Помощник руководителя отдела продаж должностная инструкция

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ассистента начальника торгового отдела.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность ассистента начальника торгового отдела.
1.2. Ассистент начальника торгового отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора в установленном действующим трудовым законодательством порядке.
1.3. Ассистент начальника торгового отдела подчиняется непосредственно начальнику торгового отдела.
1.4. На должность ассистента начальника торгового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в области сбыта продукции.
1.5. Ассистент начальника торгового отдела должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции, стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию;
— методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции;
— перспективы развития предприятия;
— перспективы развития рынков сбыта;
— методы изучения спроса на продукцию предприятия, оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием;
— порядок заключения договоров на поставку продукции;
— правила оформления сбытовой документации;
— порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии;
— организацию учета сбытовых операций и составление отчетности о выполнении плана реализации;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Ассистент начальника торгового отдела:
2.1. Осуществляет контроль за ходом сбыта продукции предприятия, за ее поставкой
потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
2.2. Осуществляет контроль за ходом выполнения плана реализации продукции, за состоянием запасов готовой продукции на складе.
2.4. Ведет учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков
нереализованной готовой продукции.
2.5. Осуществляет контроль за своевременным оформлением сбытовой документации, составлением предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), выполнением плана реализации.
2.6. Осуществляет контроль за своевременным поступлением средств за реализованную продукцию.
2.7. Принимает участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других
мероприятиях по рекламе продукции.
2.8. Принимает участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и
текущих планов производства и реализации продукции, в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.
2.9. Принимает участие в составлении планов поставок и их увязке с планами
производства с целью своевременного обеспечения выполнения заказов и заключенных договоров.
2.10. Принимает участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и в подготовке ответов на предъявленные иски, а также в подготовке претензий потребителям при нарушении ими условий договоров.

3. ПРАВА.

Ассистент начальника торгового отдела имеет право:
3.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.6. Подавать предложения по совершенствованию своей работы.
3.7. Контролировать выполнение плановых заданий, своевременное выполнение поручений и заданий начальника торгового отдела, выданных сотрудникам отдела.
3.8. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности персонала торгового отдела.
3.9. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию ассистента начальника торгового отдела.
3.10. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам
относящимся к производственной деятельности торгового отдела.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Ассистент начальника торгового отдела несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность своей деятельности.
4.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ торгового отдела.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений начальника торгового отдела.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности,
противопожарным и другим правилам, создающих угрозу деятельности предприятия и его
работникам.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы ассистента начальника торгового отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью ассистент начальника торгового отдела может быть направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Предисловие

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: Директор по персоналу.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность «Ассистент начальника отдела продаж» относится к категории «Специалист».

1.2. Квалификационные требования —  Опыт работы администратором, уверенный пользователь ПК, образование не ниже среднего профессионального

1.3. Знает и применяет в деятельности:

      — законы, постановления, приказы, распоряжения, решения и другие нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления по вопросам торговли;

      — основы трудового законодательства;

      — правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.4. Ассистент начальника отдела продаж назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Ассистент начальника отдела продаж подчиняется непосредственно  начальнику отдела продаж.

1.6. Ассистент начальника отдела продаж руководит работой курьера.

1.7. Ассистент начальника отдела продаж во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности  Ассистента начальника отдела продаж

Основная задача Ассистента начальника отдела продаж — это помощь в сопровождении документооборота менеджерам по продажам и оформление документов для Начальника отдела продаж.

Помощь менеджерам по документальному сопровождению, координация своевременного подписания документов с клиентами.

Ведение реестра договоров и актов выполненных работ.

Техническое оформление служебных записок, работа с претензиями.

Подготовка отчетов в формате и сроки, указанными руководителем или менеджером.

Выставление счетов под руководством менеджера по продажам.

Контроль дебиторской задолженности.

Работа в CRM. Заведение новых клиентов в базу.

Замещение по обслуживанию клиентской базы менеджера.

Всесторонняя помощь менеджерам в текущих рабочих вопросах.

Прием заказов от клиентов и менеджеров.

Сопровождение сделок.

Контроль дебиторской задолженности.

Участие в выставках.

Помощь менеджерам по продажам в рамках функций отдела.

Выполнение поручений руководителя.

Жизнеобеспечение офиса.

Ведение кадрового делопроизводство.

Права

3.1. Ассистент начальника отдела продаж имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Ассистент начальника отдела продаж имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Ассистент начальника отдела продаж имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Ассистент начальника отдела продаж имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Ассистент начальника отдела продаж имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Ассистент начальника отдела продаж имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Ассистент начальника отдела продаж имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Ассистент начальника отдела продаж имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Ассистент начальника отдела продаж имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Ассистент начальника отдела продаж несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Ассистент начальника отдела продаж несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Ассистент начальника отдела продаж несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Ассистент начальника отдела продаж несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Ассистент начальника отдела продаж несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Ассистент начальника отдела продаж несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Ассистент начальника отдела продаж несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ЗАО «»

____________«____» _____________ 2 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ассистента начальника торгового отдела.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность ассистента начальника торгового отдела.
1.2. Ассистент начальника торгового отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора в установленном действующим трудовым законодательством порядке.
1.3. Ассистент начальника торгового отдела подчиняется непосредственно начальнику торгового отдела.
1.4. На должность ассистента начальника торгового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в области сбыта продукции.
1.5. Ассистент начальника торгового отдела должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции, стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию;
— методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции;
— перспективы развития предприятия;
— перспективы развития рынков сбыта;
— методы изучения спроса на продукцию предприятия, оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием;
— порядок заключения договоров на поставку продукции;
— правила оформления сбытовой документации;
— порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии;
— организацию учета сбытовых операций и составление отчетности о выполнении плана реализации;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Ассистент начальника торгового отдела:
2.1. Осуществляет контроль за ходом сбыта продукции предприятия, за ее поставкой
потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
2.2. Осуществляет контроль за ходом выполнения плана реализации продукции, за состоянием запасов готовой продукции на складе.
2.4. Ведет учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции.
2.5. Осуществляет контроль за своевременным оформлением сбытовой документации, составлением предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), выполнением плана реализации.
2.6. Осуществляет контроль за своевременным поступлением средств за реализованную продукцию.
2.7. Принимает участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции.
2.8. Принимает участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.
2.9. Принимает участие в составлении планов поставок и их увязке с планами производства с целью своевременного обеспечения выполнения заказов и заключенных договоров.
2.10. Принимает участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и в подготовке ответов на предъявленные иски, а также в подготовке претензий потребителям при нарушении ими условий договоров.

3. ПРАВА.

Начальник торгового отдела имеет право:
3.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.6. Подавать предложения по совершенствованию своей работы.
3.7. Контролировать выполнение плановых заданий, своевременное выполнение поручений и заданий начальника торгового отдела, выданных сотрудникам отдела.
3.8. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности персонала торгового отдела.
3.9. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию ассистента начальника торгового отдела.
3.10. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам
относящимся к производственной деятельности торгового отдела.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Ассистент начальника торгового отдела несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность своей деятельности.
4.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ торгового отдела.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений начальника торгового отдела.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности,
противопожарным и другим правилам, создающих угрозу деятельности предприятия и его
работникам.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы ассистента начальника торгового отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью ассистент начальника торгового отдела может быть направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

«Чего вы кричите?»: что нужно знать о коучинге

| Май 24, 2021 | HR Статьи, Обучение персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Андрей Шаронов В культовом советском фильме «Бриллиантовая рука» есть сюжет, очень похожий на короткий сеанс коучинга: к герою Андрея Миронова, который, оказавшись на отмели вдали от берега, громко просит о помощи, подходит мальчик и задает всего один вопрос:…

Креативность станет ключом в конкурентной борьбе с искусственным интелектом на рабочем месте будущего

HR практик | Янв 18, 2021 | Алена Дайер, Блог, Блог Новое, Обучение персонала | 0 Comments

С увеличением автоматизации на рабочих местах, креативность как никогда приобретает огромное значение. Креативность свойственна исключительно человеку, и ее невозможно заменить алгоритмом. Фокусируясь на образовании и возможности переквалификации на рабочем месте, мы…

Хороший коуч этого не делает!

Елена | Июн 28, 2020 | HR Статьи, Обучение персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Алексей Баранов Привет, друзья!⁣⁣⠀ ⁣⁣⠀ Давно хотел затронуть эту тему, но все случая не было. А вчера пообщался с девушкой, которая хочет в развивать таланты, но категорически отказывается работать в формате коучинга😅 ⁣⁣⠀ Потому что примерно год назад работала с…

Цыганский гипноз или мир гнумов

Елена | Июн 28, 2020 | Блог, Блог Ирина Воробьева, Блог Новое, Обучение персонала | 0 Comments

Ирина Воробьева Когда – то давно у меня была любимая книга. Называлась она «Карлсон, который живет на крыше», и одна глава в ней была посвящена загадочному миру «гнумов, которые тоже любят булочкы». Короновирусный мир сопровождается образовательным бумом. Как никогда,…

Греф: процесс обучения в школе «убивает желание учиться»

Елена | Сен 6, 2019 | HR Статьи, Обучение персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Президент Сбербанка Герман Греф считает, что процесс обучения в школе «убивает всяческое желание учиться». Об этом он заявил на Восточном экономическом форуме, сообщает «РИА Новости». Греф рассказал, что ему, в частности, не нравится процесс оценивания и экзаменов: «Я…

На рынок труда надвигается «идеальный шторм». Как его пережить бизнесу?

Елена | Июл 15, 2019 | HR Статьи, Обучение персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Дмитрий Волошин Лишь каждый десятый работодатель доволен уровнем подготовки, который дает высшее образование в России. Компаниям нужно самим заняться подготовкой персонала, перестав надеяться на государство и вузы Нельзя просто так стать востребованным на рынке…

Сотрудники будущего: где найти и чему учить

Елена | Июн 17, 2019 | HR Статьи, Обучение персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Вера Витальева, Елизавета Муравьева Седьмое по счету глобальное исследование компании «Делойт» Global Human Capital Trends 2019, в котором приняли участие около десяти тысяч человек во всем мире, в очередной раз определило приоритетные направления работы с персоналом….

Как на самом деле должно работать менторство

Елена | Июн 4, 2019 | HR Статьи, Обучение персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Максим Белухин Раньше было распространено мнение, что развитие сотрудника прямого отношения к компании не имеет. Руководители этим не занимались, полагая, что у них нет на такие мелочи времени, ведь им платят за достижение больших целей. Но выяснилось, что развитие…

5 Ошибок при создании корпоративных видео на Ютубе

HR практик | Май 13, 2019 | Блог, Блог Новое, Обучение персонала, Роман Scratchwood | 0 Comments

Итак, Вы решаете оформить свое медийное пространство видеороликами о своем бизнесе. Каких основных ошибок следует избежать? Не бросайтесь сразу снимать. Создайте бриф. Продумайте message видео, составьте сетку роликов по темам. Продумайте, о чем они будут вещать…

«Хуже всего будет отличникам — они учат насмерть». Какие навыки нужны человеку будущего

Елена | Апр 28, 2019 | HR Статьи, Обучение персонала, Статьи Новое | 0 Comments

«Человек обречен на пожизненное образование». Что нужно знать и уметь каждому, чтобы сохранить достойную работу в будущем и зачем окружать себя непохожими на вас людьми?» Сергей Филонович, декан Высшей школы менеджмента НИУ ВШЭ: — Какие навыки нужно иметь, чтобы…

Вопрос об открытии вакансии заместителя руководителя отдела продаж (ОП) актуализируется с ростом масштабов предприятия. Потребность в таком работнике возникает при расширении подразделения, увеличении количества менеджеров по продажам. Для дальнейшего эффективного исполнения обязанностей руководитель передает часть должностных полномочий другому представителю руководящего состава подразделения. Планируете расширение или реструктуризацию отдела сбыта? Расскажем, какие обязанности включает в себя должностная инструкция заместителя руководителя отдела продаж.

Заместитель руководителя отдела продаж: информация о должности

Заместитель начальника отдела продаж – это управленческая должность. Лицо, являющееся правой рукой руководителя подразделения, не должно уступать ему по компетенциям, знаниям, навыкам, умениям. В зависимости от масштабов организации у начальника ОП может быть один либо несколько заместителей по отдельным вопросам. Это целесообразно, так как отдел продаж – одно из ключевых подразделений любой организации. Продуктивность его сотрудников влияет на рост клиентской базы, востребованность услуг, прибыль компании. В зависимости от функционала и направлений деятельности отдела продаж могут наниматься заместители руководителя по общим вопросам, маркетингу, работе с клиентами, прямым, розничным, оптовым продажам.

Заместитель руководителя ОП находится в прямом подчинении у начальника подразделения и директора предприятия. В его полномочия входит и управление сотрудниками отдела сбыта. Он координирует работу отдельных бюро либо управляет деятельностью всего подразделения. Интересная, ответственная и перспективная должность подходит активным, амбициозным, стрессоустойчивым и коммуникабельным личностям. При наличии личного заместителя руководитель отдела освобождается от части рутинной работы, посвящая себя проектной деятельности. Ответственность за результаты выполнения текущих обязанностей возлагается на заместителя. Последний взаимодействует с сотрудниками подразделения, решает вопросы с клиентами.

Человек на таком поприще включается в кадровый резерв на должность начальника ОП компании. Он же может быть кандидатом на вакантную должность руководителя службы маркетинга. Целесообразны материальные вложения в обучение такого сотрудника. Развив в нём высокий уровень лояльности к предприятию, управленец взрастит талантливого лидера, обладающего навыками продаж, коммуникаций с клиентами и управления персоналом.

Заместитель руководителя отдела продаж: должностные обязанности

Рабочий график сотрудника на такой должности насыщен выполнением разноплановых обязанностей. Должностная инструкция заместителя руководителя отдела продаж подразумевает ответственность работника за выполнение следующих задач:

• участие в определении общей концепции и целей развития компании;
• составление планов продаж на различные периоды (неделя, месяц, квартал, год);
• контроль сбыта производимой продукции;
• прогнозирование уровней продаж в соответствии с тенденциями на рынке на разные временные периоды;
• анализ выполнения планов продаж;
• руководство и координирование деятельности сотрудников отдела продаж;
• контроль за выполнением подчиненными индивидуальных планов по сбыту;
• участие в переговорах с партнерами, клиентами;
• разработка мероприятий по увеличению продаж;
• участие в продвижении производимой продукции;
• разработка мер эффективного взаимодействия с покупателями;
• участие в разработке и внедрении регламентов и стандартов функционирования ОП;
• выполнение поручений руководителя отдела продаж, директора компании;
• участие в проектной работе подразделения;
• участие в разработке рекламной стратегии предприятия;
• подготовка и реализация обучающих мероприятий для персонала ОП;
• контроль соблюдения скидочной и ценовой политики компании;
• расширение клиентской базы, обеспечение высокого уровня продаж;
• участие в распределении денежных ресурсов подразделения;
• анализ деятельности партнеров, конкурентов компании;
• подготовка документации, аналитических справок для начальника отдела продаж, руководителя предприятия, других подразделений.

В круг должностных обязанностей заместителя руководителя ОП входит и административная работа. В период отсутствия непосредственного начальника на рабочем месте такой работник представляет подразделение на совещаниях, своевременно предоставляя отчеты о работе отдела.

Отбор заместителя руководителя отдела продаж: необходимые личностные качества

Рутинная деятельность сотрудника на такой должности сочетает выполнение административной и исполнительской работы. Нерешительным интровертам здесь не место. Успешна на таком поприще будет личность, обладающая следующими качествами:

• коммуникабельность. Общение с другими людьми занимает большую часть рабочего дня заместителя руководителя отдела продаж. Он участвует в переговорах с начальниками других подразделений, партнерами, потенциальными и уже имеющимися клиентами. На такого сотрудника возлагается ответственность и по ведению коммуникаций с персоналом ОП. Именно он будет решать конфликты, сообщать работникам решения вышестоящего руководящего состава. Застенчивая личность будет неэффективна в реализации таких обязанностей;
• стрессоустойчивость. Деятельность любого отдела продаж подразумевает высокий уровень стресса. Он увеличивается прямо пропорционально росту масштабов организации. Спрос за недочеты работы сотрудников, невыполнение плана продаж, работа с претензиями недовольных клиентов ложатся на плечи заместителя. Информирование о любых решениях вышестоящего руководства, включая депремирования, сокращения и увольнения, – не самые приятные обязанности. При их исполнении заместитель должен сохранять холодный разум и беспристрастность;
• готовность идти на риск. Работа отдела продаж непредсказуема. При выполнении планов сбыта, запуске новой продукции на рынок представители руководящего состава генерируют и предпринимают нестандартные решения. Они же несут ответственность за их эффективность и целесообразность. На кону – профессионализм, репутация, материальный и временной ресурсы предприятия, а также отношения с потребителями;
• эрудиция. Разработка сценариев взаимодействия с потребителями, проектная работа, решение нестандартных ситуаций требуют от уполномоченного лица высокого интеллекта и находчивости. Эрудит с легкостью будет выходить из самых сложных ситуаций, прикрывая спину непосредственному руководителю и топ-менеджеру;
• умение работать в условиях многозадачности. В рутинной деятельности заместителя начальника ОП нет места прокрастинации и решению одной задачи. Одновременно слушая претензии недовольных клиентов, координируя деятельность подразделений и готовя аналитические справки для вышестоящего руководства, такой сотрудник должен обладать способностью к переключению внимания. Сможете ли вы вовлечься в одновременное выполнение нескольких дел, не переключаясь на отвлекающие факторы? При утвердительном ответе и соответствующих компетенциях должность заместителя отдела руководителя продаж вам подходит;
• лидерские задатки. Успешна на руководящем посту личность, которая не боится вести за собой других и отвечать за результаты работы команды. Да, ответственность заместителя разделяется с непосредственным руководителем. Но не обольщайтесь. Имея заместителя, первыми делегируемыми функциями начальника отдела будут координация и контроль деятельности персонала подразделения;
• исполнительность. Занимая руководящую должность в организации, заместитель любого подразделения всегда остается исполнителем для непосредственного руководителя, топ-менеджера. Вопросы о целесообразности исполнения приказов, выдача личной оценки разных ситуаций без предварительного согласия, саботаж выполнения порученных задач недопустимы и указывают на несоответствие личности заместителя занимаемой должности;
• эмпатия. Любой успешный сотрудник ОП – хороший психолог и эмпат. Тем более важно наличие таких особенностей для представителей руководящего состава подразделения. С их помощью вопросы клиентов, управление подразделением, взаимодействие с партнерами и конкурентами станет проще и продуктивнее;
• аналитический склад ума. Ежедневная деятельность заместителя начальника отдела продаж подразумевает анализ рынка, трендов, деятельности конкурентов, составление планов продаж на будущие периоды. Не имея способностей к анализу, синтезу и планированию, генерируемая им информация внесет хаос в работу отдела и повлечет за собой потерю прибыли;
• креативность. Заместитель начальника ОП участвует в разработке скриптов переговоров с клиентами и отработки возражений, проектной работе. Без изобретательности, креативности и элементарной фантазии специалист не сможет эффективно выполнять такие функции.

В числе других требований к сотруднику на такой должности – умение решать конфликты, стремление к новым знаниям.

Требования к квалификации заместителя руководителя отдела продаж

Эффективен на должности заместителя начальника отдела продаж будет работник с высокой квалификацией и длительным опытом работы в такой сфере. Составляя резюме для соискателей, указывайте следующие требования к квалификации:

• высшее образование. Желаемая специализация – менеджмент, экономика, маркетинг, социология;
• опыт работы в руководящей должности не менее трех лет. Желательно наличие опыта работы менеджером по продажам от трех лет;
• грамотная, чистая, богатая речь. Умение оперировать специфическими терминами;
• широкий кругозор. Владение знаниями из области рыночной экономики, менеджмента, маркетинга, предпринимательства, администрирования, мотивации персонала, налогообложения, делопроизводства;
• знание скриптов, этапов воронки продаж, психологии потребителя. Информированность о порядке ценообразования, коммерческом и гражданском праве;
• осведомленность о методах проведения рекламных кампаний, конъюнктуре рынка;
• навыки перспективного и тактического планирования;
• умение составлять и заключать контракты, договоры;
• опытный пользователь ПК. Знание нормативно-правовых документов страны, в которой осуществляет деятельность организация. Владение основами психологии, корпоративной этики, коучинга. Нередко заместитель начальника ОП выполняет роль наставника для новых сотрудников подразделения. Это определяет требование к наличию у сотрудника умения обучать других, готовности передавать опыт;
• ораторское искусство. Умение устанавливать продуктивные коммуникации с коллегами, подчиненными, клиентами, компаньонами. Способность влиять на других людей, используя вербальные и невербальные инструменты.

В таком специалисте должны быть гармонично переплетены управленческие и исполнительские качества. Только при соблюдении такого условия возможна его профессиональная самореализация, обеспечивающая процветание компании.

Заместитель руководителя отдела продаж: ключевые роли сотрудника

Многоплановая должность подразумевает эффективное выполнение человеком на ней следующих ролевых моделей в организации:

1. Лидер. Представитель руководителя ОП для других сотрудников подразделения – мотиватор, идейный вдохновитель, контролер. Он регулирует работу всего отдела либо отдельных его направлений. Именно через такого сотрудника реализуются коммуникации с вышестоящим руководством. Заместитель начальника отдела продаж – репрезентативное лицо исполнительского персонала отдела.
2. Продавец. Даже заняв руководящую должность, заместитель начальника ОП продолжает осуществлять деятельность по сбыту продукции. Он не совершает холодных звонков, но взаимодействует с административным персоналом других предприятий, презентуя коммерческие предложения и заключая сделки.
3. Наставник. Заместителю делегируются функции по обучению, мотивации, контролю за работой персонала. Сотрудник на такой должности помогает персоналу отдела продаж реализоваться в профессии, преодолевать трудности.

Исполняя должностные обязанности, заместителю руководителя отдела продаж важно не перенять на себя роль рядового исполнителя. Столь опытный сотрудник, наделенный определенными полномочиями, с легкостью будет взаимодействовать с клиентами и заключать сделки. Это демотивирует подчиненных. При таком подходе результаты деятельности всего отдела – заслуга одного сотрудника.

Не лучше будет обстоять ситуация, если заместитель займет роль надсмотрщика, требующего от персонала невозможного. Такие управленцы не способны дать работнику совет, помочь разрешить сложную ситуацию. Они сохраняют свой авторитет в глазах исполнительского персонала только за счет возможности применения системы поощрений и наказаний.

Заместитель руководителя отдела продаж, занимающий свое место, выполняет роль наставника. Он – посредник между административным и исполнительским персоналом. Такой сотрудник легко выполнит работу любого подчиненного на больничном, но без острой необходимости он не вмешивается в процесс.

Основные задачи заместителя руководителя отдела продаж

Заместителя и руководителя отдела продаж объединяет общая профессиональная цель – координация работы подразделения для выполнения плана продаж. Для ее реализации выполняются следующие задачи:

1. Организация работы отдела. Выполнение такой задачи подразумевает отбор и назначение сотрудников подразделения, их введение в должность. Заместитель передает в работу текущие задачи подчиненным. Он контролирует и оценивает результаты их выполнения. Сотрудник участвует в разработке должностных инструкций менеджеров ОП. Он создает единые формы отчетов, внедряет нормативные документы.
2. Планирование. В полномочиях заместителя начальника отдела продаж – планирование распорядка дня сотрудников отдела, распределение приоритетов выполнения рабочих задач. Он участвует в разработке планов продаж на разные отрезки времени.
3. Мотивация. Заместитель предлагает начальнику ОП кандидатов из сотрудников подразделения на премирование, направление на обучение и применение других методов материальной и нематериальной мотивации. Владея большей информацией о продуктивности сотрудников отдела, он же выносит на рассмотрение вопросы о целесообразности применения дисциплинарных взысканий.
4. Обучение. Заместитель начальника ОП – коуч для рядового персонала. Он обучает и участвует в адаптации вновь принятых сотрудников, делится опытом. Он участвует в разработке дидактического материала для работников отдела.
5. Декомпозиция. Заместитель руководителя отдела продаж ежедневно оценивает результаты работы подразделения. Он структурирует деятельность, перенося или перераспределяя текущие задачи и снимая неактуальные установки. Административное лицо регулярно формирует отчеты о проделанной работе для передачи непосредственному руководителю.
6. Контроль. При наличии заместителя начальник подразделения не тратит время на контроль за выполнением поставленных задач перед подчиненными. Такая обязанность совместно с оценкой результатов работ осуществляется заместителем. Он же готовит отчеты о показателях деятельности подразделения за разные периоды на стол начальнику. Последний, используя их, отчитывается перед руководителем организации.

Заместитель руководителя отдела продаж: права и ответственность работника

Эффективное выполнение обязанностей человека на такой должности подразумевает наличие у него достаточных полномочий. В числе ключевых прав заместителя начальника ОП:

• участие в рекрутинге менеджеров по продажам, принятие решения о найме кандидатов в штат;
• разработка инновационных решений, совершенствующих работу подразделения;
• доступ к конфиденциальной информации;
• участие в бюджетировании;
• отбор и выдвижение кандидатур из сотрудников отдела на награждение, повышение в должности;
• разработка поручений для персонала отдела продаж;
• запрос отчетов и аналитических справок от сотрудников других подразделений, если такая информация необходима для продуктивной работы отдела продаж.

Заместитель начальника ОП не имеет права разглашать конфиденциальную информацию, нерационально распределять средства из бюджета. Такой сотрудник действует строго в интересах организации, в которой он трудится. При нарушении таких условий работник может быть уволен по соответствующей статье, привлечен к административной, уголовной ответственности.

Наем заместителя руководителя отдела продаж: поиск талантливого сотрудника

Рекрутинг соискателя на руководящую должность – сложный процесс, который требует временных и финансовых вложений. Учтя следующие рекомендации, вы найдете талантливого сотрудника, который обладает необходимыми компетенциями:

• используйте все популярные каналы поиска сотрудников. В их числе – сайты вакансий, объявления в печатных изданиях и СМИ, общественных местах. Учитывайте все тонкости в разработке профиля кандидата на должность. Среди них – образование, необходимый опыт работы, личностные и профессиональные качества;
• рассматривайте кандидатов с опытом работы в руководящей либо экспертной должности в сфере продаж. Возможно, идеальный сотрудник для вашей организации найдется среди бывших предпринимателей, руководителей отдела маркетинга, закупок;
• ищите специалиста в тематических сообществах социальных сетей, на форумах, выставках. Возможно, заинтересовавшие вас кандидаты не находятся в активном поиске работы, но вы можете им сделать привлекательное предложение. Сообщайте партнерам и друзьям об открытой вакансии на вашем предприятии. Желаете получить в свою команду эксперта из конкурентного предприятия? Хэдхантинг – хоть и сомнительный, но эффективный инструмент. Главное, предложите специалисту внушительный гонорар и привлекательные условия работы;
• не делегируйте процесс отбора заместителя начальнику ОП. Примите участие в рекрутинге. Изучайте резюме, участвуйте в собеседованиях с самыми интересными соискателями;
• не пренебрегайте испытательным сроком. Каким бы талантливым ни был специалист в описании резюме, его продуктивность может быть оценена только на практике. Оптимальный испытательный срок для сотрудника на руководящей должности – шесть месяцев. Если он никак себя не зарекомендовал, управленец легко распрощается с работником, избежав возможных судебных прений.

Мотивация и карьерный рост заместителя руководителя отдела продаж

Наличие штатной единицы заместителя руководителя отдела продаж – прерогатива больших корпораций. В малых компаниях функциональные обязанности такой должности сконцентрированы в руках начальника отдела либо самого управленца. Заработная плата такого сотрудника складывается из оклада и премии. Размер последней зависит от выполненного плана продаж. В провинциях нижний предел заработка такого сотрудника – 60 тысяч рублей. В столице заместитель руководителя ОП получает от 100 тысяч рублей.

Такую должность обычно занимают амбициозные, интеллектуальные и креативные личности. Применение к ним методов нематериальной мотивации обеспечивает рост лояльности к компании и развитие профессиональных качеств. Лучшие методы нематериальной мотивации для такого работника – периодическое направление на обучение, тренинги, конференции, делегирование полномочий, участие в наставничестве. Задачей-вызовом для заместителя руководителя отдела продаж станет поручение подготовки личного проекта.

Заместитель начальника ОП всегда включается в резерв на вышестоящую клетку. Должность подразумевает широкие перспективы для карьерного роста. Работник, занимающий ее, рассматривается не только в качестве кандидата на должность начальника отдела продаж. Имея соответствующий опыт и высокие компетенции, в будущем его кандидатура может претендовать на должность руководителя отделов маркетинга, развития.

На вашем предприятии планируется расширение отдела продаж? Это свидетельствует о том, что бизнес процветает, а продукция пользуется спросом у покупателей. Приведенная информация о должностной инструкции заместителя руководителя отдела продаж будет полезна в разработке новых документов, регламентирующих деятельность такого подразделения.

Продажа — сложный процесс общения с клиентом, в котором участвуют не только менеджеры.

Эффективную работу подразделения обеспечивает команда коммерсантов, руководитель и его ассистент, координатор отдела, секретарь и аналитик.

В крупных компаниях на каждую должность находится сотрудник, а в небольших обязанности часто совмещаются. Например, функции ассистента (секретаря) и администратора может совмещать один человек. Разберемся, что входит в обязанности на каждой должности.

Обязанности ассистента руководителя отдела продаж

Помощник руководителя — его “правая рука”. На это место выбирают сотрудника, понимающего как работает отдел. Его задача — “разгрузить” руководителя, взяв на себя ответственность за рутинные обязанности. Ассистент следит за соблюдением графика встреч, своевременным поступлением информации и отчетности, отвечает на письма и звонки начальника.

В обязанности ассистента руководителя отдела продаж также входит выполнение поручений руководителя. Каждый управленец выстраивает собственные отношения с помощником. В круг задач может входить бронирование билетов в случае командировок, подготовка к переговорам, общение с коллективом от лица руководителя и другие задачи.

Ассистент — универсальный специалист. Он разбирается в продажах, финансах, подготовке кадров, тайм-менеджменте, ведении переговоров, знает иностранные языки. Одно из главных качеств такого специалиста — стрессоустойчивость, поскольку нагрузка значительна. Руководитель может дать поручение в любое время дня и ночи, отправить в командировку или дать срочную и сложную задачу.

Должность помощника руководителя — одна из самых значимых и интересных. Ассистент первым узнает важные новости и всегда находится в центре событий. Правда, если начальник не в духе, первым попадет также помощнику.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Ассистент отдела продаж, в обязанности которого входит помощь руководителю, в перспективе может получить повышение при продвижении начальника по карьерной лестнице. Место в Компании предоставляет большие возможности и значительную ответственность. Опоздание начальника на встречу с партнером может привести к потери многомиллионной сделки.

Ассистент отдела продаж обеспечивает связь между начальником и коллективом, решая часть вопросов с сотрудниками от лица начальства. Его задача — дать руководителю возможность заниматься непосредственно управлением, а не рутиной.

Администратор отдела продаж — обязанности

Этот сотрудник компании берет на себя ответственность за документооборот и решение ежедневных задач, сопровождающих продажи. В крупной компании, насчитывающей более сотни менеджеров по продажам, без этой должности не обойтись. Контроль договоров и отчетов должен быть, а если этим будут заняты менеджеры, времени на продажи не останется.

Администратор контролирует готовность бумаг на подпись, ведет протоколы совещаний, следит за соблюдением сроков, а также оформляет справки для сотрудников, дополнительные соглашения и другие бумаги.

Администратор отдела продаж, обязанности которого заключаются в обеспечении бесперебойного потока информации между сотрудниками, также принимает претензии от клиентов, помогает связаться с нужным сотрудником или решить другой текущий вопрос.

Важно следить за своевременным поступлением информации, поскольку пропуск события из жизни рынка и конкурентов может обойтись в круглую сумму.

Аналитик отдела продаж — обязанности

Еще один человек, без которого работа отдела не будет эффективной — аналитик. Его основная задача — анализ рынка и сбыта. Специалист предсказывает тенденции, определяет какие из товаров компании востребованы на рынке.

Чтобы сделать вывод об успешности сбыта продукта, проводится анализ результатов работы за прошлые периоды, оцениваются действия конкурентов, статистика и информация из открытых источников. Также аналитик оценивает сезонные колебания спроса и продажи конкретных товаров (товарных групп).

Подготовка специалиста зависит от специфики компании. В пекарне будет анализироваться спрос на пончики и пироги, для работы в интернет-магазине понадобятся знания Google-Analytics и Яндекс.Метрики. В отношении b2b — немного другая история. Этот рынок сложнее, здесь нужно анализировать не только собственные результаты и сведения с рынка, но и политические и экономические тенденции.

Аналитик отдела продаж, обязанности которого тесно связаны с планированием, представляет информацию руководству по первому требованию. Сведения должны быть “упакованы” в диаграммы и таблицы для удобства восприятия.

Чтобы справиться с такой работой потребуются аналитические навыки, умение работать с большим объемом информации, внимание к деталям, навык построения прогноза и понимание процесса продажи.

На плечи аналитика также ложится отслеживание показателей эффективности работы менеджеров по продажам. Учитываются результаты отдельных коммерсантов, отделов в целом. Также проводится анализ результатов телефонных переговоров. Например, выясняется какой товар пользуется большим спросом и хватает ли его на складе.

Координатор отдела продаж — обязанности

Как и предыдущие, должность относится к административным, то есть специалист не занимается продажами. Координатор обеспечивает слаженность работы отдела продаж с другими подразделениями компании, отслеживает сроки поставки и поступление денег на счет. Также работа сотрудника может подразумевать подготовку отчетов.

Координатор отдела продаж, обязанности которого носят не только административный, но и аналитический характер, помогает уменьшить нагрузку на руководителя и менеджеров, выполняя часть рутинной работы. Он помогает составить график встреч для коммерсантов, следит за выполнением договоренностей и обрабатывает информацию по клиентам.

Менеджеры по продажам — основа любого отдела. Именно от них зависит прибыль компании. Но работать эффективно они не могут без помощников — администратора, координатора и других специалистов, которые дают коммерсантам возможность заниматься продажами, а не анализом, подготовкой и заполнением бумаг.

© Константин Бакшт, генеральный директор «Baksht Consulting Group».

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж — посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами «Система продаж».

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Ассистента в отделе продаж

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность ассистента в отделе продаж [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Ассистент в отделе продаж назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Ассистент в отделе продаж относится к категории специалистов и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Ассистент в отделе продаж подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность ассистента в отделе продаж назначается лицо, обладающее специальными навыками либо имеющее среднее профессиональное образование.

1.6. Требования к опыту практической работы ассистента в отделе продаж: не требуется.

1.7. Ассистент в отделе продаж отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.8. Ассистент в отделе продаж должен знать:

• Конституцию РФ, другие законы и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере профессиональной деятельности;
• конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, основы маркетинга;
• методы работы с различными группами клиентов;
• номенклатуру всех продуктов товарной линейки организации, их потребительские свойства;
• методы прогнозирования;
• требования к оформлению документов;
• правила установления деловых контактов;
• психологию общения с клиентами, методы разрешения конфликтных ситуаций;
• методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• основы трудового законодательства;
• правила и нормы охраны труда.

1.9. Ассистент в отделе продаж в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.10. В период временного отсутствия ассистента в отделе продаж (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Ассистент в отделе продаж выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Оказание помощи менеджеру или руководителю отдела продаж в наработке и поддержании клиенткой базы.

2.2. Консультирование клиентов по вопросам приобретения, свойствам, характеристикам товаров.

2.3. Прием и обработка заказов от клиентов.

2.4. Отслеживание корректировок заказов.

2.5. Оформление спецзаказов.

2.6. Сбор и обобщение информации по продаваемым товарам.

2.7. Заполнение и ведение необходимой для осуществления продаж документации.

2.8. Оказание помощи в подготовке и проведении различных мероприятий (выставок, акций и т. д.)

2.9. Выполнение поручений менеджера и руководителя отдела продаж.

2.10. Ведение установленной отчетности по проделанной работе.

В случае служебной необходимости ассистент в отделе продаж может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Ассистент в отделе продаж имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.2. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.3. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.4. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.

3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Ассистент в отделе продаж несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы ассистента в отделе продаж осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы ассистента в отделе продаж является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы ассистента в отделе продаж определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Ассистенту в отделе продаж для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)