Проект на согласование у руководства - Большая энциклопедия инструкций и руководств

В чем сложности руководителя

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
создавать и согласовывать документы только в системе (!).

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: не могут выделить время на обучение из-за высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.

Чтобы все операции с документами осуществлялись в электронном виде необходимо:

организовать передачу документа руководителю;
зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере Directum RX.

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

Очевидные плюсы:

оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
можно работать удаленно.

Хотя есть и минус — необходимо ежедневно заходить в систему и просматривать свои входящие задания.

Чтобы подписать документ в системе нужно:

открыть карточку задания на подписание и ознакомится с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений;
ознакомится со списком согласующих, результатами согласования и с перепиской в задаче;
выполните задание с результатом Подписать.

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны два варианта организации процесса.

Работа через помощника

Если руководитель готов работать в СЭД через помощника, то референту настраивается замещение руководителя в СЭД. Тогда референт может работать с папкой «Входящие» руководителя и получает все его задания.

Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю. Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, подписывает файл своей согласующей электронной подписью. И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя. Это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта — руководителя.

Плюсы данного варианта:

ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;
результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

Минусы:

появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Работа без помощника

Возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.

После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

Плюсы:

ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

Минусы:

дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса — разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД;
увеличение длительности согласования документов;
документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть — на бумаге.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее — ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются ее следующие разновидности:

простая ЭП,
усиленная неквалифицированная ЭП,
усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например, служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:

Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;
Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант. Для облегчения работы руководителей особенно при разъездном характере работы очень удобны мобильные приложения.

Источник

Содержание

Как правильно направить документы на согласование или подписание внутри организации
В результате отправки документа или пакета на подписание или согласование
Словарик для бухгалтера
Как написать деловое письмо
Направление на согласование или подписание отдельного документа или пакета документов
9 полезных советов по направлению документов на согласование
Основные принципы подготовки документов для подписания в организации

Направление документов на согласование или подписание внутри организации – важный этап в рабочем процессе. Это позволяет установить единые нормы и правила, необходимые для принятия решений и выполнения задач. От правильного направления документов зависят эффективность и результативность работы коллектива, а также бизнес-процессы в организации.

Для начала необходимо определить, какие документы требуют направления на согласование или подписание. Это могут быть различные договоры, письма, отчеты, заявления, акты и т.д. Все зависит от сферы деятельности организации и ее внутренних правил.

Далее необходимо определить процедуру направления документов. Обычно она состоит из следующих шагов:

Составление пакета документов или отдельного документа, требующих согласования или подписания.
Написание письма или заполнение специальной формы направления.
Направление документов на согласование или подписание непосредственно ответственному лицу или специалисту.
Отправка документов в отдел согласования или подписания (бухгалтерию, юридический отдел и т.д.).

Важно помнить, что внутренние правила организации могут предусматривать иные процедуры и этапы согласования или подписания документов. Поэтому рекомендуется ознакомиться со словариком организации или обратиться к непосредственному начальнику для получения подробной информации о процедуре направления документов.

Как правильно направить документы на согласование или подписание внутри организации

Для эффективного процесса согласования и подписания документов внутри организации необходимо следовать определенному порядку. В данной статье мы рассмотрим основные шаги, которые помогут вам правильно направить документы на согласование и подписание.

Определение списка документов: сначала необходимо определить список документов, которые требуется согласовать или подписать. Обычно это могут быть договоры, отчеты, письма и другие.
Написание документа: после определения списка документов необходимо их написать. Каждый документ должен быть четким, содержать необходимую информацию и быть оформлен в соответствии с деловыми стандартами.
Подготовка документов для направления: перед направлением документов на согласование или подписание необходимо их подготовить. Возможно, нужно будет собрать пакет документов или написать письмо с просьбой о согласовании/подписании.
Направление документов: готовые документы необходимо направить соответствующим лицам или отделам. Для этого можно использовать электронную почту, внутреннюю систему обмена сообщениями или другие средства коммуникации.
Согласование: после направления документов на согласование, соответствующие лица или отделы должны проанализировать документы и выразить свое согласие или несогласие. В этом случае документ может вернуться на доработку.
Подписание: при положительном результате согласования документа или при отсутствии этапа согласования, документ может быть подписан нужными лицами. В зависимости от организационной структуры, это может быть отдельный бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник.
Итог: по результатам согласования или подписания документа или документов, внутри организации необходимо провести анализ, получить итоговую информацию и принять соответствующие решения.

Итак, для правильного направления документов на согласование или подписание внутри организации необходимо пройти определенные этапы, описанные выше. Важно помнить, что эффективность данного процесса зависит от соблюдения правил и договоренностей, а также от своевременности ичеткости выполнения всех необходимых шагов.

В результате отправки документа или пакета на подписание или согласование

Подписание или согласование документов является важной частью делового процесса внутри организации. В результате направления документа или пакета на согласование или подписание, возникают разные ситуации и последствия.

В результате отправки документа или пакета на подписание:

Документ или пакет доставляется непосредственно к подписавшему или передается через курьера в определенное место.
Подписывающая сторона просматривает содержание документа или пакета, уточняет детали и осуществляет подписание, если все требования соблюдены.
После подписания документа или пакета, оригинал с внесенными подписями передается в соответствующий отдел или лицо (например, бухгалтера для проведения финансовых операций).
Если документ или пакет требует подписи нескольких лиц, они должны подписывать в определенном порядке.

В результате отправки документа или пакета на согласование:

Документ или пакет доставляется непосредственно для ознакомления и вынесения решения по согласованию.
Согласующая сторона просматривает содержание документа или пакета, анализирует информацию и решает, давать ли свое согласие или нет.
В случае положительного решения, согласующая сторона вносит свое согласие и подпись на документ или пакет. В случае отрицательного решения, могут потребоваться корректировки или дополнительная информация.
После получения всех необходимых согласований, документ или пакет передается в соответствующий отдел или лицо для последующего выполнения.

Таким образом, направление документа или пакета на подписание или согласование является одним из важных шагов в деловом процессе. В результате этого направления происходит передача информации, принятие решений и последующее выполнение необходимых действий.

Словарик для бухгалтера

Как бухгалтеру написать словарик для отдельного документа или пакета документов для их подписания или согласования:

1. Направление документа или пакета документов — это процесс направления документов на подписание или согласование.

2. Письмо на направление документа или пакета документов — это письменное уведомление о необходимости подписания или согласования документов.

3. Подписание документа или пакета документов — это процесс осуществления официальной подписи уполномоченным лицом.

4. Согласование документа или пакета документов — это процесс получения согласия соответствующих лиц на содержание документов.

5. Результатом направления документа или пакета документов на подписание или согласование является получение необходимых подписей или согласований.

6. В результате направления документа или пакета документов на подписание или согласование, документы становятся официально утвержденными и действительными.

Как написать деловое письмо

Для: бухгалтера или отдельного лица, ответственного за направление документов на согласование или подписание внутри организации.

При написании делового письма для направления документов на согласование или подписание необходимо учесть несколько важных моментов:

Определите цель письма. Укажите, что деловое письмо направляется для согласования или подписания конкретного документа.
Опишите документ, который требует согласования или подписания. Укажите его название, дату создания и важные детали, которые помогут бухгалтеру или ответственному лицу правильно оформить документ.
Предложите варианты дальнейшего действия в случае согласования или отказа. Например, укажите, что после согласования документ будет направлен на отправку или при отказе будет требоваться доработка.

Пример делового письма для направления документов на согласование:

Уважаемый (имя получателя),

В связи с необходимостью согласования документа, направляю вам на согласование:

(название документа)
Дата создания: (дата)
Описание: (краткое описание документа, включая важные детали)

В случае положительного результата согласования, прошу вас направить документ для дальнейшей отправки. В случае отказа или необходимости доработки, прошу сообщить мне о причинах.

С уважением,

(ваше имя)

С помощью такого пакета документов можно правильно направить нужные документы на согласование или подписание внутри организации. Важно помнить, что сопроводительное деловое письмо облегчит процесс и сделает его более эффективным.

Направление на согласование или подписание отдельного документа или пакета документов

Для согласования или подписания отдельного документа или пакета документов внутри организации необходимо следовать определенной процедуре отправки. Этот процесс гарантирует, что каждый документ или пакет документов будет правильно направлен и получит необходимые согласования или подписи.

Определите, кому нужно направить документ или пакет документов. Обычно это зависит от содержания документов и их цели. Если документ связан с финансовыми вопросами, такими как отчеты или счета, он должен быть направлен для согласования или подписания бухгалтеру.
Напишите письмо, указывая цель направления документа или пакета документов. В письме укажите, кем были подготовлены документы, и любые особые инструкции или требования относительно согласования или подписания.
Соберите все необходимые документы или пакет документов и поместите их в конверт или папку. Убедитесь, что все документы правильно оформлены и подписаны.
Направьте документы соответствующему лицу или отделу. Если у вас есть словарик контактов, воспользуйтесь им для нахождения правильного адресата. Убедитесь, что документы отправлены в соответствии с полученными инструкциями.
Отслеживайте статус согласования или подписания документов. В некоторых случаях может потребоваться провести дополнительные переговоры или предоставить дополнительную информацию, чтобы завершить процесс согласования или подписания.
В результате документ или пакет документов должен быть согласован или подписан соответствующими сторонами. Оповестите заинтересованные лица о достигнутом результате и предоставьте им копии подписанных документов, если это требуется.

Следуя этим шагам, вы сможете правильно направить отдельный документ или пакет документов на согласование или подписание внутри вашей организации.

Определите список получателей: перед отправкой документа или пакета документов для согласования или подписания, убедитесь, что вы указали всех необходимых получателей. Не забудьте включить в список всех заинтересованных сторон и подчиненных, которые должны произвести согласование или подписание.
Напишите деловое письмо: перед отправкой документа на согласование или подписание, напишите вежливое и четкое деловое письмо, в котором укажите цель отправки документа, сроки и необходимые действия от получателя.
Составьте словарик терминов: если документ содержит специфические термины или сокращения, рекомендуется приложить словарик терминов, чтобы упростить понимание документа и избежать недоразумений.
Укажите сроки: в письме укажите желаемые сроки завершения согласования или подписания документа. Это поможет организовать работу получателей и соблюсти сроки.
Направление документа: выберите наиболее удобный и эффективный способ направления документа. Это может быть электронное письмо, электронная платформа для совместной работы над документами или внутренняя система управления документами в организации.
Напишите понятное письмо: при составлении письма обратите внимание на ясность и четкость сформулированных вопросов и просьб. Это поможет получателям быстрее и точнее реагировать на запросы.
Организуйте направление документа(ов): если вам необходимо направить пакет документов для согласования или подписания отдельному сотруднику или бухгалтеру, убедитесь, что документы упорядочены и пронумерованы, чтобы облегчить процесс проверки и подписания.
Отслеживайте результаты: следите за ходом согласования или подписания документа. Установите напоминания о последующих действиях и необходимых результатах.
Обратитесь к специалистам: если у вас возникли сложности или вопросы по отправке документов на согласование или подписание, обратитесь к специалистам по внутренним процедурам и правилам организации для получения необходимой информации и рекомендаций.

Следуя этим простым советам, вы сможете более эффективно направлять документы на согласование или подписание внутри вашей организации.

Основные принципы подготовки документов для подписания в организации

Подготовка документов для подписания или согласования внутри организации является важным и ответственным процессом. Отправка документов в верном формате и с правильным направлением помогает обеспечить эффективное деловое взаимодействие и своевременное принятие решений.

Вот основные принципы подготовки документов для подписания:

Определите цель документа или пакета документов: перед написанием или направлением документа или пакета документов для согласования или подписания, необходимо четко определить его цель и ожидаемый результат.
Ознакомьтесь с требованиями организации: каждая организация может иметь свои процедуры и правила оформления и направления документов. Перед подготовкой документа или пакета документов ознакомьтесь с данными требованиями.
Составьте список получателей: определите, кому необходимо направить документы для согласования или подписания. Учтите, что некоторые документы могут требовать согласования отдельного сотрудника или подписания руководителем.
Составьте письмо направления: при подготовке пакета документов для согласования или подписания, рекомендуется написать письмо, в котором указать цель отправки и приложить список документов. Это поможет получателям быстро ориентироваться и понять, какие действия им необходимо предпринять.
Подготовьте документы: оформите документы в соответствии с организационными требованиями. Убедитесь, что все необходимые поля заполнены и документы подписаны соответствующими лицами.
Составьте словарик для бухгалтера: если в подготовленных документах указаны какие-либо суммы, требующие учета в бухгалтерии, рекомендуется составить словарик для бухгалтера, где будут указаны суммы и статьи, по которым они должны быть учтены.
Направление документов: после подготовки документов и письма направления, отправьте их получателям согласно указанному в списке получателей.

Следуя указанным принципам, вы сможете эффективно подготовить и направить документы на согласование или подписание внутри организации, обеспечивая своевременное принятие решений и достижение необходимых результатов.

Источник

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
пояснения к «схемам» договоров и сделок;
материалы проведенных тендеров / конкурсов;
выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Пример 6

Источник

Состав согласующих лиц для разных видов документов определен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]. Служба делопроизводства (ДОУ) должна согласовывать все проекты документов организации. В статье рассмотрим, что именно согласует делопроизводитель, в какие сроки и всегда ли неверное оформление реквизитов означает, что документ не согласован.

Процитируем Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).

Формально согласующим лицом от службы ДОУ является ее руководитель. Но он имеет право делегировать эту задачу кому-то из подчиненных – специалистов службы. Очевидно, что служба ДОУ согласует не содержательную часть документа, а оформительскую. Скорее всего, реальным согласующим лицом будет тот работник, который разрабатывал инструкцию по делопроизводству организации.

ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ

Согласующие делопроизводители должны обращать внимание на следующие моменты:

соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам;
оформление реквизитов документов;
выбор вида документа;
подписание или утверждение;
должности и расшифровки подписей.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам

В Инструкции по делопроизводству должны содержаться бланки документов. В минимальный набор входят три: бланк письма, бланк приказа и общий бланк для всех остальных документов. Дополнительно могут быть утверждены бланки любых других видов документов, бланки структурных подразделений и должностных лиц.

Ключевой момент здесь – утверждение. Если какой-либо бланк не унифицирован на локальном уровне, то его использование исключается, а проект документа, подготовленный на нем, придется вернуть исполнителю на переделку.

Ситуация из практики

Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.

Оформление реквизитов документов

Один из самых крупных разделов инструкции по делопроизводству организации – правила оформления реквизитов документов. Этот раздел разрабатывается на основе ГОСТ Р 7.0.97.-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласующий делопроизводитель рассматривает оформление всех реквизитов документа. При этом не нужно забывать, что часть из них пока отсутствует, так как проект еще находится на стадии согласования: нет подписи, не проставлены печать (если она нужна), регистрационный номер и дата. Согласованию подлежит проект в том состоянии готовности, в котором ему предстоит поступить на подпись руководителю.

Выбор вида документа

Конечно, перепутать приказ и письмо – это даже далекому от делопроизводства исполнителю нужно очень постараться: у этих документов совершенно разные цели и маршруты. А вот перепутать виды в рамках информационно-справочных либо распорядительных документов очень легко. Проблемы с выбором вида документа могут возникнуть в случаях, когда в организации:

действуют и приказ, и распоряжение;
применяются служебная и докладная записки;
одни филиалы используют для переписки с центральным офисом служебную/докладную записку, другие – письмо;
существует некий документ без названия, который используется, если исполнитель затрудняется с выбором соответствующего его целям вида документа.

Ситуация из практики

Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.

Все виды документов, используемые в организации, а также должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Здесь же должна быть информация о том, в какой ситуации используется каждый из документов

Подписание или утверждение

Существуют виды документов, в отношении которых всегда возникает путаница в плане подписания и утверждения.

Так, во многих организациях проекты ЛНА подписывает исполнитель-автор или его непосредственный руководитель, а затем еще и утверждает руководитель. Это неправильно: автор текста документа и его руководитель только согласуют проект, а руководитель организации утверждает.

Документы, содержащие финансовую информацию, подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. То есть оформляется двойной реквизит «Подпись», вдобавок подписи удостоверяются печатью.

В инструкции по делопроизводству организации целесообразно привести перечень документов, подлежащих утверждению в организации, чтобы исключить возможные ошибки (Пример 1). За основу можно взять приложение Приложение № 10 к Примерной инструкции.

Должности и расшифровки подписей

В отсутствие одного руководителя его обязанности (в том числе касающиеся подписания/утверждения документов) могут быть переданы другому должностному лицу. Согласующий делопроизводитель должен точно знать, имеет ли право заместитель генерального директора подписывать документы в отсутствие шефа, и если да, то какие. Передача полномочий (в том числе права подписи) обычно оформляется приказом или закрепляется в доверенности. Если документа, дающего право подписи, у исполняющего обязанности нет, то нет и права подписи/утверждения.

Согласующий делопроизводитель должен знать, что указывать в реквизите «Подпись»: собственную должность подписанта «И.о. генерального директора». А может быть, «врио»? Все три варианта имеют право на существование, но какой именно нужно указать в конкретном случае, можно узнать из приказа или доверенности.

Важно!
Копии доверенностей и приказов о назначении исполняющими обязанности обязательно должны передаваться в службу ДОУ. Отсутствие такой информации может привести к тому, что впоследствии оформленный документ не будет иметь юридической силы.

Не забудьте проверить правильность написания фамилий

Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.

[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[2] ЛНА – локальный нормативный акт.

Источник

2.4. Согласование проектов документов. Подписание

(утверждение) проектов документов

2.4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем Роструда или лицом его замещающим.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

2.4.2. Согласование проектов документов может осуществляться как в бумажном варианте, так и в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД Роструда. Исполнитель оформляет лист согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

Согласование проектов документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только в бумажном виде.

2.4.3. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем структурного подразделения-исполнителя;

соисполнителями (при их наличии);

заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем);

Управлением правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности Роструда;

Управлением делами и контроля Роструда.

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с Управлением социальных гарантий, бюджетных процедур и финансирования.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

2.4.4. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

2.4.5. Установлены следующие сроки согласования проектов конкурсных документаций, государственных контрактов, договоров, дополнительных соглашений к ним, а также иных документов:

а) Управление делами и контроля — в течение 1 рабочего дня с момента поступления документов;

б) Управление социальных гарантий, бюджетных процедур и финансирования — в течение 3 рабочих дней с момента поступления документов;

в) Управление правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности — в течение 2 рабочих дней с момента поступления документов.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование, не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект документа.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

2.4.6. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются на визовом экземпляре проекта документа.

2.4.7. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

наличия существенных замечаний по проекту документа;

несогласия с проектом документа.

2.4.8. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

2.4.9. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.

В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

2.4.10. Документы подписываются руководителем Роструда или иными уполномоченными им должностными лицами.

2.4.11. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

2.4.12. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации, подписываются руководителем Роструда или лицом, исполняющим его обязанности.

2.4.13. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя Роструда, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.

2.4.14. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

2.4.15. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

Источник