Методическое руководство архивным делом - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Архив в пределах
предоставленных ему полномочий в целях
формирования и обеспечения сохранности
документов Архивного фонда Российской
Федерации, находящихся на временном
хранении, осуществляет
организационно-методическое руководство
и контроль за работой архивов (архивных
служб) и организацией документов в
делопроизводстве организаций —
источников его комплектования по
следующим направлениям:

– методическая
помощь и контроль за организацией
документов в делопроизводстве;

– контроль за
отбором документов и подготовкой к
передаче на постоянное хранение,
упорядочением документов по личному
составу, обеспечением их сохранности;

– взаимодействие
с экспертными комиссиями организаций;

– ведение
государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации,
находящихся на временном хранении,
проведение паспортизации архивов
организаций;

– повышение
квалификации работников архивных и
делопроизводственных служб.

Архив
может оказывать организациям платные
услуги и осуществлять
работы по обеспечению сохранности
документов, отбору и подготовке документов
к передаче на постоянное хранение,
разработке нормативно-методических
документов по вопросам архивного дела
и организации документов в делопроизводстве,
повышению квалификации работников
архивных и делопроизводственных служб
и др.

6.2.1. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве

Архив оказывает
методическую и практическую помощь
организациям в подготовке
нормативно-методических пособий по
организации документов в делопроизводстве
и их внедрении. Архив совместно с
организациями:

– рассматривает
и готовит к согласованию соответствующим
органам управления архивным делом или
согласовывает в соответствии с
предоставленными ему полномочиями
инструкции по делопроизводству, типовые,
примерные, конкретные номенклатуры
дел;

– проводит
совещания, семинары и консультации по
обмену опытом,
внедрению государственных стандартов
на документацию, систем документационного
обеспечения управления.

При подготовке к
согласованию инструкций по делопроизводству
и номенклатур дел архив проверяет их
соответствие требованиям государственных
стандартов на документацию, типовым
инструкциям по делопроизводству,
правилам работы архивов государственных
организаций.

Номенклатуры дел
согласовываются с органами и учреждениями
системы Федеральной архивной службы
России в случае существенных изменений
основных функций, задач, структуры
организации, но не реже, чем один раз в
пять лет.

Архив осуществляет
контроль за организацией документов в
делопроизводстве организаций —
источников комплектования в ходе
проведения комплексных и тематических
проверок.

6.2.2. Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности

Контроль за
обеспечением сохранности документов
Архивного фонда Российской Федерации,
отбором и передачей их на постоянное
хранение, осуществляется архивом в ходе
проведения комплексных, тематических
и контрольных проверок деятельности
архивов организаций. Результаты проверок
с предложениями по устранению выявленных
недостатков докладываются руководству
организации.

Архив:

– участвует: в
подготовке предложений по совершенствованию
работы архивов организаций,
нормативно-методических документов по
организации работы архивов, отбору
документов на постоянное хранение,
обеспечению их сохранности;

– рассматривает
и готовит к согласованию вышестоящим
органом управления архивным делом или
согласовывает в соответствии с
предоставленными ему полномочиями
положения об архивах организаций.
Положения об архивах организаций
готовятся на основе соответствующих
примерных положений, утверждаемых
органом управления архивным делом;

– рассматривает,
утверждает или готовит к утверждению
ЭПК органа управления архивным делом
годовые разделы описей дел, документов
постоянного хранения. После утверждения
описи ее первый экземпляр передается
в качестве контрольного в архив;

– согласовывает
или готовит к согласованию ЭПК годовые
разделы описей дел по личному составу,
акты о неисправимом повреждении
документов, утрате документов;

– разрабатывает
и согласовывает с ЭПК графики представления
описей дел, документов постоянного
хранения;

– оказывает
организационную и практическую помощь
организациям по подготовке и передаче
документов на постоянное хранение и по
другим направлениям деятельности
архивов организаций;

– разрабатывает
и организует внедрение методических
пособий по вопросам работы архивов
организаций;

– контролирует
совместимость и преемственность
создаваемого архивами организаций
учетно-справочного аппарата к документам
Архивного фонда Российской Федерации,
в том числе совместимость аппаратного
и программного обеспечения баз данных.

Источник

1. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера

2. Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления государственных полномочий Ростовской области в сфере архивного дела

3. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов»

4. Методические рекомендации «О порядке приема-передачи архивных документов и материальных ценностей при смене руководителя архивного учреждения администрации городского округа или муниципального района»

5. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018

6. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст)

7. Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области

8. Методические рекомендации о порядке учета фондов при изменении сети архивов в Ростовской области, передаче комплексов фондов из одного архива в другой

9. Методические рекомендации «О порядке подготовки похозяйственных книг для передачи на государственное хранение администрациями городских (сельских) поселений»

10. Методические рекомендации по составлению и оформлению описей дел постоянного хранения

11. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения

12. Методические рекомендации по планированию и отчетности работы государственных архивов Ростовской области

13. Методические рекомендации по планированию и отчетности работы муниципальных архивов администраций городских округов и муниципальных районов Ростовской области

14. Методические рекомендации по планированию и отчетности работы архивов документов по личному составу Ростовской области

15. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». 2010г.

16. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. 2019г.

17. Примерный перечень документов, который должен находиться в «делах фондов» и «наблюдательных делах»

18. Примерная номенклатура дел Управления социальной защиты населения

19. Примерная номенклатура дел Центра занятости

20. Примерная номенклатура дел отдела культуры

21. Примерная номенклатура дел Отдела (управления) образования.

22. Примерная номенклатура дел. Управление (отдел, комитет) по управлению имуществом администрации района Ростовской области

23. Примерная номенклатура дел. Введение и классификатор. Управление (отдел, комитет) по управлению имуществом администрации района Ростовской области

24. Примеры заполнения листа проверки и акта проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области

25. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

26. Памятка о порядке выявления, описания, хранения, учета и использования уникальных документов Архивного фонда Ростовской области

27. Памятка «Составление описи дел постоянного хранения органов управления образованием районов и городов Ростовской области»

28. Памятка по соблюдению температурно-влажностного режима в архивохранилищах муниципальных архивных учреждений Ростовской области

29. Экспертное заключение о возможности включения в список учреждений-источников комплектования

30. Экспертное заключение об исключении из списка учреждений-источников комплектования

31. Общие рекомендации по фондированию, формированию и описанию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах

32. Методические рекомендации по составлению и оформлению описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним

Источник

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по организации и выполнению практических работ

по дисциплине: МДК.02.01 «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела»

по специальности:46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Липецк 2019

Методические указания по организации и выполнению лабораторных/практических работ по учебной дисциплине МДК.02.01. Организация и нормативно-правовые основы архивного дела разработаны в соответствии с требованиями к результатам обучения ФГОС СПО по специальности 46.02.01 документационное обеспечение управления и архивоведение и рабочей программы учебной дисциплины «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела»

Разработчики:

ГОБПОУ «Липецкий техникум городского хозяйства и отраслевых технологий»

Преподаватель Двуреченская Е.А.

Рассмотрено на заседании методического объединения протокол №___ от «__» ____ 201__ г.

Председатель методического объединения

______________ _______________)

Одобрено на заседании методического совета

протокол №___ от «__» ____ 201__ г.

Председатель методического совета

______________ _______________

СОДЕРЖАНИЕ

Общие требования для студентов по выполнению

лабораторных/практических работ

Критерии оценивания работ

Требования к технике безопасности при выполнении

лабораторных/практических работ

Содержание лабораторных/практических работ

Введение

Лабораторные/практические работы направлены на освоение следующих результатов обучения:

Знать:

систему архивного управления в Российской Федерации и организация Архивного фонда Российской Федерации;

— систему хранения и обработки документов.

уметь:

— организовывать деятельность архива с учётом статуса и профиля организации;

— работать в системах электронного документооборота;

— использовать в деятельности архива современные компьютерные технологии;

— применять современные методики консервации и реставрации архивных документов;

В результате проведения практических работ студенты приобретают следующий первоначальный практический опыт (только для практических работ в МДК, при создании условий проведения работ, близких к условиям будущей профессиональной деятельности):

Вышеперечисленные умения и знания необходимы для формирования следующих профессиональных общих компетенций, согласно ФГОС СПО и образовательной программе по специальности 46.02.01 документационное обеспечение управления и архивоведение:

Профессиональные и общие компетенции:

Код

Наименование результата обучения

ПК 1.1.

Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения организации.

ПК 1.2.

Рассматривать документы и передавать их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации.

ПК 1.3.

Оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных.

ПК 1.4.

Вести картотеку учета прохождения документальных материалов.

ПК 1.5.

Осуществлять контроль за прохождением документов.

ПК 1.6.

Отправлять исполненную документацию адресатам с применением современных видов организационной техники.

ПК 1.7.

Составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов.

ОК 1.

Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2.

Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3.

Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4.

Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5.

Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 6.

Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7.

Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий.

Методические указания по выполнению лабораторных/практических работ содержат цель проведения работы, теоретические основы, которыми студенты должны владеть перед проведением работы; описание приборов и материалов (если требуется); указания по самостоятельному проведению работы; требования к оформлению отчета и контрольные вопросы для закрепления полученных умений и знаний.

На выполнение каждой работы отводится не более двух часов аудиторной нагрузки и не приводить вышеуказанную таблицу.

Общие требования для студентов по выполнению

лабораторных/практических работ

по учебной дисциплине: МДК 02.01 «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела»

ПРЕДИСЛОВИЕ

Содержание практических работ направлено на реализацию Федеральных государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников средних специальных учебных заведений и составлено на основе рабочей программы по дисциплине «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела»

Дидактической целью практических работ является формирование практических умений, необходимых в последующей учебной деятельности по общеобразовательным и специальным дисциплинам.

Выполнение студентами практических заданий направлено на решение следующих задач:

• обобщение, систематизацию, углубление и закрепление полученных теоретических знаний по конкретным темам дисциплины ««Документационное обеспечение управления»»;

• формирование умений применять полученные знания на практике;

• развитие интеллектуальных умений у будущих специалистов;

• выработка при решении поставленных задач таких профессионально значимых качеств, как самостоятельность, ответственность, точность, творческая инициатива.

Состав заданий для практических работ спланирован с расчетом, чтобы за отведенное время они могли быть выполнены качественно большинством студентов.

Общие методические указания.

Практические работы выполняются в тетрадях для практических работ. Текст пишется синими чернилами, четко и аккуратно. Задания формулируются на листе по мере их выполнения. На титульном листе указываются фамилия и инициалы студента, специальность, дисциплина, по которой выполнена работа. Студенты обязаны выполнить все задания, представленные в практической работе.

Практические работы № 1; № 2; № 3 носят частично-поисковый характер, при их проведении студенты не пользуются подробными инструкциями, им не дан порядок необходимых действий. Студенты самостоятельно подбирают справочную литературу, повторяют теорию вопросов, данных перед практическим заданием, а затем выполняют письменно все задания в полном объеме, согласно полученному варианту.

Практические работы № 4, № 5 носят репродуктивный характер, содействуют отработке практических умений и навыков, развитию у студентов языкового чутья. Языковой анализ текста создает представление о языке как о целостной функциональной единице.

Оценка практических работ.

Оценка за выполнение практических работ выставляется по пятибалльной системе согласно нормам оценки письменных работ и учитывается как показатель текущей успеваемости студента.

Если работа выполнена неудовлетворительно, то должна быть работа над ошибками по каждому заданию.

Оценка «5» ставится, если ученик выполнил все задания верно.

Оценка «4» ставится, если ученик выполнил правильно не менее половины задания.

Оценка «3» ставится за работу, в которой правильно выполнено не менее половины заданий.

Оценка «2» ставится за работу, в которой не выполнено более половины заданий.

Оценка «1» ставится, если ученик не выполнил не одного задания.

Требования к технике безопасности при выполнении

лабораторных/практических работ

— Вход в лабораторию/аудиторию/мастерскую осуществляется только по разрешению преподавателя.

— На первом занятии преподаватель проводит первичный инструктаж по технике безопасности и напоминает студентам о бережном отношении к оборудованию и о материальной ответственности каждого из них за сохранность оборудования и обстановки.

— При обнаружении повреждений оборудования персональную ответственность несут студенты, выполнявшие работу на этом оборудовании. Виновники обязаны возместить материальный ущерб.

— Если во время проведения работы на оборудовании замечены какие-либо неисправности оборудования, необходимо немедленно сообщить об этом преподавателю.

— После окончания работы рабочее место следует привести в порядок.

Практическая работа № 1

Современное архивное законодательство Росси

Цель работы: 1. Рассмотреть особенности науки архивоведение и ее место среди остальных наук; 2. Охарактеризовать современное состояние архивного дела в РФ; 3. Рассмотреть проблемы стоящие перед организацией архивного дела на современном этапе его развития.

Приборы и материалы :Мультимедийный комплекс, учебник рабочая программа, тематический план, методическая разработка урока. Федеральный закон об Архивном деле РФ, Положение о Федеральной архивной службе России.
Типовая инструкция по делопроизводству.
Основные правила работы архивов организаций.

Ход работы:

Теоретическая часть:

Источником регулирования отношений в архивной сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Он в свою очередь имеет базовое значение для законов, принятых на уровне субъектов РФ, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и другими нормативными документами, утвержденными или согласованными с архивными органами. Все вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению учреждениями и организациями всех форм собственности. Архивоведение — наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Предмет архивоведения включает следующие вопросы:

принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;
способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;
создание системы информации о содержании документов,
организацию всестороннего использования документальной информации;
организацию работы архивных учреждений.

Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксировались различными способами. С момента появления письменности основным видом фиксирования информации стал письменный документ.

Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Архивное законодательство — это не самостоятельная отрасль правовой системы России, а формирующаяся комплексная система законодательства как совокупность, источников права, которые представляют собой форму выражения правовых норм, включающих нормы различных отраслей права. Сформировать нормативно-правовую базу архивного законодательства по видам собственности на различных материальных носителях.

Виды собственности:

-государственная;

-муниципальная;

-частная.

Виды материальных носителей:

-Бумажный;

-электронный;

-и иные

Составление характеристики нормативно-правовых актов, используемых в архивном деле (4 часа)

Составить характеристику НПА, используя материал сборника федеральных норм архивного дела по плану:

название документа, орган, издавший документ, дата принятия документа, дата вступления в силу;
структура нормативного документа;
основные цели и задачи архива;
права и обязанности архива.

Практическая работа № 2

Основные положения закона «Об архивном деле в РФ

Цель работы: формирование у студентов практических навыков составления и оформления информационных документов архива

Ход работы:

Теоретическая часть: Стремительные изменения архивной отрасли в высоко технологичном информационном обществе и разнообразие подходов к историческим исследованиям, многочисленные современные программы организации хранения документов и доступа к ним делают особенно актуальными исследования по теоретическим и правовым проблемам архивоведения.

Архивное законодательство является важнейшим элементом архивного дела любой страны, регулирующим и правоустанавливающим порядок организации всей архивной системы. В данной статье читателю будет предложена характеристика основных действующих архивных законов России (2004 г.) и Франции (2008 г.). Французский опыт организации архивной отрасли находит свое отражение в архивном деле зарубежных стран, и многие французские ученые-архивисты и историки внесли свой вклад в развитие архивной мысли, системы и законодательства, чем и обуславливается выбор характеристики закона этой страны и соответственно России, которая имеет долгую традицию культурных и профессиональных связей, укрепившихся в последнее десятилетие контактами ИАИ РГГУ с Международным архивным стажем при Управлении архивов Франции, Школой хартий и Школой национального достояния.

Процесс складывания и развития архивного права имеет долгую историю, как в России, так и во Франции. Значительное влияние на принятие и утверждение Основного архивного закона Франции[1] повлияла концепция национального достояния, формировавшаяся со времен Великой французской революции 1798 г. и означающая «историческое наследие, достояние прошлого, необходимое для самоидентификации личности, семьи, народа»[2]. Огромное значение для Федерального закона «Об архивном деле» Российской Федерации[3] имеют «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г. Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция Российской Федерации и ее субъектов. Были определены две части Архивного фонда Российской Федерации: государственная и негосударственная; также выделены четыре комплекса архивных документов, обособленных по следующим хранилищам: государственные архивы, ведомственные архивы, библиотеки и музеи, отраслевые архивные фонды[4].

Проведенный ниже анализ архивных законов этих двух стран по аспектам, выбранным из русского закона, составляет следующий порядок: общие положения, архивный фонд страны, управление архивным делом (создание архивов, организация управления и обеспечение сохранности архивов), хранение, учет, защита архивных документов, комплектование архивов архивными документами (источники комплектования архивов архивными документами, передача архивных документов на постоянное хранение, сроки временного хранения документов, обязанности государственных органов и организаций по комплектованию архивов), доступ к архивным документам и их использование, международное сотрудничество, ответственность за нарушение законодательств.

Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ изначально должен был сохранить лучшие традиции российского архивоведения, связанные с государственным влиянием на организацию и деятельность архивов. В то же время необходимо было учесть новые реалии: разные формы собственности, свободные информационные потоки и др. Поэтому в ст. 1 указан предмет регулирования.

Ст. 2 определяет структуру законодательства об архивном деле в РФ. Сегодня законодательство представлено Федеральным законом, имеющим прямое действие.

В ст. 3 представлены 19 основных терминов, которые первоначально были закреплены в «Основах законодательства об архивном деле» 1993 г., а потом в ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины определения».

С 2004 г. было закреплено разграничение полномочий в области архивного дела между РФ, субъектами РФ и муниципальными образованиями. В ст. 4 приведено: большие полномочия у РФ, также у субъектов РФ (однако стоит отметить, что разрешение на ввоз и вывоз документов АФ РФ дано только РФ).

Изучите внимательно « Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», подготовьте устные ответы на вопросы (4 часа):

На основании каких НПА разработаны настоящие «Правила»?
Перечислите и охарактеризуйте основные разделы «Правил..».
Перечислите основные виды документов, применяемых при организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Практическая работа № 3 Организация архивного дела в РФ

Ход работы:

Теоретическая часть:

Подготовить аргументированный ответ со ссылками на законодательство РФ и нормативные документы (Конституция, кодексы, ФЗ, подзаконные акты и т.д.). Прочтите внимательно раздел 7.4 учебника «Архивоведение», подготовьте письменные ответы на вопросы (2 часа):

Какое наказание предусматривает УК РФ за необоснованное ограничение доступа к документам?
Что означает принцип публичности архивов?
Перечислите документы, подлежащие рассекречиванию и засекречиванию.
Опишите порядок рассекречивания и засекречивания документов.

1. Анализ материала, конспектирование (определение, состав АФ РФ)

2. Оформление схемы классификации АФ РФ

До 1991 года и после 1991 года

Государственная и негосударственная часть АФ РФ.

Архивный фонд Челябинской области

3. Составить схему классификации документов в пределах архива

4. Определить фондовую принадлежность архивных документов

Практическая работа № 4 Организация архивного дела в РФ

Цель работы: Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.

Ход работы:

Теоретическая часть:

Охарактеризовать теоретические подходы к определению документа, разработанные Полем Отле и Анри Лафонтеном.

2. Дать современные определения понятий «документ», «документированная информация» в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. Выписать из терминологических и энциклопедических словарей понятия «документ», «информация». С помощью компьютера построить схему различных толкований в порядке от широкого к более узкому его значению.

4. Определить виды и свойства информации. Выяснить взаимосвязь понятий «документ» и «информация».

В настоящее время в России деятельность, связанная с пополнением, хранением и использованием документов Архивного фонда РФ, имеющихся в государственных и ведомственных архивах, регулируется целым рядом законодательных и нормативных актов. Среди них можно указать несколько наиболее важных, а именно: федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информатизации, информации и защите информации»; закон Российской Федерации «Об участии в международном информационном обмене»; закон Российской Федерации «О государственной тайне» (ст.13, 14, 15), «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской федерации», зарегистрированные Министерством юстиции России 16 декабря 1998 г.

Основным нормативно-правовым актом, определяющим деятельность государственных и ведомственных архивов, является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», вступивший в силу 27 октября 2004 г. Данный документ состоит из 32 статей, объединенных в 9 глав:

Изучить виды, задачи и функции государственных, муниципальных архивов. На примере конкретного архива сделать анализ деятельности архива.
Подготовить сообщение о государственных и муниципальных архивах РФ
Подготовить информацию о МКУ «Городской архив» г.Магнитогорска. Отразить вопросы

История возникновения и развития архива. Месторасположение, количество сотрудников.
Состав фондов и документов.
Какую роль играет архив в жизни города.

Овладеть умениями работы с нормативно- методическими источниками, электронными ресурсами.

Порядок выполнения работы

1. Поиск и анализ материала, конспектирование;

2. Заполнить таблицу Федеральные государственные архивы России

Государственный архив РФ

ГА РФ

Российский государственный архив древних актов РГАДА

Российский государственный исторический архив РГИА

Российский государственный военно-исторический архив РГВИА

Российский государственный архив военно-морского флота РГАВМФ

Российский государственный архив экономики РГАЭ

Российский государственный архив литературы и искусства РГАЛИ

Российский государственный военный архив РГВА

Российский государственный исторический архив Дальнего Востока

Российский государственный архив научно-технической документации РГАНТД

Центр хранения страхового фонда ЦХСФ

Российский научно-исследовательский центр космической документации РНИЦКД

Российский государственный архив кинофотодокументов РГАКФД

Российский государственный архив социально-политической истории РГАСПИ

Практическая работа № 5 Развитие архивного дела в разных странах

Цель работы: Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве.

Ход работы:

Теоретическая часть: Наиболее значительные изменения в организации архивного дела после I мировой войны имели место в Восточной и Центральной Европе, где возникли новые государства или подверглись сильной реорганизации существовавшие ранее. Примером вновь созданного государства является Польша.

Архивы Польши. Среди государств Центральной Европы, образованных после I мировой войны, большим документальным наследием обладала Польша. Наследие это было очень разнородно по своему составу и организации, т.к. послевоенная Польша сложилась из территорий, входивших до войны в разные государства и носивших печать организации архивного дела в разных странах.

Начало письменного делопроизводства в Польше относится к X веку. Однако документы за ранний период не сохранились. Самые старые документы на территории Польши датируются XIII веком. В XIV в. возникает древнейший королевский архив в Кракове. С ХVI в. роль главного хранилища играет «Коронная метрика», где хранились материалы по законодательству, внешней политике, военному делу и другие. Другой большой архив находился при государственной казне Речи Посполитой и назывался «Архив скарбовый», в нем хранились материалы финансового и вообще хозяйственного содержания. Крупные архивы складывались с течением времени в других городах — при дворах воевод, при судах и при магистратах самоуправлявшихся городов — магдебургий. Большими архивами обладали и польские магнаты, в них находились документы как фамильно-вотчинного, так и политического, военного и административного содержания. В период разделов Польши документальные материалы подверглись частичному распылению. Местные архивы отходили вместе с соответствующими территориями к странам-участницам дележа. Часть материалов была вывезена за пределы страны, так, например, после взятия русскими войсками Варшавы часть Коронной метрики была вывезена в Петербург.

Архивы Австрии. Побежденная в I мировой войне, потерявшая свои иноземные владения и превратившаяся в небольшое национальное государство Австрия и в области архивного дела испытала последствия своего поражения. Рядом статей Сен-Жерменского мирного договора и последующих соглашений Австрия обязывалась передать странам, включившим в себя выделившиеся из состава бывшей империи территории, не только находившиеся на этих территориях архивы, но и документальные материалы, относящиеся к ним, из своих архивов. Подобные же претензии предъявили и некоторые другие страны, в прошлом полностью или частично находившиеся под властью Габсбургов — Испания, Бельгия, Италия. Архивы Чехословакии. Буржуазная Чехословацкая республика получила весьма значительное архивное наследство как в лице существовавших на её территории архивов, среди которых были крупные земские и штатгальтерские архивы, так и в лице документальных материалов, переданных ей из австрийских министерств. Однако буржуазное правительство Чехословакии не создало на основе этого наследства ни единой системы государственных архивов, ни специального центрального учреждения для управления ими. леграфа и Центральный архив кадастровых планов (при министерстве финансов).

Архивное дело в Германии. В результате мировой войны произошли некоторые изменения в составе архивов Германии и их документальных материалов. Соответствующие статьи Версальского договора обязывали Германию передать ряду государств те документальные материалы, которые были ранее при различных обстоятельствах вывезены Германией из этих стран, а также те, которые относились к возвращенным Германией территориям (см. выше). Однако эти передачи, в том масштабе, в котором они осуществились, не оказали значительного влияния на состав и состояние германских архивов.

Важнейшим событием в архивном деле послевоенной Германии явилось создание общеимперского архива, осуществившееся весьма своеобразным и характерным для тогдашней обстановки в Германии путем. Само по себе изменение государственного строя, ликвидация монархии и образование буржуазной Веймарской республики не послужили толчком для разрешения давно назревшей проблемы создания общегосударственного архива. Переход к республике, осуществившейся в условиях того же общественного строя, не привел не только к слому, но даже к существенным изменениям в государственной машине. Ликвидированы были дворцовые и удельные учреждения. Продолжали существовать большинство прежних министерств, рейхстаг действовал в реорганизованном виде. Правда, архивы этих учреждений давно были обременены массой накопившихся бумаг, однако это не явилось поводом для создания нового архива.

Архивы Франции. Во Франции в междувоенный период продолжала существовать та организация архивного дела, которая сложилась в XVIII-XIX вв. и в основных чертах сохранилась до наших дней. В централизованную систему архивов входили: 1) Национальный архив в Париже как центральное хранилище материалов общегосударственного значения; 2) департаментские архивы как местные государственные архивы; 3) коммунальные и госпитальные архивы как низовая сеть архивов, деятельность которых регламентируется и контролируется государственными архивными учреждениями. Руководство системой осуществляло архивное управление при Министерстве просвещения во главе с директором национальных архивов Франции в сотрудничестве с Высшей архивной комиссией и главной архивной инспекцией. Франция по-прежнему считалась страной «классической» буржуазной централизации архивов. Основанием для этого служило наличие стройной сети государственных архивов, значительные успехи в создании справочного аппарата и издании описей на фонды государственных архивов, единство форм и методов во всех видах работы государственных архивов, чему и способствовала единая система подготовки кадров через «Школу хартий». Архивы Голландии. В Голландии после I мировой войны организация архивного дела определялась законодательством от 17 июня 1918 г. и 6 сентября 1919 г. Управление государственными архивами было передано министерству просвещения. Сохранялась прежняя сеть архивных учреждений, возглавляемых государственным архивистом, в лице Государственного архива в Гааге и II провинциальных архивов, однако, несколько усилена была роль государственного архивиста. Законодательством предусматривался также контроль со стороны архивных инспекторов, связанных с государственными архивами, по отношению к архивам общин и некоторых корпораций, в том числе «водных округов»; архивы «водных округов» имеют практическую ценность, так как хранят богатый материал по истории строительства и эксплуатации гидротехнических сооружений — каналов, дамб, шлюзов, играющих большую роль в жизни страны, а также материалы по истории судоходства, торговых путей и т. п.

Задание

1. Изучить задачи, функции, виды ведомственных архивов;

2. Овладеть умениями работы с нормативно- методическими источниками

3. Изучить технологию работы в архиве организации

Порядок выполнения работы

1. Анализ материала, конспектирование;

2. Заполнение таблицы

Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами

Ведомственный архив

1. Назначение

2. Методика архивной работы

3. Проведение экспертизы ценности документов

Отличие

Правовой статус

Профиль архива

Порядок комплектования

Сроки хранения документов

Научно-исследовательская деятельность

3. Подготовьте сообщение о ведомственном архиве. Используйте «Положение об архиве».

План ответа:

1. Название архива, подчиненность.

2. Год образования, настоящее местонахождение.

3. Количество фондов.

4. Количество единиц хранения.

5. Виды документов, хранящихся в архиве.

6. Способы и виды хранения документов

4. Оформление положения об архиве организации.

Разработать положение об архиве, раздел «Общие положения».

Разработать положение об архиве, раздел «Состав документов архива».

Разработать положение об архиве, раздел «Задачи и функции архива».

5.Оформление должностной инструкции заведующего архивом

Разработать должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Общие положения»

Разработать должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Должностные обязанности»

Разработать должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Ответственность».

6. Разработать перечень платных услуг архива.

Практическая работа № 6 Функции и задачи органов управления архивным делом в субъектах РФ

Ход работы:

Теоретическая часть: Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивной администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время.

Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.2004 № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.

Уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в области архивного дела являются Министерство культуры Российской Федерации, Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере охраны культурного наследия и Федеральное архивное агентство. Последнему непосредственно подчинены 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский …
научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (ред. от 08.08.2009) Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела.

Федеральное архивное агентство– субординационно построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом, подведомственных им архивов и специализированных научно-исследовательских организаций. Она состоит из системы органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов. Кроме того, в систему включаются специализированные научно-исследовательские организации, разрабатывающие теоретические и методические вопросы развития архивного дела и делопроизводства (ВНИИДАД и НИЦКД). Федеральное архивное агентство России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение.

Государственное управление архивным делом осуществляется Президентом РФ и Правительством России. В республиках, краях, областях – администрацией.

Контроль за соблюдением законодательства осуществляется органами власти и прокуратурой.

Непосредственное ведение архивного дела на территории РФ возлагается на ФАА.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. Нормативно-методической основой деятельности архивов (за исключением архивов организаций и частных лиц) являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. и зарегистрированные Минюстом России 6 марта 2007 г.

Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров (отделов) хранения документации; государственными музеями и библиотеками; отдельными федеральными министерствами и ведомствами (отраслевые государственные фонды), определяемые Правительством РФ. Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется временно (до передачи в госархив на постоянное хранение) государственными районными и городскими архивами с переменным составом документов, а также ведомственными архивами государственных учреждений и предприятий.

ГОСТ 6.30-2003 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает такое определение видам архивов:

государственный архив– архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или местной администрации;

ведомственный архив– архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы либо являющейся структурным подразделением организации.

Главными функциями являются комплектование АФ и сохранность его документов. Для их выполнения осуществляется широкий комплекс работ:

— экспертиза ценности документов, обеспечивающая поступление на государственное хранение наиболее ценных документов из ведомственных архивов;

— разработка перечней документов со сроками их хранения;

— мероприятия, обеспечивающие пополнение АФ РФ документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности общественных организаций и граждан;

— организация строительств новых хранилищ, оборудования их, внедрение новых технологий;

— разработка правил и других нормативных документов, регламентирующих деятельность государственных и ведомственных архивов. Основными разработчиками теоретических и методических вопросов являются ВНИИДАД и НИЦКД.

— комплексный контроль;

— организует использование документов государственных и ведомственных архивов. Право доступа к документам предоставлено всем организациям, гражданам России и других государств. Установлен срок ограниченного доступа к документам, содержащим государственную тайну, — 30 лет; к документам, содержащим сведения о личной жизни граждан, — 75 лет со времени создания документа (ранее доступ может быть разрешен только самим гражданином или его наследниками).

— устанавливает порядок использования документов. Гражданам России и других государств разрешается снимать копии с документов или делать заказы на их изготовление. Ответственность за правильное использование и сохранность документов несут пользователи (учреждения, организации, частные лица).

— руководит работой по повышению квалификации специалистов ФАА.

Законодательством закреплено дальнейшее развитие сотрудничества Росархива с зарубежными странами. Новым является вопрос о вывозе документов АФ рф за пределы страны. Вывоз документов государственной части АФ и уникальных и особо ценных документов негосударственной части запрещается. Однако Росархив вправе разрешить временное пребывание (до тех месяцев) таких документов за пределами России. В иных случаях вывоз допускается только с разрешения центральных органов власти РФ. Вывоз и ввоз, купля-продажа, дарение собственником копий архивных документов (за исключением закрытых документов) и копий на правах подлинника не ограничивается.

Архивные учреждения поддерживают широкие связи с зарубежными архивистами, что способствует получению новых источников информации по истории нашей Родины и обмену опытом работы.

Появилась еще одна форма международных связей – заключение договоров о сотрудничестве и взаимодействии со странами СНГ. Такие договоры заключены между архивистами России и Украины, Белоруссии, Литвы, Эстонии, Туркменистана и др.

Создана Ассоциация обществ архивистов независимых государств, куда вошло и Российское общество историков-архивистов, с которым тесно сотрудничает Росархив.

Составить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению на основании описи дел.

Контрольные вопросы

Какие документы входят в состав Архивного фонда Российской Федерации?
С какой целью проводится экспертиза ценности документов?
Какие существуют критерии отнесения к источникам комплектования архива?

Какая ответственность предусматривается в случае нарушения правил хранения архивных документов? Задание

1. Изучить специфику работы технотронного архива;

2. Овладеть умениями работы с нормативно- методическими источниками

3. Изучить технологию работы в технотронном архиве.

Порядок выполнения работы

Анализ материала, конспектирование
Заполнить таблицу

Основные параметры температурно-влажностного режима:

Вид документа

Температура °С

Относительная влажность воздуха, %

черно/белые

цветные

черно/белые

цветные

Документы на кинопленке

Нитрооснова

Безопасная основа

Фотодокументы

Стекло

Пленка

Бумага

Документы на магнитной ленте и дисковых носителях

2. Отработка практических навыков.

Форма предоставления результата

Подготовка презентаций, сообщений о ведущих технотронных архивах страны

Практическая работа № 7

Правовые основы организации документов Архивного фонда Российской Федерации

Цель работы: Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве. Дать студентам целостное представление об организации документов и составе Архивного фонда России в исторической ретроспективе, обозначить первый уровень организации

Ход работы:

Теоретическая часть: Все документы государственной части АФ РФ классифицируются. Классификация документов АФ РФ — это научная группировка документов АФ РФ по наиболее существенным признакам. Классификация включает в себя три ступени: 1 — классификация документов АФ РФ в целом, которая определяет организацию сети государственных архивов и центров хранения. Здесь наиболее существенными признаками являются принадлежность документов к определенной эпохе; принадлежность к учреждениям федерального, республиканского, областного и др. подчинения; принадлежность к определенной административно-территориальной единице; принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; способ и техника создания документов. 2 — Классификация документов в пределах архивов, она определяет распределение документов по фондам. 3 — Классификация документов в пределах фонда, определяет организацию документов внутри фонда, то есть расположение единиц хранения. Здесь группировка единиц хранения осуществляется по следующим признакам: один из двух главных — структурный классификационный признак, это группировка дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в деятельности которых они образовались. Другой главный признак — хронологический, используемый для группировки дел с учетом периодов времени, к которому относятся документов. Отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный признаки употребляются для группировки дел в соответствии с отраслями деятельности и функциями фондообразователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов. Номинальный признак используется для группировки единиц хранения по их роду (дела, переписка, материалы, сборники, книги, журналы) и видам документов (приказы, протоколы, планы, и так далее). Авторский признак служит для группировки единиц хранения по определенным учреждениям или фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Корреспондентский — для группировки дел по определенным учреждениям или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела. Наконец, географический признак используется для группировки единиц хранения по определенным территориям. с которыми связаны авторы, корреспонденты или содержание документов.

Иногда при группировке единиц хранения могут применяться и другие признаки: они могут быть сгруппированы по признаку оригинальности и копийности, по языку документов, по формату документов, особенностям их оформления. Но чаще всего эти признаки применяются при классификации документов архивных коллекций. В процессе классификации единиц хранения внутри фондов составляются схемы классификации и указатели, облегчающие поиск документов.
Правовые нормы федерального законодательства призваны обеспечить соблюдение на всей территории Российской Федерации единых принципов организации архивного дела, хранения, использования, комплектования и учета архивных документов.

Архивы в своей деятельности используют Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», «Положение об Архивном фонде Российской Федерации», другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и субъектов государственной власти, а также нормативные акты, если они по законодательству имеют непосредственное отношение к деятельности архивов и хранимой документации.

Проанализировать положение об Экспертной комиссии архива организации.

1. Изучение теоретического материала по УМП

2. Анализ образцов документов.

3. Оформление обложки дела, акта приёма-передачи документов на хранение, оформление описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, внутренней описи, листа-заверителя дела

1.Оформить внутреннюю опись документов.

В деле помещены документы: анкета, автобиография, копия диплома, копия приказа о приёме на работу, характеристика, трудовой договор, мед. справка.

Специалист архива А.Р.Прохорова

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись

документов дела №___

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок

документа

№№ листов

дела

Примечание

Итого ______________________________________________(цифрами и прописью) документов

Количество листов внутренней описи_ ___________________цифрами и прописью

Должность подпись И. О. Фамилия

2.Оформить обложку дела постоянного, долговременного хранения.

ДЕЛО № 759. Протоколы №№ 1-75 заседаний предметной комиссии общественных дисциплин за сентябрь 1999 –июнь 2000 года, начато 31.08.1999, окончено 28.06.2000. 51 лист, Ф № 125, оп № 2, Дело сформировано в учебной части Магнитогорского индустриального колледжа.

Форма обложки дела

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дело №_____

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

_____________________________

На ______________________лист

Хранить_____________________

Формат А4 (210х297)

3. Оформить лист-заверитель дела

Дело № 155, 180 листов, 15а, 75а, 2 листа внутренней описи, физическое состояние удовлетворительное, лист 18 — восстановление угасающего текста, листы 140, 163 – разрыв и склейка, лист 178 – наращивание частей листа.

Специалист архива А.Р.Прохорова

Форма листа-заверителя

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________________________

В дело подшито (вложено) и пронумеровано___________________________

_________________________________________________________________

Цифрами и прописью листа (ов)

В том числе: литерные листы________________________________________

Пропущенные номера ______________________________________+ листов

внутренней описи_____________________________________________________

__________________________ _____________ _________________

Должность лица, составившего

заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия

_______________

Дата

Формат А4 (210х297)

4.Оформить акт приёма-передачи документов на государственное хранение

ОАО Магнитогорский металлургический комбинат, фонд № Р-99, в связи с истечением сроков хранения документов передаёт на постоянное хранение в архивный отдел администрации города 237 дел за 1938-1948 годы по описи № 15 дел постоянного хранения. Передачу провели заведующая архивом ОАО ММК З.А.Павлова и главный специалист архивного отдела К.Н. Кадошникова

Форма акта

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Директор по общим вопросам Начальник архивного отдела

ОАО ММК г. Магнитогорска

________________И.Ф. Тимошенко _________ В.П.Иконникова

15.05 2002 15.052002

АКТ №

приема-передачи документов

на государственное хранение

Основание: Положение об архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552

В связи ________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________( название фонда) сдаёт в архивный отдел городской администрации на государственное хранение документы за _______________________________________ годы и справочный аппарат к ним:

пп

Название, № описи

кол-во экз.описей

кол-во дел

кол-во стр

копий

примечание

Итого принято (цифрами и прописью

_____________________________________________________________________________________ед. хр.

В архивный отдел городской администрации фонд №____________________________________

Изменения в учетные документы вынесены

гл. спец. архивного отдела Подпись Расшифровка подписи

Передачу произвели Прием произвели

____________________________ ___________________

должность, подпись должноть, подпись

Практическая работа № 8 Правовые основы хранения, комплектования и учёта архивных документов в организациях и архивных учреждениях

Цель работы: дать студентам целостное представление об организации документов и составе Архивного фонда России в исторической ретроспективе, обозначить первый уровень организации Закрепить теоретические знания в области учета документов Архивного Фонда РФ.

2. Выявить порядок проведения учета документов Архивного Фонда РФ.

3. Определение источников комплектования;

Ход работы:

Теоретическая часть: Архивисты, наряду с другими должностными лицами, несут уголовную, гражданско-правовую и административную ответственность за соблюдение государственной тайны, защиту конфиденциальных данных, в том числе персональных данных, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах.

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» фактически определил четыре позиции, ограничивающие доступ пользователей к документам. Ограничения связаны с действием:

международных договоров России;

законов России;

распоряжений собственника документов, находящихся в частной собственности;

плохим физическим состоянием документов.

Закон также подтвердил норму, которая присутствовала и в Основах законодательства о 75-летнем ограничении на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Причем, с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на вышеуказанные документы может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов (п. 3 ст. 25). И это единственное
законодательное установление периода конфиденциальности информации.

Существующие ограничения в доступе к документам и документной информации можно систематизировать следующим образом (табл. 4.1).

Необходимо отметить, что в статье 24 Конституции РФ установлено также ограничение на действия с информацией, составляющей государственную тайну. Важнейшее место занимает Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 № 5485-1 с многочисленными последующими дополнениями и изменениями (в ред. с 15 декабря 2007 г.) и Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. Указа от 10 июня 2009 г.
№ 640).

Дать характеристику базам данным, ведущимся в архиве. Практические задания и проблемные вопросы

Какое влияние оказывают политический плюрализм, разнообразие форм собственности и мнгоукладность экономики на комплектование и деятельность архивов? Выделите современные проблемы архивного дела.
Выделите положительные и негативные аспекты децентрализации управления архивами.
Сопоставьте отмену права частной собственности на архивные материалы деятелей культуры (1919г.) и современные правовые подходы.
Определите современный круг проблем, связанных с хранением машиночитаемых документов

Задание

1. Изучить порядок проведения экспертизы ценности документов;

2. Изучить положение об экспертной комиссии, ответить на вопросы из пособия;

3. Оформить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4. Определить сроки хранения документов по типовому перечню

Порядок выполнения работы

1. Изучение теоретического материала по УМП, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Анализ образцов документов.

3. Оформить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Форма акта

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Директор по общим вопросам Начальник архивного отдела

ОАО ММК г. Магнитогорска

________________И.Ф. Тимошенко _________ В.П.Иконникова

15.05 2002 15.052002

АКТ №

приема-передачи документов

на государственное хранение

В связи ________________________________________________________________________________

пп

Название, № описи

кол-во экз.описей

кол-во дел

кол-во стр

копий

примечание

Итого принято (цифрами и прописью

_____________________________________________________________________________________ед. хр.

В архивный отдел городской администрации фонд №____________________________________

Изменения в учетные документы вынесены

гл. спец. архивного отдела Подпись Расшифровка подписи

Передачу произвели Прием произвели

____________________________ ___________________

должность, подпись должноть, подпись

Анализ положения об экспертной комиссии учреждения.
Заполнение таблицы

Система экспертных органов

Эксперно-проверочная комиссия ЭПК

Экспертно-методическая комиссия ЭМК

Центральная эксперно-проверочная комиссия ЦЭПК

Определение сроков хранения документов.

Уставы, положения организации по месту их разработки и утверждения.
Штатные расписания организаций.
Обращения граждан личного характера.
Описи дел постоянного хранения.
Копии архивных справок, выданные по запросам граждан.
Концепция развития организации.
Проекты планов.
Лицевые счета работников.
Гарантийные письма.
Книги, журналы регистрации научно-технической информации.
Коллективный договор.
Личные карточки работников.
актов о стажировке иностранных специалистов;
ВЕБ-СТРАНИЦ в Интернете;
Рекламных фотодокументов.

Практическая работа № 9

Современный состав Архивного фонда РФ и его структура.

Цель работы: Закрепить теоретические знания в области учета документов Архивного Фонда РФ.2. Выявить порядок проведения учета документов Архивного Фонда РФ.3. Определение источников комплектования;

Ход работы:

Теоретическая часть: Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, историческое, научное, социальное, экономическое значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производятся на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.

Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации.

К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков: структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, географического, авторского .

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

С учетом деления системы государственного управления укажите в виде схемы порядок учета данных документов.

2. Заполните таблицу «Учет документов в государственных архивах РФ»;

Цель установления порядка государственного учета документов Архивного Фонда РФ

Какие документы подлежат государственному учету?

Что является основой учета документов Архивного Фонда РФ?

Средство учета документов

Ответ

3.Оформите паспорт архива организации

Контрольные вопросы

Каковы причины появления первых декретов об организации
архивного дела в России, что этому предшествовало?
Что изменилось в положении архивов после утверждения «Положения об архивном управлении РСФСР» в 1929 г.?
Чем был обусловлен перевод архивов в систему НКВД?
Что было основным принципом архивного законодательства в советский период?
Какие новые принципы появились в архивном законодательстве в 90-е гг.?
Назовите основные различия Основ законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
Основные виды архивных документов, относящиеся к частной,
государственной и муниципальной собственности

№
п/п

Наименование вида архивных документов
(наименование формы собственности)

Документы, относящиеся к частной собственности

1.1.

Документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства

1.2.

Документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими

Документы, относящиеся к государственной собственности

2.1.

Документы, относящиеся к федеральной собственности

2.1.1.

Документы, хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность)

2.1.2.

Документы государственных органов и предприятий (организаций,
учреждений)

2.1.3.

Документы бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате второй мировой войны и находящиеся на территории РФ, если иное не предусмотрено законодательством РФ о перемещенных культурных ценностях

2.1.4.

Документы, отнесенные к федеральной собственности федеральными законами

2.2.

Документы, относящиеся к собственности субъектов России

2.2.1.

Документы, хранящиеся в государственных архивах субъекта России, музеях и библиотеках субъекта России (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность)

2.2.2.

Документы государственных органов и организаций субъекта России

Документы, относящиеся к муниципальной собственности

(Разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом России на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта России)

3.1.

Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций

3.2.

Документы, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность)

На основании полученных знаний выстройте схему горизонтального и вертикального уровней СНСА и дайте пояснения, на чем основано такое разделение.
Приведите примеры межархивных, межфондовых внутриархивных, внутрифондовых справочников.
Какие виды справочного аппарата встречаются в архивных путеводителях и архивных описях? В чем заключается их значение для научно-исследовательской работы?

Практическая работа № 10

Регулирование правоотношений в сфере архивного дела в федеральных и региональных законах России

Приборы и материалы :Мультимедийный комплекс, учебник рабочая программа, тематический план, методическая разработка урока. Федеральный закон об Архивном деле РФ, Положение о Федеральной архивной службе России.Типовая инструкция по делопроизводству.Основные правила работы архивов организаций.

Ход работы:

Теоретическая часть:

Практическая работа № 11

Юридическая ответственность за нарушение архивного законодательства

Цель работы: познакомить обучающихся с технологией создания и оформления запросов и архивных справок, копий выписок; способствовать развитию у обучающихся умения применять полученные знания на практике.

Ход работы:

Теоретическая часть: В Российской Федерации архивным делом признается деятельность государственных органов, а также органов местного самоуправления, юридических (организаций) и физических (граждан) лиц в области организации, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов и материалов. При этом, документом Архивного фонда РФ является документ, который прошел экспертизу ценности документа, был поставлен на государственный учет и подлежит постоянному хранению, а простым архивным документом признают материальный носитель с записанной на нем информацией, данный материал имеет реквизиты, для возможности его идентификации, и должен храниться в архиве в силу значимости указанной информации для государства и граждан, а также общества в целом.

В соответствии с российским законодательством, архивные документы подлежат хранению в специализированных учреждениях и структурных подразделениях — это архивы, государственные архивы и муниципальные учреждения. Архивные документы и документы Архивного фонда РФ сортируются по видам хранения — это могут быть документы постоянного хранения (бессрочного), временного, документы, хранящиеся до их уничтожения, в срок, установленный соответствующими правовыми актами, и депозитного хранения, документы, хранящиеся в течение определенного срока и на условиях специального договора между организациями и специально уполномоченными Правительством России федеральными органами.

Основу законодательства об архивном деле составляет ряд федеральных законов и иных нормативно-правовых актов Федеральных органов исполнительной власти, а также их субъектов. Важнейшим документом, регулирующим деятельность в сфере архивного дела, и устанавливающим ответственность за нарушение архивного законодательства является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», вступивший в законную силу с 27 октября 2004 года. Указанным выше законом установлено, что ответственность в сфере архивного дела, несколько отличается от ответственности за нарушение пенсионного законодательства.

Согласно статье 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», лица — это могут быть граждане, юридические или должностные лица, виновные в нарушение архивного законодательства несут административную, гражданско-правовую (материальную) и уголовную ответственность. Стоит отметить, что эти же виды ответственности могут быть реализованы при реализации ответственности предпринимателей за нарушение законодательства. Материальная (гражданско-правовая) ответственность за нарушение архивного законодательства, как и во многих других сферах деятельности, может наступить одновременно с другим видом юридической ответственности, поскольку возместить вред, причиненный в ходе совершения правонарушения или преступления, виновное лицо, обязано в любом случае.

Правонарушениями в форме административной ответственности в сфере архивного дела являются: неправильное хранение архивных документов, несоблюдение сроков хранения архивных документов и иные виды нарушений архивного законодательства. Административная ответственность за нарушение архивного законодательства выражается в привлечении виновного лица к штрафным санкциям, которые регламентируются Кодексом об Административных правонарушениях РФ.

Уголовная ответственность за нарушение архивного законодательства в РФ наступает лишь в строго ограниченных случаях. Данная ответственность регулируется статьей 325 Уголовного кодекса РФ, то есть, к уголовной ответственности могут быть привлечены лица, виновные в утрате, похищении, повреждении или незаконном уничтожении официальных архивных документов.

Составить алгоритм поиска какого-либо документа в электронной базе организации:

Если известно местонахождение документа.
Если известно имя файла.

Если известно примерное содержание документа.

Составить опись дел постоянного хранения на основании номенклатуры дел по структурным подразделениям организации.

опросы к семинарским занятиям

1. Информационная безопасность и

информационное законодательство.

2. Право собственности на информационные ресурсы.

3. Правовые аспекты Интернет.

4. Проблемы электронного опубликования правовых актов и

передачи их на государственное хранение.

5. Тайна и право. Виды тайн.

6Государственное регулирование работы с персональными

данными.

7. Перечни сведений, составляющих государственную тайну, и

сведения, которые не могут относиться к государственной тайне.

8. Правовой режим коммерческой тайны. Охрана коммерческой

тайны

Практическая работа № 12

Создание архивных фондов, объединенных архивных фондов,

архивных коллекций, фондов личного происхождения

Ход работы:

Теоретическая часть: Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Архивных фонд личного происхождения – фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов.

В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

При передачи документов личного происхождения составляется историческая справка фондообразователя, в которой указывают:

— ФИО;

— псевдоним;

— девичья фамилия;

— даты жизни;

— служебное и общественное положение;

— почетные звания.

В необходимых случаях, в особенности для политических деятелей, указывается классовая принадлежность, классовая направленность деятельности.

Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся или последовательно в общей исторической справке, или в отдельной исторической справке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода.

Выделение архивов в самостоятельные единицы управленческих структур Российской империи.

При Петре I появился архив, сложившийся из документов Кабинета его императорского величества, бывшего сначала личной канцелярией царя, а затем пополнявшийся документами общегосударственной важности по вопросам дипломатическим, политическим, финансовым, строительным, военным, а также перепиской Петра I с иностранными и отечественными государственными деятелями.

Ценными документами располагали архивы центральных учреждений. Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основная часть дел Посольского приказа.

В конце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIX в. Документы двух видов — картографические и текстовые — закрепляли помещичье землевладение.

Значительный интерес представляют документы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в общеминистерские.

Оформить обложку дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находящегося в архиве организации

Вопросы Основные положения федеральных законов

РФ

1.»Об информации, информационных технологиях и о защите

информации»,

2.»Об обязательном экземпляре документов»

3.»Об электронной цифровой подписи»

4.»О персональных данных».

5.»О порядке рассмотрения обращений граждан Российской

Федерации»

Начало ведения словаря терминов по АД. Задание

1. Изучить порядок составления описи дел;

2. Проанализировать образцы документов;

3. Составить опись дел на документы постоянного, долговременного срока хранения.

Порядок выполнения работы

1. Изучение теоретического материала по УМП, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Анализ предоставленных образцов документов;

3. Составление и оформление описи дел.

1. Оформить опись дел постоянного хранения

Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Магнитогорска, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.

Секретариат

01-01; Приказы Челябинского управления культуры по основной деятельности11.01 2003-23.12.2003 10 листов;

01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов

01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов

01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа

01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов

01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;

01-12;Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;

01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;

01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.

Форма описи дел постоянного хранения

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № ___________ Наименование должности

Дел постоянного хранения Руководителя организации

за ______________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данные раздел внесено ________ (цифрами и прописью ) ед.хр., с № _____________ по № ______________, в том числе:

(цифрами и прописью

литерные номера: ________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

Архивного учреждения

От __________ № ________

Формат А4

2. Оформить опись дел по личному составу

Опись №2 по личному составу за 2003 год ОАО «Форум» г.Магнитогорска, фонд № 23, утверждена директором предприятия В.П.Васильевым, составлена специалистом по кадрам О.В. Денисовой

03-01; Приказы №№ 1-6 директора предприятия о приеме на работу за январь – декабрь 2003 года; 03.01.2003-01.12.2003; 6 листов;

03-01; Приказы №№ 1-52 директора предприятия о переводе на другую работу за январь-декабрь 2003 г.; 05.01.2003-01.12.2003; 52 листа;

03-04; Приказы №№ 1-7 директора предприятия о прекращении трудового договора за февраль-ноябрь 2003 г.; 14.02.2003-23.11.2003; 7 листов;

03-02; Приказы по кадрам №№ 1/к – 9/к за июнь-декабрь 2003 года; 25.06.2003-01.12.2003; 9 листов;

03-04; Личные дела госслужащих, уволенных в 2003г. /А-Я/; 2003; 43 листа;

03-04; Личные карточки рабочих, уволенных в 2003г. /А-Я/; 2003; 7 листов;

04-05; Лицевые счета рабочих и госслужащих по начислению заработной платы за 2003 г. /табельные №№ 1-680/; 2003; 64 листа.

Форма описи дел по личному составу

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № ___________ Наименование должности

Дел по личному составу Руководителя организации

за ______________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данные раздел внесено __________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с № _____________ по № ______________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

Архивного учреждения

От __________ № ________

Формат А4

Практическая работа № 13

Организация документов в пределах государственного архива.

Ход работы:

Теоретическая часть: Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. п. 6.2.1). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.

5.4.2. Схема систематизации документов в фонде

Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

5.4.3. Группировка дел и документов в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда

5.4.3.1. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

5.4.3.2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы — по времени их создания.

5.4.3.3. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

5.4.3.4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

5.4.3.5. При выборе признаков группировки дел в пределах подгрупп, названных в пп. 5.4.3.2 — 5.4.3.4, учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

5.4.3.6. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

5.4.3.7. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

5.4.3.8. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

5.4.4. Организация документов по личному составу

5.4.4.1. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

5.4.4.2. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.

5.4.4.3. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

5.4.4.4. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности — приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Оформить карточку пофондового топографического указателя

1. Изучение теоретического материала по УМП, учебно-методической литературе, конспектирование; Подготовить сообщение об архивном справочнике.

2. .Оформление карточки

15.05.2005. Магнитогорск. Протокол заседания профкома оздоровительного центра «Абзаково» № 32. Фонд № 111 « Профком ОАО ММК», опись № 2, дело № 108, листы дела №№ 1002-1010. Документы хранятся в Городском архиве. Специалист архива А.Р.Прохорова

Форма каталожной карточки

КАТАЛОЖНАЯ КАРТОЧКА

Индекс (в госархивах по схеме классификации) Рубрика

Подрубрика

Дата Место события

Содержание

____________________________________________________________________________

Наименование архива_________________________________________________________

Наименование структурного подразделения________________________________________

Наименование фонда___________________________________________________________

Фонд N Опись N Ед.хр.№ Л.л

Язык документа Способ воспроизведения Фамилия составителя и дата составл

Заполнить схемы «Виды путеводителя», «Виды каталога»

Форма предоставления результата

Презентация архивного справочника;

Оформленная карточка;

Выполненная самостоятельная работа по пособию.

Практическая работа № 14

Определение фондовой принадлежности

Цель работы: Вести работу в системах электронного документооборота.

Ход работы:

Теоретическая часть: Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда

5.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

5.2.2. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:

входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

5.2.3. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.

Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды.

5.2.4. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.

5.2.5. Один и тот же фонд составляет документы:

организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;

организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;

предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;

предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

5.2.6. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.

Документы российских министерств и ведомств, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.

Документы министерств РСФСР и Российской Федерации составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве).

Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды.

Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда.

5.2.7. Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер (см. п. 6.4.2.2). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.

5.2.8. Объединенный архивный фонд

5.2.8.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

— однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действующих на определенной территории;

— руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

— организаций, связанных между собой объектом деятельности;

— последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

5.2.8.2. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной государственной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, Конституциями республик, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством субъектов Российской Федерации.

5.2.8.3. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и новую систематизацию дел и пересоставление описей.

5.2.8.4. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов или названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций.Составить акт приема-передачи документов на государственное хранение

Составить схему размещения офисной техники и оборудования (АРМ архивиста, сейфы, стеллажей и др.), в том числе документов по личному составу в архиве организации.

Фондированиеподразумевает практическое осуществление классификации документов по архивным фондам в пределах конкретного архива.

Фондирование документов включает следующие виды работ:

· установление границ архивных фондов;

· определение фондовой принадлежности документов;

· группировку и распределение (систематизация) документов по архивным фондам, объединенным архивным фондам и коллекциям в соответствии с делениями схемы классификации.

В рамках архивов для обоснования и осуществления классификации документов могут разрабатываться:

· исторические справки;

· рабочие инструкции по объединению документов однородных фондов, а также по созданию конкретных объединенных фондов;

· рабочие инструкции по проведению систематизации документов конкретных фондов;

· схемы классификации документов конкретных фондов и т.д.

Изучение истории фонда, его состава, истории фондообразователя, осуществляемое в рамках архива, проводится сцелью правильного фондирования и разработки наиболее оптимальных схем классификации документов архивного фонда, для определения и уточнения состава материалов архивного фонда, проведения экспертизы ценности документов фонда. Итогом данной работы является составление исторической справки.

Историческая справка о фондообразователе и фонде состоит из четырех основных разделов:

1) история фондообразователя;

2) история фонда;

3) характеристика документов фонда;

4) список использованных источников и литературы.

В первом разделе—«История фондообразователя»—кратко описывается история фондообразователя (с указанием ссылок на законодательные источники и документы фонда). В данном разделе, как правило, содержатся следующие сведения:

· крайние даты деятельности фондообразователя;

· задачи и содержание деятельности;

· политическая направленность деятельности;

· масштаб деятельности фондообразователя;

· место и роль фондообразователя в системе государственного управления, в хозяйственной или общественно-культурной жизни;

· организационная структура фондообразователя и ее изменения;

· условия и обстоятельства, вызвавшие ликвидацию фондообразователя или передачу его функций другому учреждению;

· особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

Во втором разделе—«История фонда»—приводятся краткие сведения по истории архивного фонда, начиная с описания того, в каких условиях и в каком составе находился фонд до поступления в архив и заканчивая событиями, которые произошли с архивным фондом в архиве. В процессе изучения истории фонда в первую очередь определяются:

· крайние даты документов фонда;

количество единиц хранения в фонде;

· время поступления фонда в архив;

· данные по истории фонда до его поступления в архив;

· наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.);

· крайние даты материалов (частей фонда);

· количество единиц хранения по каждой части в отдельности;

· степень сохранности материалов (по структурным подразделениям фондообразователя);

· случаи проведения экспертизы ценности документов;

· количество отобранных к уничтожению дел (после проведенных экспертиз);

· наличие утерянных документов;

· нахождение материалов данного фонда в других фондах или архивах, музеях и библиотеках;

· наличие документов, имеющих художественную ценность или написанных на иностранных языках;

· общее состояние материалов фонда, доступность их для использования;

· состав научно-справочного аппарата к фонду.

1. Изучение теоретического материала по УМП, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Сообщение по теме;

3. Оформление документов.

1. Оформить запись в книгу выдачи дел из хранилища.

Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004

Дело № 774 «Штатное расписание управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.

Специалист архива А.П.Прохорова

Форма книги выдачи дел

Название архива

Книга выдачи дел во

временное пользование

№

п/п

Дата

Номера фонда описи, дела. Заголовок дела

Кому выдано и на какой срок

Роспись о получении дел

Дата возвращения и роспись принявшего дело

2. Оформить карту-заместитель дела

Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004

Дело № 774 «Штатное расписание управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.

Специалист архива А.П.Прохоров

КАРТА – ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _______________________________________________________________

(№ и заголовок)

Опись _______________________________________________________________

(№ и название)

Фонд _________________________________________________________________

(№ и название)

Выдано _______________________________________________________________

(дата выдачи) (кому выдано)

______________________ __________ ___________________

Наименование должности

сотрудника, выдавшего

дело Подпись Расшифровка подписи

3.Оформить лист использования дела

Фонд № 123, опись 2, дело 345 «Строительство объекта № 988»

Дело выдавалось 23.08.2011, 10.07. 2012 Начальнику проектно-сметного отдела В.Г.Архипову для копирования

Форма листа использования дела

Наименование организации

Название ведомственного архива

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА

Фонд №______ Опись № ______ Дело № _______

Заголовок дела ___________________________________________________

Дата

использования

Кому выдано: Ф.И.О.,

организация

Характер использования (копирование, выписки, просмотр)

Номера

использованных листов

Подпись лица,

использовавшего

дело

Практическая работа № 15

Объединенный архивный фонд

Цель работы: Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации.

Ход работы:

Теоретическая часть:

Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц), имевших (имеющих) между собой исторические или логические взаимосвязи.

Между фондообразователями могут быть установлены взаимосвязи по различным направлениям, а именно:

однородность целевого назначения;
подчиненность;
единство объекта и времени деятельности;
местонахождение;
общность делопроизводства;
родственные связи (для физических лиц)
профессиональные и другие отношения.

Объединенные архивные фонды создаются для упрощения учета материалов, более рационального размещения фондов в хранилищах и создания компактного и качественного научно-справочного аппарата. Подобные фонды организуются из мелких архивных фондов с небольшим количеством дел.

Объединенные архивные фонды из документов архивных фондов органов государственной власти и государственного управления создаются только с разрешения архивных органов.

Правильное образование объединенных архивных фондов возможно осуществить только на основе всесторонне продуманного выбора признаков, на основании которых документы будут сгруппированы в объединенный архивный фонд. Признаки группировки должны вытекать из особенностей фондообразователей и существующих между ними связей.

При создании объединенных архивных фондов необходимо учитывать основные признаки классификации документов Архивного фонда Российской Федерации в целом. В частности, нельзя соединять в одном объединенном фонде документацию фондов федерального значения с материалами фондов регионального и местного характера или документы фондообразователей, относящихся к различным отраслям государственной и общественной деятельности, народного хозяйства и культуры.

Создание каждого объединенного архивного фонда осуществляется на основе результатов предварительно проведенной научно-исследовательской работы. Она состоит в изучении истории фондообразователей, материалы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, выявлении связей фондообразователей друг с другом, установлении функций фондообразователей, времени и места их деятельности, преобразований, которые они претерпевали, и т.д.

Для группировки документов в объединенные архивные фонды применяются следующие основные признаки:

единство целевого назначения фондообразователей;
подведомственность (подчиненность) фондообразователей;
единство объекта деятельности фондообразователей.

Признак единства целевого назначения используется при группировке документов фондообразователей, однородных по характеру своей деятельности и задачам.

При создании объединенных архивных фондов из документов однородных по целевому назначению учреждений необходимо учитывать отраслевую и ведомственную принадлежность фондообразователей, при этом не допускается существование фондов аналогичных учреждений вне рамок объединенного фонда.

Признак подведомственности (подчиненности) фондообразователей используется для объединения документов какого-либо фондообразователя, имевшего административное, производственное, культурное или иное назначение, с документами подчиненных ему учреждений, предприятий, заведений и др.

Признак единства объекта деятельности применяется для объединения в одном фонде документов учреждений и организаций, не подчиненных друг другу, но связанных между собой одним объектом деятельности.

Рассмотренные основные признаки могут сочетаться с второстепенными, к которым относят следующие признаки:

хронологический;
территориальный;
общности делопроизводства.

Хронологический признак используется для объединения документов фондообразователей, действовавших в один и тот же период времени.

Территориальный признак используется для объединения материалов фондообразователей, действовавших в пределах одной территории (республики, края, области, губернии, округа, уезда, района и др.).

Признак общности делопроизводства применяется в случаях, когда объединяются документы фондообразователя-предшественника и фондообразователя-преемника, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию органически связанного комплекса документов, не поддающегося разделению.

Признаки группировки архивных фондов в объединенный архивный фонд, как правило, взаимно дополняют друг друга. Поэтому на практике объединенные архивные фонды создаются на основе различных сочетаний основных и второстепенных признаков (при условии, что ведущими остаются первых три признака). Обязательным условием создания любого объединенного архивного фонда должна быть недробимость документов конкретных фондов, вошедших в его состав.

Фонды отдельных лиц обычно объединяются по признаку родственных или профессиональных связей. Примером таких объединений служат семейные и родовые фонды, а также фонды деятелей литературы и искусства, работавших в тесном творческом содружестве. Например: Аксаковы С. Т., К. С., И. С., Вяземские П. А., П. П. и др., Ильф И. А. и Петров Е. П.

Составить фрагмент описи дел по личному составу в архиве организации. Заполнить журнал учета поступления и выбытия документов по акту. . Оформить архивную справку о трудовом стаже

Архивная справка о трудовом стаже за 1978-1979гг выдана архивным отделом администрации г.Магнитогорска Семёновой Нине Васильевне, 1960 года рождения, проживающей по адресу: ул. Первомайская, д. 18, кв. 34.

Семёнова Н.В. работала в столовой № 6 Магнитогорского производственного объединения общественного питания. Основание: ф. 498, оп. 4, д. 19, л. 16, д. 24, л. 68. Справка оформлена на бланке архива и подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Ю.А.Сошиной.

2. Оформить архивную справку о заработной плате

Архивная справка о заработной плате за 1976-1980гг выдана архивным отделом администрации г. Магнитогорска Степановой Людмиле Ивановне, 1948 года рождения, проживающей по адресу: пр. Ленина, д.143/1, кв. 17. В этот период Степанова Л.И. работала на Магнитогорской обувной фабрике в цехе № 3. Основание: ф. 256, оп. 2, д. 625, л. 40, д. 710, л. 22, д. 805, л. 18, д. 903, л. 61, д. 1024, л. 67.Справка оформлена на бланке архива подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Ю.А. Сошиной.

3. Оформить архивную справку о награждении

Архивная справка о награждении знаком «Ударник 11 пятилетки» выдана архивным отделом администрации г.Магнитогорска Ковалёвой Раисе Ибрагимовне, проживающей по адресу: ул. Советская, д. 45, кв. 11. Ковалёва Р.И. работала на Магнитогорском калибровочном заводе. Основание: ф. 266, оп. 1, д. 2277, л. 1, 3, 8. Справка офрмлена на бланке архива и подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Ю.А. Сошиной.

«ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

Коллегии Министерства черной Металлургии СССР

и Президиума Центрального комитета профсоюза

рабочих металлургической промышленности

от 22 января 1985 года 9/67

О награждении работников предприятий и

организаций Министерства черной металлургии СССР

знаком «Ударник 11 пятилетки»

За достигнутые успехи в социалистическом соревновании по выполнению установленных заданий в 1984 году наградить знаком «Ударник одиннадцатой пятилетки» работников предприятий и организаций Министерства.

По Магнитогорскому калибровочному заводу имени 60-летия Союза ССР-54 человека (список прилагается).

СПИСОК

Работников Магнитогорского калибровочного завода имени 60-летия Союза ССР, представляемых к награждению знаком «Ударник 11 пятилетки»…

23. КОВАЛЁВА канатчик Ударник коммунистического труда.

Раиса Ибрагимовна сталепроволочно- Неоднократный победитель соцсоревнования.

кордового цеха Выдала сверх плана 80 тонн металлокорда при обязательстве 60 тонн, продукцию сдает отличного качества. Страхделегат»

4.Оформить архивную справку с отрицательным ответом.

Справка выдана 20.04.2013 Цыплаковой Е.П., проживающей по адресу. Г. Верхнеуральск, ул. Труда, д. 43

Документы по личному составу кооператива «Луч» на хранение в архив не предавались, поэтому невозможно подтвердить стаж Цыплаковой Елены Петровны за 1989-1991 годы. Справка оформлена на бланке Городского архива и подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Ю.А. Сошиной.

5. Оформить архивную справку об учебе

Справка составлена на бланке архивного отдела администрации г. Магнитогорска. Направляется Токареву Анатолию Васильевичу, проживающему по адресу: ул. Первомайская, д. 21, кв. 14, г.Магнитогорск, 455001.

В архивном фонде Магнитогорского городского профессионально-технического училища № 19 в поимённой книге учащихся набора 1973 года под номером 13551 значится:

«Токарев Анатолий Васильевич, 1953 года рождения.

Зачислен в училище 01 сентября 1973 г, обучение по профессии слесарь, гр 68.

Окончил училище 20 июля 1975, приказ № 16-к от 04.08.1975. Присвоенная квалификация слесарь 3 р.»

№Аттестата 13551

Основание ф. 484, оп. 2, д. 173, л. 11

Справка подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Ю.А.Сошиной

Практическая работа № 16

Архивная коллекция

Цель работы: Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации. обобщать и систематизировать информацию об архивах и архивных документах, идентифицировать и классифицировать различные типы архивов и комплексов архивных документов

Ход работы:

Теоретическая часть: Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. Например: «Документы участников Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.», «Воспоминания участников Отечественной войны 1812 г.».

В качестве признаков группировки документов обычно выступают:

тематический;
авторский;
номинальный;
хронологический и др.

Указанные признаки могут сочетаться между собой. Конкретный выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образования коллекции.

Для архивных коллекций, в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов, характерно преобладание не исторических, а логических связей.

Существование поступившей в архив коллекции документов должно быть научно обосновано, в противном случае она должна быть расформирована, а ее материалы присоединены к соответствующим архивным фондам.

Обычно коллекции создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды. В документальных фондах многих учреждений, сдающих свои материалы на государственное хранение, встречаются лишь отдельные ценные документы, из которых может быть сформирована архивная коллекция.

Разновидностью архивной коллекции является персональное собрание, т.е. коллекция, состоящая из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а также из материалов о нем, независимо от их происхождения.

Создание таких собраний связано с некоторым разрушением архивных фондов, поскольку из последних производится изъятие всех автографов и прочих материалов, касающихся лица, в память о котором создается персональное собрание. Поэтому организация документов в форме персонального собрания считается исключением, которое возможно только в отношении материалов особо выдающихся деятелей. Оно проводится с целью наиболее полного выявления, учета, глубокого и всестороннего изучения всех автографов и прочих материалов, касающихся данных людей.

В отечественных архивах на хранении содержатся персональные собрания документов К. Маркса, Ф. Энгельса, В. И. Ленина, А. С. Пушкина, Л. Н. Толстого, А. М. Горького, В. В. Маяковского и др.

Составить акт приема-передачи дел при смене руководителя архива организации, недостающие данные заполните самостоятельно.

Практическая работа № 17

Правовое регулирование использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах

Цель работы: организовывать использование архивных

документов в научных, справочных и

практических целях.

Ход работы:

Теоретическая часть:

Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая направлена на предоставление организациям и гражданам ретроспективной информации. Доступ к архивным документам, независимо от формы их собственности, их использование определяется закрепленными в нормативно-правовых актах условиями, которые являются неотъемлемой частью организации деятельности архивных учреждений. Деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документах основывается на тех же принципах, закрепленных в законодательных и нормативно-правовых актах, на которых основываются в своей деятельности и государственные архивные учреждения. В структуру законодательной и нормативно-правовой базы, регламентирующей процесс использования архивных документов, в том числе и в муниципальных архивах, входят: – Конституция Российской Федерации; – Федеральные законы Российской Федерации; – Подзаконные правовые акты. Конституция Российской Федерации является основным правовым актом, устанавливающим право гражданина на получение информации, закрепленной в архивных документах. А именно, в статье 29 устанавливается право гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Право на доступ к информации также содержит Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Статья 3 Закона устанавливает свободу поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом. Основным законодательным актом в области архивного дела является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [3]. Федеральный закон решает вопросы, связанные с разграничением федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы, разделением прав и обязанностей в области архивного дела. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», муниципальный архив — это структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Статьей 4 Федерального закона определяются полномочия муниципальных архивов, а именно хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов [3]. Что касается вопросов использования архивных документов, то в данном законе использованию архивных документов посвящена отдельная глава 6 «Доступ к архивным документам и их использование», в которой отражены права пользователей архивных документов использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом и обязанности архивных учреждений в обеспечении пользователей архивными документами условиями, необходимыми для поиска и изучения архивных документов. Архивы обеспечивают доступ пользователей к открытым документам путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронной форме; путем предоставления подлинников (копий) необходимых документов, в том числе документов в электронной форме, а также путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, сети Интернет, с возможностью их копирования.

Помимо этого архивные учреждения предоставляют пользователям архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и организуют выставки архивных документов, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов. Практические моменты, касающиеся деятельности государственных и муниципальных архивов, в том числе по использованию архивных документов, регулируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

В разделе V «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» отражены общие нормы доступа и ограничений по доступу к архивным документам, изложены требования к созданию информационно-поисковых систем к документам архивов и к описанию архивных документов, охарактеризованы формы использования архивных документов. Правилами устанавливаются следующие формы использования архивных документов: 1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; 2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; 3) экспонирование архивных документов на выставках; 4) использование архивных документов в средствах массовой информации; 5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов; 6) публикация архивных документов Еще одним немаловажным нормативным документов, регулирующим вопросы использования архивных документов являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях Использованию архивных документов посвящен раздел 5 «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации», в котором определяются следующие формы использования архивных документов: – информационное обеспечение работников организации; – исполнение запросов пользователей, в т. ч. запросов граждан социально-правового характера; – выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т. ч. в форме электронных документов Особый интерес в области регламентирования использования архивных документов представляет Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации Данный порядок регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов: процедуры допуска пользователей в читальные залы архивов, права, обязанности и ответственность пользователей, порядок выдачи дел, документов, копий документов.

то касается деятельности муниципальных архивных учреждений, то органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Принципы использования архивных документов в муниципальных архивах в полной мере отражены во всех вышеперечисленных законодательных и нормативно-правовых актах. Помимо этого, деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документов регламентируется на уровне субъекта Российской Федерации и на уровне муниципалитета. Также на локальном уровне архивные учреждения разрабатывают методические документы, касающиеся вопросов использования архивных документов в архиве, например: правила работы читального зала архива, методические рекомендации по исполнению запросов, методические рекомендации по проведению выставок и экспонированию документов и т. д.

Практическая работа № 18Правовое регулирование использования архивных документов в архивах организаций

Цель работы: организовывать использование архивныхдокументов в научных, справочных и практических целях.

Ход работы:

Теоретическая часть:

Комплектование архива, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Комплектование архивов осуществляется на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи их на постоянное хранение, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, проводится на основании «Основных правил работы архивов организаций».

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава документов, подлежащих приему в архив;

3) организацию передачи документов в архив.

Основные источники комплектования архива организации:

1) структурные подразделения организации;

2) подведомственные организации;

3) физические лица.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций

«Основные правила работы архивов организаций» в разделе 3.4 содержат общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Номенклатура дел согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Ответственность за составление номенклатуры возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивы организаций передают на постоянное хранение документы в государственный или муниципальный архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования.

Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы

Практическая работа № 19 Законодательные акты РФ, регламентирующие вопросы ввоза, вывоза, обмена, возврата архивных документов

Цель работы: организовывать использование архивных

документов в научных, справочных и

практических целях.

Ход работы:

Теоретическая часть: 1. Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, запрещается.

2. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы Российской Федерации. Заявленные к вывозу указанные архивные документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

3. Временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Вывоз за пределы Российской Федерации перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации архивных документов, не относящихся к федеральной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Разрешается ввоз в Российскую Федерацию архивных документов, приобретенных и (или) полученных на законных основаниях. опросы ввоза и вывоза архивных документов рассмотрены в статье 29 Федерального закона.

Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, запрещается.

Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы Российской Федерации. Заявленные к вывозу указанные архивные документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для рассмотрения вопроса о возможности временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:

– копию договора о проведении выставки, реставрационных или других работ;

– перечень документов Архивного фонда Российской Федерации установленной формы, предназначенных к временному вывозу;

– копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых культурных ценностей;

– письменное подтверждение удовлетворительного физического состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, позволяющего их транспортировать и демонстрировать, а также наличия их страховых копий;

– разрешение уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (только для государственных архивов субъектов Российской Федерации);

– разрешение органа местного самоуправления (только для муниципального архива);

– другие необходимые документы в соответствии с установленным порядком.

Для получения свидетельства на право вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации, указанные документы вместе с заключением специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти и другими необходимыми документами представляются в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей.

Для продления в особых случаях срока временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей:

– копию договора о продлении срока выставки, реставрационных или других работ;

– заключение специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела;

– другие необходимые документы в соответствии с установленным порядком Вывоз за пределы Российской Федерации перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации архивных документов, не относящихся к федеральной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Разрешается ввоз в Российскую Федерацию архивных документов, приобретенных и (или) полученных на законных основаниях.

Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Контрольные вопросы:

Дайте понятие архивного фонда и архивной коллекции. Приведите примеры.
Фондирование документов в делопроизводстве, архивах организаций и в государственных архивах.
Факторы, влияющие на определение границ архивного фонда

Составить архивную справку по запросу физического лица о заработной плате за 5 лет и подтверждении трудового стажа

Практическая работа № 20

Правовые основы доступа к ретроспективной документной информации

Цель работы: организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях. Формирование у студентов практических навыков составления и оформления информационных документов архива

Приборы и материалы :Мультимедийный комплекс, учебник рабочая программа, тематический план, методическая разработка урока. Федеральный закон об Архивном деле РФ, Положение о Федеральной архивной службе России.Типовая инструкция по делопроизводству.Основные правила работы архивов организаций.

Ход работы:

Теоретическая часть: В соответствии с законодательством об архивном деле пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Данное право гарантированно Конституцией РФ.Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.В соответствии с п. 2.3. раздела 2 «Правил» по категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.К архивным документам ограниченного доступа относятся:– архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

– архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

– архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия их использования и доступа к ним.

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Также доступ ограничен к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в неудовлетворительном физическом состоянии.

Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Оформить архивную копию документа, выданную исследователю занимающегося в читальном зале государственного архива

Практическая работа № 21 Составление и оформление номенклатуры дел

Цель работы: научиться составлять и оформлять номенклатуру дел

Ход работы:

Теоретическая часть: В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено, и поиск его не будет вызывать никаких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

Виды номенклатур дел

Номенклатура дел бывает трех видов – типовая, примерная и конкретная Требования к составлению номенклатуры

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве.

Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

· 1 – индекс дела;

· 2 – заголовок дела (тома, части);

· 3 – количество дел (томов, частей);

· 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;

· 5 – примечание.

Графа пятая – «Примечание».

Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

Используя «Основные правила работы архивов организаций» составить пакет учетных документов для архива условной организации по документам номенклатуры дел.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
Титульный лист описи документов постоянного хранения
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Контрольные вопросы:

Дайте определение архива и назовите основные задачи, выполняемые архивом. Охарактеризуйте их необходимость.
Что является объектом и предмета архивоведения в целом, и теории и методики архивоведения в частности?
Дайте определения и укажите разницу — «документ» и архивный документ».
Какую роль выполняют документы в жизни общества? Приведите примеры.
Основные понятия архивоведения: личный, тайный, исторический, государственный, ведомственный, муниципальный архив. Укажите отличия в задачах и функция, приведите конкретные примеры.
В чем заключается связь архивоведения с другими научными дисциплинами (гуманитарными и естественно-научными)?

Практическая работа № 22 Работа с перечнями управленческих документов с указанием сроков их хранения

Цель работы: изучить общие черты и особенности функционирования государственных и ведомственных архивов, их взаимные связи и основные направления деятельности

Ход работы:

Теоретическая часть:

Акт о выдаче дел во временное пользование
Акт проверки наличия и состояния дел фонда
Книга учета поступления и выбытия документов
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
Акт приема-передачи документов на государственное хранение
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что вы знаете о первых архивах в Древнерусском государстве?
2. Как повлияло формирование приказного делопроизводства на развитие архивного дела в Московском царстве?
3. Перечислите основные моменты деятельности Петра I в области организации архивного дела в России.
4. Охарактеризуйте архивную деятельность в годы царствования Екатерины II.
5. Каковы были основные направления развития и организационные формы архивного дела в Российской империи XIX – начала XX вв.?
6. Какие изменения произошли в структуре архивных органов и организации их деятельности в первые годы советской власти.
7. Перечислите положительные и отрицательные моменты передачи архивного ведомства в систему НКВД.
8. Назовите центральные государственные архивы СССР
9. Каковы компетенция и полномочия Федеральной архивной службы Российской Федерации?

Составьте сравнительную таблицу организации документов ГАФ СССР и АФ РФ

Практическая работа № 23Формирование дел

Цель работы: ознакомить студентов с основными принципами организациями и правилами проведения экспертизы ценности документов и их структурной организации внутри архива

Ход работы:

Теоретическая часть:

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите основные учетные документы в государственных архивах.

2. Как проводится работа по выявлению особо ценных документов?

3. Что такое страховой фонд и фонд пользования?

4. В чем назначение постелажного и пофондового топографических указателей?

5. Как правильно оформить акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны?

Практическая работа № 24 брошюровка документов в дела

Цель работы: 1. Закрепить теоретические знания в области фондирования и фондообразования.2.Уяснить основные правила фондирования документов в архиве определить формы и методы использования документов Архивного Фонда Российской Федерации

Ход работы:

Теоретическая часть: Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.
Полное оформление дела включает в себя:

-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);
-составление заверительной надписи. КВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе .
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.

ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый «файл», а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным устройством для прошивки документов , который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию — проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию — продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).

СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы ________________________
пропущенные номера_____________________________
+ листов внутренней описи_________________________
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
Наименование должности лица, Расшифровка
составившего заверительную надпись Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В заверительной надписи указывают:
-номер дела, к которому составлена надпись;
-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдель-но, через знак «+»;
-номера литерных листов и пропущенные номера;
-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов-чертежей, фото и т.п.;
-номера конвертов с вложениями и количество вложений;
-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
-должность составителя с расшифровкой подписи;
-дата составления.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Выбрать из Путеводителя по фондам ЦГА ИПД РТ фонд учреждения с общим количеством единиц хранения не менее двух тысяч и заполнить лист фонда, включив в состав описанные и неописанные документы и заполнив все графы учетного документа.
Сформировать книгу учета поступления документов за годовой раздел с общим числом поступлений не менее 10, в том числе выделив несколько первых и повторных поступлений. Составить итоговую запись.
Заполнить список фондов на 10 номеров, из которых 2 и 5 должны быть выбывший и объединенный фонды. Составить итоговую запись.
Продолжительность выполнения задания 6 часов.

Практическая работа № 25 Оформление описи дела

Цель работы: 1. Закрепить теоретические знания в области описания документов и дел в архиве.2. Выявить порядок проведения экспертизы ценности отдельных видов документов

Ход работы:

Теоретическая часть:

Практическая работа № 26 Систематизация отдельных категорий документов

Цель работы: научиться оформлять дела,обложки дел

Ход работы:

Теоретическая часть:

Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет 494 млн дел, причем на федеральные архивы приходится примерно 9 %, госархивы субъектов Федерации – 29 %, муниципальные архивы – 13 %, музеи и библиотеки, архивы РАН – 3 %, архивы государственных и муниципальных органов и организаций – 46 %¹. Особое внимание привлекает формирование «негосударственного архивного сектора», обеспечивающего уже сегодня сохранность документов временного срока хранения частных юридических лиц.

В целях обеспечения законодательного регулирования архивной деятельности за последние годы осуществлен ряд серьезных мер. Главная из них – принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Вопросы хранения и учета документов зафиксированы в гл. 4, ст. 17-19 Закона. Закон определил обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Для документов Архивного фонда Российской Федерации нормативно установлены три вида хранения архивных документов:

постоянное (государственное) – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
временное – хранение архивных документов до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством;
депозитарное – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук РФ, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (табл. 3.7).

Правовое обеспечение режима хранения архивных документов регламентируется архивным законодательством. Это реализуется:

во-первых, через правовые положения федеральных нормативных правовых актов и актов субъектов Федерации об обязанности собственников обеспечить сохранность документов Архивного фонда России, предусматривается необходимость выделения специальных архивохранилищ и соответствующего оборудования;

во-вторых, к нему относятся административные правила и распорядки (так, Правила 2007 г. и «Основные правила работы архива организаций» нормативно определили требования, обеспечивающие оптимальный режим хранения архивных документов). В-третьих, существуют специальные нормы и стандарты, а также соответствующая методическая литература и справочники (например, Руководство по поддержанию температурно-влажностного режима в архивохранилищах (М., 1971).

Согласно «Основным правилам работы архива организаций», организация хранения документов – это система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Именно этим вопросам сохранения архивных документов посвящен раздел 4 настоящих правил. Этот нормативно-методический документ определяет систему мер для обеспечения сохранности документов.

Источник