Нужен ли приказ на разработку локальных инструкций

Трудовые отношения между работодателем и работником регулируются среди прочего локальными нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Точного определения этих документов в Трудовом кодексе не содержится. Можно выделить только признаки, по которым локальный нормативный акт (ЛНА) отличается от других документов работодателя:

• принимается работодателем, а не по соглашению сторон (ст. 8 ТК РФ);
• содержит нормы трудового права в отношении работников данного работодателя (ст. 8, 13 ТК РФ);
• не имеет персонализированного характера, как трудовой договор или кадровый приказ, и распространяется на неограниченное число сотрудников (ст. 13 ТК РФ);
• рассчитан на неоднократное применение (ст. 12 ТК РФ).

Хороший пример локального нормативного акта — должностная инструкция. Ее разработка не обязательна по ТК РФ — работодатель утверждает ее по собственной инициативе. Она определяет конкретную трудовую функцию работника, то есть содержит нормы трудового права. Она разрабатывается на должность, а не на Ф.И.О. конкретного специалиста. Инструкция применяется до замены ее новой или до исключения должности из штатного расписания, то есть рассчитана на неоднократное применение.

Есть мнение, что регламентирующие документы (положения, порядки) относятся к ЛНА, а приказы и распоряжения — нет, так как это организационно-распорядительные документы. Это не так. Регламент пользования переговорной не содержит норм трудового права и к ЛНА не относится. А приказ об установлении процента премирования на 2022 год для работников будет локальным нормативным актом, так как имеет все его признаки.

По общему правилу ЛНА принимают с учетом мотивированного мнения профсоюза. И оно не обязательно должно быть положительным. 

Суды считают, что ЛНА выражает волю работодателя, а не относится к соглашению сторон. Смотрите, например, Постановление Тамбовского районного суда Тамбовской области от 18.01.2016 по делу № 5-22/2016. 

То есть работодатель должен запросить мотивированное мнение профсоюза до утверждения ЛНА, а вот соглашаться с ним он не обязан (ст. 372 ТК РФ).

Защита интересов работников обеспечивается другой нормой — ЛНА не могут ухудшать их положение по сравнению с трудовым законодательством или коллективным договором (ст. 8 ТК РФ).

Трудовой кодекс освобождает от разработки ЛНА только три категории работодателей:

• физические лица без статуса ИП (ст. 8 ТК РФ);
• микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации (ст. 309.2 ТК РФ).

Работодатели-физические лица не разрабатывают локальные акты. Все трудовые отношения с работником регулируются трудовым договором.

Микропредприятия и некоммерческие организации имеют право отказаться от разработки локальных актов полностью или частично. Единственный обязательный для них документ — порядок перевода сотрудников на дистанционную работу по своей инициативе (ст. 312.9 ТК РФ). 

Микропредприятия и некоммерческие организации при отказе от ЛНА включают все неурегулированные вопросы в трудовые договоры. При этом за основу они берут Типовой трудовой договор (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Все локальные нормативные акты у работодателя можно разделить на три группы — смотрите таблицу с примерами.

ЛНА по обязательности разработки

Работодатель в обязательном порядке принимает те локальные нормативные акты, по которым есть отдельное требование об их разработке. Например, инструкции по охране труда или порядок применения вахтового метода, если он использует вахту.

Работодатель также имеет право урегулировать или не урегулировать ЛНА любой аспект трудовых отношений с соблюдением требований законодательства (ст. 8 ТК РФ). В его нормотворческую деятельность никто вмешиваться не может, включая судебные инстанции (Апелляционное определение Московского городского суда от 14 сентября 2016 г. N 33-31926/16).

Нет нормативных требований к порядку разработки, а также оформлению локальных актов в частных компаниях. Примерная инструкция по делопроизводству, где есть отдельный раздел о ЛНА, обязательна только для государственных предприятий (Приказ Росархива от 11.04.2018 №44). Но работодатели могут взять ее за образец и на ее основе разработать собственные правила.

Что рекомендует Росархив

По каждому ЛНА нужно сразу определить разработчика. Он оформляет документ, согласовывает с заинтересованными лицами и обеспечивает утверждение.

ЛНА по сроку действия могут быть постоянными (действуют до замены новыми) или краткосрочными (приняты на определенный период времени). Например, Порядок обработки персональных данных — документ постоянного действия. А приказ об установлении показателей премирования — временный.

ЛНА принимаются по законодательным требованиям, распоряжению вышестоящей организации или решению руководителя компании. Руководители структурных подразделений могут давать предложения директору по разработке локального акта, если необходимо нормативно отрегулировать какой-то вопрос. Они направляют служебную записку, в которой указывают цель принятия ЛНА, примерную структуру и сроки подготовки документа.

Обязательные реквизиты ЛНА: название организации, вид и название документа, место издания, гриф утверждения с датой. Если в документе несколько страниц, то оформляется титульный лист. На него выносят все обязательные реквизиты.

Пример оформления титульного листа ЛНА

Структуру ЛНА определяет разработчик, если в организации нет требований к содержанию. Для регламентов, положений, инструкций обычно используют следующие элементы:

• титульный лист;
• оглавление, если в документе больше 10 страниц;
• общие положения;
• нормативные ссылки;
• термины и определения, сокращения;
• ответственность — здесь указывают тех, кто должен выполнять требования ЛНА и несет за это ответственность;
• основные разделы — собственно сам текст ЛНА;
• приложения — графики, формы документов, чек-листы;
• лист согласования;
• лист ознакомления.

Это рекомендуемая структура. Работодатель может придумать свои правила.

Работодатель самостоятельно определяет порядок принятия локальных актов. Единственное требование, которое он должен выполнить — получить мотивированное мнение профсоюза в случаях, когда это обязательно (ст. 372 ТК РФ).

Перед принятием проект ЛНА проходит согласование внутри организации. Список определяет разработчик с учетом действующих в компании требований.

С внешними организациями ЛНА согласовывают только в том случае, если это содержится в поступившем требовании об его разработке или внутренних стандартах организации. Например, в холдинговых компаниях многие положения «дочек» и филиалов сначала проходят процедуру одобрения в головном офисе.

Согласованный проект ЛНА направляется на утверждение уполномоченному лицу. Рекомендуем сразу приложить к документу проект приказа о вводе в действие локального акта.

На практике ЛНА утверждаются одним из трех способов:

• решением директора;
• протоколом общего собрания участников, если это предусмотрено Уставом;
• решением любого должностного лица, которому это делегировано по доверенности или приказом о распределении прав и обязанностей.

Выбранный способ утверждения ЛНА нужно закрепить документально, чтобы подтвердить полномочия лица, подписавшего документ.

Приказ о вводе в действие ЛНА подписывает директор или уполномоченное им лицо. В документе указывают дату, с которой начинает действовать нормативный акт, а также организационные мероприятия в связи с его принятием. Например, ознакомить весь персонал с ЛНА и представить в отдел кадров подписанные листы ознакомления.

Утверждение ЛНА и ввод в действие ЛНА — две разных процедуры. Вторая не относится к обязательным. Например, должностные инструкции часто вводят в действие без приказа, с момента утверждения. Распорядительный документ нужен, чтобы дать какие-то поручения в связи с принятием документа.

С утвержденным ЛНА нужно обязательно ознакомить работников под личную подпись, если он касается их трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Это не пустая формальность. Подпись работника об ознакомлении с локальным актом — «броня» работодателя при возможных трудовых спорах.

Локальные акты актуализируют по мере необходимости — нормативных сроков нет. На практике их пересматривают раз в 3-5 лет, но точную периодичность устанавливает работодатель. 

Корректировки вносятся при появлении новых законодательных требований, изменении производственных или организационных условий в компании. Например, при утверждении нового штатного расписания или оргструктуры.

Изменения в ЛНА согласовываются и утверждаются в том же порядке, в каком принимался основной документ. Цепочка та же: «заинтересованные лица — профсоюз — руководитель». Если ЛНА вводился в действие приказом, то и изменения вводятся в действие приказом того же должностного лица.

Статья 12 ТК РФ предусматривает три случая, когда локальный нормативный акт утрачивает силу:

• истек срок действия;
• заменили новым ЛНА;
• вступили в силу нормативные правовые акты или положения колдоговора, которые устанавливают более высокий уровень гарантий работникам.

Отмена ЛНА, как правило, оформляется приказом руководителя.

Утративший силу документ не выбрасывают в ведро, а отправляют в архив на хранение по установленным правилам (Приказ Росархива от 20.12.2019 №236).

Если работодатель не примет локальный нормативный акт, который предусмотрен трудовым законодательством, он может заплатить штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отсутствие инструкций по охране труда обойдется дороже — до 80 тыс. рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ). 

Размер штрафа — не главное. Неприятность в том, что работодатель получит «пятно» на репутации как лицо, привлеченное к административной ответственности.

Не за горами январь 2023 года и специалисту по охране труда предстоит актуализировать локальные нормативные акты. Очередь дойдет и до переработки инструкций по охране труда. Расскажем все по порядку.

Для чего нужны локальные инструкции по охране труда?

Нужны ли локальные инструкции по охране труда, или достаточно пользоваться межотраслевыми типовыми инструкциями по охране труда, разработанными Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, и отраслевыми типовыми инструкциями по охране труда, разработанными другими республиканскими органами государственного управления? Ответ однозначен: нужны, так как локальные инструкции по охране труда учитывают особенности конкретного производства, конкретных условий труда в данной организации, что, естественно, отсутствует в типовых инструкциях по охране труда.

Какие виды локальных инструкций по охране труда должны быть в организации?

В организации должны быть приняты локальные инструкции по охране труда для всех профессий и отдельных видов работ, которые могут выполнять работающие разных профессий и должностей (например, погрузочно-разгрузочные работы, работы с электроинструментом и др.), а также для работ, выполнение которых связано с повышенной опасностью (например, по очистке крыш от снега, работы в резервуаре, колодцах и др.) (п. 4 Инструкции).

Все ли работодатели могут разрабатывать и утверждать локальные инструкции по охране труда?

Нет, не все. Отдельные работодатели этим правом не обладают ввиду невозможности выполнения данной задачи. В этом случае работодатели, не наделенные правом разрабатывать и утверждать инструкции по охране труда, руководствуются соответствующими типовыми инструкциями по охране труда (п. 3 Инструкции).

На основании каких документов разрабатываются локальные инструкции по охране труда?

Локальные инструкции по охране труда разрабатываются на основе НПА, в том числе технических нормативных правовых актов (далее — ТНПА), требования которых должны соблюдаться в организации, а также на основе требований по охране труда, изложенных в технологической документации, технической документации на оборудование, эксплуатируемое в организации, с учетом специфики деятельности организации, конкретных условий производства работ, оказания услуг. При отсутствии в НПА, в том числе ТНПА, требований по охране труда для профессий или отдельных видов работ (услуг) работодатели разрабатывают и включают в локальные инструкции по охране труда требования по охране труда, обеспечивающие сохранение жизни и здоровья работающих в процессе трудовой деятельности (п. 5 Инструкции).

Требования НПА, ТНПА, других документов, включаемые в локальную инструкцию по охране труда, должны быть изложены применительно к конкретному рабочему месту и реальным условиям труда работающего. Положения указанных документов, не требующие конкретизации, вносятся без изменений в локальную инструкцию по охране труда (п. 20 Инструкции).

Из указанного выше следует, что положения локальных инструкций по охране труда не должны противоречить НПА, ТНПА, содержащим требования по охране труда.

Для кого предназначена локальная инструкция по охране труда?

В локальные инструкции по охране труда включаются только те требования, которые относятся к охране труда и выполняются самими работающими (п. 6 Инструкции). Это означает, что в локальной инструкции не должно быть требований к другим категориям работников, в том числе к специалистам и руководителям.

Последовательность разработки, согласования и утверждения локальных инструкций по охране труда.

С чего начинается разработка локальных инструкций по охране труда?

Прежде всего в организации службой охраны труда (специалистом по охране труда или лицом, на которое возложены соответствующие обязанности по охране труда) либо юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), аккредитованными на оказание услуг в области охраны труда, с участием руководителей структурных подразделений, служб, главных специалистов организации (главного механика, главного энергетика, главного технолога и др.) составляется перечень локальных инструкций по охране труда. При составлении названного перечня учитывается утвержденное в организации штатное расписание в соответствии Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих и Единым квалификационным справочником должностей служащих. Этот перечень должен быть утвержден руководителем организации или его заместителем, в должностные обязанности которого входят вопросы организации охраны труда (п. 11 и 12 Инструкции).

Нужен ли приказ на разработку локальных инструкций по охране труда?

Для разработки локальных инструкций по охране труда издается приказ (или письменное распоряжение) руководителя организации, в котором определяются исполнители и сроки выполнения работ.

Кто осуществляет руководство разработкой локальных инструкций по охране труда в организации?

Руководство разработкой локальных инструкций по охране труда возлагается на руководителя организации или его заместителя, в должностные обязанности которого входят вопросы организации охраны труда (п. 15 Инструкции).

Кто разрабатывает локальные инструкции по охране труда?

Локальные инструкции по охране труда разрабатываются руководителями структурных подразделений организации (цехов, участков, отделов, лабораторий, кафедр и др.) с участием профессиональных союзов или уполномоченных лиц по охране труда работников организации (п. 14 Инструкции). Это вполне оправданно, так как именно эта категория работников досконально владеет информацией об особенностях технологического процесса, условиях труда, возможных рисках при выполнении работы и т.д.

Допускается ли использование типовых инструкций по охране труда в качестве локальных инструкций по охране труда?

Допускается. При использовании в качестве локальных инструкций по охране труда типовых инструкций по охране труда (без их переработки с учетом специфики деятельности организации) последние необходимо согласовать и утвердить в порядке, установленном Инструкцией. Для работодателей, не наделенных правом принятия локальных нормативных правовых актов, переоформление и согласование типовых инструкций по охране труда не требуется (п. 18 Инструкции).

Какая подготовительная работа предшествует разработке локальных инструкций по охране труда?

В соответствии с п. 19 Инструкции подготовительная работа включает:

• анализ результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, паспортизации санитарно-технического состояния условий и охраны труда, профессиональных рисков, а также типичных, наиболее вероятных для соответствующих профессий, видов работ (услуг) причин несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• изучение информационных писем, приказов, распоряжений, постановлений органов государственного управления, вышестоящих организаций в связи с имевшими место авариями, несчастными случаями на производстве, профессиональными заболеваниями и по другим вопросам охраны труда;
• подбор и изучение НПА, ТНПА, которые могли быть использованы при разработке локальных инструкций по охране труда, а также других документов, соответствующей технической литературы, учебных пособий и т.п.;
• определение вредных и (или) опасных производственных факторов, характерных для соответствующих профессий, вида работ (услуг), имеющих место при нормальном режиме, отклонениях от нормального режима, в аварийных ситуациях, мер и средств защиты от них;
• подбор средств индивидуальной защиты, обеспечивающих эффективную защиту от вредных и (или) опасных производственных факторов, присущих данному технологическому процессу (виду работ, услуг), как в нормальном режиме, так и в аварийных ситуациях;
• определение требований по охране труда к применяемому оборудованию, приспособлениям, инструменту, безопасных методов и приемов работы, последовательности выполнения работ, а также технических и организационных мероприятий, подлежащих отражению в локальной инструкции по охране труда.

Каковы функции службы охраны труда в период разработки проекта локальной инструкции по охране труда?

Служба охраны труда организации (специалист по охране труда или специалист, на которого возложены соответствующие обязанности по охране труда) либо юридическое лицо (индивидуальный предприниматель), аккредитованное (аккредитованный) на оказание услуг в области охраны труда, оказывает методическую помощь структурным подразделениям, содействует обеспечению их необходимыми типовыми инструкциями по охране труда, другими НПА, в том числе ТНПА, содержащими требования по охране труда (п. 17 Инструкции).

Проект локальной инструкции по охране труда, разработанный руководителем структурного подразделения, рассматривается службой охраны труда (специалистом по охране труда или специалистом, на которого возложены соответствующие обязанности по охране труда) либо юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем), аккредитованным на оказание услуг в области охраны труда, аварийно-спасательной службой, медицинской службой, другими заинтересованными структурными подразделениями организации, а также профсоюзом (уполномоченным лицом по охране труда работников организации) (п. 21 Инструкции).

Как оформляется проект локальной инструкции по охране труда?

После рассмотрения поступивших замечаний и предложений разрабатывается окончательный вариант проекта локальной инструкции по охране труда (далее — проект) (п. 22 Инструкции).

Проект оформляется в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве (п. 23 Инструкции).

Проект подписывается руководителем структурного подразделения (разработчиком) и представляется на согласование.

Кем согласовывается проект?

В соответствии с п. 24 Инструкции доработанный после замечаний и предложений окончательный вариант проекта согласовывается:

• со службой охраны труда (специалистом по охране труда или специалистом, на которого возложены соответствующие обязанности по охране труда) либо руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем), аккредитованным на оказание услуг в области охраны труда;
• при необходимости, по усмотрению службы охраны труда или указанных выше лиц, выполняющих обязанности по охране труда, с другими заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами организации;
• с профсоюзом (уполномоченным лицом по охране труда работников организации).

Кем утверждаются локальные инструкции по охране труда?

Локальные инструкции по охране труда утверждаются руководителем организации или его заместителем, в должностные обязанности которого входят вопросы организации охраны труда, либо приказом организации (п. 25 Инструкции).

Как оформляются локальные инструкции по охране труда?

Оформление первой и последней страниц локальной инструкции по охране труда производится по форме согласно приложению 1 к Инструкции (п. 25 Инструкции).

Каждой локальной инструкции по охране труда присваивается название и обозначение (регистрационный номер в организации).

В названии локальной инструкции по охране труда кратко указывается, для какой профессии или вида работ (оказываемых услуг) она предназначена (п. 28 Инструкции).

Каков порядок регистрации локальной инструкции по охране труда?

Регистрация локальных инструкций по охране труда происходит в порядке, установленном в организации (п. 26 Инструкции).

Каков порядок обеспечения работников локальными инструкциями по охране труда?

Утвержденные локальные инструкции по охране труда выдаются руководителям структурных подразделений и соответствующим лицам организации с внесением сведений в журнал учета выдачи локальных инструкций по охране труда по форме согласно приложению 3 к Инструкции (п. 26 Инструкции).

Каковы требования к тексту локальной инструкции по охране труда?

Требования локальной инструкции по охране труда излагаются в соответствии с последовательностью технологического процесса и с учетом условий, в которых выполняется эта работа (п. 30 Инструкции). В целом законодатель при внесении изменений и дополнений в Инструкцию сократил количество норм-требований к оформлению локальных инструкций по охране труда. Изложение текста в локальных инструкциях по охране труда согласно Инструкции осуществляется с учетом требований, установленных к текстам документов законодательством о делопроизводстве (п. 37 Инструкции).

В локальную инструкцию по охране труда не допускается включение отсылочных норм на другие НПА, в том числе ТНПА, содержащие требования по охране труда, за исключением отсылочных норм на иные локальные инструкции по охране труда, действующие в организации (п. 39 Инструкции).

В тексте локальной инструкции по охране труда следует избегать требований в форме запрета. При необходимости следует определять цели установления требований (п. 41 Инструкции). Например, во избежание поражения электрическим током не допускается производить монтажные работы в шкафах, блоках, находящихся под напряжением, и так далее.

В локальной инструкции по охране труда не применяются слова, подчеркивающие особое значение отдельных требований («строго», «категорически», «безусловно» и тому подобные), так как все нормативные предписания локальной инструкции по охране труда должны выполняться работающими в равной степени (п. 42 Инструкции).

Для наглядности отдельные требования локальной инструкции по охране труда могут быть проиллюстрированы рисунками, схемами или чертежами, поясняющими смысл требований (п. 43 Инструкции).

Если безопасность выполнения работы обусловлена определенными нормами, то они указываются в локальной инструкции по охране труда (величины зазоров, расстояний и т.п.) (п. 44 Инструкции).

Требования, относящиеся к однородным опасностям, излагаются общим понятием (п. 46 Инструкции).

Изложение текста в инструкции по охране труда осуществляется с учетом требований, установленных к текстам документов законодательством о делопроизводстве (п. 37 Инструкции).

Примеры.

1. Текст локальной инструкции по охране труда излагается лаконично, простым и понятным языком, исключающим различное толкование ее норм.
2. Терминология локальной инструкции по охране труда должна формироваться с использованием общепонятных слов и словосочетаний. Одни и те же термины должны употребляться в одном значении и иметь единую форму. Определения терминов должны быть понятными и однозначными, излагаться лаконично. При необходимости уточнения терминов и их определений, используемых в локальной инструкции по охране труда, в ней помещается пункт, разъясняющий их значение, обычно помещаемый в начале текста инструкции.
3. В тексте локальной инструкции по охране труда не допускается употребление просторечий и экспрессивных форм разговорной речи; в одном и том же смысле разных понятий; нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; аббревиатур, кроме общеизвестных; ненормативной лексики.
4. Специальные обозначения используются в локальной инструкции по охране труда только в том понимании, в каком они употребляются в соответствующей специальной области. В случае необходимости специальные обозначения поясняются в локальной инструкции по охране труда.
5. Замена слов в тексте локальной инструкции по охране труда буквенным сокращением (аббревиатурой) допускается при условии полной расшифровки аббревиатуры при ее первом применении.
6. При изложении обязательных для исполнения нормативных предписаний в тексте локальных инструкций по охране труда применяются слова «должен», «не допускается», «необходимо», «следует». Слова «как правило» преимущественно означают, что данное нормативное предписание является преобладающим, а отступление от него при подготовке соответствующей локальной инструкции по охране труда организации должно быть обоснованным.
7. Локальная инструкция по охране труда подразделяется на главы и пункты. Пункты могут подразделяться на подпункты, части или абзацы (если пункт состоит из одной части), подпункты — на части или абзацы (если пункт состоит из одной части), части — на абзацы.
8. Нумерация глав и пунктов должна быть сквозной для всей локальной инструкции по охране труда, подпунктов — сквозной для каждого пункта.
9. Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.
10. В тексте локальной инструкции по охране труда номера глав, пунктов, подпунктов обозначаются цифрами, номера частей и абзацев при ссылках на них пишутся словами (например, глава 4, пункт 6, подпункт 6.2, часть вторая, абзац первый).

Какова структура локальных инструкций по охране труда?

Локальные инструкции по охране труда в обязательном порядке должны содержать следующие главы:

• «Общие требования по охране труда»;
• «Требования по охране труда перед началом работы»;
• «Требования по охране труда при выполнении работы»;
• «Требования по охране труда по окончании работы»;
• «Требования по охране труда в аварийных ситуациях».

Однако следует иметь в виду, что с учетом специфики профессии, вида работ (услуг) в локальную инструкцию могут включаться другие главы (п. 31 Инструкции).

Какие требования отражаются в главе «Общие требования по охране труда»?

Согласно п. 32 Инструкции в главе «Общие требования по охране труда» отражаются:

• требования по охране труда по допуску работающих к работе по соответствующей профессии и (или) виду работ (услуг) с учетом возраста, пола, состояния здоровья, наличия необходимой квалификации, прохождения обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний по вопросам охраны труда и т.п.;
• обязанности работающих соблюдать требования по охране труда, а также правила поведения на территории организации, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях, использовать и правильно применять средства индивидуальной защиты и средства коллективной защиты, заботиться о личной безопасности и личном здоровье, а также о безопасности окружающих в процессе выполнения работ либо во время нахождения на территории организации, немедленно сообщать работодателю о любой ситуации, угрожающей жизни или здоровью работающих и окружающих, несчастном случае, произошедшем на производстве, оказывать содействие работодателю в принятии мер по оказанию необходимой помощи потерпевшим и доставке их в организацию здравоохранения;
• требования о недопустимости нахождения работающих в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения на рабочем месте, курения в неустановленных местах;
• перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, которые могут воздействовать на работающих в процессе труда;
• перечень средств индивидуальной защиты, выдаваемых в соответствии с установленными нормами, с указанием маркировки по защитным свойствам;
• требования по обеспечению пожаро- и взрывобезопасности;
• порядок уведомления работодателя о неисправности оборудования, инструмента, приспособлений, транспортных средств, средств защиты, об ухудшении состояния своего здоровья;
• требования по личной гигиене, которые должен знать и соблюдать работающий при выполнении работы, по оказанию услуг;
• ответственность работающего за нарушение требований локальной инструкции по охране труда.

Какие требования отражаются в главе «Требования по охране труда перед началом работы»?

В соответствии с п. 33 Инструкции в главе «Требования по охране труда перед началом работы» отражается порядок:

• проверки годности к эксплуатации и применения средств индивидуальной защиты;
• подготовки рабочего места, проверки комплектности и исправности оборудования, приспособлений и инструмента, эффективности работы вентиляционных систем, местного освещения, средств коллективной защиты, защитного заземления (зануления) электрооборудования, устройств оградительных, тормозных, предохранительных и др.;
• проверки состояния исходных материалов, заготовок, полуфабрикатов, комплектующих изделий;
• приемки рабочего места при сменной работе.

Какие требования отражаются в главе «Требования по охране труда при выполнении работы»?

В соответствии с п. 34 Инструкции в главе «Требования по охране труда при выполнении работы» отражаются:

• способы и приемы безопасного выполнения работ (оказания услуг), использования технологического оборудования, приспособлений и инструмента;
• требования безопасного обращения с исходными материалами (сырье, заготовки, полуфабрикаты);
• способы и приемы безопасной эксплуатации транспортных средств, тары и грузоподъемных механизмов;
• указания по безопасному содержанию рабочего места;
• основные виды отклонений от нормального технологического режима и методы их устранения;
• действия, направленные на предотвращение условий возникновения взрывов, пожаров и других аварийных ситуаций;
• требования по применению работающими средств индивидуальной защиты, соответствующих характеру выполняемой работы и обеспечивающих безопасные условия труда.

Какие требования отражаются в главе «Требования по охране труда по окончании работы»?

В соответствии с п. 35 Инструкции в главе «Требования по охране труда по окончании работы» отражаются:

• порядок безопасного отключения (остановки), разборки, очистки и смазки оборудования, приспособлений, машин, механизмов и аппаратуры;
• порядок уборки рабочего места;
• порядок сдачи рабочего места, а при непрерывном процессе — порядок передачи их по смене;
• требования по соблюдению мер личной гигиены;
• порядок извещения непосредственного руководителя или иного уполномоченного должностного лица работодателя о недостатках, влияющих на безопасность труда, выявленных во время работы.

Какие требования отражаются в главе «Требования по охране труда в аварийных ситуациях»?

В соответствии с п. 36 Инструкции в главе «Требования по охране труда в аварийных ситуациях» отражаются:

• возможные (основные) аварийные ситуации, которые могут привести к аварии или несчастному случаю, а также причины, их вызывающие;
• действия работающих при возникновении аварийных ситуаций;
• действия по оказанию первой помощи потерпевшим при аварии, в результате травмирования, отравления или внезапного заболевания;
• порядок сообщения об аварии и несчастном случае на производстве.

Каков порядок актуализации локальной инструкции по охране труда?

Локальные инструкции по охране труда актуализируются с целью их соответствия действующим требованиям по охране труда и решения вопроса о необходимости их пересмотра (п. 48 Инструкции).

Пересмотр локальных инструкций по охране труда проводится не реже одного раза в пять лет, а локальных инструкций по охране труда для профессий и работ с повышенной опасностью — не реже одного раза в три года (п. 49 Инструкции)..

Если в течение указанных сроков условия труда на рабочих местах и требования НПА, ТНПА, использованных при составлении локальной инструкции по охране труда, не изменились, приказом по организации действие локальной инструкции по охране труда продлевается на следующий срок, о чем делается запись: «Срок действия продлен. Приказ от _ N _» на первой странице локальной инструкции по охране труда.(п. 50 Инструкции).

До истечения указанных сроков локальные инструкции по охране труда пересматриваются в случаях:

• введения новых или внесения изменений и дополнений в НПА, ТНПА, содержащие требования по охране труда;
• внедрения новой техники и технологий;
• применения новых видов оборудования, материалов, аппаратуры и инструмента, изменения технологического процесса или условий работы. В данном случае пересмотр локальных инструкций по охране труда производится до введения указанных изменений;
• возникновения аварийной ситуации, несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, вызвавших необходимость внесения изменения в локальную инструкцию по охране труда (п. 51 Инструкции).

Порядок оформления, согласования и утверждения пересмотренных локальных инструкций по охране труда такой же, как и вновь разработанных (п. 52 Инструкции).

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации»

В каждой организации – в одной меньше, в другой больше – существуют свои локальные нормативные акты. Это различные положения, инструкции, правила и т. п. При этом есть общеустановленные локальные акты, обязательные для всех организаций без исключения, а есть принятые на усмотрение работодателя. Так или иначе, любой локальный акт обязателен и для работников, и для работодателя – если только не противоречит законодательству. Что относится к локальным нормативным актам? В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Что такое локальный акт?

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6).

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

• локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
• нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
• локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
• локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

• принимаемые работодателем единолично;
• принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

К сведению

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

• наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
• наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
• дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
• место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014».

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

от 13.01.2014 № 1

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Юпитер»

от 15.01.2014 № 1

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Юпитер»

Марсов,       А. В. Марсов

15.01.2014

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

• истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
• отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
• вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

Обратите внимание

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

* * *

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.