Служебная записка — внутренний документ, который используют как основание для принятия решения. Это самый легкий, а потому самый эффективный способ донести до руководства проблему или рассказать о сложившейся ситуации.
Что собой представляет служебная записка
Служебная записка — это документ для внутренней деловой переписки. Особенно популярен такой инструмент в компаниях, где много подразделений разного уровня, и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях подобные записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно писать служебную записку руководителю, чтобы корректно донести информацию.
Подобный официальный документ важен не только для работы внутри компании. Он понадобится и при взаимодействии с контролирующими органами или судом. Так, служебная записка о регулярных опозданиях станет основанием для вынесения выговора или даже приказа об увольнении за прогулы. А служебка о поломке компьютера докажет необходимость расходов по вызову мастера или покупке новой техники.
Кто и когда составляет записки
Написать служебку вправе любой сотрудник. Ее пишут, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. В документе сообщают не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий, либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал руководство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.
Для примера: как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
Разновидности служебных записок
Наиболее распространенные виды служебных записок — информационные, пояснительные и объяснительные, аналитические — в зависимости от содержащейся информации. Обычно с их помощью:
- запрашивают данные, сведения, которые отсутствуют у работника;
- сообщают о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщают о направлении в командировку;
- предлагают дополнительно премировать;
- информируют о возникших проблемах в рабочем процессе и т. д.
Как оформить служебную записку по ГОСТу
Унифицированная форма служебной записки законом не установлена. Поэтому коммерческие компании вправе вводить и использовать самые разные шаблоны для сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, которые требуют вмешательства руководства.
Но на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь покажем образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта правильные.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила составления служебной записки
Обычно в документе две части. В первой уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему. Рассмотрим детально подготовку служебки.
Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).
Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Для сведения: правила написания официальных писем
Образцы для разных случаев
Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Рассмотрим несколько образцов, как писать служебные записки руководству в различных ситуациях.
Подтверждение командировки
Читайте также: как составить служебную записку о направлении в командировку
Премирование
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову Петру Петровичу
от начальника отдела продаж
Пэпэтэшина Петра Петровича
Служебная записка
12.07.2023 № 4
г. Санкт-Петербург
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в июне 2023 года более чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Пэпэтэшин П.П.
Подробнее: как составить служебную записку о премировании
Отсутствие на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Может пригодиться: как составить объяснительную записку при опоздании или прогуле
Списание товарно-материальных ценностей
Если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. В пакет документов включают и представленный документ.
Может пригодиться: как составить акт списания материальных ценностей
Необходимость ремонта оборудования
С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Отзыв из отпуска
Перевод на удаленную работу
Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.
Составляют ли служебки в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме. Плюс необходимо подписывать обращение цифровой подписью любого вида (см. письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, и было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, и сроками их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.
При определении сроков хранения ориентируйтесь на вид документа. На основании п. 434 Приказа Росархива № 236, записки к приказам и распоряжениям по личному составу о кадровых изменениях, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты следует хранить 50 лет. А служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка или служебного распорядка хранят только 1 год (п. 382 приказа).
На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы дольше (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом, позволяя оперативно решать любые вопросы, например, хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может выступать каждый сотрудник организации, включая руководителя, начальника подразделения или же рядового работника. Однако надо учитывать, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Что касается видов служебных записок, то они разделяются в зависимости от типа проблемы. Например, документ может носить такой характер:
- аналитический, когда сотрудник анализирует текущую обстановку, уведомляя о результатах;
- докладная, когда работник уведомляет, например, о результатах предыдущего мероприятия;
- пояснительный, когда сотрудник кратко или подробно излагает ситуацию, происходящую внутри организации;
- объяснительный, когда сотрудник описывает причины происшедшего;
- материальный, когда работник запрашивает средства на решение проблемы.
Таким образом, служебная записка нужна для подтверждения того, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение. Вместе с тем, этот же сотрудник перекладывает ответственность за решение вопроса на уполномоченных специалистов. И если возникнут спорные ситуации, то документ поможет быстро урегулировать спор.
Служебная записка может содержать не только описание проблемы, но и список мероприятий, которые могут помочь в урегулировании вопроса.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием расходов, произведенные на нужды предприятия, например, при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после написания необходимо хранить также долго, как любые другие первичные документы.
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.
Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Однако порядок заполнения документа все-таки законодательно регулируется в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В частности, власти рекомендуют обратить внимание на три раздела: общие требования к формированию документов, реквизиты и их оформление в подобных документах.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения:
- наименование предприятия;
- дата ее составления;
- о сотруднике, который пишет записку;
- о должностном лице, которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который так свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- По центру следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку. Однако это необязательно.
- После этого следует коротко озаглавить документ, т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен.
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно с указанием причастных должностных лиц. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- точные цифры, к примеру, размер зарплаты, премии;
- даты, к примеру, дата отправки сотрудника в командировку;
- перечень оснований для мер, указанных в служебной записке;
- перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя;
- данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Служебная записка от работника: цели и образец
Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: служебная записка от работника: цели и образец. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.
Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
-
уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
-
внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
-
побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
-
о запросе информации;
-
о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
-
о направлении в служебную поездку или командировку;
-
о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
-
бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
-
далее указывается наименование документа;
-
вносится дата его составления и номер;
-
описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
-
ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подавать в электронном виде
На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
Можно ли использовать в коммерческих целях изображения, созданные нейросетью
Нейросети научились генерировать классные картинки, и многие на радостях кинулись использовать их в коммерческих проектах — в рекламе, статьях, соцсетях и сайтах. Не разобравшись, что можно, а что нельзя. Объясняем, как это делать, чтобы не нарваться на серьёзный иск. Объясняет Артур Бабалов, юрист из Runetlex.
Заказать новое оборудование, попросить премию или доложить о нарушении на работе сотрудник может устно. Но, если компания большая, вопрос рискует потеряться в потоке текущих задач. Поэтому фиксировать информацию лучше письменно. Например, написать служебную записку и изложить в ней все данные.
Что такое служебная записка
Служебная записка — это один из видов деловой документации. Письмо, с помощью которого работник решает различные вопросы: например, запрашивает информацию, докладывает начальству о проблеме или получает необходимые материалы и инструменты.
В законодательстве не встретишь понятие «служебная записка». Если организация небольшая, сотрудники могут обойтись без деловых писем. Чем больше в компании работников, тем чаще они используют служебные записки, направляют их коллегам в другие отделы и вышестоящему руководству. Это всегда внутренняя переписка.
Полезная информация о служебных записках
| Все договоренности фиксируются на бумаге | Если на работе возникнет конфликт, официальное письмо поможет доказать правоту сотрудника или его невиновность. |
| У каждой фирмы свои правила составления служебок | Нет жестких правил, как правильно написать служебное письмо. Компания может иметь нормативные акты с правилами оформления документа. |
| Служебные записки пишут на бумаге и в электронном виде | Можно писать на бумаге формата А4, на официальном бланке, отправляют по электронной почте или в мессенджеры — у каждой компании свои правила. |
| Отвечать на служебку или нет — право работника | Служебная записка — хоть и официальный документ, но необязательный к исполнению. |
| Срок рассмотрения служебной записки не регламентируется | Все зависит от срочности задачи, которую хотят решить с помощью служебки. Сотрудник может сам указать в записке нужные сроки. |
Пошаговая инструкция, как правильно написать служебную записку
Несмотря на то что в трудовом праве нет жестких требований к служебным запискам, составляются они примерно одинаково.
Напишите данные адресата и составителя записки
В правом верхнем углу листа укажите фамилию, имя, отчество и должность работника или руководителя, которому отправляете служебное письмо. Затем напишите свои данные, чтобы адресат понял, от кого записка.
Укажите название документа
«Служебная записка» или другое наименование, которое принято в организации.
Опишите вопрос
Текст записки составляется от первого лица. Начните описание с введения, в нем кратко расскажите про ситуацию, с которой обращаетесь. В основной части добавьте подробности и опишите содержание вопроса. В заключении укажите, что хотите получить в итоге.
Поставьте подпись и дату
Внизу листа укажите дату, когда составили документ, и заверьте записку подписью.
Объяснительная записка на работу
Как написать объяснительную и примеры ситуаций, когда она пригодится
подробнее
Примеры оформления служебной записки
В служебной записке важно не только составить грамотный текст, но и правильно его оформить, чтобы он выглядел аккуратно и облегчал чтение.
Образец служебной записки
С помощью служебных записок можно решить разные рабочие и организационные вопросы. Разберем, что нужно писать в документе в той или иной ситуации.
На повышение
Служебную записку с просьбой повысить сотрудника составляет начальник и направляет вышестоящему руководству. В письме необходимо обосновать повышение — указать причину, по которой работник заслуживает продвижения по карьерной лестнице.
На отпуск
Если сотруднику нужен отпуск за свой счет, необходимо сначала согласовать его с начальством. Для этого пишут служебную записку, в которой указывают даты и причину отгула. Если руководство одобрит просьбу, работник напишет заявление на отпуск.
На списание материальных ценностей
Когда материалы, оборудование или инструменты ломаются или устаревают, их необходимо списать. Для этого сотрудник пишет служебную записку на имя руководителя, в которой указывает причины для списания.
На приобретение товара
Чтобы начальник закупил новый товар, он должен понимать его ценность. С помощью служебной записки сотрудник объяснит, зачем покупка нужна производству, как она улучшит процесс работы.
На командировку
В служебной записке на командировку необходимо указать даты поездки, причину и фамилию сотрудника, который туда отправится.
На премию
В служебной записке о выплате премии указывают имя работника, который должен получить надбавку. Желательно описать результаты его работы. Это убедит начальника, что сотрудник заслуживает премию.
Советы и отзывы экспертов по составлению служебной записки
Анастасия Синицына, эксперт «Актион Кадры и HR»
Служебные записки нужны, чтобы запрашивать и передавать документы и информацию, а также фиксировать факт их запроса и передачи. Например, кому-то понадобилась информация или документы, которыми владеет другое подразделение, чтобы выполнить служебные обязанности.
Служебную записку можно адресовать только подразделениям или должностным лицам самой организации. Иногда служебные записки отправляют дочерним организациям, если это закреплено внутренними документами компании.
В законе нет требований, как писать служебную записку, поэтому ее можно составить в произвольной форме. Вы можете использовать общие правила делопроизводства с учетом требований ГОСТ Р. 7.0.97-20161. Пропишите порядок, по которому нужно оформлять служебный записки в локальный акт организации, например в инструкцию по делопроизводству.
Популярные вопросы и ответы
Отвечает Анастасия Синицына:
Какую юридическую силу имеет служебная записка?
Служебная записка — это внутренний документ в организации, поэтому она имеют свою силу только внутри компании. На основании служебки сотрудники в компании совершают какие-либо действия и ссылаются на нее в других документах, когда возникает необходимость.
Где и как долго хранится служебная записка?
Сроки хранения служебных записок отдельно не определены. Поэтому их хранят столько же, сколько документы, для которых они составлены.
Например, пять лет нужно хранить служебные записки:
• во исполнение распоряжений руководства компании (пункт 17 приказа Росархива от 20.12.2019 № 2362);
• по основной деятельности подразделений (пункт 47 приказа № 236).
Если на основании служебной записки издали приказ или распоряжение по личному составу, срок ее хранения – как и для самого приказа или распоряжения: три года, пять лет, 50-75 лет. Если служебная записка подтверждает расходы, ее хранят столько же, сколько бухгалтерские документы.
Нужно ли регистрировать служебную записку?
Работодатель сам решает, регистрировать служебные записки или нет. На практике в организациях с большим объемом документооборота служебные записки регистрируют. Если в организации есть СЭД (система электронного документооборота) и регистрацию служебных писем ведут в ней, то документу присваивают отдельный номер. Если в организации нет СЭД, служебные записки регистрируют двумя способами.
Способ 1. Чаще всего служебную записку регистрируют как исходящую в подразделении, в котором ее создали, и как входящую в структурном подразделении – адресате. В этом случае у служебной записки будет два номера – исходящий и входящий.
Способ 2. Реже встречается регистрация служебных записок в службе делопроизводства. В этом случае служба делопроизводства ведет единую регистрацию служебных записок в организации, присваивая им порядковый номер в пределах календарного года, который может дополняться кодом структурного подразделения — автора документа.
Если решите вести журнал регистрации, то пропишите порядок в локальном акте организации, например в инструкции по делопроизводству. Закрепите правила ведения журнала: решите, следует ли его прошивать, нумеровать, заверять печатью, и какую именно информацию отражать.
Источники
- ГОСТ Р. 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
URL: https://docs.cntd.ru/document/1200142871 - Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202002070036
Основным предназначением служебного письма является все донесение определенных сведений до адресата. Образец бумаги можно скачать бесплатно по ссылке.
Локальное общение на предприятии между структурными подразделениями происходит с помощью согласованных письменных форм. Служебное письмо включает в себя массу информации. Но основным предназначением служебного письма является все донесение определенных сведений до адресата. Несмотря на внутреннее общение предприятия, документ должен обладать правильными реквизитами, и иметь юридическую силу. По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать образец служебного письма, и применить его в собственной практике делопроизводства.
Государственные учреждения не испытывают потребности разработки бланков, поскольку имеют в штате лиц, занимающихся подобной деятельностью. Сотруднику предприятия всего лишь требуется внести текст, и вывести готовый документ на печать. Все реквизиты, печати, штампы и расстановка границ уже установлены. При оформлении служебного сообщения стоит придерживаться главного принципа: текст должен затрагивать только один вопрос или проблему. Содержание должно быть сжатым, конкретным, без дополнительных литературных оборотов и эмоциональных составляющих автора.
Обязательные пункты служебного письма
:
- По-середине титульного листа должны быть обозначены фирменные данные;
- Справа, вверху указываются реквизиты адресата;
- Посередине листа уважительное обращение к автору, возможно по имени и отчеству;
- Краткое пояснение предшествующих обстоятельств;
- Доклад обстановки и события, породившего потребность написания данного сообщения;
- Выводы, предложения;
- Подпись, расшифровка.
Смысл написанного должен быть понятен читателю, все факты должны быть достоверными и мотивированными. В служебном сообщении формируются не вымышленные правила поведения, а реальные события. В подтверждение к данному обстоятельству автор, обычно, приобщает доказательства и сопровождающие листы. Количество экземпляров может быть разным, в зависимости от необходимого требования. В конце должна стоять подпись и расшифровка составителя или вышестоящего руководителя. Печать в подобных обращениях на ставится.