Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
[…]
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
[…]
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
• наименование организации — автора документа;
• наименование вида документа («справка»);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• адресат;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• подпись руководителя организации или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
• место работы;
• должность или профессию (пример 1);
• стаж работы;
• размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 4, 2017.
Описан оптимальный алгоритм сбора и подготовки документов на рассмотрение руководителю (на подпись, утверждение, проставление резолюции) – это позволит экономить драгоценное время и силы руководителя. Показываем, как распределить обязанности между отделом делопроизводства и личным помощником руководителя. Как перенести этот логичный сценарий в СЭД.
На руководителя организации 1 ложится высокая нагрузка при работе с документами:
- он имеет по умолчанию право подписи всех документов;
- большинство поступающих на предприятие документов, как правило, адресовано на его имя.
Чтобы снять избыточную и неоправданную нагрузку по рассмотрению документов с руководителя, обычно применяются следующие процедуры:
-
предварительное рассмотрение поступивших документов предусматривает их распределение:
- на те, которые требуют обязательного рассмотрения именно руководителем;
- и те, которые должны быть направлены на рассмотрение его заместителям или иным работникам структурных подразделений и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется квалифицированным работником, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного на предприятии распределения обязанностей и делегирования полномочий. Основанием для принятия решения является прежде всего содержание документа, а не его адресация руководителю;
- делегирование права подписи документов. Данная процедура относится к внутреннему и исходящему документопотокам. Не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждом документе. Решением в данной ситуации является делегирование права подписи определенных категорий документов должностным лицам предприятия. Оформляется это право доверенностью и приказом.
Тем не менее всегда остаются документы, которые необходимо подать на рассмотрение именно руководителю организации. Но и в этой задаче вы можете ему помочь, повысив комфорт работы с такими документами и снизив риски принятия неверных решений – необходимо тщательно проверить и подготовить документы для доклада руководителю. Особенно актуальна данная функция при больших объемах документооборота или если руководитель желает лично принимать решения по максимуму документов (не делегирует). Такая практика не редкость и обусловлена, например, желанием руководителя отслеживать все процессы, участвовать во всей цепочке принятия решений и пр.
Технология подготовки бумажных документов для рассмотрения руководителем
Давайте сначала подробно разберем технологию процесса, а затем – варианты распределения обязанностей среди работников предприятия в рамках данной функции.
Несмотря на то что электронный документооборот набирает темпы, практически на каждом предприятии в достаточном количестве имеются бумажные документы: это и договоры, и переписка с контрагентами, и другие виды документов (те, что прошли согласование в электронном виде, но на рассмотрение руководителю подаются на бумаге).
Технологию сбора, проверки, подготовки и передачи на рассмотрение документов для доклада руководителю целесообразно проработать и утвердить в виде локального нормативного акта (либо отдельного регламента или раздела в Инструкции по делопроизводству). Что там стоит закрепить:
1. Четко установить место и время начала и окончания передачи документов работниками структурных подразделений. Как правило, это специально отведенная зона в помещении отдела делопроизводства 2. Каждое подразделение может иметь отдельно выделенную ячейку, в которую его исполнители помещают документы. Необходимое условие – ячейки для сбора документов должны хорошо просматриваться с рабочего места ответственного работника ОД и исключать возможность несанкционированного доступа к документам.
2. Установить время начала и окончания…
- Все 37
- Выписка из медицинской карты 2
- Недвижимость 2
- Справка 2
- Справка о зарплате 2
- Справка для лагеря 2
-
Образец справки о численности работников организации
Образец справки о численности работников организации 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Справка с места работы
Образец справки с места работы
Открыть документ
-
Образец письма в банк о деятельности организации
Образец письма в банк о деятельности организации
Открыть документ
-
Образец справки о составе семьи
Образец справки о составе семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате за 3 месяца
Образец справки о зарплате за 3 месяца 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики от участкового
Образец характеристики от участкового 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из медицинской карты
Образец выписки из медицинской карты
Открыть документ
-
Образец справки об отпуске с места работы
Образец справки об отпуске с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики в полицию с места работы
Образец характеристики в полицию с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Открыть документ
-
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Открыть документ
-
Образец положительной характеристики семьи
Образец положительной характеристики семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки-объективки
Образец справки-объективки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки об эпидокружении
Образец справки об эпидокружении
Открыть документ
-
Образец медицинской справки 086/у
Образец медицинской справки 086/у 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в бассейн
Образец справки в бассейн 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики на водителя с места работы
Образец характеристики на водителя с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Справка 070у для путевки
Образец справки 070у для получения путевки. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 070у для путевки – скачать в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец формы 027/у
Образец формы 027/у
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате в свободной форме
Образец справки о зарплате в свободной форме 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец аналитической справки
Образец аналитической справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Открыть документ
-
Образец справки о доходах для соцзащиты
Образец справки о доходах для соцзащиты
Открыть документ
-
Образец справки об обучении в ВУЗе
Образец справки об обучении в ВУЗе
Открыть документ
-
Образец служебной записки
Образец служебной записки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец заполнения справки 182н
Образец заполнения справки 182н 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Справка 076у для лагеря
Образец справки 076у для лагеря. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 076у для лагеря – скачать пример в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец справки с работы для визы шенген
Образец справки с работы для визы шенген
Открыть документ
-
Образец формы 079у для лагеря
Образец формы 079у для лагеря
Открыть документ
-
Образец справки для центра занятости
Образец справки для центра занятости 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Выписка из ЕГРН
Образец выписки из егрн. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Выписка из егрн – скачать пример документа формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец бухгалтерской справки
Образец бухгалтерской справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из трудовой книжки
Образец выписки из трудовой книжки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате для визы
Образец справки о зарплате для визы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в посольство с места работы
Образец справки в посольство с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из домовой книги
Образец выписки из домовой книги 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки с работы для шенгена
Образец справки с работы для шенгена 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Этот документ может пригодиться при оформлении визы, для предъявления суду, оформления кредита, больничного, декрета либо пособий. Поэтому ее структура зависит от цели запроса. Справка носит подтверждающий характер и может содержать сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т. п.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк справки с места работы .docСкачать образец справки с места работы .doc
Что нужно для получения справки с места работы
На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю другого структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так. В большинстве, особенно в крупных компаниях, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.
Отметим, закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки
По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.
Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник вправе обратиться в суд.
Кто выдает справку
Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация:
- если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращаться в кадровый отдел;
- если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т. п.
Но если непосредственным оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен директор компании или уполномоченное лицо.
Срок действия справки
Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период. За это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.
Имеет ли право требовать справку уволившийся работник
Сотрудник, который уволился, так же может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Однако законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате, например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат. Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.
Правила по составлению справки
Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе составлять ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании. Однако индивидуальные бланки необходимо регистрировать в локальной нормативной документации. Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:
- название организации;
- дату составления;
- сведения, которые нужно подтвердить;
- подпись директора компании.
Кроме того, согласно п. 3 ст. 62 ТК РФ, начальник обязан выдать справку о факте занятости гражданина в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника. При этом если прилагается копия, то ее нужно обязательно заверить. Порядок заверения утвержден в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.
Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.
Правила оформления справки
Справка может быть написана как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.
При получении справки работник должен ее внимательно проверить и при обнаружении каких-либо ошибок потребовать выдачи нового документа. Дело в том, что от содержания справки зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.
Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.
Образец справки с места работы
- Сначала указывают полное наименование компании, чуть ниже ее фактический адрес и телефон.
- Далее ставят дату составления документа, затем посередине слово «Справка» и ее номер по внутреннему документообороту организации.
- Потом идет собственно необходимая информация: здесь надо обязательно полностью вписать фамилию, имя, отчество работника, для которого предназначена справка, а также удостоверить нужные факты.
- После этого, если сотрудник назвал адресата получения, можно указать, кому будет предъявляться справка.
- Внизу документ должен подписать либо директор компании, либо его уполномоченное лицо с указанием должности и расшифровкой подписи.
Деловое письмо
Как составить справку?
Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.
В правом верхнем углу указывается место представления справки.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.
Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.
Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.
Реквизиты справки следующие:
- место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
- название и координаты организации, выдавшей справку,
- штамп организации, выдавшей справку,
- наименование вида документа,
- дата,
- текст справки,
- подпись должностного лица,
- печать организации.
Пример
| ОАО «Заря» 123000, Москва, ул. Ак. Павлова, д. 20 |
В Налоговую инспекцию г. Москвы |
|
|
СПРАВКА 29.09.2002 Петухов Игорь Иванович работает директором отдела сбыта ОАО «ЗАРЯ» с окладом 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей. |
||
| Директор | (Подпись) | И. А. Петров |
| Главный бухгалтер | (Подпись) | Н. В. Николаева |