Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился, например, опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.
Примеры объяснительных записок:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Согласно ст. 193 ТК РФ, у работника есть 2 рабочих для предоставления объяснения. В ином случае работодатель вправе назначить провинившемуся сотруднику дисциплинарное взыскание, задокументировав это в соответствующем приказе.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем. Кроме того, документ служит доказательной базой в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Обычно объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству, например, начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д. Чаще это должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
За одно нарушение можно применить только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии;
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике;
- дата проступка;
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение, например, при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п. Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
Если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно от руки либо печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка. При этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо, так как никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте
Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc
Как написать объяснительную записку. Инструкция, образцы и советы юристов
. Как правильно объяснить опоздание на работу и другие обстоятельства
Обновлено 10 апреля 2023, 08:09
Объяснительная записка чаще всего составляется по просьбе вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны работника. РБК Life выяснил, есть ли в трудовом праве понятие объяснительной записки, для чего она нужна и как ее правильно написать.
Что такое объяснительная
Объяснительная записка — это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.
Объяснительная помогает работнику донести руководителю обстоятельства, которые могли привести к опозданию, невыполнению рабочих обязанностей, порче офисной техники, конфликту в коллективе и так далее.
Дело в том, что по закону (ст. 193 ТК РФ) работодатель не может просто так наказать сотрудника за проступок, то есть применить дисциплинарное взыскание. Вначале он обязан потребовать письменное объяснение — это и есть объяснительная записка. Ее нужно составить в течение двух рабочих дней [1].
При этом, отмечают юристы, просьба от руководителя написать объяснительную записку необязательно приведет к дисциплинарному взысканию. Бывает, что работодателю необходимо зафиксировать мнения сотрудников — допустим, почему не выполнен месячный план по работе.
«Объяснительная нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений.
Привлечение работника к дисциплинарной ответственности — это право, а не обязанность работодателя. Если он не планирует наказывать сотрудника, можно ограничиться устными объяснениями и не требовать их в письменной форме. При этом получение письменной объяснительной еще не означает, что работник будет привлечен к ответственности».
Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»
Действующий Трудовой кодекс не разделяет объяснительные по видам. По назначению их условно можно разделить на те, которые объясняют действия конкретного работника (отдела, подразделения), и те, которые описывают какое-либо событие.
Как написать объяснительную
- Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
- Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
- Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
- Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
- Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.
«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.
- В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
- В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
- Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
- Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».
Ирина ВолодинаЮридическая компания «Центральный округ»
Образец объяснительной
При составлении объяснительной записки можно ориентироваться на общие правила делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в нем предлагают использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, кегль 12, 13 или 14, текст выравнивать по ширине [2].
Если в вашей организации есть установленный шаблон для объяснительных, можно использовать его. Однако это не закон, а рекомендация: объяснительная составляется в произвольной форме.
Например, можно использовать формулировку: «По факту моего [опоздания на работу / раннего ухода с работы (число, месяц, год) ] могу сообщить следующее: [указать причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка]. Таким образом, совершенный мной проступок носит вынужденный характер».
РБК Life
Образец объяснительной записки
РБК Life
Образец объяснительной записки
Можно ли не писать объяснительную
В случае судебного разбирательства именно работодатель будет доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если этот факт останется неподтвержденным, суд может признать дисциплинарное взыскание незаконным. Однако это не значит, что если вы не напишите объяснительную, то и никакого наказание не последует.
По правилам, если работник отказывается писать записку, спустя два дня оформляется специальный акт [1]. Он и докажет то, что работодатель потребовал объяснений о проступке, но не получил их.
«Статья 193 ТК РФ предусматривает, что в случае отсутствия объяснений работника составляется соответствующий акт. Это обязательное требование. Без объяснения работника или же фиксации отказа работника их предоставить дисциплинарное взыскание может быть отменено.
Акт составляется с указанием, когда, где и у кого были запрошены объяснения, а также подтверждается факт их непредоставления. Он подписывается тремя лицами».
Артем ВасильевАдвокат Санкт-петербургской коллегии адвокатов «Мурашкин и Хваленский»
«Отказываться от написания объяснительной не всегда целесообразно. При наличии объективных причин совершенного проступка, например работник опоздал из-за затопления квартиры, грамотно составленная объяснительная поможет смягчить последствия либо вовсе избежать их».
Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»
https://ria.ru/20211226/obyasnitelnaya-1765459364.html
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
Объяснительная записка: как писать правильно, образец, виды и причины
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие… РИА Новости, 26.12.2021
2021-12-26T09:00
2021-12-26T09:00
2021-12-26T09:00
общество
работа
россия
/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content
/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content
https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/0c/19/1765486688_0:0:3640:2048_1920x0_80_0_0_04f99fbd731e53c94fc90ce6e0b892a8.jpg
МОСКВА, 26 дек — РИА Новости. Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие на рабочем месте и невыполнение обязанностей. Как правильно писать объяснительную записку на имя директора: образцы и примеры, – в материале РИА Новости.Что такое объяснительная запискаОбъяснительная записка – это документ, в котором сотрудник объясняет руководителю причины инцидента, произошедшего на рабочем месте.Цель объяснительной записки – прояснить ситуацию и причины ее возникновения с точки зрения виновника события.Необходимость написания объяснительной записки возникает в случае нарушения производственного процесса. Например: при опоздании на работу, прогуле или отказе выполнять поручения руководителя.Зачем пишутВ случае спорных ситуаций в рабочем коллективе объяснительная записка помогает расставить все точки над «и».»Объяснительная записка – это внутренний документ организации, необходимость написания которого возникает в ходе исполнения трудовых обязанностей сотрудников», – поясняет Светлана Чибирикова, ведущий юрисконсульт.Отказ писать объяснительную чаще всего воспринимается как признание работником собственной вины. Это приводит к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Чтобы не допустить такого исхода и разобраться в ситуации, руководство требует от сотрудника дать письменные объяснения.После того как руководитель получил объяснительную записку или отказ от нее, он может поступить следующим образом:АдресатЗачастую адресатом объяснительной записки выступает директор компании. Если предприятие представляет собой огромную организационную структуру, писать записку стоит своему непосредственному руководителю.В каждой компании должны существовать «Правила внутреннего распорядка». В этом локальном нормативном акте обычно указана должность и имя человека, которому должна быть адресована объяснительная записка.ВидыОбъяснительные записки бывают двух видов: оправдательная и пояснение действий двух лиц.ОправдательнаяПисать такую записку необходимо в тех случаях, когда нужно пояснить свою ошибку или причины бездействия на рабочем месте. Основные нарушения: опоздание на работу, прогул, нетрезвое состояние, нанесение материального ущерба работодателю.Пояснения или описание действий других лицТакую объяснительную записку руководитель требует, когда в ситуации замешаны несколько человек и кто из них виновен – непонятно.В объяснительной нужно указать подробно, кто за что отвечал и что происходило. Руководитель анализирует текст и делает выводы о том, кто виноват в ситуации.»Бывают случаи, когда невозможно исполнить какое-либо указание руководителя из-за непредоставления нужной информации со стороны другого сотрудника. В данном случае лицо, не исполнившее надлежащим образом поручение начальника, должно в объяснительной записке указать на невозможность выполнения задачи, поскольку сведения, запрошенные у ответственного сотрудника, не предоставлены в установленный срок», – рекомендует эксперт.Уведомление работника о даче объясненияПотребовать объяснительную записку руководитель может как в устной, так и в письменной в форме. Предпочтительнее в такой ситуации письменная форма, поскольку она послужит доказательством того, что требование было составлено и передано работнику. Помимо этого, в таком документе отмечают крайний срок, когда сотрудник должен дать письменное объяснение.Однако в большинстве случаев требование о предоставлении объяснительной поступает от руководства устно.Единой формы уведомления о даче объяснения не существует. Руководители составляют его в свободном формате.Письменный вариант документа должен включать в себя определенную информацию:Если работник отказывается ставить подпись в таком документе, можно отправить его почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух при специально созванной комиссии.Правила составленияОбъяснительную записку можно написать от руки или представить в печатном виде. Главное, чтобы этот документ был заверен подписью с расшифровкой.Некоторые правила, которых нужно придерживаться в объяснительной записке:ИнструкцияПри написании любой объяснительной записки эксперты рекомендуют соблюдать определенный порядок:В основной части нужно обозначить причины совершенного нарушения: корректно и, по возможности, кратко изложить ситуацию и привести аргументы в свою пользу. Не стоит перегружать записку малозначительными деталями. Длинный текст может вызвать раздражение у работодателя.В объяснительной записке могут быть приложения. Это любые документы, которые подтверждают доводы написавшего объяснительную. Например, справка о болезни или травме подтвердит то, что сотрудник не присутствовал на работе по уважительной причине.Сроки написания и сроки храненияРаботодатель не может назначить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после уведомления работника о необходимости предоставить объяснения о сложившийся ситуации. В этот срок не входит период отпуска и болезни.Если сотрудник не оформил записку в течение двух дней, срок считается истекшим.Сроки хранения объяснительных записок напрямую связаны с ее содержанием.Например, если в записке содержится информация о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка, такой документ хранится не менее одного года. Объяснительные записки, содержащие факты о коррупционных правонарушениях, нужно хранить в течение длительного времени.Отказ от объяснительнойПисать объяснительную или нет – решает каждый самостоятельно.Но, отказываясь писать объяснительную записку, работник не решает проблему, а, наоборот, усложняет ситуацию. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины. В таком случае наказание может быть более серьезным, отмечают эксперты.Отказ сотрудника необходимо зафиксировать в виде акта. Акт об отказе подтверждает, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права. Составить акт можно только после истечения срока написания объяснительной.Отличие объяснительной записки от служебнойГлавное отличие объяснительной записки от служебной — другая цель.Цель объяснительной записки – пояснить ситуацию. Цель служебной записки – оперативно решить вопрос, который требует письменного изложения.Адресат объяснительной – вышестоящее лицо, руководитель. Адресатом служебной записки может быть не только руководитель, но и сотрудник, находящийся на одном уровне с составителем записки.
https://ria.ru/20110211/332692124.html
https://ria.ru/20211122/shtrafy-1760105836.html
https://ria.ru/20200915/karera-1577240613.html
https://ria.ru/20211020/rabota-1755347006.html
россия
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
2021
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
Новости
ru-RU
https://ria.ru/docs/about/copyright.html
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/0c/19/1765486688_455:0:3186:2048_1920x0_80_0_0_9607b2dd2401f76a2bbbe8a69ee007e5.jpg
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
общество, работа, россия
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
МОСКВА, 26 дек — РИА Новости. Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие на рабочем месте и невыполнение обязанностей. Как правильно писать объяснительную записку на имя директора: образцы и примеры, – в материале РИА Новости.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка – это документ, в котором сотрудник объясняет руководителю причины инцидента, произошедшего на рабочем месте.
Цель объяснительной записки – прояснить ситуацию и причины ее возникновения с точки зрения виновника события.
Необходимость написания объяснительной записки возникает в случае нарушения производственного процесса. Например: при опоздании на работу, прогуле или отказе выполнять поручения руководителя.
«Умер хомячок» и другие нелепые оправдания при опоздании на работу
Зачем пишут
В случае спорных ситуаций в рабочем коллективе объяснительная записка помогает расставить все точки над «и».
«Объяснительная записка – это внутренний документ организации, необходимость написания которого возникает в ходе исполнения трудовых обязанностей сотрудников», – поясняет Светлана Чибирикова, ведущий юрисконсульт.
Отказ писать объяснительную чаще всего воспринимается как признание работником собственной вины. Это приводит к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Чтобы не допустить такого исхода и разобраться в ситуации, руководство требует от сотрудника дать письменные объяснения.
После того как руководитель получил объяснительную записку или отказ от нее, он может поступить следующим образом:
-
1.
Простить сотрудника за его ошибку, если он приводит уважительную причину. В таком случае руководитель может с пониманием отнестись к проблеме и не наказывать работника.
-
2.
Наложить дисциплинарное взыскание. Такой приказ издается в течение тридцати дней со дня обнаружения нарушения. После чего в течение трех дней работник должен ознакомиться с документом и подписать его. В случае если сотрудник не согласен с дисциплинарным взысканием, он может обжаловать его в суде или в государственной инспекции труда.
Исследование показало, что треть россиян работали в фирмах, где есть штрафы
Адресат
Зачастую адресатом объяснительной записки выступает директор компании. Если предприятие представляет собой огромную организационную структуру, писать записку стоит своему непосредственному руководителю.
В каждой компании должны существовать «Правила внутреннего распорядка». В этом локальном нормативном акте обычно указана должность и имя человека, которому должна быть адресована объяснительная записка.
Виды
Объяснительные записки бывают двух видов: оправдательная и пояснение действий двух лиц.
Оправдательная
Писать такую записку необходимо в тех случаях, когда нужно пояснить свою ошибку или причины бездействия на рабочем месте. Основные нарушения: опоздание на работу, прогул, нетрезвое состояние, нанесение материального ущерба работодателю.
Пояснения или описание действий других лиц
Такую объяснительную записку руководитель требует, когда в ситуации замешаны несколько человек и кто из них виновен – непонятно.
В объяснительной нужно указать подробно, кто за что отвечал и что происходило. Руководитель анализирует текст и делает выводы о том, кто виноват в ситуации.
«Бывают случаи, когда невозможно исполнить какое-либо указание руководителя из-за непредоставления нужной информации со стороны другого сотрудника. В данном случае лицо, не исполнившее надлежащим образом поручение начальника, должно в объяснительной записке указать на невозможность выполнения задачи, поскольку сведения, запрошенные у ответственного сотрудника, не предоставлены в установленный срок», – рекомендует эксперт.
Исследование: треть россиян считают нормальным лгать ради карьеры
Уведомление работника о даче объяснения
Потребовать объяснительную записку руководитель может как в устной, так и в письменной в форме. Предпочтительнее в такой ситуации письменная форма, поскольку она послужит доказательством того, что требование было составлено и передано работнику. Помимо этого, в таком документе отмечают крайний срок, когда сотрудник должен дать письменное объяснение.
Однако в большинстве случаев требование о предоставлении объяснительной поступает от руководства устно.
Единой формы уведомления о даче объяснения не существует. Руководители составляют его в свободном формате.
Письменный вариант документа должен включать в себя определенную информацию:
- название организации;
- адресат (ФИО и должность работника);
- суть нарушения;
- просьба предоставить объяснительную;
- подпись руководителя и дата.
Если работник отказывается ставить подпись в таком документе, можно отправить его почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух при специально созванной комиссии.
Названы шесть главных причин увольнения россиян
Правила составления
Объяснительную записку можно написать от руки или представить в печатном виде. Главное, чтобы этот документ был заверен подписью с расшифровкой.
Некоторые правила, которых нужно придерживаться в объяснительной записке:
-
1.
Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле без употребления просторечий.
-
2.
Форма написания основной части – свободная.
-
3.
Информация должна быть достоверной.
-
4.
Адресант – сотрудник организации.
-
5.
Подпись и дата оформления обязательно должны присутствовать в записке.
Инструкция
При написании любой объяснительной записки эксперты рекомендуют соблюдать определенный порядок:
-
1.
В правом верхнем углу должен быть указан адресат: ФИО и должность.
-
2.
Под адресатом указывается должность и ФИО составителя записки.
-
3.
Ниже указывается название документа – «объяснительная».
-
4.
Далее – основная часть. В ней излагается вся ситуация, поясняются причины ее возникновения, место и время.
-
5.
В конце документа ставится дата составления и подпись составителя.
В основной части нужно обозначить причины совершенного нарушения: корректно и, по возможности, кратко изложить ситуацию и привести аргументы в свою пользу. Не стоит перегружать записку малозначительными деталями. Длинный текст может вызвать раздражение у работодателя.
В объяснительной записке могут быть приложения. Это любые документы, которые подтверждают доводы написавшего объяснительную. Например, справка о болезни или травме подтвердит то, что сотрудник не присутствовал на работе по уважительной причине.
Сроки написания и сроки хранения
Работодатель не может назначить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после уведомления работника о необходимости предоставить объяснения о сложившийся ситуации. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Если сотрудник не оформил записку в течение двух дней, срок считается истекшим.
Сроки хранения объяснительных записок напрямую связаны с ее содержанием.
Например, если в записке содержится информация о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка, такой документ хранится не менее одного года. Объяснительные записки, содержащие факты о коррупционных правонарушениях, нужно хранить в течение длительного времени.
Отказ от объяснительной
Писать объяснительную или нет – решает каждый самостоятельно.
Но, отказываясь писать объяснительную записку, работник не решает проблему, а, наоборот, усложняет ситуацию. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины. В таком случае наказание может быть более серьезным, отмечают эксперты.
Отказ сотрудника необходимо зафиксировать в виде акта. Акт об отказе подтверждает, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права. Составить акт можно только после истечения срока написания объяснительной.
Отличие объяснительной записки от служебной
Главное отличие объяснительной записки от служебной — другая цель.
Цель объяснительной записки – пояснить ситуацию. Цель служебной записки – оперативно решить вопрос, который требует письменного изложения.
Адресат объяснительной – вышестоящее лицо, руководитель. Адресатом служебной записки может быть не только руководитель, но и сотрудник, находящийся на одном уровне с составителем записки.
Содержание
- Что такое объяснительная?
- Цель и характеристики объяснительной
- Правила написания объяснительной
- Структура объяснительной
- Образцы объяснительной
- Образец №1: Объяснительная по поводу опоздания на работу
- Образец №2: Объяснительная в школу из-за болезни
- Образец №3: Объяснительная для пропуска занятий в ВУЗе
- Советы по написанию объяснительной
Актуальное время требует актуального подхода даже в таких простых ситуациях как написание объяснительной записки. Больше нет места для старых и заезженных фраз, чтобы успешно донести информацию, необходимо использовать новые инструменты и методы. В этой статье мы расскажем вам о том, как писать объяснительную записку в 2023 году и представим вам образцы, которые помогут вам составить информативное и эффективное заявление.
Первым шагом к написанию объяснительной записки является выбор правильного тонуса и стиля письма. Вместо того, чтобы использовать избитую и формальную фразеологию, которая вызывает у читателя скучность и отсутствие интереса, рекомендуется использовать активный и яркий язык. Например, вы можете использовать внушительные слова, такие как «срочно» или «необходимо немедленно», чтобы подчеркнуть важность вашего сообщения и побудить читателя к быстрому действию.
Важно помнить, что в 2023 году мир стремительно меняется, и у вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь внимание и донести свою информацию. Поэтому используйте яркие слова, интересные факты и примеры из реальной жизни, чтобы ваше сообщение стало запоминающимся и эффективным.
Кроме того, помните о значении элементов вербальной и невербальной коммуникации при составлении объяснительной записки. Используйте маркировку и выделения (например, жирный или курсивный шрифт) для подчеркивания ключевых моментов и информации, которую нужно запомнить. Также рекомендуется использовать визуальные элементы, такие как графики или диаграммы, чтобы визуализировать данные и сделать их более понятными и простыми для восприятия.
В этой статье мы представили вам образцы объяснительных записок, которые можно использовать в 2023 году. Однако, помните, что необходимо адаптировать их под конкретную ситуацию и аудиторию. Будьте краткими, информативными и убедительными, чтобы ваша объяснительная записка была эффективной и вызвала благоприятную реакцию.
Что такое объяснительная?
Объяснительная – это документ, который составляется в целях обоснования своих действий или решений, сделанных или принятых организацией или отдельным лицом. Этот документ следует написать формально, ясно и последовательно, чтобы его легко понять и оценить.
Объяснительная часто используется в организациях для объяснения причин принятых решений, особенно тех, которые вызывают сомнения или вопросы со стороны других сотрудников или клиентов. Она может быть написана как внутренними, так и внешними специалистами, в зависимости от целевой аудитории.
Этот документ должен содержать информацию о конкретной ситуации или действии, заверять его законность и соответствие требованиям закона. В объяснительной можно использовать факты, свидетельства, ссылки на соответствующие правила и положения, чтобы подкрепить свои аргументы и убедить адресата в правильности своих действий.
Объяснительная может иметь различные форматы и стили, включая письма, отчеты, протоколы, таблицы и другие. Важно помнить, что максимальная ясность и доступность текста придают документу большую силу и убедительность.
Цель и характеристики объяснительной
Объяснительная — это текстовый документ, который предназначен для объяснения определенной информации или ситуации. Главная цель объяснительной — донести читателю нужную информацию и помочь ему понять основные аспекты темы. Для достижения этой цели объяснительная должна быть легко читаемой, логичной и структурированной.
Одной из характеристик объяснительной является ясность. Текст должен быть четким и понятным для широкой аудитории. Необходимо использовать простой язык и избегать сложных терминов, если они необходимы, то пояснить их значение.
Еще одной характеристикой объяснительной является структурированность. Текст должен иметь логическую последовательность и хорошо организованность в виде вводной части, основной части и заключения. Применение списков (нумерованных или маркированных) может подчеркнуть логическую связь и упростить восприятие информации.
Также важной характеристикой объяснительной является надежность и достоверность представленной информации. Прежде чем включать факты или данные в текст, необходимо проверить их на достоверность и подтвердить источник.
Итак, объяснительная — это текстовый документ, который имеет цель помочь читателю понять определенную информацию. Для этого текст должен быть ясным, структурированным и содержать надежные и достоверные данные.
Правила написания объяснительной
Объяснительная записка — это документ, который используется для пояснения причин, обстоятельств или фактов, связанных с определенным событием или действием. Правильно составленная объяснительная записка должна быть логичной, четкой и содержательной, чтобы вызвать понимание и убедить получателя в правильности принятого решения. При написании объяснительной записки следует придерживаться определенных правил.
1. Обязательное наличие заголовка: В начале объяснительной записки следует указать заголовок, который ясно и кратко описывает причину написания документа. Заголовок должен быть выделен жирным шрифтом или использовать другой способ выделения для привлечения внимания получателя.
2. Определение получателя: В объяснительной записке необходимо указать адресата, то есть лицо, которому предназначен документ. Это поможет определить круг заинтересованных сторон и облегчит процесс рассмотрения и принятия решения по заявлению.
3. Структурированность: Объяснительная записка должна быть четко структурирована и разделена на параграфы или пункты, чтобы облегчить восприятие информации получателем. Параграфы следует нумеровать или маркировать, чтобы сделать текст более организованным и легко читаемым.
4. Конкретность и ясность: Все факты и обстоятельства, указываемые в объяснительной записке, должны быть четкими, конкретными и однозначными. Важно предоставлять только достоверные и подтвержденные сведения, чтобы избежать недоразумений и разногласий.
5. Лаконичность и краткость: Объяснительную записку следует написать максимально лаконично и кратко, без лишних фраз и повторов. Используйте ясные и простые выражения, чтобы донести суть вашего сообщения компактным и понятным образом.
6. Правильное оформление: Соблюдайте правила оформления документа, такие как отступы, шрифты, выравнивание и т.д. Обратите внимание на грамматику и пунктуацию, чтобы избежать ошибок и сделать текст более читабельным.
7. Завершение документа: Объяснительную записку следует завершить подписью и датой, чтобы указать авторство документа и установить время подачи. Если необходимо, вы можете приложить дополнительные документы или материалы, которые подтверждают ваши объяснения.
Структура объяснительной
Объяснительная записка – документ, создаваемый для объяснения причин возникновения или определенной ситуации, содержащий пояснения, объяснения и аргументы. Она представляет собой текст, который состоит из нескольких частей.
Вот основные компоненты, которые следует учесть при структурировании объяснительной записки:
- Вступление – первый абзац, в котором обосновывается необходимость написания объяснительной записки. В нем указываются цель и задачи, которые должны быть достигнуты в результате прочтения документа.
- Основная часть – это основное содержание объяснительной записки. Здесь подробно описывается обстоятельства создания ситуации, приводятся факты и аргументы, освещаются причины и последствия. Важно представить информацию логично и последовательно для лучшего понимания и убеждения читателей.
- Заключение – последний абзац, в котором делается вывод и подводятся итоги объяснительной записки. Здесь можно выразить надежду на понимание и принятие читателем приведенных обстоятельств и предложить возможные решения проблемы, если применимо.
Важно помнить, что объяснительная записка должна быть ясной, доступной и логично структурированной. Запомните, что она представляет ваше объяснение, а не оправдание, поэтому избегайте использования эмоциональных и оскорбительных высказываний, стремитесь к объективности и аргументированности в представлении информации.
Образцы объяснительной
Образец №1: Вам предоставляется образец объяснительной записки, чтобы вы могли ознакомиться с правильным форматом и структурой такого документа. Пожалуйста, обратите внимание на следующие основные составляющие:
- Заголовок: в верхней части страницы укажите слово «Объяснительная» и следующую за ним дату написания документа.
- Адресат: укажите фамилию, имя и отчество адресата, должность и наименование организации.
- Текст: в основной части документа изложите причину, по которой вы пишете объяснительную записку. Постарайтесь быть четкими и конкретными в изложении информации.
- Подпись: под текстом обязательно поставьте свою подпись и укажите свои контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты).
Следуя указанным выше шагам, вы сможете составить правильную объяснительную записку.
Образец №2: Для составления объяснительной записки вам может помочь следующая инструкция:
- Определите цель написания объяснительной записки и укажите ее в самом начале документа.
- Разделите текст на несколько абзацев, чтобы сделать его более удобочитаемым и структурированным.
- Используйте понятный и лаконичный язык, чтобы избежать возможных недоразумений.
- Постарайтесь описать ситуацию достаточно подробно, чтобы читателю было понятно, о чем вы говорите.
- Если это возможно, приложите к документу необходимые доказательства (например, фотографии, копии писем и т.д.)
Следуя этим рекомендациям, вы сможете составить объяснительную записку, которая будет информативной и понятной.
Образец №1: Объяснительная по поводу опоздания на работу
Уважаемый руководитель!
Я хотел бы объяснить причину своего опоздания на работу сегодня.
Вчера вечером, у меня возникли неотложные семейные обстоятельства, связанные с болезнью моего ребенка. Он заболел лихорадкой, и нам пришлось обратиться к врачу. К сожалению, медицинский осмотр занял неожиданно много времени и требовал нашего немедленного присутствия.
Я понимаю, что мое опоздание может причинить неудобства и создать задержку в работе коллектива. Однако, ситуация была непредвиденной и требовала немедленных действий. Я принял решение оставить ребенка под наблюдением врачей и приехать на работу как можно скорее, чтобы выполнить свои обязанности.
Мне очень жаль, что возникла такая ситуация, и я обещаю принять все меры, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем. Я благодарен за ваше понимание и надеюсь на вашу поддержку.
С уважением,
Ваше имя
Образец №2: Объяснительная в школу из-за болезни
Уважаемый директор школы!
Я, родитель (или опекун), ФИО, пишу Вам эту объяснительную от имени моего ребенка, ФИО, обучающегося в Х классе в Вашей школе.
Хочу представить Вам свои искренние извинения за отсутствие моего ребенка на занятиях в течение определенного периода времени. Объяснение относится к болезни, которая остановила ребенка от посещения школы. Моему ребенку поставлен диагноз, в результате чего врач рекомендовал не посещать школу в течение периода, указанного в медицинской справке. Копию данной справки прилагаю к настоящему письму.
Важно отметить, что мы принимаем наивысшее значение образования и признаем его значимость в жизни нашего ребенка. Из-за этого мы сделали все возможное, чтобы увериться, что наш ребенок не отстает от своих одноклассников. В течение его отсутствия из школы мы пользовались услугами репетиторов и постоянно взаимодействовали с учителями, чтобы быть в курсе текущих учебных программ и заданий.
Теперь, когда здоровье нашего ребенка достаточно стабильное, и он готов восстановиться и наверстать пропущенные уроки, мы очень хотим попросить Вас оказать содействие в этом процессе. Хотелось бы получить информацию о пропущенных темах и заданиях, чтобы ребенок мог успешно интегрироваться обратно в учебный процесс. Мы готовы предоставить медицинскую справку для вашего учета и вести открытый диалог с Вами и педагогами, чтобы обеспечить благоприятное и успешное возвращение нашего ребенка в школьную среду.
Мы надеемся на понимание и поддержку со стороны школьной администрации. Благодарим за рассмотрение данного вопроса и возможность восстановления здоровья и академической активности нашего ребенка. Мы ожидаем положительного ответа и надеемся, что поддержка школы позволит нашему ребенку продолжить обучение на прежнем уровне.
С уважением,
Фамилия Имя Отчество
Образец №3: Объяснительная для пропуска занятий в ВУЗе
Адресат: Декан факультета / Секретарь деканата
Отправитель: [Фамилия, имя, отчество студента] — студент [номер группы]
Тема: Объяснительная о пропуске занятий
Уважаемый/Уважаемая [должность и фамилия декана / секретаря деканата],
Я, студент [Фамилия, имя, отчество студента], обращаюсь к Вам с просьбой рассмотреть мою ситуацию, связанную с пропуском занятий на факультете и предоставить объяснительную записку.
Пропуск занятий был вызван непредвиденными обстоятельствами, а именно [указать причину пропуска — болезнь, вызванная семейными обстоятельствами, участие в мероприятиях по предметной деятельности и т.д.]. Отсутствие на занятиях я сожалею и осознаю важность посещения всех лекций и практических занятий, так как это влияет на мой уровень подготовки и успеваемость.
Прошу учесть, что я ответственный и преданный своему образованию студент, и пропуск занятий был единичным и не является характерным для меня. Я готов активно восстанавливать упущенное материал, наверстывать пропущенные задания и выполнять все требования курса.
На данный момент я проконсультировался с однокурсниками и получил недостающую информацию и материалы по пропущенным занятиям. Я готов предоставить все необходимые документы, подтверждающие мою уважительную причину пропуска занятий.
Надеюсь на Ваше понимание и рассмотрение данного обстоятельства. Буду благодарен, если Вы учтете мою объяснительную записку и оказание лояльности в данной ситуации.
С уважением,
[Фамилия, имя, отчество студента]
Советы по написанию объяснительной
Объяснительная записка — важный документ, который позволяет донести информацию до собеседников и понять ваши последующие шаги. Чтобы написать эффективную объяснительную записку, необходимо учесть несколько советов:
- Определите цель и аудиторию. Прежде чем приступить к написанию объяснительной записки, ясно определите ее цель и целевую аудиторию. Учтите, что стиль и уровень детализации должны быть подходящими для ваших читателей.
- Структурируйте информацию. Чтобы ваша записка была легкой для чтения и понимания, разделите ее на параграфы или пункты. Используйте заголовки и маркированные списки для выделения ключевых моментов.
- Будьте ясными и конкретными. Ваша объяснительная записка должна быть понятной даже для тех, кто не имеет предварительного знания по теме. Используйте простой язык и избегайте неясных формулировок.
- Подтвердите свои слова фактами. Если у вас есть доступ к дополнительной информации, которая может подтвердить ваши утверждения, не забудьте указать ее и дать ссылки или источники. Это поможет убедить ваших читателей в правильности ваших выводов.
- Используйте примеры и иллюстрации. Если возможно, дополните вашу объяснительную записку примерами или иллюстрациями. Это поможет проиллюстрировать ваши идеи и упростить понимание информации.
Следуя этим советам, вы сможете написать объяснительную записку, которая будет ясной, убедительной и понятной для вашей аудитории.
Добавить в «Нужное»
Объяснительная записка — как правильно написать объяснительную, образцы записок
Зачастую работникам приходится писать объяснительную записку для своего работодателя по факту какого-то события. Посмотрим, в каких ситуациях может понадобиться объяснительная, какое юридическое значение она имеет, может ли работник отказаться от ее написания, как составить объяснительную записку.
Что такое объяснительная записка и зачем ее пишут
Каждый работник должен соблюдать трудовую дисциплину, то есть подчиняться обязательным для всех работников организации специальным правилам поведения. Эти правила определяются Трудовым кодексом, локальными нормативными актами (в частности, правилами внутреннего трудового распорядка), коллективным договором (при его наличии), трудовым договором с работником (ст. 189 ТК РФ). Кроме того, работник должен добросовестно выполнять свои должностные обязанности, которые также устанавливаются Трудовым кодексом, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями, которые содержат обязанности работника.
Если работник не выполняет должностные обязанности, нарушает трудовую дисциплину, то работодатель имеет право привлечь его к дисциплинарной ответственности. Существует 2 вида дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Важный момент! Иных видов дисциплинарного взыскания не существует. В частности, работодатель не может лишить сотрудника премии в качестве дисциплинарного наказания.
Вместе с тем, говорить о том, что работник совершил дисциплинарный поступок можно только в том случае, когда неисполнение трудовых обязанностей произошло по вине работника. К примеру, если работник не выполнил порученное ему задание потому, что работодатель не обеспечил его необходимым оборудованием, то вины работника в этом нет. И привлечение работника к ответственности будет неправомерным.
Кроме того, при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он совершен (ст. 192 ТК РФ).
Чтобы установить вину работника, а также оценить обстоятельства, при которых был совершен проступок, работодатель должен запросить у работника объяснения.
Юридическое значение объяснительных записок
Трудовой кодекс прямо устанавливает, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменные объяснения. На предоставление таких объяснений работнику дается 2 рабочих дня. Это обязательная процедура. Если работодатель ее нарушит (не попросит у работника объяснения или даст работнику на подготовку объяснительной записки менее 2 рабочих дней), то работник впоследствии сможет оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ).
Причем лучше, если требование о предоставлении объяснительной записки будет письменным, и оно будет вручено работнику под роспись. Так работодатель сможет подтвердить, что процедура привлечения к дисциплинарной ответственности была соблюдена. Хотя надо отметить, что ТК не обязывает работодателя требовать объяснения именно письменно.
Если работодатель не затребовал объяснения, а работник написал их по собственной инициативе, то в случае спора суд может счесть, что процедура привлечения к ответственности была нарушена.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Да, работник может не писать объяснительную записку. В этом случае должен быть составлен письменный акт об отказе работника дать объяснения по факту нарушения. Такой акт должен быть составлен в присутствии свидетелей.
В то же время непредставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Сроки написания объяснительных записок
Как мы уже сказали выше, на написание объяснительной записки работнику дается 2 рабочих дня. Это срок, установленный Трудовым кодексом. Вместе с тем, работодатель может дать работнику и больший срок с учетом конкретных обстоятельств. Больший срок может быть указан в требовании о предоставлении объяснений.
Отметим, что в данной ситуации под рабочими днями понимаются именно рабочие для работника дни, если они отличаются от рабочего графика в целом по организации. И отсчитываются эти дни с рабочего дня, следующего за днем вручения работнику уведомления. К примеру, уведомление о необходимости дать пояснения вручено работнику в пятницу 16 апреля 2021 г. Тогда у него есть 2 рабочих дня – 19 и 20 апреля – на подготовку объяснений.
Если по истечении 2 рабочих дней (или большего срока, определенного работодателем) работник так и не даст письменных объяснений, то работодатель должен составить акт об этом (ст. 193 ТК РФ).
Форма объяснительной записки
Объяснительная записка по факту выявленных нарушений составляется в произвольном виде, никакой утвержденной формы для нее нет. Работник пишет ее самостоятельно. Однако у работодателя может быть определенный шаблон для объяснительных, чтобы работник мог его использовать.
В объяснительной записке должна стоять дата представления объяснений и собственноручная подпись работника, должны быть изложены факты.
К объяснительной записке работник может приложить любые документы, которые подтверждают его объяснения. Например, в случае опоздания на работу по вине транспортной компании это может быть справка от транспортной компании. При болезни работника это может быть больничный лист или справка из медицинского учреждения.
Образцы объяснительных записок
Ниже мы приведем образцы объяснительных записок для разных ситуаций. Далее вы сможете скачать шаблон объяснительной записки.
Образец объяснительной об опоздании на работу или прогуле
Наиболее часто встречающаяся ситуация, когда работнику приходится писать объяснительную записку – это опоздание на работу или прогул. Напомним, что прогул – это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение (ст. 81 ТК РФ):
- всего рабочего дня или смены независимо от продолжительности рабочего дня (смены);
- более 4-х часов подряд в течение рабочего дня (смены).
А вот опозданием может быть признано появление на работе даже на 5 минут позже, чем положено. Хотя, безусловно, дисциплинарное взыскание в случае опоздания работника должно быть соразмерно тяжести проступка. То есть сразу уволить работника за опоздание на 5 минут, при том что он добросовестно выполняет свои должностные обязанности, нельзя.
Итак, как же может быть составлена объяснительная записка по факту прогула:
|
Директору 21 апреля 2021 г. Объяснительная записка Я, инженер Петров Петр Петрович, не вышел на работу 20 апреля 2021 г., поскольку плохо себя чувствовал в течение всего дня. Я не стал оформлять листок нетрудоспособности, поскольку посчитал, что уже 21 апреля 2021 г. смогу приступить к работе, что и произошло. О своей болезни я сообщил своему непосредственному руководителю Сидорову С.С. 20 апреля 2021 г. примерно в 14-00, когда почувствовал себя лучше и смог сделать звонок. Петров П.П. ______________ |
Образец объяснительной о невыполнении должностных обязанностей
Если работник систематически не выполняет свои должностные обязанности, то работодатель может попросить его написать объяснительную записку с изложением причин и обстоятельств, из-за которых человек не выполняет свои трудовые обязанности. Содержание записки будет зависеть от ситуации: работник не был обеспечен всем необходимым для работы (например, нужной программой или оборудованием), плохо себя чувствовал какое-то время, не разобрался с порученным ему заданием и т.д. Приведем пример записки о невыполнении должностных обязанностей:
|
Директору 21 апреля 2021 г. Объяснительная записка Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, неправильно вносил в бухгалтерскую программу данные о продажах ООО «Ромашка» в течение последнего месяца, поскольку программа была обновлена и порядок внесения данных изменился. Однако я этого не знал и заполнял данные по-прежнему, в результате чего возникли ошибки при отражении выручки. Обязуюсь исправить свои ошибки в ближайшие несколько дней. Петров П.П. ______________ |
|---|
Образец объяснительной о невыполнении задания в срок
Невыполнение в срок поставленной задачи также приравнивается к невыполнению трудовых обязанностей. И руководитель может попросить работника, не выполнившего в положенный срок задание, написать объяснение по этому факту. Приведем образец таких объяснений:
|
Директору 21 апреля 2021 г. Объяснительная записка Я, инженер Петров Петр Петрович, не выполнил порученное мне задание (составить сводный отчет о расходах) в положенный срок, поскольку я долго разбирался с заданием, пытался самостоятельно его сделать и только потом решил обратиться за помощью к коллеге. О том, что в нашей организации существуют шаблоны таких отчетов, я не знал. В результате я справился с заданием, но сдал его позже на 2 рабочих дня. Петров П.П. ______________ |
|---|
Образец объяснительной о невыходе на работу по семейным обстоятельствам
Приведем пример объяснительной записки, которая может быть написана работником, не вышедшем на работу по семейным обстоятельствам.
|
Директору 21 апреля 2021 г. Объяснительная записка Я, инженер Петров Петр Петрович, отсутствовал на работе 20 апреля 2021 г. в связи с неожиданным заболеванием моей жены. Утром 20 апреля 2021 г. она почувствовала себя плохо, мы вызвали скорую, и я сопровождал ее в больницу. Я освободился только вечером 20 апреля, поэтому не смог прийти на работу в рабочее время. Болезнь жены подтверждается справкой, выданной медицинской организацией (передаю ее вместе с объяснительной). Петров П.П. ______________ |
|---|
Образец объяснительной: недостача
Если при инвентаризации или в ходе другой внутренней проверки была выявлена недостача какого-то имущества, например, товаров на складе или денежных средств в кассе, то надо попросить материально ответственное за ценности лицо написать объяснительную записку по факту недостачи. Приведем образец такой объяснительной записки бухгалтера по факту недостачи в кассе:
|
Директору 21 апреля 2021 г. Объяснительная записка Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, не могу объяснить причину недостачи в кассе денежных средств в размере 5 000 руб. по состоянию на 21 апреля 2021 г. Возможно, что денежная сумма пропала по вине какого-либо другого работника, находившегося в помещении кассы в последнее время. Прошу провести служебное расследование по данному факту. Петров П.П. ______________ |
|---|
Образец объяснительной об ошибке в работе
Иногда объяснительную записку запрашивают по факту какой-то конкретной ошибки. Такое возможно, если на работника поступила жалоба от клиентов организации. Или если ошибка привела к каким-то финансовым потерям для организации. Например, покажем, как может быть составлена объяснительная записка по факту сдачи неправильного отчета в налоговый орган.
|
Директору 21 апреля 2021 г. Объяснительная записка Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, 25 января 2021 г. направил в налоговый орган по ТКС декларацию по НДС за IV квартал 2020 г. В данной декларации были логические ошибки, в результате чего не были соблюдены контрольные соотношения по декларации. Однако при отправке декларации я забыл проверить ее на предмет соблюдения контрольных соотношений. В результате декларация не была принята налоговым органом. Я сдал правильную декларацию 27 января 2021 г., то есть с нарушением установленного срока, в результате чего наша организация была оштрафована налоговым органом. Петров П.П. ______________ |
|---|
Бланк шаблон объяснительной записки для заполнения
Акт об отказе писать объяснительную записку
Выше мы сказали, что если работник отказывается дать объяснения по факту нарушения, то нужно это письменно зафиксировать. Как правило, в этом случае составляется акт об отказе работника дать объяснения.
Акт составляется в произвольной форме, утвержденной формы нет. На практике в составлении акта участвуют 3 человека: работник, составляющий акт (это может быть непосредственный руководитель провинившегося работника или кадровый работник), а также 2 свидетеля из числа работников организации.
Акт лучше составлять по истечении 2-х рабочих дней, которые были даны работнику на подготовку объяснений. Даже если работник уже на следующий день после получения требования о представлении объяснений сказал, что ничего объяснять не намерен, не нужно тут же составлять акт об отказе дать объяснения. Работник может передумать и написать объяснения к вечеру второго рабочего дня.
В акте надо отразить:
- описание нарушения, по которому затребованы объяснения работника;
- реквизиты уведомления о даче объяснений;
- информацию об отказе дать пояснения;
- ф.и.о. работника, составившего акт, и ф.и.о. работников, выступивших в качестве свидетелей;
- подписи всех вышеуказанных лиц.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» АКТ № 1 Об отказе Петрова П.П. дать письменное объяснение г. Москва Дата составления акта: 21 апреля 2021 г. Время составления акта: 10 ч 00 мин. Инженер Петров П.П. отсутствовал на своем рабочем месте в течение 4 часов (с 10-00 до 14-00) 15 апреля 2021 г. 16 апреля 2021 г. ему было вручено под роспись Уведомление о необходимости дать объяснения по указанному нарушению трудовой дисциплины. Настоящий акт составлен в присутствии Петрова П.П. Подписи лиц, составивших акт: Специалист по кадрам _______________ Сидорова С.С. Главный инженер ________________ Ломакин Л.Л. Секретарь _______________ Голикова Г.Г. |
|---|
Сроки хранения объяснительной
В Перечне типовых управленческих документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) нет такого документа, как объяснительная записка по факту нарушения трудовой дисциплины или по факту невыполнения должностных обязанностей. В то же время этот документ можно отнести к одной из следующих категорий (пп. 382, 383, 434, 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка | 1 год |
| Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда | 3 года |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года |
То есть можно сказать, что безопаснее хранить объяснительные записки работников в течение 3 лет с момента привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.
Отличие объяснительной записки от служебной
Как мы уже рассказали выше, объяснительная записка – это документ, который запрашивает работодатель у работника по факту какого-то нарушения. Получение объяснений – это один из этапов процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Если работодатель не запросит у работника объяснения или не даст ему достаточно времени для написания объяснений, то процедура наложения дисциплинарного взыскания будет нарушена.
А служебная записка – это внутренний документ организации. Он носит пояснительную, объяснительную, справочную информацию. Например, с помощью служебной записки работник может описать сложившуюся в организации ситуацию и предложить съездить в командировку для решения текущих вопросов. Или руководитель подразделения может составить служебную записку на имя руководителя организации с предложением о премировании особо отличившихся сотрудников.
Порядок составления служебной записки, в отличие от объяснительной записки, законодательно не урегулирован, работодатель устанавливает его самостоятельно в своем локальном нормативном акте. Образцы служебных записок в различных ситуациях вы можете посмотреть здесь.