Методические рекомендации или руководство

Чем отличаются методические рекомендации от методических указаний с точки зрения закона?

УТВЕРЖДЕНЫ
Первым заместителем Министра
труда и социального развития
Российской Федерации
13 мая 2004 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Разработка и утверждение инструкций по охране труда для работников

1. Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его должности, профессии или вида выполняемой работы.

2. Разработка инструкции по охране труда для работника осуществляется с учетом статьи 212 Трудового кодекса Российской Федерации.

3. Инструкция по охране труда для работника разрабатывается на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда (а при ее отсутствии — межотраслевых или отраслевых правил по охране труда), требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства. Эти требования излагаются применительно к должности, профессии работника или виду выполняемой работы.

Примерный вид титульного листа инструкций по охране труда для работников рекомендуется оформлять в соответствии с Приложением 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

4. Работодатель обеспечивает разработку и утверждение инструкций по охране труда для работников с учетом изложенного в письменном виде мнения выборного профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа. Коллективным договором, соглашением может быть предусмотрено принятие инструкций по охране труда по согласованию с представительным органом работников.

5. Для вводимых в действие новых и реконструированных производств допускается разработка временных инструкций по охране труда для работников.

Временные инструкции по охране труда для работников обеспечивают безопасное ведение технологических процессов (работ) и безопасную эксплуатацию оборудования. Они разрабатываются на срок до приемки указанных производств в эксплуатацию.

6. Проверку и пересмотр инструкций по охране труда для работников организует работодатель. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в 5 лет.

7. Инструкции по охране труда для работников могут досрочно пересматриваться:

а) при пересмотре межотраслевых и отраслевых правил и типовых инструкций по охране труда;

б) при изменении условий труда работников;

в) при внедрении новой техники и технологии;

г) по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

д) по требованию представителей органов по труду субъектов Российской Федерации или органов федеральной инспекции труда.

8. Если в течение срока действия инструкции по охране труда для работника условия его труда не изменились, то ее действие продлевается на следующий срок.

9. Действующие инструкции по охране труда для работников структурного подразделения организации, а также перечень этих инструкций хранится у руководителя подразделения.

10. Местонахождение инструкций по охране труда для работников рекомендуется определять руководителю структурного подразделения организации с учетом обеспечения доступности и удобства ознакомления с ними.

Инструкции по охране труда для работников могут быть выданы им на руки для изучения при первичном инструктаже, либо вывешены на рабочих местах или участках, либо хранятся в ином месте, доступном для работников.

Рекомендуемые формы журналов учета инструкций по охране труда для работников и учета выдачи инструкций по охране труда для работников подразделений организации приведены в Приложениях 2 и 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Приложение 1

              ПРИМЕРНЫЙ ВИД ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА
          ИНСТРУКЦИИ ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ РАБОТНИКА
 
         _________________________________________________
                    (наименование организации)
 
СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности               Наименование должности
руководителя профсоюзного            работодателя
либо иного уполномоченного           _________ ___________________
работниками органа                   (подпись) (инициалы, фамилия)
_________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)        Дата утверждения
 
Дата согласования
 
Или
 
СОГЛАСОВАНО
Реквизиты документа, выражающего
мнение профсоюзного или иного
уполномоченного работниками органа
 
                            ИНСТРУКЦИЯ
                       по охране труда для

     _______________________________________________________
        (наименование профессии, должности или вида работ)

     _______________________________________________________
                           (обозначение)
 

    Примечание.  На  оборотной  стороне  инструкции  рекомендуется
наличие  виз:  разработчика инструкции, руководителя (специалиста)
службы    охраны    труда,    энергетика,    технолога    и других
заинтересованных лиц.
 
 
 

Приложение 2

ЖУРНАЛ УЧЕТА ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ РАБОТНИКОВ
(ПРИМЕРНАЯ ФОРМА)

Приложение 3

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ РАБОТНИКОВ
(ПРИМЕРНАЯ ФОРМА)

Приложение 4

ОБРАЗЦЫ ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СТЕКЛОПЛАСТИКОВ

1. Общие требования охраны труда

1.1. На основе данной Инструкции разрабатываются инструкции по охране труда работников, занятых в отраслях, использующих стеклопластики.

1.2. При механической обработке стеклопластиков в воздушную зону производственных помещений выделяется стеклянная пыль и пыль отверждающих и связующих веществ. Комплекс веществ, выделяющихся в воздух рабочей зоны производства стеклопластиков, зависит от рецептуры применяемых связующих и других видов сырья.

1.3. В производстве изделий из стеклопластика с использованием механической обработки в воздух рабочей зоны поступают пыли стекловолокнистых материалов, готовых стеклопластиков, талька, силумина, красителей.

1.4. При переработке стеклопластиков на основе полиэфирных смол в воздух могут выделяться стирол либо перекись метилэтилкетона, фталевый и малеиновый ангидриды, метакриловая кислота. Из стеклопластиков на основе фенолформальдегидных смол выделяются при переработке фенол, формальдегид, анилин. Если обрабатываемый стеклопластик был получен на основе эпоксидных смол, происходит выделение эпихлоргидрина, бутилового спирта, толуола.

1.5. При применении, в том числе при механической или другой переработке стеклопластиков, на работника могут воздействовать опасные и вредные производственные факторы:

выделяющиеся в атмосферу химические реагенты, оставшиеся в стеклопластике при его производстве;

отлетающие в зоне переработки (резанием, шлифовкой) частицы стеклоткани.

1.6. На занятого в процессе, связанном с использованием стеклопластиков, работника могут также воздействовать и другие опасные и вредные производственные факторы: подвижные части механического оборудования, перемещаемые сырье, полуфабрикаты, тара, повышенная температура поверхностей оборудования, повышенная температура воздуха рабочей зоны, повышенная подвижность воздуха, повышенное значение напряжения электрической цепи, физические перегрузки.

1.7. К выполнению работ, в которых используются стеклопластики, допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие обучение, инструктаж и проверку знаний по охране труда, освоившие безопасные методы и приемы работ, в том числе методы и приемы правильного обращения со стеклопластиками и используемыми при работе с ними химическими веществами, а также освоившие методы и приемы правильного обращения с механизмами, приспособлениями, инструментами и грузами.

1.8. При работах со стеклопластиками, включающих любые процессы, необходимо соблюдать принятую технологию их переработки. Не допускается использовать способы, приводящие к нарушению требований охраны труда.

1.9. В случае, если в процессе работы возникают какие-либо вопросы, связанные с ее безопасным выполнением, необходимо обратиться к своему непосредственному или вышестоящему руководителю.

1.10. Необходимо соблюдать принятые технологии очистки органическими растворителями заготовок и деталей из стеклопластика.

1.11. Работники должны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации.

1.12. Работников, занятых работой со стеклопластиками, необходимо обеспечивать согласно установленным нормам спецодеждой и средствами индивидуальной защиты: полукомбинезоном хлопчатобумажным, респиратором, обувью антистатической.

1.13. Воздух, удаленный с места механической обработки стеклопластиков, следует подвергать очистке.

1.14. Помещение, в котором производится работа со стеклопластиками или изделиями из них, следует изолировать от других производственных участков и оснастить системой приточно-вытяжной вентиляции с очисткой воздуха и сбора образующихся при переработке этих материалов отходов.

1.15. Камеры для работы должны быть герметичны и оборудованы приспособлениями для перемещения деталей. Управление такими приспособлениями необходимо осуществлять с внешней стороны камеры. Наблюдение за процессами в камере следует производить через специальные окна со стеклами необходимой прочности.

1.16. Лазы для рук в камеру закрытого типа не должны иметь зазоров, через которые мелкие частицы или пары токсичных веществ могут проникнуть в помещение. Эластичные перчатки и нарукавники в лазах для рук необходимо выполнять как одно целое.

1.17. В случае возникновения пожара следует использовать средства пожаротушения: пену, распыленную воду, песок, кошму, углекислотные или пенные огнетушители.

1.18. Работнику при поступлении на работу, где применяются стеклопластики, необходимо пройти инструктаж по охране труда на рабочем месте. Проведение вводного и первичного инструктажа регистрируется в журнале учета инструктажей по охране труда в установленном порядке.

Повторные инструктажи и проверка знаний по охране труда проводятся один раз в три месяца с регистрацией в журнале учета инструктажей.

1.19. В обязанности работника входит:

выполнение инструкций по охране труда, правил внутреннего распорядка, указаний руководителя, работников охраны труда и противопожарной безопасности и общественных инспекторов по охране труда;

применение средств индивидуальной защиты только по назначению (выносить их за пределы организации не допускается), информирование руководства о необходимости химчистки, стирки, сушки, ремонта спецодежды;

недопущение на свое рабочее место посторонних лиц;

соблюдение правил личной гигиены.

Курение и употребление алкогольных напитков на рабочем месте не допускаются.

1.20. При несчастном случае работник должен прекратить работу, известить об этом своего непосредственного или вышестоящего руководителя и обратиться за медицинской помощью.

1.21. Работник должен соблюдать правила личной гигиены: перед приемом пищи и после окончания работы мыть руки теплой водой с мылом; пищу следует принимать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

1.22. Работники несут ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции в соответствии с действующим законодательством.

1.23. Инструкция по охране труда после прохождения работником первичного инструктажа на рабочем месте выдается ему под расписку или вывешивается на рабочем месте.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Получить инструктаж по охране труда у руководителя перед выполнением новых видов работ и при изменении условий труда.

2.2. Осмотреть рабочее место, привести его в порядок, освободить проходы и не загромождать их.

2.3. Надеть спецодежду, осмотреть, привести в порядок и надеть средства индивидуальной защиты.

2.4. Рабочий инструмент, материалы, приспособления расположить в удобном и безопасном для использования порядке.

2.5. Проверить исправность кранов паропроводов, воздухопроводов, водопровода.

2.6. Проверить прочность крепления и соединения шлангов.

2.7. Включить и проверить работу вентиляции. Все работы со стеклопластиками производить только при действующей вентиляции.

Вентиляцию включать не менее чем за 5 минут до начала работы.

2.8. Проверить наличие и исправность:

ограждений и предохранительных приспособлений для всех вращающихся и подвижных деталей;

токоведущих частей электрической аппаратуры (пускателей, трансформаторов, кнопок и других частей);

заземляющих устройств;

предохранительных устройств для защиты от образующейся пыли из стеклопластиков, защитных блокировок;

средств пожаротушения.

2.9. Проверить освещенность рабочего места. Напряжение для местного освещения не должно превышать 50 В.

2.10. При работе с грузоподъемными механизмами проверить их исправность и соблюдать требования соответствующей инструкции по охране труда.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Содержать рабочее место в чистоте, не допускать его загромождения.

3.2. Не допускается работа с применением поврежденных средств индивидуальной защиты.

3.3. Резку стеклопластиков необходимо производить при включенной вентиляции и только внутри вытяжных шкафов.

3.4. Во время очистки стеклопластика или изделия из него не допускать разлива растворителей на пол, а в случае разлива немедленно убрать их.

3.5. Очистку стеклопластика или изделия из него хлорированными углеводородами необходимо производить в герметизированных установках.

3.6. Не допускается пользование электронагревательными приборами и курение на рабочем месте, а также производство любых работ, связанных с появлением искры или пламени.

3.7. Промывать детали из стеклопластика в ванне необходимо только в резиновых перчатках.

3.8. В обеденный перерыв промывочные ванны и емкости с растворителем следует закрывать крышкой.

3.9. Очищенные заготовки и детали из стеклопластика следует транспортировать на выделенный для следующей операции участок с помощью подъемного механизма.

3.10. Детали из стеклопластиков следует укладывать таким образом, чтобы они находились в устойчивом положении.

3.11. Необходимо постоянно контролировать исправность системы блокировок, сигнализации, конечных выключателей, цепей, крюков и приспособлений для подвешивания деталей и надежность их крепления.

3.12. Чистку и ремонт оборудования, содержащего остатки органических растворителей, следует производить после продувания его воздухом или паром до полного удаления паров растворителей. При продувке необходимо включить вентиляционные устройства, предотвращающие загрязнение воздуха помещения парами органических растворителей.

3.13. Не допускать к работе на установке очистки органическими растворителями посторонних лиц.

3.14. Переносить продукты и сырье следует только в исправной таре. Не допускается загрузка тары сверх разрешенной инструкцией массы.

3.15. При приготовлении моющих растворов следует применять только разрешенные органами здравоохранения моющие средства.

3.16. При появлении напряжения («бьет» током) на корпусе оборудования, кожухе пускорегулирующей аппаратуры, возникновении постороннего шума, запаха горящей изоляции, самопроизвольной остановке или неправильном действии механизмов и элементов оборудования его следует остановить (выключить) кнопкой «Стоп» выключателя и отключить от электрической сети с помощью пускового устройства. Сообщить об этом непосредственному руководителю и до устранения неисправности не включать.

3.17. При применении воды для удаления пыли со стен, окон и конструкций электрические устройства во время уборки необходимо отключить от электрической сети.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. При возникновении поломок оборудования необходимо:

прекратить его эксплуатацию, а также подачу к нему электроэнергии, газа, воды, сырья;

доложить о принятых мерах непосредственному руководителю или работнику, ответственному за безопасную эксплуатацию оборудования, и действовать в соответствии с полученными указаниями.

4.2. В случае аварии необходимо:

оповестить об опасности окружающих работников, доложить непосредственному руководителю о случившемся и действовать в соответствии с планом ликвидации аварий;

при несчастных случаях следует оказать пострадавшему доврачебную помощь и по возможности сохранить обстановку, в которой произошел несчастный случай (если это не угрожает окружающим).

4.3. При поражении электрическим током необходимо принять меры к скорейшему освобождению пострадавшего от действия тока и оказать ему доврачебную помощь.

4.4. При захвате вращающимися частями машин, стропами, грузовыми крюками или другим оборудованием частей тела или одежды подать сигнал о прекращении работы и по возможности принять меры к остановке машины (оборудования). Не следует пытаться самостоятельно освободиться от захвата, если есть возможность привлечь окружающих.

4.5. При возникновении пожара необходимо:

прекратить работу;

отключить электрооборудование;

сообщить непосредственному или вышестоящему руководителю о пожаре и вызвать пожарную охрану;

по возможности принять меры по эвакуации людей и приступить к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. Выключить установку и другое оборудование.

5.2. Отключить вентиляцию.

5.3. Отключить электрооборудование от сети.

5.4. Закрыть краны паропровода, воздухопровода и водопровода.

5.5. Перед сдачей смены проверить исправность установки и занести результаты проверки в журнал приема и сдачи смены, сообщить руководителю о неисправностях.

5.6. Привести в порядок рабочее место, сложить инструменты и приспособления в инструментальный ящик.

5.7. Снять спецодежду и другие средства индивидуальной защиты и повесить их в специально предназначенное место.

5.8. Вымыть руки и лицо теплой водой с мылом, принять душ.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СТЕКЛОВОЛОКНА

1. Общие требования охраны труда

1.1. На основе данной Инструкции разрабатываются инструкции по охране труда работников, занятых в отраслях, использующих стекловолокно.

1.2. При производстве и текстильной переработке стекловолокна воздух рабочей зоны загрязняется парогазоаэрозольной смесью замасливателей, их компонентами и продуктами разрушения (деструкции).

1.3. При работе со стекловолокном, в частности его текстильной переработке, в воздух рабочей зоны поступает пыль стеклянного волокна.

1.4. Пыль стеклянного волокна поступает также в воздух рабочей зоны при теплоизоляционных работах.

1.5. На занятых в процессах, связанных с использованием стекловолокна, работников могут также воздействовать такие вредные и опасные производственные факторы, как движущиеся части механического оборудования, перевозимое или переносимое сырье, полуфабрикаты, тара, повышенная температура от оборудования, нагретый воздух, потоки воздуха, вредные вещества в воздухе и повышенные физические нагрузки.

1.6. К выполнению работ с использованием стекловолокна допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие инструктаж и проверку знаний по охране труда, освоившие безопасные приемы работ, в том числе правильного обращения со стекловолокном и используемыми при работе с ним химическими веществами, а также освоившие способы и приемы правильного обращения с инструментом, грузами, приспособлениями и механизмами.

1.7. При работе со стекловолокном, включающей любые процессы, приводящие к попаданию в атмосферу пыли и частиц этого материала, необходимо соблюдать принятую технологию его переработки. Не допускается использовать способы и приемы, приводящие к нарушению требований охраны труда.

1.8. Если в процессе работы возникают вопросы, связанные с ее безопасным выполнением, работнику следует обратиться к своему непосредственному или вышестоящему руководителю.

1.9. Работники должны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации.

1.10. Работник при поступлении на работу должен пройти вводный и первичный инструктажи по охране труда на рабочем месте. Проведение вводного и первичного инструктажа регистрируется в журнале учета инструктажей по охране труда в установленном порядке.

Повторные инструктажи и проверка знаний по охране труда проводятся один раз в три месяца с регистрацией в журнале учета инструктажей.

1.11. В обязанности работника входит:

выполнение инструкций по охране труда, правил внутреннего распорядка, указаний руководителя, работников охраны труда и противопожарной безопасности и общественных инспекторов по охране труда;

применение средств индивидуальной защиты только по назначению (выносить их за пределы организации не допускается), информирование руководства о необходимости химчистки, стирки, сушки, ремонта спецодежды;

недопущение на свое рабочее место посторонних лиц;

соблюдение правил личной гигиены.

Курение и употребление алкогольных напитков на рабочем месте не допускаются.

1.12. Работников, занятых работой со стекловолокном, необходимо обеспечивать спецодеждой и средствами индивидуальной защиты согласно установленным нормам.

1.13. Помещение, в котором производится работа со стекловолокном или изделиями из него, необходимо изолировать от других производственных участков и оснастить системой приточно-вытяжной вентиляции с очисткой воздуха и сбора образующихся при переработке этого материала отходов.

1.14. Герметичные камеры для работы со стекловолокном необходимо оборудовать приспособлениями для перемещения деталей внутри камеры. Управление этими приспособлениями производится с внешней стороны камеры. Наблюдение за процессами в камере следует производить через специальные окна со стеклами необходимой прочности.

1.15. Лазы для рук в камеру закрытого типа не должны иметь зазоров, через которые пыль стекловолокна может проникнуть в помещение. Эластичные перчатки и нарукавники в лазах для рук необходимо выполнять как одно целое.

1.16. При несчастном случае работник должен прекратить работу, известить об этом своего непосредственного или вышестоящего руководителя и обратиться за медицинской помощью.

1.17. Работнику, занятому работой со стекловолокном, необходимо соблюдать правила личной гигиены: перед приемом пищи и после окончания работы мыть руки теплой водой с мылом; пищу следует принимать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

1.18. Работники несут ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции в соответствии с действующим законодательством.

1.19. Инструкция по охране труда после прохождения работником первичного инструктажа на рабочем месте выдается ему под расписку или вывешивается на рабочем месте.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Получить инструктаж по охране труда у руководителя перед выполнением новых видов работ или при изменении условий труда.

2.2. Осмотреть рабочее место, привести его в порядок, освободить проходы и не загромождать их.

2.3. Надеть спецодежду, осмотреть, привести в порядок и надеть средства индивидуальной защиты.

2.4. Рабочий инструмент, материалы, приспособления расположить в удобном и безопасном для использования порядке.

2.5. Проверить исправность кранов паропроводов, воздухопроводов, водопровода.

2.6. Проверить прочность крепления и соединения шлангов.

2.7. Включить и проверить работу вентиляции. Все работы со стекловолокном производить только при действующей вентиляции.

Вентиляцию следует включать не менее чем за 5 минут до начала работы.

2.8. Проверить наличие и исправность:

ограждений и предохранительных приспособлений;

токоведущих частей электрической аппаратуры (пускателей, трансформаторов, кнопок и др.);

заземляющих устройств;

предохранительных устройств для защиты от образующейся пыли из стекловолокна, защитных блокировок;

средств пожаротушения.

2.9. Проверить освещенность рабочего места. Напряжение для местного освещения не должно превышать 50 В.

2.10. При работе с грузоподъемными механизмами проверить их исправность и соблюдать требования соответствующей инструкции по охране труда.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Содержать рабочее место в чистоте, не допускать его загромождения.

3.2. Не допускается работа с применением поврежденных средств индивидуальной защиты.

3.3. Резку стекловолокна необходимо производить при включенной вентиляции и только внутри вытяжных шкафов.

3.4. Не допускается пользование электронагревательными приборами и курение на рабочем месте, а также производство любых работ, связанных с появлением искры или пламени.

3.5. Промывать детали в ваннах необходимо только в защитных перчатках.

3.6. В обеденный перерыв емкости с растворителем и промывочные ванны необходимо закрывать крышкой.

3.7. Детали из стекловолокна следует транспортировать на выделенный для следующей операции участок с помощью грузоподъемного механизма.

3.8. Изделия из стекловолокна необходимо укладывать таким образом, чтобы они были устойчивы.

3.9. Необходимо постоянно контролировать исправность системы блокировок, сигнализации, конечных выключателей, цепей, крюков и приспособлений для подвешивания деталей и надежность их крепления.

3.10. Чистку и ремонт оборудования, на котором выполнялись работы со стекловолокном, следует производить после продувания его воздухом до полного удаления частиц стекловолокна. При продувке необходимо включить вентиляционные устройства, предотвращающие загрязнение воздуха помещения частицами стекловолокна.

3.11. Не допускать к работе на установках по переработке стекловолокна посторонних лиц.

3.12. Переносить продукты и сырье следует только в исправной таре. Не допускается загрузка тары сверх разрешенной инструкцией массы.

3.13. При использовании моющих растворов следует применять только разрешенные органами здравоохранения моющие средства.

3.14. При появлении напряжения («бьет» током) на корпусе оборудования, кожухе пускорегулирующей аппаратуры, возникновении постороннего шума, запаха горящей изоляции, самопроизвольной остановки или неправильном действии механизмов и элементов оборудования его следует остановить (выключить) кнопкой «Стоп» выключателя и отключить от электрической сети с помощью пускового устройства. Сообщить об этом непосредственному руководителю и до устранения неисправности не включать.

3.15. При влажной уборке в производственном помещении электрическое оборудование на время уборки необходимо отключить от электрической сети.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. При возникновении поломок оборудования необходимо:

прекратить его эксплуатацию, а также подачу к нему электроэнергии, газа, воды, сырья;

доложить о принятых мерах непосредственному руководителю или работнику, ответственному за безопасную эксплуатацию оборудования, и действовать в соответствии с полученными указаниями.

4.2. В случае аварии необходимо:

оповестить об опасности окружающих работников, доложить непосредственному руководителю о случившемся и действовать в соответствии с планом ликвидации аварий;

при несчастных случаях следует оказать пострадавшему доврачебную помощь и по возможности сохранить обстановку, в которой произошел несчастный случай (если это не угрожает окружающим).

4.3. При поражении электрическим током необходимо принять меры к скорейшему освобождению пострадавшего от действия тока и оказать ему доврачебную помощь.

4.4. При захвате вращающимися частями машин, стропами, грузовыми крюками или другим оборудованием частей тела или одежды подать сигнал о прекращении работы и по возможности принять меры к остановке машины (оборудования). Не следует пытаться самостоятельно освободиться от захвата, если есть возможность привлечь окружающих.

4.5. При возникновении пожара необходимо:

прекратить работу;

отключить электрооборудование;

сообщить непосредственному или вышестоящему руководителю о пожаре и вызвать пожарную охрану;

по возможности принять меры по эвакуации людей и приступить к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. Выключить установку и другое оборудование.

5.2. Отключить вентиляцию.

5.3. Отключить электрооборудование от сети.

5.4. Закрыть краны паропровода, воздухопровода и водопровода.

5.5. Перед сдачей смены проверить исправность установки и занести результаты проверки в журнал приема и сдачи смены, сообщить руководителю о неисправностях.

5.6. Привести в порядок рабочее место, сложить инструменты и приспособления в инструментальный ящик.

5.7. Снять спецодежду и другие средства индивидуальной защиты и повесить их в специально предназначенное место.

5.8. Вымыть руки и лицо теплой водой с мылом, принять душ.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ СЛЕСАРЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ И РЕМОНТУ ГАЗОВОГО ОБОРУДОВАНИЯ

1. Общие требования охраны труда

1.1. В процессе производства работ слесарю по эксплуатации и ремонту газового оборудования (далее — слесарь) необходимо выполнять требования инструкций по охране труда для работников соответствующих профессий и видов работ, а также требования инструкций заводов-изготовителей по эксплуатации применяемых в процессе работ газовых баллонов, средств защиты, оснастки, инструмента.

1.2. К работам по эксплуатации и ремонту газового оборудования допускаются работники не моложе 18 лет, не имеющие медицинских противопоказаний и прошедшие:

обучение по охране труда, безопасным методам выполнения работ и приемам оказания первой помощи при несчастных случаях на производстве, вводный и первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда, безопасных методов и приемов выполнения работ;

предварительные и периодические медицинские осмотры.

1.3. При передвижении по территории и производственным помещениям организации, при выполнении работ в условиях уличного движения и при использовании переносных лестниц, стремянок следует выполнять требования, изложенные в настоящей Инструкции и в перечисленных ниже инструкциях:

заводов-изготовителей по эксплуатации применяемых подмостей, грузоподъемных механизмов и другого оборудования;

по противопожарной безопасности;

по оказанию доврачебной помощи при несчастном случае.

1.4. Работнику после прохождения первичного инструктажа на рабочем месте и проверки знаний следует в течение 3 — 14 смен (в зависимости от стажа, опыта и характера работы) выполнять работу под наблюдением мастера или бригадира, после чего оформляется допуск к самостоятельной работе.

1.5. Во время нахождения на территории организации, в производственных и бытовых помещениях, на участках работ и рабочих местах работникам следует соблюдать режим труда и отдыха, правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные руководством организации. Допуск посторонних лиц, а также употребление спиртных напитков в указанных местах не допускается.

1.6. В процессе выполнения работ на работника могут воздействовать опасные и вредные производственные факторы, в том числе: загазованность помещения, рабочей зоны; пожар; взрыв; падение предметов с высоты.

Источники возникновения опасных факторов:

неисправное газовое оборудование или неправильная его эксплуатация;

неисправный или не по назначению примененный инструмент, приспособление, оснастка, оборудование;

утечка газа.

Действие факторов:

попадание сжиженного газа на открытые участки тела вызывает обморожение;

наличие газа в воздухе уменьшает содержание в нем кислорода, что приводит к обморочному состоянию;

применение неисправного инструмента, приспособлений, а также несоблюдение требований охраны труда при производстве работ могут привести к травмированию работника;

нарушение Правил пожарной безопасности может привести к пожарам и взрывам.

1.7. В соответствии с Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты слесарю выдаются:

костюм хлопчатобумажный — 1 шт. на 12 месяцев;

сапоги резиновые — 1 пара на 12 месяцев;

рукавицы комбинированные — 1 пара на 2 месяца;

противогаз — до износа;

пояс предохранительный — дежурный.

На наружных работах зимой дополнительно:

куртка на утепляющей прокладке — по климатическим поясам;

брюки на утепляющей прокладке — по климатическим поясам;

валенки — по климатическим поясам;

галоши на валенки — 1 пара на 24 месяца.

1.8. Слесарю необходимо знать устройство и принципы действия оборудования, установленного в газораспределительных станциях (ГРС), газораспределительных пунктах (ГРП) и на других объектах.

1.9. В случае обнаружения неисправного оборудования, приспособлений, оснастки, инструмента, других нарушений требований охраны труда, которые не могут быть устранены собственными силами, и возникновения угрозы здоровью, личной или коллективной безопасности работнику следует сообщить об этом непосредственному руководителю или работодателю. Не приступать к работе до устранения выявленных нарушений.

1.10. Если работник стал очевидцем несчастного случая, ему следует прекратить работу, вывести или вынести пострадавшего из опасной зоны, оказать пострадавшему первую доврачебную помощь, вызвать врача, помочь организовать доставку пострадавшего в ближайшее медицинское учреждение, сообщить руководству организации. При расследовании обстоятельств и причин несчастного случая работнику следует сообщить комиссии известные ему сведения о происшедшем несчастном случае.

1.11. Если несчастный случай произошел с самим работником, ему следует прекратить работу и, по возможности, обратиться в медицинское учреждение, сообщить о случившемся руководству организации или попросить сделать это кого-либо из окружающих.

1.12. Работник, виновный в нарушении инструкций по охране труда, несет ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Слесарю необходимо ознакомиться с технологическим процессом предстоящих работ, получить инструктаж в установленном порядке, расписаться в наряде-допуске на выполнение газоопасных работ.

2.2. Надеть и тщательно заправить спецодежду, подготовить к использованию другие средства индивидуальной защиты.

2.3. До начала и после окончания работ, а также во время производства ремонтных работ необходимо производить анализ проб воздуха, взятых из помещений ГРС и ГРП, на наличие газа.

2.4. Подготовить рабочее место, убрать ненужные предметы и материалы, освободить проходы.

2.5. Перед началом работ слесарю необходимо проверить:

наличие и исправность противогаза;

наличие в помещениях ГРС и ГРП естественной вентиляции с не менее чем трехкратным обменом воздуха, легко доступной для осмотра и производства работ по ремонту оборудования;

наличие паспортов заводов-изготовителей на регуляторы давления и предохранительно-запорные клапаны;

наличие пломбы установленного образца у контрольно-измерительных приборов;

наличие в помещениях ГРС и ГРП продувочных и сбросных трубопроводов, которые должны быть выведены в места, обеспечивающие безопасные условия для рассеивания газа, но не менее чем на 1 м выше карниза здания. Продувочные и сбросные трубопроводы должны иметь минимальное число поворотов, на концах трубопроводов должны быть установлены устройства, исключающие попадание в трубопроводы атмосферных осадков;

наличие телефонной связи. Телефонный аппарат должен быть установлен вне помещения или снаружи здания в запирающемся шкафу. Допускается установка телефонного аппарата во взрывозащищенном исполнении непосредственно в помещении ГРС и ГРП;

состояние электроосветительного оборудования, изготовленного во взрывобезопасном исполнении;

наличие и исправность инструмента, необходимого для выполнения работ. Не допускается использование инструмента, приспособлений, оборудования, обращению с которыми слесарь не обучен;

наличие свободного доступа и прохода к противопожарному инвентарю, огнетушителям, гидрантам;

наличие в помещениях ГРП, ГРС и на других объектах, где установлено газовое оборудование, вывешенных схем устройства ГРС и ГРП с подробным обозначением всех узлов и с указанием параметров настройки регуляторов давления, предохранительного запорного и сбросного клапанов;

наличие с наружной стороны помещения ГРС и ГРП на видном месте предупредительных знаков или предупредительных надписей «ОГНЕОПАСНО».

2.6. Слесарю необходимо работать в специальной одежде и в случае необходимости использовать другие средства индивидуальной защиты.

2.7. Запрещается допускать в помещение ГРП и ГРС посторонних лиц, а также пользоваться в нем открытым огнем и курить.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Во время производства работ в помещениях ГРС, ГРП необходимо обеспечить непрерывный контроль работы с улицы через открытую дверь в целях недопущения к месту выполняемой работы посторонних лиц и готовности оказания доврачебной помощи пострадавшим при несчастном случае.

3.2. При производстве работ в ГРП и ГРС необходимо применять омедненный инструмент, исключающий искрообразование. В тех случаях, когда по характеру работ неизбежно применение стального инструмента, его необходимо обильно смазать тавотом, литолом либо солидолом для предотвращения искрообразования.

3.3. Не допускается использование неисправного инструмента, а также разводных гаечных ключей с применением накладок и пластин.

3.4. С внутренней стороны ручек клещей, пассатижей и ножниц по металлу следует установить упор, предупреждающий травмирование пальцев рук.

3.5. Во время разборки газового оборудования отключающие устройства на линии редуцирования необходимо перевести в закрытое положение, а на сбросных трубопроводах — в открытое положение. На границах отключенного участка после отключающих устройств необходимо устанавливать заглушки, соответствующие максимальному давлению газа в сети.

3.6. Предохранять от загрязнения и механических повреждений газовое оборудование.

3.7. Не применять дополнительные рычаги (усилители) при закрывании и открывании вентилей газовой аппаратуры.

3.8. Запрещается производить подтяжку болтов в крышках регуляторов РДС и ПИНЧ-Е при рабочем состоянии регулятора.

3.9. Корпус фильтра после выемки фильтрующей кассеты следует тщательно очистить. Разборку и очистку фильтрующей кассеты во избежание воспламенения следует производить вне помещения в местах, удаленных от легковоспламеняющихся веществ и материалов на расстояние не менее 5 м.

3.10. Запрещается производить набивку сальников в задвижках среднего и высокого давления, находящихся под давлением. В случае необходимости выполнение указанных работ производить после получения разрешения на снижение давления и оформления наряда-допуска на выполнение газоопасных работ.

3.11. В помещениях ГРС и ГРП проведение сварочных и других огневых работ допускается в исключительных случаях при наличии плана производства работ, утвержденного главным инженером организации, и обязательном принятии мер, обеспечивающих безопасные условия труда работников.

3.12. При обнаружении загазованности в помещениях ГРС и ГРП работы необходимо немедленно прекратить, проветрить помещение, проверить с помощью мыльной эмульсии все соединения трубопроводов и при обнаружении неисправности устранить утечку газа.

3.13. При невозможности устранить обнаруженную неисправность слесарю необходимо немедленно прекратить работу, сообщить об этом в аварийную службу и непосредственному руководителю, оставаться на месте (если это возможно) до прибытия бригады для выполнения аварийно-восстановительных работ (АВР).

3.14. При совместной работе бригады, обслуживающей ГРС и ГРП, и бригады АВР ответственным за выполнение работ является мастер АВР.

3.15. Контрольно-измерительные приборы, установленные в ГРС и ГРП, должны иметь клеймо (пломбу), подтверждающее их пригодность к эксплуатации и соответствие требованиям нормативных актов.

3.16. Работы по обслуживанию и ремонту электрооборудования в помещениях ГРС и ГРП выполняются электротехническим персоналом при обесточенном оборудовании и в дневное время. В случае неисправности или отсутствия электроосвещения в помещениях ГРС и ГРП разрешается применение переносных аккумуляторных фонарей во взрывобезопасном исполнении.

3.17. Использование технических жидкостей, предназначенных для чистки и протирки оборудования и приборов, не по назначению запрещается.

3.18. Во время технического обслуживания и эксплуатации водонагревательного оборудования в случае погасания пламени горелки необходимо выполнить следующие операции:

перекрыть подачу газа;

проветрить помещение;

проверить исправность вытяжной вентиляции.

3.19. При розжиге горелок водонагревательного оборудования во избежание ожогов необходимо быть осторожным и находиться на безопасном расстоянии от окошка водонагревательного оборудования.

3.20. При установке шкафных регуляторных пунктов (ШРП) на стене здания расстояние от шкафа до окна, двери или других проемов по горизонтали должно быть не менее 3 м при давлении газа на входе до 0,3 МПа (3 кгс/кв. см) и не менее 5 м при давлении газа на входе свыше 0,3 МПа (3 кгс/кв. см) до 0,6 МПа (6 кгс/кв. см). При этом расстояние по вертикали от ШРП до оконных проемов должно быть не менее 5 м.

3.21. Установка арматуры, оборудования, а также устройство фланцевых и резьбовых соединений в каналах не допускается.

3.22. Оборудование, размещенное на высоте более 5 м, следует обслуживать с площадок, оснащенных лестницами с перилами.

3.23. Хранение горючих, легковоспламеняющихся и обтирочных материалов, баллонов с газами и посторонних предметов в помещениях ГРС и ГРП и пристройках к ним запрещается.

3.24. При следовании от объекта к объекту слесарю необходимо соблюдать Правила дорожного движения.

3.25. Обслуживание ГРС, ГРП и расположенного в них оборудования необходимо осуществлять бригадой в составе не менее двух человек.

3.26. Необходимо соблюдать следующие сроки выполнения мероприятий:

осмотр технического состояния оборудования производится по графику, утвержденному руководством организации;

проверка параметров срабатывания предохранительных запорных и сбросных клапанов производится не реже одного раза в два месяца, а также по окончании ремонта оборудования;

техническое обслуживание производится не реже одного раза в шесть месяцев;

текущий ремонт следует производить не реже одного раза в двенадцать месяцев, если иные сроки не установлены заводом — изготовителем оборудования;

капитальный ремонт следует производить при замене оборудования, средств измерений, отопления, освещения и восстановления строительных конструкций здания.

3.27. Курить на территории организации разрешается только в специально отведенных местах.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. При внезапном отключении электроэнергии, возникновении постороннего шума при эксплуатации газового оборудования прекратить выполнение работ, остановить работу оборудования, вывесить плакат «Не включать!» и сообщить об этом непосредственному руководителю.

4.2. До полного устранения неисправностей не приступать к работе.

4.3. При обнаружении пожара или загорания немедленно прекратить работу, перекрыть подачу газа, отключить электроустановки, сообщить о пожаре в пожарную охрану и приступить к тушению очага возгорания имеющимися средствами пожаротушения.

4.4. При загорании электродвигателей, электрических кабелей не допускается тушение пламени водой. При этом следует отключить поврежденную электроустановку, после чего приступить к ее тушению с применением огнетушителей.

4.5. Если произошел несчастный случай, очевидцем которого оказался слесарь, ему следует немедленно вывести или вынести пострадавшего из опасной зоны, сообщить о случившемся руководству организации, а пострадавшему оказать первую помощь, вызвать врача, помочь организовать доставку в ближайшее медицинское учреждение.

4.6. Если несчастный случай произошел с самим слесарем, ему следует прекратить работу и, по возможности, обратиться в медицинское учреждение, сообщить о случившемся руководству организации или попросить сделать это кого-либо из окружающих.

4.7. Каждому работнику необходимо уметь оказывать первую помощь пострадавшему.

При ушибах обеспечить полный покой, положить холод на ушибленное место; при ушибе живота не давать пострадавшему пить.

При кровотечении приподнять конечность, наложить давящую повязку, жгут; летом жгут оставляют на 1,5 часа, а зимой — на 1 час.

При переломе наложить шину.

При термических и электрических ожогах обожженное место закрыть стерильной повязкой; во избежание заражения нельзя касаться руками обожженных участков кожи и смазывать их мазями, жирами и т.д.

При попадании кислоты или щелочи на открытые участки тела немедленно промыть их нейтрализующим раствором, а затем холодной водой с мылом; при попадании щелочи — раствором борной кислоты.

При попадании кислоты и щелочи в глаза немедленно промыть их нейтрализующим раствором и обратиться в здравпункт или к врачу.

При всех отравлениях немедленно вынести или вывести пострадавшего из зоны отравления, расстегнуть одежду, стесняющую дыхание, обеспечить приток свежего воздуха, уложить его, приподнять ноги, укрыть потеплее, дать понюхать нашатырный спирт и немедленно транспортировать пострадавшего в лечебное учреждение.

При поражении электрическим током пострадавшего освободить от действия тока, при необходимости провести искусственное дыхание или закрытый массаж сердца.

Перевозить пострадавшего можно только при удовлетворительном дыхании и устойчивом пульсе.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. Перед остановкой оборудования предварительно прекратить подачу газа, убедиться в исправности запорных устройств.

5.2. Привести в порядок рабочее место, убрать использованную ветошь, материалы и другой мусор.

5.3. Собрать инструмент, приспособления и сложить их в специально отведенное место (шкаф, ящик и т.п.).

5.4. Привести в порядок средства индивидуальной защиты и убрать их в отведенное для хранения место.

5.5. Сообщить непосредственному руководителю о замеченных неисправностях оборудования, вентиляции и о принятых мерах по их устранению.

5.6. Тщательно вымыть руки и лицо или принять душ.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ КОНТРОЛЕРА ГАЗОВОГО ХОЗЯЙСТВА

1. Общие требования охраны труда

1.1. К работе контролером допускаются лица не моложе 18 лет, не имеющие медицинских противопоказаний и прошедшие:

обучение по охране труда, безопасным приемам выполнения работ и методам оказания первой помощи пострадавшему при несчастных случаях на производстве, вводный и первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда, безопасных методов и приемов выполнения работ;

предварительные и периодические медицинские осмотры.

1.2. При передвижении по территории и производственным помещениям организации, при выполнении работ в условиях уличного движения и при использовании переносных лестниц, стремянок следует выполнять требования охраны труда, изложенные в настоящей Инструкции и в инструкциях:

заводов-изготовителей по эксплуатации применяемых подмостей, грузоподъемных механизмов и другого оборудования;

по пожарной безопасности;

по оказанию первой помощи пострадавшему при несчастном случае.

1.3. Контролеру после прохождения первичного инструктажа на рабочем месте и проверки знаний следует в течение 3 — 14 смен (в зависимости от стажа, опыта и характера работы) выполнять работу под наблюдением мастера или бригадира, после чего оформляется его допуск к самостоятельной работе.

1.4. Контролеру, не прошедшему своевременно повторный инструктаж по охране труда (не реже 1 раза в 3 месяца) и ежегодную проверку знаний по охране труда, не разрешается приступать к работе.

1.5. Во время нахождения на территории организации, в производственных и бытовых помещениях, на участках работ и рабочих местах работникам необходимо соблюдать режим труда и отдыха, правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные руководством организации. Продолжительность рабочего времени контролера не должна превышать 40 часов в неделю. Продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности, утверждаемым руководством организации.

Допуск посторонних лиц, а также употребление спиртных напитков на территории организации и на рабочих местах запрещается.

1.6. В процессе выполнения работ на контролера могут воздействовать опасные и вредные производственные факторы, в том числе: движущееся и вращающееся оборудование, инструмент, приспособления; сжатый воздух; транспортные средства; горячая вода; загазованность помещения рабочей зоны; недостаточная освещенность рабочей зоны; повышенная или пониженная температура воздуха рабочей зоны или поверхности оборудования, инструмента; пожар; взрыв; падение человека и предметов с высоты, дикие животные.

Источники возникновения факторов:

неисправное газовое оборудование или неправильная его эксплуатация;

неисправный или не по назначению примененный инструмент, приспособления, оснастка, оборудование;

падение предмета, обрушение грунта;

острые кромки, заусенцы и шероховатости на поверхности оборудования и инструмента;

электрический ток;

движущиеся машины и механизмы;

неудовлетворительное содержание животных;

утечка газа.

Действие факторов:

попадание сжиженного газа на открытые участки тела вызывает обморожение;

наличие газа в воздухе уменьшает содержание в нем кислорода, что приводит к обморочному состоянию;

применение неисправного инструмента, приспособлений, а также несоблюдение требований безопасного производства работ может привести к травмированию работника;

нарушение Правил пожарной безопасности может привести к пожарам и взрывам.

1.7. В соответствии с Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты контролеру выдаются:

галоши резиновые — 1 пара на год;

рукавицы комбинированные — 1 пара на 2 месяца;

противогаз — до износа.

1.8. Контролеру необходимо знать:

устройство, принцип действия газового оборудования, измерительных приборов и аппаратуры, порядок и сроки их проверок, эксплуатационные требования к ним;

места установки и схему контрольно-измерительных приборов;

инструкцию по обслуживанию газового оборудования, контрольно-измерительных приборов и аппаратуры;

мероприятия по предупреждению аварий и устранению возникших неполадок.

1.9. Контролеру в процессе работы запрещается пользоваться неисправным инструментом, приспособлениями, измерительными приборами, оборудованием, а также приборами и оборудованием, обращению с которыми он не обучен.

1.10. После выполнения работ контролеру необходимо осмотреть рабочее место и убедиться в том, что весь инструмент, обтирочный материал и другие посторонние предметы убраны.

1.11. Для обслуживания высоко расположенного газового оборудования, измерительных приборов и аппаратуры необходимо применять специальные лестницы и площадки. Лестницы необходимо устанавливать под углом не более 50° к вертикали.

1.12. Контролеру следует работать в специальной одежде и в случае необходимости использовать другие средства индивидуальной защиты.

1.13. При обслуживании газового оборудования, измерительных приборов и аппаратуры использовать ветошь из чистой хлопчатобумажной ткани.

1.14. Контролеру необходимо уметь оказывать первую помощь пострадавшему.

1.15. Контролеру не разрешается приступать к выполнению разовых работ, не связанных с его прямыми обязанностями по специальности, без получения целевого инструктажа.

1.16. Контролеру необходимо соблюдать правила пожарной безопасности, уметь пользоваться средствами пожаротушения.

1.17. Контролеру во время работы следует быть внимательным, не отвлекаться на посторонние дела и разговоры.

1.18. В случае обнаружения неисправного оборудования, приспособлений, оснастки, инструмента, других нарушений требований охраны труда, которые не могут быть устранены собственными силами, и возникновения угрозы здоровью, личной или коллективной безопасности контролеру следует сообщить руководству. Не приступать к работе до устранения выявленных нарушений.

1.19. Заметив нарушение требований охраны труда другим работником, контролеру следует предупредить его о необходимости их соблюдения.

1.20. Если произошел несчастный случай, очевидцем которого стал контролер, ему следует прекратить работу, немедленно вывести или вынести пострадавшего из опасной зоны, оказать пострадавшему первую помощь, вызвать врача, помочь организовать доставку пострадавшего в ближайшее медицинское учреждение, сообщить руководству организации. При расследовании обстоятельств и причин несчастного случая работнику следует сообщить комиссии известные ему сведения о происшедшем несчастном случае.

1.21. Если несчастный случай произошел с самим контролером, ему следует прекратить работу, по возможности обратиться в медицинское учреждение, сообщить о случившемся руководству организации или попросить сделать это кого-либо из окружающих.

1.22. Контролеру необходимо соблюдать правила личной гигиены, перед приемом пищи мыть руки с мылом.

1.23. Работник, виновный в нарушении инструкций по охране труда, несет ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Перед началом работы контролеру необходимо:

проверить наличие и исправность средств индивидуальной защиты;

осмотреть и подготовить свое рабочее место, убрать все лишние предметы, не загромождая при этом проходы.

2.2. После получения задания у непосредственного руководителя работ контролеру следует проверить рабочее место и подходы к нему на соответствие требованиям охраны труда, наличие и исправность оборудования, приспособлений, инструмента.

2.3. Контролеру не следует приступать к работе при наличии следующих нарушений требований охраны труда:

неисправности, указанной в инструкции завода-изготовителя по эксплуатации газового оборудования, при которой не допускается его применение;

при несвоевременном проведении очередных испытаний (технического освидетельствования) газового оборудования;

при неисправном состоянии измерительных приборов, инструментов, аппаратуры;

при наличии запаха газа на рабочем месте;

при недостаточной освещенности рабочего места и подходов к нему.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Во время выполнения работы контролеру необходимо:

следить за работой газового оборудования, аппаратуры и показаниями приборов;

применять спецодежду, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты;

быть внимательным при следовании вдоль дорог, на улицах городов и других населенных пунктов;

строго выполнять в установленные сроки приказы и распоряжения руководства предприятия, должностных лиц, ответственных за осуществление производственного контроля, а также предписания представителей органов государственного надзора.

3.2. Контролеру запрещается:

продолжать работу при появлении запаха газа на рабочем месте;

обслуживать газовое оборудование, контрольно-измерительные приборы, в том числе чистить, регулировать или смазывать отдельные их части, при наличии давления в системе газопроводов;

производить ремонт газового оборудования, контрольно-измерительных приборов и аппаратуры.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. При обнаружении запаха газа на рабочем месте, неисправностей газового оборудования, инструментов и приспособлений, контрольно-измерительных приборов и аппаратуры контролеру следует прекратить работу и сообщить о них непосредственному руководителю работ и работнику, ответственному за осуществление производственного контроля.

4.2. При появлении очага возгорания необходимо прекратить работу и немедленно приступить к тушению пожара подручными средствами пожаротушения. При невозможности выполнить это собственными силами контролеру следует в установленном порядке вызвать пожарную команду и сообщить непосредственному руководителю или руководству предприятия.

4.3. О каждом несчастном случае, очевидцем которого стал контролер, ему необходимо немедленно сообщить непосредственному руководителю, а пострадавшему оказать первую доврачебную помощь, вызвать врача, помочь доставить пострадавшего в здравпункт или ближайшее медицинское учреждение.

4.4. Если несчастный случай произошел с самим контролером, ему следует прекратить работу, по возможности обратиться в здравпункт, сообщить о случившемся происшествии непосредственному руководителю либо руководству организации или попросить сделать это кого-либо из окружающих.

4.5. Каждому работнику необходимо уметь оказывать первую помощь пострадавшему.

При ушибах обеспечить полный покой, положить холод на ушибленное место; при ушибе живота не давать пострадавшему пить.

При кровотечении приподнять конечность, наложить давящую повязку, жгут; летом жгут оставляют на 1,5 часа, а зимой — на 1 час.

При переломе наложить шину.

При термических и электрических ожогах обожженное место закрыть стерильной повязкой; во избежание заражения нельзя касаться руками обожженных участков кожи и смазывать их мазями, жирами и т.д.

При попадании кислоты или щелочи на открытые участки тела немедленно промыть их нейтрализующим раствором, а затем холодной водой с мылом; при попадании щелочи — раствором борной кислоты.

При попадании кислоты и щелочи в глаза немедленно промыть их нейтрализующим раствором и обратиться в здравпункт или к врачу.

При всех отравлениях немедленно вынести или вывести пострадавшего из зоны отравления, расстегнуть одежду, стесняющую дыхание, обеспечить приток свежего воздуха, уложить его, приподнять ноги, укрыть потеплее, дать понюхать нашатырный спирт и немедленно транспортировать пострадавшего в лечебное учреждение.

При поражении электрическим током пострадавшего освободить от действия тока, при необходимости провести искусственное дыхание или закрытый массаж сердца.

Перевозить пострадавшего можно только при удовлетворительном дыхании и устойчивом пульсе.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. При возвращении в организацию после выполнения задания приборы, инструмент, материалы, приспособления, оборудование и средства защиты убрать в предназначенное для их хранения место.

5.2. Обо всех нарушениях требований охраны труда, обнаруженных во время работы, а также случаях травмирования работников на производстве доложить руководству организации.

5.3. Тщательно вымыть с мылом руки и лицо или принять душ.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ ЛИФТЕРА ГРУЗОВОГО ЛИФТА

1. Общие требования охраны труда

1.1. На основании настоящей Инструкции разрабатывается инструкция по охране труда для лифтера грузового лифта с учетом условий его работы в конкретной организации.

1.2. Лифтеру необходимо соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, график работы, режим труда и отдыха.

1.3. На лифтера грузового лифта могут воздействовать следующие опасные и вредные производственные факторы: повышенное значение напряжения в электрической цепи, отсутствие естественного света, расположение рабочего места на значительной высоте относительно поверхности земли (пола).

1.4. В соответствии с действующим законодательством лифтера необходимо обеспечить специальной одеждой, предусмотренной типовыми отраслевыми нормами.

1.5. Лифтер грузового лифта должен извещать своего непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого заболевания.

1.6. Лифтеру, имеющему контакт с пищевыми продуктами, следует:

оставлять верхнюю одежду, обувь, головной убор, личные вещи в гардеробной;

перед началом работы надевать чистую специальную (санитарную) одежду, менять ее по мере загрязнения;

мыть руки с мылом перед приемом пищи, после посещения туалета и после соприкосновения с загрязненными предметами;

не допускать прием пищи на рабочем месте.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Застегнуть одежду на все пуговицы, не допуская свисающих концов одежды, убрать волосы под головной убор.

Не закалывать одежду булавками, иголками, не держать в карманах острые и бьющиеся предметы.

2.2. Ознакомиться с записями в журнале приема-сдачи смен, включить главный рубильник, запереть дверь машинного помещения и проверить:

наличие и достаточность освещенности шахты, кабины, этажных площадок, на которых останавливается кабина при работе лифта;

точность остановки кабины на этажах;

исправность действия кнопки «Стоп», светового сигнала «Занято», звуковой сигнализации, двухсторонней связи и сигналов на диспетчерский пульт;

состояние ограждения шахты и кабины;

наличие правил пользования лифтом, предупредительных и указательных надписей;

исправность замков, запирающих двери шахты, и дверных контактов (если выполнение этой обязанности возложено на лифтера).

Сделать запись в журнале приема-сдачи смен о результатах проведенной проверки и расписаться в приеме смены.

2.3. При замеченных неисправностях в работе лифта следует его обесточить (выключить главный рубильник), вывесить плакаты «Лифт не работает» на всех дверях шахты.

Обо всех обнаруженных неполадках и принятых мерах сообщить руководству или электромеханику и до устранения неисправностей лифт не включать.

Пуск в работу лифта после устранения неисправностей производится только с разрешения работника (электромеханика, монтера), устранившего неисправность.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Лифтеру необходимо:

постоянно находиться на основном погрузочном этаже или в кабине грузового лифта и следить за соблюдением правил пользования лифтом;

направлять кабину лифта к месту вызова;

не допускать перегрузку лифта, неправильную укладку груза, одновременную перевозку грузов и людей, кроме лиц, сопровождающих груз;

не допускать посторонних лиц к управлению лифтом;

следить, чтобы люди, сопровождающие груз в кабине лифта с раздвижными решетчатыми дверями, не подходили к дверям и не держались за них руками;

при остановке кабины между этажами предупреждать людей, сопровождающих груз, о недопустимости попыток самостоятельного выхода из кабины;

своевременно отключать неисправный лифт и сообщать о поломке электромеханику.

3.2. Лифтеру необходимо прекратить пользование лифтом и обесточить его в случае обнаружения следующих неисправностей:

неисправность автоматического затвора дверей шахты (дверь шахты открывается при отсутствии на этаже кабины);

неисправность контакта дверей шахты — кабина приходит в движение с открытой дверью шахты;

неисправность контакта двери кабины — кабина приходит в движение при пуске лифта с открытой дверью при наличии в кабине груза;

замечены случаи самопроизвольного движения кабины;

кабина вместо движения вверх идет вниз и наоборот;

кабина останавливается выше или ниже уровня этажной площадки более чем на 50 мм, а у лифтов, загружаемых посредством тележек, — на 15 мм;

не работает звуковая сигнализация на лифте с проводником (при нажатии на звонковые кнопки на этажах сигнальный вызов не поступает к проводнику);

не освещена кабина или загрузочные площадки перед дверями шахты;

перегорела сигнальная лампа;

кабина (при кнопочном управлении) автоматически не останавливается на том этаже, на который была направлена;

разбито стекло в смотровых окнах дверей шахты или повреждено ограждение шахты на высоте, доступной для человека;

повреждено ограждение кабины;

отсутствуют крышки на вызывных и кнопочных аппаратах, имеется доступ к токоведущим частям оборудования;

наличие признаков плохого состояния электрической изоляции проводки или электрической аппаратуры лифта («бьет током» при прикосновении к металлическим частям лифта, ощущается запах горящей изоляции);

появление необычного стука, шума, скрипа, неисправности кнопки «стоп», рывков, толчков во время движения кабины, обрыва каната, выхода противовеса из направляющих и других неисправностей, препятствующих нормальной эксплуатации лифта.

3.3. Во время работы лифта не допускается:

оставлять включенный лифт без присмотра (уходить с рабочего места);

производить пуск путем непосредственного воздействия на аппараты, подающие напряжение на электродвигатель;

выводить из действия предохранительные и блокировочные устройства лифта;

пользоваться переносными лампами на напряжение более 50 В;

подключать к цепи управления лифтом электроинструмент, лампы освещения и др.;

посещать шахту лифта, а также спускаться по канатам лифта;

оставлять незапертой дверь машинного помещения;

спускаться в приямок и вылезать на крышу кабины, хранить на ней или в приямке какие-либо вещи;

оставлять кабину лифта под нагрузкой после окончания работы.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. При остановке кабины грузового лифта между этажами вследствие его неисправности вызвать электромеханика (монтера).

4.2. Если в процессе работы произошло загрязнение пола кабины лифта пролитыми лаками, красками, маслами или просыпанными порошкообразными веществами, прекратить работу до удаления загрязняющих веществ.

4.3. При возникновении пожара немедленно вызвать пожарную охрану, сообщить руководству организации и приступить к тушению огня имеющимися средствами.

4.4. При несчастном случае немедленно прекратить работу, обратиться за медицинской помощью, о происшедшем несчастном случае сообщить руководству.

4.5. Пострадавшему при травмировании, отравлении и внезапном заболевании необходимо оказать первую (доврачебную) помощь и, при необходимости, организовать его доставку в учреждение здравоохранения.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. По окончании работы лифта следует:

опустить кабину на уровень площадки того этажа, с которого производится управление лифтом;

убедиться, что кабина пустая и свет в ней выключен (если нет автоматического выключателя);

запереть замок шахтной двери (если замок шахтной двери, напротив которой остановлена кабина, неавтоматический и отпирается ручкой);

выключить лифт (вводное устройство) и свет в машинном помещении;

обесточить диспетчерский пульт;

запереть машинное помещение, сделать необходимые записи в журнале приема-сдачи смен и сдать ключи в установленном порядке.

5.2. Вымыть руки теплой водой с мылом, по возможности, принять душ.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ ГРУЗЧИКА

1. Общие требования охраны труда

1.1. На основании настоящей Инструкции разрабатывается инструкция по охране труда для грузчика с учетом условий его работы в конкретной организации.

1.2. Грузчику необходимо соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, график работы, режим труда и отдыха.

1.3. Во время работы на грузчика могут воздействовать следующие опасные и вредные производственные факторы: движущиеся машины и механизмы; подвижные части конвейеров, грузоподъемных машин; перемещаемые товары, тара; неустойчиво уложенные штабели складируемых товаров; пониженная температура поверхностей продуктов; пониженная температура воздуха рабочей зоны при производстве работ на улице в холодное время года и в охлаждаемых камерах; повышенная подвижность воздуха; повышенное значение напряжения в электрической цепи; повышенный уровень статического электричества; острые кромки, заусенцы и неровности поверхностей оборудования, инструмента, инвентаря, товаров и тары; химические факторы; физические перегрузки.

1.4. В соответствии с действующим законодательством грузчика необходимо обеспечить специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, предусмотренными типовыми отраслевыми нормами.

1.5. Грузчик должен извещать своего непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого заболевания.

1.6. Грузчику при работе с пищевыми продуктами следует:

оставлять верхнюю одежду, обувь, головной убор, личные вещи в гардеробной;

перед началом работы надевать чистую санитарную одежду, менять ее по мере загрязнения;

мыть руки с мылом перед приемом пищи, после посещения туалета, а также после соприкосновения с загрязненными предметами;

не допускать приема пищи в подсобных и складских помещениях.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Застегнуть специальную (санитарную) одежду на все пуговицы (завязать завязки), не допуская свисающих концов одежды, убрать волосы под головной убор.

Не закалывать одежду булавками, иголками, не держать в карманах одежды острые, бьющиеся предметы.

2.2. Подготовить рабочую зону для безопасной работы:

проверить, чтобы на путях транспортирования грузов полы и платформы не были мокрыми и скользкими, не имели щелей, выбоин, набитых планок, торчащих гвоздей, открытых неогражденных люков, колодцев, а проходы и проезды не имели ям и рытвин;

убедиться в наличии предохранительных скоб у тележек для перемещения бочек, бидонов, тележек-медведок и др.;

освободить пути перемещения груза и место его укладки от посторонних предметов; уложить на пути перемещения груза твердое покрытие или настилы шириной не менее 1,5 м при перемещении груза через рельсовые пути (на уровне головки рельса), по мягкому или неровному грунту, в других аналогичных ситуациях;

проверить достаточность освещенности проходов и мест складирования; при необходимости потребовать освещения мест погрузки, выгрузки и перемещения грузов;

обозначить на площадке для укладки грузов границы штабелей, проходов и проездов между ними;

в холодное время года очистить от снега проходы, проезды и погрузочно-разгрузочные площадки; при обледенении посыпать их песком, шлаком или другим противоскользящим материалом;

убедиться в отсутствии посторонних лиц в местах производства погрузочно-разгрузочных работ и в зонах работы грузоподъемных машин, а также в местах возможного обрушения и падения грузов.

2.3. Проверить исправность подъемно-уравнительных площадок, привода подъема, вилочных захватов (платформы) у гидравлических ручных тележек, другого оборудования.

2.4. До выезда на рампу или эстакаду колесного транспорта и начала производства погрузочно-разгрузочных работ проверить наличие и исправность колесоотбойных устройств.

2.5. Перед началом работы конвейера проверить:

степень натяжения ленты и, при необходимости, произвести ее натяжение;

надежность крепления ограждений приводных и натяжных устройств;

надежность закрытия движущихся частей (муфт, роликов), наличие смазки в подшипниках;

наличие и исправность запорных приспособлений, пусковых устройств, защитного заземления рамы конвейера;

наличие и исправность ограничительных упоров и приспособлений для снижения скорости движения груза (у неприводного конвейера).

2.6. На холостом ходу проверить работу кнопок управления приводным конвейером, особенно аварийных кнопок «стоп» в головной, хвостовой частях и на всем протяжении конвейера.

2.7. Включить (при наличии) светозвуковую сигнализацию и убедиться в ее исправности.

2.8. Перед производством работ на электротали (тельфере) проверить:

исправность грузозахватных приспособлений и наличие на них клейм или бирок с указанием номера, грузоподъемности и даты испытания;

стропы, изготовленные из стальных канатов, на отсутствие обрыва прядей, коррозии, износа, обрыва отдельных проволок сверх допустимых пределов;

цепные стропы на отсутствие вытяжки, износа или трещин;

наличие и надежность заземления кнопочного аппарата управления;

отсутствие заедания кнопок управления в гнездах; состояние стального каната и правильность его намотки на барабане;

состояние крюка (отсутствие трещин и разогнутости, наличие шплинтовки гайки и легкость проворачивания крюка в крюковой подвеске), после чего включить электрический рубильник и проверить работу тормоза контрольным грузом или грузом, близким к грузоподъемности данной машины, путем подъема его на высоту 200 — 300 мм с последующей выдержкой в таком положении в течение 10 минут;

работу ограничителя высоты подъема крюка, исправность действия тормозов каретки.

2.9. О выявленных неисправностях конвейера, грузоподъемной машины или грузозахватного приспособления, а также истечении сроков их очередных испытаний сообщить непосредственному руководителю или работнику, ответственному за безопасную эксплуатацию грузоподъемных машин, и приступить к работе только после устранения неисправностей.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Выполнять только ту работу, по которой прошел обучение, инструктаж по охране труда и к которой допущен работником, ответственным за безопасное выполнение работ.

3.2. Не поручать свою работу необученным и посторонним лицам.

3.3. Применять необходимые для безопасной работы исправное оборудование, инструмент, приспособления, использовать их только для тех работ, для которых они предназначены.

3.4. Соблюдать правила перемещения в помещении и на территории организации, пользоваться только установленными проходами.

3.5. Не загромождать проходы и проезды, проходы между оборудованием, стеллажами, штабелями, проходы к пультам управления, рубильникам, пути эвакуации и другие проходы порожней тарой, инвентарем, грузами.

3.6. Применять средства защиты рук при переноске грузов в жесткой таре, пищевого льда, замороженных продуктов.

3.7. Во избежание травмирования торчащие гвозди и концы железной обвязки жесткой тары следует забить, убрать заподлицо.

3.8. Использовать для вскрытия тары специально предназначенный инструмент (гвоздодеры, клещи, сбойники и т.п.). Не производить эти работы случайными предметами или инструментом с заусенцами.

Перед применением ручного инструмента (молотка, гвоздодера, клещей и т.д.) убедиться в том, что инструмент исправный, сухой и чистый (боек молотка надежно насажен на гладкую без заусенцев рукоятку, рабочая часть инструмента не имеет сколов, трещин, заусенцев и выбоин, а поверхности металлических ручек клещей гладкие, без вмятин, зазубин и заусенцев).

3.9. Деревянные бочки вскрывать путем снятия упорного (верхнего) обруча и последующего освобождения остова от шейного (второго) обруча с одной стороны бочки. При снятии обруча использовать специальную набойку и молоток. Слегка ударяя молотком по клепкам (вверх), освободить дно и вынуть его с помощью стального клепа. Не извлекать дно бочки ударами молотка или топора.

3.10. При вскрытии металлических бочек, имеющих пробки, применять гаечный ключ. Не отвинчивать пробку ударами молотка.

3.11. Своевременно убирать с пола рассыпанные (пролитые) товары (жиры, краски и др.), бой стеклянной посуды.

3.12. При выполнении работ на высоте не допускается работа на неогражденных эстакадах, площадках, на неисправных или не испытанных в установленном порядке приставных лестницах и стремянках.

3.13. Перемещать тележки, передвижные стеллажи, контейнеры плавно, без рывков, толчков и в направлении «от себя». При сопровождении тележки с грузом не допускается нахождение сбоку от тележки. При перемещении груза вниз по наклонной плоскости следует находиться сзади тележки, не сопровождать одному спускаемую тележку с грузом во избежание ее самопроизвольного скольжения.

3.14. Не использовать для сидения случайные предметы (ящики, бочки и т.п.), оборудование.

3.15. Переносить товары только в исправной таре. Не загружать тару более номинальной массы брутто.

3.16. Не превышать нормы переноски тяжестей.

3.17. При переноске груза выбирать свободный, ровный и наиболее короткий путь, не ходить по уложенным грузам, не перегонять впереди идущих грузчиков (особенно в узких и тесных местах).

3.18. При одновременной работе нескольких человек каждому из них следует следить за тем, чтобы не травмировать друг друга инструментом или переносимым грузом.

3.19. Переносить грузы на носилках по горизонтальному пути на расстояние не более 80 м. Опрокидывать и опускать носилки по команде работника, идущего сзади.

3.20. При переноске длинномерных грузов всем работникам следует находиться по одну сторону переносимого груза и работать в наплечниках.

3.21. Перемещение, погрузку и выгрузку груза производить с учетом его категории и степени опасности.

3.22. При установке груза неправильной формы и сложной конфигурации на транспортное средство следует располагать его таким образом, чтобы центр тяжести занимал самое низкое положение.

3.23. При перемещении тяжеловесных, крупногабаритных грузов вручную следует:

применять прочные, ровные, одинакового диаметра и достаточной длины катки, концы которых не должны выступать из-под перемещаемого груза более чем на 30 — 40 см;

катки укладывать параллельно и во время передвижения груза следить, чтобы они не поворачивались относительно направления движения груза;

для подведения катков под груз пользоваться ломами или реечными домкратами; брать каток для перекладывания только тогда, когда он полностью освободится из-под груза; поправлять каток следует ломом или ударами кувалды;

во время перемещения остерегаться вылетающих из-под груза катков или случайного срыва груза.

3.24. При перемещении катно-бочковых грузов по горизонтальной поверхности соблюдать следующие требования:

при перекатывании бочек, рулонов, барабанов и других подобных грузов находиться за перемещаемым грузом и контролировать скорость его перемещения;

не перекатывать грузы, толкая их за края, во избежание ушиба рук о другие предметы, находящиеся на пути перекатывания груза;

не переносить катно-бочковые грузы на спине независимо от их массы.

3.25. Если пол кладовой (склада) расположен ниже уровня кузова автомобиля, погрузка катно-бочковых грузов вручную на машину допускается по слегам или покатам двумя грузчиками.

При перемещении груза по наклонной плоскости вниз следует применять задерживающие приспособления (веревки, канаты, тросы и т.п.). При этом не допускается находиться перед скатываемым грузом, перемещать груз быстрее скорости движения грузчика.

При массе одного места более 80 кг следует применять прочные канаты или средства механизации.

Работы с канатами и грузовыми устройствами выполнять в рукавицах.

3.26. Погрузочно-разгрузочные работы с опасными грузами производить после целевого инструктажа.

3.27. При выполнении работ по перемещению сжатых и сжиженных газов в баллонах, опасных и вредных веществ следует:

перемещать баллоны с надетыми предохранительными колпаками, закрывающими вентили, используя специальные тележки. Не переносить баллоны на руках;

переносить баллоны по лестнице, используя носилки, имеющие затягивающий ремень;

бутыли с кислотой установить в корзину и после предварительного осмотра и проверки состояния ручек и дна корзины переносить за ручки не менее чем двум грузчикам. Если корзина повреждена, ее следует поместить в специальный железный ящик и в нем производить транспортировку. Не допускается переносить бутыли с кислотой или щелочью на спине, плече и перед собой, при перемещении соблюдать осторожность, предупреждать толчки и удары;

обращаться осторожно с порожней тарой из-под кислот, не наклонять порожние бутыли.

3.28. Не допускается выполнять работы с опасными грузами при обнаружении неисправности тары, несоответствия тары требованиям нормативно-технической документации, а также при отсутствии маркировки и предупредительных надписей на таре.

3.29. Перед укладкой товаров на стеллажи очистить ячейки от грязи, остатков упаковки и консервации. Не перегружать стеллажи, не укладывать грузы на неисправные стеллажи. Не допускать свисания груза со стеллажа.

3.30. Перед загрузкой контейнера проверить его исправность, а после окончания загрузки — плотность закрытия дверей.

При открывании дверей контейнера, во избежание травмирования ног из-за возможного выпадения отдельных мест груза, следует находиться сбоку.

3.31. При выполнении погрузочно-разгрузочных работ и укладке груза на автомобиль следует:

при подаче автомобиля к месту погрузки (выгрузки) отойти в безопасное место;

подложить под колеса стоящего автомобиля специальные упоры (башмаки). Автомобиль, поставленный под погрузку (выгрузку), необходимо надежно затормозить стояночным тормозом;

во время выгрузки автомобиля-самосвала не находиться в его кузове или на подножке;

перед открыванием бортов автомобиля убедиться в безопасном расположении груза в кузове;

открывать и закрывать борта под контролем водителя автомобиля. Открывать борт следует одновременно двум грузчикам, находящимся по разные стороны открываемого борта;

выгрузку грузов, которые разрешается сбрасывать, производить на эстакаде, огражденной с боков предохранительными брусьями;

при разгрузке тяжеловесных длинномерных грузов применять страховку груза канатами и соблюдать меры личной безопасности;

бревна и пиломатериалы не грузить выше стоек, а также не размещать длинномерный груз по диагонали в кузове, оставляя выступающие за боковые габариты автомобиля концы, и не загораживать грузом двери кабины водителя;

при перевозке грузов (доски, бревна) длиной более 6 м надежно крепить их к прицепу, при одновременной перевозке длинномерных грузов разной длины более короткие располагать сверху;

при погрузке навалом груз располагать равномерно по всей площади кузова, при этом он не должен возвышаться над бортами;

ящики, бочки и другой штучный груз укладывать плотно, без промежутков, чтобы при движении он не мог перемещаться по кузову. Бочки с жидким грузом устанавливать пробкой вверх. Каждый ряд бочек следует устанавливать на прокладках из досок и все крайние ряды подклинить;

стеклянную тару с жидкостями устанавливать пробкой вверх в специальной упаковке, каждое место груза в отдельности должно быть хорошо укреплено в кузове, чтобы во время движения груз не мог переместиться или опрокинуться. Стеклянная тара с агрессивной жидкостью должна находиться в деревянных обрешетках или плетеных корзинах с перекладкой соломой или стружкой;

штучные грузы, возвышающиеся над бортом кузова, увязывать прочными канатами (увязка грузов металлическими канатами или проволокой не допускается). Высота груза не должна превышать высоты проездов под мостами и путепроводами, а общая высота от поверхности дороги до высшей точки груза не должна быть более 3,8 м.

3.32. Прекратить работы:

при обнаружении несоответствия тары установленным требованиям, а также отсутствии на ней четкой маркировки или ярлыков;

при возникновении опасных и вредных производственных факторов вследствие воздействия метеоусловий на физико-химический состав груза (если не приняты меры по созданию безопасных условий производства работ).

3.33. При штабелировании стройматериалов:

штучный камень укладывать на высоту не более 1,5 м (во избежание самообрушения);

кирпич укладывать на ровной поверхности не более чем в 25 рядов;

высота штабеля пиломатериалов при рядовой укладке не должна превышать половины ширины штабеля, а при укладке в клетки должна быть не более ширины штабеля;

штабелям из песка, гравия, щебня и других сыпучих материалов придавать естественный угол откоса или ограждать их прочными подпорными стенками;

ящики со стеклом укладывать в один ряд по высоте. При укладывании и съеме ящиков со стеклом грузчикам следует находиться с торцевой стороны ящика.

3.34. Дештабелирование грузов производить только сверху и равномерно по всей длине.

3.35. При взятии сыпучих грузов из штабеля не допускать образования подкопа. Сыпучие пылящие грузы (цемент, алебастр и др.) выгружать в лари и другие закрытые емкости, предохраняющие их от распыления. Грузить и выгружать навалом известь и другие едкие пылящие вещества только механизированным способом, исключающим загрязнение воздуха рабочей зоны.

3.36. Для предотвращения аварийных ситуаций необходимо знать и применять условные сигналы при погрузке и выгрузке грузов подъемно-транспортными механизмами; при загрузке (выгрузке) продуктов из холодильных камер, не открывающихся изнутри, соблюдать меры предосторожности, исключающие возможность случайной изоляции в них работников.

3.37. Не допускается:

находиться и производить работы под поднятым грузом, на путях движения транспорта;

разгружать груз в места, для этого не приспособленные (на временные перекрытия, непосредственно на трубы паро- и газопроводов, электрические кабели, вплотную к заборам и стенам различных сооружений и устройств).

3.38. Во время работы с использованием подъемно-транспортного оборудования:

соблюдать требования безопасности, изложенные в эксплуатационной документации заводов — изготовителей оборудования;

предупреждать о предстоящем пуске оборудования работников, находящихся рядом;

включать и выключать оборудование сухими руками и только при помощи кнопок «пуск» и «стоп»;

не прикасаться к открытым и неогражденным токоведущим частям оборудования, оголенным и с поврежденной изоляцией проводам;

не перегружать применяемое оборудование;

осматривать, регулировать, извлекать застрявшие предметы, товары, очищать использованное оборудование следует только после того, как оно остановлено с помощью кнопки «стоп», отключено от источника питания, на пусковом устройстве вывешен плакат «Не включать! Работают люди!», и после полной остановки вращающихся и подвижных частей, имеющих опасный инерционный ход.

3.39. При эксплуатации подъемно-транспортного оборудования не допускается:

поправлять ремни, цепи привода, снимать и устанавливать ограждения во время работы оборудования;

превышать допустимые скорости работы оборудования;

оставлять без надзора работающее оборудование, допускать к его эксплуатации необученных и посторонних лиц.

При наличии напряжения (бьет током) на корпусе оборудования, раме или кожухе пускорегулирующей аппаратуры, возникновении постороннего шума, появлении запаха горящей изоляции, самопроизвольной остановке или неправильном действии механизмов и элементов оборудования работу на оборудовании прекратить, выключить кнопкой «стоп» (выключателем) и отсоединить его от электросети с помощью рубильника или другого отключающего устройства, сообщить об этом непосредственному руководителю и до устранения неисправности не включать.

3.40. При эксплуатации ручных тележек не превышать установленную грузоподъемность и разрешенную скорость перемещения в помещении склада.

Высота уложенного на тележку груза не должна превышать уровня глаз грузчика.

3.41. Убедиться в устойчивом положении груза на вилочном захвате или платформе транспортной тележки с механическим или гидравлическим рычажным приводом подъема перед началом подъема груза на нужную высоту.

Перевозимый груз размещать равномерно по всей площади платформы или симметрично относительно левой и правой сторон вилочного захвата, не допускать выступание груза за габариты платформы.

3.42. При эксплуатации конвейера:

соблюдать установленные (шириной не менее 1 м) проходы по обе стороны конвейера;

устанавливать наклонный конвейер под углом, не превышающим 30°;

запускать конвейер в незагруженном состоянии; загружать грузонесущий орган конвейера равномерно, масса транспортируемого груза не должна превышать допустимых нагрузок;

укладывать груз устойчиво, симметрично относительно продольной оси конвейера. Груз, уложенный на конвейер, не должен выступать за его габариты. Если размеры груза меньше расстояния между тремя роликами, его следует размещать на поддоне;

подачу и снятие груза производить со специальных подающих и приемных устройств.

3.43. Во время работы приводного конвейера не допускается:

устранять пробуксовку ленты на барабане путем подсыпания в зону между лентой и барабаном песка, земли, других сыпучих материалов или путем набрасывания каких-либо предметов на приводной барабан; при пробуксовке или перекосе ленты конвейера работа должна быть прекращена;

руками очищать ленту, помогать ее движению;

очищать поддерживающие ролики, барабаны приводных, натяжных и концевых станций, убирать просыпь товаров из-под конвейера;

переходить через движущуюся ленту;

проворачивать остановившиеся ролики, поправлять груз вручную;

работать без приемного и подающего столиков;

переставлять поддерживающие ролики, натягивать и выравнивать ленту конвейера вручную.

3.44. Запрещается запускать в работу ленточный конвейер при загроможденности проходов, а также при отсутствии или неисправности: ограждений приводных, натяжных и концевых барабанов; тросового выключателя; заземления оборудования, брони кабелей или рамы конвейера.

3.45. Перед началом работы на рольганговых столах проверить надежность боковых ограждений.

3.46. При эксплуатации электротали (тельфера):

поднимать и перемещать груз, вес которого не превышает грузоподъемности тали;

следить за надежностью обвязки и крепления груза грузозахватными приспособлениями (крюками, стропами, захватами) во избежание падения груза или его отдельных частей;

следить, чтобы цепи (канаты) при накладывании их на поднимаемый груз не были перекручены;

перемещать груз в горизонтальном направлении не менее чем на 0,5 м выше встречающихся на пути предметов;

во время перемещения груза находиться от него на безопасном расстоянии;

для обвязки груза применять стропы, соответствующие массе поднимаемого груза;

при перемещении грузов в таре не загружать ее выше бортов;

перед началом перемещения грузов в специальной таре проверять ее исправность, маркировку (номер, грузоподъемность, собственную массу);

при подъеме и перемещении длинномерных грузов применять специальные оттяжки (крючья и т.п.);

поднимать и перемещать грузы плавно, без рывков и раскачивания;

перед опусканием груза осмотреть место, на которое будет поставлен груз, и убедиться в невозможности падения, опрокидывания или сползания груза после его установки;

выключать главный рубильник при перерыве в работе и по ее окончании.

3.47. Во время работы с использованием электротали не допускается:

подтаскивать груз по полу с помощью грузозахватных приспособлений при косом натяжении каната;

останавливать подъем груза доведением обоймы до концевого выключателя;

поднимать грузы, находящиеся в неустойчивом положении;

отрывать крюком примерзший или закрепленный груз;

выравнивать груз массой своего тела;

перемещать груз над людьми;

проходить по загроможденным проходам при перемещении груза;

оставлять груз и грузозахватные приспособления в поднятом положении при перерыве в работе;

постоянно пользоваться концевым выключателем как автоматическим остановом.

3.48. Не допускается производство погрузочно-разгрузочных работ на пути движения железнодорожного, автомобильного транспорта, в местах переходов и переездов.

3.49. Во время маневрирования железнодорожного состава, при подаче вагонов к месту разгрузки (погрузки) запрещается:

ездить на буферах, подножках головных автосцепок;

стоять на краю рампы, а также между рампой и движущимся вагоном;

переходить пути под вагонами, стоящими под погрузкой (выгрузкой).

3.50. Перед началом производства погрузочно-разгрузочных работ необходимо надежно затормозить вагон при помощи тормозных башмаков, подложенных под колеса с двух сторон.

3.51. Перед открытием дверей крытых вагонов следует убедиться в исправности их закрепления.

3.52. При открывании дверей крытых выгонов следует находиться сбоку и открывать дверь на себя, держась за ее поручни.

Запрещается, открывая дверь, упираться в кронштейн и налегать на дверь во избежание падения из-за потери равновесия, а также открывать двери крытых вагонов на эстакадах, не имеющих ходовых настилов.

При закрытии двери крытого вагона следует находиться сбоку от нее и двигать дверь за поручни от себя.

3.53. Перед разгрузкой вагона осмотреть состояние мостика и сходней и убедиться в их прочности и исправности.

3.54. При разгрузке вагонов разбирать груз уступами так, чтобы предупредить возможность падения отдельных мест груза (ящика, короба и т.п.).

3.55. При открывании борта железнодорожной платформы во избежание удара падающим бортом следует находиться со стороны торцов борта.

При закрытии борта платформы работникам следует находиться со стороны торцов борта и поднять сначала торцевой борт, а после того, как поднятый борт будет удерживать работник, находящийся на платформе, остальные работники поочередно начинают подъем продольных бортов. Во время этих операций не допускается нахождение напротив бортов платформы.

При закрытии борта платформы снять с вагона всю увязочную проволоку.

Открывать и закрывать неисправные борта платформы следует только под руководством бригадира или мастера.

3.56. При открытии люка полувагона следует находиться сбоку от люка, стоять напротив открываемого люка не допускается.

Открывать люк необходимо двум работникам.

Открывать люки из-под вагона не допускается.

При открывании люка не допускается нахождение людей в вагоне.

Закрытие люков следует производить двум работникам с применением специальных ломиков.

3.57. Разгрузку платформы с пиломатериалами, находящимися в устойчивом положении, производить в следующем порядке:

срезать всю увязку;

уложить слеги;

удалить стойки со стороны фронта выгрузки;

произвести разгрузку по слегам.

При неустойчивом положении пиломатериалов с особой осторожностью произвести разгрузку платформы в следующем порядке:

крайние стойки подпереть рычагами;

срезать всю увязку;

уложить слеги;

удалить средние стойки со стороны выгрузки;

срезать крайние стойки на высоте около 0,5 м от пола платформы;

произвести разгрузку всех рядов пиломатериалов до уровня срезанных стоек.

Разгрузку следует производить рядами по горизонтали во избежание обвала пиломатериалов.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. При поломке оборудования, угрожающей аварией на рабочем месте, прекратить его эксплуатацию, а также подачу к нему электроэнергии, груза, товара и т.п. Доложить о принятых мерах непосредственному руководителю (работнику, ответственному за безопасную эксплуатацию оборудования) и действовать в соответствии с полученными указаниями.

4.2. В аварийной обстановке оповестить об опасности работников, находящихся рядом, доложить непосредственному руководителю о случившемся и действовать в соответствии с планом ликвидации аварий.

4.3. Если в процессе работы произошло загрязнение места разгрузки жирами или просыпанными порошкообразными веществами (мукой, цементом и т.п.), работу прекратить до удаления загрязняющих веществ.

4.4. Пролитый жир удалить с помощью ветоши или других жиропоглощающих материалов. Загрязненное место промыть нагретым (не более чем до 50 °C) раствором кальцинированной соды и вытереть насухо.

4.5. Для удаления большого количества просыпанных пылящих порошкообразных веществ надеть очки и респиратор.

4.6. Пострадавшему при травмировании, отравлении и внезапном заболевании необходимо оказать первую (доврачебную) помощь и, при необходимости, организовать его доставку в учреждение здравоохранения.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. Выключить применяемое оборудование кнопкой «стоп» и отсоединить от электрической сети с помощью рубильника или другого отключающего устройства, предотвращающего случайный пуск. На пусковом устройстве вывесить плакат «Не включать! Работают люди!».

5.2. Освободить конвейер от груза и очистить от загрязнений. Очистку конвейера производить щеткой, сухой ветошью и т.п. только после полной остановки движущихся частей. Закрыть запорное приспособление пускового устройства. Наклонный конвейер опустить в крайнее нижнее положение.

5.3. Убрать съемные грузозахватные приспособления, инвентарь в отведенные места хранения. Грузовую тележку установить на ровную поверхность, раму гидравлической тележки необходимо опустить в нижнее положение.

5.4. Не допускается уборка мусора и отходов непосредственно руками. Для этих целей необходимо использовать щетки, совки и другие приспособления.

5.5. Вымыть руки теплой водой с мылом, по возможности, принять душ.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ПРИ КИСЛОРОДНОЙ РЕЗКЕ

1. Общие требования охраны труда

1.1. К выполнению работ по кислородной резке (газорезчики) допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие медицинское освидетельствование, соответствующее обучение и инструктаж, проверку знаний требований охраны труда и имеющие практические навыки по обслуживанию оборудования.

1.2. Повторный инструктаж и проверка знаний по охране труда и производственной санитарии должны проводиться не реже одного раза в 3 мес. с отметкой в специальном журнале и в личной карточке сварщика. Работнику необходимо уметь оказывать первую помощь при острых отравлениях, ожогах кожи и слизистых оболочек, поражениях электрическим током.

1.3. Работники должны проходить периодические медицинские осмотры в установленном порядке.

1.4. Работники, переведенные из одного цеха в другой, могут быть допущены к работе после получения вводного инструктажа по охране труда и проверки знаний настоящей Инструкции.

1.5. При газовой резке образуются опасные и вредные факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на работников.

К вредным производственным факторам при газовой резке относятся:

твердые и газообразные токсичные вещества в составе сварочного аэрозоля;

интенсивное тепловое (инфракрасное) излучение свариваемых деталей и сварочной ванны;

искры, брызги, выбросы расплавленного металла и шлака;

высокочастотный шум;

статическая нагрузка и др.

1.6. При выполнении работ по кислородной резке необходимо следить за исправностью аппаратуры, рукавов, редукторов и баллонов.

1.7. Не допускается совместное хранение баллонов с горючим газом и кислородом.

1.8. При выполнении работ по кислородной резке газорезчики должны обеспечиваться средствами индивидуальной защиты (СИЗ) и спецодеждой.

1.9. Защитные средства, выдаваемые в индивидуальном порядке, должны находиться во время работы у газорезчика или на его рабочем месте. На каждом рабочем месте необходимо иметь инструкции по обращению с защитными средствами с учетом конкретных условий их применения.

1.10. Средства индивидуальной защиты органов дыхания (СИЗОД) применяются, когда средствами вентиляции не обеспечивается требуемая чистота воздуха рабочей зоны.

1.11. Применение СИЗОД следует сочетать с другими СИЗ (щитки, каски, очки, изолирующая спецодежда и т.д.) удобными для работника способами.

1.12. При кислородной резке для защиты глаз от излучения, искр и брызг расплавленного металла и пыли следует применять защитные очки типа ЗП и ЗН.

1.13. При кислородной резке газорезчики обеспечиваются защитными очками закрытого типа со стеклами марки ТС-2, имеющими плотность светофильтров ГС-3 при резаках с расходом ацетилена до 750 л/ч, ГС-7 — до 2500 л/ч и ГС-12 — свыше 2500 л/ч.

Вспомогательным рабочим, работающим непосредственно с резчиком, рекомендуется пользоваться защитными очками со стеклами марки СС-14 со светофильтрами П-1800.

1.14. Спецодежда должна быть удобной, не стеснять движения работника, не вызывать неприятных ощущений, защищать от искр и брызг расплавленного металла свариваемого изделия, влаги, производственных загрязнений, механических повреждений, отвечать санитарно-гигиеническим требованиям и условиям труда.

1.15. Для защиты рук при резке газорезчики обеспечиваются рукавицами, рукавицами с крагами или перчатками, изготовленными из искростойкого материала с низкой электропроводностью.

1.16. При питании газорезной аппаратуры от единичных баллонов между баллонными редукторами и резаком следует устанавливать предохранительное устройство.

1.17. При централизованном питании стационарных рабочих мест (постов) пользование горючими газами от газопровода разрешается только через предохранительное устройство для защиты газопровода от проникновения обратного удара пламени.

1.18. При работе резаков на жидком горючем необходимо устанавливать защитное устройство, предохраняющее кислородный рукав от проникновения обратного удара пламени.

1.19. Запрещается использовать сжиженные газы при работах, выполняемых в подвальных помещениях.

1.20. При производстве резки в труднодоступных местах и замкнутых пространствах необходимо организовать контрольный пост для наблюдения за работающими.

1.21. При работе в замкнутых пространствах запрещается:

применять аппаратуру, работающую на жидком горючем;

оставлять без присмотра резаки и рукава во время перерыва или после окончания работы.

1.22. Газопламенные работы следует производить на расстоянии не менее 10 м от переносных генераторов, 1,5 м от газопроводов, 3 м от газоразборных постов при ручных работах. Указанные расстояния относятся к газопламенным работам, когда пламя и искры направлены в сторону, противоположную источникам питания газами. В случае направления пламени и искры в сторону источников питания газами следует принять меры по защите их от искр или воздействия тепла пламени путем установки металлических ширм.

1.23. При резке жидким горючим бачок с керосином следует располагать на расстоянии не ближе 5 м от баллонов с кислородом и от источника открытого огня и не ближе 3 м от рабочего места резчика.

1.24. При резке вблизи токоведущих устройств места работы следует ограждать щитами, исключающими случайное прикосновение к токоведущим частям баллона и рукавов. На ограждениях необходимо сделать надписи, предупреждающие об опасности.

1.25. Металл, поступающий на резку, необходимо очистить от краски (особенно на свинцовой основе), масла, окалины, грязи для предотвращения разбрызгивания металла и загрязнения воздуха испарением и газами.

1.26. При проведении работ по кислородной резке в специально отведенном месте необходимо разместить средства для оказания первой медицинской помощи: стерильный перевязочный материал, кровоостанавливающий жгут, лейкопластырь, бинты, настойка йода, нашатырный спирт, спринцовка для промывания, мазь от ожогов.

1.27. Работники несут ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции в соответствии с действующим законодательством.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Осмотреть, привести в порядок и надеть спецодежду и спецобувь.

2.2. Проверить исправность и комплектность СИЗ.

2.3. Осмотреть рабочее место, убрать с него все, что может мешать работе, освободить проходы и не загромождать их.

2.4. Приготовить мыльный раствор для проверки герметичности соединений аппаратуры.

2.5. Проверить исправность рукавов, инструмента присоединений, манометров, редукторов, наличие подсоса в аппаратуре.

Неисправную аппаратуру заменить на исправную, тщательно прочистить мундштуки, проверить крепления баллонов с газом.

2.6. Проверить состояние водяного предохранительного затвора, в случае необходимости долить воду в затвор до контрольного уровня.

2.7. Проверить герметичность всех разъемных и паяных соединений аппаратуры.

2.8. Осмотреть первичные средства пожаротушения и убедиться в их исправности.

2.9. Проверить работу вентиляции.

2.10. Проверить исправность освещения.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Работы по кислородной резке следует выполнять только в спецодежде и с применением СИЗ.

3.2. Перед началом работы необходимо проверить:

герметичность и прочность присоединения газовых рукавов к резаку и редукторам;

герметичность всех соединений в затворе и герметичность присоединения рукава к затвору;

правильность подводки кислорода и горючего газа к резаку.

3.3. После снятия колпака и заглушки с баллонов необходимо проверить исправность резьбы штуцера и вентиля и убедиться в отсутствии на штуцере кислородного баллона видимых следов масла и жиров.

3.4. Перед присоединением редуктора к кислородному баллону необходимо:

осмотреть входной штуцер и накидную гайку редуктора и убедиться в исправности резьбы, в отсутствии следов масел и жира, а также в наличии и исправности уплотняющей прокладки и фильтра на входном штуцере редуктора;

произвести продувку штуцера баллона плавным открыванием вентиля для удаления посторонних частиц; при этом необходимо стоять в стороне от направления струи газа.

3.5. Присоединение кислородного редуктора к баллону необходимо производить специальным ключом. Не допускается подтягивание накидной гайки редуктора при открытом вентиле баллона.

3.6. Открытие вентиля ацетиленового баллона необходимо производить специальным торцевым ключом из неискрящего материала. В процессе работы этот ключ следует разместить на шпинделе вентиля. Не допускается для этой цели использовать обычные самодельные ключи.

3.7. Резаки следует эксплуатировать при соблюдении следующих мер безопасности:

при зажигании горючей смеси на резаке следует первым открыть вентиль кислорода, затем вентиль горючего газа и поджечь горючую смесь; перекрытие газов производить в обратном порядке;

процесс резки следует прекратить при невозможности регулировки состава пламени по горючему газу, при нагреве горелки или резака и после обратного удара пламени.

3.8. До подсоединения редуктора к вентилю баллона необходимо проверить:

наличие пломб или других отметок (краской) на предохранительном клапане, свидетельствующих о том, что заводская (или после ремонта) регулировка не нарушена;

исправность манометра и срок его проверки;

состояние резьбы штуцеров;

отсутствие масла и жира на поверхности прокладок и присоединительных узлов кислородных редукторов;

наличие прокладок на входном штуцере редуктора, а в ацетиленовых — наличие прокладки в вентиле;

наличие фильтров во входных штуцерах.

3.9. Рукава следует применять в соответствии с их назначением. Не допускается использование кислородных рукавов для подачи ацетилена и наоборот.

3.10. При использовании ручной аппаратуры запрещается присоединение к рукавам вилок, тройников и т.д. для питания нескольких резаков.

3.11. Длина рукавов для кислородной резки, как правило, не должна превышать 30 м.

В монтажных условиях допускается применение рукавов длиной до 40 м.

3.12. Закрепление рукавов на присоединительных ниппелях аппаратуры должно быть надежным; для этой цели следует применять специальные хомутики. Допускается обвязывать рукава мягкой отожженной (вязальной) проволокой не менее чем в двух местах по длине ниппеля. Места присоединения рукавов необходимо тщательно проверять на плотность перед началом и во время работы.

3.13. Газорезчикам запрещается производить ремонт горелок, резаков и другой аппаратуры на своем рабочем месте.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. Запрещается работать с резаком, у которого отсутствует разрежение. При отсутствии или недостаточном подсосе необходимо подтянуть накидную гайку, прочистить и продуть сопло инжектора, мундштука и смесительную камеру или отвернуть инжектор на пол-оборота.

4.2. В случае утечки горючего газа работы с огнем должны быть немедленно прекращены. Возобновление работы возможно только после устранения утечки, проверки оборудования на газонепроницаемость и вентилирования помещения.

4.3. При пропуске газа через сальниковые гайки вентилей следует заменить резиновые кольца и смазать их.

4.4. Если происходит истечение газа при закрытых усилием руки вентилях, резак следует сдать в ремонт (негерметичность уплотнения отверстия в корпусе резака).

4.5. При отсутствии уплотнения инжектора или налипших брызгах при регулировке мощности и состава пламени или при его гашении происходят хлопки. Необходимо прочистить инжектор и мелкой наждачной шкуркой снять заусенцы и налипший металл с внутренней и наружной поверхности мундштука.

4.6. При возникновении обратного удара пламени необходимо немедленно закрыть вентили: сначала горючего газа, затем кислородный на резаке, вентиль баллона и защитного затвора.

4.7. После каждого обратного удара следует охладить резак в чистой воде до температуры окружающего воздуха, проверить предохранительное устройство, рукава, продуть их и, при необходимости, заменить.

4.8. Охладить корпус сухого затвора, если он разогрелся.

4.9. После обратного удара необходимо подтянуть мундштук и накидную гайку; очистить мундштук от нагара и брызг.

4.10. При несчастном случае следует немедленно прекратить работу, известить об этом руководителя работ и обратиться за медицинской помощью.

4.11. В случае возникновения пожара (взрыв баллона, обратный удар и т.п.) следует вызвать пожарную команду, сообщить руководителю работ и принять меры по ликвидации очага загорания.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. После прекращения работы необходимо закрыть вентили всех баллонов, выпустить газы из всех коммуникаций и освободить нажимные пружины всех редукторов; в конце рабочего дня отключить баллоны от коммуникаций, ведущих внутрь помещений, а с баллонов, используемых на открытом воздухе, снять всю аппаратуру.

5.2. Отсоединить рукава и сдать их вместе с резаками в кладовую.

5.3. При прекращении работы с жидким горючим выпустить воздух из бачка с горючим до того, как будет погашено пламя резака.

5.4. По окончании работы керосинорез следует укладывать или подвешивать головой вниз, чтобы жидкое горючее не попало в кислородную линию.

5.5. Произвести уборку рабочего места.

5.6. Снять и привести в порядок спецодежду и СИЗ.

5.7. Вымыть руки и лицо с мылом или принять душ.

5.8. Доложить мастеру об окончании работ и покинуть свое рабочее место только с его разрешения.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ ПЕРЕНОСНЫХ АЦЕТИЛЕНОВЫХ ГЕНЕРАТОРОВ

1. Общие требования охраны труда

1.1. Настоящая Инструкция распространяется на работников (сварщиков), выполняющих работы по обслуживанию переносных ацетиленовых генераторов, предназначенных для получения газообразного ацетилена из карбида кальция и воды для питания ацетиленом аппаратуры газопламенной обработки металлов.

1.2. К работе по обслуживанию переносного генератора допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие медицинский осмотр и техническое обучение по данной специальности, сдавшие экзамен и имеющие удостоверение на право работ по обслуживанию переносных ацетиленовых генераторов.

1.3. Допуск к работе сварщика оформляется приказом по предприятию после проведения вводного инструктажа и выдачи удостоверения о проверке знаний по охране труда.

1.4. Все работы после первичного инструктажа на рабочем месте и проверки знаний в течение 2 — 5 смен (в зависимости от стажа, опыта и характера работы) выполняются под наблюдением мастера или опытного работника, после чего оформляется допуск работников к самостоятельной работе.

1.5. Сварщик, получивший инструктаж и показавший неудовлетворительные знания, к работе не допускается и должен пройти повторный инструктаж.

1.6. Не реже одного раза в 3 мес. сварщику необходимо пройти повторный инструктаж по безопасным приемам и методам работы. Не реже одного раза в 12 мес. проводится проверка знаний специально созданной комиссией под председательством работника, назначенного приказом руководителя предприятия. Результаты проверки знаний оформляются протоколом, номер которого проставляется в удостоверении и утверждается печатью предприятия.

1.7. Сварщикам следует проходить медицинский осмотр один раз в 2 года.

1.8. Сварщику необходимо соблюдать установленный администрацией режим труда и отдыха.

1.9. Получение ацетилена в переносных генераторах относится к категории взрывоопасных и вредных производств.

Несоблюдение правил охраны труда, пожарной безопасности, а также норм технического режима может привести к авариям. Поэтому от сварщиков требуется особая внимательность и четкое знание безопасных приемов работы.

1.10. На сварщиков возможно воздействие следующих опасных и вредных производственных факторов:

ацетилен;

газообразные токсичные примеси в ацетилене: сероводород и фосфористый водород;

аэрозоли, образующиеся при сварке или резке.

1.11. В соответствии с Типовыми отраслевыми нормами сварщик обеспечивается бесплатной спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ):

перчатки резиновые и брезентовые;

фартуки резиновые;

респираторы;

защитные очки закрытого типа со стеклами, имеющими соответствующую плотность светофильтров, или щитки.

1.12. Сварщику, кроме настоящей Инструкции, следует знать:

план ликвидации аварийных ситуаций на своем рабочем месте;

инструкцию по эксплуатации ацетиленового генератора;

инструкцию по аварийной остановке ацетиленового генератора;

инструкции по противопожарной безопасности на своем рабочем месте;

правила пользования СИЗ (респираторы, щитки, очки и т.д.);

правила оказания первой помощи при несчастных случаях;

правила личной гигиены.

1.13. О случаях травмирования сварщика следует немедленно сообщить начальнику смены или начальнику станции.

1.14. Работники несут ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции в соответствии с действующим законодательством.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Надеть положенную по нормам спецодежду и обувь.

2.2. Подготовить мыльный раствор для проверки пропусков газа.

2.3. Установить генератор в вертикальном положении в таком месте, чтобы исключить его падение, на открытом воздухе или под навесом.

2.4. Установить на генератор предохранительное устройство (затвор), предохранительный клапан, манометр или индикатор среднего давления.

2.5. Залить воду в генератор до контрольного уровня (крана) и в затвор, если он водяного типа.

2.6. Загрузить карбид кальция с размерами кусков 25 — 80 мм в сухую загрузочную корзину в количестве, рекомендуемом в зависимости от выполняемой работы, но не более объема единовременной загрузки для данного вида генератора.

2.7. Проверить наличие газосварочного инструмента (горелки или резака), рукавов кислородных, ацетиленовых и кислородного баллона.

2.8. Проверить плотность и прочность присоединения газовых рукавов к горелке (резаку) и редуктору.

2.9. Проверить наличие достаточного подсоса в инжекторной аппаратуре.

2.10. Установить генератор на расстоянии не менее 10 м от места выполнения газопламенных работ, а также от любого другого источника огня и искр.

2.11. Запустить генератор в работу после стабилизации давления, продуть рукава и сварочную аппаратуру ацетиленом, открыть подачу кислорода и зажечь горелку (резак).

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Работать только в спецодежде и СИЗ.

3.2. Следить за показанием давления по манометру. Если давление в генераторе поднялось выше максимально допустимого, сброс газа должен произойти через предохранительный клапан; если клапан не сработал, через него следует принудительно выпускать ацетилен в атмосферу.

3.3. Отбор газа производить равномерно, не допускать форсирования производительности.

3.4. Разгрузку генератора производить только после полного разложения карбида кальция.

Для перезарядки генератора после полного разложения карбида кальция: сбросить остаток ацетилена в атмосферу, отключить газосварочную аппаратуру, снять предохранительный затвор, промыть корзину, слить воду и ил из генератора, конденсат из рукава.

3.5. Не допускать разрежения в генераторе, так как при этом возможен подсос воздуха и образование взрывоопасной ацетилено-воздушной смеси.

3.6. Применение металлического инструмента может привести при ударе к образованию искры, поэтому следует применять неискрообразующий инструмент.

3.7. При работе запрещается:

встряхивать и качать работающий генератор;

эксплуатировать генератор без предохранительного устройства, предохранительного клапана и манометра;

оставлять загруженный генератор без надзора;

работать от одного генератора двум или более сварщикам;

применять карбид кальция с размером кусков менее 25 — 80 мм;

использовать повторно воду после отработки первой загрузки карбида кальция;

производить слив карбидного ила в неположенном месте (в канализацию или на территорию участка);

разбирать и собирать предохранительное устройство без последующей его проверки на герметичность, на сопротивление газа и способность задерживать детонационное горение ацетилено-кислородной смеси;

оставлять генератор с неразложившимся карбидом кальция.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. В случае возникновения опасности или ситуаций, которые могут привести к авариям или несчастным случаям, сварщику необходимо:

отключить газосварочную аппаратуру;

принудительно через предохранительный клапан сбросить давление в атмосферу.

4.2. При невозможности отбора газа (давление в генераторе возрастает выше максимального в несколько раз) необходимо сбросить давление в атмосферу, дать генератору полностью остыть, открыть крышку и вынуть загрузочное устройство с неразложившимся карбидом кальция.

4.3. При отборе ацетилена до полного снижения давления происходит подсос воздуха или кислорода, что может привести к возникновению обратного удара пламени.

После каждого обратного удара происходит срабатывание предохранительного устройства, т.е. задержание детонационного горения ацетилено-кислородной смеси. В этом случае необходимо отсоединить предохранительный затвор и заменить его на другой.

4.4. Генератор не обеспечивает номинальную производительность, если в процессе работы произошло заиливание карбида кальция. Это может привести к повышению температуры, давления, к образованию продуктов полимеризации и взрыву генератора. Необходимо дать остыть генератору, при необходимости сбросить давление в атмосферу, медленно открыть крышку и разгрузить корзину.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. В конце смены полностью доработать карбид кальция, разгрузить генератор. Промыть генератор и загрузочную корзину водой, слить воду из предохранительного устройства (мокрого типа).

5.2. Оставшийся карбид кальция поместить в герметичную емкость и сдать мастеру.

5.3. Продуть рукава от конденсата.

5.4. Убрать рабочий инструмент.

5.5. Произвести уборку рабочего места.

5.6. Чистый генератор в комплекте с инструментом и рукавами поместить на склад.

5.7. Доложить сменному мастеру об окончании работ.

5.8. Снять и привести в порядок спецодежду и СИЗ.

5.9. Вымыть лицо и руки теплой водой с мылом или принять душ.

5.10. Выключить свет.

5.11. Покидать свое рабочее место только с разрешения мастера.

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ПРИ РАБОТЕ С РУЧНОЙ ЛЕБЕДКОЙ И РУЧНОЙ ТАЛЬЮ

1. Общие требования охраны труда

1.1. Настоящая Инструкция распространяется на грузоподъемный механизм с канатным или цепным ручным приводом (ручная таль) и на лебедку для подъема (опускания) груза с ручным приводом (ручная лебедка).

1.2. К работе с ручной талью или ручной лебедкой и к зацепке груза на крюк такой машиной допускаются работники основных профессий, прошедшие предварительный (при поступлении на работу) или периодический медицинский осмотр (обследование), обученные по специальной программе, аттестованные квалификационной комиссией организации, имеющие удостоверение на право пользования грузоподъемными машинами и зацепку грузов, а также прошедшие вводный и на рабочем месте инструктажи по охране труда и проверку знаний и навыков по управлению машиной и строповке грузов.

1.3. Инструктаж по охране труда по управлению ручной талью и ручной лебедкой (в дальнейшем — грузоподъемными машинами) и зацепке груза на крюк этих машин следует производить в сроки, предусмотренные для прохождения инструктажа по основной профессии работника, а также в случае нарушения требований Инструкции по охране труда.

1.4. Инструктаж по управлению грузоподъемными машинами и зацепке груза на крюк этих машин проводится работником, ответственным за безопасное производство работ с грузоподъемными машинами (из числа мастеров, прорабов, начальников участков, а также бригадиров) на конкретном участке работ, назначенным приказом (распоряжением) работодателя.

Назначение проводится с письменного согласия работников, на которых возлагается ответственность.

1.5. Повторная проверка знаний работников, допущенных к работе с грузоподъемными машинами, должна проводиться комиссией работодателя:

периодически (не реже одного раза в 12 месяцев);

при переходе на работу в другой организации;

по требованию работника, осуществляющего надзор за безопасной эксплуатацией грузоподъемных машин, грузозахватных приспособлений и тары или ответственного за обеспечение охраны труда при эксплуатации машин и оборудования.

Результаты повторной проверки знаний работников, пользующихся грузоподъемными машинами, оформляются записью в журнале периодической проверки знаний работников.

1.6. Работникам, пользующимся грузоподъемными машинами, необходимо знать:

настоящую Инструкцию, а также инструкцию завода-изготовителя по монтажу и эксплуатации грузоподъемных машин;

устройство и назначение грузоподъемного механизма, его параметры и техническую характеристику;

действующую в организации систему выдачи нарядов-допусков;

сроки и результаты проведенных технических обслуживаний, ремонтов и периодических осмотров;

безопасные способы строповки и зацепа грузов;

порядок перемещения и складирования грузов;

требования, предъявляемые к канатам, цепям, съемным приспособлениям и таре, и нормы их браковки;

инженерно-технических работников, ответственных за содержание грузоподъемных машин в исправном состоянии, работников, ответственных за безопасное производство работ кранами, слесарей по ремонту и обслуживанию грузоподъемных машин;

местонахождение и устройство средств пожаротушения и порядок их применения.

1.7. В процессе работы с грузоподъемным механизмом на работника воздействуют следующие опасные и вредные производственные факторы: движущиеся машины и механизмы, перемещаемые и складируемые грузы, неблагоприятные параметры микроклимата, повышенная запыленность воздуха рабочей зоны, неогражденные движущиеся или вращающиеся элементы оборудования.

1.8. Спецодежда, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты выдаются работникам согласно действующим нормам в соответствии с выполняемой работой.

1.9. Сцецодежда, спецобувь и средства индивидуальной защиты следует хранить в специально отведенных местах с соблюдением правил хранения и применять в исправном состоянии.

1.10. В случае возникновения в процессе работы каких-либо вопросов, сданных с ее безопасным выполнением, следует обратиться к работнику, ответственному за безопасное производство работ на данном производственном участке.

1.11. При использовании съемного грузозахватного приспособления работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, следует убедиться в его исправности, а также в наличии на тросах и цепях клейма или металлической бирки с указанием номера, грузоподъемности и даты испытания устройства.

Не допускается использовать неисправные съемные грузозахватные приспособления.

1.12. В местах производства работ необходимо вывесить графические изображения способов строповки и зацепки поднимаемых грузов, список основных перемещаемых грузов с указанием их массы, схемы складирования грузов. Эти материалы могут быть выданы на руки работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной.

1.13. Для содержания грузоподъемной машины в исправном состоянии работнику, пользующемуся ей, следует выполнять указания инженерно-технического работника, ответственного за содержание грузоподъемных машин в исправном состоянии, а по части производства работ — ответственного за безопасное производство работ грузоподъемными машинами.

1.14. Не допускается эксплуатировать неисправные грузоподъемные машины. Ответственность за работу на неисправных грузоподъемных машинах наряду с работниками, ответственными за содержание их в исправном состоянии, несет работник, пользующийся неисправной грузоподъемной машиной.

1.15. На месте производства работ по перемещению грузов не допускается нахождение лиц, не имеющих прямого отношения к выполняемой работе.

1.16. При несчастном случае работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, следует обратиться за медицинской помощью и сообщить о происшедшем руководителю данного участка или руководству организации.

1.17. Работникам, пользующимся грузоподъемной машиной, необходимо соблюдать правила внутреннего распорядка организации.

1.18. Во время работы следует соблюдать режим труда и отдыха. Отдыхать и курить допускается в специально отведенных местах.

1.19. За нарушение требований настоящей Инструкции работник несет ответственность согласно действующему законодательству Российской Федерации.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. До начала работ работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, необходимо:

правильно надеть полагающуюся по нормам и находящуюся в исправном состоянии спецодежду, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты;

получить инструктаж о правилах, порядке, месте складирования и габаритах грузов;

произвести внешний осмотр механизмов грузоподъемной машины, грузозахватных приспособлений, убедиться в их исправности и наличии на них клейма или бирок с обозначением номера, даты испытания и грузоподъемности;

проверить исправность тары, наличие на ней номера и надписей о ее назначении, собственной и предельной массе груза, для транспортировки которого она предназначена;

подобрать грузозахватные приспособления, соответствующие массе и характеру принимаемого груза;

проверить смазку передач, подшипников и канатов, а также состояние смазочных приспособлений и сальников;

осмотреть в доступных местах металлоконструкции механизма, сварные, заклепочные и болтовые соединения;

проверить состояние канатов, цепей, их крепление на барабанах и в других местах. При этом следует обратить внимание на правильность укладки канатов в ручьях блоков и барабанов;

осмотреть крюк, его крепление в обойме и замыкающее устройство на нем или другой сменный грузозахватный орган, установленный вместо крюка;

проверить наличие и исправность осветительных приборов в зоне действия грузоподъемной машины. При недостаточном освещении следует сообщить об этом работнику, ответственному за безопасное производство работ.

2.2. При осмотре грузоподъемной машины следует пользоваться переносным электрическим светильником.

2.3. После осмотра крана для его опробования работнику следует убедиться в том, что около грузоподъемной машины никого нет.

2.4. После осмотра грузоподъемной машины перед пуском ее в работу следует опробовать все механизмы и проверить исправность действия механизмов и устройств безопасности.

2.5. При обнаружении во время осмотра и опробования грузоподъемной машины неисправностей, препятствующих ее безопасной работе, и невозможности их устранения собственными силами работник, не приступая к работе, должен сообщить об этом ответственному за безопасное проведение работ кранами и инженерно-техническому работнику, ответственному за содержание грузоподъемных машин в исправном состоянии.

2.6. Работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, не разрешается приступать к работе, если:

имеются трещины или деформации в металлоконструкции машины, ослаблены болтовые или заклепочные соединения;

повреждены или отсутствуют зажимы крепления канатов или ослаблены их болты;

грузовой канат имеет число обрывов проволок или износ, превышающий установленную руководством по эксплуатации машины норму, а также оборванную прядь или местное повреждение;

механизмы подъема груза или передвижения имеют дефекты;

детали механизмов машины имеют дефекты;

износ крюка в зеве превышает 10% от первоначальной высоты сечения, неисправно устройство, замыкающее зев крюка, нарушено крепление крюка в обойме;

повреждены канатные блоки или полиспасты;

грузовой крюк или блок не вращаются;

истекли сроки технического освидетельствования, технического обслуживания, профилактического осмотра и испытания грузоподъемной машины.

2.7. Работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, следует убедиться в достаточной освещенности рабочей площадки в зоне действия грузоподъемной машины. При недостаточном освещении, сильном снегопаде или тумане работнику, не приступая к работе, следует сообщить об этом ответственному за безопасное производство работ кранами.

2.8. После получения задания и разрешения на работу от работника, ответственного за безопасное производство работ кранами, необходимо произвести осмотр и опробование грузоподъемной машины, после чего приступить к работе.

3. Требования охраны труда во время работы

3.1. Во время работы работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, следует руководствоваться требованиями и указаниями, изложенными в руководстве по эксплуатации грузоподъемного механизма, производственной инструкции, проекте производства работ или технологической карте.

3.2. Во время работы работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, не разрешается отвлекаться от своих прямых обязанностей, а также производить чистку, смазку и ремонт машины.

3.3. Работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, не разрешается допускать посторонних лиц на рабочую площадку, а также передавать управление грузоподъемной машиной другим работникам без разрешения инженерно-технического работника, ответственного за производство работ кранами.

3.4. Прежде чем начать работать на грузоподъемной машине, следует убедиться в том, что в зоне работы нет посторонних.

3.5. Подъем груза следует производить плавно, без рывков.

3.6. Не допускается оставлять груз в подвешенном состоянии.

3.7. Работника, пользующегося грузоподъемной машиной, следует уведомить письменно о допуске персонала (работников) на рабочую площадку для производства ремонтных или других работ по наряду-допуску, определяющему условия безопасного производства работ.

3.8. При производстве работ работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, необходимо руководствоваться следующими правилами:

выполнять сигнал «Стоп» независимо от того, кто его подаст;

перед подъемом или опусканием груза следует предупредить всех находящихся на месте ведения работ о необходимости ухода из зоны перемещения груза и возможного падения груза. Перемещение груза допускается производить только при отсутствии работников в зоне работы грузоподъемной машины;

при загрузке транспортных средств поднимать и опускать груз допускается только при отсутствии работников на транспортных средствах, в чем работник должен предварительно убедиться;

крюк подъемного механизма следует устанавливать непосредственно над грузом так, чтобы при подъеме груза исключить наклонное положение грузового каната;

при подъеме груза следует предварительно поднять его на высоту не более 200 — 300 мм, чтобы убедиться в правильности строповки, надежности крепления груза, после чего допускается производить его подъем на нужную высоту;

перемещаемые в горизонтальном направлении грузы или грузозахватные приспособления следует предварительно приподнять на 500 мм выше встречающихся на пути предметов;

при перемещении груза, находящегося вблизи стены, колонны, штабеля, железнодорожного вагона, автомашины, станка или другого оборудования, следует предварительно убедиться в отсутствии работников между перемещаемым грузом и вагонами, стенами, колоннами и другими сооружениями;

мелкоштучные грузы следует перемещать в специально предназначенной для этого таре. При этом должна исключаться возможность выпадения отдельных грузов;

перед подъемом груза из колодца, канавы, траншеи, котлована и т.п. и перед опусканием груза следует путем опускания свободного (ненагруженного) крюка предварительно убедиться в том, что при его низшем положении на барабане остаются навитыми не менее полутора витков каната, не считая витков, находящихся под зажимным устройством;

укладку и разборку груза следует производить равномерно, не нарушая установленные для складирования грузов габариты и не загромождая проходы;

следует внимательно следить за канатами и в случае спадания их с барабанов или блоков, образования петель или обнаружения повреждений следует приостановить работу грузоподъемной машины;

при одновременном действии нескольких талей на одном крановом пути во избежание их столкновения необходимо соблюдать меры безопасности, изложенные в проекте производства работ или технологической карте;

крюк неработающего грузового механизма всегда должен быть в верхнем положении;

перемещение груза, масса которого неизвестна, должно производиться только после определения его фактической массы;

при перемещении длинномерных и крупногабаритных грузов их следует направлять при помощи крюков или оттяжек;

строповку грузов следует производить в соответствии с утвержденными схемами строповки. Перемещение груза, на который не разработана схема строповки, необходимо производить в присутствии и под руководством работника, ответственного за безопасное производство работ кранами. Для строповки следует применять стропы, соответствующие массе и характеру поднимаемого груза, с учетом числа ветвей и угла их наклона;

при обвязке и зацепке груза канаты и цепи следует накладывать на основной массив (каркас, раму, станину) без узлов, перекруток и петель. Под острые ребра (углы) следует подкладывать специальные подкладки, предохраняющие стропы от повреждения;

опускать перемещаемый груз допускается только на предусмотренные проектом производства работ или технологической картой места, где исключается возможность падения, опрокидывания или сползания устанавливаемого груза, на место установки груза следует предварительно уложить соответствующей прочности подкладки. Укладку и разборку грузов следует производить равномерно, не нарушая установленных для складирования грузов габаритов и не загромождая проходы;

кантовка грузов грузоподъемными механизмами может производиться на кантовальных площадках или в специально отведенных местах. Выполнение такой работы допускается по разработанной технологии, в которой следует указать последовательность выполнения операций, способ строповки груза и указания по безопасному выполнению работ;

выполнять работы следует только в рукавицах.

3.9. При производстве работ на грузоподъемном механизме не допускается:

перемещать груз, застропованный работниками, не имеющими удостоверения стропальщика, а также использовать съемные грузозахватные приспособления без бирок или клейма. При обнаружении вышеуказанных нарушений следует прекратить работу и поставить в известность работника, ответственного за безопасное производство работ кранами;

производить погрузку и разгрузку грузов грузоподъемной машиной при отсутствии утвержденных схем их правильной обвязки и зацепки;

поднимать и кантовать груз, масса которого превышает грузоподъемность грузоподъемной машины. Если работник, пользующийся грузоподъемной машиной, не знает массы груза, ему необходимо получить сведения (в письменном виде) о них у работника, ответственного за безопасное производство работ кранами;

подтаскивать груз по земле, рельсам и лагам крюком при наклонном положении канатов;

отрывать крюком груз, засыпанный или примерзший к земле, заложенный другими грузами, закрепленный болтами или залитый бетоном, а также раскачивать груз в целях его отрыва;

освобождать грузоподъемной машиной защемленные грузом съемные грузозахватные приспособления (стропы, клещи и т.п.);

поднимать железобетонные изделия, не имеющие маркировки массы, с поврежденными петлями, груз в таре, заполненной выше бортов;

передвигать транспортные средства;

поднимать людей или груз с находящимися на нем людьми, а также груз, выравниваемый тяжестью людей или поддерживаемый руками;

передавать управление краном работникам, не имеющим на это разрешения, а также допускать к самостоятельной работе учеников и стажеров без контроля за их действиями;

производить погрузку грузов в автомашины при нахождении водителя или других людей в кабине;

поднимать баллоны со сжатыми и сжиженными газами, не уложенные в специальные контейнеры.

3.10. Работник, пользующийся грузоподъемной машиной, обязан опустить груз, прекратить работу и сообщить об этом лицу, ответственному за безопасное производство работ кранами, при возникновении неисправностей, указанных в п. 2.6, а также в следующих случаях:

при поломке механизмов и металлоконструкций грузоподъемной машины;

при недостаточном освещении места работы грузоподъемной машины, сильном снегопаде или тумане;

при понижении температуры воздуха ниже указанной в паспорте грузоподъемной машины;

при неправильной укладке или спадании каната с барабана или блоков и обнаружении повреждения канатов;

при ненадежном закреплении грузоподъемной машины на рабочем месте;

при отсутствии ограждения привода;

при ненадежном закреплении каната на барабане или неправильной его навивке (петли, слабина).

3.11. При работе с лебедками с ручным рычажным приводом не допускается:

находиться в плоскости качания рычага и под поднимаемым грузом;

применять рычаг, имеющий длину более предусмотренной техническими данными лебедки;

переводить рычаг из одного крайнего положения в другое рывками.

3.12. Движение рукоятки обратного хода следует выполнять плавно, без рывков и заеданий, а тяговый механизм и канат все время должны находиться на одной прямой.

3.13. После ремонта грузоподъемной машины допускается приступить к работе на ней только при наличии письменного разрешения инженерно-технического работника, ответственного за содержание грузоподъемной машины в исправном состоянии.

3.14. При проведении погрузочно-разгрузочных работ необходимо следить за тем, чтобы грузоподъемность стропа соответствовала усилию массы поднимаемого груза с учетом коэффициента запаса прочности, числу ветвей и углу наклона, при этом угол между ветвями стропа не должен превышать 90°.

4. Обслуживание и уход за грузоподъемной машиной

4.1. Работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, необходимо:

следить за исправным состоянием всех механизмов, каната и цепей;

проверять при ежесменном осмотре состояние всех бортовых соединений, стопорных устройств, смазочных устройств, каната и его крепления;

хранить инструмент в предназначенных для этих целей местах.

4.2. При техническом уходе за грузоподъемной машиной следует выполнять требования, изложенные в руководстве по эксплуатации грузоподъемной машины, в том числе:

своевременно производить смазку механизмов грузоподъемной машины и канатов;

хранить смазочный и обтирочный материал в закрытой металлической таре, удалять с грузоподъемной машины обтирочный материал;

содержать грузоподъемную машину в чистоте и исправности.

4.3. При выявлении неисправностей в процессе технического ухода за краном работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, необходимо сообщить о них инженерно-техническому работнику, ответственному за содержание кранов в исправном состоянии.

5. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

5.1. При возникновении на грузоподъемной машине факторов, которые могут вызвать аварию или несчастный случай (трещины в металлоконструкциях, повреждение каната, поломка осей и др.), а также при появлении стука, грохота работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, необходимо:

прекратить перемещение груза;

опустить груз, а если не представляется возможным, принять меры к ограждению места возможного падения груза;

выяснить причину аварийной ситуации и сообщить о ситуации работнику, ответственному за безопасное производство работ.

5.2. При несчастном случае следует:

принять меры к освобождению пострадавшего от действия травмирующего фактора;

оказать пострадавшему первую помощь в зависимости от вида травм;

поставить в известность о случившемся руководство организации и принять меры к эвакуации пострадавшего в лечебное учреждение.

5.3. При возникновении пожара следует:

прекратить работу;

опустить груз;

вызвать пожарную охрану и сообщить руководству организации; приступить к тушению пожара, пользуясь имеющимися на рабочем участке средствами пожаротушения.

5.4. При возникновении стихийных природных явлений (ураган, землетрясение и т.п.) следует:

прекратить работу;

опустить груз на землю (площадку);

покинуть рабочую площадку и уйти в безопасное место.

5.5. Если во время работы произошла авария или несчастный случай, работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, следует сообщить об этом ответственному за безопасное производство работ кранами и обеспечить сохранность обстановки на момент аварии или несчастного случая, если это не представляет опасности для жизни и здоровья окружающих.

5.6. Обо всех аварийных ситуациях работник, пользующийся грузоподъемной машиной, должен информировать инженерно-технического работника, ответственного за содержание грузоподъемных машин в исправном состоянии.

6. Требования охраны труда по окончании работ

6.1. По окончании работ работнику, пользующемуся грузоподъемной машиной, необходимо:

освободить от груза крюк или съемное грузозахватное приспособление;

поставить грузоподъемную машину в установленное для стоянки место и поднять крюк в верхнее положение;

убрать грузозахватные приспособления на место хранения;

сообщить инженерно-техническому работнику, ответственному за содержание крана в исправном состоянии, сведения о выявленных в процессе работы дефектах и неисправностях узлов и элементов грузоподъемной машины.

6.2. Снять спецодежду, средства индивидуальной защиты, сдать их на хранение в установленном порядке.

6.3. Вымыть лицо и руки теплой водой с мылом или принять душ.

6.4. При сдаче смены следует сообщить ответственному за безопасное производство работ и сменщику обо всех неполадках в работе грузоподъемной машины.

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Росархива
от 25 декабря 2020 г. № 199

Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству
в государственных органах, органах
местного самоуправления

I. Общие положения

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

III. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

3.2. Основные понятия

3.3. Документирование управленческой деятельности

3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления

3.3.2. Бланки документов

3.3.3. Общие требования к изготовлению документов

3.3.4. Оформление реквизитов документов

3.3.5. Процедура подготовки документа

3.3.6. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления

3.3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

3.3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов) государственного органа, органа местного самоуправления

3.3.9. Положения, правила, инструкции

3.3.10. Протокол заседания (совещания)

3.3.11. Деловое (служебное) письмо

3.3.12. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

3.4.4. Регистрация поступающих документов

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

3.4.8. Отправка документов

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

3.5. Управление документами в системе электронного документооборота

3.6. Контроль исполнения документов

3.7. Работа исполнителя с документами

3.8. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления

3.8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

3.8.2. Формирование дел и их текущее хранение

3.8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

3.8.5. Передача дел на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение № 1. Термины и определения

Приложение № 2. Образцы бланков документов

Приложение № 3. Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления

Приложение № 4. Примерный перечень утверждаемых документов

Приложение № 5. Примерный перечень документов, заверяемых печатью

Приложение № 6. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

Приложение № 7. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

Приложение № 8. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации

Приложение № 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Приложение № 10. Образец оформления служебного письма

Приложение № 11. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов

Приложение № 12. Типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления

Приложение № 13. Форма номенклатуры дел структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления

Приложение № 14. Форма номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводной номенклатуры дел)

Приложение № 15. Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления

Приложение № 16. Порядок формирования дел в государственном органе, органе местного самоуправления, учета и хранения дел

Приложение № 17. Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)

Приложение № 18. Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения

Приложение № 19. Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел

Приложение № 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Приложение № 21. Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Приложение № 22. Форма обложки дела

Приложение № 23. Форма листа-заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

I. Общие положения

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Методические рекомендации) разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления.

Методические рекомендации предназначены для применения в качестве единой методической основы подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства), при разработке ими инструкций по делопроизводству государственных органов, органов местного самоуправления (далее – Инструкция по делопроизводству).

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).

3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2020, № 24 ст. 3740).

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454).

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2020, № 24, ст. 3751).

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 451; 2020, № 17, ст. 2701).

8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7).

9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257).

10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865; 2017, № 23, ст. 3310).

11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2015, № 29, ст. 4473).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2020, № 33 ст. 5389).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677).

17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2020, № 6, ст. 677).

18. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

19. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2017, № 29, ст. 4374).

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 38, ст. 5102; 2014, № 30, ст. 4316).

21. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный № 22304; Российская газета, 21 ноября 2011 г., № 261).

22. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442; Российская газета, 31 декабря 2014 г., № 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).

23. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 186, Федеральной службы охраны № 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.).

24. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 4 июля 2018 г. № 335 «Об утверждении методических рекомендаций по переходу органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации на использование отечественного офисного программного обеспечения, в том числе ранее закупленного офисного программного обеспечения» ([Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71895754/).

25. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 30 декабря 2019 г.).

26. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.

27. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018.

28. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. – М.: Стандартинформ, 2019.
     

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71^[1] (далее – Правила делопроизводства), с учетом положений настоящих Методических рекомендаций.

В соответствии с пунктом 1.8. Правил делопроизводства Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после ее согласования:

• федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства – Федеральным архивным агентством (Росархивом); согласование проектов инструкций по делопроизводству осуществляется в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293^[2];

• органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления ‒ с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями; согласование проектов инструкций по делопроизводству проводится в порядке, установленном правовым актом уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

При наличии у Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями (далее – архивное учреждение) замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в архивное учреждение.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями архивного учреждения и государственным органом, органом местного самоуправления в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом соответствующего архивного учреждения, направляемым в адрес государственного органа, органа местного самоуправления.

После согласования с архивным учреждением Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Утвержденная Инструкция по делопроизводству рассылается структурным подразделениям государственного органа, органа местного самоуправления.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после согласования изменений с архивным учреждением, за исключением изменений технического характера.

Пунктом 1.9 Правил делопроизводства предусмотрено, что в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться Инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления. Согласование таких инструкций по делопроизводству с архивным учреждением проводится в порядке, установленном Правилами делопроизводства для индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность выполнения делопроизводственных операций вне СЭД в случае ее неработоспособности и порядок их выполнения.

Государственные органы вправе разрабатывать типовые и/или примерные инструкции по делопроизводству для территориальных органов и подведомственных организаций, руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями.

III. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки и порядок применения.

В разделе «Общие положения» целесообразно отметить, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, совершенствования делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Правила делопроизводства, а также законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также положение о государственном органе, регламент государственного органа, устав муниципального образования и иные нормативные документы государственного органа, органа местного самоуправления.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству (предусматривается) отмечается, что:

• положения инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а СЭД, применяемая в государственном органе, органе местного самоуправления, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

• положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

• особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) государственного органа, органа местного самоуправления;

• требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления указывается включение/не включение положений, регулирующих порядок рассмотрения:

• обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций^[3];

• запросов юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа^[4];

• запросов граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг^[5].

В случае если Инструкцией по делопроизводству не регулируется порядок работы с указанными комплексами документов, в разделе «Общие положения» должно быть указано, какими нормативными актами в государственном органе, органе местного управления устанавливается порядок работы с данными комплексами документов.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть определено, что ответственность:

• за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности;

• за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на Службу делопроизводства или государственного (муниципального) служащего (работника) при ее отсутствии;

• за организацию работы с документами в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на руководителей данных подразделений либо лиц, исполняющих его обязанности;

• за ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель структурного подразделения), которые могут выполнять данные обязанности, в том числе в порядке совмещения.

Функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней. Должностные обязанности работников Службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

Разделом «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должны быть установлены общие требования к организации работы с документами, в частности:

• работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации;

• передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица;

• государственные (муниципальные) служащие, работники (далее – работники) структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

• перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).
   

3.2. Основные понятия

В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции по делопроизводству всеми работниками государственного органа, органа местного самоуправления в качестве самостоятельного раздела в инструкцию включается раздел «Термины и определения».

В раздел «Термины и определения» включаются термины, определения которых установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами^[6], а при их отсутствии, – терминологическими словарями^[7], а также термины, которые не имеют установленных определений, но которым Инструкцией по делопроизводству придается вполне определенное значение.

Термины, включаемые в Инструкцию по делопроизводству, подразделяются на:

• термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);

• термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент электронного правительства, Общественный совет, Контрольно-аналитическое управление и др.).

Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены в приложении № 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

Если в Инструкции по делопроизводству употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов и др.) и по количеству их более 3–5, составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного, перечень сокращений не составляется, а после первого употребления в тексте инструкции полного наименования вводится его сокращенное наименование, обозначенное словом (словами) или аббревиатурой, например:

«Департамент регионального развития (далее – ДРР) создан в соответствии с …».

или: «Департамент регионального развития (далее – Департамент) создан в соответствии с …».

«Положение о работе с обращениями граждан в … (далее – Положение) определяет порядок …».

3.3. Документирование управленческой деятельности

3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления

Правилами делопроизводства (пункт 2.1) установлено, что состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

Устанавливается также (пункт 2.2 Правил делопроизводства), что в государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления или иной информационной системе, в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.

СЭД государственного органа, органа местного самоуправления может поддерживать функцию создания электронных документов.

В соответствии с п. 2.8 Правил делопроизводства при создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов^[8], в том числе, интерактивные^[9], которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов включаются в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются отдельно в виде альбома шаблонов бланков и шаблонов (унифицированных форм) документов.
 

3.3.2. Бланки документов

Документы государственного органа, органа местного самоуправления на бумажном носителе изготавливаются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297 х 420 мм). Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки документов изготавливаются:

• в федеральных органах государственной власти и иных федеральных органах с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»^[10];

• в государственных органах субъектов Российской Федерации
  с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации;

• в органах местного самоуправления – с воспроизведением герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами.

Изготовление бланков на бумажном носителе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268^[11].

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа муниципального образования осуществляется по заказам государственного органа, органа местного самоуправления.

Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[12] и утверждаются в составе Инструкции по делопроизводству или в виде комплекта (альбома) бланков.

Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк постановления и др.) изготавливаются для тех видов документов, издание которых носит регулярный характер. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:

• порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов государственного органа, органа местного самоуправления;

• виды бланков;

• требования к изготовлению бланков;

• в необходимых случаях порядок учета бланков.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает три вида бланков документов^[13]:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк государственного органа, органа местного самоуправления^[14] включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации – автора документа»; 13 «Место составления (издания) документа».

Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения или бланк должностного лица, дополнительно указывается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» или, соответственно, 07 «Наименование должности лица – автора документа».

Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации – автора документа»; 08 «Справочные данные об организации», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 12 «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»; 15 «Адресат».

В бланках писем структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления дополнительно к перечисленным используется реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа», а в бланках писем должностных лиц – реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа».

Бланк конкретного вида документа государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации – автора документа»; 09 «Наименование вида документа», 13 «Место составления (издания) документа», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».

Если в государственном органе, органе местного самоуправления используется бланк конкретного вида документа структурного подразделения (должностного лица), в бланк дополнительно включается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа», или, соответственно, – реквизит 06 «Наименование должности лица – автора документа».

В зависимости от компетенции государственного органа, органа местного самоуправления и полномочий руководителя может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:

• бланк приказа;

• бланк указа;

• бланк постановления;

• бланк распоряжения;

• бланк указания;

• бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);

• бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления;

• бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления);

• бланк письма структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления;

• бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления для переписки с зарубежными корреспондентами;

• бланк(и) резолюций;

• бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления).

Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с приложением Б.1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, при продольном – выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа в соответствии с приложением Б.2 к ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Большая часть реквизитов бланка размещается в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», который располагается над реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа», частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).

В государственных органах, органах местного самоуправления субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – вверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами государственные органы, органы местного самоуправления могут использовать угловые бланки документов на русском языке и одном из иностранных языков (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на одном из иностранных языков – справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – реквизиты бланка на одном из иностранных языков). Образцы бланков документов государственных органов, органов местного самоуправления приведены в приложении № 2 к настоящим Методическим рекомендациям.

Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления вправе вести учет использования бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

• подразделение (работник), отвечающий за ведение учета использования бланков документов;

• форма журнала учета бланков;

• порядок выдачи бланков в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, возврата и уничтожения испорченных бланков.
   

3.3.3. Общие требования к изготовлению документов

Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, гарнитура (гарнитуры) шрифтов, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее^[15]:

• 20 мм – левое;

• 20 мм – верхнее;

• 20 мм – нижнее;

• 10 мм – правое.

В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля, в соответствии с порядком подготовки указанных актов (см. раздел 3.3.5.).

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: — 3 -) или слов «с.», «стр.» (страница).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров № 12, 13, 14^[16]. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты № 10, 11, 12.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

• реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик^[17];

• распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.

Текст документа, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, печатается через 1–1,5 межстрочных интервала^[18]. Это означает, что при составлении документов может использоваться межстрочный интервал (пробел) от одного до 1,5. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме «Множитель» и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов^[19] отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный, интервал между словами – один пробел^[20].

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

Электронные документы государственного органа, органа местного самоуправления должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать^[21]:

• создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

• открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

• сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

• создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

• открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

• сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1^[22].

Электронные документы, создаваемые в государственном органе, состоят из контента (содержания) и метаданных^[23].

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее – ЭРК).
 

3.3.4. Оформление реквизитов документов

Правилами делопроизводства (пункт 2.7.) установлено, что состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке документов, определен в разделе 4 стандарта:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); [Б]^[24]

02 – эмблема; [Б]

03 – товарный знак (знак обслуживания); [Б]^[25]

04 – код формы документа;

05 – наименование организации – автора документа; [Б]

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;[Б]

07 – наименование должности лица – автора документа; [Б]

08 – справочные данные об организации; [Б]

09 – наименование вида документа; [Б]

10 – дата документа; [<]

11 – регистрационный номер документа; [<]

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; [<]

13 – место составления (издания) документа; [Б]

14 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

21 – виза;

22 – подпись;

23 – отметка об электронной подписи;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о поступлении документа;

28 – резолюция;

29 – отметка о контроле;

30 – отметка о направлении документа в дело.

Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления (Приложение № 3 к настоящим Методическим рекомендациям).
 

3.3.5. Процедура подготовки документа

В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления, подлежат согласованию^[26]. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением – исполнителем.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 19, а виза – в соответствии с пунктом 20 приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника Службы делопроизводства (делопроизводителя структурного подразделения-исполнителя), с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 21 приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[27].

В соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства на документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты государственного органа, органа местного самоуправления, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением) или непосредственно руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 15 приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении № 4 к Методическим рекомендациям.

В соответствии с пунктом 2.12 Правил делопроизводства в необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или герба (геральдического знака) органа местного самоуправления). Примерный перечень документов, заверяемых печатью государственного органа, органа местного самоуправления приведен в приложении № 5 к настоящим Методическим рекомендациям.
 

3.3.6. Состав документов, образующихся в деятельности
государственного органа, органа местного самоуправления

Пунктом 2.13 Правил делопроизводства установлено, что особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцией по делопроизводству должен быть определен порядок подготовки проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, в соответствии с полномочиями государственного органа, органа местного самоуправления, определенными положением о нем, а также порядок подготовки организационно-распорядительных документов, создаваемых в целях реализации полномочий государственного органа, органа местного самоуправления и должностных лиц.

В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления государственных (муниципальных) услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами (законами субъекта Российской Федерации) и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность государственного органа, органа местного самоуправления государственный орган, орган местного самоуправления в пределах своей компетенции издает:

• правовые акты в форме постановлений, решений, приказов, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов, порядков и др.;

• индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме приказов, распоряжений;

• локальные нормативные акты, издаваемые в форме положений, правил, инструкций, регламентов, порядков и других документов;

• протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

• информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях государственный орган, орган местного самоуправления может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).
 

3.3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Система правовых актов, издаваемых (принимаемых) федеральными государственными органами, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, в соответствии с предоставленными им полномочиями, включает в себя законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты.

Правовые акты государственных органов, органов местного самоуправления издаются в форме нормативных правовых актов^[28] и индивидуальных правовых актов, правовые акты органов местного самоуправления издаются в форме муниципальных нормативных правовых актов и муниципальных правовых актов^[29].

К нормативному правовому акту предъявляются следующие требования:

1) принятие (издание) акта государственным органом, органом местного самоуправления в пределах его компетенции;

2) принятие (издание) акта в порядке и по форме, установленными законодательством;

3) обеспеченность реализации правовых предписаний акта;

4) согласованность акта с другими нормативными правовыми актами;

5) согласованность правовых норм одного и того же акта между собой;

6) соответствие акта установленным правилам юридической техники.

Нормативными правовыми актами могут быть утверждены программы, правила, положения, инструкции, регламенты, а также иные документы, являющиеся приложениями к нормативному правовому акту и его неотъемлемыми составными частями и обладающие равной с ним юридической силой.

Порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены нормативных правовых актов регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации; уставами муниципальных образований и иными муниципальными нормативными актами.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется государственными органами, органами местного самоуправления, имеющими соответствующие полномочия, в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

При составлении раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок подготовки нормативных правовых актов, учитываются положения следующих нормативных актов и методических документов:

• Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207);

• Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257);

• Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 2017, № 23, ст. 3310);

• постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.);

• постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 32, ст. 3335; 2015, № 12, ст. 1758);

• постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 19, ст. 2346; 2020, № 36, ст. 5618);

• постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2017, № 29, ст. 4374);

• приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. № 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 1 февраля 2010 г. № 07-07-86-2001; текст приказа опубликован не был);

• приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. № 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован Минюстом России 27 апреля 2020 г., регистрационный № 58222); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 27 апреля 2020 г.);

• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 г. № вн2-18/490).

При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации^[30].

Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, подготовки проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации представлены в приложениях № 6–8 к настоящим Методическим рекомендациям.

Государственные органы, органы местного самоуправления, их должностные лица разрабатывают и принимают нормативные правовые акты в пределах своей компетенции.

Государственный орган, орган местного самоуправления имеет право на издание нормативных правовых актов только определенных видов (указ, постановление, приказ и др.), закрепленное в Конституции Российской Федерации, федеральном законе, законе субъекта Российской Федерации, нормативном правовом акте органа местного самоуправления, ином нормативном правовом акте и только по тем вопросам, регулирование которых входит, соответственно, в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления.

Проект нормативного правового акта (далее – проект акта, проект) может быть разработан как:

• новый нормативный правовой акт;

• изменение нормативного правового акта.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными органами (организациями), если такое согласование предусмотрено законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

Согласование проекта нормативного правового акта проводится одним из следующих способов:

1) выражение в письменной форме согласия либо несогласия органа (организации) с соответствующим проектом нормативного правового акта с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;

2) визирование руководителем органа (организации) проекта нормативного правового акта (при наличии замечаний и предложений – их обоснование с приложением предлагаемой редакции проекта нормативного акта или его отдельных положений).

Согласование проекта нормативного правового акта производится в сроки, установленные, соответственно, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами.

Нормативный правовой акт должен содержать:

1) указание на форму (вид) акта;

2) наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет регулирования;

3) подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт;

4) дату, место принятия (издания) и номер акта.

В случае необходимости в нормативный правовой акт может включаться преамбула (введение), определяющая его цели и задачи.

Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не включаются.

Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не нумеруется.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Статья может подразделяться на части, имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.

В иных нормативных правовых актах правовые предписания излагаются в виде пунктов. Пункты могут подразделяться на подпункты.

Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных правовых актов могут объединяться в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы.

Термины употребляются в нормативном правовом акте в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

В нормативном правовом акте наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами, положениями, иными учредительными документами, решениями о создании, переименовании и другими правовыми актами.

Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых предписаний либо избежать повторений.

Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой норме.

Ссылки в нормативных правовых актах на недействующие правовые акты не допускаются.

Внесение изменений в нормативный правовой акт, признание нормативного правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном для принятия самого нормативного правового акта.

Федеральные министерства, осуществляя функции по нормативно-правовому регулированию в установленных сферах деятельности, издают нормативные правовые акты. Виды принимаемых федеральным министерством актов устанавливаются федеральным законодательством.

Федеральная служба и федеральное агентство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (далее – Правила подготовки нормативных правовых актов), утвержденными Правительством Российской Федерации^[31] и с учетом Разъяснений о применении Правил, утвержденных Министерством юстиции Российской Федерации^[32].

Федеральные органы исполнительной власти, в соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов, в пределах своих полномочий издают нормативные правовые акты в виде постановлений, приказов, правил, инструкций и положений.

На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти.

Структурные подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации не вправе издавать нормативные правовые акты.

В соответствии с пунктом 3 Правил подготовки нормативных правовых актов нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт создаются на бумажном носителе или в форме электронных документов, за исключением случаев, когда проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт содержат сведения, составляющие государственную тайну.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Проект нормативного правового акта подлежит обязательному предварительному обсуждению на заседаниях общественных советов при федеральных органах исполнительной власти (при наличии указанных советов) в случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти»^[33].

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованию и вступают в силу в порядке, установленном законодательством Российской Федерации^[34].

Требования к документам, используемым при предоставлении государственных и муниципальных услуг, устанавливаются в административных регламентах, разрабатываемых на основе Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и соответствующих правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации^[35].

Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации издаются по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также вне пределов ведения Российской Федерации и полномочий Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Система нормативных правовых актов органов государственной власти, субъекта Российской Федерации устанавливается в конституции (уставе) субъекта Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Федеральным законом «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»^[36].

Законодательные (представительные) органы государственной власти субъектов Российской Федерации принимают конституции (республики) и уставы (края, области, города федерального значения, автономная область, автономные округа), а также законы субъекта Российской Федерации.

Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) издает указы (постановления) и распоряжения.

Субъекты Российской Федерации вправе принимать законы о правовых актах, в которых определяются виды нормативных правовых актов, устанавливаются общие требования к их подготовке, оформлению, принятию, опубликованию и вступлению в силу.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 ноября 2000 г. № 904 «Об утверждении Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации» конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты органов законодательной (представительной) власти субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации), органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (государственных советов, правительств, кабинетов министров, администраций, мэрий, министерств и иных органов), затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, включаются в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, ведение которого осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации.

Заключения Министерства юстиции Российской Федерации по результатам правовой и антикоррупционной экспертиз указанных актов включаются в федеральный регистр в качестве дополнительных сведений.

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» органы местного самоуправления издают муниципальные правовые акты. В систему муниципальных правовых актов входят^[37]:

1) устав муниципального образования;

2) правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан), нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

3) правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования;

4) глава муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных уставом муниципального образования и решениями представительного органа муниципального образования, издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования в случае, если глава муниципального образования является председателем представительного органа муниципального образования; в случае, если глава муниципального образования является главой местной администрации, он издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.

5) председатель представительного органа муниципального образования издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования.

Иные должностные лица местного самоуправления издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.

При подготовке нормативных правовых актов в государственных органах субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления учитываются требования, установленные законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающим порядок подготовки нормативных правовых актов, раскрывается:

• порядок оформления проекта акта;

• состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;

• порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;

• процедура согласования проекта;

• порядок принятия акта (подписания, утверждения) или порядок представления проекта акта в вышестоящий исполнительный орган или представительный орган.

Государственные органы, органы местного самоуправления вправе разрабатывать и утверждать отдельные нормативные документы (правила, положения), устанавливающие порядок подготовки нормативных правовых актов (муниципальных правовых актов), включая правила их оформления, согласования, принятия (утверждения), опубликования.
 

3.3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов)
государственного органа, органа местного самоуправления

В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных законодательством Российской Федерации, государственные органы, органы местного самоуправления, должностные лица в пределах своей компетенции издают правовые акты в форме правил, положений, инструкций, регламентов, порядков и др., а также индивидуальные правовые акты в форме указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений (далее – распорядительные документы).

Распорядительные документы издаются по вопросам основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам^[38]:

• назначения, перемещения или освобождения от должности, командирования, награждения орденами и медалями, присвоения почетного или воинского звания, премирования, назначения персональной пенсии, закрепления жилых и нежилых помещений и предоставления льгот и преимуществ конкретным лицам и др.;

• действие которых исчерпывается однократным применением;

• оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

• созыва совещаний, конференций, съездов и др.;

• сооружения памятников, бюстов, монументов;

• строительства и реконструкции конкретных зданий, сооружений предприятий и пуске их в эксплуатацию;

• выделения материалов, машин, оборудования, товаров, изделий; о выделении и разрешении расходовать денежные средства на проведение конкретных мероприятий;

• отсрочки погашения задолженности по ссудам;

• отвода земель отдельным предприятиям, учреждениям, организациям.

• о внесении правовых актов и их проектов на рассмотрение и утверждение;

• направленные на организацию исполнения ранее установленного порядка и не содержащие норм (в том числе акты, содержание которых сводится к извещению об актах других органов);

• технического характера (тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и др.), если они не содержат правовых норм;

• рекомендательного характера;

• хозяйственно-распорядительного характера.

Проекты распорядительных документов готовят и вносят подразделения государственного органа, местного самоуправления в плановом порядке либо на основании поручений руководителя государственного органа, местного самоуправления либо иного уполномоченного должностного лица.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности государственного органа, органа местного самоуправления^[39] и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения:

• виды распорядительных документов, их назначение в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок подготовки проектов распорядительных документов государственного органа, органа местного самоуправления (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта, порядок взаимодействия структурных подразделений (должностных лиц) в процессе подготовки проекта, если исполнителей несколько, – ответственность подразделения-исполнителя (должностного лица) за подготовку проекта приказа (распоряжения);

• порядок оформления проекта распорядительного документа: состав реквизитов, оформление заголовка к тексту документа, требования к структуре и изложению текста, оформление приложений к проекту распорядительного документа и др.;

• процедуру согласования (визирования) проекта распорядительного документа с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта должностными лицами и иными работниками государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок представления проекта на подпись, подписание распорядительного документа;

• опубликование (размещение) распорядительного документа в СЭД или иной информационной системе, доведение распорядительного документа до исполнителей;

• порядок внесения изменений в ранее изданный распорядительный документ.
   

3.3.9. Положения, правила, инструкции

Инструкция по делопроизводству может содержать следующие положения, определяющие порядок подготовки локальных нормативных актов (далее – ЛНА), издаваемых в форме положений, правил, инструкций:

• назначение ЛНА в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок подготовки ЛНА и порядок их оформления;

• согласование ЛНА с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок утверждения ЛНА;

• опубликование (размещение) ЛНА в СЭД или иной информационной системе, доведение ЛНА до исполнителей;

• внесение изменений в ЛНА.
   

3.3.10. Протокол заседания (совещания)

Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях, советах, сходах, собраниях и др. оформляется протоколами.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно определить:

• виды протоколов, используемых в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

• сроки подготовки протокола;

• порядок подписания протоколов;

• опубликование (размещение) протокола заседания в СЭД или иной информационной системе (доведение протокола до исполнителей);

• оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов заседаний приведен в приложении № 9 к настоящим Методическим рекомендациям.
 

3.3.11. Деловое (служебное) письмо

Деловое (служебное) письмо готовится в государственном органе, органе местного самоуправления как:

• доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

• ответ на запрос федерального государственного органа;

• ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации;

• ответ государственного органа субъекта Российской Федерации о выполнении поручения главы республики в составе Российской Федерации, руководителя края, области, автономной области и автономного округа в составе Российской Федерации;

• ответ на запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• ответ на парламентский запрос;

• ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

• ответ на обращение гражданина или организации;

• ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности государственного органа;

• сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;

• ответ на запрос иного государственного органа, организации;

• запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;

• инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций государственного органа, органа местного самоуправления, полномочий должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления;

• в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить:

• порядок оформления деловых (служебных) писем, в том числе на должностных бланках;

• требования к текстам деловых (служебных) писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан и организаций, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления;

• процедуру согласования деловых (служебных) писем;

• особенности составления и оформления совместных писем;

• особенности применения в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления средств электросвязи, информационно-коммуникационных технологий для получения и отправки деловых (служебных) писем и других документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить состав реквизитов, используемых при оформлении деловых (служебных) писем:

• адресат;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложений;

• виза;

• подпись;

• отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);

• отметка об исполнителе.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:

• деловые (служебные) письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.2 Методических рекомендаций); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти – авторов документа – указываются в реквизите «Подпись»;

• сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления;

• тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов;

  в деловых (служебных) письмах используется реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

• в деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

• деловые (служебные) письма излагаются:

  • от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);

  • от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным…», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»);

  • от 1-го лица единственного числа, если деловое (служебное) письмо оформлено на должностном бланке («Прошу Вас представить сведения о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

• деловые (служебные) письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• деловые (служебные) письма подписываются руководителем государственного органа, его заместителями, иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;

• в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите «Подпись» в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей, например: «И.о. министра» или «Исполняющий обязанности министра»;

• в установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью государственного органа, органа местного самоуправления, а в письмах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», который может дополняться номером экземпляра.
   

3.3.12. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

• виды записок, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

• порядок составления записок (на бумажном носителе и/или в электронном виде);

• реквизиты записок различных видов и их оформление;

• структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;

• реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

• наименование структурного подразделения – автора документа;

• вид документа;

• дата документа;

• регистрационный номер;

• заголовок к тексту (при необходимости);

• адресат (должностное лицо (лица) государственного органа, органа местного самоуправления);

• подпись;

• отметка об исполнителе (при необходимости).

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечивается:

• прием и первичная обработка входящих документов;

• предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• рассмотрение документов руководством;

• доведение документов до исполнителей;

• подготовка проектов документов;

• согласование проектов документов;

• подписание проектов документов;

• определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

• обработка и отправка исходящих документов.

При установлении требований к организации документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления следует исходить из следующих принципов:

• централизации операций по приему и отправке документов;

• распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

• организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

• исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

• однократности регистрации документов;

• устранения необоснованных согласований проектов документов;

• регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

В соответствии с пунктом 3.3 Правил делопроизводства Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители структурных подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов и результатах исполнения (заполнение полей ЭРК).

В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

• документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов;

• документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;

• документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

• парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

• обращения граждан и организаций;

• запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

• документы государственных и негосударственных организаций;

• документы общественных и религиозных организаций;

• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов) и особенностями обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

В соответствии с пунктом 3.7 Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[40].
 

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству определяется структурное подразделение (подразделения), осуществляющее прием и обработку поступающей в государственный орган, орган местного самоуправления корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

• проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов;

• проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

• вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

• проверку целостности входящих документов, включая приложения;

• уничтожение конвертов и пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

• сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации)^[41]. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении № 11 к настоящим Методическим рекомендациям;

• передачу документов, требующих регистрации, на участок регистрации и сканирования документов;

• выделение документов, адресованных в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

• передачу документов, не требующих регистрации в структурные подразделения и должностным лицам;

• сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

• порядок действий в случае установления факта неправильной адресации документов, некомплектности документов, повреждения документа или конверта (пакета), наличия на конверте (пакете) грифа ограничения доступа к документу или пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:

• ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

• документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления или на следующий рабочий день;

• при обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах (один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й ‒ приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение);

• конверты, в которых поступили документы, уничтожаются (за исключением обращений граждан и иных документов, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и/или дата отправки, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

• конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

• с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;

• с грифами ограничения доступа – работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

• документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно;

• информирование руководителя Службы делопроизводства при поступлении подозрительных почтовых отправлений.

В Инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено, что при поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 3.15 Правил делопроизводства на всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления (см. пункт 26 Приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям).

В соответствии с пунктом 3.16 Правил делопроизводства электронные документы, поступившие из других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Портал государственных и муниципальных услуг, принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

В соответствии с пунктом 3.17 Правил делопроизводства порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[42], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[43] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[44].

В соответствии с пунктом 3.19 Правил делопроизводства Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
 

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления следует предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя, иными должностными лицами при наличии у них соответствующих полномочий. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа непосредственно тем должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в государственном органе, органе местного самоуправления распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.

В соответствии с пунктом 3.28 Правил делопроизводства состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления, может быть конкретизирован в Инструкции по делопроизводству.
 

3.4.4. Регистрация поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

• место и способ регистрации документов, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления (при смешанной форме организации делопроизводства должно быть определено, какие документы регистрируются в Службе делопроизводства, какие – в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления);

• сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан и организаций, запросы граждан о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления) и др.;

• структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов и др.);

• реквизиты документа и другие сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления^[45];

• передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

• регистрацию документов независимо от способа их доставки;

• регистрацию документов в пределах документопотоков, выделенных в государственном органе, органе местного самоуправления (см. раздел 3.4.1.);

• проставление на поступающих документах отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;

• внесение соответствующих сведений о документе в ЭРК документа в СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, присвоение поступившему документу регистрационного номера;

• порядок оцифровки (сканирования) документов, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления на бумажном носителе, и порядок включения электронных документов и электронных копий документов в СЭД;

• возможность использования штрихового кодирования документов в целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

• разработку в целях регистрации и учета документов в государственном органе, органе местного самоуправления классификаторов (справочников):

• структурных подразделений;

• видов документов;

• должностных лиц;

• корреспондентов;

• предметно-тематического (вопросов деятельности);

• указаний по исполнению документов;

• исполнителей;

• результатов исполнения документов и др.;

• особенности регистрации электронных документов, поступивших по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), по системе межведомственного электронного взаимодействия (далее – СМЭВ), в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления. При поступлении документов по МЭДО или СМЭВ следует учитывать требования, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[46];

• порядок регистрации документов на иностранных языках, поступивших в адрес государственного органа, органа местного самоуправления (в соответствии с пунктом 3.27 Правил делопроизводства документы на иностранных языках после их регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства; иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения).

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством
и доведения документов до исполнителей

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством государственного органа, органа местного самоуправления с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

• документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам государственного органа, органа местного самоуправления только после регистрации (исключением могут быть только документы, требующие незамедлительного исполнения, а также нерегистрируемые документы, предназначенные руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иным должностным лицам);

• после рассмотрения документов руководством, резолюции (поручения по документам) переносятся в ЭРК (в Инструкции по делопроизводству устанавливается, кем и каким образом эти сведения вносятся в ЭРК);

• доступ к электронному документу (электронной копии документа) исполнители получают после вынесения резолюций (поручений по документу);

• место хранения подлинника документа, если документ поступил на бумажном носителе (в Службе делопроизводства или в структурном подразделении, назначенном исполнителем (ответственным исполнителем) по документу);

• передача документов между структурными подразделениями государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется через Службу делопроизводства или с обязательным уведомлением Службы делопроизводства.

После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данные^[47]:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, принятом к исполнению (опционально);

г) информацию об авторе резолюции (руководителе, заместителе руководителя организации – участника МЭДО);

д) информацию о руководителе подразделения-исполнителя;

е) информацию об ответственном исполнителе (исполнителе).

Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа, меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

г) информацию об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);

д) информацию о документе – основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе).

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

В данном разделе инструкции определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

• ответственность за составление и оформление документа в соответствии с правилами, установленными в государственном органе, органе местного самоуправления, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа;

• проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе;

• при подготовке электронных документов используются электронные шаблоны, документов на бумажном носителе – бланки установленной формы или бумага стандартного формата;

• проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления, подготовленные в форме электронных документов, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

• до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, при необходимости ‒ списка (листа, указателя) рассылки;

• согласование проектов отправляемых документов может проводиться в СЭД или в форме визирования проекта исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы на отправляемых документах проставляются на копии (визовом экземпляре) документа, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования);

• для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:

• отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем (заместителем руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

• документы передаются на регистрацию в Службу делопроизводства или иное структурное подразделение, определенное в качестве места регистрации отправляемых документов;

• Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности документов (наличие указанных в исходящих документах приложений) и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

• электронные документы, отправляемые по МЭДО, СМЭВ, электронной почте подписываются усиленной квалифицированной подписью;

• регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

• при включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа;

• если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе;

• регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками;

• регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

• копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• при необходимости хранения копии исходящего документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции).

При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[48]:

а) регистрационный номер и дата регистрации документа;

б) элементы визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи);

в) данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи (координаты).

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.4.8. Отправка документов

В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. Устанавливается, что:

• решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимает подразделение-исполнитель в соответствии с порядком, установленным в государственном органе, органе местного самоуправления;

• обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[49], при отправке иными видами связи – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи;

• документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых подведомственные организации);

• неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю;

• документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь);

• документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

• отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи;

• документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

• на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется список, который затем возвращается в Службу делопроизводства с подписью работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Отправка документов по МЭДО должна осуществляется в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[50]. Для отправки документа по МЭДО должны быть сформированы:

а) графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении (в случае, если они не были сформированы при регистрации документа);

б) транспортный контейнер для передачи электронного документа.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

• процедуру прохождения проектов приказов государственного органа, органа местного самоуправления по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок опубликования приказов (размещения в СЭД или иной информационной системе), при необходимости – рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям;

• организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

• место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), в том числе, создаваемых в форме электронных документов, порядок передачи документов между структурными подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

В Инструкции по делопроизводству определяются:

• структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам;

• порядок обработки поступающей и отправляемой иностранной корреспонденции (структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию иностранной корреспонденции, подготовка аннотации на поступившие документы, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов).

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

• совершенствования организации работы с документами;

• принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

• расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;

• нормирования труда;

• повышения исполнительской дисциплины.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и представляются руководству государственного органа, органа местного самоуправления в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов, в том числе по учетным данным СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

В целях оценки трудозатрат делопроизводственного персонала, нормирования труда в государственном органе, органе местного самоуправления может вестись учет копий документов (копий документов на бумажном носителе, электронных копий документов (указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений, протоколов, иных документов), рассылаемых в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, должностным лицам, в подведомственные органы и организации.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5. Управление документами в системе электронного документооборота

Раздел V Правил делопроизводства устанавливает основные положения об управлении документами в СЭД и определяет состав включаемых в СЭД сведений о входящих документах, исходящих документах, внутренних документах, обращениях граждан.

В Инструкцию по делопроизводству целесообразно включить положения о том, что:

доступ к работе в СЭД государственного органа должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации;

включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в СЭД в соответствии с ее классификационной схемой;

в процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

включение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документами осуществляется посредством заполнения полей ЭРК СЭД.

Включение установленного набора сведений о документах в СЭД позволяет формировать в СЭД государственных органов, органов местного самоуправления сопоставимые наборы метаданных о документах, независимо от того, в какую СЭД включены документы и какие технологии используются для управления документами.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, какие сведения и на каком этапе жизненного цикла документа включаются в ЭРК (регистрация, рассмотрение документа руководством, этапе согласования, подписания или ином) и в какой форме.

Пунктами 4.4.–4.7. Правил делопроизводства определен состав сведений, включаемых в СЭД в процессе жизненного цикла документа.

Пунктом 4.4. Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения о поступившем документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[51];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[52];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Пунктом 4.5. Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации – адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе (пункт 4.6. Правил делопроизводства):

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) – исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Определяя состав сведений о внутренних документах, включаемых в СЭД, Правила делопроизводства отмечают, что в зависимости от вида регистрируемого документа состав сведений может быть конкретизирован.

Пунктом 4.7 Правил делопроизводства определен состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на обращения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации – адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи;

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Правилами делопроизводства установлено (пункт 4.8.), что дополнительно к указанным сведениям в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

Правилами делопроизводства предусмотрено, что при включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

Правилами делопроизводства (пункт 4.10.) также установлено, что в целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются справочники, в том числе: корреспондентов (адресатов), видов документов, структурных подразделений государственного органа, должностных лиц государственного органа, исполнителей по документам, тематический (вопросов деятельности), сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами), номенклатура дел государственного органа.

3.6. Контроль исполнения документов

В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления должно быть определено структурное подразделение (подразделения), в обязанности которого (которых) входит контроль исполнения документов (поручений).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

• организация контроля исполнения документов (поручений);

• этапы контроля;

• сроки исполнения документов (поручений);

• порядок исчисления сроков исполнения документов;

• состав (виды) документов, поручений, подлежащих контролю;

• особенности контроля исполнения документов (поручений), поступающих из вышестоящих государственных органов исполнительной власти и иных государственных органов (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др.);

• технология контроля исполнения документов (поручений);

• организация аналитической работы по результатам исполнения документов (поручений), порядок (форма и сроки) информирования руководства государственного органа, органа местного самоуправления о результатах контроля исполнения документов (поручений) и др.

При регламентации контроля исполнения документов в Инструкции по делопроизводству следует обратить внимание на следующие положения:

• контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения;

  срок исполнения документа может быть типовым (установлен законодательными или иными нормативными правовыми актами) или индивидуальным (типовые сроки исполнения документов (поручений) приведены в приложении № 12 к настоящим Методическим рекомендациям); индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, иными должностными лицами в резолюциях (поручениях) по документу, в распорядительных документах, протоколах заседаний;

• индивидуальный срок исполнения документа (поручения) может быть обозначен:

  • конкретной датой;

  • пометкой «весьма срочно» (документ должен быть исполнен в течение одного-двух дней); «срочно» – в 3-дневный срок; «оперативно» – в 10-дневный срок;

  • если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней;

• дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме;

• сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются;

• организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[53];

• сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа (эта норма установлена статьей 191 Гражданского кодекса Российской Федерации^[54]);

• сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания);

• если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день (эта норма установлена статьей 193 Гражданского кодекса Российской Федерации^[55]), за исключением федеральных органов исполнительной власти, для которых пунктом 6.1.1. Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, установлено, что если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день^[56];

• приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

• об изменении срока исполнения документа (поручения), подразделения – исполнителя, состава исполнителей обязан проинформировать Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен контроль исполнения документа (поручения);

• документ снимается с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам;

• сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения;

• служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления, иным должностным лицам с установленной периодичностью и по установленным формам отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении, как по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, так и по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям;

• ежемесячно государственные органы, органы местного самоуправления^[57] представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[58].

3.7. Работа исполнителя с документами

Правила делопроизводства не содержат положений, устанавливающих требования к организации работы исполнителя с документами, вместе с тем, практика разработки инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что, как правило, в инструкциях по делопроизводству такие разделы содержатся.

При включении в Инструкцию по делопроизводству раздела об организации работы исполнителя с документами рекомендуется отразить в этом разделе следующие положения:

• организация работы с документами в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется на основании резолюций (поручений) руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями;

• подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим должностным лицом или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

• документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями (поручениями) на исполнение передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:

• сбор и обработку необходимой информации;

• подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в государственном органе, органе местного самоуправления;

• согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

• подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

• доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

• повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);

• в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа;

• представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

• определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

• функции ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

• право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

• порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе или в СЭД о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.8. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

3.8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

В соответствии с пунктом 6.1 Правил делопроизводства документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления. Документальный фонд ‒ совокупность документов, образующихся в деятельности организации^[59].

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и пунктом 6.2 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации разрабатывают и после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства⁵⁸ утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, которым структурные подразделения государственного органа Российской Федерации руководствуются при определении сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения.

В соответствии с пунктом 6.3 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

Создание документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

В соответствии с пунктом 6.4 Правил делопроизводства номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

В Инструкции по делопроизводству государственного органа следует установить:

• порядок разработки номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, включая вопросы согласования и утверждения номенклатуры дел, ежегодной корректировки номенклатуры дел;

• структуру номенклатуры дел, в том числе, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;

• правила индексации дел, составления заголовков дел;

• порядок индексации дел и определения сроков хранения документов;

• особенности отражения в номенклатуре дел электронных дел;

• порядок установления сроков хранения документов с информацией о том, какие перечни документов со сроками хранения применяются для определения сроков хранения документов;

• порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года и порядок ее корректировки;

• составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве государственного органа, органа местного самоуправления в течение года.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть, что:

• при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;

• в государственном органе, органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная). Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел организации установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[60] и приведены в приложениях № 13 и № 14 к настоящим Методическим рекомендациям;

• номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем структурного подразделения при участии ведущих специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителя структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления;

• номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений; номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) соответствующего федерального государственного архива^[61], уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[62] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями^[63];

• номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года;

• вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения сводной номенклатуры дел, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• структурное подразделение информирует Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления о включении в номенклатуру дел новых дел; с этой целью в Службу делопроизводства представляется служебная записка за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела;

• номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

  • 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

  • 2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

  • 3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления;

• номенклатура дел государственного органа, осуществляющего депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства; 2-й экземпляр передается в архив государственного органа в качестве учетного документа;

• в качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления или ее электронная форма; в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе (в соответствии с пунктом 6.17 Правил делопроизводства рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в Службе делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления);

• в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется заново, согласовывается с ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

• наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов (в органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности);

• в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях – в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел;

• сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее – ведомственными перечнями); сроки хранения документов указываются в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью федерального закона, типового или ведомственного перечня);

• по завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Службу делопроизводства; вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение года;

• в итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления; сведения итоговой записи сводной номенклатуры дел передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;

• Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных готовит:

• итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года; сведения итоговой записи передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;

• дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел; дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел;

• номенклатура дел используется в качестве основы для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении № 15 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.8.2. Формирование дел и их текущее хранение

Пунктами 6.23–6.27 Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе, электронных документов. Соответственно, данные положения должны быть определены в Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

К основным принципам (правилам) формирования дел, которые следует отметить в Инструкции по делопроизводству, относятся следующие (пункт 6.23 Правил делопроизводства):

• в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

• приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);

• факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

• дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

• документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

• Кроме указанных положений в Инструкции по делопроизводству целесообразно указать:

• место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления);

• методическую функцию архива государственного органа, органа местного самоуправления в вопросах формирования дел;

• срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается государственным органом, органом местного самоуправления и не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа);

• работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;

• работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, к которому в соответствии с номенклатурой дел должен быть отнесен исполненный документ (комплект документов);

• условия текущего хранения дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок учета дел;

• порядок выдачи дел во временное пользование;

• порядок изъятия документов из дела;

• подразделения (Служба делопроизводства, архив государственного органа, органа местного самоуправления), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления, проверки наличия и состояния дел.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов и организации их текущего хранения (до передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления) приведены в приложении № 16 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в государственном органе, органе местного самоуправления в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и на уничтожение.

Пунктом 7.3 Правил делопроизводства установлено, что дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве^[64]. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения в соответствии с пунктами 7.17–7.21 Правил делопроизводства^[65].

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

• экспертизу ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

• составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов определен пунктами 7.4–7.6 Правил делопроизводства и пунктами 4.3–4.13 Правил 2015 г. В Инструкцию по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления рекомендуется включить следующие положения:

• экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводителями структурных подразделений;

• для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления создается экспертная комиссия^[66] (далее – ЭК), в органах, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, – центральная экспертная комиссия^[67] (далее – ЦЭК), действующие на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;

• экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК»^[68] подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела^[69].

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов (приложения № 17–18^[70]), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел приведен в приложении № 19 к настоящим Методическим рекомендациям.

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела государственного органа, органа местного самоуправления подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 20 к настоящим Методическим рекомендациям).

Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и делопроизводителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, при методической помощи и под контролем архива государственного органа, органа местного самоуправления.

Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, а также для подготовки дел к передачи в государственный (муниципальный) архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду) по договору могут привлекаться специализированные организации.

3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения в соответствии с положениями, установленными пунктами 7.16–7.22 Правил делопроизводства и пунктами 4.11–4.13. Правил 2015 г.

При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:

• на дела с истекшими сроками хранения делопроизводители структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме акта, установленного Правилами 2015 г. (приложение № 21);

• на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, установленной приложением № 21 к Правилам 2015 г.); форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению приведена в приложении № 21 к настоящим Методическим рекомендациям;

• Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе предложений структурных подразделений составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21 к настоящим Методическим рекомендациям);

• дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 г.);

• дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела;

• остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается;

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего государственного органа, органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

• отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период;

• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу;

• согласованные ЦЭК (ЭК) государственного органа, органа местного самоуправления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям; после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию;

• передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение № 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

3.8.5. Передача дел на хранение в архив государственного органа,
органа местного самоуправления

В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривающий следующие условия:

• передача документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации;

• передача дел производится по описям дел структурных подразделений;

• дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив делопроизводителями структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы);

• прием дел производится работником архива государственного органа, органа местного самоуправления в присутствии делопроизводителя структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описей дел структурных подразделений отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива государственного органа, органа местного самоуправления и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка «Передано в архив, опись от …. № ….».

В соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив государственного органа, органа местного самоуправления независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1

Термины и определения

Источники:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

• Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2013.

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. – М.: Стандартинформ, 2019.

Приложение № 2

Образцы бланков документов

Образец бланка приказа федерального министерства

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма федерального министерства

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма должностного лица (статс-секретаря – заместителя министра)

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма структурного подразделения

Продолжение приложения № 2

Образец бланка протокола федерального министерства

Продолжение приложения № 2

Образец бланка приказа федеральной службы, подведомственной федеральному министерству

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма федеральной службы, подведомственной федеральному министерству

Продолжение приложения № 2

Образец бланка постановления представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка распоряжения председателя представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма председателя представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка постановления главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка распоряжения главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма первого заместителя главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма структурного подразделения администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка приказа органа исполнительной власти
администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма органа исполнительной власти
администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма администрации муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка решения представительного органа муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка постановления главы муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка распоряжения главы муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка приказа исполнительного органа местного самоуправления

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма администрации муниципального образования

Приложение № 3

Правила оформления реквизитов документов
в государственных органах, органах местного самоуправления^[71]

1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»^[72]. Изображение герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или муниципального образования воспроизводится на бланках документов в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации или муниципальными нормативными правовыми актами.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается на бланке документа над реквизитами организации – автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления.

Законом о Государственном гербе Российской Федерации установлены варианты изображения Государственного герба Российской Федерации:

• многоцветный на геральдическом щите;

• одноцветный на геральдическом щите;

• одноцветный без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла).

• Многоцветный вариант изображения Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках:

• федеральных конституционных законов и федеральных законов;

• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

• решений Конституционного Суда Российской Федерации;

• решений Верховного Суда Российской Федерации;

• Президента Российской Федерации;

• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Одноцветный вариант изображения Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках:

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

• органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

• органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

• федеральных судов;

• органов прокуратуры Российской Федерации;

• следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;

• органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Гербы субъектов Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» собственную символику (гербы, эмблемы и др.), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, вправе иметь и муниципальные образования^[73] (муниципальное образование – городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление, имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления).

Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»^[74] устанавливает:

«1. Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности.

2. Официальные символы муниципальных образований подлежат государственной регистрации в порядке, установленном федеральным законодательством.

3. Официальные символы муниципальных образований и порядок официального использования указанных символов устанавливаются уставами муниципальных образований и (или) нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований».

Указом Президента Российской Федерации от 21 марта 1996 г. № 403 утверждено Положение о Государственном геральдическом регистре Российской Федерации. Регистр создан в целях систематизации и упорядочения использования официальных символов и отличительных знаков. Регистр ведет Геральдический совет при Президенте Российской Федерации (в 1992–1994 – Государственная геральдическая служба Российской Федерации, в 1994–1999 – Государственная герольдия при Президенте Российской Федерации).

В регистр вносятся официальные символы Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (флаги, гербы); официальные символы федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации (флаги, гербы, эмблемы); официальные символы органов местного самоуправления и иных муниципальных образований (флаги, гербы, эмблемы); знаки отличия и различия, награды федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Согласно ст. 8 Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не должны быть идентичны Государственному гербу, и Государственный герб не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций.

2. Эмблема

Изображение эмблемы, разработанной и утвержденной в установленном порядке, помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или муниципального образования).

Изображение эмблемы помещается на бланке документа над реквизитами организации – автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления.

Порядок использования изображения эмблемы устанавливает соответствующий государственный орган.

3. Код формы документа

Реквизит проставляется на унифицированных формах документов, включенных в унифицированные системы документации, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором. Код формы документа располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

4. Наименование государственного органа, органа местного самоуправления

Наименование государственного органа, органа местного самоуправления на бланке документа должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом о создании государственного органа, органа местного самоуправления и положением о нем. На бланках документов указывается полное официальное наименование государственного органа, органа местного самоуправления. Над наименованием государственного органа, органа местного самоуправления указывается полное или сокращенное наименование вышестоящего органа (при его наличии).

Сокращенное наименование (при его наличии) государственного органа, органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.

В бланках документов государственных органов, органов местного самоуправления республик в составе Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, наименование государственного органа, органа местного самоуправления указывается на русском языке как государственном языке Российской Федерации и на государственном языке (государственных языках) республик в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

Наименование государственного органа, органа местного самоуправления на русском языке размещается:

• на бланках с угловым расположением реквизитов – слева, наименования государственного органа, органа местного самоуправления на государственном языке (государственных языках) республики – справа от наименования на русском языке;

• на бланках с продольным расположением реквизитов – сверху, наименования государственного органа, органа местного самоуправления на государственном языке (государственных языках) республики – под наименованием на русском языке.

5. Наименование структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления

Указывается в бланках структурных подразделений в случае, если их использование установлено нормативными правовыми актами государственного органа или муниципальными правовыми актами, и указывается под наименованием государственного органа, органа местного самоуправления.

Собственные бланки по типу бланков структурных подразделений могут иметь координационные, совещательные, методические органыгосударственного органа, органа местного самоуправления

6. Наименование должности лица

Наименование должности лица – реквизит бланка должностного лица (руководителя, заместителей руководителя, иных должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, имеющих право использовать бланки должностных лиц).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) государственного органа, органа местного самоуправления.

7. Справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления

Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес государственного органа, органа местного самоуправления, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при необходимости, другие сведения.

8. Наименование вида документа

Указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

При издании документа на бланке конкретного вида документа (приказа, постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом бланка.

9. Дата документа

Соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.08.2020;

• словесно-цифровым способом: 5 августа 2020 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

10. Регистрационный номер документа –

цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами, органами местного самоуправления, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований государственных органов, органов местного самоуправления в заголовочной части или преамбуле документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Реквизит используется в бланках писем, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

12. Место составления (издания) документа

Указывается в бланках документов, за исключением бланков деловых (служебных) писем (в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные данные об организации»), а также внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и других).

Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в официальное наименование государственного органа, органа местного самоуправления.

Место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления: Москва, г. Новосибирск, г. Клин Московской области. При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения^[75] (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в виде графического сокращения «г.» не указывается.

13. Гриф ограничения доступа к документу

Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на сопроводительном письме к таким документам.

В федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве грифа ограничения доступа на документах оформляется пометка «Для служебного пользования»^[76].

14. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, орган местного самоуправления, организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица. Например:
 

Руководителю Федерального архивного агентства

Артизову А.Н.

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:
 

Наименование
государственного органа

Начальнику Департамента

(наименование)

генерал-майору полиции

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например:
 

Мэру Москвы

г-ну Собянину С.С.

Председателю Комитета
по делам молодежи

Законодательного Собрания

Республики (наименование)

г-же Симоновой С.С.

При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа (организации) в именительном падеже. Например:
 

Федеральное архивное

агентство

или:

Росархив
 

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:
 

Министерство цифрового развития, связи
и массовых коммуникаций Российской Федерации

Департамент электронного правительства

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. Например:
 

Росархив

Руководителю Финансового управления

Фамилия И.О.

При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям
территориальных органов
Федерального казначейства
в субъектах Российской Федерации

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Руководителям федеральных органов исполнительной власти

(по списку)

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента. Например:

Фамилия И.О.

ул. Весенняя, д. 5, кв. 124,
Москва, 119235

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи^[77]:

а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Министерство экономического развития
Российской Федерации

abcd@gov.ru

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

15. Гриф утверждения документа

Проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (указом, постановлением, приказом, распоряжением).

Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование государственного органа или органа местного самоуправления, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального
архивного агентства

Подпись     А.Н. Артизов

Дата

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с названием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: 

                                                                    (Регламент)                           УТВЕРЖДЕН

приказом Федерального
архивного агентства

от 5 июня 2020 г. № 82

                                                                      (Правила)                              УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением Федерального
архивного агентства

от 22 мая 2019 г. № 71

16. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?» (формулируется с предлогом «О» («Об») или на вопрос «чего?». Например:

приказ (о чём?) О создании аттестационной комиссии

письмо (о чём?) О предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

В деловых (служебных) письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки. Например:
 

Об утверждении Положения о системе межведомственного
электронного документооборота

17. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа в государственных органах, органах местного самоуправления составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик в составе Российской Федерации и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик^[78].

В тексте документа не допускается употребление:

• просторечной и экспрессивной лексики;

• иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

• обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

• аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

• ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты – арабскими^[79]. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

• в постановлениях – от третьего лица единственного числа («… п о с т а н о в л я е т: …»

• в приказах, изданных единолично, – от первого лица единственного числа («… п р и к а з ы в а ю: …»);

• в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, – от первого лица множественного числа («… п р и к а з ы в а е м: …») или от третьего лица множественного числа (п о с т а н о в л я ю т: …»;

• в протоколах заседаний – от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

• в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «администрация считает возможным…»);

• в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц, – от первого лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…») или от третьего лица единственного числа («… департамент не располагает …», «… агентство готово рассмотреть…»);

• в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («прошу…», «считаю необходимым…»);

• в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку…»).

Слова «постановляет», «приказываю» печатаются вразрядку и могут выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах используются:

• вступительное обращение:

  Уважаемый господин Председатель!

  Уважаемый господин Министр!

  Уважаемый господин Иванов!

  Уважаемая госпожа Петрова!

  Уважаемый Иван Петрович!

  Уважаемая Анна Николаевна!

  Уважаемые господа!

• заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа – 10 мм.

18. Отметка о приложении

Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля одним их следующих способов:

• если приложение названо в тексте:

  Приложение:   на 2 л. в 1 экз.
   

• если приложение не названо в тексте или если приложений несколько (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого из них):

  Приложение:   1. Положение о Департаменте финансов на 5 л. в 1 экз.

                         2. Справка о кадровом составе Департамента финансов на 3 л. в 1 экз.
    

• если приложение (приложения) сброшюрованы или прошиты:

  Приложение:   Договор о сотрудничестве от 12 мая 2020 г. № 65 в 2 экз.
    

• если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

  Приложение:   письмо ФКУ «Государственный архив Российской Федерации» от 05.06.2020
                         № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
   

• если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:

  Приложение:   на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
   

• если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

  Приложение:   DVD-R в 1 экз.
   

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение:   Аналитическая справка о … на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip). Например:

Приложение:   5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом (в байтах).
 

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение № 1);

• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

  Приложение № 2

  к приказу (Наименование государственного органа, органа местного самоуправления)

  от 15 августа 2020 г. № 112

В отметке о приложении может указываться сокращенное наименование государственного органа, органа местного самоуправления). Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом (Наименование государственного органа, органа местного самоуправления)

от 18 мая 2020 г. № 67

Если одним распорядительным утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.

19. Гриф согласования документа

Проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, ‒ на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

• на последнем листе документа под текстом;

• на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
 

СОГЛАСОВАНО
Руководитель Департамента
здравоохранения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
 

Если согласование осуществляется совещательным, координационным методическим или иным органом, в грифе согласования указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:
 

СОГЛАСОВАНО
Научно-техническим советом
…
(протокол от _______ №_____)
 

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма. Например:
 

СОГЛАСОВАНО
письмо Федерального архивного
агентства от _________ № ____

20. Виза

Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела

Подпись   И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись   И.О. Фамилия

Дата

В государственных органах, органах местного самоуправления, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме.

В документах, подлинники которых хранятся в государственном органе, органе местного самоуправления визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

21. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Например:
 

Заместитель руководителя                           Подпись                           И.О. Фамилия
 

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:
 

Заместитель руководителя
Федерального архивного
агентства                                                     Подпись                           А.В. Юрасов
 

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма государственного органа или органа местного самоуправления, но подписывается руководителем структурного подразделения (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения. Например:
 

Руководитель Департамента
камеральных проверок                               Подпись                              И.О. Фамилия
 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:
 

                                                                   Подпись                             И.О. Фамилия
 

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
 

Заместитель руководителя                            Подпись                            И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                                       Подпись                            И.О. Фамилия
 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
 

Заместитель министра                                                Заместитель министра
по финансовым вопросам                                           по административным вопросам
Подпись   И.О. Фамилия                                             Подпись   И.О. Фамилия
 

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:
 

Председатель комиссии                             Подпись                        И.О. Фамилия

Члены комиссии                                        Подпись                        И.О. Фамилия

                                                                Подпись                         И.О. Фамилия
 

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:
 

И.о. директора Департамента
информационных технологий                       Подпись                      И.О. Фамилия

   или:

Исполняющий обязанности
директора Департамента
информационных технологий                        Подпись                     И.О. Фамилия
 

Слова «исполняющий обязанности» пишутся полностью или в виде графического сокращения «и.о.» (не: «временно исполняющий обязанности», «врио»).

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

22. Отметка об электронной подписи

Реквизит используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями^[80]. Например:

23. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы федерального государственного органа заверяют печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, государственного органа субъекта Российской Федерации – печатью с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления – печатью с воспроизведением герба (геральдического знака) органа местного самоуправления.

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или на месте, обозначенном «МП» («Место печати»), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

24. Отметка об исполнителе

Включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя (работника, подготовившего проект документа), наименованием структурного подразделения и адресом электронной почты исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева. Например:
 

Иванов Иван Иванович, Контрольное управление, ведущий специалист
+7 (499) 900-00-00, Ivanov_II@gov.ru
 

Внутренними нормативными документами государственного органа, органа местного самоуправления может быть предусмотрено указание в качестве исполнителей документа руководителей структурных подразделений или иных должностных лиц.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

25. Отметка о заверении копии

Оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:
 

Верно
Зав. отделом государственной
службы, кадров и наград                                      Подпись                    И.О. Фамилия
Дата
 

Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Подлинник документа находится в «Наименование государственного органа, органа местного самоуправления» в деле № 01-05 за 2019 г.»

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети «Интернет», СЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

• наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

• наименования документов, копии которых направляются получателю;

• названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

• дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

26. Отметка о поступлении документа

Служит для подтверждения факта поступления документа в государственный орган, орган местного самоуправления и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа (например, «Поступило по МЭДО»).

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа (штампов).

27. Резолюция

Резолюция на документе – указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в ЭРК документа в СЭД.

Резолюция должна включать: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

28. Отметка о контроле

Отметка свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в ЭРК.

29. Отметка о направлении документа в дело

Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

В дело № 01-18 за 2020 г.

Зав. отделом аудита

Подпись         Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в ЭРК.

Приложение № 4

Примерный перечень утверждаемых документов

1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).

5. Классификаторы информации, документов.

6. Методические рекомендации, методические указания, методики.

7. Номенклатура дел организации.

8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).

11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

12. Планы (кроме оперативных).

13. Политики.

14. Положения.

15. Порядки.

16. Правила.

17. Программы.

18. Регламенты (в том числе административные).

19. Стандарты организации.

20. Структура и штатная численность.

21. Уставы.

22. Унифицированные формы документов.

23. Штатное расписание.

Приложение № 5

Примерный перечень документов, заверяемых печатью

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Сведения о трудовой деятельности работника.

9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, – по необходимости).

10. Трудовые книжки работников.

11. Удостоверения работников.

Приложение № 6

Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации

1. Государственные органы, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт^[81] от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН – отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36–48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Например:

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

4. Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа – печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:

К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 1
Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24–36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Образец оформления законопроекта прилагается.

Образец оформления законопроекта

Приложение № 7

Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений)
Президента Российской Федерации

1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется государственными органами в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле – 2,75 см, правое – 2,25 см и нижнее – не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт^[82].

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю », которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита выравниваются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

      ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Указу Президента

Российской Федерации

от             №      

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2–3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

      УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

от             №      

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение ‒ УТВЕРЖДЕНО, программа ‒ УТВЕРЖДЕНА, мероприятия ‒ УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа ‒ приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О Ки др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения – дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты ‒ так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации прилагаются.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Образец оформления проекта распоряжения Президента
Российской Федерации

Приложение № 8

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений)
Правительства Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 14, ст. 2062)».

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

Образцы оформления проектов актов Правительства Российской Федерации прилагаются.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Образец оформления проекта распоряжения Правительства Российской Федерации

Приложение № 9

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В государственных органах, органах местного самоуправления протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …, против – …, воздержалось – …».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
 

Присутствовали:

Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации                                            И.О. Фамилия

Заместители руководителя Росархива                                    И.О. Фамилия

…

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом «о» («об»), печатается центрованно, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе, органе местного самоуправления.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование государственного органа, органа местного самоуправления – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования государственного органа, органа местного самоуправления;

• вид документа – ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);

• вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

• место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру;

• дата протокола;

• регистрационный номер протокола;

• текст протокола;

• подпись (подписи) – отделяется от текста 2–3 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Образцы протоколов прилагаются.

Образец оформления полного протокола

Образец оформления краткого протокола

Приложение № 10

Образец оформления служебного письма

Приложение № 11

Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов^[83]

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

9. Отчеты о НИР.

10. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

11. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

12. Прейскуранты.

13. Пригласительные билеты, приглашения.

14. Программы конференций, совещаний.

15. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

16. Учебные планы, программы.

17. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Приложение № 12

Типовые сроки исполнения документов в государственном органе,
органе местного самоуправления

Приложение № 13

Форма номенклатуры дел структурного подразделения
государственного органа, органа местного самоуправления

Продолжение приложения № 13

Приложение № 14

Форма номенклатуры дел государственного органа,
органа местного самоуправления (сводной номенклатуры дел)

Продолжение приложения № 14

Приложение № 15

Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа,
органа местного самоуправления

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется по установленной форме (приложения № 14, 15 к настоящим Методическим рекомендациям).

В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях – копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. Как правило, индекс дела состоит из установленного в государственном органе, органе местного самоуправления цифрового (буквенно-цифрового) обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – код структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.

Таблица 1. Признаки формирования заголовков дел

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы министерства по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
 

Таблица 2. Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава
и содержания документов в заголовке дела)

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др.

Если в течение года в государственном органе, органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы и формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

Приложение № 16

Порядок формирования дел в государственном органе,
органе местного самоуправления, учета и хранения дел

При формировании дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.

Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело^[86] (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения^[87].

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций по вопросам работы государственного органа, органа местного самоуправления, его структурных подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления или выделения к уничтожению осуществляется в Службе делопроизводства и/или в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления по месту их формирования, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дела считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

В структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводители структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

• размещение дел;

• проверка наличия и состояния документов и дел;

• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.

Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или стойке стеллажа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел работникам других структурных подразделений производится с разрешения руководителя Службы делопроизводства или руководителя структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение подлежит учету.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица. Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование.

Приложение № 17

Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения,
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)

Продолжение приложения № 17

Приложение № 18

Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения

Продолжение приложения № 18

Продолжение приложения № 18

Приложение № 19

Порядок составления описей дел
постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
по личному составу, электронных дел^[88]

В государственном органе, органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел. Описи дел составляются под методическим руководством архива государственного органа, органа местного самоуправления. По этим описям документы сдаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел государственного органа, органа местного самоуправления, которые готовит архив государственного органа, органа местного самоуправления и по которым он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения № 17, 18 к настоящим Методическим рекомендациям) в двух экземплярах и представляются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома) по описи;

• индекс дела (тома);

• заголовок дела (тома);

• дата дела (тома);

• количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов;

• срок хранения дела (тома).

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый;

• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов; при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов – общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией структурного подразделения.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

Приложение № 20

Правила оформления дел и подготовки дел
к передаче на архивное хранение

Оформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривает^[89]:

• подшивку документов в дело или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• оформление реквизитов обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 22 к настоящим Методическим рекомендациям). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

• наименование государственного органа, органа местного самоуправления (фондообразователя);

• наименование структурного подразделения фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);

• заголовок дела;

• дата дела (тома);

• количество листов в деле;

• срок хранения дела и номер статьи по перечню;

• архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

• наименование государственного органа, органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, государственный орган, орган местного самоуправления был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

• наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой (если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другой государственный орган, орган местного самоуправления или другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым);

• делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

• заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов;

• дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела, без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности государственного органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в архиве государственного органа, органа местного самоуправления только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива, ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными им полномочиями (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного (муниципального) архива и государственного органа, органа местного самоуправления по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись), помещаемый в конце дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение № 23 к настоящим Методическим рекомендациям). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 24 к настоящим Методическим рекомендациям).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

В соответствии с пунктами 7.12–7.13 Правил делопроизводства подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с Правилами 2015 г., предусматривающими^[90]:

• подготовка электронных дел, документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы;

• при подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

• формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

• миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;

• проверка воспроизводимости электронных документов;

• проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

• формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

Приложение № 21

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Продолжение приложения № 21

Приложение № 22

Форма обложки дела

Приложение № 23

Форма листа-заверителя дела

Приложение № 24

Форма внутренней описи документов дела

[1] Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 30 декабря 2019 г.).

[2] Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с «Положением о Федеральном архивном агентстве») (Собрании законодательства Российской Федерации. 2016. № 26. Ст. 4034; 2018. № 52. Ст. 8239).

[3] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[4] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[5] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2020, № 31, ст. 5027).

[6] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.

[7] Управление документами. Термины и определения. Словарь. – М., ВНИИДАД, 2013. – 120 с.; Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://archives.gov.ru/sites/default/files/2014-slovar-upravl-documents.pdf.

[8] Электронный шаблон бланка – бланк документа в цифровой форме, используемый для создания документов в информационной системе; электронный шаблон документа – унифицированная форма документа используемая для создания документов в информационной системе и содержащая не только реквизиты бланка в цифровой форме, но и постоянные части текста документа.

[9] Интерактивная форма документа позволяет создавать электронный документ в информационной системе в процессе диалога с пользователем, при этом предполагается, что интерфейс содержит различные элементы управления (меню, командные кнопки, поля для ввода информации, списки), благодаря которым пользователь может формировать документ. Особенность документов, создаваемых на основе интерактивных форм, – их связь с базой данных, поскольку в процессе создания документа значительная часть информации выбирается из базы данных, а та часть информации, которая включается в документ как новая информация, становится частью базы данных.

[10] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).

[11] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[12] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018. Раздел 6 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[13] Образцы бланков документов приведены в Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[14] В настоящее время общий бланк выходит из употребления. Его используют государственные органы, органы местного самоуправления, применяющие исключительно бланки на бумажном носителе, изготавливаемые типографским способом. В государственных органах, органах местного самоуправления, не использующих бланки, изготовленные типографским способом, вместо общего бланка используются электронные шаблоны конкретных видов документов.

[15] ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает также, что документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Это положение может быть учтено при разработке бланков тех видов документов, которые имеют длительные сроки хранения.

[16] Стандарт не называет конкретных гарнитур шрифтов, используемых при создании документов, в связи с тем, что постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. № 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября 2015 г. № 47 ст. 6600; 2019. № 15. Ст. 1754) введен запрет на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, а распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2016 г. № 1588-р утвержден план перехода федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

[17] Статья 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., № 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 2020, № 31, ст. 5027).

[18] Межстрочный пробел (интервал), или интерлиньяж, – расстояние между строками в тексте, точнее, – расстояние между нижней и верхней линиями смежных строк. Межстрочный интервал измеряется в пунктах или интервалах. Межстрочный интервал и шаг письма (расстояние между соответствующими точками осевых линий двух смежных знаков, находящихся на одной строке) при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма – 2,54 мм (1/10 дюйма).

[19] В делопроизводственной терминологии нет понятия «составная часть реквизита». Основываясь на практике документирования, можно предположить, что о составных частях реквизита можно говорить, например, при оформлении реквизита «Адресат» в случаях, если в составе этого реквизита указывается почтовый адрес корреспондента (номер телефона-факса или адрес электронной почты).

[20] Межбуквенный пробел – это незапечатанные промежутки между буквенными знаками, а межсловный пробел (апрош) – пробел, отделяющий одно слово от другого.

[21] Постановление Правительства Российской Федерации от 23 марта 2017 г. № 325 «Обутверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 14, ст. 2062; 2018, № 12, ст. 1683).

[22] Раздел III Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 186 и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 258 от 27 мая 2015 г. (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.) (далее – Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258).

[23] Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени (ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». – М.: Стандартинформ, 2016).

[24] [Б] – реквизиты бланка документа; [<] – реквизиты, для которых на бланке проставляются отметки, показывающие место их расположения.

[25] Реквизит не используется в государственных органах, органах местного самоуправления; может использоваться в организациях, учредителями которых выступают государственные органы, органы местного самоуправления, при условии, что товарный знак (знак обслуживания) зарегистрирован в установленном порядке (см. Гражданский кодекс Российской Федерации, часть IV, статья 1480).

[26] Установленный в разделе порядок согласования проектов документов не распространяется на порядок согласования проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, порядок согласования которых установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.) (далее – постановление Правительства Российской Федерации № 1009).

[27] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2020, № 24 ст. 3740); пункты 5, 6 постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600).

[28] Нормативный правовой акт – официальный письменный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение (постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД).

[29] Статьи 2, 43 Федерального закона Российской Федерации от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822; 2020, № 46, ст. 7214).

[30] Пункт11.2 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677).

[31] Постановление Правительства Российской Федерации № 1009.

[32] Приказ Минюста России от 23 апреля 2020 г. № 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 апреля 2020 г., регистрационный № 58222; Официальный интернет-портал правовой информации» (www.pravo.gov.ru), 27 апреля 2020 г.).

[33] Постановление Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 г. № 877 «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 37, ст. 4997; 2017, № 29, ст. 4374).

[34] Постановление Правительства Российской Федерации № 1009.

[35] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2020, № 31, ст. 5027); постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (вместе с Правилами разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, Правилами проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления государственных услуг) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 22, ст. 3169; 2018, № 46, ст. 7050).

[36] Федеральный закон от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2020, № 29, ст. 4504).

[37] Статья 43 Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822; 2020, № 46, ст. 7214).

[38] Пункт 14 Разъяснений по применению Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, утвержденных приказом Минюста России от 20 августа 2013 г. № 144 (зарегистрирован в Минюсте России 30 августа 2013 г.; рег. № 29854; Российская газета, 11 сентября 2013 г., № 202; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 17 октября 2019 г.).

[39] Проекты распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений) по вопросам государственной (муниципальной) службы и кадров готовит кадровая служба государственного органа, органа местного самоуправления.

[40] Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – Постановление № 1494).

[41] К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях (бухгалтерские отчеты, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные;, ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации; анкеты (резюме); графики, наряды, заявки, разнарядки; научные отчеты, научно-техническая и проектная документация; печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты; поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты; формы документов, бланки и др. документы.

[42] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[43] Постановление № 1494.

[44] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258.

[45] Перечни сведений о входящих, исходящих, внутренних документах, обращениях граждан, включаемых в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления, установлены в разделе IV Правил делопроизводства.

[46] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[47] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[48] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[49] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[50] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[51] Здесь и далее: в соответствии со справочником (классификатором) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[52] Здесь и далее: включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[53] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[54] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации: «Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2020, № 31, ст. 5021).

[55] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации: «Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2020, № 31, ст. 5021).

[56] п. 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677).

[57] Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[58] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. №  171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545).

[59] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2013, п. 88.

[60] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 сентября 2015 г.) (далее – Правила 2015 г.). Приложения № 25, 26.

[61] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 августа 2018 г.).

[62] Пункт 4.18 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 августа 2018 г.).

[63] Правил 2015 г.

[64] В соответствии с пунктом 4.1. Правил 2015 г. «документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения».

[65] В соответствии с пунктом 4.2 Правил 2015 г. «В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.».

[66] Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 18 июня 2018 г.).

[67] Приказ Росархива от 25 февраля 2019 г. № 31 «Об утверждении примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 июня 2019 г., регистрационный № 55005; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 июня 2019 г.).

[68] Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

[69] Пункт 4.11. Правил 2015 г.

[70] Формы описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, составляемых в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления установлены Правилами 2015 г.

[71] Правила оформления реквизитов в государственных органах, органах местного самоуправления подготовлены в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 с учетом специфики оформления документов в государственных органах, органах местного самоуправления.

[72] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).

[73] Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822; 2020, № 46, ст. 7214). Статья 11.

[74] Указ. соч. Статья 9.

[75] Конституция Российской Федерации. Статья 65.

[76] Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2016, № 13, ст. 1833). Пункт 1.4.

[77] Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442; Российская газета, 31.12.2014, № 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).

[78] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., № 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 31, ст. 3804; 2014, № 11, ст. 1094). Ст. 16.

[79] Пункт 6 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации № 1009.

[80] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258.

[81] Пункт (сокращенно – пт, п) – принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовых редакторах для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

[82] Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

[83] Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

[84] Срок выполнения представления может быть продлен по решению коллегии Счетной палаты, но не более одного раза.

[85] При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста.

[86] В пункте 6.24 Правил делопроизводства формулировка абзаца 3 данного пункта («Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов») некорректна.

[87] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный № 57449; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 февраля 2020 г.) приказы, распоряжения по личному составу и документы (докладные записки, справки, заявления) к ним имеют сроки хранения 50/75 лет ЭПК и 5 лет.

[88] См. также пункты 4.31, 4.32. Правил 2015 г.

[89] Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, при котором дела могут храниться в папках-скоросшивателях, мягких обложках, систематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

[90] Пункт 4.34. Правил 2015 г.

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом: