Письмо об организации встречи руководства образец - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

Данные организации.
Номер и дату документа.
Наименование адресата.
Обращение.
Представление.
Аргументацию обращения.
Назначение встречи.
Цель.
Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

Назначить конкретную дату.
Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

Благодарность за возможность пригласить на встречу.
Кто еще приглашен принять участие во встрече.
Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Источник

Когда вы собираетесь связаться с профессионалом по электронной или обычной почте, существуют определенные формулы для завершения письма. 💯 Электронная почта в настоящее время является наиболее используемым инструментом для общения с клиентами, потенциальными клиентами или поставщиками, воспользуйтесь примерами электронных писем с профессионального просьбой о встрече, представленными здесь, чтобы быть уверенным, что вас прочтут. 🥸

Итак, давайте перейдем к 10 примерам профессиональных писем с просьбой о встрече, не так ли? 💫

10 примеров письма с профессионального просьбой о встрече

1. Образец электронного письма с просьбой о встрече после собеседования

Здравствуйте {{FirstName}},

После нашего сегодняшнегособеседования вы найдете в этом письме прикрепленные документы, в которых представлена наша компания и предложения, которые могут решить вашу проблему. Я рекомендую вам ознакомиться с этими документами и связаться со мной снова, чтобы обсудить предложение, которое лучше всего подходит вам.

Вот a ссылка на мой повестку дня [ссылка]. Вы можете также связаться с нами по звоните по адресу [номер сайта номер телефона]. Мы обсуждаем их в подробно из ваш проект и ответить à на все вопросы ваш вопросы.

Желаю вам отличного дня.

Искренне,

[Контактная информация].

2. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте с предложением о коммерческой встрече

Здравствуйте {{FirstName}},

I хотел бы à вас поздравить вас за то, что представленный ваш проект революционер [название сайта проект] в вашем выступлении à сайт конференция [название сайта сайт конференция] на [дата].

Могу ли я договориться о встрече, чтобы объяснить, как мы можем помочь вам воплотить ваш проект в жизнь?

Искренне,

[контактная информация].

3. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте для холодного контакта

Здравствуйте {{FirstName}},

Я посетил ваш сайт Web и нашел его очень приятным, а содержание было очень актуальным и интересным для меня. Однако, с точки зрения SEO, мы заметили некоторые моменты для улучшения, чтобы сделать ваш сайт более заметным для вашей цели, особенно в Google.

Мы предоставляем услуги по созданию ссылок для генерации трафика на ваш сайт с бизнес-сайта. Если вы заинтересованы, свяжитесь с нами, и мы будем рады назначить встречу и более подробно обсудить наши различные предложения.

Искренне,

[Контактная информация].

4. Образец запроса на подтверждение назначения по электронной почте

Здравствуйте {{FirstName}},

Спасибо, что связались с нами, мы будем рады проконсультировать вас.

Пожалуйста, подтвердите нашу встречу,забронировав временной интервал для демонстрации по ссылке ниже:

[ссылка].

До скорой встречи,

[контактная информация].

5. Образец запроса на профессиональный контакт в LinkedIn

Привет {{FirstName}},

Я видел ваш профиль в LinkedIn , он мне очень понравился, поэтому я посетил и ваш сайт. Содержание очень интересное, а дизайн очень элегантный!

Однако я заметил ограниченную доступность при просмотре на смартфоне… Я уверен, что смогу помочь вам решить эту проблему. Не хотели бы вы встретиться со мной, чтобы представить вам различные решения для оптимизации вашего сайта и сделать его более отзывчивым?

Снаилучшими пожеланиями,

[Контактная информация].

6. Образец запроса на напоминание о назначении по электронной почте

Снова здравствуйте {{FirstName}},

Я снова обращаюсь к вам со сметой для проекта ремонта , который я сделал в (дата). Я не получил от вас ответа, есть ли у вас еще вопросы?

Если да, то я приглашаю вас обсудить их по электронной почте. Есть ли у вас свободные дни на неделю 15-го числа?

Искренне,

[Контактная информация].

7. Пример запроса на назначение специалиста по электронной почте для отдела кадров

Здравствуйте {{FirstName}},

Я проверил ваш профиль в LinkedIn и заметил, что вы являетесь менеджером по персоналу в {{CompanyName}}. Я также заметил , что вы недавно разместили вакансию на должность [название должности].

Я думаю, что мой профессиональный опыт может удовлетворить эту потребность, не хотели бы вы встретиться сомной в ближайшее время, чтобы мы могли обсудить этот вопрос?

Искренне,

[Контактная информация].

8. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте для клиента

Здравствуйте {{FirstName}},

Мы знаем , что достичь [ целей] не всегда легко.Какие проблемы стоят перед вами сейчас?

Мы предлагаем бесплатную консультацию по телефону. Нажмите здесь, чтобы забронировать демонстрацию!

Искренне ваш,

[Контактная информация].

9. Пример запроса на встречу по электронной почте директору

Здравствуйте, господин/госпожа {{LastName}},

Наша команда должна работать над проектом [название проекта] , и обмен мнениями с вами может быть интересен для проверки прогресса.

Если вам удобно, мы предлагаем назначить встречу для обсуждения первого этапа проекта на вторник, 15 февраля 2023 года в 11:00 утра.

Это позволит нам быстро представить вам деятельность и организацию между заинтересованными командами, чтобы оптимизировать развитие общих проектов.

Желаю вам приятного дня.

Искренне Ваш,
X.

[название должности и имя сайта отдела].

10. Образец заявления о назначении специалиста по электронной почте

Здравствуйте {{FirstName}},

Я очень рад, что вы скачали наш документ!

Возможно, мы могли бы обсудить темы, которые заинтересовали вас больше всего?

С учетом этого, какие у вас есть ближайшие возможности для быстрого 15-минутного телефонного разговора?

С наилучшими пожеланиями,
X.
[Контактная информация].

💡 Чтобы пойти еще дальше, загрузите эти шаблоны электронных писем бесплатно для создания эффективных и действенных писем по поиску потенциальных клиентов, или попробуйте наш бесплатный Waalaxy CRM, чтобы автоматизировать рассылку писем!

Discover Waalaxy 🪐

Как отправить профессиональное письмо с просьбой о встрече?

Чтобы эффективно назначить встречу по электронной почте, отправитель должен сначала персонализировать свое сообщение чтобы можно было легко назначать встречи по электронной почте. 👌 Для этого необходимо использовать персонализированный и последовательный адрес отправителя, избегайте адресов, которые были у вас в колледже, типа “joker1999@hotmail.com”. 🤡

Также позаботьтесь о своей подписи к электронному письму, указав внизу сообщения свое имя, фамилию, название компании и контактную информацию . В настоящее время существует множество инструментов для ее создания! ⚒️

Кроме того, отправитель может одновременно отправить письмо только одному получателю и может добавить кого-либо в качестве копии или дополнительных получателей. Электронное письмо должно быть персонализировано путем включения имени клиента в тело сообщения сообщения. 📩

Массовые электронные письма обычно оказывают меньшее влияние на потенциальных клиентов и покупателей, а также могут автоматически классифицироваться почтовыми службами как “спам” (нежелательная почта). 👀

В то же время электронная почта тематические строки должны быть простыми, понятными и эффективными. 💎 Фактически, этот элемент является первым , что на получатели читают, поскольку это единственный текст , который они видят, когда открывают свой почтовый ящик.

Получатель должен быть в состоянии быстро понять, о чем письмо. 🧐 Как правило, тематические строки состоят из 5-6 слов. Основной текст обычно составляет до 15 строк, в идеале – 5 коротких предложений. Обратите внимание, что первое предложение читается более внимательно, чем второе.

👉 Поэтомуотправитель должен следовать принципу перевернутой пирамиды при написании письма. Переходите к сути, переходите к сути с самого начала и, наконец, переходите к деталям.

Кроме того, содержание должно быть ясным и кратким. ✍️ Отправитель должен четко сформулировать действие, которого он ожидает от получателя. В нашем случае цель состоит в том, чтобы подтвердить деловую встречуа не продать товар прямо сейчас!

С другой стороны, подумайте о том, чтобы добавить призыв ккнопка действия чтобы закрыть письмо, 🛎️ когда это уместно. Например, вы можете предложить бронирование через программу планирования бронирования.

Наконец, обратите особое внимание на орфографию и синтаксису в электронных писем. Слова не должны быть подчеркнуты, выделены жирным шрифтом или написаны заглавными буквами. 📣
Этот формат зарезервирован для гиперссылок или ключевых дат/мест.

Восклицательные, вопросительные знаки и многоточия должны использоваться в соответствии с обычными правилами пунктуации, и сайт эмодзи можно использовать в небольших дозах, чтобы сохранить профессионализм. 🤠

Наконец, отправитель должен проверить адрес получателя и вычитать его перед отправкой ошибочного письма 🫠, а также не забыть вставить необходимые вложения, если они есть.

Советы по получению ответа на запрос о деловой встрече

Знаете ли вы , что когда кто-то посылает письмо по адресу электронное письмо, у вас есть всего 3 секунды, чтобы решить, читать его или нет? 🤫

Поэтому важно знать, как писать маркетинговые электронные письма, которые являются релевантные которые быстро привлекают внимание получателя, особенно когда вы хотите пригласить его на встречу. 📆

Вот несколько советов, которые помогут вам писать их лучше: 👇

Тема письма: Должна состоять максимум из 5-7 слов , быть простой и понятной. Избегайте длинных предложений.
Тело письма Должно быть не более 15 строк . В идеале оно должно состоять из 5 предложений (включая переносы строк). Обратите внимание , что первое предложение письма всегда читается легче, чем второе .
Говорите в своем письмеоб одной теме . Если у вас несколько запросов, мы рекомендуем отправить разные электронные письма.
Соблюдайте минимум вежливости: Всегда приветствуйте получателя в конце письма и перед тем, как перейти к теме.
Всегда подписывайте сообщения: Для удобства вы можете использовать автоматические подписи.
Правописание и сайт синтаксис из вашего сообщение являются существенным для привлечь внимания людей внимание.
Используйте вопросительные, восклицательные или отстраненные знаки в соответствии с традиционными правилами пунктуации. Конечно, при желании вы можете сопроводить ихэмодзи .
Подчеркивать в сообщениях следуеттолько гиперссылки.
Забудьте о таких сокращениях, как “TLDR” или “ASAP” ,потому что не все их поймут.
Наконец, проверьте почту ваш получателей и не забудьте на вычитывать ваше сообщение перед тем, как на отправить его.

👉 В заключение, если у вас есть общие интересы, всегда полезно начать письмо с комплимента. Это может помочь сгладить ситуацию . Например, вы также можете применить метод AIDA, чтобы вызвать желание у вашего потенциального клиента!

Теперь увас есть несколько шаблонов которые вы можете адаптировать для своей компании. Они являются источником вдохновения для совершенствования вашего подхода, начиная с назначения встреч и заканчивая привлечением потенциальных клиентов.

И самое главное, никогда не забывайте проводить несколько тестов ,чтобы определить , какие электронные письма наиболее успешны для ваш потенциальными клиентами. 💥

Заключение: Электронное письмо с просьбой о профессиональной встрече

Самым важнымдействием, которое должен совершить продавец , является назначение встречи с потенциальным клиентом. 🤓

Электронная почта – это очень простой и эффективный инструмент, который он может использовать для достижения этой цели. Этот маркетинговый канал , безусловно, менее формален, чем письмо, но его гораздо легче отправить .

Однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, и особенно для того, чтобы вы смогли начать отношения однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, а тем более для того, чтобы вы смогли начать бизнес отношения, вы также должны соблюдать определенные правила письма или “копирайтинга”. 🪶 В этой статье мы рассмотрели 10 примеров профессионального письма с просьбой о встрече, которые работают во всех случаях.

Вы могли заметить , что эти различные типы электронные письма содержат информацию о потенциальных клиентах. 🧲 Это важный момент, который необходимо учитывать, так как он позволяет вам использовать персонализированный подход при написании электронных писем.

Например, если вы разделяете те же интересы , что и ваш потенциальный клиент, не стесняйтесь упомянуть это в своем сообщении с помощью персонализации через Waalaxy. 😉

💡 Также важно быть конкретным в своем контенте. Но помните , что основная цель электронного письма – добиться встречи, а не продать товар или услугу.

Watch The Demo 🪐

Часто задаваемые вопросы о профессионального просьбой письме с о встрече

Как написать профессиональное письмо с просьбой о встрече?

Вы хотите знать, как начать начать ваш электронную почту? 🦶 В этой статьемы покажем вам 5 лучших приветствий для отправки электронного письма по любому поводу. 💯 Помните , что первое впечатление необратимо. 👀 Поэтому, отправляя деловые или личные электронные письма, обязательно представьтесь, чтобы начать с хорошего старта! 🤝

Как написать письмо с просьбой о назначении профессиональной встречи?

Вот образец письма, как правильно сформулировать просьбу о профессиональной встрече: ⏬

Имя и фамилия

Адрес

Почтовый индекс – Город

Телефон

Электронная почта

Место, дата

Тема: Запрос о встрече

Уважаемый господин или госпожа,

Я хотел бы связаться с вами, чтобы попросить о встрече с вами, как можно скорее, чтобы обсудить…

Я доступен по вторникам и четвергам в моем офисе с 14:00. Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по почте или электронной почте, чтобы договориться о взаимоудобном времени.

В случае необходимости я остаюсь в вашем распоряжении.

С уважением,
X.
[Контактная информация].

Вот так, теперь вы знаете лучшие практики и 10 лучших примеров письма с профессионального просьбой о встрече. 📨

Источник

Образцы деловых писем

(электронная переписка)

• Письмо-предложение о сотрудничестве

Subject: Предложение о сотрудничестве.
Data: 20.05.0216
From: aig@maili.ru
To: spap@googlei.com

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

С уважением,

Андреев Павел

Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
andreev@aigi.com

• Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх

Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.

Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

Будем рады Вас видеть!

С уважением,

Анна Симонова

Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
annasimonova@aigi.com

• Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Во время нашего разговора Вы упоминали о своем знакомстве с Еленой Петровной Фирсовой, финансовым директором фирмы «Интеркурс», и предлагали свою помощь в организации встречи с ней.

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

С уважением,

Вадим Татаренко

менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
tatarenko@aigi.com

• Письмо-просьба о контакте

Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс».

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
tatarenko@aigi.com

• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:

Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: into@xxxi.ru

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Андрей Петров

Ответ на агрессивное письмо клиента

Subject: О возврате денег и решении вопроса! Data: 20.02.2016 From: into@xxxi.ru To: Петров Андрей	АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ
Здравствуйте, Андрей!	1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.
Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги.	2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.
Сообщаю, как это можно сделать. Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней. Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу.	3. Предельно четко и полно сообщите адресату информацию по вопросу, который его интересует.
Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.	4. Комментарии и эмоциональный аспект.
P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики.	5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.
С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентами ЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
• Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

• Письмо-отказ

Письмо клиента

Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.
Data: 20.12.2015
From: Петренко Роман
To: Андрей Иванов

Добрый день, Андрей!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

В связи со сложной ситуацией на сегодняшнем рынке, обусловившей сокращение затрат на рекламные кампании, мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам 15%-ую скидку на размещение наружной рекламы.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

С уважением,

Директор по маркетингу

ЗАО «Пищепром»

Роман Петренко

Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
petrenko@pichepromi.ru

Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента

Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы. Data: 20.12.2015 From: Андрей Иванов To: Петренко Роман	АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ
Уважаемый Роман Петрович!	1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.
Выражаем Вам искреннюю признательность за длительное сотрудничество с нашей компанией.	2. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).
Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов. Высылаю ее Вам в приложении. На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей. Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически.	3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры).
Мы хорошо понимаем, что сейчас во всех отраслях экономики существуют определенные сложности, поэтому мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещать рекламу уже сегодня, а оплачивать размещение в течение 20 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для Вашей компании составляет … рублей. В случае решения воспользоваться услугой отсроченного платежа, обращайтесь к Ирине Михайловой (тел.: 495-777-89-21; michailova@reklamai.com).	4. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен. 5. Предложите альтернативное решение, если это возможно.
Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!	6. Выразите надежду на продолжение партнерских отношений.
С уважением, Андрей Иванов Руководитель отдела по работе с клиентами «РекламаДА» Тел.: 495-888-88-88 8-916-777-77-77 ivanow@reklamai.com

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2

Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: makulatura@maili.ru
To: Петренко Иван

Уважаемый Иван Николаевич!

Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

С уважением,

Директор
ООО «Макулатура»

Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
makulatura@maili.ru

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш

Уважаемый Евгений!

Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!

К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.

На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
(В приложении см. копию данного оповещения).

Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Менеджер AIG

Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
tuchkovvlad@aigi.com

• Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: shveynayafabrika@google.ru
To: Анна Колесникова

Уважаемая Анна!

От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.

Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!

В качестве компенсации мы предлагаем Вам 10% -ую скидку на последующие заказы на нашей фабрике.

Свяжитесь с нами, чтобы уточнить время доставки Вашего заказа.

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество,

Директор Алексинской швейной фабрики
Анна Юрьевна Петрова
Тел.: ХХХ-ХХХ-ХХХ
shveynayafabrika@googlemer.ru

• Письмо-напоминание

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:
— напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей
— указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1

Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. Тверь
Data: 20. 06. 2016
From: gorod.tver@yandex.ru
To: Андрей Петров

Уважаемый господин Петров!

Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.

Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу.

С уважением,

Администрация г. Твери

Исполнитель:
Иванова Олеся
Секретарь управы
Тел.: xxx-xx-xx-xx
gorod.tver@yandexi.ru
⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2

Subject: Напоминание об оплате продукции (ЗАО «Транспласт»).
Data: 20. 02. 2016
From: xxxxxx@maili.ru
To: Иван Денисов

Уважаемый Иван Иванович!

Между нашими компаниями был заключен договор от ______ №_______.

В рамках указанного договора в ООО «Клиент» по спецификации №_________ от ______ 2016г. была поставлена партия продукции на общую сумму __________ рублей.
Вместе с партией были переданы накладная №_____ от ______ 2016г. и счет фактура № ______ от _______ 2016г.

Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.

Срок оплаты поставленной продукции истек 15.02.2016г., однако никаких денежных средств на наш счет не поступало.

Мы обеспокоены данным обстоятельством. В связи с этим просим проверить факт оплаты.

При наличии каких-либо недоразумений, приведших к нарушению сроков оплаты, предлагаем погасить имеющуюся задолженность в 7-дневный срок.

Заранее благодарим.

С уважением,

Менеджер по поставкам
ЗАО «Транспласт»
Петр Иващенко
Тел: 495-ххх-хх-хх
8-905-ххх-хх-хх
ivachenko@transplasti.com

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Напоминание об окончании действия договора
Data: 01.05.2016
From: michailsvetlov@aig.com
To: Николай Гумилев

Уважаемый Николай Степанович!

Компания AIG рада видеть Вас в числе наших клиентов.

Мы надеемся, что сотрудничество с нами позволило Вам чувствовать себя увереннее в мире современного бизнеса.

В связи с тем, что 20.05.2016 заканчивается срок действия договора №_____ от 20.05.2015, заключенного Вами и нашей компанией, просим Вас связаться с нами и обсудить перспективы дальнейшего взаимодействия.

В случае, если Вы хотите продлить указанный договор без каких-либо изменений, просьба, перечислить на наш расчетный счет сумму в размере …. рублей. Пролонгация договора осуществится автоматически.

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните. Мы обязательно Вам поможем.

С уважением,

Михаил Светлов

Менеджер по работе с корпоративными клиентами
AIG
Тел.:8-495-ххх-хх-хх
8-916-ххх-хх-хх
michailsvetlov@aigi.com

Источник

Ведение бизнеса предполагает постоянное деловое взаимодействие с партнерами и клиентами. Договоренности о таких встречах достигаются в результате обмена письмами. Как составить грамотное и корректное письмо о встрече клиенту, расскажем ниже.

Основные правила

Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

1. Обращение.

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

Уважаемый профессор Петр Иванович!
Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

2. Благодарность.

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

Прежде всего, благодарим Вас за…
Спасибо за предоставленную возможность…
Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение.

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

Извините, нам так неудобно, что…
Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

4. Вступление.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: , . Обязательно прописывается число.

В ответ на Ваш запрос от (дата)…
В соответствии с соглашением на (дата)…
Согласно договоренности на (дата)…
Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
Нас заинтересовало Ваше предложение…
В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

15 марта 2018 года в 14:00.
Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение.

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

Позвольте поблагодарить Вас…
Благодарим за желание помочь нам в…
С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
Спасибо за…

9. Прощание.

С уважением…
Желаем успехов!
С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.

Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

Предложение о встрече в деловом письме

В письме не должно быть завуалированных фраз.Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества.
Их несколько.

При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
Документацию нужно регистрировать в журналах учета.

Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем.

Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

Письмо о назначении встречи с руководителем для переговоров

В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

Уважаемый профессор Петр Иванович!
Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

2.
Благодарность.

Прежде всего, благодарим Вас за…
Спасибо за предоставленную возможность…
Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение.

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма.

Инфо

Я полностью удовлетворен всеми организационными мерами, предпринятыми Вашей фирмой, и искренне благодарю Вас за Ваш интерес к этому делу.

Письмо-просьба о встрече

Я взял на себя смелость написать Вам для того, чтобы попросить о встрече в любой удобный для Вас день. Я был бы признателен, если бы Вы могли уделить мне час или около того, чтобы обсудить.

Важно

Если Вы можете принять меня, пожалуйста, сообщите день и время, когда мне прийти.

Письмо-благодарность за оказанный прием с приглашением нанести ответный визит

Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный Вами сотруднику нашей компании господину. Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон.

Мы подтверждаем договоренность, согласно которой господин.

представитель Вашей фирмы, нанесет нам визит в.

Мы назначаем встречу на 15 июня 2013 г. в 13:00. Пожалуйста, давайте обсудим ваши проблемы и пути их решения.

Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.

Письмо #2:

Уважаемый Иван Иванович,

Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании.

Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.

Я хотел бы встретиться с Вами 10 июня 2013 г.
чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече.

Деловые встречи и визиты

Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч. Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка.

Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигаются в результате обмена соответствующим письмами.

Примеры таких писем приведены в данном разделе.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества. Необходим ответ

Информируем Вас о том, что господин.

может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).

Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.

Господин.

Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась. Причина У любого письменного обращения должна быть цель.

В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт. Назначение встречи Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент.

Деловое письмо образец.

Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

Благодарность за возможность пригласить на встречу.
Кто еще приглашен принять участие во встрече.
Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме.

Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

Данные организации.
Номер и дату документа.
Наименование адресата.
Обращение.
Представление.
Аргументацию обращения.
Назначение встречи.
Цель.
Подпись.

Реквизиты

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации.

Образец 1 Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. ТверьData: 20. 06. 2016From: : Андрей Петров Уважаемый господин Петров! Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.

Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу.

С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентамиЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33 Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику.

Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).

Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке.

ФАЙЛЫ

Требования

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

Данные организации.
Номер и дату документа.
Наименование адресата.
Обращение.
Представление.
Аргументацию обращения.
Назначение встречи.
Цель.
Подпись.

Реквизиты

Номер и дата

Данные адресата

Обращение

Представление

Причина

Назначение встречи

Назначить конкретную дату.
Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

Благодарность за возможность пригласить на встречу.
Кто еще приглашен принять участие во встрече.
Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про правила составления письма о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

Какие правила деловой переписки необходимо соблюдать;
Как написать письмо о встрече клиенту;
Как написать письмо после встречи.

Основные правила написания деловых писем

Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо , чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

Правила деловой переписки:

Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно
. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
Используйте персональные обращения к клиенту
. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
Не используйте короткую форму имени делового партнера
. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
Обратите внимание на ваше приветствие
. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
Всегда указывайте тему письма
, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
Различайте поля “кому” и “копия”
. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
Письмо не должно быть очень длинным
. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть.
Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
Обратите внимание на завершение вашего письма
. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

Целью письма о встрече может являться как , так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “ ”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Чтобы избежать такой оценки, необходимо заинтересовать клиента темой письма. Она должна отвечать его потребностям, поэтому, прежде чем писать письмо, изучите вашего потенциального клиента.

Структура письма о встрече с клиентом

Обращение к клиенту
. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку. Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”
Представление
. Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

Пример:

“Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

Причина, по которой вы пишите клиенту
. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

Примеры:

Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.

Назначаем встречу
.

Примеры:

Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.

Ваши контактные данные
. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.

Пример:

“Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением,

Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

На этом наше письмо заканчивается.

Письмо после деловой встречи

Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.

В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.

Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.

Оно также имеет свою стандартную структуру:

Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

Вот и все, можно отправлять письмо!

Из этой статьи вы узнаете:

В чем особенности назначения встреч по телефону

Какая ловушка подстерегает вас при назначении встречи по телефону

Как еще назначить встречу, кроме как по телефону

Процесс продаж невозможен без личных встреч. Именно они помогают в формировании доверия (как к себе, так и к представляемой компании), в выяснении информации, которая будет использоваться при подготовке коммерческих предложений, в проведении переговоров о стоимости услуг или товаров, условиях сотрудничества и т. п. Но из этой статьи вы узнаете о том, как назначить встречу по телефону, особенно если незнакомое, но принимающее важные решения лицо на это не очень настроено.

Особенности назначения встреч по телефону

В общении по телефону есть некоторая специфика, которую обязательно нужно учитывать.
К его преимуществам можно отнести следующее:

В первую очередь речь идет об отсутствии необходимости разъезжать по городу, что экономит время и средства.
Кроме того, сделать телефонный звонок намного быстрее, чем направить письмо или сообщение.
При подобном общении вам точно известно, что информация дошла до собеседника, а также ясна его реакция на то, что вы предлагаете.
Решив назначить встречу по телефону, вы можете сразу уточнить необходимые детали и разрешить возможные недоразумения. Сделать то же самое при переписке несколько сложнее, и уж точно занимает больше времени.
Разговор по телефону воспринимается менее обязывающим, чем беседа при личной встрече. В первом случае почти не ощущается давления.
Для того чтобы назначить встречу с клиентом по телефону, нет необходимости надевать деловой костюм, делать прическу и т. д.
При разговоре можно держать перед глазами нужные бумаги, подсказки и пр.

Есть у общения по телефону и свои минусы:

Звонок может восприниматься клиентом как заминка, мешающая его работе.
У вас нет возможности отслеживать ситуацию, вы не знаете, отвлекается ли клиент на внешние факторы, такие как посторонние люди, коллеги, прерванная деятельность и пр.
В разговоре по телефону проще, чем при личной встрече, отказать, придумав какие-то отговорки.
У собеседника есть возможность в любой момент прервать общение и положить трубку.
Вы не можете подкреплять свое предложение, демонстрируя проспекты, графики и т. п.
Решив назначить встречу по телефону, вы лишены возможности проанализировать язык телодвижений собеседника, его мимику и жесты, полагаясь только на интонации в ходе разговора.
Возможность неправильно истолковать итог беседы несколько выше, чем при личной встрече.

Один из самых важных моментов, о котором ни в коем случае нельзя забывать, решив назначить встречу по телефону, – клиент принимает решение о встрече, лишь на 30 % основываясь на том, ЧТО вы говорите. Остальные 70 % зависят от того, КАК вы говорите.

Не забывайте о том, что при разговоре по телефону «слышно»:

Что вы улыбаетесь, жестикулируете, принимаете позу.
Ваше настроение.
То, как вы относитесь к клиенту и работе в целом.

Из приведенной ниже таблицы можно понять, каково влияние каналов передачи информации на собеседника в случае личной встречи и при общении по телефону:

Как назначить встречу по телефону: 5 шагов

Вам необходимо правильно назначить встречу по телефону, то есть при первом звонке клиенту вашими задачами будут:

Завладеть вниманием собеседника.
Представить себя и свою компанию.
Объяснить причины звонка.
Произнести вопросительное или оценочное утверждение.
И, наконец, основная цель – назначить деловую встречу.

Следующие рекомендации дадут вам возможность не совершить наиболее распространенные ошибки при разговоре с клиентами по телефону.

Чем выше ожидания, тем меньше доверия. Не создавайте интригу для привлечения внимания собеседника. Не стоит начинать разговор с вопросов, вроде: «Будет ли вам интересно, если я расскажу, каким образом повысить продажи в N раз». Подобное начало все усложняет, поскольку разумному человеку ничего не стоит ответить: «Нет».
Наиболее простым способом получить внимание собеседника является приветствие и обращение к нему по имени. То есть просто позвонить и сказать: «Здравствуйте, Иван Тимофеевич!». Этого вполне достаточно, чтобы начать разговор, цель которого – назначить встречу по телефону.

При первом звонке собеседнику ничего не известно о вас и вашей компании. В связи с этим мало сказать: «Это Максим Михайлов из компании «ВикингНорд». Нужно озвучить, где вы располагаетесь и чем занимаетесь: «Мы находимся в Архангельске и занимаемся наружной рекламой».
Поскольку собеседника интересует цель звонка, сразу необходимо уточнить: «Я хочу договориться с вами о личной встрече». Таким образом, вы снимете напряжение, то есть с вашей стороны не следуют лишние вопросы, вы не продаете свой товар/услугу, но разговариваете по делу.
Для того чтобы повысить доверие собеседника, назовите фирму, которая может дать вам рекомендацию. То есть скажите: «Думаю, вам, как и компании «ОлимпусТрейд», интересна оптимизация затрат на рекламу и рост доходов».

Назначить встречу по телефону нужно прямо и четко. Не мучайте собеседника вопросами, когда ему удобнее: в четверг или в пятницу, утром или в вечернее время. Ваша задача – назначить встречу, а не обсудить, насколько она возможна, поэтому скажите: «Вас устраивает четверг в 16:30?».
Таким образом, вы не скажете лишнего, но при этом продемонстрируете, что для вас важно время клиента, укладываясь в три – пять минут разговора. Лучше заранее подготовиться к беседе, отрепетировать ее, после чего звонить, чтобы назначить встречу по телефону. С ростом количества ваших презентаций увеличится и количество продаж.

Не попадите в ловушку, назначая встречу по телефону

Длительная дискуссия во время первого разговора по телефону может обернуться ловушкой. Чем дольше вы будете говорить, тем выше вероятность забыть о цели звонка.

Поскольку вашей задачей является назначить встречу по телефону, то в разговоре важно постоянное движение вперед. Увязнув в детальном и длительном обсуждении, цели вы не достигнете.

Первоначально необходимо узнать фамилию и имя лица, которое принимает решения.

Многих интересует, как прорваться через секретаря и попасть к лицу, ответственному за принятие решений. На самом деле это очень просто: необходимо узнать его имя и фамилию. Сделать это можно через Интернет (посмотреть на сайте компании, в социальных сетях, на отраслевых форумах) либо совершив легендированный звонок в организацию: «Добрый день! Мы хотим выслать вам приглашение на мероприятие Y. Уточните, пожалуйста, ваш почтовый адрес? А как правильно пишутся фамилия, имя, отчество начальника отдела маркетинга и рекламы?».

Набрав секретаря в следующий раз и назвав данные нужного человека, вы существенно повысите вероятность соединения с ним. На фразу: «По какому вопросу?», – можно ответить: «Необходим акцепт на оферту». Можно также упоминать различные технические термины. Например: «По интеркулеру».

Оцените потенциал клиента до назначения встречи.

Нет необходимости назначать встречу по телефону с нецелевым клиентом или мелким заказчиком, с которыми предпочтительна дистанционная работа. Для этого, прежде чем договариваться о личной беседе, выясните как можно больше информации о потенциальном потребителе, пользуясь как открытыми/закрытыми источниками (сайты, базы данных), так и легендой (например, позвонив, представившись клиентом).

Привлекайте внимание в начале разговора.

Проще всего привлечь внимание, сказав: «Завод Y. Производитель продукции Z». У слова «завод» есть некая магическая сила, поэтому вероятность того, что клиент бросит трубку, резко сокращается. При работе с торговой фирмой обратитесь к словосочетанию: «Компания Y. Поставщик № 1 (указывайте вид товарной группы)». Разумеется, эта фраза уместна лишь в том случае, когда ваша организация известна на рынке.

Используйте приемы для преодоления отговорок клиентов.

Стоит упомянуть о двух основных. Классический прием «ААА»: Амортизация + Аргументация в пользу встречи + Альтернативный вопрос на время встречи. Рассмотрим на примере ответа на отговорку «У меня нет времени».
Амортизация: «Да, понимаю, у вас мало времени».
Аргументация в пользу встречи: «Однако если вы уделите мне всего пять минут, нам будет достаточно этого, чтобы просмотреть каталог и поговорить о специальном предложении со скидками».
Альтернативный вопрос на время встречи: «Когда вам удобнее встретиться – в четверг или в пятницу?».
Расскажем также о нестандартном приеме «Приманка + Довод в пользу встречи + Право вето».
Приманка: «У нас подготовлен диск, на котором записана база СНИПов и ТУ по металлоконструкциям. В дальнейшем вам не понадобится тратить время на изучение бумажных справочников».
Довод в пользу встречи: «При встрече буду рад его вам передать».
Право вето: «Если вам не захочется разговаривать о трубах, которые производят на нашем заводе, я вас покину» (необходимо использовать шутливый тон, иначе клиент может воспринять приманку в качестве способа принуждения к встрече).

Обязательно после ответа на отговорку задавайте вопрос о времени.

Заметив колебания клиента, переключите фокус его внимания с варианта «встречаться/не встречаться» на вариант «когда встречаться». По этой причине менеджерами самостоятельно предлагается время личной беседы: «Я буду неподалеку завтра в районе 15 часов. Могу заехать и к вам, передать каталог. Это время для вас удобно?».

Источник

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

Информируем Вас
о том, что господин … может посетить
офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).
Этот визит позволил бы нам обсудить
вопросы, представляющие взаимный
интерес, и изучить возможности дальнейшего
развития наших деловых отношений.

Господин …
уполномочен вести дела от имени нашей
компании. Мы хотели бы получить от Вас
подтверждение даты встречи. Если эта
дата Вас не устраивает, сообщите нам,
пожалуйста, другую дату.

Письмо-ответ иа предложение о встрече

Благодарим Вас
за извещение относительно визита
господина … в наш офис___________. Рады
будем встретить его и готовы обсудить
с ним наши взаимные

^(дата)

деловые интересы
и перспективы сотрудничества.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

Во время работы
Нижегородской ярмарки Вы посетили наше
представительство и проявили интерес
к нашим новым товарам, в частности, к
стоматологическому оборудованию.

Я был бы рад
обсудить с Вами возможность продажи
медицинской техники в Вашем регионе и,
таким образом, установить связи с Вашей
компанией. Мы могли бы встретиться в
нашем центральном офисе в Москве или,
по вашему усмотрению, в офисе Вашей
компании в Новосибирске.

Рассчитываю на
скорую встречу с Вами.

Рекомендательное письмо. Целью
любого рекомендательного письма является
предоставление объективной всесторонней
информации о конкретном человеке
(физическом лице) или организации,
предприятии, учреждении (юридическом
лице). Чаще всего рекомендательное
письмо представляет собой личный отзыв
работодателя о работнике, обычно с
ручательством за него, который тот может
предъявить конкретному или любому
потенциальному работодателю.

Рекомендация может исходить, в свою
очередь, как от частного лица, так и от
лица юридического.

Оформление. Рекомендательное письмо
представляет собой одну из разновидностей
деловых писем, поэтому все правила
оформления деловых писем полностью
распространяются и на рекомендательные
письма. Формально рекомендательное
письмо пишется в произвольной форме,
без обращения к конкретному адресату.
Однако если адресат известен, то
желательно указать его реквизиты. Если
рекомендация исходит не от частного
лица, а от организации (юридического
лица), предпочтительнее, чтобы оно было
написано на бланке организации.
Рекомендуемый объем письма — одна
страница машинописного текста.

Структура письма

Заголовок. Если письмо исходит от
юридического лица (оформлено на бланке
организации), то в соответствии с
правилами оформления деловых официальных
писем в нем указываются реквизиты
отправителя (угловой штамп с указанием
наименования организации, ее почтовых
и других реквизитов), а также регистрационный
номер и дата регистрации письма как
исходящего документа. Если адресат
известен, то в правой части заголовка
размещаются реквизиты адресата.

Ниже реквизитов в середине страницы
указывается название документа:
Рекомендательное письмо.

Для рекомендательных писем от частных
лиц заголовок ограничивается лишь
названием документа.

Текст письма. Текст рекомендательного
письма начинается с красной строки и
должен содержать следующие основные
пункты:

Подтверждение факта и сроков работы
в организации, краткая информация о
занимаемых должностях и выполняемых
обязанностях (для рекомендательного
письма от частного лица в данном пункте
указывается, в течение какого периода
времени и в каком качестве автор письма
знает рекомендуемого). Из перечня
обязанностей должна быть видна
квалификация рекомендуемого.

Если рекомендуемый занимал различные
должности, то данные о занимаемых
должностях и выполняемых должностных
обязанностях указываются для каждого
временного интервала. Например: Сидоров
Владимир Александрович работал в
компании «Вектор» с 12 марта 1998 г.
по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта
1998 г. по 1б марта 2002 г. — в должности
менеджера торгово-закупочного отдела,
с 17 марта по 25 ноября 2002 г. — в должности
старшего менеджера того же отдела.

Его обязанности в должности менеджера
состояли в организации поставок
комплектующих изделий, в должности
старшего менеджера — в организации
взаимодействия между фирмами-поставщиками
комплектующих изделий и производством,

Краткая характеристика профессиональных,
деловых и личностных качеств рекомендуемого
и достигнутых им успехов за время работы
в организации. Следует отказаться от
таких общих слов, как надежный,
компетентный, добросовестный и т. д.,
а ориентироваться на конкретные факты,
характеризующие рекомендуемого с точки
зрения его профессиональных качеств,
умения справляться с выполнением
определенных задач. Здесь можно
ориентироваться на такие категории,
как уровень знаний и трудолюбие при
исполнении основных обязанностей,
умение справляться с нестандартными
задачами, изобретательность, инициативность,
обучаемость, способность к адаптации
в различных ситуациях, эмоциональная
устойчивость, лидерские качества
(например: самостоятельно освоил
программное обеспечение, самостоятельно
и успешно проводил деловые переговоры,
эффективно руководил подчиненными и
т. п.). Здесь же можно дать примерное
сравнение работы рекомендуемого с
работой его коллег, указать наиболее
значимые достижения, проекты, разработанные
и осуществленные им лично.

Причины изменения места работы (ухода
из организации, перехода на другое
место). Это может быть изменение профиля
организации, закрытие подразделения,
кадровые изменения в организации, смена
места жительства и т. п.

Выводы: краткая и конкретная оценка
компетентности, деловых качеств
рекомендуемого, его творческого
потенциала и возможно карьерного роста.
Рекомендации к занятию конкретной
должности или должностей. (В ряде случаев
здесь желательно указать степень, до
которой вы рекомендуете человека на
искомую должность: безоговорочно,
настоятельно, с некоторыми оговорками,
не рекомендуете). Например: Сидоров
Владимир Александрович в совершенстве
владеет технологией… (или …имеет
большой опыт работы с серверным
программным обеспечением… или …может
самостоятельно работать с корпоративными
клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров
может эффективно исполнять обязанности
руководителя подразделения, работая в
должностях начальника отдела, заместителя
начальника вычислительного отдела
предприятия среднего звена.

Контактные координаты лица,
подписывающего письмо. Этот пункт
особенно актуален для рекомендательных
писем, составленных частными лицами,
поскольку вполне возможно, что новый
работодатель, прочитав рекомендательное
письмо, захочет уточнить некоторые
детали.

Подпись. Указываются должность,
фамилия, имя, отчество лица, подписывающего
письмо.

Если письмо написано частным лицом, то
ниже подписи указывается дата составления
рекомендации. Формально подпись не
требует заверения печатью организации

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник