Оформление служебной документации составление различных видов инструкций

35.1. Служебные документы могут быть внутренними и исходящими, по содержанию могут подразделяться на инициативные, ответные, сопроводительные, инструктивные, могут содержать извещения, напоминания, просьбы, запросы, сообщения, ответы на обращения представителей организаций и граждан и т.д.

35.2. Документы, создаваемые в арбитражных судах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке документов могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.

35.3. Исходящие служебные документы печатаются на бланках арбитражного суда установленной формы, шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5, с угловым расположением реквизитов штампа суда (приложение N 42).

Внутренние служебные письма печатаются без использования бланка арбитражного суда шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5.

Для выделения наименования документа, заголовка может использоваться полужирный шрифт, подчеркивание.

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста, а также шаблоны документов, заведенные в САД суда.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.

Каждый лист служебного документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм, правое — не менее 15 мм.

При ответе на документ, имеющий регистрационный номер и дату, ссылка на них обязательна.

На изготовленных типографским способом именных бланках председателя суда, заместителей председателя суда, руководителя аппарата — администратора суда оформляются письма, подписываемые этими должностными лицами.

Служебные письма судебных составов, структурных подразделений в пределах их компетенции печатаются на общем угловом бланке арбитражного суда.

35.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности арбитражных судов, являются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование арбитражного суда;

должность лица — автора документа;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об арбитражном суде;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Согласование документа в арбитражном суде оформляется визой уполномоченного должностного лица арбитражного суда. Согласование документа, созданного в арбитражном суде, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

35.5. Исходящие и внутренние документы непроцессуального характера могут быть изготовлены как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации и оттиска печати.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в САД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Прием и отправка электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, подразделение делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководства арбитражного суда, направлении электронных документов в подразделения арбитражного суда и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в арбитражном суде в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем арбитражного суда.

35.6. Регистрация внутренних документов, подписанных руководителями подразделений (в том числе электронной цифровой подписью руководителей подразделений), их сканирование и направление документов адресату ведется специалистом делопроизводства подразделения в САД по следующим алгоритмам:

Нумерация внутренних распорядительных документов:

<код вида документа>-<порядковый номер для всех распорядительных документов>,

где:

ПР — код вида документа не кадровых приказов,

Р — код вида документа не кадровых распоряжений,

К — код вида документа кадровых приказов по аппарату суда.

Например, ПР-19; Р-20; К-21.

Нумерация инициативных внутренних документов:

<код вида документа>-<индекс подразделения, кроме Руководство суда>-<порядковый номер для всех инициативных внутренних документов, кроме распорядительных документов>,

где:

Индекс подразделения — соответствует определенному подразделению суда, в том числе и приемных руководства суда;

Код вида документа:

СЗ — для служебных записок,

ДЗ — для докладных записок,

З — для заявлений,

П — для поручений и т.д.

Например, СЗ-УД-19; ДЗ-УЗ-20; З-УИС-21; П-С02-22.

Нумерация кадровых приказов:

<порядковый номер по кадровым приказам><код вида документа>, где:

<код вида документа> — КС (для приказов по системе), К (для приказов по личному составу), КО (для приказов о командировании).

Например, 19к; 23ко; 45кс.

Нумерация внутренних документов во исполнение поручения:

<код вида документа> (ис)-<индекс подразделения, кроме Руководство суда>-<порядковый номер для всех внутренних документов во исполнение, кроме распорядительных документов>.

При этом индекс подразделения соответствует определенному подразделению суда, в том числе и приемных руководства суда;

Код вида документа:

СЗ — для служебных записок,

ДЗ — для докладных записок и т.д.

Например, СЗ(ис)-УД-12; ДЗ(ис)-УИС-13.

35.7. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание документа. Он печатается от левой границы текстового поля, может начинаться следующими словами: «Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…» и т.д. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

При переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются.

35.8. Текст служебного письма должен быть кратким, четким, отредактированным и обоснованным, обеспечивающим точное восприятие изложенной в нем информации.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, указанным в резолюции руководителя подразделения, в них должны содержаться ответы или разъяснения по поставленным в письмах вопросам.

Письма визируются на экземпляре, остающемся в подразделении, изготовившем документ, на лицевой стороне последнего листа.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя подразделения на основании сроков, установленных законодательством для работы с обращениями граждан и приказами ВАС РФ.

35.9. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения. Документы, подписанные руководителями двух и более организаций, должны иметь единую дату, т.е. дату подписания последней организацией.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Дата документа оформляется арабскими цифрами. Вначале указывается число, затем месяц и год (09.06.2011). Допускается при оформлении документов, в частности, финансового характера, печатать — 9 июня 2011 года.

35.10. При направлении исходящего документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица наименование организации или структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например:

При направлении документа должностному лицу организации наименование этой организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией с пробелом.

Например:

Высший Арбитражный Суд

Российской Федерации

Начальнику

Контрольно-аналитического управления

Е.Г. Авакян

Если документ одного содержания направляется в несколько адресов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» на втором и последующих документах не указывается. В случае направления письма одного содержания более чем в четыре адреса к нему прилагается подписанный исполнителем указатель рассылки.

35.11. На лицевой либо оборотной стороне последнего листа служебного письма в нижнем углу указываются фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, а также адрес его электронной почты. Данные об исполнителе на лицевой стороне последнего листа оформляются только печатным способом и шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.

35.12. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Адрес может не проставляться на документах, направляемых в правительственные (центральные) государственные и муниципальные учреждения.

При направлении письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

35.13. Приложения к документу оформляются на стандартных листах формата A4 и должны иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подпись руководителя подразделения и т.д.).

Отметка о наличии приложения, названого в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, указываются наименования приложений, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложения:

1. Договор на 6 л. в 2 экз.

2. Протокол общего собрания акционеров на 15 л. в 3 экз.

При направлении приложения только в один из указанных в письме адресов отметка об этом печатается следующим образом:

Приложение: на 6 л. в 1 экз. в первый адрес.

Предложение «Приложение на…..» размещается с красной строки нового абзаца.

35.14. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи.

Подпись отделяется от последней строки текста одним — двумя межстрочными интервалами.

Подпись помещается слева под текстом документа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, полное, если документ оформлен не на бланке суда, и сокращенное, если документ оформлен на бланке.

Например:

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, определенные приказом арбитражного суда.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Например:

При подписании документа на бланке суда несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

При подписании совместного документа разными организациями первый лист оформляется не на бланке.

Если должностное лицо, подпись которого напечатана на бланке, в момент подписания документа отсутствует, запрещается ставить косую черту перед наименованием должности, предлог «За» и надпись от руки «Зам». В таких случаях документ перепечатывается и указывается подпись лица, исполняющего обязанности отсутствующего или его заместителя.

35.15. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах и иных документах, на которых заверение подписи необходимо.

Печать проставляется таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подпись.

35.16. Свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.

Специалистами делопроизводства судебных составов и структурных подразделений свидетельствуется верность копий только с подлинников документов арбитражных судов. Свидетельствование верности копии документа подлиннику производится аналогично порядку, изложенному в пункте 10.2 Инструкции.

Если копию документа требуется заверить гербовой печатью, ниже реквизита «Подпись» от левой границы текста проставляется надпись либо штамп «Копия верна» без кавычек, указываются подразделение суда, должность, фамилия, инициалы и личная подпись судьи (руководителя подразделения), заверившего копию, дата заверения (число, месяц прописью и год).

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подпись лица, подписавшего документ.

Образец заверения гербовой печатью:

Копии исходящих писем суда, помещенных в дело по номенклатуре подразделения после отправки подлинника, заверяются специалистом делопроизводства структурного подразделения, в котором документ находился на исполнении, проставлением штампа «Копия верна» и заполнением реквизитов.

35.17. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями подразделений, их сканирование и направление документов адресату ведется специалистом делопроизводства подразделения в САД.

С учетом структуры арбитражного суда регистрационный номер исходящего документа может состоять из индекса арбитражного суда, шифра судебного состава или подразделения суда, из которого исходит соответствующий документ, порядкового номера исходящего документа этого судебного состава или подразделения и календарного года регистрации исходящего документа.

Например:

А53-СП-105/2011, где А53 — индекс Арбитражного суда Ростовской области, СП — шифр секретариата председателя суда, 105 — порядковый номер по системе автоматизации делопроизводства, действующей для регистрации документов в секретариате председателя суда, 2011 — год регистрации.

Шифр, как правило, состоит из условных буквенных обозначений судебных составов и подразделений.

Например:

С — председатель суда;

С1, С2, С3 — заместители председателя суда;

ОК — отдел кадров;

ОБ — отдел обобщения;

ОД — подразделение делопроизводства;

Б — бухгалтерия и т.д.

Шифры подразделений должны быть утверждены председателем арбитражного суда.

35.18. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях, совещаниях судей, совещаниях, проводимых в судебных коллегиях, судебных составах, подразделениях и собраниях работников структурных подразделений (приложение N 43).

Ведение рабочих записей на заседании, сбор материала и подготовка протокола возлагаются на штатного секретаря коллегиального органа или по поручению руководителя на одного из работников подразделения.

35.19. Протокол изготавливается в течение трех дней со дня проведения заседания. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 с 1,5 межстрочным интервалом шрифтом размером 14. Лист протокола имеет поля: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 15 мм.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет следующие реквизиты: председатель или председательствующий на заседании, секретарь, присутствовали, повестка дня, информация о кворуме. Далее указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря.

35.20. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали — выступили — постановили/решили.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала шрифтом Times New Roman, размером 14.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, печатается от левой границы текстового поля, его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под текстом пункта повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Краткое содержание докладов и выступлений (при необходимости полный текст) приводится в тексте протокола или прилагается к нему. В этом случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления (доклада) прилагается». После слова «выступили» перечисляются фамилии и инициалы выступивших по данному вопросу, приводятся краткие изложения выступлений. После слова «постановили» («решили») излагается суть принятого решения. При наличии решений по двум и более вопросам каждое из них нумеруется арабскими цифрами.

35.21. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования, которые могут быть оформлены листом голосования, прилагаемым к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой составления протокола является дата заседания.

35.22. Протоколы совместных заседаний, совещаний собраний структурных подразделений арбитражного суда или суда и сторонних организаций должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений или номера протоколов суда и организаций, принимавших участие в работе совещания.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Из содержательной части протокола берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Текст вопроса повестки дня печатается полностью без изъятий с указанием номера вопроса по протоколу. Выписка из протокола подписывается секретарем заседания.

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

• эффективное информационное взаимодействие:

– рассылка объявлений/извещений для работников организации;

– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

– запрос справочной информации;

– проведение инструктажа;

– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• справочные данные об организации;

• место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

• «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

• «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

• из преамбулы (вводной части);

• основной части;

• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК  В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.

• Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

• Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между  подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

• Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

• регистрационный номер документа;

• дата документа;

• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);

• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

• краткое содержание документа;

• количество страниц;

• наличие приложений;

• дата исполнения;

• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

• входящий регистрационный номер;

• дата получения (регистрации);

• ссылка на исходящий номер и дату;

• автор служебной записки;

• краткое содержание;

• количество страниц;

• приложения;

• дата исполнения;

• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

• Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК