Отдел руководства как называется

Хорошо известно, для гарантированного получения качественного результата необходимо, чтобы каждый специалист занимался только своим делом. С этой целью на всех крупных предприятиях функционируют специальные структурные подразделения.

Структурное подразделение организации — что это такое?

Сотрудника организации чаще всего можно отнести к какой-либо группе: административной, производственной, финансовой, исследовательской и т. д. Так определяется его индивидуальная область задач. При этом, если в малой фирме обязанности целого подобного сектора способен взять на себя один человек, то в достаточно большой корпорации необходимо целое слаженно функционирующее подразделение.

Это понятие подразумевает самостоятельную часть общего целого. Каждое структурное звено работает с определёнными внутренними законами, имеет конкретного начальника, обязанности и несёт ответственность за свою долю работы. Наличие такой системы позволяет создать прочную иерархию всего предприятия, что делает процесс управления им намного проще и удобнее. Любые изменения в политике этой штатной единицы, её расписании и прочих подобных организационных моментах контролируются ответственным лицом и не требуют утверждения в вышестоящих инстанциях. Но вместе с этим крайне важно для всей фирмы грамотно выстроить взаимодействие всех подразделений друг с другом.

Какие бывают структурные подразделения в организации?

В первую очередь можно разделить структурные единицы на внутренние и обособленные. Первые не обладают всеми признаками организации и существуют исключительно как часть общего предприятия. В свою очередь, вторые часто даже находятся не только в отдельном здании, но и в другом городе и даже стране (филиал, представительство и т. д.).

Основной же классификацией считается следующее разделение:

1. Управления. Эти подразделения занимаются исключительно административными обязанностями. Они контролируют весь рабочий процесс и генерируют новые задачи для каждой отдельной группы. Фактически управления являются одним из немногих структурных элементов, в которых исключено появление каких-либо сотрудников производства. В этой нише трудятся менеджеры, управляющие, бухгалтеры и т. д.

2. Отделения. Присутствуют не во всех типах организаций. В зависимости от сферы деятельности могут различаться по территориальному и функциональному признаку. В первом случае чаще всего встречаются в банковском и страховом деле. Так, у каждого района города существует собственное отделение банка, к которому принадлежат («привязаны») его жители. Обычно такая система наблюдается в государственных учреждениях. Во втором случае с помощью отделений становится возможным обслуживание клиентов по конкретным узконаправленным вопросам. Лучшим примером, поясняющим подобную специфику, является система здравоохранения, где каждое отделение отвечает за определённую группу больных.

3. Департаменты. По значимости занимают второе место после управлений. В них также не бывает производственных служащих, а характер деятельности является чисто административным. Департаменты наиболее часто встречаются в сфере государственного управления, где занимаются контролем исполнения всех принятых и существующих законов, правил и норм.

4. Отделы. Самый распространённый вид структурных единиц предприятия. Отделы необходимы как раз для разделения направлений деятельности и основных функциональных обязанностей между работниками. Так существуют отдел кадров, производственный и финансовый отделы, юридический, контроля качества и прочие. В каждом из них установлен собственный режим, цели и нормы. Причём в зависимости от величины всей корпорации могут встречаться как самостоятельные виды подразделений, так и входящие в сферу влияния управлений и департаментов.

5. Службы. Равно как и отделы, данные элементы обособлены по определённой функциональной принадлежности. Отличие состоит лишь в том, что службы больше похожи на обособленные структурные единицы. Они работают не в одной конкретной организации, а предоставляют свои услуги согласно договору, который может быть заключён с любым другим предприятием. Ярким примером может послужить служба безопасности, выполняющая конкретную задачу для предприятия-сотрудника. При этом она подчиняется собственному внутреннему протоколу и имеет свою автономную структуру управления.

6. Бюро. По представлению очень похожи на отделы. Различие лишь в том, что бюро является всё-таки меньшей по значимости и уровню единицей и может заниматься исключительно информационной, документарной и административной деятельностью. В круг решаемых задач входят очень узкие конкретные вопросы, список которых, кстати, тоже довольно мал.

Все перечисленные подразделения можно разделить и на более мелкие сегменты: цеха, секторы, участки, группы. С их помощью можно добиться ещё большей эффективности, однако, в этом вопросе решающую роль играет успешное построение всей системы и правильное продвижение общей политики предприятия.

Структурные подразделения организации являются основой, на которой базируются различные формирования. Они должны максимально соответствовать осуществляемой деятельности и быть наиболее эффективны в выполнении своих прямых обязанностей.

Общая информация

В небольших организациях распространённым является положение дел, когда выполнение одной функции закреплено за конкретным сотрудником или же он выполняет несколько заданий. По мере роста уже несколько работников занимаются тем же самым. На этом этапе развития появляется необходимость объединения этих лиц в определённые подразделения, именуемые отделами, группами, участками, секциями, звеньями, цехами. Это делается для того, чтобы оптимизировать управляемость. В качестве объединяющего фактора используются выполняемые функции. Так формируются структурные подразделения организации.

Специфика

Создание подразделений основывается на данных о виде деятельности, численности личного состава, местоположения и иных характеристиках. Рассмотрим такой пример: фирма изготавливает бетонные блоки, рекламный отдел занимается сбытом, а учет лежит на бухгалтерии. Но при этом есть значительная разница между различными субъектами. Так, структурные подразделения строительной организации существенно отличаются от того, что есть в составе банковских учреждений. Также учитывается и специфика координации действий различных отделов. Чем большего размера организация, тем важней становится вопрос управления.

В идеале необходимо позаботится о том, чтобы все подразделения были связаны единой целью и обладали всем необходимым информационным обеспечением. По мере роста придерживаться такого положения дел становится всё сложней, что сказывается на взаимодействии и сети коммуникаций. В таком случае очень важно следить за четким разделением обязанностей. Иначе можно ждать внутреннего конфликта. Чтобы избежать неопределённости, следует руководствоваться четкими критериями. И тогда не важно, что является объектом влияния – структурные подразделения кредитной организации, банка, ІТ-компании, завода или сельхозсубъекта – их эффективность будет на высоте.

Виды подразделений

В качестве основы была взята классификация, в рамках которой выделяют 61 отдел. Они будут более-менее структурированы по сходству выполняемых ими обязанностей. Также следует отметить, что на практике их названия могут иметь немного другой вид, но суть от этого не меняется. Более детально с этим поможет ознакомиться внутреннее положение. Структурные подразделения образовательной организации и коммерческого предприятия разнятся из-за разных целей. Так что при изучении конкретных субъектов это нужно учитывать. Ведь преследуются разные цели, над достижением которых и работают структурные подразделения организации. Виды же существуют следующие.

Административные, финансово-учетные и вспомогательные службы

От них зависит работа основ и балансировка работы организации. К таковым относятся:

1. Канцелярия.
2. Секретариат.
3. Служба делопроизводства.
4. Отдел охраны труда.
5. Служба управления персоналом.
6. Отдел организации труда.
7. Бухгалтерия.
8. Служба оперативного управления.
9. Финансовое подразделение.
10. Отдел внешнеэкономических связей.
11. Склады готовой продукции и материалов.
12. Планово-экономический отдел.
13. Служба стандартизации.
14. Юридическая служба.
15. Отдел кадров.
16. Служба безопасности.
17. Вычислительный центр.
18. ВОХР – военизированная охрана.

Также часто можно встретить структурные подразделения образовательной организации. Часто они действуют в высших учебных заведениях, крупных инженерных, научных, аграрных, промышленных и других компаниях, где разрабатывается передовая продукция. Среди них выделяют исследовательски-технические и производственные отделы.

Исследовательско-технические подразделения

В этой сфере работают следующие подразделения:

• Научно-исследовательский отдел.
• Служба технико-экономических исследований.
• Отдел технического контроля.
• Лаборатория измерительной техники.
• Конструкторский отдел.
• Техническая служба.
• Опытное производство.
• Испытательский цех.
• Отдел автоматизации (механизации).
• Служба научно-технической информации.
• Опытный цех.
• Отдел главного технолога.
• Служба подготовки персонала.
• Инструментальный отдел.
• Конструкторско-техническая служба.
• Отдел главного механика.
• Бюро подготовки кадров.
• Опытно-экспериментальный цех.
• Бюро маркетинговых исследований.
• Научно-исследовательская лаборатория.
• Бюро охраны природы.
• Отдел изобретательства и патентирования.

Производственные подразделения

Это отделы, цеха и службы, которые непосредственно массово создают товары для их реализации конечным потребителям. К ним относятся:

1. Отдел материально-технического снабжения.
2. Служба комплектации и внешней кооперации.
3. Производственно-диспетчерский отдел.
4. Подразделение капитального строительства.
5. Цеха вспомогательного производства.
6. Энергомеханический отдел.
7. Отдел главного энергетика.
8. Транспортный цех.
9. Отдел главного конструктора.
10. Производственные цехи (сборочные, механообрабатывающие и им подобные).
11. Специальное конструкторское бюро.
12. Ремонтно-строительный цех.
13. Энергоцех.
14. Ремонтно-механический цех.

Вот такие бывают структурные подразделения организации. Виды реализации тоже существуют разные: отделы, лаборатории, службы и бюро. Каждый подход имеет свои преимущества, из-за которых его и выбирают. А сейчас давайте рассмотрим небольшой пример функционирования, в котором будут действовать структурные подразделения образовательной организации. Как они функционируют? На чем базируется система коммуникации внутри самой организации при передаче данных между разными структурными подразделениями?

Пример в образовательной сфере

В качестве субъекта исследования возьмём крупный университет. Эта организация подходит благодаря своему масштабу, многочисленным подразделениям и весьма широкому спектру осуществляемой деятельности. Итак, первоначально давайте выделим административные подразделения. Каждый университет имеет управляющие составляющие (ректорат, деканат), отдел кадров, бухгалтерию, службу системных администраторов. Также отдельно могут быть научно-исследовательские институты и центры.

Далее деление уже идёт на уровень кафедр. Каждая из них ведёт по 4-6 групп. А если есть заочное обучение, то и 8-12. Таким образом, группы студентов являются наименьшими численными подразделениями в крупных университетах. Эти образовательные учреждения построили буквально идеальное (на бумаге) взаимодействие. Итак, ректорат получает информацию от министерства образования в общих чертах. Потом он передаёт её деканатам в плановые отделы, которые весь нужный материал разбивают на необходимое количество часов, заботятся о предоставлении аудиторий и отсутствии конфликтов. Эта информация в последующем идёт кафедре, которая может внести свои предложения.

Заключение

Как видите, структурные подразделения реализуют принцип специализации труда, что позволяет в конечном итоге получать более высокую эффективность от деятельности. Для выведения этого показателя на максимально возможный уровень следует позаботиться о том, чтобы каждый человек имел четко прописанную инструкцию рабочего места, где указаны обязанности и возможности каждого. Для эффективной кооперации и взаимодействия необходимо позаботиться о том, чтобы информация передавалась быстро и без задержек.

Получение информации Передача информации Бюро по работе с акционерами — ведомость начисления дивидендов физическим и юридическим лицам; — сводный отчет начисленных дивидендов; — отчеты по сумма, выданным подотчет — пакеты документов по отчетности к подготовке проведения Совета директоров, акционерного собрания Производственно-технический отдел — утвержденные первые страницы к технологическим отчетам по производствам; — лимит на спирт; — документы на согласование — данные для расчетов экономических проектов; — данные о стоимости сырья Отдел главного энергетика — отчет по распределению энергоресурсов по потребителям; — расшифровки расхода энергоресурсов в соответствии со счетами-фактурами энергоснабжающих организаций Отдел главного механика — отчеты за доверенность на получение запасных частей и др. материалов; — документы, подтверждающие расход материалов со склада — информация о расходе материалов на текущий, капитальный ремонт; — информация о начислении амортизационных отчислений, о вводе оборудования Отдел технического контроля — акты о браке выпущенной продукции; — акты, подтверждающие поступление сырья, материалов от поставщиков с отклонениями от требуемого ГОСТа; — согласование документов — затраты на потери от брака Научно-исследовательский центр — документы, подтверждающие расход материальных, трудовых затрат на НИР; — согласование документов (договора, трудовые соглашения) — затраты на содержание НИЦ Финансовый отдел — ежедневно выписки банка по рублевым и валютным счетам с прилагаемыми документами; отчет по кассе; — счета-фактуры по готовой продукции; — акты выполненных работ и услуг; — отчеты по движению векселей с приложениями — подтверждение на проведение взаимозачетов; ведомость дебиторской, кредиторской задолженности; — документы на выплату зарплаты, заявки на получение наличных денежных средств из банка; — бухгалтерский баланс с приложениями, требующимися для проведения анализа деятельности предприятия; — ежемесячные планы налоговых платежей и платежей во внебюджетные фонды Экономический отдел — ежеквартальный расчет ноу-хау; — показатели начисления приработка; — штатное расписание отдела, бюджет предприятия; — ежемесячные сведения о численности, зарплате и движении работников; — ежемесячные сведения по реализации и выпуску товарной продукции — отчеты о хозяйственной деятельности предприятия (месячные, квартальные, годовые); — ежедневные сведения по выполнению плана отгрузки и реализации по предприятию; — ежемесячная информация по отгруженной и реализованной продукции, дебиторской и кредиторской задолженности; — данные для расчета ноу-хау; — сведения о фактически начисленной зарплате по категориям работников и хозрасчетным подразделениям; — проект штатного расписания; — ходатайство о внесении изменений в штатное расписание; — расчеты по налогам для составления бюджета предприятия с пояснительной запиской Получение информации Передача информации Отдел реализации — документы для согласования (договоры, приказы) — ведомость дебиторско-кредиторской задолженности; — ведомость неосвоенной предоплаты покупателей Отдел внешнеэкономических связей — согласование контрактов; — отчеты за выданные денежные средства в подотчет; — отчеты по авансам, перечисленным таможне, внешнеэкономической палате; — справка от отгрузке продукции на экспорт; — документы, подтверждающие экспорт — дебиторскую, кредиторскую задолженность Отдел кадров — списки на оформление отпусков, инвалидности, по сокращению штатов; — документы на прием, увольнение, перевод из цеха в цех; — заявки на получение справок о зарплате по оформлению пенсий по возрасту; — листки нетрудоспособности; — табели по учету рабочего времени — график отпусков, табелей учета рабочего времени; — справки о зарплате работников, оформляющих пенсию, инвалидность, по сокращению штатов; — листки нетрудоспособности работников отдела; — сведения об изменении паспортных данных; — материалы по нарушителям правил трудового распорядка Одел маркетинга и рекламы — документы, размещающие выдачи средств в подотчет на командировки, представительские расходы и др.; — отчеты по расходу за полученные средства — сведения о дебиторской, кредиторской задолженности Отдел оборудования — отчеты за доверенности по полученным материальным ценностям; — документы, подтверждающие приход и расход материальных ценностей; — документы на согласование; — отчеты по полученным денежным средствам в подотчет; — копии импортных контрактов — сальдовые ведомости остатков материальных ценностей на складах отдела с расшифровкой; — ведомости по кредиторской и дебиторской задолженности по поставщикам Отдел системы качества — утвержденные документы СК и изменения к ним; — протоколы проведения анализа СК со стороны высшего руководства; — планы мероприятий по совершенствованию СК — документы СК и изменения к ним, разработанные отделом, для согласования; — ставки по зарплате на работников отдела

Названия отделов

Виды работ Коммерческий банк 1. Кредитный отдел Кредитование физических и юридических лиц. Анализ финансового состояния заемщика. Оперативное управление процессом размещения ресурсов Определение процентной политики банка. Формирование и использование резерва на возможные потери по ссудам. Анализ уровня обеспеченности кредитов 2. Отдел ценных бумаг Депозитарная деятельность банков Организация работы с собственными ценными бумагами Расчет и анализ основных показателей, характеризующих эффективность управления портфелем ценных бумаг. Операции банка по доверительному управлению ценными бумагами Инвестиционные операции банков Посреднические операции банков с ценными бумагами Операции банков с векселями 3. Отдел межбанковских расчетов Организация, учет и анализ межбанковских операций через систему РКЦ Организация, учет и анализ прямых корреспондентских расчетов между банками Оперативный контроль за состоянием корреспондентских счетов банка Осуществление контроля за расчетно-кассовой дисциплиной клиентов 4. Отдел внешнеэкономической деятельности Организация и осуществление расчетно-кассового обслуживания внешнеэкономической деятельности клиентов банка. Валютный контроль за экспортно-импортными операциями клиентов банка. Организация и осуществление операций, связанных с движением наличной иностранной валюты. Контроль открытой валютной позиции банка 5.Отдел внутрибанковских операций Анализ дебиторской и кредиторской задолженности банка Формирование налогооблагаемой базы, расчет суммы налога и отчетность по налогу на прибыль Территориальные подразделения ЦБ РФ 1. Экономический отдел Подготовка аналитических материалов, касающихся деятельности коммерческих банков по вопросам рефинансирования, денежного регулирования, кассового обслуживания, финансового состояния предприятий, пользующихся централизованными ресурсами. Анализ состояния баланса, включая взаимные межфилиальные обороты в увязке с балансами коммерческих банков. Кредитное обслуживание коммерческих банков. Контроль и анализ состояния корреспондентских счетов и расчетов по ним. Анализ кредитоспособности кредитующихся предприятий. 2. Отдел кассового обслуживания Кассовое обслуживание клиентов с отражением произведенных операций по их корреспондентским счетам. 3. Отдел расчетов и отчетности Организация обслуживания корреспондентских счетов коммерческих банков и государственных организаций. Ведение операций по срочным обязательствам и контроль за их погашением. Составление отчетности и соблюдение графика перечислений. 4. Отдел начальных МФО Учет операций по МФО Прием и проверка документов от коммерческих банков, бюджетных организаций, имеющих корсчета в РКЦ при ГУ ЦБ РФ. Формирование, проверка, отправка почтовых авизо. 5. Отдел ответных МФО Аналитический и синтетический учет по счетам МФО. Обработка поступающих авизо и зачисление средств на счета клиентов. 7. Отдел межгосударственных расчетов Аналитический и синтетический учет по счетам. Прием и обработка платежных поручений. Составление описей авизо, ведение реестров документов. Управление Федерального Казначейства. 1. Отдел доходов ФБ Распределение федеральных налогов между бюджетами. Обеспечение своевременного и полного поступления налогов в ФБ. Взаимодействие отдела с налоговыми инспекциями, финансовыми органами и органами территориального управления. Анализ исполнения доходной части федерального бюджета на территории 2. Отдел платежей из ФБ Организация контроля за исполнением федерального бюджета Проведение взаимных расчетов между ФБ и бюджетом края. Финансирование централизованных мероприятий за счет средств ФБ. Взаимодействие отдела с финорганами, налоговыми инспекциями, банками. 3. Отдел ценных бумаг и внебюджетных фондов Развитие и обслуживание рынка государственных ценных бумаг. Организация учета операций по движению средств государственных бюджетных и внебюджетных фондов. Взаимодействие отдела с банками, предприятиями, организациями. 4. Отдел по контролю финансирования Организация и проведение ревизий и проверок бюджетных учреждений. 5. Отдел кассового исполнения бюджета Обработка и анализ информации о состоянии ФБ. Составление отчетов об исполнении расходов ФБ Организация учета распорядителей средств ФБ. 6. Отдел государственных кредитов и взаимных расчетов Ведение учета резерва кредитных ресурсов. Выдача из ФБ средств на возвратной основе и контроль за уплатой процентов. Взаимодействие отдела с банковской системой и финансовыми органами. 7.Контрольно-ревизионный отдел Проведение ревизий отделений казначейства. Организация и проведение проверок предприятий, организаций, банков. Взаимодействие отдела с правоохранительными органами. 8. Отдел по ведению операций со средствами ФБ Составление баланса движения бюджетных средств на счетах бухгалтерского учета Ведение и открытие лицевых счетов, и отражение произведенных операций. Взаимодействие отдела с банками, налоговыми инспекциями, финорганами. 9. Отдел финансирования инвестиционных программ Организация контроля за целевым и эффективным использованием средств. Согласование с администрацией края инвестиционных программ, финансируемых за счет средств ФБ. Составление отчетов по использованию средств. Взаимодействие с банками. Налогообложение доходов от операций с ценными бумагами 4.Отдел местных налогов Методики проверки налогооблагаемой базы, контроля за своевременным и полным учетом налогоплательщиков, контроля за поступлением средств в бюджет. 5. Отдел учета и отчетности Анализ и обобщение отчетов налоговых инспекций по городам и районам края и предоставление отчета в МНС РФ и региональное статистическое управление. Финансовое управление администрации (краевой городской, районной). 1. Бюджетный отдел Составление, рассмотрение, утверждение и исполнение бюджета. Планирование отчислений от федеральных, региональных налогов в бюджеты других уровней. Организация учета изменений, вносимых в бюджет в процессе его исполнения. Свод бюджета. Организация контроля за исчислением регулирующих налогов и доходов в бюджет. Координация работы финорганов с другими экономическими службами края (города, района). 2.Отдел прогнозирования и исполнения налогов и доходов Планирование налогов и проведение анализа выполнения планов по налогам. Координация работы отдела с налоговыми и статистическими органами. Предоставление льгот по налогам. Организация взаимоотношений в области налогообложения с бюджетами разных уровней. Работа отдела по разработке налоговой политики. 3. Отдел налоговых реформ и внебюджетных фондов Разработка методологии и порядка взимания местных налогов. Осуществление контроля за формированием и использованием внебюджетных фондов. 4. Отдел финансирования программ развития сферы материального производства, строительства, сферы услуг Финансовое планирование, финансирование и анализ хозяйственной деятельности по предприятиям местного подчинения. Подготовка материалов по составлению бюджета. Формирование плана капитальных вложений и определение источников их финансирования. 5. Отдел финансирования социальной сферы и науки Работа отдела по составлению проекта бюджета. Контроль за правильностью составления смет и тарификационных списков. Финансирование учреждений просвещения, здравоохранения и др. Анализ отчетов распорядителей кредитов 6. Отдел валютно-финансового регулирования Формирование и использование валютного фонда. Распределение региональных экспортных квот. Реализация товаров за валюту и осуществление контроля за поступлением валютной выручки.

Региональное представительство ФСФР РФ

1. Регистрационный отдел Правовое регулирование эмиссионного процесса Процедура и этапы эмиссии корпоративных ценных бумаг Классификация эмиссий. Виды эмиссий Особенности эмиссии ценных бумаг кредитными организациями 2. Отдел мониторинга и контроля Порядок лицензирования профессиональных участников РЦБ Отчетность участников и профессиональных участников РЦБ Основные функции государства по контролю за РЦБ Инвестиционный фонд Основные документы, регламентирующие деятельность инвестиционного фонда Требования к уставу и инвестиционной декларации акционерного инвестиционного фонда Организация деятельности управляющей компании (требования, обязанности, ограничения деятельности, вознаграждение) Особенности аудита акционерного фонда Оценка активов инвестиционного фонда Страховая компания Особенности организации и деятельности страховой компании (форма собственности, наличие лицензии, организационная структура, виды страховых услуг, страховой портфель и т.д.) Анализ страховых платежей и страховых выплат в динамике за ряд лет Страховые резервы. Финансовая устойчивость страховой организации. Особенности формирования цен на страховые услуги. Инвестиционная деятельность страховой организации. Планирование и прогнозирование страховых операций. Возможности системы перестрахования. Предприятия различных отраслей и форм собственности Изучение Устава, объема и ассортимента продукции, издержек обращения, снабжения предприятии и т.д. Финансовые отношения на предприятии, кругооборот денежных средств, финансовые ресурсы предприятия Управление активами и пассивами, финансовая устойчивость Практика финансового планирования Инвестиционная деятельность на предприятии. Риски предприятия.

Какой отдел надо оформлять таких работников, как исполнительный директор, финансовый директор, первый заместитель генерального директора? Какое структурное подразделение указать в трудовом договоре?

Нормами действующего законодательства не установлено правило, в соответствии с которым исполнительного директора, финансового директора, первого заместителя генерального директора необходимо оформлять в какое-либо определенное структурное подразделение организации. Указанных работников можно оформить, например, в такое структурное подразделение, как «руководство» или «администрация».

Согласно абз. 2 и абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

— место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

— трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте (абз. 2 ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», июль 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

• Как назвать структурное подразделение
• В чем разница между филиалом и дочерним предприятием
• Как составить структуру организации

Существуют определенные правила, в соответствие с которыми создаются новые подразделения организаций.

Для создания отдела не требуется менять устав компании

Руководителю компании следует помнить, что формирование нового отдела не требует внесения каких-либо изменений в учредительные документы. Создать отдел можно и на основе уже существующего устава фирмы или предприятия. Помимо этого, создание нового структурного подразделения не влечет его постановки на отдельный налоговый учет, не предусматривает его регистрацию в других государственных органах. Однако деятельность нового отдела должна быть соответствующим образом регламентирована и оформлена в отдельном положении.

Чтобы создать отдел, необходимо разработать его положение

Создание нового отдела предваряет написание специального положения, которое будет оговаривать основные цели его работы. Составлять положение должны юристы предприятия, основываясь на действующем законодательстве и соответствующих нормативных актах. В положении следует указать наименование отдела, функции руководителя, структурное подразделение компании, в подчинении которого отдел будет состоять.

Затем юристам компании необходимо разработать должностную инструкцию для сотрудников отдела. Она должна содержать предельно четкий и конкретный список обязанностей, которые на них возлагаются. И должностная инструкция, и положение о новом отделе подписываются руководителем предприятия, а также начальником юридической службы и главным бухгалтером.

Чтобы создать отдел, необходимо составить расписание работы

С содержанием должностной инструкции и положения об отделе в обязательном порядке должны быть ознакомлены всего его сотрудники. При этом они должны поставить свои росписи в специальном журнале.

Чтобы создать отдел, остается составить расписание работы для его сотрудников. Как правило, этим занимаются специалисты по труду или юристы компании. При составлении расписания учитывается специфика работы отдела, пожелания его сотрудников. По окончании разработки расписание нужно довести до сведения работников. Сразу после этого они могут приступать к выполнению своих служебных обязанностей.

Локальный нормативный акт, отражающий структуру наемного персонала, является важным для фирмы документом. При разработке бланка штатного расписания за основу берут утвержденную форму Т-3. Составляя этот документ необходимо уделить особое внимание не только должностям и окладам работников, но и описанию структурных подразделений организации в штатном расписании.

Структурное подразделение в штатном расписании

Статистическое ведомство разработало и утвердило бланк штатного расписания более 10 лет назад. В настоящее время эта форма не является обязательной для применения юридическими лицами и предпринимателями. Вместе с тем, многие субъекты хозяйствования берут ее за основу, при необходимости дополняя отдельными графами.

В утвержденной форме этого локального нормативного акта для информации о различных отделах, управлениях, филиалах выделено 2 графы:

• наименование;
• код структурного подразделения.

Для большинства небольших и средних компаний такой информации достаточно. В случае с крупными корпорациями, которые имеют разветвленную структуру, где в составе управления (отдела) могут находиться более мелкие подразделения можно добавить дополнительный столбец с данными об отделах и группах сотрудников, либо добавлять такую информацию через запятую (в скобочках).

Например, если в договоре указано, что человека наняли на должность специалиста в отдел логистики при департаменте торговли, то и в локальном нормативном документе должна быть указана должность в таком структурном подразделении, а не просто в отделе логистики.

Код структурного подразделения в штатном расписании присваивается по порядку и состоит из двух цифр. При разветвленной структуре, с делением на подотделы и группы основному подразделению присваивают двухзначный код, а его составным элементам четырех — шестизначный, в зависимости от разветвленности подчинения.

Например, при использовании полного аналога формы Т-3 часть таблицы штатного расписания со структурными подразделениями будет выглядеть следующим образом:

Структурное подразделение
Наименование	Код
1	2
Администрация	01
Бухгалтерия	02
Отдел кадров	03
Отдел сбыта	04

Внесение данных в таблицу и присвоение отдельным структурным подразделениям кодов может быть выполнено двумя способами.

Во-первых, по иерархии. Этот вариант является наиболее распространенным. Отделы и управления делятся на:

• осуществляющие общее управление фирмой (руководство, финансисты, кадры);
• работающие по основным направлениям деятельности (снабжение, производство, сбыт, технологи и т. д.);
• вспомогательные отделы и службы (АХО, службы безопасности, секретариат и т.д.).

Во-вторых, наименования структурных подразделений в штатном расписании располагают в алфавитном порядке.

Штатное расписание без структурных подразделений

Для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей характерна структура наемного персонала без разделения по отделам или службам. Вместе с тем, штатное расписание составлять необходимо.

В этой ситуации графы с названиями отделов и управлений либо заполняют знаком «-» либо проставляют в них слово «нет». Колонку с названиями должностей заполняют в порядке иерархии.

Например, для малого предприятия эта часть документа будет выглядеть следующим образом.

Структурное подразделение	Должность
наименование	Код
—	—	Директор
—	—	Главный бухгалтер
—	—	Менеджер
—	—	Секретарь

Такое же правило действует для небольших стартапов, где два — три собственника осуществляют деятельность без привлечения дополнительной рабочей силы.

Внесение в штатное расписание удаленных структурных подразделений

В крупных корпорациях, где трудятся тысячи наемных сотрудников, составление штатного расписания предполагает разделение не только на структурные подразделения, но и дополнительное внесение в него представительств, офисов или филиалов, находящихся в других населенных пунктах.

Как правило, такие удаленные филиалы не наделены правом самостоятельного юридического лица и не могут выступать в качестве нанимателей для сотрудников. При составлении штатного расписания в этой ситуации можно использовать три варианта действий.

Во-первых, дополнить графы с информацией о структурных подразделениях дополнительной колонкой, с указанием на расположение того или иного офиса, или филиала.

Филиал, представительство, дополнительный офис	Структурное подразделение
Наименование	Код
1	2	3
Головной офис (центральный аппарат)	Администрация	0101
Бухгалтерская служба	0102
Департамент кадровой работы	0103
Филиал № 1	Руководство	0201
Отдел по работе с корпоративными клиентами	0202
Служба по розничной торговле	0203
Представительство по Дальневосточному региону	Управление	0301
Финансовая служба	0302
Клиентская служба	0303

При оформлении штатного расписания, таким образом, в удаленные подразделения пересылают либо копию всего документа, либо выписку, в которой указывают сведения, касающиеся только конкретного филиала или представительства.

Во-вторых, оформить удаленные подразделения компании можно в виде приложений к основному штатному расписанию. Такой вариант удобен в случае большого количества подразделений и разветвленной иерархической структуры в них.

При этом способе составления локального нормативного документа он будет выглядеть так:

Штатное расписание ОДО «Промтранс»

1. Штатное расписание представительства в г. Таганрог
2. Штатное расписание дополнительного офиса в г. Самара

В-третьих, при большом количестве удаленных подразделений и их географической отдаленности от основного офиса компании можно делегировать отдельные полномочия по управлению персоналом и кадровому учету местным руководителям филиальной сети. Для этого необходимо во внутренних положениях по кадровым вопросам указать на децентрализацию отдельных функций по найму персонала и составлению штатных расписаний.

Кроме того, документально, как правило, при помощи доверенности, оформляют и полномочия руководителя удаленного подразделения в кадровом учете. При такой форме взаимодействия штатное расписание составляется и утверждается в каждом филиале или представительстве по отдельности, а затем его копия пересылается в центральный офис.

Часто при слиянии нескольких компаний в одну либо присоединении одной фирмы к другой возникают сложности с составлением общего локального нормативного документа, регулирующего структуру наемного персонала (одинаковые наименования отделов и служб, должности с похожими названиями, но разным уровнем оплаты и т. д.). Выходом из ситуации становится выделение присоединенной организации в качестве удаленного подразделения.

Оформление части штатного расписания, касающейся структурных подразделений компании, зависит от ее размеров и наличия удаленных офисов или филиалов. В небольших фирмах с 10 — 15 работниками, как правило, деление на отделы отсутствует, и заполнять эти графы можно прочерками или словом «нет». В крупных корпорациях с разветвленной иерархической структурой штатные расписания для удаленных подразделений оформляют в виде приложений к основному документу либо отдельными локальными нормативными актами.