Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника пошаговая инструкция

Содержание

Если у вас есть наемные сотрудники, вы должны знать, что они имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В общем случае это 28 календарных дней за каждый отработанный год.

Как оформить отпуск сотруднику правильно, вы узнаете из этой статьи.

• сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
• внешние совместители;
• беременные женщины (они могут уйти в очередной отпуск перед отпуском по беременности и родам, или после него);
• почетные доноры;
• участники боевых действий;
• работники, которых вы до этого отозвали из очередного отпуска;
• новые сотрудники, которые отработали 6 месяцев – свой первый отпуск они берут вне графика.

1. О начале ежегодного отпуска сообщите сотруднику за две недели письменно и под роспись. Если работник отдыхает по графику, заявление с него можно не требовать.
2. Оформите приказ. Он тоже может быть произвольной формы, но чаще всего используют готовую форму Т-6, в котором есть все необходимые поля. С приказом ознакомьте сотрудника под роспись. Можно оформить приказ сразу на несколько человек. Для этого используйте унифицированный бланк Т-6а.
3. Рассчитайте и выплатите отпускные. Это нужно сделать не позже, чем за 3 дня до начала отдыха. Если опоздаете с выплатой, работник имеет право перенести дату начала отдыха.
4. В табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13 отметьте дни отдыха кодом «ОТ» или «09».
5. Сделайте отметку в разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2).

1. Возьмите все выплаты в расчетном периоде кроме тех же отпускных, больничных, командировочных.
2. Рассчитайте количество дней в полностью отработанных месяцах по формуле: (кол-во месяцев) х 29,3
3. Рассчитайте количество дней в не полностью отработанных месяцах (в которых были командировки, больничные, разные виды отпусков и т.д.) по формуле: 29,3 / (кол-во дней в месяце) х (отработанные дни)
4. Сложите дни в полностью и не полностью отработанных месяцах.
5. Все выплаты для расчета из п.1 разделите на получившееся количество отработанных дней из п.4. Получится среднедневной заработок.
6. Среднедневной заработок умножьте на число календарных дней отпуска. Это и будет сумма к выплате. Если на период отдыха попадают нерабочие праздничные дни, их не оплачивайте.

1. Заявление от сотрудника на отпуск.
2. Оформление приказа по форме Т-6.
3. Отметка в табеле Т-12 или Т-13 с кодом «ДО» или «16», либо «ОЗ» или «17».
4. Отметка в личной карточке.

Каждый год работодатель должен предоставлять сотруднику отпуск. Звучит легко, а на деле там опять куча бумажек и определенная последовательность действий. Разбираемся с этим

Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам основной оплачиваемый отпуск — минимум 28 дней за рабочий год, его можно взять частями или использовать за раз целиком. В это время сотрудник не работает, но за ним компания или ИП сохраняет рабочее место и средний заработок.

По ТК РФ отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они трудятся — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А вот для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2022 года, его первый рабочий год — с 10 октября 2022 года по 9 октября 2023 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2023 года.

В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.

• женщина идет в отпуск до декрета или после него;
• мужчина берет отпуск во время декрета жены;
• внешний совместитель берет отпуск одновременно с отпуском на основной работе;
• родитель ребенка-инвалида идет в отпуск;
• сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев;
• сотрудника отозвали из ежегодного отпуска;
• родитель трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет, подает заявление на отпуск.

У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день. Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить их на части. Главное, чтобы одна из частей была минимум 14 дней.

Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу. По сути, это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против. Но предоставлять отпуск только на выходные нельзя.

1. Виды отпусков и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
2. Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается. Например, можно указать, что стаж не важен для отпуска за свой счет и для дополнительного отпуска.
3. Какие документы оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
4. Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.
5. Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если работодатель решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания или ИП платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.

Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все работодатели, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Проверить наличие статуса можно в реестре ФНС.

График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Сотрудник не согласовал с работодателем перенос отпуска, и его уволили

Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.

Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным. Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавали вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным.

Определение Санкт-Петербургского суда от 03.12.2012 № 33-16784/2012

1. Посчитать доход сотрудника.
2. Рассчитать количество отработанных дней.

Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.

Премию по итогам года учитывают, если она начислена за год, предшествующий отпуску. Когда она начислена — в расчетном периоде или после, — не важно.

Например, менеджер уходит в отпуск с 01.03.2023. Расчетный период — с 01.03.2022 по 28.02.2023. За этот период ему начислили две годовые премии:

за 2021 год — в мае 2022 года;

за 2022 год — в феврале 2023 года.

При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2022 год. Годовая премия за 2021 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.

Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3
— это среднемесячное число календарных дней.

У сотрудника отпуск с 17 апреля 2023 года. Расчетный период с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года отработан полностью. Доход за это время — 1 110 000 ₽.

Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽.

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах).

Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2023 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.

Расчетный период — год до месяца отпуска: с 1 июля 2022 года по 30 июня 2023 года. В это время сотрудник был:

— в отпуске в августе 2022 года — 7 календарных дней;

— в командировке в декабре 2022 года — 9 дней;

— на больничном в феврале 2023 года — 7 календарных дней.

Полностью отработанные месяцы расчетного периода:

— в 2022 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь, итого 4;

— в 2023 году: январь, март, апрель, май, июнь, всего 5.

Общее число полностью отработанных месяцев — 9.

Не полностью отработанные месяцы расчетного периода:

— в 2022 году: август, декабрь;

— в 2023 году: февраль.

Количество дней в не полностью отработанных месяцах:

— в августе 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;

— в декабре 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;

— в феврале 2023 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.

Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.

Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.

Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2023 году это 16 242 ₽.

Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.

В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные.

• 28 января — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных с 1 по 22 января;
• 28-го числа текущего месяца — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
• последнего рабочего дня календарного года — для налога, удержанного с отпускных, выплаченных с 23 по 31 декабря.

Сотрудник получил отпускные 15 октября 2023 года, НДФЛ, удержанный при их выплате, нужно перечислить в бюджет до 30 октября, потому что 28 октября — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы на ЕНС нужно до 28 ноября.

• в первом квартале: 30 000 ₽ / 14 дней × 6 дней = 12 857,14 ₽;
• в полугодии: 30 000 ₽ / 14 дней × 8 дней = 17 142,86 ₽.

1. Сотрудник заболел во время отпуска и оформил больничный.
2. Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, например его призвали на военные сборы или он был в суде присяжным заседателем.
3. Во время отпуска были праздничные дни. Например, отпуск у сотрудника был с 1 по 14 июня. 12 июня — праздник, значит, отпуск продлят на один день, сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 июня. Однако отпускные за такой дополнительный день не положены.

• сотрудников до 18 лет;
• беременных женщин;
• сотрудников, которые работают во вредных условиях.

Это нарушение закона, можно получить штраф.

• причину отзыва работника;
• дату выхода на работу;
• время, когда будут предоставлены неиспользованные дни отпуска.

• сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. Тогда работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;
• сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

• беременным;
• работникам до 18 лет;
• сотрудникам, которые работают во вредных условиях.

Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Работодатель может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания или ИП не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск. Исключение — если компания ликвидируется или ИП прекращает регистрацию.

• Обязанности работодателя
• Длительность отпуска
• График отпусков сотрудников
• Извещение сотрудника
• Заявление на отпуск
• Оформление отпуска
• Деньги вместо отдыха
• Если пришел новый сотрудник

Право на оплачиваемый отдых гарантируется Конституцией и Трудовым кодексом. Работодатель обязан это выполнять, соблюдая все требования по оформлению кадровых документов и согласованию их с сотрудником.

Обязанности работодателя

Правила предоставления оплачиваемого отдыха прописаны в главе 19 ТК РФ. Они обязательны для каждого нанимателя и не зависят от размера штата.

Есть три общих требования ко всем руководителям:

1. отправлять каждого работника в оплачиваемый отпуск ежегодно;
2. предоставлять некоторым работникам отпуск в удобное для них время;
3. отпускать новых сотрудников в отпуск после шести месяцев работы.

Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

Длительность отпуска

Закон гарантирует ежегодный отдых в течение 28 календарных дней. Сотрудник может отдыхать весь этот период, а может разбить отдых на части. Единственное требование закона — обязательный отдых 14 календарных дней подряд.

Получается, сотрудник должен без перерыва отдохнуть две недели, оставшиеся дни он может делить на разные части. Например, он может отдыхать еще дважды по пять дней и один раз четыре дня.

Важно! Отпуск и его деление согласовывается с руководителем. Руководство может возражать против многочисленного дробления отдыха.

Некоторые граждане отдыхают дольше на законных основаниях.

График отпусков сотрудников

Каждый наниматель обязан написать график отпусков на предстоящий год.

Исключение — микропредприятия. Такой бизнес может заменить график на письменное соглашение с работником, но это надо предусмотреть в договоре при трудоустройстве.

График — документ, в котором указаны даты отпуска каждого работника. Обычно он составляется по форме Т-7, которую при необходимости можно доработать. Закон также разрешает разработать собственный шаблон.

График делается заранее. Вы можете составить его в любое время. Важно, иметь готовый документ за две недели до нового года. Организации, зарегистрированные после срока составления графика, все равно составляют этот документ, дополняя его по мере комплектации штата.

В ООО «Ромашка» работники уже в ноябре сообщают даты, в которые они хотели бы уйти в отпуск. В начале декабря все сведения сводятся в одну таблицу. К 15 декабря в организации уже есть утвержденный график.

В документе указываются конкретные даты запланированного отдыха. Если отпуск делится на части, то даты каждого периода. Это делается, чтобы:

• избежать возможных накладок в будущем отдыхе и обеспечить бесперебойную работу бизнеса;
• спланировать временную замену сотрудника;
• выполнить требование ТК и вовремя напомнить о предстоящем отпуске;
• следить, чтобы все сотрудники отдыхали, а не копили неотгуленные дни.

Составляя график, учитываются пожелания сотрудников. Но работодатель не обязан выполнять желания каждого, так как все одновременно уйти отдыхать не могут. Однако есть работники, которые могут выбирать даты отпуска сами. К такой категории относятся:

• несовершеннолетние;
• внешние совместители;
• почетные доноры;
• многодетные родители, если младшему не исполнилось 14 лет;
• женщины, которые собираются в декрет, используют его или ухаживают за ребенком;
• один из опекунов, попечителей или приемных родителей, если ребенку нет 18 лет;
• муж, когда жена находится в декретном отпуске;
• инвалиды войны;
• участники боевых действий;
• супруга военнослужащего (имеют право отдыхать вместе);
• Герои Советского Союза, Герои России и полные кавалеры ордена Славы.

В график включаются все работники. Даже те, кто работает не на полную ставку, удалено, находится в декрете или точно закончат работать в наступающем году. Но есть исключения.

В график можно не включать совместителей, так как их отдых совпадает с отдыхом на основной работе. Также не вписываются сотрудники в отпуске по уходу за ребенком, если он будет длиться весь следующий год.

Составленный график согласуется с профсоюзом, если он есть на предприятии. Затем подписывается кадровиком или ответственным специалистом, потом утверждается руководителем. После этого график показывается для ознакомления сотрудникам под подпись. В самой форме нет графы для росписи, поэтому некоторые дорабатывают форму, добавляя колонку. Некоторые же собирают подписи с обратной стороны документа или ведут отдельный журнал ознакомления.

Хранится этот документ три года. За его отсутствие бизнес штрафуют: ИП — до 5000 рублей, юрлиц — до 50 000 рублей.

Планирование — это хорошо. Но жизнь может вносить коррективы в планы, в отпускные в том числе. Если у работника появилась необходимость перенести отдых, то сделать это можно по письменному заявлению, согласовав с руководством. Соответствующие изменения надо будет внести и в график, оформив их приказом.

Факт дня

Извещение сотрудника

Работодатель обязан напоминать работнику об отпуске. За две недели до отдыха необходимо отправить извещение и получить подпись, что сотрудник ознакомлен. Документ пишется в двух экземплярах: один остается у сотрудника, другой хранится в кадровых документах организации.

Если забыть послать уведомление в срок, то ИП может получить штраф до 5000 рублей, юрлицо до 50 000 рублей.

С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.

Очень часто работника обязывают писать заявление на отпуск. Однако если был составлен график, и он не менялся, то сотрудник может уйти отдыхать в указанный срок без всякого заявления. У него нет обязанности писать его. Наоборот, обязанность напоминать заранее есть у работодателя.

Но если работник идет в отпуск вне графика или был перенос сроков, то заявление надо писать за две недели до новых «каникул».

Кирилл планировал провести отпуск в августе, но по семейным обстоятельствам ушел отдыхать в июне. Из-за смены даты незадолго до отдыха он написал заявление на отпуск. Если б даты не менялись, писать не пришлось бы.

Оформление отпуска

После того как работнику напомнили о предстоящем отдыхе в срок, работодатель должен:

• издать приказ о предоставлении отпуска;
• выплатить работнику отпускные за три дня до «каникул»;
• зафиксировать отдых в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13;
• сделать нужную отметку в личной карточке.

Деньги вместо отдыха

Иногда сотрудник желает получить денежную компенсацию в счет неиспользованного отпуска. Однако такое решение нарушает закон, и за это грозит штраф до 70 000 рублей. По закону работодатель обязан предоставить именно отпуск.

Компенсация деньгами возможна лишь в двух обстоятельствах:

1. если человек увольняется, а у него не весь отпуск был использован;
2. если денежная выплата заменяет лишь часть отпуска, превышающую 28 дней.

Второй случай касается работников, имеющих право на более продолжительный отпуск, чем большинство из нас.

Например, Татьяна имеет право отдыхать 32 дня. По закону она должна отдохнуть 28 дней, а за 4 дня может попросить денежную компенсацию.

Но такое возможно лишь по заявлению сотрудника.

Во-вторых, это делается с согласия руководителя. Он может и не согласиться на денежную выплату. По закону он обязан предоставлять именно отпуск. Обязанность компенсировать его часть деньгами нигде не прописана.

Более того, такая компенсация невозможна в отношении:

• несовершеннолетних;
• беременных;
• работников, связанных с вредными и опасными условиями труда.

Тут закон неумолим и требует отправлять таких сотрудников в отпуск. Деньги можно выплатить за неиспользованные отпускные дни лишь при увольнении.

Если пришел новый сотрудник

Алгоритм оформления оплачиваемого отпуска понятен. Но что делать с новичками, которые пришли в компанию после составления графика?

Прежде всего, такие новички смогут уйти в отпуск после полугода работы. Алгоритм его оформления ничем не отличается от оформления иного сотрудника.

Иногда такие работники могут уйти в отпуск раньше, если руководство пойдет им навстречу. Но это всегда риск для нанимателя, так как работник может уволиться, не отработав период, за который уже отгулял и получил деньги.

Также есть категория сотрудников, которая может не отрабатывать полгода. Это:

• совместители;
• супруги военнослужащих;
• беременные;
• несовершеннолетние;
• чернобыльцы;
• мужчины, жены которых в отпуске по беременности и родам.

Отпуска новичков записываются в график. Для этого кадровик вносит в него изменения или составляет дополнительный документ.

Законный отдых сотрудников оформляется по всем правилам трудового законодательства. Наша инструкция поможет вам проверить себя и ничего не забыть.