Номер руководства включает

Статья написана в дополнение к предыдущей по просьбе сообщества.

В этой статье разберемся с магией чисел в децимальных номерах. И рассмотрим нумерацию не только принятую в ЕСКД (Единая система конструкторской документации), а также в ЕСПД (Единая система программной документации) и КСАС (Комплекс стандартов на автоматизированные системы), так как Харб в большей степени состоит из ИТ специалистов.

В соответствии с требованиями стандартов ЕСКД, ЕСПД и КСАС каждому изделию (программе, системе) должно быть присвоено обозначение — децимальный номер.

Обозначение присваивается в соответствии с установленными в стандартах правилами. Это придумано людьми в древние времена для унификации и упрощения идентификации изделий и документации, ведения учёта и архива.

Разберемся в простой процедуре присвоения децимального номера, чтобы она не казалось древним ритуалом, а присваиваемые номера — магическими числами.

Для каждого комплекта стандартов рассматривать порядок действий будем по отдельности.

Единая система конструкторской документации

В ЕСКД систему обозначения изделий и их конструкторских документов устанавливает ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Обозначение изделий и конструкторских документов (с Поправками).

Для каждого изделия устанавливается своё уникальное обозначение.

Обозначение изделию может быть присвоено двумя способами:

• централизованно – в рамках порядка, определённого министерством, ведомством, в рамках отрасли;
• децентрализованно – в соответствии с правилами, принятыми в организации-разработчике.

Структура обозначения изделия и основного конструкторского документа приведена на рисунке 1.

Код организации-разработчика конструкторской документации четырехзначный буквенный, состоящий из букв типа АБВГ, назначается по Кодификатору организаций-разработчиков.

Для получения четырехзначного буквенного кода организация-разработчик должна обратиться в ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ». Следует учесть, что эта услуга платная. Например: Предприятие НВП «Болид» имеет четырехзначный буквенный код организации-разработчика «АЦДР«, ЗАО «Бастион» — «ФИАШ«.

Допускается для изделий гражданского назначения вместо четырёхзначного буквенного кода использовать код из общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) предприятия-разработчика. Код ОКПО (восьми- или десятизначный номер) является обязательным реквизитом любой организации и меняется только при смене предприятием направления и специфики деятельности, в ином случае он остаётся постоянным на весь срок существования компании.

Код классификационной характеристики присваивают изделию и конструкторскому документу по классификатору изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (Классификатору ЕСКД). В Российской Федерации действует «Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов», ОК 012-93, представляет собой систематизированный свод наименований классификационных группировок объектов классификации — изделий основного и вспомогательного производства всех отраслей народного хозяйства, общетехнических документов и их кодов и является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации.

Классификационная характеристика является основной частью обозначения изделия и его конструкторского документа. Код классификационной характеристики присваивается по Классификатору ЕСКД и представляет собой шестизначное число, последовательно обозначающее класс (первые два знака), подкласс, группу, подгруппу, вид (по одному знаку). Классификатор ЕСКД построен по иерархическому десятичному методу, основанному на логическом переходе от общего к частному в классифицируемом множестве.

Структура обозначения кода классификационной характеристики имеет вид:

Классификатор сопровождается подробными рекомендациями по поиску и определению кода классификационной характеристики изделия.

Например, следует определить код классификационной характеристики для одноканального блока питания с напряжением питания 220В переменного тока частотой 50Гц с выходным стабилизированным напряжением постоянного тока 12В и активной мощностью 60Вт.

Сначала следует определить номер класса в сетке классов и подклассов по названию изделия.
В данном случае подходит класс 43XXXX «Микросхемы, приборы полупроводниковые, электровакуумные, пьезоэлектрические, квантовой электроники, резисторы соединители, преобразователи электроэнергии, средства вторичного электропитания».

Там же следует выбрать подкласс 436XXX «Системы и источники вторичного электропитания».

По сетке групп, подгрупп и видов следует определить группу в выбранном подклассе, опираясь на характеристики разрабатываемого устройства: 4362XX «Источники вторичного электропитания одноканальные с входным переменным однофазным напряжением», подгруппу: 43623X «С выходным постоянным стабилизированным напряжением и выходными параметрами» и вид: 436234 «Мощностью, Вт св. 10 до 100 вкл. напряжением, В до 100 вкл.».

Таким образом, код классификационной характеристики для одноканального блока питания с напряжением питания 220В переменного тока частотой 50Гц с выходным стабилизированным напряжением постоянного тока 12В и активной мощностью 60Вт будет: 436234.

Порядковый регистрационный номер присваивают по классификационной характеристике от 001 до 999 в пределах кода организации-разработчика при децентрализованном присвоении обозначения, а при централизованном присвоении — в пределах кода организации, выделенного для централизованного присвоения.

Например, данный номер может быть порядковым номером записи в карточке учёта обозначений изделий. Форма и порядок ведения карточки учёта обозначений установлены в ГОСТ 2.201-80.

Таким образом, для рассмотренного примера по выбору классификационной характеристики обозначение изделия может выглядеть следующим образом: ФИАШ.436234.610

Обозначение неосновного конструкторского документа должно состоять из обозначения изделия и кода документа, установленного стандартами ЕСКД, записывается к обозначению изделий без пробела, присваивается в соответствии с таблицей 3 ГОСТ 2.102-2013 «Виды и комплектность конструкторских документов».

Например, схема электрическая принципиальная: ФИАШ.436234.610Э3

Обозначение исполнений изделия и документов при групповом и базовом способе выполнения конструкторских документов к обозначению изделия через дефис добавляется порядковый номер исполнения. При групповом способе выполнения документов одно исполнение следует условно принимать за основное. Такое исполнение должно иметь только базовое обозначение без порядкового номера исполнения, например АЦДР.436234.255. Для других исполнений к базовому обозначению добавляют порядковый номер исполнения от 01 до 98. Например: АЦДР.436234.255-05
Допускается обозначать исполнения с добавлением трехзначных порядковых номеров от 001 до 999.

При большой номенклатуре изделий, обладающих общими конструктивными признаками, допускается применять дополнительный номер исполнения, который записывается через точку и должен быть в виде двухзначного числа, кроме 00. Структура такого обозначения показана на рисунке 4.

Исполнения с применением дополнительного номера обозначают при наличии переменных характеристик (покрытий, параметров, их предельных отклонений, климатических условий работы, дополнительной комплектации изделия составными частями и т.п.), которые возможны для всех исполнений.

Дополнительный номер исполнения должен быть в виде двухзначного числа, кроме 00. Номер или каждая его цифра могут обозначать одну характеристику или комплекс взаимосвязанных характеристик.

Вновь разработанные составные части этих изделий, зависящие от тех же характеристик, обозначают с применением того же дополнительного номера исполнения. При необходимости такие части можно обозначать без применения дополнительного номера исполнения.
При наличии дополнительного номера все исполнения следует обозначать с применением двухзначного порядкового номера исполнения от 01 до 98.

Порядковые и дополнительные номера исполнений устанавливают независимо друг от друга.

На стадии разработки эскизного проекта рекомендуется эскизные и проектные конструкторские документы обозначать по следующей структуре:

Единая система программной документации

Обозначения программ и программных документов присваиваются в соответствии с указаниями ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обозначения программ и программных документов.

Обозначение программ и документов должно состоять из групп знаков, разделенных точками (после кода страны и кода организации-разработчика), пробелами (после номера редакции документа и кода вида документа), дефисами (после регистрационного номера и номера документа данного вида).

Устанавливается регистрационная система обозначения программ и программных документов.
Как и в ЕСКД, в ЕСПД предусматривается, что обозначение изделия является одновременно обозначением его программного документа – спецификации.

Структура обозначения программы и ее программного документа — спецификации показана на рисунке 6.

Код страны присваивается в соответствии с указаниями ГОСТ 7.67-2003 (ИСО 3166-1:1997) СИБИД. Коды названий стран, при этом выбор кодировки (латиница, кириллица или цифровой код) осуществляется разработчиком в соответствии с правилами, принятыми на предприятии. В качестве кода организации-разработчика допустимо использовать четырёхзначный буквенный код или код ОКПО.

В ГОСТ 19.103 указано, что регистрационный номер программы следует присваивать в соответствии с Общесоюзным классификатором программ, однако он так и не вышел в свет, поэтому допускается присваивать такой код от 00001 до 99999 в соответствии с порядком, установленным на предприятии-разработчике программы.

В отдельных случаях для формирования регистрационного номера программы используют общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (ОКПД2), раздел J, подраздел 62 «Продукты программные и услуги по разработке программного обеспечения; консультационные и аналогичные услуги в области информационных технологий».

Порядковый номер издания программы должен иметь формат от 01 до 99.

Пример обозначения программы:

• при использовании кода организации-разработчика из четырёх букв:
  • РОФ.АБВГ.62.01.29-01
  • 643.АБВГ.62.01.29-01
• при использовании кода ОКПО:
  • РОФ.98765432.62.01.29-01
  • RU.98765432.62.01.29-01
  • RUS.98765432.62.01.29-01
  • 643.98765432.62.01.29-01

Структура обозначения других программных документов показана на рисунке 7:

Порядковый номер редакции документа должен иметь формат от 01 до 99. Код вида документа присваивается в соответствии с таблицей 4 ГОСТ 19.101-77 Единая система программной документации (ЕСПД). Виды программ и программных документов (с Изменением N 1). При необходимости, документу присваивают номер документа данного вида в порядке возрастания от 01 до 99, номер части документа в порядке возрастания от 1 до 9.

Примеры обозначения документа «Руководство оператора» (второй такой документ на данную программу, часть 3):

• РОФ.АБВГ.62.01.29-01 34 02-3
• 643.АБВГ.62.01.29-01 34 02-3
• РОФ.98765432.62.01.29-01 34 02-3
• RU.98765432.62.01.29-01 34 02-3
• RUS.98765432.62.01.29-01 34 02-3
• 643.98765432.62.01.29-01 34 02-3

Окончательный вариант применяемой системы обозначения программ и программных документов должен быть определён предприятием-разработчиком во внутренних нормативных документах.

Комплекс стандартов на автоматизированные системы

Формирования децимального номера автоматизированной системы следует искать в ГОСТ 34.201-89 Информационная технология (ИТ). Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем (с Изменением N 1).
В соотвествии с ГОСТом, каждому разработанному документу должно быть присвоено самостоятельное обозначение. Документ, выполненный на разных носителях данных, должен иметь одно обозначение. К обозначению документов, выполненных на машинных носителях, добавляют букву «М».

Обозначение документа имеет следующую структуру:

Структура обозначения автоматизированной системы или ее части имеет вид:

Выбор кода организации-разработчика ГОСТ предлагает осуществлять в соответствии с общесоюзным классификатором предприятий, учреждений и организаций (ОКПО) по правилам, установленным отраслевыми НТД. На текущий момент следует использовать не общесоюзный утративший силу документ, а общероссийский классификатор – ОКПО. В качестве кода организации-разработчика допустимо также использовать четырёхбуквенный код от ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ».

Код классификационной характеристики системы следует выбирать из ОК 034-2014 (ОКПД2), раздела J подраздел 63 «Услуги в области информационных технологий», который заменил упомянутый в ГОСТ 34.201-89 общесоюзный классификатор продукции, а также отменённый с 01 января 2017 года общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Необходимо учитывать, что код классификационной характеристики из ОКПД2 может быть выбран по наименованию объекта автоматизации, например: 26.51.43.120 – системы информационные электроизмерительные, комплексы измерительно-вычислительные и установки для измерения электрических и магнитных величин (например, автоматизированная информационно-измерительная система коммерческого учёта электроэнергии (АИИС КУЭ)), 70.22.17 – услуги по управлению бизнес-процессами (АСУ БП); 26.20.40.140 – средства защиты информации, а также информационные и телекоммуникационные системы, защищённые с использованием средств защиты информации (информационные интернет-порталы).

Также ГОСТ 34.201-89 для присвоения указанной характеристики предлагает использовать общесоюзный классификатор подсистем и комплексов задач АСУ (ОКПКЗ). Данный классификатор на территории РФ прекратил своё действие, а замены ему разработано не было. Поэтому альтернативы выбору классификационной характеристики автоматизированной системы по ОКПД2 на текущий момент нет.

Порядковый регистрационный номер системы (части системы) присваивает служба организации разработчика, ответственная за ведение картотеки и учет обозначений. Регистрационные номера присваивают с 001 до 999 по каждому коду классификационной характеристики.

Код документа состоит из двух буквенно-цифровых знаков и отделяется от обозначения системы точкой. Код для документов, определенных настоящим стандартом, проставляют в соответствии с графой 3 табл.2. Код дополнительных документов формируют следующим образом: первый знак — буква, означающая вид документа согласно табл.1, второй знак — цифра или буква, указывающая порядковый номер документа данного вида.

Остальные позиции включают в обозначение документа при необходимости.

Порядковые номера документов одного наименования (2 знака) присваивают, начиная со второго, и отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Номер редакции документа присваивают, начиная со второй в порядке возрастания от 2 до 9, и отделяют от предыдущего значения точкой. Очередной номер редакции присваивают в случаях сохранения (не аннулирования) предыдущей редакции.

Номер части документа отделяют от предыдущего обозначения дефисом. Если документ состоит из одной части, то дефис не проставляют и номер части документа не присваивают.

Признак документа, выполненного на машинных носителях, вводят при необходимости. Букву «М» отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Таким образом, обозначение АИИС КУЭ может выглядеть так:

• 98765432.26.51.43.120.012
• АБВГ.26.51.43.120.012

Пример обозначения документа «Технологическая инструкция» (третий документ такого вида, вторая редакция, часть 5, выполнен в электронном виде):

• 98765432.26.51.43.120.012.И2.03.02.05М
• АБВГ.26.51.43.120.012.И2.03.02.05М

Схема структурная комплекса технических средств (единственный документ такого вида в составе проекта, единственная редакция, в одной части, выпущен на бумаге):

• 98765432.26.51.43.120.012.С1
• АБВГ.26.51.43.120.012.С1

Заключение

Допускается использовать уникальную систему идентификации, которая принята в организации-разработчике. Но стоит иметь в виду, что без специальных пояснений эта система никому не будет понятна. Описанную систему присвоения обозначений изделиям и документам в соответствии со стандартами сможет расшифровать любой специалист (конструктор, разработчик, программист).

При написании статьи были использованы также следующие источники:

• Децимальные номера (обозначения) кд, пд, документации АС
• Как присвоить документам код по ГОСТу

«Кадровый вопрос», 2012, N 8

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, т. е. комплекта документов, в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.

Современное делопроизводство определяет должностную инструкцию как письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений и т. п.).

Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают:

— рациональное разделение труда между работниками предприятия;

— равномерную «загрузку» работников;

— оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности;

— возможность своевременного и эффективного контроля работников;

— понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности.

Кроме того, наличие должностной инструкции существенно ускоряет обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности.

Очень важным характерным признаком должностной инструкции является ее тесная взаимосвязь с документами, относящимися к другим группам документации — в частности, с трудовым договором, а также с документами по оформлению дисциплинарных взысканий. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом. Однако, если в трудовом договоре при описании обязанностей работника имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами, в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия — это необходимость. В случае трудовых споров (как решаемых внутри предприятия, так и в судебном порядке) при определении степени виновности в совершении дисциплинарного проступка, помимо прочего, как правило, принимается во внимание то, насколько полно и точно работник выполнял соответствующие положения должностной инструкции.

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельно точным его формулированием как отдельных предложений, так и всего текста в целом. Информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст предложений, сочетающих минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит прежде всего от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.

В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, адаптировав их к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения.

Существуют и общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:

— наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия;

— задачи, возлагаемые на работника;

— статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;

— основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;

— основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов и т. п.;

— трудовые функции, порученные работнику;

— виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций;

— основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника;

— полномочия работника, их краткая характеристика;

— взаимоотношения работника с другими должностными лицами предприятия;

— меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций;

— порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.

Оформление должностных инструкций

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:

— наименование организации — автора (разработчика) документа;

— наименование вида документа;

— дату документа;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа;

— гриф утверждения документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметку о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— отметку о заверении копии документа;

— отметку об исполнителе;

— идентификатор электронной копии документа.

Наименование организации — автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации-автора (разработчика) указывается сокращенное либо в отсутствие такового полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации-автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации — филиала, территориального отделения, представительства и пр. — указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 — «Организационно-распорядительная документация»). Код должностной инструкции как элемента организационно-распорядительной документации — 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита «Наименование организации» на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа — это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т. п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа — это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «N» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции — с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту «Наименование организации» — например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования «Негосударственное образовательное учреждение «Тверской центр детского творчества» следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь, и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа — это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправдано, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)) могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, «должностная инструкция бухгалтера»).

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита «Место составления документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

— снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;

— согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции — разделы — должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Текст», например следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 1 экз.».

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.».

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.».

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита «Подпись» (см. ниже).

2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово «Приложение», отделенное от него пробелом, знак «N «, дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дату и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

Гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Подпись». В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе — так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом «Подпись» (на свободном месте) указывается: «Лист согласования прилагается». Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации — автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т. п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Гриф согласование», а в его отсутствие — ниже последней строки реквизита «Подпись».

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например:

Sekretar:\E:Общие документыДолжностные инструкции\Менеджер отдела продаж. rtf.

Общий порядок подготовки должностных инструкций

В зависимости от сложности и размеров организации разработкой должностных инструкций обычно занимаются руководители кадровых служб или непосредственные руководители, в чьем подчинении находится описываемая должность. Обычно задача подготовки должностных инструкций возникает в следующих ситуациях:

— при создании новой организации, филиала или подразделения;

— при введении в организации новой должности, например в связи с вступлением в действие изменений к штатному расписанию организации;

— при изменении порученной ранее кому-либо из работников организации трудовой функции или иных существенных условий трудового договора, например в связи с расширением полномочий работника в процессе развития организации или вследствие перераспределения полномочий одного работника между несколькими.

Технология подготовки должностной инструкции, опирающаяся на ГОСТ Р6.30-2003, наиболее детально описана, например, в справочнике Ю. М. Михайлова «Как правильно и быстро разработать должностные инструкции». Краткое изложение этой технологии можно привести в виде следующей последовательности действий:

— подготовка предварительного варианта текста должностной инструкции на основании требований непосредственного руководителя и Квалификационного справочника должностей служащих;

— согласование проекта должностной инструкции с руководителями подразделений, взаимодействие с которыми будет возложено на работника, и с непосредственным руководителем работника;

— внесение изменений и оформление окончательного варианта должностной инструкции;

— утверждение должностной инструкции руководителем предприятия или его единоличным исполнительным органом и регистрация утвержденной должностной инструкции;

— передача должностной инструкции работникам, взаимодействие с которыми предусмотрено для должности, являющейся предметом данной инструкции;

— ознакомление непосредственно работника, приступающего к работе на описываемой должности.

В тех случаях, когда должностная инструкция разрабатывается или изменяется в отношении работника, уже занимающего данную должность, эти изменения обязательно должны быть согласованы с ним. При его несогласии с данными изменениями необходимо руководствоваться положениями Трудового кодекса о порядке внесения существенных изменений в трудовой договор с работником.

Организация работы с должностными инструкциями

Для надлежащего исполнения порученных обязанностей работники предприятия в соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ должны быть ознакомлены работодателем с должностной инструкцией, поскольку она является действующим локальным нормативным актом, имеющим отношение к трудовой функции работника.

Ознакомление работника с содержанием должностной инструкции может быть организовано работодателем или его полномочным представителем (начальником кадровой службы, непосредственным руководителем и т. п.) как в индивидуальном порядке, так и в порядке профессиональной подготовки вместе с другими работниками. Факт ознакомления работника с содержанием должностной инструкции должен быть документально подтвержден подписью работника непосредственно на должностной инструкции, хранимой в деле работника, либо, если должностная инструкция предназначена для регламентации повседневной деятельности целой категории работников, в листе ознакомления.

Важным в работе с должностными инструкциями является то обстоятельство, что они разрабатываются не для однократного ознакомления и последующего хранения (хотя именно такое отношение к должностным инструкциям является наиболее распространенным). Разработанные должностные инструкции являются реальным управленческим инструментом, и, как любой управленческий инструмент, они должны:

— реально использоваться в работе организации, то есть деятельность работников с определенной периодичностью должна контролироваться на предмет исполнения ими трудовых функций, возложенных на них должностной инструкцией;

— постоянно совершенствоваться и дорабатываться вместе с изменениями бизнес-процессов, организационной структуры, внешней среды и т. п.;

— должны быть доступны руководителям подразделений и работникам так, чтобы, например, вновь принимаемый работник был ознакомлен не только с должностными обязанностями и своими правами непосредственно по своей должности, но и с обязанностями и правами, возникающими в отношении его должности у других работников предприятия.

Одной из форм контроля знания работниками своих обязанностей и соответствия занимаемой должности является аттестация персонала.

Аттестация — это проверка знаний, умений, теоретических и практических, и компетенций навыков работника на предмет соответствия квалификационным требованиям, изложенным в его должностной инструкции. Аттестация также включает детальное рассмотрение результатов трудовой деятельности работника. Результатом аттестации должна стать объективная, никак не зависящая от мнения начальства оценка деловых качеств работника.

Поскольку сама процедура проведения аттестации вызывает чуть ли не в любом трудовом коллективе массу конфликтов, в ряде отраслей утверждены специальные положения о порядке проведения аттестаций. Они касаются государственных служащих, преподавателей вузов и научных работников, сотрудников финансовых структур, силовых ведомств и некоторых других категорий. Положения об аттестациях также являются нормой для средних и крупных организаций. В большинстве случаев при наличии коллективного договора и (или) профсоюзной организации положение об аттестации подлежит согласованию с трудовым коллективом или представителем профсоюза.

Единого законодательного акта, регулирующего порядок проведения аттестации, не существует. На предприятиях, подведомственных госорганам, положения об аттестации распространяются на всю отрасль и вводятся в действие распоряжениями министров и руководителей государственных комитетов. В коммерческих организациях положения об аттестации разрабатываются в кадровых службах. Стоит обратить внимание, что не подлежат аттестации беременные женщины, молодые специалисты, работники, не успевшие проработать в данной организации один год.

Порядок проведения аттестации считается соблюденным, если работник будет заранее предупрежден о предстоящем испытании и о критериях оценки его компетенций. Аттестацию проводит аттестационная комиссия, голосование должно происходить в отсутствие работника. В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 82 ТК РФ при проведении аттестации, которая может послужить основанием для увольнения работников в соответствии с пп. «б» п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается представитель соответствующего выборного профсоюзного органа (при его наличии).

Аттестация должна иметь регулярный характер, проводиться периодически, а не эпизодически в связи с тем, что работодатель решил уволить работника из-за несоответствия занимаемой должности. Но даже если работник получит на руки отрицательное заключение аттестационной комиссии и его уволят по пп. «б» п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, это совсем не означает, что он не сможет добиться восстановления на работе. Нередко работники оспаривают все с начала и до конца — процедуру образования и работы аттестационной комиссии, соблюдение правил проведения аттестации, должностную инструкцию и ее объективность, наконец, само решение комиссии. Работники в таком случае ссылаются на предвзятое отношение, доказывая, что истинной причиной непрохождения аттестации является конфликт с работодателем.

Пример.

Должностная инструкция главного бухгалтера

__________________________

[Наименование организации]

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

г. Москва «01» июля 2012 г., рег. N ____

УТВЕРЖДАЮ

[Наименование должности] [Наименование организации]

_______________ (___ [Ф. И.О.] ______)

Главный бухгалтер

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность главного бухгалтера [наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.4. Главный бухгалтер относится к категории руководителей и имеет в подчинении: бухгалтера, бухгалтера-кассира.

1.5. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 3 лет.

1.6. В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется:

— законодательством РФ, в т. ч. финансовым, налоговым и хозяйственным законодательством, нормативными и методическими документами по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, хозяйственно-финансовой деятельности организации; положениями и инструкциями по организации бухгалтерского учета, правилами его ведения;

— локальными нормативными документами, регламентирующими работу Общества;

— бизнес-планом Общества;

— правилами трудового распорядка (положением о персонале);

— приказами и распоряжениями генерального директора Общества;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный бухгалтер должен знать:

— законодательство о бухгалтерском учете;

— основы гражданского права;

— финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;

— нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, хозяйственно-финансовой деятельности организации;

— положения и инструкции по организации бухгалтерского учета, правила его ведения;

— профиль, специализацию и структуру организации, стратегию и перспективы ее развития;

— налоговый, статистический и управленческий учет;

— порядок оформления бухгалтерских операций и организации документооборота по участкам учета, списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, проведения аудиторских проверок;

— формы и порядок финансовых расчетов;

— условия налогообложения юридических и физических лиц;

— правила проведения инвентаризаций денежных средств товарно-материальных ценностей, расчета с дебиторами и кредиторами, проведения проверок и документальных ревизий;

— порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности; современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами;

— методы анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;

— правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации;

— передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета;

— экономику, организацию производства, труда и управления;

— законодательство о труде; правила по охране труда;

— перечень услуг предприятия;

— правила и порядок работы на ЭВМ, с программами MS Office, со специализированными программами бухгалтерского учета и правовыми системами;

— правила внутреннего трудового распорядка.

1.8. На время отсутствия главного бухгалтера (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Главный бухгалтер обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Выполнять работу по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении.

2.2. Формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющую своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности организации.

2.3. Организовывать подготовку и утверждать рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности.

2.4. Обеспечивать порядок проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальное подтверждение их наличия, составления и оценки.

2.5. Обеспечивать систематический внутренний контроль за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

2.6. Руководить формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивать предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям.

2.7. Организовывать работу по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных операций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности Общества.

2.8. Обеспечивать своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.

2.9. Обеспечивать контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.

2.10. Организовывать информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.

2.11. Обеспечивать своевременное перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам.

2.12. Обеспечивать контроль за расходованием фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников, проведением инвентаризаций, порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением документальных ревизий в подразделениях организации.

2.13. Проводить финансовый анализ и формирование налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности.

2.14. Подготавливать предложения, направленные на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат.

2.15. Обеспечивать соблюдение финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

2.16. Контролировать оформление документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

2.17. Обеспечивать составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

2.18. Обеспечивать сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив.

2.19. Руководить работниками бухгалтерии, организовывать работу по повышению их квалификации.

2.20. Работать с банком, осуществлять ведение наличных и безналичных расчетов.

2.21. Координировать работы по социальному и медицинскому страхованию.

2.22. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2.23. Соблюдать трудовую дисциплину и обеспечивать соблюдение трудовой дисциплины работниками подчиненных служб.

2.24. Соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда и обеспечивать соблюдение таковых требований работниками подчиненных служб.

2.25. Соблюдать требования по пожарной безопасности и обеспечивать соблюдение таковых требований работниками подчиненных служб.

2.26. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

2.27. Незамедлительно сообщить работодателю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя; организовывать эвакуацию работников подчиненных служб в случае возникновения таковых ситуаций.

В случае служебной необходимости главный бухгалтер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. ПРАВА

Главный бухгалтер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений генерального директора Общества, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения по улучшению деятельности подчиненных подразделений и взаимодействия со смежными подразделениями.

3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений Общества.

3.4. Запрашивать лично или по поручению генерального директора от руководителей подразделений и специалистов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества представления о назначении, перемещении и увольнении работников подчиненных подразделений; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3.7. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1 Главный бухгалтер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и (или) убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы главного бухгалтера осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основными критериями оценки работы главного бухгалтера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. ПРАВО ПОДПИСИ

5.1. Главному бухгалтеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен _________ (____________)»___» ________ 20__ г.

(подпись)

П. Говоров

Эксперт журнала

Подписано в печать

10.08.2012

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2014.

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа).

Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным.

Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Виды приказов в организации

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Регламентация создания приказов

Бланк и реквизиты приказа

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

Наименование организации

Наименование вида документа

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.

Место составления документа

Заголовок к тексту

Текст приказа

Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

Оформление приложений

В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

Отметка об исполнителе

Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

Согласование приказа

Многие СЭД автоматизируют процедуру согласования, проводя ее в электронном виде, а результаты распечатываются из программы (получается все тот же лист согласования) и заверяются подписью уполномоченного специалиста. Если кто-то из состава согласующих лиц не имеет доступа в СЭД, то на распечатанном отчете он может оформить визу от руки (см. Пример 14).

Подпись

Регистрация приказа

Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго – после.

В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» – под № 12.

Ознакомление с приказом

Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.

Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.

---

В соответствии с требованиями стандартов ЕСКД, ЕСПД и КСАС каждому изделию (программе, системе) должно быть присвоено обозначение – группа знаков (цифр и букв), разделённых точками, пробелами, дефисами.

  
Обозначение присваивается в соответствии с установленными в стандартах правилами для унификации и упрощения идентификации изделий и документации на них, ведения учёта и архива.

Для того чтобы эта простая процедура не казалась бессмысленным магическим ритуалом, рассмотрим порядок действий в зависимости от вида изделия.

Изделия машиностроения и приборостроения

В ЕСКД систему обозначения изделий и их конструкторских документов устанавливает ГОСТ 2.201-80 «Обозначение изделий и конструкторских документов». Для каждого изделия устанавливается своё уникальное обозначение. Обозначение изделия является одновременно обозначением его основного конструкторского документа (чертежа детали или спецификации).

Обозначение изделию может быть присвоено двумя способами: централизовано – в рамках порядка, определённого министерством, ведомством, в рамках отрасли, или децентрализовано – в соответствии с правилами, принятыми в организации-разработчике.

Структура обозначения изделия должна соответствовать приведённой на рисунке 1.

 

Рисунок 1 – Структура обозначения изделия

Код организации-разработчика состоит из четырёх букв и назначается по кодификатору организаций-разработчиков. Для получения данного кода следует направить письменный запрос от организации-разработчика конструкторской документации во ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» ( http://www.standards.ru/service/201872.aspx ). Следует учесть, что эта услуга платная.

Допускается для изделий гражданского назначения вместо четырёхзначного буквенного кода использовать код из общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) предприятия-разработчика, который действует на территории Российской Федерации с 1994 года и определяет, к какой сфере относится компания. Код ОКПО является обязательным реквизитом любой организации и меняется только при смене предприятием направления и специфики деятельности, в ином случае он остаётся постоянным на весь срок существования компании.

Код классификационной характеристики следует назначать по общероссийскому классификатору изделий и конструкторских документов ОК 012-93 (классификатору ЕСКД), который является сборником наименований классификационных группировок изделий основного и вспомогательного производства всех отраслей. В данный классификатор включены классификационные характеристики изделий (деталей, сборочных единиц, комплектов, комплексов), на которые разрабатывается конструкторская документация по ЕСКД, в том числе стандартные. Классификатор ЕСКД построен по иерархическому десятичному методу, основанному на логическом переходе от общего к частному в классифицируемом множестве.

Классификатор сопровождается подробными рекомендациями по поиску и определению кода классификационной характеристики изделия. Например, следует определить код классификационной характеристики для блока питания с напряжением питания 220 В переменного тока частотой 50 Гц с тремя выходными каналами напряжением постоянного тока 5, 12, 24 В и активной мощностью 30 Вт. Сначала следует определить номер класса в сетке классов и подклассов по названию изделия. В данном случае подходит класс 43… «Микросхемы, приборы полупроводниковые, электровакуумные, пьезоэлектрические, квантовой электроники, резисторы соединители, преобразователи электроэнергии, средства вторичного электропитания». Там же следует выбрать подкласс 436… «Системы и источники вторичного электропитания». По сетке групп, подгрупп и видов следует определить группу в выбранном подклассе, опираясь на характеристики разрабатываемого устройства: 4366… «Источники вторичного электропитания многоканальные до 3 выходных каналов вкл.», подгруппу: 43661… «С входным переменным однофазным напряжением и выходными параметрами» и вид: 436614 «Мощностью, Вт св. 10 до 100 вкл. напряжением, В до 100 вкл.». Таким образом, разработанный блок питания имеет код классификационной характеристики «436614».

Порядковый регистрационный номер – трёхзначный цифровой код (от 1 до 999), при централизованном присвоении обозначения определяется кодом организации на основании запроса, форму которого устанавливают министерства, а при децентрализованном – в соответствии с правилами, принятыми на предприятии-разработчике изделия. Например, данный номер может быть порядковым номером записи в карточке учёта обозначений изделий. Форма и порядок ведения карточки учёта обозначений установлены в ГОСТ 2.201-80.

Таким образом, для рассмотренного примера по выбору классификационной характеристики обозначение изделия может выглядеть следующим образом:

• при использовании кода организации-разработчика из четырёх букв:

АБВГ.436614.001

• при использовании кода ОКПО:

98765432.436614.001

При групповом и базовом способах выполнения конструкторских документов (подробнее об этом способе – в ГОСТ 2.113-75) к обозначению изделия (базовому обозначению) через дефис добавляется порядковый номер исполнения от 01 до 98. При большой номенклатуре изделий, обладающих общими конструктивными признаками, допускается применять дополнительный номер исполнения, который записывается через точку и должен быть в виде двухзначного числа, кроме 00. Структура такого обозначения показана на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Применение номера исполнения и дополнительного номера исполнения

Обозначения неосновных конструкторских документов должны состоять из обозначения изделия и кода документа (рисунок 3).

 

Рисунок 3 – Обозначение неосновного конструкторского документа

Код документа не должен содержать более четырёх знаков, включая номер части документа, записывается к обозначению изделий без пробела, присваивается в соответствии с таблицей 3 ГОСТ 2.102-2013 «Виды и комплектность конструкторских документов».

Обозначение конструкторских документов, разработанных на этапе эскизного проектирования, формируется в соответствии с формой, указанной на рисунке 4.

 

Рисунок 4 – Обозначение эскизных конструкторских документов

Программы и программные документы

Обозначения программ и программных документов присваиваются в соответствии с указаниями ГОСТ 19.103-77 «Обозначения программ и программных документов». Как и в ЕСКД, в ЕСПД предусматривается, что обозначение изделия является одновременно обозначением его программного документа – спецификации. Структура обозначения программ приведена на рисунке 5.

 
Рисунок 5 – Структура обозначения программ

Код страны присваивается в соответствии с указаниями ГОСТ 7.67-2003 «Коды названий стран», при этом выбор кодировки (латиница, кириллица или цифровой код) осуществляется разработчиком в соответствии с правилами, принятыми на предприятии. В качестве кода организации-разработчика допустимо использовать четырёхзначный буквенный код или код ОКПО. 
В ГОСТ 19.103 указано, что регистрационный номер программы следует присваивать в соответствии с Общесоюзным классификатором программ, однако он так и не вышел в свет, поэтому допускается присваивать такой код от 00001 до 99999 в соответствии с порядком, установленным на предприятии-разработчике программы.

В отдельных случаях для формирования регистрационного номера программы используют общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (ОКПД2), раздел 62 «Продукты программные и услуги по разработке программного обеспечения; консультационные и аналогичные услуги в области информационных технологий».

Порядковый номер издания программы должен иметь формат от 01 до 99.

 Пример обозначения программы: 

• при использовании кода организации-разработчика из четырёх букв:

РОФ.АБВГ.62.01.29-01
643.АБВГ.62.01.29-01

• при использовании кода ОКПО:

РОФ.98765432.62.01.29-01
RU.98765432.62.01.29-01
RUS.98765432.62.01.29-01
643.98765432.62.01.29-01

Структура обозначения программных документов показана на рисунке 6.

 

Рисунок 6 – Структура обозначения программных документов

Порядковый номер редакции документа должен иметь формат от 01 до 99. Код вида документа присваивается в соответствии с таблицей 4 ГОСТ 19.101-77 «Виды программ и программных документов». При необходимости, документу присваивают номер документа данного вида в порядке возрастания от 01 до 99, номер части документа в порядке возрастания от 1 до 9.

Примеры обозначения документа «Руководство оператора» (второй такой документ на данную программу, часть 3):

РОФ.АБВГ.62.01.29-01 34 02-3
643.АБВГ.62.01.29-01 34 02-3
РОФ.98765432.62.01.29-01 34 02-3
RU.98765432.62.01.29-01 34 02-3
RUS.98765432.62.01.29-01 34 02-3
643.98765432.62.01.29-01 34 02-3

Окончательный вариант применяемой системы обозначения программ и программных документов должен быть определён предприятием-разработчиком во внутренних нормативных документах.

Обозначения для документации на автоматизированные системы

Для формирования обозначения автоматизированной системы следует обратиться к указаниям ГОСТ 34.201-89. В соответствии с ними обозначение автоматизированной системы должно состоять из трёх позиций: кода организации-разработчика системы, кода классификационной характеристики системы (её части) и регистрационного номера.

Выбор кода организации-разработчика указанный стандарт предлагает осуществлять в соответствии с общесоюзным классификатором предприятий, учреждений и организаций. Очевидно, на текущий момент следует использовать не общесоюзный утративший силу документ, а общероссийский классификатор – ОКПО. В качестве кода организации-разработчика допустимо также использовать четырёхбуквенный код от ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ», порядок получения которого описан ранее. 

Код классификационной характеристики системы следует выбирать из раздела 63 «Услуги в области информационных технологий» ОК 034-2014 (ОКПД2), который заменил упомянутый в ГОСТ 34.201-89 общесоюзный классификатор продукции, а также отменённый с 01 января 2017 года общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Необходимо учитывать, что код классификационной характеристики из ОКПД2 может быть выбран по наименованию объекта автоматизации, например: 26.51.43.120 – системы информационные электроизмерительные, комплексы измерительно-вычислительные и установки для измерения электрических и магнитных величин (например, автоматизированная информационно-измерительная система коммерческого учёта электроэнергии (АИИС КУЭ)), 70.22.17 – услуги по управлению бизнес-процессами (АСУ БП); 26.20.40.140 – средства защиты информации, а также информационные и телекоммуникационные системы, защищённые с использованием средств защиты информации (информационные интернет-порталы).

Также ГОСТ 34.201-89 для присвоения указанной характеристики предлагает использовать общесоюзный классификатор подсистем и комплексов задач АСУ (ОКПКЗ). Данный классификатор на территории РФ прекратил своё действие, а замены ему разработано не было. Поэтому альтернативы выбору классификационной характеристики автоматизированной системы по ОКПД2 на текущий момент нет.

Присвоение регистрационного номера системе производится согласно правилам учёта выпускаемых систем, принятым на предприятии-разработчике. Для каждого кода классификационной характеристики системы должна вестись своя нумерация. 

Структура обозначения документов на автоматизированные системы по ГОСТ 34.201-89 показана на рисунке 7. 

 

Рисунок 7 – Структура обозначения документов на автоматизированные системы

Код документа отделяется от обозначения системы точкой, выбирается из таблицы 2 ГОСТ 34.201-89 (для документов, определённых данным стандартом). Для дополнительных документов первый знак выбирают по обозначению вида документа из таблицы 1, вторым знаком указывают порядковый номер документа данного вида.

Остальные позиции включают в обозначение документа при необходимости (номер редакции документа и номер части документа – со второй по порядку, признак документа – если он выполнен в электронном виде на машинном носителе). Все эти позиции отделяются от предыдущих в обозначении точкой, без пробелов.

Таким образом, обозначение АИИС КУЭ может выглядеть так:
98765432.26.51.43.120.012
АБВГ.26.51.43.120.012

Пример обозначения документа «Технологическая инструкция» (третий документ такого вида, вторая редакция, часть 5, выполнен в электронном виде):

98765432.26.51.43.120.012.И2.03.2-05.М
АБВГ.26.51.43.120.012.И2.03.2-05.М

Схема структурная комплекса технических средств (единственный документ такого вида в составе проекта, единственная редакция, в одной части, выпущен на бумаге):

98765432.26.51.43.120.012.С1
АБВГ.26.51.43.120.012.С1.

В заключении следует отметить, что описанная система присвоения обозначений изделиям и документам обязательна к применению, если есть на это требование заказчика. При отсутствии таких требований допускается использовать ту уникальную систему идентификации, которая принята в организации-разработчике. Но стоит иметь в виду, что без специальных пояснений эта система не будет понятна никому, а обозначение, присвоенное в соответствии со стандартами, сможет расшифровать любой специалист (конструктор, разработчик, программист).

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

Правила оформления руководства по эксплуатации в России

Руководство по эксплуатации (РЭ) описывает характеристики, конструкцию и правила использования объекта, для которого оно составлено.

Без этого сопроводительного документа не обходится бытовая техника, различные приборы, оборудование, машины и многие другие товары народного потребления и промышленного назначения.

Второе название РЭ – инструкция по эксплуатации.

Цель разработки руководства

Группы лиц, которым может понадобиться инструкция – это не только обычные потребители, но и специалисты, осуществляющие ремонт и техническое обслуживание, сотрудники предприятий.

Главная цель документа – описать, как правильно использовать объект, чтобы он выполнял свои прямые функции, а также обеспечить при этом безопасность пользователя. Также в инструкции дается информация об оценке технического состояния и осуществлении ремонта изделия.

РЭ относится к категории конструкторской документации, наряду с паспортом на изделие, сборочной схемой и габаритными чертежами. Все перечисленное может понадобиться:

Требования к руководству по эксплуатации

Нормативно-технические акты, устанавливающие требования к РЭ:

Согласно этим нормативам, руководство должно содержать информацию о конструкции, описание работы, свойствах изделия, указания для его безопасного использования. Описание эксплуатации не должно ограничиваться только использованием по прямому назначению. Необходимо, чтобы оно включало также и правила транспортировки, хранения, обслуживания и ремонта, проведения оценки технического состояния, информацию о правильной утилизации.

Дополнительные требования к РЭ описывает ТР ТС 010/2011, действующий с 2013 года. В частности, они касаются характеристик безопасности машин и оборудования. Так, ТР ТС устанавливает необходимость доводить до потребителя информацию о потенциальной опасности при недопустимой эксплуатации. В инструкции должны прописываться ограничения условий применения и те меры безопасности, которые необходимо предпринимать, используя оборудование.

ГОСТ на оформление РЭ

Согласно требованиям стандартов – двух профильных ГОСТов, РЭ должно быть составлено по установленному образцу с учетом всех изложенных в них рекомендаций, носящих обязательный характер.

Стандартом 2.601-2013 разрешается составление руководства в электронной форме, что подразумевает возможность размещения и на сайте производителя. Дополнительно в отношении электронного РЭ будут действовать требования ГОСТ 2.051-2013, где отражена информация о правилах составления электронной конструкторской документации.

Руководство должно сопровождаться подробными техническими схемами. А из-за схожести инструкции по эксплуатации с паспортом на изделие, нормативами разрешается их объединение. В таком случае документ будет иметь название «Паспорт и руководство по эксплуатации».

Структура и содержание документа

Согласно ГОСТ 2.610-2006, устанавливающего требования к содержанию РЭ, оно должно состоять из введения и следующих разделов:

В этом же ГОСТе (номер 2.610-2006) можно увидеть примеры оформления титульного листа, образец внесения данных в разные части РЭ в табличной форме.

Как разработать документ?

Для разработки инструкции следует обращаться к специалистам.

Эксперты нашего центра помогут сориентироваться во всех требованиях стандартов. Мы оказываем услуги по разработке РЭ и правильно составим его в короткие сроки.

Какие сведения потребуются?

Для разработки РЭ специалистам нужно будет предоставить ряд документов, таких как:

Для уточнения информации о составлении РЭ для вашей продукции обращайтесь к специалистам нашего центра удобным для вас способом. Мы оперативно ответим на все возникшие вопросы.

Источник

Номер руководства по эксплуатации

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Unified system for design documentation. Rules for making exploitative documents

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 2.610-2019 с ГОСТ 2.610-2006 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
__________________________________________________________________

Дата введения 2006-09-01

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-97 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Порядок разработки, принятия, применения, обновления, отмены»

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательским центром CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)

За принятие проголосовали:

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование
национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Беларусь

Госстандарт Республики Казахстан

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 июня 2006 г. N 119-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.610-2006 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 сентября 2006 г.

6 ИЗДАНИЕ (апрель 2007 г.) с Поправкой (ИУС 4-2007)

Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта публикуется в указателе «Национальные стандарты».

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие правила выполнения следующих эксплуатационных документов изделий машиностроения и приборостроения :

— руководство по эксплуатации (РЭ);

— инструкция по монтажу, пуску, регулированию и обкатке изделия (ИМ);

— каталог деталей и сборочных единиц (КДС);

— нормы расхода запасных частей (НЗЧ);

— нормы расхода материалов (НМ);

— инструкции эксплуатационные специальные (ИС. );

— ведомость эксплуатационных документов (ВЭ).

В скобках указаны коды видов документов по ГОСТ 2.601-2006.

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, устанавливающие виды, комплектность и правила выполнения эксплуатационных документов на изделия конкретных видов техники с учетом их специфики.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.052-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601-2006 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

ГОСТ 2.701-84 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 25549-90 Топлива, масла, смазки и специальные жидкости. Химмотологическая карта. Порядок составления и согласования

ГОСТ 30167-95 Ресурсосбережение. Порядок установления показателей ресурсосбережения в документации на продукцию

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 2.601, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 база данных: Организованное управляемое хранилище технической информации.

информационный объект: Совокупность данных, обладающая атрибутами (свойствами) и методами, позволяющими определенным образом обрабатывать данные.

3.1.3 окно: Зона экрана дисплея, в которой отображается информация и обеспечивается диалоговое взаимодействие пользователя с ЭСО.

3.1.4 горюче-смазочные материалы: Топливо, масла, смазки, газы, жидкости и другие материалы.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

4 Требования к построению, содержанию и изложению эксплуатационных документов

4.2 Все ЭД могут быть выполнены в виде ИЭД по ГОСТ 2.051.

Общие правила выполнения ИЭД приведены в разделе 16.

5 Руководство по эксплуатации

5.1 РЭ, как правило, включает в себя введение и следующие части:

Источник

Номер руководства по эксплуатации

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Unified system for design documentation. Rules for making exploitative documents

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 2.610-2019 с ГОСТ 2.610-2006 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
__________________________________________________________________

Дата введения 2020-02-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 065 «Разработка и постановка продукции на производство»

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2020 г., апрель 2021 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие правила выполнения следующих эксплуатационных документов изделий машиностроения и приборостроения :

В скобках указаны коды эксплуатационных документов по ГОСТ Р 2.601-2019.

— руководство по эксплуатации (РЭ);

— инструкция по монтажу, пуску, регулированию и обкатке изделия (ИМ);

— каталог изделия (КИ);

— нормы расхода запасных частей (НЗЧ);

— нормы расхода материалов (НМ);

— ведомость комплекта запасных частей, инструмента и принадлежностей ЗИП (ЗИ);

— инструкции эксплуатационные специальные (ИС. );

— ведомость эксплуатационных документов (ВЭ).

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, устанавливающие виды, комплектность и правила выполнения эксплуатационных документов на изделия конкретных видов техники с учетом их специфики.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие документы:

ГОСТ 2.004 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.052 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.611 Единая система конструкторской документации. Электронный каталог изделия. Общие положения

ГОСТ 2.612 Единая система конструкторской документации. Электронный формуляр. Общие положения

ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 25549 Топлива, масла, смазки и специальные жидкости. Химмотологическая карта. Порядок составления и согласования

ГОСТ 30167 Ресурсосбережение. Порядок установления показателей ресурсосбережения в документации на продукцию

ГОСТ Р 2.105-2019 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ Р 2.601-2019 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

ОК 034-2014 (КПЕК 2008) Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2)

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 2.601, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 база данных: Организованное управляемое хранилище технической информации.

информационный объект: Идентифицированная (именованная) совокупность данных в информационной системе, обладающая набором атрибутов (характеристик) и предполагающая определенный метод обработки.

3.1.3 окно: Зона экрана дисплея, в которой отображается информация и обеспечивается диалоговое взаимодействие пользователя с электронной системой отображения.

3.1.4 горюче-смазочные материалы: Топливо, масла, смазки, газы, жидкости и другие материалы.

условное графическое обозначение (условное обозначение): Иллюстрация, приведенная без названия и обозначения.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

4 Требования к построению, содержанию и изложению эксплуатационных документов

4.2 Все ЭД могут быть выполнены в виде ИЭД по ГОСТ 2.051. Если совместно с ЭД в форме ИЭД выпускают аутентичный ЭД в бумажной форме, то аутентичный ЭД выполняют согласно требованиям к ИЭД.

Общие правила выполнения ЭД в форме ИЭД приведены в разделе 16. Требования, специфические для некоторых видов ЭД (например, электронного каталога изделия, электронного ФО и др.), приведены в соответствующих стандартах.

5 Руководство по эксплуатации

5.1 РЭ, как правило, включает в себя введение и следующие части:

Источник

Правила оформления руководства по эксплуатации в Москве

Руководство по эксплуатации (РЭ) описывает характеристики, конструкцию и правила использования объекта, для которого оно составлено.

Без этого сопроводительного документа не обходится бытовая техника, различные приборы, оборудование, машины и многие другие товары народного потребления и промышленного назначения.

Второе название РЭ – инструкция по эксплуатации.

Цель разработки руководства

Группы лиц, которым может понадобиться инструкция – это не только обычные потребители, но и специалисты, осуществляющие ремонт и техническое обслуживание, сотрудники предприятий.

Главная цель документа – описать, как правильно использовать объект, чтобы он выполнял свои прямые функции, а также обеспечить при этом безопасность пользователя. Также в инструкции дается информация об оценке технического состояния и осуществлении ремонта изделия.

РЭ относится к категории конструкторской документации, наряду с паспортом на изделие, сборочной схемой и габаритными чертежами. Все перечисленное может понадобиться:

Требования к руководству по эксплуатации

Нормативно-технические акты, устанавливающие требования к РЭ:

Согласно этим нормативам, руководство должно содержать информацию о конструкции, описание работы, свойствах изделия, указания для его безопасного использования. Описание эксплуатации не должно ограничиваться только использованием по прямому назначению. Необходимо, чтобы оно включало также и правила транспортировки, хранения, обслуживания и ремонта, проведения оценки технического состояния, информацию о правильной утилизации.

Дополнительные требования к РЭ описывает ТР ТС 010/2011, действующий с 2013 года. В частности, они касаются характеристик безопасности машин и оборудования. Так, ТР ТС устанавливает необходимость доводить до потребителя информацию о потенциальной опасности при недопустимой эксплуатации. В инструкции должны прописываться ограничения условий применения и те меры безопасности, которые необходимо предпринимать, используя оборудование.

ГОСТ на оформление РЭ

Согласно требованиям стандартов – двух профильных ГОСТов, РЭ должно быть составлено по установленному образцу с учетом всех изложенных в них рекомендаций, носящих обязательный характер.

Стандартом 2.601-2013 разрешается составление руководства в электронной форме, что подразумевает возможность размещения и на сайте производителя. Дополнительно в отношении электронного РЭ будут действовать требования ГОСТ 2.051-2013, где отражена информация о правилах составления электронной конструкторской документации.

Руководство должно сопровождаться подробными техническими схемами. А из-за схожести инструкции по эксплуатации с паспортом на изделие, нормативами разрешается их объединение. В таком случае документ будет иметь название «Паспорт и руководство по эксплуатации».

Структура и содержание документа

Согласно ГОСТ 2.610-2006, устанавливающего требования к содержанию РЭ, оно должно состоять из введения и следующих разделов:

В этом же ГОСТе (номер 2.610-2006) можно увидеть примеры оформления титульного листа, образец внесения данных в разные части РЭ в табличной форме.

Как разработать документ?

Для разработки инструкции следует обращаться к специалистам.

Эксперты нашего центра помогут сориентироваться во всех требованиях стандартов. Мы оказываем услуги по разработке РЭ и правильно составим его в короткие сроки.

Какие сведения потребуются?

Для разработки РЭ специалистам нужно будет предоставить ряд документов, таких как:

Для уточнения информации о составлении РЭ для вашей продукции обращайтесь к специалистам нашего центра удобным для вас способом. Мы оперативно ответим на все возникшие вопросы.

Источник

ГОСТ 2.601-95. ЕСКД. Эксплуатационные документы

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Единая система конструкторской документации
ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Unified system for design documentation. Exploitative documents
ГОСТ 2.601-95
ОКС 01.100.10, ОКСТУ 0002

Дата введения 1996-07-01

Предисловие

РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России

ВНЕСЕН Госстандартом России

ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 8—95 от 12 октября 1995 г.)

Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 29 февраля 1996 г. № 130 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.601—95 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.

ВЗАМЕН ГОСТ 2.601-68

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает виды, комплектность и правила выполнения эксплуатационных документов.

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты,устанавливающие виды, комплектность и правила выполнения эксплуатационных документов на изделия конкретных видов техники с учетом их специфики.

НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

ВИДЫ И КОМПЛЕКТНОСТЬ ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Таблица 1— Виды эксплуатационных документов

ЭД на составные части изделия допускается включать в состав ЭД на изделие по согласованию с заказчиком (при наличии), при этом в ЭД да изделие не повторяют содержание документов на его составные части.

Объединенному ЭД присваивают наименование и код вышестоящего документа, приведенного в таблице 2.

Степень деления ЭД на части, разделы, подразделы, и пункты определяет разработчик изделия в зависимости от объема помещаемых в ЭД сведений.

Допускается отдельные части, разделы и подразделы ЭД объединять или исключать, а также вводить новые.

Таблица 2 — Номенклатура эксплуатационных документов

Код документа	Наименование документа	Степень обязательности разработки документа	Дополнительные указания
РЭ	Руководство по эксплуатации	0	—
ИМ	Инструкция по монтажу, пуску, регулированию и обкатке изделия	0	ИМ составляют на монтаж, пуск, регулирование и обкатку изделия на месте его применения и в случае, если эти требования нецелесообразно или невозможно изложить в РЭ
ФО	Формуляр	0	—
ПС	Паспорт	0	—
ЭТ	Этикетка	0	ЭТ составляют на изделия, для которых данные, необходимые для эксплуатации, не превышают пять-шесть основных показателей. Для подтверждения этих показателей нет необходимости составлять ФО (ПС) и технически их невозможно и нецелесообразно маркировать на изделии
КДС	Каталог деталей и сборочных единиц	0	КДС составляют на изделия, для которых в течение времени эксплуатации предусмотрены неоднократный ремонт и замены составных частей
НЗЧ	Нормы расхода запасных частей	0	Под НЗЧ на период эксплуатации одного изделия понимают среднее ожидаемое за этот период количество замен составных частей из-за отказов и выработки ресурса
НМ	Нормы расхода материалов	0	Под НМ на период эксплуатации понимают среднее ожидаемое за этот период количество материалов
ЗИ	Ведомость ЗИП	0	ЗИ составляют на изделия, с которыми совместно поставляют прилагаемые к ним комплекты ЗИП, а так же наборы ЗИП, поставляемые отдельно от изделия, для эксплуатации которых предназначается ЗИП (например ЗИП одиночный, групповой, ремонтный и др.). Если количество наименований изделий и материалов незначительно, то ЗИ допускается не разрабатывать, а их номенклатуру перечисляют в формуляре или паспорте
УП	Учебно-технические плакаты	0	УП разрабатывают по ГОСТ 2.605
ВЭ	Ведомость эксплуатационных документов	1	ВЭ составляют на изделия, в комплект эксплуатационных документов которых входят два и более самостоятельных эксплуатационных документов

Условные обозначения:
1 — документ обязательный;
0 — необходимость разработки документа устанавливает разработчик. Для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, номенклатуру ЭД согласовывают с ним.

ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ИЗЛОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Перечень ГСМ, применяемых в изделии, рекомендуется излагать в виде таблицы 3.

Таблица 3— Перечень ГСМ

Наименование и обозначение изделия (составной части)	Наименование и марка ГСМ, обозначение	Масса, (объем) заправки ГСМ, кг(дм)	Норма расхода ГСМ	Периодичность способов смены (пополнения) ГСМ	Номера позиций точек заправки ГСМ на схеме	Примечание

Таблицу 3 заполняют на основании химитологической карты по ГОСТ 25549.

Графа «Норма расхода ГСМ» заполняется в случае необходимости определения расхода ГСМ на расчетный период времени или наработки.

Содержание подраздела рекомендуется излагать в виде таблицы 4.

Таблица 4 — Порядок технического обслуживания

В графе «Пункт РЭ» указывают порядковый номер пункта (работы), под ним номер раздела, подраздела, пункта РЭ.

В графе «Наименование объекта ТО и работа» приводят наименование объекта ТО и перечень работ, проводимых при ТО.

Содержание подраздела рекомендуется излагать в виде таблицы 5.

Таблица 5 — Проверка работоспособности

Наименование работы	Кто выполняет	Средства измерений вспомогательные технические устройства и материалы	Контрольные значения параметров

В графе «Наименование работы» приводят наименование выполняемой работы в последовательности их выполнения.

В графе «Кто выполняет» указывают в сокращенном виде, кто выполняет работу, например М — механик, О— оператор и т. д.

В графе «Средства измерений, вспомогательные технические устройства и материалы» указывают измерительные и вспомогательные устройства, а также материалы, не входящие в изделие, но которые необходимо использовать.

В графе «Контрольные значения параметров» указывают значения, в пределах которых должны находиться параметры, контролируемые при проверке исправности изделия, и значения параметров, при которых изделие отправляют в ремонт. При изложении сведений о контролируемых (измеряемых) параметрах необходимо указывать: наименование параметра; номинальное значение; допуск (до верительный интервал); применяемое средство измерения.

Раздел «Текущий ремонт составных частей изделия» допускается на подразделы не разделять, а сведения излагать в виде таблицы 6.

Таблица 6— Текущий ремонт

Описание последствии отказов и повреждений	Возможные причины	Указания по установлению последствий отказов и повреждений сборочной единицы (детали)	Указания по устранению последствий отказов и повреждений

В графе «Описание последствий отказов и повреждений» приводят описание последствий отказов и повреждений, записанных в порядке вероятности их появления, и, при необходимости, указывают внешние проявления и другие дополнительные признаки последствий отказов и повреждений.

В графе «Возможные причины» указывают, какая из составных частей изделия может отказать и быть повреждена и возможные при чины отказов и повреждений. Причины отказов и повреждений перечисляют в порядке вероятности появления.

В графе «Указания по установлению последствий отказов и повреждений сборочной единицы (детали)» приводят последовательность действий и другие указания, необходимые для установления (отыскания) последствий отказов и повреждений сборочной единицы (детали).

В графе «Указания по устранению последствий отказов и повреждений» перечисляют указания по устранению последствий отказов и повреждений или приводят ссылки на другие документы, по которым проводят работы по их устранению.

Кран мостовой электрический

(наименование и индекс изделия)

Рисунок 1 — Титульный лист формуляра (пример выполнения)

Для изделий, использование которых по истечении определенного срока представляет опасность для жизни, здоровья человека и может причинить вред его имуществу, должен быть указан срок службы или годности. Для составных частей, которые могут привести к критическим отказам, представляющим опасность для жизни, здоровья человека и его имущества, приводят сроки их замены (восстановления) или критерии предельного состояния, при которых эксплуатация допустима.

В разделе, при необходимости, приводят таблицы «Основные технические данные» и «Результаты контроля параметров», формы которых представлены соответственно таблицами 8 и 9.

Таблица 8— Основные технические данные

Наименование параметра	Значение
Масса изделия, кг	2.5
Мощность, Вт	480

Таблица 9— Результаты контроля параметров

Дата	Причина контроля	Наработка с начала эксплуатации	Результаты контроля	Должность, фамилия и подпись проводящего контроль

Графы в таблице 9 и их наименование могут быть изменены в зависимости от специфики, изделия. В графе «Наработка с начала эксплуатации» указывают параметр, который выбран для характеристики наработки в соответствии с подразделом 6 ФО «Ресурсы, сроки службы и хранение».

Допускается в разделе производить запись «основные технические данные приведены в «Руководстве по эксплуатации».

При наличии драгоценных материалов и цветных металлов в со ставных частях изделия (в том числе в запасных частях, перечислен ных в разделе «Комплектность»), не имеющих паспортов или этике ток, в раздел вводят подраздел под названием «Сведения о содержании драгоценных материалов и цветных металлов». В подразделе приводят сведения по драгоценным материалам и цветным метал лам, в соответствии с ГОСТ 2.608 для драгоценных материалов и ГОСТ 1639 для цветных металлов.

При необходимости в разделе приводят рисунок изделия или другие необходимые иллюстрации.

Если комплектность состоит из самого изделия и документации на него, раздел не разрабатывают.

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 10.

Таблица 10— Комплектность

Обозначение изделия	Наименование изделия	Количество	Заводской номер	Примечание

Перечисленные в графе «Наименование изделия» сборочные единицы и детали для монтажа, ЗИП, изделия с ограниченным ресурсом выделяют соответствующими подзаголовками, при этом сначала записывают само изделие.

При заполнении графы «Наименование изделия» вместо перечисления ЗИП рекомендуется ссылаться на ЗИ, например «Одиночный комплект ЗИП согласно ЗИ». В графе «Количество» в этом случае записывают: «1 компл.».

Раздел рекомендуется выполнять по форме, приведенной на рисунке 2.

РЕСУРСЫ, СРОКИ СЛУЖБЫ И ХРАНЕНИЯ И ГАРАНТИИ
ИЗГОТОВИТЕЛЯ (ПОСТАВЩИКА)

Ресурс изделия до первого____________________________________________________

в течение срока службы _______лет, в том числе срок хранения_______________________

в консервации (упаковке) изготовителя,
_____________________________________________________________________________

в складских помещениях, на открытых площадках и т. п.

параметр, характеризующий наработку

при ____________________________ ремонте (ах) в течение срока службы __________ лет.

Указанные ресурсы, сроки службы и хранения действительны при соблюдении потребителем
требований действующей эксплуатационной документации.

___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___

Линия отреза при поставке на экспорт

Гарантии изготовителя (поставщика)______________________________________________

Для изделий, изготовляемых и (или) поставляемых по заказам Министерства обороны, требования по гарантиям изготовителя (поставщика) устанавливаются соответствующими НД.

При необходимости здесь же перечисляют адреса предприятий, выполняющих в соответствии с принятыми изготовителем (поставщиком) обязательствами безвозмездный ремонт или замену дефицитных изделий (составных частей изделия) в течение установлен ных гарантийных сроков.

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 11.

Таблица 11— Консервация

Дата	Наименование работы	Срок действия; годы	Должность, фамилия и подпись

Первую запись при необходимости делает изготовитель изделия, и эта запись является свидетельством о консервации изделия.

СВИДЕТЕЛЬСТВО ОБ УПАКОВЫВАНИИ
________________________

обозначение, заводской номер

наименование или код изготовителя

согласно требованиям, предусмотренным в действующей технической документации.

________________________ ____________________ ____________________________

должность / личная подпись / расшифровка подписи

Форма записи приведена на рисунке 4.

СВИДЕТЕЛЬСТВО О ПРИЕМКЕ

____________________________ ____________________ ________________________

наименование изделия, обозначение, заводской номер

изготовлен(а) и принят(а) в соответствии с обязательными требованиями государственных стандартов,
действующей технической документацией и признан(а) годным(ой) для эксплуатации.

Начальник ОТК
МП
________________________ ____________________________________

личная подпись расшифровка подписи

___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ _

линия отреза при поставке на экспорт

Руководитель предприятия _____________________________

обозначение документа, по которому производится поставка

МП __________________ ____________________________________

личная подпись, расшифровка подписи

____________________ _______________________ МП

личная подпись, расшифровка подписи

Помимо свидетельства о приемке в разделе могут быть приведены необходимые для эксплуатации данные контрольных, в том числе и приемо-сдаточных испытаний, и заключение испытателя.

Таблица 12— Движение изделия при эксплуатации

Таблица 13— Прием и передача изделия

Дата	Состояние изделия	Основание (наименование, номер и дата документа)	Предприятие, должность и подпись	Примечание
сдавшего	принявшего

Таблица 14 — Сведения о закреплении изделия при эксплуатации

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 15.

Таблица 15 — Учет работы изделия

Дата	Цель работы	Время	Продолжительность работы	Наработка	Кто проводит работу	Должность, фамилия и подпись ведущего формуляр
начала работы	окончания работы	после последнего ремонта	с начала эксплуатации

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 16.

Таблица 16 — Учет технического обслуживания

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 17.

Таблица 17 — Учет работы по бюллетеням и указаниям

Номер бюллетеня (указания)	Краткое содержание работы	Установленный срок исполнения	Дата выполнения	Должность, фамилия и подпись
выполнившего работу	проверившего работу

Подраздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 18.

Таблица 18— Учет выполнения работы

Перечень, наименования, единицы измерения проверяемых характеристик (номинальные величины и предельные отклонения) указывает изготовитель изделия.

Подраздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 19.

Таблица 19 — Периодический контроль основных эксплуатационных и технических характеристик

Наименование и единица измерения проверяемой характеристики	Номинальное значение	Предельное отклонение	Периодичность контроля	Результаты контроля
Дата	Значение	Дата	Значение	Дата	Значение

Подраздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 20.

Таблица 20 — Поверка средств изменения

Наименование и обозначение средств измеренич	Заводской номер	Дата изготовления	Периодичность проверки	Поверка	Примечание
Дата	Срок очередной проверки	Дата	Срок очередной проверки	Дата	Срок очередной проверки

Подраздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 21.

Таблица 21 — Техническое освидетельствование контрольными органами

Наименование и обозначение составной части изделия	Заводской номер	Дата изготовления	Периодичность освидетель-ствования	Освидетельствование	Примечания
Дата	Срок очеред-ного освиде-тельство-вания	Дата	Срок очеред-ного освиде-тельство-вания	Дата	Срок очеред-ного освиде-тельство-вания

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 22.

Таблица 22 — Хранение

Форма записи приведена на рисунке 5.

КРАТКИЕ ЗАПИСИ О ПРОИЗВЕДЕННОМ РЕМОНТЕ
_________________ №___________________________

наименование изделия, обозначение, заводской номер

Наработка с начала эксплуатации
___________________________________________________________________________

параметр, характеризующий ресурс или срок службы

Наработка после последнего ремонта
___________________________________________________________________________

параметр,характеризующий ресурс или срок службы

Причина поступления в ремонт
___________________________________________________________________________

Сведения о произведенном ремонте_____________________________________________

краткие сведения о ремонте

Пример записи приведен на рисунке 6.

СВИДЕТЕЛЬСТВО О ПРИЕМКЕ И ГАРАНТИИ
_____________________________ ___________________ № _______________________

наименование изделия, обозначение, заводской номер

вид ремонта, наименование предприятия, вид документа, условное обозначение

Принят(а) в соответствии с обязательными требованиями государственных стандартов и

действующей технической документацией и признан(а) годным(ой) для эксплуатации.

Ресурс до очередного ремонта___________________________________________________

________________________________________________в течение срока службы _____лет

(года), в том числе срок хранения________________________________________________

условия хранения лет (года).

Исполнитель ремонта гарантирует соответствие изделия требованиям действующей

технической документации при соблюдении потребителем требований действующей

Начальник ОТК
МП
_______________ ______________________

личная подпись,расшифровка подписи

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 23.

Таблица 23 — Контроль состояния изделия и ведения формуляра

Дата	Вид контроля	Должность проверяющего	Заключение и оценка проверяющего	Подпись проверяющего	Отметка об устранении замечания и подпись
по состоянию изделия	по ведению формуляра

Раздел рекомендуется выполнять в виде таблицы 24.

Таблица 24 — Перечень приложений

В зависимости от особенностей изделия и его использования в ЭТ допускается включать и другие дополнительные сведения, например, сведения о качестве изделия, его упаковке.

наименование и индекс изделия

ЭТИКЕТКА
АБВГ. 332531.017 ЭТ
______________________________________________________________________________

заводской номер на изделие,партия изделий

1 СВИДЕТЕЛЬСТВО О ПРИЕМКЕ

Изделие (партия изделий) изготовлено(а) в соответствии с действующей технической

документацией и признано(а) годным(ой) для эксплуатации.

Начальник ОТК
МП
__________________ _____________

личная подпись, расшифровка подписи

Таблица 25 — Перечень сборочных единиц и деталей

Сборочные единицы составной части

Крепежные детали сборочной единицы

Более мелкое деление

Таблица 26 — Алфавитный указатель

Обозначение	Код продукции	Наименование сборочной единицы, детали	Номер рисунка, позиции	Количество на изделие
АБВГ.733211.001	—	Подкос (прав)	1
АБВГ.733211.002	—	Подкос (лев)	1
АБВГ.301311.001	—	Подкос опоры (прав)	1
АБВГ.301311.002	—	Подкос опоры (лев)	1
АБВГ.301712.001	—	Ферма подкоса (прав)	1
АБВГ.301712.002	—	Ферма подкоса (лев)	1

Таблица 27 — Норма расхода запасных частей

Обозначение запасной части	Код продукции	Наименование запасной части	Применяемость	Количество в изделии, шт.	Норма расхода	Примечание

В каждом разделе запасные части располагают в порядке, аналогичном записи в спецификации изделия. Номенклатуру запасных частей записывают только один раз.

Таблица 28 — Норма расхода материалов

Код ОКП	Наименование материала	Характеристика материала	Норма расхода, единица измерения	Примечание
Марка (артикул), обозначение нормативного документа (ГОСТ, ТУ)	Сортамент (размер), обозначение нормативного документа (ГОСТ, ТУ)

Таблица 29 — Запасные части

Обозначение запасной части	Код продукции	Наименование запасной части	Место укладки	Применяемость	Количество в изделии, шт	Количество в комплекте, шт	Примечание

Таблица 30 — Инструмент, принадлежности, материалы

Обозначение (инструмента, принадлежности, материала)	Код продукции	Наименование (инструмента, принадлежности, материала)	Количество в комплекте	Примечание

Графы «Обозначение (инструмента, принадлежности, материала)» и «Код продукции» для материалов допускается не заполнять.

Таблица 31 — Ведомость эксплуатационных документов

Обозначение документа	Наименование документа	Количество экз.; шт.	Номер экз.	Место нахождения

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И КОМПЛЕКТОВАНИЯ

Слово «ВНИМАНИЕ» используют, когда нужно привлечь внимание персонала к способам и приемам, которые следует точно выполнять во избежание ошибок при эксплуатации и ремонте изделия, или в случае, когда требуется повышенная осторожность в обращении с изделием или материалами.

Слово «ЗАПРЕЩАЕТСЯ» используют, когда нарушение установленных ограничений или соблюдение требований, касающихся использования материалов, способов и приемов обращения с изделием, может привести к нарушению мер безопасности.

Слова «ВНИМАНИЕ» и «ЗАПРЕЩАЕТСЯ» и следующий за ними текст с предостережением необходимо печатать прописными буквами.

Все необходимые пояснения к тексту (таблицам) помещают под абзацами, к которым они относятся. Пояснения начинают со слова «Примечание» (пояснение к таблице разрешается давать в виде сноски).

Примеры:
1. ВНИМАНИЕ: РУЛЯМИ НЕ РАБОТАТЬ!
2. ВНИМАНИЕ: РАСТВОР ЧРЕЗВЫЧАЙНО ОПАСЕН!
3. ЗАПРЕЩАЕТСЯ МЫТЬ ДВИГАТЕЛЬ БЕНЗИНОМ.

1 Если гарпунная пушка имеет механизм качания прицела, то перед выверкой уровня вертлюга необходимо совместить риски на хомутике механизма качания.

Если текст, относящийся к иллюстрации, находится на нечетной странице, то иллюстрацию располагают на четной странице, на обороте предыдущего листа. Если текст находится на четной странице, то иллюстрацию располагают на следующей за ней странице документа. Иллюстрации могут быть расположены на нескольких листах.

Допускается размещать иллюстрации на листах увеличенного формата.

Иллюстрации, описание которых содержится на нескольких листах, располагают на листах увеличенного формата в конце текста, к которому они относятся, и помещают на той части листа, которая выступает за поле формата документа.

Выполнение и обращение ЭД на магнитных носителях данных — по ГОСТ 28388.

ПОРЯДОК ЗАПИСИ СВЕДЕНИЙ О ЦВЕТНЫХ МЕТАЛЛАХ

1 При расчете массы не учитывают цветные металлы, входящие в состав покрытий, припоев и черных металлов.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (рекомендуемое)
Карта работы

Графы 1—5 приводят только на первом листе карты.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (рекомендуемое)
Оформление эксплуатационной документации на изделия с многоступенчатой системой деления на составные части

При описании информации, относящейся ко всему разделу, используют первый элемент нумерации — номер раздела с последующими 00.00 (например 010.00.00). При описании подраздела, входящего в рассматриваемый раздел, используют два первых элемента нумерации — номера раздела и подраздела с последующими 00 (например 010.20.00).

Номер раздела	Наименование раздела
000	Изделие в целом
001-020	Резервные разделы
021	Система кондиционирования воздуха
022	Резервный раздел
023	Связное оборудование
024	Система электроснабжения
025	Бытовое и аварийно-спасательное оборудование
026	Противопожарное оборудование
027	Резервный раздел
028	Топливная система
029	Гидравлическая система
030	Резервный раздел
031	Система сигнализации
032	Ходовая часть
033	Освещение и световая сигнализация
034	Резервный раздел
035	Кислородное оборудование, защитное снаряжение
036	Пневматическая система
037	Вакуумное оборудование
038	Система водоснабжения и удаления отбросов
039-050	Резервные разделы
051	Силовая конструкция изделия
052-070	Резервные разделы
071	Силовая установка
072	Двигатель
и т.д.

Описание и работа изделия 1—100

Текущий ремонт 101—200

Демонтаж и монтаж 401—500

Регулирование и испытание 501—600

Осмотр и проверка 601—700

Очистка и окраска 701—800

Рисунок 201 (лист 1 из 4).

ПЕРЕЧЕНЬ РАЗДЕЛОВ РЭ
____________________________________________________________________________

Источник