Для чего необходимо положение о материальной ответственности и на чем оно основано
Положение о материальной ответственности работников (ПМО) представляет собой внутренний локальный акт, описывающий схему взаимоотношений работодателя и работников в плане сохранности имущества фирмы и затрагивающий нюансы возмещения ущерба.
Обязательность «материального» положения, как и большинства внутрифирменных разработок (положения об оплате труда, премировании, индексации зарплаты и др.), законодательством не предусмотрена. Отсутствуют и специальные требования к его составу, объему и содержанию.
С какими локальными актами нужно ознакомить работника при приеме на работу, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в путеводитель по кадровым вопросам.
Наличие такого документа предусматривает единый подход ко всем работникам в отношении их ответственности за имущество фирмы, а также исключает разногласия между сторонами трудового договора по вопросам возмещения материальных убытков.
ВАЖНО! «Материально-ответственный» вопрос, которому посвящено положение, может описываться и в иных внутренних документах (коллективном договоре, внутрифирменном трудовом распорядке или соглашениях о материальной ответственности). В этом случае без разработки отдельного положения можно обойтись.
В основе создания ПМО лежат 13 статей ТК РФ (238-250) и постановление Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ…» от 31.12.2002 № 85. ТК РФ регламентирует важные аспекты определения размера ущерба, нанесенного фирме работниками, порядок его взыскания, обстоятельства, исключающие ответственность материально ответственного лица, а также иные важные нюансы.
Положение № 85 носит дополнительный нормативно-информационный характер. Помимо готового шаблона договора о материальной ответственности (ДМО), в нем перечислены должности и работы, выполняемые сотрудниками, с которыми возможно заключение ДМО.
Постановление № 85 и ПМО
При разработке ПМО стоит деликатно отнестись к содержанию постановления № 85. Предусматривая ответственность работников, связанную с обеспечением сохранности имущества фирмы, необходимо соотнести законность требований ПМО с информацией, отраженной в указанном постановлении. Кроме того, договоры с работниками лучше оформлять с учетом приведенного в постановлении № 85 шаблона ДМО.
Заключая со своими сотрудниками ДМО, придется не только свериться с перечнем должностей из постановления № 85, но и принять во внимание указанные в нем виды работ.
ВАЖНО! Чем более дотошно работодатель проведет подготовительные процедуры по оформлению всех важных бумаг, тем проще в будущем будет разрешать ситуации, связанные с материальным возмещением ущерба. Кроме того, ответственный подход работодателя к системе обеспечения сохранности своего имущества и изначальная детальная проработка расчетных алгоритмов определения суммы ущерба (на этапе заключения трудового договора и ДМО) показывают работнику степень его материальной ответственности.
У работодателя может возникнуть соблазн перестраховаться и заключить ДМО со всеми без исключения сотрудниками. В этом случае он самовольно расширит перечень лиц, с которыми по постановлению № 85 можно заключать ДМО, а права работников, чья профессия или выполняемая работа в этот перечень не включены, будут нарушены.
Во избежание признания ДМО неправомерно заключенным и придания ПМО статуса документа, соответствующего законодательству, непосредственно в тексте или в качестве приложения к нему необходимо перечислить все должности согласно штатному расписанию фирмы, занятие которых работником требует оформления ДМО.
Составить штатное расписание без ошибок поможет статья «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».
Особые случаи, отражаемые в ПМО
Ограничиться перечислением в ПМО должностей, соответствующих постановлению № 85, — значит не учесть важный нюанс, предусмотренный трудовым законодательством. Он касается ситуаций, когда полная материальная ответственность может наступить для тех работников, с которыми ДМО не заключены (и по закону их оформление не требуется).
Внедоговорная материальная ответственность наступает в следующих случаях (ст. 243 ТК РФ):
- ущерб имуществу фирмы нанесен умышленными действиями работника;
- повреждение, утрата и порча активов наступила в результате действий или бездействия сотрудника, находящегося в состоянии опьянения (алкогольного, наркотического или токсического);
- имущество фирмы было испорчено в результате преступных действий работника (есть приговор суда) или совершенного им административного проступка, факт которого установлен госорганом;
- работник повредил имущество фирмы, используя его в личных целях;
- фирма понесла ущерб в результате разглашения ее работником секретных сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
В такой ситуации работодатель может дополнительно подстраховаться, заключив с работником, имеющим допуск к секретной информации, договор о неразглашении коммерческой тайны. Он подчеркнет важность неразглашения секретных данных и формально наложит на работника дополнительную ответственность за их сохранность.
ВАЖНО! Взыскать с работника упущенную выгоду договор о неразглашении не поможет, так как обязанность по возмещению ущерба возникает в рамках трудовых отношений и правила ст. 139 ГК РФ о возмещении убытков в полном объеме для таких случаев не применяются.
Возрастной аспект ПМО
Описывая в ПМО принципы возмещения работниками материального ущерба, необходимо принимать во внимание такой немаловажный фактор, как их возраст.
Условия взыскания ущерба с малолетних сотрудников в ПМО должны оговариваться особо. Категория работников «до 18 лет» требует от работодателей самого тщательного подхода. К примеру, ДМО, заключенный с таким сотрудником, не будет иметь юридической силы, а принуждение несовершеннолетнего работника к полному возмещению ущерба противозаконно.
ВАЖНО! Ст. 244 ТК РФ позволяет заключать ДМО только с работниками категории «18+», работа которых непосредственно связана с деньгами и товарными ценностями.
Однако трудовое законодательство, например ст. 242 ТК РФ, защищает и интересы работодателя, ограничивая степень безнаказанности работников категории «до 18 лет» в зависимости от того, в каком состоянии они были в момент нанесения имуществу работодателя ущерба.
К примеру, если активы фирмы пострадали от действий несовершеннолетнего работника, находящегося в неадекватном состоянии (под воздействием наркотиков, алкоголя или токсических веществ), а также в результате совершения им преступления или административного проступка, ущерб подлежит возмещению в полном объеме.
Остальные работники, возраст которых превышает 18 лет, перед законом равны и возмещают нанесенный работодателю ущерб в соответствии с возложенными на них обязанностями и условиями заключенных ДМО.
5 нюансов при возмещении ущерба, которые нужно учесть
В ПМО необходимо предусмотреть условия, когда работодатель может на законных основаниях предъявить работнику претензии по поводу ненадлежащего исполнения им трудовых обязанностей, повлекшего необходимость возмещения материального ущерба. В этом случае фирма обязана:
- доказать вину работника в недостаче или материальном ущербе;
- определять размер ущерба только в величине реального уменьшения (ухудшения) имущества и суммы затрат на его восстановление (при их наличии) без учета неполученных доходов;
- производить расчет суммы возмещения из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба, но не ниже остаточной стоимости утраченного или испорченного имущества по данным бухучета с учетом естественной убыли;
- не требовать от работника полного возмещения ущерба в случаях, когда не произошло недостачи и (или) порчи имущества (ограниченная ответственность);
- освободить работника от возмещения ущерба, если не были обеспечены надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику.
Вправе ли работодатель привлечь работника к материальной ответственности за ущерб, возникший в результате уплаты работодателем штрафа, который был наложен на него по вине работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Описание этапов взыскания материального ущерба с работника
Обособленно от организационных аспектов в ПМО необходимо уделить внимание подробному описанию процесса взыскания с работников стоимости утраченного или испорченного имущества фирмы.
Последовательность процедур взыскания представляет собой цепочку поэтапно выполняемых работодателем действий, направленных на снижение собственных материальных потерь, вызванных халатными действиями сотрудников. Особое значение при этом имеет соблюдение всех требований законодательства.
Начальный этап: инвентаризация
Предварительной ступенью процедуры взыскания ущерба является инвентаризация. Она призвана выявить факт порчи имущества фирмы и задокументировать его (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Оформить результаты инвентаризации быстро и качественно поможет статья «Унифицированная форма № ИНВ-3 — бланк и образец».
Инвентаризация проводится после оформления соответствующего приказа.
Для оформления приказа о проведении инвентаризации можно воспользоваться образцом, размещенным на нашем сайте. См. статью «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».
1-й этап: служебное расследование
Следующее звено цепочки — внутрифирменное расследование, целью которого является определение причин повреждения или утраты активов (ст. 247 ТК РФ). При этом не обойтись без создания комиссии, состав которой утверждается приказом руководителя фирмы.
Работнику, нанесшему ущерб, тоже придется потрудиться — он обязан письменно объяснить причины возникновения ущерба. Его отказ это сделать налагает на работодателя дополнительную функцию по составлению акта, фиксирующего факт отказа (ст. 247 ТК РФ).
Письменные объяснения провинившегося работника рассматриваются комиссией и принимаются во внимание при определении степени его вины. Если ущерб причинен несколькими работниками, комиссии придется выяснить объем ответственности каждого из них.
2-й этап: расчет суммы ущерба
Прибавится работы и у специалистов финансовой службы фирмы — им необходимо максимально достоверно определить величину причиненного работником ущерба.
Во внимание нужно принять множество факторов: рыночную цену утраченного или испорченного имущества на дату нанесения ущерба, информацию из бухучета об остаточной стоимости имущества и др. (ст. 246 ТК РФ).
Заключительный этап: оформление документов и иные завершающие процедуры
Материалы служебного расследования не являются закрытой информацией для работника, в отношении которого оно проводится, и (или) его представителя. Чинить препятствия указанным лицам при ознакомлении и обжаловании оформленных и полученных в ходе расследования бумаг работодатель не вправе (ст. 247 ТК РФ).
Длительность завершающего этапа зависит от того, будет ли работодатель обращаться в суд для взыскания ущерба.
Взыскать с работника исчисленную сумму ущерба работодатель вправе без обращения в судебные органы, если его величина не превышает среднего месячного заработка работника. Этой процедуре предшествует оформление распоряжения руководителя фирмы. Сделать это необходимо в месячный срок с даты расчета окончательной суммы ущерба (ст. 248 ТК РФ).
В отдельных случаях работник и работодатель могут заключить соглашение, предусматривающее постепенное возмещение работником материальных потерь (рассрочка). Одновременно с соглашением работник должен письменно выразить свое обязательство уплатить означенную сумму и конкретизировать сроки платежей.
Если работник уклонился от обязательств по возмещению ущерба, работодатель имеет право обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).
Все вышеописанные этапы закрепляются в положении о материальной ответственности работников, содержание которого у разных компаний может отличаться. С одним из вариантов такого документа вы можете ознакомиться бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Положение о материальной ответственности работников
Скачать
Итоги
Материальные потери фирмы, возникшие по вине ее работников, подлежат возмещению. Чтобы взыскать ущерб, работодателю придется потрудиться: провести инвентаризацию, создать комиссию, рассчитать ущерб и т. д. Все этапы этого процесса, а также общие вопросы взаимодействия работодателя и работников по вопросам обеспечения сохранности имущества находят отражение в положении о материальной ответственности.
Кого можно назначить материально ответственным лицом
Материально ответственное лицо — это работник, на которого возлагается обязанность следить за сохранностью ТМЦ и денежных средств на предприятии. В случае их пропажи или порчи он возмещает нанесенный ущерб.
Этот вид ответственности строго регламентирован законом. И возложить ее на кого угодно работодатель права не имеет. Выясним, кто может быть материально ответственным и как это закрепить.
Законодательная база
Материально ответственный работник может стать таковым либо по закону, либо на основании договора. В первом случае это, в соответствии со статьей 277 Трудового кодекса РФ, руководитель компании. Статья 243 позволяет отнести в эту же категорию заместителей и главного бухгалтера, если соответствующий пункт прописан в трудовом договоре.
В остальных случаях сотрудник может принять на себя такую обязанность только по личной инициативе, принудительного возложения быть не может. Свое согласие он выражает, подписывая договор о полной индивидуальной МО. Его форму, как и список подходящих должностей, можно найти в Постановлении Минтруда № 85 от 31.12.2002.
В Постановлении перечислены все материально ответственные лица по ТК. С ними должно было подписано соглашение о матответственности, без договора спросить в последующем можно будет только через суд.
Какие работы выполняет матответственное лицо
В упомянутом Постановлении есть не только список должностей, но и перечень работ. То есть даже если профессия называется иначе, выполнение определенных функций дает возможность сделать сотрудника МОЛ. Среди этих работ:
- торговля;
- депозитарная деятельность;
- прием платежей;
- экспертная деятельность;
- прием, хранение и обработка ТМЦ;
- ремонт в культурно-бытовой сфере;
- развоз грузов;
- любые работы с драгоценными и полудрагоценными камнями;
- обслуживание животных;
- изготовление, перевозка и обслуживание опасных веществ и предметов.
Например, материально ответственное лицо на складе — это не только заведующий (по должности), но и приемщик (по виду работы). Сферы его ответственности должны быть прописаны не только в трудовом контракте, но и в должностной инструкции.
Пример: должностная инструкция материально ответственного лица
Как составить договор
Чтобы назначить материально ответственным лицом работника, нужно подписать с ним трудовой договор по особой форме. Рекомендуется использовать форму из приложения 2 к Постановлению № 85. В ней отражены:
- обязанности работника;
- обязанности работодателя;
- порядок определения размера ущерба;
- момент вступления документа в силу;
- порядок изменения условий или расторжения договора.
Остается лишь заполнить наименования сторон в преамбуле и их реквизиты — в конце.
Текст соглашения не зависит от организационно-правовой формы предприятия: используя приведенный ниже шаблон, можно назначить как материально ответственное лицо в бюджетном учреждении, так и в коммерческой фирме.
Бланк договора о полной индивидуальной МО
Как взыскать убытки с МОЛ
Руководитель является материально ответственным лицом. Это значит, что его МО полная, и в случае причинения ущерба компании он компенсирует его в полном объеме. У него есть месяц, чтобы выполнить требование добровольно. Далее взыскание происходит в судебном порядке. То же самое касается любого другого МОЛ.
Если же сотрудник соответствующий контракт не подписывал, он отвечает только за нанесение вреда:
- умышленное;
- в состоянии опьянения;
- в результате преступления или административного правонарушения;
- в виде разглашения коммерческой тайны.
В соответствии со статьей 248 ТК РФ, если объем ущерба не превышает среднемесячный заработок, достаточно распоряжения работодателя для принятия мер. Если урон оказался крупнее, должно быть судебное разбирательство.
Должностная инструкция кладовщика
Договор
Гончарова Алина
Юрист
Юрист сайта «Правовед.ру», автор научных статей по юриспруденции.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Что такое материальная ответственность
Материальной ответственностью называют обязанность работника возместить ущерб, если он испортил, сломал или потерял имущество работодателя.
Причём возмещают только реальный ущерб (ст. 238 ТК), например:
- недостачу денежных или материальных средств;
- порчу материалов и оборудования;
- расходы на ремонт сломанного имущества;
- штраф, который наложили на работодателя по вине работника.
Взыскать с работника упущенную из-за него выгоду нельзя.
Например, сотрудник службы клининга сломал моющий пылесос. Из-за этого фирма упустила срочный заказ и не смогла заработать. Работник обязан возместить только стоимость пылесоса или его ремонта, но не упущенную прибыль фирмы.
Материальная ответственность бывает двух видов:
- Ограниченная — работник платит за ущерб в размере не более своего среднемесячного заработка. Если пылесос из примера выше стоит 73 000 руб., а сотрудник зарабатывает в среднем 30 000 руб. в месяц, он обязан выплатить работодателю только 30 000 руб.
- Полная — работник возмещает всю сумму причинённого ущерба. Это возможно только если с сотрудником заключили договор о полной материальной ответственности. Такой договор можно заключить только с теми сотрудниками, которые по своим должностным обязанностям работают непосредственно с деньгами, товарами и другим имуществом работодателя — принимают, хранят, отпускают со склада, перевозят.
Полная ответственность может быть индивидуальной или коллективной. При индивидуальной ущерб возмещает конкретный работник, с которым заключён договор. При коллективной (бригадной) — группа работников.
Есть случаи, когда и без договора с работника можно полностью взыскать ущерб, они перечислены в ст. 243 ТК. Например, если работник нанёс ущерб умышленно или в состоянии опьянения, потерял ценности, выданные ему по разовой доверенности.
В нашем примере, если сотрудник вышел на работу в пьяном виде и сломал пылесос, с него можно будет взыскать все 73 000 рублей.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.
На кого можно возложить материальную ответственность
Минтруд утвердил перечень должностей и работ, при которых можно заключать договоры о полной материальной ответственности. Среди них:
- кассиры, контролёры;
- заведующие и администраторы в торговле, бытовом обслуживании, общепите, гостиницах;
- продавцы, товароведы всех специализаций;
- завхозы, заведующие складами, камерами хранения, кладовщики;
- производители работ и мастера строительных и монтажных работ;
- экспедиторы по перевозке материальных ценностей;
- приём и выплата всех видов платежей;
- приём и отпуск товаров и услуг;
- приём на хранение и отпуск материалов со склада;
- приём, сопровождение и доставка грузов.
Если должности нет в перечне, с таким сотрудником нельзя заключить договор о полной материальной ответственности. Например, это относится к водителям или сторожам.
Кроме того, не заключают договоры о полной материальной ответственности с:
- Несовершеннолетними. Они обязаны возместить ущерб только если нанесли его умышленно, в состоянии опьянения либо в результате доказанного преступления или административного правонарушения (ч. 3 ст. 242 ТК).
- Исполнителями по договорам ГПХ. Положения ТК РФ о материальной ответственности распространяются только на трудовые, а не на гражданско-правовые отношения. Но в п. 1 ст. 1064 ГК предусмотрено, что исполнитель обязан возместить ущерб в полном объёме без какого-либо допсоглашения с организацией или ИП.
Бывает, что работник совмещает несколько должностей. Например, водитель может работать экспедитором по перевозке грузов. Тогда на него можно возложить полную материальную ответственность, но только в отношении обязанностей экспедитора и по материальным ценностям, которые он перевозит. Договор на ответственность за автомобиль заключать нельзя, так как это инструмент, с помощью которого водитель выполняет свою трудовую функцию. Это подтверждают суды, например, в апелляционном определении по делу № 33-897/2019.
Должностей бухгалтера и главбуха тоже нет в списке, так как они не работают напрямую с деньгами, товарами или материалами. Поэтому с ними нельзя заключить договор о полной материальной ответственности. Но главбух или бухгалтер могут выполнять ещё и обязанности кассира. В этом случае можно заключить договор, по которому они будут отвечать только за ущерб, допущенный при работе кассиром.
На главного бухгалтера и заместителя руководителя организации можно возложить полную материальную ответственность, если включить это условие в трудовой договор (ч. 2 ст. 243 ТК). Если такого пункта нет, они обязаны возмещать ущерб только в размере своего среднемесячного заработка.
В трудовой договор с директором не обязательно включать условие о материальной ответственности. Он несёт её в полном объёме по ст. 277 ТК.
Коллективная ответственность
Бывает, что соблюдены все условия для договора о полной материальной ответственности, но заключить его с работником всё же нельзя. Люди могут выполнять совместную работу, при которой невозможно определить, кто и сколько должен платить за недостачу.
В этом случае заключают договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности сразу с несколькими работниками (ст. 245 ТК). Но нужно, чтобы одновременно выполнялись несколько условий:
- Сотрудники работают вместе и имеют доступ к деньгам, товарам и другому имуществу работодателя.
- Работа связана с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или другим применением ценностей.
- Ответственность каждого человека за сохранность имущества работодателя нельзя разграничить.
- Выполняемые ими работы есть в специальном перечне Минтруда, в частности:
- приём и выплата всех видов платежей;
- расчёты при продаже товаров и услуг;
- купля, продажа услуг, товаров, подготовка их к продаже;
- приём на хранение, обработка, отпуск материальных ценностей на складах, базах, в кладовых;
- приём и обработка для доставки и сопровождения груза, багажа и других материальных и денежных ценностей.
Например, коллективную ответственность можно установить для кладовщиков, экспедиторов, продавцов, грузчиков. Недостачу они будут обязаны возместить все вместе в полном объёме. Если кто-то из коллектива считает, что не виновен, то должен это доказать (абз. 3 ст. 245 ТК).
С работником можно заключать одновременно два вида договоров — о коллективной и индивидуальной ответственности. Но не по одному и тому же имуществу работодателя. Например, два договора может быть у продавца-кассира. Один — индивидуальный по наличке в кассе. Другой — коллективный по товарам из торгового зала.
Как оформить договор о материальной ответственности
Минтруд утвердил две типовые формы договора — для индивидуальной и коллективной материальной ответственности. Их можно дополнять, например:
- перечислить конкретные обязанности работника или коллектива;
- добавить условия о том, когда проводить инвентаризацию имущества — при уходе работника в отпуск, возвращении из него, увольнении.
Договор оформляют в двух экземплярах. Один остаётся у работодателя, второй выдают работнику. Если это коллективный договор, второй экземпляр хранит руководитель коллектива. Остальным работникам можно выдать копии документа.
Как взыскать ущерб с работника
Порядок взыскания прописан в 246-248 ТК. На подготовку необходимых документов у работодателя есть один месяц с даты подтверждения суммы ущерба. Иначе взыскивать придётся через суд.
Подтвердите факт ущерба и установите его размер
Чтобы установить причины, размер ущерба и виновника, работодатель проводит проверку. Для этого издают приказ, в котором назначают специальную комиссию для служебного расследования. Кого в неё включить, решает директор.
Желательно, чтобы там был юрист, бухгалтер, кадровик, работник службы безопасности. Председателем комиссии обычно назначают заместителя директора или руководителя подразделения.
Приказ составляют в свободной форме. Членов комиссии нужно ознакомить с ним под подпись.
Если произошла кража имущества или оно испорчено, проводят инвентаризацию.
По утраченному и испорченному имуществу сумму материального ущерба подсчитывают исходя из рыночных цен, действующих на день возникновения ущерба. Например, на день, когда обнаружили недостачу. Но сумма материального ущерба не может быть меньше стоимости имущества по данным бухучёта с учётом его износа (ч. 1 ст. 246 ТК).
Если работник повредил служебный автомобиль в результате ДТП, которое произошло по его вине, внутреннее расследование не понадобится. В этом случае подтверждением факта и суммы ущерба будут документы от ГИБДД, ремонтных и страховых компаний.
Потребуйте письменное объяснение
После того, как установили сумму ущерба, с работника нужно взять письменное объяснение по ситуации, в которой возник ущерб. Оно поможет выяснить причины ущерба и вину работника. При коллективной ответственности — степень вины каждого участника коллектива. Запрос лучше тоже оформить в письменном виде.
Если работник отказывается дать объяснения, комиссия составляет акт об отказе. В нём указывают причину, по которой у работника требовали пояснения и фиксируют, что он отказался. С актом работника нужно ознакомить под роспись. Если подписывать его он тоже не хочет, это отмечают в акте. Так работодатель сможет подтвердить, что у работника была возможность объясниться, если дело дойдёт до суда.
Оформите акт по результатам служебного расследования
Результаты расследования комиссия оформляет заключением или актом в произвольном виде. Работник может знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их, если не согласен.
Взыщите сумму ущерба
Если известны и виновник, и сумма ущерба, оформляют приказ о привлечении работника к материальной ответственности.
Правила взыскания установлены в ст. 248 ТК.
Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, делают приказ об удержании из зарплаты. Его оформляют не позднее одного месяца со дня, когда работодатель установил окончательную сумму ущерба. Но удерживать можно не более 20% от зарплаты за месяц (ст. 138 ТК).
Работник может сам возместить работодателю ущерб — одной суммой или частями. В этом случае не придётся удерживать долг из зарплаты. Работник должен дать работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба и указать в нём конкретные сроки выплат.
По договорённости с работодателем работник может передать ему в качестве возмещения ущерба равноценное имущество или отремонтировать повреждения за свой счёт.
Если работник не согласен возместить ущерб
Если работник не хочет платить, а сумма ущерба больше среднемесячного заработка, работодатель может обратиться в суд с исковым заявлением. Сделать это нужно в течение года со дня обнаружения ущерба.
Если работодатель опоздает, суд может восстановить срок, но только по уважительной причине. Например, если подать иск помешала авария на производстве, наводнение или другие чрезвычайные обстоятельства. Точный перечень законом не установлен. Уважительная была причина или нет, решит суд.
Освобождение от материальной ответственности
По ст. 239 ТК материальная ответственность с работника снимается, если ущерб возник:
- из-за обстоятельств непреодолимой силы — чрезвычайных ситуаций, которые не мог предотвратить, например, во время наводнения, землетрясения и других стихийных бедствий;
- при естественном хозяйственном риске — например, работник пытался предотвратить серьёзную аварию и не мог это сделать без какого-либо ущерба;
- при крайней необходимости — работник не мог устранить реальную опасность без вреда для имущества, например, выломал дверь при угрозе пожара;
- при необходимой обороне — например, пытался предотвратить грабёж, пустив в ход имущество работодателя;
- работодатель не создал условий для сохранности имущества — не установил сейфы, не ограничил доступ посторонних, не оборудовал помещение надёжными замками, сигнализацией.
Работодатель может сам простить виновнику долг — полностью или частично. Отказаться от претензий можно в любой момент, даже на этапе судебного разбирательства. Обосновать отказ можно, например, тяжёлым финансовым положением работника или незначительной суммой ущерба. В этом случае можно оформить приказ об освобождении от материальной ответственности.
Увольнение работника не освобождает его от обязанности заплатить за ущерб, нанесённый в период трудовых отношений. Если до увольнения работник не полностью рассчитался, работодатель может взыскать долги через суд.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Как привлечь работника к материальной ответственности
Редактор: Елена Галичевская
Если работник причинил компании ущерб, нужно выяснить, виноват ли он, можно ли с него взыскать компенсацию и в каком размере
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Если работник причинил компании ущерб, нужно выяснить, виноват ли он, можно ли с него взыскать компенсацию и в каком размере
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Если сотрудник потерял, сломал или украл имущество компании, нельзя просто списать ущерб из его зарплаты — надо действовать по закону. Иначе придется заплатить штраф за нарушение трудового законодательства и вернуть деньги работнику.
Рассказываем, каких правил должен придерживать работодатель, чтобы законно привлечь сотрудника к материальной ответственности и компенсировать убытки.
Материальная ответственность — это обязанность работника оплатить деньгами прямой ущерб, который он причинил имуществу компании. Она возникает, например, когда сотрудник сломал, повредил или потерял имущество работодателя.
Программист Иванов пьет кофе на рабочем месте. Горячую кружку поставил рядом с ноутбуком, опрокинул ее на клавиатуру, и компьютер сломался. После диагностики выяснилось, что ноутбуку нужен ремонт. Теперь Иванову придется компенсировать стоимость ремонта работодателю.
Отдельного закона о материальной ответственности работника нет, это понятие регулирует трудовой кодекс.
Взыскать компенсацию ущерба можно, если одновременно соблюдены два условия:
- работодатель установил, что ущерб был, и доказал вину работника: ноутбук не включается, потому что сотрудник пролил кофе на клавиатуру;
- работник нарушил правила, например действовал не по трудовой инструкции или внутреннему уставу компании, и это повлекло за собой ущерб: пил кофе за рабочим столом, что запрещено внутренними документами.
Не получится привлечь к материальной ответственности работника, который причинил ущерб при форс-мажорных обстоятельствах: например, при пожаре или наводнении. Скажем, загорелась проводка, сотрудник пытался потушить пожар и залил технику.
Еще сотрудник не будет виноват, если:
- работодатель не обеспечил условия для хранения имущества, вверенного работнику. Например, работник неоднократно сообщал, что температура летом на складе не подходит для хранения продуктов, но работодатель не установил кондиционеры, и в жару продукты испортились;
- причинил ущерб имуществу организации, когда использовал его для самообороны. Например, сторож не должен платить за сломанную лопату, которой отбивался от воров.
Нельзя взыскать с работника неполученную выгоду, например менеджер опоздал на заключение договора, и сделка не состоялась.
Материальная ответственность бывает двух видов: ограниченная и полная.
Ограниченная материальная ответственность. Такая есть у всех работников, которые подписали трудовой договор с организацией.
По закону сотрудник отвечает за причиненный ущерб в пределах среднего месячного заработка. Это означает, что взыскать больше с него не получится.
Уборщица случайно уронила и разбила кулер для воды стоимостью 40 000 ₽. Зарплата уборщицы — 30 000 ₽. Работодатель может потребовать возместить ущерб только 30 000 ₽. Это упрощенный пример, среднемесячный заработок рассчитывается по сложным правилам и почти никогда не равен окладу.
Полная материальная ответственность. Случаи, когда виновный работник обязан компенсировать убытки полностью, прописаны в трудовом кодексе.
Полная материальная ответственность наступает, если сотрудник:
- Работает на должности, которая предусматривает полную ответственность. Например, кассир, кладовщик, руководитель. Дополнительное условие — с сотрудником надо заключить отдельный договор о полной материальной ответственности: индивидуальной или коллективной.
- Нанес ущерб умышленно.
- Испортил имущество под воздействием алкоголя или наркотиков.
- Причинил ущерб во время преступления или административного правонарушения. Например, толкнул коллегу, который упал на оргтехнику и повредил ее.
- Разгласил охраняемую законом тайну: служебную или коммерческую.
- Повредил вещи или товары не во время исполнения трудовых обязанностей. Например, работник использовал имущество компании в личных целях — взял фотокамеру на выходные, чтобы сфотографировать семью, и разбил ее.
Рассмотрим на примере, как работает полная материальная ответственность.
Главный бухгалтер обнаружил недостачу в кассе — 120 000 ₽. Комиссия установила, что кассир Дежнева отлучилась с рабочего места, оставив помещение кассы незакрытым.
С сотрудницей заключен договор о полной материальной ответственности → Компания может взыскать с Дежневой всю сумму причиненного ущерба, независимо от ее среднего заработка за месяц, — 120 000 ₽.
У несовершеннолетних сотрудников полная ответственность наступает по-другому. Взыскать полную сумму ущерба можно, только если работник младше 18 лет действовал:
- умышленно;
- в нетрезвом состоянии;
- в результате преступления или административного правонарушения.
То есть, если он случайно сломал компьютер, при этом не был пьян, не бил, не кидал технику на пол, полную стоимость поврежденного компьютера взыскать нельзя.
Еще материальная ответственность бывает индивидуальная и коллективная. В первом случае работник несет ответственность лично. Во втором — ответственность распределяется между членами коллектива. Коллективная материальная ответственность наступает, когда:
- сложно разграничить ответственность каждого работника. Например, за хранение или перевозку товаров отвечают несколько сотрудников: охранники или экспедиторы;
- работу сотрудники выполняют совместно;
- работы входят в перечень, при выполнении которых можно ввести коллективную ответственность.
Коллективную ответственность можно ввести, например, для сотрудников, которые занимаются доставкой: курьеров, продавцов, грузчиков, кладовщиков. Иногда ее вводят организации, которые занимаются ремонтом бытовой техники, оказывают услуги прачечных, химчисток, перевозят грузы.
Без суда взыскать ущерб с коллектива сотрудников получится, если каждый участник согласен на это.
Если заключен отдельный договор о полной материальной ответственности, взыскать с сотрудника ущерб будет проще.
С кем заключают. Такой договор можно заключить не со всеми сотрудниками, а только с теми, кто:
- достиг 18-летнего возраста;
- работает с деньгами или иным имуществом, например товарами, сырьем и материалами;
- работает на должности, которая прописана в перечне должностей и работ, с которыми можно заключить договор о полной материальной ответственности.
Например, Беспалов был принят на должность кладовщика. Кладовщики — материально ответственные сотрудники. С ним заключили договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Если сотрудника переводят на другую работу, договор о полной материальной ответственности нужно перезаключить, так как меняются трудовые функции, должностные обязанности, состав имущества, за которое отвечает сотрудник. Если же по новой должности полная материальная ответственность невозможна, договор о ней расторгают.
По какой форме. Установленного образца договора о полной материальной ответственности нет, документ составляют в свободной форме. Можете воспользоваться нашим образцом.
Рекомендуем не использовать образцы из интернета, а составлять документ с юристом, чтобы адаптировать его к условиям в конкретной компании. Если потребуется обратиться в суд, с таким договором работодателю будет проще доказать свою правоту.
В договоре о материальной ответственности кассира можно прописать условие, что работодатель должен установить на входной двери кассы дополнительный сейфовый замок. А в договоре заведующего складом — условие о том, что работодатель должен установить на складе кондиционеры, которые будут поддерживать нужный температурный режим для хранения товара.
Работник не может отвечать за имущество и ценности компании, если работодатель не создал необходимые условия: не оборудовал кассу, не обеспечил нужный температурный режим.
Составляют договор письменно в двух экземплярах: работодателю и работнику. Стороны подписывают его во время передачи материальных ценностей: денег или иного имущества.
Алгоритм привлечения работника к материальной ответственности такой:
Шаг 1. Определить, сколько денег потеряла компания. Сюда входят:
- размер недостачи, если речь о деньгах или ином имуществе, за сохранность которого отвечал работник. Для этого проводят инвентаризацию соответствующего имущества;
- расходы на восстановление — например, ремонт или покупку нового имущества, если работник повредил его или уничтожил;
- расходы на компенсацию ущерба третьим лицам, например ущерб от ДТП по вине водителя компании, не покрываемый ОСАГО.
Сумму ущерба определяют по рыночным ценам на день, когда он был причинен: совершено ДТП, обнаружена недостача. Также компаниям нужно учитывать износ имущества по данным бухучета. ИП такой учет не ведут, и для них оговорка неактуальна.
Шаг 2. Собрать специальную комиссию. Она должна подтвердить сумму материального ущерба. Состав утверждает руководитель организации или ИП приказом.
Если вину работника и сумму материального ущерба можно установить по документам, комиссию можно не создавать.
Например, сотрудник виноват в ДТП, это зафиксировано постановлением ГИБДД о привлечении к административной ответственности, сумма материального ущерба будет понятна после ремонта автомобиля. Вина работника очевидна, а поэтому ущерб можно будет установить по документам от страховой компании и автосервиса.
Шаг 3. Взять с виновного сотрудника письменные объяснения о причинах. Работник пишет объяснения в произвольной форме. Если сотрудник отказывается, нужно составить акт об этом.
Шаг 4. Издать приказ об удержании суммы ущерба с виновного сотрудника. Этот приказ сотрудник должен не просто подписать, но и согласиться с его содержанием. Обычно для этого в приказе пишут формулировку «С приказом ознакомлен» и ставят подпись.
Приказ нужно издать не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба. Если организация пропустила срок и не издала приказ или работник отказывается добровольно возместить ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, взыскать деньги можно только через суд.
Шаг 5. Удержать долг из зарплаты. На основании приказа из дохода сотрудника удерживают стоимость ущерба, не превышающую среднемесячный заработок.
Если сотрудник согласен погасить ущерб полностью, то удерживают долг до того момента, пока он не будет полностью погашен. Если нет — компания или ИП может обратиться в суд, и тогда суд будет решать, сколько взыскать с сотрудника.
Если сотрудник испортил имущество компании, взыскать ущерб работодатель может тремя способами — по соглашению сторон, по своему распоряжению или через суд.
По соглашению сторон. Сотрудник заключает с работодателем отдельный договор о сроке и порядке компенсации ущерба. Стороны могут договориться о разных вариантах выплаты долга: работник может выплатить всю сумму сразу или в рассрочку, то есть отдавать частями несколько месяцев или лет. Рассрочку нужно оформить обязательством.
С кассиром организации А. В. Дежневой заключен договор о полной материальной ответственности. В июне в кассе обнаружили недостачу 16 000 ₽. Оклад Дежневой — 35 000 ₽.
Сотрудница написала обязательство полностью погасить долг за четыре месяца.
По распоряжению работодателя. Работодатель издает приказ, и ущерб вычитают из зарплаты сотрудника. Это возможно, когда сумма компенсации не превышает среднемесячный заработок. Работодатель может удерживать каждый месяц не больше 20% от зарплаты, уменьшенной на НДФЛ.
В августе по вине сотрудника Кондратьева вышел из строя принтер. Сотрудник несет ограниченную материальную ответственность. Размер ущерба — 12 000 ₽.
Расчетный период для среднего заработка — 12 месяцев. За этот период Кондратьев отработал 246 дней, без учета НДФЛ ему начислили 415 245,58 ₽.
В августе 23 рабочих дня. Средняя зарплата Кондратьева за этот месяц:
415 245,58 ₽ / 246 дней × 23 дня = 38 823,77 ₽.
Так как средний месячный заработок больше суммы ущерба, по приказу руководителя с Кондратьева удерживают 12 000 ₽.
Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не больше 20%. То есть из августовской зарплаты — 7764,75 ₽, а из сентябрьской — 4235,25 ₽.
Через суд. Если размер ущерба больше зарплаты и сотрудник отказывается погасить ущерб — взыскивать компенсацию придется через суд. В этом случае важно не пропустить срок, который установлен для обращения в суд — один год с даты, когда ущерб обнаружили.
Если срок пропустить, возместить ущерб, скорее всего, не получится. Если работник заявит о пропуске срока, суд откажет в возмещении.
А еще работодатель может простить долг сотруднику. Это решение нужно оформить приказом.
- Материальная ответственность возникает, когда сотрудник сломал, повредил, украл или потерял имущество работодателя. Другой вариант: имущество исчезло и по чьей вине — непонятно. В этом случае возместить ущерб за счет сотрудника получится, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности.
- Матответственность бывает ограниченной и полной. Ограниченная есть у всех сотрудников, полная наступает только в определенных случаях.
- Если у сотрудника ограниченная ответственность — руководитель может взыскать ущерб в пределах среднего месячного заработка. При полной — весь причиненный ущерб. Заключать договоры о полной материальной ответственности можно только с сотрудниками, которые занимают должности или выполняют работы, включенные в специальный перечень. К ним относятся, например, кассиры или кладовщики.
- Чтобы получить с сотрудника компенсацию, нужно соблюдать определенную процедуру. Составить акт о происшествии, создать комиссию, провести инвентаризацию или расследование, получить объяснения сотрудника. По итогам — издать приказ об удержании ущерба с виновного.
- Если комиссия признает работника виновным, руководитель может издать приказ об удержании суммы ущерба из зарплаты или стороны могут заключить соглашение с графиком платежей.
- Когда сотрудник отказывается платить или ущерб больше среднего месячного заработка, дело должен рассматривать суд.