Осуществление руководства структурным подразделением - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно?

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения»

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

1.2. Область применения документа:

– складское хозяйство;

– транспортный отдел.

Нормативные ссылки (или нормативные документы)

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

1.3. Нормативные документы:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.

Источник

Главная
Правовые ресурсы
Подборки материалов
Руководитель структурного подразделения екс

Руководитель структурного подразделения екс

Подборка наиболее важных документов по запросу Руководитель структурного подразделения екс (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Научный потенциал страны и некоторые проблемы правового регулирования труда научных работников
(Ломакина Л.А.)
(«Журнал российского права», 2020, N Относится ли руководитель структурного подразделения научной организации к научным работникам, определяется функциональной составляющей структурного подразделения, которое он возглавляет; она должна быть отражена в положениях об указанных подразделениях. Кроме того, его должностные обязанности должны соответствовать должностным обязанностям, закрепленным в Порядке применения Единого квалификационного справочника, которые отражают научный характер деятельности руководителя структурного подразделения. Справедливости ради отметим, что руководитель структурного подразделения, занимаясь научной работой, координирует работу научных работников, входящих в подразделение, что оказывает положительное влияние на результаты научных исследований.

Нормативные акты

Источник

Если такой раздел
включается в Положение о структурном
подразделении, то в нем целесообразно
дать ответы на следующие вопросы:

7.1.
Кто осуществляет руководство
подразделением?
Этому вопросу может быть посвящен только
один пункт, например:

«7.1. Руководство
деятельностью финансового отдела
осуществляет начальник финансового
отдела».

или

«7.1. Финансовый
отдел возглавляет начальник финансового
отдела».

В том случае, если
общее руководство подразделением
осуществляет один из заместителей
руководителя организации, то в Положении,
например, указывается:

«7.1. Общее руководство
деятельностью отдела продаж осуществляет
заместитель генерального директора по
коммерческим вопросам.

Неопосредственное
руководство деятельностью коммерческого
отдела осуществляет начальник отдела».

По такой же модели
описывается руководство структурной
единицей, входящей в состав более
крупного структурного подразделения.
Например, если отдел кадров входит в
состав службы персонала, то в Положении
об отделе может указываться, что общее
руководство деятельностью отдела
осуществляет руководитель службы, а
непосредственное — начальник отдела
кадров.

7.2.
В каком порядке осуществляется назначение
на должность руководителя структурного
подразделения и освобождение от этой
должности?
Если порядок назначения простой, то
формулировка может быть следующей:

«7.2. Назначение на
должность начальника отдела кадров и
освобождение от должности осуществляется
приказом генерального директора».

Если же изданию
приказа о назначении на должность
предшествуют сложные процедуры (например,
представление одного из заместителей
руководителя организации или избрание
по конкурсу или избрание на должность,
или утверждение в должности), то эти
процедуры должны быть подробно описаны
в Положении.

7.3.
Каков порядок замещения руководителя
структурного подразделения во время
его отсутствия?
Прежде всего, здесь определяется, имеет
ли руководитель структурного подразделения
штатного заместителя или заместителей.
Например:

«Начальник
финансового отдела имеет заместителя,
назначаемого на должность и освобождаемого
от должности приказом генерального
директора по представлению начальника
финансового отдела».

Если у руководителя
один штатный заместитель, то в Положении
о структурном подразделении описывается
порядок передачи руководства подразделением
на случай отсутствия руководителя
подразделения в связи с временной
нетрудоспособностью, пребыванием в
командировке или отпуске, пр. Если
заместителей несколько, то описывается
схема заместительства с участием всех
заместителей.

7.4. Какие обязанности возложены на руководителя структурного подразделения в связи с руководством подразделением и какими правами он наделен?

В этом пункте
(пунктах) должны быть перечислены только
те обязанности и права руководителя
структурного подразделения, которые
непосредственно связаны с руководством
подразделением. Все иные обязанности
и права руководителя подразделения, в
том числе и как обычного исполнителя,
должны быть вынесены в должностную
инструкцию. Разработка этого блока
вообще должна быть увязана со структурой
должностных инструкций работников
этого структурного подразделения. Если
обязанности и права руководителя
структурного подразделения планируется
подробно описать в должностной инструкции,
то в Положении о структурном подразделении
можно ограничиться общим описанием
функционального статуса и отсылкой к
должностной инструкции.

Поскольку
разграничить правомочия и обязанности
руководителя структурного подразделения
сложно, лучше перечислить их в составе
единого блока, например:

«7.4.	Начальник отдела:
7.4.1.	Представляет отдел по вопросам, отнесенным к его ведению, во взаимоотношениях с руководством и другими структурными подразделениями организации, с органами государственной власти и органами местного самоуправления, сторонними организациями и общественными объединениями.
7.4.2.	Обеспечивает надлежащее и своевременное выполнение подразделением возложенных на подразделение функций.
7.4.3.	Обеспечивает исполнение распоряжений и поручений руководителя организации, ответственным исполнителем по которым является отдел.
7.4.4.	Планирует и организует деятельность отдела, его взаимодействие с другими структурными подразделениями организации, обеспечивает исполнение плановых мероприятий.
7.4.5.	Обеспечивает целевое использование и сохранность имущества, закрепленного за отделом, целевое использование средств, выделенных отделу в соответствии со сметой расходов отдела.
7.4.6.	Принимает необходимые меры для обеспечения отдела необходимыми материально-техническими средствами, обеспечения необходимых условий труда для работников отдела, а также их правовой и социальной защиты.
7.4.7.	Визирует проекты документов, подготовленных отделом.
7.4.8.	Вносит в отдел кадров на имя руководителя организации представления о назначении на должности и освобождении от должностей работников отдела, о переводах работников, о поощрении работников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей, о применении дисциплинарных взысканий на работников, совершивших дисциплинарные проступки.
7.4.9.	Распределяет обязанности между работниками отдела (в том числе решает вопросы направления работников отдела в командировки), организует взаимодействие между работниками отдела, устанавливает степень их ответственности.
7.4.10.	Обеспечивает соблюдение работниками отдела Правил внутреннего трудового распорядка, настоящего Положения и иных локальных нормативных актов организации, контролирует исполнение работниками должностных инструкций и иных документов, определяющих их трудовые функции.
7.4.11.	Издает в пределах своей компетенции распоряжения по отделу, дает работникам отдела обязательные для них указания и поручения по вопросам, связанным с решением задач, поставленных перед отделом.
7.4.12.	Осуществляет контроль за прохождением испытательного срока новыми работниками отдела.
7.4.13.	Организует повышение уровня профессиональной подготовки работников отдела, обеспечивает подготовку работников отдела к аттестации.
7.4.14.	Организует и проводит методические и производственные совещания в отделе, в том числе совместно с другими структурными подразделениями.
7.4.15.	Обеспечивает сохранность сведений, относящихся к охраняемой законом тайне и находящихся в ведении отдела.
7.4.16.	Анализирует работу отдела, готовит отчеты о его деятельности и представляет их руководству организации.
7.4.17.	Запрашивает от структурных подразделений организации информацию и материалы, необходимые отделу для исполнения возложенных на него функций.
7.4.18.	Исполняет иные обязанности, предусмотренные должностной инструкцией».

В этом разделе
Положения можно рассмотреть и иные
вопросы, связанные с руководством
подразделением.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник