Приказ руководства для персонала

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

• Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
• Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
• Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
• Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
• Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
• Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

• регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
• формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
• решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
• оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
• укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
• иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

• наименование компании;
• номер приказа;
• дату;
• содержание;
• основание (при необходимости);
• подписи руководителя и работников.

Образец листа ознакомления с приказом по личному составу вы можете скачать в КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к системе, к образцу можно перейти по этой ссылке. Если доступа нет, получите пробный доступ бесплатно и переходите к образцу.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

• «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

• о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
• о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
• о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

«14» января 2023 года                                                                                                        № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2023 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2023, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2023, графика рабочего времени на январь 2023 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2023 года на 30%.
2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера»               Сотников                  /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен:                 Евсеев                        /Евсеев С. В./ 14.01.2023

А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.

Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

• «Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
• «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
•  «Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».

Регламентные приказы

Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:

• своевременно предоставлять все виды положенных работникам отпусков: очередных, дополнительных, учебных и др.;

Поможет оформить «отпускной» приказ материал «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Также готовый образец приказа на отпуск вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к примеру оформления этого приказа.

• исполнять свои обязанности по организации командировок и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников компании.

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

• персональные данные командируемых сотрудников: Ф. И. О., должность, табельный номер;
• цель и срок командировки;
• фактические координаты нахождения компании, куда сотрудники отправляются по заданию работодателя;
• иные необходимые данные.

Как оформить приказ на командировку, говорится в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

• о выплате премии;
• награждении почетной грамотой;
• поощрении ценным подарком;
• объявлении благодарности.

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

Например:

• индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
• иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Итоги

Ответ на вопрос «Приказы по личному составу — это какие приказы?» содержит в себе развернутую информацию о видах и формах этих документов, целях и задачах их оформления, составе, содержании, а также порядке нумерации, регистрации и хранения.

Об обязательных кадровых документах и кадровом учете см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Приказ является одним из распространенных документов, с которым сталкиваются сотрудники кадровых служб и не только. Согласно официальному определению из источников, приказы представляют собой официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными. Поэтому любой приказ контролирует деятельность компании. В связи с этим составлению приказов должно уделяться особое внимание, так как от правильности их составления может зависеть исход различных проверок.

 Существует очень много разных видов и категорий приказов организаций. Детально по каждой группе рассказывается на курсах:
«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97»
«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
А в данной статье мы рассмотрим некоторые виды приказов и правила  работы с ними.

Содержание

1. Приказы. Государственные организации
2. Приказы. Коммерческие организации
3. Сроки хранения приказов
4. Систематизация
5. Виды приказов
6. Обязательные приказы
7. Приказ об утверждении форм документов
8. Приказ о введении локально-нормативных актов
9. Приказ на штатное расписание
10. Приказ о графике отпусков
11. Учет трудовых книжек
12. Персональная данные сотрудников
13. Ведение воинского учета

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе  приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами: 

• ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказы. Коммерческие организации

В коммерческих организациях все немного проще.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.

Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как:

• название документа
• название компании
• вид документа
• дата его составления
• описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение)

Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

Но! Если деятельность связана так или иначе с вопросами делопроизводства и с необходимостью оформлять документы согласно новому ГОСТ, то желательно дополнить свои знания на курсе Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97

Сроки хранения приказов

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются. Все о хранении документов и передаче дел в архив смотрите тут

Приказы по кадрам могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На взгляд наших экспертов эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.

Систематизация

Из-за большого количества приказов, для их систематизации в организации эксперты центра РУНО рекомендуют в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки для приказов:

• по кадрам
• по отпускам
• по командировкам
• по основной деятельности

Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Виды приказов

Формируя отдельные папки, можно выделить следующие виды приказов:
1. Приказы по личному составу (по кадрам):

• о приеме на работу
• о переводе на другую работу (перемещении)
• об увольнении

Если вы хотите узнать о том, как принять сотрудника на работу, вам понравится наша статья «Кейс. Прием сотрудника на работу»

2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска.
4. Приказы по основной деятельности компании:

• о дисциплинарных взысканиях
• о совмещении
• о поощрении
• об установлении надбавки к окладу
• об изменении персональных данных работника
• о присвоении разрядов, классности
• об изменении условий труда
• обязательные приказы

Многие недооценивают важность обязательных приказов. Секретарь компании просто официально оформляет распоряжения руководителя и не задумывается о грядущих проверках. Рассмотрим подробнее дальше.

Обязательные приказы

Когда в организацию приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые и являются теми самыми обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск.

Часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.

Например:

Как руководитель, сотрудник был обязан выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство».

Известно, что эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, когда подписывается у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа остается у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.

Внимание!

Приказы на подпись генеральному директору (руководителю) передаются лично (или через начальника отдела кадров).

Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Если вы заинтересованы в изучении согласования приказов при помощи электронного документооборота, а также в других вопросах по делопроизводству современной организации, вас может заинтересовать курс «Электронный документооборот + 1С: Документооборот».

Важный момент! Не ставятся:

• Факсимильная подпись на приказы
• Печать на внутренние документы компании

Рассмотрим отдельно некоторые виды обязательных приказов по основной деятельности.

Приказ об утверждении форм документов

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К приказу об утверждении форм документов необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

Вопрос от слушателей:

Изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании. 

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.

Шаг 2.Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с актами.

Шаг 3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих локально-нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же.
Не забывайте, что если акты вводились в действие приказом, то изменения должны вводиться приказом, а не распоряжением.

Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные положения, а их содержание включить в трудовой договор. На взгляд экспертов удобнее работать с актами, так как численность компании может измениться и все равно придется их вводить.

Подробнее о работе с локально-нормативными актами узнайте из уроков курса «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»

Приказ на штатное расписание

Приказ на штатное расписание будет уже знаком многим кадровым специалистам. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

На  занятиях по кадровому делопроизводству мы рассказываем о том, что обязанности вводить штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к приказу — штатное расписание.

Приказ о графике отпусков

Напомним, что приказ об утверждении графика отпусков издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является локально-нормативным актом, и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

Учет трудовых книжек

Учет, ведение и выдача трудовых книжек регламентируется приказом о назначении ответственного лица.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку, и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.

Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

Персональные данные сотрудников

Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Важно!

Все документы в отделе кадров (персонала) должны лежать в закрытых шкафах или сейфах.

Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Случай из практики эксперта курса «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам», показал, что это очень важно.

Ситуация халатности: Менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил у секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Ведение воинского учета

Необходимость приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета объясняется законами РФ.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязанных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

Согласно нашему законодательству все приказы должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно:

• номер по порядку
• номер самого приказа
• дату издания
• краткое название приказа

Рекомендуется предусмотреть раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить, о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если делопроизводство ведется в программе 1С, то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

СМОТРИТЕ ВИДЕОУРОКИ ПО ТЕМЕ:

ВАМ МОГУТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНЫ КУРСЫ:

«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
«Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП»

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ:

Кейс. Прием сотрудника на работу

Правительство продлило на 2023 год «санкционный» мораторий на плановые надзорные проверки по Постановлению от 10.03.2022 №336. Однако он не распространяется на внеплановые визиты инспектора, если работник пожалуется в прокуратуру, или на предприятии произойдет несчастный случай. Поэтому в начале года нужно провести ревизию всех обязательных документов и актуализировать их по необходимости, чтобы не было нарушений. Разбираемся, какие приказы должны быть в организации в 2023 году.

Перечень обязательных приказов и документов

Все документы организации можно условно разделить на несколько групп:

• организационно-распорядительные — приказы, распоряжения и указания постоянного или краткосрочного характера;
• локальные нормативные акты и локальные акты — внутренние регламенты, положения, порядки и другие документы, принятые с учетом мотивированного мнения профсоюза или без него;
• планы, графики и отчеты об их исполнении;
• записи по управленческой деятельности — табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации инструктажей и пр.

Количество и состав документов зависят от видов деятельности компании, ее численности и организационной структуры. Но есть приказы и ЛНА, которые должны быть в любой организации, в том числе на малом предприятии.

Нормативно утвержденного списка необходимых приказов и локальных актов не существует. Кадровикам приходится самостоятельно изучать законодательные требования и планировать, какие документы необходимо издать. При этом некоторые организационно-распорядительные документы нужно обновлять каждый год, поскольку они по правилам издаются с ограниченным сроком действия.

Штатное расписание

В каждой компании есть локальный нормативный акт, который нужно регулярно обновлять. Это штатное расписание. В нем фиксируется распределение трудовых функций в организации, наименования должностей и профессий, установленные размеры оплаты труда.

Роструд разъясняет в письме от 22.03.2012 №428-6-1, что документ нужно актуализировать:

• при изменении в оргструктуре компании;
• переименовании должностей или профессий, названий отделов и служб;
• изменении окладов;
• сокращении штата или численности.

То есть если компания решит провести индексацию зарплат в связи с изменением МРОТ с 1 января 2023 года, то ей нужно будет издать приказ об изменении штатного расписания. Оно обновляется с периодичностью и в порядке, установленными работодателем.

Приказ об изменении штатного расписания, скачайте здесь

График отпусков

Это документ, который нужно обновлять каждый год по требованиям ст. 123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала очередного календарного года работодатель утверждает график отпусков, в котором устанавливает очередность предоставления оплачиваемых дней отдыха работникам.

Приказ об изменении графика отпусков, скачайте здесь

Обратите внимание! Если компания оформляет график отпусков по унифицированной форме Т-7, то издавать приказ необязательно. Бланк уже содержит гриф утверждения руководителем.

Приказ о номенклатуре дел

Ежегодно с 1 января в компании вводят в действие список записей, локальных актов и приказов по основной деятельности, которые образуются в процессе работы. Такой перечень называется номенклатура дел.

Ее составляют для организации архива компании в текущем году. Номенклатура дел содержит список документов по управленческой деятельности, а также сроки и места их хранения. При ее составлении руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле…» и Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».

Приказ о номенклатуре дел скачайте по ссылке

Обратите внимание! Номенклатуру дел утверждают по организации и по каждому структурному подразделению. Ее составляют по принципу «снизу вверх». Каждый отдел делает проект перечня документов по своей деятельности, а делопроизводитель на их основании составляет общую номенклатуру дел компании. Такой подход позволяет систематизировать все записи и «не потерять» какие-то архивные записи.

Приказы по назначению ответственных

В каждой компании есть два распределения обязанностей:

• по трудовым функциям;
• по ответственности за отдельное направление деятельности.

Первый вид распределения относится к постоянным. Его закрепляют в штатном расписании, трудовых договорах, положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. 

Есть также временное распределение — по ответственности за отдельное направление: за проведение инструктажей, за электрохозяйство и так далее. Его закрепляют в краткосрочных приказах, некоторые из которых нужно обновлять ежегодно.

Какие приказы по назначению ответственных должностных лиц могут быть обязательными для организации:

• о назначении ответственных за проведение инструктажа по охране труда — п. 11 Правил обучения охране труда по Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 №2464;
• об ответственных за производственный контроль на опасном производственном объекте, если организация эксплуатирует ОПО;
• о лицах, проводящих противопожарный инструктаж — п. 7 Порядка по Приказу МЧС России от 18.11.2021 №806;
• об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, объектов электрохозяйства, теплоснабжения, систем пожарной защиты и т.п.

Конкретный список лиц, на которых нужно возложить ответственность за какое-то направление деятельности, определяется по законодательным и отраслевым требованиям. Он зависит от специфики компании.

Важно! С 7 января 2023 года действуют новые Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811). По их требованиям компании должны определить: организационную структуру управления электроустановками*, распределение границ эксплуатационной ответственности и функций по обслуживанию и контролю за техническим состоянием ЛЭП, оборудования, устройств, зданий и сооружений электроустановок между структурными подразделениями и должностными лицами (п. 8); ответственного за электрохозяйство и его заместителя (п. 8); работников, имеющих право выполнения переключений в электроустановках, ведения оперативных переговоров и других работ, перечисленных в п. 12 ПТЭЭП. Организации ежегодно, до 1 января, направляют в сетевую (энергоснабжающую) компанию сведения об ответственном за электрохозяйство и сведения об ответственных за выполнение переключений в электроустановках, ведение оперативных переговоров, а также имеющих право подачи и согласования диспетчерских и оперативных заявок на изменение технологического режима работы или эксплуатационного состояния ЛЭП, оборудования и устройств в составе электроустановок. Обратите внимание, что это новые требования с 2023 года. *электроустановка — комплекс взаимосвязанного оборудования, устройств, зданий и сооружений, предназначенных для производства или преобразования, передачи, накопления, распределения или потребления электрической энергии.

Порядок работы с персоналом

В связи со вступлением в силу с 7 января 2023 года новых Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811) компаниям придется издать ряд новых необходимых приказов по основной деятельности. Один из них — об утверждении Порядка работы с персоналом. 

С 7 января 2023 года потребители электроэнергии – юрлица при подготовке работников руководствуются теми же правилами, что и электроэнергетические компании — Приказом Минэнерго от 22.09.2020 №796. В документе закреплено, что работа с персоналом проводится в соответствии с локальным актом «Порядком проведения работы с персоналом в организации», утвержденным руководителем или уполномоченным должностным лицом (п. 7).

Совет   Порядок работы с персоналом — это фактически адаптированный под компанию Приказ №796. Включите в него также обучение по охране труда по Постановлению №2464 и подготовку по пожарной безопасности по Приказу №806. Так вам не придется выпускать несколько локальных актов.

Инструкции по охране труда

С 1 января 2023 года начал применяться Приказ Минтруда от 29.10.2021 №772н, действие которого ранее было приостановлено Приказом Минтруда от 17.03.2022 №140н. Документ устанавливает основные требования к разработке и содержанию инструкций по охране труда (ИОТ), поэтому работодателю придется актуализировать ИОТ.

Обновить локальные акты нужно всем компаниям. Нормы ст. 309.2 ТК РФ о том, что НКО и микропредприятия могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, не освобождают от обязанностей по охране труда, в том числе по изданию ИОТ и проведению инструктажей. На это указывал Роструд в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф». 

Также эксперты ведомства отмечали, что инструкция по охране труда должна быть для каждой должности в компании. Допускается разработать один ЛНА для схожих должностей — например, ИОТ бухгалтера или ИОТ работников маркетингового отдела.

Какие еще документы по охране труда должны быть у работодателя:

• программа вводного инструктажа — обновляется ежегодно;
• перечни работников для обучения по охране труда, стажировки и освобожденные от обучения по ОТ;
• приказы об утверждении форм записей результатов инструктажей;
• положение о системе управления охраной труда;
• план мероприятий по ОТ. Образец скачайте здесь.

В 2022 году вступило в силу много изменений трудового законодательства в части охраны труда, пожарной безопасности. В начале 2023 года проведите аудит внутренних документов и убедитесь, что они соответствуют актуальным нормативным требованиям.

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом: