Положение штата при руководстве

Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение «ролей» и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.

Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.

2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

0

В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, ее отраслевой принадлежности и особенностей управления, требований законодательства и иных факторов в организации могут создаваться структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, службы, управления и т.д.), так и быть обособленными подразделениями. К последним относятся в том числе филиалы и представительства.

А нужно ли разрабатывать положения о структурных подразделениях и как их составлять, расскажем в нашей консультации.

Обязательно ли Положение о структурных подразделениях организации?

Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.

Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал – это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, – создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.

Положение о структурном подразделении – образец

Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:

• общие положения;
• основные задачи и функции структурного подразделения;
• права и ответственность структурного подразделения;
• взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.

Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:

• общие положения;
• правовой статус филиала;
• имущество филиала;
• финансово-хозяйственная деятельность филиала;
• управление филиалом;
• контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала;
• бухгалтерский учет и отчетность;
• трудовые отношения в филиале;
• прекращение деятельности филиала.

Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.

Приведем для Положения о структурном подразделении организации образец его заполнения в случае с отделом бухгалтерии.

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Войти на сайт

Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

Пробный доступ

Скачать

Важно помнить, что при приеме на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, указание в трудовом договоре с работником о таком подразделении и месте его нахождения является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Хотя на практике в трудовом договоре с работником указывается и внутреннее структурное подразделение, куда он был принят (например, менеджер в отделе продаж). Соответствующая отметка о подразделении делается и в трудовой книжке.

С Положением о структурном подразделении, в котором трудится работник, он должен быть ознакомлен под роспись при принятии на работу в такое структурное подразделение (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Положение о структурном подразделении фирмы регламентирует деятельность конкретного подразделения фирмы. Этот документ определяет:

• порядок образования подразделения;
• правовое положение подразделения в структуре фирмы;
• структуру подразделения;
• задачи, функции, права и ответственность подразделения;
• порядок взаимодействия с другими структурными единицами фирмы.

Основной документ, которым следует руководствоваться при оформлении Положения, – это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Требования к оформлению

Требования к оформлению совпадают с обычными правилами оформления организационно-распорядительных документов.

В заголовочной части Положение должно содержать те же реквизиты, которые размещают на бланках внутренних документов фирмы, – наименование фирмы, наименование документа, дату и место его подготовки.

Разработка Положения о структурном подразделении может быть поручена его руководителю или отделу организации и оплаты труда. Если такого подразделения на фирме нет, разработкой документа занимается кадровая служба. Утверждает Положение руководитель фирмы.

Требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законом не установлены. Поэтому каждая фирма самостоятельно решает, какие организационные вопросы должны быть урегулированы этими документами.

Обычно Положение согласовывают с руководителем фирмы и его заместителем, а также с руководителями службы персонала и юридического отдела. Иногда текст документа согласовывают с руководителями тех подразделений, с которыми будет взаимодействовать данная структурная единица.

Основные реквизиты Положения о структурном подразделении — это:

• наименование предприятия;
• наименование документа;
• регистрационный номер;
• гриф утверждения;
• текст;
• отметки о согласовании.

Структура Положения

В структуру Положения могут быть включены следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимодействие.

7. Ответственность.

Положение также может иметь разделы, которые посвящены условиям работы подразделения, вопросам контроля и проверки деятельности подразделения, оценке качества деятельности подразделения.

Каждый раздел имеет свои подразделы. Например, раздел «Цели и задачи подразделения» обычно делят на два подраздела: «Цели» и «Задачи».

Рассмотрим подробнее каждый раздел Положения.

В разделе «Общие положения» обычно отражают название подразделения и общие вопросы, касающиеся его места в общей структуре предприятия, порядок создания и ликвидации подразделения, его подчиненность. Здесь же перечисляют основные документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе.

В этом разделе должно быть сказано, что собой представляет подразделение: самостоятельную единицу или оно входит в состав более крупного подразделения. Если по названию нельзя определить вид подразделения (архив, бухгалтерия, канцелярия), желательно указать, на каких правах оно создано (например, отдела, департамента и т. п.).

Основанием для создания подразделения обычно служит приказ руководителя фирмы или решение учредителей. Соответственно, реквизиты этого документа должны быть указаны в Положении.

В Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть порядок его слияния с другими подразделениями или преобразования его в другой вид службы, а также определить, кто имеет право принять решение о ликвидации подразделения. Если установлены особые правила ликвидации, необходимо подробно описать процедуру.

Второй раздел посвящен целям и задачам подразделения. Например, основная цель деятельности отдела кадров может быть сформулирована так: «целью деятельности отдела кадров являются формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников предприятия», а деятельности канцелярии так: «основной целью деятельности канцелярии является ведение документооборота на предприятии». Если подразделение создано для достижения нескольких целей, все они должны быть перечислены в Положении.

Задачи определяются целью создания подразделения. К примеру, перед отделом кадров могут быть поставлены такие задачи:

• подбор, расстановка и воспитание кадров;
• изучение деловых и моральных качеств работников;
• учет кадров;
• обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия;
• контроль за состоянием трудовой дисциплины на предприятии.

Задачи подразделения можно определить, используя Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Например, чтобы поставить задачи перед отделом главного энергетика, нужно обратиться к квалификационным характеристикам главного энергетика. В справочнике указано, что главный энергетик «организует технически правильную эксплуатацию и своевременный ремонт энергетического и природоохранного оборудования и энергосистем, бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии, контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии, последовательное соблюдение режима экономии». Следовательно, в подразделе «Задачи подразделения» можно записать:

• технически правильная эксплуатация и ремонт оборудования и энергосистем предприятия;
• бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии;
• контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии;
• последовательное соблюдение режима экономии.

В состав подразделения могут входить и другие структурные единицы, которые отвечают за отдельные направления деятельности. В этом случае задачи следует структурировать по отдельным направлениям деятельности, чтобы их легко можно было закрепить за этими единицами.

Раздел «Функции подразделения» основывается на предыдущем разделе. Он должен содержать полную характеристику деятельности подразделения. Формулировка функций должна отвечать на вопрос «Как решить поставленные перед подразделением задачи?».

Если в подразделении есть отдельные структурные единицы, целесообразно четко разграничить их функции. В этом случае в деятельности подразделения не будет путаницы.

Создавая этот раздел Положения, соблюдайте правила:

• формулируйте функции так, чтобы выделить конкретное действие, в ходе выполнения которого может быть решена поставленная перед подразделением задача;
• излагайте функции максимально полно;
• сначала перечислите основные функции, затем второстепенные;
• функции одного подразделения не должны дублировать функции другого;
• формулировать функции нужно так, чтобы по ним можно было оценить деятельность подразделения;
• функции не должны выходить за пределы задач подразделения.

Кстати, подробное изложение функций поможет быстро составить должностные инструкции на работников подразделения.

Следующий раздел — «Права и обязанности».

Права предоставлены подразделению для того, чтобы оно могло выполнять свои функции. Поэтому каждое право должно быть взаимосвязано с какой-либо функцией подразделения.

Право нужно формулировать так, чтобы было понятно, что им можно воспользоваться. Например: «право запрашивать и получать от структурных подразделений необходимые документы и информацию».

Если сотруднику подразделения необходима санкция руководителя, чтобы воспользоваться правом, указанным в Положении, порядок ее получения необходимо описать в том же документе.

Разрабатывая этот раздел, нельзя путать понятия «право» и «полномочия». В первом случае сотрудник подразделения может воспользоваться правом и совершить определенное действие или же отказаться от него независимо от обстоятельств. Во втором — сотрудник имеет право и обязан совершить действие при определенных условиях. Например, использовать предоставленные подразделению информационные и материальные ресурсы сотрудник вправе в любое время и по своему усмотрению. А представлять интересы фирмы и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами или другими фирмами он имеет право и будет обязан это сделать, если возникнет такая необходимость.

Обязанности — это официальные действия, возложенные на подразделение, которые оно должно выполнять. Например:

• сохранять конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах сотрудников предприятия и других документах кадровой службы;
• выполнять указания и поручения руководителя предприятия.

Права и обязанности руководителя подразделения можно выделить в самостоятельный подраздел.

Раздел «Руководство» должен содержать сведения о том:

• кто руководит подразделением (наименование должности, требования к профессиональной подготовке, квалификации и стажу работы);
• каков порядок назначения на должность руководителя подразделения;
• кто и в каком порядке замещает руководителя подразделения в его отсутствие;
• какие обязанности возложены на руководителя подразделения;
• какую ответственность несет руководитель за свою работу.

Чтобы раздел было легче читать и понимать, целесообразно разбить его на подразделы. Например: перечисление обязанностей руководителя дать в разделе «На руководителя службы возлагается», а перечисление его прав — в разделе «Руководитель службы имеет право» и т. д.

В подраздел обязанностей руководителя обычно включают обязанности:

• по координации деятельности подразделения;
• по планированию работы подразделения;
• по контролю над работой сотрудников, ее распределению;
• по совершенствованию организационной структуры подразделения и т. п.

Имейте в виду: права и обязанности руководителя подразделения должны касаться только руководства подразделения. Если руководитель фирмы хочет возложить на руководителя структурного подразделения другие права и обязанности, их нужно перечислить в должностной инструкции работника.

В разделе «Взаимодействие» нужно описать, каким образом должно взаимодействовать подразделение с другими структурными единицами фирмы, решая свои задачи.

Взаимодействие может выражаться в действиях:

• совместных (например, разработка общего локального нормативного акта);
• согласованных (например, поочередное или одновременное выполнение действий в общем производственном процессе);
• встречных (например, хозяйственная служба предоставляет кадровой службе канцелярские принадлежности, а кадровая предоставляет хозяйственной отчет об их использовании);
• односторонних (например, все подразделения отчитываются перед финансовым отделом о расходовании предоставленных им средств, а финансовый отдел никаких встречных действий не совершает).

В Положении о структурном подразделении закрепляют только постоянно возникающие и повторяющиеся виды взаимодействий. Если в процессе работы возникла необходимость временного взаимодействия, например, по новому проекту, его следует описать в приказе руководителя фирмы.

При разработке этого раздела необходимо соблюдать ряд правил:

• описывать нужно только устойчивые, постоянно повторяющиеся взаимодействия и связи;
• если в Положении одного структурного подразделения описаны взаимодействия с другим подразделением, в Положении последнего это взаимодействие тоже должно быть закреплено;
• нужно описывать взаимодействие не между отдельными работниками, а между подразделениями.

Раздел «Ответственность» может быть включен в раздел «Руководство» или же выделен в самостоятельный. В нем указывают, какую персональную ответственность несет руководитель подразделения за выполнение поставленных перед ним задач.

Кроме ответственности руководителя подразделения целесообразно указать ответственность его рядовых сотрудников.

Мы рассмотрели основные разделы Положения о структурном подразделении. Однако в него могут быть включены и другие, более мелкие, разделы. Например:

• условия работы подразделения;
• оценка деятельности подразделения;
• контроль и проверка деятельности;
• имущество подразделения;
• делопроизводство и отчетность.

Работники структурного подразделения должны быть ознакомлены под роспись с содержанием Положения. Подписи об ознакомлении проставляют в специальной таблице на последнем листе документа или в отдельном листе ознакомления.

Образец Положения

Вот как может выглядеть Положение о структурном подразделении:

Чтобы внести в Положение о структурном подразделении изменения или дополнения, руководитель фирмы должен издать приказ. Необходимость в изменениях или дополнениях может быть вызвана перераспределением функций структурных подразделений, изменениями в законодательстве и другими факторами.

Закон не установил строгой формы приказа, оформляющего такие изменения или дополнения. Он состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают факты (причины), которые привели к изменению или дополнению документа. В распорядительной перечисляют сами изменения или дополнения, которые должны быть внесены в Положение.

Если изменений или дополнений много, целесообразнее перечислить их в отдельном приложении к приказу. А в самом приказе достаточно ограничиться ссылкой на это приложение.