Подробно ознакомиться с руководством

Обновлено: 24.04.2023

С развитием Интернета у миллионов россиян появилась возможность работать и зарабатывать в Сети. Самая простая работа, не требующая серьезной профессиональной подготовки – написание статей для различных веб-сайтов. Все, что для этого требуется, кроме компьютера, подключенного к Интернету – это грамотность и хорошая скорость печати.

Разумеется, у того, кто впервые решил заняться написанием текстов, возникает масса вопросов: где брать заказы и предлагать свои услуги? На какие темы лучше писать, какие статьи наиболее востребованы? Как правильно оформить текст? Как заинтересовать заказчиков? И, наконец, самый главный вопрос, ради которого, собственно, задаются все предыдущие: каким образом происходит оплата за работу? Можно долго, упорно и не всегда эффективно искать ответы на все эти вопросы в Интернете, а можно поступить намного проще: зарегистрироваться на Адвего – бирже уникального контента для сайтов.

Почему именно на Адвего? Причин для этого множество:

С чего начать работу на Адвего?

Подключать последние две функции необязательно, но если вам будет необходимо получать ответы от администраторов, заказчиков или других авторов, они вам будут нужны: как только вам ответят на форуме, вы моментально получите уведомление на почту.

После этого регистрацию можно считать завершенной и переходить к поиску заказов.

Где и как искать заказы?

Простые задания — комментарии

Откроется страница со списком доступных заказов. Самые простые и дешевые заказы – это комментарии к статьям на различных сайтах. Для этой работы не нужно никаких специальных знаний, поэтому самый оптимальный вариант – начать работу на Адвего с таких заданий.

Всем, кто собирается начать свою деятельность с написания комментариев, следует знать несколько моментов:

• Темы и комментарии нужно писать не на форуме Адвего (там их никто не оплачивает), а на других сайтах;
• Сначала берётся работа, а потом она выполняется;
• В одной работе оплачивается только один комментарий или тема, сколько бы новичок их ни создал;
• Если комментарий превышает указанный объём, то заказчик платить за лишнее не обязан. К тому же, если автор вместо 200 знаков написал 2 000, это владельцу сайта может не понравиться.

Более сложные и лучше оплачиваемые работы — рерайт и копирайт

Когда вы почувствуете себя уверенно и поймете, что способны выполнять более сложные и дорогие работы, можете попробовать такой вид заказов, как рерайт статей – то есть, переписывание текстов своими словами. Не пугайтесь незнакомого слова, ведь вы писали в школе изложения? Это – практически то же самое, только с заданными ключевыми словами, которые надо аккуратно вписать в текст. Затем можно приниматься и за копирайт – написание статей на основе собственных знаний и дополнительной информации, взятой из Интернета или других информационных источников. Если у вас возникнут вопросы к заказчику, вы можете их задать в обсуждении, нажав соответствующую кнопку в верхней части карточки заказа.

Поиск заказчиков на форуме Адвего

Прокрутив список вниз, найти предложения постинга и написать комментарий о своём желании работать.

Порядок выполнения заказа

Итак, вы выбрали заказ из общего списка, но не спешите его выполнять. Сначала посмотрите на необходимое количество знаков (оно ставится с учетом пробелов) и время, отведенное на выполнение работы (эти параметры указаны в левом верхнем углу).

Внимательно ознакомьтесь с заданием, указанным в первой половине карточки, изучите требования заказчика к содержанию и оформлению комментария.

Другие возможности работы на Адвего — продажа готовых статей

Если вы являетесь специалистом в какой-либо области или просто хорошо разбираетесь в некоторых темах, то можно не ограничиваться выполнением работ по заказам, а писать статьи на продажу.

На бирже Адвего есть магазин готового контента, где авторы продают, а заказчики покупают готовые статьи.

Доступ для выставления статей в магазин открыт после выполнения любых 10 работ для не менее пяти заказчиков.

Писать статью лучше всего в текстовом редакторе Word: эта программа автоматически исправляет большинство грамматических, синтаксических и пунктуационных ошибок, что значительно облегчит работу над статьей.

Проверка уникальности текста

Он выделит жёлтым цветом куски текста, встречающиеся на других сайтах.

Чем еще привлекательна биржа Адвего для новичков?

Как вывести заработанные деньги

Заполняете заявку, подтверждаете её и ждёте не менее 14 дней, не считая дня подачи. Затем заявку поставят в очередь и в течение суток или двух деньги выведут на ваш кошелёк в WebMoney, если № его был указан правильно. Последующие выводы делаются не позже, чем через 3 дня (обычно на второй день).

Вот и подошел к концу краткий экскурс по бирже Адвего . Вам понравилось? Тогда – добро пожаловать в дружные ряды адвеговских копирайтеров! Осталось только пожелать вам успешных начинаний и приятной работы!

Давайте подробнее рассмотрим вопрос как управлять сайтом на хостинге. Этот вопрос очень актуален для новичков. Каждый выбирает провайдера, подходящего по техническим характеристикам, забывая о таком моменте, как удобство использования. О нем сегодня и пойдет речь.

О хостингах и управлении

Благодаря VDS/VPS хостингу или аренде сервера разработчик получает ничем не ограниченную возможность управлять сайтом, изменять не только его внешний вид и наполнение, но и производить другие специфические настройки.

В рамках этой статьи, мы не будем обсуждать эти вопросы. Для этого нужна масса знаний, несколько прочитанных книг за плечами, а значит и не один час свободного времени.

Есть куда более простые решения для начинающих сайтостроителей. Я говорю о виртуальном хостинге или хостинге сайтов.

Чтобы начать работу над ресурсом, стоит ознакомиться с основными средствами редактирования файлов:

• панель управления;
• сервер;
• веб-диск.

Это, можно сказать, инструменты в руках разработчика. Благодаря им можно создавать оформление для сайта, работать с уже готовыми шаблонами, всячески изменять материалы, файлы, закачивать и публиковать их.

Для этого вовсе необязательно иметь опыт в сфере веб-программирования. Многие современные ресурсы включают возможность автоматической установки системы для управления содержимым сайта (CMS), в которой есть очень удобная панель администратора.

Вы просто заходите на хостинг, создаете сайт, устанавливаете движок нажатием пары кнопок и больше сюда не возвращаетесь. Работаете на сервере через панель управления CMS. Ну, максимум для чего вам впоследствии понадобится личный кабинет на хостинге – подтвердить свои права на использование сайта при установке какого-либо счетчика или регистрации в партнерской системе.

Для всего остального есть панель управления. Она простая и доступная, с её помощью можно быстро научиться работать с вашими интернет-страницами. Одна из наиболее популярных таких систем – WordPress, на котором работаю я, или Joomla.

О выборе партнера

Хостинги могут быть как бесплатными, так и платными. Конечно, от этого зависит качество и доступность предоставляемых услуг. Бесплатный хостинг всегда находится под руководством хостера – вам не дадут полностью контролировать свой ресурс, а платный позволяет получить сайт, который действительно будет принадлежать вам и только вам.

На просторах интернета существует немало хостинг-провайдеров. Например, Reg ru , предлагающий пользователям несколько пакетов услуг на выбор. Они отличаются по цене и возможностям.

Можно выбрать подходящий по количеству сайтов, доступных для создания, гигабайтов (то есть, сколько места будет выделено для размещения различных файлов), по наличию CMS и доступности языков программирования, прочих функций.

Hostinger также предоставляет довольно широкий спектр услуг: виртуальный хостинг, CMS, конструктор сайтов. Beget гарантирует своим пользователям надёжность и регулярные профилактические работы, а также множество возможностей по редактированию сайта.

Это инновационный сервис, обеспечивающий высокую скорость работы, стабильность каждого сайта, защиту данных, выгодные тарифы. Таймвеб предоставляет собственную панель управления, разработанную исходя из пожеланий пользователей.

Вам будут доступны быстрые действия: зарегистрировать новый домен (имя сайта), загрузить файлы на сервер, установить CMS на выбор, создать новую базу данных, сайт, зарегистрировать почтовый ящик. Исходя из этого можно утверждать, что работать с данным хостингом очень удобно.

Определившись с хостингом, вы сможете приступить к созданию веб-страниц. В вашем распоряжении будут такие инструменты, как файловый менеджер (для загрузки файлов на сервер), конструктор шаблонов (редактор дизайна), почтовый менеджер и другие. Далее всё зависит от вашего представления, каким должен быть сайт – оформляйте его и наполняйте информацией так, как считаете нужным.

Ну вот и все. Надеюсь, вам стало чуть понятнее что такое хостинг и как управлять сайтом на хостинге. Осталось дело за малым – попробовать сделать что-нибудь самостоятельно. Рекомендую приступать немедленно. Это не будет стоить вам ни копейки и вы сэкономите время. Лучше один раз увидеть, чем учиться на опыте других людей.

Уверяю, все значительно проще, чем вы думаете.

Если эта статья показалась вам полезной – подписывайтесь на рассылку и узнавайте больше. До новых встреч.

Читайте также:

• Как устроиться коллектором на работу
• Интернет проект профессия будущего что это
• Патологоанатом где можно получить профессию
• Компенсация отпуска при сокращении штата за сколько месяцев выплачивается
• Кто стрижет овец профессия

Предложения со словосочетанием «ознакомиться с инструкцией»

Отправить комментарий

Как знакомиться с документами

Наверняка на всём протяжении ваших трудовых отношений с руководством высшего и среднего звена вашего предприятия вам приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда ваш производственный мастер или непосредственно начальник пытается вас убедить в правомерности своих действий со ссылкой на сомнительные законы. Причина такого поступка — целенаправленное желание ввести рабочего в заблуждение и воспользоваться его юридической малограмотностью. Дабы оградить себя от подобного обмана, любому работнику, не зависимо от рода его деятельности следует ориентироваться на определенный регламент переписки или документооборота с руководством.

Подпись — признак согласия

Помните, расписываясь в каком либо документе — это официальное подтверждение вашего согласия с его содержанием. А потому никогда не следует подписывать какой-либо документ сразу же после прочтения! Не стесняйтесь попросить копию приказа или документа, что бы ознакомится с ним дома, незамедлительно покажите ее в профсоюзе, а если тому не доверяете то опытному юристу. Если в вашей просьбе будет отказано, значит в этом документе присутствуют определенные пункты, которые работодатель предпочел бы не разглашать. А это еще один повод для того, чтобы данный документ не подписывать. Максимум, что в таком случае работодатель сможет предпринять — составить «акт об отказе в подписи». Наказать же за отказ вас никто не имеет права!

Обычная практика — просьба работодателя поставить вашу роспись напротив своей фамилии в каком-то разлинованном журнале. Не стоит спешить, узнайте о каком документе идёт речь, попросите его для ознакомления, сомневаетесь с содержанием, обратитесь к юристу. Если документ, предоставленный вам на подпись, прошит, подпись ставится на последней странице. В противном случае — работник должен поставить свою подпись на каждой странице.

Всегда и везде рядом со своей подписью проставляйте дату и время. Не важно, сколько имеется свободного места! Эти три составляющие должны упоминаться в каждом документе, под которым вы подписываетесь, однажды вам это пригодится.

Требуйте копии документов

Отказ от подписания документа никоим образом не влияет на вашу возможность ознакомиться с ним. В равной степени так же, и не освобождает вас от ответственности за его неисполнение. Поэтому, как только вам поступило предложение подписать документ, а вы предпочли от этого отказаться, требуйте в письменном заявлении выдать вам его копию. Содержание вашего заявления может быть примерно таким: 21 декабря 2015 года в 13.00, от заместителя директора поступила просьба (требование) подписать приказ (или иной документ), без подробного ознакомления отказываюсь подписывать данный приказ (или иной документ). Согласно статье 62 Трудового Кодекса прошу выдать мне заверенную копию вышеуказанного документа».

По закону не позднее трех дней после поступления подобного заявления руководитель организации обязан предоставить официальную заверенную копию выше указанного документа.

Требуйте ответной подписи работодателя

Если вы написали заявление, но не позаботились об оставлении себе его копии с подписью руководства о приеме, можете считать, что никакого заявления и не было! Доказать его существование будет практически невозможно. Поэтому чтобы ваше заявление приобрело официальный характер, требуйте простановки росписи на вашем экземпляре. Кто выступит в качестве лица, подтверждающего реальность вашего заявления (директор, секретарь или старший менеджер), не имеет значения. Главное, что это правило должно соблюдаться в отношении всей документации, с которой вы имеете дело.

Если работодатель отказывается подписывать ваше заявление

Как бы то ни было, но отказ работодателя в подписи ваших заявлений — достаточно частое явление. Как на это реагировать? Все просто! Заранее включите диктофон, внятно и чётко говорите, о каком документе идет речь, задавайте наводящие вопросы, взывая к ответу. Так же заручитесь свидетелем. Далее, идите в ближайшее почтовое отделение и отправьте ваше заявление или иной документ, о котором шла речь, в адрес вашей организации, с описью и уведомлением.

Данный регламент не предполагают исключений. Беспечность подписания документов, в будущем может привести к безвозвратным потерям, моральным и финансовым, и даже в плоть, до увольнения с соответствующей записью в трудовой книжке. Строго следуйте описанным правилам, не жалейте денег на юриста, и вы избавите себя от многих проблем, скупой платит дважды.

Как знакомиться с документами

Наверняка на всём протяжении ваших трудовых отношений с руководством высшего и среднего звена вашего предприятия вам приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда ваш производственный мастер или непосредственно начальник пытается вас убедить в правомерности своих действий со ссылкой на сомнительные законы. Причина такого поступка — целенаправленное желание ввести рабочего в заблуждение и воспользоваться его юридической малограмотностью. Дабы оградить себя от подобного обмана, любому работнику, не зависимо от рода его деятельности следует ориентироваться на определенный регламент переписки или документооборота с руководством.

Подпись — признак согласия

Помните, расписываясь в каком либо документе — это официальное подтверждение вашего согласия с его содержанием. А потому никогда не следует подписывать какой-либо документ сразу же после прочтения! Не стесняйтесь попросить копию приказа или документа, что бы ознакомится с ним дома, незамедлительно покажите ее в профсоюзе, а если тому не доверяете то опытному юристу. Если в вашей просьбе будет отказано, значит в этом документе присутствуют определенные пункты, которые работодатель предпочел бы не разглашать. А это еще один повод для того, чтобы данный документ не подписывать. Максимум, что в таком случае работодатель сможет предпринять — составить «акт об отказе в подписи». Наказать же за отказ вас никто не имеет права!

Обычная практика — просьба работодателя поставить вашу роспись напротив своей фамилии в каком-то разлинованном журнале. Не стоит спешить, узнайте о каком документе идёт речь, попросите его для ознакомления, сомневаетесь с содержанием, обратитесь к юристу. Если документ, предоставленный вам на подпись, прошит, подпись ставится на последней странице. В противном случае — работник должен поставить свою подпись на каждой странице.

Всегда и везде рядом со своей подписью проставляйте дату и время. Не важно, сколько имеется свободного места! Эти три составляющие должны упоминаться в каждом документе, под которым вы подписываетесь, однажды вам это пригодится.

Требуйте копии документов

Отказ от подписания документа никоим образом не влияет на вашу возможность ознакомиться с ним. В равной степени так же, и не освобождает вас от ответственности за его неисполнение. Поэтому, как только вам поступило предложение подписать документ, а вы предпочли от этого отказаться, требуйте в письменном заявлении выдать вам его копию. Содержание вашего заявления может быть примерно таким: 21 декабря 2015 года в 13.00, от заместителя директора поступила просьба (требование) подписать приказ (или иной документ), без подробного ознакомления отказываюсь подписывать данный приказ (или иной документ). Согласно статье 62 Трудового Кодекса прошу выдать мне заверенную копию вышеуказанного документа».

По закону не позднее трех дней после поступления подобного заявления руководитель организации обязан предоставить официальную заверенную копию выше указанного документа.

Требуйте ответной подписи работодателя

Если вы написали заявление, но не позаботились об оставлении себе его копии с подписью руководства о приеме, можете считать, что никакого заявления и не было! Доказать его существование будет практически невозможно. Поэтому чтобы ваше заявление приобрело официальный характер, требуйте простановки росписи на вашем экземпляре. Кто выступит в качестве лица, подтверждающего реальность вашего заявления (директор, секретарь или старший менеджер), не имеет значения. Главное, что это правило должно соблюдаться в отношении всей документации, с которой вы имеете дело.

Если работодатель отказывается подписывать ваше заявление

Как бы то ни было, но отказ работодателя в подписи ваших заявлений — достаточно частое явление. Как на это реагировать? Все просто! Заранее включите диктофон, внятно и чётко говорите, о каком документе идет речь, задавайте наводящие вопросы, взывая к ответу. Так же заручитесь свидетелем. Далее, идите в ближайшее почтовое отделение и отправьте ваше заявление или иной документ, о котором шла речь, в адрес вашей организации, с описью и уведомлением.

Данный регламент не предполагают исключений. Беспечность подписания документов, в будущем может привести к безвозвратным потерям, моральным и финансовым, и даже в плоть, до увольнения с соответствующей записью в трудовой книжке. Строго следуйте описанным правилам, не жалейте денег на юриста, и вы избавите себя от многих проблем, скупой платит дважды.

Лист ознакомления с приказом — это учетная форма в виде таблицы. После оформления и внесения подписей сотрудников она прилагается для хранения к распорядительному или нормативному документу.

С какими приказами и зачем должны ознакомиться работники

Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:

• по основной деятельности — для ознакомления и руководства в работе всех перечисленных исполнителей;
• по личному составу.

Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:

• о приеме на работу (ст. 68);
• увольнении (ст. 84.1),
• о взыскании (ст. 193 ТК);
• если этого требует действующая утвержденная форма, например, о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• где ознакомление требует здравый смысл, например, в журналах об ознакомлении работников с требованиями охраны труда, техники безопасности и правилами оказания первой медицинской помощи (ч. 2 ст. 212 ТК).

Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

• объе­ма до­кумен­тации;
• необходимости подписания удаленными сотрудниками;
• организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

• оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
• позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

• наименование до­кумен­та;
• Ф.И.О. сотрудников;
• дату и время ознакомления.

Как оформить ознакомление

Знакомство с приказом фиксируется в самом тексте или на отдельном бланке — листе ознакомления с приказом. Структура документа:

• название;
• дата;
• Ф.И.О. сотрудника,
• указание должности (подразделения);
• подпись и дата.

Под текстом приказа

Отметка о знакомстве с документом оформляется по образцу визы. Состав ее элементов установлен п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 (пример 1):

• наименование должности лица, которое знакомится с документом;
• подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.);
• дата ознакомления.

Если факт ознакомления предусмотрен процедурой (например, приказ об увольнении ТК требует ознакомить работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, а именно:

• добавить к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (пример 2);
• не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, отразив в отметке факт выполнения этого действия (пример 3).

Отдельным листом

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

• зафиксировать факт получения исполнителем;
• принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

• оформляется к уже изданному распорядительному документу;
• подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

• может быть частью инструкции по делопроизводству;
• как часть изданного распорядительного документа;
• использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Как составить лист

Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.

Образец заполненный

Сколько хранить лист

Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.

Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.

---

Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Все статьи автора

Предложения со словосочетанием «ознакомиться с инструкцией»

Согласно действующему законодательству, работодателям необходимо знакомить сотрудников с приказами, распоряжениями, положениями, инструкциями и прочими организационно-распорядительными документами. При этом есть документы, по которым сотрудникам нужно подтверждать ознакомление личной подписью. К ним относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, положения по охране труда.

В DirectumRX и прежде можно было организовать ознакомление с организационно-распорядительными документами при помощи простых задач. Однако, в таком случае возникал ряд неудобств. Например, чтобы ознакомить с документом большое число сотрудников разных подразделений, приходилось вручную указывать всех в задаче.

В новой версии системы появился механизм, который упрощает отправку приказов, распоряжений, постановлений и инструкций на ознакомление под личную подпись и в электронном виде. Также теперь есть инструменты для наглядного контроля за ходом ознакомления.

Чтобы узнать, как это работает, сначала определимся с участниками процесса ознакомления. В нем участвуют:

 

Руководитель, который утверждает организационно-распорядительный документ. 

Секретарь, который отправляет документ сотрудникам на ознакомление, при необходимости собирает их личные подписи для подтверждения ознакомления. Также контролирует, чтобы каждый сотрудник лично ознакомился с документом в установленный срок.

Сотрудники организации, которым нужно ознакомиться с документом и, если потребуется, подтвердить это своей личной подписью.

А теперь найдем ответы на вопросы:

• как отправить документ на ознакомление?
• как подтвердить ознакомление с документом?
• как контролировать ознакомление?

Как отправить документ на ознакомление?

Рассмотрим ситуацию: руководитель утвердил приказ и секретарю необходимо ознакомить с документом группу сотрудников под личную подпись.

Секретарь может отправить документ на ознакомление, например, из списка или из карточки документа.

DirectumRX также позволяет выстроить единый и непрерывный процесс: отправка на ознакомление доступна из заданий на рассмотрение и создание поручений при согласовании документа по регламенту.

Для отправки на ознакомление создается задача. При этом сам документ и его приложения автоматически добавляются во вложения. Далее секретарь указывает срок ознакомления и заполняет остальные параметры. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

Выбор способа ознакомления. Способ указывается в задаче с помощью флажка Ознакомление в электронном виде. Ознакомление возможно:

• в электронном виде (флажок установлен) – это значит, что личные подписи сотрудников не требуются, им нужно прочитать документ и выполнить задание. При старте такой задачи система проверяет, что документ утвержден. Это гарантирует ознакомление сотрудников именно с утвержденной версией;
• под личную подпись (флажок снят) –это значит, что для подтверждения ознакомления необходима личная подпись сотрудника на бумажном документе. При этом в задании для сотрудников появится пояснение, что нужно подойти к ответственному и поставить подпись.

В нашем случае ознакомить сотрудников необходимо под личную подпись, поэтому секретарю нужно снять флажок в задаче.

Заполнение списка участников ознакомления. Участников можно указать вручную, а затем сохранить по кнопке Cохранить список. Таким образом, в будущем получится повторно использовать созданный список при отправке документов на ознакомление. К слову, можно заранее подготовить списки ознакомления в специальном справочнике.

Если подходящий список сотрудников уже есть, то стоит выбрать его по кнопке  Заполнить из списка и участники задачи заполнятся автоматически. Это удобно и экономит время, особенно, если нужно ознакомить с документом большое количество сотрудников.

Печать бланка листа ознакомления. В зависимости от документа и порядка ознакомления, принятого в организации, сотрудники проставляют личные подписи на бумажном экземпляре документа, в журнале ознакомления или на специальном бланке – листе ознакомления. Предположим, что в нашем случае подписи проставляются в листе ознакомления. Бланк формируется перед отправкой задачи в один клик по кнопке  Распечатать бланк. В листе ознакомления сразу заполняется название документа, информация о приложениях, участники ознакомления, а также кто и когда распечатал бланк. Вручную заполнять эти данные секретарю не придется.

Когда параметры задачи заполнены, участники указаны, бланк листа ознакомления сформирован и распечатан, наш секретарь может отправлять задачу в работу.

Как подтвердить ознакомление с документом?

Сотрудникам для ознакомления с документом приходит задание. Пояснение в карточке помогает быстро определить, нужно ли подтверждать ознакомление личной подписью.

Если личная подпись необходима, то сотрудник знакомится с документами из области вложений. Затем подходит к ответственному сотруднику и ставит свою подпись. После этого он смело выполняет задание.

При ознакомлении в электронном виде сотрудник читает вложенные документы и выполняет задание. При этом система обязательно проверяет, что сотрудник обращался к нужной версии документа. Так мы можем быть уверены, что он действительно открывал документ для ознакомления.

Как контролировать ознакомление?

Основная задача секретаря при ознакомлении – проконтролировать, что каждый сотрудник лично ознакомился с документом в установленный срок. Тут ему на помощь придут сразу несколько инструментов для контроля.

Закладка «Задачи» в карточке документа. На ней отображается информация о задачах и заданиях на ознакомление, в которые вложен документ. Секретарь может время от времени обращаться к закладке для промежуточного контроля. Это помогает оперативно «вычислить» сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, а также сотрудников, чьи задания выполнены по замещению:

Задание на завершение работ по ознакомлению. Его получает секретарь, после того, как все сотрудники выполнят свои задания. Переписка поможет секретарю при итоговом контроле: по ней легко определить, все ли сотрудники лично ознакомились с документом:

Отчет «Лист ознакомления». Он станет верным помощником секретаря и при промежуточном, и при итоговом контроле. Отчет формируется из карточки задачи на ознакомление, задания на завершение работ и из карточки документа. Он позволяет получить список:

• сотрудников, которые еще не ознакомились с документом. Это поможет вовремя поторопить сотрудников, чтобы завершить процесс к нужному сроку;
• всех участников ознакомления. Так можно убедиться, что сотрудники лично изучили документ и никто ошибочно не выполнил задание по замещению;
• сотрудников, которые ознакомились с документом. Таким образом секретарь имеет возможность распечатать лист ознакомления, завизировать его и поместить в дело вместе с документом для документального подтверждения ознакомления сотрудников.

***

Автоматизируйте ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами вместе с DirectumRX. Система поможет сделать этот процесс простым, наглядным и контролируемым.

А как ознакомление с документами организовано у вас?

***

Узнать больше о новинках DirectumRX 2.8 можно в справке и в документе «Изменения DirectumRX 2.8» на сайте поддержки. Также вы можете поработать в обновленной системе и лично оценить ее возможности на нашем на демо-стенде.