В организациях, органах власти могут осуществляться руководство и управление. В чем их специфика?
Содержание статьи
- В чем заключается специфика руководства организацией?
- В чем заключается специфика управления организацией?
- Сравнение
- Таблица
В чем заключается специфика руководства организацией?
Под руководством организацией или, к примеру, промышленным предприятием чаще всего понимается процесс реализации кем-либо из представителей менеджмента фирмы своих формальных функций (предусмотренных трудовым договором, локальными нормативными источниками), а в большинстве случаев — также решение фактически поставленных задач. Например — связанных с развитием бизнеса.
Но бывает и так, что руководитель у фирмы исполняет свои полномочия всего лишь формально, в то время как реальные задачи решают другие люди. Тем не менее с юридической точки зрения он является главным человеком в организации, имеет исключительное право подписывать договоры, принимать ключевые решения по сделкам.
Таким образом, основной критерий признания сотрудника фирмы руководителем — наличие у него юридически закрепленных полномочий.
к содержанию ↑
В чем заключается специфика управления организацией?
Под управлением организацией понимается осуществление кем-либо из представителей менеджмента компании действий, направленных как раз таки на решение реальных задач бизнеса. Что касается формальных полномочий для этого — они могут и отсутствовать (но в современных эффективных фирмах это редкость).
Управление организацией предполагает следование его субъектом не только формальным процедурам, отраженным в трудовом договоре или локальных нормативных актах, но также наполнение данных процедур полезными действиями, направленными на достижение конкретных результатов.
к содержанию ↑
Сравнение
Главное отличие руководства от управления заключается в том, что первый процесс отражает наличие у человека полномочий (например, подкрепленных трудовым договором на должность директора фирмы), а второй — наличие у человека компетенций, знаний, навыков, необходимых для решения задач, связанных с развитием бизнеса.
На практике руководство и управление в большинстве современных бизнесов осуществляется одновременно. С одной стороны, генеральный директор организации имеет требующиеся полномочия, с другой — знания, которые нужны для реализации соответствующих полномочий. В этом случае руководство может быть синонимом управления.
Но бывает и так, что формально предприятием руководит один человек, а реально управляет другой. В этом случае бизнес может выстраиваться не вполне эффективно в силу недостатка у второго полномочий по юридическому закреплению принимаемых решений. В данной ситуации называть генерального директора управленцем будет не вполне корректно, в то время как того человека, который реально управляет фирмой, неправильно будет считать руководителем.
Определив, в чем разница между руководством и управлением, отразим выводы в таблице.
к содержанию ↑
Таблица
Руководство | Управление |
Что общего между ними? | |
В большинстве современных эффективных фирм функции, характерные для руководства и управления, осуществляются менеджерами одновременно — в таких случаях рассматриваемые термины могут считаться синонимами | |
В чем разница между ними? | |
Является процессом, отражающим наличие у представителей менеджмента фирмы юридических полномочий для решения задач, которые связаны с развитием бизнеса | Является процессом, отражающим наличие у представителей менеджмента компании компетенций, знаний и навыков, необходимых для развития бизнеса |
Руководство персоналом
Руководство персоналом как функция управления персоналам призвана объединить все мероприятия и процессы в организации, нацеленные на создание системы управления персоналом. Во многих сферах деятельности эффективность и конкурентоспособность компании зависит от специалистов, работающих в ней. Многие организации, добивающиеся успеха, отличаются динамичностью и адаптивностью руководства и успешных приемов и механизмов взаимодействия с людьми.
Содержание статьи:
- Система руководства персоналом
- Руководство персоналом и организация управления персоналом
- Стили руководства персоналом
- Методы руководства персоналом
- Обучение руководству персоналом
- Бесплатный каталог политик и процедур по вопросам руководства персоналом
- Интересные материалы на тему руководство персоналом
Система руководства персоналом
Система руководства персоналом — это синонимичный термин понятия системы управления персоналом. Он включает в себя принципы, подходы, политики и процедуры, которые приняты в конкретной организации по основным направлениям управления персоналом:
- подбор, отбор и найм персонала;
- адаптация и ввод в должность;
- оплата и мотивация;
- обучение персонала и развитие талантов;
- корпоративная культура и внутренние коммуникации.
Бесплатный каталог политик и процедур по вопросам руководства персоналом
Руководство персоналом и организация управления персоналом
Функция руководства персоналом обычно возлагается на менеджмент компании. Именно руководящий состав отвечает за эффективную организацию управления персоналом. С целью оптимизации и нормализации этой деятельности в более крупных компаниях создается отдел или департамент по управлению персоналом, в задачи которого входит поиск и внедрения наиболее подходящих под стратегию компании HR принципов и технологий. Дисциплины, входящие в область руководства персоналом, включают в себя:
- Административная функция, кадровое делопроизводство (положения, политики и процедуры, договора, приказы, прием, увольнение, личные дела, график отпусков, выплаты и т.п.)
- Оперативное управление, планирование
- Компенсации и льготы
- Привлечение и подбор персонала
- Адаптация персонала, инструктаж
- Обучение и развитие сотрудников (менторинг, наставничество, коучинг)
- Мотивирование и вовлечение персонала
- Создание кадрового резерва
- Оценка персонала, аттестация персонала
- Ротация сотрудников
- Формирование команды
- Управление конфликтами
Стили руководства персоналом
Стили руководства – это набор черт управленца в отношении с подчиненным персоналом. Другими словами, способы управления, используемые начальником, которые отражают его манеру поведения в различных ситуациях, с целью оказания влияния на подчиненных в процессе достижения целей организации. Попытка поиска наиболее эффективного стиля лидерства осуществлялась и осуществляется в рамках разработки моделей лидерства. Наиболее известные теории лидерства – Теория Р. Лайкерта, теория Д.Мак Грегора и теория Л. Левина. В основе всех теорий стилей руководства лежит распределение полномочий во взаимоотношениях между сотрудником и руководителем. В целом различают несколько стилей руководства:
Авторитарный стиль руководства
Авторитарный (автократический) стиль руководства – это пример жесткой вертикали власти. Руководитель единолично принимает решения, отдает распоряжения, инструкции и требует неукоснительного исполнения. В таком стиле руководства превалируют строгий контроль и дисциплина, ориентация на результат и редко принимаются в расчет социально-психологический факторы управления персоналом. Вознаграждения и наказания определяются руководителем. В большинстве случаев применяется жестко формальный субординационной стиль внутренних коммуникаций.
Демократический стиль руководства
Демократический (разрешительный) стиль руководства или «первый среди равных». При таком стиле руководства руководитель советуется с коллективом и выслушивает мнения сотрудников. Приветствуются инициативы, ответственность распределяется в соответствии с полномочиями. Руководитель контролирует этапы исполнения, однако все сотрудники понимают этапы развития проекта и активно участвуют в реализации задач. В рамках демократического стиля руководства поощряются и развиваются командные отношения между подчиненными, создается атмосфера продуктивного делового сотрудничества. Демократичный руководитель является сторонником разумной дисциплины и старается быть объективным при принятии решений в отношении вознаграждений или наказаний.
Либеральный стиль руководства
Либеральный (попустительский) стиль руководства – руководитель получает указания сверху и далее отдает инициативу в руки подчиненных, при этом вмешивается в процесс только по просьбе подчиненных. Чаще всего, либеральный руководитель в режиме советов подталкивает сотрудников к различным решениям. Сотрудники самостоятельно распределяют ответственность и полномочия в группе и получают полную свободу принятия решений. При либеральном стиле руководства поощрения используются чаще, чем наказания.
Ситуационный или адаптивный стиль руководства
Ситуационный или адаптивный стиль руководства – гибкий подход к руководству (модели Фидлера, Митчела и Хауса, Херси и Бланшара, Врума-Йеттона). В расчет берутся не только личностные качества руководителя, но также различные ситуационные факторы, как то: характер подчиненных, влияние среды, информированность, сложность и структура задачи, внутренние отношения в группе, мотивация и т.п. Руководитель структурирует задачи, предоставляет всю необходимую информацию, контролирует график и стандарты исполнения, поощряет общение на равных, создает атмосферу доверия и лояльности. Адаптивный руководитель влияет на подчиненных в процессе выполнения задач, постоянно стимулирует сотрудников к сверхэффективной работе и повышению индивидуальных результатов.
Методы руководства персоналом
Методы руководства персоналом – это способы воздействия на персонал, направленные на достижение целей организации. Различают три метода руководства персоналом:
- административный (организационно-распорядительный);
- экономический;
- социально-психологический.
Административный метод
Административный метод руководства персоналом базируется на дисциплине труда, власти, чувстве долга, стремлении участвовать в корпоративной культуре. Для этого используются нормативно-правовые документы: устав, положения о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции, политики и процедуры по управлению персоналом, приказы. Формируется структура управления персоналом. Ожидается, что сотрудники будут неукоснительно соблюдать правила и работать в соответствии с утверждёнными регламентами. В случае неисполнения применяются дисциплинарные меры, выговоры, штрафы, материальная ответственность. В качестве мотивационного факторы используются поощрения.
Экономический метод
Экономический метод руководства персоналом – это создание экономических условий, мотивирующих работников к достижению поставленных задач и целей. Наиболее распространёнными способами являются технико-экономическое обоснование, планирование, материальное стимулирование, кредитование, страхование, участие в прибыли, премии, материальные методы мотивации персонала. Практически все варианты материальной стимуляции относятся к экономическому методу.
Социально-психологический метод
Социально-психологический метод руководства персоналом – это способы социально-психологического воздействия на персонал. Данный метод включает в себя: анализ коллектива и внутренних трудовых взаимоотношений, социальное планирование, формирование групп с учетом психологических характеристик сотрудников, построение системы социального регулирования, установление порядка получения поощрений, бонусов, социальных пакетов и льгот. Справедливая и прозрачная система поощрений и санкций. В трудовом коллективе создается благоприятная атмосфера сотрудничества. Сотрудники отождествляют себя с организацией, высокий уровень мотивации.
Обучение руководству персоналом
Возможности у руководителя совершенствовать свои навыки по руководству персонала многообразны:
Безусловно, при наличии времени за полными знаниями можно идти в ВУЗы. В рамках высшего образования или программ MBA можно освоить основные теории лидерства, изучить многие психологические аспекты руководства персоналом, ознакомиться с основными практиками в области управления персоналом. Однако в такой ситуации не всегда можно получить практические навыки руководства персоналом, и далеко не всякий ВУЗ освещает новые тренды и тенденции в области управления персоналом.
Другая возможность – это разнообразные курсы, тренинги, семинары, которые освещают те или иные аспекты руководства персоналом. Обычно преподаватель предоставляет информацию, основываясь на своем опыте, поэтому акцент делается больше на области, которая более знакома тренеру: подбор персонала, обучение, оперативное управление, мотивация, корпоративная культура и внутренние коммуникации. В рамках тренингов знания получаются обрывочными партиями, поэтому по итогам таких учебных мероприятий сложно создать полное и структурирования понимание теории и практики руководства персоналом.
В идеале, конечно же, изучение теории и применение знаний на практике представляется как наиболее разумный вариант обучения, поэтому в больших компаниях в рамках процесса развития и формирования кадрового резерва создаются корпоративные университеты или многоэтапные лидерские программы, которые освещают вопросы лидерства и эффективного руководства персоналом.
Практические способы развития навыков руководства персонала могут включать в себя:
- Ротация персонала на руководящих позициях
- Менторство и коучинг
Создание кадрового резерва
Многие компании структурированно занимаются развитием компетенции в области руководства персоналом. Чаще всего в рамках такого подхода организация создает процесс создание кадрового резерва, в ходе которого:
- определяются потенциальные сотрудники с лидерским потенциалом;
- создается системный подход в развитии и карьерном росте таких сотрудников;
- создается процедура ротации и внутреннего перемещения ключевых сотрудников.
Интересные материалы на тему руководство персоналом
Сбер даёт сотрудникам возможность уходить в отпуск на год и работать из любого региона России
| Июн 29, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments
Сбер продолжает заботиться о команде и становится гибче, предлагая сотрудникам новые возможности. Среди них — долгосрочный отпуск (от месяца до года) или работа удалённо из любого региона России. Саббатикал, или долгосрочный отпуск Если сотруднику Сбера нужен…
Александр Подольчак: «Нельзя ждать от бизнеса роста, если не инвестируешь в развитие сотрудников»
HR практик | Май 22, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments
Мария Дранишникова Роман Кутузов Анна Дерябина Что было раньше – курица или яйцо? Компания не вкладывает в обучение, потому что бизнес не растет, или он как раз потому и не растет, что компания не инвестирует в развитие сотрудников? Между этими событиями есть…
Сотрудники работают лучше под управлением руководителя, выросшего внутри компании, а не нанятого со стороны
HR практик | Май 12, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments
Исследования и опросы показывают, что сотрудники работают более эффективно под руководством профессионала, который вырос внутри компании, а не специалиста, нанятого со стороны сразу на руководящую позицию, пишет Inc.com. Например, более 70% работников, опрошенных…
Вакцина для HR
HR практик | Апр 28, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments
Коронавирусная пандемия задала тренды на рынке труда на годы вперед. Работодатели не откажутся от дистанта, но от сотрудников будут требовать смешанных умений — hard skills, soft skills и digital skills. Как показал опрос 230 российских компаний, проведенный…
Сишечка в каденции
Елена | Фев 26, 2020 | Блог, Блог Ирина Воробьева, Блог Новое, Руководство | 0 Comments
Кто те молодые львы, что сотрут нас с лица земли? Б. Г. Если вы не поняли, о чем я, вы не в тренде и явно ничего не понимаете в новой генерации HR – ов. Это совершенно просветленные новым знанием, невероятно продвинутые молодые люди. Они про людей, они не про это…
«Не миллионы людей потеряют работу — десятки миллионов»
Елена | Янв 28, 2020 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments
Перевод колонки блогера и публициста Кевина Драма о будущем, в котором людей на рынке труда заменит искусственный интеллект. В ближайшие 40 лет роботы займут ваши рабочие места. Неважно, кем вы работаете. Копаете траншеи? Робот будет копать их лучше. Пишете статьи для…
Короли имиджа: крупные российские компании с лучшей репутацией
Елена | Окт 2, 2019 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments
В топ-3 рейтинга российских компаний с лучшей репутацией по версии Reputation Institute вошли Домодедово, «Яндекс» и Шереметьево. В целом у российских компаний репутация хуже, чем у работающих в России иностранных, следует из данных исследования. Подготовленный для…
Пуганое поколение: почему 35-летние работают в режиме вечного подвига
Елена | Сен 3, 2019 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments
Ирина Баранова По какой-то причине именно 35 лет считаются рубежом между молодостью и настоящей зрелостью — например, по закону кандидат на должность президента РФ не может быть моложе этого возраста. Специально для Forbes Life хедхантер Ирина Баранова рассказывает,…
У тебя есть несколько подчинённых топ-менеджеров, которым ты поставил большую амбициозную цель, на год или на два. Условно, должны поднять, там, на 50, 70, 120 %… и так далее. Есть несколько руководителей: финансист, коммерсант, начальник производства, снабженец, ит-директор ещё кто-то, над которыми ты осуществляешь управление.
В рамках этих целей они должны совершить многочисленные действия. Никто не знает, что они делают. Именно так – никто не знает, что они делают. Ты подумал, и расставил им задачи, каждому – свою. То есть, наличие задач с твоей стороны — это минимальный риск с максимальной вероятностью получить тот результат, который ты запланировал.
А теперь представь, что есть возможность повысить надёжность получения поставленного тобой результата. Например, на порядок. Надёжность! И при этом снизить побочные эффекты в виде манипуляций, незапланированных потерь, и так далее. Потому что когда ты очень жёстко требуешь, ты все получишь. Но, как известно, ты получишь ещё и то, чего не планировал. Плюс к тому, со знаками минус.
Собственно, для этого и существует информационное управление и его главнейший механизм – достоверное информирование.
Требуется просто создать оперативные показатели. Ведь управление руководителями, это обычная методика решения управленческих задач, которая разработана и применяется в проектах Metrika. Плюс анализ показателей, заявленных с помощью специальной технологии. Всё. Ты получишь способ оценки руководителей в рамках решения твоей задачи, будь то финансовый директор, коммерческий директор, ИТ-директор и т.д.
Что получаешь?
Самое главное — понимание того, как решается задача. Ты, глядя на показатели, можешь понять, что не заявил, человек, наученный методике решения задач. Да, не заявил ни одного показателя, а чего-то суетится. С высокой степенью вероятности можно сказать, что человек не понимает, как её решать. Хотя ему уже это объяснили. Ну, вот, ну, давай…
Работа руководителя невидима
Проблема управления руководителями состоит в том, на их деятельность нельзя посмотреть непосредственно. Камеру, например, повесить – и смотреть иногда. Ясно, что одиноко сидящий с мобильником товарищ и постоянно разговаривающий с какими-то людьми в кабинете – мало чем отличаются в смысле контроля эффективности и полезности. И если этот руководитель твой подчинённый – ты вынужден понимать, чем он занимается.
Например, актуальная тема — избавление от паразитов в компании. Есть люди, умело изображающие кипучую деятельность. Отличить их от людей, которые не изображают, а реально, там, вкалывают внутри – практически (особенно на начальном этапе) невозможно. А когда приходит время измерять результат… через полгода, год. Ещё не факт, что ты сможешь оценить – например, у обоих будут плохие результаты. Тот же, кто умеет кипучую деятельность изображать, он умеет ещё и ресурсами окружающих пользоваться.
А кто из руководителей / топ-менеджеров провалил – не ясно. Например, не попадает футбольная сборная на важный чемпионат. Вот они сейчас друг на друга тыкают, да. А кто там, на самом деле напортачил. Чиновник говорит, мы всё обеспечили, а тренеры говорят: а-а-а, мы тоже всё сделали. А спортсмены говорят, мы не ишаки, мы тут и так на финише падаем. И спрашивается, а кто?
Кто виноват в том, что компания не получила тендер? Два года готовили тендер (нужные связи, продукты, каналы поставки), яркий пример, два года. Все в апатии, и результат плохой. Кто не прав? Правильно, руководитель компании. Ну, потому что, можно всех уволить, но результата то нет именно у него. Результат плохой у компании в целом. А за нее кто отвечает? Руководитель / топ-менеджер. Или собственник бизнеса, который в итоге не получает ожидаемых результатов от предприятия. То есть, в итоге, крайним остаётся стратегический руководитель. Конечно, он всех накажет и разгонит, кого-то без бонусов оставит, что-то еще. Он же всё равно крайний. Но результат получен, и какова вероятность, что в следующий раз, он не сделает таких же шагов?
Дальше если результат получен этими людьми, увеличились продажи, появились новые клиенты, нашлись выгодные поставщики материалов – если мы не видим всех важных связей, ведущих к результату, нам сложно превратить эти результаты в полноценный сценарий достижений наших целей.
Выиграли, например, наши у Голландии 3-1 в футбол. И порвали Канаду в хоккей. Это не факт, что команды не провалятся на олимпиаде или важном турнире. Видимо мы это сделали не за счёт великого Российского спорта, и системы подготовки кадров, как планировалось бы. А видимо за счёт каких-то других факторов. Иначе мы бы у Канады выигрывали чаще. Видимо был сбой и неправильное его объяснение.
Я всегда говорил и ещё раз повторю, что, не понимаю заразную идею современного менеджмента, которая заключается в отказе от понимания того, как работают твои непосредственные подчинённые топ-менеджеры. Это прямая дорога к манипуляциям (особенно если мы говорим о финансовом директоре, ИТ-директоре или коммерческом директоре). Сначала непонимание смысла того, что происходит. А потом манипуляции, раз ты не владеешь смыслом. И в итоге все это ведет к провалу решения задач. И неминуемо – к ухудшению финансового состояния. Невозможно успешно управлять и одновременно не понимать, что делают твои подчинённые топ-менеджеры.
И сейчас засада в одном. Как понять, что делают твои подчинённые топ-менеджеры?
Они говорят, мы проводим совещание. Если твои подчинённые — руководители. Они все проводят совещания. Все до одного. Они все, так сказать, контролируют. Они все, так сказать собирают отчёты, и пишут свои отчёты. Они все ходят в пиджаках, галстуках. Они практически друг от друга неотличимы, просто у одних есть результаты, а у других нет. И разобраться невозможно или очень затратно.
Мы предлагаем
методику
:
Как разобраться до того, как твой подчинённый топ-менеджер не справится, ну, и как бы, подведет тебя. И своих коллег. Как разобраться в том, как руководитель (финансовый директор, ит-директор, коммерческий директор и т.д) решает задачи.
Уметь разобраться в том, что это за человек. Это на будущее, в рамках формирования человеческого потенциала. Выявить лучших, расстаться с худшими. И т.д.
Как структурировать работу руководителя, решающего твою задачу. Другими словами, применяя информационное управление, заодно получаешь организационный эффект и помощь твоему подчинённому в решении задач.
Итак, у методики два конца. С одной стороны, ты начинаешь видеть, что они делают, а с другой стороны, понимаешь, как должна быть выстроена работа подчиненного руководителя, чтобы эффект его деятельности был лучше.
Возникнет, фактически, бизнес–процесс управления.
Нужна информационная система для команды управленцев
Когда ты создаёшь информационную систему под все решаемые компанией задачи, всё в одном месте, там собирается вся энергетика твоего бизнеса. Это как «курилка», в которой обсуждаются все важные вопросы, только она цифровая, контролируемая и прозрачная. Оперативные показатели используются в разных задачах, это и есть информационная система компании. Это просто оперативные руководители имеют информацию для персональной и согласованной командной работы.
Грубо говоря, мы предлагаем поделить компанию с точки зрения именно управления. То есть, компания, это совокупность решаемых задач. И всё, что есть в компании — необходимо только для того, чтобы решались эти задачи. Задачи формулируются сверху. Есть некая мечта у руководителя, да, и у собственника, есть некая мечта, да, захватить всю планету. И от этого он объявляет 10 задач каких-нибудь. И назначает ответственных топ-менеджеров за их реализацию, и вот собственно всё. Больше компании ничего не нужно. Я думаю, что это перекликается с японцами.
Дальше твоя задача найти этих людей, и начать ими управлять.
Если ты высокий руководитель (генеральный директор), у тебя есть набор больших задач. Которые человек непосредственно сделать не может. Ты должен искать руководителей (финансовый директор, коммерческий директор, ИТ-директор и т.д.), которые, может быть будут искать других руководителей. То есть, ты вынужден на более высоком уровне это всё транслировать. Ты должен на самом деле проявить стратегию, написать план, что мы будем делать, и найти людей, которые будут это реализовывать и добиваться результатов. И раскидать им эти задачи.
С одной стороны, есть оперативный топ-менеджер, который управляет исполнителями. И решает всё по методике. Оценка ситуации, делегирование, мотивация, контроль, переговоры. Да, всё, больше ничего нет. Кстати, меня спрашивают, откуда вы это всё берёте? Отвечаю, из опыта.
Переговоры, к примеру. Считается, что в переговорах всегда побеждает человек, который, ну, например, НЛП знает. Ему не нужны никакие аргументы, он всегда побеждает с помощью психологических практик.
Мы же предлагаем с помощью информационного инструмента основанного на достоверном информировании получать еще и аргументы для переговоров. Важный момент. Если ты умеешь внятно пользоваться таким инструментом, я тебе скажу, это тяжёлая артиллерия. То есть, если ты сумеешь собирать аргументы. В переговорах. Другое дело, что, люди разные по складу, все пользуются разными подходами.
То есть, наша методика управления руководителями, это контроль деятельности топ-менеджеров (финансового директора, коммерческого директора, ИТ-директора, начальника производства и т.д.), до того, как. До того, как случилось. Методика решения управленческих задач работает на любом уровне.
Управление руководителями, это особенное применение методики, когда у тебя подчинённые топ-менеджеры. То есть, это просто способ, как один из способов выстраивания контроля над ними. Ты интуитивно чувствуешь, что управлять руководителями и управлять слесарями разные вещи. Это все чувствуют. Точно. И никакая теория менеджмента им про это не говорит. Ничего подобного не говорит, она говорит, что управление, это принятие решения. Ну, и все пироги дальше.
Источник: www.imetrika.ru
Смотреть видео Что должен знать финансовый директор?
Читать статьи
Как собственнику оценить внутренние риски бизнеса?
Когда управленец заявляет: «Какая еще мотивация? Я прикажу, и сотрудники должны это сделать!» — себе он кажется брутальным и суровым, а на деле — просто обедняет палитру своих управленческих инструментов. Приказ — это лишь один, самый простой способ руководства.
Многие путают руководство и управление. И даже не значение слов, а сами процессы.
Управление — это все действия, направленные на достижения цели. Вы управляете компанией, автомобилем, яхтой, жизнью, детьми, диалогом…
Руководство — это прямое воздействие на других людей, подкрепленное полномочиями. Вы руководите отделом, личным водителем, любым коллективом. Руководство — это поставить человеку задачу и цель, и добиться ее выполнения.
Можно управлять коллективом, не руководя?
Так делают теневые лидеры, старейшины в деревне, блогеры-инфлюенсеры и другие авторитетные фигуры.
Можно руководить, не управляя?
Это сержант, передаточное звено между офицером и рядовым.
Руководитель отдела, не имеющий прочих управленческих функций, транслирует подчиненным решения вышестоящего начальства.
К управленческим функциям относится постановка целей, набор персонала, обучение и мотивация, руководство, контроль. Хороший критерий: “чистый” руководитель лишен права увольнять и нанимать сотрудников.
Взять на себя сложные переговоры — это тоже управление. Найти общий язык с другими подразделениями, защитить своих людей от начальственного гнева, сказать вдохновляющую речь, объяснить людям свои планы, узнать и учесть их мнение — это тоже управление.
Технология работы Berner&Stafford направлена на повышение качества управления продажами: оптимизацию процессов, снижение издержек и рост выручки.
Настраиваем систему продаж «под ключ» или помогаем собственникам и топ-менеджерам усилить отдельные элементы: бизнес-процессы, KPI, мотивацию, контроль.
Услуги Berner&Stafford
Бесплатные мероприятия для собственников бизнеса и топ-менеджеров
Аудит бизнеса. Вы получаете информацию о резервах для роста и практические рекомендации по развитию продаж
Бизнесу быть!
14 февраля 2023 | 10:00 – 13:00 | Москва Очная встреча собственников, управляющих и директоров компаний среднего и крупного бизнеса.
Общение, обмен опытом, выступление спикеров и дискуссия.
Продажи, борьба за маржу и развитие бизнеса:
— кросс-функциональные команды;
— центры прибыли и ответственности за план;
— бизнес-процессы и мотивация от прибыли;
— отношения с клиентами – тренды и ожидания.
Персонал:
— эффективность
– как влиять и прогнозировать;
— компетенции –
кого нанимать и как оценивать;
— удаленщики– риски и выигрыши;
— перспективы рынка труда.
Подробнее на странице мероприятия
Организаторы:
Berner&Stafford Управление продажами
КА «Визави Консалт» Топ персонал
Стоимость участия – бесплатно. Для участия нужно зарегистрироваться, дождаться подтверждения заявки организатором.
Не пропустите следующую статью
Исследования и опросы показывают, что сотрудники работают более эффективно под руководством профессионала, который вырос внутри компании, а не специалиста, нанятого со стороны сразу на руководящую позицию, пишет Inc.com. Например, более 70% работников, опрошенных Joblist, уверены, что «внутреннее продвижение» способствует росту компании, повышает производительность труда в командах и положительно влияет на личные отношения их участников.
Считается, что хороший руководитель прежде всего должен иметь внушительный управленческий опыт, стратегическое мышление, уметь общаться, эффективно выстраивать отношения и создавать команду. Однако «твердые» навыки (hard skills) не менее важны.
Исследование 2015 года, опубликованное в журнале «Industrial and Labor Relations Review», показало, что сотрудники более удовлетворены работой, когда ими управляет начальник, который имеет высокую квалификацию в своей сфере.
Профессионал, добившийся значительных результатов в своей области и перешедший на руководящую позицию, лучше воспринимается подчиненными, так как может подсказать им сложные моменты в работе и способствовать их собственному профессиональному развитию, отмечают исследователи.
При этом, по данным авторов работы, сотрудники также лучше выполняют свои обязанности и в целом более удовлетворены работой, когда их руководителем становится человек, «выросший» внутри компании, а не нанятый со стороны.
Этот тезис подтверждают и результаты опроса, проведенного Joblist. 70% респондентов заявили, что предпочитают работать под руководством опытного сотрудника компании, получившего повышение, чем специалиста, сразу пришедшего на руководящую позицию в компанию со стороны.
А 35% опрошенных сообщили, что уволились или задумывались об увольнении, когда в их отдел пришел «внешний руководитель».
По словам участников опроса, «внутреннее продвижение» способствует росту компании. Также исследование показало, что под руководством внутреннего профессионала работники работают эффективнее, их лояльность к организации повышается, а личные отношения внутри команды лучше.
С этим согласились и сами руководители, которые выросли до управленческих позиций внутри компании. Они сообщили, что чувствуют большую поддержку со стороны команды, а также чаще описывали свои отделы как более эффективные, чем внешние управленцы, пишет Inc.com.
И наконец, опрос, проведенный в США в 2018 году среди более 400 тыс. участников, показал, что люди готовы вкладывать в свою работу в два раза больше усилий, если чувствуют, что повышение по службе в организации осуществляется справедливо и эффективно, а также склонны планировать свое будущее в компании.
Поэтому, прежде чем задуматься о поиске кадров на стороне и привлекать новые таланты, важно сформировать четкие критерии, по которым вы будете принимать решение о найме, советуют исследователи. А также не исключать возможность роста кадров изнутри.
И при чем здесь теорема Эшби
По мере роста компании усложняется ее иерархия, что может создавать трудности. У подчиненных появляются свои подчиненные. Топ-менеджеры поднимаются все выше и порой уже не вникают в происходящее «на земле». Вместо этого они ориентируются на доклады и отчеты снизу, которые не всегда соответствуют истине.
Каждый отдел превращается в черный ящик, ключ от которого есть только у его начальника. Если этот человек покидает компанию, то в лучшем случае процессы ломаются. В худшем с ним уходит команда.
Этих проблем можно избежать, если правильно руководить руководителями. Но такой менеджмент отличается от управления обычными специалистами. Об этой специфике мы и поговорили с Александром Фридманом, экспертом и методологом по регулярному менеджменту.
Александр Фридман
консультант и бизнес-тренер
Специфика работы с подчиненными руководителями
Планирование и делегирование без детализации. Обсуждая задачи с обычными сотрудниками, руководитель погружается в работу каждого из них. Такое делегирование можно сравнить с распределением людей в лодке. Нужно рассадить всех по местам, раздать весла, объяснить, куда и с какой периодичностью грести.
Если же подчиненный сам является руководителем, то обсуждается фронт работ в целом, без распределения задач по персоналиям. Из обсуждения появляется будущее задание для структуры, которую возглавляет подчиненный.
Высокая экспертность подчиненных. Глава компании не обязан знать в деталях, как нанимать разработчиков, составлять бюджет или проводить рекламные кампании. Он поручает эти функции директорам направлений, а в небольших компаниях — руководителям отделов, которые экспертны в своих узких сферах.
Первое лицо делегирует задачи, его роль дирижерская. Он не должен стремиться переиграть каждого скрипача, но обязан понимать, чем отличается скрипка от виолончели, кроме размеров инструмента. Иначе подчиненные могут пользоваться некомпетентностью босса в личных целях.
Повышенные требования к управленческим навыкам топ-менеджера. Согласно теореме Эшби, управляющая система не должна уступать в разнообразии управляемой. Иными словами, чтобы управлять руководителями, нужно быть более квалифицированным менеджером, чем они сами.
Можно уступать подчиненным в экспертности, но не в управленческих компетенциях.
Как делегировать задачи руководителям
Три варианта постановки задач:
Самый привлекательный формат делегирования — через запрос эксперту. Руководитель только озвучивает цель, а подчиненный сам определяет, как к ней прийти. Но этот вариант не всегда осуществим.
Я очень аккуратно отношусь к призывам в духе: «Не надо давать людям задания, доверяйте им полностью. Пусть они сами вам говорят, что делать». Чтобы такой способ работал, подчиненный должен быть не только квалифицированным, но и этически правильно ориентированным. Формулируя себе задачи, проекты и цели, он должен придерживаться интересов дела, а не своих собственных.
В любом обществе процент людей с идеальной нравственностью относительно низкий: большинство ведет себя «по обстоятельствам». Чтобы собрать в компании самоотверженных и честных подчиненных, руководитель сам должен стать эталоном. Если он управляет справедливо, пресекает корысть и ложь, ведет себя этически правильно и при необходимости может «показать зубы», то со временем команда наполнится правильно настроенными людьми.
Как контролировать руководителей
Контроль — компетенция для своевременного сбора достоверной информации, которая позволяет:
- сравнивать факт с планом;
- определять величину и причины отклонения;
- принимать по необходимости решения по корректировке целей, ресурсов и содержанию работ;
- дисциплинировать подчиненных
Контроль в отношении руководителя направлен не только на него самого, но и на структуру, которую он возглавляет. Без контроля эта структура превращается в черный ящик — чем это опасно, еще расскажу.
Получать информацию можно не только через отчеты, но и в общении. Для этого надо понимать, что конкретно вы хотите знать, и уметь задавать вопросы:
Как правило, любая ложь рассыпается после третьего вопроса. Правильные вопросы позволяют отделить пустое от твердого — понять, стоит ли полагаться на эту информацию. Причем проблема неполных или недостоверных данных встречается даже на самых высоких уровнях управления. Типичный пример с совета директоров, в котором я участвовал:
Руководитель: План не выполнен, чуть-чуть недожали.
Я: А кто недожал? Что именно произошло, можете рассказать?
Руководитель: Ребята наши, но они уже поняли свои ошибки. В следующем квартале наверстаем. Понимаете, это бизнес.
Я: Понимаю, поэтому и спрашиваю. Что конкретно произошло? Почему вы уверены, что в следующем квартале получится дожать? Знаете или нет?
Руководитель: Досконально не знаю, в такие нюансы не вникал.
Я: А кто знает? Давайте его сюда позовем тогда.
Меня не любят за то, что я разрушаю гармонию неведения. Но если бы я в это не вцепился, то проблема бы и не решилась.
Любые вопросы важно задавать с мягким лицом, доброжелательно, проявляя искренний интерес. Задача — разобраться, а не подловить на обмане и противоречиях.
Как выбирать руководителей
Чем профессиональный руководитель отличается от любителя? Многие думают, что результатом, но это неправильный ответ. У любителей тоже бывают достойные результаты — вопрос, чем они обеспечены.
Например, человек чем-то управлял, показатели росли. Но успех мог быть вызван разными обстоятельствами: сильной командой, общим экономическим ростом, доминирующим положением компании на рынке. Лишенный потока попутных факторов, руководитель может оказаться несостоятельным в других условиях.
На самом деле профессионал всегда опирается на методику — этим он и отличается от любителя. Профессионал может рассказать, что и как делает, а также объяснить, почему надо действовать именно так. Он понимает логику применения управленческих инструментов, а потому способен комбинировать подходы и осознанно отходить от инструкций при необходимости.
Допустим, вы собеседуете кандидата на руководящую позицию. Спросите его: «Можете описать управленческие инструменты, которыми пользуетесь? Как вы делегируете задачи?» Единственно правильного ответа нет, потому что не существует общей теории менеджмента. Но если собеседник начинает описывать вам некую технологию, это уже хорошо.
Профессионалов очень мало — на всех не хватит. Большинство менеджеров управляют интуитивно, но это не значит, что их нельзя нанимать. Я советую брать людей с управленческим потенциалом, подходящим резюме и нужными человеческими качествами, а потом профессионально обучать их внутри компании.
На какие качества стоит обращать внимание при выборе руководителя:
- Когнитивность — способность воспринимать и критически осмысливать информацию.
- Открытость мышления — умение учиться, переучиваться, корректировать свою точку зрения при необходимости.
- Упорство и сила воли, чтобы преодолевать внутренние и внешние препятствия.
- Внутренняя ответственность — идет из характера, а не создается под внешним давлением.
- Требовательность. Руководитель должен быть доброжелательным и этичным, но не бесхребетным.
- Осознанность.
Человек с открытым мышлением, но без силы воли может быть аналитиком, а не руководителем. Он принимает правильные решения, но не способен воплощать их в жизнь. Потому что реализация связана с препятствиями — человеческими, техническими, финансовыми, природными.
Упорство без открытости мышления превращается в упертость, категоричность и директивность. Такой руководитель не умеет слушать других и менять точку зрения — он пытается переделать весь мир под себя.
Как пережить уход руководителя
Увольнение руководителя создает две ключевые проблемы: ломаются процессы, а часть команды может уйти вместе с ним.
Понимание процессов и структуры отделов. Если структура под руководителем представляет собой штабель черных ящиков, то с его увольнением все развалится. Чтобы этого избежать, у вас должно быть полное представление о процессах, которые подвязаны на руководителе.
Представьте, что вам нужно описать некий механизм. Логично будет составить набор чертежей со спецификациями, разными углами обзора, изображениями всех деталей. Компания — это сложная структура, ей нужен свой пакет «чертежей», куда войдут описания структуры, процессов, рабочих мест, функций и характеристик сотрудников. И вот у вас уже не просто куча черных ящиков, а понятная структура с инструкцией по эксплуатации. Важно, чтобы эта инструкция соответствовала реальности.
Топ-менеджеру нужно вникать в работу отделов своих подчиненных, но без нарушения субординации, не ставя под сомнение их авторитет. Удачный инструмент для этого — наблюдающее участие в собраниях. Вы говорите руководителю: «Предоставьте, пожалуйста, список плановых собраний в отделах вашего департамента. И информируйте меня о таких встречах раз в месяц».
Пассивное участие не предполагает вмешательство в рабочий процесс. Топ-менеджер приходит на планерки, но не участвует в обсуждениях и не дает указания, а просто слушает.
Правильная корпоративная культура. Если сотрудники работают не на компанию, а на руководителя, то они будут уходить вместе с ним. Это проблема корпоративной культуры и системы мотивации. Если так происходит, бизнесу следует подумать о карьерном росте команды, развитии системы оплаты труда, бренде работодателя.
Уход старого руководителя и назначение нового не должны превращаться в кошмар для команды. Необходимо, чтобы люди понимали: условный Вася сменил условного Петю, но ничего радикально не изменилось. Жизнь продолжается, работодатель по-прежнему их ценит и готов обеспечивать комфортные условия труда.
Как выстраивать отношения с подчиненными
Чем выше человек поднимается в корпоративной иерархии, тем меньше людей вокруг. Так, первое лицо одиноко как перст: нет равных ему коллег внутри компании, с кем можно душевно пообщаться. Чтобы компенсировать одиночество, руководитель часто приближает к себе отдельных подчиненных, создает тайных советников. Это ошибка, которая мешает управлению.
Отношения не должны приводить к неравномерности, иначе возникают зависть, ревность, интриги, злоупотребления неформальным положением. Еще Конфуций говорил: «Благородный муж умеет быть в согласии со всеми, но не вступает ни с кем в сговор». То есть руководитель должен быть открыт и дружелюбен с каждым, но равноудален от ближайших подчиненных.
Дружеские отношения лучше завязывать за пределами компании, чтобы они не мешали управленческим решениям.
Это не значит, что нужно отгородиться от коллег. Руководитель может позвать подчиненных в бар, если это не попытка завязать дружбу, а один из вариантов тимбилдинга. Нельзя допускать разделения на «своих» и «чужих»: сотрудник, который пошел в бар, не должен иметь никаких преимуществ перед тем, кто отклонил приглашение.
Вся статья в 9 тезисах
- Руководство руководителями требует высоких управленческих компетенций.
- Роль менеджера можно сравнить с дирижером. Он не обязан уметь виртуозно играть на каждом инструменте, но должен в них разбираться.
- Три способа делегировать задачи подчиненным: совместная разработка решения, инструкция, запрос эксперту. Последний вариант предпочтителен, но не всегда осуществим. Для этого вас должны окружать профессионалы, которые готовы поставить интересы компании выше собственных.
- Как и обычные сотрудники, руководители нуждаются в контроле. Они могут давать недостоверные данные — важно перепроверять и задавать вопросы, отделяя пустое от твердого.
- Профессиональный руководитель отличается от любителя наличием методики и пониманием инструментов. Любители могут порой творить чудеса при благоприятном стечении обстоятельств. Но чудо воссоздать невозможно, а методика обеспечивает повторяемость результата.
- Профессионалов мало. Можно нанять подходящего по опыту и качествам любителя, а потом обучить его методике менеджмента.
- Какие качества важны для руководителя:
🔸когнитивность;
🔸открытость мышления;
🔸упорство и сила воли;
🔸внутренняя ответственность, которая идет из характера;
🔸требовательность к себе и окружающим;
-
Топ-менеджеру важно вникать в процессы и работу отделов, которыми управляют его функциональные руководители. Это позволит избежать коллапса, когда кто-нибудь из них покинет компанию.
-
Руководитель должен быть равноудален от своих подчиненных. Коалиции ведут к интригам, вражде и потере управляемости.
Управление активами программного обеспечения (SAM) сегодня является вопросом, который приходится решать руководителям высшего звена. SAM превратилось в дисциплину, которая поддерживает стратегическое развитие бизнеса, что требует от руководителей IT-отделов убеждать высшее руководство своих компаний инвестировать в SAM.
Воздействия
- Бизнес, связанный с цифровыми технологиями, не может функционировать без программных продуктов, что заставляет руководителей IT-отделов обеспечивать лучший технологический процесс и прозрачность затрат для повышения качества IT-услуг и соответствия программного обеспечения лицензионным требованиям и целям бизнеса.
- Осуществляемое поставщиками лицензирование программного обеспечения на основе подписки требует от руководителей IT-отделов убедиться, что управление активами программного обеспечения способно справиться и с гибридными решениями, и с традиционными сценариями лицензирования одновременно.
- Переход на облачные решения требует более детального анализа данных SAM, поэтому руководители IT-отделов могут помочь в сокращении затрат.
- Возрастающие сложность и объем пользовательских сред программного обеспечения заставляют руководителей IT-отделов расширять сферу SAM и реализовывать его как функцию руководства, чтобы IT-отдел мог эффективно управлять полным жизненным циклом программного обеспечения.
Рекомендации
- Руководители IT-отделов должны осуществлять руководство SAM и поддерживать развитие этой дисциплины или принимать на себя риски SAM, которые возлагают на них исполнительные директора или другие руководители бизнеса, считающие прозрачность IТ-организации ключом к успеху в бизнесе.
- Руководители IT-отделов должны инвестировать в более широкие знания сотрудников в области SAM и соответствующие решения и сервисы от внутренних или сторонних поставщиков, так как подписка на программное обеспечение не является готовым решением сложной проблемы лицензирования, а скорее дополнением к требованиям SAM.
- Руководители IT-отделов должны поддерживать директоров по информационным технологиям в приобретении широкого спектра SAM-решений, которые могут адекватно управлять соответствием систем, решений и приложений в многочисленных средах как внутри, так и за пределами сферы деятельности организации.
- Акционеры могут иметь различные взгляды на определение IT-активов и на то, как с этими активами следует обращаться, поэтому руководители IT-отделов должны пересмотреть свое собственное определение и решить, чем им надо управлять и как управлять.
Предпосылки стратегического планирования
К 2019 году развитие облачных вычислений и новой цифровой экономики приведет к тому, что цена подписки на программное обеспечение сравняется с ценой бессрочного лицензирования и технического сопровождения1.
Начиная с 2017 года, в SaaS (программное обеспечение как услуга), которое используется в 75% организаций, будут преобладать несанкционированные и неотслеживаемые сервисы2.
Анализ
Результаты недавнего исследования Gartner подтверждают, что SAM больше не является тактической деятельностью управленцев среднего уровня. 79% лиц, ответственных за SAM, сообщили о роли в нем руководителей высшего звена, а 27% лиц, ответственных за SAM, сами являются руководителями высшего звена (директора по информационным технологиям – 9%, исполнительные директора – 12%, технические директора – 2%, финансовые директора – 2% и операционные директора – 2%)3.
Так исторически сложилось, что процесс улучшения SAM внутри организаций начинался с нуля и определялся деятельностью следующих отделов и служб:
- отделов закупок, имеющих дело с требованиями о соблюдении условий и положений лицензии поставщика и аудитом программного обеспечения;
- служб, ответственных за инфраструктуру и операционную деятельность организации, которые ищут инструменты, обеспечивающие данные об активах для базы данных управления конфигурацией (CMDB);
- службы безопасности, которая ищет данные, способные помочь идентифицировать поддельное, вредоносное или неисправное программное обеспечение.
Существуют также примеры, когда управление активами программного обеспечения (SAM) осуществляют финансовые или генеральные директора компаний, которые считают SAM важнейшим условием повышения прозрачности бизнеса и тем инструментом, который помогает им понимать, управлять и контролировать затраты на IT.
Количество опрошенных – 249
Вопросы анкеты: какую должность занимает человек, который руководит и в конечном счете отвечает за успешность всего SAM в вашей организации? Кто в вашей организации непосредственно отчитывается за это?
Источник: Gartner (март 2016 г.)
На рис. 1 видно количество исполнительных директоров (12%), взявших на себя ответственность за SAM и имеющих ответственных за SAM лиц, которые перед ними отчитываются (30%), в то время как доля директоров по информационным технологиям, взявших на себя ответственность за SAM, ниже (9% ответственных за SAM и 20% имеющих ответственного за SAM человека, который перед ними отчитывается). Директора по информационным технологиям должны понимать, что если управление SAM осуществляется не самой IT-службой, то оно может осуществляться извне IT-службы, если бизнес требует от IT-службы большей прозрачности и зрелого руководства и, в частности, подробной информации, чтобы помочь руководителям бизнеса понять ценность, прибыльность и риски инвестиций в IT.
Стратегическое управление активами программного обеспечения более успешно. Данные опроса также убеждают, что участие исполнительного директора и директора по информационным технологиям в управлении активами программного обеспечения коррелирует с более высоким уровнем успешности этого управления. 36% организаций, где лицо, ответственное за SAM, отчитывается перед исполнительным директором, оценивают свою деятельность как очень успешную, 19% организаций, где лицо, ответственное за SAM, отчитывается перед директором по информационным технологиям, оценивают свою деятельность так же и лишь 15% организаций, где лицо, ответственное за SAM, отчитывается только перед службой снабжения, оценили себя как очень успешные. В организациях, где лица, ответственные за SAM, отчитываются перед людьми, занимающими иные должности, сообщили о еще более низком уровне успешности SAM4.
При стратегическом управлении активами программного обеспечения гораздо чаще используются SAM-решения сторонних поставщиков. Там, где за SAM отвечают исполнительные директора, они в три раза чаще пользуются услугами сторонних поставщиков, в то время как директора по информационным технологиям чуть больше чем в половине случаев. На другом полюсе находится IT-персонал. У него на 25% больше шансов, что он будет делать SAM внутри компании, как показано на рис. 2. Общение исследователей с клиентами из состава руководителей высшего звена показывает, что существует большая вероятность того, что будут привлечены сторонние эксперты в области SAM, потому что внутренние возможности SAM либо отсутствуют, либо технология полностью ориентирована на то, чтобы быть эффективной на более стратегическом коммерческом и бизнес-уровне5.
Вопрос анкеты: скажите, какую должность занимает лицо, которое руководит или в конечном счете отвечает за успешность в целом SAM в вашей организации?
Источник: Gartner (март 2016 г.)
Мы также попросили наших респондентов назвать три основные причины их инвестиций в SAM, и тремя самыми часто встречающимися из полученных ответов были следующие (см. рис. 3):
- потребность в улучшении технологического процесса, связанного с информационными технологиями, и предоставлении клиентам лучших услуг (53%);
- необходимость в повышении соответствия стратегии развития программного обеспечения и его потребностей (текущего потребления и будущего спроса) бизнес-инициативам (49%);
- необходимость повышения соответствия программного обеспечения лицензионным требованиям и его способности прохождения аудита (41%).
Количество опрошенных – 249
Вопрос анкеты: каковы были три главные причины в вашей организации для введения SAM?
Источник: Gartner (март 2016 г.)
Это свидетельствует об изменении акцентов по сравнению с опросом 2011 г., когда главными преимуществами SAM считали контроль над IT-активами, соблюдение лицензионных требований и сокращение затрат6. Хотя соблюдение лицензионных требований по-прежнему остается ключевым фактором, теперь в центре внимания технико-экономического обоснования предлагаемых проектов и поставок, связанных с SAM, оказались результаты ведения бизнеса, что превращает SAM в стратегическую, а не тактическую деятельность. Это в свою очередь может отражать важную роль информационных технологий и потребности бизнеса, связанного с цифровыми технологиями. Поскольку информационные технологии – это больше не то, что «хорошо бы иметь», а часть фундаментальной инфраструктуры почти каждого бизнеса, без которой он не может функционировать, то приведение их в большее соответствие, а также повышение прозрачности – это то, что приносит с собой управление активами информационных технологий (ITAM) и что является ключом к успеху IT. Влияние экономического климата в начале 2016 года может привести к тому, что сокращение затрат снова может приобрести большое значение. Там, где управление активами программного обеспечения находится на серьезном уровне, организации будут лучше видеть свои затраты и, следовательно, лучше понимать, где можно сэкономить и какое воздействие на бизнес будет иметь урезание расходов.
С точки зрения управления финансовыми активами и операционными IT-активами, программное обеспечение исторически рассматривалось как что-то менее значимое по сравнению с аппаратным обеспечением, на котором оно было установлено. Когда контракты о жизненном цикле аппаратного обеспечения и деятельность по проверке соответствия программного обеспечения требованиям поставщика сделали продолжительность жизненного цикла программного обеспечения более очевидной (аудиторы часто ссылаются на контракты, первоначально подписанные в 1980-х и 1990-х годах), ситуация стала меняться. Однако управлению активами программного обеспечения необходимо подниматься на более высокий уровень, так как рост SaaS на 17,6%7 означает, что измерение использования программного обеспечения и управление им становятся все более сложными (см. «Augment Your Discovery Tools for Cloud Software Asset Management Right Now» («Расширьте набор ваших инструментов обнаружения для облачных сервисов управления активами программного обеспечения прямо сейчас»). Расходы на программное обеспечение продолжат расти совокупными годовыми темпами (CAGR) в 4,7% с 2014 по 2019 год (и вырастут с $314 млрд до $ 400 млрд), в то время как рынок устройств, как было предсказано, будет сокращаться (на -0,4%) в тот же период8. Хотя расходы на устройства, услуги и услуги связи выше и будут таковыми оставаться, темпы роста в этих областях сокращаются.
Организации с развитым SAM способны лучше принять эволюцию к модели SaaS и переход рабочих нагрузок приложений на среды IaaS (инфраструктура как услуга) (среднегодовой темп роста которых с 2014 по 2019 год составит 32,4%) или PaaS (платформа как услуга) (среднегодовой темп роста которых с 2014 по 2019 год составит 17%)7. Те организации, у которых уже нет стратегической цели тщательного управления использованием программного обеспечения, и, следовательно, у которых отсутствуют развитые процессы (и технологии) для управления программным обеспечением, не очень расположены к тому, чтобы надлежащим образом использовать растущее применение облачных вычислений. Это отсутствие руководства/управления/дисциплины может привести к нежелательному уровню несанкционированного использования общедоступных облаков, к неспособности полностью поддерживать цели организации в области цифровых технологий и необязательно высокому уровню безопасности, соответствия лицензионным требованиям и даже к риску потери данных.
Источник: Gartner (март 2016 г.)
Воздействия и рекомендации
Бизнес, связанный с цифровыми технологиями, не может функционировать без программного обеспечения, что заставляет руководителей IT-отделов обеспечивать лучший технологический процесс и прозрачность затрат для улучшения IT-услуг и соответствия лицензионным требованиям и целям бизнеса.
Зависимость бизнеса от информационных технологий заставила руководителей перейти от взгляда на информационные технологии как стимулятор эффективности операционной деятельности к признанию их критически важным ресурсом бизнес-аналитики и, кроме того, ключевым механизмом дифференциации на рынке и в предоставлении услуг клиентам (см. «Every Budget Is an IT Budget» («Любой бюджет является IT-бюджетом»). Результатом надежд, которые руководители бизнеса возлагают на информационные технологии, является соответствующее увеличение доли критически важных для бизнеса систем и инвестиций в решения, которые управляют прибыльностью бизнеса самого высокого уровня.
Затраты на программное обеспечение растут и стали значительно заметнее. Там, где когда-то затраты на программное обеспечение были лишь вопросом IT-отдела – и, как правило, не превышали затрат на аппаратное обеспечение/ресурсы – они непропорционально выросли по отношению к другим статьям бюджета. Затраты на аппаратное обеспечение значительно упали, после того как увеличилась его вычислительная мощность, в то время как возрастающая сложность и увеличение вклада программного обеспечения в результаты бизнеса привели к росту цен на него. Кроме того, все большая стандартизация платформ аппаратного обеспечения и отпадение во многих случаях необходимости в профессиональной технической поддержке при осуществлении первоначальной установки и настройки упростили для пользователей из бизнеса снабжение программным обеспечением напрямую, без участия в нем IT-специалистов.
Широкий размах аудиторской деятельности поставщиков программного обеспечения (в среднем у 68% респондентов опросов Gartner за последние шесть лет такие проверки проходили ежегодно)9 означает, что директора по информационным технологиям, руководители отделов технологических закупок, управляющие активами программного обеспечения, менеджеры по поставщикам и финансовые менеджеры все вместе находятся под давлением, чтобы свести к минимуму операционные и финансовые последствия аудита программного обеспечения. Результаты проверок поставщиком или финансируемая им деятельность SAM могут включать в себя требования расходов, выходящих за рамки бюджета (покупки дополнительных лицензий и технического сопровождения, оплата стоимости аудита и даже платежи по процентам), а также требования по заключению новых контрактов без наличия у покупателя обычных рычагов давления на поставщика при ведении переговоров и так называемой «власти покупателя». Даже когда результатом аудита не становятся штрафные санкции, требования к ресурсам и сбои в операционной деятельности бизнеса в ходе проверки могут быть значительными.
Комбинированное воздействие растущих надежд бизнеса на IT, повышения затрат на программное обеспечение и риска несоответствия программного обеспечения лицензионным требованиям или роста расходов приводит к растущей потребности в руководстве, технологических процессах и управлении, которые предоставит развитая и хорошо обеспеченная ресурсами функция SAM. Возрастающая сложность многочисленных платформ, а также широкий диапазон используемого программного обеспечения в сочетании с ростом его стоимости создает потенциальную потребность в большем инвестировании в SAM, чем это могло быть позволено ранее. Проницательный директор по информационным технологиям будет осознавать риск, связанный с недофинансированием SAM или неспособностью наладить адекватную отдачу инвестиций из-за неэффективного управления ресурсами и бизнес-активами.
Рекомендации
- Реализуйте систему руководства SAM и поддержки развития SAM или возьмите на себя риски, которые возлагают на IT-отдел исполнительные директора или другие руководители бизнеса, которые считают прозрачность IT-организации ключевым фактором успешного бизнеса.
- Используя данные SAM, предоставьте акционерам подробную информацию, которая позволит им принимать обоснованные решения по IT-стратегии для поддержания потребностей их бизнеса.
- Внедрите процессы управления аудитом для снижения рисков сбоя в деятельности компании и финансовых последствий, вытекающих из аудиторской деятельности.
Осуществляемое поставщиком лицензирование программного обеспечения на основе подписки требует от руководителей IT-служб убедиться, что управление активами программного обеспечения способно справиться и с гибридными решениями, и с традиционными сценариями лицензирования одновременно.
Когда мы говорим клиентам о SAM, многие из них не понимают, что (в большинстве случаев) они не владеют программным обеспечением, а лишь имеют право пользоваться им (с множеством условий по контракту, ограничений и обязательств, которые они должны соблюдать). Более того, многие также не понимают, что установленное программное обеспечение не является активом, а инструмент обнаружения не определяет местоположение активов программного обеспечения. Активом в контексте SAM является документация, которая подтверждает право пользоваться каким-либо программным обеспечением, и детали условий, положений и ограничений, связанные с его использованием (см. «Best Practice for Software Asset Management: Identify and Locate Entitlement Data» («Лучшая практика по управлению активами программного обеспечения: установите и определите местонахождение данных, дающих право пользоваться программным обеспечением»).
Поскольку модели лицензирования на основе подписки начинают преобладать, организации будут переходить от владения бессрочным правом на использование большей части своего программного обеспечения к всего лишь его «аренде» на определенный срок, что делает ежегодные платежи поставщикам обременительными, расходы (а не лицензионные права) бессрочными, а данные о добросовестном использовании программного обеспечения еще более важными для контрактов об объеме прав пользователя перед заключением сделки о подписке. Поставщики гибридного программного обеспечения создают конкурентную ситуацию, поэтому руководители отдела закупок могут оказывать на них влияние, как это описано в «Counter the Threat of Hybrid Software Providers That Compete With Their Licensed IT Customers» («Противодействие угрозе поставщиков гибридного программного обеспечения, которые борются со своими клиентами, владеющими лицензиями на IT»). Управление процессом продления лицензий (см. «Toolkit: Software Asset Management; Manage the Software Support and Maintenance Renewals Process» («Инструментарий: управление активами программного обеспечения; управляйте процессом продления лицензий на техническую поддержку и сопровождение программного обеспечения») становится приоритетом, когда истечение срока действия подписки может привести к потере функциональности программного обеспечения.
Рекомендации
- Осознайте, что подписки на облачные решения не являются готовым решением сложной проблемы лицензирования, а лишь дополнением к требованиям SAM.
- Надлежащим образом инвестируйте в SAM и требуйте от внутренних или сторонних поставщиков SAM соответствующих решений и сервисов.
- Используйте данные SAM для анализа плюсов и минусов перехода с бессрочного лицензирования на лицензирование на основе подписки и используйте эту информацию, чтобы максимально усилить ваши рычаги давления на поставщика при ведении переговоров.
Переход на облачные решения требует более детального анализа данных SAM, поэтому руководители IT-служб могут помочь сократить издержки.
По мере реализации новой технологии перехода к SaaS и облачным решениям руководители отделов технологических закупок, директора по информационным технологиям и другие лица из руководства IT-служб первоначально могут полагать, что они больше не нуждаются в функции управления активами или использовании данных и, следовательно, могут отказаться от контроля – пока реальность не напомнит о себе повышением затрат. Миф о том, что невозможно не соответствовать лицензионным требованиям при использовании SaaS, также необходимо развеять, поскольку есть четкие положения и условия, связанные с использованием таких решений. Роль SAM становится еще более важной при рассмотрении требований к данным, чтобы установить, будет ли успешным выбор облачных сервисов. SAM обеспечивает стратегическое понимание текущих требований в существующих условиях, чтобы убедиться, что эти требования могут быть исполнены в более сложных условиях, и положений контрактов об использовании облачных сервисов и их финансовые последствия.
SAM играет решающее значение для успешного перехода на облачные решения. Данные об управлении активами дают основу для понимания и уверенной оценки текущих условий, прогнозирования будущих требований и изменения затрат на облачные сервисы, что составляет основу потенциально успешного применения облачных решений (см. «Переход с бессрочных лицензий на SaaS-подписки с тем же поставщиком могут быть более затратными и рискованными, чем многие полагают»). Поэтому переход на облачные решения вместо того, чтобы устранить необходимость в SAM, повышает его значение.
Хотя расходы на SaaS растут быстрее, чем затраты на традиционное программное обеспечение, Gartner прогнозирует, что к 2017 года 75% приобретенных облачных решений будут несанкционированными и неотслеживаемыми (см. «Developing Your SaaS Governance Framework» («Развитие структуры управления вашим SaaS»). Без наличия у них соответствующих SAM-решений IT-отделы осознают необходимость в этих инвестициях в облачные технологии только тогда, когда потребуется их интеграция или возникнут проблемы с технологией, контрактом или затратами, которые заставят бизнес-пользователей SaaS привлечь IT-отдел, чтобы помочь решить проблему.
Рекомендации
- Поддержите директора по информационным технологиям в его более широкой деятельности и инвестициях в подходящие для целей SAM-решения, которые дадут понимание использования всего программного обеспечения в организации в целом.
- Определите IT-активы, чтобы включить в них не только программное обеспечение, но также SaaS и облачные решения, которые когда-то, как полагали, сделают SAM чем-то устаревшим.
- Оцените положения и условия лицензий на облачные решения и классифицируйте лицензии соответственно.
Возрастающие сложность и объем пользовательских сред программного обеспечения заставляют руководителей IT-отделов расширять сферу SAM и реализовывать его как функцию руководства, чтобы позволить IT-отделам эффективно управлять полным жизненным циклом программного обеспечения.
Руководители IT-отделов должны понимать, что поскольку IT-организации все больше зависят от сочетания внутренней и внешней пользовательских сред, то если они не могут оценивать, управлять и руководить тем, что установлено на их собственном оборудовании в их собственной среде, то у них мало шансов сделать это в том, что потенциально может быть целым рядом различных облачных сред. Если вы не знаете, что используется, то вы не можете знать, чем управлять. Соблюдение нормативных требований вполне может быть областью самого большого риска, связанного с SaaS, для провайдеров облачных сервисов, чья деятельность строго регулируется и вполне вероятно, что, оставив свои собственные устройства, пользователи могут разместить в слабо защищенных сервисах общедоступного облака конфиденциальные и личные данные, а также данные о правах собственности.
Реализация SAM часто оказывалась неудачной из-за отсутствия понимания, каким образом SAM должно действовать внутри организации. IT-компании (и многие компании, которым они оказывают техническую поддержку), как правило, интегрированы вертикально, и каждый уровень имеет строго определенные обязанности, контакты и взаимодействия. SAM – это дисциплина, которая должна действовать в горизонтальной плоскости и связывать между собой эти вертикали, обеспечивая контроль жизненного цикла активов программного обеспечения, так как с ним взаимодействуют разные люди и процессы в сфере информационных технологий и бизнеса. Успех SAM играет скорее руководящую, чем административную роль с четкими обязанностями по обеспечению отчетности о соблюдении как условий и положений лицензии на программное обеспечение, так и внутренней политики SAM, определенной исполнительным директором. Там, где SAM не позиционируется как функция руководства, неудача часто является результатом попытки IT-отдела делать слишком много (приобретая право пользования или пытаясь изменить все процессы, составляющие жизненный цикла актива) или концентрации лишь на области, непосредственно связанной с линией отчетности SAM-команды (например, на операциях или закупках, связанных с IT). Отчеты по SAM в одной из IT-вертикалей, связь и сотрудничество с другими вертикалями часто являются фактором неудачи вместе с деятельностью других команд, состоящих из акционеров, которые считают, что в круг их ответственности не входит помощь и поддержка инициатив в области SAM.
Рекомендации
- Вместе с директорами по информационным технологиям, финансовыми директорами и управляющими IT-активов пересмотрите определение актива, чтобы включить в него все, что повышает стоимость организации, и выяснить, какими активами необходимо управлять, а также почему и как ими следует управлять.
- При определении объема отчетности по SAM принимайте во внимание взгляды различных акционеров на то, что является активом для их организации и как с этими активами следует обращаться.
- Поддержите право исполнительного директора или лиц, занимающих такие же высокие должности, определять SAM-политику, даже если руководство SAM осуществляется изнутри IT-отдела, чтобы убедиться, что вся организация осознает, что эта политика относится и к ней, а не только к IT-отделу или части IT-отдела.
Источники данных
1 «Predicts 2016: IT Procurement Will Transform Into Technology Procurement for Digital Success.» («Прогнозы 2016: закупки IT превратятся в закупки технологий для успешного бизнеса в области цифровых технологий»).
2 «Developing Your SaaS Governance Framework.» («Развитие структуры управления вашим SaaS»).
3 Чтобы оценить, как организации подходят к своей SAM-деятельности с 6 июля 2015 года по 8 августа 2015 года Gartner исследовала 249 организаций (см. Примечание 1).
4 Процент респондентов по занимаемым должностям (общее количество опрошенных – 129), оценивших свое управление активами программного обеспечения как «очень успешное» (6 или 7 баллов) и заявивших, что лицо, ответственное за отчеты по SAM, отчитывается перед генеральным директором – 36%, директором по информационным технологиям – 19%, руководителем службы предоставления IT-услуг – 15%, техническим директором – 13%, финансовым директором – 6%, операционным директором – 5%, начальником отдела закупок – 3%, начальником отдела по управлению цепочками поставок – 2%, лицами, занимающими другие должности – 1%.
5 SAM, которым руководят «извне» (количество ответивших – 173), в сравнении с SAM, которым руководят «изнутри» (количество ответивших – 76). Вопрос, который задавался: какую должность занимает человек, который руководит или в конечном счете отвечает за общий успех SAM в вашей организации? Исполнительный директор: 15% – управление извне, 4% – управление изнутри; директор по информационным технологиям: 9% – управление извне, 8% – управление изнутри; технический директор: 2% – управление извне, 3% – управление изнутри; менеджер по IT-активам/менеджер по активам программного обеспечения/менеджер по поставщикам: 2% – управление извне, 3% – управление изнутри; менеджмент: 9% – управление извне, 13% – управление изнутри; другой IT-персонал: 35% – управление извне, 53% – управление изнутри.
6 См. таблицу 1 в «Gartner Survey Shows That the Benefits of ITAM Change in Importance as Program Maturity Increases» («Исследование Gartner свидетельствует, что значение выгод ITAM изменяется по мере того, как эта программа развивается»). Gartner предложила участвовать в исследовании ITAM по регионам 5076 организациям из четырех стран из Северной Америки (в том числе США) и региона EMEA (Европа, Ближний Восток, Африка) (в том числе из Великобритании, Германии и Франции) (см. Примечание 2).
7 «Forecast Analysis: Public Cloud Services, Worldwide, 4Q15 Update». («Анализ прогнозов: сервисы общедоступных облаков, общемировой анализ, 4-й квартал 2015 г., обновленный»).
8 «Forecast Analysis: IT Spending, Worldwide, 3Q15 Update». («Анализ прогнозов: расходы на IT, общемировой анализ, 3-й квартал 2015 г., обновленный»).
9 Процент респондентов, получивших запрос на проведение аудита их программного обеспечения в прошлом году: 2009 г. – 61%, 2010 г. – 67%, 2011 г. – 73%, 2012 г. – 73%, 2013 г. – 66%, 2014 г. – 66%. Эти данные были собраны на ежегодных конференциях Gartner по информационным технологиям, которые были посвящены управлению финансами, закупками и активами и проводились в Северной Америке и в регионе EMEA в период с 2009 г. по 2014 г. (см. Примечание 3).
Примечание 1
Методология исследования SAM в 2015 г.
Отобранные
Узнать подробнее
Последствия реинжиниринга
помогает команде выполнить ее работу с минимальными затратами.
Уменьшается и требуемое количество менеджеров. Менеджер, осуществляющий контролирующие функции, обычно не может работать более чем с семью подчиненными. Менеджер, осуществляющий тренерские функции, может работать примерно с 30 сотрудниками. Таким образом, значительно сокращается количество управляющих уровней, оргструктура становится более «плоской». Уменьшение управляющих уровней приближает руководство компании к непосредственным исполнителям и к клиентам. Функции администрации изменяются от секретарских к лидирующим.
Изменение системы оценок. В традиционной компании схема оценки деятельности и оплаты труда довольно прямолинейна: людям платят за отработанное время. Понятно, что это далеко не самый эффективный способ оплаты, однако при разбиении работы на узкие задания довольно трудно оценить ее эффективность по конечному результату. После проведения реинжиниринга команда отвечает за результаты процесса, и в этом случае компания может оценить и оплатить работу команды в соот-
ветствии с полученным результатом.
Жалованье сотрудника определяется не столько временем, проведенным на работе, важностью выполняемой работы, трудовым стажем, занимаемой должностью и количеством подчиненных, сколько эффективностью его работы, оцениваемой по конечному результату. Например, в компании IBM Credit (см. подразд. 1.4) работа специалиста оценивается не по количеству отчетов, а по выгоде, полученной от заключенных им договоров.
При таком подходе эффективность работы сотрудника в текущем году не является гарантией его эффективной работы в следующем году. По этой причине базовая зарплата сотрудника меняется мало, а размер премии целиком зависит от эффективности выполненной работы.
Изменение системы оценок эффективности работы сотрудников влияет и на критерии продвижения в должности. Традиционные компании рассматривают продвижение в должности как награду за эффективный труд. При этом происходит недооценка
101
Последствия реинжиниринга
как роли исполнителя (так как управленческая деятельность оценивается выше), так и роли менеджера (так как утверждается, что любой исполнитель может стать менеджером).
Наградой за эффективность работы должна быть премия, а не продвижение по службе. Продвижение по службе должно зависеть исключительно от способностей сотрудника. Хороший программист не всегда сможет стать хорошим руководителем лаборатории программистов, поскольку у менеджера совершенно другая работа. Принцип здесь должен быть следующим:
«платим за эффективность, продвигаем за способности».
Убеждения и ценности. Реинжиниринг вызывает существенный сдвиг в культуре компании. Сотрудники не ощущают того надзора, который был раньше, они осознают рост своих полномочий и начинают чувствовать себя предпринимателями.
Реинжиниринг требует от исполнителей убежденности, что они работают для клиентов, а не для своих начальников. Исполнители будут верить в это в той степени, в которой практика работы компании подтверждает это. Администрация компании должна обеспечивать мотивацию сотрудников, словом и делом укрепляя убеждения и ценности, установленные компанией.
Контрольные вопросы
1.На что направлены эвристические правила реконструкции бизнеса? В чем основная суть изменений, диктуемых этими правилами?
2.Является ли объединение подразделений компании примером горизонтального сжатия процесса? Если нет, то за счет чего происходит горизонтальное сжатие?
3.Как связано вертикальное сжатие процесса с передачей полно-
мочий?
4.Что такое делинеаризация процесса? Поясните на примере.
5.К каким последствиям приводит введение вариантов исполнения процесса?
6.Использование правила «работа выполняется там, где это целесообразно» укрепляет или разрушает границы между подразделениями компании?
102
Последствия реинжиниринга
7.Приведите примеры работ, которые в соответствии с принципами реинжиниринга должны быть сокращены.
8.В чем преимущество введения уполномоченного менеджера?
9.За счет чего реализуется смешанный централизованный/децентрализованный подход?
10.Какова роль новых информационных технологий в проведении реинжиниринга бизнес-процессов?
11.Каким образом использование телекоммуникационных сетей, беспроводной связи и технологии распределенных баз данных меняет правила работы компаний?
12.В чем разница между системами поддержки принятия решений и экспертными системами? Что дает их применение?
13.Объясните суть технологии автоматического индексирования
иотслеживания. Как ее использование может помочь в реконструкции бизнеса?
14.В чем состоит преимущество интерактивного видеодиска по сравнению с обычным?
15.Какая новая информационная технология меняет старое правило «План пересматривается периодически» на новое «План пересматривается оперативно, по мере необходимости»?
16.Приведите примеры новых бизнес-архитектур и соответствующих ИТ-архитектур.
17.Перечислите типовые роли сотрудников в компании, основанной на процессах.
18.В чем заключаются обязанности каждой из основных категорий сотрудников в «процессной» организационной структуре?
19.Приведите примеры команд процессов и ресурсных подразде-
лений.
20.Каковы отличия «процессной» организационной структуры от матричной?
21.В чем основные преимущества «процессной» оргструктуры?
22.Какие виды команд процессов вы знаете?
23.Как изменяется содержание работ исполнителей в результате проведения реинжиниринга?
24.Каковы основные функции менеджеров до и после проведения реинжиниринга?
25.Как меняется система оплаты труда и продвижения в должности после реинжиниринга?
26.Каким образом реинжиниринг влияет на культуру компании, на систему ценностей, поддерживаемую компанией?
103
Директива на проведение реинжиниринга
4. ТЕХНОЛОГИЯ РЕИНЖИНИРИНГА
4.1. Директива на проведение реинжиниринга
Типовая технология реинжиниринга бизнеса (регламент) представляет собой руководящие указания относительно последовательности и содержания этапов, используемых методов моделирования и анализа бизнес-процессов, а также инструментальных средств поддержки. На рис. 4.1 приведена укрупненная типовая последовательность проведения реинжиниринга.
Формирование директивы на проведение реинжиниринга
Создание системы |
Подготовительный |
|||||
управления проектом |
этап |
|||||
Формирование образа |
||||||
Этап визуализации |
||||||
будущего компании |
||||||
Этапобратногоого |
||||||
Построение модели |
||||||
инжинирингага |
||||||
существующего бизнеса |
||||||
Построение модели |
||||||
Этап прямого |
||||||
нового бизнеса |
инжиниринга |
|||||
Построение новой |
Построение новой |
информационной |
организационной |
системы |
структуры |
Тестирование и внедрение |
||
Этап внедрения |
||
перепроектированного |
||
бизнеса |
Рис. 4.1. Укрупненная последовательность проведения реинжиниринга
104
Директива на проведение реинжиниринга
Основанием для начала работ по реинжинирингу служит
директива на проведение реинжиниринга, принимаемая руко-
водством компании. Директива должна быть составлена в терминах высокого уровня и выражать ожидания от реализации проекта. Майк Хаммер называет директиву документом типа «аргументы для действий». Такой документ объясняет ситуацию, в которой находится компания, и необходимость реконструирования бизнеса. Работники должны быть убеждены, что компания не может продолжать идти прежним курсом, если она хочет выжить и остаться конкурентоспособной. Таким образом, основное назначение директивы — обеспечение мотивации к проведению реинжинирнга как для участников проекта, так и для всех сотрудников компании, затрагиваемых проектом.
Роль мотивации для разных групп сотрудников различна. Чрезвычайно важна мотивация высшего руководства, так как реинжиниринг всегда проводится «сверху — вниз». Руководство должно верить в необходимость реинжиниринга и быть абсолютно убеждено, что проект по реинжинирингу даст значительный результат. С другой стороны, руководство должно отдавать себе отчет в трудностях, неизбежных при реконструкции компании, и должно уметь идти на некоторый риск. Как сказал Дж. Карлсон, «нужно отважиться сделать прыжок» [22]. Руководитель, возглавляющий проект по реинжинирингу, должен уметь сопротивляться давлению упрямой старой компании и должен убедить сотрудников в том, что проект не только выполним, но и необходим для выживания компании.
Сотрудники компании должны понимать, почему проект приведен в действие, принимать свои новые задачи и быть готовыми к переменам. Относительно просто объяснить необходимость нового способа работы работникам нижнего уровня, но людям, исполняющим должности менеджеров, намного труднее понять, что новая компания может им предложить. Особое внимание рекомендуется уделять управляющим среднего звена, поскольку именно их деятельность в наибольшей степени будет изменена в результате реинжиниринга. Б. Виллох определяет три категории средних менеджеров [23]:
1) «тигры» — это молодые карьеристы, которые хотя и участвуют с энтузиазмом в проекте по реинжинирингу, склонны
105
Директива на проведение реинжиниринга
концентрироваться на своих собственных задачах в ущерб общим целям проекта;
2)«ослы» — это старейшие сотрудники, достигшие целей своей карьеры, которые хотят спокойствия и стабильности в компании. Они могут серьезно навредить проекту;
3)«акулы» — это сотрудники, которые разработали процедуры и инструкции для управления операциями компании, они часто имеют реальную силу в компании и могут создать огромные проблемы путем саботирования реальных перемен.
Необходимо, чтобы в задачу руководителя проектом по реинжинирингу входили разъяснение задач реинжиниринга всем служащим компании, привлечение их на свою сторону и демонстрация преимуществ обновления бизнеса.
Факторами, способствующими созданию положительной мотивации, являются:
понятность целей реинжиниринга. Новые задачи ком-
пании должны быть четко сформулированы и понятны каждому сотруднику. Руководство и рядовые сотрудники должны понимать, как достичь стратегических целей;
широкие горизонты. Проекты, сформулированные в терминах роста и расширения, а не сокращения размеров и расходов, имеют больше шансов на успех, поскольку порождают больше энтузиазма и меньше сопротивления;
осязаемые результаты. Результаты работ по реинжинирингу должны быть конкретными. Работа по изменению компании должна фокусироваться на наиболее приоритетных целях, которые могут быть достигнуты примерно за год (этого времени обычно достаточно для создания первой версии реконструированных процессов). «Никогда не следует откусывать больше, чем можете прожевать»;
самостоятельный бюджет проекта. Проект должен иметь свой собственный бюджет, особенно если планируется интенсивное использование ИТ. Часто ошибочно считают, что реинжиниринг возможен на условиях самофинансирования;
принцип первого руководителя. Проект должен выпол-
няться под управлением руководства компании. Руководитель, возглавляющий проект по реинжинирингу, должен иметь большой
106
Подготовительный этап
авторитет в компании и нести за него ответственность. Для успеха проекта очень важно твердое и умелое управление.
Все перечисленные аспекты должны быть учтены при составлении директивы на проведение реинжиниринга. Основное содержание директивы составляют:
1)анализ ситуации, осуществляемый в направлении изучения изменений в окружении компании, ожиданий клиентов, увеличения конкуренции, выявления трудностей бизнеса компании и риска, вызванного сохранением существующего положения;
2)цели реинжиниринга. С одной стороны, цели должны быть величественны, чтобы мотивировать сотрудников на радикальные изменения в работе. С другой стороны, цели и ожидаемые результаты должны быть реалистичны и конкретны;
3)средства реализации проекта: бюджет, руководство,
планируемые сроки проведения реинжиниринга, использование технологической поддержки, приблизительный объем работ.
4.2. Подготовительный этап
После издания директивы на проведение реинжиниринга начинается подготовительный этап, основным содержанием которого является создание системы управления проектом и планирование проведения реинжиниринга (рис. 4.2).
Создание системы |
Планирование проведения |
управления проектом |
реинжиниринга |
Определение |
Календарное |
участников проекта |
планирование |
Распределение ролей |
Выбор методов и инст- |
и обязанностей |
рументальных средств |
Организация |
Выбор способов |
командной работы |
взаимодействия |
Рис. 4.2. Схема проведения подготовительного этапа
107
Подготовительный этап
Создание системы управления начинается с определения участников проекта по реинжинирингу, их ролей и обязанностей. На рис. 4.3 приведена типовая организационная структура управления проектом. М. Хаммер и Дж. Чампи для среднего проекта выделяют следующих участников реинжиниринга компании [1]: лидер проекта, руководящий комитет, исполнительный директор, владельцы процессов и члены команд по реинжинирингу. В приведенную организационную структуру не были включены владельцы ресурсов — руководители подразделений компании и сторонних организаций, сотрудники которых привлекаются к участию в проекте. Дело в том, что владельцы ресурсов непосредственно не участвуют в проекте по реинжинирингу, они лишь заключают соглашения о передаче своих сотрудников под управление владельцев процессов на время проведения проекта.
Лидер проекта |
Руководящий |
||||||||||||||||||||||||||||||
комитет |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Исполнительный |
|||||||||||||||||||||||||||||||
директор |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Владелец |
Владелец |
||||||||||||||||||||||||||||||
процесса |
… |
процесса |
|||||||||||||||||||||||||||||
Команда по реинжинирингу |
Команда по реинжинирингу |
||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 4.3. Участники проекта по реинжинирингу
Рассмотрим обязанности основных участников проекта. Лидер проекта — член высшего руководства компании —
возглавляет организацию и проведение реинжиниринга. Он берет на себя основную ответственность и риск, связанные с проектом. Его основная задача — формирование представления о будущей обновленной компании и обеспечение должной мотивации остальных сотрудников. Лидер служит источником энту-
108
Подготовительный этап
зиазма для всех участников реинжиниринга, он создает в компании атмосферу, в которой каждый сотрудник сможет проявить готовность отказаться от старых правил работы.
Кроме того, лидер проекта назначает исполнительного директора и владельцев процессов. Он участвует в выработке стратегии обновления бизнеса, принимает наиболее важные решения и осуществляет общий контроль.
Лидер проекта должен иметь достаточные полномочия для выполнения перечисленных задач. Очень важно, чтобы его личные качества соответствовали взятым на себя обязательствам: без сильного, агрессивного и высокопрофессионального руководства довольно сложно преодолеть сопротивление некоторых сотрудников компании происходящим изменениям.
Руководящий комитет (совет) наблюдателей создается из представителей высшего руководства компании. Как правило, в него входят владельцы процессов. Комитет возглавляется лидером проекта. Основная цель руководящего комитета — определение общей стратегии по реинжинирингу и контроль выполнения работ по проекту. В частности, им определяются приоритеты проектов, а также решаются проблемы, требующие совместных усилий владельцев различных процессов, преодолеваются конфликтные ситуации. Руководящий комитет не является обязательным участником работ, в небольших компаниях его функции может выполнять лидер проекта.
Исполнительный директор (специалист компании) выполняет функции оперативного руководителя всех работ по реинжинирингу. Поскольку лидер не имеет возможности осуществлять повседневное оперативное управление проектом, он нуждается в помощнике, берущем на себя руководство командой по реинжинирингу. Директор подчиняется непосредственно лидеру проекта и выполняет две основные функции:
1) обеспечение работы по каждому конкретному проекту: исполнительный директор помогает владельцам процессов привлекать специалистов для формирования команды по реинжинирингу; осуществляет помощь в работе команды. При этом в его задачу входит адаптация и развитие методик и инструментариев. Поэтому он должен владеть современными методами проведения реинжиниринга;
109
Подготовительный этап
2) координация работ по всем одновременно выполняемым проектам. Директор организует взаимодействие владельцев процессов — обсуждения, инспекции и т. д.
Владельцы процессов — менеджеры высшего звена — отвечают за обновляемые процессы. Они назначаются лидером проекта. Владелец процесса несет ответственность за обновляемый процесс, однако сам не выполняет реинжиниринг. Его задача состоит в привлечении квалифицированной команды процесса и обеспечении ей нормальных условий для работы над проектом. Владелец процесса участвует в процессе как наблюдатель, тренер и оппонент. Он также отвечает за мотивацию членов команды.
Команда по реинжинирингу — это группа специалистов,
созданная из сотрудников компании, а также экспертов и разработчиков, привлеченных со стороны, для проведения реинжиниринга определенного процесса. Назначение членов команды сводится к распределению работ по исполнителям. Для выполнения проекта могут привлекаться следующие ресурсы и группы:
группа моделирования бизнеса — специалисты, которые непосредственно занимаются созданием моделей существующего бизнеса, выработкой решений по реконструкции бизнеса, созданием моделей нового бизнеса, анализом и оценкой моделей и т. д. Они должны хорошо разбираться в деятельности компании, ее положении в соответствующей отрасли, внутренней организации компании, структуре ее продукции;
эксперт по методу — специалист или группа специалистов, отвечающие за используемую методологию. Они должны оказывать команде помощь, необходимую для применения конкретных методов в данном проекте. От этих специалистов требуется также понимание деятельности компании и степени компетентности остальных членов команды по реинжинирингу;
группа прототипирования — специалисты, создающие компьютерные прототипы для исследования принимаемых решений и моделей. При использовании современных интегрированных инструментальных средств прототипы могут создаваться
игруппой моделирования бизнеса, тогда отдельная группа прототипирования не нужна;
110