Письмо руководству с извинениями

Содержание

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Клиенты могут уходить и не возвращаться, даже если вы их ничем не обидели. Как вернуть их на сайт? В этой статье рассматриваем 4 самых эффективных инструмента.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

1. Извинения.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

• компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
• компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

• покупателю пришлось срочно ехать в офис;
• приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
• на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Официальные извинения

---

Мы приносим свои искренние, глубочайшие, своевременные извинения за доставленные неудобства в связи с непредусмотренными обстоятельствами! Позвольте выразить надежду на то, что доверие между нами и сотрудничество не будут прерваны из-за досадного недоразумения. Мы высоко ценим ваше отношение и не желаем рисковать им. Ещё раз примите наши извинения!

---

Мы искренне приносим вам свои извинения за случившийся инцидент. Очень надеемся на ваше понимание и снисхождение. Также мы надеемся на благополучный исход событий и на то, что не доставили вам много хлопот и неприятных впечатлений. Ещё раз просим у вас прощения.

---

Мы просим извинить за доставленные неудобства и благодарим вас за понимание. Бывают непреодолимые стечения обстоятельств, когда все, что должно идти по плану, вдруг идет наперекосяк. Мы всегда очень рады видеть вас и надеемся, что в следующий раз пройдет все благополучно. Пусть это недоразумение не испортит вашего дня! Всего вам самого замечательного!

---

Мы очень сожалеем, что смогли доставить вам неудобства; это полное недоразумение мы обязательно исправим. Видимо, обстоятельства были превыше нас. Но мы сделаем все возможное, чтобы исключить повторение и не допустить неприятности вновь. Надеемся на дальнейшее сотрудничество и взаимовыгодную связь с вами. Сложившуюся ситуацию исправим в максимальные сроки на выгодных для вас условиях.

---

Понимаем, что в нынешнем положении просить извинения за доставленные неудобства не совсем корректно, но все же простите. Потерять ваше доверие для нас будет достаточно сильным наказанием. Поверьте, вы для нас очень важны, и мы будем необычайно рады видеть вас снова. Можем поручиться, что в следующую нашу встречу ничего непредвиденного и неприятного не произойдет.

---

Очень жаль, что сегодняшняя ситуация сложилась не самым удачным для вас образом. Не хотелось бы, чтоб из-за этих нюансов вы сделали неверные выводы. Очень сожалеем, но обстоятельства вышли из под контроля не по нашей вине. Примите искренние извинения.

---

Пожалуйста, не будьте очень строги к нам из-за того, что вам пришлось претерпеть значительные неудобства. Поверьте, мы сильно переживаем по этому поводу. Приносим свои глубокие извинения. Верим, что этот инцидент не оттолкнет нас с вами друг от друга.

---

Приносим глубочайшие и самые искренние, сердечные извинения за причинённые Вам неудобства! Позвольте в свете сложившейся непредвиденной ситуации, столь неприятной нам, просить Вас принять во внимание все обстоятельства. А также разрешите нам исправить допущенные неудобства с минимальным дискомфортом для Вас и максимальным вниманием с нашей стороны!

---

Ужасно, что вам пришлось испытать неудобства по нашей вине. Искренне приносим свои извинения. Такое недоразумение больше не повторится.

---

Порой бывает, что хочешь сделать как лучше, а в результате получается, как получилось у нас. Я очень переживаю об этой ситуации, которая сложилась накануне. Если бы время повернуть вспять и попытаться что-то исправить… Жаль, что исправить все поздно.

---

Ужасно, что по нашей вине вам пришлось испытать такие неудобства. Мы искренне просим прощения. Можно сказать, что это могло произойти со всеми. Со всеми, но не с нами. При нашем опыте — это позор. Обещаем, что больше не допустим такого недоразумения.

---

Свою вину я признаю,
Всех уважаю и ценю.
Я не могу прождать и дня,
Прошу вас извинить меня.
Я обещаю измениться,
Такого больше не случится.

---

Вы извините нас, что все так получилось.
Ведь огорчать нам не хотелось никого.
Быть может, что-то в жизни не сложилось,
И из-за этого бывает нелегко.

Мы вам желаем только радости в дальнейшем,
В делах удачи и душевного тепла.
Невзгоды жизни все вы одолейте.
Простите нас, мы не хотели для вас зла.

---

Просим извинения за то, что наши вынужденные манипуляции привнесли в вашу привычную жизнь некоторые неудобства. Потерпите, пожалуйста, совсем недолго: скоро все закончится, и вы сможете вернуться к обыденному укладу. Спасибо за понимание.

---

Все вокруг печально и мрачно,
Ведь сложились, увы, неудачно
Обстоятельства эти извне,
И немного по нашей вине.
Просим вас простить нам оплошность,
Мы хотим все исправить. Хорошим
Будет пусть наше дальше общение.
От души у вас просим прощения!

---

Все события — одной цепочки звенья,
Есть хорошие средь них и есть плохие.
Принести хотим вам извиненья,
Что случился инцидент такой впервые.
Извините, дайте нам возможность
Все исправить, сгладить наш конфликт?
И простите, Бога ради, за оплошность,
Ждем смиренно мудрый ваш вердикт!

Вряд ли возможно перестраховаться от всех непредвиденных обстоятельств и проблем во время рабочего процесса. А вот свести их к минимуму, если вовремя среагировать и признать свою вину, — вполне. Многие конфликты можно разрешить и даже сохранить клиента, если просто правильно и грамотно принести свои извинения. Есть простая истина: клиент всегда прав, даже если он не прав. Поэтому извинения всегда за представителями организации, ведь в их интересах сохранить доброе имя компании. Как писать извинения можно узнать в данной статье.

№	Категория	Количество
1	Приносим извинения за неудобства (от компании, предприятия, отеля, ресторана)	7
2	Извинения за временные неудобства	6
3	Если сервис или менеджер компании был временно недоступен	6
4	Извинения за доставленные неудобства по техническим причинам	6
5	Деловое / официальное письмо: образцы	7
6	Извинения за неудобства на английском с переводом	5

Приносим извинения за неудобства (от компании, предприятия, отеля, ресторана)

1. Здравствуйте! От лица ресторана приносим свои извинения за доставленные неудобства, связанные с задержкой вашего заказа. Мы, действительно, хотим разобраться в произошедшей ситуации. Пожалуйста, уточните дату и время посещения нашего ресторана, а также ваши контактные данные, чтобы мы могли как можно быстрее решить ваш вопрос. С уважением, менеджер по работе с клиентами.
2. Добрый день! Прежде всего, от лица предприятия приносим искренние извинения за причиненные неудобства. Мы понимаем ваше недовольство и совершенно согласны с тем, что так быть не должно. Мы будем разбираться в данной ситуации, чтобы подобное больше не повторилось. Пожалуйста, оставьте ваши контактные данные, чтобы мы могли связаться с вами. С уважением, отдел по работе с клиентами.
3. Добрый день! Позвольте принести вам извинения за возникшие неудобства, связанные с отменой вашего заказа. Произошла ошибка и с сотрудником проведена разъяснительная беседа. Уверяем вас, что подобного больше не повторится. Благодарим вас за ваше обращение и искренне надеемся видеть вас среди своих любимых клиентов и дальше. С уважением, менеджер по работе с клиентами.
4. Добрый день! Благодарим вас за обратную связь и просим извинения за неудобства, связанные с отменой вашей брони. Произошла досадная ошибка, связанная с общим сбоем в системе бронирования. В качестве извинений за доставленные неудобства и вынужденный перенос брони мы дарим вам подарок — ужин в ресторане нашего отеля. С уважением, менеджер по работе с клиентами.
5. Здравствуйте! Благодарим вас за отзыв и обратную связь. Примите искренние извинения за доставленные неудобства, связанные со столь неприятной ситуацией. Мы вас очень хорошо понимаем и согласны, что произошедшая ситуация и поведение сотрудника нашей компании недопустимы. Мы проведем работу по устранению подобных инцидентов и сделаем все возможное, чтобы исключить повтор случившейся ситуации. Оставьте, пожалуйста, ваши контактные данные, чтобы мы могли направить вам результаты проверки всех обстоятельств. С уважением, представитель бренда.
6. Добрый день! Благодарим вас за отзыв! Прежде всего примите наши извинения за доставленные неудобства. Сложно передать всю степень нашего огорчения и удивления по поводу описанной ситуации. Просим вас оставить ваши контактные данные для проверки информации и принятия  соответствующих мер. С уважением, администрация отеля.
7. Добрый день! Благодарим вас за то, что уделили время и оставили свой отзыв. Администрация ресторана приносит извинения за то, что такая неприятная ситуация имело место в нашем заведении, и вам пришлось столкнуться с плохим обслуживанием. Мы непременно разберемся в причинах произошедшего, чтобы такого больше не повторилось. Пожалуйста, заполните форму обратной связи, чтобы мы могли связаться с вами. С уважением, управляющий рестораном.

Извинения за временные неудобства

1. Добрый день! Мы приносим извинения за возможные неудобства. Мы будем делать все возможное, чтобы совладать с ними. К сожалению, на данном этапе сложившаяся ситуация нами не регулируется. Мы действительно чувствуем себя бесполезными, но, увы, пока ничего сделать не можем. Пожалуйста, оставьте свои контактные данные, чтобы наши сотрудники могли связаться с вами, чтобы сообщить о каких-либо изменениях в ситуации. С уважением, отдел по работе с обращениями клиентов компании.
2. Добрый день! Приносим извинения за неудобства, связанные со сложившейся ситуацией. К сожалению, погодные условия не позволяют продолжить работы на данном этапе. Уверяем вас, что рабочий процесс будет возобновлен как только это будет возможно, а сроки договора не будут нарушены. С уважением, представитель компании.
3. Здравствуйте! Спасибо за понимание сложившейся ситуации! Приносим извинения за временные неудобства и столь долгое время ожидания. Ваш вопрос сейчас решается. Просим вас оставить свои контакты, чтобы наш сотрудник мог связаться с вами, как только будет принято решение. С уважением, представитель бренда.
4. Здравствуйте! От лица компании просим извинения за возможно доставленные неудобства. Мы очень хорошо понимаем ваши переживания и делаем все, что от нас зависит для скорейшего разрешения сложившейся ситуации. С уважением, представитель отдела по работе с клиентами.
5. Добрый день! Прошу извинения за произошедшую накладку и вынужденное ожидание! Это наше упущение и мы делаем все, чтобы вы как можно скорее получили свой заказ. В качестве компенсации примите наш небольшой подарок. Мы будем рады видеть вас среди своих покупателей и дальше. С уважением, представитель бренда.
6. Здравствуйте! Позвольте принести вам самые искренние извинения за ваше вынужденное ожидание! Мы искренне надеемся, что это досадное недоразумение не станет причиной прерывания нашего сотрудничества. Мы ценим вашу лояльность и дорожим вашим отношением. С уважением, администрация.

Если сервис или менеджер компании был временно недоступен

1. Здравствуйте! Просим прощения за ожидание! Наш сервис был временно недоступен и вышел из-под контроля не по нашей вине. Сейчас ситуация стабилизировалась, и мы готовы ответить на все ваши вопросы.
2. Добрый день! Приносим свои искренние извинения за то, что наш сервис в вашем регионе был недоступен. К сожалению, это было непреодолимое стечение досадных обстоятельств. На данный момент работа сервиса налажена, а наши сотрудники на связи с вами 24/7. Мы рады будем помочь вам и ответить на все возникшие вопросы!
3. Добрый день! Мы искренне сожалеем, что вам пришлось столкнуться с временными неудобствами и ожиданием ответа на сервисе. Мы делаем все возможное, но обстоятельства, связанные с погодными условиями и многочисленными авариями на линиях электропередач, превыше нас. Надеемся на ваше понимание и снисхождение. С уважением, менеджер компании.
4. Здравствуйте! Просим извинения за столь долгое ожидание ответа от представителя нашей компании. Часы работы наших операторов с 9:00 до 18:00. Ваше сообщение, присланное в 20:00 вчера, было обработано сегодня утром. Ваш вопрос успешно решен. Надеемся на дальнейшее сотрудничество с Вами. С уважением, менеджер компании.
5. Добрый день! Мы действительно понимаем ваше недовольство по поводу временного отсутствия связи с нашим менеджером и согласны, что это очень неудобно. Но, все же, примите наши искренние извинения и будьте уверены, что впредь такого с нашей стороны не повторится. Мы будем рады нашему дальнейшему сотрудничеству!
6. Здравствуйте! Прежде всего, позвольте признать свою вину за временное отсутствие связи с нами и неполадки на сервисе. Мы приносим вам свои глубочайшие извинения. При нашем опыте работы это просто непростительная ошибка, возникшая впервые. Сейчас работа сервиса восстановлена, и менеджеры компании снова на связи.

Извинения за доставленные неудобства по техническим причинам

1. Уважаемые клиенты! Мы приносим вас свои извинения за временные неудобства, связанные с работой нашего сайта! К сожалению была обнаружена ошибка, которая повлекла за собой общий сбой. На данный момент работа сайта восстановлена, а мы надеемся, что подобного больше не произойдет. С уважением, отдел по работе с клиентами.
2. Уважаемые покупатели! Представители нашей компании выражают свои искренние сожаления и приносят извинения за временные неполадки в работе сайта по техническим причинам. Мы работаем в этом направлении и делаем все, что от нас зависит, чтобы восстановит сервис в самые кратчайшие сроки.
3. Уважаемые клиенты! Приносим свои извинения за массовый сбой в работе сайта по техническим причинам. Все доставки будут осуществлены в ближайшие сроки.
4. Дорогие покупатели! Просим у вас прощения за то, что вы испытывали неудобства, связанные с оформлением заказов на нашем сайте. По техническим причинам многие функции не работали, но сейчас наши специалисты полностью восстановили работу сайта. Мы рады будем видеть вас вновь. С уважением, отдел по работе с клиентами.
5. Уважаемые клиенты! По техническим причинам работа сервиса обращений в компанию была временно невозможна. Сейчас ситуация нормализовалась и на все вопросы поступят ответы. С уважением, представитель компании.
6. Уважаемые клиенты! Благодарим вас за ваше ожидание. По техническим причинам мы были вынуждены приостановить работу нашего сайта. Сейчас ведутся восстановительные работы, об окончании которых мы сообщим дополнительно. Спасибо за ваше ожидание и терпение!

Деловое / официальное письмо: образцы

1. Уважаемый клиент!
   Я, менеджер компании, пишу вам это письмо от имени всего коллектива с тем, чтобы принести свои извинения за накладку в работе, допущенную не по нашей вине. Недавно вы оставили обращение на нашем сайте, где описали проблему, связанную с доступом на наш сайт. Наши специалисты проверили информацию и выяснили, что произошла задержка оплаты доступа по вине банка-парнера. Мы взяли на себя ответственность и обратились в службу банка, чтобы выяснить все детали и причину задержки. На данный момент платеж поступил, и ваш доступ на сайт успешно восстановлен. Еще раз приносим свои извинения и будем рады видеть вас на нашем сайте вновь.
   С уважением, менеджер компании. (ФИО) подпись
2. Уважаемый клиент!
   Я, управляющий кафе, хочу принести вам свои искренние извинения за непозволительное поведение со стороны нашего официанта, с которым вы вынуждены были столкнуться. Мы ознакомились с вашей жалобой, которую вы оставили на нашем сайте и поспешили разобраться с ситуацией. Во время беседы с официантом мы выяснили, что в тот день был большой поток гостей, а несколько других официантов, к сожалению, не вышли на смену. Произошло досадное недоразумение, связанное с человеческим фактором и большой загрузкой кафе. Мы надеемся на вашу лояльность и снисхождение, а так же дарим вам ужин на двоих в нашем кафе в качестве комплимента.
   С уважением, управляющий кафе.
3. Уважаемый покупатель!
   Я, менеджер магазина, пишу вам, чтобы извиниться за произошедший накануне инцидент. Нам искренне жаль, что вам пришлось столкнуться с грубостью нашего персонала. Мы совершенно согласны, что это непозволительно и провели разъяснительную беседу с персоналом. Будьте уверены, что подобного больше не повторится. Мы дорожим своей репутацией и всегда стремимся решить все спорные вопросы. Еще раз примите наши извинения и возвращайтесь к нам вновь.
   С уважением, менеджер магазина.
4. Уважаемый…,
   Я, менеджер по подбору персонала компании, хотел бы принести извинения за перенос вашего собеседования в четверг. Дело в том, что менеджер, который должен был провести собеседование заболела. К сожалению, от этого никто не застрахован. Мы ценим ваше время и стремление стать частью нашего коллектива. Мы обязательно свяжемся с вами как только появится ближайшая возможность провести интервью. Еще раз приносим свои извинения за то, что нарушили ваши планы.
   С уважением, менеджер по подбору персонала.
5. Уважаемый…,
   Приносим глубочайшие извинения за отмену вашего заказа. Нам искренне жаль, что вам пришлось испытать такие неудобства. В нашей компании мы всегда стремимся решить все вопросы в пользу клиента. К сожалению, по причине технического сбоя в системе произошел сбой, и ваш заказ был отменен. На данный момент работа сервиса полностью восстановлена и вы можете сделать заказ с дополнительной скидкой.
   С уважением, менеджер компании.
6. 
7. 

Извинения за неудобства на английском с переводом

1. Please accept our apologies for your order delay. We would like to offer you a super discount 30% for your next order. We hope to see you again! — Пожалуйста, примите наши извинения за задержку вашего заказа. Мы хотим предложить вам супер-скидку 30% на ваш следующий заказ. Мы надеемся увидеть вас снова!
2. We are really sorry to have kept you waiting. There was a misunderstanding connected with the website operation. We are sure everything will be all right then. — Нам действительно жаль, что вам пришлось ждать. Произошло недоразумение, связанное с работой сайта. Мы уверены, что все будет работать по плану.
3. We offer an apology for your waiting. We really hope that it will not change your attitude to our company. — Мы приносим свои извинения за ожидания. Мы действительно надеемся, что это никак не изменит вашего отношения к нашей компании.
4. Good morning! We must apologize for our mistake. The present letter serves to inform you that your problem was successfully solved. — Доброе утро! Мы должны извиниться за ошибку. Настоящим письмом мы сообщаем вам, что ваша проблема была успешно решена.
5. Good morning! We are sorry that we can’t help you at the moment. Your problem is being solved now. Thank you for your waiting! — Доброе утро! Мы сожалеем, что не можем помочь вам в данный момент. Ваша проблема решается. Спасибо за ожидания!

Как правильно составить и написать «Извинение за неудобства»

Самое главное в написании извинений перед клиентом — это не использовать один и тот же образец или шаблон для всех спорных моментов и ситуаций. Ведь все случаи разные. Извинения перед клиентом нацелены на то, чтобы показать, что все люди, а людям свойственно ошибаться. И компаниям, даже крупным, тоже свойственны ошибки.

Направляя официальное письмо клиенту, нужно учесть все детали спорной ситуации и всегда показывать свое участие и понимание проблемы клиента. В извинениях не место отпискам и заученным фразам. А если они есть, то их необходимо разбавлять текстом, написанным под отдельно взятого человека. Индивидуальный подход и стремление помочь никто не отменял.

Для удобства, конечно, можно иметь шаблоны извинений, которые лучше рассортировать по папкам. В процессе переписки обязательно нужно следить за ходом диалога и реакциями клиента, не закидывать его безликими шаблонами. В противном случае никакого смысла в извинениях не будет, а клиент будет безвозвратно потерян. А это приведет к потере репутации, ведь «сарафанное радио» работает лучше всякой рекламы.

Извинения – это неотъемлемая часть нашей жизни. Каждый из нас время от времени сталкивается с ситуацией, когда нужно признать свою ошибку и извиниться перед другим человеком. Но как правильно просить прощения? Какие слова использовать, чтобы извинения были искренними?

В первую очередь, важно осознать свою ошибку и быть готовым признать ее. Зачастую люди стесняются извиниться, боясь признаться в своей неправоте или опасаясь, что это может навредить их самооценке. Однако, искренние извинения – это признак силы и взрослости.

Когда дело доходит до извинений, есть несколько важных правил, которые стоит учесть. Во-первых, извинения должны быть искренними. Ничего не стоит сказать «извините», если вы не чувствуете искреннего раскаяния. Вместо этого, постарайтесь понять, в чем вы ошиблись и принять на себя ответственность за свои действия.

Кроме того, важно выбрать правильный момент и способ для извинений. Если вы хотите извиниться лично, то подойдите к человеку и попросите его выделить немного времени на разговор. В случае, если вам непозволительно долго отсутствовать в одном и том же месте (например, если вы работаете на хозяина ресторана и вам неудобно встретиться лично), вы можете написать письмо с извинениями. Важно помнить, что в любом случае, извинения должны быть искренними и приносить пользу для разрешения сложившейся ситуации.

Приносим извинения за неудобства

В случаях, когда предприятие, отель или ресторан сталкивается с временными неприятностями, важно знать, как просить прощения и извиниться перед своими клиентами или гостями. Извинения – это не только грация и хороший тон, но и проявление ответственности и заботы о качестве оказываемых услуг.

Письма-извинения: зачем и как их писать?

Начала отметим, что приносить извинения в письменной форме – это необходимо в ситуациях, когда недоступно официальное письмо-извинение. Также в случаях конфликта или сложившейся неприятной ситуации письмо-извинение является деловым письмом, которое стоит написать в соответствии с правилами деловой корреспонденции.

Кому и как отправлять извинения

Если возникла необходимость принести извинения, то важно определить, кому и как следует отправить письмо-извинение. Например, в случае временных неприятностей в отеле или ресторане, письмо следует отправить клиенту или гостю, который пострадал от сложившейся ситуации.

Примеры извинений

Для того чтобы извиниться за временные неприятности, можно использовать следующие образцы слов:

• «Приносим извинения за причиненные неудобства».
• «Простите за сложившуюся ситуацию».
• «Мы приносим извинения за временные неудобства, возникшие по нашей вине».

Или можно использовать следующие фразы:

1. «Мы искренне сожалеем о возникших проблемах и готовы предложить вам решение».
2. «Предлагаем наши извинения за случившееся и обеспечиваем вас нашей приверженностью к качеству».
3. «Приносим извинения за временно недоступенность нашего предприятия и готовы предложить вам компенсацию».

Извинениями может также принести менеджер или другой представитель компании, согласно соглашению сторон.

Важно помнить о том, что нужно быть искренними при просите прощения и извиняться в том случае, если действительно было сделано что-то не так или неправильно.

Слова извинения за сложившуюся ситуацию в прозе

Иногда в жизни случаются неприятности, когда какому-то человеку нужно просить прощения за ситуацию, которая не заложена в их власти. Это может произойти в таких случаях, как временные технические проблемы на предприятиях, конфликты персонала, временное недоступен ресторана или отеля, сервис компании, который был недоступен по несколько дней и многое другое.

Когда возникает такая ситуация, менеджер или представитель компании должен принести извинения за сложившуюся ситуацию. Официальное письмо-извинение — это способ признать свою ответственность и показать заботу о клиентах или партнерах. В таких случаях, каких бы причин не было, письмо с извинениями должно быть составлено грамотно и тактично.

Написать письмо-извинение — задача не простая. Зачем деловое письмо-извинение? В первую очередь, чтобы отремонтировать или поддержать деловые отношения. В зависимости от ситуации, текст письма может быть разный: от короткого и лаконичного до полного объяснения. В любом случае, главное — показать искренность и понимание сложившейся ситуации.

Официальное письмо-извинение должно содержать следующие элементы:

1. Начало письма: приветствие и введение в суть письма.
2. Изложение причин и объяснение сложившейся ситуации.
3. Просьба прощения и признание своей вины.
4. Обещание исправить ситуацию и принять меры, чтобы она не повторилась.
5. Завершение письма: благодарность за понимание и верность.

Приведем несколько образцов писем-извинений, которые могут быть использованы в разных случаях:

1. Извинения при временной недоступности сервиса компании:

Уважаемый клиент,

Мы приносим извинения за временные технические проблемы, из-за которых наш сервис был недоступен в течение нескольких дней. От лица всей компании хотим попросить прощения за все неудобства, которые это причинило. Мы уже приняли все необходимые меры, чтобы предотвратить повторение подобных ситуаций в будущем.

Мы ценим Ваше понимание и надеемся на сохранение деловых отношений с Вами.

С уважением, Команда компании

Извинения от ресторана или отеля за неудобства:

Уважаемый гость,

Мы хотим извиниться за неудобства, которые возникли из-за временно недоступного ресторана/отеля. Мы осознаем, что это создало неудовольствие и испортило Ваше впечатление. Пожалуйста, примите наши искренние извинения. Мы обеспечим Вас нашим лучшим сервисом при следующем посещении.

Мы благодарим Вас за понимание и надеемся на возможность вновь обслужить Вас.

С уважением, Руководство ресторана/отеля

Каждый случай требует индивидуального подхода, и письмо-извинение должно быть составлено с учетом всех особенностей ситуации и клиента. Но главное — это проявить искренность и заботу о своих клиентах или партнерах.

Деловое / официальное письмо: образцы

Когда возникают ситуации, которые требуют извинений со стороны компании или менеджера, необходимо написать официальное письмо-извинение. В таких случаях письма с извинениями могут быть отправлены по различным причинам:

• Извиниться за неприятности, вызванные клиенту или партнеру;
• Принести извинения за временные неудобства, вызванные компанией;
• Извиниться за ошибки, допущенные сотрудником или предприятием;
• Просить прощения в связи с конфликтом или сложившейся ситуацией;
• Извиниться за недоступность услуг или товаров.

Важно помнить, что письма с извинениями должны быть написаны по деловой прозе и быть формальными. Такие письма могут быть направлены по электронной почте или доставлены лично. Ниже приведены несколько примеров официальных образцов писем-извинений:

1. Извинительное письмо отеля:

Уважаемый господин/госпожа,

Выражаем искренние извинения за неудобства, которые Вы испытали во время Вашего пребывания в нашем отеле. Мы приносим извинения за технические неполадки, которые вызвали временное отсутствие горячей воды. Мы уже приняли все необходимые меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем. Мы ценим Ваше терпение и надеемся, что Вы дадите нам еще одну возможность обслужить Вас в лучших условиях.

С уважением,

Администрация отеля

2. Извинительное письмо мирового сервиса:

Уважаемый клиент,

Мы приносим Вам наши искренние извинения за недоступность нашего сервиса в течение последних 24 часов. Мы столкнулись с технической проблемой, которая вызвала перерыв в обслуживании. Мы работаем над исправлением этой ситуации и ожидаем, что сервис снова станет доступным в ближайшее время. Мы ценим Ваше понимание и сожалеем об этом инциденте.

С уважением,

Мировой сервис

3. Извинительное письмо компании:

Уважаемые партнеры и клиенты,

Мы хотели бы публично извиниться за недопонимание, которое возникло между нашей компанией и одним из наших партнеров. Мы признаем свою ошибку и готовы принять все меры для восстановления наших деловых отношений. Мы ценим наше сотрудничество и хотели бы извиниться за любые неудобства, которые это могло вызвать. Мы надеемся, что Вы примете наши искренние извинения и дадите нам возможность исправить ситуацию в дальнейшем.

С уважением,

Компания

Независимо от ситуации, важно быть искренним и положить душу в слова при написании письма-извинения. Использование примеров выше может помочь в составлении соответствующего официального письма-извинения.

Извиниться до начала конфликта

Когда осознаешь свою ошибку и понимаешь, что что-то пошло не так, нужно проявить инициативу и извиниться до начала конфликта. Не дожидаясь возникновения серьезной ситуации, когда проблемы уже накопились и никакие извинения не смогут их решить, нужно принять ответственность за свои действия и попытаться вернуть мировое равновесие.

Зачем извиняться до начала конфликта? Это поможет предотвратить дальнейшие неприятности и сохранить хорошие отношения. Извинения должны быть своевременными и искренними, чтобы показать вашу заботу о других людях и исправить ситуацию.

Необходимость извинений до начала конфликта может возникнуть в различных ситуациях. Например, если вы работаете в сфере обслуживания, такой как отель или ресторан, и по каким-то причинам обещанные услуги или уровень сервиса оказались недоступными, вы должны быть готовы принести извинения и предложить компенсацию.

Кто должен отправлять извинения до начала конфликта? Обычно это работники компании или представители предприятия. Если вы являетесь менеджером ресторана или отеля, и клиент столкнулся с временными неудобствами или неприятностями, например, из-за сложившейся ситуации со столиком или номером, вы можете написать официальное письмо-извинение.

Как написать письмо-извинение до начала конфликта? В тексте письма нужно быть искренним и честным, признать свою ошибку или недостаток, извиниться и предложить компенсацию или решение проблемы. Слова «извините», «простите» должны отражать вашу искренность и понимание ситуации.

Примеры писем-извинений до начала конфликта:

1. Письмо извинение в отеле за временные неудобства.
2. Деловое письмо-извинение от менеджера ресторана.
3. Письмо: извинения от компании за сложившуюся ситуацию.

Важно понимать, в каких случаях и за что нужно извиняться до начала конфликта. Используйте извинения как инструмент для улаживания ситуаций и сохранения хороших отношений с клиентами и партнерами.

Если сервис или менеджер компании был временно недоступен

Когда пользователи сталкиваются с недоступностью сервиса или временной недоступностью менеджера компании, это может вызвать неприятности и негативный опыт для клиентов. В таких случаях важно быстро принять меры и извиниться за причиненные неудобства.

Если ваш сервис был временно недоступен, вам необходимо написать деловое письмо-извинение. В этом письме вы должны принести извинения клиентам и объяснить причины возникшей ситуации.

Как написать письмо-извинение?

1. Начните письмо с приветствия и выражения сожаления:

Уважаемый клиент/Уважаемый г-н/г-жа [Фамилия],

Мы приносим наши извинения за неудобства, которые Вы испытали в связи с временной недоступностью нашего сервиса.

Объясните причины возникшей ситуации:

К сожалению, в настоящее время мы столкнулись с техническими проблемами, которые привели к временной недоступности нашего сервиса. Наша команда уже работает над исправлением ситуации, и мы делаем все возможное, чтобы сервис вновь стал доступным в кратчайшие сроки.

Выразите понимание и сочувствие к клиентам:

Мы полностью осознаем, насколько это может быть неприятно и неудобно для Вас. Мы понимаем, что Ваше время и усилия были потрачены, и приносим свои извинения за это.

Предложите возможные компенсации или варианты решения:

Мы бы хотели предложить Вам [возможные компенсации или варианты решения], чтобы исправить сложившуюся ситуацию и проявить нашу готовность решить проблему в Вашу пользу. Пожалуйста, обратитесь к нашей службе поддержки клиентов для получения дополнительной информации и консультации.

Заключите письмо с извинениями и благодарностью:

Еще раз приносим извинения за причиненные неудобства, и надеемся на ваше понимание. Благодарим вас за терпение и оставляем вашу доверенность.

С уважением,

[Имя и должность]

Имейте в виду, что каждая ситуация может быть уникальной, и вам необходимо адаптировать образцы извинений к конкретному случаю.

В любом случае, главное — быть искренним и открытым в своих извинениях, чтобы восстановить доверие клиентов и укрепить репутацию вашей компании.

Извиниться по мировому соглашению

Когда возникают неприятности или сложившаяся ситуация приводит к неудобствам, важно знать, как правильно извиниться. В случаях, когда виноват отель или ресторан, можно использовать официальное письмо-извинение. Такое письмо нужно отправлять по мировому соглашению и оно должен быть написано в деловой прозе.

Приносим Вам извинения за возникшие неудобства в связи с сервисом отеля. Простите нас за неприятности, которые Вам были причинены.

Зачем писать официальное письмо-извинение? Во-первых, для предприятия это обязательно, поскольку оно грозит плохой репутацией. Кроме того, компании важно сохранить хорошие отношения со своими клиентами, и извинениями можно сгладить конфликтные ситуации.

Как написать официальное письмо-извинение? В самом начале письма нужно указать свои инициалы и фамилию, должность в компании, а также контактные данные. После этого следует формулировка извинений, описание ситуации, приносящей неудобства, а также обещание принять меры, чтобы подобные случаи не повторились.

Образцы писем-извинений могут быть различными в зависимости от конкретной ситуации. Мировой практикой является использование приветствия и благодарности за обращение в письме, а также завершение письма с просьбой о том, чтобы клиент обратился с вопросами или проблемами снова.

Кому писать официальное письмо-извинение? Зависит от ситуации и организации. Обычно это письмо направляется менеджеру отеля или ресторана. Если же проблема коснулась конкретного сотрудника компании, может потребоваться обращение к руководству предприятия.

Итак, если возникла необходимость извиниться по мировому соглашению, можно написать официальное письмо-извинение. Необходимо следовать правилам официального делового стиля, формулировать извинения четко и понятно, а также обещать предпринять меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем.

Кто должен писать письмо с извинениями?

Когда возникают неприятности или неудобства, вызванные деятельностью организации, важно быстро и адекватно реагировать на сложившуюся ситуацию и показать, что компания принимает ответственность за свои действия. Для этого часто используются письма с извинениями.

Кто должен писать такое письмо? Все зависит от сложившейся ситуации и масштабов проблемы. Если дело касается отдельного сотрудника или отдельного представителя компании (например, менеджера ресторана или отеля), то письмо с извинениями может быть написано этим человеком. Оно может иметь деловой характер и содержать официальный текст, подходящий для рассылки соглашению сотрудника или руководителя предприятия.

Если же проблема возникла в результате действий всей компании или касается значительного количества клиентов или партнеров, то письмо с извинениями надо отправить от имени руководства компании. В этом случае, письмо может иметь более официальный характер и адресовано весьма широкой аудитории.

Стоит помнить, что независимо от кого письмо с извинениями должно быть отправлено, оно должно быть составлено в тоне и стиле, адекватном сложившейся ситуации. Оно должно быть лаконичным, но в то же время содержательным, чтобы правильно передать суть извинений, принятие ответственности и намерение предпринять меры для урегулирования конфликта или предотвращения подобных ситуаций в будущем.

Также люди, получившие неприятности, могут ожидать от компании дополнительных компенсаций, например, скидки, бонусы или предложений для распространения слов о компании среди друзей и знакомых. Поэтому, если извинения направлены компанией, то важно учесть этот аспект в письме, чтобы восстановить доверие и хорошие отношения с клиентами или партнерами.

В своем письме с извинениями можно также предложить образцы возможных компенсаций и сертификаты на услуги или товары компании.

Независимо от сложившейся ситуации и того, кто пишет письмо с извинениями, следует помнить, что в некоторых случаях достаточно просто извиниться в устной форме и решить проблему, не прибегая к написанию письма. Временные недоступности сервиса или небольшие неполадки, которые были успешно устранены, могут требовать только устного извинения. При этом, если проблема была серьезной и оказала сильное влияние на клиентов или партнеров, то письмо с извинениями является необходимым шагом для исправления ситуации.

Таким образом, письма с извинениями могут писать как менеджеры и сотрудники компании, так и руководство предприятия, при необходимости они могут быть официальными или исполнены в прозе. Каким бы ни было письмо с извинениями, главная задача – извиниться и предложить меры по предотвращению подобных случаев в будущем, а также восстановить доверие клиентов или партнеров к компании.

В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение?

Сервис всегда должен быть на высшем уровне, но иногда даже мировому предприятию или ресторану может потребоваться извиниться. Зачем, если это всего лишь временные неприятности или недоступность сервиса? Если ваша компания, предприятие или отель хотят приносить извинения за сложившуюся ситуацию или временные неудобства, то самое лучшее решение — отправить письмо-извинение.

Извинения могут быть необходимы в различных случаях, начиная от небольших конфликтов на работе и заканчивая неприятностями в деловом сотрудничестве. Письмо-извинение может быть официальным или неофициальным, в зависимости от ситуации и отношений между сторонами.

Если менеджер или представитель компании обязан извиниться перед клиентом или партнером, то написать извинения в письменной форме – это обязательное требование делового этикета.

Образцы письма-извинения можно найти в Интернете, но важно адаптировать текст под конкретные обстоятельства и соблюсти официальный стиль письма. Кто должен писать письмо-извинение? Обычно этим занимается руководитель или представитель высшего руководства предприятия или компании. В письме-извинении следует указать причину неприятностей, просить прощения и выразить намерение исправить ситуацию в будущем.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.