Процесс анализа системы качества со стороны руководства

1. Анализ системы качества со стороны руководства

Система качества должна подвергаться
регулярному анализу и оцениванию со
стороны руководства пред­приятия.

Анализ– это деятельность,
предпринимаемая для установления
пригодности, адекватности, результативности
рассматриваемого объекта для достижения
установленных целей

Анализ и оценивание системы качества
призваны, во-первых, предотвратить
возможное ухудшение характеристик
системы вследствие накапливания
хронических проблем и, во-вторых, помочь
при­нять своевременные решения по
дальнейшему ее совершенство­ванию.

Система качества оценивается руководством
предприятия через определенные промежутки
времени; при этом очевидно, что чем хуже
на предприятии ситуация с обеспечением
качества, тем более короткими должны
быть интервалы между проведением
очередного оценивания. Типовая схема
оценивания системы качества выглядит
следующим образом.

Основными источниками информации о
состоянии системы качества являются
регулярные отчеты о качестве структурных
подразделений предприя­тия и отчеты
о внутренних аудитах качества. Анализ
и обоб­щение этих отчетов, поступающих
в службу качества, прово­дит должностное
лицо, на которое возложены функции
админи­стративного управления
качеством. На основе анализа и обобщения
со­ставляется краткий отчет для
руководителя предприятия. Одновременно
с отчетом готовится и проект решения.
Если руководитель пред­приятия
согласен с предлагаемым решением, то
сразу же офор­мляется распорядительный
документ. Если руководитель пред­приятия
не согласен, он проводит совещание с
ответственными лицами и по его результатам
выпускает распорядительный до­кумент.

В
рассматриваемой схеме особое место
принадлежит подго­товке отчета для
руководителя. Требования к данному
отчету не могут охватить весь значительный
объем разнообразной ин­формации, но
они должны предусматривать возможность
отве­тов на следующие вопросы:

• обеспечивается ли соблюдение основных
  положений приня­той на предприятии
  политики в области качества,

• удовлетворены ли качеством продукции
  ее потребители,

• достигаются ли цели предприятия в
  области качества,

• достаточно ли ресурсное обеспечение
  системы качества,

• какова репутация предприятия на
  внутреннем и внешнем рынках,

• эффективен ли действующий на предприятии
  порядок вы­явления и устранения
  причин существующих и потенциальных
  проблем качества,

• обеспечивается ли запланированное
  уменьшение затрат на качество,

• эффективно ли принятое распределение
  ответственности и полномочий руководителей
  структурных подразделений пред­приятия
  в области качества,

• какие меры оперативного или перспективного
  плана следует осуществить по
  совершенствованию системы качества?

Приведенный перечень вопросов может
быть дополнен другими вопросами, решение
которых требует непосредственного
уча­стия руководителя предприятия.

Анализ системы качества должен
способствовать непрерывному улучшению
качества.

1. Управление ресурсами при обеспечении качества

Руководство предприятия должно определить
и предоставить различные ресурсы,
необходимых для осуществления и
достижения стратегии и целей предприятия.
Ресурсы включают работников, инфраструктуру
предприятия, производственную среду,
информационные сведения и финансовые
средства.

Для улучшения деятельности предприятия
необходимо уделять должное внимание
различным аспектам, связанным с
использованием ресурсов:

• рациональному
  и своевременному предоставлению
  необходимых ресурсов с учетом возможностей
  и ограничений;

• материальным
  ресурсам, таким, как оборудование по
  выпус­ку, а также техническому
  обслуживанию и ремонту продукции;

• нематериальным
  ресурсам, таким, как интеллектуальная
  соб­ственность;

• повышению
  компетенции персонала посредством его
  подготовки, образо­вания и обучения;

• рациональному
  использованию природных ресурсов и
  воздействию их на ок­ружающую среду;

• планированию
  ресурсов на будущее.

Аудитирование политики и целей в области качества, а также анализа со стороны руководства

1. Аудитирование политики в области качества

Политику в области качества и ее результативное развертывание по-настоящему можно оценить только на основе полных результатов аудита.

В методы аудита следует включать:

• Интервьюирование высшего руководства, чтобы понять его подход и обязательства по отношению к вопросам качеству (см. «Руководство по аудитированию процессов высшего руководства»).
• Оценивание (на основе записей анализа со стороны руководства) обязательств и участия высшего руководства в установлении, реализации, мониторинге и актуализации политики в области качества.
• Оценку того, результативно ли руководство «перевело» политику в области качества в доступные для понимания слова и руководящие указания на всех уровнях организации с установлением соответствующих целей для каждой соответствующей функции/уровня.
• Проведение интервью с персоналом, чтобы верифицировать, имеет ли он требуемую осведомленность, понимание и знание того, каким образом политика организации в области качества относится к его собственной деятельности, независимо от терминов, используемых этими людьми для выражения своего понимания.
• Поиск свидетельств результативного распространения политики в области качества путем соответствующей коммуникации.

2. Аудитирование целей в области качества

Аудиторам нужно верифицировать, что были определены общие цели организации в области качества; что они отражают политику в области качества; что они согласованы, имеют связь и совместимы с общими целями бизнеса, включая ожидания потребителя. Если это не так, то аудиторам следует вновь оценить обязательства высшего руководства по отношению к вопросам качества.

Целям в области качества необходимо быть измеряемыми и документированными.

Не существует никакого установленного способа идентификации или документирования целей в области качества, поскольку они могут быть включены в бизнес-планы, выходные данные анализа со стороны руководства, годовые бюджеты и т.д. Задачей аудиторов является убедиться в том, что цели документированы адекватно.

Аудиторам следует получить свидетельства того, что существует способ соответствующего развертывания целей в области качества по структуре и процессам организации, связывающий общие стратегические цели с целями руководства и ниже – с целями конкретных видов деятельности.

Рекомендуется проводить анализ документированных целей в области качества на стадии аудита, связанной с анализом документации.

Перед окончанием аудита аудиторы должны убедиться, что цели в области качества реалистичны и уместны и что организация выделила ответственному персоналу соответствующие ресурсы для достижения его целей. Свидетельства этого следует получить на всех уровнях организации.

Цели в области качества не являются статичными, их необходимо обновлять в свете текущей бизнес-конъюнктуры и поиска постоянного улучшения. Аудиторам следует верифицировать, отражает ли общая деятельность организации намерения политики в области качества и то, насколько приемлемо достигаются цели в области качества.

Аудиторам следует иметь в виду, что цели могут быть количественными или качественными. Им следует также помнить, что существует четкая связь между динамическим аспектом пересмотра политики и целей в области качества и обязательством организации по постоянному улучшению.

3. Аудитирование анализа со стороны руководства

ИСО 9001 требует, чтобы высшее руководство проводило через запланированные интервалы времени анализ системы менеджмента качества организации в целях обеспечения уверенности в ее сохраняющейся пригодности, адекватности и результативности. Анализ может быть проведен на специальном совещании, но это не является требованием стандарта. Существует много способов проведения анализа системы менеджмента со стороны руководства, таких, как получение и анализ отчета, подготовленного уполномоченным от высшего руководства или другим персоналом, использование электронных методов коммуникации, а также обсуждение этих вопросов в ходе плановых совещаний руководства, на которых обсуждаются бюджет и цели деятельности.

Анализ со стороны руководства является процессом, который следует осуществлять и аудитировать с применением процессного подхода.

В разделе 5.6.2 ИСО 9001 установлены «входы» в процесс анализа со стороны руководства. Все эти позиции должны быть рассмотрены. Вместе с тем, это не ограничивает перечень вопросов, которые могут быть подвергнуты анализу. Все анализируемые вопросы должны рассматриваться не отдельно или совместно, а как часть общего анализа бизнес-деятельности. Аудиторам следует знать, что исходная информация для анализа может быть в разных формах, таких, как отчеты, карты трендов и т.д.

В качестве доказательства успешной реализации процесса анализа со стороны руководства следует рассматривать решения, относящиеся:

• к изменениям политики и целей в области качества;
• к планам и возможным действиям по улучшению;
• к изменению ресурсного обеспечения;
• к пересмотру бизнес-планов;
• к бюджету.

«Выход» этого процесса может относиться не только к деятельности по улучшению или к изменениям. Он может включать в себя решения по другим важным вопросам, таким, как планы освоения новой продукции.

Стандарт требует ведения записей, касающихся анализа со стороны руководства, но их формат не устанавливает. Протокол совещания по анализу системы является наиболее общим видом таких записей, при этом электронные записи, карты со статистическими данными, презентации и т.п. также могут быть приемлемой формой записей.

Процесс анализа со стороны руководства может также включать в себя элементы планирования системы менеджмента качества, когда предметом рассмотрения являются изменения в процессах и системах. В таких случаях аудиторам следует выяснить, проанализировано ли следующее:

• Будут ли изменения в системе менеджмента или в бизнес-деятельности влиять на другие части системы или бизнеса?
• Была ли проведена оценка предлагаемых изменений перед их внедрением?
• Учтены ли при разработке стратегического плана требования раздела 4.1?
• Определены ли необходимые меры по управлению аутсорсинговыми процессами перед передачей их на аутсорсинг?

Процесс анализа со стороны руководства должен проводиться не только лишь для выполнения требований стандарта и удовлетворения аудиторов, он должен быть составной частью общего процесса бизнес-менеджмента организации. Общий анализ со стороны руководства является комплексным процессом, затрагивающим различные уровни организации. Обычно это двусторонний процесс, осуществляемый высшим руководством на основе информации, поступающей со всех уровней организации. Эта деятельность может осуществляться в диапазоне от ежедневных, еженедельных и месячных совещаний в подразделениях до простых обсуждений или отчетов.

Аудиторам следует изучить свидетельства того, что «входы» и «выходы» процесса анализа со стороны руководства соответствуют масштабам и сложности организации и что они используются для улучшения бизнеса. Аудиторам также следует рассмотреть, как структурировано управление организацией и как процесс анализа со стороны руководства используется в рамках этой структуры.

Дата публикации: 
5 июня 2009 г.

Общее положение об анализе СМК со стороны руководства

Международный стандарт ISO 9001 требует от организации регулярного проведения анализа системы менеджмента качества. Он представляет собой систематическую и четко формализованную деятельность, которая проводится высшим руководством организации и заключается в определении пригодности и адекватности системы менеджмента качества, ее результативного и эффективного функционирования.

Ответственность за проведение анализа СМК обычно несет высшее руководство. В то же время он проводиться на всех уровнях управления организации — стратегическом, тактическом и оперативном. Следовательно, за проведение анализа СМК отвечает руководитель каждого уровня, но только по своей зоне ответственности.

Рекомендуется реализация «каскадного» принципа организации анализа СМК. Это означает, что аналитические работы необходимо проводить на уровне реализуемых проектов, структурных подразделений, и организации в целом с собственными показателями периодичности, объема и формы.

Значение анализа СМК со стороны высшего руководства состоит в том, что его проведение в соответствии с четким документированным порядком позволит наладить «вертикаль» системы отчетности для принятия адекватных управленческих решений на основе фактов (объективных свидетельств).

Анализ СМК как документированная процедура

Анализ СМК со стороны руководства организации не входит в перечень обязательных документированных процедур. Однако специалисты рекомендуют составить и принять специальный документ, в котором был бы зафиксирован четкий порядок проведения анализа СМК на всех уровнях.

Документированная процедура «Анализ СМК со стороны руководства» должна регламентировать следующие вопросы:

• частота и периодичность проведения анализа СМК (раз в месяц / в квартал / в год и т. д.);
• повестка дня и состав исходных данных для проведения анализа СМК;
• список участников анализа СМК (руководители соответствующего уровня управления и др.);
• порядок и длительность проведения анализа СМК (зависит от уровня управления);
• способ документального представления результатов анализа СМК;
• состав выходных данных для анализа СМК;
• лица, которые будут нести ответственность за организацию анализа СМК (как правило, руководители соответствующего уровня управления);
• критерии внепланового проведения анализа СМК.

«Анализ СМК со стороны высшего руководства» 👇

Содержание анализа СМК со стороны руководства

Анализ системы менеджмента качества со стороны высшего руководства организации, как правило, содержательно представлен рассмотрением следующих аспектов:

• статус мер, которые были приняты по итогам предыдущих анализов СМК со стороны высшего руководства;
• изменения внешних и внутренних факторов, которые оказывают воздействие на систему менеджмента качества организации;
• достаточность ресурсов организации;
• результативность действий, которые были предприняты в отношении рисков и возможностей;
• возможности для улучшения СМК;
• информация о результатах деятельности и результативности системы менеджмента качества.

Кроме того, проведение высшим руководством анализа системы менеджмента качества организации в обязательном порядке предполагает изучение удовлетворенности потребителей и отзывов, полученных от соответствующих заинтересованных сторон. Необходимо зафиксировать текущие степени достижения целей в области качества и значения показателей процессов и продукции.

Особое внимание при анализе СМК руководители организации должны обратить на существующие (выявленные) и потенциальные несоответствия. Для этого нужно подробно изучить результаты мониторинга, измерений, аудитов, а также деятельность внешних поставщиков. Следовательно, по итогам анализа СМК должны быть приняты решения о совершении корректирующих и предупреждающих действий, соответственно.

Сам процесс анализа результативности СМК традиционно состоит из следующих этапов работ:

1. Планирование мероприятий по проведению анализа.
2. Формирование входных данных.
3. Анализ результативности СМК.
4. Формирование выходных данных.

Входные и выходные данные для анализа СМК

В качестве источников данных для анализа СМК со стороны руководства в большинстве случаев используются результаты аудитов (проверок), обратную связь от потребителей, рекомендации по улучшению, функционирование процессов и соответствие продукции, статус действий по корректировке или предупреждению несоответствий, изменения, которые могли повлиять на СМК, последующие действия, которые вытекают из предыдущего анализа СМК.

Выходными данными анализа СМК со стороны руководства будут решения и действия, предпринимаемые с целью повышения результативности СМК и процессов организации, улучшения продукции (в соответствии с потребительскими запросами), потребности в ресурсах.

Возможно использование различных форм выражения решений, которые могут быть приняты по итогам анализа СМК со стороны руководства. Так, для стратегического уровня управления, можно оформлять решения в виде протокола, а на оперативном уровне управления руководители зачастую ведут записи в личном дневнике руководителя.

Таким образом, одним из важных элементов менеджмента качества в современной организации является анализ его системы, который инициируется и проводится представителями высшего руководства. Его проведение является необходимым для того, чтобы своевременно выявлялись несоответствия в организации, предпринимались соответствующие действий и, тем самым, удовлетворялись требования руководителей и других заинтересованных сторон.

Предложите, как улучшить StudyLib

(Для жалоб на нарушения авторских прав, используйте

другую форму
)

Библиографическое описание:

Браун, А. А. Процессы руководства в области качества / А. А. Браун, М. Г. Григорьев. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2015. — № 11 (91). — С. 761-763. — URL: https://moluch.ru/archive/91/19455/ (дата обращения: 24.09.2023).

Введение. В современных экономических условиях наблюдается переход от рынка производителя к рынку потребителя. Потребитель начинает предъявлять свои требования к продукции, которые необходимо удовлетворить. Это заставляет производителей и поставщиков продукции уделять все большее внимание качеству и соответствию требованиям потребителей. Одним из эффективных инструментов достижения этих целей является система менеджмента качества. Однако СМК организации требует постоянного активного участия высшего руководства при ее разработке, внедрении, функционировании и совершенствовании.

Одним из видов данного участия является анализ СМК со стороны руководства. Однако в настоящее время не существует четких регламентированных правил проведения анализа СМК.

Исходя из требований стандартов ГОСТ ISO 9001–2011 и ГОСТ РВ 0015–002–2012, были выделены следующие процессы руководства организации по обеспечению деятельности в рамках системы менеджмента качества:

—     Обязательства руководства;

—     Ориентация на потребителя;

—     Политика в области качества;

—     Планирование;

—     Обеспечение внутреннего обмена информацией;

—     Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства [1].

Общая цель данных процессов состоит в обеспечении со стороны высшего руководства единства целей и направлений деятельности организации, а также условий для разработки, внедрения, поддержания в рабочем состоянии СМК и постоянного улучшения ее результативности и деятельности организации в целом.

Обязательства руководства. Руководство возлагает на себя ответственность за общую организацию работ по разработке и внедрению системы менеджмента качества, за ее соответствие установленным требованиям, контроль ее результативности, повышение эффективности системы менеджмента качества с учетом интересов потребителей и обеспечение наличия свидетельств исполнения своих обязанностей [1].

Для этого руководство определяет ответственность, полномочия и порядок взаимодействия подразделений, а также организации с заинтересованными сторонами в процессе создания и обеспечения качества продукции [2].

Вся деятельность руководства в рамках системы менеджмента качества отражается в отчетных документах для обеспечения наличия свидетельств активной позиции в области качества.

Ориентация на потребителя. В рамках данного процесса руководство обеспечивает правильное понимание требований потребителей и их полное удовлетворение, вне зависимости от того, кто в организации осуществляет прямое взаимодействие с потребителями.

Для повышения удовлетворенности потребителей руководство организации идентифицирует их потребности, ожидания и обеспечивает:

—     понимание этих потребностей и ожиданий;

—     доведение требований потребителей до сотрудников организации;

—     установление основных характеристик продукции;

—     проведение необходимых мероприятий, обеспечивающих выполнение требований потребителей;

—     проведение оценки удовлетворенности потребителей [1].

Политика в области качества. Для эффективного функционирования системы менеджмента качества в организации руководство разрабатывает и поддерживает в рабочем состоянии политику в области качества. Она отражает основные направления деятельности и обязательства организации, опирается на идентифицированные ожидания и требования потребителей, создает основу для целей и определяет направление развития организации. В политике в области качества руководство отражает свои основные приоритеты деятельности, в отношении заинтересованных сторон организации [3].

Политика в области качества предусматривает, в том числе, постоянное повышение результативности системы менеджмента качества и мероприятий по обеспечению качества продукции на всех стадиях жизненного цикла.

От руководства организации требуется периодически анализировать разработанную политику в области качества на постоянную пригодность. Результаты анализа должны быть документально оформлены и доведены до соответствующих подразделений организации. При этом следует корректировать цели и задачи, поставленные руководством перед подразделениями, для соответствия принятой политике в области качества [2].

Планирование. Данный процесс подразумевает планирование всей деятельности организации в рамках системы менеджмента качества. Это планирование направлено на:

—     идентификацию процессов, обязательных для СМК, их очередность и взаимодействия;

—     определение критериев и методов оценки эффективности системы менеджмента качества;

—     обеспечение необходимыми ресурсами и информацией;

—     обеспечение целостности СМК при планировании и внедрении изменений;

—     разработку мероприятий по достижению целей в области качества [3].

При определении целей в области качества руководству следует иметь в виду необходимость того, чтобы цели были четко сформулированными, измеримыми и согласованными с политикой в области качества. Задача целей в области качества состоит в том, чтобы определить соответствие требованиям потребителей и нормативным документам, а также обеспечить эффективное функционирование и совершенствование системы менеджмента качества.

Результаты процесса планирования системы менеджмента качества отражаются в виде плановых документов по качеству, где прописываются цели, этапы, виды и структура работ для каждого подразделения организации [2]. Плановые документы (цели подразделений, план работы Совета по качеству, предупреждающие действия) должны быть взаимосвязаны по срокам, включать контрольные точки, для обеспечения возможности оценки требований к качеству продукции, и, при необходимости, список отчетных документов, соответствующих этим точкам [2].

Обеспечение внутреннего обмена информацией. Деятельность руководства в данном процессе сводиться к определению и внедрению эффективного процесса внутреннего обмена информацией, связанной с системой менеджмента качества, политикой в области качества, требованиями потребителей и нормативных документов, целей и методов их достижения. Данная информация помогает в улучшении деятельности организации и обеспечивает непосредственное вовлечение работников в достижение целей в области качества.

Для внедрения процесса внутреннего обмена информацией руководство определяет состав и формы информационных документов, которые содержат:

—     исходные данные для выполнения планируемых работ;

—     способы решения задач для обеспечения выполнения требований;

—     выходные данные и пути их реализации для последующего применения в выполняемых процессах системы менеджмента качества [3].

Для функционирования процесса обмена внутренней информацией руководство организации обеспечивает:

—     сбор информации о результативности процессов и системы менеджмента качества;

—     назначение отдельных лиц или подразделений, ответственных за сбор, анализ и распространение информации, и определение их функциональных обязанностей;

—     установление надежных каналов информации между ее источниками и потребителями [3].

Анализ со стороны руководства. Анализ СМК руководством организации — один важнейших видов деятельности, результаты которого служат основой для принятия стратегических решений в области качества, включая улучшение процессов СМК.

В рамках данного процесса руководство организации проводит анализ системы менеджмента качества через запланированные интервалы времени.

Целями анализа СМК являются:

—     определение пригодности, адекватности и эффективности системы менеджмента качества организации в удовлетворении нормативных требований и требований потребителей;

—     определение возможностей улучшения системы менеджмента качества, в том числе определение пригодности, достаточности и результативности СМК, учитывая политику и цели в области качества;

—     обеспечение и формирование данных для стратегического планирования целей организации, которые могут привести к улучшению ее деятельности [4].

Анализ СМК состоит из двух этапов:

—     первый этап (подготовительный) заключается в сборе и обобщении данных о функционировании внедренной СМК;

—     второй этап — проведение анализа и выработка решений на Совете по качеству.

Для проведения анализа руководство использует следующие входные данные, включающие:

—     результаты внутренних и внешних аудитов системы менеджмента качества;

—     показатели функционирования процессов СМК и соответствия требованиям;

—     результаты функционирования процессов СМК и соответствие продукции требованиям контрактов (договоров) и ДС;

—     обратную связь с потребителями;

—     статус корректирующих и предупреждающих мероприятий;

—     оценку результативности системы менеджмента качества;

—     результаты предыдущих анализов со стороны руководства [3].

На первом этапе анализа СМК происходит сбор данных для расчета результативности процессов; анализ собранных данных и составление перечня оцениваемых параметров СМК; обобщение всех данных о деятельности организации и результативности процессов для предоставления их на рассмотрение Совета по качеству.

На втором этапе Совет по качеству на основании всех предоставленных материалов проводит окончательную оценку СМК и дает заключение:

а)    о результативности СМК;

б)   о пригодности СМК;

в)   о достаточности СМК.

На основании оценки СМК, а также внешних факторов Совет по качеству принимает решения:

а)    о повышении результативности СМК, процессов;

б)   об улучшении характеристик продукции с учетом требований потребителей;

в)   о потребностям в ресурсах.

Результаты анализа процессов СМК являются основой для разработки и реализации мероприятий по улучшению показателей процессов СМК, по улучшению характеристик продукции, сокращению потерь, удовлетворенности потребителей, по совершенствованию состава и содержания документации СМК [5].

Заключение. Обязательное участие руководства во внедрении и функционировании СМК является неотъемлемой частью успешного обеспечения качества продукции и деятельности предприятия. Стандарты ГОСТ ISO 9001–2011 и ГОСТ РВ 0015–002–2012 дают прямые рекомендации по организации данного участия. Применение этих рекомендаций гарантирует положительные результаты при построении и улучшении системы менеджмента качества на предприятии.

Литература:

1.    ГОСТ ISO 9001–2011 «Система менеджмента качества. Требования» — М.: Стандартинформ, 2012. — 28 с.

2.    Морозова О. А. ISO 9001: разработка, внедрение, сертификация, улучшение системы менеджмента качества: практическое руководство для специалистов по качеству / ведущий ред. О. А. Морозова. — обновленное изд.. — СПб.: Форум Медиа, 2007. — 1018 с.

3.    ГОСТ РВ 15.002–2003 «Система разработки и постановки продукции на производство. Военная техника. Система менеджмента качества. Общие требования» — M.: Стандартинформ, 2012. — 38 с.

4.    ISO 9001 Consulting, Training and Auditing Services– электронный ресурс: URL: http://www.askartsolutions.com, свободный. Дата обращения: 08.02.2014.

5.    Mark A. Randig. ISO 9001 — Your Management Review — электронный ресурс: URL: http://www.masquality.com/White_Papers/WP_YourISO9001_ManagementReview_081507.html, свободный. Дата обращения: 03.03.2014.