Подписания документов у руководство

Обратите внимание

При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т. п.

Обратите внимание

Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе человеку, который вообще не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах.

Также читайте:

1. Директор – на особом кадровом счету
2. Передача полномочий директора и главбуха на время их отпуска
3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы.
Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев.
В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты.
Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это).
Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)¹, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.

Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.

Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.

Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений – это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:

• документы по каким вопросам человек будет подписывать;
• может быть установлен лимит суммы сделки или введены ограничения в отношении отдельных видов сделок, которые вправе заключить человек;
• его права могут появляться только в случае «выхода из строя» основного подписанта – директора (например, если он на больничном, в отпуске или др.) или будут осуществляться параллельно с действующим руководителем организации.

Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице 1).

Пример 1. Фрагмент устава ООО

Пример 2. Фрагмент устава ФГУП, утвержденного приказом Минздрава РФ от 03.11.2000 № 390 «Об организации работы по утверждению Уставов (Положений) подведомственных Минздраву России предприятий, учреждений и организаций»

При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.

Сначала поговорим о том, как предоставляется право подписи документов, когда директор и сам остается «при исполнении» (во всех этих ситуациях право подписи может предоставляться как на постоянной основе – по умолчанию, так и на определенный период времени – когда это прямо указано в документе):

• если отдельный человек наделяется правом подписывать документы параллельно с директором, то это оформляется издаваемым самим директором приказом о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу. При необходимости представлять интересы организации во взаимодействии с третьими лицами ему выдается доверенность;
• право подписи директор может делегировать не одному, а сразу нескольким лицам. Как уже было отмечено, по понятным причинам директор не может уследить за правильностью составления и достоверностью сведений во всех подписываемых от имени организации документах. И даже «в четыре глаза» с этим бывает сложно справиться. Поэтому на практике нередки ситуации, когда вновь избранный/назначенный руководитель организации, вступая в должность, одним из первых издает приказ о распределении полномочий и предоставлении права подписи ответственным должностным лицам из числа своих замов, руководителей финансового, юридического, кадрового и других направлений. В нем же может быть указано, кому выдается доверенность для представления интересов во внешней среде организации и по каким вопросам. Таким образом, в одном «комплексном» приказе директор, с одной стороны, закрепляет, кому и что можно будет подписывать от имени предприятия (по кругу лиц и сферам ведения), а с другой – «делегирует» и ответственность за подписываемые документы.

С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.

Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций/положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 Трудового кодекса РФ²).

Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения – здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.

Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история:

Судебная практика. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 № 9324/13 по делу № А12-13018/2011

Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.

Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства³:

• штатное замещение;
• временный перевод на должность директора;
• совместительство на время отсутствия директора (как внутреннее – когда совместителем по должности директора является работник данной организации, так и внешнее – если директором по совместительству будет работать сторонний человек⁴);
• исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы⁵.

Рассмотрим подробнее эти варианты.

При штатном замещении человек с определенной должностью автоматически получает право подписи документов в случае отсутствия директора. Таким лицом часто назначают заместителя директора, но если этой должности в организации нет, то им «делают» и другого руководителя ТОП-уровня (например, коммерческого или исполнительного директора, см. Пример 5). Даже для таких лиц часто устанавливают границы круга документов, которые они могут подписывать.

Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).

С этими документами не знакомят весь коллектив организации, для его информирования издается приказ. Это еще и распорядительный документ (в отличие от трудового договора), здесь могут быть даны какие-то сопутствующие указания службе делопроизводства и др. Ключевой будет фраза такого рода: «предоставить право подписи приказов по основной деятельности за директора Общества заместителю директора Веселкову П.Р».

Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.

Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.

Есть еще временный перевод на должность директора, в этом случае также важно оговорить его продолжительность: до момента возвращения «основного действующего лица». Документально это оформляется изменением к трудовому договору. Обязательно издается приказ о временном переводе на другую работу, а доверенность выдается, только если человек будет представлять организацию во внешней среде.

Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность – директора. Правда, на разных условиях.

В случае временного совместительства (как внутреннего, так и внешнего) заключается отдельный (второй) трудовой договор, в котором указывается рабочее время, которое не должно совпадать со временем работы по основной должности, отдельная заработная плата и другие условия трудового договора (см. ст. 57 ТК РФ). Если есть должностная инструкция или положение о единоличном исполнительном органе, с ними ознакамливают под личную подпись до заключения трудового договора. И, конечно же, издается приказ о приеме на работу по совместительству на срок, который лучше определять ссылкой на момент, когда временно отсутствующий «основной» директор сможет приступить к своим обязанностям. Обратите внимание: временное совместительство по желанию самого совместителя заносится в бумажную трудовую книжку (или отражается в сведениях о его трудовой деятельности при ведении трудовой книжки в электронном виде).

Надо отметить, что для замещения директора на период банальных причин (ежегодного оплачиваемого отпуска, командировки, недлительной нетрудоспособности) не рекомендуется оформлять временный перевод и совместительство. Связано это с бытующими на практике различными мнениями специалистов и судов относительно того:

• нужно ли в таких ситуациях каждый раз вносить изменения в содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения о Ф.И.О., паспортных данных и ИНН человека, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица (фактически – о праве конкретного лица именоваться «директором» и не предъявлять доверенность)⁶ и, соответственно, оформлять протокол/решение и приказ⁷ о назначении новым директором от имени уполномоченного органа юрлица (общего собрания участников (акционеров) или совета директоров), единственного участника или собственника имущества организации, уполномоченным им лицом⁸;
• можно ли (во избежание спорной ситуации с внесением изменений в ЕГРЮЛ) добавлять «приставку» «и.о.» к наименованию должности «директор» при приеме на работу директором по совместительству или временном переводе на эту должность, чтобы подчеркнуть замещающий характер исполнения обязанностей и возможность действий такого «дублера» на основании выданной ему доверенности и изданного в отношении него приказа только о временном трудоустройстве директором (т.е. до того, как к своим директорским обязанностям приступит «основное действующее лицо» в установленном порядке).

Не вдаваясь в рамках данной статьи в детали подобных дискуссий, просто порекомендуем отказаться от этих способов оформления, хотя не будем оспаривать законность их применения на практике.

При исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от работы, определенной трудовым договором, первоначальная должность замещающего остается основной. Поэтому действует один (прежний) трудовой договор, но к нему заключается дополнение (соглашение) о выполнении дополнительной работы по исполнению обязанностей директора, в котором среди прочего прописывается и доплата за заместительство. При этом и работа по основной должности, и дополнительная (за директора) производятся в одно и то же основное рабочее время. Это важно.

Если есть должностная инструкция/положение о единоличном исполнительном органе, то с таким документом замещающее лицо знакомят под подпись до заключения дополнения к трудовому договору (соглашения). Также издают приказ об исполнении обязанностей (либо о возложении обязанностей и т.п.).

В госструктурах еще встречается вариант, когда речь идет об исполнении обязанностей по вакантной должности директора. При увольнении прежнего директора и до вступления в должность нового порой надо соблюсти сложную и протяженную во времени процедуру (например, объявить и провести конкурс), а жить с «обезглавленной» организацией невозможно. В этом случае собственник имущества или уполномоченный орган назначает исполняющего обязанности директора на период проведения соответствующих процедур. Такая возможность опирается по аналогии на разъяснения Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». Данный официальный документ хотя и «древний», но по-прежнему действует в той части, которая не противоречит ТК РФ.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

К сожалению, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью и ряде других организаций подобные нормы отсутствуют. Хотя прямого запрета также нет. На практике к назначению временно исполняющим обязанности по вакантной должности директора им лучше не прибегать.

Теперь давайте подытожим, какими документами вы можете подтвердить полномочия лица, подписавшего документ. Для извещения сотрудников вашей организации это, как правило, делается соответствующим приказом (обычно работников ознакамливают с выпиской из него). А для сторонних лиц потребуется продемонстрировать следующий состав документов (показать оригинал либо приложить заверенные копии либо выписки к подписанному документу, чтобы подтвердить правомочность подписи на нем):

• устав или иной учредительный документ (если там прописаны полномочия данного лица), выписка из ЕГРЮЛ (в которой указываются Ф.И.О. лица, имеющего право без доверенности действовать от имени возглавляемой им организации);
• приказ о приеме на работу или временном переводе, возложении исполнения обязанностей⁹ или вступлении в должность;
• доверенность (если она есть);
• документ, подтверждающий отсутствие основного подписанта, если права у его «дублера» появляются только в отсутствие первого лица (этот документ не всегда требуют предоставить, но лучше им заручиться);
• приказ/протокол/решение уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур (если речь идет о вакантной должности директора).

Отдельно скажем о том, можно ли использовать доверенность как подтверждение полномочий лица, временно замещающего директора, на подписание трудовых договоров с работниками (изменений и дополнений к ним, иных соглашений), кадровых приказов и других кадровых документов? Ответ на этот вопрос отрицательный. И вот почему. Доверенность как документ, подтверждающий полномочия представителя действовать от имени организации, предусмотрена Гражданским кодексом РФ (ст. 185) и применима только к гражданским отношениям. В Трудовом кодексе РФ она не упоминается, поэтому в трудовых отношениях не может быть использована как подтверждающий полномочия документ¹⁰.

Если речь идет о замещении генерального директора на период его отсутствия либо о делегировании права подписи трудовых договоров и кадровых документов директором в порядке распределения полномочий, то в силу ч. 6 ст. 20 ТК РФ такие полномочия должны быть также подтверждены не только соответствующим приказом, но и положениями устава (или иного учредительного документа) и/или локального нормативного акта (например, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о филиале и т.п.), в которых нужно закрепить, кто из должностных лиц вместо директора может осуществлять права и обязанности работодателя (в т.ч. подписывать связанные с трудовыми отношениями документы).

Бухгалтерскую (финансовую) отчетность по доверенности подписывать можно. См., например, разъяснения, данные в письмах Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212 и ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569.

Таблица 1. Какими документами оформляется право подписи директора и лица, замещающего его на время отсутствия, какую должность вписывать в реквизит «подпись»

Фрагмент документа

Такие же положения вы увидите в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (опубликованы на сайте Росархива) и в п. 2.47 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Отталкиваясь от них, покажем, как правильно оформлять подпись на документе в различных ситуациях, дополнительно разъяснив то, что здесь было упущено.

Начнем с самого простого варианта – оформления собственноручной подписи директора (например, Иванова).

Пример 3. Директор сам подписывает документ

Далее покажем, как оформить подпись Петрова, который «дублирует» директора Иванова.

Если в приказе (или протоколе, решении) говорится о назначении исполняющего обязанности директора, то соответствующую аббревиатуру «и.о.» мы отражаем в подписи (Пример 4). Аббревиатуру «Врио» или «ВРИО», «Вр.И.О.» применять не рекомендуем¹⁶.

Пример 4. Подпись исполняющего обязанности директора

Пример 5. Подпись штатного заместителя директора

Временно переводить нашего условного Петрова на должность директора или принимать его временно на работу по совместительству, как мы уже предупреждали, не стоит, т.к. в этом случае могут возникнуть вопросы о том, каким образом избежать споров с проверяющими органами о необходимости регистрации данных о таком замещающем лице в ЕГРЮЛ.

Ведь если он будет оформлен «директором» без приставки «и.о.» и действовать на основании доверенности, это вызовет немало вопросов: «Почему директор подписывает документы на основании доверенности, выданной другим директором?» и пр.

А если говорить, что он действует на основании устава или иного учредительного документа и не вносить поправки в ЕГРЮЛ, то появится еще больше вопросов, т.к. в ЕГРЮЛ лицом, уполномоченным действовать без доверенности, по-прежнему останется Иванов.

Наконец, если указывать в документах временно переведенного или принятого на работу по совместительству Петрова как «и.о. генерального директора», то с точки зрения трудового законодательства перевести или принять на работу можно только на конкретную должность, а такой должности с приставкой «и.о.» у вас в штатном расписании, скорее всего, нет.

В ситуации, когда организация все же внесет изменения в ЕГРЮЛ, смело можете указывать должность замещающего лица – нашего условного Петрова – как «директора». Такое, как мы уже упоминали выше, бывает оправданно в тех случаях, когда заранее известно о длительности периода замещения и можно заморочиться с процедурой внесения изменений в ЕГРЮЛ. Для нее, как правило, требуется принятие решения уполномоченным органом организации, собственником имущества или уполномоченным им лицом – аналогично обычной процедуре избрания/назначения на должность директора. Кстати, не забудьте проверить, чтобы по окончании периода такого замещения Иванова «вернули на место» в ЕГРЮЛ.

Пример 6. Подпись при временном переводе или при приеме по совместительству на должность директора в не вызывающей споров ситуации, когда были внесены изменения в ЕГРЮЛ о персональных данных «дублера» директора

Пример 7. Добавление в подпись основания подписания документа данным лицом

Пример 8. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Пример 9. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Обратите внимание: в реквизите «подпись» зачеркивать ничего не нужно, предлог «за» или косую черту перед должностью не пишем.

Но что делать, если кроме подписи данные отсутствующего директора фигурируют еще и в тексте присланного документа? Там их желательно зачеркивать и заверять правильность внесения исправления подписями обеих сторон (чтобы потом ваш контрагент не сказал, что он против этого или был не в курсе) – см. Пример 10. Это можно сделать, когда документ подписывается в присутствии обеих сторон. Если же он прислан вам по почте, то реализовать данную рекомендацию будет сложнее. Само по себе отсутствие такого исправления в тексте не лишает документ юридической силы, просто с ним потом могут возникнуть проблемы. Советуем при направлении по почте контрагенту подписанного экземпляра сразу приложить к нему заверенные копии документов, которые уполномочили Петрова подписать документ вместо директора Иванова (см. Таблицу 1).

Текст соответствующих исправлений не обязательно писать от руки, их можно оформить простановкой специально подготовленного для таких целей наборного штампа, но вот удостоверить верность внесенных правок нужно собственноручной подписью уполномоченного лица.

Пример 10. Как исправить данные отсутствующего директора на данные другого человека в тексте документа (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.

Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:

• если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
• однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.

Вопрос в тему

Мнение эксперта

Вопрос в тему

Мнение эксперта

Чтобы руководитель не тратил время на подписание каждого документа компании, он делегирует свое право подписи. Так можно позволить другим людям заверять финансовые, кадровые и другие документы

Это право появляется у руководителя компании после ее создания: он единственный, кто может подписывать документы от лица компании без специального приказа или доверенности.

В корпорациях — компаниях, где высший орган состоит из собрания участников, — может быть несколько руководителей, если это закреплено в уставе организации. Тогда право первой подписи есть у всех директоров и их подписи имеют одинаковую силу.

Руководители могут делегировать свое право подписи на документах другим работникам или третьим лицам. Это полезно, чтобы работа компании не останавливалась, когда директор не может подписать документ:

• во время болезни, отпуска или командировки;
• из-за круглосуточной или ежедневной работы компании;
• потому что документов стало очень много.

Право подписывать внутренние документы можно передать приказом, а для остальных нужна доверенность. С правом подписи поверенный не получает всех полномочий руководителя. В приказах и доверенностях указывают перечень документов, в которых человек сможет расписываться вместо директора. Например, руководителю отдела кадров можно позволить принимать сотрудников на работу без согласования с гендиректором.

Передавать право подписи не обязательно. Например, ИП с небольшим бизнесом может самостоятельно подписывать все необходимые документы, даже если у него есть бухгалтер.

Есть исключение: в счетах-фактурах, которые подтверждают сумму НДС, предъявленную продавцом покупателю, должно быть две подписи, это указано в налоговом кодексе. Если директор сам ведет бухучет, то он должен расписаться дважды.

В компаниях, чтобы передать сотруднику право подписи, нужно издать приказ. ИП передают право подписи только по доверенности — о ней расскажем в следующем разделе.

• реквизиты компании;
• дата, номер приказа и цель издания — например, «для своевременного оформления бухгалтерской документации»;
• Ф. И. О. человека, которому передается право, и его должность;
• перечень передаваемых полномочий — нужно описать, какие виды документов поверенный сможет подписывать без заверения директора. Если хотите передать право второй подписи в его классическом понимании — вторая подпись в документе после отметки директора, — это тоже нужно указать;
• дата и срок делегирования — срок может быть любым: день, год или неограниченный;
• подпись директора или другого лица, уполномоченного действовать от его имени: если руководитель компании до этого передал исполнительному директору полномочия передавать право подписи.

Чтобы передать право подписи другой компании, между вами должен быть заключен договор с прописанными обязанностями сторон. Как вариант, это может быть договор об оказании услуг или агентский договор. Если он уже есть, новый заключать не нужно.

В дополнение к договору составляют доверенность на представление интересов. Особой формы такого документа тоже нет, его составляют по нормам гражданского законодательства. В доверенности должны быть:

• номер доверенности по внутреннему документообороту, место и дата подписания;
• реквизиты доверителя. Для ИП: имя предпринимателя, ОГРНИП, адрес регистрации. Для компаний: название, ОГРН, ИНН, КПП, адрес местонахождения;
• информация о доверителе — в компаниях обычно это директор. Нужно записать его должность, документ, на основании которого он может передавать право подписи, — устав, паспортные данные доверителя. ИП могут пропустить этот пункт;
• подробное описание полномочий, которые возлагает доверитель, — полный перечень документов, которые поверенный сможет подписывать;
• срок действия доверенности — если не указать конкретных сроков, доверенность будет действовать один год со дня подписания;
• информация, может ли поверенный передоверять свое право подписи;
• подписи поверенного и директора.