Приложение для руководства проектом

Время на прочтение
12 мин

Количество просмотров 138K

У большинства систем управления проектами есть бесплатные версии, но они бывают двух принципиально разных видов.

1. «Честная» бесплатная версия. Система искренне хочет, чтобы вы свободно пользовались ею без ограничений по времени. И делились с друзьями.

2. «Пробная» бесплатная версия. Продукт нацелен на то, чтобы сконвертировать вас в платящего клиента. И потому намеренно урезает вам «жизненно важные» функции. Часто это становится неприятным сюрпризом, когда начинаешь пользоваться системой.

Мы в YouGile приняли опасное для себя решение и в октябре запустили «честную» бесплатную версию. Сняли все ограничения, оставили только одно – до 10 пользователей (оплата начиная с 11-го). Результат пока такой: сильно потеряли в количестве платящих клиентов, зато график активности в системе вырос в 2 раза за 3,5 месяца.

Конечно, предварительно мы изучили рынок и посмотрели, а какие free-версии предлагают наши конкуренты: Asana, Bitrix24, Trello и другие. Мы постоянно тестируем разные системы управления и делаем выводы: кто предлагает «честную» бесплатную версию, а кто нет.

В этой статье – обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Делимся наблюдениями: где какие кейсы можно решить бесплатно, а в какой момент придется доставать кошелек.

Начнем с продуктов, у которых бесплатные версии наиболее полноценные, а также расскажем про свою.

10 бесплатных систем управления

1. YouGile

До 10 человек – полностью бесплатная, то есть «честная» облачная версия. Функционал весь на месте, тот же, что и за деньги, в рукаве ничего не прячем. По сути у нас нет бесплатного и платного тарифа как таковых – маленьким командам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата вводится только за 11-го человека.

Подробнее о тарифах YouGile

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Организовать сотрудников в системе: указать должности, руководителей, отделы.

• Наладить работу с подрядчиками и фрилансерами: настроить права доступа в системе для «своих» и для «чужих».

• Создать проекты, доски, задачи, подзадачи.

• Сортировать свои и чужие задачи в личном планировщике.

• Наладить коммуникации между разными отделами. Например, передавать заказы из отдела продаж – на производство.

• Общаться как в мессенджере. Каждая задача – это чат, также есть личные чаты. Со смайликами, цитированием, упоминаниями и всем, чем нас балуют соцсети и мессенджеры.

• Смотреть, как выполняется работа – доступны все виды отчетов и сводок.

• Сделать для себя «уютное» и удобное рабочее пространство: личные доски, свой фон, приватные и избранные задачи, чек-листы, таймеры, дедлайны.

За что точно придется платить:

• За пользование системой в больших командах. До 10 человек – все бесплатно, за 11-го надо будет платить по 299 рублей в месяц.

• За коробочную версию.

На бесплатном тарифе в YouGile можно легко работать всем отделом или маленькой командой. Создавайте сколько угодно проектов и досок, устанавливайте права для сотрудников, назначайте задачи, следите за ходом их выполнения. Помечайте важные задачи стикерами или звездочкой «Избранное». Общайтесь в чатах, обсуждайте заказ пиццы (приватно) или новый проект (всей командой). Обменивайтесь файлами (без ограничений по весу). «Побалуйтесь» смайликами и красивыми фонами для досок. 

---

2. Trello

Крутая бесплатная версия – «честная». Никаких ограничений по времени и количеству пользователей. Ограничения только по числу досок – до 10 штук. И кое-где функционал урезан: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше – до продажи Trello компании Atlassian. Однако все равно считаем эту версию вполне полноценной для работы в небольших командах.

Подробнее о тарифах Trello

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.

• Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.

• Хочется больше общения по задачам – есть интеграция со Slack.

• Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.

• Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.

За что точно придется платить:

• Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок – переходите на платный тариф.

• Расширения. Для каждой доски можно выбрать только 1 расширение бесплатно. Например, ставите календарь – тогда карта уже недоступна. Ставите голосование – и нельзя будет копировать карточки. В платной версии ограничений нет.

• Тяжелые файлы. Платите, чтобы загружать в задачи 250 МБ.

• Настройка прав доступа. Если нужно ограничить права пользователя в рамках доски или команды, например, при работе с фрилансерами и подрядчиками.

• Приоритетная техподдержка. Ответ прилетает на почту в течение 1 дня.

• Группировка и объединение досок в коллекции, чтобы не путаться в них.

• Сортировка карточек. Навести порядок, упорядочить карточки по последним действиям или числу участников – только в платной версии.

• Шаблоны досок.

• Экспорт данных.

• Интеграции без ограничений: более 100 интеграций с Jira, Slack, Google Диск, InVision… 

• Кастомные фоны для досок и пользовательские стикеры. Не самое важное в этом списке, конечно, но упомянем тоже.

Итак, в бесплатной версии Trello можно продуктивно работать, особенно в небольших командах или отделах из 10-15 человек. Надо только все продумать: не создавать лишних досок, выбирать самые важные. Не грузить тяжелые файлы, хранить их где-то отдельно и в карточках просто давать на них ссылки. Интегрировать Slack. Этого вполне хватит. Но, конечно, без расширений, экспорта данных и гибкой настройки прав доступа временами будет нелегко.

---

3. Bitrix24

В марте этого года Bitrix24 расширили свой бесплатный тариф – сняли ограничение на количество пользователей. Раньше можно было пригласить только 12 человек, теперь – сколько пожелаете. Пожалуй, отнесем эту бесплатную версию к «честным». Базового функционала хватает, чтобы работать по проектам.

Подробнее о тарифах Bitrix24

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

• Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

• Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

• Смотреть отчеты.

• Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

• Настроить мобильную CRM.

• Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

• Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

• Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

• Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

• Сквозная аналитика.

• Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

• Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

• Интеграция с почтой, создание email-рассылок.

• Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).

• Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

---

4. Pyrus

«Честная» бесплатная версия для всех, кроме целевой аудитории. Система заточена под работу с документами, и именно на это ставит ограничение на бесплатном тарифе: до 100 задач, созданных по готовым формам. Если у вас есть такой бизнес-процесс, то вам этих 100 задач рано или поздно все равно не хватит. «Рядовым» же пользователям, которым нужны доски и стандартные задачи, на бесплатной версии будет комфортно.

Подробнее о тарифах Pyrus

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Пригласить любое количество сотрудников, создать любое количество простых задач, назначить исполнителей.

• Связывать между собой задачи. Сортировать их по сроку и активности.

• Обмениваться файлами по задачам, для их хранения дается 1 ГБ свободного места.

• Вообще работать с задачами легко и приятно: есть доски, есть личный планировщик, где отображаются «задачи от меня» и «задачи для меня». Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные.

• Есть много «фишек» в карточках задач: поставить на контроль, отложить на потом, настроить напоминание, повторить задачу. 

• Выстроить четкую структуру компании и настроить права доступа для разных отделов.

• Можно считать время, затраченное каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.

• Настроить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, а также с любой CRM.

• Автоматизировать документооборот. Согласовывать договоры и платежи, оформлять заявки, работать с запросами от клиентов.

За что точно придется платить:

• Формы. В системе есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процесс. Это и является основным преимуществом системы. Но таких задач можно создать до 100 штук. Нужно больше – переходите на платный тариф.

• Место на диске. В платной версии его дается в 100 раз больше – 100 ГБ вместо 1 ГБ.

• Резервное копирование.

• Приоритетная техподдержка.

Бесплатная версия системы управления Pyrus подойдет многим командам. Кроме тех, кто имеет дело с большим количеством документов и хочет автоматизировать работу с ними. В общем-то на этот сегмент платящей аудитории и ориентируется система. Еще одно самое неприятное ограничение – малый размер места на диске, всего 1 ГБ.

---

5. Jira

Система Jira, которая чаще всего используется как баг-трекер для отдела разработки – самая оплачиваемая система в России. Корпорации закупают ее примерно на 5 миллиардов рублей ежегодно. Однако у нее есть и бесплатная версия – до 10 пользователей. В целом мы относим ее к «честным», но все же есть серьезные ограничения: дается всего 2 ГБ места, нет расширенных прав доступа.

Подробнее о тарифах Jira

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Планировать работу: создавать доски, задачи, спринты, распределять их между исполнителями.

• Пользоваться бизнес-шаблонами проектов (для отделов маркетинга, персонала, юридического и финансового, также есть универсальные шаблоны).

• Собрать все рабочие файлы в одном месте: статусы, комментарии и вложения (дается 2 ГБ).

• Расставлять приоритеты и дедлайны, контролировать ход работы над проектами.

• Обсуждать задачи всей командой.

• Создавать детальные отчеты о проектах, смотреть сводки, оценивать загрузку сотрудников.

• Получить поддержку (правда, это не техподдержка в привычном понимании, а поддержка сообщества Jira).

За что точно придется платить:

• Больше пользователей. Платные тарифы поддерживают до 10 000 пользователей.

• Больше места в хранилище – 250 ГБ и больше.

• Расширенные права доступа. Ограничить действия пользователей на уровне проектов и задач можно только в платной версии.

• Анонимный доступ. Просмотр и создание задач без входа в систему. Удобно при работе с фрилансерами и подрядчиками.

• Журнал событий.

В бесплатной версии могут работать маленькие команды. Главное – не хранить в системе тяжелые файлы и не приглашать сторонних людей, так как их права нельзя будет ограничить. Для команд от 10 человек подходит только платная версия.

---

6. ClickUp

С первого взгляда кажется, что система предлагает «честную» бесплатную версию – сколько угодно пользователей, сколько угодно задач, навсегда. Но если присмотреться внимательнее – увидишь множество ограничений: отчеты, настройка прав доступа, интеграции. Ключевое ограничение: лимит в 100 действий по ряду функций. Так что мы все-таки относим ее к «нечестным» free-версиям.

Подробнее о тарифах ClickUp

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Приглашать любое число пользователей в проекты.

• Создавать сколько угодно досок, задач и списков и организовывать работу по ним.

• Использовать заметки, цифровые блокноты, напоминания и календари.

• Анализировать производительность спринтов.

• Отслеживать, сколько времени было затрачено на ту или иную задачу.

• Смотреть по календарю, когда работа началась и закончилась.

• Сортировать задачи по тегам, присваивать им любые статусы.

• Получить помощь от техподдержки, круглосуточно.

За что точно придется платить:

• Место в хранилище. На бесплатном тарифе дается всего 100 МБ.

• Настройка прав доступа.

• Гостевой доступ к проектам.

• Использование готовых форм.

• Отчеты.

• Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими хранилищами.

• Приоритетная техподдержка.

• За превышение лимита в 100 действий по ряду функций, ценных для любой системы управления проектами: настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и так далее.

Главная проблема на бесплатном тарифе – рано или поздно упираешься в потолок, когда исчерпаешь свой лимит на «100 действий» по множеству функций, и система просто «помашет тебе ручкой». И волей-неволей захочешь перейти на платный тариф.

---

7. Wrike

Возможности бесплатной версии сильно ограничены, и прежде всего количеством пользователей – до 5 человек. Еще несколько ключевых ограничений: нельзя настроить права доступа, нельзя оценить загрузку и «успеваемость» сотрудников. По нашему субъективному мнению это «нечестная» бесплатная версия, то есть «пробная».

Подробнее о тарифах Wrike

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Все стандартно: сделать проекты и доски, повесить задачи, назначить исполнителей.

• Задачи можно ставить как на доски, так и в личный планировщик. Можно их сортировать по дате, приоритету, статусу, важности.

• Удобно хранить файлы и документы. Документы даже можно редактировать в режиме онлайн.

• Общаться с коллегами в Ленте событий.

• Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.

• Использовать в своих целях 2 ГБ места.

За что точно придется платить:

• Отчеты. В платной версии можно создать свои шаблоны отчетов, подписаться на уведомления, отобразить наглядно все важные данные по проекту в виде графиков и диаграмм.

• Любимая многими диаграмма Гантта тоже доступна только на платном тарифе.

• Контроль загрузки сотрудников: кто что выполнил, в какие сроки. Есть индекс эффективности и учет рабочего времени.

• Права доступа. Сгруппировать сотрудников по командам (отдел маркетинга, бухгалтерия и т.д.), каждой команде назначить права – это стоит денег. Как и приглашение «гостевых пользователей» – клиентов, подрядчиков, фрилансеров.

• Даже такая мелочь, как календарь – только в платной версии.

Основные ограничения бесплатной версии: нет отчетов, нет настройки прав доступа, нет визуализации процессов и контроля загрузки сотрудников. Подходит только для маленьких отделов, где 5 человек. А для личного пользования лучше использовать более простые и интуитивно понятные бесплатные системы управления, такие как Trello. Однако эта free-версия позволяет познакомиться с Wrike и принять решение, подходит вам эта система или нет.

---

8. Asana

Есть бесплатная версия до 15 пользователей, но ее функционал сильно урезан: нет отчетов, нет возможности контролировать выполнение задач, нельзя следить за обновлениями. Шаг влево, шаг вправо – и ты проваливаешься в «Активируйте Asana Premium!». Относим ее к «нечестным».

Подробнее о тарифах Asana

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.

• Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.

• Классифицировать задачи при помощи тегов.

• Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.

• Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.

За что точно придется платить:

• Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.

• Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.

• Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.

• Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.

• Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.

• Работа с формами.

Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства – «подглядеть», что происходит внутри.

---

9. Worksection

Бесплатная версия очень условная, «нечестная»: до 2 активных проектов, до 5 пользователей, до 100 МБ на диске. Складывается ощущение, что ее добавили просто как формальность, для галочки. Однако она помогает познакомиться с системой управления тем, кто планирует работать на платном тарифе.

Подробнее о тарифах Worksection

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Создать… всего 2 рабочих проекта. Пригласить до 5 пользователей.

• Поизучать систему изнутри: попробовать создать задачу, пообсуждать ее, прикрепить файл.

• Возможно, free-версию можно использовать для личных нужд, хотя для этого есть более удобные бесплатные системы управления проектами, тот же Trello.

За что точно придется платить:

• Добавление более 2 проектов, задачи и подзадачи, возможность обозначать сроки выполнения, приоритеты, исполнителей, метки, статусы…

• Ежедневный дайджест, приходящий на email.

• Групповые чаты и обмен файлами более 100 МБ.

• Диаграмма Гантта.

• Функция учета времени, тайм-трекер. Которая помогает посчитать затраты по времени и бюджетам.

• Отчеты.

• Настройка прав доступа, ограничение прав для клиентов и партнеров. 

Бесплатную версию этой системы имеет смысл рассматривать только в том случае, в дальнейшем вы планируете перейти на платный тариф.

---

10. ToDoist

Бесплатная версия этой системы управления категорически «нечестная»: до 5 пользователей и до 80 проектов (хотя по сравнению с 2 проектами в Worksection это уже ого-го). Но радоваться рано. Все остальные возможности урезаны практически до нуля. Нельзя добавить более 150 задач, нельзя писать комментарии, нельзя загружать файлы…

Подробнее о тарифах ToDoist

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Разместить 150 задач.

• «Подсмотреть», как устроена система изнутри, познакомиться с ней.

За что точно придется платить:

• Большее число пользователей и проектов.

• Более 150 активных задач.

• Напоминания.

• Комментарии.

• Загрузка файлов.

• Метки для карточек и их классификации.

• Фильтры для поиска задач.

• Визуализация продуктивности: цели на день и неделю, личный прогресс каждого пользователя.

• Разные права для админа и для участника.

• Формирование задач из писем в ящике Gmail.

• Шаблоны проектов.

• Лента событий.

• Просмотр видео и прослушивание аудио в самой системе.

По факту бесплатной версии у этого сервиса нет. Да, вы можете создать 80 проектов и сделать целых 150 задач, но какой в этом смысл, если нельзя даже оставить комментарий? Не говоря уже об обмене файлами, напоминаниях, метках и прочих must-have атрибутах любой системы управления. Free-версия здесь – только для знакомства.

---

Сравнение 10 бесплатных систем управления

Подведем итоги. Как вы уже поняли, сам этот обзор 10 версий бесплатных систем управления – субъективный. В таблице ниже – только объективные данные и цифры.

Одна из самых больших проблем в управлении проектами — это возможность одновременно работать с командой, соблюдать сроки, назначать и выполнять задания, обмениваться заметками и файлами таким образом, чтобы каждый член команды мог найти их, когда это необходимо.

Привет, меня зовут Глеб Шалимов, я студент Университета Иннополис. В свое телеграмм-канале я нахожу интересные стартапы на Product Hunt и рассказываю о них. Буду очень рад, если Вы подпишитесь на канал.

Перед вами перевод статьи Leon Zucchini с некоторыми дополнениями. Мне всегда хотелось наиболее эффективно работать с командой, так давайте же посмотрим на сервисы, которые способны облегчить нам эту задачу. Приятного прочтения!

К счастью, многие столкнулись с этими проблемами раньше и создали спрос на разработку самых лучших инструментов управления проектами.
Мы предлагаем вам список из 10 наших фаворитов 2022 года. Мы рассмотрим приложения в следующих категориях:

Отправляйтесь с нами на золотой путь к лучшей производительности и продуктивности!

Управление задачами

Приложения, которые помогут вам создать и поддерживать идеальное рабочее пространство, контролируя каждый этап процесса

Управляйте работой, проектами и задачами вашей команды в режиме онлайн

Asana — это очень гибкий инструмент для управления удаленной командой, которая работает в разных местах и по разным графикам.

Вы можете организовать несколько проектов, добавлять задачи в календари, назначать их команде, устанавливать сроки и ожидания, а также сортировать их по приоритетности. При этом вы можете следить за тем, какая работа выполняется, а какая нуждается в дополнительной поддержке. Таким образом, вы можете заранее планировать свой рабочий распорядок и следить за достижением своих целей.

Его простота обеспечивает все самое необходимое, что вам обычно нужно, в красивом интерфейсе и без лишней суеты.

Цена

2. Monday

Открытая платформа, на которой каждый может создавать инструменты, необходимые для выполнения всех аспектов своей работы

Monday — еще одно отличное приложение для управления командой. Оно централизует всю вашу работу, процессы, инструменты и файлы, позволяя легко отслеживать проекты, информацию о клиентах и кампаниях.

Среди его особенностей — неограниченное хранилище, а также возможность легко создавать определенные рабочие процессы с помощью блоков для лучшего администрирования. Вы можете назначать задачи и подзадачи одному или нескольким членам команды, Monday позволит вам работать с ними отдельно и ранжировать их в порядке важности.

Еще одним отличным ресурсом является интеграция с другими инструментами, такими как Slack и Dropbox — таким образом, вам не придется дублировать то, что вы уже сделали в других местах.

Цена

3. ClickUp

Вся ваша работа в одном месте: Задачи, документы, чат, цели и многое другое

Последнее приложение для управления задачами, которое вам стоит попробовать — ClickUp. С помощью этого инструмента вы можете планировать, отслеживать и управлять любым видом работы, получая все виды услуг в удобной для пользователя среде.

Например, приложение объединяет приборную панель, доску, чат, документы, задачи и цели, и вы можете синхронизировать календари команды, чтобы сделать жизнь проще. Существует система автоматизации процессов продаж, и вы можете получать отчеты по проекту в режиме реального времени, что очень удобно для удаленных команд. Общение между сотрудниками также улучшается благодаря чату, электронной почте и совместному редактированию.

Цена

Поисковая система

Без надежного инструмента поиска управлять делами в рамках разных проектов может быть очень сложно

4. Curiosity

Один поиск для всего: для всех видов файлов и приложений

Хотя многие приложения, попавшие в этот список, имеют встроенные панели поиска, ни одно из них не обладает такой мощной поисковой системой, как Curiosity, которая может найти то, что не сможет найти даже ваша мама.

Шутки в сторону, Curiosity помогает вам сэкономить время благодаря механизму глубокого поиска, который ищет во всех файлах и приложениях, которые вы только можете себе представить — и если чего-то все еще нет, вы можете легко попросить команду добавить это в список.

Приложение подключается к инструментам, которые вы уже используете, включая ваши файлы и сообщения, а также облачные приложения, такие как Dropbox или Slack. В отличие от других поисковых приложений, все ваши данные хранятся в безопасности на вашем компьютере, поэтому вам не нужно беспокоиться о дополнительных мерах безопасности.

Цена

Общие заметки

Приложения для ведения заметок полны ресурсов для совместной работы и интеграции

5. Notion

Рабочее пространство, которое адаптируется к вашим потребностям

Итак, наше первое приложение в этом разделе также работает как рабочее пространство, но Notion стал очень популярным благодаря простоте использования для ведения заметок, обработки задач, создания вики и работы с базами данных.

С помощью Notion вы можете просматривать свои проекты и информацию о них настраиваемыми способами, создавать общие записи для работы в команде и использовать множество готовых шаблонов как для профессиональных, так и для личных целей.

Не говоря уже о прекрасном визуальном сопровождении для навигации по всему вашему контенту и обмена им с коллегами

Цена

Мне всегда хватало бесплатной версии, но для работы с командой круто будет обновить до pro. Если Вы студент, то с помощью почты с доменом университета можно сделать себе подписку бесплатно (инструкция)

6. OneNote

Фиксируйте мысли, идеи и задачи и синхронизируйте их на всех своих устройствах

OneNote — это многофункциональный блокнот, с которым очень легко работать на разных платформах. Это приложение от Microsoft позволяет создавать несколько блокнотов, делить их на разделы и страницы, редактировать, выделять, создавать списки или аннотировать что угодно цифровыми чернилами — стилусом или пальцем.

Очень полезным ресурсом OneNote является поддержка различных видов носителей информации. Например, вы можете записывать аудиозаметки, вставлять онлайн-видео и добавлять файлы, такие как PDF, рабочие листы и изображения.

Все можно использовать совместно, поэтому вы можете работать в сотрудничестве с вашей командой. А чтобы сделать его еще более практичным, страницы — и даже абзацы — можно связывать между собой.

Цена

7. Slite

Рабочее пространство для команд, позволяющее работать более асинхронно, быстрее продвигать проекты и чувствовать связь

Slite — еще один фантастический инструмент для совместного документирования и обсуждения, который определенно поможет вам в процессе принятия решений в ходе проекта.

Приложение имеет быстрый и гибкий редактор документов со всеми необходимыми функциями, сохраняя при этом простой интерфейс. Благодаря курсорам для совместной работы, перетаскиванию, встроенным комментариям и упоминаниям, Slite обещает сделать командную работу более эффективной, прозрачной и контекстуальной.

Slite также поставляется с шаблонами, из которых можно выбрать и упростить любую задачу. Вы можете импортировать документы из нескольких других приложений и интегрироваться с ними как для синхронной, так и для асинхронной связи.

Цена

Облачное хранилище

Приложения, которые хранят данные и обмениваются ими, не занимая места на компьютере

8. OneDrive

Сохраняйте свои файлы, фотографии, видео и документы и получайте к ним доступ в любом месте

Еще одно приложение от Microsoft, OneDrive — это эффективный способ хранения, организации, защиты и подключения всех ваших файлов. Вы можете получать доступ, редактировать и делиться содержимым на всех своих устройствах, создавать резервные копии в облаке, а также сотрудничать в режиме реального времени с другими приложениями Office.

Если вам нужен дополнительный уровень защиты важных файлов, OneDrive также имеет функцию Personal Vault.

Цена

9. Google Drive

Безопасное место для резервного копирования и доступа ко всем вашим файлам с любого устройства

Google Диск — это щедрый облачный сервис хранения и синхронизации данных, который работает на разных платформах. Он идеально подходит для обмена документами, созданными в Интернете или непосредственно с вашего компьютера. В настольной версии вы можете запускать приложение локально, а также автоматически сохранять и синхронизировать любые файлы.

Уникальное взаимодействие между приложениями G-Suite, такими как Google Docs, Sheets и Slides, делает Google Drive идеальным выбором, если вы являетесь активным пользователем Google Workspace.

Цена

10. Dropbox

Эффективно работать с коллегами и клиентами, синхронизировать проекты и обеспечивать сохранность данных компании

Dropbox — это простое в использовании, надежное, конфиденциальное и безопасное приложение для хранения данных, которое работает практически с любой операционной системой.

Вы можете защитить важную и конфиденциальную информацию и автоматизировать процессы с помощью инструментов совместной работы. DocSend также позволяет отслеживать и анализировать содержимое с помощью данных о производительности в режиме реального времени, чтобы вы могли оптимизировать работу.

В приложении есть еще одна специальная функция — HelloSign, с помощью которой вы можете подписывать документы или запрашивать подпись у кого-то другого.

Цена

Итоги

Если до появления удаленной работы у нас были хорошие инструменты для управления проектами, то теперь они явно ушли в потолок. Это удивительно, поскольку каждая команда работает по-своему, и каждый проект предъявляет свои особые требования к совместной работе.

Поскольку вы можете бесплатно попробовать многие из перечисленных здесь функций, стоит потратить некоторое время, чтобы лучше узнать инструменты и их ресурсы. Это позволит вам и вашей команде принять более взвешенное решение относительно используемых инструментов — так вы сможете быть более продуктивными и добиться максимального результата

Надеюсь, что эта статья вам понравилась. Делитесь своим мнением в комментариях и подписывайтесь на мой телеграмм-канал

Для увеличения эффективности работы компании используются специальные средства – системы управления проектами. Они бывают разными – от простых программ до многофункциональных сервисов с продвинутой аналитикой, различными интеграциями, инструментами для отслеживания рабочего времени и многого другого.

Что это за программы и почему они так востребованы – расскажу в сегодняшней статье. 

MS Project

Начнем подборку с одной из самых популярных программ для управления проектами – MS Project. Этот инструмент, разработанный компанией Microsoft, часто используют в вузах на практических заданиях, а также в крупных компаниях. Он включает в себя весь необходимый функционал для работы над проектом: планирование, диаграммы Ганта, распределение и анализ ресурсов.

Кроме того, в MS Project есть специальные шаблоны и инструменты различного уровня, которые отлично подходят для аналитики и статистики, а также для управления рабочим временем и другими процессами. Программа по большей части рассчитана на менеджеров, но может быть использована и командой.

Ключевые особенности: 

• пошаговая разработка проекта – для этого используются специальные подсказки;

• постановка задач, распределение ресурсов, указание сроков и создание модели, которая максимально приближена к реальному положению;

• построение сетевой диаграммы, где указаны задачи, приоритеты и связанные с ними ресурсы;

• присвоение кодов для ресурсов и задач;

• оптимизация проектного плана предприятия на основании анализа группы проектов и учета ресурсов;

• расчет критического пути;

• обозначение проблемных задач;

• корректировка сроков выполнения задач.

Стоимость: стандартная лицензия начинается от 6 957 рублей, профессиональная – от 11 572 рублей; продажа лицензий на территории России временно приостановлена

Официальная страница: MS Project

Wrike

Следующий инструмент в нашем списке – Wrike. Это ПО в формате SaaS для управления проектами и совместной работы, продукт, который может похвастаться многопанельным UI, а также облегченным управлением проектами и совместной работой.

Популярность Wrike в первую очередь обусловлена тем, что он включает в себя весь необходимый функционал для коммуникации в команде, отслеживания незанятости сотрудников и наблюдения за проектами, находящимися в критическом состоянии. 

Ключевые особенности: 

• визуализация отслеживания данных;

• удобное назначение приоритетов;

• простой в использовании редактор на основе перетаскивания объектов;

• динамические формы запроса для упрощения планирования проекта;

• интуитивный и удобный для пользователей интерфейс;

• интеграция со множеством инструментов, включая CRM-приложения, инструменты email-маркетинга и так далее.

Стоимость: за профессиональную версию потребуется заплатить от $9.80 за одного пользователя в месяц

Официальная страница: Wrike

Hive

Hive – профессиональное ПО для совместной работы и управления проектами, позволяющее контролировать задачи, автоматизировать рабочий процесс, отслеживать прогресс и делать многое другое.

Hive предоставляет многочисленные типы шаблонов, которые можно использовать непосредственно для повторяющихся или даже новых задач. Кроме того, можно найти готовые шаблоны для рабочих процессов и дорожных карт проекта.

Помимо этого, аналитические возможности Hive позволяют следить за прогрессом команды и проектов. Также можно отслеживать показатели завершенности проекта, выполненную отдельным лицом работу, наиболее продуктивные дни недели, невыполненные в срок действия и так далее.

Ключевые особенности: 

• инструмент позволяет давать обратную связь и утверждать проекты прямо с телефона;

• можно добавлять комментарии и заметки на карточках, чтобы поддерживать связь со своей командой;

• разрешено приглашать клиентов и сотрудников, не входящих в организацию, а также сотрудничать с ними: до 5 внешних пользователей на аккаунт;

• для более эффективного общения можно использовать чат от Hive либо интегрировать свою информационную панель Hive со Slack;

• Hive отправляет предупреждение, когда задача передается другому члену команды.

Стоимость: есть бесплатная версия для 2 пользователей, для команды программа платная – от 12$ за пользователя

Официальная страница: Hive

Trello

Один из самых популярных инструментов для управления проектами – Trello. Он позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок и подходит для небольшой группы разработчиков. Рабочий стол состоит из досок, на которых находятся списки необходимых дел. Для руководителя отдела предусмотрена удобная система наблюдения за выполнением плана.

Ключевые особенности: 

• есть бесплатный тарифный план, который вполне подойдет для работы над небольшим проектом;

• предоставляет множество доступных для интеграции сторонних приложений, таких как Zoho, Evernote, Zapier и многих других;

• включает в себя функцию голосования, которая позволяет сотрудникам в реальном времени выбирать определенный план действий;

• предлагает неограниченное количество персональных досок, карточек и списков для соответствующего управления рабочей нагрузкой и разделения ее на части.

Стоимость: есть бесплатная версия, платная начинается от $5

Официальная страница: Trello

A2B

A2B – довольно новая система управления с большим количеством возможностей. Она включает в себя такие модули как быстрое внедрение, кастомизация под нужды предприятия и самостоятельное администрирование. 

Ключевые особенности: 

• есть корпоративный портал, в котором можно публиковать новости, хранить файлы, создавать календарь и общаться с коллегами по работе;

• платформа поддерживает собственную CRM, в которой можно вести базу клиентов и продаж;

• постоянный мониторинг текущей ситуации по проектам, своевременные уведомления по срокам;

• есть поддержка пользователей по телефону, электронной почте, Скайпу либо через сервис технической поддержки.

Стоимость: онлайн-версия от 175 рублей за одного пользователя, коробочная версия от 20 000 рублей за 10 пользователей

Официальная страница: A2B

Plan.io

Plan.io – программное обеспечение для отслеживания и управления проектами. Оно основано на Redmine – другом ПО для управления проектами с открытым исходным кодом на базе Ruby on Rails. Plan.io также поможет с контролем версий и синхронизацией файлов.

Основная фишка инструмента в том, что он позволяет планировать весь процесс и управлять им – от создания продукта до его финальной отправки потребителю. Также Plan.io позволяет изменять статус, категорию, приоритет, исполнителей, сроки начала и завершения проектов.

Ключевые особенности: 

• каждый пользователь может управлять задачами прямо из электронной почты;

• предоставляет автоматически генерируемые диаграммы Ганта, которые дают обзор прогресса задач;

• можно измерять время выполнения работ;

• есть мобильное приложение, в котором удобно работать;

• приложение предоставляет бесплатное ежедневное резервное копирование.

Стоимость: от 19 € в месяц

Официальная страница: Plan.io

GanttPRO

GanntPRO – уже из названия понятно, что это ПО, специализирующееся на диаграммах Ганта. Они дают четкое видение задач, членов команды, сроков выполнения работ и приоритетов. Также присутствуют представления: таблица, доска задач и портфель проектов.

Сам инструмент работает в режиме онлайн и отлично справляется с командными задачами. Есть синхронизация в реальном времени, уведомления, прикрепление файлов, комментарии и уведомления. 

Ключевые особенности: 

• взаимодействие с сотрудниками в режиме реального времени;

• доски и отслеживание процесса управления проектами;

• календари проекта и история изменений;

• пользовательские настройки и полномочия членов команды;

• позволяет с легкостью держать клиентов в курсе дел с помощью быстрого создания публичных ссылок на диаграммы проекта;

• есть три типа отслеживания бюджета проекта.

Стоимость: индивидуальный тарифный план начинается от $15/месяц, для команд от $8.90/месяц

Официальная страница: GranntPRO

Bitrix24

Bitrix24 – сервис, включающий в себя таск-менеджмент, планирование проектов и времени их выполнения, визуализацию информации на календаре, возможность делиться документами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления.

Данный сервис является одним из самых популярных инструментов, которым пользуются компании на территории СНГ. По большей части это связано с тем, что Битрикс – вполне состоявшаяся CRM-система, позволяющая интегрировать бухгалтерию 1C.

Ключевые особенности: 

• управление задачами и проектами;

• планирование рабочего времени;

• работа с документацией;

• автоматизация продаж;

• хранение файлов до 5 ГБ;

• редактор документов прямо на рабочем столе;

• получение отчетов и статистики;

• общение в чатах, видеоконференции.

Стоимость: есть бесплатная версия, платные начинаются от 2 490 рублей в месяц

Официальная страница: Bitrix24

Jira

Jira – это программное обеспечение для управления проектами, предназначенное для планирования и отслеживания проектов разработки ПО от концепции до выпуска. Оно наиболее функционально, когда используется для гибкого маркетинга продуктов или внедрения Scrum – методологии выполнения особо сложных проектов.

Jira также позволяет планировать проекты, распределять задачи в команде и отслеживать выпуск продукта в полном контексте в режиме реального времени.

Ключевые особенности: 

• есть шаблоны проектов;

• работа в облаке;

• контроль выполнения целей, назначение дедлайнов;

• детальные отчеты и сводки;

Стоимость: есть пробная версия, которая подходит только для маленьких компаний. Для команды от 10 человек потребуется покупка платного тарифа – его стоимость составляет от $7 до $14 в зависимости от целей организации и необходимого функционала.

Официальная страница: Jira

Zoho Projects

Последний инструмент для управления проектами в моей подборке – это Zoho Projects. Он предназначен для онлайн-управления проектами, чтобы помочь пользователям легко планировать и выполнять проекты с помощью совместной работы и планирования. Все активные проекты хранятся, отслеживаются и записываются в одной центральной панели. 

Само ПО основано на облаке, что делает общение простым и безопасным. Также можно настроить функциональность в зависимости от размера команды и проектов, добавляя дополнительные опции по мере необходимости.

Ключевые особенности: 

• есть встроенный багтрекер;

• доступен экспорт в формат Excel;

• отправка счетов в бухгалтерские системы;

• доступна возможность работать с диаграммами Ганта;

• иерархические задачи: создание родительских + подзадачи;

• интеграция с Dropbox;

• встроенный чат в режиме реального времени, где могут общаться участники команды.

Стоимость: бесплатно для 3 пользователей, для более крупных команд стоимость начинается от $5 за пользователя в месяц

Официальная страница: Zoho Projects

Вместо заключения

Программы для управления проектами – это те инструменты, без которых не может обойтись ни одна крупная компания. С их помощью можно легко автоматизировать процесс работы, улучшить его эффективность и наладить контакт между сотрудниками. 

К сожалению, некоторые зарубежные сервисы из списка оплатить из России сейчас будет проблематично, но пользоваться их бесплатными версиями можно без ограничений. 

 vlada_maestro / shutterstock

Пишет про управление в Skillbox Media. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.

Самый известный и сложный софт для управления проектами. В нем есть все, что нужно менеджеру: планирование, диаграмма Ганта, распределение и анализ ресурсов. В программе можно делать отчеты и считать сметы, а еще она сама находит и перераспределяет перегруженные работой блоки.

Чтобы разобраться с MS Project, понадобится время. Мы написали руководство, которое упростит этот процесс.

• Есть онлайн-версия.
• Программа платная, тарифы зависят от формата софта: облачный или локальный.
• Интегрируется с сервисами Microsoft Office.

---

Облачный сервис для ведения проектов: поможет планировать, расставлять приоритеты по задачам, строить диаграмму Ганта и распределять нагрузку. Можно дублировать повторяющиеся задачи, чтобы не создавать их заново.

• Работает только онлайн.
• Синхронизируется с почтой и календарем.
• Можно использовать с телефона или планшета.
• До пяти пользователей — бесплатно, дальше — платные тарифы, цена зависит от функций, которые хотите подключить.

---

Платформа для бизнеса с системой управления проектами.
Подходит для agile-разработки. Можно использовать готовые шаблоны или создать свои. Программа автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

• Платная, стоимость зависит от типа и количества необходимых функций.
• Можно выбрать облачный сервис или локальную версию.

Облачный сервис для командной работы над проектами. Подходит для разработки по Agile, поддерживает функцию kanban-досок и ментальных карт. Можно рассчитать бюджет проекта и создать базу знаний для программистов и тестировщиков, чтобы они могли искать решения похожих задач по тегам.

• Есть интеграция с Google Drive, с «1С.Бухгалтерией», с платежными системами — PayPal или «Яндекс.Кассой», можно синхронизировать с amoCRM и «Битрикс24». А также импортировать данные из Jira.
• Есть бесплатная версия для команд до трех человек, остальные тарифы платные: чем больше функций вам нужно, тем выйдет дороже.

---

Стандартная программа для управления проектами и задачами. Есть все базовые функции: планирование, командная работа, отчеты. Можно подключить дополнительные расширения, например, диаграмму Ганта. Доступна с компьютера или смартфона.

• Интегрируется с Google Drive, Google Календарем, Evernote, Dropbox и другими. Бонус: компания предоставляет открытый код, чтобы синхронизировать систему с любыми сервисами, которых нет в списке на сайте.
• Бесплатно до пяти сотрудников, есть платные версии от Basic до Premium — если ваша команда больше.

---

Cервис, который систематизирует всю работу по проектам. Подходит для планирования, декомпозиции и контроля задач. Доступны совместная работа,
тайм-трекинг, диаграмма Ганта.

• Синхронизируется с календарем и почтой, можно составлять отчеты в программе или экспортировать их в Excel.
• Сервис платный, но можно протестировать бесплатно в течение месяца.

---

Программа для планирования проектов, управления рисками и изменениями, аналог Microsoft Project. В ней можно рассчитать трудозатраты и проанализировать уровень загрузки сотрудников, оценить бюджет проекта, работать с документами. Софт поддерживает работу по Scrum и Agile.

• Интегрируется с MS Project Server.
• Программа платная, но есть пробная версия.

---

Инструмент управления проектами для agile-команд: можно создавать
scrum- и kanban-доски, составлять дорожные карты. Работает из облака или сервера. Можно создавать свои процессы для работы или выбрать один из предложенных шаблонов. Удобно для разработчиков: можно перейти к коду прямо из задачи.

• Есть облачная и серверная версии.
• Можно попробовать бесплатно, дальше цена будет зависеть от тарифа.

---

Комплексный софт для бизнеса с функцией ведения проектов. Поддерживает
kanban-доски и диаграмму Ганта. Задачи можно ставить из электронной почты, есть шаблоны и групповое редактирование. Можно анализировать эффективность и оценивать выполненные сотрудниками задачи, а еще автоматизировать работу с помощью роботов. Софт подходит для компьютера, смартфона или планшета.

• Бесплатная совместная работа до 12 сотрудников и три платных тарифа.
• Есть облачная и серверная версии.

---

Мы привели только некоторые примеры программ для управления проектами. На самом деле их гораздо больше, а чтобы найти подходящую, вам придется попробовать разные варианты. Мы не сможем решить за вас, какой софт выбрать. Поэтому советуем курс Skillbox: там преподаватели научат вас работать с программами, которые сами проверили на практике, и поделятся кейсами.

Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше

Как правильно выбрать программное обеспечение для планирования проектов

Ознакомьтесь с полным списком лучших программ для управления проектами

Топ-20 систем управления проектами

Asana: Поставляется с настраиваемыми шаблонами проектов

Узнать подробнее об Asana

ClickUp: Позволяет настраивать программное обеспечение с помощью ClickApps

Узнать подробнее о ClickUp

GoodDay: Помогает повысить производительность с помощью приложений Productivity Suite

Узнать подробнее о GoodDay

Hive: Поддерживает интеграцию с 1000+ приложениями

Узнать подробнее о Hive

Jira: Помогает повысить производительность с помощью гибких отчетов

Узнать подробнее о Jira

monday.com: Позволяет автоматизировать пользовательские обновления в режиме реального времени

Узнать подробнее о monday.com

Paymo: Помогает создавать и управлять счетами и платежами

Узнать подробнее о Paymo

Quire: Позволяет передавать проекты на аутсорсинг

Узнать подробнее о Quire

Teamwork: Помогает управлять временем с помощью функций учета рабочего времени

Узнать подробнее о Teamwork

Битрикс24: помогает большим командам вести клиентов с помощью CRM

Узнать подробнее о Битрикс24

Trello: подходит для базового управления проектами

Узнать подробнее о Trello

Wrike: позволяет быстро приступить к работе без сложной настройки

Узнать подробнее о Wrike

Zoho Projects: поддерживает интеграцию с крупными сервисами

Узнать подробнее о Zoho Projects

Яндекс. Трекер: помогает эффективно распределять ресурсы

ПланФикс: подходит для разных типов организаций

Узнать подробнее о ПланФикс

LiquidPlanner: совмещает функционал виртуального помощника и традиционного task-трекера

Basecamp: объединяет функции облачного хранения и корпоративного чата

Узнать подробнее о Basecamp

GanttPro: позволяет строить диаграммы для отслеживания взаимосвязей

Узнать подробнее о GanttPro

Notion: подходит для создателей контента

Узнать подробнее о Notion

Airtable: помогает компаниям легко импортировать, отслеживать и визуализировать данные

Узнать подробнее о Airtable

Почему мы выбрали эти продукты

Если вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите ctrl + enter