На сколько лет утверждаются должностные инструкции

Здравствуйте, Лина.

Как Вы сами верно указали, должностная инструкция не является обязательным документом. Главное, чтобы в трудовом договоре была четко определена трудовая функция работника согласно ст. 57 ТК РФ. и трудовые обязанности, которые возложены на работника трудовым договором (ст. 21 ТК РФ). Должностная инструкция является локальным нормативным актом работодателя, а потому он разрабатывает ее по своему усмотрению. Логично, что если должность сокращается, то и должностная инструкция по должности прекращает свое действие. В остальном, на мой взгляд необходимо руководствоваться утвержденным Профстандартами http://www.consultant.ru/docum… (я думаю, Вы с ними знакомы). В определенных случаях соблюдение Профстандарта является обязательным для работодателя! Так, в ст. 57 ТК РФ указано:

Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;

Вносить изменения в требования к квалификации и трудовые обязанности, указанные в должностной инструкции уже принятого работника, не следует, поскольку может повлечь изменения в трудовую функцию. И соответственно, требования к квалификации работника менять бессмысленно, поскольку работник уже принят на должность. Остальные положения (наименование должности и т.д.) можно изменить. Все зависит от того, какие изменения Вы хотите внести.

 А вот до приема нового работника вполне можно отредактировать должностную инструкцию и в части обязанностей, и требований к квалификации.

Если у Вас имеются какие-либо уточнения по вопросу — с удовольствием отвечу на них.

С уважением к Вам, юрист Ирина Ростовцева.

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены и могут определяться работодателем самостоятельно.

Должностные инструкции работников (индивидуальные) хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми.

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, является важным документом, содержанием которого являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Нормами трудового законодательства не определены предельные сроки действия должностных инструкций. Вместе с тем они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином ЛНА (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Юридические лица независимо от формы собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 01.01.2003 — 50 лет. Данные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. По истечении указанных сроков документы подлежат уничтожению (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ; п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Однако указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых специальными перечнями архивных документов установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Индивидуальные должностные инструкции (регламенты) работников хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Вопрос: Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций? (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}