Планирование организация подбор кадров руководство контроль

7.1. Планирование, отбор и формирование персонала

Деятельность любой организации — это коллективный труд множества людей по достижению поставленных целей. Любой коллективный труд нуждается в управлении — планировании, организации, мотивации, координации и контроле деятельности отдельных коллективов и исполнителей.

Поэтому управление персоналом выступает центральной частью, самой главной функцией управления в любой организации. Люди являются основой любой организации, именно они выступают создателями и движущей силой любой организационной системы, именно они преобразуют мир, делают его совершеннее.

Можно выработать самые научно обоснованные и эффективные решения, можно внедрить уникальные технологии, привлечь новейшую технику, разработать совершеннейшие организационные схемы — и не добиться успеха. Потому, что будет не учтен самый сложный, субъективный фактор — человеческий.

Управление персоналом с точки зрения конкретного руководителя — это руководство работниками подразделения: планирование, организация и координация их деятельности, активизация работников, контроль за выполнением поставленных заданий.

Опросы большого числа руководителей высшего и среднего звена как в России, так и за рубежом показали, что до 80% своего драгоценного, высокооплачиваемого времени руководители тратят именно на руководство — взаимодействие с работниками. Причем чем ниже уровень управления, тем большую часть в структуре рабочего времени менеджера занимает руководство (
рис.
7.1).

Управление персоналом — процесс целенаправленного воздействия (руководства) на персонал для достижения целей организации.

Управление персоналом в организации должно включать определенную совокупность функциональных блоков. Содержание задач каждого блока приведено в табл. 7.1.

Руководство — это управление поведением людей. Поведение человека в процессе создания и осуществления проекта может быть представлено в двух взаимосвязанных моделях:

• с позиции концепции «человека экономического» — человека рационального, который в своей деятельности руководствуется нормами, принципами, правилами, нацелен на достижение целей организации и стремится оптимизировать показатели производственно-хозяйственной деятельности. С этой позиции человек выступает как основной ресурс организации, винтик механизма ее функционирования (модель 1);
• с позиции концепции «человека социального» — личности, индивида, обладающего творческими способностями и эмоционально-чувственным восприятием жизни, человека, не всегда поступающего рационально, имеющего свои цели, ценности, интересы, потребности и мотивы и руководствующегося ими в своей деятельности. Участие в организации рассматривается им с точки зрения совпадения собственных целей и интересов с целями и интересами организации. Работа для социального человека — возможность удовлетворения своих потребностей (модель 2).

Первая модель включает человека как элемент системы «организация» («вход», ресурс системы) в процесс информационного и материального обмена между ней и окружающей средой, а также внутри себя — с другими элементами организации (целями, структурой, другими ресурсами, организационной культурой и пр.).

«Выход» системы — получается в результате целенаправленных действий людей, определенного поведения — функции «преобразования».

Вторая модель предполагает в своем центре человека. Организация как система для реализации своих целей воздействует на работников (совокупность стимулов). Согласно внутренним целям, потребностям, мотивам, индивидуальным реакциям на воздействие человек осуществляет определенную деятельность, приносящую свои результаты. Эти результаты оцениваются организационной средой, что оказывает влияние на дальнейшие воздействия. При этом результаты деятельности рассматриваются как: а) результаты для себя — что человек получил, реагируя на стимулирующие воздействия; б) результаты для организации — что он сделал для достижения поставленных целей.

Планирование персонала выступает начальной функцией цикла управления персоналом, важнейшим элементом кадровой политики организации, выражает ее задачи и стратегию, является основой достижения ее целей.

Цель кадрового планирования — обеспечение организации необходимым персоналом и определение неизбежных при этом издержек.

Планирование персонала является составной частью планирования в организации и должно осуществляться в соответствии с другими планами организации. Предварительным этапом кадрового планирования выступает определение потребностей в персонале и возможные источники и способы удовлетворения этих потребностей.

Этапы планирования персонала.

1. Выработка кадровой стратегии организации. На формирование кадровой стратегии организации оказывают воздействие следующие факторы: цели и стратегия развития организации, организационная структура и критерии эффективности системы управления персоналом, организационные ограничения (финансы, время, материально-технические ресурсы, социальная база и пр.), системы информационного обеспечения организации, отношения к управлению персоналом высшего руководства. Таким образом, кадровая стратегия определяет отношение руководства к персоналу организации в целом, принятые принципы и методы организации работы, оценки, мотивации персонала, условия его труда, создание предпосылок развития персонала.
2. Определение целей и задач руководства персоналом. Цели и задачи управления персоналом являются основой разработки конкретных мероприятий по управлению персоналом для удовлетворения потребностей организации, коллективов подразделений и каждого работника.
3. Анализ кадрового потенциала организации. На основании данных отдела кадров и личных анкет работников определяется состав персонала, его структура (квалификационная, половозрастная, должностная, профессиональная, образовательная и пр.), определяется уровень текучести кадров, потери времени по болезням и в результате неэффективной организации труда, режим рабочего дня (продолжительность, сменность, отпуск), размер и структура заработной платы, наличие социальных льгот.
4. Планирование потребности в количественном и качественном составе персонала. Исходя из целей и планов организации, анализа кадрового потенциала, планируется состав персонала по всем категориям персонала, необходимый на разных уровнях производства и управления, составляется кадровый план. Принцип альтернативности при планировании персонала проявляется в выработке альтернативных вариантов кадрового плана и принятии наиболее приемлемого варианта.

Качественная потребность в персонале отражает формальные требования к персоналу: квалификацию, образование, опыт работников и пр. — и может быть определена путем последовательной разработки и анализа организационных документов: целей и организационной структуры управления, штатного расписания, положений о подразделениях организации, должностных инструкций.

Для определения количества необходимого персонала используются различные методы расчета численности работников на определенный период времени. Численность рабочего персонала рассчитывается на основе исчисления объемов работ и их трудоемкости. Методы расчета численности персонала управления основаны на нормативах численности работников аппарата управления, методах аналогий.

Обеспечение организации персоналом

Маркетинг персонала подразумевает анализ рынка труда, источников и методов привлечения персонала.

Насыщенность рынка необходимыми категориями персонала обратно пропорциональна коэффициенту отбора персонала, рассчитываемому как отношению числа вакантных мест к количеству соискателей. При росте предложения рабочей силы коэффициент отбора снижается. На привлечение, отбор и найм персонала оказывает влияние множество факторов внешнего окружения и внутренней среды проекта (
рис.
7.2).

Основная цель отбора — найм работников требуемых профессиональных и личностных качеств.

В современной бизнес среде популярен термин «управление персоналом». Что же такое управление персоналом? Какие его базовые принципы и их роль на рабочем месте?

В статье мы дадим ответы на эти вопросы, разберем какие шаги требуются для успешного внедрения системы.

Рассмотрим роль автоматизации в управление персоналом на примере лучших программных решений на рынке.

Как работает управление персоналом?

Управление персоналом — это совокупность процессов, направленных для максимального повышения уровня производительности труда, за счет эффективного управления трудовыми ресурсами организации и повышение квалификации персонала.

Под трудовыми ресурсами мы понимаем общее количество сотрудников, работающих в данной компании или задействованных на отдельных проектах.

Из определения следует, что концепция управления персоналом тесно связана с оптимизацией производительности труда сотрудников.
Повышение уровня производительности включает совокупность действий, направленных на создание и поддержание продуктивной рабочей силы, с дальнейшим повышением её эффективности.

Базовая стратегия управления сотрудниками включает в себя следующее процессы:

Управление персоналом — это спектр методов, которые работают применительно к широкому кругу предприятий, компаний и организаций.

На практике, грамотное использование методов управления кадрами позволяет развивать внутренний потенциал ресурсов компании с целью роста основных показателей.

Далее мы подробно рассмотрим систему и набор процессов, задействованных в управлении персоналом.

Что такое система управления персоналом?

Система управления персоналом — это сочетание методик управления сотрудниками, которые позволяют получить полное представление о результатах их работы, создать условия и стимулирование для достижению бизнес-целей.

Для максимального эффекта от управления персоналом в бизнесе необходимо применять системный подход.

В этом суть системы WFM (Workforce Management System)— оптимизировать все процессы и этапы, для максимально качественной реализации управления персоналом.

Успешное внедрение системы гарантирует запуск необходимых вышеперечисленных процессов, начиная от сбора данных в режиме реального времени до проведения аналитики.

Это позволит руководителям лучше понимать возможности отдельных сотрудников команды и оптимально распределять текущие задачи на соответствующих исполнителей.
Чтобы сделать систему управления персоналом максимально эффективной, требуется выполнить пару тщательно продуманных шагов, которые связывают наиболее важных процессы управления персоналом.

Прежде чем мы углубимся в детали конкретных шагов, мы должны объяснить, что считается процессом в данном контексте.

Что такое процессы управления персоналом?

Под процессом в рамках системы управления персоналом понимается действие или процедура, которая служит одной из двух целей — отслеживание деятельности сотрудников и повышение эффективности работы компании.

Кадровые ресурсы являются самым ценным активом компании. Поэтому стратегический бизнес-план должен гарантировать, что выбор ваших сотрудников для решения каждой задачи является надлежащим, совместимым с графиком и уровнем компетенции выбранного сотрудника.

Теперь давайте объясним, какие процессы существуют в системе WFM, и подробнее остановимся на каждом из них.

Чтобы получить оптимальные результаты, вы должны следовать определенному порядку запуска процессов управления персоналом.

Это связано с тем, что некоторые процессы взаимозависимы и для запуска следующего процесса требуется завершение предыдущего. Ниже приведены 5 самых важных процессов, которые вы всегда должны включать.

Помимо базовых процессов, вы можете добавлять и другие, которые считаете важными применительно для вашей бизнес-модели.

Процесс № 1 — сбор данных

Сбор данных является фундаментом любого измерения. Без соответствующих данных вы не сможете проанализировать производительность вашей компании и сравнить производительность отдельных сотрудников.

Например, вы можете вести учет рабочего времени, что позволит:

Процесс № 2 — Прогноз рабочей нагрузки

Когда у вас есть соответствующая информация о ваших проектах и ​​сотрудниках, вы можете делать оценки. На базе текущей оценки осуществляется долгосрочное планирования и достижения целей вашей компании — ежемесячно или ежегодно.

Важным аспектом прогнозирования будущей рабочей нагрузки, это потенциальная потребность в расширении текущей рабочей силы. Это решающий процесс для следующего шага, позволяющий:

Процесс № 3 — Расчет потребности в персонале

Требования к персоналу относятся к двум важным аспектам их работы:

Например, ваши результаты отслеживания времени могут показать, что сотрудники тратят слишком много времени на свои задачи, что может привести к срыву сроков.

Это явный признак того, что вам, требуется нанять больше сотрудников, чтобы справиться с рабочей нагрузкой в ​​будущем, в соответствии с прогнозом, сделанным на предыдущем шаге.

Процесс № 4 — Составление штатного расписания

Правильное планирование смен ваших сотрудников может стать драйвером развития бизнеса, особенно если ваша компания работает в 2 смены продолжительностью восемь часов или более.

В зависимости от энергетического уровня и образа жизни в целом, всех людей можно условно разделить на утренних жаворонков и полуночных сов. Это означает, что нет фиксированного периода, когда все сотрудники будут чувствовать себя наиболее продуктивно, и этот факт должен быть отражен в штатном расписании.

Вот несколько примеров того, как результаты отслеживания времени могут помочь вам эффективно планировать расписание и назначать задачи:

Следует отметить, что существует группа людей с промежуточным типом, которые более эффективны в середине дня. Распределение наших уровней энергии в течение дня, определяет уровень нашей продуктивности.

Поэтому важно обращать внимание на этот фактор, когда вы составляете расписание для своих сотрудников.

Процесс № 5. Оценивайте ежедневную производительность каждого сотрудника

Руководители, как правило, сосредоточены на общей картине, и им может быть трудно отслеживать повседневную деятельность, в отношении каждого работника. Чтобы быть лучше информированными о своих сотрудниках, руководители и HR-менеджеры должны использовать систему управления персоналом для оценки эффективности сотрудников.

На этом этапе оценки лучше всего использовать объем времени, который ваша команда тратит на работу (из отчета), чтобы ответить на следующие вопросы:

Каковы преимущества эффективного управления персоналом?

Внедрение управления персоналом дает множество преимуществ для компании и ее отдельных сотрудников.

Каждое из преимуществ поможет вам добавить важные компоненты, которые позволят быть эффективнее вашему бизнесу, посредством управление персоналом:

Преимущества управления персоналом

Теперь, когда мы оценили преимущества, которые получают компании от успешного внедряя системы WFM, мы можем рассмотреть важность управления персоналом в деталях.

В то время как многие компании считают управление персоналом и планирование, простым инструментом для определения потребности в персонале. Описанные выше преимущества свидетельствуют о том, что эта система представляет собой гораздо больше возможностей. Набор инструментов и программного обеспечения, основанных на производительности сотрудников, может значительно повысить указанные преимущества, поскольку автоматический анализ снижает вероятность человеческой ошибки.

Стратегический подход к максимальному повышению уровня производительности ваших сотрудников приведет к высокой рентабельности инвестиций.

Подводя итог, внедрение системы управления персоналом помогает компании расти с точки зрения производительности, а значит, и прибыли.

Обязанности менеджера по персоналу

Люди, отвечающие за управление персоналом на рабочем месте, несут широкий круг обязанностей.

Существует 7 основных категорий, за которые отвечает менеджер по персоналу:

В малом бизнесе большую часть этих обязанностей выполняет владелец компании.

В среднем и крупном бизнесе эти обязанности выполняют менеджеры по персоналу.

Обязанности аналитика управления персоналом

Аналитик управления персоналом выполняет более конкретную роль в процессе управления персоналом. Обычно они отвечают за:

Некоторые аналитики управления персоналом работают в одной конкретной организации или компании.

Однако можно нанять такого специалиста на договорной основе — их конкретные обязанности варьируются от контракта к контракту.

Эффективное программное обеспечение для управления персоналом

Если вы ищете эффективный способ управления персоналом, вы можете попробовать программное обеспечение для мониторинга персонала. Автоматизация всегда является правильным выбором, когда речь идет о повышении производительности, устранении избыточности повторяющихся задач и снижении вероятности человеческой ошибки
.
Существуют различные типы программного обеспечения для управления персоналом, в соответствии с тем фактом, что управление персоналом включает в себя большое количество различных задач. Итак, давайте рассмотрим некоторые из соответствующих категорий программного обеспечения, что позволит ответить на вопрос — нужно ли вам вам программное обеспечение для управления персоналом?

Преимущества использования программного обеспечения

Вы можете извлечь выгоду от использования программного обеспечения для отслеживания времени, ПО для планирования, коммуникационной платформы, системы управления человеческим капиталом или HR-решения для привлечения талантов и вовлечения действующих сотрудников.

Независимо от рассматриваемой категории, использование программного обеспечения повысит эффективность вашей организации за счет автоматизации различных повторяющихся и неповторяющихся задач. Кроме того, программное решение для управления персоналом позволит упростить повседневные операции, предоставляя вам ценную аналитику и информацию о вашей текущей рабочей силе.
Рассмотрим пример использования программное обеспечение для управления персоналом Bitcop.

Этот инструмент позволяет отслеживать точные временные затраты сотрудников на задачи и проекты. Система собирает данные с какими бизнес-приложениями и сайтами взаимодействовал специалист во время выполнения задачи, это позволяет найти узкие в бизнес-процессах с целью их оптимизации.

Эти данные позволяет провести анализ, чтобы спрогнозировать будущую рабочую нагрузку, рассчитать потребность в персонале, принять решение о штатном расписании, а также оценить ежедневную производительность каждого сотрудника.

Помимо отслеживания работы, вы также можете отслеживать отгулы, больничные и отпуска — все это как отдельные проекты, по которым вы можете легко создавать отчеты.

Вывод

Управление персоналом — это набор процессов, направленных на то, чтобы помочь вам максимизировать производительность ваших сотрудников для достижения заранее определенных целей вашей компании.
Это всеобъемлющая система, которая предупреждает вас о необходимости следить за всеми важными деталями вашего бизнеса.
Эта система WFM должна внедрятся в любой компании или организации, стремящейся оптимизировать рабочие процессы, повысить производительность, соответствовать требованиям, а также удовлетворить клиентов и клиентов.

Management is the process of planning, organising, staffing, directing, and controlling the available resources effectively and efficiently for achieving the goals of the organisation. These interrelated elements of the management process are called functions of management. Functions of management are differentiated into two parts managerial function (i.e., planning, organising, staffing, directing, and controlling ) and operative function (i.e., production, marketing, purchasing, financing, and personnel). Managerial functions are common to all enterprises because it does not vary from one organisation to another. For example, planning is common in all organisations. Whereas operative functions are not common, and they differ from one organisation to another. For example, production is not performed in a retail store. 

Functions of Management

There is no universally accepted list of management functions. Different experts have classified the functions of management in different ways. Koontz and O’Donnell have given a very convenient classification of management functions that are generally accepted they are:

• Planning
• Organising
• Staffing
• Directing
• Controlling

Planning

A plan is a future series of actions decided beforehand. it specifies the objective to be achieved in the future and the steps required to achieve them. Planning is the most essential function of management. It is concerned with thinking in advance about what to do and who is going to do it. It is concerned with the certain determination of a future course of action to achieve the desired result. Planning bridges the gap between the initial point to the destination to reach. Selection of objectives, policies, and procedures are involved in planning. The essential elements of planning are decision-making and problem-solving.

For example, in Ram’s organisation, the objective is the production and sale of shoes. He has to decide quantities, variety, and colour, and then allocate resources for their purchase from different suppliers. Planning cannot avoid or stop problems, but it can anticipate them and prepare emergency plans to deal with them if and when they occur.

Organising

Organising is the management function of allotting duties, grouping various activities, establishing authority, and allocating resources necessary to attain the specific plan. Once the plans are formulated, the organising function reviews the activities and resources needed to be applied to the plan. It resolves the activities and resources needed. Organising decides who will perform a particular task, and where and when it will be done. It affects the grouping of the necessary tasks into departments or work units so that they can be managed well. Therefore there is an organisational hierarchy so that reporting is smooth within the organisation. The efficiency of operations and the effectiveness of results can be achieved only if there is a proper organisational technique. The nature and type of organisation structure depend upon the size and nature of the enterprise.

For example, In Ram’s enterprise of shoes, there are many duties to be performed. So, he allocates the duties within the organisation forming various groups to attain the plan. He decides who will perform which task as preparation of accounts, making sales, record keeping, quality control, and inventory control are the tasks to be performed. There is an organisational hierarchy so that reporting is easy and there is a smooth flow within the enterprise.

Staffing

Staffing refers to the process of hiring and developing the required personnel to fill in various positions in the organisation. It is that part of the management process, which is concerned with recruitment, selection, placement, allocation, conservation, and development of human resources. It is a very important aspect of management as it ensures that the organisation has the right number and right kind of people, with the right qualification at the right places, at the right times and that they are performing the right thing. It is also known as the human resource function. 

For example, when Ram is hiring personnel for his enterprise, he will recruit different people for different tasks. He has to ensure that he is hiring the right people with the right qualification for the right job. For this process, Ram will need an HR manager who will be performing this task for the organisation. This will be a very important part of the management function for his organisation, as it will affect his enterprise in many ways if he selects the wrong people for the job.

Directing

Directing is that component of the management process which ensures that the members of an organisation work efficiently and effectively for achieving the desired objective. It involves leading, influencing, instructing, guiding, and inspiring employees to perform and achieve the predetermined objectives. The two important components of directing are motivation and leadership. Communicating effectively and clearly with supervising employees at work is also a part of directing. It involves issuing orders and instructions to subordinates, overseeing people at work, and creating a work environment wherein the employees may perform to the best of their abilities. To bring out the best from the employees, a manager needs to direct them through praise and humbly criticize them.

For example, in Ram’s enterprise, the employees are having some doubts and difficulties. If the supervisor guides his subordinates and clarifies their doubts in performing a task, it will help the employees and the workers to perform the activities correctly and on time. When the employees are motivated and supervised properly, it leads the organisation toward its goal. 

Controlling

When the plans are put into operation from directing, it becomes essential to judge regularly whether the actual results are consistent with the planned results. It monitors the organisational performance towards the fulfilment of organisational goals. It enables the manager to detect errors and defects in the course of work and to take corrective actions whenever needed. It also provides proper direction to work in conformity with the plan of action or predetermined standards. Controlling serves the purpose of finding out deficiencies in performance and rectifying them so that the organisation can prevent their recurrence.

For example, Ram expected to sell 1,000 pairs of shoes per week. This is the standard against which his actual performance will be judged at the end of the week. If his actual performance at the end of the week falls short of the standard, reasons for the shortfall would be ascertained by his superior. Corrective actions will be taken to help the workers so that Ram’s enterprise can achieve the standard performance of 1,000 pairs of shoes in the future by controlling the deficiencies and rectifying the mistake.

Last Updated :
07 Jul, 2023

Like Article

Save Article

Кадровое планирование — это целенаправленная, научно обоснованная деятельность организации, имеющая целью предоставление рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников и предъявляемыми требованиями.

Кадровое планирование компании требует постоянной корректировки, поскольку цели организации нестабильны, а среда ее деятельности неопределенна. Кроме того, само по себе кадровое планирование представляет комплексную задачу, включающую большое число независимых переменных — новые изобретения, изменения населения, сопротивление изменениям, потребительский спрос, вмешательства государства в бизнес, иностранная конкуренция и, прежде всего, конкуренция на национальном рынке.

Важнейшим первым шагом кадрового планирования компании является формулировка задач компании в области ассортимента продукции, методов производства, рынков сбыта и т.д. Отсюда вытекает необходимость человеческих ресурсов, которая соотносится с существующей на рынке труда конъюнктурой, чтобы на основе этого разработать план человеческих ресурсов.

На основании планов руководство компании должно рассмотреть план человеческих ресурсов в отношении необходимости корректировки задач компании, например, если окажется невозможным увеличение объема производства в назначенные сроки из-за того, что запланированные для этого человеческие ресурсы либо не могут быть обучены в заданные сроки, либо не существует в нужном объеме.

Стать экспертом кадрового учета — легко! 

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть программу и записаться.

Эффективное кадровое планирование должно отвечать на вопросы:

1. Сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется?

2. Как лучше привлечь нужных сотрудников, сократить или оптимизировать использование персонала?

3. Как эффективно использовать персонал в соответствии с его способностями, изменениями и внутренней мотивацией?

4. Каким образом обеспечить условия для развития персонала?

5. Каких затрат потребуют запланированные мероприятия?

1. Этапы и виды кадрового планирования

По срокам кадровое планирование подразделяется на:

• долгосрочное (прогноз от 3-х и более лет);

• краткосрочное (не более 1 года).

Долгосрочное кадровое планирование. Инструментом долгосрочного кадрового планирования является план человеческих ресурсов, который, как правило, предполагает попытку прогнозирования на 3-5 лет вперед.

Компания должна оценить спрос на труд, потенциальные возможности предложения и состояние внешней среды деятельности. Составляется план человеческих ресурсов, указывающий, какое количество и каких именно работников может потребоваться в будущем. Основными пунктами, которые следует принимать в расчет, являются следующие.

1. Создание группы кадрового планирования компании, включая менеджеров, ответственных за выполнение основных функций в компании.

2. Задачи человеческих ресурсов в достижении целей компании с учетом:

• планов в области капитального оборудования (заносимого на баланс компании);

• реорганизации, например, централизации или децентрализации;

• изменений ассортимента или объема выпускаемой продукции;

• финансовых ограничений.

3. Характеристика использования человеческих ресурсов, в частности:

• численность работников разных категорий;

• расчет текучести кадров по каждой категории работников и анализ влияния высоких или низких показателей текучести кадров на эффективность деятельности компании;

• объем выполненной сверхурочной работы;

• оценка эффективности деятельности нынешнего персонала и его потенциала;

• общий уровень оплаты труда в сравнении с уровнем оплаты в других компаниях.

4. Внешняя среда деятельности компании:

• положение с набором персонала;

• демографические тенденции;

• местные планы в области жилищного строительства и развития транспорта;

• национальные соглашения относительно условий работы;

• политика государства в области образования, выхода на пенсию, предоставления региональных субсидий и т.д.

5. Потенциальное предложение на рынке труда, в частности:

• влияние локальной иммиграции и эмиграции;

• последствия набора и увольнения избыточной рабочей силы местными компаниями;

• возможность привлечения к работе тех категорий работников, которые не привлекаются в настоящее время, например, работников, занятых неполный рабочий день.

После рассмотрения и координации всех названных факторов можно составить план человеческих ресурсов, подробно отражающий, сколько именно работников по количеству, функциям, квалификации, местам работы и размещению следует использовать на разных стадиях будущего периода. В плане должно быть отражено:

• перечень мест работы и должностей, которые могут появиться, претерпеть какие-либо изменения или быть упраздненными;

• в какой степени возможна перестановка или переподготовка персонала;

• необходимые изменения на уровне руководителей как среднего, так и высшего звеньев;

• потребности в профессиональном обучении;

• программы набора, сокращения избыточного персонала или увольнения по выслуге лет;

• возможности для обратной связи в случае необходимости корректировки плана или задач компании;

• меры, предусмотренные для улаживания любых проблем с персоналом в связи с дефицитом или избытком рабочей силы (например, ранний выход на пенсию или другие процедуры сокращения персонала).

Краткосрочное кадровое планирование. Оно, как правило, осуществляется на основании краткосрочного плана рабочей силы или оперативного плана, который рассчитан на период не более одного года и является наиболее распространенным на практике, чем план человеческих ресурсов.

Оперативный план работы с персоналом — это детализированный по временному (год, квартал, месяц, декада, рабочий день, смена), объектному (организация, функциональное подразделение, цех, участок, рабочее место) и структурному (потребность, наем, адаптация, использование, обучение, переподготовка и повышение квалификации, деловая карьера, расходы на персонал, высвобождение) признакам план с подробной проработкой оперативных действий, подкрепленных необходимыми расчетами и обоснованиями.

Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью специально разработанных анкет получить данные:

• о постоянном составе сотрудников (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и т.д.);

• о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура, удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных работников и т.д.);

• о текучести кадров;

• о потере времени из-за простоев, по болезни;

• о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько смен или ночную смену, продолжительность отпусков);

• о зарплате рабочих и служащих (структура зарплаты, дополнительная заработанная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);

• об услугах социального характера, предоставляемых государством и организациями (расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно).

Информация о персонале должная отвечать следующим требованиям:

• быть простой — содержать столько данных и только в том объеме, сколько и в каком объеме необходима в данном конкретном случае;

• быть наглядной — сведения необходимо представлять таким образом, чтобы дать возможность быстро определить главное, а не скрывать его за многословием. Для этого следует использовать таблицы, графики, цветное оформление материала;

• быть однозначной — сведения должны быть ясными, в их толковании должна быть семантическая, синтаксическая и логическая однозначность;

• быть сопоставимой — сведения необходимо приводить в сопоставимых единицах и относить к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и не ее;

• быть преемственной — сведения о кадрах, подаваемых за разные временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления;

• быть актуальной — сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, т.е. представляться без задержек.

2. Планирование потребности в персонале

Начальной ступенью процесса кадрового планирования является планирование потребности в персонале. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей.

Существует четыре категории работников, по которым ведется планирование:

1. Действующий персонал;

2. Новички;

3. Потенциальные сотрудники;

4. Персонал, покинувший организацию.

В отношении каждой из этих категорий менеджмент компании должен принимать разные действия (табл. 1).

Таблица 1. Действия, принимаемые менеджерами в отношении персонала

К преимуществам кадрового планирования можно отнести следующие:

1. Организация лучше подготовлена для преодоления последствий изменения внешней среды деятельности.

2. Тщательное определение возможных будущих потребностей в человеческих ресурсах помогает организации найти новые и более эффективные способы управления человеческими ресурсами

3. Организация может избежать как избытка, так и дефицита сотрудников.

4. Планирование поможет организации создать и в дальнейшем развивать программы обучения персонала и обеспечения преемственности руководства.

5. Руководство вынуждено будет критически оценить сильные и слабые стороны человеческих ресурсов компании и политики в области персонала.

6. Позволит избежать дублирования усилий работников компании и улучшить их координацию и интеграцию при выполнении работы.

3. Методы планирования персонала

В кадровом планировании выделяют количественные и качественные показатели. Приколичественном планировании используются следующие методы:

1. Балансовый метод основывается на взаимной увязке ресурсов, которыми располагает организация, и потребностей в них в рамках планового периода. Такой план представляет собой двухстороннюю бюджетную таблицу, в одной части которой отражаются источники ресурсов, а в другой — их распределение.

2. Нормативный метод. Суть его состоит в том, что в основу плановых заданий на определенный период включаются нормы затрат различных ресурсов на единицу продукции.

3. Статистически метод устанавливает зависимость рассматриваемого показателя от других переменных.

При качественном планировании выделяют следующие методы:

1. Метод экспертной оценки. Для этого привлекается эксперт, который анализирует проблемы планирования и производит соединение имеющихся переменных планирования и величин, влияющих на данные переменные. Исходя из рекомендаций эксперта, формируются цели планирования, экспертами могут быть либо специалисты в области планирования персонала либо руководители.

2. Метод групповых оценок. В этом случае образуются группы, которые совместно разрабатывают планы мероприятий, направленных на решение поставленных задач. К таким методам можно отнести, например, мозговой штурм.

3. Метод Дельфи включает в себя экспертные и групповые методы. Сначала опрашивается множество независимых друг от друга экспертов, а затем результаты опроса анализируются в групповых дискуссиях и принимаются соответствующие решения.

Результативность и плодотворность труда персонала любой компании непосредственно влияют на число проданных товаров и предоставленных услуг, прибыль, рост популярности фирмы. Поэтому огромное значение для всякой организации вне зависимости от ее сферы деятельности, направления, масштабов следует уделять системе управления персоналом.

Система управления персоналом ЛидерТаск

Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Что представляет собой этот термин? Понятие обозначает совокупность принципов контроля работы сотрудников, лучшие методы, приемы, стратегии и технологии воздействия на кадровый состав, меры повышения продуктивности трудовой деятельности и улучшения качества предоставляемых услуг и реализуемых товаров.

Системе управления персоналом рекомендуется находиться под постоянным контролем у высшего руководства фирмы, а также на заметке у менеджеров среднего звена компании. Тщательно выстроенная структура коллективного управления позволяет избежать срывов дедлайнов, выпуска посредственной и второразрядной продукции, снижения качества оказываемых фирмой услуг.

Элементы эффективной системы управления персоналом

Масштаб системы определяется размером компании, политикой осуществляемого менеджмента и характером производственной деятельности на предприятии. Отдельные структурные элементы могут являться необязательными для одной фирмы, но необходимыми для другой. Есть ряд элементов, без которых сложно обойтись даже миниатюрному бизнесу.

Однако чаще всего в компаниях вне зависимости от вида деятельности выделяются такие составляющие элементы, как:

• кадровые деловые бумаги;
• администрирование персонала;
• оценивание рабочей деятельности сотрудников;
• повышение квалификации, категории, уровня развития членов организации;
• адаптация человеческих ресурсов, стажировка;
• проведение собеседований, подбор кандидатов на свободные места;
• формирование кадровой стратегической политики;
• деятельность, связанная с кадрами фирмы.

Каждый элемент системы управления персоналом имеет цели и функции, занимается определенным направлением деятельности в компании.

Цели системы управления персоналом

Любая организация обладает собственными целями, которые разделяются по сферам деятельности, масштабам производства, стратегическим функциям. Однако в большинстве случаев главную цель можно сформулировать примерно одинаково: ее суть — в подборе, рациональном использовании, развитии, обучении человеческих ресурсов.

Кроме того, существуют дополнительные цели, подразделяющиеся на два уровня. К первому уровню стоит отнести формирование динамичной стратегии управления сотрудниками с учетом регулярных изменений, прогнозирование и планирование трудовой деятельности персонала, становление мотивационной системы рабочего коллектива. Ко второму уровню целей имеют отношение изучение обновленного списка требований к подчиненным и вакансиям, динамики развития команды и трудовой деятельности.

Зачастую цели бизнес-организации делятся на четыре ключевые блока по адресной направленности: экономические, научно-технические, коммерческие, социальные.

Базовые функции системы

Выделяется немало целевых направлений, однако основными считаются восемь функций системы управления персоналом. К ним рекомендовано относить следующие:

• планирование трудового коллектива — изучение основ и потенциала человеческих ресурсов, анализ нужд организации и потребностей в новых кандидатах, осуществление трудовых прогнозов;
• рекрутирование и учет работников — подбор потенциальных сотрудников на свободные должности, проведение собеседований, наем, отчетность;
• обучение персонала — повышение квалификации, курсы переподготовки, стажировка, адаптация новеньких членов команды на рабочем месте;
• формирование мотивационных механизмов — разрабатывание и утверждение санкций, поощрений и системы штрафов, перерасчет оплаты труда;
• контроль социального развития — соцобеспечение, оздоровительные мероприятия, социальное страхование, питание, охрана здоровья и труда персонала, организация отдыха;
• правовое регулирование — техучет деятельности, обеспечение сотрудников научными источниками;
• нормализация условий труда — оптимизация рабочего пространства, контроль охраны труда;
• линейное руководство — непосредственное управление человеческими ресурсами.

В зависимости от вида подразделения у каждого отдела фирмы существуют особенные функции, выполнением которых они занимаются. Например, отдел кадров сохраняет нужных, компетентных и грамотных сотрудников, отдел социального развития реализует гражданские права и обеспечивает разнообразные гарантии социальной защиты кадровых ресурсов, а отдел по охране труда обеспечивает персонал безопасными и пригодными условиями для спокойного осуществления должностных обязанностей.

Функционал руководителей в системе управления персоналом

Наибольшую роль в системе кадрового менеджмента играет руководящее лицо в области управления человеческими ресурсами компании. Лидер должен утверждать штатное расписание, график работы подразделений и отдельных членов коллектива, проведения мероприятий по обучению, повышению квалификации сотрудников. Также начальник ответственен за положения по зарплате, графики отпусков, оценку деятельности коллег и акты, расследующие производственные аварии, сопряженные с травмами и несчастными случаями.

Помимо этого руководитель подписывает различные документы, связанные с назначениями на стажировку и новые должности, увольнениями, переводами. Он отдает приказы на выдачу пособий, предоставление отпусков, присвоение квалификационных разрядов, отправку на обучение, сокращение штата сотрудников и иные распоряжения.

Менеджер по персоналу также должен иметь навыки и умения по управлению кадровым составом фирмы. Он отвечает за слаженность и четкость системы управления персоналом, планирует работу людей, анализирует потенциал работающих человеческих ресурсов, прогнозирует, определяет наличие необходимости в новых специалистах, проводит маркетинг в отношении действующего персонала. Кроме того, менеджер поддерживает связь со службами занятости, специальными организациями по рекрутингу работников.

В функции менеджера по персоналу нередко входит оценка и анализ деловых, профессиональных и личностных навыков, характеристик, качеств подчиненных, создание предпочтительных условий для труда, участие в разработке и составлении расписании штата, организация передвижения и учета кадров, изучение причин текучки, управление занятостью сотрудников, работа по профориентации работников организации.

Принципы системы управления перосналом

Выстроенная, слаженная и проработанная система управления сотрудниками в компаниях основывается на базисных принципах:

• приоритет производственной деятельности над управлением коллективом;
• системность;
• приоритет механистических функций над структурой;
• устремленность структуры на дальнейшее совершенствование, улучшение организации;
• экономическая и финансовая целесообразность существования;
• научность;
• соблюдение субординации, иерархии.

Любой бизнес обладает также дополнительными принципами, которые могут не соблюдаться в остальных компаниях. Однако перечисленные выше положения чаще всего являются ключевыми.

Подсистемы управления персоналом

Сегодня экономистам и менеджерам известны несколько видов подсистем управления персоналом. К ним относятся основополагающие подсистемы:

1. Управления кадровыми ресурсами в компании. Осуществляет руководство над исполняющим производство и полнофункциональным подразделениями.
2. Планирования и маркетинга. Анализирует ресурсы, запасы и потенциал рынка труда, организует проектирование, прогнозирование кадровых ресурсов.
3. Учета имеющегося персонала в бизнесе. Нанимает персонал, проводит собеседования, выполняет эффективный отбор, принимает в организацию.
4. Управления административными отношениями. Анализирует личные и коллективные взаимоотношения существующих сотрудников, руководства. Управляет конфликтами, выполняет психологическую диагностику.
5. Обеспечения нормативных условий труда. Призвана соблюдать четкие правила и требования в области охраны труда, внешней среды, трудового процесса, технической эстетики.
6. Кадрового развития. Обучает, осуществляет кадровую переподготовку, повышает квалификацию.
7. Мотивационного компонента. Управляет мотивацией, целенаправленным поведением, тарификацией, зарплатой, организацией поощрений.
8. Социального развития. Регламентирует производственное питание, отпуска и дни отдыха, занимается обеспечением охраны здоровья сотрудников, соцстрахованием.
9. Структурного развития организационного управления. Выполняет анализ имеющейся структуры, разрабатывает график рабочего штата.
10. Правового обеспечения. Отвечает за решение юридических вопросов, занимается согласованием распорядительных и официальных документов по управлению кадровыми ресурсами.

Все подсистемы занимаются осуществлением собственных функций, моделей и концепций. Без многих из них крупным компаниям довольно сложно обойтись, поэтому корпорации включают каждую из них в деятельность собственного отдела кадров.

Организационная структура системы управления рабочим коллективом организации

Система управления персоналом организации — сложная структура, берущая ответственность одновременно и за обеспечение предприятия кадрами, и за методико-нормативное покрытие фирмы. Еще она состоит из уведомительного, административного, технологичного, делопроизводительного, материального обеспечения.

Все компоненты создают подобающие условия, необходимые в работе с членами трудового коллектива. К ним предъявляются определенные требования, обязательные для соблюдения отделом кадров. В большинстве случаев для нормального функционирования данной структуры требуются специально созданные подразделения, объекты на предприятии.

Методы, подходы и принципы управления персоналом

Гармоничная и согласованная работа системы напрямую зависит от применения конкретных стилей деятельности, точечно направленных на выстраивание структуры управления персоналом бизнеса. Их нередко объединяют в две обширные группы:

• формируют упорядоченную систему по управлению кадрами компании;
• отвечают за широкое развитие системы менеджмента.

Центральными практическими методами являются системный, сравнительный, декомпозиционный, динамический, экспертно-аналитический. Попробуем рассмотреть некоторые из ключевых средств, принципов подробнее.

Системный

Данный подход позволяет предварительно анализировать, а затем решать проблемы, связанные с усовершенствованием и повышением качества управления в корпорации.

Сравнительный

Суть такого метода заключается в сравнении имеющейся на территории предприятия системы управления персоналом с похожей системой в иной, но более известной, производительной и удачливой фирме. Наивысшей эффективности способа можно добиться, если во время сопоставления используются единообразные управленческие системы.

Последовательный

Принцип позволяет изучать влияние воздействия на систему управления входящих в нее обстоятельств вместе и по отдельности. При том среди них подбираются, идентифицируются и реализуются оптимизированные и немаловажные факторы.

Декомпозиционный

Довольно легкий метод, разбивающий сложные и многокомпонентные явления на простые и элементарные составляющие. Данный процесс необходим для дальнейшего проникновения в суть изучаемого феномена.

Динамический

Принцип, предусматривающий положение конкретной информации в динамике и исключающий произвольные и искаженные факты. Зачастую подобный метод употребляется при тестировании сущности многообразных числовых показателей, описывающих действующую в компании систему.

Структуризационный

Средство, отвечающее за верификацию целей и стратегической политики, которые уже присутствуют в фирме. Инструмент подходит для аргументации и примера функционирующей системы управления сотрудниками в ходе сопоставления ее с целеустремленностью организации.

Экспертно-аналитический

Метод требует вовлечения квалифицированных экспертов и руководства для решения проблем. В ходе экспертного анализа выявляет различные направления модернизации управления, оценивает вероятные причины недочетов имеющейся системы.

Нормативный

Метод, отвечающий за использование нормативов, их содержание и функциональный состав в кадровой области. Подходит для уточнения нужного количества сотрудников, типа структуры компании и конкретных критериев, по которым выстраивается аппаратное управление кадровой системой фирмы в целом.

Параметрический

Инструмент для конкретизации и толкования полнофункциональных зависимостей, рассматриваемых между показателями действующей системой управления персоналом и опций набора элементов производственной системы. Позволяет увидеть, определить соответствия.

Морфологический

Специфическое средство, применяемое для построения и исследования комбинированных вариантов управленческих постановлений и резолюций. В ходе методики все имеющиеся функции системы управления записываются в столбик, а рядом с ними указываются способы, варианты осуществления.

Творческий

Метод совместного обсуждения, в котором принимают участие не только руководящие лица, но и остальные члены трудового коллектива. Каждый имеет право высказать новые идеи, порождающие очередные идеи у собеседников. Огромный поток решений и большое число найденных путей в ходе такой беседы приводят к модернизации структуры организации.

Оценка системы управления персоналом в организации

Действенность выбранной системы в бизнесе или государственной компании оценивается с помощью детального анализа, который проводится не только отделом кадров, но и руководящим составом. В качестве характеристик для оценивания берутся такие показатели, как:

• производительность;
• социально-психологический климат, дисциплина в рабочей группе;
• образовательная и информационная часть, квалификационный уровень сотрудников;
• текучесть кадров;
• общие темпы роста зарплаты;
• затраты компании на программы социальной поддержки и направленности.

Полученные данные и зафиксированные результаты позволяют наглядно представить, а затем разработать на практике дальнейшие процедуры и стратегию системы управления персоналом. Если выясняется, что она не идеальна и нуждается в оптимизации, то совершенствование осуществляется за счет отталкивания от выявленных в фирме недочетов и проблем.

При этом потребность в комплексных преобразованиях может проявляться и на внешнем (финансы, сбыт продукции), и на внутреннем (непосредственная работа с кадрами) уровнях. Назревание составляющей проблемы происходит постепенно или в короткие сроки.

ЛидерТаск — приложение для управления персоналом в системе организации

Онлайн-платформа ЛидерТаск — еще один эффективный инструмент для управления делами и поручениями. Средство позволяет продуктивно управлять персоналом компании. С помощью приложения появляется возможность делегировать и контролировать ход исполнения задачи, отслеживать время выполнения заданий, вводить простую систему поощрений и штрафов.

Для удобной и мгновенной коммуникации с персоналом в программе имеется встроенный чат, расписание, уведомления и напоминания, инструмент для расстановки поручений по приоритету, показатели и графики продуктивности с автоматическим сбором статистических данных, полноценная аналитика по каждому сотруднику.

Обладая обширным и практичным функционалом, а также интуитивно понятным интерфейсом, ЛидерТаск делает управление персоналом легким и доступным. Он быстро синхронизируется на разных устройствах, работает в оффлайн-режиме. Есть бесплатная версия, тестовые периоды для платных тарифов.

Заключение

Система управления персоналом охватывает различные сферы деятельности с человеческими ресурсами. Ее грамотное выстраивание, своевременное оценивание, решение проблем, стратегическое развитие повышают прибыльность предприятия, эффективность труда персонала.

Методы согласованной работы и специальные современные инструменты также позволяют в разы улучшить управление персоналом и поднять рентабельность производства.