Помощник директора по финансовым вопросам должностная инструкция

Финансовый директор (заместитель директора по финансам)

(введено Постановлением Минтруда России от 12.11.2003 N 75)

Должностные обязанности. Определяет финансовую политику организации, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости. Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития организации, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры. Осуществляет анализ и оценку финансовых рисков, разрабатывает меры по сведению их к минимуму, обеспечивает контроль за соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств и поступлением доходов, порядком оформления финансово-хозяйственных операций с поставщиками, заказчиками, кредитными организациями, а также операций внешнеэкономической деятельности. Возглавляет работу по формированию налоговой политики организации, налоговому планированию и оптимизации налогообложения, совершенствованию учетной политики, по подготовке и проведению эмиссии ценных бумаг, анализу и оценке инвестиционной привлекательности проектов и целесообразности вложения средств, регулированию соотношения собственного и заемного капитала. Осуществляет взаимодействие с кредитными организациями по вопросам размещения временно свободных денежных средств, проведения операций с ценными бумагами, получения кредитов. Руководит составлением перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов денежных средств, доводит показатели утвержденной системы бюджетов и вытекающих из нее заданий, лимитов и нормативов до подразделений организации, обеспечивает контроль за их выполнением. Участвует в разработке проектов планов продаж продукции (работ, услуг), затрат на производство и продажу продукции (работ, услуг), подготавливает предложения по повышению рентабельности производства, снижению издержек производства и обращения. Осуществляет контроль за состоянием, движением и целевым использованием финансовых средств, результатами финансово-хозяйственной деятельности, выполнением налоговых обязательств. Принимает меры по обеспечению платежеспособности и увеличению прибыли организации, эффективности финансовых и инвестиционных проектов, рациональной структуры активов. Организует разработку информационной системы по управлению финансами в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, контроль за достоверностью и сохранением конфиденциальности информации. Обеспечивает предоставление необходимой финансовой информации внутренним и внешним пользователям. Организует работу по проведению анализа и оценки финансовых результатов деятельности организации и разработке мероприятий по повышению эффективности управления финансами, а также проведению внутреннего аудита, по рассмотрению взаимных претензий, возникающих в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, принимает меры по их разрешению в соответствии с действующим законодательством. Руководит деятельностью финансовых подразделений организации, организует работу по повышению квалификации работников, оказывает методическую помощь работникам организации по финансовым вопросам.

Должен знать: законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие финансово-экономическую и производственно-хозяйственную деятельность организации; нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и управления финансами; основы гражданского права; финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство; кодексы этики профессионального бухгалтера и корпоративного управления; профиль, специализацию и структуру организации, перспективы ее развития; методы анализа и оценки эффективности финансовой деятельности организации, анализа финансовых рынков, расчета и минимизации финансовых рисков; порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров; организацию финансовой работы, бюджетирование; методы и порядок планирования финансовых показателей; порядок: финансирования из средств государственного бюджета, долгосрочного и краткосрочного кредитования, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска и приобретения ценных бумаг, распределения финансовых ресурсов, начисления налогов, проведения аудиторских проверок; бухгалтерский, налоговый, статистический и управленческий учет; основы технологии производства; экономику, организацию производства, труда и управления; современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами; правила хранения финансовых документов и защиты информации; передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета и управления финансами; законодательство о труде; правила по охране труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (экономическое) образование, стаж финансово-бухгалтерской работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заместителя директора по финансам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность заместителя директора по финансам [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Заместитель директора по финансам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Заместитель директора по финансам подчиняется непосредственно директору Компании.

1.4. Заместитель директора по финансам относится к категории руководителей, возглавляет финансовую работу Компании и имеет в подчинении:

• финансово-экономический отдел;
• отдел контроля дебиторской задолженности.

1.5. Заместитель директора по финансам отвечает за:

• надлежащую организацию финансовой работы в соответствии с утвержденными программами (планами) Компании;
• исполнительскую и трудовую дисциплину работников производственных подразделений;
• сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные работников Компании;
• обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в производственных помещениях.

1.6. На должность заместителя директора по финансам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области организации финансовой деятельности не менее 5 лет.

1.7. Заместитель директора по финансам должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность;
• нормативные и методические материалы, касающиеся финансовой деятельности предприятия;
• перспективы развития предприятия;
• задачи финансовой службы по обеспечению финансовых потребностей Компании и пути и методы их решения;
• состояние и перспективы развития финансовых рынков и рынков сбыта продукции (работ, услуг);
• основы технологии производства;
• организацию финансовой работы на предприятии;
• передовой отечественный и зарубежный опыт организации финансового хозяйства предприятия;
• порядок составления финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств, планов реализации продукции (работ, услуг), планов по прибыли;
• систему финансовых методов и рычагов, обеспечивающих управление финансовыми потоками;
• порядок финансирования из государственного бюджета, краткосрочного и долгосрочного кредитования предприятия, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска и приобретения ценных бумаг, начисления платежей в государственный бюджет и государственные внебюджетные социальные фонды;
• порядок распределения финансовых ресурсов, определения эффективности финансовых вложений;
• нормирование оборотных средств;
• порядок и формы финансовых расчетов;
• налоговое законодательство;
• стандарты финансового учета и отчетности;
• экономику, организацию производства, труда и управления;
• бухгалтерский учет;
• средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи;
• основы трудового законодательства;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты строительных объектов.

1.8. Во время отсутствия заместителя директора по финансам (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.9. На заместителя директора по финансам может быть возложено исполнение обязанностей директора Компании во время отсутствия последнего (командировка, отпуск, болезнь, проч.), приобретая на этот период соответствующие права и ответственность за надлежащее выполнение возложенных обязанностей.

2. Должностные обязанности

Заместитель директора по финансам выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

2.2. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость.

2.3. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

2.4. Обеспечивает доведение утвержденных финансовых показателей до подразделений предприятия.

2.5. Участвует в подготовке проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложений, научных исследований и разработок, планировании себестоимости продукции и рентабельности производства, возглавляет работу по расчету прибыли и налога на прибыль.

2.6. Определяет источники финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия, включающие бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств, проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск применительно к каждому источнику средств и разрабатывает предложения по его уменьшению.

2.7. Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, определяет оптимальную их структуру, подготавливает предложения по замене, ликвидации активов, следит за портфелем ценных бумаг, проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений.

2.8. Организует разработку нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

2.9. Обеспечивает своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.

2.10. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия, участвует в разработке предложений, направленных на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.

2.11. Осуществляет контроль за выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям, за прекращением производства продукции, не имеющей сбыта, правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.

2.12. Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации, контролирует правильность составления и оформления отчетной документации, своевременность ее предоставления внешним и внутренним пользователям.

2.13. Обеспечивает надежную защиту документов (информации), содержащих сведения, составляющих коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества.

2.14. Руководит обучением подчиненных, создает им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.

2.15. Осуществляет контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.16. Использует по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.17. Руководит планированием и отчетностью по вопросам финансовой работы.

2.18. Изучает, обобщает и применяет в практический деятельности передовой отечественный и зарубежный опыт управления финансами.

2.19. Консультирует руководителя Компании, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам финансовой деятельности Компании.

2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывает и представляет должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.

В случае необходимости заместитель директора по финансам может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению директора организации, в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Заместитель директора по финансам имеет право:

3.1. Принимать решения в целях надлежащей организации финансовой работы, обеспечения повседневной деятельности подчиненных подразделений Компании-по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.2. Представлять руководителю Компании свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) подчиненных работников-в тех случаях, когда собственных полномочий для этого недостаточно.

3.3. Готовить и представлять руководителю Компании свои предложения по совершенствованию финансовой работы, ее дополнительному кадровому, материально- техническому обеспечению.

3.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся финансовых вопросов.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заместитель директора по финансам несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заместителя директора по финансам осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заместителя директора по финансам является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы заместителя директора по финансам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью заместитель директора по финансам обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью заместителю директора по финансам для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Заместителю директора по финансам для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Публикуются:  Информационные материалы и документы, финансового управления.

 

Возврат к списку

Перед ассистентом финдиректора стоят те же задачи, что и перед его непосредственным начальником. Только масштаб информированности и степень ответственности у помощника значительно меньше. Однако важность предполагаемых служебных обязанностей все равно предъявляет к знаниям сотрудника особые требования.

Что же должен знать и уметь помощник директора по финансам?

1. Сотрудник обязан разбираться в общих экономических вопросах.
2. Он должен быть знаком со спецификой отрасли, в которой работает компания.
3. Ему необходимы знания основ договорного права.
4. Помощник обязан разбираться в налоговом законодательстве.
5. Он должен понимать и основы бухгалтерского учета, поскольку наверняка придется иметь дело как с внутренними отчетами, так и с бухгалтерской отчетностью контрагентов. Ассистенту очень важно уметь «читать» бухгалтерский баланс, форму № 2 (Отчет о прибылях и убытках) и другие формы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, понимать, что стоит за активами и пассивами организации, а также уметь четко формулировать вопросы к лицам, составившим отчетность.
6. Помощнику необходимо ориентироваться в бизнес-плане компании, знать, кто и в какие сроки обязан предоставлять данные для него. Он также должен быть осведомлен о внутреннем регламенте и документообороте фирмы.
7. Ассистент на уровне пользователя обязан знать работу программных продуктов, применяемых для организации учета в компании. Он при необходимости должен уметь составить любой отчет, который эти программы формируют для пользователя.

Образование – залог успеха

Обычно претенденту на должность помощника около 27 лет. Он молод, готов усваивать большие объемы разнообразной информации, и это позволяет предположить, что его работа на благо компании будет весьма плодотворной. Безусловно, образование помощника финансового директора должно быть обязательно высшим, экономическим либо техническим. У специалиста с техническими навыками обычно хорошо развито логическое мышление, что позволяет ему четко структурировать свои знания. Однако, если у претендента на должность финансового ассистента только технический диплом, это место, скорее всего, не для него. Пусть у кандидата-«технаря» не будет высшего экономического образования, но иметь за плечами хотя бы годовой курс по экономике и финансам он обязан. Ведь такие дисциплины, как экономическая теория и анализ финансовой деятельности, являются основополагающими в работе финансиста, и без этих знаний человека нельзя считать квалифицированным специалистом.

Идеальный вариант, когда человек имеет два высших образования, благо в наше время это не такая уж большая редкость. Два диплома – первый и очень верный знак того, что соискатель целеустремлен, вынослив и способен воспринимать и эффективно использовать большие объемы информации. Ведь, получая вторую профессию, человек совмещал работу с учебой, что далеко не всегда просто и не всем по силам.

Конечно, все сказанное выше верно лишь в том случае, если оба диплома настоящие. К сожалению, случаи «покупки знаний» не редки. Но отличить подделку от подлинника достаточно просто, зачастую достаточно позвонить в университет и поинтересоваться, на чье имя выдан диплом за нужным номером. Если же «корочка» все-таки обманет руководителя качеством, то человек проявит свои истинные знания во время испытательного срока, и никакие дипломы не смогут замаскировать «белые пятна» в знаниях кандидата.

Обязанности необходимо продумать

Нужно определить, чем конкретно должна заниматься «правая рука» финдиректора, ведь работы в ведомстве всегда много, и она весьма разнообразна. Ассистенту можно поручить:

1. проводить первичный анализ заключаемых договоров, определять существенные расхождения с положениями уже существующих соглашений;
2. проверять сметы расходов поставщиков и подрядчиков (например, не завышают ли они статьи затрат, соответствуют ли их расценки среднерыночным);
3. согласовывать по поручению финансового директора некоторые параметры смет, статей бизнес-планов с руководителями других отделов и служб.
4. контролировать исполнение отдельных статей бюджета компании, выявлять основные причины отклонений;
5. вырабатывать рекомендации по некоторым управленческим решениям для финансового директора. Здесь важен свежий взгляд на проблему, выявление новых сторон или вероятных последствий разрешения каких-либо ситуаций.

Никто не имеет права давать ассистенту финансового директора указания и поручения, кроме его непосредственного руководителя.

Также директор по финансам должен решить, надо ли наделять сотрудника функциями внутреннего контролера-аудитора или, может быть, дать ему право выражать мнение финансового департамента, например, на совещаниях, если его непосредственный начальник находится в отпуске. Это регламентируется внутренними должностными инструкциями. Важно понимать, что нужно не готовить себе преемника, а работать с самостоятельной штатной единицей.

Помощнику предстоит столкнуться с совершенно разными сотрудниками собственной организации и с менеджментом компаний контрагентов. Это значит, что он обязан грамотно формулировать темы переговоров. Он не должен вступать в дискуссии, но обязан получать четкие ответы на поставленные вопросы и интерпретировать их при необходимости так, чтобы его руководитель при разговоре с теми же самыми людьми, например с начальниками отделов, не тратил время на согласование очевидных вопросов.

Помощник вправе вступать в полемику с руководителями отделов и служб только с согласия своего непосредственного руководителя, поскольку он не знает, что некоторые вопросы на предприятии решаются не по экономическим, а по «политическим» соображениям.

Чего не должна знать «правая рука»

Помощник, каким бы хорошим и квалифицированным он ни был, может в любой момент получить более выгодное предложение по работе и уволиться. С ним бывшую компанию может покинуть информация, содержащая коммерческую тайну организации или некоторые ее ноу-хау в финансовой сфере. Поэтому ваш сотрудник никогда не должен знать в подробностях определенные сведения о компании.

1. Он не должен ничего знать об источниках возникновения и пополнения активов фирмы.
2. Закрытой должна быть информация об участии собственников компании в ее прибыли.
3. Помощник не должен иметь доступа к сведениям о неформальных договоренностях руководства фирмы с управляющими компаний-поставщиков, о связях руководства во властных структурах, правоохранительных и налоговых органах.
4. Ему должны быть неизвестны персоналии участников схем, применяемых для снижения налоговой нагрузки на предприятие. Особенно это касается так называемых «серых» путей оптимизации, например таможенных платежей, и «зарплатных» схем ухода от налогов. Руководителю не надо беспокоиться, что он узнает про сами схемы, об этом известно даже правоохранительным службам. Но кто поручится, что отчеты с полным перечнем «имен, явок и паролей» участников незаконной оптимизации случайно не попадут в руки контролеров.

Несложно представить, что будет, если сотрудник, перейдя с повышением в финансовую службу компании-конкурента, применит все секреты бывшего работодателя на практике. Ограничивая доступ к конфиденциальной информации, подобных неприятностей можно избежать.

Его перспективы

Обучив сотрудника, важно удержать его у себя в дальнейшем. Ведь плох тот помощник, который не мечтает вырасти в начальника. А значит, ассистенту надо создать такие условия, чтобы он ощущал себя на самостоятельной позиции, которая стоит того, чтобы держаться за нее. Ему должны быть открыты перспективы развития.

Прежде всего необходимо предусмотреть рост зарплаты пропорционально росту выполняемого объема работ и относительно прибыли, приносимой этим сотрудником. Помощник должен понимать, что компания рада процве- танию сотрудников, приносящих ей пользу.

Некоторым категориям работников, особенно мужчинам, все-таки надо предоставить перспективы карьерного роста. Разумеется, это не должность самого финдиректора, а, например, место руководителя департамента одного из филиалов компании.

Должность помощника финансового директора – насущная необходимость как для крупных компаний, так и для фирм с небольшими, но разнообразными направлениями деятельности. От ассистента многое зависит, и на него хотелось бы положиться в будущем. А значит, к подбору кандидатуры нужно отнестись очень внимательно и принимать решение только после оценки всех положительных и отрицательных качеств каждого кандидата.

Мужчина или женщина?

У каждого пола свои преимущества. Если основными обязанностями сотрудника будут составление отчетов, финансовый анализ, оценка прибыльности, то есть преобладает кропотливая работа с разнообразными данными, с такой деятельностью лучше справится женщина. Если же от сотрудника ждут логически выстроенных нестандартных решений, спонтанной аналитики, решительности и амбициозности – принимайте на работу представителя мужского пола.

Женщины, как правило, ценят в работе стабильность и долговременность, а мужчин больше интересует возможность карьерного роста. Значит, если в компании нет перспективы подняться по служебной лестнице, мужчину лучше не приглашать, долго он работать не будет.

Конечно, это весьма условное разделение. Не исключено, что женщина может оказаться амбициозной карьеристкой, а мужчина спокойной рабочей лошадкой. Но это уже личностные характеристики, о которых можно узнать в процессе собеседования и в течение испытательного срока.

Наталья Исаева, главный бухгалтер ООО «Программа жизни»