Постановка задач руководством

«Чтобы сотрудник выполнил задачу, надо думать как сотрудник…» или как правильно ставить задачи своим подчиненным?

«Чтобы сотрудник выполнил задачу, ты должен думать, как сотрудник, ты должен чувствовать, как сотрудник, ты должен сам стать сотрудником!» Именно так захотелось переделать фразу из сериала «Секретные материалы» при написании этой статьи:)

Не всегда все идет так, как мы хотим. Задачи не выполняются: срываются сроки, качество выполнения не удовлетворяют ожиданиям. Возникают мысли «Что за бездарности и почему они не могут сделать нормально?». Знакомо?

Раскрою небольшой секрет – вся причина в нас самих! И сейчас я вам это докажу!

Давайте попробую визуализировать и доказать вам, почему именно вы ответственный за постановку задачи? Как вы влияете на её выполнение чужими руками? А дальше поделюсь методом успешной постановки задач.

Начнем с небольшого интерактива

Закройте глаза и попробуйте представить собаку. Запишите ваш результат в заметки на телефоне или лист бумаги.

У кого-то из вас в голове отобразилась картинка таксы, питбуля, а возможно и «@» от адресно строки вашей почты:). Я этого не знаю, потому что это мысль, которая находиться у Вас в голове.

Так и с сотрудниками, они могут просто не понимать, что вы от них хотите. В поделюсь методикой дам методику постановки задач, чтобы представление о «собаке» у Вас и вашего сотрудника сходились. А вы обретёте спокойный сон и не будете думать о постоянном контроле.

Методика постановки задач состоит из 6 пунктов. Важно соблюдать последовательность и не перескакивать, иначе схема не будет работать.

#1. Проверка состояния сотрудника

#2. Актуализация задачи

#3. Критерии выполнения задачи

#4. Алгоритм действий выполнения задачи и корректировка плана действий

#5. Повышение мотивации

#6. Завершение постановки задачи

Разберёмся подробнее

#1. Проверьте состояние сотрудника

Прежде чем ставить задачу, убедитесь, что сотрудник вообще сможет выполнить эту задачу. Нужны ли специальные навыки или определенная квалификация для выполнения вашего поручения? Если вы дадите уборщице подготовку квартального отчёта, то как бы вы правильно не ставили задачу, вряд ли исход будет положительным.

Начните с малого. Убедитесь, что сотрудник находиться в состоянии воспринимать и обсуждать ход выполнения. Выделите время и место, договоритесь о встречи. Убедитесь, что ничто и никто не будут вас отвлекать.

У всех нас есть жизнь за пределами работы. Бывают разные времена в жизни человека и порой мы просто не в состоянии думать о чем-то, кроме своих проблем. А это важно и будет влиять на качество выполнения поставленной задачи.

Убедитесь, что ваш сотрудник сейчас адекватно будет воспринимать информацию от вас. Для этого можно задать несколько вопросов, чтобы понять его расположение:

«Как продвигается работа по текущему проекту?»

«Как успехи? Все ли нравиться в работе?» и т. п

Важно не то, что будет говорить человек. Важно – КАК он это говорит. Если ваш собеседник бодр и готов внимательно слушать, переходите к следующему этапу.

#2. Актуализация задачи

Приступайте к постановке задачи:

«Есть одна очень ответственное задание, нужно…»

«Есть одна поручение. Необходимо…»

«Есть один интересный проект, нужно…»

Опишите ее и расскажите, почему нужно сделать эту задачу:

«… это поможет нашей компании увеличить поставки на 20%»

«… от выполнения этого задания зависит годовая премия всего отдела»

«… если задача выполниться, то мы выиграем эксклюзивный годовой контракт для работы с этим клиентом»

Расскажите, почему именно этот сотрудник должен ее выполнить:

«У тебя хватит навыков и компетенций сделать все на высшем уровне»

«Это задание я могу доверить только тебе»

«Ты показал себя в прошлом проекте и хочу доверить выполнение этого задания именно тебе»

#3. Критерии выполнения задачи

При постановке задачи необходимо указать качественные и количественные критерии ее выполнения. Чем больше критериев вы установите, тем более точно ваш сотрудник поймёт, что вы от него хотите. Я рекомендую указывать не меньше 3х критериев.

Правильно поставить критерии можно следующей формулировкой

«Хорошо выполненной задачей будет, если…»

Указывайте временные критерии, ставьте промежуточные итоги проверки выполнения задания, количественные и качественные показатели.

Например:

– задачу необходимо выполнить до пн и сдать ее до 20:00;

– на это совещание должны придти все 10 из 10 сотрудников;

– все должны придти с подготовленным планом развития проекта, чтобы достигнуть выполнения плана в ХХХ рублей;
– в качестве промежуточного итога предоставь в среду отчет по текущей дебиторской за должности за апрель

ВАЖНО при постановке критериев не рассказать весь план действий, как нужно выполнять задачу. Вы обозначаете только критерии, а способ реализации вашего плана – выполняет сам сотрудник.

#4. Алгоритм действий выполнения задачи и корректировка плана действий

Помните про наш интерактив с «собакой» в самом начале стать?. На этом этапе настало время применить его в действии при постановке задачи.

Спросите сотрудника, как он планирует выполнять задачу. Мозг человека работает по следующему принципу: если я проговорил, как я буду это делать, то уже согласился, что смогу это сделать.

Я предлагаю вам сформулировать это следующей фразой:

«Расскажи, как ты будешь это делать?»

Очень важно добиться того, чтобы сам сотрудник проговорил в деталях, что и как он будет делать. При необходимости еще раз обозначьте и подсветите важные критерии. Задавайте наводящие и сложные вопросы «А что, если…?», «А как сделать так, чтобы Х критерий тоже выполнился?» и другие.

Корректируйте план действий, задавая вопросы, но НЕ давайте план действий. Будьте решительны и тверды.

Когда вы убедились то, что план действия выполнения задачи Вам подходит – переходите к следующему этапу.

#5. Повышение мотивации

Этот пункт важно применять для тех сотрудников, у которых, на ваш взгляд, упала мотивация.

Тема мотивации – это отдельная и большая тема. Не на все задачи нужно давать дополнительную мотивацию.

Для постановки мотивации вы можете использовать следующую фразу:

«Если ты выполнишь задачу, так как мы обсудили и будут соблюдены все критерии, ты получишь…»

Здесь приведу несколько примеров, чем можно замотивировать сотрудника:

— дополнительный выходной или кратковременное сокращение рабочего времени;

— участие в выставке;

— путевка на мероприятие, на которое сотрудник давно хотел сходить;

— не дорогая покупка: кроссовки, бижутерия, книга и др.;

— денежная премия;

— продвижение по карьерной лестнице

Это лишь не многие способы мотивации. Если вам интересно узнать, чем и как мотивировать ваших сотрудников? Как определять на собеседовании, подходит ли сотрудник на ту или иную должность? Переходите в мой телеграм канал, там делюсь полезными материалами и контентом на тему найма и управления.

#. 6 Завершение постановки задачи

Вы почти у цели. Когда вы обсудили все детали, пора логически завершать процесс постановки задачи. Это важный пункт! Если сотрудник не получил от вас подтверждения или одобрения на дальнейшие действия, то это может восприняться, как незавершенность диалога. Обязательно уточните, не осталось ли вопросов по заданию.

Завершите диалог одно из поддерживающих фраз:

«Отлично, до встречи в среду!»

«Космос!»

«Верю в тебя!»

«Благодарю! Давай сделаем это»

В завершение

Вы не обязаны думать за сотрудника, как он будет выполнять свои функции и задачи. Но вы можете помочь и поддержать его.

Станьте ментором и наставником для ваших подчиненных, но требуйте качественного исполнения ваших поручений. Задавайте правильные вопросы, используйте баланс между твердостью и мягкостью.

Подписывайтесь на мой телеграм канал, там я подробнее рассказываю про управление и найм.

От того, насколько четко сформулирована задача, напрямую зависит качество и срок выполнения. Если сотрудники неправильно понимают руководителя, они часто ошибаются или даже вовсе перестают выполнять задания. Компетентный начальник должен наставлять персонал, определять рабочие обязанности и цели и делиться ими с подчиненными. Рассказываем о том, как ставить задачи сотрудникам, какие бывают типичные ошибки, как их избежать и чем здесь будет полезна CRM.

В минутном видео продакт-менеджер Битрикс24 Регина рассказывает, как ставить задачи так, чтобы они выполнялись быстро и качественно, а также делится универсальной техникой постановки задач.

Что такое постановка задач сотрудникам и почему она важна

Постановка задач — это процесс составления точной формулировки задания с описанием условий для его выполнения. Правильно поставленная задача помогает минимизировать количество вопросов, упростить и ускорить работу подчиненных.

Грамотная постановка задач помогает не только отдельным сотрудникам, но и всему коллективу. Если команда понимает область ответственности друг друга, им проще находить ответы на вопросы, корректировать действия и работать вместе над одной целью.

Работать над задачами удобно в системе управления проектами Битрикс24. В карточке каждой задачи видно, когда она была поставлена, кто над ней работал, и как велось обсуждение. Связанные задачи можно объединять в проекты, подключая к ним необходимые инструменты: календарь, чат, фотогалерею, базу знаний. Выстраивайте работу над задачами по любой удобной методике — диаграмма Ганта, Скрам, канбан-доска, сортировка по горящим срокам — и задавайте разные фоны проектам, чтобы быстро их отличать друг от друга.

Виды задач в управлении проектами

Задачи бывают:

• Важные и долгосрочные. На их планирование и достижение нужно больше всего времени, сил и ресурсов. Например, увеличение количества клиентов, рост прибыли, выход компании на новый рынок.
• Текущие важные. Это те задачи, которые сотрудник должен решить сегодня или в ближайшие дни. Пример: провести встречу с крупным клиентом, спланировать задачи отдела на следующую неделю.
• Повседневные. Задания, которые ежедневно выполняет ваш персонал: звонки клиентам, выставление счетов, отгрузка товара.
• Ситуативные. Появляются в работе в зависимости от обстоятельств и ситуаций.

SMART-цели в постановке задач

Корректно формулировать задачи поможет SMART — система эффективной постановки задач и достижения цели. С ее помощью просто расписать желаемый результат в деталях. Аббревиатура расшифровывается по названиям критериев. Во время постановки задач сотрудникам проверяйте формулировку на соответствие каждого:

1. Конкретная (specific). Четко обозначайте ожидаемый результат и избегайте абстракций. Пример: увеличить конверсию сайта на 30%.
2. Измеримая (measurable). Прописывайте критерии, по которым вам и вашим сотрудникам будет легче оценить результат. Это могут быть конкретные суммы прибыли или количество новых сотрудников во время кадровых перестановок.
3. Достижимая (achievable). Оцените выполнимость задачи. Для этого взвесьте ресурсы: сроки, количество и опыт персонала, бюджет. Если чувствуете, что чего-то не хватает, снизьте планку. Например, вместо «увеличить продажи на 40% за месяц» — «увеличить продажи на 20% до конца года».
4. Значимая (relevant). Подумайте, точно ли эта задача сейчас подходит по экономической обстановке и состоянию компании. Не стоит тратить силы и деньги на открытие новых офисов в пандемию, а лучше дождаться стабильности.
5. Ограниченная во времени (time bound). Избавьтесь от размытых формулировок «быстро» или «срочно». Вместо этого обозначьте в таск-трекере дедлайн с небольшим временным запасом, чтобы сотрудник успел выполнить задачу.

Алгоритм постановки задач сотрудникам

Некомпетентный руководитель может перекладывать вину на сотрудников и обвинять их в безответственности или лени. Но результат во многом зависит от самого управленца и правильного алгоритма постановки задач. Чтобы помочь подчиненному успешно выполнить задание:

• Определите ответственного сотрудника с учетом его компетенций, мотивации и опыта.
• Выберите подходящие время и способы постановки задачи — устно, на почту, в программе для ведения проектов, утром или вечером рабочего дня.
• Опишите задание в деталях, чтобы у сотрудника была полная картина.
• Обозначьте необходимые результаты в конкретных цифрах и показателях.
• Убедитесь в понимании задачи, задав сотруднику вопросы.
• Предоставьте все доступы, контакты, скрипты, сайты, если это нужно для выполнения.
• Обозначьте этапы, когда вы проверите промежуточный результат, и когда нужен итог.
• Давайте обратную связь после анализа промежуточных итогов и финальной проверки выполненной задачи.

Примеры постановки задач в таск-менеджере

Рассмотрим правильные примеры постановки задач из области IT-технологий и digital-сферы.

Задача для аналитика: подготовить статистику посещаемости сайта за последние три месяца до конца дня. В отчете указать среднее время просмотра страницы и количество уникальных пользователей.

Задача для копирайтера: написать текст рассылки для клиентов с сообщением о недельной скидке 30% на коробочную версию CRM. Показать 2–3 готовых варианта в среду.

Задача для верстальщика: создать прототип мобильного приложения компании до конца месяца. В прототипе отразить все пункты из меню: его можно запросить у маркетолога.

Задача для маркетолога: подготовить анкету для опроса постоянных клиентов из 10 вопросов. Цель опроса — выявить проблемы в работе сервисной службы. Отправить менеджеру до конца недели.

Какие бывают ошибки при постановке задач

Частые ошибки связаны с тем, что руководитель не учитывает ресурсы и реальные возможности компании, а также не отслеживает промежуточные результаты. Иногда постановщик забывает дать референсы и другую информацию, которая поможет сотруднику корректно выполнить задачу. Рассмотрим восемь типичных ошибок.

Нереалистичные цели и задачи

Когда руководитель неверно оценивает ресурсы организации, опыт сотрудников и их мотивацию, задачи получаются оторванными от реальности. Перед постановкой проведите анализ показателей компании, например, количество продаж, совершенных звонков, отказов клиентов. Представьте желаемый результат и подумайте, насколько возможно его достичь и за какой срок. Разбивайте одну большую задачу на 2–3 маленьких, причем с персональным дедлайном для каждой.

Узкий фокус внимания

Концентрация внимания всех сотрудников на одной задаче приводит к проблемам в компании. Пример: руководитель направляет свои силы и ресурсы подчиненных на разработку интернет-магазина. За время работы над этой задачей из фокуса выпадают социальные сети, так как их перестают вести. Это приводит к потере клиентов. Распределяйте персонал по задачам так, чтобы при выполнении не страдали другие бизнес-процессы отдела и фирмы.

Руководители не следят за ведением проекта

Еще одна грубая ошибка — интерес и внимание руководителя только к конечному результату. Такие управленцы полностью или частично игнорируют ход выполнения задач и достигнутого в промежутках успеха. Для правильного выполнения задачи делите ее на этапы и отслеживайте результат в специальных сервисах для ведения проектов, включайтесь в процесс, если видите проблемы. Это поможет своевременно устранить недочеты и помочь сотруднику.

Ставьте задачи в Битрикс24

Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск-трекере.

Создать бесплатно

Негативные цели

Эти цели ухудшают обстановку в коллективе, увеличивают стресс и снижают мотивацию персонала. Избегайте негативного посыла при постановке задач, угроз увольнения или лишения премии. Например, вместо требования не опаздывать к началу рабочего дня, укажите на необходимость приходить вовремя.

Слишком много целей

При большом количестве одновременно поставленных задач сотрудники теряются и могут упустить важное. Это приводит к непониманию приоритетности выполнения и к плохим результатам. Адекватно оценивайте возможности коллектива и распределяйте задачи между всеми подчиненными.

Отсутствие примеров

Если задача для сотрудника новая, он может выполнить ее по-своему. В итоге вы получите неверный результат и потратите время на переделывание. Дополняйте задачи инструкциями, удачными и неудачными примерами и давайте советы. Делитесь опытом или порекомендуйте обратиться к работнику, который уже выполнял подобную задачу.

Отсутствие обратной связи

Без обратной связи сотрудник будет полагаться только на личный опыт. Он может сделать неверно или не в том формате, что нужно. Это приведет к трате времени на устранение недочетов и срыву дедлайна. Уточните, все ли ему понятно в задаче, поинтересуйтесь о ходе выполнения и ответьте на возникающие вопросы. Когда проверяете промежуточные и итоговый результаты, отмечайте, что получилось и какие есть плюсы и минусы.

Неадекватные дедлайны

Желание быстрее получить результат может не совпадать с реальными возможностями коллектива и привести к ошибкам или срывам сроков. Когда планируете задачу, оценивайте способности всех участников процесса и ставьте только реальный срок. Если на промежуточных этапах замечаете, что подчиненные не успевают, подключайте дополнительные ресурсы или двигайте даты выполнения.

Когда сотрудники выполняют много задач, руководителю сложно контролировать работу, дедлайны и эффективность каждого. На странице Эффективность в Битрикс24 показано, сколько задач закрыл менеджер за выбранный период, есть ли замечания и нарушения сроков и сколько сейчас у него активных задач. Умное ПО для управления проектами поможет вам рассчитать зарплату, KPI и премии.

Что в итоге

От формулировки задачи зависит ее качество и срок выполнения. Используйте SMART-методику в постановке задач. Если задачи сложные или новые, подготовьте инструкции, референсы и делитесь советами. Большие цели делите на этапы и проверяйте промежуточные результаты. Используйте таск-менеджер для команды, чтобы улучшить взаимодействие, собирать статистику по задачам и успевать все в срок. Давайте обратную связь сотрудникам и хвалите даже за небольшие достижения, чтобы они чувствовали свою значимость.

Постановка задач сотрудникам важна не только потому, что руководители формируют задачи буквально ежеминутно, но и еще тем, что если задача поставлена неправильно, то вряд ли можно ожидать результатов от сотрудников. Вы можете представить цепную реакцию от неправильно поставленных задач?

Правила постановки задач в дистанционном формате и лицом к лицу – одинаковы, а вот значение эффективной постановки задач удаленному сотруднику вырастает в разы. Почему? Потому что у руководителя меньше контроля и доля мотивации на выполнение задач должна быть существенно выше.

Такие факторы, как мотивация и вовлечение при постановке задач, стали играть все большее значение в жизни руководителя. Технология SMART, которая была разработана в 1981 году, представляет хорошо структурированный алгоритм постановки целей, но не включает ряд факторов, которое значимы для эффективной постановки задач в настоящее время.

Тренинги по теме: “Постановка задач”, “Тактическое управление“, онлайн-курс “Технологии постановки задач сотрудникам”.

Характеристика постановки задач по технологии МАРСОВ

При постановке задачи сотруднику я предлагаю вам использовать мою авторскую технологию «МАРСОВ».

Каждая поставленная задача должна обладать шестью характеристиками.

1. Мотивация для подчиненного.
2. Алгоритм достижения.
3. Результат, ожидаемый от сотрудника.
4. Средства достижения.
5. Обоснование реальности и/или необходимости.
6. Время промежуточного и окончательного контроля.

Сразу подчеркну, что это не последовательность, а мнемоническое правило для запоминания. Вы можете включать данные пункты в постановку вашей задачи в любой последовательности. Можете начать с результата, потом обосновать реальность, можете начать со времени контроля, затем переключиться на мотивацию и так далее.

Главное, чтобы все шесть пунктов были, а последовательность выбирайте сами. С другой стороны, применение технологии будет результативным, если вы будете двигаться от М к А, затем к Р, потом к С, затем к О и завершите на В.

Мотивация для подчиненного при постановке задачи

Сразу оговорим, что мы сейчас имеем в виду задачи средней и высокой степени сложности. На простую, рутинную, знакомую задачу нет необходимости мотивировать людей. Зачем мотивировать сотрудника на звонок его коллеге с простым поручением?

Можно просто сказать позвони Сергею, спроси, когда у них в отделе будет очередное совещание. Да и в целом применять технологию «МАРСОВ» нет никакой необходимости, если задача простая и тем более знакомая.

Вот если задача сложная или средней сложности, да еще и новая, тут-то надо обязательно сказать пару слов своему подчиненному, почему это важно для него. К примеру, вы являетесь руководителем отдела продаж. Вы ставите задачу менеджеру по продажам по подготовке к выявлению потребностей клиентов. Рынок после пандемии коронавируса изменился, некоторые игроки ушли, другие затаились, а третьи работают во всю силу, как могут.

Вы понимаете, что сейчас нужно максимально сосредоточиться на потребностях, возможностях и проблемах клиентов. Для этого ваши менеджеры по продажам должны грамотно разговаривать с клиентами, вступать в контакт, активно слушать, задавать правильные вопросы. А для этого нужно подготовиться к разговору с клиентами.

• Тебе же значительно легче будет работать, если ты поймешь, что твои клиенты хотят!
• Твои достигнутые цели – это твои деньги в будущем! А от выявления потребностей зависит, как и что мы можем предлагать нашим клиентам.
• Если мы не можем понять наших клиентов в настоящей ситуации, то какие же мы профессионалы?!
• Я поручаю это задание тебе, потому что ты – один из самых профессиональных и находчивых менеджеров по продажам.

Есть много задач, которые требуют дополнительной мотивации подчиненного, как отрицатель­ной, так и положительной.

«Это увеличит твои продажи!» — это мотивация.

«Благодаря этому мы станем первыми!» — это мотивация.

«У тебя освободится время для выполнения более интересных и живых заданий», — это тоже мотивация.

«Только ты с этим справишься!» — и это тоже мотивация.

Мотивация при постановке задач может быть и отрицательной.

«Ну, если ты не справишься, я даже не знаю…».

«Надеюсь того, что было в прошлый раз, не повториться».

«Никакие оправдания не принимаются. Задача должна быть выполнена!»

Мотивация может быть и неопределенной.

«Посмотрим, как ты справишься».

«Все зависит от тебя, это покажет, как ты относишься к делу».

Алгоритм достижения при постановке задачи

Если задача сложная или новая и, в то же время, она не является творческой, то очень полезно перечислить несколько ключевых шагов, которые надо пройти при решении данной задачи. Почему? Потому что, как минимум, это структурирует задание и позволяет затем выделять точки контроля.

Руководитель отдела продаж (РОП) ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.

1. Тебе нужно подготовить несколько фраз на установление контакта с клиентами. То есть, что ты будешь говорить сразу после «здравствуйте».
2. Далее надо подготовить по 2-3 примера вопроса о фактах, о ситуации клиента.
3. Затем нужно продумать 2-3 вопроса, выявляющего мнение клиента о том, как будут развиваться дела в его компании.
4. И в завершении также придумай 2-3 вопроса о потребностях клиента, о результате, которого они сейчас хотели бы достичь.

Результат, ожидаемый от сотрудника

Для того, чтобы построить корабль, мало того, что ты расскажешь, как забивать гвозди, надо еще сказать, куда он должен приплыть (признаюсь, что это вольная интерпретация Экзюпери). Концентрация на результате дисциплинирует людей, концентрирует их мысли и намерения на конечной цели.

Сфокусируй­те внимание подчиненного на ожидаемом результате. Чем лучше он будет представлять конечную цель, тем быстрее найдет надежные сред­ства ее достижения. Проговорите ожидаемый результат несколько раз. Осознание подчиненным ожидаемого результата – корневой вопрос при постановке задач. От этого может зависеть многое. Это очень важно. Как нам обратить ваше внимание на данный постулат, чтобы вы о нем серьезно задумались?!

РОП продолжает ставить задачу по выявлению потребностей клиента.

Таким образом, у тебя должна получиться таблица, в которой написано по 2-3 варианта на установление контакта, вопросы о фактах, о мнении и о результате.

Средства достижения при постановке задачи

Если задача сложная или новая, люди подчас могут не знать, что им нужно для того, чтобы решить ее. То есть им необходимо разъяснить, что они могут использовать для достижения своей цели. Чаще всего средства – это время, люди, деньги, информация и технологии.

Чтобы провести маркетинговое иссле­дование, средствами могут быть выделяемый бюджет, время на иссле­дование, ПК, интернет, возможность быстро передвигаться по городу, средства коммуникации, базы данных, специальная лите­ратура. Чтобы спасти мир, средством является… Душа, мне кажется, в первую очередь душа и во вторую очередь хороший план по спасению мира (вот смотришь на человека, душа у него вроде как есть, а вот плана по спасению мира нет; бывает и обратная ситуация).

Возвращаемся к нашему руководителю отдела продаж, который ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.

Помнишь мы тренинг организовывали, все команда на нем была? Двухдневный тренинг. Все потом еще в восторге были. Мы проходили стратегию задавания вопросов. Я сейчас перешлю еще раз тебе материалы по этому тренингу. Плюс к этому я вышлю книгу ведущего тренинга. У него там тема выявление потребностей хорошо раскрыта. И, конечно, пообщайся с Оксаной, обсуди с ней, она отлично умеет устанавливать контакт с клиентом, умеет найти к ним подход.

Обоснование реальности и необходимости

Многие задачи не выполняются, так как люди не верят в их реалистичность. Еще одна причина невыполнения задания состоит в том, что сотрудники не осознают целесообразность того или иного действия. А если человек не видит смысла в работе, он будет гораздо менее заинтересован в ее выполнении. Так что обоснуйте реальность задачи, если чувствуете, что она сложная для подчиненного. Или обоснуйте необходимость исполнения, когда вы понимаете, что сотрудник не видит особого смысла в поставленной вами задаче.

И что же в данном случае говорит РОП?

Наши конкуренты не дремлют. Мне один наш клиент, с которым у нас хорошие отношения, сказал по секрету, что ему звонила компания «TI» и все что-то спрашивала, спрашивала, спрашивала… Это не просто так! Они пытаются понять, что сейчас нужно нашим клиентам. Если они нас опередят, мы можем и потерять существующих клиентов, и потенциальных.

Время промежуточного и окончательного контроля

Вспомним правило Паркинсона: «Работа занимает все время, которое на нее отводится». Если вы не определили четко время выполнения задачи, вероятность ее выполнения становится неопределенной. Я не говорю, что вероятность малая, я не говорю, что вероятность большая. Я утверждаю, что вероятность неопределенная. Проще говоря, кто его знает, будет выполнено задание или не будет. Если не определено вре­мя, у подчиненного есть возможность оттягивать выполнение задания, а у вас нет возможности строго спросить.

Я жду от тебя выполнения этой задачи через 24 часа, то есть к завтрашнему дню, к этому же самому времени. И завтра мы уже обсудим, с кем, с какими клиентами и в какой последовательности выходить на связь!

Давайте приведем пример поставленной задачи, которая удовле­творяет перечисленным выше характеристикам на другом примере. К примеру, вы на­чальник производства. Вы разговариваете со старшим электриком.

«В течение недели необходимо составить бюджет на следующий квартал. В результате у меня на руках должна оказаться составленная вами табли­ца с перечнем деталей, которые обычно закупаются за квартал, их стои­мость и количество. Итогом должна быть общая сумма. Мы надбавим 10% на случайные обстоятельства и примем бюджет за основу. Кстати, по всем позициям должно быть обоснование. Данный бюджет позволит нам не про­стаивать в результате случайных поломок и плановых замен. Вы же про­фессионал, можете предугадать многое. Сейчас не стоит задача очень эко­номить, не стоит задача и транжирить деньги направо и налево. Сделайте бюджет реальным, и я его понесу утверждать у генерального директора».

А теперь посмотрим, как не надо ставить задачу сотруднику.

Одним предложением, вряд ли вы выразите все шесть ключевых компонентов.

Если к завтрашнему дню не продашь в два раза больше, чем за предыдущие две недели, будешь уволен, потому что я так решил, и меня не волнует, как ты это сделаешь!

Здесь есть мотивация, время, результат, средства и обоснование.

Но в 99 % случаев, вы не добьетесь такой фразой ничего хорошего!!!

Итак, давайте еще раз перечислим характеристики постановки задачи по технологии «МАРСОВ».

• Мотивация для подчиненного.
• Алгоритм достижения.
• Результат, ожидаемый от сотрудника.
• Средства достижения.
• Обоснование реальности и/или необходимости.
• Время промежуточного и окончательного контроля.

И напоминаю, вы можете ставить эти шесть пунктов в любой последовательности. Главное, чтобы они все были!

Вам будет интересно

Перейти на главную блога

Эффективность работы компании на любом этапе управления зависит от того, насколько качественно, оперативно и старательно работают ее сотрудники. Этого добиваются только те фирмы, в которых руководители умеют давать задания так, чтобы они исполнялись безукоризненно.

Приложение для постановки задач ЛидерТаск

Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Но не каждый менеджер умеет верно раздавать поручения. В большинстве случаев подчиненные или выполняют задания на автомате, или неправильно толкуют поставленные вопросы, или ленятся и халтурно справляются с проблемами.

Так как же раздавать поручения грамотно, чтобы к конечному результату не было замечаний, а работа делалась идеально? Существует несколько принципов, которые следует знать каждому руководителю, стремящемуся к росту бизнеса. О том, как правильно ставить задачи, поговорим в статье.

Что такое постановка задач

Ключевая компетенция руководителя заключается в правильном определении функций, целей компании и задач для бизнеса на конкретный период времени, а затем — в указании оптимальных способов их выполнения подчиненными с четким алгоритмом действий.

Точная формулировка проблемной ситуации, описание последовательных мероприятий и образа результата, который должен быть получен и представлен сотрудниками в результате трудовой деятельности, — это и есть процесс постановки задач в бизнесе.

При отсутствии данного навыка у руководителя персонал может неверно толковать поставленные задачи, из-за чего неправильно выполнять требования и подрывать рабочий процесс.

Зачем нужна постановка задач

Безупречная постановка задач — половина успешно выполненного задания, в которой присутствует добрая половина решения проблемы. Она организует коллектив, умножает трудовой эффект каждого отдельного участника трудовой деятельности.

В то время как хаотичные усилия без четкой формулировки всегда непредсказуемы. В результате достигается либо краткосрочный, либо некачественный, либо незначительный эффект. Более того, разрозненные действия группы людей, не объединенные общим планом под присмотром руководства, способны нанести непоправимый ущерб предпринимательской деятельности.

Виды задач

При разработке и постановке текущих задач руководителю следует учитывать их статус, срочность и значимость. В рабочем процессе принято выделять четыре типа входных поручений. Проведем их исследование более подробно.

Важные долгосрочные

Представляют собой глобальные задачи, имеющие первостепенное значение для развития бизнеса. Например, войти в десятку лучших интернет-магазинов в сегменте, поднять выручку до десяти миллионов в месяц, открыть десять филиалов по стране, разработать новую IT-технологию.

Данные задачи планируются тщательно, разрабатываются не один день, не раздаются на планерках и совещаниях. Для постановки подобных целей необходима особая атмосфера, определенный состав участников (специалисты по программированию, разработчики, топ-менеджеры, директор по маркетингу и т.д.).

Важные текущие

Требуют безотлагательного решения для последующего благополучного развития и организации бизнеса. Например, смена поставщика, разрыв договора с одной курьерской службой и заключение соглашения с другой, выбор нового партнера. Нуждаются в предварительной подготовке и планировании.

Каждодневные

Являются основными поручениями, которые должны выполняться сотрудниками ежедневно для полноценного результата работы компании. Данные вопросы обычно решаются по ходу дела, без определенной подготовки и планирования. Например, звонки и рассылка клиентам, заказ товаров.

Иные

Предусматривают задания, которые не нуждаются в срочном исполнении. От их реализации не зависит успешность деятельности и достижения компании. Например, покупка новой кофе-машины в офис, проведение корпоратива, переезд административного корпуса в новое здание.

Правила постановки задач

Эффективная постановка задач не имеет ничего общего с примитивным составлением чек-листа или списка дел. Она состоит из нескольких компонентов, к которым зачастую относятся:

• грамотное распределение ролей в рабочем коллективе с учетом навыков и умений всех подчиненных, оперативным выполнением заданий;
• назначение ответственных лиц за успех кампании;
• конкретизация действий команды с указанием стратегии, целей на ближайшую перспективу, набором определенных мероприятий;
• детализация конечного результата для мотивации персонала;
• ограничение по времени выполнения с назначением примерных сроков полного завершения исполнения поручения;
• использование инструментов и средств трекинга, позволяющих контролировать ход работ и все нюансы трудового процесса (программное обеспечение различной мощности, например, CRM-системы, планировщики и др.).

При постановке задач подчиненным также важно соблюдать несколько важных коммуникативных правил. В их число входят следующие:

1. Конкретность. Указание промежуточных и конечных результатов, использование стандартов качества, критериев и характеристик готовой работы.
2. Обозначение контекста. Передача подчиненным важности выполнения данной задачи для бизнеса в целом.
3. Уважительность к персоналу, вежливость. Передача позитивного отношения к сотрудникам, веру в их возможности через тон, слова, жестикуляцию, мимику.
4. Доверие. Отсутствие жесткого контроля.
5. Открытость. Возможность в любой момент ответить на вопрос подчиненного по выполняемому им заданию.
6. Конструктивная обратная связь. Критика должна осуществляться только по делу, иметь четкость и обоснованность, содержать рабочие советы.
7. Благодарность за выполненный труд с пошаговым анализом деятельности.

При соблюдении данных правил постановка задач сотрудникам будет эффективной, а исполнение даст максимальный выходной результат.

Ошибки руководителей

Ряд промашек и упущений руководителя, допущенных при постановке задач, могут привести к срыву сроков, неточному исполнению поручений или игнорированию задания персоналом. Выделим пять основных моментов, на которые управленцы часто не обращают внимание. И очень зря, т.к. от них сильно страдает производительность и эффективность труда.

Уверенность в том, что подчиненный сам догадался, что руководитель имел в виду

Обязательное условие для безупречного выполнения поручения — четкая и детальная инструкция. Объяснение мелких деталей сложных задач занимает всего несколько минут, но при этом предотвращает возможные конфликты, ошибки и просчеты персонала в будущем.

Расплывчатый дедлайн

Временные рамки создания нового продукта или услуги, выполнения технического задания и т.д. должны быть четко обозначены. Слова «быстро», «скоро», «срочно» интерпретируются по-разному. В результате служащие могут пребывать в уверенности, что у них на выполнение задания есть несколько суток, тогда как вы изначально подразумевали пару часов.

Отсутствие примеров

Примеры вносят ясность в дело, помогают формировать более четкое представление о том, что вы хотите получить на выходе. Более всего они необходимы в тех случаях, если сотрудники еще не выполняли данные задания или не сталкивались с поручениями подобной спецификации на практике.

Отсутствие альтернативных вариантов

Иногда задача может быть невыполнимой в силу разных обстоятельств и причин. Тогда неплохо сразу обозначать альтернативные варианты исполнения задания. Это позволит сотруднику спокойно делать свою работу, не дергая руководителя по мелочам. При этом происходит существенная экономия времени.

Незаинтересованность в том, насколько хорошо сотрудник понял задачу

Важное условия постановки задач — осознание того, что персонал понял поставленную задачу, имеет представление о конечном результате. Поэтому грамотный руководитель обязан выяснить, остались ли у коллектива к нему вопросы. Но здесь также есть важный нюанс: многие члены команды стесняются переспрашивать или уточнять непонятые ими моменты, темы.

Во избежание данной ситуации руководителю после постановки задачи рекомендуется самостоятельно задать подчиненным открытые вопросы такого плана, как: «Где вы найдете информацию для выполнения задачи?», «Какие дополнительные инструменты понадобятся для выполнения задания?», «Какие методы и методики будете использовать?», «Нужна ли будет помощь программистов или других специалистов до завершения проекта?», «Чему вам нужно будет научиться в ходе работы?».

В этом случае руководящее лицо имеет возможность лично убедиться в том, что каждый член коллектива понимает, в каком направлении ему нужно работать и какие шаги предпринять для успешного завершения дела.

Также есть ряд табу, которые ни в коем случае нельзя допускать. Например, нельзя формулировать поручения агрессивным или диктаторским тоном, просить выполнить одно и то же задание сразу нескольких людей, отказываться признавать ошибки, игнорировать хорошо выполненную работу, оставляя ее без морального или финансового поощрения.

Использование CRM-систем

Современные CRM-платформы представляют собой удобный и простой способ держать все порученные задачи и информацию о них в одном месте. С помощью данных программ появляется возможность формулировать и раздавать поручения в режиме реального времени, контролировать ход выполнения.

Популярные сервисы собирают научную и математическую аналитику, помогают выявить успешных менеджеров и определить непродуктивных сотрудников, затягивающих сроки и не выполняющих задания.

ЛидерТаск — приложение для эффективной постановки задач

Отечественная CRM-система ЛидерТаск позволяет объединить в одном месте всю документацию компании, в том числе процессы, задачи и проекты. В программе легко осуществляются процессы делегирования, контролируются любые поставленные задачи, которые выполняются коллективом. Сервис мониторит реализацию поручений любых масштабов.

Кроме того, на платформе можно в групповой или индивидуальной беседе пообщаться с подчиненными по каждой конкретной задаче, поставить определенные сроки на выполнение того или иного поручения. Также есть возможность прикреплять документы, пользоваться множеством дополнительных программ, облегчающих отчетность и контроль. ЛидерТаск работает как на сайте, так и в оффлайн-режиме.

Заключение

Итак, как же достичь успехов в постановке задач подчиненным и добиться максимальной эффективности бизнеса при их исполнении сотрудниками? Все просто. Тщательно формулируйте детали каждого поручения, устанавливайте дедлайны, общайтесь с персоналом уважительно и назначайте ответственных лиц. Не забывайте, что поставленные задачи должны быть четкими, прозрачными и понятными.

Не забывайте контролировать процесс, но без жесткого мониторинга, чтобы не создавать напряжения в коллективе. Организуйте работу с помощью специальных инструментов, CRM-системы и трекеров. В этом случае задачи будут выполняться в срок, работа внутри компании будет отличаться сплоченностью и организованностью, а лояльность клиентов только расти.