Профессиональное руководство по общению

В России популярность набирают гибридные модели работы и поэтому коммуникация внутри команд становиться актуальной темой. Социальные исследования показали, 80% россиян считают, что общение является ключом к созданию доверия на работе, но опрос показал, что только 13% руководители практикуют и развивают эффективное общение на рабочем месте.

Как улучшить коммуникацию на рабочем месте?

Одна из стратегий, которую следует выбрать — это улучшение ваших коммуникативных навыков на рабочем месте как таковых. Это поможет вам завоевать доверие своих коллег по работе, повысить продуктивность рабочего процесса и в целом продвинуться по карьерной лестнице. Эти 14 простых советов помогут Вам улучшить коммуникацию на рабочем месте.

Методы повешения эффективности коммуникации на работе

1. Обеспечьте эффективный процесс адаптации

Начать новую работу может быть непросто, особенно для тех, кто работает удаленно. Сейчас как никогда важно иметь подробные учебные материалы и документацию, чтобы быстро освоиться новым сотрудникам. Чем проще вы сделаете людям доступ к важной информации с самого начала, тем лучше будет общение на рабочем месте. Полезно закрепить за новым сотрудником наставника на время адаптации.

2. Четко относитесь к рабочим процессам и устраняйте препятствия

Знаете ли вы, что 57% сотрудников говорят, что им не дали четких указаний на работу? Вы можете улучшить эту статистику, четко указав шаги, необходимые для выполнения каждой задачи и проекта.

Точно так же у вас должен быть пошаговый чек-лист для преодоления препятствий, если они возникнут. Это установит ожидания относительно того, что нужно делать, как делать это правильно, и будет способствовать улучшению коммуникации на рабочем месте.

3. Установите доверительные и открытые отношения с коллегами

Установление доверия требует времени, но его стоит постоянно укреплять, так общение на рабочем месте выводится на совершенно другой уровень. Доверие укрепляет ваши отношения с коллегами, позволяя вам лучше взаимодействовать и преуспевать в команде. Постарайтесь узнать интересы, симпатии и антипатии друг друга, чтобы выстраивать комфортное общение.

4. Регулярно проводите встречи тет-а-тет

Регулярное общение с коллегами обеспечивает продуктивную работу и помогает более эффективному общению на рабочем месте. Найдите время, чтобы обсудить проекты, собрать отзывы сотрудников и участвовать в беседах на отвлеченные темы.

Когда ваши сотрудники работают удаленно важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс. Полезно использовать программы для трекинга задач, чтобы понимать сколько времени застрачивают сотрудники на выполнение задач по проектам.

Формат общения тет-а-тет может быть более комфортной средой для честного обсуждения. Эффективное общение на рабочем месте важно, но нельзя упускать из виду и честность. Если вы руководитель удаленной команды, вот несколько полезных советов:

5. Слушайте и обращайте внимание — это важно для эффективного общения на рабочем месте

Слушать — это гораздо больше, чем просто слышать. Только 7% общения является вербальным, тогда как колоссальные 55% общения на самом деле является языком тела. Обратите внимание на выражение лица, тона и язык тела, чтобы понять, какое сообщение передается. Оттачивая навыки общения на рабочем месте, чтобы уловить невербальное и вербальное общение, вы, несомненно, сможете стать более эффективным коммуникатором.

Быть активным слушателем также означает, что вы должны уделять все свое внимание, когда кто-то говорит. Задавайте вопросы, оставляйте отзывы и старайтесь быть активным участником каждого разговора на работе.

6. Будьте открыты как для положительных, так отрицательных мнений

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на работе, — это быть открытым для обратной связи — как положительной, так и отрицательной.

Обратная связь всегда будет эмоционально приукрашенной, но она позволит увидеть ваши сильный и слабые стороны. Нужно в комфортной атмосфере внимательно выслушать всех желающих выразить свои мысли без каких-либо последствий.

Отличное решение, предоставить сотрудникам возможность оставлять анонимные отзывы, чтобы им было проще выражать свои мысли.

Вы можете собирать отзывы двух типов:

7. Сохраняйте политику «открытых дверей»

Политика «открытых дверей» важна для укрепления коммуникации на рабочем месте и построения доверия внутри организации, но это не всегда легко.
Поощрение ваших сотрудников к честному разговору со своим начальством — это чистая польза для вашей компании, но некоторые могут не решаться поделиться своими умозаключениями. Нужно донести до сотрудников, что выражать свои мысли — это нормально, и это, является основой эффективного общения на рабочем месте.

8. Проводите командные мероприятия, чтобы поднять моральный дух

Чтобы избежать выгорания в вашей команде, дайте себе и другим необходимое время для восстановления персонала. Организуйте веселые мероприятия, которые не только помогут снизить стресс, но и позволят вашей команде сблизиться друг с другом и создать приятные воспоминания.

Общий опыт улучшает взаимоотношения друг с другом в вашей команде, что способствует более тесному общению на рабочем месте.

9. Используйте современные инструменты для унифицированного общения

На вашем рабочем месте, вероятно, используется множество форм связи: телефоны, приложения для обмена сообщениями, электронная почта, инструменты для видеоконференций и т. д. При таком большом количестве каналов сообщения могут легко теряются в информационной среде. Нужно выбрать простой в использовании инструмент коммуникации, который удовлетворяет все потребности ваших бизнес-процессов.

Досконально изучите инструменты управления бизнес проектами, чтобы отслеживать эффективность их выполнения вашей командой от начала до конца. Это позволяет находить узкие места в бизнес-процессах и искать решения для их оптимизации.

Если вы уже используете различные инструменты и платформы управления проектами, изучите возможность интеграции приложений, это положительно влияет на продуктивность и позволяет улучшить общение на рабочем месте.

10. Научитесь разнообразию, равенству и инклюзивности

Согласно научным исследованиям, сотрудники поколения Z и миллениалы сейчас больше заботятся об усилиях по обеспечению разнообразия, равенства и инклюзивности, чем предыдущие поколения, и им нужны доказательства того, что компанией предпринимают шаги к повышению инклюзивности рабочего пространства.

Обязательно изучите себя и свою команду на предмет DEI. Это должно вызвать критические разговоры и откровенные дискуссии, которые будут способствовать лучшему общению на рабочем месте и сделать его более инклюзивным.

11. Научитесь лучше разговаривать по телефону

Коллегам всегда приятно общаться с хорошим собеседником, умеющим расположить к разговору оппонента по телефону. Не у каждой компании есть новейшее коммуникационное программное обеспечение или инструмент для совместной работы. В крупных компания большая часть комуникации по-прежнему ведется по телефону.

Телефонные разговоры могут быть непростыми, потому что невозможно увидеть выражение лица или язык тела собеседника.
Если вы смените тон на соответствующий, это поможет вам более эффективно излагать свои мысли.

12. Научитесь лучше писать электронные письма

Помимо других навыков общения на рабочем месте, обратите отдельное внимание к написанию электронных писем. Электронная почта была и будет важной частью общения на рабочем месте. Таким образом, важно научиться выражать свои мысли в удобной для восприятия форме. Написание лаконичных и понятных электронных писем упростит вашей команде понимание их обязанностей и проектов, а также сэкономит всем время и энергию, которые можно потратить на другие задачи.

Не торопитесь, используйте маркированные списки, избегайте неоднозначных фраз. Кроме того, вы всегда можете отменить отправку электронного письма и подкорректировать его, потратив дополнительное время.

13. Практикуйте публичные выступления

Публичные выступления — один из наиболее важных навыков общения на рабочем месте. Если вы не можете четко говорить перед группой людей, вам будет сложно передать свои мысли и результаты эффективно.

Если вам интересно, как улучшить коммуникативные навыки на работе, публичные выступления — это один из способов. Начните с выступления перед людьми, с которыми вам комфортнее всего, чтобы постепенно обрести уверенность в себе.

14. Понять сильные и слабые стороны друг друга

У каждого есть области, в которых он преуспевает, и области, в которых можно улучшить скилы. Выявляя сильные и слабые стороны друг друга, вы также можете настроить свой рабочий процесс и общение на рабочем месте. Обмен информацией в данном ключе, даст вашей команде синергетический эффект и плодотворно повлияет на продуктивность.

Общение на рабочем месте зависит от каждого в команде

Наладить хорошее общение на рабочем месте — это командная работа, которая требует достаточно времени. Реализуйте указанные 14 стратегий, и это позволит Вам получить больше информации о том, что происходит в рабочей среде, узнать новые идеи и какие форматы коммуникации предпочитает ваша команда.

Коммуникативные навыки считаются одними из самых важных социальных навыков. Социальные навыки — это способности, связанные с тем, как вы работаете и взаимодействуете с другими людьми.

Эти навыки наиболее востребованы работодателями. По статистике, 93% работодателей хотят видеть в резюме soft skills.

Развитие коммуникативных навыков играет важную роль в нашей личной и профессиональной жизни. Нет эффективного общения, если вы не обладаете этими навыками.

В этом руководстве мы обсудим значение коммуникативных навыков, признаки плохих коммуникативных навыков, преимущества коммуникативных навыков, 7 «С» эффективных коммуникативных навыков, типы коммуникативных навыков и способы улучшения ваших коммуникативных навыков.

Что такое коммуникативные навыки?

Общение — это процесс отправки и получения информации или сообщений, который может осуществляться один на один или между группой людей.

Коммуникативные навыки – это способность делиться и получать различные типы информации. Это один из самых важных навыков межличностного общения.

Каковы признаки плохих коммуникативных навыков?

Ваши коммуникативные навыки требуют улучшения, если вы обладаете одним из следующих качеств: 

• Прерывание во время разговора другого человека
• Плохие навыки слушания
• Слишком много говорить
• Отсутствие зрительного контакта
• Задавать вопросы в неподходящее время
• Не задавать нужных вопросов
• Чрезмерное использование вербальных наполнителей
• Слишком много внимания уделяется говорящему, а не сообщению
• Делать предположения
• Отвлечение
• Не обращая внимания на невербальные сигналы
• Неуверенность во время разговора
• Думайте о том, что сказать, когда кто-то разговаривает с вами.
• Говорить не думая
• Отправка смешанных сообщений — когда невербальные сигналы не соответствуют передаваемому сообщению (устному).
• Не ясно и лаконично.

Если вы заметили какой-либо из этих признаков при общении с людьми, значит, у вас плохие коммуникативные навыки. Но не волнуйтесь, как и другие навыки, эффективные коммуникативные навыки можно развивать и совершенствовать.

Каковы 7 С эффективной коммуникации?

7 принципов общения представляют собой контрольный список, позволяющий убедиться, что сообщение или информация правильно составлены.

Ниже приведены 7 принципов общения: 

• Очистить:

Сообщение должно быть четким и понятным, этого можно добиться, используя простые слова. Получатель должен иметь возможность легко определить цель вашего сообщения.

• Лаконично:

Сообщение должно быть кратким, т.е. придерживаться сути и быть кратким. Избегайте длинных предложений и старайтесь передать свое сообщение несколькими словами.

• Верный:

Сообщение должно быть правильным, т.е. должно быть точным и безошибочным. Не должно быть грамматических и орфографических ошибок.

• Полное:

Сообщение должно быть полным, т. е. содержать всю необходимую информацию, требуемую получателем. Избегайте включения ненужной информации.

• Вежливый:

Сообщение должно быть вежливым, то есть должно отражать уважение отправителя к получателю. Вежливые сообщения вовсе не предвзяты.

• Бетон:

Сообщение должно быть конкретным, т.е. конкретным и основанным на достоверных фактах из надежных источников. Конкретные сообщения конкретны, ясны и подкреплены конкретными фактами и цифрами.

• Внимательный:

Сообщение должно быть обдуманным, то есть вы должны учитывать уровень знаний вашей аудитории, ее опыт, мышление и т. д.

Типы коммуникативных навыков

Существует пять основных типов коммуникативных навыков, а именно: 

• Навыки устного общения
• Навыки невербального общения 
• Письменные коммуникативные навыки 
• Навыки визуальной коммуникации 
• Навыки аудирования.

1. Навыки вербального общения

Вербальная коммуникация относится к использованию произносимых слов для передачи сообщений. Хотя вербальное общение может включать использование письменных слов.

Навыки вербального общения — это способность точно получать и передавать сообщения в устной форме.

Ниже приведены некоторые примеры хороших навыков устного общения: 

• Активное слушание
• Правильно произносить слова
• Предоставление обратной связи, когда это уместно
• Использование соответствующего языка, громкости и тона
• Обратите внимание на невербальные сигналы
• Используя нормальный темп речи; не слишком быстро и не слишком медленно
• Слушать других, не перебивая
• Говорю уверенно.

Примеры вербального общения включают в себя: 

• Пресс-конференции
• Кампании
• Публичные выступления
• Телефонные звонки
• Дебаты
• Presentations
• Диалоги в фильмах, сериалах и т.д.
• Лекции
• Заседания правления.

2. Навыки невербального общения

Невербальная коммуникация это процесс передачи сообщения без использования устных или письменных слов.

Этот метод общения использует невербальные сигналы, такие как зрительный контакт, жесты, расстояние, внешний вид, время и т. д., для передачи сообщений.

Навыки невербального общения — это способность кодировать и декодировать невербальные сигналы.

Кодирование относится к способности передавать сообщения таким образом, чтобы получатели могли их точно интерпретировать.

Декодирование относится к способности точно интерпретировать закодированные сообщения.

Ниже приведены некоторые примеры невербального общения: 

• ручная волна
• Складывание рук
• подмигивать
• сутулый
• ювелирных изделий
• Татуировки
• Одежда и т.д.

3. Навыки письменного общения

Письменное сообщение относится к использованию письменных слов для передачи сообщений. Это наиболее используемый метод общения в профессиональной среде.

Навыки письменного общения — это способность эффективно общаться с помощью письменных слов.

Эффективное письменное общение требует следующих навыков: 

• Надлежащее использование знаков препинания
• Построение правильных предложений
• Знание основных правил грамматики
• Надлежащее использование языка и тона
• Использование определенных инструментов редактирования или программного обеспечения.

Примеры письменного общения включают: 

• Сообщения электронной почты
• Письмо
• бюллетень
• Memos
• Предложения
• Сообщение в блоге
• Мгновенные сообщения
• Анкетирование
• Открытки
• Учебные материалы, например электронные книги
• Пресс-релиз и т. д.

4. Навыки визуальной коммуникации

Визуальная связь относится к использованию визуальных элементов для передачи сообщений. Этот метод общения часто используется в презентациях, контенте веб-сайта, рекламе, сообщениях в социальных сетях и т. д.

Навыки визуальной коммуникации — это способность передавать сообщения с помощью визуальных элементов. Это также способность интерпретировать смысл сообщений, получаемых глазами.

Примеры визуальной коммуникации включают в себя: 

• Слайд колода
• Диаграммы процессов
• Карты разума
• Дорожные карты
• Диаграммы
• Фотографии
• Видео
• GIF-файлы и т. д.

5. Навыки аудирования

Слушание отличается от слушания. Слух — это процесс восприятия звука, а слушание — это акт преднамеренной работы по пониманию полученных звуков (сообщений).

Навыки аудирования являются способность точно получать и интерпретировать информацию или сообщения, переданные вам.

Люди с отличными навыками слушания обладают следующими качествами: 

• Слушаю без перерыва
• Поддерживайте зрительный контакт и не говорите
• Нет суждений
• Поддержите говорящего утвердительными словами
• Избегайте отвлекающих факторов
• Осознает невербальные сигналы.

Преимущества эффективных навыков общения

Навыки эффективного общения играют большую роль в нашей жизни, как личной, так и профессиональной. Ниже приведены некоторые преимущества навыков эффективного общения: 

1. Это улучшает отношения 

Эффективное общение предотвращает недопонимание и конфликты, что способствует хорошим отношениям на личном и профессиональном уровнях.

Активное слушание заставляет людей чувствовать себя услышанными и уважаемыми, что, в свою очередь, может улучшить отношения.

2. Повышает производительность 

Когда вы четко понимаете часть информации или инструкции, вы, скорее всего, будете продуктивны. Более четкое понимание инструкции может помочь вам работать эффективно.

Например, студенты, практикующие активное слушание во время лекций, будут лучше сдавать экзамены или тесты.

3. Обеспечивает ясность

Хорошие коммуникаторы умеют доносить сообщения четко и лаконично.

Кроме того, когда информация передается эффективно, получатель быстро поймет ее цель.

4. Предотвращает и разрешает конфликты

Чаще всего конфликты возникают из-за плохого общения. Умение эффективно общаться играет значительную роль в разрешении конфликтов.

Эффективное общение также снижает риск неправильного толкования, непонимания и конфликтов.

5. Улучшает командную работу

Эффективная коммуникация необходима, чтобы сделать командные проекты успешными. Благодаря эффективному общению члены команды смогут эффективно обмениваться идеями.

6. Увеличьте шансы получить новую работу

Помимо высокого среднего балла, большинство работодателей хотят нанимать людей с хорошими коммуникативными навыками.

В соответствии с Национальная ассоциация колледжей и работодателей, 73.4% работодателей хотят кандидата с сильными навыками письменного общения, а 69.6% работодателей хотят кандидата с сильными навыками устного общения.

Хорошие навыки письменного общения также могут помочь вам составить предложения или сопроводительные письма, которые помогут вам получить новую работу.

Способы улучшить свои навыки общения

Наличие хороших коммуникативных навыков важно во всех аспектах жизни, от личной до профессиональной.

Советы, упомянутые ниже, могут помочь улучшить ваши навыки общения. 

• Учитывайте свою аудиторию 
• Будьте готовы 
• Будь ясным и лаконичным 
• Практикуйте активное слушание 
• Обратите внимание на невербальные сигналы 
• Произносите слова правильно 
• Будьте уверены 
• Задавать вопросы 
• Избегайте использования жаргона 
• Практика.

1. Учитывайте свою аудиторию

Связь невозможна, если получатель полностью не понимает передаваемые сообщения. Таким образом, вы всегда должны помнить о своей аудитории.

Чтобы достичь этого, вы должны учитывать их потребности, ожидания, уровень знаний и т. д. Вы также должны определить цель своих сообщений и донести ее до них в простой для понимания форме.

2. Будь готов 

Перед любым выступлением или презентацией убедитесь, что вы полностью понимаете тему или вопрос, который собираетесь обсудить.

Изучите тему, запишите несколько идей и попрактикуйтесь в том, как вы собираетесь доносить сообщения.

3. Будьте ясны и кратки

Все сообщения должны быть четкими и краткими, ваша аудитория должна быть в состоянии легко понять передаваемые сообщения.

Убедитесь, что вы общаетесь простыми словами, придерживаетесь сути и не включаете не относящиеся к делу детали.

4. Практикуйте активное слушание.

Чтобы быть хорошим коммуникатором, вы должны быть активным слушателем. Навыки активного слушания необходимы в любой форме общения.

Вы всегда должны быть полностью внимательны и не отвлекаться, когда говорящий все еще говорит.

5. Обращайте внимание на невербальные сигналы

Исследования показывают, что 55% общения происходит посредством невербального общения. Невербальные сигналы, такие как зрительный контакт, жесты, положение тела, расстояние и т. д., способны передавать тысячи сообщений.

Вы всегда должны сохранять соответствующую позу во время разговора и избегать использования негативного языка тела, такого как скрещенные руки, сгорбленные плечи и т. д.

6. Произносите слова правильно

Всегда следите за своим произношением и не говорите слишком быстро. Если вы не знаете, как произносить слово, не используйте его.

Если вы не уверены в значении слова, не используйте его. Проверьте в словаре значение и произношение слов, которых вы не знаете.

Вы также должны сделать чтение привычкой, чтобы улучшить свой словарный запас. Регулярное чтение имеет много преимуществ которые включают улучшение словарного запаса.

7. Будьте уверены

Всегда имейте смелость сказать то, что думаете, насколько это актуально и значимо. Не стесняйтесь и не бойтесь внести свой вклад, когда вы участвуете в любом разговоре.

Во время презентаций или публичных выступлений убедитесь, что вы говорите уверенно, не смотрите вниз и следите за зрительным контактом со своей аудиторией. Ваша аудитория может усомниться в достоверности вашего сообщения, если вы не донесете его уверенно.

8. Задавать вопросы

Если вы не понимаете сообщение, вам следует задавать уточняющие вопросы, а не делать предположения.

При отправке смешанных сообщений вы можете задавать вопросы, чтобы получить разъяснения. Убедитесь, что вы задаете вопросы в подходящее время; когда говорящий закончит говорить.

9. Избегайте жаргона

Не пытайтесь произвести впечатление сложными словами или жаргоном. Жаргоны — это специальные слова, используемые экспертами в определенной дисциплине или области.

Если человек, с которым вы общаетесь, не из той же области, что и вы, избегайте использования жаргона. Жаргон может вызвать непонимание.

10. Практика 

Развитие навыков эффективного общения требует много практики. Вы можете практиковаться, применяя приведенные выше советы в своих ежедневных разговорах.

Вы также можете посмотреть видео экспертов по коммуникациям, чтобы узнать больше советов.

Мы также рекомендуем:

• 10 самых важных навыков письма 
• Топ-10 важности написания эссе 
• Таблица результатов GMAT: все, что нужно знать, и простые советы по использованию 
• Онлайн-руководство для студентов MBA.

Заключение

Будь то на личном или профессиональном уровне, коммуникативные навыки важны во всех аспектах нашей жизни.

Студенты, обладающие навыками эффективного общения, более привлекательны для работодателей, чем те, у кого их нет.

Улучшение или развитие коммуникативных навыков поможет вам лучше общаться с друзьями, коллегами, начальником, членами семьи и т. д.

Мы подошли к концу этой статьи. Считаете ли вы эту статью полезной? Дайте нам знать в разделе комментариев.