Необходимо довести до сведения руководство

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Служебная записка, или «служебка», является важным документом для любой организации. Она составляется с целью передачи различных сведений, обоснования требований или доведения информации до вышестоящего руководства. Служебная записка имеет особое значение и должна быть написана качественно и грамотно.

Одной из особенностей служебной записки является ее формулировка. Она должна быть четкой, лаконичной и информативной, чтобы читатель мог сразу понять ее содержание и цель. Следует также учитывать требования к оформлению и стилю документа, чтобы создать впечатление о компетентности автора и подчеркнуть важность представленной информации.

Служебная записка обычно содержит определенные сведения о том, кем и для какой цели она составляется, а также какое основание или обоснование имеется. Она может содержать информацию о текущей ситуации, анализе проблемы, предлагаемых решениях и ожидаемом результате. Также в служебке могут быть указаны сроки выполнения задачи, требуемые ресурсы и ожидаемые затраты.

Для написания служебной записки важно учитывать требования бюджетной организации, в которой она будет храниться и использоваться. Необходимо соблюдать правила оформления и предоставления документа, а также учитывать особенности организации и ее внутренних процессов. В целом, служебная записка является важным инструментом для обмена информацией внутри организации и помогает эффективно управлять ресурсами и принимать обоснованные решения.

Служебка написана. Что дальше?

Когда служебка написана, важно следовать определенным дальнейшим действиям. Прежде всего, необходимо сохранить записку в архиве вашего отдела или организации. Для этого можно использовать электронный архив или печатную копию, в зависимости от требований вашей документации.

Второй шаг — довести информацию, содержащуюся в служебке, до всех заинтересованных лиц. Для этого можно использовать электронную почту или рассылку, чтобы обеспечить доставку информации всем нуждающимся.

Также необходимо учесть особенности составления служебной записки. Она должна быть составлена на основании важных сведений и обоснования, чтобы иметь значение для тех, кому адресована.

Кроме того, важно аккуратно формулировать текст служебки, чтобы он был понятным и лаконичным. Примеры написания служебок и образцы могут помочь вам составить правильно структурированный текст.

Еще один важный момент — уточнить, кем и на каких основаниях требуется написать служебную записку. Например, в случае бюджетной организации такая записка может быть требована руководителем отдела или контролирующим органом, для подтверждения финансовых операций или других важных моментов.

В завершение, следует помнить, что служебная записка имеет значительное значение для вашего документа и дальнейшей работы. Поэтому важно предоставить все необходимые сведения и принять меры для выполнения указаний, содержащихся в служебке. В таком случае, вы сможете успешно справиться с задачами, поставленными перед вами.

Значение служебной записки

Служебная записка представляет собой важный документ в организации, который составляется для обоснования, доведения или передачи информации. Написана она в основание каких-либо требований или в случае необходимости написать и передать определенные указания. Вашего внимания заслуживают особенности формулировки и написания служебной записки.

Служебка должна быть написана четко и информативно, с использованием ясного и лаконичного стиля. В ней следует указать конкретную причину ее написания, а также основание, на котором она составляется – это может быть как документ, так и международные нормы или иные требования.

Кроме того, служебная записка должна содержать необходимые сведения об организации или должностных лицах, к которым она адресована. Важно также указать сроки или требования, которые необходимо выполнить, а также предоставить необходимые пояснения или данные.

Указывается весомость записки и ответственное лицо, которое составляет и передает служебную записку. Она должна быть подписана и иметь печать организации. Процесс хранения служебной записки тоже требует внимания – важные документы должны храниться в безопасном месте и подлежать несанкционированному доступу.

Пример служебной записки:

№	Кому	От кого	Тема	Дата
1	Генеральному директору	Главному бухгалтеру	Вопрос об оптимизации бюджетных расходов	01.05.2023
2	Главному бухгалтеру	Руководителю отдела закупок	Запрос на предоставление сметы на ремонт офиса	15.05.2023
3	Главному бухгалтеру	Секретарю директора	Запрос на предоставление справки о доходах сотрудника	20.05.2023

Как видно из примера, служебная записка может иметь разные темы и адресатов в зависимости от ситуации. Она играет важную роль в организации, помогая обеспечить эффективное взаимодействие и передачу информации.

Основание и обоснование

Для составления служебной записки необходимо понимать ее значение и как она должна быть написана. Сведения, которые следует учесть при написании данного документа, имеют свои особенности в каждом конкретном случае.

Основанием для написания служебной записки могут служить требования вашего руководства, организации или бюджетной политики. Важно обосновать свои действия и формулировки в данном документе, чтобы они соответствовали поставленным задачам и целям.

В обоснование служебной записки следует включить информацию о том, какие данные и сведения подтверждают необходимость принятия определенных мер или решений. Также важными элементами обоснования являются аргументы, которые помогут убедить руководство в необходимости принятия предлагаемых действий.

Для дальнейшего уточнения вопросов относительно образца написания служебной записки важно обратиться к соответствующим документам и руководству вашей организации.

Также можно посмотреть примеры служебных записок, в которых особо выделены важные моменты и требования к ее составлению. Важно учесть, что в каждой конкретной ситуации могут быть свои особенности и требования.

Требования к документу

Служебная записка — это важный документ, который составляется для передачи информации и принятия решений в организации. В ней содержатся сведения о конкретной проблеме или вопросе, а также обоснование принятого решения. Написать служебку нужно четко и ясно, чтобы она могла быть понята другими сотрудниками.

Возможно, в вашей организации уже есть образец служебной записки, который следует использовать. Если нет, то существуют определенные требования, которые необходимо учесть при ее написании:

1. Укажите свое ФИО, должность и контактные данные для связи в правом верхнем углу документа.
2. Определите, для кого предназначена записка и укажите ФИО и должность получателя.
3. Введение должно содержать краткое описание проблемы или вопроса, с которым вы сталкиваетесь.
4. Далее следует основная часть документа, где подробно описывайте суть проблемы, приводите аргументы и основания, почему возникла необходимость в принятии определенного решения.
5. Объект и сроки рассмотрения проблемы должны быть четко обозначены.
6. В заключении адресуйте записку и укажите, какие именно меры вы предлагаете для решения проблемы или ответа на вопрос.
7. Служебная записка составляется в соответствии с требованиями вашей организации и должна быть подписана руководителем.
8. Документ хранить необходимо в соответствующих архивных условиях и соблюдать необходимость документации и ее дальнейшего использования.

Записку необходимо выполнять на бумаге формата А4 с использованием компьютера или пишущей машинки. Шрифт должен быть четким и легко читаемым, размер шрифта — 14 пунктов. Следует избегать слишком длинных предложений, а также необходимо самостоятельно проверять правильность синтаксического и орфографического оформления документа.

Записка должна быть написана в объективной форме, не содержать личных оскорблений, формулировки должны быть строгими и точными.

Не забывайте, что служебная записка является важным документом, который имеет весьма большое значение для вашей организации. Так что уделите должное внимание ее составлению!

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Служебная записка в бюджетной организации составляется в основание требований, обоснования или важных сведений, необходимых для принятия решений руководством организации. Она имеет большое значение и хранится как документ в учетно-контрольных целях.

Служебка, как правило, написана для руководителя вашего подразделения или для вышестоящего лица. Основанием для ее написания могут быть такие случаи, как предоставление отчета, обзора результатов деятельности, запроса на предоставление ресурсов или принятие каких-либо решений.

При написании служебной записки необходимо указать кем и для каких целей она написана. Также важно формулировать обоснование и содержание записки с учетом особенностей и требований бюджетной организации.

Примером служебной записки может служить образец, где указаны все необходимые сведения и составлен в формате, установленном в вашей организации. Важно уметь точно и четко выражаться, использовать основные правила русского языка при написании и структурировать текст для легкого восприятия.

Как написать служебную записку

Написание служебной записки – это важный навык, который может понадобиться в различных ситуациях вашего рабочего или учебного процесса. Служебка – это документ, который составляется для передачи информации, запроса или уведомления о каких-либо важных сведениях или действиях.

Перед тем, как приступить к написанию служебной записки, необходимо определиться с ее основанием. Что конкретно вам необходимо донести или запросить? Формулировки и обоснования в записке должны быть четкими и лаконичными.

При написании служебной записки обратите внимание на требования вашей организации или учебного заведения к ее оформлению. Следует указать особенности, такие как дата, номер или регистрационный код при необходимости. Также важно учесть бюджетные ограничения в случаях, когда это имеет значение.

Служебная записка должна быть составлена в форме списка, с пунктами, указывающими дальнейшие действия или требования к получателю. В начале записки можно также указать кем она составлена и кому предназначается.

Пример образца написания служебной записки:

• Организация: Наименование организации
• Дата: Дата составления записки
• От кого: Ваши ФИО и должность
• Кому: ФИО получателя и его должность

Обоснование: Основание, на основании которого составляется записка

Сведения: Важные сведения или запросы, которые необходимо донести или получить

Довожу до сведения:

1. Первый пункт, описание требований или действий
2. Второй пункт, описание требований или действий
3. Третий пункт, описание требований или действий

Далее можно указать сроки или способы выполнения запросов, если они имеются. В конце записки следует поставить свою подпись и дату.

В каких случаях составляется служебная записка и кем

Служебка — это документ, который составляется для подачи информации, доведения до сведения или обоснования решений в организации. Она является важным инструментом коммуникации между сотрудниками и руководством.

Служебные записки могут быть написаны в различных случаях:

1. Для доведения до сведения руководства информации о важных событиях или проектах.
2. Для обоснования необходимости проведения конкретных действий или принятия решений.
3. В случае, когда требуется запросить или предоставить определенную информацию.
4. Для представления отчета о выполнении задачи или проекта.

Составителем служебной записки может быть любой сотрудник организации, владеющий необходимой информацией и имеющий право на составление документов такого характера. Однако, в некоторых случаях, например, для служебки, связанной с финансовыми вопросами, может потребоваться участие бухгалтера или финансового специалиста.

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Служебная записка «Довожу до вашего сведения» — это официальный документ, который составляется организациями для написания внутренней информации. Предназначение такой записки — донести до всех заинтересованных лиц важные детали или события, которые могут иметь значение для работы организации.

В случае написания служебной записки «Довожу до вашего сведения», важно учесть некоторые особенности. Документ должен быть ясным, лаконичным и информативным. В начале записки обязательно укажите основание, по которому она составляется. Например, «на основании приказа номер 123 от 01.01.2023 г.». Затем напишите сам текст записки, четко обосновывая ее необходимость и указывая все необходимые данные.

Далее в записке нужно указать, кому она адресована. Обязательно укажите фамилию, имя и отчество получателя. Пример формулировки может быть следующим: «Директору ООО «Примерная компания» Иванову И.И.».

Кроме того, пишите хранить записку в бюджетной организации нужно в соответствующем журнале и обязательно поставить дату составления. Также можно указать количество копий документа, например, «в 3-х экземплярах». Если необходимо, в конце записки может быть указан ответственный сотрудник, которому будет поручено следить за дальнейшим рассмотрением и выполнением требований, изложенных в записке.