Оригинальное руководство документ

Инструкция – справочный документ, где собраны правила эксплуатации товара. Это может быть руководство пользователя бытовой техники, указания к применению лекарственного препарата, статья в разделе FAQ или текст на пачке риса. Продавец обязан предоставить покупателю информацию о товаре согласно статье 10 закона России «О защите прав потребителей».

Написать понятную инструкцию – рассказать о технически сложном товаре простым языком, без потери смысла.

Виды инструкций

По содержанию инструкции бывают:

  1. Описательные. Цель описательной инструкции – познакомить покупателя с товаром: рассказать о полезных функциях смартфона, возможностях сервиса, материалах оконного профиля или применении битумной мастики.

Пример:

«Фалевая защелка – часть дверного замка для максимального прилегания полотна к коробке в закрытом положении».

  1. Сценарные. Сценарная инструкция – это пошаговое руководство для решения конкретной задачи. Например, как заменить струны на гитаре, запустить автотаймер регистратора или сварить пельмени.

Пример:

«Включите стиральную машину с помощью кнопки СТАРТ.

Удерживайте кнопку таймера «5» до появления индикации «3h» на диалоговом окне».

Сценарные инструкции, кроме перечисления действий, обучают пользователя лайфхакам, профессиональным хитростям, горячим клавишам. Например, не все знают, что между рельсом встроенного шкафа-купе и потолком из гипсокартона нужно подложить фанеру. Иначе крепление со временем ослабнет.

Материалы сборки велосипеда – описательная инструкция, а порядок замены пробитой шины – сценарная.

Как написать понятную инструкцию Как написать понятную инструкцию

Еще инструкции разделяются по формату:

  • текстовые;
  • видеоинструкции;
  • скринкастинг – запись действий с экрана компьютера;
  • инфографика – подборка иллюстраций для быстрой передачи сути;
  • FAQ – справочный раздел сайта для ответов на популярные вопросы.

Выбор формата зависит от продукта. Например, видео и скринкастинг хорошо расскажут о программном обеспечении. Инфографика наглядно продемонстрирует процесс сборки/разборки мебели. Текстовые (печатные и электронные) подходят для большинства физических товаров и объединяют несколько форматов в один документ.

Как написать понятную инструкцию

Продвинем ваш бизнес

В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров

Подробнее

Продвинем ваш бизнес

Правила составления текстовых инструкций

Первым делом определитесь с покупателем товара и обстоятельствами, при которых инструкцию будут читать. Например, инструкцию для автомобильной фары читают в гараже или СТО. Поэтому разделите ее на два документа. В одном – расскажите о характеристиках, производителе, особенностях. В другом – покажите схему подключения. Желательно распечатать руководство на плотной бумаге, которая не порвется от многократного использования.

Для простых товаров, где не требуется подробное описание функций (например, компьютерная мышь) инструкция пишется в сжатой форме. Про новые товары на рынке, наоборот, стоит рассказать подробнее.

Кроме того, важен опыт покупателя. Например, профессиональным мебельщикам не интересен порядок установки фасадов – они и так это знают. Домохозяйкам и новичкам стоит объяснять все «на пальцах».

Очевидно, что инструкции для дизельного генератора и чайника отличаются по объему и содержанию. Однако принципы составления для любого продукта – одинаковые.

Структура

Типовая инструкция включает следующие разделы:

  • общая характеристика и назначение товара;
  • техника безопасности;
  • обзор возможностей;
  • принцип работы;
  • установка;
  • устранение неисправностей;
  • гарантийные обязательства.

Составьте оглавление, если в инструкции более 5 листов. Это позволит читателю быстро перейти к нужному разделу и не искать информацию в интернете.

Как написать понятную инструкцию

Спасибо!

Ваша заявка принята.
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

122 статьи по контент-маркетингу: императорская подборка полезностей

122 статьи по контент-маркетингу: императорская подборка полезностей

Оформление текста

Понятные инструкции – это инструкции, написанные в форме диалога с читателем. По возможности не используйте технические термины. Будьте последовательны в изложении. Например, не стоит писать про неисправности до перечисления режимов работы прибора.

Инструкция – официальный документ, поэтому уберите из текста воду, пустословия и личные суждения. При описании порядка действий глаголы ставьте в повелительное наклонение.

Примеры:

Плохо

Хорошо

Для этого необходимо перейти в режим записи видео.

Перейдите в режим записи видео.

Ламинированное покрытие нужно протирать обычными моющими средствами.

Протирайте ламинированное покрытие обычными моющими средствами.

Все детали фурнитуры для получения легкого хода должны смазываться не реже 1 раза в год машинным маслом.

Смазывайте фурнитуру не реже 1 раза в год машинным маслом для получения легкого хода.

Избегайте слов «скорее всего», «наверно», «вероятно», «может быть» и подобных. Они вызывают чувство сомнения в экспертности автора.

Примеры:

Плохо

Хорошо

Эта надпись говорит о вероятной поломке механизма.

Эта надпись говорит о поломке механизма.

Сбор данных скорее всего займет 10 минут.

Сбор данных займет 10 минут.

Структурируйте материал на тематические блоки. Используйте нумерованные и маркированные списки. Для лучшего восприятия текста оставляйте межстрочный интервал, а сами абзацы делайте короткими.

Примеры:

Плохо

Хорошо

Удерживайте кнопку «Пуск» до появления желтой индикации на экране. Затем выберите в меню режим «Блок».

  1. Удерживайте кнопку «Пуск» до появления желтой индикации на экране.
  2. Выберите в меню режим «Блок».

Для регулировки створки вам потребуется шестигранник, шлицевая отвертка и монтажный клин.

Для регулировки створки вам понадобятся:

  • шестигранник;
  • шлицевая отвертка;
  • монтажный клин.

Не используйте синонимы одного и того же термина. Они могут означать разные вещи. Читатель должен понять смысл, а не оценить словарный запас автора.

Примеры:

Плохо

Хорошо

  1. Закрепите радиатор на стене.
  2. От правого края батареи отмерьте 10 см для установки воздуховода.
  1. Закрепите радиатор на стене.
  2. От правого края радиатора отмерьте 10 см для установки воздуховода.

В документе недопустимо использование просторечий, сленговых выражений, жаргонизмов.

Плохо

Хорошо

Номинальная мощность микроволновки – 700 Вт.

Номинальная мощность микроволновой печи – 700 Вт.

Граната автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Шарнир равных угловых скоростей (ШРУС) автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Подберите читаемый шрифт текста. Шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia) имеют небольшие черточки по краям линий. Они подходят для объемных печатных документов в 12 размере. Шрифты без засечек (Arial, Verdana) хорошо читаются на электронных документах.

Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Исключения – заголовки, цитаты и врезки с важной информацией.

Примеры шрифтов:

С засечками

Без засечек

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Иллюстрации

Картинки дополняют текст, быстрее доносят смысл и сокращают объем документа. Иллюстрациями могут быть схемы монтажа, скриншоты с экрана, графики, таблицы, векторные рисунки или реальные фотографии. Главное, чтобы картинки имели одинаковый размер и стиль.

Сделать скриншот можно с помощью горячих клавиш компьютера. Но для создания ярких изображений без знания специальных программ не обойтись. Например, графический редактор Adobe Photoshop позволяет рисовать и обрабатывать картинки любой сложности. Бесплатная версия для ознакомления доступна в интернете, но для полноценной работы стоит купить программу со всеми инструментами дизайнера.

Как я стала писать для «Текстерры»: история бывшего копирайтера

Как я стала писать для «Текстерры»: история бывшего копирайтера

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Виды некоторых руководящих документов и их назначение

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Структура руководства

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

1.2. Область применения документа:

– складское хозяйство;

– транспортный отдел.

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

1.3. Нормативные документы:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.

Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.

инструкции для сотрудников

Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.

Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.

3 основных вида инструкций

Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.

Пошаговая инструкция

Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.

Пошаговое руководство

Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:

  1. Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
  2. Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
  3. Вытащите тонер-картридж
  4. Поставьте на его место новый
  5. Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
  6. Установите фотобарабан обратно в принтер
  7. Закройте крышку
  8. Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает обратитесь к системному администратору

Инструкция по использованию

Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.

инструкция по использованию

В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:

  • В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic 160-180°C.
  • Максимальное время работы ламинатора 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
  • Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его. 
  • Внимание! Не ламинируйте влажные образцы жидкость может повредить электронные компоненты!
  • После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством. 
  • Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию! 

Должностная инструкция

Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.

Должностная инструкция

Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:

  1. Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
  2. При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
  3. Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы. 
  4. Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
  5. Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада уборке, контролю за въездом транспорта и пр.

Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.

Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».

Общие правила при подготовке инструкций

Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:

  • Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
  • Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
  • Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
  • Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
    Как структурировать много данных →
  • Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:

  1. Собрать информацию
  2. Сгруппировать ее по отдельным этапам
  3. Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя

В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.

Шаг 1. Изучить ситуацию

Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали. 

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:

  1. Запустить программу Microsoft Word
  2. Создать новый документ
  3. Набрать необходимый текст
  4. Отформатировать его 
  5. Сохранить файл
  6. Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено 

Шаг 3. Описать каждый этап

Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.

Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:

2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 

Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.

Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов. 

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:

3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры 

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.

Шаг 6. Придумать заголовок

Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:

  • «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
  • «6 шагов для подготовки электронного документа»
  • «Простой способ написать заявление на компьютере»
  • «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

В результате должен получиться подобный текст:

Как написать простую инструкцию (образец): 

  1. Запустите программу Microsoft Word
  2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 
  3. Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
  4. Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
    • Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
    • Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
    • Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список» 
  1. Сохраните файл. Для этого:
    • Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
    • Выберите путь сохранения файла
    • В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
    • Нажмите кнопку «Сохранить»
  2. Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено. 

Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:

Шаг 8. Тестирование

Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

  • Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
  • Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
  • Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
  • Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс. 

Особенности такого обучения:

  • Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
  • В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
  • В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Примеры готовых инструкций

Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.

Вывод

Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:

  • Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
  • Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
    по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов
  • Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
  • Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
  • Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
  • Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
  • В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями

Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.

инструкции для сотрудников

Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.

Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.

3 основных вида инструкций

Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.

Пошаговая инструкция

Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.

Пошаговое руководство

Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:

  1. Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
  2. Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
  3. Вытащите тонер-картридж
  4. Поставьте на его место новый
  5. Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
  6. Установите фотобарабан обратно в принтер
  7. Закройте крышку
  8. Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает обратитесь к системному администратору

Инструкция по использованию

Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.

инструкция по использованию

В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:

  • В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic 160-180°C.
  • Максимальное время работы ламинатора 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
  • Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его. 
  • Внимание! Не ламинируйте влажные образцы жидкость может повредить электронные компоненты!
  • После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством. 
  • Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию! 

Должностная инструкция

Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.

Должностная инструкция

Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:

  1. Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
  2. При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
  3. Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы. 
  4. Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
  5. Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада уборке, контролю за въездом транспорта и пр.

Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.

Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».

Общие правила при подготовке инструкций

Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:

  • Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
  • Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
  • Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
  • Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
    Как структурировать много данных →
  • Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:

  1. Собрать информацию
  2. Сгруппировать ее по отдельным этапам
  3. Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя

В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.

Шаг 1. Изучить ситуацию

Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали. 

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:

  1. Запустить программу Microsoft Word
  2. Создать новый документ
  3. Набрать необходимый текст
  4. Отформатировать его 
  5. Сохранить файл
  6. Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено 

Шаг 3. Описать каждый этап

Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.

Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:

2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 

Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.

Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов. 

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:

3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры 

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.

Шаг 6. Придумать заголовок

Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:

  • «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
  • «6 шагов для подготовки электронного документа»
  • «Простой способ написать заявление на компьютере»
  • «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

В результате должен получиться подобный текст:

Как написать простую инструкцию (образец): 

  1. Запустите программу Microsoft Word
  2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 
  3. Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
  4. Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
    • Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
    • Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
    • Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список» 
  1. Сохраните файл. Для этого:
    • Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
    • Выберите путь сохранения файла
    • В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
    • Нажмите кнопку «Сохранить»
  2. Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено. 

Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:

Шаг 8. Тестирование

Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

  • Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
  • Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
  • Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
  • Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс. 

Особенности такого обучения:

  • Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
  • В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
  • В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Примеры готовых инструкций

Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.

Вывод

Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:

  • Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
  • Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
    по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов
  • Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
  • Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
  • Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
  • Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
  • В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями

Вам будет интересно

тестирование

Как создать онлайн тест: подробное руководство

План обучения менеджера по продажам

Оценка эффективности обучения персонала: проверенный алгоритм

Перейти на главную блога

Инструкция

Редактор: Анастасия Пасютина

Документ, в котором закрепляют правила работы предприятия и обязанности работников


Поделиться

Документ, в котором закрепляют правила работы предприятия и обязанности работников


Поделиться

Компании разрабатывают инструкции, чтобы разъяснить сотрудникам их обязанности, установить требования к оформлению отчетов и других документов, сделать рабочий процесс понятным и предсказуемым — в общем, чтобы все понимали, что и в каком порядке надо делать.

Чаще всего бизнес создает должностные инструкции, инструкции по охране труда и бюджетному учету.

Должностная. Должностная инструкция помогает определить круг обязанностей и прав работника: в ней прописывают, чем будет заниматься сотрудник, какой объем работы ему предстоит выполнять, за что отвечать.

Кроме того, инструкция включает в себя квалификационные требования к определенной должности — образование, опыт работы, наличие специальной подготовки. Например, на должность генерального директора могут назначить человека с обязательным высшим образованием, который отработал на аналогичной должности не менее пяти лет.

По охране труда. В ней закрепляют правила техники безопасности — для конкретной должности или вида работ. Например, это может быть инструкция по охране труда при выполнении газосварочных работ или инструкция для машиниста бульдозера.

Такой документ должен быть у каждого работодателя, неважно, чем занимается бизнес — производством металлоконструкций или продажей туруслуг.

По бюджетному учету. Этот документ помогает организовать и вести бухгалтерский учет — собирать и анализировать информацию о расходах и доходах предприятия, его долгах, займах, хозяйственных операциях и состоянии имущества.

Инструкцию утверждают на законодательном уровне и применяют в бюджетных организациях и государственных органах.

Чтобы оформить инструкцию, используют общий бланк. Как правило, его утверждает руководитель компании.

На первой странице документа нужно поставить гриф утверждения — специальный штамп, где указывают должность ответственного лица и дату подписи, ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. Также здесь указывают необходимые организационные мероприятия и исполнителей.

Типовая инструкция состоит из четырех частей.

Заголовок. Заголовок должен отражать основное содержание и назначение документа. Например, «Должностная инструкция менеджера по продажам» или «Инструкция по эксплуатации электрических ранцевых опрыскивателей моделей ОЭ-12, ОЭ-15».

Общие положения. Это первый пункт документа, в нем указывают цель, область применения и порядок использования инструкции. Информацию излагают от третьего лица или в безличной форме. Например, так:

Пример составления инструкции

Так могут выглядеть общие положения в должностной инструкции

Образец инструкции по охране труда

Вид инструкции по охране труда может отличаться

Основной текст. Его также пишут от третьего лица или в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать отчет не позднее 25-го числа текущего месяца» или «Чтобы открыть люк, нажмите на клавишу в ручке люка и потяните люк на себя».

Приложение. В этом разделе указывают законодательные акты, на основе которых разработали инструкцию, а также сертификаты качества продукции и прочие необходимые документы.

  1. Инструкция — это документ, который помогает понять, кому, что и как делать. Ее пишут для сотрудников организаций и потребителей.
  2. Инструкцию разрабатывают на долгое время, поэтому в ней не указывают имена исполнителей или точные сроки выполнения работ.
  3. Инструкцию утверждает и подписывает руководитель предприятия или подразделения, для которого ее разработали.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Пульмобриз инструкция по применению цена в украине
  • Газовый котел arderia dsr 220r инструкция по управлению
  • Инструкция как подключить беспроводные наушники к андроиду
  • Бромгексин таблетки инструкция рассасывать или запивать
  • Измельчитель кормов икб 1у инструкция по применению