Осуществление руководства аптечной организацией

Эффективное управление аптекой

28.10.2020

Количество просмотров
4 232

Правильно отлаженные управленческие процессы помогут оптимизировать работу аптечной организации, своевременно отслеживать и корректировать слабые места и улучшать сильные. В статье мы расмотрели бизнес-процессы аптеки, подходящие под фармацевтическую сферу принципы и законы менеджмента.

Работа аптеки — это множество одновременно протекающих процессов, грамотное планирование и организация которых ведут к увеличению прибыли и слаженной работе предприятия в целом. Этому способствуют правильно выбранная стратегия и система управления.

Что такое менеджмент?

В разных источниках можно встретить различные определения «менеджмента». Одно из них такое:

Управлением (менеджментом (от англ. „manage“ — управлять)) называют деятельность, направленную на эффективное использование ресурсов для достижения заданных целей.

Несмотря на то, что объекты управления (организации, процессы) могут быть разными, можно выделить общие черты:

• получение информации о задачах управления для правильного формирования целей и критериев результатов;
• выработку управленческих решений;
• реализацию принятых решений;
• корректировку выбранных форм управления по сигналам обратной связи.

На практике управление — это деятельность, направленная на создание оптимальных условий функционирования объекта.

Современные подходы к управлению фармацевтическими организациями

В ходе длительной практики в сфере обращения фармацевтических товаров и услуг на базе общей теории сформировалось более узкое понятие фармацевтического менеджмента.

Фармацевтический менеджмент — это эффективное использование и координация ресурсов фармацевтической отрасли в целом и фармацевтической организации в частности для достижения социальных и экономических целей деятельности.

С учетом знаний о внутренних и внешних факторах, влияющих на работу организации, были определены три основных подхода к управлению:

1. Процессный: подразумевает, что управление — это система связанных друг с другом функций, процессов и операций.
2. Системный: подразумевает, что предприятие является сложной открытой социально-экономической системой.
3. Ситуационный: подразумевает, что организация постоянно взаимодействует с внешней средой, поэтому методы управления должны подстраиваться к каждой конкретной ситуации.

Организация работы аптек проводится в соответствии со следующими законами управления:

• Закон единства и целостности. Заключается в том, что любая организация, в том числе фармацевтическая, содержит все необходимые элементы, которые определяют единство всей системы и объективно обозначены целями и задачами управления.
• Закон обеспечения необходимого числа степеней свободы. Заключается в необходимости оптимального сочетания жесткости и гибкости всех элементов системы, которые накладывают объективные или субъективные ограничения на деятельность каждой организации.
• Закон необходимого разнообразия систем управления. Предусматривает необходимость структурного и функционального разнообразия систем управления из-за влияния различных факторов (разные формы собственности, внешняя среда, внутренние распорядки организации и т.д.)
• Закон соотносительности пропорциональности управляющих и управляемых подсистем. Означает, что для каждого этапа развития системы должна быть выбрана своя, адекватная форма управления.

Из законов управления вытекают принципы управления — исходные, базовые, фундаментальные идеи управленческой деятельности. Уже на их основе формируются цели достижения конечных результатов.

Выделяют следующие принципы управления:

• Единоначалия — работник получает распоряжения от одного непосредственного начальника.
• Распределения труда — заключается в специализации выполнения конкретных видов работ.
• Мотивации — должна быть разработана система поощрений и наказаний.
• Лидерства — «люди идут за теми, кто способствует удовлетворению их личных потребностей».
• Ответственности — должна соблюдаться ответственность в рамках предоставленных полномочий.
• Правильного подбора и расстановки кадров.
• Обратной связи — получения информации о процессе и результатах работы, чтобы внести необходимые коррективы.
• Состоятельности — получение положительного результата деятельности.
• Целесообразности — должны выполняться самые необходимые процедуры, действия и операции.
• Последовательности действий — необходимо последовательно реализовывать функции управления (планирование, организация, мотивация, контроль и координация).

Процесс управления имеет ряд особенностей: он осуществляется непрерывно, является целенаправленным, а конечным результатом этого процесса является эффективность управления.

Другими словами, эффективность менеджмента характеризуется через результативность основной деятельности. Ее критериями являются:

• Действенность (достигаются ли цели организации и в какой мере?).
• Экономичность (какое соотношение у необходимого и фактического расхода ресурсов?).
• Качество (соответствуют ли качество услуг/продукции требованиям потребителей?).
• Прибыльность (доходы больше издержек?).
• Продуктивность (соответствует ли объем продукции или услуг затраченным ресурсам?)
• Качество условий труда работников, инновационная активность (внедряются ли какие-либо новшества в деятельность организации?) .

Системный подход к управлению

Для эффективного управления руководитель рассматривает организацию как систему — совокупность взаимосвязанных элементов, ориентированных на достижение целей в условиях меняющейся внешней среды.

Для применения этого метода организации необходимо определить, что должно быть «параметром» результата. Например, для аптечной организации это могут быть степень удовлетворенности потребностей населения в товарах аптечного ассортимента, уровень затрат, рентабельность и так далее.

После этого определяют, какие ресурсы у организации уже есть: финансовые, материальные, информационные, трудовые и прочее.

Таким образом, главной задачей управленца является верный анализ и преобразование «исходных данных» в «результаты деятельности».

Аптека — совокупность бизнес-процессов

Системный подход к управлению также раскрывает идею того, что аптека — это совокупность всех процессов, протекающих в аптеке. Невозможно уделять внимание только их части, необходимо действовать на всех уровнях сразу.

Условно можно выделить три ключевых бизнес-процесса в управлении аптекой:

• Сбыт товара
• Управление персоналом аптеки
• Эффективность руководителя

Сбыт товара

Для бесперебойного поступления товара в аптеку необходимо правильное планирование товарооборота. Необходимо учитывать различные факторы, которые на него влияют: расположение аптеки, проходимость, возрастная категория, ценовая политика и так далее.

Но процесс сбыта включает в себя и другие важные пункты:

• Знание методов ценообразования и ценового стимулирования продаж.
• Выявление предпочтений клиентов и их учет в планировании товарооборота аптеки.
• Использование в практике правил мерчандайзинга в аптеке.
• Проведение рекламных акций.
• Качественное обслуживание покупателей с учетом их особенностей и потребностей.

Управление персоналом аптеки

От качества и слаженности работы сотрудников аптеки зависят многие параметры деятельности аптечной организации, например ее прибыльность, узнаваемость и имидж в глазах покупателей, возможность планирования внутренних работ.

Для того, чтобы персонал аптеки сохранял энтузиазм и эффективность работы, проявлял инициативу и стремился к развитию, руководителю аптеки необходимо:

• Осознанно подходить к формированию штата аптеки, учитывая потребности самой организации и принимая во внимание особенности каждого из членов команды.
• Применять техники мотивации персонала.
• Уметь создавать эффективную систему оплаты труда с премированием и поощрением.
• Формировать цели работы сотрудников, оказывать поддержку для их достижения и определять результаты по различным методикам.
• Уметь выявлять «слабые места» своих сотрудников и проводить с ними работу
• Выявлять потенциалы каждого сотрудника и проводить работу для их развития
• Управлять изменениями в организации.

Эффективность руководителя

Даже в случае, если персонал аптеки работает максимально эффективно, выполняет поставленные цели и задачи, то, как руководитель выполняет свою работу, является одним из самых главных фактором успешности организации.

Ответственность руководителя лежит в плоскости большого количества одновременно протекающих процессов. От того, как он выстраивает свою работу, принимает решения, делает выводы, планирует деятельность предприятия и подстраивается под изменения внутренней и внешней среды, зависит успех организации.

Эффективность работы руководителя оценивается по результатам деятельности предприятия, которые напрямую зависят от его умения видеть всю картину целиком. Для этого ему нужно знать методы стратегического планирования, рыночного анализа и маркетинговых исследований, а также владеть инструментами тайм-менеджмента, командообразования, навыками переговоров.

Эффективное управление начинается с понимания, что работа организации и ее структурных подразделений — это совокупность процессов, протекающих в одно время, которым необходимо уделять внимание равномерно. В случае, если один из процессов деятельности останется без внимания — под угрозу могут попасть все остальные части системы.

Котлярова Анна
Доцент кафедры управления и экономики фармации ФГБОУ ВО РязГМУ Минздрава России, канд. биол. наук

Мы рассмотрим основные качества, которые делают фармспециалиста грамотным руководителем, но для начала разберем, какие бывают стили управления.

Современная динамичная среда фармацевтического бизнеса требует от руководителей аптечных организаций высокой профессиональной квалификации и развития собственного стиля управления. Успешный руководитель должен обладать глубокими знаниями о функционировании организации, экономике и планировании, проницательным в понимании управленческой психологии.

Руководителю аптеки необходимо постоянно расширять свои компетенции. Принятие обоснованных решений требует от него знания в области права, социологии, психологии и межличностных взаимоотношений. Работа с людьми, развитие интеллектуальных способностей, проявление инициативы и обладание эмоционально–волевыми качествами играют важную роль и определяют стиль управления.

Стиль управления — это совокупность принципов, методов, приемов управления и норм работы руководителя. Он характеризует подход к управлению коллективом и определяет поведение руководителя в различных обстоятельствах. Индивидуальный стиль формируется на основе его характера, знаний, опыта, способностей и целей. В зависимости от конкретной ситуации, руководитель может применять различные комбинации стилей управления. Классически стиль управления бывает:

• Авторитарный.
• Демократический.
• Либеральный.

Но зачастую мы наблюдаем комбинирование элементов стилей в индивидуальном принципе каждого руководителя. Давайте кратко рассмотрим каждый из классических стилей.

Авторитарный

Стиль управления, характеризуемый централизацией власти, где руководитель самостоятельно принимает решения и требует от сотрудников их строгого выполнения. Он может быть эффективен в критических ситуациях, когда требуется оперативность и немедленное принятие решений. Однако он может создавать неблагоприятный психологический климат, подавлять инициативу и творческое мышление сотрудников.

Демократический

Стиль, основанный на участии сотрудников в процессе принятия решений и поощрении их активного участия. В этом стиле руководитель выступает в роли координатора и консультанта, советуясь с сотрудниками в сложных ситуациях. Демократический стиль способствует созданию благоприятного психологического климата, развитию доверия и самостоятельности у сотрудников. Он наиболее подходит для сплоченных команд, где каждый исполнитель обладает глубокими знаниями в своей области. Руководитель, использующий этот стиль, создает атмосферу сотрудничества и поддержки, стимулируя креативность, самостоятельность и лояльность в коллективе.

Либеральный

Стиль, предполагающий доверие и делегирование полномочий сотрудникам, с предоставлением им свободы в достижении целей. В этом стиле руководитель выступает в роли организатора, указывая общее направление и выбор направления реализации поставленных целей и задач, и предоставляет сотрудникам самостоятельность в принятии решений и выполнении работы. Либеральный стиль эффективен в коллективах, где присутствуют дисциплинированные и компетентные сотрудники, способные работать самостоятельно без посторонней помощи. Он позволяет сотрудникам развивать свои навыки и инициативу, однако требует высокой ответственности и самоорганизации от каждого члена команды.

Каждый стиль управления имеет свои преимущества, ограничения и недостатки. Оптимальный выбор зависит от конкретной ситуации и особенностей коллектива. Успешный лидер должен быть гибким и уметь адаптироваться к различным обстоятельствам, выбирая подходящий стиль управления для достижения поставленных целей и максимального развития своей команды. Гибкость и адаптивность в выборе стиля управления помогут руководителю эффективно управлять аптечной организацией, развивать доверие среди сотрудников, стимулировать их инициативу и творческий потенциал, а также достигать поставленных целей и обеспечить успех аптечной организации в динамичной среде современного фармацевтического рынка.

Какой стиль управления выбрать?

Эффективный выбор стиля управления играет важную роль в успехе аптечной организации. Демократический стиль управления отличается высокой производительностью труда, поскольку он способствует пробуждению инициативы у сотрудников и созданию благоприятного психологического климата. Этот стиль особенно рекомендуется для управления отдельными аптеками или аптечными сетями, состоящими из 3–5 розничных точек. Комбинирование демократического и либерального стилей может быть эффективным в управлении аптеками, особенно в случае небольших сетей.

При выборе стиля управления руководителям аптек следует учитывать не только производительность, но и финансовые показатели. Важно оценить, какой уровень прибыли может быть достигнут при применении выбранного стиля управления. Помимо этого, руководитель должен также учитывать способность выбранного метода управления обеспечить поступательное развитие предприятия.

Выбор стиля управления должен быть осознанным и зависеть от конкретных условий и целей аптечной организации. Поэтому стиль может постоянно меняться и комбинироваться. И это нормально. Не стоит этого опасаться. Руководители должны менять стили в зависимости от целей организации в настоящий момент времени и поставленных задач перед руководителем и персоналом.

Для успешного управления АО рекомендуется вырабатывать профессиональные и личностные качества, такие как знания в области экономики и финансов, стратегического планирования, психологии управления, права, социологии и т.д. Кроме того, ценно развивать навыки межличностного общения, умение работать с людьми, проявлять инициативу и обладать эмоционально-волевыми качествами. Умение вдохновлять и мотивировать команду, проявлять эмоциональную интеллигентность и эмоциональную стабильность играют важную роль в формировании позитивного рабочего климата и достижении коллективных целей.

Далее мы переходим к рассмотрению основных качеств, наличие которых делает фармспециалиста грамотным руководителем.

1. Экспертное знание в области фармации. Фармспециалист, становящийся руководителем аптеки, должен обладать глубокими знаниями в области управления и экономики фармации, организации надлежащей аптечной практики и т.д. Это включает понимание фармацевтических процессов, отличные знания нормативных актов, регулирующих обращение лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента, основные направления работы аптечной организации, фармацевтический маркетинг, фармакологические свойства лекарственных препаратов и т.д. Грамотный руководитель аптеки способен не только качественно консультировать пациентов, но и эффективно организовывать работу аптечного предприятия с учетом требований безопасности и качества.

2. Лидерские навыки. Успешный руководитель аптечной организации должен обладать лидерскими качествами, чтобы решительно вести команду сотрудников. Он должен уметь вдохновлять, мотивировать и управлять людьми, создавая атмосферу доверия и сотрудничества. Лидерские навыки включают умение принимать решения, делегировать задачи, разрешать конфликты и развивать потенциал сотрудников.

3. Коммуникативные навыки. Эффективное общение является неотъемлемой частью руководства аптекой. Фармспециалист, ставший руководителем, должен уметь ясно выражать свои мысли, быть внимательным слушателем и уметь адаптироваться к разным коммуникационным стилям. Взаимодействие с пациентами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами требует умения четко передавать информацию и устанавливать доверительные отношения. Коммуникативные навыки также включают способность эмпатии, понимания потребностей и ожиданий клиентов, а также умение решать возникающие проблемы и конфликты.

4. Организационные способности. Руководитель аптеки должен обладать отличными организационными способностями для рационального планирования и контроля работы аптечной организации. Он должен уметь оптимизировать запасы лекарственных препаратов, управлять сроками годности, контролировать процессы закупок и хранения лекарственных препаратов. Грамотное распределение ресурсов, управление бюджетом и соблюдение соответствующих стандартов безопасности и качества являются важными аспектами организационных способностей руководителя.

5. Развитие профессиональных навыков. Успешный руководитель должен стремиться к постоянному обновлению и расширению своих профессиональных знаний, умений и навыков. Он должен быть в курсе последних тенденций и инноваций в области фармации, а также уметь адаптироваться к изменяющимся требованиям законодательства и регуляторной среды. Непрерывное повышение квалификации и тематическое усовершенствование, участие в профессиональных мероприятиях и обмен опытом с коллегами помогут руководителю аптечной организации совершенствоваться и развиваться.

Руководство аптечной организацией — очень сложное и ответственное направление деятельности. Фармспециалист, становящийся во главе коллектива, должен обладать экспертными знаниями в области фармации, широким спектром профессиональных и личностных качеств. Грамотно сочетать стили управления в зависимости от потребностей, целей и задач организации, комбинировать лидерские качества с грамотным психологическим подходом к каждому из сотрудников. В совокупности данных факторов и кроется успех управления персоналом аптечной организации.