Прием на работу сотрудника ип пошаговая инструкция с образцами документов

С необходимостью привлечения дополнительной рабочей силы сталкивается почти каждый предприниматель — кто-то на этапе создания бизнеса, кто-то при его расширении. Ответственность и обязанности работодателя не зависят от организационно-правовой формы, и поэтому ИП при найме придётся соблюдать те же требования, что и для организации. Рассмотрим поподробнее, в чём они заключаются. Также нам интересно, как официально устроить сотрудника в ИП.

Какой договор нужно заключать

Как оформить сотрудника в ИП? Есть два разрешённых, законных способа:

1. заключить с ним трудовой договор (ТД). Такой вариант актуален, если обязанности работника носят рутинный, повторяющийся характер. Например, менеджер по снабжению занимается обеспечением производства на постоянной основе — каждый месяц он формирует и управляет поставками сырья и материалов.
2. подписать с ним гражданско-правовой договор (ГПД). Этот способ применим при выполнении уникальных, разовых или регулярных услуг, которые ограничены по времени и имеют чётко выраженный результат. К примеру, ГПД на установку и обслуживание программного обеспечения. Исполнитель работает по заявкам, и объём работ может сильно отличаться в разные месяцы.

ТД можно заключать только с физическим лицом, а ГПД — с другим ИП, самозанятым и обычным физлицом.

Как нанять сотрудника в ИП, зарегистрированного как ИП? Так же как и любое другое физлицо. Но при этом он может выступать только как гражданин без статуса ИП.

Если ИП-работодатель относится к категории микропредприятий (с выручкой до 120 миллионов рублей в год и штатом сотрудников до 15 человек), то он может применять более простую форму ТД и оформлять работников по упрощённой процедуре.

Как оформить сотрудника в ИП: приём на работу

Проще всего оформить ГПД. От исполнителя потребуются:

• паспорт;
• ИНН;
• СНИЛС.

Реквизиты этих документов нужно указать в договоре. ГПД оформляется и подписывается в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). На этом всё.

Чтобы ввести сотрудника в штат и подписать с ним ТД, нужно будет пройти целую процедуру. Особенно при оформлении первого работника. Рассмотрим упрощённый порядок оформления трудовых отношений, так как по умолчанию ясно, что ко времени первого найма ИП будет соответствовать уровню микропредприятия. Но чтобы быть полностью в этом уверенным, нужно зайти на специальный сервис ФНС России, вбить ИНН и получить подтверждение.

Вся процедура оформления состоит из 7 этапов:

1. формирование штатного расписания;
2. подписание ТД с работником;
3. издание приказа о приёме на работу (можно не делать);
4. заполнение трудовой книжки (если у работника бумажный вариант);
5. отправка сведений в ПФР;
6. оформление личной карточки (не обязательно);
7. регистрация в ФСС в качестве работодателя.

Этапы 1 и 7 нужны только при найме первого работника. Но если новая должность не была предусмотрена в штатном расписании, его необходимо изменить.

Штатное расписание

Любая должность вводится на основе штатного расписания (ШР). ИП сам решает, какое количество работников ему нужно и сам определяет размер вознаграждения. Речь идет только о сотрудниках, работающим по ТД. Форма ШР может быть любой, но должна обязательно содержать информацию о:

• наименовании работодателя;
• номере и дате документа;
• периоде начала действия ШР;
• общем количестве единиц в штате;
• наименовании структурного подразделения;
• наименовании должности;
• количестве единиц по должности;
• об окладах, надбавках, общей сумме выплат по должности.

Документ заверяется самим ИП и главным бухгалтером (при наличии). Сам ИП не должен включаться в ШР.

Чаще всего используют унифицированную форму Т-3, она удобна и информативна.

Форма Т-3

ШР без приказа не действительно. В приказе нужно прописать пункты о:

Образец приказа

Наёмные работники у ИП: подписание трудового договора

После подбора кандидата и собеседования с ним нужно заключить ТД, срочный или бессрочный — в зависимости от соглашения сторон.

Можно обойтись без заявления о приёме на работу. Но если оно требуется, его форма определяется работодателем.

От будущего сотрудника понадобятся:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• бумажная трудовая книжка (БТК) или форма СТД-Р, если был отказ от использования БТК;
• СНИЛС;
• документы воинского учета (военный билет или приписное удостоверение);
• документ об образовании или квалификации;
• справка об отсутствии судимости (если деятельность этого требует);
• справка о доходах и страховых взносах за 2 последних года и текущий год по форме 182-н;
• справка-приложение к 6-НДФЛ за текущий год;
• бланк-согласие на обработку персональных данных.

Два последних пункта нужны, если претендент до этого работал на других предприятиях.

На основании представленных документов заполняются кадровые документы. Сведения СТД-Р, справка по форме 182-н и справка-приложение к 6-НДФЛ нужны в оригинале.

Делаются 2 экземпляра ТД, один остается у сотрудника. На экземпляре работодателя он должен расписаться, что свой вариант получил.

В ТД обязательно указываются существенные условия, которые прописаны в статье 57 ТК РФ.

Пример трудового договора

Как оформить работника в ИП официально? Только составив ТД. Первый лист трудового договора между ИП и сотрудником.

Весь ТД можно скачать здесь

Есть перечень профессий, на которые нельзя принимать людей без прохождения предварительного медосмотра и получения разрешения по состоянию здоровья (спортсмены, работники общепита, педагоги, работающие на транспорте, во вредных и опасных условиях, и т.д.).

Также без предварительного медосмотра нельзя брать на работу претендентов младше 18 лет (статья 69 ТК РФ). В таких случаях без справки от лечебного учреждения подписывать ТД нельзя.

После заключения ТД работника нужно ознакомить с должностной инструкцией (при наличии), инструкцией по охране труда, различными положениями (правила внутреннего распорядка, о коммерческой тайне, и т.д.).

Приказ о приёме на работу

Перестал быть обязательным с ноября 2021 года. Но издавать его не запрещается. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Форма может быть любой, но обычно используют бланк Т-1.

Образец заполненного приказа о приёме на работу

Запись в трудовой книжке

Понадобится, если новый сотрудник не отказался от применения бумажного варианта. С 2021 года при первом трудоустройстве претендента ТК ему разрешено оформлять только в электронном виде. Когда отсутствует приказ, в БТК в качестве документа-основания нужно вписывать номер и дату ТД.

Сокращения и выход за поля документа не допустимы. Порядок записей должен быть сплошным. Каждая последующая запись делается с новой строки. Порядок заполнения ТК прописан в статье 66 ТК РФ.

Запись о приёме в ТК

Отчёт в Пенсионный фонд

Не позже следующего рабочего дня после издания приказа или подписания ТД (если приказ не предусмотрен), нужно заполнить форму СЗВ-ТД на нового работника и отправить её в ПФР.

На основании сведений Пенсионный фонд зафиксирует найм сотрудника, если он пользуется электронным вариантом ТК.

Отчёт СЗВ-ТД о приёме на работу

Как принять на работу сотрудника в ИП: оформление личной карточки

Личная карточка — это желательный, но не обязательный атрибут кадрового учёта. Её можно и не заводить.

Туда заносятся реквизиты личных документов и персональные данные (ФИО, дата и место рождения, образование, квалификация, профессия, места работы, воинская обязанность, состояние в браке, и т.д.).

Используется унифицированная форма Т-2, состоящая из 4 страниц. Её заполняет ответственный за кадры специалист и подписывает сам работник. Срок хранения личной карточки — не менее 50 лет.

Туда должны вноситься все изменения которые происходят в период работы сотрудника.

Первый лист личной карточки сотрудника

Регистрация в ФСС в качестве работодателя

Изначально, при открытии ИП, налоговая служба автоматически регистрирует налогоплательщика в Пенсионном фонде и в Фонде обязательного медицинского страхования. В ФСС регистрации не происходит, потому что ИП сам за себя не должен уплачивать взносы по временной нетрудоспособности и травматизму.

При первом заключении трудового договора ИП обязан подать заявление в ФСС на регистрацию в качестве страхователя. Ему на это даётся 30 календарных дней.

Аналогично, если заключается ГПД, в котором предусмотрена выплата страховых взносов на травматизм, нужно подавать свою форму заявления в те же сроки.

Если с работниками подписаны только договоры ГПХ, в которых нет обязательств по выплате взносов на травматизм, регистрироваться в ФСС не нужно.

Санкции за нарушения процедуры оформления работников

Соблюдение норм трудового законодательства жёстко контролируется государственными органами власти, а их нарушения строго наказываются. Особенно это касается юридических лиц — организаций и учреждений. К ИП-работодателям отношение более лояльное, но тем не менее, и их наказывают довольно ощутимо.

Штрафы для ИП мы собрали в отдельную таблицу:

Нарушение	Санкции	Основание
Неправильное оформление ТД или его отсутствие. Подмена ТД договором ГПХ	Штраф от 5 до 10 тысяч рублей в первый раз, от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении	пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ пункт 5 статьи 5.27 КоАП РФ
Отсутствие обязательного медосмотра	Штраф от 15 до 25 тысяч рублей в первый раз, от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении	пункт 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ пункт 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ
Допуск к работе без инструктажа по охране труда
Иные нарушения трудового законодательства	Штраф от 1 до 5 тысяч рублей в первый раз, от 10 до 20 тысяч при повторном нарушении	пункт 1 статьи 5.27 КоАП РФ, пункт 2 статьи 5.27 КоАП РФ

Заключение

Мы рассмотрели вопрос, как ИП может официально устроить на работу сотрудника. Вариант только один — заключить трудовой договор или договор ГПХ. Подменять их нельзя, иначе будет грозить серьёзный штраф.

Издавать приказ не обязательно, но нужно вовремя отчитаться в ПФР, внести запись в ТК и завести личную карточку на работника. Основанием для приёма работника должно быть утверждённое руководителем штатное расписание.

Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП

Как ИП принять первого сотрудника по трудовому договору — внутри шаблоны кадровых документов при приеме на работу, которые можно скачать и использовать

---

Ольга Семенова

Эксперт по кадровому делопроизводству

Поделиться

Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.

Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.

Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.

В статье рассказываем, как ИП принять на работу сотрудника по трудовому договору по упрощенной схеме. Собрали шаблоны и подготовили примеры заполнения и оформления документов. Статья будет полезна ИП-микропредприятиям, которые впервые нанимают сотрудника в штат. Бизнесу, который уже давно работает с наймом, статья не подойдет.

Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: индивидуальный предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Предпринимателя могут наказать.

ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.

Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.

Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель никак не сможет законно на него повлиять.

Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и передаст сведения в налоговую. А та доначислит НДФЛ, взносы, пени и тоже оштрафует.

Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.

Здесь кратко напомним.

Если нужна разовая услуга или работа — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ.

В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.

Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.

По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.

Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽.

Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.

К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате.

Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:

Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все необходимые сведения, которые прописаны в Трудовом кодексе РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.

Пройдемся по плану, как оформить сотрудника в ИП и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.

Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: должности, сотрудники, зарплаты.

В штатном расписании должны быть:

ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.

Документы сотрудника. Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника такие документы:

В договоре обязательно должны быть:

Если не внести какие-то из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.

Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.

Если работодатель решает издать приказ о приеме на работу, то лучше это сделать сразу после заключения трудового договора.

Заполнить форму нужно так:

В 2023 году заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых бумажная трудовая книжка уже есть и они решили продолжать ее вести.

По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:

Бывает так, что человек дорожит своей трудовой и все еще хочет продолжать вести ее в бумажном виде. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно ее хранить.

Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.

Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.

Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть.

Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но об этом нужно написать в трудовом договоре.

Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать работник будет только за то время, которое работал. Чтобы не было разночтений, укажите в договоре, что заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени.

В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.

Бессрочный договор заканчивается, когда его расторгают по инициативе работника, работодателя или по причинам, не зависящим от них.

Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.

Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если работа постоянная, могут ИП — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг.

По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.

Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор, заполняют трудовую книжку, если она есть.

ИП и ООО — полноправные работодатели, которые вправе нанимать всех без исключения физлиц. Ограничений в законодательстве нет.

Важно соблюдать порядок оформления и приема сотрудника на работу, чтобы избежать штрафов и административной ответственности.

Доверьте кадровые задачи экспертам Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты возьмут на себя оформление всех необходимых документов, а также помогут сократить расходы в кризис: отправят сотрудников на вынужденный простой или в неоплачиваемый отпуск, переведут на сокращенную ставку, снизят размер окладов и премий. Передайте бухгалтерию на аутсорсинг и получите месяц обслуживания в подарок.

Как оформить сотрудника в штат

Мои эксперты подготовили пошаговую инструкцию для работодателей с образцами документов: трудового договора, приказа о приеме на работу и нормативных актов.

1. Запросите у сотрудника документы

При приеме на работу будущий сотрудник предъявляет:

• Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
• Трудовую книжку, если человек устраивается на работу не впервые;
• СНИЛС;
• Документы об образовании;
• Документы воинского учета: военный билет или удостоверение.

Дополнительные документы, которые могут понадобиться:

• Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
• Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
• Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Это документы, которые регулируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

1) Положение о работе с персональными данными

Устанавливает порядок, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Которые регламентируют:

• порядок приема и увольнения сотрудников,
• время труда и отдыха,
• меры поощрения и взыскания,
• сроки выплаты зарплаты.

Этот документ составляют в произвольной форме.

3) Инструкции по охране труда

Разработайте для каждой должности, профессии или вида работы с учетом:

• условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
• правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• ГОСТов и СанПиНов.

За основу возьмите типовую инструкцию по охране труда.

4) Положение об оплате труда

Определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении сотрудников. Этот документ составляют в произвольной форме.

Регулярно обновляйте локальные акты, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.

Мои эксперты напоминают:

Если у вас статус микропредприятия, вы обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными сотрудников и инструкции по охране труда.

Отдельные локальные акты вы вправе не разрабатывать, если все условия и гарантии включаете в трудовые договоры, составленные по типовой форме.

Эксперты бухгалтерского аутсорсинга проверят вашу кадровую документацию (положения, должностные инструкции и т.д.) на соответствие законодательству и помогут избежать штрафных санкций от ФНС и трудовой инспекции. Для всех новых клиентов экспресс-аудит бизнеса — бесплатно.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах

Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное — пропишите обязательные сведения и условия: например, о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора и частично или полностью отказаться от нормативных актов:

• правил трудового распорядка;
• положений об оплате труда;
• положений о премировании;
• графика сменности;
• графика отпусков.

4. Утвердите приказ о приеме на работу

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Вы вправе использовать формы приказа № Т-1 или № Т-1а или собственную — при условии что в ней есть все необходимые реквизиты:

• название и дата составления документа;
• название вашей организации и указание вида деятельности;
• размер зарплаты сотрудника и название его должности;
• подписи указанных лиц с расшифровкой.

Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись — сделайте это в течение трех дней с момента, когда сотрудник фактически приступил к работе.

5. Внесите запись в трудовую книжку

Если сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и внести запись в трудовую. Например:

В 2021 году сотрудники могут перейти на электронные трудовые — у любого работодателя в любое время. Для этого нужно написать заявление с просьбой вести электронную трудовую. Работодатель обязан сделать запись о переходе на электронный формат в трудовой.

Если работник трудоустраивается впервые, то ему нужно оформить только электронный вариант.

Работодатель должен оформить сотруднику личную карточку по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной. С каждой записью в трудовой книжке работодатель знакомит сотрудника под подпись в его личной карточке.

Мои эксперты напоминают: бумажные трудовые с 1 сентября заполнять нужно по новым правилам. Что изменилось, узнайте здесь.

6. Для ИП: встаньте на учет в ФСС

Встать на учет в качестве страхователя нужно по взносам на обязательное соцстрахование и на травматизм. 

Подайте в территориальное отделение ФСС по месту своего жительства заявление о регистрации и копию трудовой книжки или трудового договора первого из принятых сотрудников.

Документы можно передать лично на бумаге в отделение ФСС или отправить по почте. При личном визите в фонд будьте готовы предъявить паспорт.

Есть возможность подать документы электронно через Госуслуги, но их нужно заверять электронной подписью. 

Если у вас еще нет ЭЦП, мои эксперты помогут получить сертификат. 

В ПФР регистрироваться не нужно. ИП-работодателям не присваивают отдельный регистрационный номер страхователя в ПФР. Для отчетности по страховым взносам за сотрудников возьмите регистрационный номер из выписки из ЕГРИП. Как получить выписку из ЕГРИП онлайн узнайте здесь. 

В ФОМС вас зарегистрирует ПФР в момент постановки на налоговый учет на основании данных ФНС. Отдельно вставать на учет в ФОМС при оформлении сотрудников ИП не нужно.

Юрлицам дополнительно ничего делать не нужно: ПФР и ФСС сами регистрируют организацию, как только получают сведения от налоговой.

Ваших сотрудников оформят на работу по всем правилам эксперты из Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты заменят вам отдел кадров и станут помощниками вашего бухгалтера, возьмут на себя расчет зарплаты с учетом изменений МРОТ и подготовят все необходимые кадровые документы – всего за 15 000 рублей в месяц. Оставьте заявку на подключение и получите месяц обслуживания в подарок.

7. Сдайте отчет СЗВ-ТД в ПФР

При приеме на работу сдавайте СЗВ-ТД не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме на работу.

В графах 1–6 укажите данные о приеме на работу.

В графах 8–10 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите запись.

Пример заполнения СЗВ-ТД:

Скачать кадровые документы одним архивом

Какие отчеты нужно сдавать работодателям, как часто и куда

Как часто сдавать	Какой отчет	Куда
Ежемесячно	СЗВ-М	ПФР
При изменениях (перевод, прием, увольнение)	СЗВ-ТД
Ежеквартально	РСВ	ИФНС
6-НДФЛ
4-ФСС	ФСС
Ежегодно	2-НДФЛ	ИФНС
СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1	ПФР

Скачать бланки отчетности:

Если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу или отчитаться перед госорганами, обратитесь к моим специалистам. Эксперты-кадровики из моей команды оформят сотрудников, рассчитают зарплату и отпускные, составят нужные акты и вовремя отчитаются в инспекции и фонды. Оставьте заявку.

Мы расскажем, как оформить сотрудника в ИП официально в 2022 году, что для этого потребуется, какие ошибки допускают новички и как их избежать.

Зачем оформлять сотрудников официально

По закону трудовые отношения между работодателем и работником должны быть оформлены договором и производится соответствующие отчисления. При нарушении требований могут пострадать и работодатель, и наемный работник.

В договорах расписываются взаимоотношения между работником и ИП, их права и обязанности, ответственность. При совершении действий, нарушающих договор, и работодатель, и сотрудник могут подавать жалобы в трудовую инспекцию, оформлять иски в суд. Если работник работает неофициально, ни он, ни предприниматель не смогут привлечь другую сторону к ответственности при нарушениях.

Величина наказания также существенная:

• На ИП: налоговая накладывает штрафы в размере в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению по неуплаченным налогам; административная ответственность – штраф до 50000 рублей или замораживание деятельности до 90 дней; если выявлена крупная сумма ущерба, может быть уголовная ответственность в виде штрафа до 200000 рублей или лишение свободы до 2 лет.
• На работника: налоговая ответственность – штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога НДФЛ, и взыскание всех неуплаченных сумм; при крупных сокрытиях налогов может быть предусмотрена уголовная ответственность; кроме того, он не зарабатывает себе на пенсию, не сможет рассчитывать на социальные выплаты.

Какой тип оформления выбрать

Предприниматель может выбрать два типа оформления сотрудников:

• По трудовому договору. Применяется в случае, если работник принимается на постоянную работу. В нем отображаются обязанности сотрудника, график работы, порядок предоставления отпуска, отгулов, и т. д.
• По гражданско-правовому договору (ГПД). Используется при произведении разовых работ или оказания услуг. В нем отображается информация, какие работы должны быть выполнены, в какой срок.

Для предпринимателя проще оформить ГПД, если в нем возложить обязанность уплаты страховых взносов на сотрудника, ему не потребуется регистрироваться в ФСС и платить взносы, не нужно предоставлять отпуск, оплачивать больничные и т. д. Однако, налоговая проверяет правомочность договоров между ИП и наемными работниками и, при обнаружении попытки обмана, будет наложен штраф в размере 10000рублей на каждого сотрудника, который оформлен неправильно.

План оформления

Давайте последовательно разберем, как оформить сотрудника в ИП правильно.

Что потребуется

Для того, чтобы у ИП появилась возможность официально принимать на работу сотрудников, потребуется составить штатное расписание и разработать формы договоров. Их можно бесплатно скачать на специальных порталах и адаптировать под свою деятельность.

Для оформления документов, ИП должен знать свой код ОКПО. Получить информацию можно на сайте на сайте Росстата. Потребуется ввести ИНН или ОГРИП.

Пошаговые действия

Предлагаем пошаговый план действий с подробным описанием каждого этапа.

Составление штатного расписания

Штатное расписание – это документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках.

В штатное расписание вносятся все наемные работники, работающие по трудовому договору.

Оно запрашивается проверяющими органами при проверках и за его отсутствие величина штрафа составит 5000 рублей.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3 унифицированных форм первичной учетной документации.

Что должен содержать документ:

• Полные ФИО ИП.
• Наименование структурного подразделения (например, отдел кадров, бухгалтерия, финансовый отдел), если их нет, поле остается пустым.
• Если структурные подразделения есть, они нумеруются и проставляется номер (например, отдел кадров – 1, бухгалтерия – 2)
• Код должности по Общероссийскому классификатору занятий — ОКЗ.
• Сколько работников будет в штате на этой должности, если вы планируете брать сотрудников на полставки, может быть не целое число.
• Величина оклада (не менее регионального МРОТ) и надбавки.
• Итоговая величина заработка.
• Примечание.

Документ подписывается ИП или руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, если они есть в штате.

После составления штатное расписание должно быть утверждено соответствующим приказом в произвольной форме.

Ориентировочный текст приказа:

• Утвердить штатное расписание от 03.03.2022 года за №1.
• Срок действия штатного расписания – с 04.03.2022 г.
• Контроль за исполнением возлагаю на себя.

Подписывает приказ ИП.

Составление трудового договора

Будущий сотрудник для составления трудового договора предоставляет паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, СНИЛС, ИНН (при наличии).

Дополнительно отдельные категории работников должны предоставить:

• Военный билет.
• Документ об образовании.
• Медицинскую книжку.
• Справку об отсутствии судимости.

Трудовой договор должен содержать следующую информацию:

• Наименование документа.
• Место и дата составления.
• ФИО ИП, его ИНН, ОГРН, реквизиты.
• ФИО, паспортные данные работника.
• Срок договора — срочный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана причина и срок действия.
• Должность, профессия, специальность.
• Указание даты оформления на работу.
• Условия оплаты труда, порядок выплат и т. д.
• График работы и отдыха.
• Пункт про государственное обязательное социальное страхование работника.
• Особые условия работы: работа в офисе, разъездной характер, онлайн и т. д.
• Условия труда на рабочем месте.

Предприниматель может включить в договор дополнительные условия, например, информацию об испытательном сроке, предоставление льгот сотрудникам (например, оплата медицинских услуг, оплата посещений тренажерных залов и т. д.), должностные обязанности.

После составления договора, он распечатывается в 2-х экземплярах и передается на подпись работнику. После ознакомления и подписания один экземпляр остается у него, второй у ИП.

Оформление приказа о приеме на работу

Следующий шаг – нужно оформить приказ о приеме на работу сотрудника.

Приказ издается в соответствии с формой Т-1, ОКУД 0301001 унифицированных форм.

Заполнить его просто, нужно вписать все необходимые данные о работнике и подписать.

Запись в трудовой

Принимая первого сотрудника на работу, ИП должен отправить в ПФ отчет по форме СЗВ-ТД. Это необходимо сделать на следующий рабочий день после оформления Приказа о приеме на работу. Сегодня он заменяет запись в трудовую книжку, но, если работник настаивает, можно внести запись в трудовую.

При применении бумажных трудовых книжек потребуется завести для них книгу учета и заполнить ее.

Заведение личной карточки работника

Личная карточка – это досье на работника с полной информацией о нем, включая семейное положение. Сюда заносятся все приказы, касающиеся его деятельности, переводы, награждения, и т. д. Карточка подписывается работником, хранить ее нужно в бумажном виде.

Шаблон карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002 в унифицированных формах.

Карточка должна вестись в обязательном порядке. Ее проверяют трудовые инспекции и в случае отсутствия штраф составит 5000 рублей.

Регистрация в ФСС

Для оплаты обязательных взносов предприниматель должен зарегистрироваться только в ФСС, в остальных фондах постановка на учет производится автоматически, сразу после получения статуса ИП.

Это необходимо сделать в течении 30 дней после приема на работу первого работника.

Документы подают в отделение ФСС по месту регистрации ИП. Это можно сделать лично, через портал Госуслуг или отправить почтой.

Какие потребуются документы:

• Паспорт и копии его страниц (если документы подаются лично).
• Заявление о регистрации в качестве страхователя-физ. Лица по утвержденной Приказом ФСС РФ от 22 апреля 2019 г. № 215 форме.
• Копии трудовых книжек сотрудников или трудовых договоров.

Ошибки новичков и пути их решения

При первом приеме на работу индивидуальные предприниматели могут сделать ошибки, которые грозят наложением штрафов.

Мы собрали наиболее типичные:

• Не оформляются приказы на утверждение штатного расписания.
• Предприниматель по ошибке вносит себя в штатное расписание. Это неправильно, по законодательству он не может считаться наемным работником в собственном бизнесе.
• Не заводится книга учета трудовых книжек.
• Личная карточка работника не редактируется и не пополняется.

Прием на работу сотрудников – дело ответственное, нужно внимательно относится к требованиям законодательства, тогда вы будете уверены при проверках контролирующих органов.

Часто задаваемые вопросы

Надо ли прикладывать к документам в ФСС выписку ЕГРИП или свидетельство о постановке на учет в налоговом органе?

В обязательном порядке нет, но вы это можете сделать на свое усмотрение.

Подведем итоги

• Сотрудников ИП нанимать может, но они должны быть трудоустроены в официально.
• Процедура состоит из нескольких последовательных этапов, которые необходимо выполнить все.
• Принять сотрудника можно по трудовому или гражданско-правовому договору.
• Микропредприятия, в т. ч. маленькие ИП, могут обойтись без оформления некоторых кадровых документов, например, без правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности, положения об оплате труда, премировании.
• Однако основные документы: договора, приказы, штатное расписание, инструкции по охране труда, должны быть в обязательном порядке.
• Теперь вы знаете, как оформить кадровые документы на сотрудника ИП и сможете с помощью нашей инструкции это сделать самостоятельно.