На что обратить внимание при составлении должностной инструкции

Должностная инструкция

Редактор: Дмитрий Комаров

Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника

---

Поделиться

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.

Должностная инструкция служащего является документом, регламентирующим его правовое положение в организации. Грамотно составленная должностная инструкция не только позволяет точно определить должностные обязанности работника, но и помогает в дальнейшем разрешать возникающие споры. На что обратить внимание при установлении в ней должностных обязанностей работника, рассмотрим в материале.

1. Должностная инструкция: общие положения

В должностной инструкции определяются конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, его задачи, функции, права и ответственность по занимаемой им должности служащего (абз. 5 ч. 1, ч. 6 п. 1, ч. 2 п. 10 Общих положений ЕКСД). Кроме того, должностная инструкция — один из ЛПА нанимателя, определяющих трудовой распорядок для работников (п. 3 ч. 1 ст. 194 ТК).

Должностная инструкция может разрабатываться в виде:

— отдельного документа. В этом случае она является ЛПА и распространяет свое действие на всех работников, трудящихся на одинаковых должностях служащих (абз. 6 ч. 1 ст. 1 ТК).

Обратите внимание!
С содержанием должностной инструкции наниматель при приеме на работу обязан ознакомить работника под подпись (п. 2 ч. 1 ст. 54 ТК);

— приложения к трудовому договору. Должностная инструкция в этом случае является неотъемлемой частью трудового договора, заключенного с определенным работником (подп. 8.1 п. 8 примерной формы трудового договора, подп. 2.1 п. 2 Примерной формы контракта). Изменить содержание такой должностной инструкции, например установить в ней какие-то дополнительные условия, в одностороннем порядке без согласия работника наниматель не вправе (ч. 4 ст. 19 ТК).

Должностные инструкции разрабатываются на служащих всех организаций (абз. 5 ч. 1, ч. 6 п. 1 Общих положений ЕКСД).

Обратите внимание!
К категории служащих относятся (ч. 1 п. 3, п. 6 — 8 Общих положений ЕКСД):
— руководители (директор, его заместители, главный бухгалтер, главный инженер, начальник отдела кадров, мастер, менеджер и др.);
— специалисты (инженер, бухгалтер, юрисконсульт, специалист по кадрам и др.);
— иные служащие (секретарь, делопроизводитель, кассир, охранник, экспедитор, табельщик и др.).

Отметим, что на руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений), как правило, должностные инструкции не разрабатываются. Права и обязанности руководителя организации определяются актами законодательства, учредительным документом и трудовым договором. В свою очередь, права и обязанности руководителей структурных (обособленных) подразделений определяются положениями об этих подразделениях (ч. 4 и 5 п. 10 Общих положений ЕКСД, ст. 253 ТК, ч. 6 ст. 54 Закона о хозяйственных обществах). Таким образом, полагаем, что целесообразность разработки указанных должностных инструкций в каждой организации следует определять самостоятельно.

2. Форма и содержание должностной инструкции

При разработке должностной инструкции наниматель может использовать форму должностной инструкции, размещенную в УСОРД. Отметим, что указанная унифицированная форма устанавливает только примерную структуру текста и минимально необходимый состав реквизитов должностной инструкции. Поэтому наниматель вправе самостоятельно разработать и определить иную структуру текста должностной инструкции.

Структура текста вышеуказанной формы должностной инструкции содержит пять разделов:

— «Общие положения». В данном разделе, как правило, указывают такие сведения, как:

категория и полное наименование должности служащего;

квалификационные требования к работнику;

порядок назначения на должность;

подчиненность работника.

Также в указанном разделе определяются основные задачи работника, перечисляются нормативные правовые акты, которыми работник должен руководствоваться в своей работе. В данный раздел могут включаться и иные сведения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности;

— «Должностные обязанности». Здесь перечисляются обязанности, которые поручаются работнику, занимающему соответствующую должность служащего;

— «Права». В этом разделе закрепляются права, которыми наделяется работник для надлежащего выполнения возложенных на него обязанностей;

— «Взаимоотношения (связи по должности)». Здесь устанавливается порядок взаимодействия работника с другими работниками организации, а также сторонними организациями в процессе выполнения возложенных на него обязанностей;

— «Оценка работы и ответственность (ответственность)». В данном разделе определяются порядок оценки результатов работы и ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностная инструкция разрабатывается на основании требований Общих положений ЕКСД и соответствующих выпусков ЕКСД. Однако при разработке должностной инструкции наниматель должен учитывать и требования отдельных НПА. Прежде всего это касается определения конкретных должностных обязанностей (трудовой функции) служащего, его прав и ответственности и закрепления их в соответствующих разделах должностной инструкции. Далее подробнее рассмотрим, на что, на наш взгляд, следует обратить внимание при составлении раздела «Должностные обязанности».

3. Должностные обязанности служащего

Прежде всего должностные обязанности служащего определяются в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, занимаемой служащим (ч. 1 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Пример формулировки положений должностной инструкции

6. Для выполнения возложенных на него функций бухгалтер обязан:

6.1. Осуществлять прием первичных учетных документов по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливать их к обработке.

6.2. Отражать по соответствующим участкам учета на счетах бухгалтерского учета хозяйственные операции, связанные с движением активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации.

6.3. Принимать участие в формировании учетной политики организации; подготовке плана счетов бухгалтерского учета организации; форм первичных учетных документов.

6.4. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственной деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности; в разработке и внедрении форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий; в проведении инвентаризаций активов и обязательств.

6.5. Подготавливать данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления бухгалтерской и (или) финансовой отчетности; оформлять бухгалтерские документы в соответствии с установленным порядком для передачи в архив и др.

Однако с учетом специфики деятельности конкретной организации по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) служащего может быть расширена. Иными словами, она может предусматривать выполнение обязанностей, которые содержатся в квалификационных характеристиках других должностей служащих. Указанные обязанности должны быть близкими по содержанию, равными по сложности и не требующими изменения квалификации работника. Например, на юрисконсульта могут быть возложены обязанности специалиста по кадрам, на бухгалтера — обязанности экономиста и т.п. (ч. 3 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Помимо должностных обязанностей, содержащихся в соответствующем разделе квалификационной характеристики должности, в каждой должностной инструкции служащего должны быть закреплены и иные обязанности, предусмотренные действующим законодательством.

Так, в должностных инструкциях служащих следует предусмотреть их обязанность соблюдать на каждом рабочем месте требования по охране труда и требования по обеспечению пожарной безопасности. При этом в должностных обязанностях руководителей нужно также закрепить обязанности создавать здоровые и безопасные условия труда для подчиненных работников, а также осуществлять контроль за соблюдением ими требований по охране труда и требований по обеспечению пожарной безопасности (ч. 1 п. 14 Общих положений ЕКСД).

В должностных инструкциях работников с учетом специфики их трудовых функций также должны быть закреплены обязанности (абз. 5 подп. 4.1 п. 4 Декрета N 5):

— соблюдать технологические регламенты и нормативы при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг);

— соблюдать требования производственного процесса, технологии изготовления продукции (работ, услуг);

— поддерживать чистоту и порядок на территории организации и непосредственно на рабочем месте.

В свою очередь, в должностных обязанностях руководителей дополнительно следует указать обязанности обеспечить:

— производственно-технологическую, исполнительскую и трудовую дисциплину;

— содержание производственных зданий (помещений), оборудования и приспособлений в соответствии с установленными требованиями;

— надлежащие условия труда работников.

Обратите внимание!
Закрепление вышеуказанных обязанностей руководители организаций обязаны обеспечить под свою персональную ответственность (абз. 5 подп. 4.1 п. 4 Декрета N 5).

Отдельно отметим необходимость закрепить в должностных инструкциях работников, трудовая функция которых в основном связана с обработкой персональных данных в информационном ресурсе (системе), обязанность соблюдать установленный законодательством о персональных данных и ЛПА порядок обработки персональных данных. К указанным работникам, например, относятся работники кадровых и бухгалтерских служб, работники, ответственные за функционирование информационного ресурса (системы).

Обратите внимание!
К информационным ресурсам (системам) в том числе относятся следующие распространенные ресурсы (системы) (п. 5 алгоритма деятельности оператора):
— корпоративная электронная почта;
— программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета и отчетности;
— сайты организаций;
— автоматизированные системы контроля и управления доступом;
— системы видеонаблюдения в организации;
— системы электронного документооборота и т.п.

Так, в должностных инструкциях вышеуказанных лиц могут предусматриваться следующие обязанности (п. 6 алгоритма деятельности оператора):

— разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных;

— получать в необходимых случаях согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных;

— принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых персональных данных, при необходимости вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными, за исключением случаев, когда иной порядок актуализации персональных данных установлен законодательными актами либо если цели обработки персональных данных не предполагают изменение таких данных в последующем;

— осуществлять контроль за соответствием срока обработки персональных данных заявленным целям, прекращать обработку персональных данных, а также обеспечивать их удаление или блокирование при отсутствии правовых оснований для обработки персональных данных;

— предоставлять и распространять персональные данные только при наличии соответствующего правового основания;

— обеспечивать предоставление субъектам персональных данных информации об их персональных данных, а также о предоставлении их персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;

— обеспечивать доступ к персональным данным в установленном порядке, вести учет такого доступа и случаев предоставления, распространения персональных данных третьим лицам;

— при возникновении при обработке персональных данных спорных вопросов привлекать уполномоченное лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных.

Точный перечень таких обязанностей определяется в каждом конкретном случае исходя из специфики деятельности работника.

Что касается должностных инструкций остальных работников, обрабатывающих персональные данные, то в них можно установить обязанность соблюдать установленный законодательством о персональных данных и ЛПА порядок обработки персональных данных.

В должностных инструкциях наниматель вправе закрепить обязанность работников соблюдать требования и иных НПА, касающихся в той или иной мере особенностей их работы.

Например, в должностные инструкции служащих, которые в связи с занятием определенной должности имеют статус государственных должностных лиц или приравненных к ним лиц, могут включаться обязанности по соблюдению требований антикоррупционного законодательства и установленных им запретов и ограничений (ст. 43 Закона о борьбе с коррупцией).

Должностной инструкцией также должна быть установлена ответственность работника (ч. 2 п. 10 Общих положений ЕКСД). Это может быть ответственность не только за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, но и за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, разглашение коммерческой тайны, причинение нанимателю материального ущерба и др.

Следует отметить, что наниматель может требовать от работника исполнения только тех обязанностей, с которыми он ознакомлен. И, следовательно, применять дисциплинарные взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, только если данные обязанности документально закреплены (в частности, в должностной инструкции) и доведены до сведения работника.

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Должностная инструкция сотрудника (далее – ДИС) – это внутренний документ предприятия. Он предназначен для обозначения прав, обязанностей и зон ответственности любого работника – от простого консультанта до гендиректора. Как правильно оформлять этот документ и каковы плюсы от его использования в работе? В настоящей статье разберемся с правилами написания и утверждения ДИС в компании, а также ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к. именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

• Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

• Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

• Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности. 

• Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое. Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС? 

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

• общая информация о работодателе и сотруднике;

• сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

• требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

• перечень должностных обязанностей и прав работника; 

• сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности. Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.

Можно ли сделать персональную ДИС?

Да, помимо типовых должностных инструкций можно создать индивидуальные, под обязанности и зону ответственности какого-либо конкретного сотрудника. В данном случае имейте в виду, что при каждой кадровой замене потребуется утверждать новую структуру и текст ДИС. Если у сотрудников на одинаковых должностях совпадают выполняемый функционал и обязанности, то совершенно бессмысленно составлять для них уникальные и именные ДИС. Можно обойтись единым образцом инструкции, которая оформляется в качестве общего макета для всех сотрудников на какой-либо одноименной должности.