Вы уже долго занимаете одну и ту же должность и готовы взять на себя дополнительную ответственность. Но как получить повышение и убедить руководство, что вы его заслуживаете? В нашей статье мы обсудим 8 способов показать свою готовность к продвижению по карьерной лестнице.
-
Приходите на помощь
Когда возникает проблема, сразу же приходите на помощь с решением, а не ждите, пока ваш руководитель сам исправит проблему. Ключ к продвижению по службе — показать, что вы умеете решать проблемы и что ваш начальник может на вас положиться. Невозможно получить повышение, оставаясь в стороне от проблем компании.
-
Покажите, что готовы к новым обязанностям
Вам необходимо доказать, что вы легко справляетесь со своей текущей рабочей нагрузкой даже если возьмете на себя дополнительные обязанности. Не нужно быть гением, чтобы понимать, что вам нужно будет много работать, чтобы получить повышение, но вы также должны уметь управлять своим временем. Эффективная работа означает, что вы умеете расставлять приоритеты, какие задачи наиболее важны для вас и вашей компании, вместо того, чтобы слепо работать над задачами, которые вам дают сверху.
-
Предугадывайте возможные задачи и проблемы высшего руководства
У каждого есть начальник, тот, на кого нужно произвести впечатление, включая вашего собственного начальника – ведь и у него есть более высоко стоящий руководитель. Чтобы быстро расти, вам необходимо научиться предугадывать задачи и проблемы, которые возникают не у вас или вашего непосредственного босса, а у босса вашего босса – в высшем менеджменте. Таким образом, вы облегчите жизнь высшему руководству, и докажете, что способны нести большую ответственность. Это уже совершенно иной уровень, и, если вы на это окажетесь способны, то повышение не заставит себя ждать.
-
Будьте ориентированы на бизнес
Хороший руководитель на любом уровне своей позиции понимает компанию в целом и думает не только о своей роли. Согласуйте свои повседневные задачи с миссией и целями компании. Знайте, что делают ваши конкуренты, и постарайтесь узнать о сферах деятельности компании, которых вы не понимаете, например финансы — спрашивайте людей, чем они занимаются. Чем больше вы понимаете, как все различные части работают вместе, тем лучше вы будете принимать решения, которые помогут компании достичь своих целей.
-
Предлагайте решения, которые превосходят ожидания
Безошибочный способ получить повышение — превзойти ожидания руководителя. Поговорите со своим руководителем и определите задачи, над которыми нужно работать, а затем постарайтесь выполнить их более, чем на 100%. Покажите, что у вас не только есть идеи о том, как продвигать компанию вперед, но вы умеете выполнять проекты от начала до конца и поддерживать связь с другими отделами.
-
Будьте надежным и заслуживающими доверия человеком
Компании ценят надежных сотрудников, имеющих репутацию человека, который умеет выполнять данные ему задачи, быть лояльным и, при необходимости, держать язык за зубами. Постарайтесь быть для вашего высшего менеджмента тем человеком, на которого они могут положиться в любой ситуации.
-
Найдите наставника
Хорошо подобранный наставник поможет открыть двери и направит вас по правильному пути к вашему продвижению по службе. Эксперт может показать вам, в чем вы ошибаетесь, или подтолкнуть вас к тому, что вам нужно улучшить. Он расскажет, как максимально использовать доступные возможности, и покажут, как стать лучшей версией себя.
-
Проверьте себя с помощью тестов для руководителей
На 2021 год 100% крупных компаний в России и мире используют ситуационные и личностные тесты и опросники, чтобы оценить готовность перспективных сотрудников получить повышение. Опытные люди из числа таких сотрудников заранее готовятся к таким тестам. А неопытные самоуверенно считают, что легко пройдут тесты без подготовки.
Наше мнение такое: ситуационные тесты и личностные и мотивационные опросники могут быть действительно сложными, и стать барьером на пути к росту в карьере. Но только для тех кандидатов, кто не видел такие тесты ранее, и не знает, как их решать.
В этом плане очень показателен опыт участников конкурса «Лидеры России». Финалистами и победителями первого сезона конкурса в 2017 году стали, в основном, представители таких компаний как Газпромнефть, Росатом, Сибур, Газпром и других компаний крупного бизнеса. Представителей мелкого, среднего бизнеса и людей из других сфер управления были всего около 20%. Почему? Разве только в крупных компаниях есть достойные руководители? А причина в том, что в крупных компаниях широко используются практически те же тесты и кейсы, что и тесты Лидеры России. Представители крупного бизнеса, особенно Газпромнефть, Росатом, Сибур, Газпром – компаний, где развитию сотрудников уделяется огромное значение – были идеально подготовлены, и были на голову выше тех участников, которым тесты на управленческий потенциал, опросники и иные тесты для руководителей были не знакомы.
Кроме того, если вы решите участвовать в конкурсе Лидеры России, то победа или участие в финале этого конкурса может дать вашей карьере ускорение, которое вы больше не получите нигде.
Узнайте, что представляют собой тесты Лидеры России и очные мероприятия, и как к ним подготовиться в наших статьях:
Как подготовиться к конкурсу Лидеры России 2021
Тесты на управленческий потенциал конкурса «Лидеры России»
Итак, вы хотите получить повышение. Правильное решение! Покажите свой энтузиазм руководству, и следуйте тем рекомендациям, которые мы для вас собрали. А что касается тестов для руководителей, то на HRLider вы найдете крупнейшую русскоязычную базу таких тестов. Мы верим в вас и желаем удачи!
Наши тесты помогут вам, если вы соискатель и готовитесь к тестированию, и, если вы представитель работодателя и вам нужно провести тестирование кандидатов. Начните с бесплатного демо-доступа по кнопке Попробовать бесплатно ниже или свяжитесь с нами при любых вопросах.
Попробовать бесплатно
Начать подготовку
Если вы представитель работодателя, то с нами вы сможете провести оценку компетенций и интеллектуальных способностей кандидатов. Платформа тестирования персонала EMPLOYER.HRLIDER создана, чтобы помочь вам проводить эффективную и быструю оценку персонала и кандидатов на работу в вашу компанию. Наши преимущества – простота использования, доступность (средняя стоимость одного тестирования – 80 рублей) и надежность результатов. Позвоните нам для консультации 8800-250-2406 или начните работу на EMPLOYER.HRLIDER прямо сейчас!
О других тестах от различных тестовых компаний вы сможете узнать в наших статьях:
Тесты Talent Q: особенности, виды, примеры, прохождение
Психометрические SHL тесты
Особенности тестов SHL, Talent Q, Saville, KENEXA
Мотивационный опросник MQ: его цели и критерии оценки
Тесты на оценку лидерского потенциала Korn Ferry (KFLPA)
Все о вербальных тестах
Психологические тесты для руководителей
Тесты и ассесменты для менеджеров по продажам
Ключевые компетенции, которые оценивают работодатели при приеме на работу
Тесты на эмоциональный интеллект — что это, примеры, рекомендации по решению
Ситуационные тесты на оценку компетенции «командная работа»
Ситуационные тесты на сильные стороны
Компетенция «навыки принятия решений»: как ее оценивают работодатели и как ее продемонстрировать
Ответственность как компетенция работника: как ее оценивают работодатели и как ее продемонстрировать
Рабочие компетенции: определение, типы и примеры оценки
Самоорганизация как компетенция для оценки при приеме на работу
Психологические тесты при приеме на работу и качества, которые они проверяют
Ситуационный тест — индикатор ваших навыков оперативного мышления
Как пройти психологический тест при устройстве на работу
ваше руководство — перевод на английский
Покажите нам свою волю, я молю вас, потому что мы смертные, и нам необходимо ваше руководство!
Show us your will, I pray you, for we are merely mortal and need your guidance!
Никто не спорит, что в прошлом под вашим руководством мы достигли невероятного прогресса во многих областях науки.
Nobody disputes that in the past, under your guidance, we’ve made incredible progress in many fields of science.
Если эти условия будут выполнены, мы будем горды работать под вашим руководством над восстановлением нашего общества.
If these terms are met, we will then be proud to work under your guidance on the rebuilding of our society.
Мы полагаемся на ваше руководство, и на понимание Советом собственных интересов чтобы быть уверенными в том, что этот мир оставят в покое, пока не придет время.
We’ll rely upon your guidance and the Council’s enlightened self-interest to make sure this world is left alone, until the time is right.
Он просит вашего руководства.
He asks for your guidance.
Показать ещё примеры для «your guidance»…
Благодаря вашему руководству, Германия станет родиной.
Thanks to your leadership, Germany will be attainable as the homeland.
Новый порядок под вашим руководством.
A new order under your leadership.
Они серьезные люди и по своей природе подозрительно относятся к вашему руководству.
They’re naturally suspicious of your leadership.
— Под вашим руководством?
— Under your leadership.
Четыреста членов ФАТХ недавно ушли в отставку в знак протеста против предполагаемых финансовых злоупотреблений и коррупции среди вашего руководства.
Four hundred Fatah members resigned in protest over alleged financial abuses and corruption among your leadership.
Показать ещё примеры для «your leadership»…
Ваше руководство заявило, что провал этой миссии будет не меньшей катастрофой для планов Федерации, чем для наших планет.
Your superiors made the statement that failure of this mission would be as catastrophic for Federation planning as it would be for our two planets.
Сожалею, что вы не рассчитываете на теплый прием, но я не собираюсь противодействовать вашему руководству.
I’m sorry you’re not expecting a warm welcome, but I’m not going to antagonize your superiors.
Меня назначило ваше руководство
I was appointed by your superiors.
Вы понимаете, что мне нужно будет дать вам оценку для вашего руководства по окончании наших сеансов?
You do realise I have to make an assessment of you for your superiors at the end of our sessions?
Я приказываю вам остаться под присмотром в Крепости на эту ночь, агент Баркер, пока мы не поговорим с вашим руководством и не обсудим наши дальнейшие действия.
I’m ordering you to stay locked down in Castle tonight, Agent Barker, until we speak to your superiors and figure out our next move.
Показать ещё примеры для «your superiors»…
Отправить комментарий
На чтение 10 мин Просмотров 1.1к. Опубликовано 30.10.2021
Здесь мы рассмотрим правильную структуру, которую можно использовать при создании практического руководства, и как написать подробное руководство. Мы также рассмотрим несколько хороших примеров практических руководств для вдохновения.
Зачем писать практические руководства?
Практические руководства — это ценная возможность привлечь новую аудиторию с помощью полезного высококачественного контента. Как для B2B, так и для B2C, практические руководства часто необходимы для здоровой стратегии лидогенерации.
Например, посчитайте, сколько людей каждый день ищут в Google «Как [любое слово]»:
Эти поисковые запросы демонстрируют одну из основных причин, по которой люди обращаются к Интернету: чтобы узнать, как что-то сделать.
Если ваш бизнес сможет достучаться до этих потребителей информативными и релевантными ответами на их вопросы, эти пользователи начнут рассматривать ваш бренд как авторитет в данной теме. В будущем те же читатели, которых вы впервые привлекли с помощью практического руководства, могут стать клиентами и лояльными защитниками бренда, которые распространят информацию о ваших продуктах или услугах.
Достаточно сказать: практические руководства стоит добавить в ваш арсенал контента.
Как сделать практическое руководство
Проведите исследование, чтобы убедиться, что ваше руководство является наиболее полным по теме.
В зависимости от темы вы хотите написать что-то, что ориентировано на конкретную аудиторию, на которую вы нацелены. Например, если вы пишете практическое руководство, ориентированное на механику, есть определенные термины и описания, от которых вы можете отказаться, поскольку вы предполагаете, что механик уже хорошо разбирается в этом. Однако, если вы ориентируетесь на среднего владельца автомобиля, ваш контент должен быть без жаргона и достаточно описательным, чтобы находить отклик у этой аудитории.
Таким образом, важно, чтобы ваш первый шаг в создании практического руководства состоял в том, чтобы ваш контент был всеобъемлющим. Вот как это сделать:
- Проведите исследование ключевых слов, чтобы узнать, что люди хотят узнать.
- Используйте Ahrefs, SEMrush или любой другой инструмент SEO для определения похожих ключевых слов и запросов. Это может помочь вам создать всестороннюю статью, которая ответит на все вопросы ваших читателей и поможет вам получить рейтинг в Google.
- Посмотрите на своих конкурентов, чтобы увидеть, как они пишут свои руководства.
Даже если вы очень хорошо знаете тему, исследование — это не тот шаг, который вам следует пропускать. Полагайтесь на свое исследование, чтобы убедиться, что вы включаете всю необходимую информацию.
Понять проблемы и проблемы вашей целевой аудитории.
На этом этапе используйте форумы, онлайн-сообщества или другие данные, чтобы выявить проблемы, которые могут возникнуть у вашей целевой аудитории. Эта информация поможет вам определить контент для включения в ваше руководство.
Например, если вы пишете «Как создать стратегию контент-маркетинга», вы можете выполнить следующие действия:
- Начните с ответов на вопрос «Что такое контент-маркетинг?» На Яндекс.Кью, например. Эти пользовательские ответы могут помочь вам определить общие темы, заблуждения или путаницу в контент-маркетинге.
- Обратитесь к своей исследовательской маркетинговой группе, чтобы определить общие болевые точки или вопросы, которые они видели в опросах или фокус-группах относительно «контент-маркетинга». Например, вы можете обнаружить, что большая часть вашей аудитории считает контент-маркетинг для них приоритетом, но они не знают, как это сделать в рамках бюджета.
- Проведение подобного качественного исследования предоставит вам информацию, необходимую для того, чтобы в вашем практическом руководстве были рассмотрены все актуальные проблемы по данной теме.
Структурируйте свои шаги в правильном порядке для вашего читателя и, когда возможно, используйте скриншоты.
Ваши читатели откажутся от чтения вашей страницы, если им будет слишком сложно быстро найти ответ на свой вопрос. Помня об этом, покажите его как можно быстрее и в правильном порядке.
Многие читатели будут использовать ваше практическое руководство как список инструкций. Например, если вы пишете «Как сделать снимок экрана на Mac», вы захотите записать каждое конкретное действие, необходимое для создания снимка экрана. По возможности используйте визуальные эффекты, такие как GIF, изображения, снимки экрана и видео, чтобы дополнить свои инструкции.
Для менее тактических, более неоднозначных тем используйте маркированные списки и примеры для облегчения чтения и понимания.
Расскажите читателю, почему это важно.
Последний шаг в написании практического руководства — спросить себя: «Почему мои читатели нуждаются в этом или хотят знать это?» Понимание высокоуровневой цели темы может побудить вас писать сочувственно. Кроме того, это поможет вам создавать контент, который точно соответствует ожиданиям и потребностям вашего читателя.
Как написать практическое руководство
Когда вы будете готовы приступить к написанию своего практического руководства, вы можете задаться вопросом, должен ли ваш тон или стиль письма отличаться от постов других типов.
Когда люди ищут «Как…», они часто спешат найти нужную информацию, а это значит, что очень важно, чтобы вы писали короткие, лаконичные предложения, чтобы быстро дать ответ. Кроме того, практические руководства должны предлагать тактические практические советы по теме, чтобы читатели могли немедленно приступить к выполнению шагов.
Существует огромная разница между читателями, которые ищут «Что такое запрос предложения?», И теми, кто ищет «Как написать запрос предложения?».
В то время как первая группа ищет определение и, возможно, пример или два, вторая группа, вероятно, уже имеет хорошее представление об этом и должна создать один как можно скорее.
При написании практического руководства следует помнить о некоторых методах:
- При написании шагов используйте глаголы. Скажите: «Напишите историю компании», а не «Ваш запрос содержимого должен начинаться с краткого описания вашей компании».
- Используйте нумерованные списки, заголовки и маркеры, чтобы разбить текст и упростить просмотр содержимого.
- Используйте и снимки экрана, и письменный текст для читателей, которые не могут загрузить изображение на свой экран или не понимают, что вы пытаетесь им сказать по самому изображению.
- Делайте ссылки на другие соответствующие сообщения в блогах , основные страницы или электронные книги, чтобы читатели могли найти дополнительную информацию по определенным темам, упомянутым в вашем практическом руководстве.
- Приведите примеры, чтобы показать вашим читателям, что вы имеете в виду.
- Пишите с сочувствием, признавая, что это может расстраивать при изучении или совершенствовании нового навыка.
Практические руководства часто привлекают широкий круг читателей, каждый с разным уровнем знаний.
Например, «Как создать канал на YouTube», вероятно, привлекает новичков на YouTube, которые просто заинтересованы в создании канала для просмотра и комментирования сообщений друзей. Однако это, вероятно, также привлекает профессиональных маркетологов, которым необходимо создать канал для своего бизнеса, чтобы привлекать и конвертировать потенциальных клиентов.
С такой разнообразной аудиторией критически важно, чтобы вы писали четко, но не снисходительно, чтобы обеспечить удержание читателей независимо от уровня навыков или опыта.
Есть ли разница в том, как вы пишете руководство пользователя и практическое руководство?
Учебники и руководства часто используются как взаимозаменяемые для определения содержимого, объясняющего, как выполнить конкретную задачу. Хотя некоторые утверждают, что один из них более описательный, чем другой, вы обнаружите, что он варьируется от одного бренда к другому.
Возможно, наиболее заметное различие между практическим руководством и руководством пользователя. Практическое руководство, как правило, представляет собой часть контента в верхней части воронки, предназначенную для привлечения пользователей и генерации потенциальных клиентов.
Руководство пользователя обычно создается для тех, кто уже приобрел продукт или услугу и нуждается в пошаговых инструкциях по их использованию.
В то время как один подпадает под маркетинговые материалы, другой больше относится к продукту.
Примеры практического руководства
- Практическое руководство по рецептам.
На сайте Гастроном аккуратно структурированы рецепты, поэтому читатели могут быстро определить: сколько времени займет приготовление, ингредиенты, которые им понадобятся, количество порций и т.д. Если читатель уже знает ингредиенты, он может щелкнуть «Инструкции», чтобы сразу начать. В качестве альтернативы, скажем, читатель предпочитает просматривать инструкции, а не читать, он может щелкнуть «Посмотреть видео с практическими рекомендациями». Это предлагает хороший выбор для посетителей, которые по-разному потребляют контент.
Вывод: когда вы структурируете свое собственное руководство, подумайте, как вы можете его лучше организовать, чтобы читатели могли сразу перейти к тому, что им нужно. Кроме того, учитывайте среду, которую предпочтет ваша целевая аудитория.
- Практическое руководство для B2B.В статье Atlassian «Как написать идеальный 90-дневный план» приведены важные контекстные детали для 90-дневного плана, в том числе «Что такое 90-дневный план?» и «Что должно быть включено в 90-дневный план?» Публикация хорошо проработана и написана с сочувствием.Лучше всего то, что в руководстве есть загружаемый PDF-файл с 90-дневным планом, так что читатели могут сразу загрузить и использовать план Atlassian со своей командой.
Вывод: подумайте, какие электронные книги, PDF-файлы, диаграммы, дизайны Canva или Google Таблицы вы можете создать самостоятельно и предложить читателям для загрузки. Читатели оценят возможность немедленно применить то, что они узнали.
- Практическое руководство для B2C.Руководство «Как стать фрилансером» от FlexJobs отлично справляется с предоставлением соответствующих ссылок и данных для создания всестороннего обзора того, что такое фриланс. Кроме того, в сообщении используются глаголы действия, чтобы вдохновить читателя.В разделе «Как начать внештатный бизнес». вы увидите такие советы, как «Делайте домашнее задание», «Создайте бренд» и «Планируйте заранее». Язык, использованный в этом посте, во многом побуждает читателей немедленно приступить к работе.
Вывод: используйте глаголы действия и лаконичный язык, чтобы заинтересовать читателя. Когда возможно, начинайте с глагола вместо существительного при перечислении шагов.
- Практическое руководство по продукту.Статья How-To Geek под названием «Как найти данные в Google Таблицах с помощью ВПР» не обязательно является самой интересной темой. Тем не менее, бренд эффективно поддерживает интерес к контенту с помощью чутких заявлений вроде: «ВПР может показаться запутанным, но это довольно просто, если вы поймете, как это работает».Кроме того, How-To Geek включает полезные оригинальные изображения, демонстрирующие каждый совет, который они описывают. Эти изображения не обязательно должны быть ультрасовременными визуальными эффектами, созданными профессиональной командой дизайнеров — как показывает этот пост, несколько простых снимков экрана имеют большое значение для того, чтобы помочь читателям понять сложную тему.
Вывод: по возможности создавайте собственные визуальные эффекты / снимки экрана, чтобы читатели могли пройти через каждую пошаговую инструкцию.
- Практическое руководство по образу жизни.Еще один пример — пост на Medium под названием «11 способов быстро избавиться от стресса в вашей жизни». Ожидается, что в ней будет нескольких простых и быстрых советов, как избавиться от стресса. Но первый раздел поста — «Влияние стресса на вашу жизнь». В этом случае важно, чтобы читатели понимали, почему, а не как .
Вывод: поиграйте со структурой. Подумайте, что ваши читатели должны знать, чтобы остальная часть сообщения имела для них значение. Например, вы можете начать с раздела «Что такое …?» и «Почему … имеет значение» перед тем, как погрузиться в «Как делать …». Таким образом, ваши читатели будут полностью заинтересованы в том, чтобы узнать, как эти советы могут улучшить их жизнь в небольшом (или большом) смысле.
Шаблон для написания практического руководства можно получить как гуглдок здесь. Чтобы сохранить к себе, нажмите Файл -> Создать копию. Там же шаблоны и других материалов для блога.
Статья является адаптированным переводом https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-guide.
Читайте также:
- Как написать отличную пошаговую инструкцию
- Создание контента: полное руководство для начинающих
- Анатомия самых популярных статей: успешный и невидимый контент
Photo by James McKinven on Unsplash.
Руководство по стилю не должно быть расплывчатым и неоднозначным. Пол Уайатт объяснит, как найти правильный баланс.
1. Избегайте помпезности
Нас, креативщиков, преследуют вечные кошмары о клиентах, отвергающих наш дизайн. Появляется тенденция защиты себя, нравоучения и болтливости, когда дело доходит до выхода в люди. Чрезмерно пафосное, необыкновенное и кричащее руководство стиля подавит его творческое применение.
2. Позвольте немного слабости
Большинство руководств по стилю созданы будто для контроля фриков. Так не должно быть. Руководство должно подаваться как гид для агентств, фрилансеров или лицензированных компаний, работающих с брендом, который вы помогаете создавать. Они должны позволить бренду развиваться в то время, пока вы устанавливаете общую структуру.
3. Оно не должно быть идеальным
Очевидно, что мы бы тратили огромное количество времени и энергии на создание идеального руководства по дизайну для каждого отдельного проекта. Но в реальном мире это не всегда возможно. Если ваши руки связаны тугим дедлайном, тогда убедитесь в том, что вы включили самую подходящую и полезную информацию о бренде или куске работы, которую вы проделали, и уложитесь в сроки.
4. Необходимые элементы
Начните с:
- обзор компании, для которой создан стиль
- обоснование для проведенной работы
- информация о логотипах; использование шрифтов; цветовая палитра; тон голоса
- гиды по фотографии
- обеспечение информацией
Если у вас достаточно времени, стоит добавить несколько примеров логотипов и использования типографики, а также ссылки на авторов шаблонов и полезные контакты для агентства или компании.
5. Дайте клиенту выбор
Назовите руководство, к примеру, Styleguide_lite_v0.1 и объясните клиенту, что это “упрощенное” (в оригинале) руководство по работе с брендом, которое подходит для повседневного творческого использования. Если они хотят дополнительную и более продуманную версию – это может быть классифицировано как отдельный проект … с отдельным бюджетом.
6. Ищите правильную подачу
Если вы создаете руководство по стилю, скажем, для мультфильма, тогда сделайте его веселым, красочным и чокнутым, таким же как серии мультфильма. Это покажет клиенту, что вы его понимаете, и эта подача мгновенно засядет в голове дизайнера, которому дали руководство.
7. Руководство не проповедует
Помните, что вы производите руководство по стилю, призванное построить общую систему элементов, которые будут работать вместе, укрепляя ценности бренда.
Не стоит писать руководство в школьном стиле. “Не делай это, не делай то” – это отличный способ уничтожить желание дизайнера нормально использовать руководство.
8. Думайте о нем, как о книге рецептов
Думайте о руководстве как о книге, полной брендовых рецептов и ингредиентов, которые хорошо работают вместе и успешно сочетают вкусы и ароматы. Вы должны давать пространство для экспериментов, но четко объяснять, когда может случиться ситуация, в которой чего-то слишком много или не хватает.
9. Концентрируйтесь на видимом
Посмотрите вокруг рабочего пространства и вы (надеюсь) увидите презентабельных и хорошо одетых коллег. Большинство из них вряд ли подбирали носки, колготки или нижнее белье. Но кому это важно? Вы вряд ли это увидите. Точно так же работает и руководство по стилю. Сконцентрируйтесь на важных и видимых вещах. Не нужно создавать палитру цветов, в которой будут включены под-палитры цветов и так далее. Они могут в будущем даже никогда не использоваться.
10. Чем меньше, тем лучше
Спросите себя, являет ли каждое правило, которое вы добавляете в руководство по стилю, необходимым. Слишком много информации может сбить с толку дизайнеров и связать им руки в креативной части. И много информации они вряд ли запомнят.
11. Будьте полезными и конкретными
Старайтесь давать полезные и практичные советы. Если вы используете, к примеру, определенный стиль перекрытия текста, тогда подумайте о добавлении инструкции, которая объясняет конкретно, как это сделать.
12. Думайте творчески
Ваше руководство – это выражение вашего творчества. Оно должно иметь свои собственные руководящие принципы и взаимодействовать с брендом просто и эффективно. Нет правила гласящего, что оно должно быть в PDF формате, вы можете сделать все в онлайне. Думайте креативно, но сильно не усложняйте. Пять кликов для скачивания лого раздражают. Упрощайте.
13. Работайте с копирайтером
Работайте с копирайтером для того, чтобы взаимодействовать с брендом. Это руководство по стилю скорее всего будет выслано другим агентствам, чтобы его применили в будущей работе.
Чтобы ваше руководство успешно применяли, важно эффективно общаться с брендом, понимать причины работы, для чего нужно руководство и какие цели бренда руководство исполнит.
14. Выберите правильный тон
Тон голоса – это что-то, о чем обычно забывают в руководствах по стилю. Обычно эта секция включает в себя инструкцию к копированию тона и подходящего стиля, и то, как послание будет взаимодействовать с аудиторией.
Если вы думаете о таких брендах как Virgin, их тон голоса немного неуважительный и идеально соответствует визуальным образам. Руководство по стилю должно включать такие детали, потому что это помогает взаимодействовать с аудиторией бренда.
15. Корректируйте вашу работу
Корректируйте ваше руководство перед тем, как вы его отправите. С опечатками и плохой грамматикой вы будете выглядеть ужасно глупо.
Если это возможно, попросите кого-то прочесть ваше руководство и отметить места, которые неясны или требуют объяснения.
16. Демонстрируйте элементы на странице
Не просто говорите, а делайте.
Лучший способ объяснить ваше творческое видение – это наглядная демонстрация. К примеру, если элемент должен быть расположен на сетке, тогда покажите это наглядно.
17. Усваивайте оформление и шаблоны
Ваше руководство должно включать оформление, о котором в нем упоминается. Создайте онлайн-хранилище для всех материалов и разбейте их на категории.
Один большой файл для скачивания не имеет никакой ценности. Создавайте категории относящиеся к руководству по стилю и добавляйте ссылки.
18. Создавайте наглядные примеры
Наглядные примеры могут объяснить, как руководство можно интерпретировать. Предоставьте отдельное скачивание для каждого из этих файлов.
19. Объясняйте ваш типографский выбор
“Шрифт, который имеет длинные и очень тонкие засечки становится неразборчивым на экране, когда используется на телевидении, поэтому большие блочные шрифты без засечек лучше.”
Объясняйте ваш выбор и аргументируйте.
Если шрифт вашего бренда сделанный под заказ, включайте его. Если он доступен в библиотеке шрифтов, предоставьте ссылку для скачивания. Не распространяйте шрифты, на которые у вас нет прав.
20. Рационализируйте ваши мысли
Вы должны рационализировать мысли о том, почему лого будет выглядеть плохо с падающей тенью или почему конкретный шрифт не должен использоваться в заголовке.
Никто не читает мысли, так что сопровождайте ваше руководство конкретными объяснениями. Излагайте ваши мысли просто и ясно.
21. Постарайтесь предвидеть вопросы
В конце руководства оставьте свои контакты, чтобы клиент смог с вами связаться в случае возникновения вопросов. Вам вряд ли напишут, если вы подробно объясните все пункты.
Также создавайте FAQ и подумайте о 20 вопросах, которые скорее всего могут задать.
22. Создавайте ощущение путешествия
Представьте, что человек, читающий ваше руководство, ничего не знает о бренде, с которым будет работать. Расскажите о миссии бренда, о том, что бренд из себя представляет, как элементы будут работать между собой. Обучайте читателя и давайте полезную информацию. Пускай он путешествует, читая ваше руководство.
23. Обеспечивайте гибкость
Покажите клиенту, как вы относитесь к тому, что в будущем возможно понадобится корректировка вашей работы, и что вы на это готовы.
24. Оставьте место для усовершенствования
Для того, чтобы выжить при сегодняшней конкуренции, мы должны постоянно адаптироваться и изменяться. Бренды постоянно приспосабливаются к изменениям рынка и тенденций. Ваше руководство по стилю должно показать, что всегда есть место для усовершенствования и развития.
Не забывайте о демонстрации нескольких примеров. У клиента должен быть выбор и наглядное представление.
Автор: Paul Wyatt
Перевод: Say-Hi
Читайте также:
Тренды в веб-дизайне 2016: советы по использованию цвета
50 новых бесплатных инструментов для веб-дизайна
Почему в дизайне важно рассказать историю
Автор: Your Mentor. Дата публикации: 09 сентября 2019.
Правильное знакомство с новыми сотрудниками помогает плавно адаптироваться к новой рабочей среде. Это позволяет вам строить позитивные, дружеские отношения на работе с людьми, которые могут предложить вам помощь и содействие в течение ваших первых дней на новой работе.
Следуя нескольким ключевым стратегиям, вы можете быстро запомниться новому коллективу в первый день вашего пребывания на работе. В этом материале мы рассмотрим, как правильно представиться коллегам и произвести отличное первое впечатление на них и на ваше руководство.
Содержание статьи:
- 8 полезных советов, как представиться коллегам
- Что говорить, когда тебя представляют коллективу
- Пример приветственной речи нового сотрудника
- Образец приветственного письма коллегам от нового сотрудника
- Образец речи руководителя при знакомстве с коллективом
8 полезных советов, как представиться коллегам
Некоторые компании знакомят новых сотрудников во время инструктажа. После знакомства новичков с культурой и правилами компании, руководитель каждой команды берет своих новых сотрудников и знакомит со своим коллективом. Но есть и компании, где не проводится инструктаж, и новички вынуждены устанавливать знакомства самостоятельно.
Независимо от того, как ваша новая компания будет интегрировать вас в коллектив, поиск возможностей представить себя коллективу должным образом, создаст прочную основу для совместной и расслабленной работы в первые дни.
Представляем вам несколько советов, которые помогут вам представиться коллегам и быстро прижиться в новом коллективе.
1. Представление себя должно основываться на окружающей среде
Обратите внимание на обстановку в вашей новой компании и определите, должны ли вы представиться в случайной или официальной форме. Убедитесь, что ваш подход соответствует стилю и культуре организации. Независимо от того, является ли рабочая обстановка спокойной или официальной, вы должны представиться, начав с вашего имени и должности.
Пример: «Привет, меня зовут Александр. Я новый финансовый аналитик».
В более спокойной обстановке ваши коллеги могут ожидать, что вы дадите больше информации о своей карьере, интересах или увлечениях.
Пример: «Всем привет! Меня зовут Виктория. Я новый графический дизайнер. Я работала в компании «Monero» последние два года, прежде чем попала в вашу компанию. Вне работы мне нравится заниматься йогой и ходить в бассейн».
Кроме того, способ предоставления информации может зависеть от вашей роли в компании и от людей, к которым вы обращаетесь. Как новый руководитель, правильное представление себя новой команде может помочь вам завоевать уважение членов вашей команды и утвердить себя в качестве лидера. В некоторых случаях может оказаться уместным сделать более длительное вступление.
Пример: «Всем привет, меня зовут Ирина (Александровна) и я ваш новый руководитель отдела маркетинга. У меня 10-летний опыт в сфере рыночной аналитики. У меня получается не только удачно определять спрос на рынке, но и руководить проектами и командными встречами.
Тем не менее у меня не получится добиться отличных результатов в нашем отделе без вашей преданности и сотрудничества. Вместе мы сможем использовать наши таланты, чтобы добиться успеха на важных рынках для нашей компании. Для меня большая честь работать вместе с вами».
2. Воспользуйтесь преимуществом периода инструктажа в вашей компании
Инструктаж является одним из лучших возможностей, чтобы представиться новым коллегам. Если у вашего нового работодателя есть ознакомительная программа, то есть инструктаж, воспользуйтесь возможностью представить себя, как можно большему числу коллег. Наличие старшего сотрудника или самого руководителя позволит вам легче знакомиться с командой.
Начальник или коллега, который знакомит вас с обстановкой в компании, скорее всего, представит вас новому коллективу, поэтому вам, возможно, не придется обращаться к кому-либо самостоятельно. Как правило, они знакомят вас с членами вашей команды, коллегами из того же отдела и другими людьми, с которыми вы будете часто общаться. Всякий раз, когда вы встречаете нового сотрудника во время инструктажа, используйте ту же речь, которую вы подготовили, чтобы представить себя коллегам.
3. Попросите, чтобы вас представили коллегам
Члены вашей команды – это те люди, с кем вам следует познакомиться в первую очередь, потому что вам с ними придется работать. Если человек, проводящий инструктаж, не представляет вас вашим коллегам, проявите инициативу и попросите о возможности встретиться с вашей командой. Дайте понять, что вы хотите представиться всему коллективу.
Пример: «Сегодня утром мы уже встретили несколько человек из моей команды, но я хотел бы познакомиться со всеми людьми, с которыми буду тесно работать. У нас достаточно времени для этого?»
Если есть возможность, представьтесь коллегам один за другим. Это облегчит вам общение с ними и даст возможность попрактиковаться в представлении себя коллегам. Здесь лучше выразить свой восторг за возможность работать с командой.
Пример: «Я Виктор, новый проектный менеджер. Я рад с вами познакомиться и для меня большая честь работать в вашей команде».
4. Представьтесь другим командам
Представить себя не только своим коллегам, но и другому отделу, поможет создать позитивную атмосферу для более эффективной работы. Достаточно часто вы будете работать с другими командами в компании, поэтому вам следует постараться установить с ними хорошие отношения как можно раньше.
Узнайте, с кем вы будете часто общаться, и представьтесь им. Вы можете попросить своего руководителя или кого-то из отдела кадров официально представить вас всем командам, связанным с вашей ролью, или сделать это самостоятельно.
Пример: «Доброе утро, меня зовут Елена, я новый инженер в IT-отделе. Я с нетерпением жду совместной работы с вами в будущем».
5. Найдите больше возможностей, чтобы представиться
Поиск возможностей для знакомств позволяет вам завести больше знакомых и друзей в вашей компании. Даже если у вас не будет возможности познакомиться во время инструктажа, вы можете представиться своим коллегам многими другими способами.
Во время вашей первой встречи ваш менеджер может официально представить вас участникам. Если нет, тогда попросите начальника дать вам возможность представиться самому вначале командного собрания. Вы также можете случайно представиться окружающим вас людям до или после встречи.
Если вам выпала возможность представиться во время собрания, сначала определите, каким будет ваше приветствие. Если встреча проходит в официальном формате, тогда сделайте приветствие как можно короче, чтобы оно не мешало встрече.
Пример: «Привет, меня зовут Кристина. Я новый менеджер по работе с клиентами».
Вы можете рассказать своим коллегам больше о себе, если случайно представитесь до или после собрания. Также полезно задавать вопросы о встрече.
Пример: «Приятно познакомиться, меня зовут Алексей, новый агент по продажам. Можете ли мне уточнить, о чем будет вестись речь на встрече?»
6. Задавайте вопросы
Задавая вопросы коллегам после того, как представитесь, вы можете создать двустороннюю беседу и установить с ними связь, что может привести к позитивным отношениям в будущем.
Поскольку вы впервые разговариваете со своими новыми коллегами, обычно более уместно задавать вопросы, связанные с работой. Примерами могут служить их роли в компании, как долго они там работают и требуют ли ваши роли тесного сотрудничества друг с другом. Вы можете задать более конкретные вопросы после того, как представитесь.
Пример: «Приятно познакомиться Валентин. Будем ли мы в будущем работать вместе?»
7. Получите организационную структуру компании
Получение копии организационной структуры вашей новой компании поможет вам определить, с какими сотрудниками вы должны познакомиться в первую очередь. Многие компании имеют приветственную литературу, которая включает в себя организационную схему или схему рассадки. Если вы не получили ее, вы можете запросить копию у отдела кадров.
Изучив структуру или схему рассадки, вы можете легко определить своих коллег и выяснить, где какая команда разместилась в стенах офиса. Эта информация особенно полезна для интеграции в стены крупной компании. Узнайте, с какими коллегами вы будете взаимодействовать, и подойдите к ним, чтобы представиться.
Пример: «Привет, тебя зовут Елизавета? Я Наталия из маркетингового отдела, и мы можем в будущем сотрудничать в некоторых проектах».
8. Отправьте электронное письмо
Отправка электронных писем коллегам, которых вы встретили – отличный способ укрепить ваши отношения с ними. Особенно важно отправлять эти письма людям, с которыми вы будете тесно сотрудничать.
Ваши электронные письма должны быть краткими. Поблагодарите получателя за предоставление вам информации о компании и предложите вашу помощь, если она ему потребуется.
Пример: «Привет Алексей, я очень рад, что познакомился с тобой в мой первый день в офисе. Я хочу поблагодарить тебя за полезную информацию, которую ты предоставил. Если я могу тебе чем-то помочь, пожалуйста, дай мне знать. С уважением, Сергей».
Что говорить, когда тебя представляют коллективу
Еще немного советов по теме представления себя коллективу. Как бы глупо это ни звучало, вы просто должны быть собой. Не пытайтесь быть слишком смешным или чтобы все полюбили вас в первый день. Ключевая идея здесь заключается в том, чтобы проявить уверенность, компетентность и определенный шарм.
Навыки общения являются одной из наиболее ценных черт в деловом мире, поэтому стоит потратить некоторое время и силы, чтобы развить этот навык. Находясь на торговых площадках, собеседовании или в простой беседе, вы должны постоянно практиковать свои навыки общения. Именно такие люди, впоследствии, становятся лидерами и часто получают повышения в должности.
Основные правила в представлении себя коллективу:
- Не делайте свое вступление похожим на чтение вашего резюме, у вас есть всего пару минут, чтобы сказать, как вы рады быть здесь и что вы можете предложить коллегам и компании.
- Говорите доброжелательно и с уважением.
- Расскажите о ваших нескольких увлечениях, которые, по вашему мнению, могут быть полезны для компании. Это, может быть, что-то в этом духе: «Я очень хорош в организации рабочего пространства, и я убежден, что помогу некоторым из вас в изучении этого навыка» или «Я люблю обучать новых людей и помогать им быстро интегрироваться в рабочий процесс». Вот еще интересный вариант: «Я увлекаюсь велосипедами и автомобилями, поэтому если кто-то планирует купить автомобиль, посоветуйтесь со мной прежде, чем вкладывать деньги в покупку».
- Не говорите плохо о вашей предыдущей компании и начальнике.
- Потренируйтесь со своей презентацией 5-10 раз прежде, как будете выступать перед коллегами.
Пример приветственной речи нового сотрудника
Образец №1
Всем привет! Меня зовут Марина, я помощник менеджера по маркетингу из рекламного центра «Маркетолог» в Одессе. Мне очень приятно оказаться здесь. Этот переезд дался нам нелегко, так как необходимо было согласовать множество деталей. Я всегда мечтала о возможности поработать в ведущем отделении нашей компании с настоящими профессионалами своего дела!
Работа с людьми всегда была моей страстью. Еще в детстве я мечтала работать в командах, которые с энтузиазмом трудятся на благо общего дела. Спустя годы я стою перед вами волнуясь, но полна энергии и амбиций, чтобы преодолеть все препятствия. Я с нетерпением жду совместной работы с каждым из вас.
Образец №2
Всем привет, Меня зовут Валерий, я системный аналитик из IT-отдела. Я работаю системным аналитиком уже шесть лет. Я начинал как техник, а затем постепенно перешел к своей нынешней роли. Вне работы мне нравится проводить время с женой и сыном. Мы всегда делаем все вместе. По выходным дням мы любим ходить на рыбалку и в походы. Моя жена не очень любит отдыхать на свежем воздухе, но никогда не отказывает себе в удовольствии составить нам компанию.
Я рад быть здесь и встретиться со всеми вами лично. Если у вас будут какие-либо проблемы с техникой или вы хотите немного поболтать со мной, тогда вы знаете, где я. Я с нетерпением жду совместной работы со всеми вами в наших будущих проектах.
Образец №3
Здравствуйте, мое имя Игорь. Я только что начал работать здесь в отделе по связям с общественностью в качестве ведущего аналитика по цифровым коммуникациям. В течение последних трех лет я работал аналитиком социальных сетей на предыдущей работе, поэтому эта должность поначалу показалась мне пугающей, но я всегда готов принять вызов.
Чтобы по-настоящему отвлечься от работы, я провожу время в местном приюте для животных. Я стремлюсь преуспеть в своей карьере, чтобы помочь устроить лучшую жизнь для этих животных. Вы можете всегда на меня рассчитывать, так как я знаю, что такое преданность. С нетерпением жду наших совместных проектов и плодотворной работы с вами.
Образец приветственного письма коллегам от нового сотрудника
Данная заключительная глава будет посвящена теме, как представиться по электронной почте, когда вы только что вступили на свою новую должность. Здесь мы расскажем не только о том, как представиться коллегам, но и вашему боссу и командам, с которыми вы будете пересекаться по части вашей работы.
Вступительное слово
Уважаемый(мые)… (Александр Петрович; Члены совета директоров). Это самый формальный способ представиться. Хорошо использовать с начальником, руководителями или другими людьми, которым вы хотите представить себя формально и профессионально.
Здравствуй(те)/Привет … (Максим; Отдел маркетинга). Это менее формально. Вы заметите, что в приведенных здесь примерах такая форма приветствия используется в тех случаях, когда вы обращаетесь к человеку по имени. Вы также можете использовать это в тех случаях, когда вы будете обращаться к команде или группе людей, которых вы, возможно, еще не встречали лично.
Объясните, кто вы и на какую должность вас наняли
Меня зовут Валентин, я только что присоединился к компании в качестве нового торгового представителя.
Меня зовут Ирина, как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября.
Дайте им знать, почему вы пишете
Я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте.
Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по какой-либо причине.
Добавьте, насколько вы с нетерпением ждете встречи с ними лично и совместной работы в будущем
Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.
Я с энтузиазмом присоединяюсь к вашей команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично.
Я надеюсь встретиться с вами в ближайшее время и с нетерпением жду плодотворной совместной работы.
Пригласите их связаться с вами лично, если они пожелают
Пожалуйста, не стесняйтесь заходить ко мне в любое время, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.
Если я могу быть вам чем-то полезен, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной.
Способы официально завершить электронное письмо
С уважением; С наилучшими пожеланиями; Всего наилучшего
Соединив все вместе, у вас должно получиться что-то в этом роде:
Уважаемый Сергей Леонидович
Меня зовут Елена Маяковская, и меня только что наняли в качестве нового помощника юриста. Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по любой причине. Мой адрес электронной почты elenam@hilti.com, а моя внутренняя линия № 17. Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.
С уважением,
Елена Маяковская
Привет отдел Маркетинга,
Меня зовут Ирина Варна, и как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября. Я хотела бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте. Я с энтузиазмом присоединяюсь к этой команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично. Пожалуйста, не стесняйтесь заходить в мой офис в любое время после 20-го числа, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.
С уважением,
Ирина Варна
Образец речи руководителя при знакомстве с коллективом
Когда руководители приходят в новый коллектив и начинают представляться, рассказывая свое резюме и увлечения, то это не всегда выглядит профессионально. Ваша цель – произвести хорошее впечатление на новых сотрудников, и они пойдут за вами.
Смысл выступления заключается в том, чтобы задать тон. Люди должны понять, как вы будете решать поставленные задачи и общаться с коллективом. Вы должны показать, что для вас важно в достижении успеха всей команды.
Конечно, в первый же день, никто из этих людей не будет ожидать от вас выработанной стратегии развития бизнеса, так как это требует времени. Но они будут искать подсказки в ваших словах, каким лидером вы стремитесь быть.
По этой причине напомните сотрудникам, что ваши двери всегда открыты, и все, что будет сказано, останется за ними. И не забудьте упомянуть командную работу в своей речи, так как это основополагающий ключ к успеху любого коллектива.
Пример речи руководителя:
Меня зовут Сергей, и я являюсь начальником отдела снабжения в этой компании. Я новичок здесь, поэтому я надеюсь, что вы будете открыты со мной, когда я буду задавать вам вопросы. Я не собираюсь проверять ваши слабости или недостатки ваших коллег. Мне важно услышать, что и как вы делаете, и как мы можем это улучшить. Для меня сейчас важно понять сам процесс работы в этом отделе.
Главным принципом работы нашего отдела будет – безопасность. Работаете ли вы на фабрике или в офисе, я бы хотел, чтобы вы все благополучно вернулись домой в конце рабочего дня. И как раз этими вопросами я буду интересоваться в первые дни, поэтому будьте со мной открыты в обсуждении подобных проблем, ведь это касается каждого из нас.
Следующее – это уважение. Вы можете рассчитывать на то, что я буду всегда относиться к вам с уважением. Это значит не ругаться и не повышать на вас голос. Я буду ожидать такого же обращения в ответ, и что такого рода уважительное отношение будет распространяться на всех в компании. Я лояльно отношусь к смеху и разного рода разговорам, но это должно быть с уважением к каждому.
Третье – это честность. Это означает, что мы говорим правду. Вы можете ожидать, что я скажу правду, и я буду ожидать того же. Говорить правду очень освобождает. У правды нет политики и нет запретных тем. Если это заставит компанию работать лучше, об этом нужно говорить откровенно.
Да, и стремление говорить правду – это не то же самое, что выдавать всю информацию. Вы не должны говорить каждому о своей зарплате по первой просьбе, или о будущем слиянии компании. А значит, некоторая информация должна оставаться в секрете.
Последнее ожидание связано с командной работой. Если вам нужна помощь, вы должны попросить ее. Каждый здесь должен рассчитывать на помощь своего коллеги. Вы также должны оказывать помощь, когда можете, особенно если это поможет другим лучше выполнять свою работу. Несомненно, это означает, что вы будете прилагать дополнительные усилия и жертвовать собой.
Эти усилия будут признаны окружающими вас людьми и могут, в конечном счете, даже привести к существенному улучшению вашего положения. Или, как минимум, вы будете уверены, что можете рассчитывать на помощь, когда она вам необходима.
Это все мои ожидания в этом коллективе. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас имеются какие-то возражения или предложения.
Моя дверь всегда открыта. Спасибо за внимание!
Заключение
Изучение того, как представиться новым коллегам, поможет вам достичь долгого и успешного пребывания в вашей новой компании. После знакомства со своими коллегами убедитесь, что вы поддерживаете отношения с ними. Хорошие отношения на работе могут принести вам пользу во многих отношениях, например, облегчат вашу трудовую жизнь и повысят производительность.
Если вы заинтересованы добиться лидерских позиций в вашем коллективе в будущем, тогда советуем вам прочитать нашу статью «Как стать лидером в коллективе. Практические действия».
Что еще интересного почитать
Всем доброго времени суток, кто решил прочитать статью, посвященную документации. Здесь вы найдёте как общие, так и довольно специфические советы по созданию руководства пользователя. Надеюсь, они будут вам полезны.
Приятного чтения.
Если перед вами стоит вопрос – нужно ли вашему продукту пользовательское руководство, то отвечу сразу – да, нужно. Почему? На это есть две причины:
1. Качественная документация повышает лояльность клиента и ценность продукта в целом.
Как это не странно, но люди до сих пор читают пользовательскую документацию. Конечно, не просто так, а когда сталкиваются с проблемой. И если с руководством все хорошо, то пользователь быстро найдет ответ на свой вопрос – это будет ещё один балл в копилку вашего проекта!
2. Руководство пользователя экономит время и силы техподдержки.
Данный факт напрямую зависит от первого. Если документация качественная, то пользователи будут редко обращаться в техподдержку, и ваша команда будет работать с действительно нестандартными ситуациями. Ну а если руководство «так себе», то поддержка будет завалена однотипными вопросами. Из-за этого пользователям придется дольше ждать ответа, поддержке больше работать, а это в свою очередь будет злить как пользователя, так и команду.
А теперь к советам!
Общие советы по созданию руководства пользователя
Прежде чем начинать писать руководство пользователя нужно ответить на несколько вопросов. — Для кого вы пишите? Кто будет пользоваться файлом справки? (ваша целевая аудитория)
— Где скорее всего пользователи будут прибегать к документации? (дома, на работе, в машине)
— Насколько объективно сложен для понимания продукт и как часто пользователь будет обращаться к документации?
И так, вы ответили на эти вопросы и теперь можете сделать вывод какого размера документация вам нужна, какой стиль изложения в ней использовать, и как часто пользователь будет читать документ.
(Для изложения лучше всего выбрать нейтрально-формальный стиль)
Структура руководства пользователя
У любого качественной документации продуманная и логичная структура. Представьте, что вы сами работаете в программе и сталкиваетесь с проблемой. Открываете файл справки – а там просто сплошной текст. Такая документация вам не поможет.
Создайте оглавление, которое будет началом вашего руководства. Оно поможет вам в дальнейшем написании документации, а также поможет пользователю ориентироваться в тексте.
В первом разделе расскажите общую информацию о продукте. Для чего создан проект и какие задачи он решает.
Во второй «главе» укажите основные элементы интерфейса. Клиент вряд ли сможет достичь своей цели в программе, если не будет знать для чего служат различные детали интерфейса. Объясните предназначение всех окон, кнопок и так далее.
Дальше расскажите, как эффективно пользоваться программой. Какие задачи стоят перед пользователем и как продукт быстро их решает.
В любом руководстве желательны разделы «Частые вопросы» и «Устранение типовых проблем». Расскажите о проблемах, с которыми часто сталкиваются клиенты и о путях их решения.
Информацию для этого раздела лучше брать у техподдержки. Проанализируйте, какие вопросы задаются чаще всего и ответьте на них один раз максимально информативно.
И последний «обязательный» раздел, которой точно должен быть в любой документации – «контактная информация». Данный раздел даст пользователю возможность связаться с разработчиком. Если руководство вдруг не закрывает потребность читателя, то он может обратиться в поддержку. Кроме того, клиент может дать совет, поделиться опытом или предложить выгодное вам сотрудничество.
Профессиональный совет: если вы хотите максимально облегчить ношу клиента при чтении документации создайте контекстно-зависимую справку. Что это такое?
Представьте, что вы работаете в программе для создания пользовательской документации. Открываете меню основных настроек и видите раздел «аннотирование экрана» Заходите в него, там показаны разные стили аннотации, тени, фон и так далее. Но что такое аннотация? Допустим вы не знаете — нажимаете кнопку F1 и перед вами открывается руководство именно на той странице, где рассказано об «аннотировании экрана»
Как ее сделать? Смотрите ниже.
Контент
И так, мы создали «каркас» нашей документации, но чтобы руководство стало полезным нужно наполнить её компетентной информацией.
Конкретного совета дать невозможно, так как все продукты разные. Поэтому расскажу про общие положения, которые делают документацию лучше.
1. Понятность.
Помните, что руководство будут читать люди, которые не сильно знакомы с вашим продуктом. Пишите простым языком, избегайте профессиональных терминов. Руководство пользователя должно быть написано на языке этого самого пользователя, а не на языке писателя.
2. Наглядность.
Добавляйте в руководство побольше графики и скриншотов с аннотациями. Читателю будет проще и приятнее решать проблему, если будет наглядно показано как это делать.
3. Видео.
Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Продемонстрируйте пользователю последовательность действий для достижения конкретной цели. Документация, содержащая видео вставки будет пользоваться большей популярностью, чем обычный текстовый документ.
Но как добавить в документацию видео? Смотрите ниже.
Больше советов!
Когда документация будет готова, чтобы она стала «полноценной» её нужно опубликовать. Иначе какой от неё толк, если клиент не может её прочитать. У «юзера» всегда должен быть доступ к документации, и не важно где он. Такую потребность легко закрывают три формата: HTML, PDF и CHM.
Создайте файл справки и загрузите его прямо в вашу программу в формате CHM. Таким образом, у пользователя будет возможность открыть документ, не выходя из программы. Не забудьте добавить элемент вызывающий руководство в меню программы.
Выложите руководство на сайт в формате HTML, чтобы клиент мог обратиться к документации, даже не работая с программой. Кроме того, документация, выложенная на сайт, повышает SEO факторы сайта.
И напоследок, переведите пользовательскую документацию в формат PDF, чтобы клиенты могли скачать и распечатать руководство.
Но помните, что после публикации документации, придется иногда её обновлять.
Инструменты
Для того, чтобы написать, а затем опубликовать документацию одного Wordа не хватит, но и пользоваться большим количеством программ тоже не хочется.
Ну и пользуясь случаем, я хочу рассказать про проект, в котором я работаю уже много лет и который закрывает все потребности писателей пользовательской документации.
Dr.Explain – программа для создания руководств пользователя для ПО, web-сервисов и баз знаний.
Благодаря «доктору» вы сможете опубликовать и обновлять документацию в востребованных форматах (CHM; HTML; PDF; DOC), не выходя из программы.
В программе есть шаблоны документации, ведь по образцу работать проще.
Импортируйте в программу заранее написанные фрагменты документации.
Вы сможете создать контекстно-зависимую документацию, настроить визуальный стиль руководства, добавить в него видео и многое другое!
Какой можно сделать вывод
Если вы хотите создать по-настоящему хорошую документацию – придется потрудиться, потому что это займет много времени и усилий всей команды. Но игра стоит свеч, так как после этого вы получите лояльных и довольных клиентов.
Руководство пользователя должно стать персональным гидом по продукту для клиента. Если пользователь останется недовольным после работы с документацией, то это может повлиять на решение отказаться от продукта.
Работая с Dr.Explain, можно быстро написать пользовательскую документацию, которая будет помогать клиентам разбираться в продукте, а вам позволит сосредоточить свои силы на более важных задачах — разработке и продвижении программного продукта.
Спасибо за внимание!
Со всеми возможностями Dr.Explain можно ознакомиться здесь:
Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском
Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?
Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.
Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.
Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.
В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.
А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉
Содержание статьи:
- 1 Общие правила деловой переписки
- 1.1 Адресность
- 1.2 Следование типовым требованиям оформления документации
- 1.3 Краткость
- 1.4 Точность
- 2 Универсальные фразы и выражения
- 2.1 Объяснение причины
- 2.2 Когда необходимо на что-то сослаться
- 2.3 Как обозначить цель письма
- 2.4 Извещение
- 2.5 Объяснение мотива
- 2.6 Просьба
- 2.7 Благодарность
- 2.8 Извинение, сожаление
- 2.9 Выражение надежды
- 2.10 Выражение удовлетворения
- 2.11 Выражение неудовлетворения
- 2.12 Подтверждение и предложение
- 2.13 Отказ от предложения
- 2.14 Вопросы и уточнения
- 2.15 Предложение, обещание
- 2.16 Приглашение
- 2.17 Напоминание
- 2.18 Гарантии
- 2.19 Выражение своей позиции
- 2.20 Заключительная фраза
- 3 Фразы для электронного письма
- 3.1 Обращение
- 3.2 Основная часть
- 3.3 Подпись
- 4 Синонимы
- 5 Фразы для переписки в мессенджерах и чатах
- 5.1 Предпринимателям
- 5.2 Клише, которых лучше избегать
- 6 Полезные фразы и выражения на английском
- 6.1 Приветствие
- 6.2 Вступление
- 6.3 Основная часть
- 6.4 Переход к прощанию
- 6.5 Прощание
- 7 Заключение
Общие правила деловой переписки
Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.
В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?
Адресность
К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.
Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».
Следование типовым требованиям оформления документации
Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:
- от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
- от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
- от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».
Обращения на «ты» недопустимы.
Краткость
Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.
Точность
Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.
Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.
Универсальные фразы и выражения
Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.
Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.
Объяснение причины
- По причине отсутствия нужных документов…
- Ввиду задержки оплаты…
- Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
- Вследствие изменения объема заказов…
- Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…
Когда необходимо на что-то сослаться
- Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
- В продолжение нашего диалога…
- На основании устной договоренности…
- Согласно внутренним нормативам компании…
- В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…
Как обозначить цель письма
- И для скорейшего решения вопроса…
- В целях избежания ошибок в документации…
- Для ускорения расследования…
- Чтобы составить план дальнейших действий…
- Во избежание недопонимания с работодателем…
Извещение
- Доводим до Вашего сведения…
- Пишу, чтобы подтвердить наличие…
- Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
- Сообщаем, что задержка ответа связана с…
- Позвольте сказать, что…
Объяснение мотива
- В соответствии с выбранной моделью поведения…
- В целях увеличения объема продаж…
- В порядке оказания информационных услуг…
- В подтверждения устной договоренности…
- В связи с полученными данными…
Просьба
- Прошу сообщить нам…
- Просим Вас принять к сведению…
- В дополнение ко всему прочему прошу…
- Прошу принять меры в отношении…
- Я был бы Вам благодарен, если…
Благодарность
- Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
- Спасибо за оперативный ответ!
- Благодарим Вас за сообщение о…
- Мы признательны Вам за…
- Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…
Извинение, сожаление
- Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
- Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
- К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
- Прошу прощения за задержку ответа.
- Примите наши самые искренние извинения за…
Выражение надежды
- Мы надеемся, Вы понимаете…
- Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
- Я искренне надеюсь, Вы сможете…
- Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
- Мы уверены, Вы сделаете все возможное…
Выражение удовлетворения
- Мы рады направить Вам…
- С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
- Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
- Мы рады сообщить, что можем…
- Нам было приятно получить от Вас…
Выражение неудовлетворения
- Это может потянуть за собой расторжение договора.
- К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
- Это может вызвать определенные трудности.
- К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
- Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.
Подтверждение и предложение
- Настоящим письмом подтверждаем…
- Мы можем Вам рекомендовать…
- Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
- Мы можем предложить Вам следующие условия…
- В подтверждении устной договоренности…
Отказ от предложения
- К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
- Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
- Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…
Вопросы и уточнения
- Правильно ли я понял, что…
- Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
- Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
- Вы очень выручите меня, если направите…
- Можно ли как-то решить этот вопрос?
- Может ли это характеризоваться как…
Предложение, обещание
- Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
- Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
- Мы рады предложить Вам…
- Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
- Можете быть уверены, наша компания…
- Высылаем Вам образец…
Приглашение
- Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
- Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
- Просим Вас принять участие…
Напоминание
- Хотелось бы Вам напомнить…
- Напоминаем, что в соответствии с договором…
- Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
- Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
- Напоминаем о необходимости внести оплату до…
Гарантии
- Своевременную оплату счетов гарантируем.
- С нашей стороны мы обязуемся…
- Отсутствие задолженности гарантируем.
- Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
- Гарантируем своевременное выполнение заказа.
Выражение своей позиции
- Нарушение сроков может привести к…
- Возражений против вашей позиции не имеем.
- Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
- Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
- Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.
Заключительная фраза
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
- С наилучшими пожеланиями…
- Благодарим за уделенное время!
- Будем признательны за оперативный ответ!
- С уважением…
Фразы для электронного письма
Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:
- темы письма;
- тела письма.
Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.
Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.
В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.
Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.
Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.
А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.
Обращение
В обращении очень важно указать имя собеседника, например:
Добрый день, Анастасия!
Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)
Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.
Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.
Некорректно:
«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.
Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:
- Здравствуйте, коллеги!
- Уважаемый Имя Отчество!
- Уважемые коллеги!
Основная часть
В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.
ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».
Примеры фраз:
- Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
- Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
- Довожу до Вашего сведения, что…
- Хочу (хотим) сообщить Вам…
- Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
- Обращаемся к Вам с просьбой…
- Информирую Вас о…
- Рады сообщить, что…
- Требуется согласование касательно…
- В связи с…
- Вынуждены сообщить… (при проблеме)
- Настоящим извещаем о…
- Прошу Вас рассмотреть возможность…
- Считаю необходимым сообщить Вам…
- Просим Вас направить к нам…
- Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
- Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
- Предлагаем Вам уникальную возможность…
- Прошу Вас рассмотреть возможность…
- Хочу обсудить с Вами условия…
- Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.
Можно описать предысторию и поблагодарить, например:
- Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
- Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
- Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
- Резюмируя наш диалог…
- Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!
Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.
Например:
- Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
- Прошу отправить скан-копии следующих документов…
- В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
- Просим Вас принять решение…
- Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
- Прошу Вас оказать содействие…
- В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
- Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.
Можно добавить нотку человечности:
- К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
- Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…
Подпись
Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.
Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.
Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).
Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.
Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.
Приведу несколько примеров подписи.
С наилучшими пожеланиями,
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
E-mail _________
Искренне Ваша,
С наилучшими пожеланиями,
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
E-mail _________
Благодарю за уделенное время!
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
E-mail _________________________
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
Сайт ______________________
Мы в соцсетях ______________
Синонимы
В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.
Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?
В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.
Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:
25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.
Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:
- Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
- Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
- Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.
Фразы для переписки в мессенджерах и чатах
Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.
Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.
Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.
Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).
Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.
Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:
- Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
- Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
- Могли бы Вы уточнить…
- Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
- Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
- Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
- Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
- Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?
В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.
Предпринимателям
Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.
Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.
Приведу пример:
Добрый день!
Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.
По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.
С уважением,
Бальева Марина,
менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».
E-mail ________________________
Клише, которых лучше избегать
За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».
Думаю, тебе они знакомы.
Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.
Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».
В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.
Полезные фразы и выражения на английском
Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.
К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.
Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:
- Приветствие.
- Вступление.
- Основная часть.
- Заключение.
- Прощание.
Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.
Приветствие
Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.
- Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
- Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.
После обращения можно указать фамилию адресата.
Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:
- Good morning — доброе утро.
- Good afternoon — добрый день.
- Good evening — добрый вечер.
Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».
В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.
К группе лиц можно обратиться следующим образом:
- Dear all — дорогие коллеги;
- Dear colleagues — дорогие коллеги;
- Dear partners — дорогие партнеры.
Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.
И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».
Вступление
Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:
I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.
Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:
Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.
Основная часть
Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.
Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.
Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.
Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.
Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.
Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.
Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:
Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:
Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.
Переход к прощанию
Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.
Прощание
Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.
Заключение
Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.
Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.
А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!
Успехов в карьере и труде 😉
Комментарии (1)
4 августа 2021 г.
Эта статья была одобрена карьерным тренером Indeed.
При собеседовании на работу, связанную с управлением, вы можете столкнуться с вопросом «опишите свой опыт руководства». Этот вопрос важен для интервьюеров, потому что ваш ответ покажет ваш опыт и способности лидера. Даже если у вас нет обширного опыта профессионального лидерства, в вашей жизни, вероятно, есть несколько примеров, на которые вы можете опираться, чтобы ответить на этот вопрос. В этой статье мы объясним, как отвечать на вопрос интервью «опишите свой опыт руководства», и предоставим образцы ответов, которые помогут вам спланировать свои собственные.
Почему работодатели просят вас рассказать о вашем лидерском опыте
Интервьюер может поинтересоваться вашим опытом руководства, чтобы определить, насколько хорошо вы можете управлять командой сотрудников или руководить ею. Многие работодатели считают, что члены команды с сильными лидерскими качествами с большей вероятностью останутся лояльными и останутся на своих рабочих местах в течение более длительного периода времени. Хорошие лидеры также могут быть повышены в будущем до должностей более высокого уровня.
Когда работодатель спрашивает о лидерстве, важно показать, что у вас есть навыки, которые помогут компании достичь ее целей. Размышляя о том, какой опыт следует включить в свой ответ, рассмотрите несколько аспектов лидерства. Возможно, вы руководили проектами на своих предыдущих должностях или руководили важным проектом во время учебы в колледже. Этот опыт полезно обсудить, хотя интервьюер, скорее всего, также захочет узнать, насколько хорошо вы умеете руководить другими людьми.
Руководство людьми часто включает в себя принятие решений и суждений об определенных ситуациях, которые являются важными навыками, которые интервьюеры ищут в кандидатах. Эффективный лидер должен уметь действовать решительно, даже не имея всей необходимой информации, поэтому подумайте о случае из вашей жизни, который демонстрирует вашу уверенность в себе под давлением и способность принимать решения. Помните, что процесс принятия решений часто включает в себя оценку рисков и планирование возможных событий, которые могут угрожать успешному результату.
Как ответить на вопрос «Опишите свой опыт руководства»
Отвечая на этот вопрос, полезно учитывать вашу способность руководить как людьми, так и проектами. Работодатель заботится о вашей способности вдохновлять людей и управлять ими, но они также могут быть заинтересованы в вашей способности руководить проектом от начала до конца. Ваш потенциальный работодатель захочет знать, сможете ли вы взять на себя инициативу и стать лидером, когда представится такая возможность.
Используйте эти шаги, чтобы спланировать ответ на этот распространенный вопрос интервью:
1. Подумайте о своем прошлом опыте руководства
Думая о том, как ответить на этот вопрос, многие люди пытаются понять, когда они были эффективными лидерами. Если вы не можете вспомнить подходящий пример из своей профессиональной жизни, вы можете привести пример из своего школьного опыта, волонтерства или даже занятия своим хобби. Например, если вы были членом женского общества в колледже и организовали мероприятие по сбору средств для местной благотворительной организации, вы могли бы рассказать об этом опыте.
2. Продемонстрируйте свою способность быть эффективным членом команды
Каждый лидер является частью команды, поэтому постарайтесь подчеркнуть свою заинтересованность в том, чтобы быть командным игроком и поддерживать других в своей роли. Интервьюер может найти в вашем ответе потенциальные предупреждающие признаки того, что вы лидер, который хочет взять на себя ответственность, но изо всех сил пытается выполнить планы или эффективно использовать команду.
3. Опишите шаги, которые вы предприняли для достижения цели
Вы можете сделать эту часть ответа простой, но важно продемонстрировать, насколько хорошо вы можете руководить проектом. При описании шагов используйте Техника ответа на интервью STARкоторый включает в себя объяснение ситуации, задачи, действия и результата.
4. Обсудите, как вы делегировали задачи
Даже если вы были руководителем проекта или команды, подумайте о том, как вы делегировали задачи другим, и о том, почему вы ставите людей в один ряд с их задачами. В примере с организацией мероприятия по сбору средств для благотворительной организации вы можете предоставить подробную информацию о том, как вы решили, какой тип мероприятия организовать, кто поддержал вашу цель собрать деньги для организации, количество людей, которые помогли вам с мероприятием и как вы получили доход.
5. Оценивайте свои достижения
Завершите свой ответ подробностями о том, как вы достигли или превысили свои цели в количественной форме, например, о сумме денег, которую ваше мероприятие собрало на благотворительность. Если ваши усилия привлекли к вам особое внимание или награды, вы также можете указать подробности об этом, если у вас нет суммы в долларах или другой количественной цифры для обсуждения в вашем ответе.
Подготовив свой ответ и тщательно обдумав свой прошлый опыт, вы сможете составить ответ на вопрос «опишите свой опыт руководства», который четко описывает вашу способность руководить другими в любой роли.
Примеры ответов
Рассмотрите следующие примеры ответов на вопрос интервью «опишите свой опыт руководства», чтобы помочь вам подготовить собственный ответ:
Пример 1
«В моей роли менеджера по продажам в Johnson & Williams мне было поручено увеличивать общий объем продаж от одного квартала к другому. Я использовал свой опыт продавца, чтобы определить, какие методы лучше всего подходят для продажи продуктов, и разработал презентацию о трех лучших способах увеличения продаж. Когда я проводил эту презентацию, я призвал членов отдела продаж поделиться своими мыслями и тем, как они могут применить методы к конкретным сделкам, которые в настоящее время находятся в их процессе. В следующем квартале наши продажи выросли на 15%».
Пример 2
«Работая стажером в компании-разработчике программного обеспечения, я поставил перед собой цель наладить контакты с пятью ведущими сотрудниками компании. Я хотел построить отношения, которые могли бы принести мне пользу в будущем, а также узнать больше о том, как они добились успеха. Взяв на себя эту инициативу, я смог укрепить свою уверенность и определить, на каких навыках мне нужно сосредоточиться, чтобы продвинуться по карьерной лестнице».
Пример 3
«Я работаю волонтером в приюте для животных в моем сообществе уже три года. Когда я пришел в качестве волонтера, сотрудники пытались повысить уровень усыновления. Я изучил три других приюта и приюта для животных, чтобы выяснить, что они делают, чтобы повысить свои показатели успеха. В этом исследовании я обнаружил, что все трое проводили мероприятия в своих зданиях, что увеличивало скорость принятия.
Я обсудил свои выводы с координатором волонтеров, который одобрил мою просьбу о проведении праздничного мероприятия для семей. Я работал с персоналом и моими коллегами-добровольцами, чтобы спланировать мероприятия и еду для мероприятия. Я также разработал листовки и поделился информацией о мероприятии через социальные сети приюта. На мероприятие пришло более 150 человек, в результате чего было усыновлено 50 домашних животных».
Лидерские качества важны в любой роли, будь то собеседование на должность руководителя или подача заявки на стажировку во время учебы в колледже. Демонстрируя свои способности руководить другими и управлять проектами, вы можете увеличить свои шансы на успешное прохождение собеседования на желаемую работу. Готовясь к ответу, подумайте, как вы можете кратко, ясно и информативно изложить свой прошлый опыт.
Загрузить PDF
Загрузить PDF
На первый взгляд, написать руководство — дело сложное. На второй взгляд все, как ни странно, куда проще. Прочитайте эту статью и узнаете, как написать любую инструкцию, от простой до сложной!
-
1
И в этом вся соль. Да, звучит очевидно, но знание — ключ к успешному написанию руководства. Вы должны знать предмет если не во всех-всех, то хотя бы во многих тонкостях. Чем лучше и глубже вы знаете предмет, тем проще вам будет объяснить незнакомому с ним человеку что угодно.
-
2
Проконсультируйтесь с экспертами. Если ваша задача — просто написать, а не выступить в качестве эксперта, то и писать придется “под диктовку”, сверяясь с экспертами и давая им проверить написанное. Знание и советы от знающих людей бесценны.
-
3
Используйте практический подход. Попробуйте и сами сделать то, о чем пишете, и вы поймете, о чем захочется узнать вашему читателю и что выяснить.
-
4
Почитайте больше тематических источников. Прочтите то, что уже написано по теме вашего руководства — это будет только на пользу.
- Аналогичные руководства помогут понять, о чем и как надо писать.
- Анализируйте прочитанное, ищите общие черты к описанию особенностей и функционала.
- По аналогии поступайте с различиями. Так вы сумеете описать уникальные функции своего товара или продукта. Чем больше информации в руководстве, тем лучше и тем больше вероятность, что читатель будет заинтересован ею и дочитает ее до конца.
- Читайте тематические журналы. Узнайте, как пользуются тем или иным инструментом люди, которым он необходим в повседневной практике. Может, исходя из этого следует уделить больше внимания какой-нибудь особенности вашего продукта.
Реклама
- Аналогичные руководства помогут понять, о чем и как надо писать.
-
1
Разложите все по пунктам. Прежде чем писать любое руководство, каким бы оно ни было, надо составить его план.
- Польза понятна — можно уделить внимание всем нужным аспектам. А ведь ваша цель состоит как раз в том, чтобы познакомить пользователя с процессом — пусть даже и в общих чертах. А то, как выполняется какое-нибудь конкретное действие, можно перенести в конец руководства, или же и вовсе не упоминать.
-
2
Соблюдайте логическую последовательность. Этот совет особенно полезен, если вы сами не очень хорошо разбираетесь в теме. Сами посудите, говорить о вспышке фотокамеры стоит уже после того, как вы объясните, как вставить линзы, зарядить пленку, настроить фокус и все такое.
-
3
Возьмите этот шаблон за основу содержания руководства.
-
4
Прочитайте все и проверьте. Убедитесь, что ничто не отходит от выбранной вами схемы повествования.
-
5
Возьмите то, к чему пишете руководство. Пусть этот предмет будет у вас под рукой — вам нужно будет, проверки ради, воспользоваться им строго по написанному собой руководству.
Реклама
-
1
Напишите введение. Это задаст тон всему руководству и покажет читателю, что его ждет. А то, каким должно быть вступление, зависит от вашего читателя. Понятно, что инструкция о том, как сделать открытку к дню рождения будет слегка отличаться от “инструкции” по проведению операции на открытом сердце. Выберите стиль повествования и не отходите от него.
-
2
Выполните все действия, параллельно записывая все. Так не только будет честно, но еще и вы сами ничего не пропустите.
- Если такой возможности нет, то обязательно проконсультируйтесь в конце с экспертом.
-
3
Пронумеруйте действия. С нумерованным списком людям работать проще, это факт.
- Если вы пишете на бумаге, оставляйте между строчками достаточно места, чтобы выставить еще линию-другую. И не забудьте сдвинуть нумерацию, если что.
-
4
Напишите советы и предупреждения. В процессе работы над руководством вас может посетить мысль о том, что без должной тщательности выполнение того или иного действия пользователем может привести к проблеме.
- Плюс если у вас есть в памяти интересный факт, которым будет полезно поделиться с читателем — напишите и его.
-
5
Проверьте все. Итак, у вас есть инструкция — теперь сделайте нужное действие строго по вашему руководству. Если вы найдете места, где ваше руководство непонятно, неадекватно, неточно и т.д. — исправьте все как надо. Повторяйте этот этап до тех пор, пока ваше руководство не станет полным.
- Полезно будет дать почитать руководству другу и посмотреть, поможет ли оно им. Следите за их реакцией и затем внесите в руководство нужные изменения.
-
6
Отредактируйте руководство. Проверьте грамматику, орфографию, пунктуацию. Вы же не хотите сдать работу с ошибками?
Реклама
-
1
Начните с верхнего уровня. А верхний уровень — это заголовки. Закончив все выше перечисленные пункты, перечитайте руководство и найдите в нем будущие заголовки будущих разделов.
- Дайте им название и запомните, на какой они строке находятся.
-
2
Если нужно, сделайте содержание. Сгодится обычное иерархическое содержание, то есть главная страница и несколько подзаголовков с субкатегориями и так далее. Чем более проработанное и подробное руководство вы написали, тем больше разделов и подразделов вам понадобится.
-
3
Отредактируйте все еще раз. Да, именно. Еще раз. Во второй раз вы, вне всякого сомнения, увидите те ошибки, которые пропустили в первый раз.
- В случае более подробного руководства это также даст вам возможность выделить небольшие темы и внести их в содержание.
Реклама
Советы
- По возможности, иллюстрируйте свое руководство. Если изображения вставлять нельзя, делайте отсылки к распространенным примерам.
- Если есть возможность, дайте новичку попользоваться устройством, а потом запишите все заданные им вопросы. Это поможет сделать руководство полезнее и полнее.
- Даже если что-то кажется вам очевидным, об этом все равно надо писать. Лучше написать больше, чем меньше.
- Если вы пишите очень подробное руководство, где нужно написать целые главы — то начните с оглавления. И помните, что к главам применимы те же самые базовые требования, ибо что такое глава, как не мини-руководство?
- Каждый раздел пишите на отдельной странице, так будет проще их, если что, поменять местами, внести исправления и так далее. На компьютере это особенно просто.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 9088 раз.
Была ли эта статья полезной?
ваше руководство — перевод на английский
Покажите нам свою волю, я молю вас, потому что мы смертные, и нам необходимо ваше руководство!
Show us your will, I pray you, for we are merely mortal and need your guidance!
Никто не спорит, что в прошлом под вашим руководством мы достигли невероятного прогресса во многих областях науки.
Nobody disputes that in the past, under your guidance, we’ve made incredible progress in many fields of science.
Если эти условия будут выполнены, мы будем горды работать под вашим руководством над восстановлением нашего общества.
If these terms are met, we will then be proud to work under your guidance on the rebuilding of our society.
Мы полагаемся на ваше руководство, и на понимание Советом собственных интересов чтобы быть уверенными в том, что этот мир оставят в покое, пока не придет время.
We’ll rely upon your guidance and the Council’s enlightened self-interest to make sure this world is left alone, until the time is right.
Он просит вашего руководства.
He asks for your guidance.
Показать ещё примеры для «your guidance»…
Благодаря вашему руководству, Германия станет родиной.
Thanks to your leadership, Germany will be attainable as the homeland.
Новый порядок под вашим руководством.
A new order under your leadership.
Они серьезные люди и по своей природе подозрительно относятся к вашему руководству.
They’re naturally suspicious of your leadership.
— Под вашим руководством?
— Under your leadership.
Четыреста членов ФАТХ недавно ушли в отставку в знак протеста против предполагаемых финансовых злоупотреблений и коррупции среди вашего руководства.
Four hundred Fatah members resigned in protest over alleged financial abuses and corruption among your leadership.
Показать ещё примеры для «your leadership»…
Ваше руководство заявило, что провал этой миссии будет не меньшей катастрофой для планов Федерации, чем для наших планет.
Your superiors made the statement that failure of this mission would be as catastrophic for Federation planning as it would be for our two planets.
Сожалею, что вы не рассчитываете на теплый прием, но я не собираюсь противодействовать вашему руководству.
I’m sorry you’re not expecting a warm welcome, but I’m not going to antagonize your superiors.
Меня назначило ваше руководство
I was appointed by your superiors.
Вы понимаете, что мне нужно будет дать вам оценку для вашего руководства по окончании наших сеансов?
You do realise I have to make an assessment of you for your superiors at the end of our sessions?
Я приказываю вам остаться под присмотром в Крепости на эту ночь, агент Баркер, пока мы не поговорим с вашим руководством и не обсудим наши дальнейшие действия.
I’m ordering you to stay locked down in Castle tonight, Agent Barker, until we speak to your superiors and figure out our next move.
Показать ещё примеры для «your superiors»…
Отправить комментарий
Выбор больших и маленьких брендов
Наш редактор используют более 23,625,288 маркетологов, менеджеров и педагогов из 133 стран:
Мощные функции презентации
Шаблон справочника сотрудников Visme был разработан специально для тех, кто не является дизайнером. Вы можете создать привлекательное и визуально насыщенное руководство для сотрудников без навыков дизайна.
Шаблоны справочника для профессиональных сотрудников
Объясните процессы и политики вашей компании с помощью профессионального шаблона презентации руководства для сотрудников. Создатель справочника сотрудников Visme позволяет вам полностью настроить презентацию в соответствии с вашей компанией. Выберите основные элементы и настройте их по своему усмотрению.
Создать руководство
Визуализируйте культуру вашей компании при помощи анимации персонажей
Выберите из нашего набора анимированных персонажей и значков, чтобы обогатить информацию в справочнике сотрудника. Визуализируйте культуру вашей компании, настраивая персонажей в разных позах, а также текстовые поля и визуализацию данных.
Создать справочник
Используйте шаблон справочника для сотрудников, чтобы быстро приступить к работе
Онлайн-редактор справочника для сотрудников от Visme имеет все элементы, необходимые для разработки информативного и привлекательного руководства для новых и уже давно работающих сотрудников. В слайды легко вставить информацию о вашей компании, сохранив фирменный стиль. Просто измените цвета и шрифты, сохраняя фирменный стиль компании.
Заголовок
Оглавление
Добро пожаловать
Введение
Миссия
Ценности компании
История компании
Расположение офисов
Оформление документации
График работы
Политика выхода
Оценка эффективности
Компенсация и льготы
Нормы поведения
Политика компании
Благодарю вас
Создать руководство
Бесплатно и удобно.
Руководство, которым хочется поделиться
Как только ваше руководство для сотрудников будет готово, пришло время показать его вашим новым и существующим сотрудникам. Распечатайте копию, чтобы положить ее в папку, или поделитесь интерактивной анимированной версией со ссылкой. Включите печатную копию в адаптационный пакет сотрудника или отправьте его по электронной почте.
ПОДРОБНЕЕ ПРО РУКОВОДСТВО ДЛЯ СОТРУДНИКОВ
Что такое Справочник сотрудника?
Справочник сотрудника — это печатная или цифровая презентация, которая визуализирует важную информацию о компании для новых и существующих сотрудников. Справочник для сотрудников объясняет важные процессы, а также знакомит сотрудников с корпоративной культурой.
Создать руководство
Зачем нужен справочник сотрудника?
С информативным и привлекательным справочником для сотрудников вы можете предоставить своей команде важную информацию о процессах и корпоративной культуре, не объясняя ее много раз. Справочник сотрудника должен быть доступен команде в любое время.
ВСЕ, ЧТО ВАМ НУЖНО И ДАЖЕ БОЛЬШЕ
Больше, чем онлайн-редактор
Дайте своим сотрудникам все, что им нужно, и даже больше с вдохновляющим справочником для сотрудников. Легко создавайте и делитесь интерактивными руководствами, чтобы ваша команда была в восторге и чувствовала себя желанными.
ВПЕЧАТЛЯЙТЕ
Интерактивность
Персонализируйте руководство для сотрудников с интерактивным контентом и анимацией. Превратите традиционно статичный документ в увлекательный опыт для ваших сотрудников.
ВИЗУАЛИЗИРУЙТЕ ДАННЫЕ
Виджеты и таблицы
Сделайте важную информацию о компании более понятной для ваших сотрудников с помощью таблиц, диаграмм и графиков. Добавьте виджеты данных, чтобы визуализировать числа и отображать важную информацию о вашей компании.
ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ
Брендинг
Создайте красивое фирменное руководство для сотрудников за считанные минуты. С легкостью загружайте и добавляйте шрифты, цвета, изображения и логотипы вашего бренда или попросите сделать это за вас с помощью нашего искусственного интеллекта.
КАК ЭТО РАБОТАЕТ
Как составить Руководство для сотрудников за 5 шагов
Руководство для сотрудников поможет вашей команде войти в корпоративную культуру. Показывайте процессы с помощью блок-схем, визуализируйте внутреннюю работу вашей компании с помощью виджетов данных и интерактивных функций.
- Нажмите кнопку «Создать» на этой странице, чтобы создать руководство для сотрудников.
- Получите доступ к шаблонам на панели инструментов Visme и выберите понравившийся.
- Введите информацию о своей компании в области заполнителей текста.
- Обновите диаграммы и виджеты данных, чтобы визуализировать системы вашей компании.
- Используйте анимированных персонажей и специальные эффекты, чтобы визуализировать культуру вашей компании.
Часто задаваемые вопросы
Сколько стоит создать справочник сотрудника с помощью шаблона Visme?
С Visme можно совершенно бесплатно создать руководство или справочник для сотрудников. Вы можете скачать в формате PDF для печати или поделиться в Интернете в качестве ссылки для сохранения интерактивности и анимации.
Какие типы визуализации данных доступны в Visme?
В Visme доступно более 40 диаграмм и диаграмм, а также многочисленные виджеты данных, средство создания блок-схем, создатель карт и многое другое. Используйте их комбинацию для визуализации процессов и сроков.
Могу ли я использовать свой бренд-кит и фирменный стиль, чтобы создать руководство для сотрудников с помощью Visme?
Конечно! Ваш бренд-кит можно использовать для персонализации каждого аспекта вашего руководства для сотрудников. Чтобы создать фирменный комплект компании, вам необходимо перейти на премиум-план.
Есть ли персонажи, которые я могу использовать для визуализации корпоративной культуры?
Да! Панель анимированной графики Visme содержит большую коллекцию анимированных персонажей, полностью настраиваемых по цвету, позе и анимации.
Могу ли я использовать любое изображение из фотобиблиотеки для моего справочника сотрудников?
Конечно! Все фотографии в библиотеке доступны как для личного, так и для коммерческого использования. Просто используйте панель поиска, чтобы найти идеальное изображение для вашего проекта.
Ваши методички и руководства достоины быть красивыми, как и весь ваш контент
Создайте дизайн бренда для своего бизнеса, независимо от вашего уровня подготовки.
Зарегистрируйтесь бесплатно!
Автор: Your Mentor. Дата публикации: .
Правильное знакомство с новыми сотрудниками помогает плавно адаптироваться к новой рабочей среде. Это позволяет вам строить позитивные, дружеские отношения на работе с людьми, которые могут предложить вам помощь и содействие в течение ваших первых дней на новой работе.
Следуя нескольким ключевым стратегиям, вы можете быстро запомниться новому коллективу в первый день вашего пребывания на работе. В этом материале мы рассмотрим, как правильно представиться коллегам и произвести отличное первое впечатление на них и на ваше руководство.
Содержание статьи:
- 8 полезных советов, как представиться коллегам
- Что говорить, когда тебя представляют коллективу
- Пример приветственной речи нового сотрудника
- Образец приветственного письма коллегам от нового сотрудника
- Образец речи руководителя при знакомстве с коллективом
8 полезных советов, как представиться коллегам
Некоторые компании знакомят новых сотрудников во время инструктажа. После знакомства новичков с культурой и правилами компании, руководитель каждой команды берет своих новых сотрудников и знакомит со своим коллективом. Но есть и компании, где не проводится инструктаж, и новички вынуждены устанавливать знакомства самостоятельно.
Независимо от того, как ваша новая компания будет интегрировать вас в коллектив, поиск возможностей представить себя коллективу должным образом, создаст прочную основу для совместной и расслабленной работы в первые дни.
Представляем вам несколько советов, которые помогут вам представиться коллегам и быстро прижиться в новом коллективе.
1. Представление себя должно основываться на окружающей среде
Обратите внимание на обстановку в вашей новой компании и определите, должны ли вы представиться в случайной или официальной форме. Убедитесь, что ваш подход соответствует стилю и культуре организации. Независимо от того, является ли рабочая обстановка спокойной или официальной, вы должны представиться, начав с вашего имени и должности.
Пример: «Привет, меня зовут Александр. Я новый финансовый аналитик».
В более спокойной обстановке ваши коллеги могут ожидать, что вы дадите больше информации о своей карьере, интересах или увлечениях.
Пример: «Всем привет! Меня зовут Виктория. Я новый графический дизайнер. Я работала в компании «Monero» последние два года, прежде чем попала в вашу компанию. Вне работы мне нравится заниматься йогой и ходить в бассейн».
Кроме того, способ предоставления информации может зависеть от вашей роли в компании и от людей, к которым вы обращаетесь. Как новый руководитель, правильное представление себя новой команде может помочь вам завоевать уважение членов вашей команды и утвердить себя в качестве лидера. В некоторых случаях может оказаться уместным сделать более длительное вступление.
Пример: «Всем привет, меня зовут Ирина (Александровна) и я ваш новый руководитель отдела маркетинга. У меня 10-летний опыт в сфере рыночной аналитики. У меня получается не только удачно определять спрос на рынке, но и руководить проектами и командными встречами.
Тем не менее у меня не получится добиться отличных результатов в нашем отделе без вашей преданности и сотрудничества. Вместе мы сможем использовать наши таланты, чтобы добиться успеха на важных рынках для нашей компании. Для меня большая честь работать вместе с вами».
2. Воспользуйтесь преимуществом периода инструктажа в вашей компании
Инструктаж является одним из лучших возможностей, чтобы представиться новым коллегам. Если у вашего нового работодателя есть ознакомительная программа, то есть инструктаж, воспользуйтесь возможностью представить себя, как можно большему числу коллег. Наличие старшего сотрудника или самого руководителя позволит вам легче знакомиться с командой.
Начальник или коллега, который знакомит вас с обстановкой в компании, скорее всего, представит вас новому коллективу, поэтому вам, возможно, не придется обращаться к кому-либо самостоятельно. Как правило, они знакомят вас с членами вашей команды, коллегами из того же отдела и другими людьми, с которыми вы будете часто общаться. Всякий раз, когда вы встречаете нового сотрудника во время инструктажа, используйте ту же речь, которую вы подготовили, чтобы представить себя коллегам.
3. Попросите, чтобы вас представили коллегам
Члены вашей команды – это те люди, с кем вам следует познакомиться в первую очередь, потому что вам с ними придется работать. Если человек, проводящий инструктаж, не представляет вас вашим коллегам, проявите инициативу и попросите о возможности встретиться с вашей командой. Дайте понять, что вы хотите представиться всему коллективу.
Пример: «Сегодня утром мы уже встретили несколько человек из моей команды, но я хотел бы познакомиться со всеми людьми, с которыми буду тесно работать. У нас достаточно времени для этого?»
Если есть возможность, представьтесь коллегам один за другим. Это облегчит вам общение с ними и даст возможность попрактиковаться в представлении себя коллегам. Здесь лучше выразить свой восторг за возможность работать с командой.
Пример: «Я Виктор, новый проектный менеджер. Я рад с вами познакомиться и для меня большая честь работать в вашей команде».
4. Представьтесь другим командам
Представить себя не только своим коллегам, но и другому отделу, поможет создать позитивную атмосферу для более эффективной работы. Достаточно часто вы будете работать с другими командами в компании, поэтому вам следует постараться установить с ними хорошие отношения как можно раньше.
Узнайте, с кем вы будете часто общаться, и представьтесь им. Вы можете попросить своего руководителя или кого-то из отдела кадров официально представить вас всем командам, связанным с вашей ролью, или сделать это самостоятельно.
Пример: «Доброе утро, меня зовут Елена, я новый инженер в IT-отделе. Я с нетерпением жду совместной работы с вами в будущем».
5. Найдите больше возможностей, чтобы представиться
Поиск возможностей для знакомств позволяет вам завести больше знакомых и друзей в вашей компании. Даже если у вас не будет возможности познакомиться во время инструктажа, вы можете представиться своим коллегам многими другими способами.
Во время вашей первой встречи ваш менеджер может официально представить вас участникам. Если нет, тогда попросите начальника дать вам возможность представиться самому вначале командного собрания. Вы также можете случайно представиться окружающим вас людям до или после встречи.
Если вам выпала возможность представиться во время собрания, сначала определите, каким будет ваше приветствие. Если встреча проходит в официальном формате, тогда сделайте приветствие как можно короче, чтобы оно не мешало встрече.
Пример: «Привет, меня зовут Кристина. Я новый менеджер по работе с клиентами».
Вы можете рассказать своим коллегам больше о себе, если случайно представитесь до или после собрания. Также полезно задавать вопросы о встрече.
Пример: «Приятно познакомиться, меня зовут Алексей, новый агент по продажам. Можете ли мне уточнить, о чем будет вестись речь на встрече?»
6. Задавайте вопросы
Задавая вопросы коллегам после того, как представитесь, вы можете создать двустороннюю беседу и установить с ними связь, что может привести к позитивным отношениям в будущем.
Поскольку вы впервые разговариваете со своими новыми коллегами, обычно более уместно задавать вопросы, связанные с работой. Примерами могут служить их роли в компании, как долго они там работают и требуют ли ваши роли тесного сотрудничества друг с другом. Вы можете задать более конкретные вопросы после того, как представитесь.
Пример: «Приятно познакомиться Валентин. Будем ли мы в будущем работать вместе?»
7. Получите организационную структуру компании
Получение копии организационной структуры вашей новой компании поможет вам определить, с какими сотрудниками вы должны познакомиться в первую очередь. Многие компании имеют приветственную литературу, которая включает в себя организационную схему или схему рассадки. Если вы не получили ее, вы можете запросить копию у отдела кадров.
Изучив структуру или схему рассадки, вы можете легко определить своих коллег и выяснить, где какая команда разместилась в стенах офиса. Эта информация особенно полезна для интеграции в стены крупной компании. Узнайте, с какими коллегами вы будете взаимодействовать, и подойдите к ним, чтобы представиться.
Пример: «Привет, тебя зовут Елизавета? Я Наталия из маркетингового отдела, и мы можем в будущем сотрудничать в некоторых проектах».
8. Отправьте электронное письмо
Отправка электронных писем коллегам, которых вы встретили – отличный способ укрепить ваши отношения с ними. Особенно важно отправлять эти письма людям, с которыми вы будете тесно сотрудничать.
Ваши электронные письма должны быть краткими. Поблагодарите получателя за предоставление вам информации о компании и предложите вашу помощь, если она ему потребуется.
Пример: «Привет Алексей, я очень рад, что познакомился с тобой в мой первый день в офисе. Я хочу поблагодарить тебя за полезную информацию, которую ты предоставил. Если я могу тебе чем-то помочь, пожалуйста, дай мне знать. С уважением, Сергей».
Что говорить, когда тебя представляют коллективу
Еще немного советов по теме представления себя коллективу. Как бы глупо это ни звучало, вы просто должны быть собой. Не пытайтесь быть слишком смешным или чтобы все полюбили вас в первый день. Ключевая идея здесь заключается в том, чтобы проявить уверенность, компетентность и определенный шарм.
Навыки общения являются одной из наиболее ценных черт в деловом мире, поэтому стоит потратить некоторое время и силы, чтобы развить этот навык. Находясь на торговых площадках, собеседовании или в простой беседе, вы должны постоянно практиковать свои навыки общения. Именно такие люди, впоследствии, становятся лидерами и часто получают повышения в должности.
Основные правила в представлении себя коллективу:
- Не делайте свое вступление похожим на чтение вашего резюме, у вас есть всего пару минут, чтобы сказать, как вы рады быть здесь и что вы можете предложить коллегам и компании.
- Говорите доброжелательно и с уважением.
- Расскажите о ваших нескольких увлечениях, которые, по вашему мнению, могут быть полезны для компании. Это, может быть, что-то в этом духе: «Я очень хорош в организации рабочего пространства, и я убежден, что помогу некоторым из вас в изучении этого навыка» или «Я люблю обучать новых людей и помогать им быстро интегрироваться в рабочий процесс». Вот еще интересный вариант: «Я увлекаюсь велосипедами и автомобилями, поэтому если кто-то планирует купить автомобиль, посоветуйтесь со мной прежде, чем вкладывать деньги в покупку».
- Не говорите плохо о вашей предыдущей компании и начальнике.
- Потренируйтесь со своей презентацией 5-10 раз прежде, как будете выступать перед коллегами.
Пример приветственной речи нового сотрудника
Образец №1
Всем привет! Меня зовут Марина, я помощник менеджера по маркетингу из рекламного центра «Маркетолог» в Одессе. Мне очень приятно оказаться здесь. Этот переезд дался нам нелегко, так как необходимо было согласовать множество деталей. Я всегда мечтала о возможности поработать в ведущем отделении нашей компании с настоящими профессионалами своего дела!
Работа с людьми всегда была моей страстью. Еще в детстве я мечтала работать в командах, которые с энтузиазмом трудятся на благо общего дела. Спустя годы я стою перед вами волнуясь, но полна энергии и амбиций, чтобы преодолеть все препятствия. Я с нетерпением жду совместной работы с каждым из вас.
Образец №2
Всем привет, Меня зовут Валерий, я системный аналитик из IT-отдела. Я работаю системным аналитиком уже шесть лет. Я начинал как техник, а затем постепенно перешел к своей нынешней роли. Вне работы мне нравится проводить время с женой и сыном. Мы всегда делаем все вместе. По выходным дням мы любим ходить на рыбалку и в походы. Моя жена не очень любит отдыхать на свежем воздухе, но никогда не отказывает себе в удовольствии составить нам компанию.
Я рад быть здесь и встретиться со всеми вами лично. Если у вас будут какие-либо проблемы с техникой или вы хотите немного поболтать со мной, тогда вы знаете, где я. Я с нетерпением жду совместной работы со всеми вами в наших будущих проектах.
Образец №3
Здравствуйте, мое имя Игорь. Я только что начал работать здесь в отделе по связям с общественностью в качестве ведущего аналитика по цифровым коммуникациям. В течение последних трех лет я работал аналитиком социальных сетей на предыдущей работе, поэтому эта должность поначалу показалась мне пугающей, но я всегда готов принять вызов.
Чтобы по-настоящему отвлечься от работы, я провожу время в местном приюте для животных. Я стремлюсь преуспеть в своей карьере, чтобы помочь устроить лучшую жизнь для этих животных. Вы можете всегда на меня рассчитывать, так как я знаю, что такое преданность. С нетерпением жду наших совместных проектов и плодотворной работы с вами.
Образец приветственного письма коллегам от нового сотрудника
Данная заключительная глава будет посвящена теме, как представиться по электронной почте, когда вы только что вступили на свою новую должность. Здесь мы расскажем не только о том, как представиться коллегам, но и вашему боссу и командам, с которыми вы будете пересекаться по части вашей работы.
Вступительное слово
Уважаемый(мые)… (Александр Петрович; Члены совета директоров). Это самый формальный способ представиться. Хорошо использовать с начальником, руководителями или другими людьми, которым вы хотите представить себя формально и профессионально.
Здравствуй(те)/Привет … (Максим; Отдел маркетинга). Это менее формально. Вы заметите, что в приведенных здесь примерах такая форма приветствия используется в тех случаях, когда вы обращаетесь к человеку по имени. Вы также можете использовать это в тех случаях, когда вы будете обращаться к команде или группе людей, которых вы, возможно, еще не встречали лично.
Объясните, кто вы и на какую должность вас наняли
Меня зовут Валентин, я только что присоединился к компании в качестве нового торгового представителя.
Меня зовут Ирина, как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября.
Дайте им знать, почему вы пишете
Я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте.
Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по какой-либо причине.
Добавьте, насколько вы с нетерпением ждете встречи с ними лично и совместной работы в будущем
Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.
Я с энтузиазмом присоединяюсь к вашей команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично.
Я надеюсь встретиться с вами в ближайшее время и с нетерпением жду плодотворной совместной работы.
Пригласите их связаться с вами лично, если они пожелают
Пожалуйста, не стесняйтесь заходить ко мне в любое время, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.
Если я могу быть вам чем-то полезен, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной.
Способы официально завершить электронное письмо
С уважением; С наилучшими пожеланиями; Всего наилучшего
Соединив все вместе, у вас должно получиться что-то в этом роде:
Уважаемый Сергей Леонидович
Меня зовут Елена Маяковская, и меня только что наняли в качестве нового помощника юриста. Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по любой причине. Мой адрес электронной почты elenam@hilti.com, а моя внутренняя линия № 17. Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.
С уважением,
Елена Маяковская
Привет отдел Маркетинга,
Меня зовут Ирина Варна, и как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября. Я хотела бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте. Я с энтузиазмом присоединяюсь к этой команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично. Пожалуйста, не стесняйтесь заходить в мой офис в любое время после 20-го числа, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.
С уважением,
Ирина Варна
Образец речи руководителя при знакомстве с коллективом
Когда руководители приходят в новый коллектив и начинают представляться, рассказывая свое резюме и увлечения, то это не всегда выглядит профессионально. Ваша цель – произвести хорошее впечатление на новых сотрудников, и они пойдут за вами.
Смысл выступления заключается в том, чтобы задать тон. Люди должны понять, как вы будете решать поставленные задачи и общаться с коллективом. Вы должны показать, что для вас важно в достижении успеха всей команды.
Конечно, в первый же день, никто из этих людей не будет ожидать от вас выработанной стратегии развития бизнеса, так как это требует времени. Но они будут искать подсказки в ваших словах, каким лидером вы стремитесь быть.
По этой причине напомните сотрудникам, что ваши двери всегда открыты, и все, что будет сказано, останется за ними. И не забудьте упомянуть командную работу в своей речи, так как это основополагающий ключ к успеху любого коллектива.
Пример речи руководителя:
Меня зовут Сергей, и я являюсь начальником отдела снабжения в этой компании. Я новичок здесь, поэтому я надеюсь, что вы будете открыты со мной, когда я буду задавать вам вопросы. Я не собираюсь проверять ваши слабости или недостатки ваших коллег. Мне важно услышать, что и как вы делаете, и как мы можем это улучшить. Для меня сейчас важно понять сам процесс работы в этом отделе.
Главным принципом работы нашего отдела будет – безопасность. Работаете ли вы на фабрике или в офисе, я бы хотел, чтобы вы все благополучно вернулись домой в конце рабочего дня. И как раз этими вопросами я буду интересоваться в первые дни, поэтому будьте со мной открыты в обсуждении подобных проблем, ведь это касается каждого из нас.
Следующее – это уважение. Вы можете рассчитывать на то, что я буду всегда относиться к вам с уважением. Это значит не ругаться и не повышать на вас голос. Я буду ожидать такого же обращения в ответ, и что такого рода уважительное отношение будет распространяться на всех в компании. Я лояльно отношусь к смеху и разного рода разговорам, но это должно быть с уважением к каждому.
Третье – это честность. Это означает, что мы говорим правду. Вы можете ожидать, что я скажу правду, и я буду ожидать того же. Говорить правду очень освобождает. У правды нет политики и нет запретных тем. Если это заставит компанию работать лучше, об этом нужно говорить откровенно.
Да, и стремление говорить правду – это не то же самое, что выдавать всю информацию. Вы не должны говорить каждому о своей зарплате по первой просьбе, или о будущем слиянии компании. А значит, некоторая информация должна оставаться в секрете.
Последнее ожидание связано с командной работой. Если вам нужна помощь, вы должны попросить ее. Каждый здесь должен рассчитывать на помощь своего коллеги. Вы также должны оказывать помощь, когда можете, особенно если это поможет другим лучше выполнять свою работу. Несомненно, это означает, что вы будете прилагать дополнительные усилия и жертвовать собой.
Эти усилия будут признаны окружающими вас людьми и могут, в конечном счете, даже привести к существенному улучшению вашего положения. Или, как минимум, вы будете уверены, что можете рассчитывать на помощь, когда она вам необходима.
Это все мои ожидания в этом коллективе. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас имеются какие-то возражения или предложения.
Моя дверь всегда открыта. Спасибо за внимание!
Заключение
Изучение того, как представиться новым коллегам, поможет вам достичь долгого и успешного пребывания в вашей новой компании. После знакомства со своими коллегами убедитесь, что вы поддерживаете отношения с ними. Хорошие отношения на работе могут принести вам пользу во многих отношениях, например, облегчат вашу трудовую жизнь и повысят производительность.
Если вы заинтересованы добиться лидерских позиций в вашем коллективе в будущем, тогда советуем вам прочитать нашу статью «Как стать лидером в коллективе. Практические действия».
Загрузить PDF
Загрузить PDF
На первый взгляд, написать руководство — дело сложное. На второй взгляд все, как ни странно, куда проще. Прочитайте эту статью и узнаете, как написать любую инструкцию, от простой до сложной!
-
1
И в этом вся соль. Да, звучит очевидно, но знание — ключ к успешному написанию руководства. Вы должны знать предмет если не во всех-всех, то хотя бы во многих тонкостях. Чем лучше и глубже вы знаете предмет, тем проще вам будет объяснить незнакомому с ним человеку что угодно.
-
2
Проконсультируйтесь с экспертами. Если ваша задача — просто написать, а не выступить в качестве эксперта, то и писать придется “под диктовку”, сверяясь с экспертами и давая им проверить написанное. Знание и советы от знающих людей бесценны.
-
3
Используйте практический подход. Попробуйте и сами сделать то, о чем пишете, и вы поймете, о чем захочется узнать вашему читателю и что выяснить.
-
4
Почитайте больше тематических источников. Прочтите то, что уже написано по теме вашего руководства — это будет только на пользу.
- Аналогичные руководства помогут понять, о чем и как надо писать.
- Анализируйте прочитанное, ищите общие черты к описанию особенностей и функционала.
- По аналогии поступайте с различиями. Так вы сумеете описать уникальные функции своего товара или продукта. Чем больше информации в руководстве, тем лучше и тем больше вероятность, что читатель будет заинтересован ею и дочитает ее до конца.
- Читайте тематические журналы. Узнайте, как пользуются тем или иным инструментом люди, которым он необходим в повседневной практике. Может, исходя из этого следует уделить больше внимания какой-нибудь особенности вашего продукта.
Реклама
- Аналогичные руководства помогут понять, о чем и как надо писать.
-
1
Разложите все по пунктам. Прежде чем писать любое руководство, каким бы оно ни было, надо составить его план.
- Польза понятна — можно уделить внимание всем нужным аспектам. А ведь ваша цель состоит как раз в том, чтобы познакомить пользователя с процессом — пусть даже и в общих чертах. А то, как выполняется какое-нибудь конкретное действие, можно перенести в конец руководства, или же и вовсе не упоминать.
-
2
Соблюдайте логическую последовательность. Этот совет особенно полезен, если вы сами не очень хорошо разбираетесь в теме. Сами посудите, говорить о вспышке фотокамеры стоит уже после того, как вы объясните, как вставить линзы, зарядить пленку, настроить фокус и все такое.
-
3
Возьмите этот шаблон за основу содержания руководства.
-
4
Прочитайте все и проверьте. Убедитесь, что ничто не отходит от выбранной вами схемы повествования.
-
5
Возьмите то, к чему пишете руководство. Пусть этот предмет будет у вас под рукой — вам нужно будет, проверки ради, воспользоваться им строго по написанному собой руководству.
Реклама
-
1
Напишите введение. Это задаст тон всему руководству и покажет читателю, что его ждет. А то, каким должно быть вступление, зависит от вашего читателя. Понятно, что инструкция о том, как сделать открытку к дню рождения будет слегка отличаться от “инструкции” по проведению операции на открытом сердце. Выберите стиль повествования и не отходите от него.
-
2
Выполните все действия, параллельно записывая все. Так не только будет честно, но еще и вы сами ничего не пропустите.
- Если такой возможности нет, то обязательно проконсультируйтесь в конце с экспертом.
-
3
Пронумеруйте действия. С нумерованным списком людям работать проще, это факт.
- Если вы пишете на бумаге, оставляйте между строчками достаточно места, чтобы выставить еще линию-другую. И не забудьте сдвинуть нумерацию, если что.
-
4
Напишите советы и предупреждения. В процессе работы над руководством вас может посетить мысль о том, что без должной тщательности выполнение того или иного действия пользователем может привести к проблеме.
- Плюс если у вас есть в памяти интересный факт, которым будет полезно поделиться с читателем — напишите и его.
-
5
Проверьте все. Итак, у вас есть инструкция — теперь сделайте нужное действие строго по вашему руководству. Если вы найдете места, где ваше руководство непонятно, неадекватно, неточно и т.д. — исправьте все как надо. Повторяйте этот этап до тех пор, пока ваше руководство не станет полным.
- Полезно будет дать почитать руководству другу и посмотреть, поможет ли оно им. Следите за их реакцией и затем внесите в руководство нужные изменения.
-
6
Отредактируйте руководство. Проверьте грамматику, орфографию, пунктуацию. Вы же не хотите сдать работу с ошибками?
Реклама
-
1
Начните с верхнего уровня. А верхний уровень — это заголовки. Закончив все выше перечисленные пункты, перечитайте руководство и найдите в нем будущие заголовки будущих разделов.
- Дайте им название и запомните, на какой они строке находятся.
-
2
Если нужно, сделайте содержание. Сгодится обычное иерархическое содержание, то есть главная страница и несколько подзаголовков с субкатегориями и так далее. Чем более проработанное и подробное руководство вы написали, тем больше разделов и подразделов вам понадобится.
-
3
Отредактируйте все еще раз. Да, именно. Еще раз. Во второй раз вы, вне всякого сомнения, увидите те ошибки, которые пропустили в первый раз.
- В случае более подробного руководства это также даст вам возможность выделить небольшие темы и внести их в содержание.
Реклама
Советы
- По возможности, иллюстрируйте свое руководство. Если изображения вставлять нельзя, делайте отсылки к распространенным примерам.
- Если есть возможность, дайте новичку попользоваться устройством, а потом запишите все заданные им вопросы. Это поможет сделать руководство полезнее и полнее.
- Даже если что-то кажется вам очевидным, об этом все равно надо писать. Лучше написать больше, чем меньше.
- Если вы пишите очень подробное руководство, где нужно написать целые главы — то начните с оглавления. И помните, что к главам применимы те же самые базовые требования, ибо что такое глава, как не мини-руководство?
- Каждый раздел пишите на отдельной странице, так будет проще их, если что, поменять местами, внести исправления и так далее. На компьютере это особенно просто.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 9239 раз.