Нормативные документы для руководства в работе - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно?

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения»

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

1.2. Область применения документа:

– складское хозяйство;

– транспортный отдел.

Нормативные ссылки (или нормативные документы)

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

1.3. Нормативные документы:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.

Источник

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.

Признаки ЛНА

Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП.

Основные признаки ЛНА:

Признак	Описание признака
Утверждение в особом порядке	Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом.
Подзаконность	ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата.
Многократное применение	Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса.
Субъектность и территориальность	Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом.
Общность для всех	ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании.

Обязательные акты

Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:

Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора.
Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации.
График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска.
Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ.
Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений.
Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ.
Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте.
Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации.

Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?

Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:

штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.

Необязательные акты

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

акты о повышении квалификации сотрудников;
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
акты о дисциплинарной ответственности работников;
положение о прохождении персоналом медосмотра.

Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной.

Как оформить ЛНА?

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация: реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:

больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;
быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;
электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;
работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.

С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке.

Выводы

ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.
ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.
Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.
Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями.

Источник

Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

Как компании разработать и ввести локальные нормативные акты?

До сих пор не разобрались, как принимать внутренние документы организации, какие из них обязательные и зачем нужны остальные? Тогда готовьтесь спорить с работниками, проверяющими органами и платить штрафы

Что такое локальные нормативные акты и для чего они нужны?

В Трудовом кодексе РФ нет точного определения локального нормативного акта (далее – ЛНА). В ст. 8 ТК указано лишь, что работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Не принимают ЛНА только работодатели-физлица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Значит, локальный нормативный акт – это документ в компании, содержащий нормы трудового права. Но зачем его принимать, если законодательство и так регулирует трудовые правоотношения?

Цель ЛНА – точнее регламентировать трудовую деятельность и правоотношения работника и работодателя. Например, такие документы регулируют выплату заработной платы и премий, предоставление корпоративного имущества, направление работников в командировки и т.д.

Основные признаки ЛНА:

функционируют лишь внутри конкретной организации;
их создает и утверждает работодатель с учетом бизнес-процессов организации;
они не могут ухудшать положения работника по сравнению с тем, что гарантирует трудовое законодательство.

ЛНА принимают все работодатели, кроме физлиц – не ИП. Если в компании есть профсоюзная организация, представляющая интересы сотрудников, может учитываться ее мнение. Например, когда речь идет о перечне должностей работников с ненормированным рабочим днем, графике сменности, графике отпусков или ЛНА, устанавливающих систему оплаты труда.

Как разрабатывать, утверждать, вводить в действие и вносить изменения в ЛНА?

Обычно уполномоченные сотрудники начинают процесс разработки и введения в действие ЛНА на основании распоряжения, например приказа генерального директора. В приказе могут обозначаться необходимость разработать и принять ЛНА, сроки выполнения работы и ее цель. Может быть определена группа сотрудников, на которых возлагается обязанность создать проект документа. Но он не является обязательным при подготовке ЛНА.
Проект ЛНА согласовывается с руководством компании и отдельными департаментами, если ЛНА будет регулировать специфические бизнес-процессы. Также проект ЛНА нужно направить на согласование в выборный орган (профсоюз), если он есть в компании (ст. 372 ТК). Профсоюз в течение пяти рабочих дней должен предоставить мотивированное мнение. Если в нем есть замечания, работодатель вправе не согласиться с ними и не вносить изменения в документ.
ЛНА утверждают и вводят в действие на основании приказа генерального директора или иного уполномоченного лица. Если будет принято решение ввести ЛНА в действие без учета замечаний профсоюзной организации, она вправе обжаловать утверждение документа в Государственной инспекции труда или в суде. Также работники могут подать коллективный иск.
ЛНА распространяется на работника только после того, как он ознакомился с документом и поставил подпись. Об этом говорится в ч. 3 ст. 68 ТК. Если человек работает дистанционно и приехать в офис не может, выходом станет использование электронного документооборота. Достаточно обменяться с работником электронными версиями документов.
Внесение изменений в ЛНА не отличается от утверждения документа. Тут важно следить, чтобы ЛНА не противоречил нормам трудового законодательства и не ухудшил положение работников по сравнению с тем, которое гарантирует им закон.
Например, до внесения изменений в главу 49.1 ТК о регулировании труда дистанционных работников можно было предусмотреть дополнительные основания для их увольнения по инициативе работодателя, помимо предусмотренных в ст. 81 ТК. Некоторые руководители включали эти основания в ЛНА. Теперь у работодателя таких полномочий нет. Законом установлен перечень дополнительных оснований, по которым работник может быть уволен (ст. 312.8 ТК). А положения ЛНА с основаниями для увольнения, разработанными работодателями, перестали иметь силу.

ЛНА не будет распространяться на сотрудника при внесении в этот акт положения, которое изменит условия его трудового договора. Менять договор в одностороннем порядке без согласия сотрудника нельзя (ст. 72 ТК). Исключение – случаи, связанные с организационными и технологическими причинами. Но даже в такой ситуации работников предупреждают не менее чем за два месяца до изменений (ст. 74 ТК).

ЛНА можно разделить на общие и специальные. Общие ЛНА распространяются на весь персонал компании, а специальные – только на отдельных работников.

Что нужно знать про обязательные ЛНА?

Обязанность работодателя принимать ЛНА в трудовом законодательстве не прописана. И все же, опираясь на Трудовой кодекс и иные законы, можно выделить список обязательных ЛНА.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Если в компании есть коллективный договор, то ПВТР можно оформить как приложение к нему (ч. 2 ст. 190 ТК). В ином случае ПВТР принимается и утверждается как самостоятельный ЛНА. В ст. 189 ТК дано определение ПВТР: это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Вывод об обязательности этого ЛНА следует из ст. 190 ТК, которая описывает порядок его принятия. Отсутствие ПВТР может стать основанием для привлечения компании к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. Проверяющие органы считают некоторые документы обязательными и штрафуют работодателей за их отсутствие.

2. Положение об оплате труда. Условия оплаты труда должны быть указаны в трудовом договоре (ст. 57 ТК). При этом в ст. 135 ТК сказано, что «заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда». Потому контролирующие органы считают положение об оплате обязательным документом и при проверке могут оштрафовать за его отсутствие.

3. Положение об охране труда. На обязательность этого ЛНА намекает ст. 212 ТК. Прямого указания принять такой документ в статье нет. Но при проверке или несчастном случае на производстве проверяющие органы обращают внимание на то, знакомился ли работник с инструкцией по охране труда¹.

4. Положение об обработке, хранении и распространении персональных данных. Обязательство о неразглашении персональных данных и заявление о согласии на обработку персональных данных предусмотрены главой 14 ТК РФ. Их отсутствие может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП. Но это еще полбеды.

Политика обработки персональных данных регламентирует работу компании с ними в целом, т.е. это касается не только сотрудников. Ответственность за нарушение законодательства в области персональных данных предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ. А статья эта содержит существенные штрафы. Если не будет политики, которая регулирует работу с персональными данными, проверяющие органы могут начать серьезное изучение деятельности компании (Роскомнадзор не дремлет).

5. График отпусков. Его необходимо утверждать ежегодно не позднее двух недель до предстоящего календарного года (ст. 123 ТК). Иначе компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. Это дополнительно подтверждается в п. 7 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23 декабря 2021 г. № 45.

Суды смотрят на отказ в предоставлении сотруднику отпуска вне графика по-разному: могут согласиться с отказом работодателя, в том числе если он обоснован производственной необходимостью², или счесть его незаконным³. Обычно суды исходят из обстоятельств дела (читайте также: «Как работники и работодатели спорили из-за отпусков в 2022 году»).

6. Штатное расписание. Этот ЛНА не регулирует деятельность работников. Он фиксирует их количество, свободные должности и т.д. Но обычно данный документ включают в список обязательных ЛНА. Причина очевидна – его одним из первых запрашивают проверяющие органы.

Зачем нужны специальные ЛНА?

Мы обсудили общие ЛНА, а теперь поговорим о специальных. Эти ЛНА относятся к необязательным, а потому опасаться наказания рублем за их отсутствие не стоит. Однако они помогают регулировать деятельность отдельных работников и защитить компанию от споров. Рассмотрим повнимательнее некоторые из них.

Положение о служебных поездках и командировках. В нем определяются правила, по которым работники будут ездить в командировки, отчитываться, получать возмещение расходов и т.д. Если работник не направляется в командировки, на него действие акта может не распространяться.
Положение о регулировании труда дистанционных работников. Оно будет относиться только к работникам, заключившим трудовой договор о дистанционной работе. Однако порядок регулирования трудовых правоотношений может быть исчерпывающе изложен и в трудовом договоре.
Положение о предоставлении корпоративного имущества (техника, автомобили и т.д.). Если компания передает в пользование сотрудникам дорогостоящую технику, то правила ее использования и ответственность за их нарушение стоит подробно изложить в ЛНА. Тогда если Василий Иннокентьев зальет чаем корпоративный ноутбук, документ поможет избежать спора о возмещении.

Когда и как ЛНА перестают действовать?

В ст. 12 ТК перечислены случаи, когда действие ЛНА прекращается.

Истечение срока действия ЛНА. Если при разработке ЛНА был определен период его действия, то при наступлении прописанного срока документ автоматически утрачивает силу. Нужно продлить? Не проблема. Сделать это можно, например, приказом генерального директора.
Признание утратившим силу ЛНА или его отдельных положений. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В новом ЛНА необходимо указать, что документ, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений.
Вступление в силу закона, коллективного договора или соглашения. Если они дают больше гарантий работникам по сравнению с ЛНА, положения акта не действуют.

¹ Постановление Первого кассационного суда общей юрисдикции от 20 марта 2020 г. по делу № 16-1136/2020.

² Определение Приморского краевого суда от 21 сентября 2015 г. по делу № 33-8446/2015.

³ Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 7 декабря 2021 г. по делу № 88-31169/2021.

Фото: фотобанк Freepik/@pch.vector

Источник

Локальные нормативные акты принимают работодатели в пределах своей компетенции и с учетом норм трудового законодательства. Все наниматели, кроме микропредприятий, НКО и физических лиц без статуса ИП, разрабатывают ЛНА. Эти документы уточняют нормы, содержащиеся в федеральных законах, определяют принципы работы у конкретного работодателя или на определенной позиции. ЛНА помогают компаниям автоматизировать и систематизировать многие внутренние процессы.

Основные характеристики ЛНА.

Регулярное использование. Это основное отличие ЛНА от других кадровых документов. Например, приказы о зачислении в штат или о премировании выпускают только один раз в отношении конкретного сотрудника, поэтому их нельзя отнести к локальным нормативным актам. А положение о прохождении медосмотра можно применить к каждому работнику, и поэтому оно является ЛНА.

Подзаконность. Локальные нормативные акты не могут противоречить нормам трудового законодательства и текстам коллективных договоров, а должны только дополнять или расширять перечень гарантий, которые работодатель предоставляет сотрудникам. Например, компания имеет право предоставить отдельной категории работников больше дней для отдыха, но не может сократить срок отпуска, установленный законом.

Коллективность. ЛНА действуют как в отношении руководства, так и всех сотрудников организации или же для части работников. Поэтому трудовые договоры, приказы о премировании и прочие распоряжения нельзя считать локальными нормативными актами.

Замкнутость. Учитывая особенности своей деятельности, организации могут принимать ЛНА, которые будут подходить только им. Это значит, что каждая компания может создать и утвердить свои локальные нормы, которые будут регулировать ее отношения с персоналом.

Путь идеи до принятия локального нормативного акта можно разбить на 3 этапа.

1. Разработка и оформление.

Для каждого локального нормативного акта необходимо назначить разработчика. Эту задачу можно поручить как одному сотруднику, так и команде специалистов.

Разработчик составляет текст документа, отправляет его на согласование и утверждает у руководителя.

В законодательстве не сказано, как именно нужно оформлять локальные нормативные акты: организация может делать это по внутренним правилам документооборота или взять за основу ГОСТ. Чаще всего внешний вид документа будет зависеть от его содержания и назначения.

2. Согласование и утверждение.

Законодательство закрепляет за работодателем право самостоятельно решать, как утверждать локальные нормативные акты. Единственное ограничение — обязанность узнать мнение профсоюза тогда, когда это необходимо.

Перед принятием проект нового ЛНА необходимо согласовать с уполномоченными лицами компании. Их состав определяет тот, кто разрабатывал документ. Например, нормативные акты, которые относятся к финансовым вопросам, утверждает главный бухгалтер и т.п. Последний этап — утверждение ЛНА у руководства компании.

3. Ознакомление сотрудников.

Организация обязана ознакомить сотрудником с содержанием локального нормативного акта под роспись, только если он касается их работы (ст. 22 ТК РФ). Обычно сотрудники подписывают их в процессе устройства на новую должность. Но если в компании появился новый ЛНА, например, об изменении размеров премий, руководство обязано ознакомить с ним всех работников.

Источник

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.

Назначение распорядительных документов и их виды

При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть программу и записаться.

В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

Реквизиты, обязательные для распорядительных документов

И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.

Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:

название вида документа;
дата его оформления;
наименование составителя;
описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
количественные характеристики описываемого факта;
сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.

При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.

Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

Общие правила оформления организационно-распорядительной документации

Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
обязательность составления на русском языке;
возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.

В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

эмблема организации;
товарный знак;
коммерческое обозначение юрлица.

Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.

Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.

В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.

При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).

Особенности оформления, значимые для распорядительных документов

В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.

Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:

«Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
«Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.

К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).

На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»).

Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.

Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.

Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:

на последнем листе документа у его левой границы;
на обороте последней страницы внизу слева;
в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.

При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.

Подводим итоги

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).
Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.
Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.
При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.

Источник