Согласитесь, такое случается. Ну, погорячился шеф. Или был так увлечен какой-то идеей, так хотел ее реализовать побыстрее (и, казалось, понял, как это сделать), что проявил максимализм и установил заведомо невыполнимые сроки и условия работы.
Как быть? Если сразу же, получив задание, заявить, что оно невыполнимо, руководитель подумает: подчиненный просто не хочет напрягаться и сразу ищет причины, по которым якобы нельзя выполнить задачу. Сейчас начнет приводить 100 доводов против (кстати, о том, как быть с такими личностями, мы рассказали в нашем журнале – № 3, 2014 http://e.hr-director.ru/article.aspx?aid=332009&from=announce_superjob.ru_2014.03.18&utm_medium=link&utm_source=superjob.ru&utm_content=announce_superjob.ru&utm_compaign=link_e.hr-director_article_332009_2014.03.18 ). Такого сотрудника начальник посчитает либо нерешительным, либо непрофессиональным, либо и тем и другим одновременно. Если же сказать о том, что задачу было невозможно выполнить, в тот момент, когда она уже должна быть выполнена, то тоже можно впасть в немилость. Руководитель подумает, что подчиненный ничего не делал, ленился, а теперь оправдывается.
Тогда как же грамотно поступить? Ведь каждый из нас может оказаться в подобной ситуации. Либо в ней окажутся наши знакомые, коллеги, что тогда посоветовать им?
На мой взгляд, лучше всего ненавязчиво помочь начальнику понять, что выполнить его поручение нереально и следует либо отменить его, либо скорректировать сроки и условия. Вот несколько советов.
1. Для начала переспросите руководителя, скажите, что не совсем поняли задачу
И тогда руководитель повторит Вам задачу. А когда он ее повторяет, то еще раз продумывает, оценивает. Более того, чтобы Вы поняли ее верно, шеф начнет ее детализировать, конкретизировать. Возможно, осознает, что погорячился. А значит, условия и суть задачи могут быть уже в ходе беседы пересмотрены.
2. Попросите руководителя контролировать, как Вы работаете над задачей, помогать Вам советом
Скажите прямо, что пока не представляете, как можно выполнить задание и просите руководителя подсказать, как же это можно сделать. Договоритесь с шефом, что будете постоянно информировать его о ходе работы. Выразите просьбу: «Не могли бы Вы курировать меня, чтобы лучше контролировать и помочь советом при необходимости?».
Наверняка руководитель согласится. Возможно, просьба польстит ему. Он расценит это как знак того, что его ценят и уважают, считают опытным специалистом, способным помочь скромному сотруднику.
Что здесь получается: начальник берет часть ответственности за выполнение задачи на себя. Контролируя Вас, он, скорее всего, задумается, насколько задача выполнима. И даже если позже сделать все в срок не удастся, у Вас будет козырь – работа велась под руководством начальника.
3. Составьте план работы, вооружитесь расчетами и через некоторое время обсудите все с шефом
Прикиньте, сколько и каких сотрудников придется задействовать, чтобы выполнить задачу, с какой нагрузкой придется им работать, как они будут взаимодействовать друг с другом. Можно изобразить это взаимодействие в виде схемы: по горизонтали нарисуйте всех исполнителей, которые действуют внутри подразделения, а по вертикали на «внешней орбите» – тех, кто контактирует с другими подразделениями или сторонними организациями, с чиновниками, инвесторами.
Если получится, что сотрудники, чтобы выполнить задачу, должны работать 25 часов в сутки, чтобы успеть все сделать в срок, то, вероятно, руководитель увидит, что решить все, что он хочет, нереально. Если речь идет о проектной работе, покажите шефу, как аналогичные проекты реализуются у конкурентов (за какие сроки и при каких производственных мощностях).
4. Действительно ли задача невыполнима? Не сосредотачивайтесь только на аргументах против
Подумайте, что нужно, чтобы все же выполнить задачу. Может быть, Вам нужны дополнительные ресурсы или полномочия? Либо надо продлить срок. Словом, попытайтесь поразмышлять в конструктивном ключе. Говорите так: «Никто не отказывается от этой работы, просто выполним ее чуть позже». Показывайте, что Вы находитесь в стане соратников и помощников руководителя. Дайте ему четкие, конструктивные, лаконичные предложения. Если начальство видит, что сотрудник настроен на то, чтобы решать вопросы и работать, а не искать способы, как уйти от ответственности и переложить все на других, то обязательно прислушается к его советам. А следовательно, скорректирует задачу.
5. Воспитывайте руководителя, учитывая его личностные качества
Такой совет дала наша читательница Ольга НОВОСАДОВА, Директор по персоналу компании «Русь». По ее мнению, причиной, из-за которой руководитель ставит невыполнимые задачи, могут быть такие его качества (весьма ценные!), как стремление к лучшему, вера в себя. Только эти качества порой проявляются в крайней форме. Наблюдайте за руководителем, определите, какое качество в нем доминирует, как проявляется. Исходя из этого, как HR-директор, выбирайте методы работы с ним. В нашем журнале Вы найдете таблицу, в которой приводятся качества, которые могут доминировать у руководителя, рассказывается, как они проявляются в работе и в поведении, даются советы, как их нивелировать (№ 9, 2012, стр. 52). Там же Вы найдете и подробности по этой теме http://e.hr-director.ru/article.aspx?aid=295576&from=announce_superjob.ru_2014.03.18&utm_medium=link&utm_source=superjob.ru&utm_content=announce_superjob.ru&utm_compaign=link_e.hr-director_article_295576_2014.03.18 .
Если подчиненный поднимает вопрос о том, что руководитель ставит невыполнимые задачи, то подчиненному нужно обратиться к коучу, а то и к психотерапевту — по поводу совершенно другого простого вопроса: «Почему это я оцениваю задачи, которые передо мной ставятся как невыполнимые…?».
Поясняю. В самом вопросе заложено то, руководитель изо дня в день ставит невыполнимые задачи. Но это полный бред. Если бы задачи были постоянно невыполнимые, то есть, если бы подчиненный с ними постоянно не справлялся, то его бы давно уволили. Ведь нужно различать реальную задачу, которую требуется решить, и форму ее постановки.
Есть, например, начальники, которые намеренно предъявляют завышенные требования в святой наивной уверенности, что подчиненные будут стремиться к невыполнимому и сделают хоть что-то. Если это ваш случай, то не смешите меня: вы уже давно раскусили своего босса и сразу делите его требования на два.
Другой вариант: шеф проговаривает все, что приходит в его голову, не особенно заботясь о реалистичности «прожектов». Если вы все еще работаете с ним, то прекрасно понимаете, что к концу недели у него в мозгу вспыхнет новый «прожект», а о старых он забудет… и спокойно расслабляетесь, создавая лишь видение активных усилий.
Конкретный пример от моего клиента – директора по персоналу. В компанию требуется нанимать только москвичей с опытом работы у достойных конкурентов и не «кавказцев». Но зарплаты по рынку средние или ниже средних. Срок закрытия вакансии два месяца. HR-подразделение делает невозможное и находит такого человека на ответственную позицию. Коммерческий директор проводит собеседование и отторгает кандидата только на основании того, что у кандидата не славянское отчество. Внешность, язык… не вызывают претензий. И что? Поиск продолжается. Никто не уволен. Если компания может позволить себе дырку в штатном расписании во благо неких «культорологических изысков», значит, она может себе это позволить.
Отмечу, что HR-департамент в этой компании в два раза больше, чем у конкурентов того же размера, а на рядовых позициях типа рекрутера сидят сотрудники, которые до этого возглавляли службу персонала в других компаниях. Да, это скорее прихоть, чем «требование бизнеса». Да, это требует поддержания в компании «высокоэмоциональной среды». Но в каждой организации свои «прихоти». Вы наверняка сможете найти организацию, «прихоти» в которой будут вам милы, хотя многим другим вашим коллегам – невыносимы.
Зачем вы ставите вопрос о «невыполнимых задачах», но все еще не увольняетесь? Хотите поплакаться и об этом поговорить? Добро пожаловать на «прием».
This entry was posted on 30.06.2012 at 6:49 пп and is filed under Корпоративная культура, Управление / менеджмент. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.
You can leave a response, or trackback from your own site.
В компании бывают ситуации, когда, например, генеральный директор отдаёт сотрудникам приказания, которые нельзя исполнить, а впоследствии наказывает за так и не реализованные задачи. Отказаться выполнять задание не всегда представляется возможным, в результате сотрудники берутся за проблемы, заведомо не имеющие решения. Подобная безрезультатная деятельность может сильно демотивировать персонал. Что можно посоветовать в этом случае?
Конечно, определяющим фактором здесь является личность самого руководителя и его уровень компетенции. В своей компании я всегда старался давать такие задания сотрудникам, которые бы с трудом, но выполнимы. Как любят в таких случаях выражаться руководители HR департамента, до морковки можно дотянуться, но не без труда.
Выйти из ситуации можно, если корректно намекнуть руководителю, что выполнить данное поручение, мягко говоря, проблематично. Но здесь очень важно свое заявление четко аргументировать и предложить другой вариант задания, который принесет пользу компании, а не вред, ведь руководитель может искренне считать, что задание выполнимо. И потом, я всегда за честность: лучше сразу расставить все точки над «и», чем потом ставить руководителя перед фактом, когда последствия от невыполненного задания окажутся необратимыми. Осознав нереальность выполнения поставленной задачи, руководитель сможет отменить своё поручение или изменит его таким образом, чтобы задание стало осуществимым.
Не нужно в лоб сообщать, что задание невозможно выполнить. Скорее всего, это сформирует у руководителя впечатление, что сотрудники попросту отлынивают от своих обязанностей. В самом деле, довольно часто в компаниях встречаются такие работники, которые готовы найти сотню причин, лишь бы не выполнять поручение. Но может быть и другая ситуация, когда сотрудник, озвучивающий такую мысль, просто не компетентен для этого задания. Убеждать руководителя в том, что задание невыполнимо, необходимо аргументированно, тактично и осторожно.
О сложностях с выполнением данного поручения следует сообщать сразу же, а не когда сроки начинают поджимать. В противном случае создастся впечатление, будто сотрудники халатно выполняли свои обязанности, а теперь оправдывают срыв сроков невыполнимостью поставленной задачи.
Чтобы продемонстрировать, что полученное задание понято не до конца, можно уточнить у руководителя подробности. Не нужно этого бояться. Ведь лучше сразу уточнить все детали и потом блестяще справиться с задачей. Возможно, в процессе обсуждения он заметит, что поставленная задача чрезмерно сложна, и скорректирует условия. Хорошо, если руководитель непосредственно курирует выполнение сотрудниками заданий. В этом случае руководитель либо сам задолго до критического момента обнаружит нереальность поставленной задачи, либо не будет наказывать сотрудников за невыполнение задания – ведь на нём тоже лежит ответственность.
Нередко задача оказывается неосуществимой из-за необходимости решить её в сжатые сроки. В этом случае можно посоветовать сравнить, за какое время в среднем выполняют аналогичную работу другие подразделения, и ставить сроки, исходя из статистических данных. А если проект невозможно реализовать из-за недостатка сотрудников, возможно, имеет смысл запланировать в бюджете такую статью расходов, как оплата услуг аутсорсеров. Но я бы посоветовал эти факты учитывать больше при личной оценке выполнимости задания и далеко не все доносить до руководства. Так как если переборщить с фактами, то тем самым можно поставить под сомнение уровень компетенции самого руководителя, а это не любит никто. В любом случае очень важно знать и понимать своего руководителя. Главное, оперировать реальными фактами и цифрами, чтобы руководитель видел конструктивность вносимых в его идею изменений.
Бывает, что руководитель пытается реализовать массу проектов одновременно, заваливая сотрудников поручениями. Следует фиксировать каждое задание и степень его выполнения. После этого имеет смысл попросить руководителя помочь вам расставить приоритеты. Это позволит определиться, какие задачи необходимо решить безотлагательно, какие могут подождать, а от чего стоит совсем отказаться. С другой стороны, тем самым ответственность за массу одновременных проектов вы оставите на руководителе.
Иногда руководитель сознательно завышает планку, в надежде, что в погоне за недостижимым результатом сотрудники будут работать эффективнее. В этом случае не следует пытаться совершить чудо, пусть результат будет не стопроцентным, зато реальным и приносящим пользу компании.
А может оказаться и так, что руководитель пытается ускорить темп работы и усовершенствовать бизнес-процессы, но сотрудники не разделяют его взглядов и не сочетаются с ним по темпераменту. Не кто иной, как директор кадрового подразделения должен проконтролировать основные качества принимаемых в компанию новых сотрудников, чтобы они максимально соответствовали ожиданиям руководителя.
Вам также может быть интересно:
Не бывает такого, что вы хотите горы сворачивать, а начальство против: «Поберегите себя», «Не надо так стараться», «Мы иначе представляли себе вашу работу». И слишком часто случается наоборот: вы точно знаете, что вы — секретарь, но ваш руководитель уверен, что еще и курьер, менеджер по продажам, специалист по кадрам, а также персональный психотерапевт.
Правила общения с начальником
Согласно статье 60 ТК РФ, каждый работник выполняет те задачи, которые прописаны в его трудовом договоре и должностной инструкции. В реальном же мире практически все, когда когда-либо работал в найме, вынужденно занимались чужими делами — личными поручениями руководителя или задачами коллег, которые ушли в отпуск или на больничный.
Вам повезло меньше, если чужие задачи возлагают на вас с завидной регулярностью и возникает ощущение, что вы и ваш руководитель по-разному понимаете суть вашей работы.
Причины подобного «недопонимания» могут следующими:
- Экономия на людях: если можно сократить фонд оплаты труда за счет безотказного сотрудника, готового работать за двоих, почему бы этого не сделать?
- Завышенные ожидания руководителя: если начальник «болеет работой» и готов отдавать ей всё свое время и силы, он ожидает подобного и от своих сотрудников. Взять на себя больше ответственности — это же такая маленькая жертва, которая требуется от подчиненного ради достижения больших целей компании!
- Отсутствие четких регламентов и понимания, кто и за что отвечает. Если трудовая роль в договоре прописана расплывчато и в компании нет должностных инструкций, каждый руководитель трактует формулировки так, как ему удобнее.
Бывает и так, что начальство отлично понимает, в чем заключается ваша работа, но при этом осознанно навязывает или предлагает новые, дополнительные задачи и обязанности. Происходить это может потому, что:
- вы выглядите слишком «свободным» — успеваете болтать с коллегами, выходить на пробежку в соседний парк во время обеда и пить чай каждые два часа. Возможно, вы просто в ладах с тайм-менеджментом и умеете сосредоточенно работать, но руководителю кажется, что он вам переплачивает. Вот и пытается «отбить» деньги компании, нагружая вас бесконечными поручениями;
- у руководства возникло подозрение, чтобы вы профнепригодны, и вас проверяют на «применимость» и полезность в другой сфере;
- начальник хочет вас продвинуть, познакомить с нужными людьми, дать вам недостающий опыт, который пригодится в дальнейшем для работы над каким-либо перспективным проектом.
Как избежать «несовпадений» с руководством
Решить проблему «несовпадения» ожиданий нужно как можно раньше. Возможно, вы не сразу заметили, что непрофильных задач в ваших трудовых буднях стало много. Или на волне понятного энтузиазма от первых дней работы соглашались на любые задачи, лишь бы вас сочли трудолюбивым и лояльным.
Но чем дольше вы будете без возражений забирать рубашки начальника из химчистки — тем сложнее будет потом доказать, что вы специалист, достойный «серьезной» работы и повышения. А согласие «тянуть лямку» за двоих/троих/десятерых приведет к выгоранию.
Ниже мы перечислим варианты, из которых вы можете выбрать наиболее подходящий вам. Но прежде выясните:
- какие именно у вас обязанности (если не знаете их «дословно»). Зайдите в отдел кадров и снимите копию должностной инструкции, под которой вы поставили подпись, оформляясь на работу;
- чью работу вам предстоит выполнять — будете вы подменять заболевшего сотрудника или же «подстраховывать» ленивого родственника одного из учредителей;
- вам поручают разовое задание или речь о постоянном расширении ваших обязанностей.
Кроме того, помните, что при чрезвычайной ситуации, последствия которой нужно ликвидировать, работодатель вправе временно перевести вас на другой участок работы без вашего согласия (согласно статье 72.2 ТК РФ).
Итак, что можно сделать, если у вас и вашего начальства не совпадают представления о ваших обязанностях?
10 признаков того, что вас ценит руководство
Смириться
Если дополнительные обязанности не вызывают у вас судорог лицевых мыщц, собственные задачи выполнять вы успеваете, а тратить время на споры с руководителем не хотите — примите ситуацию как есть. Согласие делать чужую работу может со временем принести плоды: например, вас заметят, оценят по достоинству, позовут участвовать в интересном проекте, обрадуют повышением. Но здесь, к сожалению, гарантий никаких нет.
Передоговориться
Насколько бы безапелляционно вам ни навязывали новые функции и задачи, заставить вас их выполнять работодатель не может (а на угрозы уволить не обращайте внимания, Трудовой кодекс на вашей стороне). Но если для достижения целей компании нужен человек с определенными навыками, знаниями и личностными характеристиками и вы идеально подходите — соглашайтесь на своих условиях.
Обсудите с руководителем ситуацию, перечислите дела, которыми приходится заниматься, и спросите, будут ли они оплачиваться дополнительно. Если речь о регулярно повторяющихся задачах — предложите изменить название вашей должности так, чтобы она отражала более широкий функционал.
Как добиться повышения на работе
Делегировать
Если в вашем распоряжении есть сотрудники или помощники, которым можно перепоручить непрофильные для вас задачи без потери в качестве выполнения, — воспользуйтесь этим.
Новым исполнителем может быть сотрудник-стажер или студент-практикант, а также ваш подчиненный, который сам заинтересован в новых функциях: например, проходит обучение на курсах переподготовки и нуждается в практике. Главное — помните о принципе добровольности и взаимопомощи (возможно, в будущем потребуется поддержать того, кто сейчас помогает вам).
Игнорировать
Сделать вид, что не слышали распоряжение руководителя или не видели сообщение в рабочем чате, скорее всего, не получится. Но артистично изобразить, что под завалом собственных дел забыли о задаче, за которую вам не платят, — можно попытаться.
Если «чужеродную» для вас задачу вам навязывают впервые и вы категорически не хотите делать ее ни один раз, ни тем более 10 — воспользуйтесь методом под названием «стратегическая некомпетентность».
- Сразу скажите — так, чтобы как можно больше людей услышали, — что, скорее всего, не справитесь.
- Притворитесь, что пытаетесь выполнить задачу, — но «завалите» ее.
- С печальным лицом резюмируйте: «Ну я же говорил(-а)!»
Использовать «стратегическую компетентность» можно лишь в том случае, если вы в принципе готовы и к открытому конфликту, и к увольнению — но хотите дать начальнику возможность «сохранить лицо».
Его не стоит применять многократно — иначе вас сочтут бесполезным и непрофессиональным сотрудником (даже если с собственными задачами вы справляетесь на отлично!). И конечно, не «заваливайте» осознанно задачи, невыполнение которых негативно повлияет на результаты отдела или даже всей компании.
Обрадоваться
Если новые задачи соответствуют вашим склонностям и интересам, вы уверены, что хорошо с ними справитесь, и видите себя в долгосрочной перспективе специалистом нового профиля — значит, судьба и руководитель дали вам шанс. Используйте его!
Возможно, временное расширение круга обязанностей, пусть и неоплачиваемое, ускорит ваш профессиональный рост, позволит вам проявить себя и быстрее достичь карьерных целей. Но обязательно запланируйте на будущее разговор с руководителем, во время которого подчеркнете свои успешные результаты в непривычных задачах и сообщите ему, что заинтересованы в переходе в новую профессию.
Отказывать
Опишем три основные причины, чтобы не браться за задачи, которые, по вашему мнению, не входят в ваши рабочие обязанности.
Несоответствие
Например, эти задачи не соответствуют (или даже противоречат) вашим карьерным целям и тому, кем вы видите себя в ближайшие годы. Или вам не хватает профессиональных навыков, чтобы успешно выполнять новую задачу, и придется потратить время и силы на их освоение. Или навязываемые вам функции не соответствуют вашему характеру, их выполнение будет снижать вашу мотивацию к работе — в том числе к той, за которую вам платят.
Нехватка времени
Выполнение чужих задач обычно не освобождает от ответственности за собственные. Если вы работаете над трудоемким проектом или личные обстоятельства требуют от вас уходить с работы «по звонку» — не соглашайтесь делать того, что не прописано в вашей должностной инструкции.
Низкая значимость
Программист, конечно, может выполнять работу курьера или уборщика, но для компании это экономически невыгодно, ведь уровень зарплат у этих профессий разный. Даже если руководство навязывает вам обязанности, которые не имеют особой важности, не соглашайтесь разменивать свое время и способности по мелочам. Избегайте проектов, в которых вы не научитесь ничему новому.
Неформальное понижение
Порой приходится подменять отсутствующих сотрудников, в том числе младших по рангу. Если спустя время руководство решило не искать нового специалиста, а возложить его функции на вас (вы же отлично справляетесь!) — помните, что лестного тут ничего нет и вас фактически понижают в должности. Предложите автоматизировать задачи отсутствующего сотрудника, настаивайте на поиске замены или на равномерном распределении его обязанностей между всеми членами команды.
Отказывать страшно, особенно начальнику. Перечислим способы, которые помогут сделать это правильно.
- Запрос совета. Попросите руководителя уделить вам 10–15 минут, опишите ситуацию, какой вы ее видите (но без жалоб), и спросите прямо, как бы он поступил на вашем месте.
- Аргументация. На просьбу или приказ выполнить чужую задачу внятно ответьте: «Нет, потому что…», четко объяснив свой отказ.
- Ложное согласие. Скажите: «Да, сделаю, но смогу не раньше следующей недели / после 20-го числа / после отпуска». Подобный ответ снимает с повестки срочные, горящие задачи.
- Расстановка приоритетов. Спросите, правильно ли вы понимаете, что новая задача важнее и приоритетнее, чем та, которую вы решаете прямо сейчас (сформулируйте ее). Этот способ помогает тактично напомнить начальнику о том, за что он вам платит.
- Поиск альтернативы. Отказываясь, предложите руководителю другое решение, при котором вам не придется выполнять чужую задачу.
- Уточнение «цены вопроса». Сообщите, что в принципе готовы выполнить чужую задачу, но вам необходимо знать, какой будет доплата за дополнительную функцию. Формально это не отказ, но на практике — если руководитель не планировал оплачивать задачу — дает возможность бесконфликтно закрыть обсуждение.
Уволиться
Не стоит класть заявление об увольнении на стол руководителя после первого же поручения за пределами ваших обязанностей. Но если их стало так много, что вы не успеваете делать свою работу, а разговоры с начальством не приносят облегчения — выход есть. Главное, убедитесь, что он в вашей ситуации единственный и лучший.
Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: Kaspars Grinvalds / Shutterstock
Джедайские техники для продуктивной работы
Почему одних руководителей уважают, а других нет? Как хорошему начальнику удается найти общий язык со всеми и создать настоящую команду? Мы уже писали про качества настоящего лидера — но это только полдела. Еще важно не допускать распространенных ошибок, которые сильно портят авторитет. Что это за ошибки — давайте разбираться.
Смертельная ошибка № 1 — некомпетентность и непрофессионализм
Руководитель, который не разбирается во всех тонкостях процесса — как дирижер оркестра, не знающий нотной грамоты. Вы обязаны знать, как все работает, причем в деталях.
Подчиненные вечно бегают к начальству с вопросами. А как сделать тут, а что предпринять здесь и так далее. На большинство рабочих вопросов начальник должен отвечать навскидку.
Не думать полдня, советуясь с коллегами и мониторя интернет, а сразу.
Недаром в советское время директоров выращивали с низов. Так человек проходит весь путь от работника до руководителя высшего звена. Только зная все тонкости работы, можно ставить адекватные и выполнимые задачи подчиненным.
Пример
Вы открываете магазин. Нанимаете администратора и даете поручение найти поставщиков и требуете, чтобы товар был на полках к завтрашнему утру. Это нереально. Если бы разбирались в вопросе, то знали бы, что такие вещи не делаются по щелчку пальца.
Поставщиков надо для начала найти, потом заключить с ними договора поставок, обменяться реквизитами, согласовать детали доставки и оплаты. И только потом делать заказ, который еще надо привезти. Упс, а вы-то и не знали. И поставили администратору невыполнимую задачу.
Догадайтесь, что он о вас теперь думает? Если, конечно, еще не сбежал от такого хозяина.
Понятно, что все знать невозможно. Если не можете сразу ответить подчиненному, возьмите небольшую паузу. Прямо так и скажите: “Навскидку не отвечу, надо уточнить детали”. И в кабинет — читать книжку или искать информацию в других источниках.
Смертельная ошибка № 2 — неумение делегировать полномочия
Каждый второй руководитель попадается на эту удочку. Причина в том, что они считают, что могут сделать все лучше работников. Да а кто спорит-то? Но вы здесь не для этого! Ваша задача — руководить процессом. Каждый должен заниматься своим делом.
Усвойте простое правило: не делайте того, что можно поручить другому. Директор должен подписывать бумаги, заниматься стратегией и глобальными вопросами, менеджер — звонить клиентам, а водитель — рулить.
А если в вашей компании, как в известном стихотворении, “рыбы по полю гуляют, жабы по небу летают”, то получится вот что:
- без вас ничего не будет работать. Сотрудники будут ждать, что босс придет и все сделает за них;
- у вас ни на что не будет хватать времени;
- вы потеряете авторитет у подчиненных. Начальник отдела, меняющий туалетную бумагу в уборной, уважения не вызывает.
Пример из жизни
Был такой замдиректора, который никому не доверял. Вечно боялся, что менеджер прихватит пачку бумаги, когда пойдет на склад, и унесет ее домой. Поэтому выдавал бумагу сам. Когда бухгалтер уходила в отпуск, он лично раздавал листочки с месячной зарплатой.
А то поручишь кому-то — узнают о зарплате начальства и разболтают всем, вот такая была логика. По непонятным причинам зам обзванивал клиентов, хотя это вполне можно было поручить любому менеджеру.
В результате бедолага регулярно “получал” от директора за то, что не успевал выполнять свою непосредственную работу. А сотрудники хихикали за спиной.
Смертельная ошибка № 3 — нарушение субординации
Простое человеческое желание быть ближе к коллективу может принести серьезные неприятности. Подчиненные должны четко чувствовать дистанцию. Иначе сядут на шею. Человеческая натура такова, что как только работники почувствуют вас “своим”, они почему-то станут считать, что им позволено нарушать дисциплину, не особо усердствовать на работе и им за это ничего не будет.
Если вы стали руководителем нового коллектива, это проще. Нет эмоциональных связей с сотрудниками — стройте отношения с чистого листа так, как считаете нужным. Если вас повысили — поставили руководить теми, с кем вы еще вчера ходили на обеденный ланч — будет намного сложнее. Придется перестраивать отношения. Однако это неизбежно, если вы хотите эффективно руководить.
Пример
Вы были менеджером, а теперь стали руководителем отдела продаж. Буквально — начальником своих друзей. Придется выбирать — быть хорошим другом или хорошим боссом.
Лучшее, что можно сделать, — это провести четкую грань: работа/досуг. Объясните коллективу, что с 9 до 18 вы их начальник. Вы общаетесь с руководством, обедаете с другими начальниками отделов.
А вне работы все остается по-старому: дружеские посиделки, футбол-кино, разговоры и все дела.
Смертельная ошибка № 4 — излишняя мягкость
Босс должен уметь карать и миловать. Мямля, который не может наказать провинившегося сотрудника, — плохой руководитель.
Это часть работы: наказывать нарушителей, штрафовать и лишать премий. К сожалению, без отрицательной мотивации никуда.
Иначе эффект будет, как в предыдущем пункте: коллектив расслабится и станет работать хуже. Это часть воспитательной работы — прямо как с детьми.
Тем более нельзя быть мягкотелым с контрагентами, банком, арендодателем и прочее. Одно из главных качеств крутого топ-менеджера — умение жестко вести деловые переговоры, не поступаясь интересами компании. Торгуйтесь об уменьшении аренды до последнего. Выбивайте у поставщиков скидки и не соглашайтесь с базовыми ценами. Штрафуйте подрядчиков, если те накосячили.
Смертельная ошибка № 5 — не следовать новым веяниям
“Мы всегда так делали” — худшее, что может сказать руководитель. Непрерывное и быстрое развитие — вот залог успеха современного бизнеса. Новые тенденции и тренды появляются чуть ли не каждый день. Тот, кто держит нос по ветру и своевременно внедряет новшества, получает конкурентные преимущества.
Потому руководитель должен обучаться сам и прокачивать своих сотрудников. Все новые приемы работы сразу внедрять в дело. Ну или, по крайней мере, пробовать.
Лучше сделать и пожалеть, чем не сделать и пожалеть. Попробовал одно, не пошло — пробуем по другому. Не мытьем, так катаньем. А если работать по старинке и не развиваться — рано или поздно вас обойдут конкуренты.
Причем скорее рано, чем поздно.
Пример
Сейчас в моде интернет-маркетинг — продвижение товаров и услуг через всемирную паутину. Любая компания должна иметь свой сайт, группы в социальных сетях, каналы в мессенджерах. Но и этого уже мало.
Вести и продвигать эти ресурсы должны специальные агентства, иначе в поисковой выдаче они будут так далеко, что пользователь их просто не найдет.
Так вот, если не следовать этой тенденции, об успехе в бизнесе можно забыть.
Смертельная ошибка № 6 — никого не слушать
Модель “Я начальник, ты — дурак” заведомо проигрышная. А вот многие руководители так не считают и вовсю применяют авторитарный стиль общения. Или думают, что если они прислушаются к мнению подчиненных и сделают так, как те предлагают, это пошатнет их авторитет. Это ошибка.
Советуйтесь с работниками по вопросам, в которых сомневаетесь. Особенно с опытными. К новичкам тоже стоит прислушаться. У них свежий взгляд на вещи — это помогает видеть то, что вы давно перестали замечать. Уважения коллектива это только добавит.
Подчиненные будут знать, что их начальник не упертый баран, который принимает решения не потому что так лучше, а потому, что он так сказал. Но не увлекайтесь. Многие настолько привыкают советоваться, что уже не могут принять решения сами.
Отсюда — следующая ошибка.
Смертельная ошибка № 7 — боязнь нести ответственность
Принимать решения и брать ответственность на себя — прямая обязанность любого начальника. Это работник может кивнуть головой на босса и сказать, что он приказал так делать. И часто руководители ответственности боятся. Это приводит к печальным последствиям:
- решение вопроса затягивается;
- высшее руководство начинает сомневаться в вашей компетенции;
- работники перестают обращаться по рабочим вопросам. Толку то, если босс будет думать неделю.
Чтобы с уверенностью принимать правильные решения, надо быть профессионалом. Отчего возникают сомнения? Обычно от незнания. Видите, как ошибки и их последствия переплетены между собой? Учитесь, будьте компетентным профи — и самые сложные решения будут даваться легко. А ответственность будет только в виде премий и удовлетворения.
Смертельная ошибка № 8 — выделять любимчиков и изгоев
Ко всем членам коллектива относитесь одинаково. Если за одни и те же провинности с одного дерут в хвост и в гриву, а другого гладят по головке — в команде быстро произойдет раскол.
И она развалится. Любимчиков не любят. С таким никто не захочет работать в паре. Может дойти и до подсиживаний с подставами.
Подробнее об этих ситуациях можно почитать в нашей статье про токсичных сотрудников.
Поэтому главное правило в этом контексте такое: “Если что-то можно, то можно всем. Если нельзя — нельзя никому”
Единственное исключение из правил — новички. Им позволительны мелкие провинности, но только в работе. Ну не может человек с первого дня делать все правильно и вовремя.
Ему нужно какое-то время, чтобы научиться — мы писали об этом в статье про адаптацию новичка в коллективе. А вот к дисциплине приучайте сразу.
Небольшие опоздания, незапланированные перекуры и прочие мелочи могут быстро превратиться в привычку. Такие вещи надо пресекать.
Смертельная ошибка № 9 — раздолбайство
Это можно описать так: делегировал-делегировал, да переделегировал. Можно настолько увлечься распределением полномочий, что перестать работать вообще. К сожалению директор, спихнувший все на заместителей и появляющийся в офисе на часок после обеда, — явление не единичное.
В целом главное здесь — чувствовать грань. С одной стороны, у идеального начальника все работает его непосредственного участия. С другой — нужно всегда держать руку на пульсе: знать, как идут дела, принимать ключевые решения, планировать основные направления развития.
Еще важно принимать участие в неформальной жизни команды. Не отстраняйтесь от новогодних корпоративов и выездов на природу, посещайте выступления вашей спортивной команды, если она есть. Словом, не игнорьте движуху вне офиса.
Смертельная ошибка № 10 — неумение планировать время
Вечно ничего не успеваете, опаздываете на важные деловые встречи, остаетесь после работы что-то доделывать? Это явные признаки провала в тайм-менеджменте. Последствия могут быть ужасными, и это не шутка:
- вы будете срывать важные сделки и упускать выгодные контракты;
- потеряете доверие партнеров. Слово бизнесмена должно быть твердым, как пармезан. Простите, как камень. С тем, кто обещал перезвонить и не сделал этого, работать не будут;
- сотрудники будут брать с вас пример. Если босс все время опаздывает, не успевает позвонить, забывает о поручениях — коллектив быстро скопируют такое поведение. Помните, что работники во многом берут пример с руководителя.
Поэтому научитесь планировать свое время. Если у вас нет прирожденной пунктуальности — придется учиться. Успокоим: планирование — это вопрос привычки. Сначала будет даваться нелегко, а потом все пойдет как по маслу.
Выбирайте любой способ: модные приложения-органайзеры, бумажный ежедневник, напоминалки на телефоне — и вперед. Главное, составляйте план на некоторое время вперед и строго придерживайтесь его.
Если вы нашли у себя хотя бы одну такую ошибку — это повод задуматься. Но не переживайте — такое встречается практически у всех. Теперь вы знаете, что нужно делать. Предупрежден — значит вооружен! Удачи в бизнесе!
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — элемент кадрового документооборота, применение которого установлено ст. 193 ТК РФ. В чем его специфика и на что обращать внимание при составлении объяснительных записок?
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей на практике используется как документ дисциплинарного характера, который работодатель просит составить сотрудника, допустившего какое-либо нарушение в работе.
Объяснительная записка как юридически значимый документ чаще всего бывает представлена следующими основными разновидностями:
- объяснительная записка об опоздании на работу;
- объяснительная записка об отсутствии на работе в течение 4 часов и более;
- объяснительная записка об ошибке в работе.
Пример объяснительной об опоздании на работу можно скачать бесплатно, кликнув на картинку ниже:
Объяснительная записка об опоздании на работу Скачать
Повод, в связи с которым составляется объяснительная записка в каждом случае, и есть пример невыполнения должностных обязанностей. Поэтому если сотрудник совершает проступок, то работодателю нужно требовать с него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей, а о конкретном совершенном проступке.
За невыполнение должностных (трудовых) обязанностей работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям.
Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Несмотря на то что поводы для составления записки могут быть разными, а содержание в большинстве случаев — оригинальным и уникальным, структура документа во всех его разновидностях в целом будет единой. Рассмотрим, как она может выглядеть.
Какова типичная структура объяснительной записки?
Рекомендуется включать в любую объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей:
- дату составления и наименование документа (с указанием конкретного проступка, разъяснения о котором сотрудник дает работодателю);
- сведения о составителе и получателе (ФИО, должности обоих сотрудников, названия подразделений, в которых они работают);
- текстовый блок, в котором рассказывается о подробностях проступка;
- подпись составителя объяснительной;
- подпись или отметку кадровой службы (или иного компетентного подразделения фирмы) о получении объяснительной.
Ключевым же элементом структуры объяснительной будет текстовый блок с разъяснениями по поводу допущенного сотрудником проступка. Здесь важно обратить внимание на:
- точность приводимых фактов — в плане указания дат, времени, конкретных мест событий, о которых рассказывает сотрудник;
- указание реальных причин допущенной недоработки, а не тех, что кажутся таковыми – это может способствовать изменению позиции работодателя;
- желательность изложения обстоятельств проступка в официально-деловом стиле.
Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии законным образом сможет использовать в целях защиты своих прав в процессе взаимодействия с Трудинспекцией или же в суде как доказательство того, что с его стороны работодателю были своевременно даны все необходимые разъяснения по поводу действий, вызвавших его претензии.
Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Итоги
Объяснительные записки о невыполнении должностных обязанностей бывают разных типов – об опоздании, о прогуле (отсутствии на работе 4 часа и более), об ошибке, допущенной в работе.
И это, конечно, не исчерпывающий перечень их разновидностей.
Но в большинстве случаев эти документы будут иметь схожую структуру, а при их составлении работнику желательно ориентироваться на общепринятые, сложившиеся в практике российского кадрового менеджмента критерии.
Ознакомиться с иными применяемыми в кадровом менеджменте разновидностями документов вы можете в статьях:
Могут ли уволить за невыполнение плана, в том числе плана продаж
Планирование работы и ожидаемых результатов лежит в основе управления любым бизнесом. Не секрет, что любые планы могут оказаться под угрозой срыва либо действительно сорваться.
Не всегда в том повинны объективные причины или форс-мажор, иногда это происходит по вине работников.
Может ли нерадивый сотрудник, не выполнивший план, быть наказан «высшей мерой» трудоустройства – увольнением?
Разберем все вопросы, касающиеся этой непростой ситуации.
«Невыполнение плана» – есть ли такое основание для увольнения?
Разрыв трудовых отношений – крайняя мера, на которую работодатель вправе пойти по своей инициативе лишь по ограниченному ряду оснований. Трудовой кодекс РФ в ст. 81 разрешает нанимателю избавиться от сотрудника исключительно по одной из причин, приводимых в закрытом перечне:
- ликвидация организации;
- сокращение численности или штата;
- прогул;
- однократное грубое нарушение трудовой дисциплины;
- неоднократное невыполнение трудовых обязанностей без уважительных на то причин;
- аморальный поступок;
- присутствие на работе в пьяном виде или под воздействием наркотических веществ.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В данном перечне нет основания для увольнения, который формулировался бы как «невыполнение плана». Но в некоторых ситуациях (не во всех!) это обстоятельство может попасть под пункт «невыполнение трудовых обязанностей».
Когда план – трудовая обязанность?
На страже интересов работника, которые могут не всегда совпасть с запросами работодателя, стоят документальные акты. Главным из них является договор, заключаемый при трудоустройстве.
Именно в нем прописываются требования к деятельности человека в качестве работника.
И несоответствие этим требованиям с точки зрения буквы закона является неисполнением им взятых на себя трудовых обязанностей.
Иными словами, сотрудник, исполняющий все, что указано в его трудовом договоре, может не бояться увольнения по данному пункту либо успешно оспорить его в судебном порядке.
Если достижение определенных показателей нормы, плана, объема и т.п. указано в трудовом договоре как квалификационное требование, то неоднократное невыполнение либо ненадлежащее исполнение этих требований может быть основанием для дисциплинарных взысканий, в том числе и для увольнения.
«Правильное» увольнение невыполняющего план
Работодатель, который решил расстаться с работником по своей инициативе из-за его нерадивости, должен тщательно соблюдать процедуру увольнения, иначе при судебном оспаривании любая небрежность может обернуться против него. Уволить сотрудника по ст. 192 можно при одновременном соблюдении следующих условий:
- виновность работника в неправильных действиях или бездействии;
- наличие требований относительно плана в должностной инструкции, трудовом договоре;
- установленный план должен быть индивидуальным, а не общим;
- ранее наложенное дисциплинарное взыскание (доказательство неоднократности проступка);
- письменная фиксация невыполнения плана в официальных документах (докладные, акты, отчеты и т.п.).
Спорные случаи увольнения из-за невыполнения плана
Работодатель уволил, работник оспорил увольнение в суде – последней инстанции, принимающей окончательное решение. У суда нет единой позиции по данному вопросу, поскольку каждый случай индивидуален. Во внимание принимаются следующие факторы:
- доводы сторон;
- письменные доказательства;
- показания свидетелей;
- косвенные сведения и т.п.
Рассмотрим несколько примеров из реальной судебной практики.
«Не выполнил план по охвату населения»
Участковому врачу вынесли выговор за «низкий охват плановой вакцинацией», предупредив, что в случае сохранения низких показателей он будет уволен.
Аргументы руководства:
- другие врачи выполнили план, значит, он выполним;
- обвинения врача в недостаточной разъяснительной работе.
Аргументы врача:
- прививки – право, а не обязанность населения;
- индивидуальные особенности участков у других врачей, выполнивших план – наличие многодетных семей, школы-интерната и т.п.;
- отсутствие поддержки руководства больницы (не выделили средства для наглядной агитации в коридорах и т.п.).
Мнение суда: дисциплинарное взыскание не несет под собой оснований, так как:
- врач выполнил все пункты своей должностной инструкции;
- «недостаточная разъяснительная работа» – понятие оценочное, в законе такого показателя нет;
- исполнение плана одними работниками не является доказательством неисполнения его другими.
«Горит план продаж»
Сотрудник отдела продаж уволен после наложенного месяцем ранее дисциплинарного взыскания за повторное невыполнение плана продаж, установленного для каждого сотрудника индивидуально.
Аргументы работодателя:
- некоторые факты, свидетельствующие о занятии личными делами в служебное время;
- наложение выговора за недостижение плановых показателей;
- принятие мер по установлению индивидуального информирования данного сотрудника о планах продаж, где сведения являются дубликатом ежемесячных планов продаж по организации;
- ряд других менеджеров выполнил аналогичные и даже более сложные программы достаточно успешно.
Аргументы работника:
- план, предоставляемый помесячно, он получил лишь во второй половине месяца;
- показатели установлены начальством без учета его мнения (работодатель не позволил участвовать в переговорах), по которому они завышены;
- выполнить поставленные задачи было нереально;
- имеются сотрудники, которые также достигли низких показателей по продажам, но не уволены;
- имеется положительная динамика в работе – заключение нескольких договоров с крупными контрагентами.
В ходе расследования установлено:
- ежемесячные планы продаж доводились до сведения всех сотрудников заблаговременно под роспись, дубликаты рассылались электронной почтой;
- доказательств отстранения работника от обсуждения плановых показателей нет;
- заключенные работником крупные договора – это продление старых с уже налаженными партерами, новых контрагентов не найдено;
- выполнение или невыполнение плана другими сотрудниками не имеет значения;
- есть показания контрагента, отказавшегося от сотрудничества по причине недостаточного предоставления информации и уделенного внимания уволенным сотрудником отдела продаж;
- нанятый вместо уволенного работника другой сотрудник справляется с установленными планом обязанностями.
Мнение суда: увольнение работника на данном основании правомерно, так как налицо неоднократное неисполнение им служебных обязанностей, прописанных в трудовом договоре, препятствий к их надлежащему исполнению выявлено не было.
«У тебя недостаточно покупают»
Директор супермаркета увольняет руководителя кондитерского отдела за маленький объем продаж в его структурном подразделении.
Аргументы работодателя:
- самый низкий показатель продаж во всем магазине;
- обвинение в недостаточных действиях по обеспечению плана реализации;
- образовавшийся в результате низкий финансовый результат.
Аргументы работника:
- виновных действий с его стороны не было: трудовая дисциплина не нарушалась, жалоб от покупателей не следовало;
- виновное бездействие не имело места, так как выполнялись все предусмотренные служебной инструкцией действия;
- убытков организация не понесла, просто прибыль получилась меньше, что составляет финансовый риск предпринимателя.
Мнение суда: увольнение необоснованно, поскольку не установлено, какие действия должен был совершить и не совершил сотрудник, то есть не выявлено явных нарушений своих обязанностей. Взыскание на этом основании должно иметь причиной конкретное действие или бездействие в рамках полномочий сотрудника.
Последствия для работодателя
Работодатель, неправомерно уволивший сотрудника за невыполнение плана, должен будет выполнить все предписанные решением суда действия:
- восстановить несправедливо уволенного в прежней должности;
- выплатить ему заработную плату и компенсацию за вынужденные прогулы не по его вине;
- при наличии соответствующих пунктов в решении суда – уплатить компенсацию за моральный вред и возмещение ущерба, если таковые имели место.
Дополнительно наносится ущерб бизнес-репутации, снижение лояльности работающих сотрудников и, как следствие, кадровые проблемы, повышение вероятности проверок различными инстанциями.
Подводим итоги
- Нельзя уволить за невыполнение плана как таковое, можно только за неоднократное неисполнение служебных обязанностей.
- Доказывать факт неисполнения должен работодатель.
- Исполнение плана одними сотрудниками никак не влияет на доказательства неисполнения его другими.
- Оценочные критерии не могут быть доказательством, например, «недостаточное привлечение», «низкий охват» и т.п.
- Факторами доказательств могут являться только конкретные показатели, зафиксированные в официальной документации: трудовом договоре, планах продаж, должностной инструкции и т.п.
, а также требования действующего законодательства.
- Проступок, за который налагается взыскание, должен быть определенным, то есть предусмотренным в нормативных актах. Работодатель не вправе наказывать за то, что считает проступком лично он.
Гораздо более эффективным решением для руководства является создание дифференцированной системы оплаты труда, при котором невыполнение плана для сотрудников будет чревато лишением премии.
Объяснительная записка: как написать и имеет ли она юридическое значение
Работа
/ 11 апреля 15:15
Вы опоздали на работу. Работодатель запросил объяснительную. Что лучше: проигнорировать требования босса или подробно изложить причины проступка? Ответ может стоить дисциплинарного взыскания. Поэтому разбираемся, надо ли писать объяснительные записки.
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
https://www.youtube.com/watch?v=gORRO8CyL4w\u0026pp=ygWRA9Cd0LDRh9Cw0LvRjNC90LjQuiDRgdGC0LDQstC40YIg0L3QsNC8INC90LXQv9C-0YHQuNC70YzQvdGL0LUg0LTQu9GPINCy0YvQv9C-0LvQvdC10L3QuNGPINC30LDQtNCw0YfQuC4g0JfQsCDQvdC10LLRi9C_0L7Qu9C90LXQvdC40LUg0L3QsNC80LXRh9C10L3QvdC-0LPQviDQv9C70LDQvdCwINC_0YDQvtC00LDQtiDRgSDQvdCw0YEg0YLRgNC10LHRg9C10YIg0L7QsdGK0Y_RgdC90LjRgtC10LvRjNC90YvQtSwg0LAg0L3QsCDQvtGB0L3QvtCy0LDQvdC40Lgg0L3QuNGFINC00LXQu9Cw0LXRgiDQstGL0LPQvtCy0L7RgCwg0LrQvtGC0L7RgNGL0Lkg0L_QvtGC0L7QvCDQtdGJ0LUg0Lgg0LIg0YLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQt9Cw0L3QvtGB0LjRgi4g0JfQsNC60L7QvdC90L4g0LvQuCDRjdGC0L4_IMKg
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент.
Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент.
Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО. Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
- Прикладывайте доказательства
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Резюмируем:
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний.
А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам.
Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
Для тех, кто ценит свое времяПодпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Артур Сафин
Пишу о финансах, экономике и инвестициях. Надеюсь, вместе мы покажем результаты уровня Уоррена Баффета.