС завершена. Далее можно связать УТМ с товароучетной системой и начинать продажи.

Как подключить ЕГАИС к МоемуСкладу

Для того чтобы законно торговать бутылочным пивом и слабоалкогольными напитками, необходимо отправлять акты списания в ЕГАИС. Для этого подходит сервис МойСклад.

Нужные настройки для ЕГАИС находятся на вкладке «Юр. лица» (Меню пользователя → Настройки → Юр. лица). В параметрах каждого юрлица есть блок «ЕГАИС», подключайте алкогольный функционал только нужным пользователям.

В разделе «ЕГАИС» вам нужно заполнить поле с идентификатором FSRAR. Каждой организации присваивают уникальный номер, найти его можно в панели настроек УТМ. Остальные поля «IP адрес» и «Порт для подключения к УТМ» МойСклад заполнит самостоятельно. В конце заполнения «Проверьте соединение» и сохраните данные.

Для корректной работы в интерфейсе МоегоСклада надо указать дополнительные параметры, которые потребует ЕГАИС.

Настройки ЕГАИС в МоемСкладе

При создании карточки алкогольного товара, кроме стандартной цены и наименования, нужно заполнить специальные параметры, характеризующие продажу бутылочного пива и слабоалкогольных напитков. Они находятся в блоке «Особенности учета»:

• в поле фасовка — выбираем вариант «Штучная»;

• в пункте тип учета ставим из списка «Алкогольный товар»;

• код ЕГАИС присваивает и регистрирует в системе оптовый продавец или сам производитель. Поэтому у одного и того же продукта будет свой уникальный код ЕГАИС. Чтобы система в любой момент времени могла распознать от кого и кому отправилась партия алкоголя.

После выбора варианта «Алкогольный товар» ниже появится блок «Коды ЕГАИС» и кнопка добавления кода.

Акты списания полученной продукции строятся по методу ФИФО — «первым прибыл, первым убыл», хотя на практике кодов может быть сколько угодно.

Для реализации пива и слабоалкогольных напитков лицензия не требуется, поэтому убираем галочку «Содержит акцизную марку».

Далее речь пойдет о том, как вести отчетность ЕГАИС.

Как отправить акт списания

В разделе «Розница» находится вся необходимая отчетность для ЕГАИС. Первое, что вы увидите, будет список актов списания. Для работы с ними и отслеживания процессов каждому акту присвоен один из статусов: принят, проведен, не отправлен, ожидает проверки, ошибка ЕГАИС.

Для добавления нового акта списания нужно выполнить следующие действия:

• нажимаем «+ Акт списания»;

• в документ добавляем товарные позиции из справочника, по которым нужно отправить акт;

• указываем количество к списанию;

• в блоке «Остатки ЕГАИС» нажимаем «Обновить остатки»;

• сохраняем.

Остатки алкогольной продукции по сведениям системы ЕГАИС отображаются в отдельном столбце, потому как они не всегда совпадают в реализацией. При каждом запросе из УТМ будут выгружаться обновленные данные.

Загрузка обычно занимает меньше 20 минут. Но как бы долго она не шла, рекомендуем всегда дожидаться окончания процедуры, чтобы контролировать и избегать расхождений с ЕГАИС.

После этого акт можно отправить в систему через УТМ. Чтобы это сделать, вернитесь в раздел «Отчетность ЕГАИС» и нажмите кнопку «Проверить ЕГАИС»:

Далее откройте акт (статус на данный момент — «Не отправлен») и нажмите «Отправить акт в ЕГАИС»:

Если кнопка неактивна, попробуйте через некоторое время.

После корректной отправки акта ему присваивается статус «Ожидает ЕГАИС», после обмена данными через УТМ статус примет значение «Принят».

Каждый обмен данными подтверждается квитанцией, которая содержит окончательное решение по переданному файлу, одновременно с этим в товароучетную систему загружаются обновленные сведения об остатках.

Если система приняла акт и он не содержал ошибки, то ему присваивается отметка «успешно проведен», появляется дата последнего обновления остатков.

Если акт не принят системой ЕГАИС, это означает то, что он содержит ошибки и ему присвоен статус «Ошибка ЕГАИС». В этом случае можно открыть акт, исправить ошибки и отправить на проверку повторно.

Также в МоемСкладе вы можете:

• принять или отклонить товарно-транспортную накладную в один клик;

• провести инвентаризацию: сравнить остатки в ЕГАИС и МоемСкладе и если есть расхождения, отправить соответствующий акт.

Сколько стоит подключение ЕГАИС

Цена вопроса складывается из нескольких параметров: кто является продавцом оборудования и ПО, покупается готовое решение под ключ, собирается по отдельности или модифицируется, количество магазинов и т. п.

В апреле 2022 года затраты на самостоятельный подбор оборудования и компонентов обходился в 29 000 руб, в эту стоимости вошли следующие затраты:

• рутокен для крипто-ключа — около 3 000 рублей;

• сертификат КЭП — около 2 000 рублей;

• УТМ — бесплатно при самостоятельной установке;

• учетная система, а также ПО для кассы — цены зависят от поставщиков и выбранных компонентов;

• 2D-сканер — от 5 500 рублей, в зависимости от модели и бренда;

• фискальный регистратор с функцией печати QR-кодов — от 18 500 рублей в зависимости от модели.

Приведем для примера ряд готовых решений, но не забудьте, в их стоимость не входит крипто-ключ и КЭП:

• смарт-терминал Эвотор, комплект «Стандарт Плюс ФН» — от 37 000 рублей;

• смарт-терминал Эвотор, комплект «Алко ФН» — от 46 000 рублей.

Оборудование должно быть в госреестре контрольно-кассовой техники.

Ответы на вопросы

• Уже есть КЭП для отправки деклараций в налоговую и ФСРАР, подходит ли она для ЕГАИС. И наоборот, полученный крипто-ключ ЕГАИС подойдет для сдачи отчета в ФСРАР?

Нет, для работы с ЕГАИС необходим другой ключ.

• На одной торговой точке работает два юрлица. Могут ли они пользоваться одним компьютером, на котором установлены 2 крипто-ключа и 2 ключа для ЕГАИС и декларации?

Не рекомендуем устанавливать на одно рабочее место два различных ключа. Без технических ошибок настроить корректную передачу будет очень сложно, появятся конфликты в работе крипто-инструментов.

• Могут ли предприниматели использовать разные УТМ на одном компьютере?

Установка нескольких УТМ не запрещена, но могут возникать технические сбои и программные конфликты.

• Одна организация работает на нескольких торговых точках, каждой присвоен отдельный КПП, и имеются собственные уникальные крипто-ключи. Но для безопасности хотим установить все ключи на компьютер головной организации. Разрешено ли это?

Так же как и лицензия приобретается на каждое подразделение, так и физически ключи должны находится на своих торговых точках. Таковы требования ФСРАР при работе с УТМ, ключом и КЭП. Товарный учет и обработку документов можно вести удаленно с компьютера головной организации.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/egais-v-roznitse/podkljuchenie-k-egais/