Обеспечение руководства проектом

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru

---

Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

• для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
• какие этапы включает управление проектом;
• какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
• какие системы и инструменты используют для управления проектами;
• как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
• можно ли управлять проектами без специального образования;
• как узнать больше о проектах и управлении.

---

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

• организация гибридного формата работы сотрудников;
• перестройка и локализация цепочек поставки;
• цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

• Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
• Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
• Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

• инициацию;
• планирование;
• исполнение;
• управление и контроль;
• завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

• Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
• Технологии выполнения проекта известны заранее.
• Приоритет проекта — высокое качество продукта.
• Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
• Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
• Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

• Люди важнее процессов и инструментов.
• Качество продукта важнее подробной документации.
• Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

• Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
• Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
• Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

• простая упорядоченная среда;
• сложная упорядоченная среда;
• запутанная среда;
• хаотичная среда;
• беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

• быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
• быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
• иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

• «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
• «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.

• Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
• Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
• Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
• Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.

• Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
• В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
• Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
• Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше

Управление проектами — постоянно развивающаяся область, для успешной работы в которой необходимо применять сочетание нескольких подходов. Освоив наиболее популярные методологии, вы сможете стать экспертом в этой области.

Методология управления проектами — это система принципов, техник и процедур, использующихся специалистами, работающими в этой области. Наиболее популярные методы отличаются друг от друга не только своей структурной организацией, но и требуют использования разных конечных результатов, процессов и даже разработки программного обеспечения для управления проектами.

Предлагаем вам ознакомиться с каждым из этих 12 подходов к управлению проектами, чтобы подобрать методологию, которая идеально подойдёт вашей команде и идеальным руководителем проектов.

1. Agile

Что это такое. Методология управления проектами Agile является одним из самых распространённых процессов управления проектами. Однако, по сути, Agile — это не методология как таковая, скорее, это принцип управления проектами. 

В основе Agile лежат следующие характеристики:

• Совместная работа

• Скорость и эффективность

• Итеративность и ориентация на данные

• Личность важнее процессов

Когда дело доходит до внедрения Agile, команды часто выбирают определённую методологию, которую они будут использовать наряду с принципами Agile. Это может быть Scrum, Канбан, экстремальное программирование, Crystal или даже Scrumban. Делается это потому, что использование методологии Agile вместе с более подробно сформулированным подходом позволяет сформировать законченную философию управления проектом и практический план для достижения отличных результатов.

Кому подойдёт. Систему Agile может использовать практически любая команда, потому что в её основе лежат довольно универсальные принципы. Самое сложное здесь — решить, какую методологию использовать совместно с этим подходом.

Управлять Agile-группами в Asana

2. Waterfall (Водопад)

Что это такое. Каскадная модель управления, также известная как «водопад», тоже довольно популярна. Но, в отличие от Agile, «водопад» — это настоящая методология с очень чёткими правилами. Каскадная методология, также известная как цикл разработки программного обеспечения (ЦРПО) представляет собой линейный процесс, в котором работа ниспадает каскадом (как водопад) и организована в последовательном порядке.

При использовании этого подхода все рабочие задачи связываются друг с другом зависимостями. Это означает, что для того, чтобы начать работу над задачей, должна быть выполнена предшествующая ей задача. Благодаря этому работа идёт по плану, а также обеспечивается чёткий обмен информацией в течение всего процесса.

Хотя некоторые современные организации считают данный подход устаревшим, эта методология отлично подходит для создания предсказуемого и хорошо продуманного плана проекта. 

Кому подойдёт. Поскольку каскадная методология управления является очень подробной, она хорошо подходит для работы над крупными проектами с множеством заинтересованных сторон. Эта модель обеспечивает наличие чёткой информации о необходимых действиях в течение всего проекта и зависимостей, позволяющих отследить работу, которую следует выполнить для достижения целей. 

3. Scrum

Что это такое. Методология Scrum предусматривать использование коротких «спринтов», из которых формируется цикл проекта. Эти промежутки длятся от одной до двух недель и рассчитаны на команды в составе не более 10 человек. Это основное отличие от каскадной методологии, где отдельные задачи связываются друг с другом зависимостями.

У Scrum много уникальных особенностей, одной из которых является наличие мастера Scrum или, другими словами, руководителя проекта, который проводит ежедневные Scrum-совещания, демонстрации, спринты и ретроспективы после окончания спринтов. Все эти встречи нужны для общения ключевых участников проекта и своевременного выполнения задач.

Несмотря на то, что технически Scrum является самостоятельной методологией управления проектами, её часто ассоциируют с системой Agile. Связано это с тем, что два эти подхода объединены общими принципами, в том числе принципом важности совместной работы и тем, что личность ценится выше процессов.

Кому подойдёт. Командам, применяющим подход Agile, также следует прибегнуть к методологии Scrum, или, по крайней мере, попробовать её в действии. Так как спринты проводятся для небольших команд, этот подход работает как для небольших, так и для крупных коллективов. 

Читать о том, чем каскадная методология, Agile, канбан и Scrum отличаются друг от друга

4. Канбан

Что это такое. В методологии Канбан невыполненные задачи в рамках проекта представляются с помощью визуальных элементов, а именно досок. Этот подход используется Agile-командами для эффективной визуализации процессов и хода выполнения проектов, а также снижения вероятности возникновения задержек. Чаще всего для этого используется программное обеспечение, в котором можно легко перетаскивать доски внутри проектов, хотя это и не обязательное требование.

Поскольку, в отличие от других, этот метод не имеет строго определённого процесса, команды используют его по-разному. Здесь нужно понимать, что в Канбан основное внимание уделяется наиболее важным задачам проекта, структура же остаётся довольно простой.

Кому подойдёт. Канбан-доски могут использовать коллективы любых размеров, а особенно этот вариант хорош для удалённых команд. Связано это с тем, что визуальные возможности Канбан-досок позволяют сотрудникам оставаться в курсе происходящего, где бы они ни были.

Создать канбан-доски в Asana

5. Scrumban

Что это такое. Как вы, возможно, уже догадались, Scrumban — это методология, истоки которой берут своё начало в методах Scrum и Канбан. Кто-то считает её гибридом этих двух подходов, сочетающим в себе лучшие черты обоих систем. 

В Scrumban используется такой же цикл со спринтами, как в Scrum, но при этом в план можно вносить отдельные задачи, как в Канбан. Это позволяет выполнять наиболее важную работу, не усложняя при этом планы проектов. В Scrumban также используются встречи по методологии Scrum для улучшения совместной работы и определения приоритетов целей. 

Кому подойдёт. Если вам нравится разбивать проекты на более мелкие задачи, но при этом хотите, чтобы визуально они оставались простыми, вам может подойти Scrumban. Этот метод отлично сочетает в себе простоту и ясность.  

Читать о том, в чём разница между Канбан и Scrum

6. PRINCE2

Что это такое. PRINCE2 расшифровывается как PRojects IN Controlled Environments (проекты в контролируемой среде). В этой методологии каскадная модель используется для определения этапов проекта. Она была разработана правительством Великобритании для реализации ИТ-проектов и до сих пор в основном используется для масштабных ИТ-инициатив, связанных с традиционными продуктовыми или маркетинговыми проектами.

В основе методологии PRINCE2 лежат семь основных принципов, которые охватывают:

1. Начало проекта

2. Управление проектом

3. Инициирование проекта

4. Контроль над проектом

5. Управление передачей продукта

6. Управление границами этапов

7. Закрытие проекта

Эти семь принципов образуют всеобъемлющий процесс ведения проекта и эффективную методологию реализации корпоративных проектов. Эта методология нацелена на определение ролей и поддержание процесса управления. Кроме того, PRINCE2 можно использовать для повышения эффективности множества отдельных задач по управлению проектами, в том числе контроль этапов, управление передачей продукта, инициирование и закрытие проекта.

Кому подойдёт. В связи с особенностями методологии управления проектами PRINCE2 она лучше всего подходит для масштабных корпоративных проектов с большим числом заинтересованных сторон. Использование этого метода для небольших проектов может привести к тому, что процессы будут сложнее и продолжительнее, чем это действительно необходимо. 

Отслеживать проекты PRINCE2 в Asana

7. Шесть сигм

Что это такое. В отличие от других методологий управления проектами, «Шесть сигм» или Six Sigma используется для управления качеством и часто описывается как философия, а не традиционная методология. Зачастую этот метод применяют в сочетании с системой Lean или подходом Agile и называют Lean Six Sigma и Agile Six Sigma. 

Основная цель методологии «Шесть сигм» — постоянное улучшение процессов и устранение недостатков. Достигается это за счёт постоянных улучшений, которые вносят эксперты в своих областях, чтобы определять, поддерживать и контролировать процессы.

Чтобы сделать этот метод ещё эффективнее, можно использовать процесс Six Sigma DMAIC, благодаря которому формируется поэтапный подход. Он состоит из следующих этапов:

• Define — определение. Сформируйте объём проекта, экономическое обоснование и назначьте первую встречу по проекту.

• Measure — измерение. Собирайте данные, по которым можно определить потребность в улучшениях.

• Analyze — анализ. Определите основные причины проблем. 

• Improve — улучшение. Устраните выявленные основные причины проблем.

• Control — контроль. Работайте над сохранением этих решений для последующих проектов. 

Кому подойдёт. Методология «Шесть сигм» — это отличный вариант для крупных организаций, в штате которых работают сотни сотрудников. На этом уровне потребность выполнять проекты без потерь становится действительно важным фактором для организации.  

8. Метод критического пути

Что это такое. Метод критического пути применяется для определения критически важных задач в проекте и планирования работы над ними. Сюда входит создание зависимостей между задачами, отслеживание целей проекта и хода работ над ним, определение приоритета результатов и управление сроками — все это очень похоже на структуру разбивки работ.

Цель этой методологии состоит в надлежащем управлении успешными проектами в масштабе так, чтобы вехи и ожидаемые результаты были размечены правильно.

Кому подойдёт. Метод критического пути лучше всего подходит для небольших и средних проектов и команд. Связано это с тем, что в крупных проектах множество ожидаемых результатов и заинтересованных сторон, а метод критического пути не предназначен для сложных проектов. 

9. Управление проектами по методу критического пути

Что это такое. Методология управления проектами по методу критического пути тесно связана с самим методом критического пути, но представляет собой более детализированный и всеобъемлющий подход. 

Наряду с использованием структуры разбивки работ, как в методе критического пути, в управлении проектами по этому методу используются определённые временные требования для каждой задачи. Это позволяет эффективнее отслеживать выполнение задач и замечать, когда на них уходит больше времени, чем заложено. В этой методологии также применяется балансирования ресурсов, благодаря чему проблема высокой нагрузки решается с помощью распределения работы по имеющимся ресурсам.

Это помогает не только повысить продуктивность и эффективность, но и связать работу, которую нужно выполнить, с целями проекта. Во многих инструментах для управления проектами даже есть специальные визуальные элементы для отображения связей с целями, что позволяет сформировать для сотрудников организованную дорожную карту. 

Кому подойдёт. Управление проектом по методу критического пути подходит командам разного размера, но лучше всего использовать эту методологию для решения проблем с эффективностью проекта. Она также хорошо подходит для создания отчётов о ходе работ для руководства. 

10. Методология рационального управления (Lean)

Что это такое. Методология рационального управления проектами нацелена на снижение потерь и создание простой структуры проекта. В конечном итоге это означает возможность делать больше, располагая меньшими ресурсами, с целью повышения эффективности и качества командной работы. 

Изначально снижение потерь относилось к физическим продуктам (что отсылает нас к методу, который использовал Генри Форд, а позже компании Toyota и Motorola). Сейчас же речь идёт о расточительных способах выполнения работы. Они представлены тремя буквами М:

• Муда (расточительность). способы работы, которые потребляют ресурсы, но не приводят к созданию ценности  

• Мура (неравномерность). Возникает при перепроизводстве и влечёт за собой потери 

• Мури (перегрузка): Происходит из-за слишком большой нагрузки на ресурсы 

Работа руководителя проекта — предотвращать появление этих ситуаций, чтобы улучшить реализацию проектов и оптимизировать процессы. Этот подход похож на метод рационального унифицированного процесса, который также направлен на снижение потерь. Разница состоит в том, что метод унифицированного процесса направлен на сокращении затрат на разработку, а не количества расточительных способов выполнения работы.

Кому подойдёт. Так как методология рационального управления сосредоточена на сокращении потерь, она лучше всего подойдёт командам, испытывающим проблемы с эффективностью. Хотя она будет иметь наибольший эффект для крупных организаций, пользу от её применения могут получить проектные группы любых размеров. 

11. Руководство PMBOK® Института управления проектами

Что это такое. Свод знаний по управлению проектами, разработанный Институтов управления проектами считается методологией, однако это скорее набор практических рекомендаций для различных процессов разработки. 

Этот подход основан на пяти этапах управления проектом, каждый из которых помогает с лёгкостью вести проект от начала до конца благодаря структурированному подходу. Вот эти пять этапов:

1. Инициирование проекта

2. Планирование проекта

3. Реализация проекта

4. Результативность проекта

5. Закрытие проекта

Руководство PMBOK® можно использовать в качества основы при выработке собственного подхода к управлению проектами, поскольку оно не содержит достаточно чётких инструкций. Это означает, что вам нужно будет самостоятельно определять, какие задачи нужно выполнять на каждом из этапов.

Кому подойдёт. Руководство PMBOK® можно использовать самостоятельно для стандартных проектов небольших команд. Для больших же коллективов, работающих над крупными проектами, рекомендуется применять его совместно с более подробной методологией (например, методом критического пути). 

12. Экстремальное программирование (XP)

Что это такое. Как можно догадаться по названию, экстремальное программирование используется для динамичных проектов со сжатыми сроками. В рамках этого метода работа ведётся короткими циклами разработки с множеством релизов. За счёт этого достигаются короткие сроки исполнения и повышенная продуктивность. 

Методология экстремального программирования имеет свой набор ценностей, в который входят простота, коммуникация, обратная связь, уважение и смелость. В ней также предусмотрен набор определённых правил экстремального программирования, охватывающих все этапы от планирования до тестирования. 

Кому подойдёт. Экстремальное программирование можно применять для отдельных проектов со сжатыми сроками, выполняемых, как правило, командами небольшого или среднего размера. Так как этот метод подразумевает высокую скорость работы, его нельзя использовать постоянно, так как это может привести к выгоранию. 

Как выбрать правильную методологию управлению проектами для своей команды

Когда речь идёт о методологиях управления проектами, не может быть универсального подхода. Каждая из методологий предлагает уникальные принципы для ведения проекта от начальной стадии до завершения.

Обращать внимание следует, прежде всего, на размер и стиль работы коллектива. Вот ещё несколько факторов, которые необходимо учитывать при выборе:

• Сфера деятельности. Этот момент стоит учитывать, если вы работаете в отрасли, в которой постоянно что-то меняется, что актуально, например, для технологических компаний. Это влияет на последовательность реализации проекта и в зависимости от этого фактора необходимо выбирать гибкую или жёсткую методологию. 

• Приоритеты проекта. Учтите также цели вашего проекта. Цените ли вы людей больше, чем эффективность? Это поможет вам найти методологию с похожими приоритетами. 

• Сложность проектов. Ваши проекты относительно простые или достаточно сложные? Некоторые методы, например, методология критического пути, не подходят для организации работы над сложными задачами.

• Специализация ролей. Подумайте о том, насколько узкие роли у вас в команде. Могут ли разные участники команды выполнять работу однотипную работу или же вам нужен метод, который будет учитывать их специализацию?

• Размер организации. Размер организации и команды имеет решающее значение при выборе методологии. Такие методы, как Канбан, подходят для любых команд, а, например, метод критического пути лучше подойдёт для небольшой группы. 

Независимо от того, предпочитают ли ваши сотрудники визуальные процессы в Канбан или более традиционные подходы к управлению проектами, такие как каскадная модель, правильная методология найдётся для любой команды. Чтобы выбранная система работала ещё эффективнее, попробуйте отслеживать и реализовывать проекты с помощью инструмента для управления проектами. 

Методы, которые помогут управлять проектами с умом

Располагая правильной методологией управления проектами, вы сможете повысить эффективность реализации проектов и внедрить процессы, подходящие для команды, организации и вас лично.

Ищете способы повысить эффективность ведения проектов? Попробуйте программное обеспечение для управления проектами Asana. 

Попробовать Asana для управления проектами

Привет, Хабр! Вам приходила мысль сделать свою систему управления проектами и задачами? Нам да! И мы делаем YouGile. 

Знаете, в чем самая большая сложность? Выбрать и сфокусироваться на одном востребованном направлении продукта. Вообще такая задача есть везде, но тут она особенно масштабная. 

В этой теме есть десятки концепций, сотни конкурентов и очень много разных мнений о том, как должно быть. Один из способов решать этот вопрос – постоянно просматривать конкурентов и понимать, кто куда и почему идет. 

У нас есть внутренний документ, в котором собран обзор 52 систем управления проектами, и он постоянно обновляется и используется в трудные моменты выбора приоритетов.

Текст невероятно длинный (проскроллите до конца?). Внизу есть таблица с кратким содержанием.

Если у вас есть свой взгляд на какую-либо систему – прошу дополнять, пишите в комментариях. 

Системы управления проектами для разных сфер

1. YouGile

Максимально простая и понятная система управления, подходящая в том числе большим командам, где каждая задача – это чат. 

Для кого: больше всего подходит для операционного менеджмента, для строительных и производственных компаний. Систему легко внедрить даже на завод, в коллектив из 100 человек – заходит быстро, обучения не требует. Интерфейсы простые, интуитивно понятные, все на виду. Также подходит для отделов и маленьких команд до 10 человек, для которых продукт полностью бесплатный, оплата с 11-го пользователя.  

Сильные стороны: легко наладить прозрачную совместную работу между разными отделами, например, между производством и отделом продаж. В этом помогает гибкая настройка прав, доступ к чужим задачам, инструменты «зеркальные столбики» и «сводки». Чат в каждой задаче – как мессенджер, но позволяет лучше сконцентрироваться на работе. Стильные фоны, яркие стикеры. 

Слабые стороны: не хватает тегов и интеграции с облачными хранилищами и сторонними сервисами, например OneDrive и OneNote.

2. Asana

Креативная система с летающими единорогами для небольших творческих коллективов

Для кого: оптимально для команд 15-20 человек: веб-студий, дизайнеров, фотографов, видеографов и маркетинговых агентств. Удобно вести маркетинговое планирование и операционный менеджмент: управлять задачами и продуктом. Позволяет автоматизировать согласование и утверждение работ. Систему легко внедрить в небольшой отдел – интерфейсы простые и интуитивно понятные, однако требуется знание английского.

Сильные стороны: возможность добавлять соисполнителей и наблюдателей в задачи, функция «Выполняется» позволяет следить за ходом работ, расширенная бизнес-отчетность, удобная сортировка задач. Совместное использование документов, цели и напоминания, календари и расписание.

Слабые стороны: нет иерархии сотрудников, слишком демократичная система прав, что неудобно в больших командах от 20 человек. Сложно расставлять приоритеты для проектов. Некоторые задачи забываются и теряются. Когда проектов больше 10 штук, в них можно запутаться: непонятно, к какому проекту относится то или иное уведомление.

3. Jira

Система-номер-один для разработчиков, самая закупаемая в России по нашим оценкам

Для кого: система заточена под отдел разработки, пользоваться ею может любое количество сотрудников, в том числе большие команды свыше 100 человек. Чаще всего используется как баг-трекер. Внедрение требует существенного времени. Если команда не техническая, придется долго и мучительно обучать сотрудников.

Сильные стороны: по нашим оценкам, это самая закупаемая система в России, суммарно компании тратят на нее свыше 3 миллиардов рублей в год. Предоставляет огромный набор функционала и возможностей для кастомизации, мощный API, удобное планирование спринтов, Agile-бэклог, более 3000 приложений Jira Software, расчет скорости и объема работы команды за спринт. Прогресс работы по каждому проекту можно измерить и визуализировать.

Слабые стороны: система сложна в освоении, особенно для «не-технарей». Интерфейсы часто меняются. Сложно настраивать собственные рабочие процессы в каждом отдельном проекте, мало возможностей для автоматизации. Медленно подгружаются страницы для пользователей с расширенными правами и большим числом надстроек.

4. Trello

Самый распространенный в мире планировщик после Excel 

Для кого: красочный таск-трекер для творческих коллективов и небольших отделов из 10-15 человек, а также для личного пользования в качестве планировщика. Систему легко внедрить, интерфейсы визуально простые и красочные, понятные даже тем, кому за 60 лет. Однако она не подходит для масштабных проектов.

Сильные стороны: много интеграций и фишек, основные операции с задачами требуют не более 2 кликов, информативные доски, гибкая настройка карточек. Идеально подходит для простых линейных задач. Легко делиться карточками, приглашать сторонних людей на доски, добавлять быстрые заметки и показывать их коллегам.

Слабые стороны: чем больше проектов ведется, тем сложнее в них ориентироваться, интерфейс быстро захламляется, долго искать нужную доску. Нет учета времени по задачам в базовом функционале, мало возможностей для классификации карточек. Вести работу в больших командах трудно, в задачах беспорядок. Если ведешь серьезные проекты – стандартных отчетов недостаточно.

5. Битрикс24

Корпоративный портал и CRM для сложных бизнес-процессов 

Для кого: корпоративный портал для команд 30-40 человек. Чаще всего используется как CRM в отделах продаж и маркетинга, а также для видеоконференций и построения сложных бизнес-процессов. Внедрение системы потребует времени и обучения сотрудников: перегруженные интерфейсы и слишком много функций, с которыми надо разбираться (и не все хорошо работают).

Сильные стороны: можно использовать абсолютно для любых целей – как CRM, как IP-телефонию, как планировщик задач и даже как конструктор лендингов и email-рассылок. Можно создавать воронки продаж, автоматизировать процессы работы с документами и согласования договоров, настраивать сквозную аналитику и интегрировать данные CRM с 1C. В системе удобно «вести» большое количество клиентов и сделок.

Слабые стороны: возможностей много, но все они требуют длительной настройки под себя и обучения сотрудников. Слабые UX-интерфейсы: часть функций скрыты в глубоких слоях интерфейса, и отыскать их без помощи техподдержки невозможно. Система очень тяжеловесная и «неповоротливая».  

6. Wrike

Система для больших веб-студий, строительных компаний и архитектурных бюро с готовыми шаблонами проектов

Для кого: удобная система управления проектами и совместной работы для больших команд. Также ее используют как CRM, тайм-трекер и баг-трекер. На внедрение системы нужно время.

Сильные стороны: очень гибкая система, которую нужно адаптировать под себя, а дальше – наслаждаться многочисленными возможностями и автоматизировать сложные бизнес-процессы. Есть множество готовых шаблонов. Диаграмма Гантта позволяет отслеживать график выполнения задач подрядчиками и просматривать взаимосвязи между проектами. Удобно расставлять приоритеты по задачам. Легко наладить прозрачную совместную работу между разными отделами. На наш взгляд, это очень мощный инструмент управления и аналитики, который в умелых руках обеспечит порядок во всех проектах и задачах.

Слабые стороны: длительный период обучения сотрудников. Сложно грамотно настроить систему под себя, под свои задачи и внутренние процессы. В интерфейсах без путеводителя легко заблудиться.

7. GanttPro

Система-номер-один для тех, кто любит диаграмму Гантта и визуализацию данных

Для кого: оптимально для сферы IT, маркетинга, консалтинга, строительства, для команд 15-20 человек. Хороший инструмент для аналитики и визуализации данных по проектам для менеджера, который потом делится ими со всей командой. 

Сильные стороны: система позволяет распределять нагрузку на сотрудников с учетом ресурсов и времени, которое требуется для выполнения задач. Визуализация данных в системе – намного проще и понятнее, чем таблицы и графики в том же Excel. Их можно сохранять в формате PDF и показывать клиентам. Система запоминает каждое действие, которое вы совершаете, и его в любой момент можно отменить или повторить.

Слабые стороны: сложно затянуть всю команду в работу в системе управления задачами, требуется длительный период внедрения и обучения. Когда добавляешь много зависимостей между задачами, линии на графике перемешиваются, и непонятно, что с чем связано. Не хватает интеграций с другими сервисами, например Microsoft Outlook.

8. Basecamp

Система для дизайнеров и креативных студий для согласования макетов с заказчиком

Для кого: изначально эта система создавалась для дизайнеров. Сейчас ею пользуются в основном небольшие команды (до 30 человек), креативные студии и творческие коллективы. Внедрение быстрое, инструмент максимально простой. 

Сильные стороны: в системе легко решать простые задачи, сообщать новости команде на доске объявлений, обмениваться документами. Можно четко видеть, кто перегружен работой, а кто отдыхает. Можно создать отдельный приватный проект и пригласить туда клиента, сохранив его конфиденциальность. Удобно согласовывать работу по проекту на каждом этапе с заказчиками.

Слабые стороны: несколько старомодный стиль интерфейсов. Нельзя посмотреть в одном месте, какие задачи вы назначили другим людям. Нет возможности массового удаления файлов, место быстро заканчивается. Нет возможностей для стратегического планирования, нельзя оценить полную картину по проекту.

9. Microsoft To-Do

Электронный ежедневник для личного пользования, максимально простой

Для кого: персональный органайзер, планировщик задач для личного использования, сервис для составления списка дел на день. Этот сервис стоит воспринимать как намеренно упрощенный, даже в чем-то примитивный инструмент.

Сильные стороны: в сервисе можно планировать свой день: все просто и понятно, дизайн минималистичный, задачи на день всегда будут с вами. Легко делиться информацией, обмениваться своими списками дел с друзьями и коллегами. Есть интеграция с задачами из Outlook и Todoist, синхронизация с приложениями из пакета Office.

Слабые стороны: примитивные возможности для планирования. Нельзя сделать повторяющуюся задачу на несколько определенных дней недели. Нет возможности описать задачу сразу – нужно долго заполнять нужные поля, отдельно дату, время выполнения, приоритет, напоминания и так далее. Задачи в «Мой день» нужно заносить вручную, даже если запланированная дата выпадает на сегодня. Это все отнимает время. Нельзя просто быстро наставить себе задач и быть уверенным, что в нужный день вы получите автоматическое напоминание. Придется все контролировать вручную.  

10. Todoist

Простой таск-трекер с множеством готовых шаблонов 

Для кого: сервис для составления списка дел, в основном используется в формате мобильного приложения. Очень хорошо подходит для личного пользования, саморазвития, образования и повышения эффективности. Однако его используют и команды (чаще малый бизнес, 25-50 человек) – как таск-трекер для отдела продаж, бухгалтерии, маркетинга. Сервис простой, длительного обучения не требуется.

Сильные стороны: удобно вести планирование и подготовку к какому-либо событию. Выстраивать рабочие процессы с клиентами. Есть много готовых шаблонов: наведение порядка в финансах, постановка и отслеживание целей, контент-план, дизайн-спринт, исправление багов, онбординг сотрудника, цикл продаж и так далее. Можно расставлять повторяющиеся задачи, автоматические напоминания, приоритеты, а потом отслеживать прогресс.

Слабые стороны: есть баги, например, слетает сортировка задач, новые задачи падают в самый конец списка. Очень долго загружаются файлы на облако. Медленно выводятся и отображаются видео, изображения и другие файлы. Не хватает данных о завершенных задачах, статистики и подведения итогов. Неудобный календарь.

11. ClickUp

Легкая и гибкая система для маленьких креативных стартапов

Для кого: система управления проектами и таск-трекер для маленьких креативных стартапов. Реже используется как баг-трекер. Интерфейсы интуитивно понятные, внедрение – быстрое и легкое, с основными функциями можно разобраться за один час.

Сильные стороны: можно вести беседу в чате в режиме реального времени. Есть встроенный редактор документов для совместной работы, документ можно создать прямо в системе. Радуют десятки готовых шаблонов для разных отделов: маркетинг, дизайн, продажи. Абсолютно все функции можно максимально настроить под себя: уведомления, отображение задач, приоритеты, визуализация данных (в виде досок Agile, mind-карт, электронных таблиц и так далее). Многоуровневая иерархия позволяет группировать задачи, как душе угодно.  

Слабые стороны: иногда система подвисает, и между внесением изменений и их сохранением бывает задержка, что может привести даже к потере данных. Не хватает возможности отменить или повторить действие, от добавления задач до комментариев. Система очень многофункциональна, это скорее плюс, но в некоторых случаях он превращается в недостаток: интерфейс перегружен кнопками, опциями и меню, приходится искать важную функцию среди множества других, которые используются редко. Огромное количество вариантов пугает сотрудников, менее подкованных в техническом плане.

12. Monday

Удачное решение для отдела продаж с 71 шаблоном досок 

Для кого: платформа для совместной работы и управления проектами. Чаще используется в отделах продаж и маркетинга для контроля выполнения задач при помощи Workflow, оптимизации воронки продаж и в качестве CRM. Простой и понятный в использовании инструмент.

Сильные стороны: гибкость, большой простор для настроек системы под себя. Легко отслеживать ключевые показатели эффективности на уровне сотрудника, отдела или бизнеса в целом. Лаконичные и интуитивно понятные интерфейсы. Предлагает 71 шаблон рабочих досок на различные задачи, например, на организацию целого отдела продаж. Каждую задачу можно детализировать: назначить рейтинг, оценки, статусы, линки. Можно создать отдельные доски для работы с партнерами и клиентами.

Слабые стороны: теряются старые завершенные задачи, исчезают подзадачи после их архивации. Тяжело найти данные по проделанной пару месяцев назад работе. Если вы ведете сложные проекты с большим количеством задач, загрузка данных будет медленной, необходимо раз в квартал планировать очистку системы от ненужных материалов. Хотелось бы иметь больше возможностей для автоматизации рутинных процессов.

13. Hygger

Система для продуктовых команд, более простая по сравнению с Jira 

Для кого: система управления проектами для Agile-команд разработчиков, для продуктовых компаний. Есть все необходимое для организации полного процесса разработки софта. Также сервис подойдет командам маркетинга и продаж. Изначально создавался как улучшенная версия Jira и Trello.

Сильные стороны: система может объединить в себе разработчиков и «гуманитариев», то есть нетехнических специалистов, так как в ней есть все возможности для первых и понятное управление задачами и досками для вторых. Интерфейсы простые, длительного обучения для менеджеров и маркетологов не понадобится. Удобный бэклог, качественная приоритизация фич (4 варианта), карта развития продукта.

Слабые стороны: не хватает возможности переключения из Канбан в Timeline автоматически. Отсутствие массовых действий. Верхнее меню занимает слишком много экранного места и заставляет переходить в полноэкранный режим.

14. Google Tasks

Простейший планировщик дел на каждый день

Для кого: максимально простой планировщик задач для личного пользования.

Сильные стороны: очень легко разобраться в интерфейсах. Красивое и стильное приложение. Позволяет легко копировать данные по задачам и делиться ими.

Слабые стороны: недостаток функционала. В этой системе управления задачами нет возможностей для организации хоть сколько-нибудь серьезных рабочих процессов. Неудобно пользоваться, нельзя свернуть подзадачи, слетает сортировка задач. Нельзя назначить задачу на кого-то, указать ее приоритет, добавить к ней метки.

15. Яндекс Трекер

Система для разработчиков с визуализацией и автоматизацией 

Для кого: система управления продуктом для разработчиков, которые не хотят сидеть на Jira. Также ею пользуются команды дизайнеров и маркетологов, иногда – отделы кадров.

Сильные стороны: легко планировать спринты, оценивать трудозатраты. Есть шаблоны ТЗ для типовых задач, есть много возможностей для визуализации: диаграммы, графики, дашборды. Можно автоматизировать рутинные процессы, например, согласование документов или работа с заявками от клиентов и сотрудников, которые приходят на почту.

Слабые стороны: слабая техподдержка, только формальные консультации на уровне первой линии. Более сложные запросы отправляются в другой отдел, и ответ приходит очень нескоро или вообще не приходит. Пока еще много сбоев – то платежные данные не сохраняются после ввода, то не получается выписать счет от организации.

16. Redmine

Old school-система для разработчиков, баг-трекер с открытым кодом

Для кого: уникальное приложение с открытым исходным кодом, на 100% бесплатное, созданное энтузиастами еще в середине 2000-х. Система управления проектами не для всех, ориентирована на технические команды. Заточена под отслеживание багов и управление проблемами в отделе разработки.

Сильные стороны: в систему интегрировано все необходимое для управления всеми этапами разработки. Имеет в своей конфигурации инструменты для обмена и обсуждения кода, отслеживания ошибок и обработки запросов. Удобные поиск, фильтрация и сортировка карточек, хорошие диаграммы, календарь и форум. Гибкая настройка ролей, настраиваемые уведомления.

Слабые стороны: устаревший интерфейс, некоторые функции спрятаны в очень неочевидных местах. Нет инструмента для отслеживания времени и активности пользователя по задачам. Система требует определенных навыков для установки на вашем собственном сервере. Также требуется время, чтобы сориентироваться в интерфейсах и понять назначение каждой функции.

17. YouTrack

Современный таск- и баг-трекер для разработки и стартапов

Для кого: баг-трекер и система управления задачами, созданная специально для команд разработки.  

Сильные стороны: быстрая генерация отчетов  и обработка проблем, развитое использование клавиатурных шорткатов и командного синтаксиса. Всеми рабочими процессами легко управлять при помощи клавиатуры. Очень гибкая система: можно настроить атрибуты задач под себя (приоритеты ошибок, типы ошибок, данные о спринтах и прочее). Есть крутая возможность пакетно изменять поля задач, назначать исполнителей, связывать между собой задачи и так далее. Удобный интеллектуальный поиск при помощи поисковых запросов с подсказками и подсветкой ошибок.

Слабые стороны: интерфейс требует детального и вдумчивого изучения. Меньше возможностей для интеграции по сравнению с более известными системами, с той же Jira, например.

18. Мегаплан

CRM для небольших отделов продаж и ведения клиентов

Для кого: удобнее всего – для небольших отделов продаж в качестве CRM. Есть интеграция с телефонией и 1С. Система заточена под то, чтобы вести в ней клиентскую базу и настраивать бизнес-процессы по продажам и сделкам.  

Сильные стороны: простые понятные интерфейсы для управления проектами, легко работать с задачами. Позволяет систематизировать продажи. Есть разные сценарии и схемы для сделок, под разные воронки продаж с множеством различных вариантов и «путей» клиента. Есть автосценарии, все можно полностью автоматизировать.

Слабые стороны: по факту нет полноценной интеграции с телефонией, она не предназначена для работы с собственной офисной АТС и работает только через софтфон. Неудобный планировщик звонков. Крайне мало возможностей настроить что-то под себя. Мало отчетов, всего несколько типов. Неудобный поиск: будете долго искать задачу, если не помните ее название или номер. Техподдержка не разбирается в проблемах и просто отправляет на свой FAQ.

19. Kaiten

Система с мощной визуализацией всех рабочих процессов

Для кого: акцент на визуальном управлении проектами и командами. Заточен под аутсорсинговые компании, которым необходимо вести работу совместно с заказчиками в единой системе. Также подходит производственным и IT командам. Очень просто настраивается, быстрое внедрение.

Сильные стороны: мощный визуал – сводные доски, которые позволяют визуализировать абсолютно все процессы, происходящие в компании. Начиная от стратегических целей и заканчивая задачами конкретного сотрудника. В системе приятно работать с клиентами и подрядчиками: полная прозрачность и наглядность рабочих процессов для заказчиков и исполнителей. 12 типов отчетов, Scrum-спринты, диаграмма сгорания задач.

Слабые стороны: низкая производительность, тормозит, когда много задач. Некоторые принципы и функции системы сложно понять, пока не перечитаешь всю техническую документацию. Хочется иметь больше возможностей для интеграции.

20. Pyrus

Система для ведения электронного документооборота

Для кого: система заточена под ведение электронного документооборота. Подходит бухгалтерам, секретарям-референтам и отделам, через которые проходит большое количество документов. Хорошее решение для банковской сферы, консалтинговых и страховых компаний.

Сильные стороны: автоматизация работы с документами, есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процессы. Крутое управление задачами: сортировка, метки, постановка на контроль, напоминания, повтор, возможность отложить на потом. Можно считать время, затраченное каждым исполнителем на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.

Слабые стороны: вести базу клиентов не всегда удобно, так как править справочник, куда они заносятся, можно только вручную или API запросом. Неудобный календарь.

21. Worksection

Система для работы с подрядчиками, фрилансерами и заказчиками

Для кого: для команд из 15-20 человек, работающих в сфере маркетинга, дизайна, копирайтинга и разработки простых сайтов. В системе удобно работать с подрядчиками, фрилансерами и заказчиками.

Сильные стороны: нотификации на почту с контролем сроков, функция учета времени по задачам и сотрудникам, подробные отчеты о затраченных ресурсах – времени и бюджете. Легко посмотреть, какой сотрудник сколько работы сделал за какое количество часов. Много горячих клавиш. Можно «скрыть» сотрудников от клиентов или фрилансеров. Отличная диаграмма Гантта, удобнее, чем во многих других системах.

Слабые стороны: пока еще остается много недоработок. Например, если открывать задачу по ссылке с телефона, он не перенаправляет в мобильное приложение. Нельзя добавить фото из сторонних сервисов, несмотря на то, что интеграция с ними есть, например с Telegram. Не видно общей картины по всем проектам и задачам. Иногда система управления задачами подвисает: например, чтобы дописать комментарий, нужно перезагрузить страницу.  

22. ПланФикс

Система для ведения документооборота и CRM

Для кого: управление проектами и совместная работа для небольших команд. Также систему можно использовать как CRM. Ориентирована на отдел продаж и бухгалтерию, предлагает все возможности для ведения документооборота. Настройка под себя требует больших усилий и затрат.

Сильные стороны: «продвинутая» работа с документами – есть шаблоны документов, есть онлайн-редактор, есть готовые конфигурации «Выставление счетов», «Согласование» и прочее. Большая вариативность в настройках – можно менять интерфейс под группу или отдел, можно создавать уникальное рабочее пространство для каждого сотрудника, с индивидуальной цветовой схемой и разделами меню. Есть универсальный конструктор, через который можно создавать любые виды отчетов – по проектам, задачам, действиям, пользователям.

Слабые стороны: возможностей очень много, но настроить их под себя самостоятельно практически невозможно. Подробных руководств нет, техподдержка чуть что отправляет к партнерам, которые помогают с настройкой за огромные деньги. Нет «защиты от дурака», можно случайно уничтожить рабочие процессы и данные. Сложности с выполнением массовых действий, например, поменять названия и статусы тысячи задач. 

23. LeaderTask

Органайзер для ведения деловой активности, «диспетчер задач» 

Для кого: предназначен для личного пользования в формате мобильного приложения. Хороший электронный ежедневник для офисных сотрудников, менеджеров и удаленщиков. Хотя кто-то умудряется использовать его и для корпоративных целей.

Сильные стороны: простой и понятный интерфейс, не требует длительного обучения. Сразу виден план дел на день, видны срочные задачи на сегодня. Есть резервное копирование данных. Есть интересная возможность зашифрованного хранения личных данных, например, пин-кодов банковских карт, адресов и паролей. Из программы можно проверять электронную почту, а из писем – делать задачи.

Слабые стороны: недостаточно функционала для управления серьезными проектами и командами. Нет отчетов, нет диаграмм, графиков и аналитики, нет блокнота для заметок. 

24. Focuster

Тайм-менеджмент и списки дел для фрилансеров и бизнесменов

Для кого: это скорее не система управления проектами, а сервис для тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Умный список дел и приложение календаря Google, которое автоматизирует планирование ваших дел на день. Отличный инструмент для фрилансера.

Сильные стороны: позволяет расставлять приоритеты в своем дне и находить тот самый 25-й час в сутках. Следит за расписанием и планом задач на день как личный секретарь. Есть функция интеллектуального планирования.

Слабые стороны: высокая цена по сравнению с другими подобными приложениями. Ограниченная функциональность, например, нет подзадач. 

25. Notion

Личный органайзер и/или таск-менеджер, альтернатива Trello 

Для кого: подойдет творческим коллективам из 10-15 человек, а также для личного пользования. Интуитивно понятные интерфейсы, внедрение быстрое.

Сильные стороны: объединяет в себе огромное количество инструментов: канбан-доски и базы знаний, документы и списки дел, заметки и таблицы. По части работы с документами и заметками может заменить Google Docs и Evernote. По части управления проектами – Trello или другие простые системы. По работе с таблицами – альтернатива Google Sheets. Сервис похож на конструктор Lego – собирай из него все, что хочешь. Есть гибкий и простой редактор для создания досок. Легко делиться файлами, делать заметки, вкладывать страницы друг в друга и создавать базу знаний.

Слабые стороны: нет возможности создавать повторяющиеся события. Хочется иметь больше возможностей для форматирования текста. Все редактирование спрятано в меню, всплывающее по клику. Блеклый интерфейс, навевающий скуку. Слабый визуал – не обозначить цветом события в календаре, не поставить яркий стикер на карточку, не выделить важную информацию. Запутанная навигация в системе.

26. Teamwork

Система управления проектами и совместной работы для менеджеров и клиентов 

Для кого: оптимально для отделов продаж, консалтинговых фирм и аутсорсинговых компаний.

Сильные стороны: отлично подходит для управления задачами сразу по нескольким крупным проектам – легко расставлять приоритеты, связывать задачи между собой, оценивать результаты. Менеджерам проектов удобно разбивать проект на этапы и отслеживать работу по каждому из них. Есть отдельная панель мониторинга и оптимизированный планировщик времени для оценки производительности.

Слабые стороны: с некоторыми функциями необходимо долго разбираться. Особенно с отчетами, создавать их – долго и сложно. Не очень безопасная система, нет возможности включить двухфакторную идентификацию. В управлении задачами иногда возникают сбои, и отредактировать их не так просто, как должно быть.  

27. Flow

Простая CRM для управления проектами и финансами

Для кого: подходит для веб-студий, строительных компаний, производства и IT-проектов. Для малого и среднего бизнеса. Эту систему чаще используют не для управления проектами, а как CRM.

Сильные стороны: есть разные возможности под разные бизнес-процессы – работа с документами, счетами и актами (интеграция с 1С), ведение клиентов и автоматизация продаж (CRM), управление Agile-проектами, управление финансами. Удобно отслеживать заявки от клиентов и рассчитывать экономику производства: сколько потрачено на материалы и зарплаты, какова рентабельность каждого заказа, сколько заработали за период времени.

Слабые стороны: не хватает автоматизации процессов, возможности кастомизировать отчеты под себя, отображения проектов в виде диаграммы Гантта, возможности перемещать задачи между командами. Иногда происходят сбои при выполнении задач, данные не синхронизируются на разных устройствах. 

28. Kanbanery

Классические канбан-доски и открытый исходный код

Для кого: система управления для IT-проектов с открытым исходным кодом. Подходит для маленьких команд из 6-7 человек. Если же у вас большая команда и масштабный проект – то функциональности не хватит.  

Сильные стороны: классические канбан-доски, много возможностей для управления задачами. Легко копировать доски, перетаскивать задачи, вешать стикеры, как если бы это была реальная офисная доска. Есть готовые шаблоны досок. Интеграция с Githab. Возможность кастомизации через API. Удобный интерфейс – «чистый» и понятный, при этом все важные функции на виду.

Слабые стороны: даже в платной версии невозможно управлять хоть сколько-нибудь масштабными проектами. Нет настраиваемых уведомлений. Нельзя оценить состояние проекта и его бюджет, нельзя оценить рабочую загрузку специалистов. Отсутствует аналитика по задачам, учет времени. Нет резервного копирования.  

29. Weeek

Пока еще очень маленький российский стартап для дизайн-команд

Для кого: таск-трекер для креативных задач и небольших команд дизайнеров. Удобно делиться дизайн-макетами с командой и заказчиками.

Сильные стороны: многоступенчатые задачи (до 6 уровней вложенности). Автоматические сценарии на досках. Управление задачами от А до Я: календарь и доски, обмен файлами, история изменений, фильтр, индикатор прогресса. Интуитивно понятный минималистичный дизайн. Гибкая система уведомлений.

Слабые стороны: мелкие буквы, текст выполненных задач плохо виден. Не хватает дизайнерских фишек и ярких фонов. Нет повторяющихся задач. 

30. Redbooth

Система управления с HD-видеоконференциями, голосовыми вызовами и бизнес-чатами

Для кого: система для совместной работы и коммуникаций, можно устраивать видеоконференции. Очень простая в использовании и гибкая. Подходит командам, которые приглашают в рабочее пространство заказчиков.  

Сильные стороны: много интеграций – GoogleDrive, Dropbox, Box, Microsoft Outlook, Gmail, Evernote, Github, а также CRM. Текстовые заметки, личные и групповые чаты, HD-видеоконференции, диаграммы Гантта, общий доступ к файлам, отслеживание времени, статистика, оценка и визуализация прогресса по проектам.   

Слабые стороны: беспорядочные уведомления, их слишком много. Если работа ведется одновременно по большому числу проектов, в системе будет хаос. Возможностей для наведения порядка в задачах не хватает. Беседы по проектам легко теряются. 

31. MindGenius

Интеллектуальные карты для образовательной сферы и маркетинга

Для кого: система управления проектами на основе mind-карт. Для тех, кто любит визуализацию данных в виде кластеров и схем. Идеально подходит для сферы образования и маркетинга.

Сильные стороны: все возможности дизайна – можно менять размер, цвет, форму блоков, фоны и шрифты. Можно добавлять картинки, ссылки и заметки. Все интеллектуальные карты импортируются в форматах JPEG, PNG, PDF и в приложениях Microsoft Office. Есть диаграммы Гантта, графики, схемы и готовые шаблоны, например, для Swot-анализа. Есть доска задач с карточками.

Слабые стороны: для комплексного управления проектами и полноценной совместной работы функционала недостаточно. Он заточен именно под визуализацию данных. 

32. TogglPlan (ранее Teamweek) 

Командный календарь для визуального планирования ресурсов

Для кого: акцент в этой системе сделан именно на планировании – задач, ресурсов команды, бюджета. Отличное решение для менеджеров и руководителей.

Сильные стороны: удобно вести планирование на временной шкале, устанавливать отдельные временные рамки для каждой группы сотрудников, перетаскивать задачи и события. Можно отслеживать приоритеты и статусы задач, а также прогресс по ним. Графиками легко обмениваться, на каждый генерируется свой URL.

Слабые стороны: сложно интегрировать с рабочими процессами, которые уже налажены в компании. Внедрение системы требует времени и вдумчивого подхода. 

33. ProofHub

Система для удаленного менеджмента, управления персоналом и разработкой

Для кого: система управления задачами и персоналом, отлично подходит для отдела кадров и для отдела разработки. 

Сильные стороны: все возможности для менеджмента персонала, в том числе удаленного. Удобно вести коммуникации с клиентами, есть встроенные чаты. Учет затраченного времени и ресурсов, хорошая отчетность, диаграммы Гантта. Гибкая настройка ролей, легко вводить в систему заказчиков или соискателей. 

Слабые стороны: нет простого способа отслеживать одновременно все свои и чужие проекты. Когда пользователей более 100 человек, в проектах возникает хаос. Ограниченное число интеграций. 

34. ActiveCollab

Система для разработчиков, альтернатива Jira

Для кого: система заточена под разработчиков, но подходит и маркетологам, дизайнерам, веб-студиям, креативным стартапам. У нее есть две основные фишки – оценка производительности труда и удобство совместной работы с заказчиками.

Сильные стороны: умеет отслеживать время и расходы на проект, можно оценить его точную стоимость. Можно измерить успехи в реализации проекта, оценить производительность труда сотрудников, отследить каждую минуту. Расширенные отчеты: легко сравнить плановое и реально затраченное время, отследить переводы средств. Удобно работать с клиентами: приглашать их в систему, совместно редактировать документы, выставлять счета за свою работу и получать оплату.

Слабые стороны: когда данных и проектов много, совместная работа замедляется. Нет важной для Agile функции – планирования спринтов. Иногда возникают ошибки при обмене файлами и совместном их редактировании. Новым сотрудникам приходится долго разбираться с системой, смотреть, как устроены проекты, искать, куда попадают документы и комментарии – это не всегда очевидно.

35. Zoho Projects

Очень многофункциональная и тяжеловесная система: документы, баг-трекинг, задачи

Для кого: довольно универсальная система, подходит для разных сфер. Отдельно выделим отдел разработки и бухгалтерию. Используется для работы с документами и выставления счетов, управления задачами, организации совещаний с форумами, а также как баг-трекер. Подходит небольшим командам до 20-30 человек.

Сильные стороны: широкий функционал под любые цели и задачи. Контрольные точки проекта и зависимости задач, календари и диаграммы Гантта, импорт файлов, в том числе от MS Office, OpenOffice, StarOffice, AutoCAD, Photoshop, ZIP. Функция отслеживания времени, статистика и отчетность, чаты, автоматическая отправка счетов в бухгалтерские системы.

Слабые стороны: не всегда очевидно, как пользоваться многочисленными функциями, например, переключаться между формами и карточками. Создается ощущение, что многие блоки встроены просто для галочки. Лучше было бы меньше функций, но более продуманных и проработанных. Фильтры не запоминаются. Нет единой логики построения процессов. Нет готовых шаблонов. Тормозит при загрузке файлов. 

36. Acunote 

Баг-трекер для разработчиков, слегка заброшенный

Для кого: таск-менеджер и баг-трекер для разработчиков, для малых и средних проектов. Позволяет планировать спринты, заносить задачи в бэклог, ставить эстимейты, следить за прогрессом выполнения задач и делать ревью кода.

Сильные стороны: одно из самых надежных SaaS решений для управления задачами, аналитика эффективности, быстрые уведомления. Иерархия задач, анализ отдельных спринтов, анализ производительности команд и сотрудников, горячие клавиши. Интеграция с JIRA, Bugzilla, Mantis, FogBugz, Trac.

Слабые стороны: слабые UX/UI, совсем не «user-friendly». Создается впечатление, что проект забросили – конкуренты уже давно обошли эту систему по количеству и качеству функций. Бэклог и текущий спринт не отличаются друг от друга. Хочется сделать более заметной информацию о прогрессе по спринту.

37. ISETIA 

Удачное решение для строительных компаний

Для кого: больше всего подходит для строительных и проектных компаний для согласования макетов и чертежей с заказчиками. Правда, в русскоязычном пространстве это практически неизвестная система, нет никаких обзоров и отзывов, во всем придется разбираться самостоятельно.

Сильные стороны: простой интерфейс, хорошая визуализация данных в разных форматах, есть диаграмма Гантта, есть классические kanban-доски, обмен документами и файлами. Есть возможность открывать для клиентов документ любого формата: Revit, Autocad, Powerpoint или Microsoft Project, позволять им делать пометки и оставлять комментарии. В системе легко планировать процессы проектирования, закупок, строительства, передачи в эксплуатацию и технического обслуживания.

Слабые стороны: не хватает возможностей для полноценного планирования и прогнозирования ресурсов, расширенной отчетности, отслеживания проблем, управления рисками. 

38. SprintGround 

Таск-трекер и баг-трекер с акцентом на юзабилити, еще одна альтернатива Jira

Для кого: таск-трекер для Agile-команд, подходит для планирования спринтов и отслеживания прогресса. Удобен как баг-трекер. Во многом система ориентирована на клиента, который хочет следить за процессом разработки.

Сильные стороны: максимально удобные и продуманные интерфейсы. Отслеживание хода разработки, отслеживание проблем и ошибок. Журнал изменений в режиме реального времени. Удобно распределять нагрузку между сотрудниками. Каждая задача и проект визуализируются с помощью сводной таблицы, которая отображает текущий прогресс.

Слабые стороны: дисковое пространство ограничено на всех тарифных планах, трудно работать с большими файлами. 

39. Freedcamp 

Первая полностью бесплатная альтернатива Basecamp

Для кого: отличное решение для дизайнеров и веб-студий, а также баг-трекер для разработки. Еще подходит цифровым медиа, маркетологам, консалтинговым агентствам и фрилансерам.

Сильные стороны: современная файловая система, позволяющая хранить и систематизировать все файлы проекта в одном месте, с поддержкой версий и комментариев. Можно редактировать каждый файл при помощи приложения, можно делать бэкапы. Также это отличный баг-трекер с интеграцией с электронной почтой. Умеет составлять инвойсы и создавать wiki-страницы. Есть магазин приложений. Есть дополнения для CRM. Есть kanban-доски, диаграммы Гантта и списки подзадач.

Слабые стороны: приходится бороться с каждым инструментом – с ветками обсуждений, статусами, уведомлениями… Чем больше функций используешь – тем менее понятной кажется система. 

40. Podio

Система для автоматизации рабочих процессов и отслеживания продаж

Для кого: малоизвестная в Рунете, но очень знаменитая в США и Европе система для управления проектами и совместной работы. Ее используют более 500 тысяч компаний. Лучше всего подходит для бухгалтерских и консалтинговых фирм, маркетинговых компаний, юридических бюро и агентств недвижимости. Может использоваться как CRM для отслеживания продаж.

Сильные стороны: можно настроить логику рабочих процессов и автоматизировать их по схеме: «если это – то то», и так далее. Например, при определенном обновлении автоматически создается задача. Позволяет автоматизировать продажи и отслеживать бюджеты проектов. Много интеграций:

Google Диск, Dropbox, GoToMeeting, Box и Evernote, Google Calendar, Outlook Calendar с использованием Exchange и iCal.

Слабые стороны: возможностей системы как CRM может не хватать. Нет полноценных онлайн-чатов. По сравнению с другими похожими системами – не очень понятные интерфейсы.

41. Smartsheet 

Управление проектами в виде электронных таблиц

Для кого: для компаний и менеджеров, которые любят четкие структурированные таблицы, но не любят Excel. Хорошее решение для отдела продаж, бухгалтерии и performance-маркетинга.

Сильные стороны: в систему можно импортировать любой шаблон из Excel или таблицу из Google и дальше уже работать с ними на профессиональном уровне. Например, превращать в диаграммы Гантта. Легко автоматизировать многие процессы: сбор и обработку данных от удаленных сотрудников, управление ресурсами и планирование бюджета. Нет необходимости привлекать программистов, можно настроить под себя самостоятельно.

Слабые стороны: сложное форматирование таблиц, занимает очень много времени, поскольку необходимо задать множество условий, часто по одному – на каждый столбец и каждое действие. Неудобная фильтрация. Нельзя открыть сразу несколько вкладок, как в Excel. После перехода в систему с Excel работать неудобно и непривычно, нет обычных базовых формул. 

42. 10,000ft 

Система управления командой и ресурсами с учетом загрузки и переработок

Для кого: для отдела персонала, менеджеров и тимлидов, которые следят за загруженностью специалистов из разных отделов. Сотрудники могут планировать свой день, а руководство – следить за прогрессом работы по проектам, анализировать деятельность персонала, считать переработки и сокращать издержки.

Сильные стороны: все сотрудники с их результатами и рабочим временем – на одном листе. Удобно распределять ресурсы, контролировать загрузку специалистов, анализировать денежные затраты по проектам, смотреть, сколько времени уходит на конкретную задачу. Есть диаграмма Гантта, интерактивное расписание, функция учета времени. Мощная аналитика.

Слабые стороны: подходит только для небольших команд. Невозможно указать долгосрочные цели и вести масштабное стратегическое планирование. Нет настройки прав доступа – каждый пользователь видит все проекты и чужие данные, в том числе конфиденциальные. 

43. Process Street

Чек-листы и контрольные списки для однотипных повторяющихся задач

Для кого: сервис для создания чек-листов и контрольных списков. Подходит компаниям, которые ведут много стандартных операционных процедур и нуждаются в автоматизации процессов.

Сильные стороны: вся работа строится на шаблонах. Их можно оптимизировать под себя и изменять, создавать новые, делить по проектам или исполнителем. В каждом шаблоне создаются логичные, хорошо упорядоченные чек-листы под конкретные задачи. По итогам работы можно отслеживать прогресс. Рутинные операции автоматизируются, контроль за ними упрощается.

Слабые стороны: недостаток возможностей при автоматизации, например, нельзя построить сложный процесс «если это, делай то». При попытке анализировать данные из чек-листов нельзя легко отфильтровать определенные задачи. Также не получится сортировать задачи по датам исполнения и ответственным. Нет возможности выгружать проекты и чек-листы. 

44. OneSoft Connect 

Управление командой и задачами для HR-менеджеров

Для кого: система управления командой для отдела персонала и тимлидов. Также может использоваться в качестве CRM.

Сильные стороны: удобно хранить в одном месте все данные по сотрудникам, все документы, контракты, должностные инструкции. Каждому члену команды можно ставить тикеты и следить за его прогрессом. Также можно отслеживать все контракты с поставщиками и деловыми партнерами.

Слабые стороны: узконаправленный функционал, не подходит для комплексного управления проектами. 

45. OmniPlan

Сервис управления проектами специально для Mac, iPad и iPhone с мощной визуализацией

Для кого: для дизайнеров, креативных стартапов и творческих команд.

Сильные стороны: много возможностей для визуализации – диаграммы Гантта, графики, сводки и вехи. Задачи можно раскрасить, в зависимости от распределения ресурсов. Очень детальные профессиональные отчеты. Оценка времени и ресурсов.

Слабые стороны: выглядит красиво, но много глючит, например, при отмене действия вдруг меняется дата начала задачи безо всякой на то причины. Невозможно использовать на Android, и это иногда вызывает трудности у больших команд (хотя система изначально и позиционируется только для пользователей MAC и iOS).

46. Nutcache

Система для выставления счетов и контроля прогресса, времени и расходов

Для кого: для менеджеров по продажам, которым нужно выставлять счета своим клиентам. Только для личного пользования или совсем маленьких команд.

Сильные стороны: легко отследить прогресс и оценить затраченные ресурсы по всем задачам. Можно выставлять счета. Можно к каждой задаче и проекту «привязать» определенного клиента. Можно управлять расходами. Очень простая в использовании система.  

Слабые стороны: нельзя автоматизировать процесс выставления счетов. Нет детальных финансовых отчетов. Мало возможностей для командной работы – если вас больше пяти человек, полноценно вести рабочие процессы не получится. 

47. KPI Fire

Система для настройки целей и мониторинга KPI

Для кого: самая главная фишка сервиса – возможность настроить краткосрочные и долгосрочные цели для всех членов команды. Он может стать удобным инструментом для проектных менеджеров в любой сфере.

Сильные стороны: легко отследить прогресс по каждому проекту и сравнить производительность. Можно сравнить стратегические планы с текущими показателями. Круто, что можно установить годовые цели, а потом разбить их на цели отдела, задачи команды и проекты. Есть готовые шаблоны рабочих проектов под разные цели. Есть визуализация стратегии и прогресса. Можно работать с идеями: отбирать лучшие и расставлять приоритеты, связывать их с целями команды.

Слабые стороны: требуется много времени, чтобы наладить работу в системе. Трудно с ходу грамотно связать все цели с проектами и отделами. Хромает эстетика и внешний вид проектов. 

48. Crowdicity

Система для управления идеями, голосования и краудсорсинга

Для кого: подойдет командам, которые находятся в поиске новых идей, новых возможностей и перспектив. Актуально для стартапов, творческих коллективов и продуктовых команд. Идеи можно обсуждать не только внутри команды, но и вместе с партнерами и клиентами.

Сильные стороны: позволяет сотрудникам выдвигать идеи и голосовать за них. Позволяет создать задачу под краудсорсинг и получить большое количество мнений и идей. Система интерактивная, в ней очень легко ориентироваться. Все интерфейсы можно кастомизировать под конкретную компанию, под ее задачи и потребности.

Слабые стороны: нет сбора единой статистики. Для краудсорсинга необходимо запускать свою собственную рекламную кампанию. 

49. Camayak

Управление контентом для издательств, редакций и маркетологов

Для кого: для любых команд, работающих с контентом. Подойдет издательствам и редакциям, крупным блогерам, журналистам и информационным порталам, контент-маркетологам и SMM-специалистам.

Сильные стороны: узкоспециализированное решение для координации работы авторов, маркетологов и дизайнеров. Легко составлять контент-планы, обсуждать активности, ставить дедлайны и задачи, утверждать контент и вносить правки.

Слабые стороны: не подойдет для управления проектами другого типа. Весь функционал заточен под контент. Хочется больше внимания со стороны техподдержки, когда решаешь сложные задачи – например, объединяешь систему и сайт на WordPress.

50. LiquidPlanner

Мульти-проектная система управления и планирования  

Для кого: система для разработчиков и производственных команд. Подходит для управления любым числом проектов и учета рабочего времени.

Сильные стороны: удобно вести работу одновременно с большим количеством проектом. Легко планировать на основе расставленных приоритетов. Есть оценка нагрузки, отслеживание времени и бюджета. Самая крутая фишка: можно заранее оценить, в какой диапазон времени какие задачи будут выполнены. Система просчитывает реалистичные сроки на основе наилучшего и наихудшего сценария развития событий. Есть много полезного функционала: расширенная аналитика, гибкая настройка прав, дэшборды, расписание, совместная работа с документами.

Слабые стороны: когда много сотрудников и задач, в системе легко потеряться. Раздражает долгая прокрутка интерфейса и поиск того, что нужно. Если проектов больше 50 штук, работать сложно.

51. Gantter

Интерактивная диаграмма Гантта – альтернатива GanttPro

Для кого: консалтинг, маркетинг, IT, строительство. Больше подходит командам 15-20 человек.

Сильные стороны: доступ к тысячам готовых шаблонов, которые упрощают построение графиков. Полная интеграция с Google Диском, все файлы и графики – в одном хранилище. Можно управлять файлами, войдя через аккаунты Google, Facebook или LinkedIn, и это удобно. Любую диаграмму можно расшарить в общий доступ.

Слабые стороны: неудобно, что есть только один масштаб интерфейсов, когда ведешь планирование по диаграмме Гантта. Когда два человека одновременно редактируют задачи, изменения могут пропадать. Не хватает ряда мелких, но ценных функций, таких как чат в реальном времени при разработке проектов и видеоконференции. Не user-friendly интерфейсы – иногда нужно делать кучу ненужных щелчков мышью. 

52. Miro

Очень креативная система совместной работы с медиафайлами всех типов

Для кого: оригинальное решение для творческих коллективов, образовательных проектов, дизайнеров и маркетологов. Для команд до 100 участников.  

Сильные стороны: многофункциональная интерактивная доска – можно добавлять файлы и документы, клеить стикеры, делать заметки и карточки задач, рисовать, отмечать важное маркером, составлять mind-карты и to-do листы. Любую доску можно экспортировать в виде картинки или PDF, можно разместить на своем сайте или в ленте соцсетей. Можно совместно редактировать картинки, видео, PDF, Google-документы. Есть текстовые, голосовые и видеочаты, а также просмотр доски в реальном времени, когда участники видят курсоры и действия друг друга. Есть готовые шаблоны для управления проектами, проведения мозговых штурмов и различных бизнес-процессов.

Слабые стороны: ограничение на размер доски для рисования и заметок, ее нельзя сделать больше или объединить с другой доской. Нет пароля для досок, который мог бы защитить ее от редактирования или случайного удаления анонимным пользователем. При экспорте досок в изображение нельзя сделать прозрачный фон. Шрифты мелковаты, не хватает поддержки шрифтов Google Fonts. Сложно отследить историю изменений на доске: кто, когда и что сделал, кто какой элемент добавил. 

 ВСЁ!

Данный обзор приводит к простому выводу. Если у вас есть система управления проектами и она вам не нравится – скорее всего, вы просто выбрали «не свою» систему. Потому что в мире их огромное количество, и наверняка есть та, что подходит лично вам.

Главное – определиться, чего вы хотите. И посмотреть, какая система лучше отвечает вашим задачам. Не надо требовать диаграмму Гантта от простого таск-трекера или сложных финансовых отчетов от баг-трекера, и так далее. 

Напоследок поделимся сводной таблицей, где кратко описаны особенности 52 систем управления проектами. 

Когда компания планирует реализовать проект, можно положиться на интуицию и на то, что все члены команды приложат усилия, чтобы результат был успешным. Но, скорее всего, при таком подходе получится либо не то, что хотелось, либо дедлайны и бюджеты будут совсем не те, на которые рассчитывали. 

Чтобы этого избежать, необходимо соблюдать принципы project-менеджмента. Особенно важны они для начинающих руководителей проектов. Ими не пренебрегают и опытные project-менеджеры, но часто адаптируют базовые принципы под себя. Поэтому мы расскажем о фундаментальных принципах управления проектами, которые вы сразу сможете использовать в работе, а со временем добавить в них что-то свое.

Что такое управление проектами?

Проект — это уникальная совокупность исходных данных (целей, проблем), процессов и ресурсов, направленных на то, чтобы в установленный промежуток времени достичь ожидаемых результатов, например, разработать новое приложение. 

На основе исходных данных прописывается ряд задач разной степени сложности, связанных между собой. Когда все задачи выполнены, проект, как правило, завершен. 

Если говорить простыми словами, то управление проектами – это организация эффективного использования ресурсов компании. Главная цель управления проектом – достижение заложенной в начале цели в определенный срок и без превышения запланированных объемов ресурсов.

То есть управление проектом можно считать качественным, если команда уложилась в плановый промежуток времени, не пришлось экстренно привлекать много дополнительных специалистов и средств. Полученный продукт при этом полностью отвечает требованиям к нему, поставленным в начале работы.  

Структура проекта

Чтобы проект удался, он обязательно должен иметь руководителя, который создаст структуру — систему, объединяющую элементы, необходимые для управления проектом. 

Главная цель создания структуры проекта – упростить для команды ежедневное общение и совместную работу над задачами. Кроме того, структура делает работу команды более прозрачной и позволяет исключить дублирование деятельности и ресурсов. 

Независимо от типа проекта, концепция project-менеджмента предполагает, что в структуру будут заложены следующие части:

Роли и обязанности руководителя проекта

Руководитель — ключевое лицо, отвечающее за успех проекта в целом.

Для успешной работы этот человек должен знать базовые принципы project-менеджмента и успешно применять их на практике.

Достаточно часто такие специалисты имеют Project Management Professional Certification, сокращенно PMP. Этот документ издает Институт управления проектами – PMI. Именно эта организация разработала, издала и регулярно обновляет «Книгу знаний по управлению проектами» – PMBOK® Guide. В данном руководстве изложены основные концепции и принципы project-менеджмента, которые во всем мире являются ориентиром в управлении проектами. 

Важно, чтобы руководитель понимал: в PMBOK изложены стандарты, которые можно применить в любом проекте, но ему придется принимать самостоятельные решения и выводить новые принципы для разных проектов, отличающихся друг от друга. 

Среди основных обязанностей руководителя:

Процессы project-менеджмента

Ниже — главные процессы, происходящие в каждом проекте, которые обычно следуют один за другим. Бывают и случаи, когда нужно вернуться в одну из предыдущих фаз, чтобы внести важную информацию, например, по выполнению планирования. 

Исследование, инициирование и планирование

Почти любой проект создается в ответ на потребность. Чтобы узнать эту потребность как можно лучше и проводят исследования. Собранная в них информация используется на стадиях инициации и планирования. 

Инициация – процесс определения целей проекта, необходимых для него ресурсов и ожиданий заинтересованных сторон. Завершается инициация составлением устава и проектного предложения.

При планировании определяют основные шаги, которые следует предпринять для достижения целей, их порядок и исполнителей. Также анализируют потенциальные риски и пути их преодоления. 

Исполнение

Этот процесс заключается в непосредственной реализации того, что было запланировано. Обязательным элементом выполнения является отслеживание эффективности работы.

Тестирование, измерение результатов и повторение

В зависимости от типа проекта и методологии управления им тестирование может идти как после выполнения, так и параллельно с ним. 

После того, как путем тестирования команда убедилась, что продукт готов, то есть выполняет свои функции так, как запланировано, можно подводить итоги. А именно: делать отчеты, фиксировать, что следует использовать в следующих проектах, разрабатывать документацию для будущих владельцев и пользователей продукта.

15 базовых принципов управления проектами для начинающих

Описанные ниже принципы разработаны на основе седьмого издания PMBOK. Оно вышло в 2021 году и существенно отличается от предыдущих версий.

Ранее стандарты, изложенные в книге, основывались на процессах. Но работающие над изданием специалисты пришли к выводу, что правильнее говорить о том, что основа эффективного управления проектами — именно принципы. Поэтому в седьмом издании речь больше речи идет о необходимых руководителям и исполнителям навыках. А еще о том, как обеспечить высокий уровень удовлетворенности заинтересованных сторон.

На самом деле, в книге описано 12 принципов, но нужно знать, что на практике их гораздо больше. Главное – понять, что эти принципы – основа дороги к успешному управлению проектами. 

Установите четкие цели

Этот принцип важен для каждого проекта. Цели должны быть:

Цели, отвечающие этим критериям, проще оценить на предмет того, достигнуты ли они. 

Пропишите дополнительную ценность

Не всегда команда понимает, в чем состоит дополнительная ценность продукта. Это во многом зависит от проекта. Для кого-то дополнительную ценность может повысить управление качеством, а кто-то готов платить за постоянную обратную связь. Важно понимать, что именно дополнительной ценностью измеряется конечное впечатление от продукта или услуги. 

Определите результаты, которые получит заказчик

Объясните клиенту, что он получит. К примеру, программное обеспечение для того, чтобы контролировать количество рабочих часов сотрудника. При этом следует максимально детально описать:

Конечно, все эти пункты должны быть зафиксированы в письменном виде, а заказчик должен подтвердить, что именно такой результат его устроит.

Сделайте четкую структуру проекта

Опишите все шаги, которые команда предпримет на пути к реализации проекта. Здесь следует идти от стратегии к тактике, то есть от глобальных задач к второстепенным. Для наглядности структуру можно представить в виде схемы или дорожной карты.

Опишите роли и обязанности членов команды

Каждый человек в проекте должен знать, за что отвечает, кто является его руководителем, к кому можно обратиться с тем или иным вопросом.

Такой подход сделает работу более продуктивной и прозрачной. Все будут знать, кто чем занимается, а риск дублирования деятельности сводится к минимуму.

Напишите устав

Не следует описывать каждый шаг всех членов команды. Достаточно указать:

цели проекта, бюджет, основные ресурсы, заинтересованных лиц, ограничение.

Повышайте уровень ответственности в команде

Перед началом непосредственной работы над проектом объясните команде, как их задачи связаны между собой, к чему ведет задержка на том или ином этапе, расскажите, кто может подстраховать и так далее. 

Продумайте дистанционный формат работы

Действительность такова, что в любой момент вся команда или ее часть может быть вынуждена перейти из офиса на удаленную работу. Поэтому следует заранее прописать инструкции, например, о том, как и где размещать данные, чтобы сохранить доступ к ним с любого устройства.

Оцените ресурсы

Руководитель должен четко понимать, сколько возможно потратить времени, денег на реализацию проекта. Иногда плановые показатели не совсем совпадают с фактическими. Важно еще до начала работы договориться с заказчиком о том, насколько максимально можно повысить расход ресурсов. 

Изучите потенциальные риски, будьте проактивными

Оцените заранее, что может помешать вам сдать проект вовремя. В этом помогут исследования, опрос экспертов в вашей сфере, опыт.

Когда список потенциальных угроз будет готов, можно перейти к разработке плана по преодолению каждой из них. Таким образом, вы существенно уменьшите влияние рисков на работу над проектом.

Принимайте и фиксируйте изменения

Когда что-то пошло не по плану и пришлось вносить в рабочие процессы изменения, воспринимайте это как можно более спокойно. Если вы провели анализ рисков и приняли меры по их преодолению, то неожиданностей будет не так уж много. 

Важно задокументировать, что и на что вы изменили, к какому результату это привело, дало ли это последствия в долгосрочной перспективе и какие. Также фиксация важна для внешней отчетности перед заказчиками, они вправе понимать, что происходит в проекте.

Организуйте эффективное общение

Обязательно разработайте схему коммуникаций между участниками проекта. Члены команды должны регулярно общаться между собой и с руководителем. Также в этой цепочке должны быть и заказчики. Конечно, им, скорее всего, не нужны мелкие детали, но о важных моментах важно оповещать.

Полезным шагом будет предоставление заинтересованным сторонам, например, списка мессенджеров, в которых лучше общаться и описать, к кому с какими вопросами обращаться. 

Контролируйте прогресс

У руководителя должны быть инструменты для отслеживания прогресса команды. В любой момент времени он должен понимать, как обстоят дела. Когда руководитель в курсе прогресса и регулярно уведомляет о нем команду, можно рассчитывать на то, что производительность и мотивация коллектива будут высокими.

В этом процессе важно в самом начале работы задать критерии, по которым прогресс будет контролироваться. К примеру, скорость работы, бюджетные рамки, соотношение общего количества задач к закрытым и так далее.

Поощряйте прозрачность в работе

Честность и открытость очень ценны. Людям важно понимать, что от них ничего не скрывают, а за свой труд они получают справедливое вознаграждение. Поэтому используйте инструменты, позволяющие обеспечить прозрачность, но не чрезмерную.

Например, можно внедрить таск-менеджер, в котором члены команды видят, что кто-нибудь из коллег регулярно выполняет больше задач, чем для него запланировано. Соответственно, он получает бонусы. При этом точные суммы окладов и бонусов – конфиденциальная информация, доступ к которой имеют только определенные сотрудники.

Организуйте благоприятную для работы атмосферу

Интересуйтесь тем, что важно для команды, и старайтесь дать это максимально. Для кого-то большое значение имеют поздравления с днем ​​рождения и корпоративы, а кто-то хочет работать только по гибкой методологии и может даже отказаться от проекта, где будет использоваться каскадная модель. 

Оцените полученный результат и работу, выполненную для этого,
сделайте выводы

Всегда следует оценивать финальный результат и соотносить его с приложенными усилиями, затраченными ресурсами. Иногда может оказаться, что успешный снаружи проект действительно имел много сложностей, а затраты на него сильно превысили план.

Поэтому очень важно не полагаться на то, что все ошибки и варианты их решения останутся в памяти руководителя навсегда. Делайте выводы и фиксируйте их. Это пригодится со следующими проектами.

Использование систем для управления проектами

Принципы, безусловно, важны, но чтобы они работали, следует выбрать инструменты, которые позволяют превратить теорию в практику. Чаще для этого используют таск-менеджеры. Эти приложения позволяют получить все необходимые функции в рамках одного продукта и не тратить время и усилия на переключение между несколькими сервисами. 

Преимущества систем для управления проектами

Выше мы уже писали о том, чем помогают управлять системы управления проектами. 

Софт для управления проектами – оптимальный инструмент, обеспечивающий руководителю возможность иметь Helicopter view, то есть смотреть на работу команды комплексно, а при необходимости – приблизиться и рассмотреть детали.

К примеру, если говорить о Worksection, то здесь есть Дашборд, на котором руководитель видит на одном экране все главные характеристики проекта в режиме реального времени. 

Окинув глазом картинку, руководитель может заметить, что проект продвигается медленно, дата финиша существенно сместилась, а активности по проекту почти нет. Это позволит менеджеру отследить, какие задачи или работники тормозят проект, выявить причины этого и решить проблемы. 

К преимуществам софта для управления проектами относят:

Как внедрить таск-менеджер

Как и любое нововведение, таск-менеджеры нуждаются в проведении подготовки к их интеграции в работу команды. Прежде всего, нужно учесть всеобщую готовность коллектива к работе с этими программами. Она точно будет выше, если руководитель подробно расскажет о преимуществах, которые дают таск-трекеры. 

Еще один важный момент – понятность конкретного инструмента. Не всем может быть легко начать использовать новую программу, поэтому заранее подготовьте инструкции и ответы на часто задаваемые вопросы. Кстати, такие материалы некоторые разработчики таск-трекеров готовят самостоятельно, вам остается только указать сотрудникам, где найти ответы.

Если же стандартных инструкций человеку мало, может потребоваться консультация техподдержки. И это тоже очень важный пункт, потому что не у всех таск-трекеров менеджеры техподдержки работают оперативно. Узнайте об этом заранее, а лучше — протестируйте, за какое время на вопросы пользователей отвечают в понравившемся вам сервисе. 

Также стоит оценить стоимость таск-трекера по сравнению с прибылью компании. Использование системы должно окупиться хотя бы в среднесрочной перспективе. 

---

Знание основных принципов управления проектами принесет пользу вашему бизнесу и выведет качество услуг на новый уровень. Но не забудьте об инструментах, которые помогут вам превратить теорию project-менеджмента в практику.

Формирование детальных планов стадии проектирования

Рекомендуемый в рамках настоящей книги подход поэтапного планирования, планирования набегающей волной, как уже упоминалось выше, подразумевает разработку детальных планов для каждой стадии непосредственно перед ее наступлением. В качестве метода, позволяющего обеспечить такой подход, можно рассматривать иерархическое расписание.

Иерархическое расписание — метод разработки детальных планов расписания. Это многоуровневое расписание с переменной степенью детализации на каждом уровне [18]. На этапе планирования иерархическое расписание строится на основе ИСР.

Операции высокого уровня разбиваются на несколько более мелких. Контрольные события проекта, как правило, обеспечивают связь различных уровней. На рис. 10.1 представлен пример иерархического расписания.

Основное преимущество данного метода заключается в том, что он может быть успешно использован на проектах с высокой степенью неопределенности, где информация появляется по мере развития проекта. В процессе детализации расписания должны принимать участие члены команды, которые несут ответственность за детализируемый пакет работ.

Важным замечанием является то, что метод иерархического расписания при разумной адаптации может быть применен для детализации и поэтапному составлению всех базовых планов проекта: по содержанию, по стоимости, по качеству и т.п.

Уточнение плана управления проектом

На этапе «Проектирование» ЖЦ ИТ может возникнуть необходимость реализации корректировки плана управления проектом — это вполне ожидаемая ситуация, учитывая рекомендацию по выполнению планирования методом набегающей волны. Поэтому актуальным становится использование процедуры корректировки фактического выполнения плана проекта вкупе с уже рассмотренной процедурой интегрированного управления изменениями.

Ниже приведены пример текстового описания и схема процедуры корректировки фактического выполнения плана проекта.

Пример процедуры корректировки фактического выполнения плана работ

В случае возникновения необходимости корректировки фактического плана выполнения работ:

• руководители функциональных групп от исполнителя формируют отчет группы по работе за отчетный период в формате предложений изменений в плане работ и передают сотруднику, ответственному за согласование и оргподдержку, для подготовки совещания с руководителями проекта;
• сотрудник, ответственный за согласование и оргподдержку, готовит совещание руководителей функциональных групп с руководителями проекта;
• на совещании руководителей проекта с руководителями функциональных групп принимаются решения по мероприятиям с целью обеспечения выполнения плана работ.

Руководство и управление исполнением проекта

Процесс руководства и управления исполнением проекта требует от руководителя и команды проекта выполнения ряда шагов по реализации действий, задокументированных в плане управления проектом, и работ, определенных в описании содержания проекта.

Менеджер проекта вместе с командой управления проектом управляет ходом запланированных операций проекта и различными техническими и организационными взаимосвязями, существующими в рамках проекта. К наиболее типичным действиям относятся:

• выполнение операций для достижения целей проекта;
• использование выделенных средств в соответствии с планом управления проектом для достижения утвержденных целей;
• адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и окружению проекта;
• сбор данных проекта и формирование отчетов по расходам, выполнению расписания, техническому и качественному прогрессу, а также предоставление информации о текущем состоянии для планирования дальнейшего развития проекта;

  

  Рис.
  10.3.
  Схема процедуры управления работами проекта

• документирование и обобщение накопленных знаний и опыта, осуществление операций по повышению эффективности процессов проектного управления.

В рамках выполнения проекта собирается информация об исполнении работ, включающая в себя информацию о состоянии готовности результатов поставки и о выполненных работах; затем эта информация направляется в процесс отчетности по исполнению.

Данный процесс находится в тесной координации с процессом осуществления интегрированного управления изменениями проекта, а также с процессами и инструментами контроля содержания, сроков, качества и стоимости.

Ключевой процедурой, поддерживающей реализацию процесса «Руководство и управление исполнением проекта», является процедура управления работами, схема которой представлена на рис. 10.3.

Далее приведены схемы проведения оперативного и еженедельного совещания о ходе работ по проекту (см. рис. 10.4 и 10.5).

Обеспечение качества проекта

На данном этапе ключевыми задачами управления качеством проекта являются:

• внесение корректировок в базовый план управления качеством, которые отражали бы изменения, согласованные исполнителем и заказчиком на предыдущем этапе;
• составление подробного рабочего плана реализации этапа;
• получение подтверждения от заказчика о выделении требуемых ресурсов и выполнении необходимых обстоятельств;
• определение изменений в инфраструктуре проекта. Исходной информацией для планирования управления качеством являются стратегии, стандарты и процедуры процесса управления качеством.

Основная задача этапа — уточнить стратегии, стандарты и процедуры таким образом, чтобы они соответствовали задачам наступающего этапа.

Другой задачей этапа является обеспечение подготовки плана проведения аудита и обзоров качества работ на этапе. Планирование начинается с определения ключевых результатов и контрольных точек данного этапа. Для каждого ключевого результата планируется обзор качества. Дополнительные обзоры качества проводятся перед контрольными точками, связанными с приемкой заказчиком результатов проекта, что позволит заранее перед процедурой приемки со стороны заказчика выявить проблемы и принять решение об их устранении. Календарный план проекта корректируется с учетом проведения аудита качества. Следует проверить набор процедур, необходимых для обеспечения работ по управлению качеством на данном этапе [22].

Перечисленные выше задачи являются актуальными для всех этапов жизненного цикла ИС.

На этапе планирования руководитель проекта совместно с менеджером по качеству выполняет корректировку программы обеспечения качества проекта.

Для этого предварительно менеджером по качеству осуществляется:

• проверка наличия операций по обеспечению качества выполнения следующих процессов:
  • настройка рабочей среды;
  • настройка конфигурации (для системного тестирования);
  • настройка инфраструктуры, тестирование системы;
  • выполнение системного и пользовательского теста;
  • установка рабочей среды;
  • выполнение теста на запуск;
  • подготовка и проведение обучения для конечных пользователей;
• корректировка графика выполнения, списка ответственных за обеспечение качества;
• согласование с руководителем проекта откорректированной программы обеспечения качества;
• проверка наличия необходимых процедур;
• доработка процедур обеспечения и контроля качества на этапе производства (настройки и внедрения).