Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.
Плюсы и минусы
Право подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) существует давно. Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» 1 пошел 10-й год. Почему же эта форма ознакомления с документами в отделе кадров так непопулярна? Прежде всего, это дорого, во всех отношениях. И речь не только о стоимости самой УКЭП, но и о программном обеспечении, настройке систем, обучении персонала. Все это обойдется компании недешево. Многих это останавливает.
Удешевить процесс можно, но придется идти на некоторый риск. Простая электронная подпись для компании бесплатна, но она не всегда признается в судах. А перспектива судебного разбирательства в случае ее применения возрастает. Ведь к простой ЭП скептически относятся все проверяющие структуры. Не говоря уже о риске появления конфликтного работника, который постарается воспользоваться «особенностями» вашего делопроизводства при обращении в суд или ГИТ.
Страх сотрудников, занимающихся администрированием персонала, понятен. Ведь они лично несут как минимум административную ответственность за каждое свое действие (бездействие), что часто делает их заложниками сложившихся на практике заблуждений (о которых речь пойдет чуть ниже).
Однако существует ряд внутренних документов, которые допустимо подписывать простой электронной подписью уже сейчас. Но вот какие документы вы решите перенести в эту «группу риска» – большой вопрос. Ответ на него будет зависеть от соотношения:
- выгод от перевода в электронный формат документирования деятельности и
- опасностей от последствий отказа работника от факта подписания именно им в СЭД данной конкретной транзакции (действия с документом).
В любом случае однозначно есть внутренние документы, для которых можно признать достаточным подписание отдельных действий с ними простой электронной подписью:
- согласования (проектов почти всех документов);
- подписания (например, большинства служебных записок);
- ознакомления (с рядом документов, о которых речь пойдет далее) и т.д.
Осталось только определить круг таких документов и действий с ними в вашей организации. Далее в статье расскажем, как в нашей компании были решены данные вопросы в отношении документов по личному составу – это уже отлаженная технология в ситуации действующего законодательства: еще до окончания эксперимента с электронными кадровыми документами в марте 2021 года, по результатам которого Правительство РФ планирует изменить законодательную базу так, чтобы она позволяла существенно расширить применение электронных кадровых документов. Но кое-что можно сделать уже сейчас, пока ТК РФ сохраняет требования об ознакомлении со многими кадровыми документами работника под личную подпись.
Организовать такую работу лучше всего в системе электронного документооборота или в личном кабинете систем по учету персонала. Это также может быть и корпоративный интернет-портал, а не специальное программное обеспечение, установленное только на рабочих компьютерах сотрудников. Хотя и к СЭД можно настроить удаленный доступ, чтобы персонал организации смог работать с документами не только находясь на своем рабочем месте, но и дома, в командировке, в пути. А это сейчас актуально и востребовано как никогда.
Обратимся к нормативным актам. Что такое простая электронная подпись? Это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):
- простая электронная подпись содержится в самом электронном документе (см. Пример 4, где на электронном документе проставлена ЭП);
- ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (в нашем случае – работодателем), с использованием которой осуществляются создание / отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая от имени кого он создан / отправлен. Здесь традиционно под простой электронной подписью понимается логин и пароль в личном кабинете на корпоративном портале, в СЭД, почте (см. Пример 1, где подтверждением ознакомления работника с электронным документом является его получение на служебную почту).
Теперь перейдем к практике – как электронное ознакомление может быть реализовано, опираясь на опыт нашей компании.
Ознакомление с изменениями в ЛНА
Для начала поговорим о бытующих мифах, которые во многом мешают переходу на электронный кадровый документооборот. Все мы знаем, как педантично ГИТ и суды проверяют, был ли ознакомлен сотрудник под подпись с теми или иными документами. Поэтому часто специалисты перестраховываются и стараются письменно ознакомить персонал со всем, чем только можно. Однако требуется это далеко не всегда. Приведем пример.
Фрагмент документа
Часть 3 статьи 68 ТК РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Про изменения и дополнения в эти документы и требование знакомить с ними персонал под подпись, нет ни слова. Устоявшаяся точка зрения гласит: с изменениями и дополнениями в такие локальные нормативные акты (ЛНА) надо знакомить сотрудников по такой же процедуре, что и при приеме на работу.
Однако в нашей компании придерживаются следующей позиции: мы можем ознакамливать с изменениями в ЛНА работников так, как нам удобно, в т.ч. и с использованием простой электронной подписи.
Для закрепления этого мы предлагаем внести в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) следующие положения:
Пример 1. Возможная формулировка в ПВТР об ознакомлении с ЛНА и другими кадровыми документами в электронном виде
7.3. Все изменения в локальных нормативных актах и других документах, касающихся трудовых отношений с работниками, будут направляться на служебную электронную почту работника с адреса nazvanie@nazvanie.ru, а также размещаться на корпоративном Интернет-портале: http://www.nazvanie.ru 2.
7.4. Начиная с даты рассылки и поступления электронного письма на служебную электронную почту работника считается, что работник надлежащим образом ознакомлен с изменениями, внесенными в локальные нормативные акты. В случае отсутствия работника на рабочем месте в день централизованной рассылки днем получения электронного письма считается первый рабочий день работника после окончания периода отсутствия.
В этом случае отдел кадров будет свободен от рутинных процессов ознакомления, порой с одной изменившейся строчкой, а также бесконечных…
Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?
При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.
Вариант 1. Традиционный
При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или ставить роспись об ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.д.
Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)
ТК РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.
Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.
Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.
До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,
можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.
Стать экспертом кадрового учета — легко!
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть программу и записаться.
Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:
-
отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
-
работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.
Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.
Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если же трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.
Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:
• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?
• Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?
• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?
Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.
п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:
Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.
О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.
Рекомендации здесь могут быть такими:
направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).
Обратите внимание, в случае, если трудовой договор подписан с помощью электронной подписи работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением не позднее 3 календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Однако законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать подписанный собственноручно трудовой договор, ведь он уже подписал его с помощью УКЭП.
Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.
Итоги
В зависимости от выбранного порядка документооборота с дистанционным работником можно:
Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.
Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.
Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.
Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.
Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.
Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 06.07.2023 по делу N 88-14938/2023
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О признании незаконным решения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Обстоятельства: Истица указала, что приказом она привлечена к дисциплинарной ответственности в виде выговора. Однако приказ издан без учета сроков давности привлечения к дисциплинарной ответственности, ссылка в приказе на конфиденциальную информацию несостоятельна, в приказе отсутствуют данные о степени и тяжести совершенного проступка.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Довод апелляционной жалобы о том, что истец не ознакомлена под роспись с регламентом использования ресурсов глобальной сети «Интернет», коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, приказом об электронном документообороте, Кодексом корпоративной этики, иными локальными нормативными актами, судом отклонен, поскольку он опровергается приказами об утверждении указанных локальных актов, согласно которым истец включена в список сотрудников, которым рассылаются указанные документы, а также скриншотами, согласно которым рассылка в адрес Ф. была произведена. Названные документы не носят личного характера, поэтому работники могут быть ознакомлены с ними через электронный документооборот. Кроме того, в силу специфики своей деятельности, длительности стажа работы истец, являясь юрисконсультом, согласно своей должностной инструкции обязана участвовать в разработке локальных актов Учреждения, а значит и знать их содержание.