Положение о коллегиальном (или совещательном) органе
Положение
о коллегиальном (или совещательном)
органе –
это правовой акт, устанавливающий
статус, функции, права, обязанности и
ответственность коллегиальных (или
совещательных) органов.1
Положения
о коллегиальном (или совещательном)
органе могут быть типовыми и индивидуальными.
При наличии типового положения
индивидуальные разрабатываются на его
основе.
Не
существует нормативно установленных
требований к содержанию положения о
коллегиальном (или совещательном)
органе. Текст положения может включать
следующие разделы:
-
Общие
положения. -
Основные
задачи. -
Функции.
-
Права
и обязанности. -
Ответственность.
-
Взаимоотношения.
В
разделе «Общие
положения» указываются
полное официальное наименование
коллегиального (или совещательного)
органа, дата, номер и наименование
правового акта, на основании которого
создан и действует орган, чем он
руководствуется в своей деятельности,
кем возглавляется. 2
Раздел
«Основные
задачи» –
это перечень проблем, решаемых
коллегиальным (или совещательным)
органом и определяющих характер и
направления его деятельности. 3
В
разделе «Функции»
перечисляются
действия или виды работ, которые должен
выполнять коллегиальный (или совещательный)
орган для осуществления поставленных
перед ним задач. Функции должны полностью
отражать специфику его деятельности.
4
В
разделе «Права
и обязанности» перечисляются
действия, которые обязан осуществлять
коллегиальный (или совещательный) орган
в лице его председателя для выполнения
возложенных на него функций. 5
Раздел
«Ответственность»
устанавливает
виды ответственности, которую может
нести председатель коллегиального (или
совещательного) органа в случае
невыполнения органом своих обязанностей.
6
В
разделе «Взаимоотношения»
регламентируются
основные документы, создаваемые
коллегиальным (или совещательным)
органом; указывается, с какими
подразделениями и организациями
осуществляется взаимодействие, какую
информацию получает и представляет;
устанавливаются периодичность и сроки
представления. 7
Положения
о коллегиальном (или совещательном)
органе подписываются председателем и
утверждаются руководителем организации.
Положения о коллегиальном органе могут
утверждаться распорядительным
документом,
если одновременно с утверждением
документа
необходимо дать поручения, связанные
с его применением.
Положение
о коллегиальном (или совещательном)
органе оформляется на общем
бланке
организации.
Обязательными
реквизитами
положения о коллегиальном (или
совещательном) органе являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата
и номер
документа
(при непосредственном утверждении
руководителем), место
составления,
визы
согласования документа,
гриф
утверждения.
_____
1
Организация работы с документами:
Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. –
2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,
2002. – 592 с.
2-7
Там же.
Регламент
Существует
несколько определений регламента:
Регламент
–
свод правил. 1
Регламент
–
правовой акт, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа. 2
Текст
регламента состоит из разделов, имеющих
самостоятельные заголовки и разбитых
на пункты и подпункты, нумеруемые
арабскими цифрами. Регламент коллегиального
или совещательного органа определяет
статус этого органа; порядок планирования
работы; порядок подготовки материалов
для рассмотрения на заседании; внесение
материалов на рассмотрение; порядок
рассмотрения материалов и принятия
решений на заседании; ведение протокола
заседания; оформление решений; порядок
доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение
заседаний. 3
В
процессе подготовки регламенты проходят
стадию обсуждения на заседании членами
коллегиального или совещательного
органа, а также согласования с
заинтересованными подразделениями и
юридической службой. 4
Регламенты
утверждаются руководителем организации
или руководителем коллегиального
органа. 5
Регламент
оформляется на общем
бланке
организации.
Обязательными
реквизитами
регламента являются: наименование
организации (а
также наименование коллегиального или
совещательного органа, если регламент
посвящен данному органу), вид
документа,
дата,
номер
документа
(при непосредственном утверждении
руководителем), место
составления,
заголовок
к тексту,
визы
согласования документа,
подпись,
гриф
утверждения.
_____
1
Краткий словарь видов и разновидностей
документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2
Организация работы с документами:
Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. –
2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,
2002. – 592 с.
3-5
Там же.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Контрольные тесты по основам делопроизводства с ответами
1. Что не относится к учредительным документам юридического лица?
+ Протокол собрания учредителей;
– Устав;
– Учредительный договор.
2. Положение о структурном подразделении – это:
+ правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;
– правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
– договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.
3. Датой должностной инструкции является дата:
+ ее утверждения;
– ее составления;
– ознакомления с ней работника.
4. Правовой акт, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа – это:
+ регламент;
– штатное расписание;
– устав.
5. По сфере своего действия распорядительные документы делятся на:
+ федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;
– коллективные и индивидуальные;
– правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.
6. Распоряжение издается:
+ единолично;
– коллегиально;
– в условиях ведомственного регулирования.
7. Копия части документа, которая заверена в определенном порядке, это:
+ выписка;
– электронная копия;
– дубликат.
8. Не является документом, который инициирует решение:
+ проект документа;
– заключение;
– докладная записка.
9. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
+ Надписью «проект» в верхнем поле справа;
– Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
– Проект оформляется на специальном бланке.
10. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
+ Распорядительная;
– Констатирующая;
– Вводная.
11. В состав информационно-справочных документов не входит:
+ указание;
– докладная записка;
– сводка.
12. Вид информационно-справочной документации, являющейся способом оперативного информационного обмена между организациями, называется:
+ перепиской;
– документацией для служебного пользования;
– статистической отчетностью.
13. Что представляет собой заявление в документообороте организации?
+ Это документ, который адресован должностному лицу и содержит какую-либо просьбу работника;
– Это документ с предложением назначить, переместить или поощрить работника;
– Это документ, объясняющий причины случившегося, который составляет работник на имя руководителя.
14. Что не является признаком акта?
+ составление в свободной форме;
– установление фактического состояние дел и отражение его в акте;
– коллегиальность составления.
15. Документы, которые изданы внутри учреждения и отправлены за его пределы для руководства нижестоящим органам управления либо в целях исполнения письменных указаний высшей инстанции, называются:
+ исходящими документами;
– входящими документами;
– перепиской.
16. Что включает в себя техническое исполнение документа:
+ подготовку проекта документа, набор и распечатку текста проекта, корректировку содержания документа после согласования, оформление финального варианта документа;
– предоставление распечатанного проекта документа руководителю на согласование, устранение неточностей, набор окончательного документа;
– составление документа сразу в окончательном варианте, его подписание у руководителя, отправка документа адресату.
17. Когда документ является исполненным?
+ Когда рассматриваемый в документе вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена;
– Как только документу присвоен регистрационный номер;
– Когда документ получен конечным адресатом.
18. Какие размеры шрифтов рекомендуется использовать при оформлении документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016?
+ № 12, № 13, № 14;
– № 12, № 14, № 16;
– № 11, № 12, № 14.
19. Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, включающий порядковый номер, дополняемый по желанию индексами согласно используемым классификаторам, называется:
+ регистрационным номером документа;
– грифом;
– датой документа.
20. Какой формат бумаги используется для изготовления бланков резолюций?
+ А5, А6;
– А4, А5;
– А6, А4.
21. Носителем информации является:
+ материальный объект, который нужен для фиксации, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
– создатель документа;
– структурное подразделение, выполняющее функции по ведению документооборота.
22. Свойство документа подтверждать деловую деятельность либо событие личного характера – это:
+ юридическая значимость документа;
– юридическая сила документа;
– аутентичность.
23. Типовым сроком исполнения документа называется:
+ срок исполнения документа согласно нормативно-правовому акту;
– срок исполнения, который установлен в организационно-распорядительном документе или в резолюции;
– срок исполнения, установленный сложившимся в организации обычаем.
24. Справочник, содержащий сведения о фондах архива и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием – это:
+ архивный путеводитель;
– архивный справочник;
– архивный указатель.
25. Унифицированной формой документа является:
+ формуляр документа определенного вида, который содержит постоянную часть текста;
– бумажный или электронный шаблон с реквизитами, по которым определяется автор официального документа;
– реквизит о согласии организации, которая не является автором документа, с его содержанием.
26. Какова длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов?
+ Не более 7,5 см;
– Не более 12,5 см;
– Не более 10 см.
27. Реквизит документа – это:
+ элемент оформления документа;
– регистрационный номер документа;
– сведения о дате и исполнителе документа.
28. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:
+ сопровождение и доставка с почты, первичная обработка, регистрация, подготовка на доклад, рассмотрение и оформление резолюций, регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения, отправка на исполнение, исполнение и контроль за ним, прием исполненного документа, снятие с контроля, помещение исполненного документа в дело, работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание;
– установление конкретного адресата документа в организации, регистрация документа по входящим журналам, передача документа адресату, указанному его в тексте, установление сроков исполнения документа, исполнение документа, проверка результатов исполнения, помещение документа в номенклатурное дело и последующая сдача в архив;
– регистрация документа по входящей корреспонденции, передача его руководителю для определения исполнителя, передача документа непосредственному исполнителю, контроль за исполнением документа, исполнение документа, прием результатов исполнения руководителем, отметка об исполнении в специальном журнале, сдача документа в архив.
29. Предварительный текст документа, который лично готовит исполнитель или соисполнитель документа, это:
+ проект документа;
– экземпляр документа;
– копия документа.
30. Делопроизводство – это:
+ деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов;
– процедура создания, тиражирования и регистрации входящей и исходящей документации организации;
– непосредственное создание официальных документов на предприятии.
Организационно-правовые документы закрепляют статус организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, закрепляют ее организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем организации или ее коллегиальным органом управления и обязательно содержат в составе обязательных реквизитов гриф утверждения.
Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие регламентирующие документы).
Юридическим лицом считается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести взятые на себя обязанности в соответствии со своим уставом, быть истцом и ответчиком в суде.
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В отдельных случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида.
Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо, созданное в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ) (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) одним учредителем, действует на основании устава, утвержденным этим учредителем, а несколькими – на основании устава и учредительного договора.
В учредительных документах юридического лица определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, предмет и цели деятельности, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.
Учредительные документы приобретают юридическую силу с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.
В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
В учредительном договоре обязательно указывается:
- наименование и нахождение юридического лица;
- правовой статус юридического лица;
- уставной капитал и вклады в него;
- порядок и сроки внесения вкладов в уставной капитал, ответственность учредителей (участников) за нарушение обязанностей внести вклад;
- распределение прибыли между учредителями (участниками) юридического лица;
- состав органов управления юридическим лицом;
- порядок ликвидации, реорганизации юридического лица и выход из его состава учредителей (участников).
Учредительный договор подписывается учредителями (участниками), выдается каждому учредителю (участнику), и один экземпляр хранится в документах созданного юридического лица.
Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности– организационным документом.
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются ГК РФ.
Как правило, учредительный договор состоит из следующих разделов:
- вводная часть;
- цель заключения договора;
- наименование и правовая форма организации;
- предмет деятельности;
- место нахождения организации;
- обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;
- порядок образования имущества;
- условия и ответственность конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;
- порядок распределения прибыли и погашения убытков;
- порядок управления делами юридического лица;
- права и обязанности участников (учредителей);
- ответственность за нарушение договора;
- условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;
- порядок рассмотрения споров;
- порядок расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав организации, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель организации или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Интересно
Устав, как учредительный документ организации, представляет собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющий ее правовой статус. Общие требования к содержанию устава определяет ГК РФ.
Для оформления устава используется следующий состав реквизитов: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации; наименование документа; отметка о регистрации; гриф утверждения. Структура текста устава и его содержание определяется разработчиком Устава.
В уставе созданного юридического лица (организации) должны определяться: наименование организации, место его нахождения, предмет и цели деятельности, порядок вступления в организацию и выхода из нее, условия о размерах и порядке внесения вкладов уставной капитал, наименование и назначение создаваемых фондов организации, права и обязанности учредителей (участников) созданной организации, состав и компетенция органов управления и контроля организацией, порядок принятия ими решений, порядок реорганизации и ликвидации организации, сведения о филиалах и представительствах организации и иные сведения.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами и, как правило, содержит следующие разделы:
- общие положения;
- правовой статус Общества;
- цели и задачи Общества;
- уставной капитал Общества;
- резервный и иные фонды общества;
- права и обязанности Участников Общества;
- органы Общества;
- распределение прибыли Общества между Учредителями;
- выход Участника из Общества;
- реорганизация и ликвидация Общества;
- регистрация Устава Общества.
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности хозяйственного общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка организации, грифа утверждения, отметки о регистрации в органе государственного управления, подписывается руководителем организации и заверяется печатью организации и органа государственной регистрации.
Положение – документ, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и муниципальных бюджетных некоммерческих организаций или регламентирующий организацию работы отдельных структурных подразделений других организаций, коллегиальных и совещательных органов управления, отделов и служб и т. д.
Положение утверждается государственным органом или руководителем организации и оформляется аналогично уставу.
Текст положения об организации содержит следующие разделы:
- общие положения;
- основные задачи;
- функции;
- права и обязанности;
- руководство;
- взаимоотношения;
- контроль, проверка и ревизия деятельности;
- реорганизация и ликвидация.
Раздел «Общие положения» приводит официальное полное и сокращенное наименование организации (структурного подразделения), цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта. В нем указывается, чем руководствуется организация (структурное подразделение) в своей деятельности, и которые определяют характер и основные направления ее деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие имеет печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются основные проблемы, которые призвана решать организация (структурное подразделение) в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация (структурное подразделение) для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация (структурное подразделение» в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию (структурное подразделение) функций (право на издание распорядительных и нормативных документов, на ведение официальной переписки, отдавать распоряжения и указания подчиненным подразделениям, запрашивать информацию и др.).
К обязанностям относятся действия, которые организация (структурное подразделение) должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией (структурным подразделением), на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.
В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций (структурных подразделений) и должностных лиц, с которыми осуществляется взаимодействие на информационном и документационном уровнях управления.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых и отчетных документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации (структурного подразделения).
Положение об организации (структурном подразделении (коллегиальных и совещательных органах управления)) могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций (структурных подразделений), и на их основе для конкретных организаций и ее подразделений. Положение оформляется аналогично уставу.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиальных или совещательных органов управления.
Интересно
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации; наименование коллегиального или совещательного органа управления; вид документа; дата, номер документа; место составления; гриф утверждения; текст; подпись.
Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа управления.
В процессе разработки регламент проходит стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа управления и согласовывается с заинтересованными подразделениями и юридической службой организации.
Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации и оплату труда работников организации.
Штатное расписание составляется и утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата АЗ, имеет реквизиты общего бланка организации и утверждается руководителем организации.
Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.
Инструкция – документ, имеющий правовой статус, и издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников. Инструкции оформляются на общем бланке организации и утверждаются руководителем организации или приказом по организации.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и подразделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами и начинается с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, и другие сведения общего характера.
В последующих разделах инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью и т. д., раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, конкретизируются должностные обязанности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций.
Указываются права работника на информацию, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей и какую ответственность несет специалист за некачественное выполнение возложенных на него обязанностей.
1. Организационные документы
2. Распорядительные документы
3. Справочно-информационные документы
1. Организационные документы
Организационные документы
(иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того,
чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную
численность и состав работников по должностям, определить функции структурных
подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы,
осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками,
определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К
организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации;
положение об организации;
положения о структурных
подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
регламенты работы,
правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
структура
и штатная численность; штатное расписание;
инструкции
по определенным направлениям деятельности;
должностные
инструкции работников;
Любой организационный
документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически
организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой
основой деятельности организации.
Организационный документ
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.
Организационные документы
могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения
путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным
документом (или иным документом, например протоколом собрания).
Утверждение
организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей
организацией.
Организационные документы
имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и
подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты
(подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида
организационных документов разные. Например, в инструкции наименования
разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной
инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать
действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных
документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные
документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном
заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.
Для разработки конкретных
документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и
руководители структурных подразделений.
Организационные документы
действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных
документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том
случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения
изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности
организации, так и изменением действующего законодательства. В случае
реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы,
которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения
изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного
документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который
утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении —
вносятся приказом этого руководителя.
К основным
организационным документам относятся учредительные документы — учредительный
договор, устав или положение.
В тексте учредительных
документов должно содержаться: наименование юридического лица, содержащее
указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих
организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях
других коммерческих организаций должны содержать указание на характер
деятельности юридического лица;
место нахождения
юридического лица, которое определяется местом его государственной
регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах
юридического лица не установлено иное;
предмет и цели
деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);
порядок
управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные
законом для юридических лиц соответствующего вида.
Учредительный
договор
заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо,
созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании
устава, утвержденного этим учредителем.
В учредительном договоре
учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной
деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в
его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между
участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода
учредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий порядок
образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия,
организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий,
учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако
структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций
и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет
отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения
(ССУЗа)
Устав негосударственного
предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет
отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в
зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и
другие сведения.
Особенностью оформления
устава является наличие отметки о регистрации устава.
Отметка о регистрации
устава, проставляемая на титульном листе, включает:
наименование органа,
осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;
государственный
регистрационный номер.
Отметка о регистрации
заверяется печатью регистрирующего органа.
Устав может также
регулировать определенную сферу государственной деятельности, работу
железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и
др.
Положение — правовой акт, определяющий порядок
образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности
государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Положение об организации
— это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные
организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех
уровней и некоторые другие).
представления; в каком
порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение об организации
оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати
организации и утверждается, как правило, распорядительным документом
вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься
только приказом руководителя вышестоящей организации.
Положение
о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:
положение
о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных
органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
положения
о временных органах (совещания, комиссии, советы
Характеристика содержания
разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе
документационного обеспечения управления.
Отличия положения о
структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре
текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе)
нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и
положение об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия
деятельности».В структуру текста положения о структурном подразделении также
включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды
ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и
уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением
своих обязанностей.
Положение о структурном
подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида
документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается
руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении
вносятся приказом руководителя организации. Типовая форма положения о
структурном подразделении приведена в прил. 15.
Положения
о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет,
научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и
определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и
ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода
положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и
назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности
коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста
положений о коллегиальных и совещательных органах управления.
Положение
о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создастся в случае
необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не
закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание
временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.
Регламент
работы — правовой
акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно
четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок
планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение,
порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа,
доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются
руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Правила
внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы
организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании
трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.
Правила имеют унифицированную форму,
а текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего
трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций,
утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той
части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому
законодательству).
В негосударственных
организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка
разрабатывается Положение о персонале,
в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития
трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность
администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила,
регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их
подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции также
разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных
документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая
инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы
документационного обеспечения управления, государственных стандартов по
оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.
Инструкции оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко
определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются
требования инструкции.
Как правило, инструкция
подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого
входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции.
Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы
делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по
ведению бухгалтерского учета в организации — главный бухгалтер.
Инструкция визируется
руководителями всех заинтересованных структурных подразделений,
юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов,
которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и
чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется
порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Инструкция — документ
длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом
руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная
инструкция —
правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации
организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав,
ответственности.
Должностная инструкция
бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция
разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав,
ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная
организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция
кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет
необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие
должностные инструкции должны быть разработаны на все должности,
предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут
служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является
фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных
условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным
подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный
документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является
правовой основой для проведения аттестации работника, определения его
ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между
работником и администрацией.
Для главных специалистов
могут быть разработаны должностные положения.
Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то
же — регламентировать функции работника, его обязанности, права и
ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностная инструкция
как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке
организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция
работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Должностную инструкцию,
как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное
подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию
руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в
установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны
быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц,
связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.
При необходимости может
оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.
материальной,
административной, уголовной — перечислить в должностной инструкции все случаи
возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В
дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ,
который будет более детально освещать данный аспект, например договор об
индивидуальной материальной ответственности.
Раздел
6«Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по
всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой
форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он
предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со
структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется
в табличной форме как наиболее наглядной.
Типовая
форма должностной инструкции приведена в прил. 18.
Памятка — документ,
регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности
организации.
Памятка не имеет
унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается
заместителем руководителя организации, курирующим данное направление,
утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно
представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному
направлению. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны
предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению
управления отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с
грифом «Коммерческая тайна».
2.
Распорядительные документы
Распорядительные
документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью
которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед
организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее
организационно-правовой формы и других факторов.
С помощью
распорядительных документов совершенствуются организационная структура
организации, содержание, способы и средства осуществления основной
деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются
все возникающие проблемы и ситуации.
К распорядительным
документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.
Распорядительные
документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной
власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные
подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются
юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых
отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы
относятся к правовым актам.
Правовой
акт — документ,
содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной
власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением
установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-
ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические
последствия.
С точки зрения принятия
решений распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относятся
документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием,
советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним
относятся постановления, решения.
В условиях коллегиальности
совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности
организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного
документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действуют
федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов
Российской Федерации и органов местного самоуправления, государственные
комиссии и комитеты, коллегии министерств и ведомств, высшие органы управления
акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе
коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по
достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетенции
другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Министров РФ издает
постановление, то Председатель Кабинета Министров РФ — распоряжение.
Ко второй группе
относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на
основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем
организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней —
заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений
организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение,
указание.
Сфера действия
распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на
правовые акты, действующие:
на федеральном уровне —
акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской
Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
на уровне субъектов
Российской Федерации — краев, областей, городов республиканского значения
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их
территориальных образований;
в пределах отрасли
(издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
в пределах отдельной
организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные
документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к
категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:
1)
акты,
затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2)
акты
межведомственного характера;
3)
акты,
регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с
подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Оформление данных
правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их
осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых
актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа
1997 г. № 1009.
Распорядительные
документы могут быть документами длительного действия и действовать до их
отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять
документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в
отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного
документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.
Любой распорядительный
документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием
конкретного вида (постановление, приказ и т. д.). Особенностью оформления
распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило,
состоит из двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием
для издания распорядительного документа может быть необходимость:
организации исполнения
принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений
вышестоящих органов;
осуществления собственной
деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.
В распорядительных
документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание,
распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица
единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
В распорядительных
документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения
текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от
распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».
В совместных
распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими
и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности, а также представительными и
коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными
органами, и установления стабильных норм и правил.
Руководящие коллегиальные
органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.
Структура текста
постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две
части.
Вводная
часть текста
может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие
нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной
части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего
постанов- ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной,
например:
Распорядительная
часть текста
строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е.
по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван
исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы,
как правило организационные (инструкции, положения и др.).
Решение — правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий,
фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения
издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления
кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические
советы и др.
Решениями также
называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более
органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные
документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия
решения.
Решение, принимаемое
одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению
распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым
словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол
«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Образец
оформления решения приведен в прил. 20.
Совместные решения
(приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной
части этих документов указывается полное наименование всех организаций,
издающих данный документ. Регистрационный номер включает в себя номера,
присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например,
35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого
лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в
совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая
оформляется от нулевого положения табулятора, вторая — от 5-го положения,
причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной
форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других
распорядительных документах.
Образец оформления
совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.
Приказ — правовой акт, издаваемый
руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия
решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций
и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения
подведомственных организаций, учреждений, предприятий.
Приказы по содержанию и
способам оформления бывают двух видов:
по
основной деятельности;
Приказы по основной деятельности регулируют: деятельность самой
организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных
подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы.
Номер и дата приказа
проставляются при регистрации после его подписания.
Система индексации
приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации
правил регистрации и существующего порядка формирования приказов по личному
составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.
Заголовок приказа, как
правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного
взыскания» — или же, если приказ сводный, — «По личному составу».
В тексте приказа по
личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных
взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа
начинается либо со слова, обозначающего конкретное действие, например
«ПРИНЯТЬ», либо, в случае сводного приказа, с распорядительного слова
«ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие:
«ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. — и пункты нумеруются. Данные слова в приказах
пишутся прописными буквами и без кавычек.
Приказ подписывает
руководитель, а ниже его подписи — на лицевой стороне приказа — проставляется
отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники
проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник
кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность
проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.
68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в
трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Руководитель подписывает
только первый экземпляр приказа, который и будет являться его подлинником.
Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником
кадровой службы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Копию
приказа по личному составу допускается заверять печатью кадровой службы.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый
единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в
целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный
срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают:
Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской
Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие
руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим
коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают
руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители
структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Текст распоряжения также
состоит из двух частей — вводной и распорядительной, причем вторая часть
отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну
подпись — руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя
структурного подразделения.
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления
преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других
актов данного органа и вышестоящих органов управления.
3.
Справочно-информационные документы
Справочно-информационные
документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую
информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как
распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия
управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах
распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и
обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого
процесса — необходимое условие функционирования этой системы. Существуют
различные источники информации, необходимой для принятия управленческих
решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую
роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
служебное письмо,
телеграмму, телекс, телефонограмму — документы, обеспечивающие деловую
переписку;
заявление,
предложение, жалобу;
сводку,
заключение, отзыв и др.
Часть из перечисленных
документов, относящихся к справочно-ин- формационной группе, не входят пока в
УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв,
представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся
управленческой практике.
Остальные виды этой
группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так,
служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка,
справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие
документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика,
предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы
этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В
большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов
(служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики
и др.).
Исключение составляют
такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера,
отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило,
справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением
протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное
письмо —
обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством
общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо — самый
распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного
вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке
формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи
строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на
бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным,
кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
введение,
в котором объясняются причины составления письма;
основная часть, в которой
излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
заключение,
в котором формулируется основная цель письма.
В зависимости от
содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста,
применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может
отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается
от первого лица множественного числа, например:
Объем письма не должен
превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах,
оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое
составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен
реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа».
Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его
заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым
предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Имеется много
разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные,
претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др.
Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности
служебных писем имеют особенности в оформлении.
Телеграмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по
телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая
(по сравнению с почтой) доставка документа получате- лю, когда нет возможности
воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в
УСОРД, поэтому оформляется совершенно по-другому.
Правила
оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. Телеграмму оформляют на чистых
листах бумаги или на специальных бланках.
Телеграмма содержит
следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы,
телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание
телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и
наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись,
расшифровку подписи, печать, дату.
Скорость прохождения
телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная,
правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.
Отметка о виде телеграммы
указывает на особенности доставки телеграммы: с уведомлением о вручении, с
оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, и т. п.
Текст телеграммы
излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается
содержание: (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными
обозначениями знаков препинания:
точка —
ТЧК запятая — ЗПТ двоеточие — ДВТЧ кавычки — КВЧ скобки — СКБ номер — HP
Все цифровые данные в тексте
пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и
торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.
В конце текста
проставляется регистрационный номер телеграммы, затем указывается фамилия
должностного лица, подписавшего телеграмму (разрешается без указания должности
и без инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят
тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.
Телефонограмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста:
передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем.
Обычно телефонограммы
используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера
(извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными
реквизитами телефонограммы являются: наименование организации — автора
телефонограммы; наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника,
передавшего телефонограмму, и номер его телефона; наименование вида документа —
телефонограмма; дата подписания телефонограммы;
регистрационный
номер отправляемой телефонограммы;
адресат, в
который входит наименование организации, куда передается телефонограмма
(включая при необходимости должность и фамилию того руководителя, кому
адресована телефонограмма); фамилия того сотрудника, который принял
телефонограмму; время принятия.
В тексте телефонограммы
не должно быть более 50 слов. При этом следует избегать труднопроизносимых слов
и сложных оборотов.
Телефонограмма
составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или
ответственным исполнителем.
Если телефонограмма
передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по
которым телефонограмма должна быть передана.
Следует проверять
правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Принимаемая
телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или
записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и
отпечатана. Поступившая телефо- нограмма должна иметь те же реквизиты, что и
отправляемая, за исключением подписи.
Образец
оформления телефонограммы приведен в прил. 28.
Протокол — документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
От таких протоколов
следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов,
органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора
пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа —
протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., — все эти виды
протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Протоколированию подлежат
заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии
министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических,
методических и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров,
заседания совета директоров, конференций, семинаров и др.).
Протоколы
могут быть трех видов:
краткие — записываются обсуждаемые вопросы,
фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;
полные — содержат кроме вопросов и решений
краткую запись выступлений докладчиков и участников;
стенографические — весь ход заседания записывается подробно.
Протокол составляют на
основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных
во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями,
стенотрафистками) либо избранными на заседании секретариатами или секретарями.
Заголовком к тексту
протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые
должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания
совета директоров», «протокол совещания у директора завода».
Основная часть текста
состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются
и строятся по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются
от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится
двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию
докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в
форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.
В тех случаях, когда
текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается».
Аналогично оформляются
разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0-4,0
интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это
необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца
каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой-либо
документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений —
распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.
Если какой-либо из
вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть
зафиксировано в протоколе.
Протоколы всегда имеют
две подписи — председателя и секретаря.
Акт — документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий,
приема-передачи Дел, инвентаризации и т. д.).
Текст акта состоит из
вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для
составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт
может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей
организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста
предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора
техникума от 10.02.2000 № 15.
После слова «составлен»
указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц,
составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия
председателя, остальные — в алфавитном порядке.
Кроме членов комиссии при
составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления
членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном
порядке их должности, инициалы и фамилии.
В констатирующей части
акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы,
установленные факты, в отдельных случаях — выводы и предложения. Это — акты
проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т. д.
Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.
Акт подписывают все лица,
участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется
подпись председателя, далее — членов комиссии, фамилии которых перечисляются в
алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и
первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:
Лицо, имеющее замечание
по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает
свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф
утверждения.
Докладная
записка —
документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения,
руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка
создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или
письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка
может носить инициативный, информационный и отчетный характер.
Инициативная
докладная записка
— составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.
Информационная
докладная записка — информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер
которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются
регулярностью их представления.
Отчетная
докладная записка — должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе
выполнения указаний, планов и т.д.
Внешняя докладная записка
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Расположение и оформление реквизитов — по ГОСТ Р 6.30-2003.
Внутреннюю докладную
записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату,
номер, место составления, заголовок к тексту, адресат.
Заголовок к тексту может
включать дату или период времени, к которому относятся сообщаемые в докладной
записке сведения.
Текст
состоит из двух частей.
В первой части текста
излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части —
выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи
с изложенными фактами.
Внутренние докладные
записки подписывает составитель, внешние — руководитель учреждения.
Образец
оформления докладной записки приведен в прил. 31.
Справка — документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки бывают личного и
служебного характера. В справках личного характера
описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица.
В справках служебного характера приводится
информация по тем или иным направлениям деятельности организации.
Справка может быть
внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Справка должна иметь
заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов,
оформляться в виде таблицы, иметь пояс- нения и ссылки. Подписывает служебную
справку руководитель структурного подразделения.
Образец оформления
такой справки приведен в прил. 32.
Для личных справок
используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать
указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому
выдается справка. Не рекомендуется использовать обороты типа: «выдана
настоящая», «действительно учится» и т. д. Не следует загромождать текст
указанием организации, куда будет представлена справка. Для этой цели
необходимо использовать реквизит 15 «Адресат». Справка личного характера, содержащая
сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть
подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она
заверяется печатью. Образец оформления такой справки приведен в прил. 13.
Заявление — это просьба о разрешении того или
иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину
прав: на труд, отдых и т. д.
Чаще всего заявления
содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу,
увольнении, предоставлении жилья и т. д.
Заявление подается и
тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в
работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не
касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.
Заявление оформляется на
чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно
соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в
Альбоме унифицированных форм.
Сводка — это документ, содержащий
обобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке содержится
информация из различных источников по заранее установленным показателям
(параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и
т.п.).
Сводка не имеет
унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к
оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило,
приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее
направлении в другую организацию — руководителем или заместителями
руководителя.
Заключение,
отзыв —
документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по
какому-либо документу или вопросу.
Заключение или отзыв
составляют на проекты документов, научные работы и т. п.
Заключение не имеет
унифицированной формы, однако принято данный вид документа оформлять следующим
образом.
1.
Заключение
составляется на чистом листе бумаги.
2.
Заголовок
должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено
заключение.
3.
Текст
состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса,
анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса. Во второй —
излагаются собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам,
нумеруемым арабскими цифрами.
4.
Заключение
подписывает специалист (или группа специалистов) — составитель документа. Если
заключение отправляется за пределы организации, то к нему составляется
сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
Перечень,
список, номенклатура — документы, содержащие систематизированное перечисление предметов,
лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях
распространения на них определенных норм и требований.
Они могут оформляться на
общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок
согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов,
подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000
год».
Документы подписываются
руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей
организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к
которой относится содержание документа.
Текст этих документов,
как правило, приводится в табличной форме.
Порядок и форма
составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными
нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так,
порядок и форма номенклатуры дел — «систематизированного перечня заводимых в
организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном
по- рядке»[1] —
регламентируются Основными правилами работы архивов организаций[2].
Контрольные
вопросы
1.
Какие
виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
2.
Почему
распорядительные документы относятся к правовым актам?
3.
Когда
распорядительные документы вступают в силу?
4.
Как
различаются по сфере действия распорядительные документы?
5.
Что
является основанием для издания распорядительного документа?
6.
Как
строится текст распорядительного документа?
7.
Как
оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?
8.
Какие
органы принимают постановление?
9.
Что
означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго¬ловочной части
бланка (реквизит 11)?
10.
В
какой форме издаются совместные распорядительные документы?
11.
Какие
бывают виды приказов?
12.
Чем
отличается оформление приказа по личному составу?
13.
Кто
имеет право подписи на приказах?
14.
Какой
реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку-ментов — указаниях
и распоряжениях?
15.
По
каким вопросам издаются распоряжение и указание?
16.
Какие
документы относятся к организационным?
17.
В
чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в органи¬зационных
документах?
18.
Когда
организационные документы приобретают юридическую силу?
19.
Как
строится текст в организационных документах?
20.
Как
долго действует организационный документ? Можно ли вносить из¬менения в текст
организационного документа?
21.
Какие
сведения должны содержаться в тексте учредительных до-кументов?
22.
С
какой целью создаются типовые и примерные организационные до-кументы?
23.
Какова
структура текста положения об организации?
24.
В
чем состоит различие таких документов, как штатное расписание и структура и
штатная численность?
25.
Почему
должностная инструкция не составляется для категории служа-щих «руководители»?
Что должно содержаться в тексте каждого раздела долж¬ностной инструкции?
26.
Как
строится структура текста служебного письма?
27.
Каковы
правила оформления телеграммы?
28.
В
чем особенность оформления телефонограммы?
29.
Какие
бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?
30.
Как
оформляется вводная часть протокола?
31.
Сколько
экземпляров акта составляется и сколько подписывается?
32.
Как
оформляется внешняя докладная записка?
33.
В
чем особенность оформления справки личного характера?
34.
Каковы
стандартные правила оформления заключения?
35.
Чем
регламентируется составление таких документов, как перечень, список,
номенклатура?
36.
Имеет
ли сводка унифицированную форму?
37.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на бланке конкретного вида
документов?
38.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на чистом листе бумаги?
[1] ГОСТ Р
51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.,
1998.-С. 4, п. 75.
[2] Основные
правила работы архивов организаций. — М., 2002.