Презентация на тему инструкция по делопроизводству

Скачать материал

Скачать материал

Рабочие листы

к вашим урокам

Скачать

Описание презентации по отдельным слайдам:

• 

  1 слайд

  Инструкция
  по делопроизводству
  Подготовила:
  Старовойтова И.В., методист РМК
  ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
  ПЕТРОВСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ДОНЕЦКА
  РАЙОННЫЙ МЕТОДИЧЕСКИЙ КАБИНЕТ

• 

  2 слайд

  Основная задача службы делопроизводства —

  установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения.

• 

  3 слайд

  Уровни инструкций по делопроизводству :

  Донецкой Народной Республики
  Администрации города Донецка
  УО администрации г. Донецка
  Районной администрации
  Отдела образования
  Учреждений образования

• 

  4 слайд

  Общие требования к созданию документов

  Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно:
  наименование учреждения — автора документа
  название вида документа (кроме писем)
  дату
  регистрационный индекс документа
  заголовок к тексту
  текст
  подпись руководителя
  печать учреждения

• 

  5 слайд

  БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
  Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм)
  А5 (210 х 148 мм).
  Разрешается использовать бланки
  формата А3 (297 х 420 мм) — для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) — для резолюций (поручений).
  Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):
  30 — левое;
  10 — правое;
  20 — верхнее и нижнее.
  Некоторые внутренние документы (заявления
  работников, автобиография, докладные записки,
  справки) оформляются от руки.

• 

• 

  7 слайд

  Фирменный бланк включает в себя герб ДНР, справочные данные учреждения.
  Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения и включают в себя:
  почтовый адрес
  номера телефонов
  счетов в банке
  адрес электронной почты.
  Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности:
  название улицы
  номер дома
  название населенного пункта
  район
  почтовый индекс
  Фирменный бланк учреждения

• 

  8 слайд

  Название вида документа

  Название вида документа (приказ, распоряжение, докладная записка) указывается на фирменном бланке печатным способом

• 

  9 слайд

  Дата документа

  Дата документа указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год.
  Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
  Например:
  02.03.2015г. 02 марта 2015г.

• 

  10 слайд

  Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в учреждении образования.
  Для входящих и исходящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел, например:
  153/01-24,
  где 153 — порядковый номер,
  01-24 — индекс дела по номенклатуре.

  Регистрационный номер документа

• 

  11 слайд

  Адресат

  Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
  В случае адресации документа учреждению без указания должностного лица его наименования приводятся в именительном падеже.
  Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии
  92 мм.

• 

• 

  13 слайд

  Гриф утверждения документа
  Документ утверждается должностным лицом, в полномочия которого входит решение вопросов, приведенных в документе.
  Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения.
  В случае, когда документ утверждается приказом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера.
  Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
  В случае утверждения документа несколькими
  должностными лицами грифы утверждения располагаются
  на одном уровне в одну линию.

• 

  14 слайд

  Резолюция

  Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.
  Резолюция состоит из следующих элементов:
  фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже,
  содержание поручения,
  срок исполнения,
  личная подпись руководителя,
  дата.
  Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей.

• 

  15 слайд

  Заголовок документа
  Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа.
  Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?».
  Например:
  приказ (о чем?) — «О предоставлении отпуска»;
  письмо (о чем?) — «Об организации совещания»;
  протокол (чего?) — «Заседания Центральной экспертной комиссии»;
  должностная инструкция (кого?) — «Главного бухгалтера».

• 

  16 слайд

  Текст документа

  Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. При составлении текста документов употребляется деловой стиль.
  Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.
  Текст, как правило, состоит из двух частей.
  В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа.
  Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

• 

  17 слайд

  Отметка о наличии приложений

  Приложения к документам составляются с
  целью дополнения, пояснения отдельных вопросов
  документа или документа в целом.
  В тексте основного документа делается отметка о
  наличии приложений: «прилагается», «согласно
  приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с
  приложением 2» или «(см. приложение 3)».

• 

  18 слайд

  Подпись
  Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий.
  Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов и фамилии. В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений.

• 

  19 слайд

  Оттиск печати
  Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
  Для обеспечения делопроизводства в учреждении используется гербовая печать учреждения, которая хранится в сейфе у руководителя.
  Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».
  Персональная ответственность за соблюдением порядка хранения печатей и штампов, а также законность их использования возлагается на лица, у которых они находятся.

• 

  20 слайд

  Отметка о заверении копии документа
  Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.
  Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись».

• 

  21 слайд

  Оформление документов

• 

  22 слайд

  Приказ

  Приказы издаются как решения организационно-распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам (по личному составу).
  Проекты приказов по основной деятельности, кадровым вопросам готовятся и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения.

• 

  23 слайд

  Содержание Приказа кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного, например: «О назначении …», «О принятии …».
  В тексте Приказов по кадрам, в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.

• 

  24 слайд

  Распорядительная часть Приказов по основной деятельности начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.
  Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, оформляются с отступами и абзацами.

• 

• 

  26 слайд

  Распорядительная часть Приказов по кадрам начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива:

  «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и т.д.
  Далее указываются прописными буквами фамилия сотрудника, на которого распространяется действие Приказа, и строчными — имя, отчество сотрудника, должность и текст Приказа. В сводных Приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.

• 

• 

• 

  29 слайд

  Если Приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Отменить приказ …».

• 

  30 слайд

  Изменения, которые вносятся в Приказ, оформляются отдельным Приказом, который должен иметь такой заголовок: «О внесении изменений в приказ …» с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения

• 

  31 слайд

  Во время ознакомления с Приказом упомянутыми в нем лицами на экземпляре кадровой службы проставляются их подписи с указанием даты ознакомления

• 

  32 слайд

  КНИГА ПРИКАЗОВ

  Книга приказов один из самых важных видов документации. Это практически единственный документ, по ко­торому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.
  Книга приказов должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись:
  «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц»

• 

  33 слайд

  Протоколы

  В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в учреждениях, решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и т.п.
  Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.

• 

  34 слайд

  Протоколы могут составляться в полной или краткой форме.
  В протоколах, составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.
  В таком случае в протоколе указывается «материалы прилагаются».

• 

  35 слайд

  — Протоколы оформляются на фирменном бланке
  — Нумерация протоколов начинается с начала нового календарного года
  — В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы (инициал имени) председателя, секретаря, присутствующих на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
  — Обязательно указывается повестка дня
  — Разделы нумеруются арабскими цифрами
  — Далее кратко записываются обсуждения каждого раздела: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ
  — Протоколы прошиваются каждый отдельно, скрепляются подписью руководителя и печатью учреждения и хранятся все вместе

• 

• 

  37 слайд

  Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями.
  Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 мм).
  Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм).

  Письмо

• 

  38 слайд

  Письмо имеет следующие реквизиты:
  — дата,
  — регистрационный номер,
  — адресат,
  — заголовок к тексту,
  — ссылка на запрос,
  — текст,
  — отметка о наличии приложений (в случае необходимости),
  — подпись,
  — отметка об исполнителе

• 

• 

  40 слайд

  Прием и первичная обработка документов, поступающих в учреждение
  Все документы, поступающие в учреждение, принимаются централизованно в приемную учреждения, регистрируются в книге регистрации входящей документации. Секретарем раскрываются все конверты, которые поступили в адрес учреждения. Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.

• 

  41 слайд

  Личное дело сотрудника

  ЛИЧНОЕ ДЕЛО 
  – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. 

• 

  42 слайд

  Перечень документов в личном деле

• 

  43 слайд

  Карточка Т-2

  утверждена Приказом Главстата ДНР
  от 01.12.2016 № 143

• 

• 

• 

• 

• 

  48 слайд

  Спасибо за внимание!

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

6 365 222 материала в базе

• Выберите категорию:

• Выберите учебник и тему

• Выберите класс:

• Тип материала:

  • Все материалы

  • Статьи

  • Научные работы

  • Видеоуроки

  • Презентации

  • Конспекты

  • Тесты

  • Рабочие программы

  • Другие методич. материалы

Найти материалы

Вам будут интересны эти курсы:

• Курс профессиональной переподготовки «Организация образовательного процесса для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья»

• Курс профессиональной переподготовки «Организационное и документационное обеспечение управления организацией»

• Курс повышения квалификации «Маркетинг в образовании»

• Курс профессиональной переподготовки «Организация инклюзивного обучения в сфере образования»

• Курс повышения квалификации «Контрольно-надзорные мероприятия в общеобразовательных организациях»

• Курс профессиональной переподготовки «Методика организации производственного обучения в образовательной организации»

• Курс повышения квалификации «Повышение финансовой грамотности в ОО»

• Курс повышения квалификации «Особенности управления бизнес-процессами в практике образовательных организаций»

• Курс повышения квалификации «Применение современных педагогических технологий в образовательном процессе в условиях реализации ФГОС»

• Курс повышения квалификации «Антикризисное управление в образовательной организации»

• Курс повышения квалификации «Использование PR технологий в практике образовательных организаций»

• Курс повышения квалификации «Современные тенденции цифровизации образования»

• Курс повышения квалификации «Система оптимизации взаимоотношений родитель-воспитатель, администрация-воспитатель, воспитатель-воспитатель»

Слайды и текст этой презентации

1. Делопроизводство в кадровой службе О.Н.Бородина Тема 1 . Основы делопроизводства и требования к его ведению

2. Вопросы:

1. Основные термины и определения в
делопроизводстве
2. Классификация документов
3. Электронный документ, его преимущества и
недостатки
4. Законодательная и нормативно-методическая
база делопроизводства

3. Вопрос 1. Основные термины и определения в делопроизводстве

4. Основные термины и определения в делопроизводстве

Делопроизводство отрасль административно-управленческой деятельности
организации, учреждения, предприятия,
обеспечивающая
• документирование и
• организацию работы с официальными документами,
• создание документационной информационной базы
на различных носителях для использования
управленческим аппаратом
в процессе реализации его функций

5. Основные термины и определения в делопроизводстве

Документированиерегламентированный процесс
фиксации на различных материальных носителях и
оформления на основании
установленных требований и норм
всей необходимой для управленческой деятельности
информации

6. Основные термины и определения в делопроизводстве

В результате процесса документирования появляется –
документ –
зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Документ

7. Основные термины и определения в делопроизводстве

Документ может быть:
• носителем информации
(в сфере информационных технологий)
• средством фиксации и передачи управленческих решений
(в управлении)
• способом доказательства чего-либо
(в юридической сфере)
• источником фактов
(в науке)

8. Основные термины и определения в делопроизводстве

Документ имеет
внешние признаки –
это признаки, отражающие:
форму документа
размер документа
носитель информации
способ записи
элементы оформления.
Документ

9. Основные термины и определения в делопроизводстве

Обязательным информационным элементом оформления
документа, обеспечивающим его юридическую силу, является
реквизит
ГОСТ Р.6.30-2003 от 01.07.2003
«Унифицированная система документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации.
Требования к оформлению документов»

10. Состав реквизитов документов

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 — код формы документа;
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации;
• 10 — наименование вида документа;

11. Состав реквизитов документов

• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;

12. Состав реквизитов документов

21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в
организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.

13. Функции документа

Функции документа
Информационная
Управленческая
Коммуникативная
Правовая
Организационная
Научноисторическая

14. Функции документа

• Информационная (документирование, хранение, предоставление
информации)
• Управленческая (с помощью документов решаются управленческие
вопросы)
• Коммуникативная (документы являются средством обмена
информацией);
Правовая (документ может являться письменным доказательством в
суде и быть источником права, например, закон);
Организационная (документ устанавливает или упорядочивает
действия участников правовых отношений, например, должностная
инструкция),
Научно-историческая (с помощью архивных документов
сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

15. Основные термины и определения в делопроизводстве

Каждый официальный документ должен обладать юридической силой
под юридической силой документа
понимают свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа
и установленным порядком оформления.

16. Основные термины и определения в делопроизводстве

• Совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению
называют системой документации.
• Система документации, созданная по единым
правилам и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной сфере
деятельности считается унифицированной системой
документации (УСД).

17. Основные термины и определения в делопроизводстве

Документационное
обеспечение управления
(делопроизводство)
Документирование
Документ
Система документации, созданная по
единым правилам
Унифицированная система документации
УСД

18. Вопрос 2. Классификация документов

19. Классификация документов

Классификация документов –
это распределение документов
по группам (видам)
на основе признаков содержания,
формы составления и др.
с целью организации и повышения эффективности
работы с ними

20. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по способу
документирования
рукописные
электронные
графические
кино-,фото-,
фонодокументы
по
происхождению
официальные
личные
по сфере
использования
по месту
составления
организационнораспорядительные
финансовобухгалтерские
научнотехнические
по труду
отчетностатистические
входящие
исходящие
внутренние
по юридической
значимости
по форме
изложения
подлинники или
оригиналы
копии
заверенные
копии
дубликаты
индивидуаль
ные
трафаретные
типовые
по грифу
ограничения
доступа
открытые
с грифом
ограничения
доступа
по срокам
хранения
постоянного
хранения,
долговременно
го хранения
временного
хранения

21. Классификация документов

Большую часть кадровых документов составляют
организационно-распорядительные
документы –
вид письменного документа,
в котором фиксируют решение административных и
организационных вопросов,
а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц.

22. Классификация документов

Организационно-распорядительные
документы
Организационные
документы
Документы,
определяющие
статус
предприятия, его
структурных
подразделений и
порядок их
работы:
уставы
положения
правила
инструкции.
Распорядительные
документы
приказы по
основной
деятельности
распоряжения
решения
Информационносправочные документы
акты
письма
факсы
справки
телефонограммы
докладные записки
служебные
записки
протоколы
др.

23. Классификация документов

Модель построения организационно-распорядительного
документа, устанавливающая область применения, форматы,
размеры полей, требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты, называется
формуляром-образцом документа
Формуляр-образец служит
целям унификации и стандартизации документа

24. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

20
73
88
10
│<——>│<—————->│ │<——————>│<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\
│
│/\
3 │
│
│ │
\/
│
│ │
────│
────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐
│ │
/\
│
/\
│01
02
│ │
16
19 │
│ │
│
│ 17 │
│
03
│ │
│
│ │
│
│
\/
│
│ │
│
│ │
│
│
────├──────────────────┤ ├───────────────────┤
│ │
51 │
│
│08
09
10
│ │
15
│
│ │
│
│
│04
05
06
07
│ │
│
│ │
│
│
│
│ │
│
│ │
\/
│
│
│ │
│
│ │
────│
├──────────────────┤ │
│
│ │
/\
│
│11
12
│ │
17
│
│ │
│
│
│13
│ │
│
│ │
22 │
│
│14
│ │
│
│ │
\/
│
│
│ │
│
│ │
────│
├──────────────────┤ │
│
│ │
/\
│
│18
│ │
│
│ │
18 │
│
│
│ │
│
│ │
\/
│
│
│ │
│
│ │
────│
├──────────────────┴─┴───────────────────┤
│ │297
│
│
│
│ │
│
│20
│
│ │
│
│
│
│ │
│
│
│
│ │
│
│
│
│ │
────│
├────────────────────────────────────────┤
│ │
/\
│
│21
22
25
│
│ │
20 │
│
│
│
│ │
\/
│
│
│
│ │
────│
├────────────────────────────────────────┤
│ │
/\
│
│23
24
26
│
│ │
│
│
│27
│
│ │
│
│
│
│
│ │
40 │
│
────├────────────────────────────────────────┤
│ │
│
│
/\
│28
30
29
│
│ │
│
│ 16 │
│
│
│ │
\/
│
\/
│
│
│ │
────│
────└────────────────────────────────────────┘
│ │
/\
│
│ │
20 │
│
│ │
\/
│
│\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│
210
│
│<—————————————————>│

25. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

20
10
│<——>│
│<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\
│
│/\
3 │
│
│ │
\/
│
│ │
────│
────┌────────────────────────────────────────┐
│ │
/\
│
/\
│01
02
03
16
19 │
│ │
│
│ 17 │
│
│
│ │
│
│
\/
│
│
│ │
│
│
────├────────────────────────────────────────┤
│ │
│
│
/\
│08
09
10
│
│ │
│
│ 20 │
│
│
│ │
73 │
│
│
│04
05
06
07
│
│ │
│
│
\/
│
│
│ │
│
│
────├────────────────────────────────────────┤
│ │
│
│
/\
│11
12
15
│
│ │
│
│ 10 │
│
│
│ │
│
│
\/
│
│
│ │
│
│
────├────────────────────────────────────────┤
│ │
│
│
│13
14
│
│ │
\/
│
│
│
│ │
────│
├────────────────────────────────────────┤
│ │
/\
│
│18
17
│
│ │
18 │
│
│
│
│ │
\/
│
│
│
│ │297
────│
├────────────────────────────────────────┤
│ │
│
│
│
│ │
│
│20
│
│ │
│
│
│
│ │
│
│
│
│ │
│
│
│
│ │
────│
├────────────────────────────────────────┤
│ │
/\
│
│21
22
25
│
│ │
20 │
│
│
│
│ │
\/
│
│
│
│ │
────│
├────────────────────────────────────────┤
│ │
/\
│
│23
24
26
│
│ │
│
│
│
│
│ │
│
│
│27
│
│ │
40 │
│
— ├────────────────────────────────────────┤
│ │
│
│
/\
│28
30
29 │
│ │
│
│ 16 │
│
│
│ │
\/
│
\/
│
│
│ │
────│
— └────────────────────────────────────────┘
│ │
/\
│
│ │
20 │
│
│ │
\/
│
│\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│
210
│
│<—————————————————>│

26. Формуляр-образец Приказа о внесении изменений в штатное расписание

Приказ (распоряжение)
О внесении изменений в штатное расписание
(вариант)
Наименование организации
Приказ
г. Омск
№ 00-к
00.00.0000
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с ________________________________________________________________
(основание)
________________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание организации следующие изменения:
1.______________________________________________________________________
2.______________________________________________________________________
3.______________________________________________________________________
Руководитель организации
_____________________
И.О. Фамилия
(подпись)
Главный бухгалтер
_____________________
(подпись)
Визы согласования:
В дело_________
Подпись исполнителя_______________ 00.00.0000
И.О. Фамилия

27. Вопрос 3. Электронный документ, его преимущества и недостатки

28. Электронный документ, его преимущества и недостатки

Федеральным законом «Об информации,
информационных технологиях и о защите
информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ
вводится понятие
«электронное сообщение»,
законом «Об электронной цифровой подписи» от
10.01.2002 № 1-ФЗ
«электронный документ» и
«электронная подпись»

29. Электронный документ, его преимущества и недостатки

Под электронным
сообщением
понимают информацию, переданную или полученную пользователем
информационно-телекоммуникационной сети.
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью
или иным аналогом собственноручной подписи, признается
электронным документом,
равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в
случаях, если федеральными законами или иными нормативными
правовыми актами не устанавливается или не подразумевается
требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Электронный документ –
это документ, в котором информация представлена
в электронно-цифровой форме.

30. Электронный документ, его преимущества и недостатки

В целях защиты электронного документа от подделки применяется
электронная цифровая подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) –
реквизит электронного документа,
предназначенный для защиты данного электронного документа
от подделки, полученный в результате криптографического
преобразования информации с использованием закрытого ключа
электронной цифровой подписи
и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа
подписи, а также установить отсутствие искажения информации
в электронном документе

31. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться и приниматься с
помощью программных и технических средств
• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его
подлинность и целостность
• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для
восприятия (на экране дисплея, бумажном носителе или ином
материальном объекте в доступном для визуально обозрения
виде)

32. Преимущества электронных документов

компьютерная обработка электронных документов выполняется значительно
быстрее, чем обработка бумажных документов,
ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой
информации;
с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача
документов на любые расстояния,
хранение электронных документов позволяет сохранить на машинных носителях
большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для
архивов,
технология работа с документами становится эффективнее на каждом участке,
возможность использования полученной информации для подготовки другого
документа,
компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании
готовых образцов, содержащихся в памяти ПК,
возможно согласование проекта электронного документа без вывода на бумагу, с
внесением исправлений в проект, а также одновременная рассылка проекта
документа нескольким визирующим лицам.

33. Недостатки использования электронных документов:

• недолговечность хранения по сравнению с бумажными
документами
• необходимость наличия технических средств для прочтения
• возможность внесения несанкционированных изменения при
отсутствии средств защиты

34. Защита электронной информации

Федеральным законом РФ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
от 27.07.2006 № 149-ФЗ
Защита информации представляет собой принятие правовых,
организационных и технических мер, направленных на:
• обеспечение защиты информации от неправомерного доступа,
уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования,
предоставления, распространения, а также от иных
неправомерных действий в отношении такой информации;
• соблюдение конфиденциальности информации ограниченного
доступа;
• реализацию права на доступ к информации.
Ст. 16

35. Защита электронной информации

Электронный документ подлежит проверке
для определения его подлинности
средствами проверки ЭЦП
на основании
Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» от
10.01.2002 № 1-ФЗ
(в ред. Федерального закона от 08.11.2007 № 258-ФЗ).

36. Вопрос 4. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

37. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

Под нормативно-методической базой
делопроизводства
понимают совокупность требований, норм, правил и
рекомендаций по составлению документов и
работе с ними, установленных правовыми актами,
стандартами, инструкциями и
методическими пособиями

38. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства
регулирует:
правила оформления документов
правила работы с документами
обеспечение сохранности документов
порядок передачи документов на архивное хранение
работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты)
внедрение новых информационных технологий в работе с
документами
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа
• юридические аспекты, связанные с документами, и др. вопросы

39. Структура законодательной и нормативно-методической базы кадрового делопроизводства

Структура законодательной и нормативнометодической базы кадрового делопроизводства
Законы Российской Федерации
Указы Президента РФ
и постановления
Правительства РФ
Постановления и нормативные
акты Госстандарта РФ,
министерств, ведомств и других
федеральных органов
исполнительной власти
Нормативная документация,
на соответствие которой
оформляются документы
Нормативная документация
по организации
делопроизводства
Нормативная документация
по организации архивного
хранения документов
Нормативно-методические
документы организаций,
предприятий, местных органов
исполнительной власти по
делопроизводству

40. Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами :

«Трудовой кодекс РФ»
(Федеральный закон от 31. 12. 2001 № 197-ФЗ с изменениями и дополнениями) –
содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых
правоотношений.
«Уголовный кодекс РФ»
(Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) (ред. от 06.12.2007) – устанавливает
уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и
информацией.
«Гражданский кодекс РФ» Федеральный закон.
Часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. 13.05.2008);
Часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред.06.12.2007);
Часть третья от 28.11.2001 №146-ФЗ (ред. от 30.06.2008);
Часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. 30.06.2008)
– содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских
правоотношений.

41. Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами :

«Кодекс Российской Федерации об административных
правонарушениях»
Федеральный закон от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ (с изм. и доп., с изм.,
внесенными Федеральным законом от 24.07.2007 № 212-ФЗ, с изм от 16.05.2008
№ 74-ФЗ).
В числе основных задач Кодекса защита личности, охрана прав и свобод
человека и гражданина, охрана здоровья граждан, санитарноэпидемиологического благополучия населения, защита общества и государства
от административных правонарушений, а также предупреждение
административных правонарушений.
«Об информации, информационных технологиях и о защите
информации»
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ регулирует отношения,
возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу,
производство и распространение информации; при применении
информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации.

42. Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами :

«О Коммерческой тайне»
Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ (в ред. Федеральных законов
от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 18.12.2006 №231-ФЗ от 24.07.2007 № 214-ФЗ)
определяет информацию, составляющую коммерческую тайну, охрану
конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений, способы
получения такой информации, а также ответственность за нарушение
настоящего Федерального закона.
«Об электронной цифровой подписи»
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ –
устанавливает основы придания юридического значения электронным
документам; условия признания равнозначности электронной цифровой подписи
и собственноручной подписи, особенности использования электронной
цифровой подписи в сфере государственного управления и в корпоративной
информационной системе.

43. Законы РФ регламентирующие трудовые отношения и, в частности, работу с документами :

«Об Архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 22.10.2004 года № 125-ФЗ (ред. Федеральных законов от
04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ).
Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов независимо от их форм собственности, а также
отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в
интересах граждан, общества и государства.

44. Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ

«Об утверждении положения о воинском учете»
Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 г. № 719 (в ред. от 16.04.2008), в
III разделе которого, регламентируется порядок осуществления воинского учета
в организациях.
«О проведении аттестации государственных гражданских
служащих Российской Федерации»
Указ Президента РФ от 01.02. 2005 г. № 110.

45. Межведомственные постановления и нормативные акты

Во исполнение законов издаются
межведомственные постановления и нормативные
акты
Госстандарта РФ, министерств,
ведомств и других федеральных органов исполнительной власти.
Например, «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты»
Постановление Государственного комитета РФ по статистике от
05.01.2004 г. № 1.

46. Государственные стандарты и правила

Нормативная документация, на соответствие которой оформляются и
регламентируются документы, представлена в
государственных стандартах и правилах:
ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированная система документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» от 01.07.2003.
Настоящий стандарт устанавливает
–
–
–
состав реквизитов документов,
требования к оформлению реквизитов документов,
требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации.
Стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД), такие, как
постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

47. Государственные стандарты и правила

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» от 27.02.1998 №28.
Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству
и по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом,
обязательны для применения во всех видах документации и литературы по
делопроизводству и архивному делу.
«Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ)», 1991 г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в органах государственного управления, на
предприятиях и в учреждениях, содержит примерный перечень документов,
подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая
печать.
Основные цели ГСДОУ: упорядочение документооборота; сокращение
количества документов; повышение качества документов; нормативное
закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи
с появлением негосударственных форм собственности; совершенствование
работы аппарата управления.

48. Общероссийские классификаторы

В Постановлении Правительства РФ
«Об общероссийских классификаторах технико-экономической и
социальной информации в социально-экономической области»
от 10 ноября 2003 г. № 677
(в ред. Постановления Правительства РФ от 04.08.2005 № 493,
распоряжения Правительства РФ от 23.11.2006 №1615-р) содержится
перечень имеющихся классификаторов. В их числе:
Общероссийский классификатор специальностей по образованию
(ОКСО) (ОК 009-2003), утвержденный постановлением Госстандарта
России от 30.09.2003 № 276-ст.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций
(ОКПО);
Общероссийский классификатор объектов административнотерриториального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный
постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413;

49. Общероссийские классификаторы

Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95
(ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта от 31.07.1995 №
412;
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный
постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367;
Общероссийский классификатор информации по социальной защите
населения (ОКИСЗН);
Общероссийский классификатор органов государственной власти и
управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор специальностей высшей научной
квалификации (ОКСВНК);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ).
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК01193 (ОКУД).

50. Нормативная документация по организации делопроизводства

«Требования Инспекции НПФ и типовая Инструкция по
организации делопроизводства в негосударственных пенсионных
фондах», утвержденные Приказом Инспекции НПФ от 31 августа 2001
г. № 115.
Данный документ устанавливает единый порядок составления
документов и организации работы с ними в фонде.
«О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти», утвержденная Приказом
Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536.
Типовая инструкция содержит общие требования к документированию
управленческой деятельности и технологии работы с документами,
требования по подготовке законодательных актов и правил оформления
отдельных документов. Документ содержит и временную Инструкцию
по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой
службы.

51. Отраслевые и ведомственные нормативно-методические документы

Порядок работы со специфическими для организации документами, как правило,
регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативнометодическими документами, например:
«Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и
учета несчастных случаев на производстве, и «Положения об особенностях
расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях
и организациях» — Постановление Министерства труда и социального развития
РФ от 24 октября 2002 г. № 73.
«Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления
приказов, указаний в министерствах социальной защиты населения
республик в составе Российской Федерации, комитетах, департаментах,
главных управлениях, управлениях и отделах социальной защиты
населения органов исполнительной власти краев, областей, автономных
образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга, учреждениях и
организациях, подведомственных министерству», утвержденные Письмом
Министра социальной защиты населения Российской Федерации от 9 июня 1995
г. № 2117/1-34

52. Нормативная документация по организации архивного хранения документов

Федеральный закон «Об Архивном деле в Российской
Федерации» от 22.10.2004 года № 125-ФЗ (ред. Федеральных законов
от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ).
С учетом требований данного закона разработаны
• «Основные правила работы архивов организаций» от
06.02.2002 и одобрены решением Коллегии Росархива.
Данные Правила распространяются на архивы государственных
организаций и всех негосударственных организаций в части
обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов
Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности.

53. Нормативно-методические документы организаций, предприятий, местных органов исполнительной власти по делопроизводству

составляются с учетом
общегосударственных требований и
базируются на перечисленных выше документах.
При этом, безусловно,
учитываются специфические особенности отрасли,
сферы деятельности, формы собственности и др.

54. Вопросы для самопроверки:

1. Что понимают под «документом», каково его значение в управлении и какие функции
выполняет документ?
2. Дайте определение термина «документирование».
3. С помощью каких видов работ реализуется информационная функция документа?
4. Что понимают под «классификацией документов», и какие группы документов вы знаете?
5. Что такое электронный документ? В чем его достоинства и недостатки?
6. Дайте определение организационно-распорядительных документов и назовите группы на
которые они делятся.
7. Какие документы входят в группу информационно-справочных?
8. Назовите документы, относящиеся к группе организационных.
9. Что понимают под номенклатурой дел и каково ее назначение ?
10. Из каких элементов состоит структура заголовка дел в номенклатуре дел? Перечислите
правила их составления.
11. Назовите порядок формирования номенклатуры дел организации.
12.Дайте определение «нормативно-методической базы делопроизводства».
13.Какие законы РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства вы знаете?
14.Какими ГОСТами следует пользоваться при оформлении организационнораспорядительных документов?
15.С какой целью разработаны общероссийские классификаторы, и какие из них
используются в делопроизводстве?
16. В чем суть «Инструкция по делопроизводству» и каковы ее основные разделы?

55. Список рекомендуемой литературы:

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: «Экономика», 2003,
373 с.
Басаков М.И. Документы по персоналу организации: Практическое пособие,
2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИЦК «МарТ»; Ростов-на-Дону: «Издательский
центр «МарТ», 2003.- 240с.
Верховцев А.Б. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Издательство
Индра-М, 2004,-234с.
«Государственная система документационного обеспечения управления
(СДОУ)», 1991 г.
ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» от 01.07.2003.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» от 27.02.1998.№ 28.
Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов
экономического факультета)/ Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. Гос. ун-т,
2004. -71с.
«Об Архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от
22.10.2004 года № 125-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ).

56. Список рекомендуемой литературы:

«О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти». Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 №
536 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418).
«Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
«Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от
10.01.2002 № 1-ФЗ (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 № 258ФЗ).
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Федеральная
архивная служба России 06.10.2000 года (в ред. решения Росархива от
27.10.2003).
Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приориздат», 2004.-128с.
Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальный текст. М.:
Омега-Л, 2004.-184с.

1


Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области утверждена постановлением Правительства Ульяновской области от П с изменениями от П; от П

2


Порядок оформления реквизитов в документах

3


Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

4


Группы реквизитов Реквизиты бланка; Реквизиты, определяющие юридическую силу документа; Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки)

5

6

7


Реквизиты, определяющие юридическую силу документа Автор документа (реквизит «Наименование организации»); Регистрационный номер документа; Дата документа; Гриф утверждения документа; Текст документа; Подпись; Гриф согласования документа; Оттиск печати.

8


Форматы бумаги, используемые для оформления документов А3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм); А6 (105х148 мм).

9


Размеры полей документов: Левое поле – 30 мм; Правое поле – 10 мм; Верхнее поле – 20 мм; Нижнее поле – 20 мм.

10


Примеры оформления реквизитов документов

11


Дата документа 20 января 2011 г. 01 февраля 2011 г

12


Адресат Организации, их структурные подразделения; Должностные лица; Физические лица.

13


Министерство финансов Российской Федерации или Министерство финансов Российской Федерации Бюджетный департамент

14


Генеральному директору ЗАО «Авиастар-СП» И.М.Иванову или Правительство Ульяновской области Директору департамента контроля О.Г.Манаковскому

15


Главам администраций муниципальных образований Ульяновской области Ивановой М.П. Минаева ул., д.15, кв.6, г.Ульяновск,

16


Последовательность написания элементов почтового адреса (постановление Правительства РФ от ): наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.) название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый адрес.

17


. Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. УТВЕРЖДАЮ Губернатор-Председатель Правительства Ульяновской области ________________________ С.И.Морозов ____ _________________ 2011 г. УТВЕРЖДЁН Распоряжением Губернатора Ульяновской области от 21 апреля 2010 г. 223-пр

18


Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена только в случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать. Срок исполнения указывается только календарной датой: Не рекомендуется Следует Срок 10 дней Срок один месяц Срок две недели …до …к …

19


К исполнению Необходимо разъяснение, если в тексте не указано, что, как и когда сделать Изучить предложения Не ясно, что делать после изучения предложений Прошу переговорить Необходимо уточнение, когда именно это следует сделать

20


Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы: О чем? (о ком?), например: Распоряжение о создании комиссии Чего? (кого?), например: Должностной регламент главного специалиста

21


Приложение: на 5 л. в 1 экз. Приложение: 1. Правила подготовки и издания актов Губернатора Ульяновской области на 8 л. в 2 экз. 2. Проект бланка письма должностного лица на 1 л. в 1 экз. Приложение: письмо Губернатора Ульяновской области от Г-01/6978 и приложение к нему, всего на 5 л. Приложение 2 к постановлению Губернатора Ульяновской области от Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес

22


В состав реквизита подпись входят: Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); Личная подпись; Расшифровка подписи (инициалы, фамилия), Губернатор – Председатель Правительства Ульяновской области личная подпись С.И.Морозов или на бланке личная подпись С.И.Морозов

23


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: Заместитель Губернатора – руководитель аппарата Губернатора и Правительства личная подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия

24


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Директор Директор государственно- департамента контроля правового департамента Личная подпись И.О.Фамилия